SharePoint Server 2010 Klantreferentie

Combinatie SharePoint en Lync ondersteunt wereldwijde communicatievisie Informa

Overzicht Land: Nederland Branche: Media Klantprofiel Informa is een wereldwijd mediaconcern dat kennis, informatie en specialistische deskundigheid en diensten levert aan verschillende sectoren. Informa heeft ongeveer 8.000 medewerkers en is actief vanuit meer dan 150 kantoren in ruim 40 landen. Situatie Behoefte aan efficiëntere en effectievere communicatie en samenwerking tussen de verschillende divisies en landen met als doel meer omzet en meer verkoopkansen. Oplossing Informa koos voor SharePoint Server 2010 en Lync. Voordelen cross-marketing verbeteren gemakkelijk samenwerken bij

productlanceringen en evenementen meerwaarde voor klanten meer omzet nieuwe omzetkansen grote gebruiksvriendelijkheid toekomstvast

“Indigo op basis van SharePoint en Lync is onze nieuwe langetermijnvisie voor geïntegreerde communicatie, waarbij bedrijven in alle landen informatie delen en samenwerken.”

Isobel Peck, Group Chief Marketing Officer

Mediaconcern Informa zocht een oplossing om de communicatie en de samenwerking tussen de verschillende divisies en klanten in diverse landen te verbeteren. Doel van de operatie was om meer omzet en meer verkoopkansen te creëren. Na een marktverkenning bleek Microsoft SharePoint Server in combinatie met Lync de beste oplossing. Een korte uitrol volgde en het bedrijf ervaart inmiddels hoe de combinatie van SharePoint en Lync de cross-marketing en samenwerking bij productlanceringen en evenementen verbetert. Informa is er ervan overtuigd dat het door Indigo meer inkomsten zal genereren, bij bestaande én nieuwe klanten.

Situatie Hoewel verscheidenheid een kernwaarde is binnen Informa, ontstond de behoefte aan efficiëntere en effectievere communicatie en samenwerking tussen de verschillende divisies en landen met als doel meer omzet en meer verkoopkansen. Informa ontwikkelde samen met Caesar Experts ‘Indigo’: een nieuw intranet gebaseerd op SharePoint en Lync.

Oplossing Nadat CEO Peter Rigby de beslissing voor een geïntegreerd communicatie-platform had genomen, startte Jan van Deenen, CTO Group Marketing, met zijn Nederlandse team het project. Jan: “We hebben verschillende intranetpakketten met de gangbare functionaliteit bekeken. Maar wij wilden meer. Wij wilden een platform dat we konden aanpassen aan onze eisen voor 'usability', het vinden van informatie, huisstijl en merkbewustheid. In onze zoektocht naar een toekomstvaste oplossing liet Caesar Experts – met wie we al jaren samenwerken – ons de mogelijkheden van SharePoint Server zien. Veel van onze collega’s raadden SharePoint af: te groot en inflexibel. Toch besloten we in overleg met onze CIO Jonathan Earp dat SharePoint in combinatie met Lync de beste optie was binnen ons Microsoft-landschap.” Proof of Concept Het project was ambitieus in scope, budget en tijd. Caesar Experts ontwikkelde eerst een ‘Proof of Concept’ om zeker te zijn dat SharePoint aan de eisen zou voldoen en om goedkeuring van de Raad van Bestuur te krijgen. Een derde van hen vond een nieuw intranet niet de allerbeste investering in een stagnerende economie. De ‘Proof of Concept’ richtte zich vooral op gebruikerservaring en de waarde daarvan

voor de organisatie. Acht weken later stond Isobel met Indigo als prototype voor de Raad en liet zien hoe de corporate en organisatiehomepages werkten, de personeelsvinder, de marketingkalender en hoe gemakkelijk je informatie vindt. Isobel Peck, Group Chief Marketing Officer: “Zelfs de meest sceptische commissarissen waren enthousiast. Het resultaat? Een unaniem ‘ja’ voor Indigo.” Uitrol Vanaf het begin stond de ontwerpfase los van de ontwikkelfase. Een Londens bureau ontwierp de gebruikersinterface vanuit de beste gebruikerservaringen voor intranet. Helaas sloten de originele ontwerpen niet naadloos aan op het technisch ontwerp. Isobel: “Een tegenvaller, maar Caesar Experts wist de ontwerpen zonder vertraging te bewerken tot geschikte templates.” De deadline voor het project was vier maanden. Jan vervolgt: “Nadat we Indigo hadden gepresenteerd tijdens een enthousiaste, internationale CIO-vergadering, gingen we geheel volgens schema live met 5.000 medewerkers bij twee grote bedrijfsonderdelen: Informa Business Information (IBI) en Taylor & Francis, academische uitgevers. Een uitdagende pilot, maar iedereen omarmde Indigo direct en prees het gebruiksgemak.”

