ドラッグ

　政府の「e-Japan戦略」を背景に、各自治体で取り組まれている電子自治体構築。業務効率化やコスト削減、サービス向上などを目的に、行政手続きのオンライン化、紙文書や決裁業務の電子化などが積極的に推し進められている。　一方で、電子化を進めるに当たり、さまざまな課題に直面している。例えば、電子稟議システムの導入では、添付文書の閲覧の煩わしさが大きな問題となっている。決裁に必要な書類は膨大なページ数であることが多く、それらはWordやExcelなどさまざまなアプリケーションで作成されている。電子稟議システムの添付文書には、それらファイル形式の異なる複数の文書が、そのままバラバラに添付されるため、一つひとつ開く必要があり、全体を通して閲覧できない。そのため、文書の要点が分かりづらく、必要な情報を迅速に探し出すことが難しい。　また、自治体のホームページ上では各種申請書類や公示情報など、さまざまなPDF文書が公開されている。こういった文書データの作成においても、異なるファイル形式の文書は編集しづらく、自治体によっては一旦紙に出力して作成した文書を再度スキャンして電子化するなど、業務効率化の大きな妨げとなっている。

紙感覚の電子文書が自治体の業務効率化に貢献

▶ 全国自治体で　約20万ライセンスの　導入実績を誇る　「DocuWorks」

より利便性の高いサービスの提供やコスト軽減を図るべく、自治体業務の電子化が進んでいる。だが一方で、紙文書やファイル形式の異なる電子文書の混在が、電子化推進の障害になっているケースも多い。これらを解決するソリューションとして注目されているのが、紙文書やファイル形式の違う電子文書を一元管理できるドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」だ。既に、多くの中央省庁・全国の自治体で広く導入が進んでいる。

全国の自治体で導入されている｢DocuWorks｣のライセンス数（2008年6月現在）

　このような課題に対し、かねてより中央省庁・全国の自治体で導入が進んでいるのが、富士ゼロックスのドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」だ。2008年6月時点で、自治体では既に約20万ライセンスが導入されており（下図参照）、公共機関を含めると約60万ライセンスに達する。

DocuWorksが、日本の行政機関でこれだけ広く採用されているのは、紙文書に近い操作感で電子文書が扱えるという使いやすさに定評があるからだ。行政の電子文書化が着実な進展を見せるなか、DocuWorksの導入はさらに拡大している。

全国の自治体で利用が広がるドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア DocuWorks

付せんを貼る、マーカーで線を引く、注釈を書き込む。紙で日常的に行なっている作業を、DocuWorksでは「アノテーション機能」で簡単に操作することができる。また、印鑑やスタンプ、デート印など、捺印機能も充実している。

複数の文書を1つにまとめたい場合には、ドラッグ＆ドロップで重ねるだけで束ねることが可能。束ねた文書をばらすことも簡単に行なえる。

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自治体での注目の活用事例は次ページから

13,984北海道

6,028東北

79,958関東甲信越

33,957東海 /北陸

23,846近畿

10,794中国 /四国

33,757九州 /沖縄

束ねる

加工する

標準価格：15,960 円（本体価格：15,200 円）DocuWorks 体験版はこちらからhttp://www.fujixerox.co.jp/soft/docuworks/trial.html

自治体で活用

される

DocuWorks

▶ DocuWorks Desk

ドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア［ドキュワークス］

DocuWorks文書は、「DocuWorks Desk」上でサムネイル表示され、視覚的に文書を管理することができる。

▶ 電子決裁の添付文書を　 ひとまとめに

▶ 重要なポイントを一目で確認

DocuWorks DeskのツールバーにあるPDF変換ボタンを押すだけで、簡単にPDFに変換できる。またDocuWorks Desk 上でPDF文書の束ね・ばらしも可能。

▶ ホームページ 公開用文書が カンタン操作で

クローズアップ

PDF変換

Before

印 刷

○○会議資料

フォルダ内にさまざまなファイルが混在

手作業で連番

スキャン

ホームページに公開

43

21

PC After

ホームページに公開

PC

・ スキャンしたデータよりも容量が小さい・ スキャン作業が不要になり、 人件費などのコストが削減・ 類似工事での文書の再活用を促進

PDF 一括変換DocuWorks形式でひとまとめにし、ページ番号を付与

導入の背景

一層のコスト削減を目指し業務改善を推進

　中国山地を背に日本海に面し、宍道湖などの自然に恵まれた島根県。同県では現在、財政健全化の基本方針を策定し、歳出削減や財源確保のための対策を進めている。県が所管する道路や港湾、河川などの公共事業を担う土木部もまた、この数年間で大幅に予算が削減されるなか、人件費などあらゆる面でコスト削減に取り組んできた。さらに一層のコスト削減を図るには、職員の業務改善により、ムダをなくし、合理化を進めるほかない状況だ。　土木部では、本庁および県土整備事務所が行なう公共事業に関する入札公告などの書類作りが業務の多くを占めている。入札公告も設計図面や工事内訳表、特

記仕様書など多岐にわたることから、WordやExcelなどアプリケーションのファイル形式もさまざまな状態で存在。資料のなかには紙文書で保存されているものもある。一方、それらは入札情報として編集し、PDFファイルに変換して県のホームページ上に公開しなければならない。　「ファイル形式の違う文書をパソコン上ではまとめられず、ほとんどの職員は一旦すべて印刷をして、手作業で束ねてページ番号を付け、それをスキャンしてPDFにしていました。これは手間がかかるため、人件費なども含め、無駄な作業コストがかかっていました。また、このようにして作成したPDFは容量が大きくなるため、入札情報を閲覧する側にも大きなストレスだろうと感じていました。500人もの職員がこのような作業をやっていたので、１人当たり数分でも時間を短縮できれば、全体として大変な

効率化とコスト削減になるはずだと考えたのです」。そう語るのは、同県 土木部 技術管理課の石倉英明氏である。

選択の経緯

紙のような操作感と全国の導入実績が決め手に

　そこで同部では、ファイル形式の違いを気にせず、「束ねて、修正し、PDF化する」という基本作業ができるツールを探した。その結果注目したのが、富士ゼロックスのドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」だ。DocuWorksなら、ファイル形式を問わず、紙文書も含め、過去の多様な文書を再利用でき、パソコン上で 1つに束ねることができる。また、各文書はサムネイル表示されるので、一目で何の文書かを判別でき、文書探しも容易になる。DocuWorksは特定の業務に特化したソフトウエアではないため、職務内容に関係なく幅広い活用も期待された。　「2007年度中に導入したいと、部内で稟議にかけました。DocuWorksが他の都道府県でも導入され、デファクトスタンダードに近い存在であること、DocuWorksを

持っていないユーザーでも閲覧用のビューアーソフトが無償でダウンロードできることなどが決め手となり、導入の決裁を受けることができました」（石倉氏）。　そこでまず、2007年8月に250ライセンスを導入。その便利さが部内に伝わると、さらに導入希望者が増え、250ライセンス、その後200ライセンスと追加導入。利用開始から半年余りで、土木部の約7割の職員がDocuWorksを使うようになった。

導入効果

DocuWorksが業務に定着し業務改善・コスト削減に貢献

　土木部では、DocuWorksの利用定着のため、最初の説明会ではOffice文書を取り込んで束ねる機能など最低限のものを伝え、それ以降は隔月で発行する部内報で、機能を段階的に紹介している。　部内からは「ページめくりが迅速で、文書閲覧のストレスが解消された」、「Excel

やWordなどのオリジナルデータも添付できるため、修正作業が容易になった」、「複数の文書をDocuWorksでひとまとめにできるので、文書を受け取る側も確認しやすくなった」など、業務の工数削減に高い評価を得ている。最近では、「『DocuWorksがないと仕事ができない』という声も大変多く、『こんな便利なものを、なぜもっと早く紹介してくれなかったのか』という意見が聞かれるほど、すっかり職員のなかに浸透しています」と石倉氏は語る。　また、ホームページ公開用の文書作成では、ページ番号の付与やPDF一括変換などもDocuWorksで可能になったため、従来は両面印刷をして100枚を優に超える分量であった文書の綴り直しが容易になり、PDF変換のためのスキャン作業も不要

になったことから、これらの作業にかかる人件費などのコスト削減にもつながっている。

今後の展開

公共事業全体のコストも視野に外部業者との連携に活用

　公共事業関連業務の真の効率化を図るには、部内業務だけでなく、発注先である外部業者との連携も視野に入れる必要がある。そこで土木部では、2008年4月から、一部の提出書類で決裁にDocuWorksの印鑑捺印機能の利用を開始。その第一弾として、工事書類の提出方法の簡素化を進めている。従来、工事を行なう建設会社の担当者は、工事段階確認や工事履行報告などの書類を毎回、管轄する県土整備事務所の監督職員のところに持参し、承認印を受けていた。今回、これ

を監督職員宛にメールで送り、監督職員はDocuWorksで承認印を押して、指摘点があれば電子的な付せんを貼り、メールで返信するなどの方法に変更した。　「今まで、建設会社は往復何十キロもかけて、車で書類を届けていました。それがE-mail で済むので手間も省け、ガソリン高騰の折、経費節減にもなると、既に業者から好評を得ています」と石倉氏。このような外部業者に広がった効果が、ひいては公共事業全体のコスト削減にもつながる。土木部では、外部業者との連携にDocuWorksをさらに活用していく考えだ。　また部内でも今後一層、紙文書の整理や電子化にも取り組んでいく予定だ。特にDocuWorksの使いやすさに対し、「かゆいところに手が届くソフトウエア」と職員間の評価も高いことから、島根県庁内への普及も期待される。

▶ホームページ公開用文書がカンタン操作で

ファイル形式の違う文書が、DocuWorksで1つのファイルに。PDFの作成作業は飛躍的に容易になった。

所在地：島根県松江市殿町１番地概要：東部に出雲、西部は石見、そして隠岐島と、自然と歴史の豊かな島根県。出雲大社、世界遺産に登録された石見銀山などの観光スポットも多く、毎年多数の観光客が訪れる。財政の健全化と産業活性化の両立を目指した政策を進め、「安心して暮らせる島根」「心豊かな島根」の実現に取り組んでいる。

Profi le ／島根県 http://www.pref.shimane.lg.jp/

導入事例>>

島根県土木部PDF変換

ご意見、ご相談などはお客様相談センターへ　　 0120-274-100 〔受付時間　9:00～12:00、13:00～17:00（土日祝は除く）〕　http://www.fujixerox.co.jp/

公共事業で取り扱う文書まわりの業務をDocuWorksで大幅に効率化

島根県土木部では、富士ゼロックスのドキュメント・ハンドリング・ソフトウエア「DocuWorks」を700ライセンス導入。公共事業の入札発注図書作成やその公告の公開などに活用し、業務効率化やコスト削減に役立てている。今ではすっかり定着し、職員からは「DocuWorksなしには仕事ができない」との声もあがっているほどだ。

島根県土木部　技術管理課主任　石倉英明 氏