CAPITULO V DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE

149

CAPITULO V

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO PARA

MEJORAR EL PROCESO CONTABLE DE CONSTRUCCIONES BRAVO – PERCHE, S.A.

150

150

CAPITULO V

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO

PARA MEJORAR EL PROCESO CONTABLE DE

CONSTRUCCIONES BRAVO – PERCHE, S.A.

En este capítulo se presentará el diseño, el cual consiste en la

elaboración de un Manual para asistir al personal que tenga a su cargo el

Departamento de Administración Contable.

5.1. Presentación del Diseño.

Ante los resultados obtenidos de la investigación, se presenta la

siguiente propuesta como una alternativa de solución que brinde al

personal encargado del manejo de los activos fijos una guía o

herramientas para el registro oportuno, permitiendo mantener

actualizadas, todas las actividades a realizar para tan importante rubro y que

contribuya a minimizar los costos, logrando un mejor control a través del

suministro de un marco de referencia sobre todas las actividades que regulan

los procesos contables en función de las normas y procedimientos de

aceptación general de manera de adoptar nuevos lineamientos que dirijan los

procesos de control de activo eficientemente así como brindar el

conocimiento en lo que respecta a los procesos de adquisición, depreciación,

retiros, incorporación y traslado.

151

5.2. Justificación del Diseño.

La necesidad que presenta cualquier organización en cuanto al manejo y

control de sus activos hace necesario que la empresa objeto de esta

investigación pueda considerar la aplicación de un manual de sistemas de

control interno que permita mejorar los procesos contables, lo que justifica la

construcción del mismo el cual contiene las normas, procesos y formatos que

van a viavilizar su funcionamiento.

5.3. Fundamentación Teórica.

Las propuestas que se presenta en esta investigación se

fundamentan legalmente en las normas y principios contables de

aceptación general, en la Ley de Impuesto Sobre la Renta y a los Activos

Empresariales.

En las teorías de los autores citado en esta investigación, en los aportes

de la revisión de la literatura presentada en los antecedentes de la

investigación y en los resultados del diagnóstico deslindados de manera

detallada por los ítems y los indicadores en cada una de las variables

planteadas en el capitulo anterior y por ende en los objetivos planteados

inicialmente en esta investigación.

152

5.4. Estructura.

La estructura de la organización propuesta que se presenta contiene el

esquema de la estructura organizacional de Construcciones Bravo Perche

S.A.

Adoptando a las condiciones requeridas por la empresa para el

aprovechamiento del Manual de Sistemas de Control Interno.

Organigrama.

Estructura Organizativa

Asesoría Legal Asesoría Contable

Asistente Contable

Dpto. Contable

Asistente Administración

Administración

Planificación y Control de Obra

Asistencia Técnica Comercial

Operaciones

Gcia. de Ing. y Construcción Mantenimiento Coordinación de Calidad Coordinación de Seguridad

Gerencia General

Presidencia

Representante de la Dirección

Asesoría Externa

Relación Interdepartamental

153

Construcciones Bravo – Perche, S.A.

BRAPERCA

Manual de los Sistemas de Control Interno de los

Activos Fijos.

154


BRAPERCA

GENERALIDADES.

155


BRAPERCA Manual de Sistemas de Control Interno de Activo Fijo

OBJETIVO.

El objetivo fundamental de este Manual es proporcionarle a la Empresa

BRAPERCA un método para el manejo y registro de los Activos Fijos, ya

que en el se describen una serie de normas y procedimientos para el

control interno de todas las adiciones con sus respectivas depreciaciones,

así como los retiros de dichos bienes tangibles en una forma sistemática;

con el fin de establecer procedimientos ideales para el alcance del

objetivo y luego evaluar los mismos para ver su rendimiento.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA PROPUESTA.

- Controlar a través de procedimientos establecidos los activos fijos.

- Simplificar las operaciones mediante novedosos procesos de trabajo

que proporcionen el desarrollo eficaz de las tareas.

- Internalizar como deben realizarse las actividades estableciendo el

orden en las personas que deben ejecutarlas.

