Biro Hubungan Masyarakat Kementerian Perdagangan

Biro Hubungan Masyarakat – Kementerian Perdagangan

KEMENTERIAN PERDAGANGAN RI Jl. M.I. Ridwan Rais No 5, Jakarta Pusat 10110

LAPORAN TAHUNAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK 2016

1 | Laporan Tahunan Layanan Informasi Publik 2016

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia

sebagaimana diatur dalam UUD 1945 Pasal 28 F, yang menyebutkan bahwa

setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk

mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk

mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan informasi dengan

menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Ketentuan tersebut diatas

diperkuat kembali dengan diterbitkannya Undang-Undang Nomor 14 Tahun

2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menjamin hak warga negara untuk

memperoleh informasi publik.

Kementerian Perdagangan sebagai Badan Publik wajib menyediakan,

memberikan dan atau menerbitkan Informasi Publik yang berada di bawah

kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik yang akurat, benar dan

tidak menyesatkan. Badan Publik dapat tidak memberikan informasi apabila

informasi tersebut; dapat membahayakan keamanan Negara, berkaitan dengan

kepentingan perlindungan usaha dari persaingan tidak sehat, berkaitan dengan

hak pribadi ,dan informasi yang belum dikuasai atau didokumentasikan.

Dalam pelaksanaan Keterbukaan Informasi Publik, kepada Badan

Publik juga diwajibkan untuk membangun dan mengembangkan sistem

informasi dan dokumenatsi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan

efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. Untuk pengembangan sistem

informasi tersebut dapat memanfaatkan sarana dan atau media elektronik dan

non elektronik yang tersedia.

Sebagai tindak lanjut dan sesuai dengan amanat Undang-Undang

Keterbukaan Informasi Publik, maka untuk mendukung kelancaran

pelaksanaannya, Kementerian Perdagangan sebagai Badan Publik telah

menetapkan beberapa peraturan sebagai landasan dalam melaksanakan

Pelayanan Informasi dilingkungan Kementerian Perdagangan, yaitu:

1. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 659/M-

DAG/KEP/6/2016 Tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan

Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Perdagangan;


2. Keputusan Menteri Perdagangan Republik Indonesia Nomor 785/m-

dag/kep/7/2014 Tentang Organisasi Pengelola Informasi dan

Dokumentasi Daftar Kementerian Perdagangan;


DAG/KEP/12/2016 Tentang Daftar Informasi Publik di Lingkungan

Kementerian Perdagangan;


DAG/KEP/12/2016 Tentang Daftar Informasi Publik Yang Dikecualikan

di Lingkungan Kementerian Perdagangan.

Selain itu, Kementerian Perdagangan juga telah membentuk Tim Jejaring Kerja

Kehumasan dan Informasi Publik berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal

Nomor 075/SJ-DAG/KEP/02/2016 untuk meningkatkan koordinasi dengan

pengelola bidang kehumasan dan informasi pada unit eselon II, Biro dan Pusat

dilingkungan Sekretariat Jenderal.

B. Pelaksanaan Pelayanan Informasi Publik

1. Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik

Fasilitas yang tersedia dalam rangka memberikan layanan informasi

publik terdiri atas:

a. Desk Informasi Publik

Dalam rangka memberikan pelayanan informasi kepada pemohon

informasi yang datang langsung, Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi menyediakan desk informasi publik yang terletak di Gedung

Utama lt.2 Kementerian Perdagangan yang dilengkapi dengan:

1) 2 meja front desk dan kursi petugas serta kursi tamu

2) 2 Sofa;

3) 3 unit PC yang terhubung dengan internet;

4) 2 Printer Berwarna;

5) 2 Line Telepon;

6) 1 Neon Box;

7) 1 Rak Buku;

8) 1 Hanger Koran;

9) Jamuan makanan

10) 1 Dispenser


11) Formulir untuk transaksi pada layanan informasi terdiri dari formulir

permintaan informasi publik, tanda bukti penerimaan permintaan

informasi publik, tanda bukti penyerahan informasi publik serta formulir

pengajuan keberatan.

b. Pelayanan Informasi Publik Yang Wajib diumumkan

Kementerian Perdagangan telah menyediakan informasi publik melalui

media online/ website http://informasi.kemendag.go.id dengan konten

sebagaimana yang diamanatkan dalam UU No 14 tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik.

Gambar 1. Desk Layanan Informasi Kementerian Perdagangan

http://informasi.kemendag.go.id/


Memberikan pelayanan informasi publik secara mudah, cepat dan

akurat melalui pemanfaatan sarana dan prasarana perkembangan

teknologi informasi dan komunikasi media internet. Pelayanan

informasi melalui internet kepada masyarakat, mulai dilaksanakan

tepatnya sejak tanggal 4 Desember tahun 2010 melalui

Email : [email protected]

Website :

a) Aplikasi CMS melalui website Kemendag www.kemendag.go.id

b) Form informasi melalui website PPID


Telepon : 021 – 385 7363 ext 32909; 021 – 385 8171

Fax : 021 – 350 8711

Gambar 3. Formulir Permintaan Informasi

Publik di website PPID

Gambar 2. Kotak permintaan informasi dan daftar permintaan informasi publik di aplikasi CMS

melalui website Kemendag

mailto:[email protected]

http://www.kemendag.go.id/



2. Sumber Daya Manusia

Pelayanan Informasi Publik di PPID Kementerian Kemendag berada di

bawah Biro Humas Bagian Layanan Informasi Publik dan Perpustakaan

yang berjumlah 7 orang yang dipimpin oleh seorang Kepala Bagian

Layanan Informasi Publik dan Perpustakaan dan Kepala Sub Bagian

Layanan Informasi Publik. Dalam menjalankan tugasnya, Tim PIP dibantu

oleh anggota jejaring kehumasan yang merupakan wakil pada unit eselon

II, Biro dan Pusat dilingkungan Sekretariat Jenderal untuk memudahkan

dalam menjawab permohonan informasi yang terkait lingkup kerja unit

tersebut.


BAB II

Kegiatan PPID Pusat Hubungan Masyarakat Kementerian Perdagangan

Beberapa kegiatan yang telah dilakukan oleh Sub Bagian Layanan Informasi Publik

antara lain:

A. Tim Jejaring Kerja Kehumasan dan Informasi Publik

Dalam rangka meningkatkan kinerja pelayanan publik Kementerian

Perdagangan tahun 2016 sesuai dengan yang telah diamanahkan dalam UU

Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik salah satunya

dengan memperkuat jejaring kehumasan lintas sektoral di lingkungan

Kementerian Perdagangan. Berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal

Nomor 075/SJ-DAG/KEP/02/2016, tim beranggotakan 31 orang yang terdiri

dari Penanggung jawab, Ketua, Sekretaris dan Anggota Tim Jejaring Kerja

Kehumasan dan Informasi Publik yang bertugas :

a. menyusun rencana dan kegiatan untuk pengumpulan dan pengolahan

isu-isu aktual di masing-masing unit Eselon I dan Eselon II yang

diperlukan untuk pelayanan informasi publik dan kegiatan kehumasan;

b. mengumpulkan, mengolah dan melaksanakan koordinasi penanganan

isu-isu aktual di masing-masing unit Eselon I dan Eselon II yang

diperlukan untuk pelayanan informasi publik dan kegiatan

Kehumasan;

c. memberikan jawaban/tanggapan terhadap pertanyaan atau

permohonan informasi publik dan segera menyampaikan kepada

Pusat Hubungan Masyarakat dengan mengacu kepada ketentuan

Pasal 22 ayat (7) dan ayat (8) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008

tentang Keterbukaan Informasi Publik;

d. membantu mengkoordinasikan dan menyelenggarakan kegiatan

publikasi/sosialisasi termasuk kegiatan jumpa pers, penyiapan bahan

siaran pers, serta data/laporan penting, dan kegiatan kehumasan di

masing-masing unit Eselon I dan Eselon II yang harus segera

diselesaikan;

e. mengikuti pelatihan atau kegiatan kehumasan dan informasi publik

dalam rangka peningkatan kompetensi yang akan digunakan untuk


kelancaran pelaksanaan tugas Tim Jejaring Kehumasan dan Informasi

Publik;

f. melakukan inventarisasi dan pemutakhiran informasi dalam klasifikasi

Daftar Informasi Publik sebagaimana diamanatkan dalam pasal 7 ayat

(1) dan, ayat (2) Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, serta menyusun dan membuat laporan

tentang pelaksanaan kegiatan

Biro Humas melakukan beberapa pertemuan/rapat untuk membahas kinerja

setiap satuan kerja dalam menjawab permohonan informasi yang

disampaikan oleh masyarakat. Pada akhir tahun, tim jejaring kehumasan

beserta Biro Humas melakukan evaluasi terkait capaian selama setahun

dalam Pelayanan Informasi Publik.

