CASI TERMINADO Proyecto de Compras Maribel

5/7/2018 CASI TERMINADO Proyecto de Compras Maribel - slidepdf.com

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SEP DGIT

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE TEZIUTLÁN

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN II

PROYECTO:

“DETERMINACIÓN DE LAS FUNCIONES YOPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS”

EMPRESA:

ECO JEANS S.A. DE C.V.

DOCENTE:ING. GABRIELA ALDABABA JÁCOME

PRESENTA:

MARIBEL HERRERA MÉNDEZTALÍA ESPERANZA CORTÉS GARCÍA

TEZIUTLÁN, PUE. OCTUBRE 2006

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ÍNDICE

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1. Objetivo general…………………………………………………………

1.2. Objetivos específicos……………………………………………………

1.3. Justificación………………………………………………………………

1.4. Alcances……………………………………………………………….....

1.5. Limitaciones………………………………………………………………

CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

2.1. Antecedentes de las Compras……………………………………………

2.2. Características y funciones del departamento de Compras…………..

2.3. Planeación de las Compras………………………………………………

2.4. Pronósticos y Objetivos del departamento de Compras………………

2.5. Políticas de Compras……………………………………………………..

2.6. Relación de las Funciones de Compras con la Organización………..

2.7. Departamentos que reportan o auxilian a Compras……………………

2.8. Sistemas Administrativos de Compras………………………………….

2.9. El Control de Calidad en las Compras………………………………….

2.10. Procedimientos de Compras…………………………………………….

2.11. Programas y Presupuestos de Compras……………………………….

2.12. Organización del Departamento de Compras………………………….

2.13. Ubicación del área de Compras dentro de la estructura de

La organización……………………………………………………………

2.14. Estrategia de Compras…………………………………………………...

2.15. Tipos de Compras…………………………………………………………

2.16. El procedimiento de Compras……………………………………………

2.17. Selección y Control de Proveedores……………………………………

2.18. El control de las Compras……………………………………………….

2.19. Contratos de Compra-Venta…………………………………………….

2.20. Los proveedores en relación al departamento de Compras…………

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CAPITULO III

DESARROLLO TÉCNICO

3.1. Nombre de la empresa……………………………………………………….

3.2. Localización

3.2.1. Macro localización……………………………………………………..

3.2.2. Micro localización……………………………………………………..

3.3. Organización

3.3.1. Tipo de Organización………………………………………………….

3.3.2. Organigrama de la empresa…………………………………………

3.3.3. Valuación de Puestos………………………………………………..

3.3.4. Políticas de la empresa………………………………………………

3.3.5. Objetivos, Visión, Misión y Valores de la empresa……………….

3.4. Departamento de Adquisiciones

3.4.1. Misión, Visión, Políticas y Objetivos del Departamento………….

3.4.2. Procedimiento de Compras…………………………………………

3.4.3. Marco Legal…………………………………………………………..

3.4.4. Sistemas de Control (Documentos Internos del Depto.)………...

3.4.5. Procedimientos Administrativos del Departamento………………3.4.6. Sistema Manual de Procedimientos Administrativos…………….

3.5. Relaciones Departamentales

3.5.1. Producción………………………………………………………….…

3.5.2. Finanzas……………………………………………………………….

3.5.3. Recursos Humanos…………………………………………………..

3.5.4. Ingeniería………………………………………………………………

3.5.5. Contraloría…………………………………………………………….3.5.6. Almacén……………………………………………………………….

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CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1. Conclusiones……………………………………………………………………

4.2. Recomendaciones……………………………………………………………..

4.3. Glosario………………………………………………………………………….

4.4. Índice de Figuras……………………………………………………………….

4.5. bibliografías……………………………………………………………………..

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CAPITULO I

ASPECTOS

GENERALES

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1.1. OBJETIVO GENERAL

Analizar y examinar los elementos que conforman el departamento de

Compras, su funcionamiento, procesos administrativos y operativos que se

generan dentro del mismo con el fin de estudiar, presentar y mejorar el

funcionamiento general del departamento.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Analizar el funcionamiento administrativo y operativo del departamento.

Analizar el proceso de adquisición de insumos en base a su

presupuesto.

Analizar las relaciones y el proceso de selección de los proveedores.

Determinar la operatividad del departamento en cuanto a relaciones

inter-departamentales.

Realizar observaciones o propuestas de mejora en la investigación

presentada.

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1.3. JUSTIFICACIÓN

La presente investigación se realiza con el propósito de analizar los sistemas yprocedimientos del Departamento de Compras, tanto administrativos talescomo formatos que utilizan, medios de comunicación ínter departamentales,entre otros; hasta los procedimientos de gestión con los cuales laboran losrepresentantes de dicho departamento.

Es importante el adquirir el conocimiento del funcionamiento deldepartamento puesto que genera herramientas para el aspecto laboral de losfuturos egresados y experiencia en los aspectos propios de dicha área,

generando mayores posibilidades de desarrollo personal al llevar consigo alámbito laboral la operatividad real en una organización.

Se consideran desventajas dentro del mismo, aspectos que impiden elacceso a la información, con lo cual la presente investigación es apoyada conun marco teórico donde se indica de manera teórica los aspectos que confundamento científico debe reunir dicha área.

Haciendo una comparación entre ambos (Marco teórico y MarcoPráctico) para mejorar las deficiencias dentro del departamento y con ello llevar a la práctica lo desarrollado dentro del contenido la información presentada.

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1.4. ALCANCES

Analizar la operatividad del departamento y su gestión en la

empresa.

Analizar los procedimientos administrativo y operativo del

departamento dentro de la empresa.

Analizar las relaciones con los proveedores y sus límites en cuanto a

negociaciones.

Definir las relaciones con otros departamentos y su operatividad

dentro de la misma.

1.5. LIMITACIONES

Tiempo reducido de investigación de campo.

Falta de acceso a la información.

Costos elevados al presentar la información obtenida por escrito.

Distancia de las instalaciones de la empresa.

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CAPITULO II

MARCO TEORICO

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2.1. ANTECEDENTES DE LAS COMPRAS

Desde la antigüedad, la humanidad ha tenido que intercambiar cosas

con el propósito de satisfacer sus necesidades.

Ya desde entonces se puede decir, que existían las compras como fomento de

progreso y riqueza del hombre.

El departamento de compras en cualquier organización, es fuente de

apoyo para la elaboración de planes, y sus funciones deben de ser realizadas

eficientemente, ya que es en este departamento donde se gasta gran parte del

dinero de una organización, por lo tanto, el departamento de compras debe

adquirir los materiales y servicios a un precio adecuado, con la calidad

necesaria y justo a tiempo para no entorpecer las funciones de la empresa.

Las compras se pueden clasificar de muchas formas, las más conocidas

son: compras nacionales (locales y foráneas) y la internacionales

(importaciones y exportaciones), todo proceso necesario para la realización de

dichas compras debe de ser ejecutado por personal ampliamente capacitado

para realizar tal función, es por ello que ele reclutamiento del personal para el

área de compras debe de hacerse con especial cuidado.

Todo el personal que labore en un departamento de compras, deberá

ser capaz de mantener una excelente comunicación y coordinación con todos

las demás personas que laboren dentro de los diferentes departamentos de la

compañía, especialmente en aquellos cuyo funcionamiento esté íntimamente

ligado con el de compras, tales departamentos pueden ser: producción, ventas,

control de calidad, contabilidad, almacenes e ingeniería. Así como con los

agentes de ventas y representantes de todos los proveedores que en

determinado momento intervengan o tengan potencial para hacerlo, en elabastecimiento de materiales y servicios necesarios en la compañía.

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2.2. CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de

planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto,

la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha

relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las

grandes industrias.

Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener

informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del

proceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad de

poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío. En

caso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin

necesidad de avisar al solicitante.

La función del departamento de compras no se limita a compras

nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de compras

internacionales, ya sea de importación o de exportación. Al realizar este tipo de

funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas

potenciales que pueden ser:

De aspecto legal

Estándares de calidad

Tiempos de entrega e inventarios

De comunicación.

También se deberá tener especial cuidado en la negociación de las

condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se deberán

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tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales,

impuestos y gastos aduanales, etc.

Las funciones del departamento de compras según Joaquín Rodríguez

Valencia son las siguientes:

Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de

materias primas, suministros y servicios a la empresa.

Entrevistar a los proveedores o sus representantes.

Cotizar los precios, calidad y transporte.

Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso derechazo y ajustes.

Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.

Recepción, guarda y almacenaje.

Efectuar la clasificación de los recursos materiales.

Realizar el control de existencias.

2.3. PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS

Planeación y programación de compras

La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la

determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales

como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas

establecidas.

Planeación:

De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso

de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una

empresa, u organización.

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La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración

tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en

ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros.

