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FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
NOMBRE:
MARIBEL CUJILEMA
CATEDRA:
INFORMATICA II
DOCENTE:
ING. CARLOS EBLA
NIVEL:
TERCERO 1
TEMA:
ACCESS
TABLA DE CONTENIDOS
1. CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA ............................................................................. - 1 -
2. FORMULARIOS................................................................................................................... - 3 -
2.1 Selección. ........................................................................................................................ - 5 -
2.2 Movimiento. .................................................................................................................... - 6 -
2.3 Replicación. ................................................................................................................... - 6 -
2.4 Remoción y asociación de rótulos. ................................................................................. - 6 -
2.5 Alineación a la grilla. ....................................................................................................... - 7 -
2.6 Alineación entre controles. ............................................................................................. - 7 -
2.7. Copia de formularios. ..................................................................................................... - 8 -
3. CONSULTAS ....................................................................................................................... - 8 -
3.1. Generar una nueva consulta. .................................................................................... - 8 -
4. MACROS .......................................................................................................................... - 11 -
4.1 Creación de una macro. ................................................................................................. - 11 -
4.2 Macros para mostrar tablas, formularios e informes. ................................................... - 12 -
4.3 Macros para confirmar la exclusión de registros. ......................................................... - 15 -
4.4 Macros para convalidar datos. ..................................................................................... - 17 -
4.5. – Macro de activación inmediata. ................................................................................ - 19 -
5. INFORMES ..................................................................................................................... - 20 -
5.1 Informes generados por asistentes .............................................................................. - 20 -
I
INTRODUCCION
Es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos. Él está basado
en el argumento de las bases de datos relacionales en el cual el usuario mantiene
informaciones organizadas en forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla detallar
cualquier metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de
soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este análisis y reflexión
previos, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas
automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.
OBJETIVOS
OBJETIVOS GENERALES
Conocer qué es una base de datos en Access. Definir y mantener relaciones entre tablas Crear y mantener formularios. Cómo diseñar filtros y consultas a las distintas tablas de la bases de datos
.
OBJETIVOS ESPECÍFICO S
Al utilizar este programa podremos diseñar, mantener y producir informes y etiquetas
Aprenderemos el diseño avanzado de tablas: reglas de validación, índices y autoformularios. Podemos Importar y exportar información desde las bases de datos. Conocer y poner en práctica distintos tipos de bases de datos y sus
características. Crear macros, módulos, subformularios, páginas dinámicas y estáticas. Mantener la seguridad de la base
Informática II
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1. CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA
Los campos calculados permiten utilizar, en las columnas de la vista de diseño
de la consulta, información que no proviene de un campo, sino de una operación
con valores de otros campos.
Vamos a verlo mejor con un ejemplo, en nuestra tabla "producto".
Ilustración 1
Tenemos listados, el producto, el precio de la unidad y también las unidades en
existencias.
Supongamos que necesitemos conocer cuál es el valor total de los artículos que tenemos
en el almacén.
Sería sencillo calcular, el total de seria el resultado de multiplicar las "Unidades En
Existencia" por el "Precio Unidad" de cada artículo.
Como ya sabemos utilizar el asistente, vamos a aprender ahora a hacerlo desde al
ventana de diseño.
El primer paso, como siempre es acudir a la ventana de base de datos abrir la ventana de
las consultas.
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MARIBEL CUJILEMA - 2 -
Ilustración 2
Y desde aquí
Ilustración 3
Vamos a pulsar la opción crear una consulta en vista de diseño.
En la ventana "Mostrar tabla" seleccionaremos la tabla "Productos"
Ilustración 4
Informática II
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Y una vez seleccionada, pulsaremos agregar.
En la venta de "Consulta de selección", en su sección superior, aparecerá la tabla
que hemos escogido "Productos", con todos los campos que la componen.
Nosotros solo necesitaremos "Nombre Producto”, "DescripcionProducto",
"Precio Unidad" y "Unidad En Existencias".
Ilustración 5
2. FORMULARIOS Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de informaciones.
El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la Base de Datos y
puede comprender alguna sofisticación tal como el uso se colores, letras de diversos
tipos y tamaños, figuras, botones, etc. En los formularios es posible presentar resultados
de cálculos y efectuar consistencias sobre datos alimentados. Eventualmente se puede
imprimir un formulario a pesar de que el Access posee un recurso específico para la
presentación de informaciones impresas Informes.
Existen tres tipos importantes de formularios: de columnas, tabular y subformularios.