B. Rapat Koordinasi Tim Jejaring Kerja Kehumasan Dalam Rangka

Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Publik

Dalam rangka pemeringkatan keterbukaan informasi badan publik, Komisi

Informasi Pusat telah menyampaikan Self-Assessment Questionnaire kepada

Kementerian Perdagangan selaku badan publik untuk diisi dan disampaikan

kembali sebagai bahan penilaian. Oleh sebab itu, Sub Bagian Layanan

Informasi Publik mengadakan Rapat Koordinasi Jejaring Kerja Kehumasan

dan Informasi Publik dengan narasumber Bapak Agus Wijayanto Nugroho,

seorang Tenaga Ahli Komisi Informasi Pusat, untuk membahas dan mengisi

kuesioner yang dimaksud, pada hari Rabu tanggal 27 April 2016 di Ruang

Dahlia, Gedung 1 Lantai 1, Kementerian Perdagangan.

Anggota Tim Jejaring Kehumasan kemudian menyiapkan bahan sesuai unit

masing-masing dan melengkapi kuesioner untuk kemudian disusun dan

dikirimkan kepada Komisi Informasi Pusat.


C. Sharing Session Layanan Publik di Lingkungan Kementerian

Perdagangan

Dalam rangka meningkatkan kinerja pelayanan publik dan memperkuat

informasi lintas sektoral di lingkungan Kementerian Perdagangan tahun 2016,

Bagian Layanan Informasi Publik mengadakan Sharing Session Layanan

Publik di Lingkungan Kemendag kepada Tim Jejaring Kehumasan dan

Informasi Publik, pada hari Rabu, 19 Oktober 2016 di Ruang Rapat Biro

Humas.

Rapat dibuka oleh Kabag Layanan Informasi Publik dan Perpustakaan,

dengan narasumber Endang Cahyani dari Direktorat Bina Usaha dan Pelaku

Distribusi dan M.Fadhel Jamali dari Direktorat Barang Pokok dan Barang

Penting. Adapun hal-hal penting yang dibahas adalah sebagai berikut:

a) Perusahaan Yang Wajib Didaftarkan: Setiap perusahaan yang berbentuk

Perseroan Terbatas (PT), Koperasi, Persekutuan Komanditer (CV), Firma

(Fa), Perorangan, dan Bentuk Usaha Lainnya (BUL), termasuk

Perusahaan Asing dengan status Kantor Pusat, Kantor Tunggal, Kantor

Cabang, Kantor Pembantu, Anak Perusahaan, Agen Perusahaan, dan

Perwakilan Perusahaan yang bergerak di semua lapangan usaha dan

berkedudukan serta menjalankan usahanya di wilayah NKRI.

b) PENGECUALIAN : Perusahaan Kecil Perorangan Usaha atau kegiatan

yang bergerak di luar bidang perekonomian yang sifat dan tujuannya tidak

semata-mata mencari keuntungan dan/atau laba sebagaimana tercantum

dalam Lampiran I Permendag No : 37/M-DAG/PER/9/2007

c) Pelimpahan Kewenangan Pendaftaran Perusahaan diberikan kepada

PTSP/Dinas perdagangan di wilayah setempat.

d) Kemendag memiliki kewenangan membina penyelenggaraan dan

pelaksanaan wajib daftar perusahaan.

e) Prosuder Prosedur Permohonan Informasi Perusahaan :

Surat Permohonan ditujukan kepada Direktur Bina Usaha dan Pelaku

Distribusi;

Kita cek di database, apabila ada kita sampaikan berapa biaya yang

harus dibayar;

Pemohon membayar biaya ke Bank yang ditunjuk;

Berdasarkan bukti bayar, informasi perusahaan dapat diambil.


f) Sistem Pemantauan Pasar Kebutuhan Pokok (Sp2kp) dapat mendeteksi

secara dini ketika mulai terjadi fluktuasi/gejolak harga, sehingga

pemerintah dapat melakukan antisipasi intervensi langsung.

g) Lokasi dan Pasar Pantauan terdapat 34 Ibukota Propinsi, 48

Kabupaten/Kota, 165 lokasi pasar (masing-masing lokasi 2-5 pasar)

h) Komoditi yang dipantau adalah Beras, Gula, Minyak Goreng, Daging

Sapi, Daging Ayam, Telur Ayam, Tepung Terigu, Kedelai, Susu, Jagung,

Cabai, Bawang, Ikan, Garam, Mie Instan, Kacang Merah, Ketela Pohon

i) Bidang Perdagangan Dalam Negeri (PDN) - Dinas Perdagangan Propinsi

memiliki beban tugas yang cukup banyak (meliputi tupoksi dari Ditjen

PDN, Ditjen PKTN dan Bappebti).

j) Belum semua Bidang PDN - Dinas Perdagangan Propinsi memiliki Sistem

Pemantauan Harga yang terstruktur hingga tingkat kabupaten/kota.

k) Petugas di Bidang PDN - Dinas Perdagangan Propinsi sangat terbatas

dan sering terjadi pergantian/mutasi tanpa adanya transfer knowledge

sehingga menghambat kelancaran pelaksanaan tugas pelaporan harga;

l) Anggaran untuk pemantauan dan pelaporan harga barang kebutuhan

pokok dari dana dekonsentrasi Ditjen PDN sangat terbatas.


D. Workshop

a. Workshop E-Lapor!

Workshop E-Lapor yang diselenggarakan pada hari Kamis, 27 Oktober

2016 menjadi salah satu kegiatan yang diagendakan oleh Sub Bagian

Layanan Informasi Publik dalam rangka meningkatkan pemahaman dan

penangangan E-Lapor di Kementerian/Lembaga, khususnya bagi

pengelola E-Lapor di lingkungan Kementerian Perdagangan.

Acara dibuka oleh Kepala Biro Hubungan Masyarakat, menghadirkan tiga

pembicara: Prawito dari Kementerian Kesehatan (Kemenkes); R.

Sudiyatmoko dari Kementerian Perdagangan (Kemendag); dan M. Gibran

dari Kantor Staf Kepresidenan (KSP).

Sejumlah hal penting yang patut dicatat sebagai masukan bagi

Kemendag dalam rangka perbaikan penanganan pengaduan masyarakat

adalah:

1. Pelayanan pengaduan di Kementerian Kesehatan sangat layak

dijadikan percontohan, berdasar pada berbagai aspek berikut:

a) Sistem pelayanan pengaduan terwujud dalam aplikasi terpadu

yang dinamakan Pelayanan SIAP (Saluran Informasi, Aspirasi,

dan Pengaduan), didukung oleh database terintegrasi, dan

dilengkapi juga dengan nomor call center 1500567 yang

dinamakan Halo Kemenkes. Hingga saat ini, SIAP sudah memiliki

30 kanal telepon. Media sosial (WhatsApp, Facebook, dan

Twitter), juga terintegrasi ke sistem SIAP.

b) Pelayanan pengaduan beroperasi penuh 24 jam, ditangani

sejumlah pegawai dengan jadwal bergantian. Ada dua kategori

fungsi yang disandang para personelnya: agent (pengendali

utama di pusat pengaduan); dan admin (pegawai yang bertugas

di unit-unit teknis). Agent maupun admin merupakan gabungan

dari PNS dan Tenaga Kontrak. PNS biasanya bertugas sebagai

supervisor, dan Tenaga Kontrak bekerja sebagai agent. Khusus

bagi para agent, setidaknya setiap bulan diberikan pelatihan


untuk memutakhirkan product knowledge yang harus mereka

kuasai.

c) Pengaduan ditangani 2 (dua) hari, terhitung sejak pengiriman

notifikasi pengaduan. Untuk mencegah terputusnya mata-rantai

pengaduan, setiap pengaduan dibuatkan tiket. Agent yang

membuat tiket adalah agent yang menerima pengaduan, dan

agent itu pulalah yang harus menjawab pengaduan sampai

proses case-closed.

d) Pengaduan yang tidak menyertakan verifikasi identitas diri tidak

akan dilayani. Jika pengaduan atas nama LSM/organisasi, agent

harus memverifikasi dokumen-dokumen legal keabsahan

LSM/organisasi sebelum memproses pengaduan.

e) Ada dua jenis pengaduan. Pengaduan teknis, biasanya langsung

ditangani oleh agent dan admin. Pengaduan yang bersifat

pengawasan terhadap institusi internal kementerian, biasanya

diteruskan ke unit inspektorat untuk diproses. Kendati Inspektorat

Jenderal (Itjen) memiliki sistem tersendiri, sistem Itjen tetap bisa

diakses juga melalui SIAP.

f) Survey layanan biasanya dibuat secara harian dan tahunan.