Será necesario que la función de compras recopile mayor información y

se proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la

planeación. De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer

sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo más que

emplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podrían

haberse evitado con una buena planeación. Como menciona Mercado:

“Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque

algunos están en contra de ellos, la verdad es que son muy útiles, pareciera que este tipo de

pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos liberan al

comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de uno solo anual,

se obtienen descuentos por compras en volumen, etc.” (Mercado; 2002:87:13)

Dentro de la planeación se comprende: Elaborar pronósticos, establecer

objetivos, programar, implementar políticas, elaborar procedimientos, y

presupuestar gastos, ya sea para un área en específico o para la organización

en general.

2.4. PRONÓSTICOS Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Los pronósticos:

Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas

alternativas que existen en el mercado, son una visualización del futuro de

manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y descartar a

tiempo los posibles riesgos.

Es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por la

empresa para determinado período de tiempo, antes de iniciar con las comprasde los materiales.

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Establecer objetivos:

Los objetivos dentro de la planeación, se establecen con la finalidad de

obtener los materiales e insumos necesarios para la producción, en tiempo,

calidad, cantidad y condiciones de pago óptimos. Con ello se apoya al

cumplimiento de los objetivos generales de la organización.

El precio de compra está integrado de varios factores: costo de

materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de operación, volumen de

compra transporte, etc. Se debe llevar un excelente control de todos los

factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta época los

niveles inflacionarios varían frecuentemente y afectan la estructuración de los

precios.

La calidad es una meta a conseguir en cualquier compra, el precio es

también una meta importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los

materiales por conseguir un precio más bajo. Es importante cuidar la calidad

de empaque y envase de los materiales que se estén comprando. Las mejores

condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las políticas

generales de la organización. Según Mercado:

“La orden de compra debe de hacerse por una cantidad óptima, que no represente

riesgos de gastos innecesarios o perdidas por obsolescencia de materiales, deberá colocarse

cuando el nivel de inventario se encuentre en el punto de reorden, el cual se establece sobre el

nivel mínimo, con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la colocación de la

orden y la recepción del pedido”. (Mercado: 2002; 102)

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2.5. POLÍTICAS DE COMPRAS

Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el

gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa.

Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de

compras son:

Deben estar claramente expuestas.

Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.

Indicar los factores limitativos y determinantes.

Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

Niveles que deben abarcar.

El departamento de compras debe contar con políticas de: Fuentes de

abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigación y desarrollo,ética, ventas de material de desperdicio.

Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones

que pudieran afectar las políticas y hacer los cambios necesarios tomando en

cuenta la opinión del personal de compras involucrado con dichas políticas

2.6. LA RELACIÓN DE LAS FUNCIONES DE COMPRAS CON LA

ORGANIZACIÓN

La función de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la

organización y para ello debe trabajar en conjunto con todas las áreas como

son:

Dirección:

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La relación que debe existir con la Dirección general es mediante

reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo

referente a la totalidad de sus funciones en un determinado período de tiempo,

además de hacer mención especial a las compras de mayor volumen, que por

lo mismo representan un desembolso importante para la organización.

Estos reportes deben contener información estadística de los mercados de

insumos y la posición de la organización ante éstos, lo cual permitirá evaluar de

una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la

organización.

Producción:

En esta área recae la función de compromiso de procesar los insumos y

convertirlos en productos de calidad. La relación entre los departamentos de

compras y producción es; que compras procure los materiales necesarios para

la producción a satisfacción de los requerimientos establecidos para tal efecto.

Ambos departamentos comparten una obligación igual con respecto a la

administración; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel

óptimo. Producción producirá a costos bajos siempre y cuando la actuación de

compras se enfoque a la obtención del máximo valor por unidad monetaria

gastada.

Es responsabilidad de producción avisar a compras con oportunidad de

las necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad,

tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de producción,

evitando con ello paros innecesarios en producción y perdidas cuantiosas a la

organización.

Ventas:

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La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto

debido a que la función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo

de la organización; El éxito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio,

cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas

dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de

materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.

Programación y planeación:

Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada dentro

de la organización; sin embargo, es necesario programar y planear las

actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organización estas

funciones se desarrollan, la relación de compras con este departamento es la

siguiente:

Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes

para que se realice un cambio en el programa.

Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de

los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.

Desarrollar información basándose en presupuestos de los

abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas.

Almacenes:

Es responsabilidad de la función de almacenamiento; con ayuda de un

efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios,

solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los

requisitos y el programa de entregas; con el propósito de que el departamento

compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos.

En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un

funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de

choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.

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Ingeniería:

La relación entre el departamento de compras y el de ingeniería, es de

servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniería procurando los

materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y

asistencia técnica de los proveedores, así como en la preparación y evaluación

de alternativas e investigación de mercado en búsqueda de nuevos materiales

y equipos.

Ingeniería da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesoría

de parte de los ingenieros expertos, en relación con las especificaciones

necesarias para la comprensión de los requerimientos de materiales y equipos,

que por la función que realicen sean de carácter especial.

Contabilidad:

La relación de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podría

decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre

sí, ya que parte de la función de compras es gastar el dinero de la organización

con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para

el perfecto funcionamiento de la organización, y la de contabilidad es ejecutar

los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los

proveedores sean correctos, de acuerdo con las políticas de la organización y

las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan

fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la función de compras

no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las demás

áreas que requieren de los servicios de compras.

Relaciones públicas:

La función de compras con el departamento de relaciones públicas debe

de ser de una alianza común, debido a que el personal que labora en ledepartamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus

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proveedores y es de una influencia importante en las relaciones públicas, para

la organización.

2.7. DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS

Departamento de informática

El departamento de informática, es uno de los departamentos que

actualmente están más ligados con la operación y administración de la mayoría

de las organizaciones.

Es por medio de la computadora que se realizan la mayoría de los

trabajos escritos necesarios en la operación del departamento de compras y

ahora, es a través de este medio que es posible recibir cotizaciones,

catálogos, etc. utilizando para ello el Internet.

Departamento de recibo de materiales

Los materiales comprados, llegarán a la empresa por distintos medios, y

deberán ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta

utilización.

Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente

se generaría un caos en la recepción, ya que algunos embarques podrían venir

incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizás ocasionaría retrasos en la

producción, o errores en la utilización e estos, a falta de un control de recibo.

Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son:

Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos.

Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.

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Solicitar la inspección de los materiales que así lo requieran, por

parte de los departamentos de control de calidad y compras, para

determinar si cumplen con las especificaciones.

Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que sereciben los materiales.

Entregar los materiales a los solicitantes, así como la documentación

correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al

procedimiento previamente establecido.

La responsabilidad de la función de recibo de materiales, debe ser asignada

a una personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es

necesaria la creación de un departamento de recibo, que cuente con personal

especializado y que reporte a la jefatura de almacén.

La recepción de materiales y la compra de estos, son funciones muy

relacionadas entre sí, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una

estrecha comunicación y cooperación entre ambos departamentos.

Departamento de almacén

Al ser este departamento el responsable de la custodia de la mayoría de

los materiales que no están dentro de un proceso de producción, o son

productos ya terminados, es de vital importancia que el control de estos

materiales y productos sea riguroso, ya que de la veracidad de la información

contenida en los reportes de inventario, dependerá la exactitud de la

planeación de la producción, y la generación de la agenda de requerimientos

de los materiales necesarios para cumplir con dichos planes de producción.

Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacén está

muy ligado al funcionamiento del área de compras.

2.8. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE COMPRAS

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El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas

organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas

siempre se realicen del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer

procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o

grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del

exterior interesado. Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos

para realizar una actividad.

Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al

departamento de compras:

Requisición. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre

cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayoría de

las ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un diálogo entre

comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.

Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y

plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso

a negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotización,

se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a su

artículo que ofrecen, representada en dinero.

En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de

Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador

mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las

cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las

empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones

solicitadas.

Pedidos u órdenes de compras. Es el documento físico, por

escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por

parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar

adecuado para ello, por lo que sería risible no estipular las condiciones de

compras de los bienes o servicios. El pedido puede cambiar en cuanto a suforma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacer la solicitud

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de algún bien o servicio. El contenido del pedido deberá de llevar por lo

menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado,

fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad,

descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.

Expeditación. No es más que una confirmación del pedido. Lo

primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor

está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se

encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc.,

que aparecen en la orden de compra.

Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripción, la

sección, área o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de

control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor

precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra

con la cantidad correcta. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se

procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha,

nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial o total, cantidad

recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.

Control de calidad. La calidad de los productos siempre será un

factor importante. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la

valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener

defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se

procederá a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolución

al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega. Es aquí, en el

control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr

su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida.

Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía

que no cumple con las características impuestas por el área de control de

calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describelas causas por la que se somete dicha acción. Esta acción repercutirá tanto

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para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se

deberá de realizar un informe al responsable comprador.

Pagos. El pago es la remuneración económica por obtener el bien

y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en

efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que sea

indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de

la factura correspondiente.