En general es posible crear rápidamente un formulario relativamente padronizado sobre
los cuales si el proyectista lo desea, es posible hacer ajustes. La secuencia de pasos para
la creación de un formulario a través del asistente es la siguiente:
En la ventana Base de Datos, seleccionar Formularios y picar el botón Nuevos
Elegir la opción Asistente de formulario
Elegir la tabla o consulta para la cual el formulario será desarrollado.
Seguir las indicaciones dadas por las ventanas presentadas por el sistema.
Para generar un formulario rápidamente en el formato padrón basta elegir el asistente
para autoformularios de columnas, tabular u hoja de datos
Al final de este proceso se puede inspeccionar el formulario generado en la ventana de
diseño o en la ventana de formulario con los datos de la tabla o consulta.
Accesoriamente se puede inspeccionar esa tabla o consulta en el formato padrón de la
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MARIBEL CUJILEMA - 4 -
hoja de datos, basta accionar los botones correspondientes en la barra de herramientas
en la parte superior de la pantalla. La figura muestra el formulario generado para el
PADRÓN DE EMPLEADOS.
Ilustración 6
Para verificar la distribución de las informaciones de ese formulario impreso, basta
accionar el botón Vista preliminar. Este botón también puede ser accionado
directamente en la ventana Base de Datos. El sistema provee una visión de la impresión
en formato compactado.
Para visualizar detalles se puede accionar un zoom picando sobre la parte deseada. Para
salir del modo de visualización de impresión, basta picar la tecla ESC o picar el botón
Cerrar.
Ilustración 7
Las barras de herramientas para la construcción de formularios presentan recursos que
dependen de la personificación usada (menú Ver, opción Barra de herramientas,
personificar). En general se presentan configuradas conforme la figura 5.3. Además de
eso, también es empleado el cuadro de herramientas para construir rótulos y cuadros de
texto conforme detalles a seguir. En caso en que las barras o el cuadro no estén visibles
Informática II
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en modo diseño del formulario se hacen visibles a través de las opciones del menú Ver
Ilustración 8
El proyectista de formularios manipula controles en la ventana de diseño. Las acciones
que él puede realizar en general comprenden selección, movimentación,
redimensionamiento y ajuste de estos controles. Estas acciones básicas también valen
para el desarrollo de informes siendo presentados a continuación.
2.1 Selección.
La selección del control es hecha picando sobre él, en respuesta aparecen marcas guías
de manipulación (handles L ). Algunos controles, como cuadros de texto, poseen otro
control asociado del tipo rotulo. Estos dos controles en general andan juntos.
Ilustración 9
Picando sobre el rótulo será considerado seleccionado el rótulo, picando sobre el cuadro
de texto será considerada seleccionada el cuadro de texto.
Es posible seleccionar múltiples controles picando el mouse fuera del área en la que
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están estos controles, arrastrando por sobre ellos hasta envolverlos y soltando enseguida
el Mouse. Este procedimiento también puede ser usado para seleccionar solo cuadros de
texto o solo rótulos dependiendo de cuales objetos fueron comprendidos por la
selección. Otra forma de seleccionar múltiples controles es picando uno por uno en
tanto se mantiene presionado la tecla SHIFT.
2.2 Movimiento.
Para movilizar el par rótulo y cuadro de texto seleccionado se debe colocar el cursor
sobe sus bordes inferiores hasta que él se trasforme en una mano. En este instante se
debe picar y arrastrar.
Para mover apenas el rótulo, picar en su guía de movimiento (el vector se transforma en
una mano como el dedo indicado apuntando para la guía) y arrastrar. Para mover
solamente el cuadro de texto utilizar su correspondiente marca guía. Observar que a
pesar de que la movilización es por separado, los dos controles permanecen asociados.
En caso de ser necesario mover apenas uno de los dos elementos del par para otra
sección (encabezado, pié), será necesario utilizar el menú Edición. Se selecciona el
elemento y se utiliza Cortar. A continuación se selecciona la sección objetivo (en la
zona gris fuera de la cuadrícula de diseño) y se acciona Pegar. Ahora los dos controles
estarán definitivamente desasociados.
Para restringir la dirección de movilización de los controles se recomienda mantener
presionada la tecla SHIFT, seleccionar control y arrastrarlo. La dirección del primer
movimiento prevalecerá y será la única según la cual podremos mover el control hasta
soltar el botón del Mouse.
2.3 Replicación.
Podemos duplicar un control varias veces. Se debe seleccionar el control y usar el menú
Edición como la opción Duplicar. La duplicación que aparece al lado o abajo del control
original se debe mover par la posición deseada y, en caso necesario, una nueva
duplicación puede ser solicitada. En este caso la duplicada va a aparecer en una posición
relativamente idéntica en la que había entre los dos controles anteriores.
