BUKU PETUNJUK  OPERATOR SKPD/UKPD  Sistem Informasi Tunjangan Kinerja Daerah (e – TKD)   Versi 1.0   TAHAPAN TRANSISI  JANUARI – MARET 2010         Dinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan  Pemerintah Daerah Khusus Ibukota Jakarta Tahun 2009  

 

DAFTAR ISI  

I.  Pendahuluan ................................................................................................................................... 3 

II.  Hal – hal yang harus dipersiapkan................................................................................................... 4 

1.  Koneksi Internet .......................................................................................................................... 4 

2.  Mesin absensi elektronik ............................................................................................................ 4 

3.  Komputer Absensi ....................................................................................................................... 5 

III.  Mekanisme Input SKPD/UKPD ........................................................................................................ 5 

IV.  Mengakses website sistem e‐TKD Provinsi DKI Jakarta .................................................................. 7 

V.  Pendaftaran Operator ..................................................................................................................... 8 

1.  Memasukkan username dan pasword e‐absensi yang lama ...................................................... 8 

2.  Mengisikan Data Username dan Pasword baru e‐TKD ............................................................... 9 

3.  Melengkapi data pengguna e‐TKD .............................................................................................. 9 

4.  Konfirmasi Data Registrasi ........................................................................................................ 10 

5.  Proses pengiriman email Kode Aktivasi .................................................................................... 11 

6.  Aktivasi Data Registrasi ............................................................................................................. 11 

VI.  Input data e‐TKD ........................................................................................................................... 12 

1.  Masuk ke website e‐TKD ........................................................................................................... 12 

2.  Halaman Rekap e ‐TKD .............................................................................................................. 12 

3.  Halaman utama SKPD ............................................................................................................... 13 

4.  Menginput absensi dan kinerja ................................................................................................. 14 

1)  Input bagi SKPD/UKPD yang sudah terkoneksi mesin absensi ................................................. 14 

2)  Input bagi SKPD/UKPD yang belum terkoneksi mesin absensi ................................................. 16 

5.  Mencari dan Menyaring input absensi dan kinerja .................................................................. 17 

6.  Merubah Pasword/merubah data registrasi ............................................................................ 18 

VII.  Melihat TKD yang diterima pegawai ............................................................................................. 18 

VIII. Mendata mesin absensi ................................................................................................................ 19 

IX.  Keluar dari sitem e‐TKD ................................................................................................................. 20 

 

   

I. Pendahuluan 

Mulai  bulan  Januari  2010  Pemerintah Daerah  Provinsi DKI  Jakarta menerapkan  kebijakan tunjangan pegawai yang disebut dengan Tunjangan Kinerja Daerah (TKD). Untuk penerapan kebijakan  tersebut  Dinas  Kominfomas  bekerja  dengan  Badan  Kepegawaian  Daerah  (BKD) membangun  sistem  informasi  tunjangan  secara  komprehensif dan  terintegrasi dalam  satu platform  berbasiskan  web  online  yang  selanjutnya  disebut  sebagai  e‐  TKD.  Sistem  ini diharapkan akan memudahkan SKPD/UKPD untuk menginput data absensi dan kinerja setiap pegawainya. 

e –TKD pada  intinya akan mencatat, menghitung dan melaporkan  komponen perhitungan dari Tunjangan Kinerja Daerah yang terdiri dari komponen absensi dan Kinerja. Pencatatan absensi akan dikoneksikan langsung secara online dengan mesin absensi elektronik di masing – masing  SKPD/UKPD  sehingga  akan menjamin  keakurasian  dari  data  absensi.  Sedangkan untuk penilaian kinerja  terus dilakukan pengembangan dari basis penilaian yang dilakukan lewat Aplikasi Penilaian Kinerja (APIK) yang saat ini sudah digunakan oleh SKPD/UKPD 

implementasi e‐TKD direncanakan akan dilakukan secara menyeluruh pada bulan April 2010. Waktu antara Januari s/d Maret 2010 digunakan untuk ujicoba dan persiapan implementasi e‐ TKD diseluruh SKPD/UKPD.  Dengan demikian masa antara Januari – Maret 2010 ini kami sebut  sebagai    Masa  Transisi  Operasional  e‐TKD,  dimana  pada  masa  transisi  tersebut dipergunakan untuk sosialisasi kebijkanan, ujicoba sistem, pelatihan SDM,  instalasi alat dan penyempurnaan sistem sampai pada waktunya siap untuk diimplementasikan 

Sebagai panduan untuk masa transisi  ini maka kepada seluruh SKPD /UKPD diberikan buku petunjuk bagi operator dimana didalamnya berisi pedoman  langkah  yang harus dilakukan dan dipelajari untuk dapat menginput data TKD bulan Januari – Maret 2010.  

