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APRE 2013
www.apre.it
Come presentare una proposta di successo nel Programma Quadro di
Ricerca e Innovazione UE
Claudia ZurloPunto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e Finanziari - APRE
COSTRUZIONE DI UN BUDGET
PRINCIPI DELLA RENDICONTAZIONE
COSTI DIRETTI ED INDIRETTI
AGENDA
DEFINIZIONI (art.2, 5a)
INNOVATION ACTION, CARATTERIZZATA DA ATTIVITA’ DI
PROTOTIPIZZAZIONE, TEST, DIMOSTRAZIONE, PILOTING,
VALIDAZIONE, ETC…FINALIZZATE ALLA DEFINIZIONE/PRODUZIONE/DESIGN
DI NUOVI PRODOTTI E PROCESSI.
ATTIVITA’ DI DIMOSTRAZIONE(RIMBORSATA AL 50%)
NEW
UNICA % DI RIMBORSO PER
PROGETTO, SENZA DISTINZIONE TRA
BENEFICIARI
•fino al 100% dei costi eleggibili per progetti R&S (cd. RESEARCH &
INNOVATION action)
• fino al 70% per progetti dimostrativi cd. INNOVATION action (fatta
eccezione per organismi no-profit,
finanziabili fino al 100%) e CO-FUND
FINANZIAMENTO DELL’AZIONE (Art. 22)
NEW
Direct costs
Indirect costs
Total costs
% EU contribution
EU contribution
100 / 25 Funding 100 25 125 100% € 125
Esempio: Nell’ FP7, circa il 90 % delle Università e più della metà degli
Organismi di Ricerca hanno utilizzato lo special flat rate (60%) per il calcolo
dei costi indiretti. Per tutti questi partecipanti l’impatto sul contributo UE in
H2020 sarà faviorevole:
Direct costs
Indirect costs
Total costs
% EU contribution
EU contribution
Flat-rate (60 %) 100 60 160 75% € 120
IMPATTO NUOVO MODELLO DI FINANZIAMENTO
ESEMPIO: PROGETTO RTD NEL VII PQ
6
Participant
short name
Fun-
ding
rate
for
RTD
%
Indi-
rect
costs
metho
d
RTD Demonstration
(50%
reimbursement
)
Management
(100%
reimburse-
ment)
Other (100%
reimburse-
ment)Total
costs
EU
contribu-
tion
Direct
costs
Indi-
rect
costs
Direct
costs
Indi-
rect
costs
Direct
costs
Indi-
rect
costs
Direct
costs
Indi-
rect
costs
University A 75 60% 100 60 100 60 100 60 480 440
Foundation
B
50 20%
100 20 100 20 240 120
University C 75 Simplif
ied 100 46 146 109.5
SME D 75 60% 100 60 100 60 100 60 480 360
Enterprise E 50 Real 100 104 100 104 408 204
SME F 75 Real 100 78 100 78 100 78 534 356
Total 600 368 400 262 100 60 300 198 2288 1589.5
ESEMPIO: PROGETTO RESEARCH AND INNOVATION ACTION HORIZON 2020
7
Participant short
name
Estimated eligible
costs
Total costs
EU
contribution
(100%)Direct
costs
Indirect
costs
(25%)
University A 100 25 125 125
Foundation B100 25 125 125
University C 100 25 125 125
SME D 100 25 125 125
Enterprise E 100 25 125 125
SME F 100 25 125 125
Total 600 150 720 750
Participant
short name
Fun-
ding
rate
for
RTD
%
Indirect
costs
method
RTD Demonstra-tion
(50% reimburse-
ment)
Management
(100%
reimbursement)
Other (100%
reimburse-
ment)
Total
costs
EU
contri-
bution
Direct
costs
Indi-
rect
costs
Direct
costs
Indi-
rect
costs
Direct
costs
Indi-
rect
costs
Direct
costs
Indi-
rect
costs
University A 75 60% 100 60 100 60 320 200
Enterprise B 50 20% 100 20 120 60
University C 75 Simpli-fied
100 46 100 46 292 182.5
SME D 75 60% 100 60 160 80
Enterprise E 50 Real 100 104 204 102
SME F 75 Real 100 78 178 89
Total 200 104 500 308 100 60 1274 713.5
ESEMPIO: PROGETTO DIMOSTRATIVO VII PQ
8
Participant
short name
Estimated eligible costs
Total costs
Requested EU
contribution
(70%)Direct costs
Indirect
costs (25%)
University A
100 25 125 87,5
Enterprise B
100 25 125 87,5
University C
100 25 125 87,5
SME D 100 25 125 87,5
Enterprise E
100 25 125 87,5
SME F 100 25 125 87,5