Survey harian dikerjakan secara mandiri oleh Kemenkes,

sedangkan survey tahunan melibatkan pihak ketiga (perusahaan).

2. Sebagai pengelola utama LAPOR!, KSP menekankan pentingnya

berbagi beban tugas di setiap kementerian/lembaga dalam hal

penanganan pengaduan. Dalam konteks Kemendag, setiap unit teknis

harus saling mendukung dalam memberikan respon cepat-tepat

terhadap pengaduan masyarakat.

3. Menpan tidak memberikan batasan khusus tentang nama unit yang

menangani pengaduan. Karena itu, ada perbedaan di setiap

kementerian/lembaga, tentang penunjukan unit yang berwenang

menangani pengaduan. Di Kementerian Kelautan dan Perikanan

(KKP), misalnya, pengaduan ditangani langsung oleh Itjen.


4. Dalam konteks Biro Humas Kemendag, sebaiknya harus ada

pemisahan antara layanan permohonan informasi dan layanan

pengaduan. Layanan permohonan informasi tetap berada di Biro

Humas, sedangkan layanan pengaduan akan lebih optimal jika

ditangani langsung oleh Itjen, terutama untuk memangkas durasi

proses respon terhadap pengaduan.

b. Workshop Service Excellence

Dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan publik di lingkungan

Kementerian Perdagangan, Biro Hubungan Masyarakat mengadakan

Workshop Upaya Optimalisasi Pelayanan Publik dengan topik “Service

Excellence and Handling Complaints” pada hari Selasa-Rabu, 28-29

November 2016 di Ruang Flamboyan Gedung 1 Lantai 1, Kementerian

Perdagangan.

Kegiatan workshop ini menghadirkan dua narasumber yaitu Dhoni

Herprabowo Kusmanhadji (TVRI News Anchor) dan Yohana Purnama

Dharmawan, S.E., M.Si (Dosen Universitas Indonesia dan Universitas

Tarumanegara) yang membahas mengenai bagaimana sikap dan

penampilan pelayan publik dalam melayani masyarakat.


Tantangan Pemerintah dalam melayani publik saat ini:

1. mudahnya akses informasi

2. kontrol yang semakin kuat

3. meningkatnya tingkat pendidikan publik

4. Meningkatnya angka kelas menengah

5. publik semakin kritis

Tahapan Penguasaan Materi:

1. pelajari materi dengan baik

2. berdiskusi dengan yang berpengalaman

3. pilah informasi

4. tentukan informasi yang digunakan

Secara sederhana, gunakan formula 4A untuk melayani publik termasuk

dalam menangani komplain, sbb:

A Accept Dengarkan dan lihat keluhan dari sudut pandang customer.

Terima keluhan yang disampaikan customer dengan senang

hati

A Agree/

Apologize* Setuju dengan apa yang dirasakan oleh customer Minta maaf atas ketidak nyamanan yang dialami (untuk itu

kami mohon maaf atas ketidak nyamanannya)

A Apologize/

Agree*

A Action Sampaikan tindakan apa yang akan Anda lakukan.


E. Operasional Pelayanan Informasi Publik

1. Pelayanan Informasi Publik

Jam kerja Ruang Pelayanan Informasi Publik berdasarkan surat Nomor

799/SJ-DAG.7/ND/5/2015 adalah

Hari: Senin – Jum’at

Buka: 09.00 – 16.00 WIB

Istirahat: 12.00 – 13.00 WIB

2. Jumlah Permohonan Informasi Publik

Pemohon informasi publik yang mengajukan permohonan melalui email:

1333

Pemohon informasi publik yang mengajukan permohonan melalui

website Kemendag (CMS): 1718

3. Waktu untuk Memenuhi Permintaan Informasi Publik: 1 hari

4. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang Dikabulkan baik sebagian

atau Seluruhnya: 3050

5. Jumlah Permohonan Informasi Publik yang Ditolak: tidak ada

F. Benchmarking PPID

a. Kota Bogor

b. Provinsi Sulawesi Selatan

Berdasarkan dengan penugasan perjalanan dinas dalam rangka

pengumpulan data melalui wawancara guna peningkatan pelaksanaan UU

Keterbukaan Informasi Publik di Kementerian Perdagangan khususnya di

Direktorat Metrologi sebagaimana disebutkan diatas dapat kami laporkan

sebagai berikut :


Pejabat Pengelola Informasi Dan Dokumentasi Pada Badan Publik Di

Lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan di atur dalam Keputusan

Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 13 Tahun 2013, ditetapkan pada tanggal

01 Mei 2013.

Adapun Tujuan PPID Sulawesi Selatan yaitu :

1. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan

informasi;

2. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku;

3. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana;

4. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik;

5. Pengujian konsekuensi;

6. Pengklasifikasian informasi dan/atau perubahannya;

7. Penetapan informasi yang dikecualikan;

8. Penetapan informasi yang dikecualikan yang telah habis jangka waktu

pengecualiannya sebagai informasi publik yang dapat diakses;

9. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiapa kebijakan yang diambil

untuk memenuhi hak setiap orang atas informasi publik; dan

10. Tugas lainnya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

PPID Sulawesi Selatan membawahi PPID tambahan atau PPID SKPD

(Satuan Kerja Perangkat Daerah) di setiap Kabupaten. PPID tambahan ini

nantinya akan melaporkan permohonan informasi yang datang ke PPID

Utama, Proses permohonan informasi PPID tambahan sama dengan PPID

utama yakni :

1. Pemohon Informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir

permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan

pengguna informasi.

2. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan informasi publik kepada

pemohon informasi publik.

3. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai

dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani

oleh pemohon informasi publik.


4. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh

pemohon/pengguna informasi jika informasi yang diminta masuk dalam

kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan

ketentuan peraturan perundangan yang berlaku.

5. Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada

Pengguna Informasi Publik.

6. Membukukan dan mencatat.

Pada tahun 2017, PPID Utama mengharapkan dapat memiliki ruang

pelayanan sendiri. Karenaselama ini PPID Sulsel masih tergabung dengan

Media Center. Untuk sengketa informasi yang terjadi di PPID SUlsel, bisa

dikatakan sering terjadi, hal ini dikarenakan masih kurang lengkapnya data

yang dibutuhkan oleh masyarakat.

Tanggung Jawab dan Wewenang PPID Sulawesi Selatan :

1. PPID SulSel bertanggung jawab di bidang layanan informasi publik yang

meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan

pelayanan informasi publik.

2. PPID bertanggung jawab kepada Gubernur sebagai atasn PPID melalui

Sekretaris Daerah dalam melaksanakan tugas, tanggung jawab, dan

wewenang.

3. PPID bertanggung jawab mengoordinasikan penyimpanan dan

pendokumentasian seluruh informasi publik Pemerintah Daerah sebagai

badan publik.

4. Dalam rangka penyelenggaraan tanggung jawab sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), PPID mengoordinasikan pengumpulan seluruh

informasi publik secara fisik dari setiap SKPD yang meliputi :

o Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;

o Informasi yang wajib tersedia setiap saat; dan

o Informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.

5. Penyelenggara tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

PPID mengoordinasikan pendataan informasi publik yang dikuasai oleh

setiap SKPD dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran daftar


informasi publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing

unit/satuan kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan.

6. Penyimpanan informasi publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dan ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan dibidang kearsipan.

7. PPID bertanggung jawab mengoordinasikan penyediaan dan pelayanan

seluruh informasi publik Pemerintah Daerah yang dapat diakses oleh

publik.