Otra manera de duplicar es a través del recurso Copiar o Cortar y pegar. En este case se
selecciona el objeto, se recorta o se copia vía menú Edición. A continuación, se
selecciona la sección (detalle, pié, encabezado) para donde debe ser hecho el pegado.
Nuevamente en el menú Edición se elige Pegar.
2.4 Remoción y asociación de rótulos.
Para borrar un control con su rótulo asociado se debe picar el control y accionar la tecla
DEL. Para borrar apenas el rótulo se debe picar el rótulo y accionar DEL.
Para re asociar un rótulo, o procedimiento es algo complicado. Inicialmente debe crear
un nuevo rótulo vía herramientas del cuadro de herramientas. Seleccione el botón, pique
en el formulario, digite el texto. Enseguida recorte el rótulo vía Edición; Cortar. Ahora
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seleccione el control al cual será asociado el rótulo y accione Edición; Pegar.
2.5 Alineación a la grilla.
La alineación correcta y precisa entre controles de un formulario es difícil de obtener
manualmente. El Access dispone de una cuadrícula de alineación automática y que
puede ser presentada en la ventana de proyecto del formulario. La cuadrícula solo es
usada durante la faz de proyecto.
Para que la cuadrícula sea exhibida y utilizada automáticamente, varias providencias se
precisan tomar:
Activar la opción Cuadrícula del menú Ver
Activar la opción Ajustar a la cuadrícula del menú Formato
Seleccionar el formulario picando en el área fuera de las secciones
En el menú Ver accionar la opción Propiedades para presentar en la pantalla la
ventana de diálogo de propiedades del formulario
En la hoja Formato localizar las propiedades Línea X y línea Y y atribuir a ellas
algún valor menor o igual a 9, por ejemplo 5, lo que indica cinco puntos de
cuadrícula por cm. de formulario en las direcciones x e y.
A partir de este instante, todos los controles nuevos, diseñados en la pantalla serán
automáticamente alineados a las marcas de la cuadrícula. En caso, que para algunos
controles, no se desee este efecto, se debe mantener presionada la tecla CTRL mientras
se diseña/arrastra el control en la pantalla.
La presentación de la cuadrícula puede ser desactivada apagando la opción Cuadrícula
en el menú Ver.
La alineación automática puede ser inhibida apagando la opción Ajustar a la cuadrícula
en el menú Formato.
Si la alineación automática no está activa, es posible momentáneamente hacer un
alineamiento. Se debe seleccionar los controles y accionar el menú Formato, opción
Alinear seguido de la opción A la cuadrícula. Todos los controles seleccionados serán
alineados según su punta superior izquierda.
En caso que se desee que un control totalmente desaliñado (ni en el vértice superior
izquierdo, ni sus dimensiones están conforme a la cuadrícula) quede de acuerdo con la
cuadrícula se debe accionar el menú Formato con la opción Tamaño / a la cuadrícula.
2.6 Alineación entre controles.
Independientemente de la cuadrícula, es posible alinear controles entre sí. Se debe
seleccionar controles que estén relativamente en una misma línea o columna y accionar
el menú Formato opción Alinear seguido de la elección entre Izquierda, Derecha,
Superior e Inferior.
La alineación será siempre en relación al lado del control más apartado del grupo.
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2.7. Copia de formularios.
Es común desenvolver un nuevo formulario a partir de una copia de un formulario ya
existente. Para producir una copia en la misma base se debe realizar las siguientes
opciones en la ventana Base de datos:
Seleccionar el formulario en la pantalla Base de Datos
En el menú Edición usar Copiar
En el menú Edición usar Pegar
Informar el nombre de la copia en la ventana de diálogo.
Para copiar formularios entre Base de Datos distintas se debe utilizar la opción Exportar
del menú Archivo.
3. CONSULTAS
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta
en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:
De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
De acción: altera el contenido de registros en una única operación
Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el
sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir
mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de
existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las
consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.
Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas
contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:
Elegir campos específicos de tablas específicas;
Seleccionar informaciones vía criterios;
Mostrar las informaciones en varios órdenes;
Obtener datos de varias tablas simultáneamente;
Calcular totales;
Crear formularios e informes;
Crear otras consultas y gráficos.
3.1. Generar una nueva consulta.
La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos,
seleccionando Consultas y picando en la opción Nuevo. En respuesta aparecerá un
cuadro de diálogo que le permite a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser
construida. O Ud. mismo monta la consulta a través del modo Vista Diseño o Ud. utiliza
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los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes,
formularios, etc.
Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta de Selección sobrepuesta
con la ventana de diálogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar,
seleccione su nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione una tabla
/ consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de
tablas.