156


BRAPERCA

Manual de Sistemas de Control Interno de Activo Fijo

- Proporcionar una forma sistemática para el manejo de las

adquisiciones, incorporaciones, registros, traslados y desincorporaciones

de los activos fijos con el fin de establecer procedimientos ideales para el

alcance de los objetivos de la organización objeto de estudio.

- Reafirmar el concepto que se debe obtener para la definición de

activos fijos así como su costo y vida útil para el cálculo de la depreciación

y amortización.

- Brindarle a la organización información veraz y oportuna para

elaborar análisis financieros pertinentes al manejo de los activos fijos.

ALCANCE

Ante el objetivo expuesto, se espera que el mismo sirva de apoyo para

todo el personal encargado del manejo de los Activos Fijos para lograr el

oportuno registro y un mayor control, permitiendo así que se mantengan

actualizadas todas las actividades a realizar para proteger tan importantes

rubros y que contribuyan a minimizar los costos.

157


BRAPERCA


USO DEL MANUAL.

El Manual de Normas y Procedimientos está dividido en cuatro (4)

secciones principales:

Sección “A” Tratamiento.

Sección “B” Normas para el Control Interno de los Activos Fijos.

Sección “C” Procedimientos para el retiro de los Activos Fijos.

Sección “D” Descripción de Cargos. Funciones y Responsabilidades.

Cada una de estas secciones determinadas se encuentran divididas en

subdivisiones, en una forma alfa numérica y en un orden consecutivo. A

su vez cada subdivisión tiene una secuencia de número particular, siendo

la misma un documento determinado.

158


BRAPERCA


Todas las secciones se encuentran especificadas en el índice general

y cada documento del Manual a su vez esta encerrado en un formato

que indica arriba y a la derecha:

1. Sección / Subsección.

2. Número de Páginas.

3. Fecha.

159


BRAPERCA

TRATAMIENTOS.

160


BRAPERCA

Sección A Páginas: 1 De 9 Fecha


Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Tratamiento del Registro de los Activos Fijos.

- El registro de los Activos Fijos estará a cargo del departamento

administrativo el cual se encargará de determinar la necesidad que pueda

existir en las diferentes áreas de la organización.

- El departamento designado para el registro deberá vigilar cada

movimiento del Activo Fijo con el fin de disminuir o evitar posibles

pérdidas de tiempo al momento de requerir la realización de alguna

transacción.

- Una vez realizado cualquier cambio o movimiento del Activo Fijo el

departamento encargado del registro deberá recurrir al control de

inventarios de Activos Fijos establecidos en la organización.

161


BRAPERCA




Tratamiento de la Adquisición de los Activos Fijos.

- Debe existir una política que establezca que todas las compras de

Activos Fijos sean manejadas por un Departamento de Compra y se

sujeten a rutinas estándares con respecto a la recepción, inspección y

pago.

- En caso de que existan gastos por conservación y reparaciones, se

deberá establecer políticas que permitan distinguir dicha inversión de las

adiciones de los bienes tangibles, para ser registrados por separado al

costo del activo original.

- Cuando se compra o se recibe a cambio de u lote de Activos Fijos

que no se especifique que el precio correspondiente a cada uno de los

bienes, se deberá distribuir el costo total entre ellos mismos con base al

valor relativo de cada uno determinado por avalúo.

162


BRAPERCA




- Se debe investigar si representa si representan reposiciones de las

adquisiciones de los Activos Fijos y comprobar que los bienes substituidos

fueron dados de baja contablemente.

163


BRAPERCA




Tratamiento de la Depreciación de los Activos Fijos.

- Se debe verificar que los bienes hayan sido registrados al costo

según el método adoptado para la correcta valuación de la depreciación.

- Debe comprobarse que el cómputo de la depreciación sea hecho de

acuerdo con métodos aceptados y bases razonables.

- Se debe comprobar que exista consistencia en el método de

valuación (línea recta, número de dígitos decrecientes y crecientes, o el

de rendimiento) seleccionado, así como el cálculo de la depreciación

desde la fecha que empiecen a utilizarse.

- Debe realizarse una revisión de los cálculos aritméticos con relación

a la asignación de depreciación por cada unidad de activos, comprobando

que dichos cálculos son adecuados y equitativos, en especial en el

período de “inflación“ donde tanto los activos fijos como sus respectivas

depreciaciones asignadas deben ser reexpresadas con relación a sus

cifras históricas.