Voordelen “We staan aan het begin van een nieuwe manier van communiceren, maar voor mij is het project nu al 100% succesvol,” zegt Isobel. “Indigo is ons nieuwe geïntegreerde communicatieplatform op basis van de combinatie SharePoint en Lync. Daarmee kunnen we onze cross-marketing verbeteren en samenwerken bij productlanceringen en evenementen. We zijn ervan overtuigd dat we door Indigo meer inkomsten gaan genereren, bij bestaande én nieuwe klanten, en dat het onze klanten meerwaarde geeft.”

”We staan aan het begin van een 

nieuwe manier van communiceren, 

maar voor mij is het project nu al 100% 

succesvol.”  

Isobel Peck, Group Chief Marketing Officer 

   

Jan van Deenen, CTO Group Marketing, voegt daar aan toe: ”Medewerkers pakken Indigo gemakkelijk op. Ze kunnen nu informatie delen en samenwerken. We horen dat de site eenvoudig werkt, nuttige informatie bevat en een mooie vormgeving heeft. We hebben Indigo ontwikkeld vanuit de gebruikerservaring en dat lijkt aardig gelukt.” Gevraagd naar de rol van Caesar Experts in het succes van Indigo, antwoordt Jan beslist: “Caesar Experts staat open voor wensen van de klant. Informa is een ambitieuze organisatie. Bij Informa zijn we heel wendbaar en werken we met korte oplevercycli. Dat vraagt veel energie van alle betrokkenen, maar zorgt wel dat we sneller en goedkoper werken. Caesar Experts heeft deze methodiek opgepakt en heeft een team gevormd naar onze werkwijze. Zo hebben ze laten zien dat hun ‘agile’ ontwikkelmethode werkt voor veeleisende projecten als het onze.” Isobel voegt daaraan toe: “Caesar Experts heeft zich onze complexe organisatie en manier van werken heel snel eigen gemaakt. Zij hebben echt bijgedragen aan het succes van het project.” Toekomst Indigo is Informa’s nieuwe langetermijnvisie voor geïntegreerde communicatie, waarbij bedrijven in alle landen informatie delen en samenwerken. In de eerste fase raakt de organisatie vertrouwd met het delen van informatie. Dit moet zowel vanuit IT als vanuit de organisatie een stevige basis krijgen. In fase twee komt de teamfunctionaliteit erbij, zodat divisies echt kunnen samenwerken. Jan: “Ik vertrouw erop dat Caesar Experts ons bij die overgang helpt. Door hun nauwe samenwerking met Microsoft en

hun marktkennis kennen ze de laatste ontwikkelingen."

Over Caesar Experts Caesar Experts helpt organisaties om met krachtige IT-oplossingen hun bedrijfsdoelstellingen te behalen. Caesar Experts stuurt daarbij op ultieme klanttevredenheid, wat uniek is in de markt. Klanten zijn tevreden als zij door middel van IT kunnen excelleren. Concreet betekent dit dat zij meer omzet behalen, efficiënter werken, effectiever werken of betere stuurinformatie hebben. Daarvoor gebruikt Caesar Experts zijn jarenlange expertise in Microsoft en uitgebreide marktkennis op het gebied van Business Process Mana-gement, Enterprise Content Manage-ment, Het Nieuwe Werken en Business Intelligence. Caesar Experts is een innovatie van de Caesar Groep, waartoe ook Garansys en Caesar Tenders behoren. De Caesar Groep is opgericht in 1993 en heeft ongeveer 250 medewerkers.

SharePoint Server Microsoft SharePoint vergemakkelijkt de samenwerking tussen mensen. Met SharePoint kunnen medewerkers websites opzetten waar ze informatie delen met anderen, documenten van begin tot eind beheren en rapporten publiceren waardoor iedereen betere beslissingen kan nemen. De functies van SharePoint zijn op elkaar afgestemd zodat uw organisatie snel kan inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Met SharePoint kunnen uw werknemers ideeën en expertise delen, oplossingen op maat bieden voor specifieke behoeften en de juiste bedrijfsinformatie vinden om betere beslissingen te kunnen nemen. IT-afdelingen kunnen met SharePoint de kosten voor training en onderhoud verlagen, tijd en energie besparen en zich richten op hogere bedrijfsprioriteiten.

Meer informatie Microsoft www.microsoft.nl Informa Isobel Peck, Group Chief Marketing Officer Jan van Deenen, CTO Group Marketing, www.informa.com Caesar Experts www.caesar.nl

Deze referentie is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Microsoft verleent geen garanties, noch expliciet noch impliciet, met betrekking tot deze tekst. Eerste publicatie: november 2012

Software & ServicesSharePoint Server 2010 Microsoft Lync 2010