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Chapitre 3
Le Processus de Gestion
1Université de La Mannouba – ISCAE 2014-15
1. Planification2. Organisation3. Direction 4. Contrôle
Introduction: le processus de gestion
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Le processus de gestion est un ensemble séquentiel de fonctions interdépendantes;
C’est un continuum d’étapes inséparables;
Aucune fonction n’a de sens sans les autres: celles qui la précèdent et celles qui la suivent;
Ce processuss est nécessaire et pertinent quel que soit le domaine dans lequel s’exerce la gestion: Finance, Marketing, Production, GRH, etc.
Planification Organisation Direction Contrôle
A retenir !
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Introduction: la notion d’objectif
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On ne peut parler de processus de gestion sans aborder la notion d’objectif qui en constitue la clé de voute, la colonne vertébrale et le fil conducteur!
Qu’est ce qu’un objectif? Un résultat qu’on se propose d’atteindre!
Un bon objectif doit être fixé et formulé de façon à être:
Quantifiable Mesurable Equilibré Réalisable et optimiste à la fois Accepté Adhésion de tous les acteurs
concernés Flexible Pouvant s’adapter aux circonstances
L’objectif est le point de départ du processus de gestion: au cœur de la Planification, fil conducteur de l’Organisation et de la Direction et principal repère du Contrôle.
A retenir !
Introduction: la notion d’objectif
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La notion d’objectif est fondamentale en gestion
Les objectifs servent en effet de guides aux:
Stratégies, aux politiques de gestion, aux plans opérationnels;
Choix organisationnels (structures, hiérarchie, etc. ); Modes de direction (systèmes de motivation,
communication); Outils de contrôle (base d’évaluation de la performance);
Il y a différentes catégories ou hiérarchie d’objectifs
Catégorie (nature)
Hiérarchie (responsabilité)
Horizon (terme de réalisation)
Stratégique Direction Générale Long Terme : 5 ans et +
Tactique Division, Directions, Services
Moyen Terme: 1 à 5 ans
Opérationnel Section, atelier, etc. Court Terme: 1 an et moinsUniversité de La Mannouba – ISCAE 2014-15
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1- La planification: sa place dans le processus
Gaetan Morin
Université de La Mannouba – ISCAE 2014-15
1- La planification: nature
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Réponse à Quoi faire? Comment le faire? Quand le faire?
C’est le processus par lequel le gestionnaire identifie et décide des objectifs à atteindre dans le futur et des moyens les plus adéquats à mettre en œuvre afin de les réaliser;
La planification s’inscrit dans le cadre de la gestion prévisionnelle;
Elle consiste à introduire l’avenir projeté de l’organisation dans les décisions du présent;
C’est au cours de cette première étape clé que sont fixés les objectifs à atteindre à tous les niveaux de l’entreprise;
Planifier c’est fixer un cap, formuler concrètement la vision que l’on a du futur espéré, du devenir de l’entreprise.
A retenir !
1- La planification: démarche
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Planifier est un exercice difficile (il comporte une dimension prévisionnelle) et fondamental à la fois;
C’est un équilibre subtil à trouver entre le possible et l’idéal;
Pour y parvenir on s’appuie généralement sur l’analyse:
Du chemin parcouru par l’entreprise;
Des ressources dont elle dispose;
De sa situation actuelle: forces et faiblesses;
De son environnement: opportunités et menaces
Voir document « SWOT »
Planifier nécessite une lecture du passé, un diagnostic interne (forces, faiblesses) et externe (opportunités, menaces), une vision du futur (prévisions, scénarii, projections… )
A retenir !
1- La planification: utilitéLa planification
fixe…Ce qui détermine… Et sert à répond aux
questions….
Objectifs stratégiques à
Long Terme
La mission de l’entreprise
Quels sont nos champs d’activité, nos savoir-faire, notre vocation
Objectifs à Moyen Terme
Les stratégies de production
et de commercialisation
Comment produire? Comment et à qui
vendre?
Plans opérationnels et objectifs à court
Terme
Les critères de décision des
gestionnaires;
Les budgets prévisionnels ;
La gestion des situations difficiles.
Quelles décisions prendre au quotidien?
De quelles ressources va-t-on avoir besoin
(liquidités, personnel, achats, etc.)?
Comment réagir en cas de problème? Etc.
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La planification est plus efficace et utile quand les conditions suivantes sont réunies:
La structure de l’entreprise est décentralisée et participative;
Les stratégies et les objectifs sont clairs et sont expliqués convenablement aux différents acteurs;
Le processus de planification est accepté par tous comme un outil de communication, d’apprentissage et d’orientation;
1- La planification: facteurs clés
Une planification réussie est doit être décentralisée, participative, claire, expliquée et perçue comme une aide et non comme une contrainte imposée.
A retenir !
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Tout en étant nécessaire et reconnue, la planification est aussi l’objet de critiques du fait de certaines de ses limites:
On ne peut pas tout prévoir!
On ne peut pas toujours maîtriser les variables clés;
La rigidité peut nuire à la créativité;
La planification peut faire obstacle à la flexibilité;
La planification fait régner l’analyse au détriment de l’intuition et l’exécution aux dépends de la réflexion et de l’initiative.