164


BRAPERCA




- Para la reexpresión de los Activos Fijos por ser estos Partidas no

Monetarias, se debe considerar los métodos de ajuste para medir los

efectos de la inflación los cuales son: Método del Nivel General, Método

Costos Corrientes y el Método Mixto (combinación del primero y segundo

Método).

165


BRAPERCA




Tratamiento del Traslado de los Activos Fijos.

- Debe existir una comunicación interna por escrito cuando se desea

transferir un activo donde se solicite y se argumente la necesidad de

adquirir dicho activo.

- El jefe de almacén recibe la comunicación evalúa si existe la

necesidad de transferir el activo, luego elabora el formato de transferencia

atendiendo las especificaciones dadas. Anexo 1.

- Posterior a la elaboración del formato se procede a la aprobación por

parte de la gerencia, y luego es devuelto al jefe de almacén para proceder

al traslado.

- Los activos que se transfieran de una obra a otra se deberá actualizar

la información referida a ubicación y custodia para ejercer el debido

control.

166


BRAPERCA




- La información debe estar contenida en un formato que no presente

tachaduras ni enmendaduras dado que esta información debe ser clara y

personal; en caso de enmendaduras debe anularse el formato.

167


BRAPERCA




Tratamiento de la Desincorporación de Activos Fijos.

- Cualquier destino que se le pretendan dar a los Activos Fijos por

retiro o desincorporación, deberá ser suscrito por medio de una acta por la

persona autorizada para tal fin y que abarque ordenes de retiros

prenumeradas, que describan las causas de retiros.

- Se debe comprobar que la utilidad o pérdida resultante de las ventas

o retiros, haya sido correctamente registradas, y que sea cancelada la

depreciación acumulada correspondiente.

- En caso de que existan Activos Fijos ociosos en el período operatorio

la depreciación deberá registrarse con cargo a una cuenta de perdida.

- Al abandonarse cualquier Activo Fijo debe registrarse a su valor de

realización y si este es inferior al valor neto según libros, la pérdida

deberá cargarse a resultados y atendiendo a su importancia relativa se

presentará en un renglón especial de los estados financieros.

168


BRAPERCA




Tratamiento de la Incorporación de Activos Fijos.

- Deberá existir un formato de solicitud que se requiera.

- Este formato deberá ser llevado a la alta gerencia para aprobar la

incorporación del activo.

- Posterior a la revisión por la alta gerencia se procederá a buscar

ofertas correspondientes al activo requerido por parte de los proveedores.

- Después de evaluar las ofertas se realizará la compra del Activo Fijo

para posteriormente al momento de ingresar el activo proceder a llenar el

formato de incorporación del activo.

169


BRAPERCA

NORMAS PARA EL CONTROL INTERNO DE LOS

ACTIVOS FIJOS.

170


BRAPERCA

Sección B Páginas: 1 De 4 Fecha



Control Interno.

- Debe existir segregación adecuada en las funciones de los Activos

Fijos bien sean de adquisición, venta, custodia y registro; lo que propicia

una vigilancia permanente entre los departamentos y personas

involucradas con la transacción.

- Debe existir la aprobación por parte de la administración para la

realización de cualquier transacción referida a los Activos Fijos, la cual se

requiere de un estudio previo dentro de la empresa y así determinar si se

necesita hacer el desembolso, venta, etc.

- Se debe comprobar que todos estos activos sean propiedad de la

empresa, a través de la documentación que lo ampare (contratos de

compras, contratos de obras, arrendamiento, etc.) y también realizar una

inspección física para la verificación de su existencia

171


BRAPERCA




- Debe realizarse inventario físico en forma periódica, diseñados con el

propósito de verificar la existencia, localización, condiciones y uso de

todos los activos en los listados de las cuentas, y así revelar la existencia

de cualquier unidad no registrada.

- El registro de los activos debe hacerse en cuentas que representen

grupos homogéneos en atención a su naturaleza y la tasa de

depreciación, con el objetivo de facilitar sus cálculos y mantener registros

contables representativos.

