PRIMEROS AUXILIOS EN ARCHIVOS HISTRICOS

REST. JENNIFER L. BRINGAS BOTELLOSECCIN DE CONSERVACI Y RESTAURACIN

AHUNAM - IISUE

Son cientos los archivos y bibliotecas mexicanos que se encuentran amenazados por un problema masivo de deterioro y falta de recursos.

La mayora de estos archivos, estn en constante crecimiento, por tal motivo la Preservacin se vuelve un elemento integral en la misin de la

institucin y la obliga a formar planes estratgicos.

Resguardar Organizar Describir Conservar

Poner al servicio

BibliotecasArchivosMuseos

Qu es preservar ?Acciones

POLTICO - ADMINISTRATIVAS

que tienen como fin proteger de manera anticipada nuestro patrimonio

a nivel de ARCHIVO.Manuales

Reglamentos

Capacitacin y actualizacin del

personal

Planes de emergencia

Recursos econmicos

PLAN:

1. Establecer prioridades.

2. Determinar qu tipo de proteccin requieren nuestros acervos.

3. Y, crear planes para el respaldo y reprografa que permitan evitar la consulta de originales.

Conservacin

ACCIONES TCNICASa nivel de

FONDOS Y ACERVOS

Determinar reas de almacenaje o resguardo.

Adecuacin de las condiciones ambientales.

Implementar sistemas de seguridad. Consulta, manipulacin y exhibicin.

CAPACITACIN DEL PERSONAL

1. Condiciones medioambientales2. Iluminacin

3. Limpieza

4. Guardas de primer nivel

5. Manipulacin 6. Fumigacin

7. Plan de emergencia

RECOMENDACIONES ELEMENTALES DE CONSERVACIN

CONDICIONES AMBIENTALES

BAJA HUMEDAD (Menos de 35%)Papel rgidoPerdida de resistencia mecnica

HUMEDAD EXTREMA (Hasta 70%)Proliferacin de microorganismosHidratacin excesivaSolubilidad de mediosPerdida de planoDisgregacinAumento de peso

HR entre 35 y 50 % T entre 18 y 20 C

1. EQUIPO DE MEDICIN

2. BUENA VENTILACIN

ANTES DESPUS

INTENSIDAD Y CALIDAD LUMNICA

Toda luz visible es nociva y su efecto es acumulativo e irreversible.

Sus efectos se pueden reducir controlandotanto la intensidad como el tiempode exposicin.

Lmparas deben estar sobre pasillos y no sobre la estantera

1. FILTROS UV

Hay que evitar el incremento de la temperatura en el interior de las salas de resguardo.

El polvo genera cambio de apariencia, abrasin,

manchas, etc.

LIMPIEZAElabora un plan y

estrategia de limpieza en salas de resguardo que

contemple pisos, estantera y contenedores

peridicamenter.

Antes del proceso de limpieza

Cmo limpio mi acervo?

Ventajas de la limpieza peridica

Se minimiza la acumulacin de polvo.

Facilita la jornada laboral.

Se evita la presencia de otros factores de deterioro.

Cuando el material presenta deterioro requiere tratamientos de

RESTAURACIN

Primeros auxilios

Alertar SocorrerProteger

El polvo es uno de lospeores enemigos del Patrimonio Documental!.

Brochas

Aspiradora

Gomas

Elaboracin de guardas y contenedores

Se usan para documentos sueltos, cuadernillos

desprendidos, libros con costura rota, papel quebradizo, ataque de microorganismos e

insectos

Antes de proceso

Despus de proceso

El agente de peligro ms comn para los documentos son los seres humanos

Lo ideal, es que si son materiales muy consultados estn en otros soportes que faciliten su acceso.

QU ES UNA PLAGA?

Un animal o planta cuya densidad de poblacin excede un nivel no aceptable que provoca daos.

BAJO QU CONDICIONES SE GENERAN LAS PLAGAS:Altas temperaturas (28 50)Elevada Humedad Relativa (55 70%)Falta de circulacin de aire.Acumulacin de polvo y mugre.