Total 600 150 750 525
9
ESEMPIO: PROGETTO INNOVATION ACTION HORIZON 2020
CRITERI DI SELEZIONE E ATTRIBUZIONE (Art. 14.5)
VERIFICA
CAPACITA’ FINANZIARIA
SOLO PER COORDINATORI CON
CONTRIBUTO UE > 500.000€, A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA’
FINANZIARIA DEL COORDINATORE O
DEI PARTECIPANTI
PER TUTTI I COORDINATORI E PER I
BENEFICIARI CON CONTRIBUTO UE >
500.000€, A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA’ FINANZIARIA
DEI PARTECIPANTI
NEW
Income
(introiti)
RECEIPTS
Receipts
(entrate)
No Receipts
(Introiti che non costituiscono entrate)
Il contributo UE
non può essere superiore
al totale dei costi detratte le entrate
Trasferimenti finanziati al beneficiario da parte di terzi:Per co-finanziare il progetto o una risorsa usata dal beneficiario per il
progetto
Contributi in natura da parte di terzi per co-finanziare il progetto
Entrate generati dal progetto:Attraverso azioni intraprese durante il progetto e generati dalla vendita di beni acquistati nel contratto fino al valore inizialmente caricato sul progetto
RECEIPTS
I trasferimenti finanziari e i contributi in natura da
parte di terzi se il loro utilizzo è a discrezione di
gestione da parte del beneficiario
Introiti generati dall’”use of foreground” del
progetto.
RECEIPTNon saranno considerati “receipt” le seguenti entrate:
RECEIPTS
“Qualsiasi soggetto giuridico coinvolto nel progetto che non
firma il contratto con la Commissione”
- Terze Parti
- Subcontraenti
- Fornitori di beni e servizi
- Affiliati
SOGGETTI TERZI
TERZE PARTI“Il beneficiario può usare risorse che sono rese disponibili da un terzo per svolgere la sua parte di
attività”
A. Le terze parti mettono a disposizione risorse per i beneficiari
B. Le terze parti svolgono una parte del progetto
TERZE PARTIA. LE TERZE PARTI METTONO A DISPOSIZIONE RISORSE PER I
BENEFICIARI
Adempimenti/Effetti:
Il beneficiario utilizza le risorse del terzo, in base ad un accordo precedenteI costi sostenuti saranno rendicontati dal beneficiario sul proprio Form CIl valore è un “receipt” nel caso in cui le risorse siano attribuite per gli usi specifici del progetto. Il valore delle risorse non sarà considerato “receipt” qualora venga rimborsato dal beneficiario o non sia attribuito in modo specifico al progetto.Il beneficiario avrà l’onere di evidenziare nell’Allegato I il fatto che il terzo metterà a disposizione le proprie risorse.
TERZE PARTIB. LE TERZE PARTI SVOLGONO UNA PARTE DEL PROGETTO
Ipotesi: Soggetti collettivi (GEIE, associazioni, società, consorzi)Affiliati (Gli affiliati sono soggetti terzi che sono sottoposti al controllo, di fatto o di diritto, diretto o indiretto, di un beneficiario o che sono assoggettati allo stesso controllo di beneficiari)
Adempimenti/Effetti:Clausola speciale (…)Identificazione nell’Allegato IForm C della Parte Terza, allegata al Form C del beneficiarioRispetto delle regole di rendicontazioneCertificazione dei costi se raggiunta la soglia prevista
TERZE PARTIDifferenze con i subcontratti:
Il subcontraente percepisce un corrispettivo, basato sulle condizioni di mercato.
La terza parte viene rimborsata solo dei costi sostenuti, secondo le regole di rendicontazione.
Il subcontraente lavora in modo autonomo
La terza parte in collaborazione con il beneficiario e secondo le direttive di questo.
Il subcontratto ha soprattutto un interesse commerciale
le terze parti intendono soprattutto partecipare all’attività di ricerca.