Controles complementarios. Algunas empresas funcionan

únicamente con el concepto de control complementario a la disposición de

emplear una persona o una sección para que coordine las actividades

inherentes de control a los proveedores. A mi juicio, un departamento de

compras debe contar con un análisis profundo en cuanto al manejo de

márgenes de utilidad, precios de venta internos y de la competencia, rotación

de inventarios, análisis de Paretto de los proveedores, etc., para poder situar

al responsable comprador con la realidad del mercado y de la empresa. Entre

más conocimiento se pueda manejar en la negociación, mejores

oportunidades tendrá el comprador en obtener sus objetivos con el

proveedor.

2.9. EL CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

La calidad

La funcionalidad

El precio

La calidad, no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces

que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.

El precio, es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una

compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.

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El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales

que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la

calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.

En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus

productos, el costo de producción se incrementa y de esta manera el valor

agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad

y el valor del producto.

Funcionalidad, como en todo proceso de compras el primer paso para

preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar

que función van a desarrollar en beneficio del producto final.

Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir

solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante

es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de

calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para

asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad

que se espera de su producto o servicio.

Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto

directo en la calidad del producto y para lograr lo anterior, deben tenerse

siempre presentes dos aspectos que son importantes para lograrlo:

La calidad de los materiales y de los componentes

La calidad del cliente como un todo

Los siguientes puntos son muy importantes para asegurar la calidad:

El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.

La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado

con la descripción exacta de lo que se necesita.

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El proveedor debe de ser informado de las necesidades del

comprador.

Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los

materiales con el fin de comprobar que cumple con todos losrequisitos

Los materiales y servicios que se reciban de parte del proveedor

deben estar totalmente de acuerdo con las definiciones de calidad o

con los requisitos establecidos en la orden de compra o contrato, de

otra manera el comprador puede rechazarlos.

Las especificaciones deben permitir al proveedor tener una idea clara

de la calidad que se le está solicitando en el producto comprado.

La calidad tiene un significado especial en cualquier área de compras

de todas las organizaciones, no puede ser nada más caracterizada como alta

o pobre, la calidad debe de ser total ya que debe reflejarse tanto en el producto

o servicio comprados, así como en los componentes inherentes a los mismos

tales como: confiabilidad, durabilidad, empaque, nivel de servicio, materiales

utilizados en su fabricación, mano de obra en caso de los servicios, etc.

2.10. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades

organizadas, y así como estas, también los procedimientos deben ser

ordenados sistemáticamente.

En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los

pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla

común para todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios

procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que

pueden ser generales para tal función:

Requisición de un material al departamento compras.

Elaboración, registro y seguimiento de la orden compra.

Recepción, inspección, supervisión y almacenamiento del material.

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Control de documentos de la recepción del material..

Revisión de documentos y ejecución del pago correspondiente.

Este es sólo un procedimiento que se puede aplicar a actividadeselementales, y solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar.

Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de

cumplir ciertos requisitos tales como:

Las actividades a realizar deberán ser explicadas a detalle.

Se deberá mencionar el departamento que realizará la actividad.

Cumplirá con una secuencia lógica requerida Será escrito en un lenguaje común.

Deberá incluir, las formas y documentos requeridos.

Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitación

de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones

están escritas, describen el departamento completamente, clasifican al

personal involucrado, son de gran ayuda en la preparación de presupuestos yfijación de costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de

organización se constituyen como la base.

2.11. PROGRAMAS Y PRESUPUESTO DE COMPRAS

Programas de compras:

Un programa de compras es un instrumento administrativo donde se

establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en

el se establecen fechas precisas de iniciación del proceso y tiempos en que

deberá desarrollarse y finalizar.

Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser

acordes con las necesidades, y los pasos y fechas serán regidos por las

dificultades del mercado y del tiempo disponible.

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Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los

procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene

varias ventajas, tales como:

Reducción del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones

de compra.

Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.

Se facilita el control de los materiales comprados.

Permite el análisis respecto al proveedor principal o único, con el

propósito de buscar fuentes alternas de surtimiento.

Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por

las compras programadas:

Cuando la habilidad para escoger una o más fuentes de

abastecimiento, está restringida, como en el caso de un producto con

un diseño único y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor.

Cuando la aprobación de ingeniería cubre a un solo proveedor.

Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes

distribuidores, y la diferencia en precios es mínima, en tal caso se

podrá negociar con un solo proveedor un mejor precio.

Una cuidadosa programación de entregas, evita el exceso o la falta de

existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperación

de los departamentos de proyectos, programación de producción, control de

materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones.

Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede

ser medido en función de cómo programe las compras, y esto podría ser

tomando como referencia los siguientes puntos:

La frecuencia con que escasean los materiales por una mala

programación.

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Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores

confiables para llevar a cabo los programas establecidos.

En síntesis, la programación de compras sirve para: Evitar demoras,

optimizar gastos, controlar la calidad y controlar inventarios. La programación

se realiza de acuerdo a un plan específico; que va desde la obtención de

información, identificación de las necesidades, selección de los proveedores,

hasta la puesta en marcha del programa final.

Lo anterior nos indica que la programación y la planeación siempre se

dan en conjunto y, además, debemos aclarar que éstas se dan en los

diferentes niveles de una organización, los cuales son: nivel corporativo, nivel

empresa y nivel departamento.

El período de programación tiene límite, la planeación no lo tiene pues

es una actividad continua que solo varía de acuerdo con los cambios en la

producción o en el mercado de los materiales o insumos.

Presupuestos de compras:

Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado período de

tiempo que transcurrirá en un futuro, especificado en términos numéricos.

Los presupuestos son parte de la planeación y generalmente se refieren

a los gastos que serán realizados en el futuro, estos deben ser elaborados

basándose en las necesidades de inversión y a los ingresos planeados para un

período de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de

medición de la actuación financiera de la empresa o de un área determinada, lo

cual permitirá detectar alguna desviación en cuanto a lo planeado y se podrán

aplicar medidas de corrección.

Para el área de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos:

28



Presupuesto de operación del área de compras.

Presupuesto de compras de materiales.

El primero se refiere a la estimación de los gastos que serán necesariosde efectuar, para lograr que la operación del área de compras se desarrolle de

manera normal y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje,

cursos de capacitación, gastos de representación, etc.

El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de

inventario que se deseen tener, así como las necesidades de producción en

cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que serán utilizados para la

elaboración o fabricación de un producto final en especial. Este es el

presupuesto que más preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su

elaboración así como la elaboración de los demás presupuestos de las distintas

áreas de la organización depende del presupuesto de ventas, debido a que las

ventas son la fuente de ingreso de la organización y marcan la pauta para

definir los gastos futuros.

En este proceso el departamento de compras juega un papel muy

importante, ya que será éste, responsable de gastar un gran porcentaje del

presupuesto general de la organización. Esto significa que el personal que

integre el departamento de compras de una organización, deberá tener

grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento,

calidad de los productos, niveles de precios, etc.

En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy

importante que se elabore con gran exactitud, apegándose siempre a los

pronósticos de ventas, ya que ello ayudará a la labor del departamento de

compras en cuanto a la colocación de grandes pedidos, que ayuden a obtener

mejores precios.

29



El presupuesto de producción está situado en nivel de importancia, abajo

del de ventas, dependiendo directamente de él, porque será en relación con los

pronósticos de ventas que se elaborará el calendario de producción.

2.12. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Los principios de la organización aplicados al departamento de compras

Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal

forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que

este departamento representa para las empresas, se debe poner especial

atención en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las

compras para una adecuada operación.

Para que se logre obtener una adecuada organización de éste

departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir

una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados

se puedan alcanzar.

Para que se de la coordinación necesaria, se deben observar ciertos

principios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura de la

organización, la centralización o descentralización de actividades, la sencillez

de la organización propia del departamento, la armonía con la que se trabaje

en relación con los demás departamentos de la empresa, la flexibilidad para

adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento

de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado,

que traducido a principio se denomina eficiencia.

Los principales tipos de organización en un departamento de compras son:

1. Organización lineal: Que es en la cual la autoridad y la responsabilidad se

transmiten en línea descendente, como una característica de un crecimientovertical de la organización.

30



2. Organización funcional: Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador

de la Administración científica, basada en la especialización de funciones y la

división del trabajo, lo anterior consiste en que las labores de la Dirección

deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mínimo de

funciones posible. Así, cada persona que dirija, lo hará sólo sobre una sola

operación principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus

propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan.

3. Organización de línea y staff: Este tipo de organización se utiliza como

apoyo a la organización lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo

integrado por especialistas para cada función, sin que esto le reste autoridad a

cada jefe de la función que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos

directivos no aceptan del todo recibir instrucción del personal del grupo de

apoyo, ya que debido a su jerarquía piensan que ellos conocen más del

problema que los especialistas.

2.13. UBICACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS DENTRO DE LA

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

La ubicación del área de compras dentro de una empresa varía de

acuerdo a la importancia de ésta, y a las necesidades y organización de cada

una de ellas, y a cómo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la

empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden

llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en función del tamaño de la

empresa. En algunas empresas, los departamentos de compras y producción

están estrechamente relacionados debido a que la función que se considera

primordial es la de abastecer a la producción.

