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Apoio a Compras

Apoio a Compras

SANKHYA Business Partners - Verso 1.4 Outubro /2003

Copyright 2002 SANKHYA Tecnologia em Sistemas Ltda.Todos os direitos reservados.Proibida a reproduo parcial ou total por qualquer meio, seja este eletrnico, mecnico, de fotocpia, de gravao, ou outros, sem prvia autorizao, por escrito da SANKHYA Gesto de Negcios

3Introduo

3Como Utilizar o Mdulo

3Levantamento da necessidade de Compra

3Cotao

3Pedido Eletrnico

4Viso Geral do processo de compras

4Parametrizao

5Rotinas

5Central de Atendimento ao Fornecedor

5Lanamento de Pedidos de Compra

6Consulta de Preos e Estoque

7Seleo e Faturamento do Pedido de Compra

9Devoluo

9Compensao de Devoluo

10Financeiro de Nota Confirmada

10Conceitos Utilizados

10Lanamento de Financeiro relativo ao valor outros

10Para impresso de Nota de Expedio

11Para impresso de Nota Adicional

11Integrao com o Controle Oramentrio e Metas

11Atualizao de Custo e Preo de Venda

Introduo

O Mdulo Apoio a Compras integra todas as facilidades prticas indispensveis cadeia de suprimentos (atualizao automtica de custos, gerao de etiquetas, etc., aliadas s mais modernas ferramentas gerenciais para gesto de compras, como anlises de giro, anlises de ciclo financeiro, deteco de sazonalidades, etc). Veremos agora os recursos que o MGE/Mitra disponibiliza aos usurios para facilitar o trabalho das compras, reduzindo as margens de erro e agilizando os processos.

Como Utilizar o Mdulo

Levantamento da necessidade de Compra

Em alguns ramos de atividade, o setor de compras concentra grande parte do capital de giro de uma empresa, o que mostra a importncia deste setor, sendo assim, no podero ser esquecidos alguns pontos fundamentais:

Determinar o que comprar, quando e a que preo;

Analisar os fornecedores e sua capacidade tcnica;

Fazer cotaes entre os fornecedores para a escolha do melhor;

Negociar detalhes;

Acompanhar o desenvolvimento do pedido at sua entrega;

Liberar o pagamento ao fornecedor.

Para determinar o que comprar, o MGE possui os mdulos que descreveremos a seguir.

Cotao

Esta uma prtica que tende a minimizar custos, aumentar a qualidade dos produtos e vrios outros critrios, otimizando as informaes fundamentais para uma deciso do Gerente de Compras.

O Mdulo de Cotao normalmente utilizado para a aquisio de: material de consumo, imobilizado e equipamentos. Esta ferramenta poder tambm ser utilizada para comprar matria-prima e material de revenda, mas nestes casos recomendamos utilizar o Pedido Eletrnico. Este mdulo ser explicado na apostila Cotao.

Pedido Eletrnico

Sistema inteligente para deteco de necessidade de compra, em funo do estoque e do giro de produtos.

O pedido eletrnico um acordo realizado entre a empresa e fornecedores na compra de produtos para revenda e matriaprima. uma forma de trabalhar com o mnimo de estoque possvel com a comodidade de ser um processo automtico. Este mdulo ser explicado na apostila Pedido Eletrnico.

Viso Geral do processo de compras

Legenda:

A- Necessidade de compra

B- Pedido Eletrnico ou Cotao

C-Gerao de Pedidos

D-Faturamento de pedidos

E-Atualiza estoque, Financeiro e Custo/Preo

F-Pagamento

G-Devoluo de Compra

H- Anulao da Receita X Despesa

Parametrizao

Tem produto na Central do Fornecedor?, Tem servio na Central do Fornecedor? e Tem matria-prima na Central do Fornecedor?: as abas Produtos, Servios e / ou Matria Prima podero estar visveis ou invisveis na Central de acordo com estes parmetros (utilizado somente para compra de servios com controle de estoque). IMPORTANTE: os dados apresentados na aba Matrias Primas so apenas informativos, no sendo possvel a sua alterao.

Minimiza Central e Ctrl+P no lugar de fech-las?, em Avanado/ Preferncias/ Diversas, aba Padres. Este parmetro bloqueia, se estiver Sim, o fechamento das Centrais de Atendimento e Consulta de Produtos e Estoque (Ctrl+P) que s ser permitido fechar o sistema pelo menu Arquivos/ Sair e pelo boto Sair da barra de atalhos.

Aceita valor 0, Avanado/ Preferncias/ Sadas, aba Itens. Se este parmetro estiver Sim, o sistema aceitar o lanamento de produtos com valor 0; se No, o sistema no aceitar lanamentos com valor 0, mesmo se o produto for considerado como brinde.

Janela para pesquisar produtos, em Avanado/ Preferncias/ Sadas. Utilizado para permitir utilizar a Consulta de Preos e Estoque na central de atendimento.

RotinasCentral de Atendimento ao Fornecedor

A Central de Atendimento ao Fornecedor controla: pedido de compras, faturamento, devoluo de mercadorias compradas e consulta ficha de parceiros. Ela visa proporcionar ao usurio acesso simples e fcil a todas informaes necessrias realizao de transaes com fornecedores.