CALCOLO DEL CONTRIBUTO UEIN PRESENZA DI RECEIPT
Contributo UE Costi- Receipt
100 100 - 20 = 80(finanziamento UE = 80 €)
100 120 - 10 = 110(finanziamento UE = 100 €)
GESTIONE
PRINCIPI DI ELEGGIBILITA’
BUDGET
CRITERI DI ELEGGIBILITA’
Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere:• REALI (non stimati) – eccezione: costi medi del personale!!!
• SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO
• DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL BENEFICIARIO(legislazione nazionale; esclusi criteri ad hoc per i progetti VII PQ)
• SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO – eccezione: costi relativi ai rapporti finali e alla certificazione dei costi!!!
• UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di economia, efficacia ed efficienza)
• REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO(e, nel caso di contributo di parti terze, nei libri contabili delle parti terze)
• INDICATI NELL’ANNESSO I DEL GRANT AGREEMENT
Prot. N. 268/13
COSTI ELEGGIBILI
COSTI DIRETTI
TIPOLOGIE• Personale
• Subcontratti
• Viaggi
• Attrezzature
• Materiale di Consumo
• Altri costi specifici
Macro categoria OTHER DIRECT
COSTS
COSTI ELEGGIBILI=
COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI
Costi attribuibili
direttamente al progetto
Costi NON attribuibili direttamente
al progetto, ma sostenuti in
relazione ai costi diretti
ESEMPI: costi connessi alle infrastrutture (affitto,
ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione,
assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc…
ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc…
COSTI INDIRETTI (Art. 24)
UNICO TASSO FORFETARIO
DEL 25% DEI COSTI DIRETTI (ECCETTO I SUBCONTRATTI E COSTI DELLE
RISORSE MESSE A DISPOSIZIONE DA TERZI
CHE NON VENGONO UTILIZZATE NEI LOCALI
DEL BENEFICIARIO)
STANDARD FLAT RATE (20%)
SPECIAL FLAT RATE (60%)SIMPLIFIED METHOD or ACTUAL
INDIRECT COSTS
NEW
Personale specificamente assunto per il progetto
Personale strutturato e personale a tempo determinato
CARATTERISTICHE:
• La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e la
responsabilità del Beneficiario• Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione
(lordo): salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente.
• Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sul
progetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale omensile).
• Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate.
COSTI DIRETTI
PERSONALE
PERSONALE
LAVORATORI AUTONOMI
Sono da considerarsi Costi del personale i
contratti con i lavoratori autonomi
(co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se :
Stipulati con persone fisiche;
Il Consulente lavora presso il Beneficiario;
Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario;
I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario;
Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativo
da quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgono
analoghe mansioni
ORE PRODUTTIVE ANNUALI (Art. 25)
SCELTA TRA MONTE ORE FISSO (eg. 1720 ore) OPPURE
DETERMINATO SECONDO I PRINCIPI CONTABILI DELL’ENTE
COSTI DEL PERSONALE AMMISSIBILI SOLO SE RICONDUCIBILI A
PERSONE CHE LAVORANO NELL’AMBITO DELL’AZIONE TRAMITE UN
SISTEMA DI REGISTRAZIONE DEL TEMPO LAVORATO (eg. TIME-SHEET)
REQUISITI MINIMI PER IL SISTEMA DI REGISTRAZIONE TEMPO
LAVORATO/DEFINIZIONE NUMERO ORE PRODUTTIVE ANNUALI
PREVISTI DAL GA
SISTEMA DI REGISTRAZIONE NON RICHIESTO SE LA PERSONA
LAVORA ESCLUSIVAMENTE SULL’AZIONE (sufficiente una
dichiarazione del Resp. scientifico)
NEW
CRITERI ELEGGIBILITA’ COSTI PERSONALE
COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per la
retribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base dei
minimi stipendiali)
COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggetto
giuridico.
CRITERI DI ACCETTABILITA’:• Procedura usuale dell’ente
• Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga)
• Escludere i costi non eleggibili
• Certificazione della metodologia non obbligatoria
PERSONALE
DETERMINAZIONE DEL COSTO
I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili. Se previsto dai regolamenti interni, sono in alternativa eleggibili le
diarie
NOVITA’ VII PQFLAT RATE per la determinazione dei costi di vitto/alloggio e per
la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di viaggio!!!)