El departamento de compras puede reportar a la Dirección Comercial si

se considera la importancia que representan las compras ante las ventas, al

departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las

compras, a la Contraloría como parte de la administración especial de lascompras o directamente a la Dirección General, cuando sea necesario

31



mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la

importancia que se le dé al departamento de compras al que por cierto, se le

debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesoría,

además, debe contar con la misma libertad de acción que los demás

departamentos de la empresa.

Centralización y descentralización del servicio de compras

Estos dos aspectos de las compras podrían darse separados y en

grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, también en grado

parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea más

comprensible la función que se realiza en cada caso:

1. Las compras centralizadas: son aquellas en las que un departamento de

compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales,

insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal

especializado y competente.

2. Las compras descentralizadas: son aquellas que son efectuadas

directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales

comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se

reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes

deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los

proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, además, de

tener un intercambio de información técnica que a futuro pueda ser útil para el

desarrollo de sus funciones.

3. Las compras centralizadas-descentralizadas: son las más comunes en la

mayoría de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto debido a

que es más práctico que una sola oficina matriz de compras se encargue de la

compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener

mejores precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los

materiales que sean necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento,

32



apegándose siempre a las políticas generales que para tal propósito deben

estar establecidas en la organización.

Estructura del área de compras

El área de compras así como todos los demás departamentos de una

empresa, cuenta con responsabilidades, y las principales se comprenden en

todas las operaciones que se llevan a cabo con los diferentes proveedores de

la empresa y se dividen en dos clases:

Las propias del departamento de compras que son:

Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de

materias primas, suministros y servicios de acuerdo a las

necesidades de la empresa.

Entrevistar a los proveedores.

Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.

Cotizar los precios, establecer tiempos de entrega, medios de

transporte, condiciones de pago, etc.

Seleccionar el mejor proveedor y efectuar el pedido.

Establecer condiciones de embarque y recibo.

Vender los materiales de deshecho y obsoletos.

Observar correctamente las regulaciones del gobierno.

Las anteriores responsabilidades del departamento de compras son soloalgunas de las más importantes, y quizás la más importante sea la de localizar

y seleccionar a los proveedores; lo cual puede realizar, consultando folletos,

entrevistando a los agentes de ventas de los posibles proveedores, por medio

de Internet, revistas exclusivas de comercialización, periódicos y el directorio

telefónico.

El departamento de compras tiene otras responsabilidades tales como:

33



Tomar la decisión de si se compra un articulo o se produce; esto

significa, evaluar qué es mejor, si se fabrica o se manda fabricar un

articulo que se necesita en el proceso de producción, basándose en

el costo que esto represente, y se elegirá la opción que mejor

convenga a las necesidades de la empresa.

En el caso de hacerlo en la propia empresa, se ahorra el pago de la

utilidad del proveedor, y permite tener un mejor control y efectuar los

cambios que pudieran ser necesarios en el diseño.

El comprar los artículos ya fabricados puede ser más barato que

fabricarlos, sobretodo si se trata de artículos de temporada, en los

cuales se correría el riesgo de que se quedara inventario, también se

ahorra tiempo de operación, el cual se puede utilizar en alguna otra

necesidad de la producción o en la especialización de la misma

operación.

Para tomar una decisión con relación a comprar artículos ya hechos

o mandarlos hacer, se debe efectuar un estudio minucioso en cuanto

a la optimización de costos y la obtención de beneficios a largo plazo,

de la decisión que se tome, también se darán cambios en cuanto a

las utilidades.

Cuando se trata de la compra de equipo usado, es responsabilidad

del departamento de compras hacer un estudio en cuanto a costo,

disponibilidad, confianza que ésta pueda dar, necesidades de

capacitación para el personal que operará dicho equipo, tiempo de

vida útil probable, disponibilidad de refacciones en el mercado,

transporte, etc.

Respecto a la estructura del departamento de compras, debido a la

dinámica de sus funciones, se observa que no es fácil adaptar una

estructura en común para todos los departamentos de compras de

las diferentes empresas, lo cual implica que dicha organización sea

34



una combinación de los tres sistemas; lineal, funcional o de comités,

de acuerdo a los fines que se traten de alcanzar.

Existen ciertos principios que se deben tener en cuenta al estructurar el

departamento de compras:

Un jefe debe tener un ámbito de control sobre sus subordinados,

para verificar que se realicen las funciones de acuerdo a los planes

establecidos. El número de subordinados no debe de ser mayor de 7.

La especialización es otro principio que debe de llevarse a cabo, y

consiste en asignar a cada grupo o individuo, obligaciones y

actividades de carácter similar, lo cual será benéfico para el logro de

la eficiencia, tomando en cuenta siempre la cantidad de actividades

de acuerdo a la planeación.

La responsabilidad de un jefe en cuanto a la actuación de sus

subordinados es absoluta y debe de estar en equilibrio con su autoridad, la cual

puede delegar de acuerdo a los resultados que espera por parte de sus

subordinados.

En empresas pequeñas, el departamento de compras puede estar

constituido por una sola persona, en las grandes empresas se llega a tener

subdivisiones en líneas especializadas en éste departamento, de acuerdo a las

necesidades y al tamaño de la empresa.

La organización técnica de las compras propone, confiar al

departamento de compras la función de administración así como la de compras

específicamente.

La función de administrar se refiere a: La iniciativa, capacidad intelectual,honradez, habilidad para organizar, responsabilidad, etc., características que

35



debe tener un gerente de compras. Además, este debe ser perspicaz al tratar

con agentes vendedores y con el personal de la empresa para la cual labora,

previsor en el sentido de pronosticar las necesidades de la empresa, cambios

en el mercado y dentro de la propia empresa y, además, debe tener la

capacidad de aprender a través de la experiencia y no dejar de hacerlo.

El manual de compras

El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna

empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio

exclusivo que funciona como guía del departamento de compras, en el se

describe la organización del departamento y la definición de las operaciones

que en el se desarrollan.

El manual de compras debe contener:

Introducción.

Contenido.

Índice.

Organización.

Políticas.

Procedimientos.

Introducciones técnicas.

Circulares.

El catálogo de formas

Las formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar

información de la manera más simple y uniforme, por lo cual se debe tener un

catálogo de todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin

importar si son externas o internas.

El tener este catálogo evitará la duplicidad y se podrá saber que utilidad

ofrece la utilización de cada una de ellas.

36



Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que

cada una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su producción sea

económica.

El manual de compras y el catálogo de formas, son de mucha

importancia en la industria moderna y sirven como medios de comunicación

escrita en la gerencia de compras.

2.14. ESTRATEGIA DE COMPRAS

Aspectos generales

Después de que se ha definido la calidad de los materiales que serán

utilizados en la manufactura de los productos, es necesario planear las

cantidades de dichos materiales, con el fin de negociar las compras, buscando

siempre realizarlas a un costo óptimo que permita reducir los costos de la

inversión que ha de efectuarse.

Los aspectos que se deben considerar son muy comunes en casi todas

las compañías, siendo estos: Existencias actuales en almacén, fecha planeada

para su utilización, grado de obsolescencia, costos de transporte y manejos,

costo de la compra, precios que se pueden logra al comprar por volumen,

condiciones en que se encuentra el mercado actual de los materiales a

comprar y los plazos de entrega.

Si se tiene una buena planeación en cuanto a producción, será fácil

establecer tiempos de entrega reales y así abatir costos.

Cuando no se cuenta con lugares suficientes para el almacenamiento,

se incide gastos que afectan el costo final del producto y, además,

posiblemente se tendrá que compras en cantidades pequeñas.

El afectar de tal manera el costo del producto puede llegar a ser un

factor que ocasione incompetencia en el mercado por tener que vender muycaros los productos finales.

37



Los materiales que se llegan rezagar en los almacenes debido a

cambios en los procesos de manufactura, los cuales se dan generalmente por

cambios en la tecnología, pueden ser factor de perdida para la empresa y es un

factor que se debe tomar en cuenta al momento de planear la cantidad a pedir.

Otro factor que influye en los costos es el manejo de materiales en los

almacenes, de ser factible, se recomienda comprar en cantidades mayores

para evitar dichos gastos.

También se debe estudiar muy bien que tipo de transporte deberá

utilizarse para tipo de material que se compre.

Cuando por necesidades de producción es necesario almacenar los

materiales por varios días antes de ser procesados, se recomienda hacer una

revisión de los calendarios de producción y establecer en conjunto con los

proveedores, un calendario de entregas menores, logrando con ello un ahorro

en inversión, que podrá ser utilizado en otros fines.

En relación con materiales de alta demanda y que por lo mismo sufren a

menudo grandes fluctuaciones, es recomendable tener siempre actualizados

los estudios de mercado, con la finalidad de saber cuando se deben compras

dichos materiales.