ORGANISMOS QUE GENERAN PLAGAS:

Hongos Pececillo de plata Escarabajos

Cucarachas

Termitas

Piojo de los libros

PRESENCIA DE PLAGAS

Ataque de cucaracha Ataque de escarabajo Ataque de termita

Dao por hongos Dao por hongos Ataque de pececillo de plata

PRESENCIA DE PLAGAS EFECTOS DE DETERIORO

Tratamientos qumicos Atmsferas bajas en oxgeno

Nebulizacin de Piretrinas(origen orgnico)

Se provoca la asfixia del insecto

PRESENCIA DE PLAGAS

Artificiales Naturales

Corto circuito, incendio, fugas de agua o gas, amenaza de bomba, etc.

Huracn, terremoto, erupciones volcnicas, tornados, etc.

DESASTRES

PLAN DE MERGENCIA

1. Formar una comisin.

2. Elaborar un listado con los nmeros de telfono de las personas que deben ser avisadas.

3. Elaborar un listado con los telfonos de los servicios pblicos.

4. Realizar copias de los planos arquitectnicos del edificio para ubicar las salidas de emergencia, telfonos, interfonos, etc.

5. Elaborar un manual con instrucciones claras y precisas sobre cmo deben usarse las alarmas y los extintores,

6. Elaborar un listado de aquellas piezas consideradas nicas y cuyo salvamento es prioritario.

7. Redactar las instrucciones claramente sobre cmo debe actuar el personal

PLAN DE MERGENCIA

La prioridad de cualquier plan de este tipo es salvar la vida de las personas que trabajan en los centros; lo dems es secundario.

Jennifer Libertad Bringas BotelloRestauradora de Bienes Muebles

Seccin de Conservacin y RestauracinAHUNAM - IISUE

jbringasb@yahoo.com.mxTel. 56226995 ext. 2029

GRACIAS

Diapo 1PRIMEROS AUXILIOS EN LOS ARCHIVOS HISTRICOSDiapo 2Cuando hablamos de primeros auxilios en archivos, puede sonar un tanto alarmante, nos imaginamos un expediente con las hojas fuera de orden,con las puntas dobladas y rotas, con faltantes y dentro de un folder poco apropiado; y como ese expediente, filas y filas de documentos malacomodados en estantera repleta de ellos.En algunos contextos se puede evitar llegar a estas situaciones, en otras lamentablemente nuestro patrimonio documental y bibliogrfico ya esten riesgo.Diapo 3Son cientos los archivos y bibliotecas en nuestro pas que se encuentran amenazados por problemas masivos de deterioro y por si fuera poco seenfrentan tambin a la indiferencia y a la permanente falta de recursos econmicos. En otros casos, el principal obstculo para la conservacin deun acervo es la cantidad y diversidad de materiales que lo componen, y el nivel de deterioro que los afectan.Diapo 4Las bibliotecas, archivos, museos y la sociedad en general somos responsables, no slo de resguardar, organizar, describir, conservar y poner alservicio los materiales que documentan nuestra historia. Todo esto no resulta suficiente, estamos obligados a asumir la PRESERVACIN como ejerector de nuestra dinmica de trabajo, slo as podremos garantizar este legado a las prximas generaciones.Diapo 5Entendemos como PRESERVACIN a todas aquellas acciones poltico administrativas que tienen como fin proteger de manera anticipadanuestro patrimonio a nivel de archivo.Por tal motivo, la preservacin nos da pauta a elaborar, desarrollar y poner en prctica, planes y estrategias integrales.Para lograrlo, los responsables de las instituciones debern contemplar la realizacin de manuales de procedimientos y de consulta, reglamentos,capacitacin y actualizacin del personal, planes de emergencia; y sobre todo, determinar los recursos econmicos para satisfacer y darcumplimiento a estas actividades.Diapo 6Dentro de la Preservacin, la Conservacin asume las acciones de carcter tcnico sobre fondos y colecciones, como son la determinacin de lasreas de almacenaje o resguardo, la adecuacin de las condiciones ambientales; principalmente temperatura, humedad relativa e iluminacin, laimplementacin de sistemas de seguridad, sin menospreciar otras funciones como la consulta, manipulacin y exhibicin.Un plan de conservacin debe comprender tres aspectos fundamentales: Establecer un orden de prioridades sobre las acciones que se deben implementar. Determinar qu tipo de proteccin requieren nuestros acervos, lo cual depender de la naturaleza del mismo Y, crear planes para el respaldo y reprografa (microfilmacin y digitalizacin) que permitan evitar la consulta de originales, adems de acceder

a la informacin de manera ms expedita.

