Embed Size (px)
Citation preview
Branschdialog Uppföljning och verifiering nr 1Verktyg och utvecklingsmöjligheter för en väl fungerande uppföljning och verifiering av ställda krav i upphandling och avtal
2017-09-12
Eva Edin
Helena Robling
Monica Sihlén
Agenda
2
13.00 - 13.15 Presentationsrunda och branschdialogkonceptet
13.15-13.35 Anna Svartsjö – Södertälje Kommun
13.35-13.55 Gina Kylin – Arla Foods
13.55-14.15 Joakim Browall – Delfi/dabas
14.15-14.30 Summering
14.30-14.50 Kaffepaus
14.50-15.00 Intro gruppdiskussion
15.00-15.30 Gruppdiskussion 1 - målgruppsanpassad
15.30-16.00 Gruppdiskussion 2 – blandade målgrupper
16.00-16.45 Summering
16.45-17.00 Nästa ”steg”?
Sunda offentliga affärer för en hållbar
framtid
Förhållningssätt i dialogen
4
Vi diskuterar branschövergripande med utgångspunkt från egen erfarenhet, roll och målgrupp
Vi skapar perspektiv och söker förståelse för andras förutsättningar
Vi bidrar aktivt till dialogen och verkar för positiv utveckling
_________________________________________________
Frivilligt att delta – bred målgruppsförankring önskas
Resultatet av Branschdialogerna kommuniceras bl.a. på hemsidan
Ytterligare synpunkter kan mailas i efterhand
Incheckning!
5
Använd din smartphone/dator
Skriv in www.menti.com i webbläsaren
KOD: 98 83 46
Beskriv med ett ord din största utmaning kopplat till uppföljning och verifiering i dagsläget
Uppföljning av livsmedelsavtalVad gör vi?
Utbildningskontoret
Anna Svartsjö
Uppföljning
Avtalsstart
Vad man köpt
Förändringar
Vad man vill köpa
Södertälje kommun | Kostenheten 7
Avtalsstart
Har vi fått det vi frågat efter?
Södertälje kommun | Kostenheten 8
Vad man köpt
Kommunens mål
Minska andelen kött, så stor andel ekologiskt som möjligt.
Kostenhetens mål
Ekologiskt 60%
Max 50 gr kött/elev/dag
Max 10 % utanför avtal
Volymmål på flertalet klimatsmarta produkter
Kontroll av följesedel och faktura
Kontroll av vara vid leverans
Södertälje kommun | Kostenheten 9
Sortimentsförändringar
Krav i FFU – följer de med vid sortimentsförändringar? Lägger över ansvar på grossist.
Chans att se över sortimentet
Södertälje kommun | Kostenheten 10
Prisjusteringar
Stämmer prisjusteringen med leverantörens underlag?
Hur påverkar justeringarna oss ekonomiskt? Finns billigare ersättningsprodukt?
Södertälje kommun | Kostenheten 11
Vad vill vi köpa
Besparingar vid tillägg
Kontroll att tilläggsprodukter följer våra krav i FFU
Sortimentsoptimering ca 2 ggr/år
Kommunikation med leverantörer
Södertälje kommun | Kostenheten 12
Tack!
Frågor?
Anna Svartsjö
Kostenheten, Södertälje Kommun
Telefon: 08-523 061 47
E-post: [email protected]
Södertälje kommun | Kostenheten 13
Perspektiv på uppföljning ochverifiering som anbudsgivare, underleverantör av ett brettmejerisortiment
Gina Kylin, QEHS Manager SE2017 09 12
Arla Foods AB
Erbjuder ett fullt mejerisortiment ca 1000 artiklar
Totalt ca 91% av det som säljs på svenska marknaden är tillverkat i Sverige av svensk råvara.
Svenska produkter märks med Arla-kannan
Övriga tillverkningsländer; Danmark, Finland, Tyskland – Tillverkningsland anges alltid i klartext på förpackningen, samt i produktfaktablad.
Omfattande Globala åtaganden inom CSR – Vårt Ansvar.
Globalt kvalitetsprogram för våra leverantörer /ägare Arlagården®
Besvarar 40-70 upphandlingar per år
13 September 201715
Mer info om oss på www.arla.se samt https://kund.arla.se/
Erfarenheter från upphandling
Viktigt för kunden
Pris
Leveransupplägg
miljökrav på transporter
UHM-kriterierna
Specifika produkter och förpackningsstorlekar efterfrågas
Socialt ansvar
UHM – kriteriernaKan vara begränsande/ avskiljande.Sparsamt med uppföljande frågor kring verifikat
13 September 201716
Verifikat och leverantörsförsäkran
Leverantörsförsäkran är en form av ett kvalitetsintyg som vid en given tidpunkt intygas av den som undertecknar en leverantörsförsäkran.