El lote económico de compra

El lote económico de compra, es utilizado en empresas donde se

produce basándose en pedidos ya fincados, en dichas empresas, son los

departamentos de ingeniería y producción los que deben calcular todos los

materiales que necesitan para la producción de los artículos que tienen ya

solicitados. Cuando la producción es calculada para varios meses, se deberán

comprar materiales necesarios para la producción y, además, un cierto margen

para poder utilizarlo en el futuro, teniendo cuidado de observar los costos dealmacenamiento, transporte, manejos, etc.

38



Un plan de inventarios se elabora basado en el control de inventarios y

se aplica a artículos que se utilizan repetitivamente en la producción.

Dicho control principia en una cantidad máxima de la cual se van

tomando los materiales a utilizar, hasta llegar a un a cantidad donde debe de

realizarse el pedido, misma que debe de ser mayor al mínimo necesario para

protección en caso de falla de parte de los proveedores. El mínimo es también

llamado cantidad de reserva para caso de emergencia.

Existe un plan llamado: De pedidos abiertos, donde se debe determinar

la cantidad de materiales que serán utilizados durante un determinado espacio

de tiempo, y una vez obtenida dicha cantidad, se negocia con los proveedores

un pedido que cubra dicha cantidad, pero, ese pedido deberá ser surtido en

parcialidades de acuerdo a las necesidades de producción de la empresa.

Un pedido de compra abierto puede ser el sistema más efectivo y

adecuado para las compras repetitivas, con lo cual se eliminarían los

requerimientos repetitivos de pequeñas cantidades de dichos materiales, lo que

significaría un ahorro en muchos factores, para el departamento de compras

tales como: Tiempo del comprador, gastos de papeleo, gastos de teléfono, etc.

Es obligación de la alta dirección en conjunto con el departamento de

compras, de determinar las reservas necesarias de los productos cuyos precios

fluctúan muy a menudo debido al ley de oferta y demanda en el mercado,

además de que existen productos que por naturaleza son de carácter

especulativo y es necesario que el departamento de compras esté siempre

informado de la situación de dichos productos en el mercado.

Fabricar o comprar

En este punto, deben considerarse seis preguntas importantes paraantes de toma una decisión sobre si se manda fabricar algún componente

39



necesario para la producción, o si se debe fabricar dentro de la misma

empresa, claro que también se deben tomar en cuenta otros factores como por

ejemplo: la capacidad de producción de la empresa, la carga de trabajo, la

programación de producción, la destreza para la fabricación de dicho

componente y la comparación de costos que esto ocasionaría.

Las preguntas que se deben contestar son:

Respecto a control de calidad, ¿Existe o no?

Sobre capacidad, ¿Se tiene espacio utilizable en almacén?

Sobre factores de trabajo, ¿Es necesario una preparación especial?

Respecto a programación, ¿Se pueden conseguir a tiempo todos loscomponentes necesarios para su fabricación?

Respecto a destreza, ¿Se tiene o puede conseguir un diseño

experimental confiable?

¿Sobre qué cantidad se debe hacer la comparación de costos? En

este caso es recomendable sobre 100 piezas.

2.15. TIPOS DE COMPRA

Existen diversos tipos de compras que se practican, entre los cuales se

distinguen tres, que son los siguientes:

Compras a precio alzado: Son las que se refieren a compras de cosas

pequeñas que son comunes en el mercado y se compran por kilos, metros,

piezas, etc., tales como: Tornillos, clavos, madera, granos, legumbres, etc., y

que son de fácil adquisición, por lo cual el comprador no puede poner pretextos

para comprar las cantidades requeridas en el tiempo establecido.

Compras sobre muestras: Son aquellas en las que es necesario

proporcionar al proveedor una muestra física del material que se desea

comprar, con el objeto de que sea elaborado o fabricado exactamente igual a la

muestra, con lo cual, se supone, no habrá problemas al momento de ser

utilizado dicho material en la producción.

40



También se lleva a cabo este tipo de compra cuando lo que se desea

comprar es por ejemplo: Una refacción algún equipo muy viejo o único, y para

el cual no existen refacciones en el mercado o tal vez es un equipo importado

y, traer la refacción pudiera ser muy costoso, por tal motivo, si es posible la

fabricación de dicha refacción localmente a un costo razonable, se puede

intentar por medio de una muestra física, a la cual se le podrán sacar las

medidas exactas necesarias para su fabricación.

Compras sobre contrato: Son aquellas compras que se hacen por un

determinado período de tiempo, el cual generalmente se programa en por

trimestre, semestre o anual, y para las cuales se firma un contrato especial que

contiene cláusulas donde se establecen las condiciones de pago,

penalizaciones en caso de incumplimiento del proveedor, etc., como parte de

las responsabilidades de ambas partes. (Cliente y proveedor), con la finalidad

de evitar problemas en el abasto de los materiales comprados.

Existe otra forma de clasificar las compras, y es de acuerdo al ámbito en

que se realizan, pudiendo ser nacionales o internacionales.

Las compras nacionales, son las que se llevan a cabo dentro de un país

determinado y que están sujetas a cumplir con las leyes establecidas para tal

efecto, en dicho país. Estas compras se subdividen a su vez en:

1) Locales: Que son aquellas que se realizan dentro de la misma plaza donde

está situada la empresa.

2) Foráneas: Son las que se realizan dentro del país de que se trate, pero

fuera de la plaza donde está situada la empresa.

Una fuente local puede ofrecer un servicio más confiable que otra que se

encuentre localizada a grandes distancias, debido a que la distancia sea más

corta, como porque se reduce el riesgo de interrupción en el servicio de

transporte; el conocimiento de los requerimientos específicos del comprador,

podrá tenerse ganancias a la cercanía de las partes, además, posiblementeexista una mayor flexibilidad para satisfacer los requerimientos del comprador,

41



y los proveedores locales quizás tengan los equipos e instalaciones más

apropiadas, los conocimientos y la solvencia económica como cualquier otro

proveedor localizado en lugares distantes.

Compras internacionales: Son las que se efectúan entre dos o más

países y se rigen con las leyes de los países que las realizan, y se clasifican

en Importaciones y exportaciones.

Compras de importación: Son las que se realizan directamente a un

proveedor extranjero o también a través de un distribuidor autorizado,

establecido en el país que realiza la compra.

La diversidad de materiales en el extranjero, hace necesario la inclusión

de proveedores extranjeros, en el campo competitivo de las compras, lo que

requiere la comprensión de muchas circunstancias y problemas no esperados

relacionados con las compras de importación.

El comprador debe saber las tarifas aduanales, contingencias de

importación, fluctuaciones de las monedas, así como los detalles que se

requieran, para la fácil ejecución y entrega, de acuerdo con sus contratos. En

caso de no contar dentro del área de compras, con personal especializado en

importaciones y exportaciones.

El gobierno impone ciertos controles a la importación de mercancías,

tanto para hacer cumplir las restricciones aplicadas, como para cobrar

derechos de importación que se exigen por todas las mercancías que no estén

específicamente exentas, según las leyes aduanales vigentes y las órdenes del

ejecutivo (relativos a acuerdos de comercio recíprocos).

Es natural que se requieran documentos no usuales en las

transacciones nacionales, respecto a las compras directas de importación.

El certificado de origen, es una declaración para fines de entrada en las

aduanas del país importador, siendo éste emitido por el país donde se hanoriginado las mercancías. En algunos casos, se requiere certificado de origen

42



para cumplir con restricciones o controles especiales y en algunos otros,

porque los transbordos en camino, pueden confundir la identidad del verdadero

país de origen.

Cuando el peso de las mercancías a importar, ha sido efectuado por un

pesador independiente y autorizado, una oficina de gobierno o por un

particular, es necesario presentar el certificado de peso, como control de la

cantidad embarcada.

Para algunos artículos, es necesario realizar su compra basándose en

análisis químicos o de otra naturaleza, mismos que son utilizados como base

para determinar la calidad que será aceptada, según lo acordado, por lo cual se

deberá contar con el certificado de análisis correspondiente.

Un certificado de inspección, identificará la exactitud del material

embarcado, en contraste con lo estipulado en la documentación que ampara la

compra.

Un documento importante dentro de todos los requisitos de embarques

de importación es: La póliza de seguro, especificando el tipo y el importe del

mismo, la cual cubrirá los riesgos en la transacción.

Los importadores deberán marcar los empaques, tanto internos como

externos, del material que se trate, de acuerdo a las exigencias de las

autoridades portuarias y aduaneras, ya que la información debe ser transmitida

claramente al embarcador, quien la utilizará como guía y la incluirá en las

facturas.

Es importante que el comprador conozca las monedas extranjeras y los

procedimientos de pago de las mercancías importadas, ya que muchos países

cambian de vez en cuando sus restricciones y controles en el uso de su

moneda.

43



Compras de exportación: Son todas aquellas compras que re llevan a

cabo con el fin de exportar los materiales, los cuales pueden ser comprados de

importación o nacionales.