1- La planification: limites
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1- La planification: outilsLes outils de planification sont nombreux, variés et
spécialisés.
Certains outils sont utiles pour l’analyse stratégique, il fournissent un cadre de réflexion, tels que:
SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats;
QQOQCCP: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien? Pourquoi?
D’autres, plus classiques, servent à prévoir les activités :
Budgets, arbres de décision, probabilités, check-list…
D’autres outils, enfin, sont utiles pour la programmation ou l’ordonnancement. Les plus célèbres sont:
Méthode PERT: Program Evaluation and Review Technique
Diagramme de GANTT
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2- L’organisation: sa place dans le
processus
Université de La Mannouba – ISCAE 2014-15
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2- L’organisation: DéfinitionL’organisation dérive du mot organe, du latin organum;
Ce qui signifie: instrument, outil, partie d’un ensemble, partie d’un corps vivant qui remplit une fonction utile;
Définition: L'organisation est l'agencement de relations entre composants ou individus qui produit une unité complexe ou un système. Edgard MORIN
L’organisation transforme donc des éléments isolés en composantes d’un tout, d’une entité homogène en leur attribuant des fonctions et des liens;
Elle assure ainsi une cohérence, une solidarité et une solidité au système, une certaine possibilité de durer en dépit des perturbations;L’organisation c’est la mise en relation d’éléments,
leur intégration dan une entité homogène par l’établissement de liens, de fonctions: elle transforme, produit et maintien!
A retenir !
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2- L’organisation: NatureOrganiser répond aux question: Qui va faire quoi? Avec qui?
La mission de la fonction organisation consiste à:
Mettre en place une structure cohérente;
Coordonner les tâches et les activités de chaque unité;
Faire converger les efforts individuels vers l’objectif collectif
Concrètement, organiser consiste à déterminer la composition des groupes de travail, la répartition des tâches et des responsabilités en leur sein ainsi que les liens qui les unissent;
Cette fonction aide ainsi les individus et les groupes à savoir ce que l’on attend d’eux et comment travailler en harmonie pour réaliser des objectifs communs.
L’organisation c’est donc l’agencement des moyens, des personnes et des rôles de manière cohérente afin d’optimiser le fonctionnement de l’ensemble et sa performance!
A retenir !
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2- L’organisation: CritèresLes entreprises s’organisent en fonction de leur
conception de l’efficacité de:
La répartition de l’autorité;
La division du travail, des fonctions, des tâches;
Plusieurs autres facteurs influencent les modes d’organisation, dont:
La taille de l’entreprise;
La diversité de ses activités ;
La répartition géographique de ses unités opérationnelles;
Les stratégies et objectifs spécifiques qui sont poursuivis;
L’organisation dépend de plusieurs facteurs liés aux caractéristiques de l’entreprise mais surtout à l’efficacité de la répartition de l’autorité, des fonctions et des tâches.
A retenir !
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2- L’organisation: formes courantes
Direction Générale
Direction Achats & Production
Direction Commerciale
Direction Financière &
Comptable
Direction Ressources
Humaines
Service Magasin & Livraison
Service Facturation
Recouvrement
Service Ventes
Service Après Vente
La structure fonctionnelle
(!) Principe: Découpage par fonction. Coordination au sommet.
(+) Avantages: Simple Responsabilité
claire
(-) Inconvénients: Rigide Pas de
transversalitéLa structure fonctionnelle est la forme d’organisation la plus pratiquée car la plus simple. Elle convient aux PME et nécessite une bonne coordination. Les responsabilités y sont claires.
A retenir !
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2- L’organisation: formes courantes
La structure divisionnaire(!) Principe: Découpage par activité (produit, marché ou région) puis par fonction.
(+) Avantages: Spécialisation
par activité Structure
adaptable
(-) Inconvénients: Ressource
dispersée Pas d’économies
d’échelle
Direction Générale
Division des Matériaux
de construction
DivisionPeinture
Division Articles
Sanitaires
Service Commercial
Service Financier
Service Social
Service Achats
La structure divisionnaire est mieux adaptées aux grandes entreprises aux activités multiples et/ou dispersées. Elle est plus coûteuse mais aussi plus spécialisée.
A retenir !
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2- L’organisation: 6 Principes de base
1. Définition d’objectifs: Chaque sous-structure a une mission à remplir, une raison d’être qui doit être définie avec précision;
2. Spécialisation : Chaque unité de travail doit autant que possible se spécialiser dans un domaine particulier afin d’être compétente;
3. Coordination: Chaque unité doit coordonner ses actions avec les unités reliées pour assurer cohérence et convergence à l’entité;
4. Unicité de commandement : Chaque acteur de la structure doit avoir un seul supérieur hiérarchique;
5. Equivalence autorité-responsabilité: Chaque responsable de fonction ou de mission doit avoir l’autorité nécessaire pour l’accomplir convenablement et être tenu de rendre des comptes;
6. Eventail de subordination: Chaque responsable doit avoir un nombre connu et limité de personnes sous son autorité directe;
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3- La direction
Gaetan MorinUniversité de La Mannouba – ISCAE 2014-15
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3- La direction: définition Processus par lequel on anime et oriente un groupe pour l’amener à contribuer volontairement à la réalisation d’un résultat.