Petunjuk penting  yang perlu anda perhatikan pada manual  ini  tercetak dalam huruf  tebal berwarna merah, disusun dalam  langkah –langkah  sederhana dan berurut. Buku petunjuk operator ini nantinya akan diperbaharui kembali setelah masa transisi selesai sebagai tanda dimulainya  implementasi  e‐TKD  secara  menyeluruh  yang  direncakanan  pada  bulan  April 2010 

Kami  akan  sangat  menghargai  kerjasama  dan  masukan  anda  untuk  perbaikan  dan penyempurnaan sistem selama masa transisi ini. Terimakasih 

   

II. Hal – hal yang harus dipersiapkan 

1. Koneksi Internet Sebagaimana dijelaskan diatas seluruh sistem e‐ TKD dibangun dengan platform web online sehingga merupakan  suatu  kebutuhan mutlak  bagi  SKPD/UKPD  untuk memiliki  koneksi internet.   Anda dapat bebas memilih  koneksi  internet  yang paling mudah  anda  sediakan, alternatifnya pun saat ini sudah banyak disediakan di pasaran antara lain : 

a. Jaringan Internet Pemda Bagi anda yang berkantor di gedung balaikota dan  juga gedung walikotamadya di 5 wilayah anda dapat memanfaatkan akses internet yang sudah disediakan oleh Dinas Kominfomas baik melalui kabel jaringan ataupun fiberoptic 

b. Modem Internet Saat ini juga telah tersedia luas modem internet yang dapat dibeli bebas di pasaran, baik yang terkoneksi melalui USB maupun Kabel bahkan beberapa model handphone dapat dimanfaatkan  sekaligus  sebagai modem. Anda dapat memanfaatkan koneksi ini untuk dapat terhubung ke website e‐tkd 

c. Line Telepon Jika  anda  sedang  berada  dirumah  atau  dikantor  yang  mempunyai  koneksi  telp langsung  (bisa untuk menelpon nomer ponsel/bukan  extension) maka  anda dapat mengkoneksikannya  ke  komputer  anda  untuk  bisa mengakses  ke  internet melaui telkomnet  instan  atau  mungkin  bagi  anda  yang  ingin  berlangganan  dapat menggunakan paket Speedy yang dipasarkan oleh PT.Telkom 

d. Internet Umum Alternatif yang mungkin dapat anda coba juga adalah menggunakan fasilitas internet umum yang ada semisal warung  internet  (warnet) maupun hotspot  (wireless) yang biasa ada di sekitar kampus ataupun tempat – tempat makan. Untuk penggunaannya anda harus menanyakan terlebih dahulu kepada pengelolanya. 

2. Mesin absensi elektronik Pengadaan  mesin  absensi  elektronik  akan  diwajibkan  kepada  seluruh  SKPD/UKPD  di lingkungan  Pemda DKI  Jakarta  untuk memastikan  keakurasian  data  absensi  yang menjadi salah satu dasar perhitungan TKD. Mesin absensi elektronik secara umum dapat dibedakan menjadi dua jenis (berdasarkan yang umum digunakan di lingkungan Pemda DKI) : 

a. Mesin absensi Tangan  (Handkey) Merupakan mesin absensi yang mencatat dari bentuk  tangan pengguna, mesinnya relatif lebih besar dan lebih mahal dengan tingkat keakurasian yang cukup 

b. Mesin absensi Sidik Jari (Fingerprint) Merupakan mesin absensi yang mencatat dari  sidik  jari pengguna, keakurasiannya tinggi selain itu bentuknya lebih kecil dan harganya bisa lebih murah 

Kedua jenis mesin absensi diatas dapat anda gunakan untuk proses recording absensi e‐tkd. Anda tidak perlu khawatir dengan jenis/merk mesin absensi yang anda gunakan, aplikasi e TKD nantinya akan membaca dari database yang direcord oleh mesin tersebut bukan dari mesin absensinya secara langsung 

3. Komputer Absensi Setelah  koneksi  internet dan mesin absensi elektronik  sudah anda  siapkan maka hal  yang perlu anda siapkan berikutnya adalah komputer khusus untuk melayani data mesin absensi dan mungkin sekaligus dapat anda gunakan untuk komputer operator  Spesifikasi komputer bebas  namun  kami mensyaratkan  untuk  sistem  operasinya  harus  berbasiskan windows, tidak bisa linux, macintosh ataupun yang lain.  