En algunas ocasiones, las compras deben ser realizadas basándose en

diseños o modelos específicos, que deben cumplir con ciertos requisitos tales

como:

Deben definir de una manera clara y sencilla la forma de la pieza.

Los materiales necesarios deben de ser de fácil montaje.

Se debe establecer la existencia máxima con relación a piezas de

uso constante.

En caso de ser necesario efectuar compras de este tipo, el departamento

de compras debe recurrir a los departamentos especializados en diseño e

ingeniería, con el propósito de recibir apoyo en la interpretación o elaboración

de diseños, necesarios para la realización de la compra.

Acondicionamiento del producto

El acondicionamiento del producto se refiere a los materiales que están

en contacto con el producto, directa o indirectamente y que el departamento de

compras tiene que adquirir.

Directamente, está en contacto con el producto el envase con el cual será

presentado ante el cliente.

Indirectamente, los materiales de acondicionamiento están constituidos por el

empaque y el embalaje necesarios para su transportación.

2.16. EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Requisición

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La requisición, es un formato especial por medio del cual los diferentes

departamentos de una empresa, solicitan al departamento de compras la

adquisición de materiales y servicios necesarios para la producción,

mantenimiento general de toda la planta, además, de equipo de cómputo,

mobiliario de oficina, papelería, etc.

Cuando una requisición no cumple con los requisitos para ser trabajada,

será regresada al solicitante para que efectúe en ella las correcciones

necesarias.

Una vez recibida la requisición, se deberá entregar una copia firmada y

sellada a solicitante para que este tenga un control de sus requerimientos,

además, deberá tener sus requisiciones debidamente archivadas, con la

finalidad de poderla consultar en cualquier momento, poder hacer aclaraciones

respecto a los materiales solicitados en ella. Por lo que es parte de las

actividades del comprador, tener bien controladas las requisiciones.

Después de todo este proceso, el comprador podrá proceder a la

búsqueda de fuentes abastecimiento de los materiales solicitados, para realizar

un análisis de precios y decidir la compra.

2.17. SELECCIÓN Y CONTROL DE PROVEEDORES

Selección preliminar de las fuentes de abastecimiento:

La decisión clave en los centros de administración de adquisiciones es la

selección del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver

si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto

positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Por consiguiente, la

decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se

puede hacer en el departamento de compras.

El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellasempresas u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a

45



las necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una

cotización sobre sus productos.

La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las

siguientes características:

Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades

de producción.

Que su servicio de entrega sea oportuno.

Que el precio sea el más bajo, en relación con sus competidores.

Que el servicio que preste sea excelente. Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene

algún defecto o no son los requeridos.

El criterio de selección del vendedor asociado con su evaluación, puede

variar según las necesidades organizacionales, una buena evaluación, separa

al buen comprador del promedio.

Lo que el comprador busca, es el desempeño aceptable de un proveedor,

ya que si sucede lo contrario, le significaría más costos fuera de programa, y

deteriora las relaciones inter-departamentales dentro de su empresa entre

muchas otras cosas.

Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los

materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la selección del

proveedor, son aspectos que ayudarán a identificar a los probables

proveedores, haciendo más fácil la selección.

Dichos aspectos son:

Clasificación de la industria y comercio

Disponibilidad comercial del producto.

Cantidad que ha de ser comprada.

46



2.18. EL CONTROL DE LAS COMPRAS

Control de las compras

Una de las herramientas más valiosas con las que un departamento de

compras puede contar es el control de compras, el cual permite conocer

oportunamente las características de los proveedores que están capacitados

para el abastecimiento de los materiales necesarios, esto ayudará en gran

parte a tener ahorros en tiempo, ya que con tan solo consultar el control de las

compras se podrá determinar una compra lógica, debido a que en los registros

de control se tendrán guardadas las características de las compras pasadas.

Algunos de los principales controles son los siguientes:

Tarjeta de control de compras:

Esta debe ser elaborada para cada material y en ella debe de

contenerse la siguiente información:

Número de parte del artículo.

Descripción y especificaciones técnicas del material.

Número y nombre de los proveedores que han vendido o cotizado el

material.

Cantidades y precios anteriormente cotizados.

Descuentos obtenidos.

Fechas de las compras anteriores.

Número de requisiciones anteriores.

Número de ordenes de compras anteriores.

Cantidades compradas.

Observaciones necesarias

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Control de especificaciones de materiales:

Se llevará a cabo con el propósito de tenerlas archivadas

ordenadamente y debidamente actualizadas, con el fin de que al momento de

comprar los materiales, éstos sean recibidos de acuerdo a las necesidades

actuales de la empresa.

Registro de contratos:

Será necesaria su implementación para mantener un control de ellos y

así poder identificar los que estén próximos a vencerse, y de acuerdo a las

necesidades de la empresa se pueda decidir si se genera un nuevo contrato o

no.

Control de requisiciones:

Se establecerá con el fin de tener información constante respecto a los

requerimientos atendidos y pendientes de atender por parte del departamento

de compras, sirviendo a la vez como evaluación de la eficiencia del mismo

departamento.

Control de órdenes de compra:

Este control nos permitirá estar informados de la situación real que

tengan las órdenes de compra en cuanto a entregas y atrasos, ayudando a

evaluar el desempeño de los proveedores.

Reportes a la gerencia:

En el departamento de compras se obtienen varios reportes que

muestran de una manera verás, los resultados de obtenidos por este

departamento, entre ellos tenemos:

Reporte de pedidos generados.

Reporte de los descuentos obtenidos.

Reporte de ventas de material obsoleto o sobrante.

Reporte de desempeño de los proveedores.

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Reporte de requisiciones recibidas.

Reporte de requisiciones atendidas.

Reporte de órdenes vencidas, etc.

Medición de resultados alcanzados por el departamento de compras

Esto consiste en la medición de la eficiencia mediante la cual undepartamento de compras desempeña sus funciones.

Para poder establecer los parámetros de medición y evaluación, la

administración debe conocer claramente las funciones del departamento.

Uno de los principales problemas que se encontrarán al tratar de

establecer un método de evaluación para el departamento de compras, es que

se dan varios factores que varían constantemente en el accionar del

departamento.

Por lo anterior, el departamento de compras debe ser evaluado como si

fuera una empresa individual y será más fácil la medición del desempeño, si se

utiliza un método de evaluación enfocado a la cuestión técnica del trabajo

realizado en determinado período de tiempo.

2.19. CONTRATOS DE COMPRA-VENTA

El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transacción

comercial, constituyéndose en el punto de partida del comercio internacional e

instrumento jurídico de la actividad económica mundial.

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El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa

internacional, los derechos y obligaciones de las partes contratantes con

relación a la compraventa de mercaderías. Por otra parte, en los contratos de

compra - venta se señalan las Condiciones y los Medios de Pago en que se

transarán las operaciones comerciales.

Las Condiciones de Pago; en un contrato compra-venta internacional

pueden establecerse las condiciones de pago más diversas; el financiamiento

puede estar ligado a cualquiera de ellas.

Algunos son:

Al Contado: El pago al contado varía de acuerdo al momento en que se

efectúa el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del

embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al

momento de recibir la mercadería por parte del comprador. En el primer caso

no se requiere financiamiento, en los otros podrá ser necesario un

financiamiento de pre-embarque.

En Cuenta Corriente: Cuando existe una relación muy favorable entre

el exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual

requiere que en ambos países existan regímenes comerciales cambiarios sin

restricciones que dificulten la transacción.

En Consignación: Esta condición de pago implica que el derecho de

propiedad de la mercancía no se traspasa hasta el momento de su venta en el

extranjero. Esta modalidad entraña muchos riesgos para el exportador, quien

sólo recibirá el pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad

usada en la venta de productos perecibles.

Al Crédito: La compra-venta se paga en un plazo después del

embarque. Las transacciones al crédito son frecuentes y requerirán de

financiamiento de post-embarque. El tipo de crédito otorgado principalmente

50



será de proveedores y los documentos de pago que recibirá el exportador

podrán ser pagarés o letras de cambio.

Los Medios de Pago: todas las transacciones en el Comercio

Internacional cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio

para realizar el pago de la operación. Estos medios de pago juegan un rol

fundamental, no sólo por ser la forma como se realiza la transacción, sino

porque dan origen al financiamiento.

Los principales medios internacionales de pago son los siguientes:

Pago Anticipado: éste consiste en que el importador, antes del

embarque, sitúa en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta

forma de pago representa muchos riesgos para el comprador; quien queda

totalmente a merced de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta

deliberadamente puede demorar indebidamente el envío de las mercancías o

simplemente en el peor de los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es

excepcional, cuando por ejemplo el vendedor domina el mercado por ser el

único proveedor del producto de la tecnología.

Pago Directo: éste se constituye cuando el importador efectúa el pago

directamente al exportador y/o utiliza a una entidad para que se efectúe este

pago sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago más

comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la

transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando

las condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignación.