8. Dalam rangka tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1),

PPID mengoordinasikan penyediaan dan pelayanan informasi publik

melalui pengumuman dan/atau permohonan berdasarkan ketentuan

peraturan perundang-undangan.

9. Dalam hal kewajiban mengumumkan informasi publik, PPID Sulsel

mengoordinasikan :

Pengumuman informasi publik melalui media yang secara efektif dapat

menjangkau seluruh pemangku kepentingan; dan

Penyampaian informasi publik dalam bahasa indonesia yang baik dan

benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan bahasa yang

digunakan oleh penduduk setempat.

Jangka Waktu Penyelesaian

Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi

publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan

yang telah ditentukan.

1. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja

sejak diterima permintaan, Pejabat Pengelola Informasi yang diminta

berada dibawah penguasannya atau tidak, dan PPID dapat

memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja.

2. Penyampaian/ pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada

pemohon informasi publik dilakukan secara langsung, melalui email, fax

ataupun jasa pos.

3. Jika pemohon informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga

dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah

dalam bentuk soft copy atau data tertulis, serta biaya apabila dibutuhkan


untuk keperluan penggandaan atau perekaman, bila permintaan

informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan

penolakan berdasarkan UU KIP.

Biaya/Tarif

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Sulawesi Selatan,

menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan

untuk penggandaan atau perekam, pemohon/pengguna informasi publik

dapat melakukan penggandaan/fotocopy sendiri disekitar gedung Badan

Publik (PPID) setempat atau menyediakan CD/DVD kosong atau flashdisk

untuk perekaman data dan informasinya.


c. Provinsi DI Aceh

Berdasarkan surat penugasan dalam perjalanan dinas untuk

peningkatan pelayanan informasi publik, yang diselenggarakan pada

tanggal 21 Desember - 23 Desember 2016 ke PPID Pemerintah NAD,

maka bersama ini disampaikan laporan sebagai berikut :

Dalam rangka evaluasi kinerja penyelenggara pelayanan publik, kami

melakukan pengumpulan data melalui wawancara secara langsung

dengan Kepala TU UPTD Seuramoe, Ibu Dr. Rahmawati, M.Si terkait

peningkatan pelaksanaan UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik yang diterapkan oleh Pemerintah Provinsi NAD.

Tim survey kepuasan pelayanan informasi publik yang berkunjung ke

Kota Banda Aceh berjumlah 2 orang, yaitu: Lizzatul Farhatiningsih dan

Ratih Anggun Anggraeni. Kunjungan survey ini diterima oleh Kepala TU

UPTD Seuramoe, Ibu Dr. Rahmawati, M.Si dan Staf Media Elektronik,

Cetak dan Grafika, Bapak Rahmad, ST.

Berdasarkan penugasan perjalanan dinas dengan surat tugas No.

2005/SJ-DAG.6/SD/12/2016, tanggal 19 Desember 2016 dalam rangka

Kunjungan dalam rangka Evaluasi Pelayanan Publik ke PPID Provinsi

Nanggroe Aceh Darussalam sebagaimana disebutkan diatas dapat kami

laporkan sebagai berikut :

PPID Pemerintah Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam

a. PPID Pemprov NAD tahun ini meraih peringkat ke-dua

Penghargaan Keterbukaan Informasi Publik (Award KIP).

b. PPID Pemprov NAD memiliki ruang PPID yang disebut dengan

desk informasi yang cukup representatif, dengan kelengkapan

sebagai berikut: seperangkat alat komputer yang dilengkapi

dengan jaringan internet, meja informasi, tiga orang petugas

informasi, dan telepon serta dengan dilengkapi beberapa jenis

formulir informasi yaitu: Formulir Permintaan Informasi Publik,

Formulir Pernyataan Keberatan atas Permohonan Informasi, Tanda

Bukti Penerimaan Formulir Permintaan Informasi Publik, Tanda


Bukti Penyerahan Informasi Publik, Tanda Bukti Penerimaan

Peermintaan Keberatan Informasi Publik.

c. Pengumpulan Daftar Informasi Publik dilakukan setiap tiga bulan

sekali. Dari 53 unit baru 23 unit yang tertib mengumpulkan Daftar

Informasi Publik dan Daftar Informasi yang Dikecualikan.

d. Untuk menunjang kecepatan pendistribusian permohonan

informasi, UPTD Seuramoe menggunakan sistem SMS untuk

melakukan disposisi ke unit-unit terkait.

e. Sosial media yang digunakan oleh UPTD Seuramoe Aceh antara

lain, twitter @PPIDAceh, youtube PPID Aceh, dan website

https://ppid.acehprov.go.id/v2/

f. Bahan publikasi yang tersedia di PPID antara lain leaflet, majalah,

videotron, dan konten PPID melalui website.

g. Website dan sosial media PPID Aceh dikelola oleh dua orang Staf

Media Elektronik, Cetak dan Grafika.

h. PPID Aceh mulai tahun 2017 akan membuat program “Dengar

Suara Masyarakat” di mana mereka akan turun ke lapangan untuk

mendengar suara masyarakat dan memaksimalkan fungsi PPID

sebagai penghubung antara Pemerintah Daerah dengan

masyarakat.

https://ppid.acehprov.go.id/v2/


G. Perubahan Peraturan Terkait Pengelolaan PPID Kemendag


DAG/KEP/7/2011 menjadi Keputusan Menteri Perdagangan Republik

Indonesia Nomor 659/M-DAG/KEP/6/2016 Tentang Pedoman Pengelolaan

Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Perdagangan;



Indonesia Nomor 1349/M-DAG/KEP/12/2016 Tentang Daftar Informasi Publik

di Lingkungan Kementerian Perdagangan;



Indonesia Nomor 1350/M-DAG/KEP/12/2016 Tentang Daftar Informasi Publik

Yang Dikecualikan di Lingkungan Kementerian Perdagangan.

H. Survey Indeks Kepuasan Masyarakat

Pelayanan prima merupakan pelayanan yang harus memenuhi standar

kepuasn masyarakat. Untuk itu penting mengetahui apa saja yang diinginkan

oleh masyarakat sehingga apa yang menjadi keinginan masyarakat dapat

terpenuhi.

Tujuan melakukan survei ini adalah untuk mengetahui gambaran secara

objektif mengenai kepuasan masyarakat terhadap pelayanan informasi publik

dan mengetahui efektifitas survei dikalangan masyarakat luas. Terutama

masyarakat yang pernah mengajukan permintaan/permohonan informasi di

Unit Pelayanan Informasi Publik. Survei ini dilakukan 2 (dua) kali dalam

setahun menggunakan database email pemohon informasi yang telah

terdaftar di layanan informasi publik Kementerian Perdagangan. Proses

penghitungan menggunakan aplikasi Survei Monkey yang hasilnya akan

tercoding secara otomatis.

a) Survei Pertama

Pelaksanaan : 26 Februari 2015 – 26 Maret 2016

Jumlah Responden : 3983

Hasil analisis Survei IKM I

1. Identitas Responden


Pada Survei IKM 2016 Periode I jumlah responden mencapai 219.

Responden dengan jenis kelamin pria mendominasi dengan jumlah

56,16%, sementara responden wanita hanya sebesar43,84%. Pada

Survei IKM ini, usia 19-25 tahun menjadi responden terbanyak yang

berpartisipasi mencapai31,96%, dan usia 26-30tahun ada pada posisi

kedua mencapai 20,55% responden.

Terdapat keanekaragaman pada aspek tingkat pendidikan responden,

pada Survei IKM 2016 Periode I jenjang pendidikan S1 mendominasi

yaitu sebesar 63,47%, kemudian disusul jenjang D1/D2/D3 sebesar

15,07%. Dilihat dari aspek pekerjaan responden, sebesar 57,99%

adalah pegawai swasta, Pelajar/Mahasiswa 19,18%, serta sisanya

adalah Wiraswasta/Usahawan dan PNS/TNI/POLRI.

Adapun demografi responden dari Survei IKM 2016 Periode I sangat

beragam, diikuti oleh berbagai responden baik dari dalam maupun dari

luar negeri. Sebanyak 121 responden berasal dari

Jabodetabek,sedangkan 82 responden lainnya berasal dari luar

Jabodetabek dan luar negeri. Ini menunjukkan bahwa permintaan

informasi dari Jabodetabek dan luar Jabodetabek cukup seimbang,

sehinggasecara demografi permintaan informasi ke Unit Pelayanan

Informasi Kemendag sudah cukup merata, tidak hanya terpusat di

Jabodetabek.

2. Pelayanan Petugas

Petugas pelayanan informasi memiliki tugas dan kewajiban dalam

memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pada Survei IKM 2016

Periode I, terdapat aspek keramahan/kesantunan petugasdalam

memberikan pelayanan. Dari hasil survei tersebut 74,41% responden

menjawab ramah, dan 15,17% menjawab sangat ramah.

Dalam aspek kejelasan informasi yang diberikan petugas, 12,80%

memilih sangat jelas, danpersentase terbesar 62,09% memilih jelas.

Sedangkan ditinjau dari aspek kenyamanan dalam melakukan


permohonan, persentase tertinggi 66,82% responden menjawab

nyaman, dan 12,80% sangat nyaman. Dapat disimpulkan bahwa dalam

indikator pelayanan petugas, petugas pelayanan informasi PIP

Kemendag telah memberikan pelayanan yang ramah, jelas, dan

nyaman.

3. Sistem Permohonan Informasi

Pada Survei IKM 2016 Periode I, terkait aspek kemudahan persyaratan

permohonan, terdapat 57,36% responden memilih mudah, dan 12,18%

responden memilih sangat mudah. Namun masih terdapat 24,37%

responden menjawab agak sulit. Dari hasil survei ini, persepsi

masyarakat yang menjawab agak sulit disebabkan kurangnya

pengetahuan responden terhadap perbedaan Unit Pelayanan Informasi

Publik dengan Unit Pelayanan Terpadu Perdagangan (terlampir dalam

bagian saran&masukan).

Pada aspek kesesuaian persyaratan pelayanan, masih terdapat

18,27% responden menjawab kurang sesuai. Namun, persentase

tetinggi sebesar 69,54% menjawab sesuai, dan 8,63% responden

menjawab sangat sesuai. Sedangkan dari aspek waktu yang

dibutuhkan untuk mendapatkan informasi, sebanyak 56,35%

responden memilih kurang dari 5 (lima) hari kerja, dan 29,44%

menjawab 6-12 hari kerja. Dapat disimpulkan bahwa Unit Pelayanan

Informasi telah menjawab dengan cepat, tidak lebih dari 10 hari kerja.

Hal ini sejalan dengan amanat Undang-undang Keterbukaan Informasi

Publik (KIP) Bab VI Pasal 22 (7) yang menegaskan “Paling lambat 10

(sepuluh) hari kerja diterimanya permintaan, Badan Publik yang

bersangkutan wajib menyampaikan pemberitahuan....”.

Terdapat beberapa saluran yang dapat digunakan oleh pemonon

informasi publik, yaitu melalui Email Contact Us, Content Management

System (CMS), telepon, dan datang langsung ke Desk Pelayanan

Informasi.Berdasarkan hasil survei ini, persentase terbesar62,94%

responden memilih mohonan dengan sistem online/email (CMS),


15,74% datang langsung, 13,71% email Contact.Us, dan hanya 7,61%

responden yang memilih telepon. Adapun alasan pemilihan sistem

permohonan informasi ini, persentase tertinggi atau 52,79% responden

menjawab lebih efektif dan efisien.

Petugas pelayanan informasi publik diharuskan memberikan rasa adil

dan setara kepada seluruh pemohon. Melalui survei ini diketahui

persepsi masyarakat dalam menilai rasa adil/setara dari petugas.

Sebesar 72,08% responden menjawab adil, 13,71% sangat adil, tetapi

masih terdapat 14,27% yang merasa petugas masih kurang/tidak adil.

Dimungkinkan para responden yang merasa tidak adil adalah saat

pengajuan informasinya ditolak karena tidak dapat memenuhi

persyaratan prosedur pelayanan yang berlaku.Misalnya pemohontidak

mengisi data pribadi, sehingga petugas tidak dapat meneruskan

permohonan informasi yang diminta. Hal ini telah sesuai dengan

ketentuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, pada BAB VI mengenai Mekanisme

Memperoleh Informasi, serta Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2010

Tentang Standar Layanan Informasi Publik, dan pada BAB V mengenai

Standar Layanan Informasi Publik.

Untuk meningkatkan pelayanan dan kenyamanan para pemohon

informasi publik, petugasmenyediakan mesin fotokopi untuk

memperbanyak dokumen pemohon. Persentase terbesar 68,02%

responden menyampaikan bahwa biaya fotokopi masih dalam kategori

wajar. Perlu diketahui bahwa hal ini telah diatur pada Undang-Undang

Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik Pasal

27 (1) yang berbunyi “Badan publik mengenakan biaya untuk

mendapatkan salinan Informasi Publik seringan mungkin”, serta Pasal

27 (2) yang berbunyi “Badan Publik menetapkan standar biaya

perolehan salinan Informasi Publik yang terdiri atas: a. biaya

penyalinan Informasi Publik; b. biaya pengiriman Informasi Publik; c.

biaya pengurusan izin pemberi Informasi Publik yang di dalamnya

terdapat informasi pihak ketiga”. Adapun dalam hal ini Unit Pelayanan


Informasi Publik Kemendag tidak pernah mengenakan biaya bagi para

pemohon informasi yang ingin memperbanyak dokumen. Serta pada

aspek ketepatan pelaksanaan jam operasional di Unit Pelayanan

Informasi Publik, persentase paling banyak sebesar 65,99% menjawab

tepat waktu.

Dari hasil Survei IKM 2016 Periode I, dapat disimpulkan bahwa pada

bagian sistem permohonan informasi, pemohon informasi telah

merasakan bahwa proses pengajuan permohonan mudah, dan

informasi yang didapatkan oleh pemohon telah sesuai dengan yang

diinginkan. Sebagian besar pemohon informasi mengirimkan

permohonannya melalui email CMS karena lebih efektif dan efisien,

serta dalam mendapatkan informasi sebagian besar pemohon hanya

menunggu kurang dari 5 (lima) hari kerja. Dalam memberikan

pelayanan petugas bersikap adil, dan persepsi masyarakat tentang

biaya fotokopi adalah wajar, petugas juga dalam menjalankan tugasnya

datang tepat waktu.

4. Sarana dan Prasarana

Unit Pelayanan Informasi Publik telah menyiapkan sarana dan

prasarana guna meningkatkan kenyamanan fasilitas ruang tunggu saat

masyarakat melakukan permohonan informasi. Berdasarkan hasil

survei, persentase tertinggi 71,13% responden menilai bahwa fasilitas

ruang tunggu yang disediakan oleh Unit Pelayanan Informasi Publik

tergolong nyaman, dan 19,07% responden menjawab sangat nyaman.

Unit Pelayanan Informasi Publik berupaya memberikan pelayanan

yang memuaskan kepada para pemohon informasi publik, dan saat ini

ruangan Pelayanan Informasi Publik memang diupayakan dapat

memberikan kenyamanan bagi para pemohon informasi yang datang

langsung. Berbagai fasilitas seperti sofa, koran harian, dan refreshment

berupa minuman dan makanan ringan disediakan dan fasilitas dijaga

baik sehingga diharapkan tingkat kenyamanan dapat terus

dipertahankan di masa mendatang.


Pada aspek tampilan website Kementerian Perdagangan,persentase

respondentertinggi 64,43% menjawab baik, dan 20,62% sangat baik.

Sedangkan untuk kecepatan website sebanyak 62,89% responden

memilih cepat, dan 15,46% sangat cepat.

Dapat disimpulkan bahwa dalam aspek sarana dan prasarana,

responden setuju bahwa mereka merasa nyaman ketika berada di

ruang tunggu. Dan untuk tampilan website Kemendag sudah tergolong

baik dengan kecepatan akses website kategori cepat.

5. Persepsi Responden

Pada bagian persepsi responden dalam Survei IKM 2016 Periode I

yaitu untuk mengukur tingkat kepuasan responden terhadap sistem

pelayanan yang telah diberikan oleh petugas pelayanan informasi.

Pada hasil survei IKM 2016 Periode I, terdapat 70,98% responden

menjawab puas dan masih dapat ditingkatkan, serta8,29% responden

sangat puas.

Unit Pelayanan Informasi Publik Kemendag memiliki maklumat

pelayanan, yaitu Professional, Akurat, dan Bertanggungjawab

dalam Memberikan Pelayanan Informasi Publik. Berdasarkan hasil

Survei IKM 2016 Periode I, persepsi responden terhadap kesesuaian

pelayanan dengan maklumat pelayanan mencapai 77,72% responden

menjawab telah sesuai, namun masih ada aspek yang masih dapat

ditingkatkan, dan 12,44% responden menjawab maklumat tersebut

sudah sangat sesuai.

Pada bagian persepsi responden, tingkat kepuasan masyarakat

terhadap sistem pelayanan yang diberikan oleh Unit Pelayanan

Informasi Publik mencapai tahap puas, dan masyarakat menilai aspek

kesesuaian pelayanan dengan maklumat pelayanan telah mencapai

tahap sesuai.


b) Survei Kedua

Pelaksanaan : 3 November 2016 – 30 November 2016

Jumlah Responden : 4.883

Hasil Analisis Survey IKM II

1. Identitas Responden

Pada Survei IKM 2016 Periode II jumlah responden mencapai 313.

Responden dengan jenis kelamin pria mendominasi dengan jumlah

54,95% (172 responden), sementara responden wanita hanya sebesar

45,05% (141 responden). Pada Survei IKM ini, usia 19-25 tahun

menjadi responden terbanyak yang berpartisipasi mencapai 31,63%,

dan usia 26-30 tahun ada pada posisi kedua mencapai 18,85%

responden.

Terdapat keanekaragaman pada aspek tingkat pendidikan responden,

pada Survei IKM 2016 Periode II jenjang pendidikan S1 mendominasi

yaitu sebesar 60,38%, kemudian disusul jenjang D1/D2/D3 sebesar

15,34%. Dilihat dari aspek pekerjaan responden, sebesar 58,15%

adalah pegawai swasta, Pelajar/Mahasiswa 16,61%, serta sisanya

adalah Wiraswasta/Usahawan dan PNS/TNI/POLRI.

Adapun demografi responden dari Survei IKM 2016 Periode II sangat

beragam, diikuti oleh berbagai responden baik dari dalam maupun dari

luar negeri. Sebanyak 150 responden berasal dari Jabodetabek,

sedangkan 163 responden lainnya berasal dari luar Jabodetabek dan

luar negeri. Ini menunjukkan bahwa permintaan informasi dari

Jabodetabek dan luar Jabodetabek cukup seimbang, sehingga secara

demografi permintaan informasi ke Unit Pelayanan Informasi

Kemendag sudah cukup merata, tidak hanya terpusat di Jabodetabek.

2. Pelayanan Petugas

Petugas pelayanan informasi memiliki tugas dan kewajiban dalam

memberikan pelayanan kepada masyarakat. Pada Survei IKM 2016

Periode II, terdapat aspek keramahan/kesantunan petugas dalam

memberikan pelayanan. Dari hasil survei tersebut 70,57% responden

menjawab ramah, dan 19,73% menjawab sangat ramah. Dalam aspek

kejelasan informasi yang diberikan petugas, 17,39% memilih sangat


jelas, dan persentase terbesar 65,55% memilih jelas. Sedangkan

ditinjau dari aspek kenyamanan dalam melakukan permohonan,

persentase tertinggi 66,22% responden menjawab nyaman, dan

17,06% sangat nyaman. Dapat disimpulkan bahwa dalam indikator

pelayanan petugas, petugas pelayanan informasi PIP Kemendag telah

memberikan pelayanan yang ramah, jelas, dan nyaman.

3. Sistem Permohonan Informasi

Pada Survei IKM 2016 Periode II, terkait aspek kemudahan

persyaratan permohonan, terdapat 56,27% responden memilih mudah,

dan 14,70% responden memilih sangat mudah. Namun masih terdapat

25,45% responden menjawab agak sulit. Dari hasil survei ini, persepsi

masyarakat yang menjawab agak sulit disebabkan kurangnya

pengetahuan responden terhadap perbedaan Unit Pelayanan Informasi

Publik dengan Unit Pelayanan Terpadu Perdagangan (terlampir dalam

bagian saran & masukan).

Pada aspek kesesuaian persyaratan pelayanan, masih terdapat

12,90% responden menjawab kurang sesuai. Namun, persentase

tetinggi sebesar 74,19% menjawab sesuai, dan 11,47% responden

menjawab sangat sesuai. Sedangkan dari aspek waktu yang

dibutuhkan untuk mendapatkan informasi, sebanyak 57,71%

responden memilih kurang dari 5 (lima) hari kerja, dan 30,41%

menjawab 6-12 hari kerja. Dapat disimpulkan bahwa Unit Pelayanan

Informasi telah menjawab dengan cepat, tidak lebih dari 10 hari kerja.

Hal ini sejalan dengan amanat Undang-undang Keterbukaan Informasi

Publik (KIP) Bab VI Pasal 22 (7) yang menegaskan “Paling lambat 10

(sepuluh) hari kerja diterimanya permintaan, Badan Publik yang

bersangkutan wajib menyampaikan pemberitahuan....”.

Terdapat beberapa saluran yang dapat digunakan oleh pemonon

informasi publik, yaitu melalui Email Contact Us, Content Management

System (CMS), telepon, dan datang langsung ke Desk Pelayanan

Informasi. Berdasarkan hasil survei ini, persentase terbesar 57,35%

responden memilih permohonan dengan sistem online/email (CMS),

12,90% datang langsung, 18,64% email Contact.Us, dan hanya

11,11% responden yang memilih telepon. Adapun alasan pemilihan


sistem permohonan informasi ini, persentase tertinggi atau 56,63%

responden menjawab lebih efektif dan efisien.

Petugas pelayanan informasi publik diharuskan memberikan rasa adil

dan setara kepada seluruh pemohon. Melalui survei ini diketahui

persepsi masyarakat dalam menilai rasa adil/setara dari petugas.

Sebesar 74,91% responden menjawab adil, 13,62% sangat adil, tetapi

masih terdapat 11,47% yang merasa petugas masih kurang/tidak adil.

Dimungkinkan para responden yang merasa tidak adil adalah saat

pengajuan informasinya ditolak karena tidak dapat memenuhi

persyaratan prosedur pelayanan yang berlaku. Misalnya pemohon

tidak mengisi data pribadi, sehingga petugas tidak dapat meneruskan

permohonan informasi yang diminta. Hal ini telah sesuai dengan

ketentuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik, pada BAB VI mengenai Mekanisme

Memperoleh Informasi, serta Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2010

Tentang Standar Layanan Informasi Publik, dan pada BAB V mengenai

Standar Layanan Informasi Publik.

Untuk meningkatkan pelayanan dan kenyamanan para pemohon

informasi publik, petugas menyediakan mesin fotokopi untuk

memperbanyak dokumen pemohon.

Persentase terbesar 74,19% responden menyampaikan bahwa biaya

fotokopi masih dalam kategori wajar. Perlu diketahui bahwa hal ini telah

diatur pada Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar

Layanan Informasi Publik Pasal 27 (1) yang berbunyi “Badan publik

mengenakan biaya untuk mendapatkan salinan Informasi Publik

seringan mungkin”, serta Pasal 27 (2) yang berbunyi “Badan Publik

menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik yang

terdiri atas:

a. biaya penyalinan Informasi Publik; b. biaya pengiriman Informasi

Publik; c. biaya pengurusan izin pemberi Informasi Publik yang di

dalamnya terdapat informasi pihak ketiga”. Adapun dalam hal ini Unit

Pelayanan Informasi Publik Kemendag tidak pernah mengenakan

biaya bagi para pemohon informasi yang ingin memperbanyak

dokumen. Serta pada aspek ketepatan pelaksanaan jam operasional di


Unit Pelayanan Informasi Publik, persentase paling banyak sebesar

68,82% menjawab tepat waktu.

Dari hasil Survei IKM 2016 Periode II, dapat disimpulkan bahwa pada

bagian sistem permohonan informasi, pemohon informasi telah

merasakan bahwa proses pengajuan permohonan mudah, dan

informasi yang didapatkan oleh pemohon telah sesuai dengan yang

diinginkan. Sebagian besar pemohon informasi mengirimkan

permohonannya melalui email CMS karena lebih efektif dan efisien,

serta dalam mendapatkan informasi sebagian besar pemohon hanya

menunggu kurang dari 5 (lima) hari kerja. Dalam memberikan

pelayanan petugas bersikap adil, dan persepsi masyarakat tentang

biaya fotokopi adalah wajar, petugas juga dalam menjalankan tugasnya

datang tepat waktu.