Diriger ≠ imposer sa volonté, exercer son autorité, obliger par la coercition, forcer;
Diriger c’est créer un climat de travail favorable;
Diriger c’est encadrer les autres, leur rappeler constamment le chemin à suivre, les tâches à effectuer, les objectifs à atteindre;
La direction met en jeu les relations interpersonnelles.
La direction est le moteur de l’entreprise et son âme. Elle consiste à mobiliser les hommes en stimulant leur rendement par un climat positif, une communication efficace et un bon leadership.
A retenir !
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3- La direction: nature C’est la fonction du passage à l’action, de la mise en
marche des équipes après la planification et l’organisation (fonctions conceptuelles)
Concrètement, diriger revient à assumer 4 tâches essentielles:
1. La motivation: stimuler les individus et les équipes, faire converger leurs objectifs personnels avec ceux de l’entreprise;
2. La communication: écouter, informer, expliquer, convaincre;
3. Le leadership: influencer les autres, obtenir d’eux qu’ils agissent volontairement dans un certain sens;
4. La formation : permettre aux autres d’apprendre, d’acquérir des connaissances et des aptitudes de manière formelle et/ou informelle;
La fonction direction répond à la question: « Comment amener chaque membre de l’organisation à contribuer au mieux à ses objectif? À donner le meilleur de lui-même? »
A retenir !
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Quelques axes de motivation La rémunération, sous toutes ses formes, est un facteur
important de motivation des individus au travail mais il a été prouvé qu’elle est largement insuffisante;
Pour bien diriger, mobiliser et donc motiver les employés, il est important de savoir que la motivation est personnelle et variable;
Les salariés sont particulièrement motivés par les facteurs suivants (et donc démotivé par leur absence ou leur contraire )
L’équité de la rémunération La reconnaissance de leur travail, de leurs qualités La qualité des liens sociaux - le climat ou ambiance de
travail Le rapport avec la hiérarchie - la participation aux
décision Les conditions de travail
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4- Le contrôle
Gaetan Morin
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4- Le contrôle: définition C’est le processus par lequel les gestionnaires examinent la situation et s’assurent que les résultats obtenus sont conformes aux buts fixés.
Cette étape permet aux gestionnaires d’apporter, au besoin, des changements et des corrections nécessaires pour réorienter l’entreprise vers ses objectifs si les buts n’ont pas été accomplis ou ne sont pas en voie de l’être.
Contrôler = Mesurer Comparer Evaluer
Comprendre Corriger
La fonction contrôle correspond à l’étape-bilan, qui va donner un sens aux 3 étapes précédentes en confirmant ou infirmant le travail accompli et en proposant des correctifs.
A retenir !
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4- Le contrôle: typologie Contrairement aux idées reçues, le contrôle n’est pas une étape ultime, qui n’intervient qu’en bout de processus;
Pour plus d’efficacité, 3 types de contrôle sont nécessaires:
Type Contrôle Proactif
Contrôle Concomitant
Contrôle Rétroactif
Quand? Avant l’action Pendant l’action Après l’action
Pourquoi?
S’assurer que toutes les conditions de
la réussite sont réunies
Vérifier régulièrement que le travail avance comme prévu et ajuster si besoin
Evaluer le travail réalisé,
identifier les insuffisances
éventuelles, rectifier le tir
Comment?
Communiquer,clarifier les
tâches, vérifier les ressources,
vérifier les plans, les
check-list…
Mesurer régulièrement, identifier les
blocages, corriger les objectifs, fournir des
ressources en plus…
Etablir un rapport d’activité, un bilan, comparer, évaluer,
analyser les insuffisances, proposer des solutions futures…
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4- Le contrôle: utilité Le contrôle est nécessaire et utile à plusieurs égards:
1. Fournit une mémoire écrite, un repère pour les dirigeants, qui consigne les expériences passées;
2. Fournit un cadre structuré, périodique et objectif pour une réflexion collective sur la résolution des problèmes ou les améliorations à apporter;
3. Permet d’affiner la planification, fournit un cadre à la direction, concrétise l’organisation;
4. Puissant outil de motivation, de gestion participative et par objectif;
5. Crée et renforce une culture de l’efficacité et de la responsabilité dans l’entreprise; Université de La Mannouba – ISCAE 2014-15
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4- Le contrôle: conditions de succèsPour être efficace et produire tous ses effets, l’exercice de cette fonction doit remplir certaines conditions:
1. Le contrôle ne doit jamais être appliqué et perçu comme un signe de méfiance ou un moyen de sanction;
2. Les contrôles proactifs et concomitants ne doivent pas être négligés par rapport au contrôle rétroactif;
3. Le contrôle doit être objectif, appuyé sur des critères clairs, connus à l’avance et admis par les acteurs concernés;
4. Le contrôle doit être systématique et formalisé: intégré dans les procédures et le système d’information de l’entreprise;
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