Cobranzas Documentarias: éstas se definen como el manejo por los

bancos de documentos que pueden ser financieros o comerciales; según las

instrucciones que reciban, con el fin de lograr el cobro y/o la aceptación de

documentos financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco

51



para que éste, bajo las instrucciones recibidas, maneje y entregue los

documentos al comprador previo pago y/o aceptación.

El Crédito Documentario: La Carta de Crédito o Crédito Documentario,

ocupa el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de

compra-venta internacionales de mercancías, no sólo por las seguridades que

ofrece, sino porque mediante su uso se consigue un equilibrio entre los riesgos

de tipo comercial que asumen las partes que intervienen en la compra-venta

internacional.

El contrato comienza a formarse a partir de una oferta.

La oferta debe ser una propuesta específica indicando la mercadería, la

cantidad y el precio. Debe estar dirigida a persona determinada. La oferta

puede ser retirada, revocada o rechazada; en este último caso se extingue la

oferta.

La oferta surtirá efecto cuando ésta llegue al destinatario. Toda

declaración u otro acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta

constituirán aceptación. La aceptación de la oferta surtirá efecto en el momento

en que la indicación de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que éste

haya fijado.

La oferta detallada debe contener los siguientes datos:

Descripción exacta de la mercadería y del embalaje.

Medidas y pesos específicos.

Especificaciones de calidad.

Precio unitario en dólares u otra divisa.

Condiciones de pago.

Condiciones de entrega.

2.20. LOS PROVEEDORES EN RELACIÓN AL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS

52



Los proveedores deben actualizarse en base a criterios de la gerencia. Para

ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar

calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.

Los precios de competencia considerando los precios unitarios,

descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.

Las restricciones legales

Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas

vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

Los proveedores deben basarse en técnicas de control las cuales son las

siguientes:

Claras exposiciones de criterios, establecidas en: Manual de Políticas

y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas.

Bases de datos.

Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores.

Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las

bases de datos. Estos procedimientos deben incluir:

1) Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse

con respecto a un proveedor potencial, y,

2) Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos einformación obtenida.

Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por

mercancías o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia, esto

es a través de los siguientes pasos:

Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones

de mercancías y servicios.

53

http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/fijacion-precios/fijacion-precios.shtml#ANTECED

http://www.monografias.com/trabajos7/compro/compro.shtml


http://www.monografias.com/trabajos5/volfi/volfi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/transporte/transporte.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/confyneg/confyneg.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml


http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml


http://www.monografias.com/trabajos14/comer/comer.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/romandos/romandos.shtml#PRUEBAS


http://www.monografias.com/trabajos14/verific-servicios/verific-servicios.shtml




http://www.monografias.com/trabajos5/volfi/volfi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/transporte/transporte.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/financiamiento/financiamiento.shtml

http://www.monografias.com/trabajos4/confyneg/confyneg.shtml



http://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml



http://www.monografias.com/trabajos12/romandos/romandos.shtml#PRUEBAS




Formas vitales prenumeradas (peticiones de compras, órdenes de

compra, etc.) y la rendición de cuentas de tales formas (hojas de

verificación numérica o punteo).

Archivo de firmas autorizadas. Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de

competencia en los archivos, precios según órdenes de compra contra

listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra

condiciones disponibles en los proveedores, etc.

Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (con

un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las

órdenes de compra pueden crearse automáticamente cuando lascantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de

nuevo).

CAPITULO III

54


http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtml


http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtml



DESARROLLO

TÉCNICO

3.1. NOMBRE DE LA EMPRESA

La empresa se encuentra registrada bajo el nombre de “ECO JEANSS.A. DE C.V.”

GIRO DE LA EMPRESA

La empresa es del giro manufacturero, la cual se dedica a latransformación de la mezclilla, ofreciendo productos para exportar.

ANTECEDENTES

La empresa fue fundada por el Sr. Felipe Hadad desde hace 2 añosaproximadamente.

Es una empresa nueva que cuenta con la tecnología para presentar suproducto con calidad. A pesar de su existencia desde hace poco cuenta con loselementos necesarios laborando como una empresa con una consolidación demayor antigüedad.

Surge con motivos de desarrollo personal y expansión en el mercado,con lo cual comienza a funcionar de manera óptima y con una considerable

cartera de clientes y siendo algunos de ellos potenciales.

55



La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V.” actualmente maquila prendascon mezclilla, las cuales son en su mayoría para exportación, teniendo unaamplia cobertura en el mercado exterior, generando con ello nuevos empleos yactualizándose día con día en su manufactura.

3.2. LOCALIZACIÓN

3.2.1. MACRO LOCALIZACIÓN

La empresa se encuentra localizada en la ciudad de Teziutlán; Puebla, México.(Ver figura 1.1.)

3.2.2. MICRO LOCALIZACIÓN

La empresa se encuentra localizada en calle 16 de Septiembre No. 204 deTeziutlán, Puebla. (Ver figura 1.2)

3.2.3. DISTRIBUCIÓN DE LA PLANTA

La empresa se encuentra distribuida acorde a las disposiciones del área deIngeniería, tomando en consideración que el espacio para producción no es enextremo amplio (Ver figura 1.3).

3.3. ORGANIZACIÓN

3.3.1. Tipo de organización

La empresa es una organización de tipo manufacturera, la cual se dedica a latransformación de mezclilla para la venta a mayoreo principalmente dedicada ala exportación de su producto terminado.

3.3.2. Organigrama de la empresa

Se presenta el siguiente organigrama proporcionado por el departamento deCompras donde se presentan los grados de responsabilidad y autoridad segúnlos departamentos con los que cuentan. (Ver Figura 1.4)

3.3.3. Valuación de puestos

56



Departamento: Compras y Almacén.Representado por: Sra. Libia Apo Ortiz.Cargo desempeñado: Gerente.

Antigüedad: Desde su fundación.

Actividades o funciones que realiza:

Adquirir materia prima al mejor precio y calidad de acuerdo a losrequerimientos de la empresa.

Realizar de manera administrativa los formatos correspondientes aldepartamento de Compras.

Suministrar a los demás departamentos del material que soliciten parasu funcionamiento efectivo.

Informar a los altos mandos sobre los resultados generados, posiblesdeficiencias, toma de decisiones, entre otras situaciones que requieranser presentadas al siguiente nivel jerárquico.

Relación con departamentos:

Departamento de Contraloría Departamento de Recursos Humanos Departamento de Finanzas Departamento de Producción. Departamento de Ingeniería.

3.3.4. Políticas de la empresa

Por mencionar algunas se encuentran las siguientes:

• Todas las mujeres que resulten embarazadas después de empezar eltrabajo tienen derechos a beneficios por maternidad completos.

• El personal administrativo y el sindicato debe ser informadoinmediatamente de las violaciones dentro del sistema de SeguridadSocial, las cuales en caso de no ser cumplidas, constituyen un motivo desanción o despido del supervisor.

• La empresa debe cumplir con los lineamientos de estándaresambientales, las cuales deben cumplirse de manera exacta y oportuna

3.3.5. Objetivos, Visión, Misión y Valores de la empresa

57



Visión:

Consolidarnos como una empresa reconocida a nivel nacional, además de

alcanzar el liderazgo en el mercado actual , por alta calidad en venta, servicio yaptitud en el uso e implementación de tecnología avanzada, comprometidos ensuperar las expectativas de nuestros clientes.

Misión:

Elaborar productos de excelente calidad con el objetivo de lograr la satisfaccióntotal de las necesidades del cliente siendo competitivos dentro de un ambientede superación personal, teniendo en cuenta siempre al elemento humano comosu recurso más importante y con la ayuda de la mejor tecnología para lograr alta eficiencia y productividad.

Valores:

Honestidad Lealtad Responsabilidad Confianza Comunicación

Clara, abierta y recíproca Cooperación Compromiso Trabajo en equipo

MadurezAceptación de diferentes criterios y opiniones de maneraconstructiva logrando una reciprocidad a la retroalimentación conotras personas.

Objetivos

Profundizar los conceptos de capacidad y localización de las plantas,para que de esta manera sirvan para tomar futuras decisiones en elmedio a desempeñarse.

Determinar los factores que afectan las decisiones sobre la capacidad. Analizar la medición y planeación de la capacidad de las instalaciones.

58



Conocer los factores que afectan las decisiones de localización yestrategias futuras de localización.

3.4. DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

3.4.1. Misión, Visión, Políticas y Objetivos del Departamento

Misión:

Lograr la completa satisfacción del cliente, en cuanto a la adquisición de losmejores materiales con la mayor calidad y mejor precio posible, generando conello un producto que cumpla con los requerimientos del mercado.

Visión:

Ser un departamento que mejore día con día sus procesos y se vea reflejadoen una mejor calidad en su proceso.

Políticas: Los precios de compra serán seleccionados por el encargado del

departamento en base al precio y la calidad con la que cuente la materiaprima.

Todas las condiciones de compra deben estar respaldadas por escritomediante cotizaciones, facturas, órdenes de compra, etc.

Las adquisiciones se harán conforme a los recursos que cuente laempresa y en base a las cantidades necesarias para la producción,evitando con ello los desperdicios.