172


BRAPERCA




- Debe hacerse una revisión periódica de las construcciones e

instalaciones en proceso para registrar oportunamente las terminadas, la

cual va permitir conocer cuando se terminan las obras e iniciar los

“Cargos a Resultados” de las depreciaciones.

- Debe llevarse registros auxiliares de los Activos Fijos, en el cual se

especifiquen el costo según factura más los gastos adicionales de compra

implicados, vida útil, valor residual, depreciación, método de valuación y

ver si el activo ha experimentado adiciones o mejoras, etc.

- Los registros deben tener fácil acceso para determinar los renglones

que no han tenido movimiento en el transcurso del año.

- Se debe comprobar que lo recibido y registrado coincida

adecuadamente con los bienes adquiridos.

- Se debe comparar los registros de los precios de entrada con las

salidas.

173


BRAPERCA




- Todas las transacciones efectuadas por los departamentos

involucrados deben estar debidamente soportados.

- Existencia de registros individuales que permitan la identificación y

localización de los bienes mediante códigos de identificación.

- Debe determinarse la existencia de gravámenes, ya que se

involucran activos de distinta naturaleza y que pueden ser otorgados bien

sea en calidad de prestamos hipotecarios, garantía, etc., que limitan su

disposición.

- Debe llevarse una descripción oficial de las políticas de la empresa

en cuanto a los gastos capitalizables y los cargos a resultados.

- Se deben establecer límites en las existencias de los Activos Fijos

tanto de máximo como de mínimo, según las necesidades de la empresa.

174


BRAPERCA

PROCEDIMIENTO PARA EL RETIRO

DE LOS ACTIVOS FIJOS.

175


BRAPERCA

Sección C Páginas: 1 De 2 Fecha



Procedimientos para el Retiro de los Activos Fijos.

Los Jefes de Departamentos verifican la existencia y las condiciones

en que se encuentra el activo para cualquier destino que se le quiera dar.

Luego realiza una Orden de Retiro en original y copia, en la cual la

original se le entrega a la persona autorizada para tal fin y a su vez la

decisión deberá emanar de un órgano administrativo adecuado (Gerente

Administrativo / Contable, o Gerente General), pudiendo llegar hasta los

accionistas de la empresa para la firma de aceptación.

Seguidamente se deberá suscribir una acta donde se refleje la

comprobación de la Junta Directiva y el motivo del retiro de los Activos

Fijos, sus condiciones, uso y depreciación correspondiente.

El Departamento de Contabilidad recibe los documentos originales

para actualizar el registro contable de los Activos Fijos, elaborar el

respectivo reporte y archiva.

176


BRAPERCA

Sección C Páginas: 2 De 2 Fecha



Al momento de que el activo sea retirado del servicio debe abonarse

su costo a la cuenta relativa y cancelarse la depreciación acumulada; el

valor neto según libros más el costo de disposición menos el valor de

realización o de desecho arrojará una utilidad o pérdida que debe ser

reflejada en los resultados del ejercicio.

177


BRAPERCA

DESCRIPCIÓN DE CARGOS.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.

178


BRAPERCA

Sección D Páginas: 1 De 6 Fecha



Jefe de Compras.

- Dirige, organiza, planifica y ejecuta cualquier tipo de compra de la

empresa en general, llevando una relación óptima entre precio, calidad,

fecha de entrega y sobre todo lo rentable para la compañía.

- Elabora y firma las Requisiciones de Materiales y Ordenes de

Compra derivadas de las solicitudes de compra proveniente de los

diferentes departamentos.

- Clasifica a los proveedores por el tipo, evaluación y auditorias

permanentes.

- Recibe todas las solicitudes de compra analiza y preaprueba para

comenzar la búsqueda de precios a través de la cotización de los

diferentes proveedores según la investigación de mercado realizada,

como también la fecha de entrega, servicios, calidad, etc.

179


BRAPERCA




- Elabora un seguimiento directo conjuntamente con el Jefe de

Almacén, con relación a la duración de lo comprobado dentro de la

empresa.

- Reporta a la Gerencia Administrativa / Contable sobre las compras

realizadas.

- Archiva todos los documentos referentes a la adquisición de los

activos y la relación de los proveedores.

180


BRAPERCA




Jefe de Almacén.