[Decisione CE adottata il 23.03.09]
PUO’ ESSERE UTILIZZATA:Per qualsiasi schema di finanziamento Da qualsiasi beneficiario Per progettoSe esplicitamente previsto dal Work ProgrammePer viaggi riconducibili al progetto
A COPERTURA DI:Diaria giornaliera Tetto massimo per le spese d’albergoImporti forfettari aplplicabili ai funzionari UE per Stato Membro oNon MembroImporti sono aggiornati periodicamente e pubblicati su CORDIS
COSTI DIRETTI
(Other Direct Costs)
VIAGGI
FLAT RATE SUBSISTENCE
Possono essere caricati nel progetto in
proporzione al deprezzamento risultante
Devono essere rispettati i normali principi contabili
del beneficiario per calcolare il valore del
deprezzamento
Deve essere dimostrato la percentuale d’uso nel
progetto
Può essere caricato l’ammortamento dei beni
acquistati prima dell’inizio del progetto
COSTI DIRETTI
(Other Direct Costs)
ATTREZZATURE & BENI DUREVOLI
• Consumabili: devono essere
acquistati dopo l’inizio del progetto
COSTI DIRETTI
(Other Direct Costs)
‘CONSUMABLES’
Il sub-contratto è un accordo tra un beneficiario e
un terzo:
“per svolgere una parte del lavoro del
progetto senza una diretta supervisione e
senza subordinazione” (art. II.7 GA)
Normalmente non riguardano ‘core task’, ma
‘minor services’ (es. stampa, catering, ecc…)
Non possono riguardare il coordinamento
Vanno indicati nell’Allegato I
Stipulati “on business conditions”, "best value for
money“ Trasparenza, parità di trattamento, motivazione
COSTI DIRETTI
(Other Direct Costs)
SUBCONTRATTI
CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (Art. 28)
AL RAGGIUNGIMENTO DELLA
SOGLIA CUMULATIVA DI
CONTRIBUTO UE ≥ 375.000€(oppure un unico CFS alla fine del
progetto se ≤ 2 reporting period)
ALLA FINE DEL PROGETTO, PER
CONTRIBUTI UE ≥ 325.000€
NEW
EX POST AUDITS
ENTRO DUE ANNI DAL
PAGAMENTO FINALE
ENTRO CINQUE ANNI
DALLA FINE DEL
PROGETTO
NEW
LA CERTIFICAZIONE
Certificate on financial statements (CFS)
(MGA- Annex V)
Obbligatorio per i beneficiari il cui finanziamento richiesto è ≥ a 325,000 € (il CFS deve essere emesso alla fine del
progetto)
LA CERTIFICAZIONE
ESEMPIO :
1 reporting: contributo UE= 175.000€
(175.000€ < 325.000€) NO CFS
2 reporting: contributo UE= 200.000€
(175.000€+200.000€> 325.000€) NO CFS NEW
3 reporting: contributo UE= 250.000€
(250.000€ < 325.000€) SI CFS !!!! NEW
CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT
CERTIFICATORE COMPETENTE
La certificazione è effettuata da:
- Auditor esterno indipendente dal beneficiario
- Qualificato ai sensi VIII Dir. 84/253/CEE del 10
aprile 1984
Per l’Italia v. Registro dei revisori contabili, Istituito dal D.Lgs. n.
88/1992 presso il Ministero di Giustizia
La certificazione degli enti pubblici può essereeffettuata da un pubblico funzionario competentesecondo quanto stabilito dall’autorità pertinente
FASI AUDIT
Controllo Ex ante (certificatore )
Visione del Form C da parte dell’UE
prima di procedere al pagamento del
contributo
Certificato sul/i Form C presentati
rilasciato dal certificatore selezionato
dal beneficiario (All. IV - del MGA)
CONTROLLO Ex post (UE/AGENZIA):
Fino a 2 anni dal pagamento finale
In merito a questioni finanziarie,
legali e tecniche
AUDIT EX POST
• Obiettivo e fasi dell’audit
• Costi eleggibili e non eleggibili
• Cosa controllerà l’auditor?
Audit ex-post dalla Commissione
Obiettivo dell’Audit ex-post
• Per la Commissione: avere la certezza che non ci sia un sovraccarico di fondi
• Form C contenga spese eleggibili e reali
• Tutte le spese sostenute siano registrate nei libri contabili
Quando e da chi viene svolto l’Audit?
Quando?
• In qualsiasi momento fino a 2 anni dopo il pagamento finale.
Chi?
• Auditor della Commissione o auditor esterni
FASI AUDIT
1. Invio della lettera raccomandata della Commissione
2. Contatto per stabilire luoghi e date
3. Richiesta di documentazione
4. Controllo in loco
5. Verbale
6. Lettera della Commissione sugli esiti del controllo
7. Osservazioni del beneficiario entro 30 gg.
8. Lettera definitiva della Commissione
9. Eventuale ricorso giurisdizionale
DOCUMENTAZIONE RICHIESTA NEGLI AUDIT
Personale: controlli ed evidenze oggettive
Il Beneficiario dimostra:
Esistenza di un contratto per ciascuna risorsaimpiegata
Retribuzione contabilizzata
Salario e oneri indicati nella busta paga
Esistenza di uno strumento di registrazione delleore
Definizione del tempo produttivo secondo CCNL adottato
Il Beneficiario provvede:
regolamento interno per specifica definizione di: (salario/bonus/contributi sociali, strumento per registrazione ore, etc.)
Emissione dei contratti di lavoro
Buste paga
Registrazione delle ore
Procedura di calcolo del tempo produttivo
Procedura di calcolo del costo orario
L’auditor verifica :
il numero delle ore del tempo produttivo utilizzate
L’esattezza delle ore registrate
retribuzione calcolata secondo le procedure
interne e legislative
Contratti destinati ai progetti
Relazione del certificato di audit (se presentato).
Personale: errori comuni….
…. Riguardo la gestione del Time Sheet:
Assenza degli elementi richiesta dalla Commissione Europea:
No firma
Non individuale
Registrazione delle ore incomplete o nulle
Errori di imputazione delle ore registrate sulla rendicontazione
Ore registrate non coincidenti con le ore rendicontate
Dichiarazione di ore non inerenti solo al progetto ma anche ad altre attività
Personale: errori comuni….….. Riguardo la modalità di calcolo del costo orario:
La remunerazione include I costi non eleggibili (es. IRAP)
Il tempo produttivo non riflette le condizioni previste dal CCNL
Personale: errori comuni….
….. Riguardo la gestione interna del:
Personale non impiegato direttamente sul progetto
Costi rendicontati ma non contabilizzati
Procedure contabili e regole interne non applicate per i progetti
AttrezzatureIl Beneficiario dimostra:
Prova dell’acquisto dell’attrezzatura(data e costo)
Prova dell’utilizzo per il progetto/i EU
Descrizione del criteriodell’ammortamento
Registrazione delle ore di utlizzodell’attrezzatura – “diario d’uso” (in casodi utilizzo su più progetti)
L’auditor verifica :
Registrazione in contabilità del costorendicontato
L’utilizzo dell’attrezzatura per il progetto
Verifica dell’esclusione dell’IVA dal costo
Subcontratto & Parti TerzeIl Beneficiario provvede:
Descrizione delle Terze Parti coinvolte
Contratti con i Subcontraenti
Fatture
Prova della realizzazione dell’attività
assegnata.
L’auditor verifica:
Inserimento nell’Allegato Tecnico
delle attività assegnate al
subcontraente/Terze parti
Criterio di selezione
Viaggi
Il Beneficiario provvede:
Procedura interna per la gestione delletrasferte
(es. rimborso a piè di lista , flate
Elenco dei viaggio effettuato per ilprogetto
Collegamento al progetto: motivo del viaggio
L’auditor verifica:
Inerenza del viaggio al progetto
Costi rendicontati coerentemente con il regolamento interno del beneficiario
IVA non rendicontata
Beni consumabili• Il beneficiario provvede:
Procedure contabili per la gestione del bene consumabile
Fatture destinate al progetto
Libro degli inventari
• Il certificatore verifica:
Registrazione dei costi in contabilità
IVA non rendicontata
Bene non considerato spesa in c/capitale
Vita breve del bene
Bene escluso dalle spese generali
Costi IndirettiIl Beneficiario provvede:
N.A.
L’Auditor verifica:
N.A.
DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE
12. AGGIUSTAMENTI
Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel Form C.
I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singolecategoria di costo
Copia della documentazione a supporto di tali costo
APRE
Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea
via Cavour, 71
00184 - Romawww.apre.it
Tel. (+39) 06-48939993Fax. (+39) 06-48902550
Claudia Zurlo
Punto di contatto nazionale« Aspetti Legali & Finanziari »
GRAZIE!