En la medida en que se precise la informacin de nuestras necesidades, se tendrn los elementos para solicitar a las administraciones los recursos materiales y econmicos necesarios que nos permitan cumplir con nuestro trabajo.

Diapo 7Estarn de acuerdo conmigo que el principal recurso en nuestra instituciones son las personas que laboran en ellas, por ello se hace imprescindibleque los proyectos de preservacin contemplen la actualizacin y capacitacin como una prioridad, slo de esta forma se puede garantizar laconservacin y el servicio que se requiere para brinda la informacin sustentada en nuestros archivos.Otra de las formas de llevar a buen trmino la enorme carga de trabajo al interior de archivos y bibliotecas es atreves de programas de estadas ode servicio social donde indudablemente las instituciones son las ms beneficiadas con estos esquemas de colaboracin.Diapo 8Para poder establecer las prioridades de la coleccin, hablare de las recomendaciones ms elementales para la conservacin de los fondosdocumentales:1. Las condiciones medioambientales2. La iluminacin3. La limpieza4. Las guardas de primer nivel5. La manipulacin6. La fumigacin7. Y la necesidad de contar con un plan de emergenciaDiapo 9Como ustedes saben, las condiciones ambientales juegan un papel muy importante en la preservacin de nuestros fondos, por ejemplo, lahumedad relativa y temperatura cuando no se encuentran dentro de los parmetros indicados pueden ocasionar la aparicin de otros daos. Los rangos ideales indican que los materiales celulsicos se encuentran estables en una HR entre el 35 y 50 % y entre 18 y 20 C. Lo importante

es que estos valores no flucten constantemente, o de manera extrema.Diapo 10Es por ello que es de suma importancia tener equipo de medicin entre los que se encuentran los termohigrmetros y Datta Logger. (Ventajas,costos y accesibilidad). Con base en los registros se pueden implementar acciones especficas, tales como: incrementar la ventilacin, colocarhumidificadores o deshumidificadores, segn sea el caso.Diapo 11 Tambin es indispensable contar con buena circulacin de aire. Para facilitar los flujos de aire al interior de las salas se pueden abrir las puertas

de las salas en horas del da determinados, ampliar los pasillos entre la estantera, y en algunos casos se puede hacer uso de ventiladores.Diapo 12Con respecto a la intensidad y calidad lumnica se recomienda el uso de iluminacin fra, preferentemente la fluorescente que no genera calor.Sin embargo para mantener niveles bajos de radiacin ultravioleta se recomienda colocar difusores y pelculas plsticas anti UV, las cuales sepueden colocar sobre los propios difusores o directamente al tubo.Diapo 13 Todas las fuentes de iluminacin deben colocarse sobre pasillos y no sobre la estantera para evitar el dao sobre los materiales documentales

como la decoloracin y la deshidratacin.

Diapo 14 En caso donde las salas o el archivo en general estn expuestos a la incidencia de la luz natural, se recomienda la instalacin de barreras o

cortinas que eviten que esta variable fsica repercuta tambin en el incremento de la temperatura en el interior de las salas de resguardo.Diapo 15Durante mucho tiempo, se ha considerado la actividad de limpieza como una funcin destinada slo al personal de servicios; no se hadimensionado, ni tampoco valorado su impacto en la preservacin de nuestro patrimonio documental.La falta de la misma y sus efectos negativos, es por todos nosotros bien conocidos.Diapo 16