4. Sarana dan Prasarana

Unit Pelayanan Informasi Publik telah menyiapkan sarana dan

prasarana guna meningkatkan kenyamanan fasilitas ruang tunggu saat

masyarakat melakukan permohonan informasi. Berdasarkan hasil

survei, persentase tertinggi 74,36% responden menilai bahwa fasilitas

ruang tunggu yang disediakan oleh Unit Pelayanan Informasi Publik

tergolong nyaman, dan 17,22% responden menjawab sangat nyaman.

Unit Pelayanan Informasi Publik berupaya memberikan pelayanan

yang memuaskan kepada para pemohon informasi publik, dan saat ini

ruangan Pelayanan Informasi Publik memang diupayakan dapat

memberikan kenyamanan bagi para pemohon informasi yang datang

langsung. Berbagai fasilitas seperti sofa, koran harian, dan

refreshment berupa minuman dan makanan ringan disediakan dan

fasilitas dijaga baik sehingga diharapkan tingkat kenyamanan dapat

terus dipertahankan di masa mendatang.

Pada aspek tampilan website Kementerian Perdagangan, persentase

responden tertinggi 68,13% menjawab baik, dan 20,51% sangat baik.

Sedangkan untuk kecepatan website sebanyak 64,10% responden

memilih cepat, dan 13,92% sangat cepat.


Dapat disimpulkan bahwa dalam aspek sarana dan prasarana,

responden setuju bahwa mereka merasa nyaman ketika berada di

ruang tunggu. Dan untuk tampilan website Kemendag sudah tergolong

baik dengan kecepatan akses website kategori cepat.

5. Persepsi Responden

Pada bagian persepsi responden dalam Survei IKM 2016 Periode II

yaitu untuk mengukur tingkat kepuasan responden terhadap sistem

pelayanan yang telah diberikan oleh petugas pelayanan informasi.

Pada hasil survei IKM 2016 Periode II, terdapat 74,25% responden

menjawab puas dan masih dapat ditingkatkan, serta 12,69%

responden sangat puas.

Unit Pelayanan Informasi Publik Kemendag memiliki maklumat

pelayanan, yaitu Professional, Akurat, dan Bertanggung jawab dalam

Memberikan Pelayanan Informasi Publik. Berdasarkan hasil Survei

IKM 2016 Periode II, persepsi responden terhadap kesesuaian

pelayanan dengan maklumat pelayanan mencapai 77,61% responden

menjawab telah sesuai, namun masih ada aspek yang masih dapat

ditingkatkan, dan 14,18% responden menjawab maklumat tersebut

sudah sangat sesuai.

Pada bagian persepsi responden, tingkat kepuasan masyarakat

terhadap sistem pelayanan yang diberikan oleh Unit Pelayanan

Informasi Publik mencapai tahap puas, dan masyarakat menilai aspek

kesesuaian pelayanan dengan maklumat pelayanan telah mencapai

tahap sesuai.

c) Survei IKM Kota Bandung

d) Survei IKM Kabupaten Bogor

Tinjauan Tim Survey Humas Kemendag dilakukan pada 23

November 2016 ke kantor Dinas Komunikasi dan Informasi

(Diskominfo) Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Bogor sebagai PPID

Utama di lingkungan Pemkab Bogor. Kantor Diskominfo terletak di

komplek perkantoran Pemkab Bogor, Jl. Raya Tegar Beriman,

Cibinong, Kabupaten Bogor.


Kunjungan survey diterima oleh Bapak Moh. Dadang Iwa (Kepala

Bidang Komunikasi dan Informasi Publik). Survey dilakukan dengan

cara pengumpulan data melalui wawancara dan kuesioner.

Tidak hanya berkedudukan sebagai PPID Utama, Diskominfo juga

berperan sebagai unit utama penyedia layanan informasi publik. Di

samping bertugas menangani permintaan informasi secara daring,

Diskominfo juga menyediakan loket layanan informasi bagi masyarakat

pemohon informasi secara tatap-muka langsung.

Loket layanan informasi publik buka dari jam 09:00 hingga jam 15:00,

dilayani oleh petugas gabungan PNS dan Honorer. Loket beroperasi di

lantai dasar kantor Diskominfo, dan terpisah dari loket utama lobi yang

melayani tamu umum.

Diskominfo menerima, mengumpulkan, mendokumentasikan,

menjawab langsung atau menyebar permohonan informasi kepada

PPID Pembantu, yakni berbagai SKPD (Satuan Kerja Perangkat

Daerah) yang terkait dengan jenis informasi dimaksud.

Demi optimalisasi layanan informasi publik, PPID Pemkab Bogor tidak

hanya mengandalkan situs resmi Pemkab (bogorkab.go.id), tetapi juga

membuat situs subdomain khusus (ppid.bogorkab.go.id) dan

subdomain SKPD, dalam hal ini Diskominfo sebagai SKPD memiliki

situs diskominfo.bogorkab.go.id.

Pemkab Bogor mengembangkan aplikasi khusus untuk menangani

laporan atau pengaduan masyarakat. Aplikasi ini bernama LARAS

(Laporan dan Aspirasi). Sistem LARAS sudah tersebar di setiap SKPD

di lingkungan Pemkab Bogor.

Demi efisiensi komunikasi internal antar pegawai dan pimpinan,

Pemkab Bogor juga mengembangkan sebuah mobile application

khusus bernama tawk.to. Aplikasi ini digunakan untuk memangkas


durasi birokrasi, terutama jika ada persoalan atau informasi yang harus

segera disikapi secara cepat.

Dalam tiga tahun terakhir, PPID Pemkab Bogor meraih banyak

penghargaan. Tahun 2013 mereka dinobatkan sebagai Badan Publik

Terbaik Pertama dalam Implementasi UU KIP. Tahun 2014,

penghargaan yang diraih adalah Peringkat 1 Pengumuman Informasi

Publik Terlengkap, Peringkat 1 Penyusunan Standar Pelayanan

Informasi Publik Terlengkap, dan Peringkat 3 Pembentukan Pejabat

Pengelola Informasi Publik dan Dokumentasi Terlengkap. Di tahun

2015, Pemkab Bogor merebut Juara 3 Anugerah Media Humas, Juara

1 Penerapan Keterbukaan Informasi Publik Terlengkap, Juara 1

Pembentukan dan Dukungan Pejabat Pengelola Informasi Dan

Dokumentasi Terlengkap, Juara 2 Penyusunan Standar Pelayanan

Informasi Publik Terlengkap, dan Juara 3 Pengumuman Informasi

Publik Terlengkap.

Hasil Kuesioner: Kendala dan Masukan

Konten situs web PPID Kabupaten Bogor masih perlu dilengkapi lagi,

dan senantiasa dalam evaluasi dan pengembangan.

Pelaksanaan pelayanan informasi publik pada PPID Utama dan PPID

Pembantu tidak terlepas dari sejumlah kendala: kekurangan SDM,

mengingat keterbatasan jumlah PNS dan aturan pembatasan

outsourcing pegawai.