III. Mekanisme Input SKPD/UKPD 

Sebelum melangkah  lebih  detail  kepada  aplikasi  e‐TKD maka  terlebih  dahulu  anda  perlu untuk memahami proses  input data yang akan dijalankan di masing – masing SKPD/UKPD sebagaimana diterangkan dalam gambar dibawah. Sebagai catatan mekanisme ini akan akan dimplementasikan secara  lengkap ketika masa  transisi ujicoba sistem selesai di bulan april 2010: 

 

Gambar 1. Mekanisme Input e‐TKD di SKPD 

Untuk lebih detailnya dapat dijelaskan alurnya secara berurut sebagai berikut :  

1. Pegawai melakukan absensi di mesin absensi elektronik 2.  Mesin akan mencatat data masuk dan pulang pegawai  tersebut di komputer absensi 

yang terhubung ke internet 3.  Melaui internet maka data di komputer absensi tersebut akan ditarik/dikirim ke server 

aplikasi e – TKD  secara periodik 

PROSES SKPD dan UKPD

1. INPUT DATA ABSENSI PEGAWAI

2. INPUT DATA NILAI KINERJA 

CATATAN :

Record Data Harian1.Telat masuk2.Pulang Cepat3.Kehadiran

Absensielektronik

Verifikasi Data Absen1.Ket. Ijin/Sakit2. Ket. Cuti/Tugas  Bljr3. Ket. Kehadiran4. Ket. Lain ‐ lain

Proses Penlitian,  

Klafirikasi  & Koreksi Nilai 

kinerja

VERIFIKASI Data Kinerja+ Absensi Bulanan

Input Nilai Kinerja 1.Parameter BHU2.Parameter BPU

KONEKSI INTERNET

FINALISASI Data Kinerja+ Absensi Bulanan

SKPD LOKASI GAJI

Arsip Record Absensi

Arsip Record Kinerja

Arsip Record Data input TKD SKPDBulan ybs

• SKPD diberikan mekanisme yang cukup untuk menverikasi data absensi & Kinerja,  Data tggjwab SKPD• Verifikasi data dilakukan kepala kepegawaian SKPD /UKPD, Data  Verified berarti data tersebut sudah siap di level SKPD/UKPD bersangkutan

• Finalisasi dilakukan oleh Kepala SKPD  lokasi gaji, data Finalized berarti data seluruh SKPD & UKPD dibawah koordinasi nya sudah selesai dan siap untuk digunakan proses perhitungan TKD

• SKPD bertanggungjawab agar UKPD dibawahnya memenuhi jadwal supaya TKD bisa diproses (finalisasi)

Minggu terakhir bulan berjalan/ Minggu pertama bulan berikutnya

Dilakukan Tanggal 1 – 10 Bulan berikutnya 

4. Server  aplikasi  e‐TKD  kemudian  akan  menampilkan  data  absensi  setiap  pegawai tersebut di website e‐TKD 

5. Maka selanjutnya di web e‐TKD operator SKPD akan melakukan verifikasi data absensi terkait  keterangan  alasan  kehadiran  pegawaia  (catatan  :  operator  SKPD  tidak  dapat merubah  jam  kehadiran  yang  dicatat  oleh  mesin,  operator  hanya  memberikan keterangan kehadiran) 

6. Secara    paralel  proses  penilaian  kinerja  pegawai  dilakukan  oleh  SKPD/UKPD  secara manual  di  aplikasi  APIK  (di  bulan  April  2010  proses  penilaian  kinerja  direncanakan akan diakomodir via web e‐TKD, tidak lagi manual) 

7. Jika Operator selesai menginput data absensi dan nilai kinerja maka di sistem operator akan mengklik tombol “DATA SELESAI DIINPUT” sehingga status data akan berubah dari proses input menjadi proses pemeriksaan data. 