La pregunta que hago a ustedes es: Qu hemos hecho al respecto?La primera accin deber ser la elaboracin de un plan y estrategia de limpieza en salas de resguardo que contemple pisos, estantera ycontenedores peridicamente.Diapo 17La limpieza de pisos es la primera accin a desarrollar, esta debe iniciar trapeando los pisos con trapos hmedos, no mojados, esta accin tienecomo finalidad la de evitar que una cantidad importante de polvo se disipe y se deposite en la documentacin. A continuacin se realizara lalimpieza de la estantera y de los contenedores. Cada archivo puede implementar la metodologa ms adecuada dependiendo de las condicionesde resguardo del material documental.Diapo 18Por ejemplo en el AHUNAM primero retiramos la documentacin, limpiamos la estantera con trapo hmedo, colocamos los documentos en unasuperficie y los aspiramos, para despus regresarlos a su lugar definitivo. La aspiradora que se utiliza contiene trampa de agua, la cual capta elpolvo y evita que se disperse.Diapo 19El personal que realice la actividad deber estar capacitado y sensibilizado para esta tarea, no est por dems hacer un reconocimiento a laimportancia de esta labor que lamentablemente no es valorado en su justa dimensin. Tengan la certeza que estas acciones ayudan a generar unentorno favorable en todas las actividades al interior de nuestros archivos. Por otro lado, con esta labor se puede detecta la presencia de otrosvectores de deterioro de forma tal que nos permite implementas o instrumentar respuestas para su eliminacin o atenuar sus daos.Diapo 20Pero, Qu hacer cuando el material documental ya presenta deterioro?, inevitablemente tendremos que recurrir a las acciones directas sobre eldocumento. Pero existen intervenciones emergentes que podemos aplicar en caso de tener libros o documentos con daos que pongan en riesgola conservacin de la informacin y su permanencia material.Diapo 21Algunos de los deterioros que deben ser atendidos de inmediato son: Suciedad excesiva Roturas Prdida o desprendimiento de elementos Libro desnudo o estructura colapsada Material atacado por insectos y microorganismos

Diapo 22En un plan emergente hay que evaluar la situacin rpidamente, sin precipitarse. Lo primordial es identificar los daos y PROTEGER al resto de lacoleccin sana, para ello podemos aislar o retirar la documentacin afectada y colocarla en un lugar estable, en donde no corra el riesgo depropagar o empeorar el dao.Posteriormente se debe ALERTAR al personal de conservacin y a las autoridades pertinentes para que decidan cul ser el procedimiento aseguir de acuerdo a las posibilidades y recursos. Y por ltimo se procede a SOCORRER o atender el material atacado.Antes de realizar cualquier tratamiento es indispensable identificar los materiales constitutivos y definir el criterio de intervencin, es decir ellmite de nuestra accin.Si no se conoce el procedimiento es preferible detenerse, pedir ayuda y buscar informacin al respecto.Diapo 23Continuando con el tema de la limpieza, hay distintos factores en una obra que se pueden ver afectados por el polvo y la suciedad generandocambio de apariencia, pero son ms peligrosas an las partculas y esporas de los hongos. Cuando la HR es suficientemente alta, el hongo empiezaa crecer, alimentndose del encolante y la celulosa del papel, debilitndolo y manchndolo permanentemente.Diapo 24Por tal razn la limpieza puntual es muy importante, adems de ser segura, ya que slo se elabora de manera mecnica y superficial.Se pueden emplear distintas herramientas:a) Brochas.- stas deben ser suaves y planas, y se recomienda usar un tamao acorde a las dimensiones de la obra. Y colocando un trapo

hmedo al frente de la obra para que capte el polvo.Diapo 25

b) Aspiradora.- Es de gran utilidad, ya que tiene un campo de accin ms profundo y retira suciedad y esporas que pueden estar entre las fibras del papel. Sin embargo siempre deber colocarse un bastidor con malla entre la boca de la aspiradora y la obra para evitar que se dae. No es recomendable emplear este mtodo directamente sobre el papel, ni en el anverso de la obra con tintas o medios pictricos pulverulentos.Diapo 26

c) Gomas.- El mecanismo de limpieza superficial con gomas es la abrasin y de manera general todas las gomas existentes en el mercado contienen sustancias potencialmente dainas para el papel. Pero se recomiendan las de PVC ya que contienen el 30% de PVC, 35% decarbonato de calcio como carga y neutralizante de los posibles cidos que libere la goma. La goma se puede emplear en ralladura y en bloque dependiendo de lo que se quiera borrar.