Objetivos:

El departamento de Compras de la empresa únicamente cuenta con elsiguiente objetivo:

Adquirir materiales al mejor precio posible y con la mejor calidad, deacuerdo a las especificaciones de nuestro producto.

Se proponen los siguientes objetivos del departamento de Compras, para sumejor funcionamiento del mismo, al no encontrarse que los actuales presentandeficiencias:

59



Objetivo general:

Mantener el abastecimiento con el mínimo de inversión, evitar duplicidades, mantener la calidad adecuada en los materiales deacuerdo a su destino, buscar materiales al mejor precio y que cumplancon los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener siemprela posición competitiva de la empresa.

Objetivos específicos:

Mantener los inventarios al nivel más bajo posible, pero lo suficientepara alimentar satisfactoriamente las necesidades de producción.

Localizar nuevos materiales y productos. Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rápida y

calidad adecuada de los artículos. Desarrollar óptimos procedimientos y controles. Reunir información y hacer valoración sobre proveedores actuales y

potenciales.

Mantener comunicación dinámica y constante con los ejecutivos de la

empresa, que determinen cuáles serán los programas de producciónpara conocerlos y tomar oportunamente los pasos para abastecer susnecesidades.

Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursoshumanos, producción, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente losprocedimientos establecidos.

Obtener utilidades para la empresa.

3.4.2. Procedimiento de Compras

Dentro del departamento de compras no existe un procedimiento establecidoen el cual se tengan contratos con proveedores, puesto que el procedimientoque realizan es realizado de una manera sencilla, en el cual se acude a laplanta donde podemos adquirir la materia prima necesaria y se efectúa el pagoen efectivo, seleccionando al mejor proveedor en base primordialmente alprecio que se ofrece.

3.4.3. Marco Legal

60



Dentro del departamento de Compras no se realizan contratos como tales conlos proveedores, únicamente se realizan las compras por medio de notas ofacturas, las cuales se generan al momento de la compra.

3.4.4. Sistemas de Control. (Documentos Internos del Departamento)

El departamento de compras genera los siguientes formatos (Ver Figura 1.5.1.a 1.5.4):

Notas de entrada Notas de salida Tarjetas de Kardex Formato de requisición de materiales Formatos de pedidos

3.4.5. Procedimientos administrativos del departamento

Todas las formas, formatos, procedimientos, entre otros son manejados demanera directa por el Gerente de Compras y en realizados de formapersonalizada, para que en caso de existir dudas respecto a alguna solicitud,estas sean revisadas en tiempo y forma y se alcancen los objetivos de maneraeficiente.

3.4.6. Sistema Manual de Procedimientos Administrativos.

Dentro del departamento de Compras, no existe un manual deprocedimientos conformado como tal, las compras se realizan de manerarústica, únicamente bajo criterio de la encargada del departamento.

3.5. RELACIONES DEPARTAMENTALES

El departamento de Compras se encuentra estrechamente relacionadocon los departamentos que se encuentran a su alrededor, entre los cualespueden estar la Dirección General, la Presidencia, Contraloría, y principalmentecon la planta de Producción y Recursos Humanos.

3.5.1. ProducciónEn el departamento de producción debe existir gran relación entre este

departamento y el de Compras puesto que mediante las requisiciones de

61



material se nos informa del material que se necesita para continuar con laproducción y que ésta no se detenga.

Se presenta relación con el departamento de Producción puesto que eles el encargado de mantener una buena relación exterior ya sea con los

proveedores, o de manera interna con los trabajadores de la planta, los cualesdeben hacer saber sus necesidades para que laboren de una manera eficientey eficaz.

3.5.2. FinanzasEl departamento de Finanzas se dedica a la administración de los

recursos monetarios de la empresa. En esta se realizan formas de inversión deldepartamento para generar mayores utilidades, minimizando gastos,recudiendo costos y haciendo una buena circulación del dinero dentro de laorganización.

3.5.3. Recursos Humanos

El departamento de Compras tiene relación con el de RecursosHumanos puesto que éste ultimo genera formatos por ejemplo, para el pago denóminas, con los cuales dicho departamento debe realizar sus requisicionescorrespondientes para efectuar la compra del material.

3.5.4. Ingeniería

El departamento de Ingeniería establece una relación con el de Comprasal mantenerse informado respecto a partes de maquinaria que requieranadquirirse para su mejor funcionamiento.

A su vez en cuanto a tecnología se refiere el departamento debe hacer saber por escrito de sus necesidades al departamento de Compras para queestas se adquieran en tiempo y forma y de acuerdo a las especificaciones que

se requieran para continuar laborando y desarrollándose día con día.

3.5.5. Contraloría

Contraloría es el departamento encargado de realizar auditorias internas,de manera que se verifiquen las actividades realizadas a lo largo de un periodoy en caso de existir errores o deficiencias exponerlos a tiempo para establecer planes de acción para corregir y mejorar las funciones realizadas.

3.5.6. Almacén

62



El almacén es el encargado de realizar por escrito mediante formatos,sus necesidades de materia prima, con las cuales se opera en el área deproducción. Es indispensable que el almacén cuente siempre con esterequisito, de lo contrario la producción se ve afectada, con lo cual el encargadodel almacén debe realizar su solicitud de material en el transcurso de una

semana anterior a su aprovechamiento para que se adquiera en tiempo y formalo solicitado.

CAPITULO IV

63



CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

4.1. CONCLUSIONES

La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V” es una empresa que se dedica ala manufactura, en la cual se encuentra principalmente el objeto de nuestroestudio, siendo el departamento de compras el que adquiere mayor importanciapara nuestra investigación.

La investigación realizada es de gran utilidad puesto que con ella sepueden adquirir conocimientos con respecto a los procedimientos que se llevana cabo en el área de adquisiciones, con lo cual es de vital importancia porquese adquieren conocimientos con respecto al área laboral.

En el presente trabajo se presentaron formas administrativas, aspectoslegales, sistema de adquisiciones, entre otros que se deben llevar a cabo endicho departamento, los cuales adquieren importancia para saber implementar un sistema de mejora o corrección de defectos en su caso dentro de laorganización.

64



En el trabajo presentado se da de manera teórica el proceso deadquisición, y a su vez se aplica de manera práctica la información obtenida.

4.2. RECOMENDACIONES

La empresa “ECO JEANS S.A. DE C.V.” es una empresa que a pesar detener poca experiencia en el ramo, debido a su antigüedad es una organizaciónque ha subsistido y obtenido buenos resultados debido a su alta producción.

A pesar de los resultados obtenidos observamos que de manera teóricano cuenta con los elementos que se esperan encontrar en primera instanciadentro del funcionamiento de su departamento.

No se encuentra en el departamento un organigrama establecido y a lavista de todo el personal, por lo que puede caer en errores de jerarquía y pararesolver situaciones la responsabilidad esta dispersa al no presentarse de unamanera formal y escrita los puestos y funciones que desempeña y atiende cadadepartamento.

65



A su vez no se encuentran bien definidos los objetivos del departamentocon lo cual su funcionamiento se enfoca a juicio propio de los representantesde tal área.

No se presenta una estrecha relación entre departamentos puesto que

se desconoce incluso la distribución de la planta de manera detallada por loque es necesario acudir al departamento de Ingeniería para su conocimientoprevio.

Existen procedimientos que no se toman en consideración y que sonindispensables para su funcionamiento del departamento, los cuales debenestablecerse como tales y realizar una reestructura dentro del mismo.

66



GLOSARIO

67



INDICE

DE

FIGURAS

68



Figura 1.1. Macro localización

Figura 1.2. Micro Localización

69

Calle hidalgo

1

6de

Sept ie

mb

re

ECO JEANS S.A. DE C.V.

PRESIDENTE

DIRECTOR

SECRETARIA

CONTRALORÍA GERENTE DEPLANTA

REC. HUM.DEPTO. DE COMPRAS

SECRETARIA

AUXILIARES

OPERARIOS

ING. INDUSTRIAL

MECÁNICOS



Figura 1.3. Organigrama de la Empresa.

Los cuadros numerados corresponden a maquinas (recta, over, etc.)

Figura 1.4. Distribución de Planta.

70



Figura 1.5.1. Frente Tarjeta de Kardex

Figura 1.5.2. Reverso Tarjeta Kardex.

71



Figura 1.5.3. Nota de Entrada.

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Formato de requisición de materiales

Fecha del periodo: Fecha de entrega:

Depto. donde se genera la Solicitud: Producción aprobado por:

Requisición N°:__________ Entrega a:

cantidad descripción N° de orden Costo unitario Costo total

Total $

Figura 1.5.4. Requisición de Materiales.

73



BIBLIOGRAFÍAS

74



• Mercado, Salvador, Administración de Compras, editorial Mac GrawHill.

• www.monografias.com

• www.google.com

• www.altavista.com

75

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http://www.google.com/

http://www.altavista.com/

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CASI TERMINADO Proyecto de Compras Maribel