8. Dengan  dasar  keterangan  absensi  dan  nilai  kinerja  yang  diinput  oleh  operator SKPD/UKPD maka  sebenarnya  sudah dapat dilakukan perhitungan nilai  TKD masing  – masing  pegawai,  namun  kami  meminta  setiap  SKPD/UKPD  untuk  melakukan pemeriksaan data  terlebih dahulu  (verifikasi). Proses verifikasi  ini  sebaiknya dilakukan oleh kabag Kepegawaian atau orang yang bertanggungjawab terhadap data kepegawain di masing  – masing  SKPD/UKPD. Proses  verifikasi dilakukan dengan  tujuan  agar  tidak terjadi kesalahan perhitungan akibat operator salah memasukkan data 

9. Proses  verifikasi  dilakukan  dengan  membandingkan  data  di  website  (hasil  input operator)  dengan  berkas  absensi  dan  kinerja  pegawai  yang  dimiliki  oleh  bagian kepegawaian SKPD/UKPD 

10. Setelah  proses  verifikasi  selesai maka  selanjutnya  verifikator  akan memencet  tombol “DATA  SELESAI  DIPERIKSA”  sehingga  status  data  akan  berubah  kembali  dari  proses pemeriksaan data menjadi proses finalisasi data 

11. Untuk operator dan verifikator disarankan adalah dua orang yang berada di SKPD/UKPD yang  sama dengan pertimbangan bahwa yang mengetahui detil kebenaran dari  input data tersebut adalah hanya orang di SKPD/UKPD tersebut 

12. Tahapan  berikutnya  adaah  proses  FINALISASi,    proses  finalisasi  dilakukan  oleh Penanggungjawab  di  SKPD  Koordinator.    Proses  Finalisasi menjadi  titik  dasar  bahwa data tersebut sudah dinyatakan selesai diinput dan sudah diperiksa secara teliti. Dengan dilakukan finalisasi maka data input SKPD/UKPD secara syah dan benar dapat digunakan untuk perhitungan TKD bulan berjalan 

13. Proses finalisasi disarankan pada tanggal 1 – 10 setiap bulannya untuk penilaian bulan kerja  sebelumnya.  Jika  sampai pada  tanggal yang ditentukan  tidak dilakukan  finalisasi maka sistem akan melakukan finalisasi massal (setelah masa transisi atau pada saat e‐tkd sudah diterapkan penuh) 

14. Mekanisme  diatas  disusun  untuk  menjamin  keakurasian  data  yang  diinput  oleh SKPD/UKPD.  Selama  belum  dilakukan  finalisasi  maka  SKPD/UKPD  masih  dapat memperbaiki data yang dirasa kurang tepat. 

15. Dengan mekanisme diatas diharapkan SKPD akan mengontrol setiap UKPD dan UPT nya untuk  dapat  menyelesaikan  input  data  tepat  waktu.  SKPD  akan  diberikan  fasilitas pemantauan terhadap progres input UKPD/UPT melalui website e‐TKD 

IV. Mengakses website sistem e­TKD Provinsi DKI Jakarta 

Website sitem e‐TKD provinsi DKI Jakarta dapat anda akses melalui internet di alamat  

www.bkd.jakarta.go.id 

untuk mengakses website  ini  lebih  optimal  kami menyarankan  anda  untuk menggunakan browser  internet explorer versi 6 keatas. Namun anda masih dapat menggunakan browser lain di komputer anda seperti Mozilla, Opera dsb. 

Dikarenakan website  ini menggunakan sertifikat keamanan khusus maka untuk mengakses website ini pertama kali anda mungkin akan menemui halaman peringatan seperti dibawah ini  

Menggunakan Internet Explorer  Menggunakan Mozilla Firefox 

   

Silahkan  untuk  meng  klik  pilihan  nomer  dua  : Continue to this website (not recomended) 

 

Jangan  khawatir  kami  pastikan  website  kami aman,  dalam  hal  ini  adalah  karena  nanti  anda perlu mendownload  sertifikat  kemamanan  kami terlebih  dahulu.  Setelah  anda  pilih  hal  tersebut maka website e‐tkd akan muncul seperti dibawah 

Silahkan untuk mengklik pilihan nomer tiga : Saya  paham  resiko  masalah  ini  (I  Understand this Risk)  Sama halnya  seperti penjelasan disamping maka langkah ini aman untuk anda lakukan karena kami menjamin  keamanan  dari  website  ini.  Setelah anda  klik  maka  silahkan  klik  tombol  “Tambah Pengecualian/Add Acception” 