Diapo 27Los libros, documentos sueltos y legajos con desprendimiento de cuadernillos, costura rota, papel quebradizo, pueden protegerse con las guardasporque tienen la funcin de evitar la prdida de los fragmentos de informacin. Las guardas de primer nivel pueden ser sobres, camisas o contenedores diseados a la medida, los cuales deben ajustarse al libro o documento con precisin. En caso contrario no se logra el soporte requerido y el libro se mueve en el interior, exponindose a la abrasin y dao por golpes al momento de su traslado y manipulacin. En caso contrario, si est demasiado ajustada se pueden deteriorar los bordes del papel y la encuadernacin. Diapo 28El uso de contenedores o guardas de primer nivel adems de ser una alternativa de resguardo, evitan la deposicin de polvo al interior de los expedientes disminuyen la incidencia de factores medio ambientales mejorando la conservacin del material bibliogrfico y documental.

Diapo 29Existen empresas que pueden elaborarlas de manera industrial, sin embargo dependiendo de las caractersticas de la obra y el nmero que se requiera, uno puede disearla y cubrir las necesidades para su conservacin.Diapo 30Pero ustedes estarn de acuerdo conmigo: que el agente de deterioro ms comn para los documentos son las personas, que con acciones como la negligencia, indiferencia, descuido y la falta de informacin, llegan a daar los documentos provocando su prdida.Por tal motivo hay que promover la formacin de los recursos humanos con los que se cuentan para que tengan conocimiento de cmo y de qu forma se toman, consultan y guardan los documentos. Con el objetivo de sensibilizarlo y que asuma un compromiso tico frente a los acervos. Diapo 31Es lamentable que expedientes de fondos documentales intervenidos anteriormente tengan que ser restaurados en diversas ocasiones, por falta de cuidado o conocimiento. Lo ideal, es que si son materiales muy consultados estn en otros soportes que faciliten su acceso.Tambin hay que considerar el nmero de documentos que se colocan en cada contenedor, ya que al extraerlos, o volverlos a colocar, se lastiman. Para ello, es indispensable considerar la redistribucin de los materiales; cambiar el formato del contenedor o en casos excepcionales disear y elaborar el contenedor especfico.Diapo 32Algunas otras recomendaciones son:1. Siempre se deben usar guantes para la manipulacin de documentos. 2. Al sacar un libro de un estante, los libros adyacentes deben ser empujados suavemente hacia atrs para que el lomo del libro quede expuesto

y as pueda ser sacado tomndolo de las tapas, y no de la parte superior o la cofia. 3. Los libros deben colocarse en posicin vertical y no inclinada en los estantes. 4. Los estantes nunca deben estar directamente pegados a la pared.5. Los materiales de gran formato, como dibujos arquitectnicos, copias heliogrficas y mapas se guardan mejor colocndolos horizontalmente

dentro de planeros. 6. Se recomienda la estantera metlica con un revestimiento de esmalte horneado a temperaturas altas, con lo cual no se oxidan y no daan la

documentacin.Diapo 33En lo referente al control y erradicacin de plagas, la fumigacin se vuelve una actividad preventiva que se recomienda hacer si y solo si se encuentra fauna nociva. La mayora de las especies de insectos que pueden infestar las colecciones de papel son atrados por la celulosa, los aprestos, adhesivos y engrudos. Algunos insectos tambin atacan las protenas del pergamino y el cuero de las encuadernaciones. Diapo 34El dao causado por los insectos proviene por el hbito de comer, perforar y formar madrigueras. Es importante recordar que cuando se observan uno o dos insectos, esto no representa necesariamente una situacin de crisis; en todo caso se debe llevar a cabo un control o monitoreo a travs de trampas.

Diapo 35Si ocurre una infestacin seria es indispensable llevar a cabo su erradicacin, la cual puede realizarse preferentemente de dos maneras: Por medio de tratamientos qumicos: ste es el ms usado para archivos y bibliotecas y emplean piretrinas, que son insecticidas orgnicos de

origen vegetal extrados de los crisantemos y son aplicacin por nebulizacin en fro. Generando una neblina hmeda, teniendo la ventaja deque el producto permanece ms tiempo y penetra en todo el espacio.