Ilustración 10
La activación de la ventana de diálogo Mostrar tabla también puede ser realizada a
través del menú Consulta opción Mostrar tabla o por el botón correspondiente en la
barra de herramientas.
La ventana Consulta Selección posee dos áreas, el área de las tablas envueltas en la
consulta y el área de la consulta propiamente dicha. En esta última área el montaje de la
consulta es hecho a través del esquema QBE (Query By Example). En este esquema
creamos las consultas arrastrando campos del área superior de la ventana para el área
inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo
incluido en la consulta.
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Ilustración 11
La figura 3.3 muestra la estructura de la consulta que fue denominada "Ingenieros de la
Empresa". Al accionar la ejecución de la consulta aparece el resultado presentado en la
figura 3.4. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que,
en principio, puede ser también usada para alterar y excluir registros.
Ilustración 12
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4. MACROS
Una macro es una especie de rutina que puede ser ejecutada en respuesta a algún evento
que ocurre en el sistema. Por ejemplo, podemos accionar una rutina cuando una
exclusión de registro estuviera para ser efectiva y esta rutina puede exigir confirmación
por el usuario. El Access provee una serie de aciones que serán ejemplificadas en este
texto.
4.1 Creación de una macro.
Para crear una macro se selecciona Macros en la ventana Base de Datos y se acciona el
botón Nueva. Para alterar una macro se utiliza el botón Diseño y para ejecutar una
macro (en general para testear) se utiliza el botón Ejecutar.
Ilustración 13
Esta ventana muestra una macro constituida de 4 acciones. Esa macro será activada en
un formulario (detallado más adelante) a través del accionar de un botón y va a
presentar en la pantalla una ventana tipo hoja de datos correspondiente a la tabla
PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. Como se observa, para la acción Abrir Tabla
tenemos que especificar 3 parámetros: cuál es la tabla a ser abierta, de qué forma ella es
exhibida (hoja de datos), y cuál es la acción del usuario que será admitida sobre la
ventana exhibida (solamente lectura).
La acción Abrir Tabla es inmediatamente seguida de la acción de posicionamiento de la
ventana recién abierta porque deseamos elegir su dimensión y posición. La opción
Desplazar tamaño especifica la dimensión (largo y alto) y posición (derecha, abajo) en
relación a la pantalla; las dos acciones iniciales de esta macro: Eco y reloj de arena
proveen un control adicional sobre el proceso de presentación de la tabla. La acción Eco
debe tener el parámetro Eco activo especificado como siendo no. Esto indica que
eventuales procesos intermediarios que ocurren durante el montaje de la tabla en la
pantalla no serán exhibidos. En general no hay realmente interés en exhibir esos
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procesos. Mientras tanto, como esto puede significar que durante un breve espacio de
tiempo el usuario quedará sin ningún tipo de respuesta en la pantalla, se acciona la
acción Reloj de arena para mostrar el icono correspondiente hasta que la tabla a sea
definitivamente presentada en la pantalla.
Vale recordar que la ventana de montaje de macros funciona análogamente a las
ventanas de construcción de tablas. Podemos redimensionar las columnas, seleccionar y
mover líneas, eliminarlas y redimensionar sus alturas. Eventualmente puede ser hasta
necesario incrementar dos columnas adicionales de nombres de macros y de
condiciones. Esto es hecho vía condiciones y grupos de macros y es visto en los
ejemplos que siguen.
Ilustración 14
4.2 Macros para mostrar tablas, formularios e informes.
A partir de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS fue desarrollado anteriormente un
formulario de columna simple. Esa misma tabla dio origen a un formulario en formato
tabular presentado adelante y que será utilizado para mostrar algunos recursos
implementables a través de macros. La construcción de ese formulario puede ser hecha
a través de un asistente y no será detallado aquí. La figura 8.3. muestra el formulario en
uso presentando los datos de la tabla en la forma de columnas. Al frente del formulario
aparece la ventana con la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS accionada a través
del botón deptos del formulario.
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Ilustración 15
El botón deptos. no es incluido por el asistente generador de formulario. Él es
incorporado por el proyectista en la ventana de proyecto vía cuadro de herramientas. Al
botón debe ser atribuido un texto para la leyenda. Conviene también atribuir un nombre
(interno) al control/botón.
Finalmente es necesario especificar cual acción el debe ejecutar cuando fuese picado
con el Mouse. Para eso se especifica el nombre de la macro con las acciones deseadas
en la propiedad Al hacer clic del botón.