 

Halaman  diatas  merupakan  halaman  awal website  e‐tkd.  Anda  dapat membaca  di  bawah kotak  idpengguna  dan  pasword  ada  himbuaan untuk  mendownload  file  BKD  sertificate Authority.  Panduan  untuk  mendownloa  file tersebut  akan  dijelaskan  lebih  detail  dalam  bab lain  di  manual  ini.  Pada  intinya  ini  merupakan prosedur  untuk menjamin  keamanan  login    dan komunikasi data anda ke server e‐TKD 

 

  Maka selanjutnya akan muncul  jendela notifikasi seperti  diatas  silahkan  anda  pilih  tombol “Konfirmasi  Pengecualian  Keamanan”  maka selanjutnya anda akan dapat melihat website e – tkd seperti hal nya pada internet explorer diatas 

 

V. Pendaftaran Operator 

Langkah pertama yang harus dilakukan operator adalah melakukan registrasi ke website e‐TKD di alamat www.bkd.jakarta.go.id.  

Proses registrasi ini dilakukan dengan melakukan perpindahan username dan pasword lama yang  sudah  dimiliki  oleh  para  operator  input  e‐absensi  di masing  – masing  SKPD  untuk kemudian didaftarkan kembali di aplikasi e‐TKD pada alamat diatas 

Untuk melakukan langkah registrasi ini silakan klik link “registrasi” pada alamat diatas seperti gambar dibawah ini 

 

Gambar 2. Halaman login website e‐TKD 

1. Memasukkan username dan pasword e­absensi yang lama Selanjutnya silahkan masukkan data login lama yang anda gunakan pada saat input e‐absensi terdiri dari :  

a) Kode UKPD    : isikan dengan kode SKPD/UKPD (9 digit0 

b) NRK    : Masukkan NRK sesuai dengan NRK yang terdaftar di e absensi c) Nama     : Masukkan username lama anda di e‐absensi d) Pasword lama   : Masukkan pasword lama anda di e‐ absensi 

 

Gambar 3. Migrasi Username dan Pasword aplikasi e‐absensi yang lama 

2. Mengisikan Data Username dan Pasword baru e­TKD Berikutnya silahkan  isikan data  login anda yang baru , data  ini nantinya akan anda gunakan setiap kali anda akan masuk ke sistem e‐TKD, terdiri dari ; 

a) ID Pengguna     : Isikan dengan username baru yang anda inginkan (bebas) b) Email       : Isikan dengan email pribadi anda secara lengkap c) Konfirmasi email  : Masukkan kembali alamat email yang tlah anda masukkan d) Pasword Baru    : Buat pasword baru anda (bebas, minimal 8 karakter) e) Verifikasi Pasword  : Masukkan kembali pasword persis seperti yang ada isikan di 

pasword baru  

 

Gambar 4. Mengisikan username dan pasword baru e‐TKD 

3. Melengkapi data pengguna e­TKD Setelah  anda mengisikan  data  username  dan  pasword  langkah  selanjutnya  anda  diminita untuk mengisikan kelengkapan data anda seperti : 

a) Nama pengguna  : isikan dengan nama lengkap anda b) Jenis Kelamin    : pilih laki – laki atau perempuan c) Tanggal lahir     : ketik dalam format TGl/BLN/THN (31/12/1982) 

d) Ponsel      : isikan no ponsel anda dengan atau tanpa pemisah – e) Telpon      : isikan nomer telp kantor/rumah anda f) Fax (optional)    : silahkan diisikan bila ada fax 

 

Setelah anda yakin dengan data yang anda masukkan silahkan klik tombol “kirim” di pojok kanan bawah. 

4. Konfirmasi Data Registrasi  Setelah anda klik tombol kirim maka akan muncul halaman konfirmasi  seperti gambar dibawah.  Pada halaman ini yang perlu anda lakukan  adalah : 

a) Salin nomor validasi pada kotak No.Validasi b) Baca dan pahami aturan dan kesepakatan yang tertulis dalam kotak, kemudian klik 

kotak persetujuan dibawahnya hingga muncul tanda chek berwarna hijau c) Selanjutnya silahkan  klik tombol  “Daftarkan” 

 

5. Proses pengiriman email Kode Aktivasi Setelah anda mengklik  tombol pendaftaran maka  selanjutnya  server akan  secara otomatis mengirimkan  kode  aktifasi  ke  alamat  email  yang  anda  daftarkan.  Pada  beberapa  kasus proses pengiriman  ini mungkin akan sedikit  lama, mohon sabar untuk menunggu proses selesai (jangan merefresh atau mengklik back di  browser anda). Setelah proses pengiriman sukses maka akan ada notifikasi bahwa “Pendaftaran sukses, kami telah mengirimkan kode aktivasi ke alamat email anda. Silahkan untuk segera melakukan aktivasi”  

Silahkan  cek  folder  inbox  di  email  anda.  Pada  beberapa  kasus mungkin  akan  terkirim  ke folder spam, silahkan untuk mengecek juga pada folder spam tersebut. 

6. Aktivasi Data Registrasi Setelah  anda  klik  tombol  daftarkan  maka  selanjutnya  sistem  akan  mengirimkan  data registrasi  ke  alamat  email  anda.  Data  tersebut  berisi  kode  aktivasi  yang  dapat  anda masukkan ketika pertama kali login ke alamat website e‐TKD 

  

Hal yang perlu anda isikan adalah : 1. IDpengguna  : silahkan copy dari email 

anda 2. Kode  Aktivasi  :  silahkan  copy  dan 

paste kode aktivasi yang kami kirimkan di email anda 

3. Kode  verifikasi  :  silahkan  untuk menyalin  nomer  yang  tertera  dalam kotak bergaris – garis (nomer acak) 

4. Setelah itu silahkan klik “SUBMIT” 5. Maka  dengan  ini  anda  telah  selesai 

melakukan registrasi pengguna  

Jika dalam kasus kode aktivasi tidak terkirim ke email anda  dalam jangka waktu maksimal 5 menit silahkan untuk mengirimkan email ke : layanan@bkd.jakarta.go.id 

VI. Input data e­TKD 

Setelah  anda mempunyai  ID pengguna dan Pasword  yang  sudah  anda daftarkan  sekarang anda dapat mulai melakukan input data e‐TKD 

1. Masuk ke website e­TKD Masukan  ID pengguna dan pasword kemudian klik  tombol masuk  (bila anda  lupa pasword silahkan  gunakan  fasilitas  lupa  pasword  disamping  tombol  masuk,  kami  akan  langsung mengirimkan kode reset pasword ke email anda) 

 

2. Halaman Rekap e ­TKD Pada  halaman  ini  anda  akan  disajikan  rekapitulasi  UKPD  dibawah  Kordinasi  SKPD  anda (khusus UKPD hanya akan tampil data UKPD nya sendiri). Silahkan klik kode UKPD/SKPD anda 

 

Pada  halaman  ini  anda  dapat  memantau  progress  data  absensi  dan  kinerja  yang  telah diinput. Untuk mengatahui data  siapa yang belum diinput anda dapat  langsung meng  klik pada angka di kolom belum input absensi/belum input kinerja spt halaman diatas. 

Bagi  SKPD  diharapkan  untuk memantau  progres  masing  –  masing  UKPD  nya  sebelum tanggal  1‐  10  setiap  bulan.  Diharapkan  pada  tanggal  tersebut  seluruh  UKPD  dan  SKPD sudah  selesai meningput  data  absensi  dan  kinerja  sehingga  bisa mulai  u  diproses  pada perhitungan TKD 

   

3. Halaman utama SKPD Progres input dari UKPD/SKPD anda bisa anda pantau langsung di halaman utama SKPD ini 

 

Dalam halaman ini silahkan perhatikan : 

1. Pastikan SKPD/UKPD yang tertera dalah SKPD/UKPD anda 2. Status data dan ubah status data adalah  tombol untuk proses  input, verifikasi dan 

finalisasi sebagaimana yang dijelaskan diatas. Jika operator telah selesai menginput maka  silahkan  klik  tombol  Input  sudah  selesai, maka  secara  otomatis  status  data akan berubah dari proses input menjadi proses verfikasi 

3. Perhatikan menu disamping kiri : 

• Input bulan 2010   : menu untuk  input data absensi dan kinerja pegawai   bulan yang disebutkan 

• TKD bulan 2010  : menu  untuk melihat  data  hasil  perhitungan  TKD  (listing) pada bulan yang disebutkan 

• Mesin Absensi  :  fasilitas  untuk  mendaftarkan  mesin  absensi  yang  ada  di SKPD/UKPD anda masing – masing 

• Jadwal Kerja  :  fasilitas  untuk  merubah  jam  kerja  diluar  jam  kerja  yang wajar  seperti    jika ada pegawai  shift  siang/sore,  termasuk didalamnya fasilitas untuk setting cuti 

• Riwayat  : merupakan  tempat untuk  link –  link TKD bulan yang  telah lampau 

• Download  : tempat bagi  link dokumen,  file, maupun  laporan yang bisa anda download 

   

4. Menginput absensi dan kinerja Selanjutnya anda dapat memulai mengiput data absensi dan kinerja, dalam  input  ini dibagi dua  jenis yaitu  input bagi yang SKPD/UKPD yang sudah  terkoneksi mesin absensi dan yang belum terkoneksi. 

1) Input bagi SKPD/UKPD yang sudah terkoneksi mesin absensi a. Klik NRK dari pegawai yang anda akan inputkan keterangan absensinya 

  

b. Maka  selanjutnya  akan  terlihat detil data  absensi pegawai berdasarkan data  yang dicatat oleh mesin absensi secara otomatis. Untuk pegawai yang melakukan absensi maka secara otomatis akan dinyatakan hadir  

  

c. Pada  kasus  absensi  normal  maka  operator  tidak  perlu  memberikan  keterangan absensi  karena  data  masuk  dan  pulang  akan  otomatis  menghitung  jika  ada keterlambatan dan pulang cepat 

  

d. Sedangkan  untuk  kasus  pegawai  yang    data  jam masuk  dan  jam  pulangnya  tidak lengkap  anda  harus memberikan  perhatian  khusus  untuk  kemudian  anda  berikan keterangan  terkait  dengan  kehadiran  pegawai  tersebut.    Pada  contoh  dibawah absensi pegawai di tanggal 22 Januari tidak ada kehadiran. Maka  langkah yang kita lakukan adalah : 

i. Klik lambang pensil pada tanggal yang akan kita beri keterangan ii. Maka  selanjutnya  data  kehadiran  akan  terbuka,  silahkan  anda  klik  panah 

combo di kotak  tersebut  sehingga akan muncul pilihan keterangan  seperti dibawah 

iii. Pilih keterangan yang sesuai kita umpakan dia dinas luar iv. Setelah itu klik tombol save (lambang disket) 

 v. Data  keterangan  dinas  luar  akan  tersimpan,  lanjut  ke  tanggal  yang  lain 

ataupun ke data absensi pegawai yang lain 

   

2) Input bagi SKPD/UKPD yang belum terkoneksi mesin absensi Sebagaimana  telah  dijelaskan  diatas  untuk  masa  transisi  ini  maka  sebagian  besar SKPD/UKPD masih dalam  tahap pengadaan maupun  instalasi mesin absensi  ,  sehingga untuk proses  input data kinerja dan absens bulan  Januari dan Februari sebagian besar masih manual  . Arti manual disini adalah  tetap menggunakan sistem e‐TKD hanya saja perhitungannya dilakukan manual oleh masing SKPD/UKPD,  tidak  secara otomatis dari mesin absensi elektronik. Gambaran  input manual  ini adalah  sama  seperti  logika pada saat  menginput e‐absensi yang lama. 

a. Untuk menginput  secara manual maka  yang  diminta  adalah  anda  terlebih  dahulu melakukan rekapitulasi data bulanan terhadap data sakit, alpha,  ijin, cuti, telat dan pulang cepat setiap pegawai di SKPD/UKPD anda. Jika data tersebut sudah siap maka silahkan untuk mengklik lambang pensil di sebelah kiri kolom NRK pegawai 

 b. Maka kotak  input akan terbuka silahkan anda  isikan angka  jumlah sakit, alpha,  izin, 

cuti, Total menit Terlambat, Total menit pulang cepat dan nilai kinerja (sama seperti input e‐absensi yang lama). Jika ada informasi yang perlu ditambahkan isikan dalam kotak keterangan 

   

   

c. Setelah semua terisi klik tombol save (gambar floppy kotak biru)  

 d. Lanjutkan pengisian ke pegawai yang lain dengan langkah sama seperti diatas 

 

5. Mencari dan Menyaring input absensi dan kinerja Kami menyediakan fasiltas untuk mencari data berdasarkan penyaringan kriteria, anda dapat memilih di kotak paling atas dengan mengetikkan NRK dan atau nama, atau bisa  juga anda tinggal memilih kriteria yang anda inginkan seperti melihat siapa saja yang belum input dst 