Terkait pelayanan prima kepada publik, tiga responden di Diskominfo

Manado sepakat menggarisbawahi pentingnya ketersediaan SDM

berkompeten yang direkrut secara terbuka dan transparan,

pengelolaan situs web secara baik, dan kelengkapan infrastruktur

memadai. Berbagai kebutuhan ini bisa dipenuhi melalui studi banding

ke daerah lain, diklat capacity building, penambahan infrastruktur fisik,

program sosialisasi, dan variasi saluran informasi.


e) Survei IKM Pemerintah Provinsi DI Yogyakarta

Dalam rangka Survei Indeks Kepuasan Masyarakat di Pemerintah

Provinsi (Pemprov) Yogyakarta, yang dilakukan pada tanggal 5-7

Desember 2016, dengan ini kami sampaikan laporan sebagai berikut:

1. Pelayanan publik adalah segala kegiatan dalam rangka

pemenuhan kebutuhan dasar sesuai hak-hak dasar setiap warga

negara dan penduduk atas suatu barang, jasa dan atau pelayanan

administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan yang

terkait dengan kepentingan publik;

2. Pelayanan publik menjadi suatu tolok ukur kinerja Pemerintah yang

paling kasat mata. Masyarakat dapat langsung menilai kinerja

pemerintah berdasarkan kualitas layanan publik yang diterima, karena

kualitas layanan publik dirasakan masyarakat dari semua kalangan,

dimana keberhasilan dalam membangun kinerja pelayanan publik

secara profesional, efektif, efisien, dan akuntabel akan mengangkat

citra positif instansi/lembaga tersebut;


3. Berdasarkan paparan yang dijelaskan oleh Kepala Bagian

Hubungan Masyarakat Pemprov Yogyakarta, diseminasi informasi

dilakukan dengan menggunakan media publikasi dan kegiatan

sosialisasi;

4. Indeks Kepuasan Masyarakat pada pelayanan publik yang

diberikan oleh Pemrov Yogyakarta mengalami peningkatan setiap

tahun, dan pada tahun ini (2016) mencapai lebih dari 85%, hal ini

berbanding lurus dengan pelayanan yang diberikan oleh petugas

pelayanan;

5. Untuk sistem permohonan informasi dapat disampaikan di bagian

Humas Pemrov Yogyakarta, atau dapat langsung ke kantor PPID

Yogyakarta. Permintaan informasi juga dapat dilakukan melalui telepon

atau email;

6. Tampilan website Pemprov Yogyakarta termasuk dalam kategori

baik, karena terlihat sederhana tetapi penuh dengan konten, user

friendly, dan mudah untuk diakses;

7. Pemprov Yogyakarta terus melakukan inovasi dalam pelayanan

publik untuk mencapai tingkat kepuasaan masyarakat yang

diharapkan, sehingga indeks kepuasaan masyarakat akan terus

meningkat;

8. Adapun media sosialisasi Pemprov Yogyakarta salah satunya

adalah Jogjawara. Media publikasi ini dibagi menjadi 3 (tiga) jenis, i)

terbit per bulan; ii) terbit per tiga bulan; iii) terbit per tahun;

9. Terdapat media publikasi khusus yang meliput acara penting yang

terjadi di Yogjakarta. Media publikasi ini diterbitkan masuk dalam jenis

media tahunan.

10. Mengambilan konten media publikasi dilakukan oleh tim humas

dengan mengedepankan informasi publik yang dibutuhkan atau perlu

diketahui oleh masyarakat.


f) Survei IKM Pemerintah Provinsi Jawa Timur

Berdasarkan surat penugasan kepada kami dalam perjalanan dinas

untuk peningkatan pelayanan informasi publik, yang diselenggarakan

pada tanggal 30 November - 2 Desember 2016 ke PPID Pemerintah

Provinsi Jawa Timur, maka bersama ini kami menyampaikan laporan

sebagai berikut :

Dalam rangka evaluasi kinerja penyelenggara pelayanan publik,

kami melakukan pengumpulan data melalui kuisioner serta wawancara

secara langsung dengan Wakil Koordinator Sekretariat Pembantu pada

PPID Provinsi Jawa Timur, Bapak Agus Dwi Muhanan terkait

peningkatan pelaksanaan UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan

Informasi Publik yang diterapkan oleh Pemerintah Provinsi Jawa Timur.

Tim survey kepuasan pelayanan informasi publik yang berkunjung

ke Kota Surabaya berjumlah 1 orang, yaitu: Lizzatul Farhatiningsih.

Kunjungan survey ini diterima oleh Wakil Koordinator Sekretariat

Pembantu pada PPID Provinsi Jawa Timur, Bapak Agus Dwi Muhanan


Berdasarkan penugasan perjalanan dinas dengan surat tugas No.

1889/SJ-DAG.6/SD/11/2016, tanggal 29 November 2016 dalam rangka

Survey Kepuasan Masyarakat ke PPID Provinsi Jawa Timur

sebagaimana disebutkan diatas dapat kami laporkan sebagai berikut :

PPID Pemerintah Provinsi Jawa Timur

a. PPID Pemprov Jawa Timur menetapkan tiga faktor yaitu pelayanan

yang baik, SDM yang handal, dan website yang baik untuk menjadikan

PPID Pemprov Jatim memiliki pelayanan prima. Rekrutmen pegawai

dilakukan secara terbuka dan transparan serta dengan mengadakan

diklat serta bimbingan secara berkala untuk meningkatkan kemampuan

seluruh SDM pegawai instansinya.

b. Sosialisasi program dilakukan melalui website dan secara langsung

kepada masyarakat. Pengelolaan dan pengembangan website

dilakukan oleh pegawai instansi Pemprov Jatim, yaitu di Bidang

Pemberdayaan Teknologi Informasi dan Komunikasi.

c. Selain itu, PPID Pemprov Jatim memiliki ruang khusus PPID yang

cukup representatif, dengan kelengkapan sebagai berikut: seperangkat

alat komputer yang dilengkapi dengan jaringan internet, meja informasi,

dua orang petugas informasi, dan telepon. Latar belakang petugas

PPID adalah lulusan S1 Ilmu Komunikasi dan Informatika dengan

jumlah 12 orang berstatus Pegawai Negeri Sipil. Para petugas dituntut

untuk memiliki kemampuan IT, jurnalistik, komunikasi yang baik,

performance dan attitude yang baik.

d. Laporan permohonan informasi dibentuk berdasarkan register,

pengelompokan informasi, dan proses penyelesaian.

e. Bahan publikasi yang tersedia di PPID antara lain leaflet, majalah,

videotron, dan konten PPID melalui website.

f. Provinsi Jawa Timur di bawah kepemimpinan Gubernur Soekarwo

berhasil meraih penghargaan Keterbukaan Informasi Publik (KIP) 2016

kategori Pemerintah Provinsi terbaik tingkat nasional.



I. Pameran PPID Kementerian Perdagangan dalam rangka Hari Hak

Untuk Tahu

Biro Hubungan Masyarakat Kementerian Perdagangan berpartisipasi

dalam kegiatan Hari Hak Untuk Tahu yang diselenggarakan pada hari

Rabu 28 September 2016 di Auditorium Fakultas Hukum Universitas

Indonesia, Depok, Jawa Barat. Acara ini merupakan bagian dari

rangkaian Hari Hak Untuk Tahu 2016.

Di dalam pameran tersebut disediakan berbagai bahan publikasi terkait

perdagangan yang diterbitkan berbagai unit Kementerian Perdagangan.

Selain itu, pameran juga melayani permintaan informasi dari para

pengunjung, baik secara lisan maupun tulisan.

Laporan hasil kegiatan adalah sebagai berikut:

1. Rapat technical meeting diadakan pada tanggal 26 September 2016 di

Ruang Maladi Lt. 2 Gedung B, Jl. Merdeka Barat no. 9, Kementerian

Komunikasi dan Informatika RI. Rapat dimulai pukul 16.00 – 18.00

WIB, dipimpin oleh Plt. Direktur Komunikasi Publik, Ibu Sumiati dan

dihadiri oleh 33 peserta, perwakilan dari K/L/D PPID masing-masing.

2. Terdapat 7 (tujuh) K/L/D yang mengikuti pameran Hari Hak Untuk Tahu

Tahun 2016, di Universitas Indonesia, Depok, yaitu Kementerian

Perdagangan, RRI, PPID Pemerintah Kota Depok, dan Ditjen Aptika

Kemkominfo, Kementerian Keuangan, Kementerian Sosial, dan

Kementerian Pertanian.

3. Acara rencananya dihadiri dan dibuka oleh Menteri Kemkominfo dan

dilanjutkan dengan membacakan seruan/deklarasi tentang Hari Hak

Untuk Tahu Tahun 2016.

4. Selain itu acara juga dihadiri oleh Rektor UI serta jajaran petinggi

universitas, perwakilan DPRD Kota Depok, LSM, dan Media.

5. Panitia menyediakan 1 (satu) booth, dengan tambahan 1 (satu) meja, 1

(satu) kursi, 1 (satu) partisi, listrik, dan tidak ada wifi.

6. Acara dimulai hari Rabu, 28 September 2016 pada pukul 08.30 wib di

UI.


Gambar 4. Booth Pelayanan Informasi Publik Kemendag pada Hari Hak Untuk Tahu 2016


-selesai-

Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Kementerian Perdagangan Republik Indonesia

Documents

Biro Hubungan Masyarakat Kementerian Perdagangan