- Realiza un inventario y control de todas las herramientas y equipos

de medición de la empresa, asegurando de esta manera el buen estado

de los mismos permanentemente.

- Es el responsable de todos los instrumentos de medición,

herramientas, materiales y equipos desde su entrada hasta la salida

correspondiente.

- Recepciona solo lo que ha sido debidamente autorizado y comprado

a través de la copia de la Orden de Compra y/o la Requisición de

Materiales, otorgadas y entregadas por el Departamento de Compra, para

posteriormente realizar la Recepción de Materiales.

- Recibe los pedidos y los compara con la Orden de Compra.

- Clasifica por naturaleza y tipos los activos que recibe.

181


BRAPERCA




- Despacha las herramientas, instrumentos y equipos de medición que

han sido solicitados.

- Elabora un seguimiento directo conjuntamente con el Jefe de

Compra con relación a la duración de lo comprado dentro de la empresa,

para evaluar la frecuencia de nuevas requisiciones y evitando el mal uso

de los mismos y la mala calidad de los productos.

182


BRAPERCA




Jefe del Departamento Administrativo / Contable. - Revisa y aprueba los informes que realizan los asistentes sobre las

actividades realizadas.

- Verifica las facturas de los proveedores con la Orden de Compra y/o

Requisición de Materiales.

- Contabiliza toda adición, depreciación, retiro de los Activos Fijos

tangibles de cualquier naturaleza o tipo, siendo esta autorizada

anteriormente por la persona encargada para tal fin (Gerente

Administrativo/Contable, Gerente General o Vicepresidente) dependiendo

de la magnitud del mismo.

- Actualiza los registros contables de los Activos Fijos par elaborar

posteriormente el reporte final sobre los movimientos que tubo dicho rubro.

- Revisa y aprueba los Balances para la confiabilidad de los resultados

tanto de este rubro como de cualquier partida que conforme los Estados

Financieros.

183


BRAPERCA




Gerente Administrativo / Contable.

- Revisa y autoriza la Requisición de Materiales.

- Sirve de enlace para dar cualquier información al Gerente General y a

su vez a la Vicepresidencia, que contribuya a la revisión, estudio y

evaluación de la efectividad del control interno de los Activos Fijos.

- Administra los recursos de la empresa, es decir, mediante un estudio

previo determinar si necesita efectuar alguna inversión, desembolso o

retiro.

- Representa a la empresa ante terceras personas.

184

5.5. Administración.

Este Manual puede ser administrado por el recurso humano

especializado con el que cuenta la empresa. Y con otros recursos que

tengan ó bien, contratar asesores para el entrenamiento del personal que

lo amerite.

Tiempo de ejecución.

Para establecer una planificación y efectiva ejecución del sistema de

Control Interno de los Activos Fijos en la organización BRAPERCA S.A.,

se hace necesario adoptar herramientas de adiestramientos y control.

Así mismo se diseñarán tres (3) fases para la ejecución.

- Inducción: capacitar y adiestrar al personal involucrado en el manejo

y control de los Activos Fijos.

- Iniciación: se aplica la propuesta establecida aplicando las normas y

controles internos descritos, tomando en cuenta el manejo real de los

activos y su proceso dentro de la organización.

- Evaluación: fase final donde se evaluaran los criterios por la

gerencia.

185

COSTO DEL SISTEMA.

Elementos del Costo. Costo Estimado en Bs.

Servicio de Investigación 800.000

Adiestramiento 200.000

Servicios Profesionales de Ejecución

350.000

Requerimientos Técnicos -

Otros Costos 150.000

Total Costos 1.500.000

Fuente: Bravo y Serrano (2000)

5.6. Factibilidad.

La ejecución y puesta en práctica de este Manual es factible por que esta

elaborado atendiendo los principios establecidos en la Federación de

Contadores Públicos de Venezuela y en la Ley de Impuesto Sobre la Renta.

La operatividad del mismo se hace posible ya que existe el recurso

humano para llevar a cabo la utilización del Manual.

186

Es factible debido a que existe receptividad por parte del personal que

labora en la empresa y también por la disposición de los investigadores en

ser facilitadoras para el adiestramiento de los funcionarios que señale la

organización.

Documents

CAPITULO V DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE