Chuong3 to Chuc Htttkt

5/16/2018 Chuong3 to Chuc Htttkt - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/chuong3-to-chuc-htttkt 1/74

CHƢƠNG 3

DỮ LIỆU TRONG HTTT KẾ TOÁN



MỤC TIÊU

So sánh quá trình thu thập, lƣu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy tính

Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS máy tính

Các phƣơng pháp mã hóa dữ liệu đầu vào

Lƣu trữ dữ liệu và các mối quan hệ giữa các tập tin

Các phƣơng thức xử lý dữ liệu

Các cấu trúc tổ chức dữ liệu



I. CƠ SỞ DỮ LIỆU Khái niệm : Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu

trúc của các dữ liệu, đƣợc lƣu trữ trên giá mang, có thể

thỏa mãn đồng thời nhiều ngƣời sử dụng

Kiểu dữ liệu(data type) : Mỗi thuộc tính trong bảng dữ

liệu phải đƣợc gán một kiểu dữ liệu để lƣu trữ chúng

Một ứng dụng CSDL đều bao gồm các phần

Thành phần xử lý ứng dụng Thành phần phần mềm CSDL

Bản thân CSDL

Các mô hình về quản lý CSDL



Mô hình kiến trúc dựa trên cấu hình phân tán về

truy nhập dữ liệu của hệ thống máy tính

Client/Server

Mô hình CSDL tập trung

Mô hình CSDL theo kiểu file – server

Mô hình xử lý từng phần CSDL Mô hình CSDL Client/Server

Mô hình CSDL phân tán



5

CÁC MÔ HÌNH CSDL

Nội dung của CSDL

Việc sử dụng CSDL

Các báo cáo

Các thông tin quản trị khác

Cấu trúc luận lý của dữ liệu

Phân cấp – Mạng – Quan hệ

Phương pháp xử lý tập tinTuần tự – Trực tiếp – Tuần tự

có chỉ mục

Mức ý niệm

Mức luận lý

Mức vật lý



MỨC Ý NIỆM Mức ý niệm xem CSDL là tập hợp các thông tin, dữ

liệu( nhƣ HĐBH, biên lai thu tiền, thông tin về khách

hàng…) và các mục tiêu nào sử dụng những thông tin,

dữ liệu này(nhƣ lập hóa đơn, ghi nhận khách hàng

thanh tóan, đối chiếu công nợ…)

Mức ý niệm nhằm mô tả trừu tƣợng nhƣng trung thực

một thế giới thực nào đó của một tổ chức, doanh

nghiệp hoặc của những tiến trình quản lý cần phải càiđặt một CSDL

Mô hình mối liên kết thực thể mở rộng (EER : Extended

Entity Relationship Model)



Phƣơng pháp thực hiện cách thiết kế theo mô hình mối liên

kết thực thể gổm 3 bƣớc

Phân tích các yêu cầu về dữ liệu và xây dựng biểu đổ mô hình mối liên kết thực thể mở rộng

Biến đổi biểu đồ mô hình mối liên kết thực thể mở

rộng thành các quan hệ

Chuẩn hóa các quan hệ

Thực thể (Entity)

Tập thực thể (Entity set)

Mối liên kết

Tính kết nối



1:1 một-một

1:n một- nhiều

n:n nhiều – nhiều

QL PBANQL PBAN

Chứngtừ

Loại

Tàikhỏan Kỳ kếtoán

Quản lý bởi

Thuộc

Số dƣ đầu



AIS THỦ CÔNG VÀ AIS TRÊN NỀN MÁY TÍNH

AIS thủ công

Chứng từ

Sự kiện ảnh

hưởng đếnbáo cáo tàichính

Ghi sổ nhật

ký, sổ chitiết

Sổ nhậtký/sổ

chi tiết

Chuyểnsổ cái

Sổ cái Lậpbáocáo

Báo cáotàichính

Quá

trìnhSXKD



H ẠN CHẾ CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG KẾ TOÁN THỦ CÔNG

Hạn chế trong ghi nhận hoạt động của doanhnghiệp

Hạn chế trong cung cấp thông tin cho ngƣời sửdụng

Dữ liệu bị trùng lắp khi xử lý và lƣu trữ



AIS THỦ CÔNG VÀ AIS TRÊN NỀN MÁY TÍNH AIS trên nền máy tính

Chứng từ

Sự kiện của

quá trìnhSXKD

Nhập liệu

Các hoạt động

liên quan đếndữ liệu

Các tập tin lưutrữ dữ liệu

Thông tintheo yêucầu

Truy xuấtthông tin theoyêu cầu

Taïo caùc DL vaø ñöôïc ghi ban ñaàu

treân chöùng töø

DL ñöôïc löu tröõ trong caùc

taäp tin lieân quan

Ngöôøi söû duïng löïa choïn hay taïo baùo caùo

veà thoâng tin yeâu caàu



Đ ẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN MÁY

Đặc điểm ghi nhận và hạch toán ban đầu Chứng từ đƣợc lập bằng tay đến từ bên

ngoài hệ thống kế toán Chứng từ đƣợc in từ phần mềm kế toán Các nghiệp vụ kế toán đƣợc xử lý tự

động

Dữ liệu đầu vào đƣợc chuyển từ các hệthống máy tính khác trong doanh nghiệp Chứng từ điện tử



ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN MÁY

Đặc điểm quá trình xử lý nghiệp vụ Các dấu vết của quá trình xử lý nghiệp vụ

không quan sát đƣợc bằng mắt

Cập nhật một lần, ảnh hƣởng tới nhiềudữ liệu

Quá trình xử lý bằng máy đƣợc thực hiện

tự động Khả năng cài đặt các tính năng kiểm soát

trong phần mềm kế toán



ĐẶC ĐIỂM HỆ THỐNG KẾ TOÁN MÁY

Đặc điểm thông tin đầu ra và quá trình cungcấp thông tin Dữ liệu sẵn có trong máy tính. Thông tin có hay không có phụ thuộc vào

phần mềm kế toán và ngƣời sử dụngphần mềm.

Độ chính xác, trung thực và bảo mật củathông tin cần phải đƣợc kiểm định kỹ.



ẢNH HƯỞNG CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Tính trung thực và đáng tin cậy của thông

tin kế toán Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và

cung cấp thông tin Tổ chức dữ liệu- thu thập- xử lý và lƣu trữ

dữ liệu kế toán

Nội dung, hình thức và tính pháp lý củathông tin kế toán



TÍNH TRUNG THỰC VÀ ĐÁNG TIN CẬY CỦA THÔNG TIN KẾ TOÁN

Sai sót và gian lận trong môi trƣờng kế toánmáy tính Sai sót và gian lận về nhập liệu

Sai sót và gian lận về xử lý nghiệp vụ Sai sót và gian lận về thông tin đầu ra Sai sót và gian lận về lƣu trữ và bảo mật

thông tin




Rủi ro đối với thông tin kế toán Phần mềm đƣợc lập trình sai Phần mềm không phù hợp với chế độ kế

toán Thông tin kế toán bị mất hay không đúng

do lỗi thiết bị, lỗi ngƣời dùng

Thông tin kế toán bị đánh cắp, bị lộ bí mật Hệ thống bị phá huỷ




Thông tin kế toán trung thực hợp lý và đángtin cậy phụ thuộc vào tính kiểm soát, độ ổnđịnh của hệ thống và năng lực của ngƣờisử dụng hệ thống

Đánh giá tính trung thực và đáng tin cậy củathông tin kế toán trong môi trƣờng máy tínhthƣờng gặp nhiều khó khăn

Nhận thức, kỹ năng và các hiểu biết vềCNTT của ngƣời sử dụng rất quan trọng

Í Á Ì Ý



TÍNH KỊP THỜI TRONG QUÁ TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN

Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năngtruy cập, chia sẻ, truyền tải dữ liệu trênmạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu

và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời. Các giới hạn về khối lƣợng nghiệp vụ,

khoản cách địa lý, … không còn quan trọngkhi tổ chức công tác kế toán

Nếu một ngày không có máy tính và khôngcó internet…?



TỔ CHỨC DỮ LIỆU- THU THẬP- XỬ LÝ VÀ LƢU TRỮ DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Sự thay đổi vai trò của sổ kế toán và hìnhthức kế toán

Sự biến mất dần của các tài liệu kế toán

giấy Sự xuất hiện các khái niệm, các phạm trù

mới: cơ sở dữ liệu, tập tin, bảng dữ liệu, …

Dữ liệu kế toán đƣợc thu thập và xử lýkhông chỉ bằng việc lập chứng từ và ghi sổkế toán

Công việc nhập liệu có thể không do nhân

viên kế toán thực hiện



TỔ CHỨC DỮ LIỆU- THU THẬP- XỬ LÝ VÀ LƢU TRỮ DỮ LIỆU KẾ TOÁN

Mối quan hệ giữa kế toán tổng hợp, kế toánchi tiết, giữa ghi Nhật ký và ghi Sổ Cái

Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu, thông tin kế toáncó thể không theo các phƣơng pháp truyền

thống. Một số các phƣơng pháp, nguyên tắc kế

toán có thể bị vi phạm Dữ liệu kế toán của cả 1 niên độ có thể

đƣợc tạo và xử lý nhiều lần cho đến khi đápứng yêu cầu Kiểm soát?

N Ì Ứ À Í Á Ý Ủ



NỘI DUNG, HÌNH THỨC VÀ TÍNH PHÁP LÝ CỦA THÔNG TIN KẾ TOÁN

Tính đa dạng về nội dung và hình thức củathông tin kế toán

Tính pháp lý của thông tin kế toán vẫn dựa

trên quan điểm truyền thống: In trên giấy, kýtên và đóng dấu Thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các yêu

cầu của ngƣời dùng, tuy nhiên thông tin kế

toán trên giấy và dữ liệu kế toán trên máycó thống nhất với nhau?



Mô hình mối liên kết thực thể Caùc loaïi thuoäc tính cuûa thöïc theå

Thuoäc tính teân goïi.

Ñeå phaân bieät: phaûi laø duy nhaát

Coøn goïi laø vuøng khoaù chính

Thuoäc tính moâ taû. Moâ taû thöïc

theå.

Thuoäc tính lieân keát.

Theå hieän moái lieân keát giöõa caùc

taäp thöïc theå.

Coøn goïi laø vuøng khoaù lieân keát

(khoaù du nhaäp).

Thöïc theå laø moät ñoái töôïng, moät söï

kieän cuï theå caàn ghi nhaän DL trong heä

thoáng. Coù theå coù 3 loaïi:

Nguoàn löïc (Resources)Laø taøi saûn coù

giaù trò kinh teá vôùi DN, thuoäc sôû höõu

DN vaø ñöôïc DN söû duïng.

Söï kieän (Events). Laø nhöõng hoaït ñoäng

maø DN muoán thu thaäp thoâng tin cho

vieäc laäp keá hoaïch vaø kieåm soaùt

Ñoái töôïng tham gia vaøo söï kieän



THU THẬP DỮ LIỆU THEO SỰ KIỆN

Sự kiệngì?

(Event)

Nguồn lựcnào?

(R esources)

Đối tƣợngliên quan?

( Agent)

Mô hình REA

Dữ liệu thu thập

1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu



Đặt hàng

PXuất

Giao Hàng

Hóa đơn

PThu

KHHàng hóa

NviênTkhoản

n

n n

111

1

n

11n

n

n

n 1

11

n

1n

1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu

1

n

n

n

Resource Event Agent



Ví duï caùch toå chöùc döõ lieäu theo caáu truùc quan heä- moâ hình

lieân keát thöïc theå

Moâ hình bao goàm 2 noäi dung:

Thöïc theå, taäp thöïc theå trong CSDL

Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL veà

maët logic

Ñoái töôïng tham gia

Thu tieàn

Thuû quyõ

Khaùch haøng

Ngöôøi baùn

Haøng toàn kho

Tieàn

Baùn haøng

Nguoàn löïc Söï kieän

Thu tieàn

Thuû quyõ

Khaùch haøng

Ngöôøi baùn

Haøng toàn kho

Tieàn

Baùn haøng



CÁC HOẠT ĐỘNG THU THẬP, GHI NHẬN DỮ LIỆU

Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trìcác dữ liệu về các đối tƣợng thƣờng sửdụng (Khách hàng, nhà cung cấp, tài

khoản, nhân viên…) Nhập liệu (recording): Nhập các sự kiện

phát sinh theo thời gian vào hệ thống

Cập nhật (Update): Tác động, thay đổi cácdữ liệu lƣu trữ (số dƣ TK, số dƣ chi tiếtKH…) sau khi sự kiện xảy ra



CÁCH THỨC LƢU TRỮ DỮ LIỆU

Tất cả các dữ liệu đƣợc lƣu trữ và đƣợc sửdụng bởi doanh nghiệp tạo thành cơ sở dữliệu của doanh nghiệp.

Dữ liệu đƣợc tổ chức logic theo: vùng dữliệu, mẫu tin, tập tin, Cơ sở dữ liệu

Kyù töï Vuøng DLï Maåu tin Taäp tin CSDL

Cá h thứ lƣ t ữ dữ liệ



100,000,000 0302657481 258 Lê Lợi,Q.01

Công TyThành Công KHTN-05

0 0302984527 58 Nguyễn Du,Q.01

Công TyQuang Minh

KHTN-04

(234,000,000) 437821270-001 142 Điện BiênPhủ, Q.03 Anh Tuấn KHTN-03

150,000,000 430011144-001 17 Lê Duẩn,Quận 01

UOB VietNam

KHTN-02

300,090,000 430421210-001 115 NguyễnHuệ

KPMG ViệtNam

KHTN-01

574,565,000 430121280-001 29 Lê Duẩn,Q.01

ChaseMahattan

KHNN-01

Số dư Mã số thuế Địa chỉ Tên kháchhàng

Mã KH

Dữ liệu tổng hợp Dữ liệu tham chiếu Thực thể khách

hàng

Mẫu tin

Cách thức lƣu trữ dữ liệu



CÁC LOẠI TẬP TIN LƢU TRỮ DỮ LIỆU Tập tin chính (Master File)

Lƣu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tƣợng trong, và ngoài hệthống. VD: Khách hàng, Hàng hóa…

Tƣơng đƣơng với các tài khoản trong sổ cái hay sổ chi tiết trong hệthống kế toán truyền thống

Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh

Các dữ liệu lƣu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổnghợp

Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn

XEROX PR-001 Cái 1561 100

HP LASER PR-002 Cái 1561 20

TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150



CÁC LOẠI TẬP TIN LƯU TRỮ DỮ LIỆU Tập tin nghiệp vụ (Transaction File)

Lƣu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng, thu tiền… Tƣơng đƣơng nhật ký trong hệ thống KT truyền thống

Luôn chứa trƣờng NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp vụ

Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lƣợng liên quan đến sự kiện

Số

hđơn

Ngày

hđơn Mã KH Mã hàng SL Giá ĐĐH 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345

7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345

7870 154/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567

Í Ủ Í À



LỢI ÍCH CỦA TẬP TIN CHÍNH VÀ TẬP TIN NGHIỆP VỤ

Giảm thời gian nhập liệu. VD: chỉ cần nhập mãKH chứ ko cần nhập các thông tin khác của KHkhi nhập hóa đơn bán hàng

Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu. VD: Dữ liệu vềKH chỉ lƣu trữ ở 1 tập tin duy nhất

Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu. VD:

Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong tập tinchính

Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu: Thay đổi, thêm, xóa…



MÃ HÓA CÁC THỰC THỂ DỮ LIỆU

Ý nghĩa Các thực thể mang các dữ liệu sẽ đƣợc mã

hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau

Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể

Tùy theo tính chất của đối tƣợng thực thể mang dữ liệu, sẽ có phƣơng pháp mã hóathích hợp



CÁC PHƢƠNG PHÁP MÃ HÓA

Mã trình tự/mã liên tiếp: Số hóa các đối tƣợng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS sinh viên

Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu

Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu

Mã khối/nhóm: Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định: ví dụ mã UPC

bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm. 934673-042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tƣơi..




Mã phân cấp: Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp Nhóm đứng trƣớc là cấp trên của nhóm liền kề đó VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng KT-mã NV

Mã gợi nhớ: Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định VD: KH-001 Mã khách hàng, số 001



MỐI LIÊN KẾT GIỮA CÁC TẬP TIN

Tên khách hàng Mã KH Địa chỉ Mã số thuế

Chase Mahattan KHNN-01 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001

KPMG Việt Nam KHTN-01 115 Nguyễn Huệ 430421210-001

Số

hđơn

Ngày

hđơn

Mã KHMã

hàng

SL Giá ĐĐH

7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345

7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 2 20.000.000 345

7870 154/04 KHNN-01 PR-002 3 25.000.000 567

Khóa chính

Khóa ngoại Mối liên kết thể hiện một số mẫu tin của 1 tập tin nàyliên kết với 1 mẫu tin của 1tập tin khác




Yêu cầu một quan hệ Một quan hệ chỉ có một vùng khóa chính

Tất cả các thuộc tính mô tả trong quan hệ

phải phụ thuộc vào vùng khoá chính . Tất cả các thuộc tính ngoài tên gọi phải độc

lập chứ không phụ thuộc vào nhau.

Để có thể liên kết các quan hệ với nhau,cần có vùng khoá liên kết (thuộc tính liênkết).

Thứ tự các cột không quan trọng



MỐI LIÊN KẾT MỘT-MỘT (1:1)

MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với MỘTmẫu tin của tập tin khác và ngƣợc lại. VD: Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu

xuất: MỘT hóa đơn chỉ đƣợc lập 1 phiếu xuất.

Đồng thời, MỘT phiếu xuất chỉ liên quan đếnMỘT hóa đơn

Hóa đơn Phiếu xuất 1 1

1 hóa đơn cho 1phiếu xuất

1 phiếu xuất cho1 hóa đơn



MỐI LIÊN KẾT MỘT-MỘT (1:1)

Số hđơn

Ngàyhđơn

Mã KHPhiếuxuất

7869 13/4/04 KHTN-01 PX001

7879 13/4/04 KHTN-01 PX0387888 154/04 KHNN-01 PX098

Phiếu xuất Ngày Xuất Kho hàngPX001 13/4/04 KHTN-01

PX038 13/4/04 KHTN-01

PX098 154/04 KHNN-01

1

1



MỐI LIÊN KẾT MỘT-NHIỀU (1:N)

MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với

NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngƣợc lại MỘT mẫutin của tập tin khác chỉ liên kết với MỘT mẫu tin củatập tin này. VD:

Mối liên kết giữa Khách hàng và đơn đặt hàng của KH: MỘT

khách hàng có thể đặt NHIỀU đơn đặt hàng. Ngƣợc lại, MỘT đơnđặt hàng liên quan đến MỘT khách hàng mà thôi

Khách hàng ĐĐ Hàng 1 n

1 KH trên 1 ĐĐH

Nhiều ĐĐH cho1 khách hàng



MỐI LIÊN KẾT MỘT-NHIỀU (1:N)

ĐĐH Ngày

ĐĐH Mã KH Tổng giá trị

345 13/4/04 KHTN-01 10.000.000

349 13/4/04 KHTN-01 20.000.000

567 154/04 KHNN-01 25.000.000

Mã KH Tên khách

hàng Địa chỉ Mã số thuế

KHNN-01 ChaseMahattan

29 Lê Duẩn,Q.01

430121280-001

KHTN-01 KPMG ViệtNam

115 NguyễnHuệ

430421210-001

1

nn



MỐI LIÊN KẾT NHIỀU-NHIỀU (N:N)

MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với

NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngƣợc lại MỘT mẫutin của tập tin khác cũng có thể liên kết với NHIỂUmẫu tin của tập tin này. VD:

Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT loại hàng hóa có thể

đƣợc bán bởi NHIỀU hóa đơn. Ngƣợc lại, MỘT hóa đơn cũng cóthể có NHIỀU hàng hóa

Hàng hoá Hóa đơn n n

Nhiều hàng hóatrên 1 HĐơn

Nhiều HĐơn bán cùng1 loại hàng hóa




Số hđơn Ngàyhđơn Mã hàng1 Mã hàng2 …

7869 13/4/04 PR-001 PR-002 …

7870 13/4/04 PR-002 PC-001 …

7871 154/04 PR-002 PC-002 …

Mã hàng Tên hàng hóa ÐVT Tài khoản

PR-001 XEROX Cái 1561

PR-002 HP LASER Cái 1561

PC-001 TOSHIBA Bộ 1561

PC-002 COMPAQ Bộ 1561

1

n

n

1




Các Phần mềm Quản trị cơ sở dữ liệu không hổ

trợ mối quan hệ n:n, các thông tin trên Hóa đơn đƣợc lƣu trử trên hai tập tin HÓA ĐƠN và CHITIẾT HÓA ĐƠN từ đó ta chuyển thành 2 mối quanhệ 1:n

Hàng hoáHóa đơn n1

Chi tiết Hóa đơn 1n

Các dữ liệu có cùng tính chất đƣợc lƣu trử trêncùng một trƣờng

Các Trƣờng đƣợc thiết kế sao cho dữ liệu lƣu

trử ít trùng lắp nhất




Số hđơn Ngàyhđơn …

7869 13/4/04 …

7870 13/4/04 …

7871 154/04 …

Mã hàng Tên hàng hóa ÐVT Tài khoản PR-001 XEROX Cái 1561

PR-002 HP LASER Cái 1561

PC-001 TOSHIBA Bộ 1561

MS Số hđ Mã hàng …

1 7869 PR-001 …

2 7869 PR-002 …

3 7870 PC-001 …

1

n

1 n

Mã hóa các thực thể mang dữ liệu



Mã hóa các thực thể mang dữ liệu

Ý nghĩa

– Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đốitượng, nguồn lực) sẽ được mã hóa để tạo tínhduy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau

– Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuấtthông tin liên quan đến các thực thể

– Tổ chức các hoạt động, đối tượng, nguồn lựcđể đáp ứng các yêu cầu quản lý, yêu cầuthông tin




Mã trình tự/mã liên tiếp: Số hóa các đối tƣợng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS sinh viên Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu

Mã khối/nhóm: Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định: ví dụ mã

UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sảnphẩm. 934673-042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tƣơi..



Tính chất của bộ mã

Tính duy nhất

Tính đại diện

Tính ổn định, tƣơng lai của bộ mã

Tính phổ biến

á ớ ó



Các bƣớc mã hóa

Xác định các thực thể cần mã hóa

Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêucầu quản lý liên quan đến thực thể

Lựa chọn các nội dung quản lý cần mã hóaphù hợp với tính chất của bộ mã

Lựa chọn các phương pháp mã hóa thíchhợp cho từng nội dung cần mã hóa




Mô hình mối liên kết thực thể Ví dụ

HAØNG HOÙA HOÙA ÑÔN

CHI TIEÁT

HOÙA ÑÔN

KHAÙCHHAØNG

THU THAÄP DÖÕ LIEÄU



THU THAÄP DÖÕ LIEÄU

Phöông phaùp thu thaäp döõ lieäu:

Baèng ghi nhôù, truyeàn mieäng tröïc tieáp

Chöùng töø

Nguoàn döõ lieäu töï ñoäng: Thieát bò POS

Noäi dung thu thaäp thöôøng caùc noäi dung cô baûn

Noäi dung cô baûn hoaït ñoäng

Nguoàn löïc bò aûnh höôûng

Ngöôøi tham gia trong hoaït ñoäng

Caùc noäi dung chi tieát tuøy thuoäc vaøo yeâu caàu cuï theå löu tröõ phuïc

vuï laäp baùo caùo cho ngöôøi söû duïng

Döõ lieäu thu thaäp ñöôïc chuyeån vaøo löu tröõ ñeå xöû lyù

XÖÛ LYÙ DÖÕ LIEÄU



X ÖÛ LYÙ DÖÕ LIEÄU

Coù 4 kieåu xöû lyù cô baûn (vôùi taäp inchính)

Caäp nhaät döõ lieäu (updating): caäp nhaät giaù

trò môùi vaøo taäp tin chính

Thay ñoåi döõ lieäu (changing): thay ñoåi giaù trò

nhöõng thuoäc tính moâ taû. Ví duï: thay ñoåiñiaï chæ khaùch haøng; giôùi haïn baùn chòu …

Theâm môùi döõ lieäu (adding): theâm moät

maåu tin môùi. Ví duï khai baùo theâm moät

khaùch haøng

Boû döõ lieäu (deleting): ví duï boû moät maãu

tin veà khaùch haøng do hoï khoâng coøn giao

dòch vôùi doanh nghieäp

Coù 2 phöông phaùp xöûlyù

Xöû lyù theo loâ

Xöû lyù theo thôøi

gian thöïc

P Ứ Ử Ý Ữ Ệ



PHƢƠNG THỨC XỬ LÝ DỮ LIỆU

Xử lý theo thời gian thực (Real-Time)

Sự kiện đƣợc ghi nhận ngay sau phát sinh (vàotập tin nghiệp vụ)

Khi dữ liệu đƣợc nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu

trong tập tin chính liên quan (khách hàng, hàngTKho…) Các tập tin chính liên quan đƣợc cập nhật ngay

Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện(bảng kê, báo cáo số dƣ KH, HTK, báo cáo tổnghợp…) ngay sau đƣợc nhập vào.

PHÖÔNG PHAÙP XÖÛ LYÙ DÖÕ LIEÄU



Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc

On- line Real time Processing

Nhaäp nghieäp vuï

ngay khi xaåy ra

Xöû lyù döõ lieäu ngay khi

xaåy ra

Caäp nhaät taäp tin chính

• In baùo caùo

•TT

chính

8

5 /8888

58

58

/8



PHƢƠNG THỨC XỬ LÝ DỮ LIỆU (TT)

Xử lý theo lô (Batch) Sự kiện đƣợc tập hợp theo lô khi phát sinh (chƣa đƣợc nhập vào

máy) Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát) Các chứng từ trong lô lần lƣợt đƣợc nhập vào máy

Đối chiếu số tổng của lô (do chƣơng trình tính) với số kiểm soát(tính trƣớc khi nhập liệu), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểmsoát lô

Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem đƣợc khi lô

nghiệp vụ đã đƣợc chuyển lô

Phƣơng pháp xử lý dữ liệu



Xử lý theo lô-Batch Processing

Nhaäp loâ

chöùng töøSaép xeáp taäp

tin

Löu DL trong

taäp tin taïm

• Xöû lyù taát

caû caùc loâ

•Caäp nhaät

taäp tin chính

• In baùo caùo

=8 5 /

•TT

chính

Taäp hôïp

caùcchöùng töø

thaønh loâ

Phƣơng pháp xử lý dữ liệu

8=

8 5=8

/5=8

/5=8

/5=8

/5=8

/5=888=

8=

8 5=8 5=8

/5=8

/5=8





Xöû lyù theo loâ On- line Batch Processing

Nhaäp nghieäp

vuï

ngay khi xaåy ra

Löu DL trongtaäp tin taïm

Xöû lyù taäp

tin taïmCaäp nhaät

taäp tin

chính

• In baùo

caùo

•TT

chính

=8

5 /



VÍ DỤ XỬ LÝ DỮ LIỆU THEO LÔ

Tập tin trƣớc cập nhật

Taäp tin chính

TK Soá dö

111

112

131

1.000.000

600.000

800.000

Taäp tin nghieäp vuï

TK Soá tieàn

111

111

113

+2.700.000

-2.000.000

+ 400.000131 + 400.000




Ụ Ệ

Xử lý cập nhật tập tin

Tập tin chính

TK Soá dö

1.000.000

Tập tin nghiệp vụ TK Soá tieàn

111

111

113

+2.700.000

-2.000.000

+ 400.000

Böôùc Hoïat ñoäng xöû lyù

2

Ñoïc taäp tin ngh.vuï1Ñoïc taäp tin chính ï

So saùnh,caäp nhaät TT chínhï4

3.700.0003

Ñoïc taäp tin ngh.vuï

5

So saùnh,caäp nhaät TT chínhï

1.700.000

6Ñoïc taäp tin ngh.vuï

7So saùnh; Khoâng phuø hôïp; Ghi

111 vaøo TT chínhï

111

111

111




Ụ Ệ

Xöû lyù caäp nhaät taäp tin

Taäp tin chính

TK Soá dö

112

131

600.000

800.000

Taäp tin nghieäp vuï

TK Soá tieàn

131 + 400.000

Böôùc Hoïat ñoäng xöû lyù

8

9

10

11

Ñoïc taäp tin chính ï

So saùnh; Khoâng phuø hôïp; Ghi 112

vaøo Tập tin chínhï

Ñoïc taäp tin chính ï 131

Ñoïc taäp tin nghieäp vuï ï

So saùnh, 131>113 neân maåu tin Ngh.vuï 113 ghi

vaøo TT DL sai soùt

12

13 So saùnh, phuø hôïp; caäp nhaät 131 1.200.000

14 Heát maåu tin TT ngh.vuï.Ghi 131

vaøo TT chính





Taäp tin sau caäp nhaät

Taäp tin chính Taäp tin chính

TK Soá dö

111

112

131

1.700.000

600.000

1.200.000

Taäp tin sai soùt

TK Soá tieàn

113 + 400.000

P Ứ Ử Ý Ữ Ệ ( )



PHƢƠNG THỨC XỬ LÝ DỮ LIỆU (TT)

Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô Sự kiện đƣợc nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ không tính

toán số kiểm soát lô Các nghiệp vụ sau khi đƣợc nhập vào sẽ “nằm chờ” mà không

đƣợc cập nhập vào các tập tin chính liên quan Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trƣớc khi cập

nhập Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các tập tin

chính liên quan Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem đƣợc khi lô

nghiệp vụ “nằm chờ” đã đƣợc cập nhập



TỔ CHỨC DỮ LIỆU THEO KIỂU TẬP TIN

Dữ liệu đƣợc tổ chức thành các tập tin riêngtƣơng ứng cho mỗi chƣơng trình ứng dụngkhác nhau

Tập tin ĐĐH

Tập tinKH

Tập tinHTK

Chương

trình BH

Thôngtin BH

Nhập

NVBH

Tập tinHTK

Tập tin ĐĐH

Chươngtrình HTK

Thôngtin

HTK

Nhập NVHTK





Mã Số

ĐĐH

Ngày

ĐH

Mã Số

KH

KVBH NVBHMã

hàng

Tên

hàng

Giá SL

Mãhàng

Tênhàng

Đgiáxuất

Giábán

Mã Số ĐĐH

Mã Số KH

NVBH KVBH SL tồn

Mã Số KH

Tên KH Địa chỉ MứcTD

KVBH NVBHDThutích

•Trùng lắp dữ liệu lưu trữ •Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu•Chi phí lưu trữ tăng •Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ

C Ở Ữ



CƠ SỞ DỮ LIỆU

Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, đƣợc

lƣu trữ ở các thiết bị lƣu trữ để có thể thỏa mãnđồng thời nhiều ngƣời sử dụng

A, B, C

B, C, D,E

Chươngtrình 1

Chươngtrình 2

A, B, C,D, E

Hệ quản trịCSDL

Chương

trình 1

Chươngtrình 2

Cơ sở dữliệu

TỔ C ỨC Ữ L ỆU THEO CƠ SỞ Ữ L ỆU



TỔ CHỨC DỮ LIỆU THEO CƠ SỞ DỮ LIỆU

NVBH

NVHTK

Ứng dụngbán hàng

Ứng dụngHTK

Hệ quản trịCSDL

Lập các báocáo có sẵn

Yêu cầu

Báo cáo

Vấn tin Truy vấn

Báo cáo

theo yêucầu

Hệ điềuhành

CSDL

HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU



HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU

Là chƣơng trình dùng để thực hiện các thao tác

liên quan đến việc khởi tạo, truy cập và quản lýdữ liệu, bao gồm: Định nghĩa dữ liệu (DDL) Định nghĩa mối quan hệ giữa các dữ liệu Tƣơng tác với hệ điều hành để lƣu trữ vậtlý dữ liệu Tương tác với người sử dụng thông quacác ngôn ngữ thao tác dữ liệu (DML) và

ngôn ngữ vấn tin (DQL)

(DML - Data Manipulation Language)(DDL - Data Definition Language)

ƢU ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC DỮ LIỆU THEO CƠ SỞ DỮ



LIỆU

Tránh đƣợc sự trùng lặp dữ liệu Dễ dàng trong việc bảo dƣỡng dữ liệu Quản lý dữ liệu nhất quán Sự độc lập của dữ liệu với các chƣơng

trình ứng dụng Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ liệu:

Quyền xem, sửa, xóa…

ẢNH HƢỞNG CỦA CSDL ĐỐI VỚI



ẢNH HƢỞNG CỦA CSDL ĐỐI VỚI CÔNG VIỆC CỦA KẾ TOÁN

Ảnh hƣởng đến nguyên tắc ghi sổ kép Cách thức cung cấp thông tin cho đối tƣợng

bên ngoài

Truy xuất thông tin theo yêu cầu Kết hợp giữa thông tin tài chính và thông tin

hoạt động Thay đổi vai trò của kế toán trong doanh

nghiệp .,…

AÛNH HÖÔÛNG CNTT TÔÙI HEÄ THOÁNG KEÁ TOAÙN



AÛNH HÖÔÛNG CNTT TÔÙI HEÄ THOÁNG KEÁ TOAÙN

1. Döõ lieäu löu tröõ

Tay

Dl taøi chính

Phaân taùn, khoâng chia xeû

Theo töøng ñoái töôïng KT ñaày ñuû

soá PS, soá dö

Maâu thuaãn DL, khoù thay ñoåi

phaùt trieån HT

Maùy

Dl taøi chính & khoâng taøi

chính

Taäp trung deã daøng chia xeû

chia xeû Dl

Löu tröõ rieâng bieät soá dö theo

ñoái töôïng Kt vaø soá PS theo

nghieäp vuï

Khoâng Maâu thuaãn DL,

AÛNH HÖÔÛNG CUÛA CNTT TÔÙI HTTTKT



2. Thoâng tin cung caáp

Tay

Thoâng tin taøi chính

Chaäm, coù theå maâu thuaãn

thoâng tin

Baùo caùo do ngöôøi löu tröõ, xöûlyù Dl laäp theo maãu ñònh saün

Maùy

Thoâng tin taøi chính &

khoâng taøi chính (hoaït ñoäng)

Nhanh choùng, Khoâng bò maâu

thuaãn DL

Baùo caùo coù theå do chínhngöôøi söû duïng laäp neáu ñöôïc

pheùp truy caäp DL khoâng caàn

theo maãu ñònh saün





3. Thao taùc

Tay

Caàn söû duïng nhaät kyù

chung, nhaät kyù ñaëc bieät

Coù theå khai baùo ñoái töôïng

ngay khi ghi cheùp löu tröõ Dl

phaùt sinh môùi cho ñoái töôïng

Maùy

Chæ caàn löu tröõ ban ñaàu

DL nghieäp vuï, (Khoâng caàn

söû duïng nhaät kyù ñaëc bieät)

Caàn khai baùo ñoái töôïng tröôùc

khi nhaäp lieäu, löu tröõ Dl phaùt

sinh cho ñoái töôïng

Caàn söû duïng nhaät kyù

chung, nhaät kyù ñaëc bieät

Coù theå khai baùo ñoái töôïng

ngay khi ghi cheùp löu tröõ Dl

phaùt sinh môùi cho ñoái töôïng




4. Kieåm soaùt heä thoáng keá toaùn

Tay

Kieåm soaùt hoaït ñoäng

kinh doanh

Nguoàn soá lieäu

Kieåm soaùt hoaït ñoäng heäthoáng keá toaùn

Maùy

Kieåm soaùt hoïat ñoäng kinh

doanh

KS öùng duïng

KS Chung: thieát laäp, truy

caäp, löu tröõ… Ghi keùp

Kieåm keâ

Baûng caân ñoái taøi

khoaûn, baûng keâ chi

tieát

Kieåm soaùt hoïat ñoäng heäthoáng keá toaùn

Kieåm soaùt ñöôïc laäp trình töï

ñoäng





5. Nguyeân taéc ghi keùp

Documents

Chuong3 to Chuc Htttkt