1 | www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO

[Buraya yazın] [Buraya yazın] [Buraya yazın]

“BPM - İş Süreç Yönetimi” Nedir? “Workflow – İş Akışı” Nedir

İş süreçleri her seviyede, her organizasyonda

ve her yerde vardır.

“Kurumlar süreçlerini otomatikleştirerek ve

düzenleyerek maliyetlerini azaltabilir ve süreçlerin

kalitesini artırabilirler...”

Mehmet Demirel, UNIBRAVO

www.unibravo.com | 2 © 2013 UNIBRAVO

BPM Nedir?

“BPM, birden fazla anlamı olan bir terimdir. "İş Süreçleri Yönetimi" genel olarak iş

süreçleri için geçerlidir ve aşağıdakilerin tamamını veya bir kısmını içerir:

Grafiksel şema süreçleri için bir araç

Taklit ve dağıtmadan önce süreçlerini optimize etmek bir araç

Manuel ve otomatik faaliyetlerin süreçlerini çalıştırmak için bir sistem

Gerçek zamanlı olarak süreçleri yönetmek ve izlemek için bir araç

Gerçek zamanlı olarak veri işlemek ve toplamak için bir araç

Kurumdaki manuel işlemler için çalışanlar ile uyumlu bir arayüz

Kurumun mevcut Bilgi Sistemleri (veritabanları, veri yönetim sistemleri vb.) ile

etkileşimli ve onlara erişim için bir araç sağlar.

İş Süreçleri

BPM (İş Süreçleri Yönetimi) bir organizasyondaki bir işin tüm süreçlerinin başından

sonuna kadar hangi aşamalardan geçtiğini ve nasıl yönetileceğini tanımlamaya yarayan bir

sistemdir.

İş süreçleri ile ilgili bazı örnekler şunlardır:

Yeni bir çalışan bir şirkette iş alınır: Bu sürecin öncesinde, işe alım sırasında ve

sonrasında yapılan bir dizi işlemler vardır.

Bilgisayarında problem olan bir kullanıcı birinci seviye yardım hizmetine başvurur:

Bu süreçte problem kaydedilmeli, takip edilmeli, çözülmeli ve belgelendirilmelidir.

Bir kişi veya müşteri aracını arızalı bir parçası için bir oto servisine veya garaja

getiriyor: Bu süreçte sorun kaydedilir, arızalı parça stoktan temin edilir, eğer

stoklarda mevcut değilse sipariş verilir, araç tamir edilir sonra da durum acenteliğe

bildirilir.

3 | www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO

Örnek bir “Seyahat isteği” yönetim süreci.

Bu işlem basit bir seyahat isteği ve çalışanların bir seyahat taleplerini almak için olanak

sağlayan rezervasyon sistemini modeller.

1. Hande hanım bu işlemi çalıştırdığında, bir iş seyahati talebinde bulunması için

doldurulması gereken elektronik seyahat istek formunu açar. Bu Talep formunu doldurup

göndermesi yeterlidir.

2.Talep daha sonra yöneticiye gönderilir. Vildan hanım (bpm) oturum açtığında bu talebi,

onaylayabilir, reddedebilir veya tekrar geri gönderebilir.

3. Reddedilmesi halinde, bilgi maili çalışana gönderilir. Seyahat isteğinde ısrarlı olan Hande

hanım seyahat isteğini yeniden sunmak zorundadır. Başvurunun onaylanması durumunda,

mail çalışana gönderilir daha sonra ise (yönetici departmanındaki) Can beye bilet

rezervasyonu yapması ve seyahat avansını düzenlemesi için bir görev oluşturulur.

4. Can bey (bpm) olarak oturum açar ve her iki görevi tamamlar. Görevlerin tamamlanması

üzerine, hande hanıma tüm düzenlemelerin yapıldığına dair bir bilgilendirme maili gönderilir.

www.unibravo.com | 4 © 2013 UNIBRAVO

İş Süreçlerini Tanımlama ve Açıklama (Descriptive BPM)

Bunların hepsi açıkça tanımlanmış olmasa da iş süreçleri her yerdedir. İş süreç yönetimi

(BPM), işletmelerin ne şekilde iş yaptıklarını yani iş akışlarını (workflows) tanımlayarak

kurumlardaki iş süreçlerinin elektronik ortamda yaratılması, izlenmesi ve

sonuçlandırılmasını sağlar. Süreçlerin modellenmesi sayesinde doğru bilginin ve işin, doğru

zamanda doğru kişiye ulaştırılmasına yardımcı olur. Daha iyi yönetilen süreçler sonucunda

kayda değer kurumsal kazançlar elde edilir.

Süreç Yönetimindeki İş Akışı Yönetiminin Görevleri

İş akışının modellenmesi

İş akışı işleminin yönlendirilmesi

İş akışı işleminin gözetim ve kontrolü

Süreç yönetimi bir kısım çalışmaları gerektirir.