Si el botón Asistente de controles de la barra de herramientas estuviera activado, el
proceso será un poco diferente. En la primera ventana de diálogo que aparece luego del
diseño del botón de comando, la categoría a ser seleccionada es Miscelánea y acción es
Ejecutar macro. La próxima pantalla pide la definición de la macro que va a ser
utilizada para el control, que en nuestro caso es mostrar PADRÓN DE
DEPARTAMENTOS. En la pantalla siguiente se debe elegir Texto y digitar el nombre
del botón (correspondiente a la leyenda) y picar Avanzar. Después se elige un nombre
que va a ser atribuido al control, para uso interno del Access y picar Concluir.
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Ilustración 16
La macro funciona presentando en la pantalla la ventana de la tabla PADRÓN DE
DEPARTAMENTOS. La activación de una ventana se sobrepone a las otras que por
ventura estuvieran activas. Cualquier ventana puede ser movida, minimizada, cerrada y
redimencionada. Mientras tanto esto interpone un problema si cerramos la ventana del
formulario sin cerrar la ventana de la tabla Efectivamente esta continúa abierta. A pesar
de ella poder ser cerrada manualmente, se puede forzar su cierre si la ventana del
formulario fuera cerrada.
Para esto construimos la macro "cerrar padrón" construida de una acción de cerrar. La
acción tiene dos parámetros: el tipo de objeto a cerrar (en nuestro caso la tabla) y el
nombre del objeto.
Esa macro es especificada en la propiedad / Evento del formulario que ocurre cuando él
es cerrado (Al Cerrar): Al cerrar, antes del formulario ser cerrado ahora es ejecutado a la
acción de cerrar la tabla, es la tabla activa o no en la pantalla. La figura 8.5 muestra la
macro que fue descripta.
Ilustración 17
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Ilustración 18
4.3 Macros para confirmar la exclusión de registros.
En el formulario anterior también se incluye una macro para enviar un mensaje de aviso
cuando un registro fuera excluido y exigir confirmación. Al intentarse borrar (vía tecla
DEL) un registro seleccionado será mostrado un cuadro de mensaje con dos botones:
Ilustración 19
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Esa ventana de aviso es mostrada a través de la llamada de función interna Cuadro de
Mensaje ("confirma exclusión"; 52,"") donde el primer parámetro es el mensaje a ser
exhibido, el segundo indica los botones a ser exhibidos y el tercero es el título del
cuadro de mensaje. La forma exacta de determinar el segundo parámetro puede ser vista
en el Help correspondiente de la función. Él se constituye en una suma de valores: 4
para exhibir botones si y no, 48 para el icono de exclamación es cero para que el primer
botón sea asumido como patrón. El botón que fuera accionado determina el resultado
que la función devuelve: 6 para el botón si y 7 para el botón no.
Como la función retorna un valor optamos en este formulario por emplear un control
tipo cuadro de texto con función auxiliar de apenas almacenar el valor resultante de la
función. En la ventana de proyecto ese control debe ser creado en el encabezado a la
derecha. Él es un control invisible en la ventana del formulario por tener la propiedad
Visible posicionada en No. Además de eso, es obligatorio atribuir un nombre a él pues
el nombre será referenciado en la macro, en nuestro caso el nombre elegido fue aux.
La macro será accionada cuando ocurra el evento Al excluir del formulario. Ella deberá
realizar dos acciones: mostrar el cuadro de mensaje (y obtener el resultado de la llamada
de la función) y enseguida debe testear si el valor resultante determina o no el cancela
miento de la ejecución. Como una condición está comprendida y es necesario
incrementar la columna de condiciones (picar en el botón de la barra de herramientas
el botón condiciones)
Ilustración 20
La acción Definir Valor posee dos parámetros: para donde debe ir el valor calculado
(cuadro de texto aux.) y cuál es la expresión a ser calculada
(CuadroMsj("eliminar";52;""). Ejecuta esa acción si pasa el test del contenido del
cuadro aux. en la columna condición. Si el test da el resultado verdadero, será ejecutada
la acción especificada en la columna acción. En caso, que se desee cancelar el evento en
curso, por lo tanto, se utiliza la acción CancelarEvento.
Construida la macro y atribuido un nombre a ella ("confirmar exclusión") se puede
incorporar su llamada al evento correspondiente del formulario. Para eso se debe abrir la
Informática II
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ventana de propiedades del formulario y especificar el nombre de la macro en la
propiedad/evento. Al excluir.
Conviene recordar que es patrón de Access solicitar confirmación a cada remoción de
registros. Mientras tanto, ese mensaje puede ser desactivado par todo ambiente vía
menú Herramientas Opción Modificar/Buscar, activando en confirmar la opción
Cambios en los registros.