Personen som undertecknar behöver ha kunskap/insikt om vad som garanteras och en leverantörsförsäkran ska utan dröjsmål kunna styrkas genom revision på plats av såväl egen som underleverantörers produktion.
13 September 201717
KKV 2015 02 27
Trovärdighetstrappa
Så här har Arlas leverantörsförsäkran tagits fram
Kontroll av vilka kriterier som uppfylls i olika länder.
Kartering av vilka bevis/verifikat som finns för att kriteriet uppfylls
Framtagning av 8 leverantörsförsäkran
Korta texter med info om hur kriteriet uppfylls. Svensk mjölk Kesella
Uppladdning i OPV, elektronisk överföring till Dabas
13 September 201718
Andra mejeriföretag
Företag A- Alla kriterier besvaras med ISO 9001. Information om hurkriteriet uppfylls med rutiner, uppföljning mm saknas helt.
Företag B – UHM leverantörsförsäkran saknas
Företag C - UHM leverantörsförsäkran saknas
Företag D – Separata tydliga statements för de kriterier som uppfylls
Företag E – Sparsam info i leverantörsförsäkran.
Företag F – Uppfyller GMO-kriteriet men hänvisar till branschpolicynsom upphävdes 2014.
13 September 201719
Utformning av leverantörsförsäkran
Behov av förbättringar
UHM
UHM gör stickprov på vad som skrivs i leverantörsförsäkran.
Ta fram tydligare instruktion om vilken information som bör finnas med.
Utvärdering av betydelsen av UHM-kriterierna vid upphandling.
Utvärdering av om UHM-kriterierna ger den miljönytta som är målet med dem.
UPPHANDLARE
Skaffa kunskap om verifikat
Kolla vilka verifikat som anges
Fråga leverantören, ställ krav
13 September 201720
Agenda
Varför är UHM-kriterierna så viktiga?
Dabas som informationsnav och verktyg för marknadsanalys, verifiering och
uppföljning!
Praktisk genomgång
Frågor och funderingar?
UHM kriteriernaEn affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad!
* Källa; ekonomifakta.se/Sv Näringsliv
Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska
bruttonationalprodukten!
UHM kriteriernaEn affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad!
Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska
bruttonationalprodukten!
Offentlig sektor köper livsmedel för drygt 11 mdr per år!
UHM kriteriernaEn affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad!
* Grossistkr exkl moms och exkl alkoholKälla; Delfi Foodserviceguide.2016 och Delfi grossistindex.
* Källa; Delfi Foodserviceguide.2016
Antal måltider per dag i offentlig sektor
1 429 196
1 191 090
418 300
166 687 39 22218 372 27 074
Skolor
Barnomsorg
Äldreomsorg
Sjukvård
Socialvård
Kriminalvård
Försvaret
Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska
bruttonationalprodukten!
Offentlig sektor köper livsmedel för drygt 11 mdr per år!
Offentlig sektor serverar över 3,3 miljoner måltider per dag!
UHM kriteriernaEn affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad!
✓ 60% av den offentliga livsmedelskonsumtionen skall vara ekologisk år 2030 enl den nya
Livsmedelsstrategin
✓ Ekologisk livsmedelsförsäljning i Sverige en stark trend (+ 7-8% första halvåret 2017)
✓ Ekologiskt utgör nu 9,3% av total livsmedelskonsumtion
✓ Fortsätter ökningen i samma takt kommer det säljas ekologiskt för 27,4 mdr 2017
Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska
bruttonationalprodukten!
Offentlig sektor köper livsmedel drygt 11 mdr per år!
Offentlig sektor serverar över 3,3 miljoner måltider per dag!
Nya Livsmedelsstrategin har fokus på ursprung, miljö och hållbarhet och
pekar på offentlig sektor som viktig motor
* Källa; Ekoweb. Ekologiskt = krav + EU ekologiskt.
UHM kriteriernaEn affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad!
* Källa; prof. Lars Hassel ”CSR –från risk till värde”
**Källa; Harvard Business Review (”Creating Shared Value”) – Michael E Porter and Mark R. Kramer
*** Inger Mattsson, Director Sustainable Business, Scandi, Karin Bodin vd Polarbröd, m fl…
✓ Investeringar i etik och miljö har en positiv effekt på börsvärde såväl som
lönsamhet oavsett bransch *
✓ Företag vinner konkurrensfördelar genom att ta verkligt samhällsansvar
och göra det till en del av sin kärnverksamhet **
✓ Man blir mer attraktiv som arbetsgivare
✓ Man blir attraktivare i konsumenternas ögon och det bygger varumärke
och lojalitet
Offentliga utgifter motsvarar nära halva den svenska
bruttonationalprodukten!
Offentlig sektor köper livsmedel för drygt 11 mdr per år!
Offentlig sektor serverar över 3,3 miljoner måltider per dag!
Nya Livsmedelsstrategin har fokus på ursprung, miljö och hållbarhet och
pekar på offentlig sektor som viktig motor
Hållbarhetsperspektiv är en konkurrensstrategi som ALLA vinner på!
UHM kriteriernaEn affärsmöjlighet och en möjlighet att göra skillnad!
Källa; Stefan Hyttfors
UHM kriteriernaVarför är UHM-kriterierna viktiga?
Filmlänk.... (klicka i presentationsläge eller kopiera in i webläsaren)
https://vimeo.com/201282279
UHM kriteriernaVarför Dabas som informationsnav?
Tydligt informationsansvar
Mer tillförlitlig information
DABAS som bas för arbetet med att strukturera informations-
kraven och skapa samsyn kring bevismedel och verifikat
Transparens och öppenhet underlättar granskning och
kvalitetssäkring, samt minskar risken för överprövningar
Informationen samlad på ett ställe och alltid tillgängligt
Tids- och kostnadsbesparande för branschen
2017-09-13 32
Så taggar du UHM kriterier i Dabas
Webbportalen Dabas Mina Sidor Dabas Update
Så taggar du UHM kriterier i Dabas
https://vimeo.com/210928218/4bc9bd9818
35
Så taggar du UHM kriterier Dabas Update
Arla har under året genomfört ett
projekt för att automatisera
publiceringen av artikelinformation till
marknaden. I Dabas hittar ni nu Arlas
sortiment med kvalitetssäkrad
artikelinformation, produktbilder och
UHM-kriterier.
”När vi startade detta projektet hade vi
en målsättning om att förenkla,
automatisera och säkerställa kvalitet i
vår marknadsinformation ut till
marknaden. Vi har nu lyckats skapa en
M2M-lösning som uppfyller våra mål
och låter oss integrera ett flertal tjänster
och automatisera publiceringen till
Dabas.”, säger Dick Due Pedersen på
Arla.
Så söker du artiklar med UHM
kriterier i Dabas
33 000
artiklar i
Dabas
6032
artiklar
taggade
med UHM
kriterier
Så söker du artiklar med UHM
kriterier i Dabas
https://vimeo.com/210939787/088e4daf22
Så söker du artiklar med UHM
kriterier i Dabas
Så söker du artiklar med UHM
kriterier i Dabas
Så söker du artiklar med UHM
kriterier i Dabas
Hjälp och information i DabasHur gör jag?
Hjälptexter
Hjälp och information i DabasHur gör jag?
Dabas Bloggen: blogg.dabas.com
Hjälp och information i DabasHur gör jag?
Dabas Kunskapscenter med Filmer, FAQ m.m.
Hjälp och information i DabasHur gör jag?
Dabas Excelmall för UHM kriterier
”Sustainable development is the masterful balance
of meeting our own needs without jeopardizing
future generations ability to do the same”
* Källa; Light of mine – Elizabeth Rose
Summering del 1
47
Reflektera utifrån din målgrupps perspektiv
Verifiering och uppföljning görs. Men vilken omfattning är rimlig?
Kvaliteten på tillgänglig information brister. Hur kan den höjas?
Arbetet med verifikat är svårt och tidskrävande. Hur kan det underlättas?
Fundera under kaffet:
Finns det gemensamma utmaningar? Finns gemensamma lösningsförslag?
Del 2: Hur blir vi förändringsagenter?
Gruppdiskussion 1:
Målgruppsanpassad
Gruppdiskussion 2:
Blandade målgrupper
48
Gruppdiskussion 1- målgruppsanpassad
49
- 30 min diskussion i din målgrupp
- Skriv ner din målgrupps synpunkter och ta med till gruppdiskussion 2
Med utgångspunkt i dagens tema, inspirationstalarna och utifrån egna erfarenheter, vad fungerar bra och mindre bra idag?
Vad ser vi som målgrupp att andra målgrupper behöver ta till sig?
Vilket stöd behöver vi som målgrupp och från vem?
Gruppdiskussion 2 - Blandade målgrupper
50
- 30 min diskussion i blandad målgrupp
- Framför din målgrupps synpunkter från diskussion 1 och få respons
Hur kan transparensen och tilliten öka i verifierings och uppföljningsprocessen?
Vad är största utmaningen för att det ska fungera i praktiken?
Hur kan vi gemensamt bidra till positiv utveckling?
Vilket stöd kan UHM ge?
51
Fördjupning av branschdialog uppföljning och verifiering
Mötesfrekvens: Fler från köparsidan
Andra samverkansformer
Temagrupp: Verfikatsgrupp?
Information och stödmaterial
Typ: Matris Krav ID-verifikat?
Riktade insatser/aktiviteter
Hur/till vem? Till politiker – verklighetsförståelse
Annat stöd
Vad är nästa steg för mig?
www.menti.com
KOD: 41 07 48
Vad kan vara ett konkret steg i rätt riktning – som jag själv kan ta efter detta möte?
52