 

 

6. Merubah Pasword/merubah data registrasi Kami sarankan anda untuk secara berkala merubah pasword anda demi keamanan account anda. Untuk merubah pasword maupun data  lainnya silahkan klik  link pengaturan di menu bagian  atas.  Untuk  merubah  pasword  isikan  data  pasword  kemudian  klik  tombol  ubah pasword. Untuk mengedit  data  registrasi  anda  silahkan  klik  tombol  edit.  Sebagai  catatan untuk  IDPengguna  tidak akan dapat andar  rubah karena  itu  sudah diikat di  sistem  sebagai data unik anda. Data selain ID pengguna dapat anda rubah. 

 

VII. Melihat TKD yang diterima pegawai Untuk melihat hasil perhitungan total TKD yang diterima pegawai anda dapat mengklik menu “TKD bulan 2010” . Kalimat bulan akan terus berubah sesuai dengan bulan input data.  Dalam menu tersebut anda akan dapat melihat rincian data pegawai berikut masing TKD yang diterima 

 

 

VIII. Mendata mesin absensi Untuk mempercepat proses absensi elektronik online, kami meminta bantuan anda  sebagai operator  SKPD/UKPD untuk mendata mesin  absensi  yang  ada di masing    SKPD/UKPD. Kami sarankan  setiap mesin absensi harus anda daftarkan baik  itu  lebih dari  satu mesin maupun satu mesin tapi digunakan untuk berbarengan  lebih dari satu SKPD/UKPD. Tujuan pendataan ini adalah agar kami dapat mengirimkan software koneksi yang sesuai dengan tipe mesin anda selain  untuk  mendata  kesiapan  SKPD/UKPD  di  lapangan.  Untuk  mendata  mesin  absensi silahkan klik menu “Mesin Absensi” di halaman utama SKPD. 

Selanjutnya untuk mengisi data silahkan klik tombol edit seperti gambar dibawah 

 

Silahkan isi form pada data yang diminta kemudian setelah selesai klik update 

 

Keterangan : 

• Jenis   :  pilih  salah  satu  dari  tiga  pilihan  yang  tersedia  yaitu  handkey, fingerprint atau faceprint (wajah) 

• Merk/No Seri  :  isikan  dengan merk  atau  nomer  seri  yang  tertera  pada mesin absensi  elektronik  anda.  Silahkan  lihat  lebih  teliti  di  mesin tersebut 

• Lokasi Mesin  :  Sebutkan  lokasi  mesin  tersebut,  kami  menyarankan  lokasi adalah gedung tempat mesin tersebut diletakkan. Misal gedugn balaikota Dki lt 6, atau Gedung SDN01 lt2 dst 

• Jumlah Mesin   : jika mesin dengan merk/no seri yang sama anda miliki lebih dari satu mesin maka tuliskan jumlahnya. Namun jika anda memiliki lebih  dari  satu mesin  dengan  tipe merk/no  seri  yang  berbeda cukup anda tuliskan satu persatu dengan pendaftaran masing – masing untuk setiap mesinnya 

• Sistem Operasi  :  merupakan  sistem  operasi  komputer  absensi  yang  anda hubungkan  dengan  mesin  absensi  elektronik.  Sebagaimana telah dijelaskan diatas kami mensyaratkan untuk menggunakan sistem  operasi  windows  .  silahkan  pilih  sistem  operasi  yang sesuai pada pilihan diatas 

• Koneksi Internet  :  jika komputer absensi anda sudah mempunyai koneksi  internet silahkan klik pada kotak  sehingga akan muncul  tanda  centang. Jika belum maka tinggalkan 

Jika sudah selesai mengisikan data silahkan klik tombol UPDATE 

IX. Keluar dari sitem e­TKD 

Untuk  memastikan  account  anda  tidak  digunakan  oleh  orang  lain  maka  jika  anda meninggalkan  komputer  anda  pastikan  anda  sudah  keluar  dari  sistem. Untuk  keluar  dari sistem maka silahkan klik link “keluar sistem” pada menu yang kami sediakan diatas. Dengan anda keluar sistem maka untuk masuk kembali akan diminta idpengguna dan pasword anda sehingga tidak sembarang orang bisa masuk