4.4 Macros para convalidar datos.
El formulario desarrollado exige que el usuario digite la sigla del departamento. Si el no
recuerda ese código, puede inspeccionar la tabla correspondiente accionando el botón de
encabezado. Pero, de cualquier manera, es siempre él quien digita el código en cuestión
y es importante que este código se confirme con algún código del padrón
correspondiente.
Para garantizar que esto ocurra podemos crear una macro asociada al cuadro de texto de
la sigla y que será activado inmediatamente antes de ocurrir la actualización. La macro
debe verificar si el valor digitado consta en el padrón correspondiente. Si no consta debe
emitir un mensaje de aviso y cancelar la actualización. Para que el test pueda ser hecho
es necesario que el control (cuadro de texto) posea un nombre, en nuestro caso se le
atribuye el nombre sigla a la propiedad sigla Nombre del control.
Para verificar si la información consta de los otros padrones utilizamos la función
interna Dbúsq. Se debe especificar tres argumentos tipo texto en la llamada de esta
función:
El nombre del campo de donde será obtenido el valor que ella va a retornar
El nombre de la tabla donde la búsqueda es hecha.
La condición que debe ser testada y que posiblemente es hecha sobre otro campo
de la tabla.
Por lo tanto la función busca la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. En esta
tabla ella hace la búsqueda sobre la columna [sigla del departamento] hasta localizar la
primera línea donde el valor sea igual al contenido del cuadro de texto [sigla]. Esta línea
determina el valor en la columna [nombre del departamento] que será devuelto como
resultado de la llamada de la función. Si en ninguna línea el test fuera satisfecho
entonces la búsqueda no tubo suceso y la función retorna valor nulo.
En la macro en cuestión estamos apenas interesados en saber si un valor fue localizado
o no. Realmente no nos interesa el nombre del departamento en caso de que localice
alguno. De esta forma, la acción en la macro correspondiente al verificar si la función
retornó nulo pues, en este caso, deseamos mostrar un mensaje de aviso vía acción
CuadroDeMensage seguido de la acción Cancelar Evento. Como son dos acciones a ser
ejecutadas en caso que el texto dé verdadero, debemos colocar reticencias (...) en la
columna condición correspondiente.
Observar que para la acción CuadroDeMensage tenemos que indicar el texto del
mensaje, si queremos o no un aviso sonoro y el tipo de icono que deba ser mostrado
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junto con el mensaje. Finalmente, el nombre de la macro (validación de la sigla del
departamento) es especificado en la propiedad Antes de Actualizar del cuadro de texto
de la sigla del departamento.
Ilustración 21
Ilustración 22
Ilustración 23
Informática II
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4.5. – Macro de activación inmediata.
Podemos desear que al abrir la Base de datos en el menú archivo, se accione una
ventana de formulario denominada pantalla base donde consten botones que accionan
las principales tareas de este sistema. En el ejemplo actual, apenas a título de
ilustración, están reunidas las funciones en torno de la consulta, entrada de datos y
visualización de los informes. La ventana del formulario está presentada a continuación.
Detalles de su construcción son presentados en el próximo ítem.
Para accionar esta pantalla creamos una macro que abre el formulario pantalla base.
Esta macro no presenta novedades. Para que su activación sea inmediata debemos
atribuirle un nombre patrón al Access autoexec. La macro está presentada a
continuación.
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5. INFORMES
Los informes constituyen un recurso específico para la presentación de informaciones
en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta.
Además de eso, es posible incluir en el informe elementos gráficos para hacerlo mas
atractivo. Como será visto, los informes también incluyen medios para agrupar y
agregar datos.
5.1 Informes generados por asistentes
Para mostrar cómo se genera un informe a través del asistente será utilizado el ejemplo
que imprime la relación de empleados y sus salarios por cargo dentro de cada
departamento.
También deseamos imprimir el total de salarios por cargo y por departamento, como así
también el total general de la empresa. Como es un informe que involucra
informaciones con origen en las tres tablas de la base de datos, debemos crear
inicialmente una consulta que comprenda todas las informaciones necesarias. En la
consulta fueron utilizadas leyendas mnemotécnicas para facilitar las elaboraciones
posteriores:
Sigla del departamento (depsig)
Nombre del departamento (depnom)
Código del cargo (carcod)
Nombre del cargo (carnom)
Número del empleado (empnum)
Nombre del empleado (empnom)
Salario del Cargo (carsal)
La pantalla del proyecto de esta consulta consta de la figura 7.2 observar que ya fue
indicado el orden adecuado de clasificación: sigla del departamento, código del cargo y
nombre del empleado. Mientras tanto, esto no es obligatorio para generar el informe, el
asistente efectivamente rehace esa clasificación.
El informe en su versión original fue generado por el asistente del informe, opción
seleccionada en la ventana Nuevo informe. En esta ventana también debe ser elegida la
consulta empsal por cargo por depto cuyos registros irán a componer el informe
generado. El asistente hace 6 preguntas comentadas a continuación.
1. Cuales campos son deseados en el informe. Incluir todos en el orden en que irán
apareciendo las líneas. Depsig, depnom, carcod, carnom, empnum, empnom y
carsal.
2. Si son deseados niveles de grupo. Ciertamente son pues deseados totalizar
salarios por cargo dentro de cada departamento. De esta forma los niveles de
grupo en orden de prioridades son: depsig y carcod.
Informática II
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Ilustración 24
1. Cuál es el orden de clasificación y Opciones de resumen informativo que se
desea. El orden se refiere a la clasificación de las líneas de detalle: por empnom.
Resumen se refiere a que será totalizado y en qué nivel: suma de carsal mostrado
a nivel de detalle y resumen.
2. Como se desea ordenar/distribuir el informe. El esquema más adecuado a la
versión final es el Esquema por nivel.
3. Cuál es el estilo deseado de fuentes y arte gráfica. : Negrita.
4. Cuál es el título que debe ser atribuido al informe; empsal por cargo por depto
(versión original).
El informe generado por el asistente puede ser visto accionado por el botón Ver en la
ventana Base de datos. Una parte de él es presentada en la figura 7.3 después de algunos
ajustes manuales realizados en su estructura que puede ser vista en la figura 7.4, estos
ajustes fueron hechos para reducir su ancho y permitir mejor visualización en las
ventanas presentadas.
Como se observa, el informe posee la estructura deseada pero presenta muchas
diferencias con relación a la versión final. Entre otras cosas observamos que los campos
no están distribuidos conforme lo deseado y posee medidas (largo) inadecuadas. Hay
títulos en exceso, resúmenes no requeridos y no aparecen las líneas de separación que
identifican los grupos en la versión final.
Informática II
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Ilustración 25
Todo eso tendrá que ser resuelto manualmente en la ventada de diseño. Para correr
menos riesgos se sugiere que el usuario saque una copia del informe (vía Edición/copiar
/ pegar en la ventana base de datos) antes de iniciar esta actividad. En resumen las
alteraciones realizadas fueron:
a. Mover para el encabezado del informe el cuadro de texto de la fecha actual
identificada por la función Ahora() en el pié de página. Ese movimiento puede
ser por arrastre o vía Edición/cortar/pegar. Para apoyar la fecha a la derecha del
cuadro accionar le botón correspondiente en la barra de herramientas. También
incluir en el área del encabezado del informe un rótulo con el texto "(versión
final)".
b. Quitar del encabezado de página los rótulos no deseados y alterar otros para los
textos "departamentos" y "cargo".
c. Mover para el encabezado depsig el cuadro de texto depnom.
d. Mover par el encabezado carcod el cuadro de texto carnom.
Ilustración 26
Informática II
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a. En la línea de detalle redistribuir y redimensionar los cuadros de texto que
restan: empnum, empnom, carsal.
b. En el pié cardcod quitar los cuadros de texto de resumen no deseados
manteniendo el cuadro que calcula la suma de carsal.
c. Idem en el pié depsin.
d. Quitar la numeración de páginas del pié de la página y eliminar su área.
e. En el pié del informe quitar el rótulo del total general y reposicionar la suma de
carsal.
f. Redimensionar a la derecha las líneas rectas que aparecen en el encabezado del
informe y encabezado de página. Copiar una de esas líneas para el pié depsig y
para el pié del informe volver su espesor más fino. Esas líneas queda poco
visibles en la ventana estructura porque se confunden con otros elementos
gráficos de la pantalla.
g. También es necesario copiar o generar una línea recto en el pié carcod cuidando
para llegar a su tamaño a la izquierda correctamente.
h. Si todos los objetos más a la derecha en la ventana diseño fueros reposicionados,
debe tener sobrado espacio (fondo blanco) que puede ser reducido por arrastre
de su relleno. Si permanecieran objetos en esta área el arrastre no se concretaría.
i. Reducir el tamaño vertical de las diversas áreas del informe de modo que las
líneas impresas queden más juntas.
j. Aceptar las fuentes de los cuadros de texto y rótulos. En el ejemplo fueron
empleadas fuentes arial, de tamaño 9 y 10, con y sin negrita. Además de eso,
todos los colores generados por el asistente fueron convertidos en negro.
Realizados los ajustes fue obtenida la ventana de diseño que corresponde al informe en
su versión final.
Para crear un informe sin auxilio del asistente se selecciona Informe y Nuevo en al
ventana de base de datos. En la ventana Nuevo informe se especifica la tabla o consulta
que servirá de base para el informe y se selecciona la opción Vista diseño. A título de
ejemplo será detallada la creación del informe de empleados por cargo a partir de la
tabla PADRÓN DE EMPLEADOS. El informe final generado aparece en la figura 7.6.
Ilustración 27
Después de picar OK aparece la ventana de diseño del informe. Conviene especificar
inicialmente cual será la organización del agrupamientos y clasificación de los campos
comprendidos. Para esto se acciona el menú Ver opción Ordenar y agrupar o se acciona
Informática II
MARIBEL CUJILEMA - 24 -
el botón correspondiente en la barra de herramientas. En respuesta aparece la ventana
Ordenar y agrupar.
En esta ventana se indica que habrá agrupamiento por código del cargo y los cargos
deben ser listados en orden Ascendente. Por otro lado, dentro de cada cargo los
empleados deben ser clasificados según su nombre (en verdad el nombre no constituirá
grupo).
Para el código del cargo deseamos la inclusión de una línea adicional al final de cada
grupo (pié de grupo), pero no deseamos la línea adicional en el inicio (encabezado de
grupo). Además de eso, el agrupamiento debe ser hecho por el código del cargo por
entero y el segundo algunos caracteres iniciales, por lo tanto elegimos Agrupar cada
Valor. Para esta opción el número de caracteres es irrelevante y no precisa ser
especificado. Como para el nombre del empleado no deseamos agrupamiento alguno, no
indicamos ni en el encabezado ni en el pié las propiedades del grupo.
Después de cerrar esta ventana el sistema incorpora la línea adicional de pié de código
del cargo a la ventana de estructura.
Ahora podemos detallar los campos que deseamos disponer en la ventana. Para esto,
basta exhibir la ventana de campos y seleccionar el número y nombre del empleado y
código del cargo (vía tecla CTRL). Se arrastra la selección para la línea de detalle. Los
campos van acompañados de sus rótulos que precisan ser seleccionados, recortados y
pegados en la línea de encabezado de página. A continuación, se debe definir la
posición correcta de los cuadros, su dimensión y tipo de fuente. También falta incluir un
título y accesorios estéticos.
Ilustración 28
Para evitar la repetición del código del cargo en cada línea se debe seleccionar su
cuadro de texto en la línea detalle, mostrar su lista de propiedades e indicar si para la
propiedad Ocultar duplicados.
Para obtener la columna que numera los empleados dentro de cada grupo se debe
adicionar un campo calculado en la línea de detalle. Habrá un cuadro de texto (quite el
rótulo asociado) y digite la expresión =1. Esto indica, en principio, que su valor será
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siempre uno. Para obtener el efecto de cuenta o de acumulación basta exhibir su lista de
propiedades e indicar Sobre grupo para la propiedad Suma parcial. Esto indica el
sistema que a cada nuevo registro el valor del campo es sumado al valor anterior antes
de ser impreso.
Para obtener la acumulación o total de empleados al final de cada grupo se adiciona un
cuadro de texto calculada en la línea de pié de cargo. En su rótulo se digita el texto
"total " y en el cuadro de texto se digita =suma(+1). Esto indica al sistema que la
expresión entre paréntesis (+1) debe ser acumulada a cada, nuevo, registro impreso y
cuando el grupo termina será impreso el total vigente y el acumulador será puesto en
cero antes de iniciar el próximo grupo.
Para numerar las páginas basta incrementar la línea de pié de página un cuadro de texto
con la expresión =[Página]. Será accionada la función interna del sistema (página) que
devuelve el número de página corriente. Ese texto aparece en la parte inferior de la
página impresa pero no fue posible mostrarlo en la ventana de informe anteriormente
presentada. Un medio más simple de incrementar la numeración de páginas en el
informe es a través del menú Insertar opción Número de pagina. En la ventana de
diálogo que aparece enseguida, es posible elegir la opción, el tipo y el alineamiento de
la numeración. La ventana con la estructura final consta en la figura 7.8.
Ilustración 29
.
CONCLUSIONES
Microsoft Access es una herramienta de fácil manejo para la manipulación y
creación de base de datos ajustadas a microempresas,
Esta se encuentra incluida dentro del paquete de Microsoft office es una
herramienta a la cual cualquier persona sin mucho conocimiento de bases de
datos,
También puede utilizarla con el fin de crear una simple plantilla o dos tablas
relacionadas.
BIBLIOGRAFÍA
http://adsiaccess.blogspot.com/2011/11/conclusion.html
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-formularios-
HA010343724.aspx