Y por ltimo existen los mtodos de atmsferas bajas en oxgeno (anoxia). El tratamiento se realiza colocando el objeto dentro de bolsasespeciales selladas con absorbedores de oxgeno provocando la asfixia del insecto sustituyendo el oxgeno por un gas inerte.

Diapo 36Si en todo archivo o biblioteca se contemplan todos los puntos antes mencionados y se solventan con rapidez todos los problemas que sepudieran presentar cotidianamente, slo faltara cubrir las eventualidades o catstrofes naturales que pueden acabar no slo con el archivo sinotambin daar al personal. Ante estos fenmenos poco podemos hacer, pero lo que s est en nuestras manos es intentar que afecten lo menosposible a nuestra institucin y esto slo se consigue con un plan de emergencia.Diapo 37Un plan de emergencia deber contemplar los siguientes puntos:1. Formar una comisin o equipo de respuesta, con funciones claras y con la direccin de un responsable que dirija todas las operaciones que se

realicen.2. Elaborar un listado con los nmeros de telfono de las personas que deben ser avisadas, siguiendo el orden de responsabilidad dentro del

plan.3. Elaborar un listado con los telfonos de los servicios pblicos de emergencia (bomberos, polica, ambulancia) y del personal o empresas

especializadas en el salvamento de libros y documentos (restauradores, empresas de desinfeccin, congelacin, etc.).Diapo 38

4. Realizar copias de los planos arquitectnicos del edificio, de las instalaciones elctricas, de los sistemas de alarmas, detectores de humo y lossistemas automticos de extincin. Con estas copias se pueden ubicar las salidas de emergencia, telfonos, interfonos, etc.

5. Se recomienda elaborar un manual con instrucciones claras y precisas sobre cmo deben usarse las alarmas y los extintores, cmo debeactivarse el sistema automtico de extincin en caso de que ste falle y a quin debe avisarse.

6. Elaborar un listado de aquellas piezas consideradas nicas y cuyo salvamento es prioritario en el caso de que se produzca un desastre; estaspiezas deben estar claramente ubicadas en el plano arquitectnico por plantas o por depsitos.

7. Redactar las instrucciones claramente sobre cmo debe actuar el personal de nuestro archivo o biblioteca en el caso de que se produzca unaemergencia. La prioridad de cualquier plan de este tipo es salvar la vida de las personas que trabajan en los centros; lo dems es secundario.

Una vez elaborado este plan de emergencia, se le debe dar a conocer a todo el personal, dejando muy claro cmo se debe abordar cada problemaque se presente.En conclusin, slo puedo decir que resulta evidente la necesidad de que los archivos y bibliotecas de nuestro pas cuenten con planes integralesde preservacin y conservacin, as como un programa de capacitacin y actualizacin del personal. Si cada uno de nosotros realizamos una detodas las acciones mencionadas, incrementaremos el ndice de permanencia de nuestro patrimonio. Pero tambin, debemos poner todosnuestros esfuerzos para incrementar la accesibilidad de la informacin por diferentes medios (digital, exposiciones, investigaciones, etc); entrems se conozca, la gente se va a ir acercando y le dar vida a nuestros archivos y bibliotecas, logrando uno de sus grandes objetivos que escompartir su informacin.

Diapo 39BIBLIOGRAFA

Bello, Carmen, ngeles Borrell. Los documentos de Archivo, Cmo se conservan. Coleccin Archivos Siglo XXI, Ediciones Trea, Espaa, 2008, 140 pp.Bello, Carmen, ngeles Borrell. El patrimonio bibliogrfico y documental, Claves para su conservacin preventiva. Coleccin Archivos Siglo XXI, Ediciones Trea, Espaa, 2002, 158 pp.Daz de Miranda, Mara de los Dolores y Ana Mara Herrero Montero. El papel en los archivos. Coleccin Archivos Siglo XXI, Ediciones Trea, Espaa, 2009, 151 pp.Giannini, Cristina y Roberta Roani. Diccionario de restauracin y diagnstico. Editorial Nerea, Espaa, 2008, 223 pp.