Bunlar;

Kurumdaki mevcut olan durumun analizinin yapılması (İş analizi kurumda

gerçekleştirilen birbirinden farklı işlevlere yönelik bilgilerin tek tek toplanması,

değerlendirilmesi ve yorumlanması sürecidir.)

İş Analizinin Kapsamı

İş analizi personellerin;

1. Fonksiyonları yani yaptığı işleri ve işlevleri

2. Çalışanın kullandığı yöntem ve teknikleri

3. Çalışanın kullandığı makina ve cihazlar

4. Ürettiği mal ve hizmetler

5. Yapılan işler için gerekli olan personel nitelikleri hakkında bilgi toplamaktır.

Hedeflenen yapının tespit edilmesi,

Mevcut durumla, hedeflenen yapı arasındaki farklılık analizinin çıkarılması,

Tıkanıklıkların ve darboğazların tespit edilmesi,

İyileştirilmiş süreçlerin tasarlanması,

Görevlerin, sorumlulukların ve yetkilerin belirlenmesi

5 | www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO

BPM’in Faydası

Bir işi geliştirmek için süreç geliştirme (process improving) fikrine dayanır ilk bir anlamalı

mevcut durumun daha sonra nereye ve nasıl sürecinin iyileştirilmesi, kolaylaştırılması ve

işlerin daha hızlı, otomatik şekilde devam etmesini sağlar. Sürekli iyileştirme, toplam kalite

yönetimi, Altı Sigma, fakir, Kaizen kapsamındaki. tüm bazı işlem tipini tanımlamalı, değişim

ve değerlendirme sonuçlarının analizi ile maliyetleri düşürüp ve kaliteyi artırarak hedeflere

ulaşılması.

“Süreçler uygulanmadan önce diyagramlanabillir, analiz edilebilir ve geliştirilebilir.”

BPM Süreç Yönetiminin Faydaları

Süreç yönetimi birçok konuda şirketlere fayda sağlamaktadır. Süreç yönetiminin faydaları ile

ilgili maddeler aşağıda maddeler halinde verilmiştir.

İş süreç verimliliği artar. Daha az iş gücü gereksinimi olduğundan daha düşük

maliyetlere, akıştan elde edilen sonuçlar arttığından daha az zamana gereksinim

olmaktadır.

Süreçler standart yapıya kavuşur

Süreç yönetimi her kullanıcıya standart bir hizmet sunduğundan ve işi daha hızlı

olarak sunabildiğinden hizmetin kalitesini arttırmaktadır. Örneğin, bankacılık

sistemlerinde kullanıcıların kredi istemlerine yönelik hizmetlerde bu kolaylıkla fark

edilecektedir.

Kullanıcılara başka bir şeye veya yardımcıya gerek kalmadan ilgili oldukları iş, görev

veya vaka hakkındaki bilginin doğrudan iletilmesi

İşlerin veya görevlerin tanımlanan kurallara bağlı olarak kullanıcılara otomatik atanır

İşler, süreçteki akışların sırasına uygun olarak atanır

Süreç takip işlemi otomatik hale getirilir

Süreç yönetimi kurum, kuruluş veya departmanlarda yapılan faaliyetlerin işler

bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol sağlar

Süreçlerin iş akış şemaları oluşturulur ve böylece yapılan işler bir bütün halinde

görülebilir.

Süreçlerin sorumluları belirlenerek hangi işin, ne zaman, kimler tarafından yapıldığı

net şekilde takip edilir.

Tasarlanan süreçlerin doğru şekilde çalışması için gerekli girdiler ve çıktılar, müşteri

ve tedarikçiler belirlenir. Böylece süreçte herhangi bir sorun yaşandığında bunun

www.unibravo.com | 6 © 2013 UNIBRAVO

nereden kaynaklandığı rahatlıkla bulunabilir.

Süreçlerde hedef ve performans göstergesi belirlendiğinden dolayı süreçlerin kendi

akışı içinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek

şekilde yönetilir.

Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda

iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.

İş Süreçlerini Yönetmek ve Çalıştırmak (Yürütülebilir BPM)

Çalıştırılabilir BPM’de, süreç çizilebilir veya BPM yazılımı ile grafiksel olarak tasarlanabilir ve

daha sonra hemen yürütülebilir veya bir yazılım uygulaması olarak çalıştırılabilir. Sürece

dahil edilen kişilere, bu tasarlanan süreç formları doldurulmak üzere kendilerine sunulur.

Örneğin, formdaki gerekli bilgiler doldurularak kişilerin bu adımı tamamlaması gerekir.

Otomasyonun olduğu yerde, yazılım otomatik görevi gerçekleştirebilir ya da özel olarak bu

görev için tasarlanmış bir bilgi teknolojisi aracı (örn. Veritabanları) ile ilişkilendirilebilir.

Örneğin, 10 farklı lokasyonda fastfood işi yapan bir şirkette gerçek bir iş süreci şöyle

olabilir;

Bu şirket eskiden her bir lokasyonda malzemeler tükendiğinde o lokasyondaki ilgili kişi eksik

malzemelerin listesini depoya göndermek istiyor ve bunun için o kişi excelde hazırladığı

“Malzeme Talep Formunu” mail ile merkez depoya gönderiyordu. Şimdi ise bu süreç web

tabanlı bpm sitemine ait arayüz üzerinden merkez depodaki mevcut kullanılan ticari

programlarına lokasyonlardan gelen sipariş olarak düşüyor. Artık şirket hangi restauranttan,

ne kadar malzeme, ne zaman, kim tarafından istenmiş bilmektedir ve karmaşa da ortadan

kalkmıştır.

Yine örneğin başka küçük bir şirkette: ön bürodaki bir personel manuel olarak

kullandıkları ticari yazılıma siparişleri girer. Bu programa envanterden stoğu çekecek olan

depodaki sorumlu çalışanlar tarafından erişilir, kim paketleyip ve sevkiyatı yapacaksa o kişi

son olarak elle stoğu düşürür ve siparişi tamamlar. Ticari Sipariş ve Stok program bu

sürecin arkasındaki mevcut bilgi teknolojisinin bir parçası durumundadır.

Bu sürecin çalıştırılabilir BPM ile nasıl yönetilebildiğine bakalım. İlk olarak, süreç

tasarımcısı (bir yönetici, BPM yazılım paketi konusunda eğitim almış olan BT uzmanı gibi bir

kişi) bir akış diyagramı olarak grafiksel prosesin çizimini yapıyor. Daha sonra, çalışanların

hareket adımları olarak tespit (, “sipairişi sisteme girme“, “stoktan çekme“, "paketleme ve

siparişi sevk etme"), süreç tasarımcısı personelin tamamlayacağı formları (sipariş formu,

malzeme kontrol listesi) oluşturur.

7 | www.unibravo.com © 2013 UNIBRAVO

BravoProses BPM üzerinde oluşturulan örnek bir

“Seyahat Talebi Başvuru Formu”

Bu süreç sipariş verilerini almak için tasarlanabilir. Bu süreçteki iş akışları şöyle olabilir;

otomatik olarak stok kontrolü yapılır, paketleme için ağırlık ve kargo bedelini hesaplanabilir,

malzemeler lokasyona gönderilebilinir, nakliye için yükleme boyutu doğru belirlenebilir, bir

kargo etiketi yazdırmak için şirketin veri tabanında bulunan müşterinin adres bilgisine

erişilebilinir, malzemelerin depodan çekildiğini paketleyiciye sorulabilir, kargo bedeli

yüklenir, sipariş sevk edilir gibi sürecin tüm ayrıntıları kayıt altına alınabilir ve bu iş akışları

uygulanabilir.

İdeal olarak, BPM yazılım arayüzleri mevcut bilgi sistemleri ile mümkün olduğunca çalıştırılabilir - yukarıdaki örnekte, şirketin mevcut sipariş envanter programı, müşteri veritabanı ve postalama ödeme sistemi - böylece bu sistemlerin yerine özel işlevleri olan BPM yazılımı ile entegre edilmiştir. BPM Sistemi, hem bpm iş sürecine katılımcı olan kişiler ve hem de bilgi sistemler ile (özel programlar, veritabanları, dizinler, vb) web tabanlı arayüz üzerinden iş sürecini yönetmek içindir.

www.unibravo.com | 8 © 2013 UNIBRAVO

BRAVOPROSES BPM Entegrasyonları

Şekil hakkında: İdeal olarak, mevcut bilgi sistemleri ile çalıştırılabilir BPM yazılım arayüzleri.

Tüm BPM süreçleri süreç içindeki her bir manuel adımda dahil olan kişiler (örneğin, bir iç

ya da dış web sitesi üzerinden) süreçler ile etkileşimi mümkün olan bir ortamda

konuşlanmıştır ve otomatik adımları (ve mevcut bilgi sistemleri ile arayüzleri) BPM

yazılımı kendisi tarafından yönetilir.

Süreç Geliştirme ve İyileştirme için BPM uygulaması

Bir süreç otomasyonu ve entegrasyonu daha fazla verimliliğe doğrudan yol açabilir. sürecin

tüm yönleriyle bu şekilde işlenmiş ve bu sürecin nasıl çalıştığı hakkında veri toplamak

mümkün olur, çalışan ve çalışmayan süreçleri dahil. Şirket nerede ve nasıl süreç daha hızlı,

otomatik ve benzeri yapılan, akıcı olabilir arayabilirsiniz. Bu tür bilgiler aynı zamanda

toplanabilir, örneğin, İş Etkinliği İzleme (BAM), anahtar performans göstergeleri ve İş Zekası

için yararlı diğer veriler için.

Iyi entegre edilmiş iş süreci yönetim çözümü ile sürecin doğrudan hem diğer kaynaklardan

gelen verileri alması hem de gerçek zamanlı işlem yürütülmesi sırasında mümkün olabilir,

böylece, alakasız olayları filtre onunla hesaplamalar ve (İş Etkinliği İzleme), ya da daha

sonra (tarihi İş Zekası verileri kullanarak).