Legenda:

1) Os campos podero ser personalizados de acordo com a preferncia do usurio, conforme visto na apostila de Configuraes Iniciais.

2) O Rateio da despesa gerada pela nota de compra poder ser realizado pela tela de compras. Veja maiores detalhes na Apostila de Gerncia Financeira.

3) O Reclculo de Custos poder ser efetuado a partir deste boto, ou seja, o usurio poder selecionar a nota desejada e efetuar o clculo de custo segundo os valores de produtos contidos nesta nota. Veja maiores detalhes no tpico: Atualizao de Custos nesta apostila de compras.

Ateno: Na central de atendimento ao fornecedor sugerimos que, ao digitar o valor do item na nota de entrada, para evitar diferena de arredondamento no valor total da nota, que seja digitado o valor total de cada item.

Lanamento de Pedidos de Compra

1) Entre em Rotinas/ Central de Atendimento ao Fornecedor.2) Selecione a opo Pedido/ Lanamento e do lado direito da tela ser aberta uma janela para lanamento de pedidos:

3) Clique no boto do painel de controle, para incluso de um novo registro.

4) Aps a digitao do cabealho do pedido, deve-se inserir os produtos da compra, utilizando o boto.

5) Para inserir um novo produto deve-se digitar o cdigo nesse campo. Caso no saiba o cdigo clique em (...) ou tecle ou ainda tecle para procurar o produto desejado.

6) Aps o cadastro de todos os campos necessrios, deve-se confirmar o pedido utilizando o boto . O sistema no aceitar quantidade 0 para nenhum produto. Caso o usurio tente inserir um produto com quantidade 0, ser apresentada a mensagem Campo Quantidade deve ter um valor. Assim, para que a mensagem no volte a aparecer, deve-se incluir um valor neste campo.

Se a empresa estiver inativa, no aparecer na pesquisa e nem ser possvel fazer lanamentos utilizando-a.

No Rodap da Central, rea de totais da nota, existe a possibilidade de calcular o troco. Basta o usurio informar no campo Total Recebido o valor recebido, que o Troco ser calculado. Estes dois campos so apenas informativos, no ficam gravados.

Consulta de Preos e Estoque

Esta tela ir mostrar a posio de estoque por produto segundo suas configuraes de controle de estoque (Empresa, Local e Controle). Alm disso, esta tela apresenta os preos segundo a configurao de trabalho com tabela de preo e unidade alternativa.

Teclando (Ctrl +P) com a tela de Consulta aberta, ser apresentada uma tela para que o usurio escolha uma tabela de preos. A utilizao desta tela como a tela de pesquisa.

Acessando o boto direito do mouse, existe a opo EXIBIR FILTROS RPIDOS que permite ao usurio uma consulta rpida e precisa.

Ao habilitar esta opo, surgir na tela de consultas um painel conforme abaixo:

Estas opes podem ser acessadas tambm atravs do boto filtros.

O boto LIMPA CAMPOS tem a funo de limpar todos os dados digitados nos campos do filtro rpido.Seleo e Faturamento do Pedido de Compra

1) Na seleo de pedidos, podemos visualizar pedidos confirmados (sim ou no), mas o sistema fatura apenas pedidos que estiverem confirmados.

2) Outra exigncia para o faturamento de pedidos que ele esteja pendente, ou seja, tenha produtos que no foram faturados, pois um pedido deixa de estar pendente quando o mesmo faturado.

3) Utilize a opo de seleo para filtrar o pedido a ser faturado. Veja os filtros que podem ser utilizados:

No exemplo acima, aps clicarmos em Aplicar, ou teclarmos , seriam listados todos os pedidos lanados em 25/07/2002, que esto pendentes.

Nesta tela existe a opo de Copiar os dados de um pedido/nota para outro, podendo ser na mesma central ou entre as centrais de atendimento. Para isso, basta selecionar o pedido, clicando com o mouse sobre o mesmo, e com o boto direito do mouse escolher a opo Copiar ou teclar . Logo aps, entre na tela de seleo para a qual se vo copiar os dados do pedido/nota e com o boto direito do mouse selecione Colar ou tecle .

4) Para faturar, selecione o pedido e clique no boto Faturar (F2).

Neste momento uma tela ser apresentada para informar a TOP, Srie (caso tenha este controle) e Data de Entrada.

5) Clique no Boto OK, neste momento ser gerada uma nota Fiscal espelhada no pedido.

6) Verifique os dados da nota, comparando os valores e impostos com a nota emitida pelo Fornecedor, informe o nmero da nota e confirme-a.

Importante: na Central de Atendimento ao Fornecedor tambm efetuado o clculo de ISS. As configuraes para o clculo so as mesmas para vendas, na Central de Atendimento ao Cliente (veja o manual de configuraes fiscais).

OBS: Se o parmetro "Data base p/ clculo do Vencimento no faturamento" (DTCALCVENC) estiver igual a 'Faturamento' e a data de faturamento for informada no pedido de compra, ao faturar este pedido, aparecer uma caixa de dilogo onde o usurio dever informar a nova data de faturamento. Se a data for maior que a indicada no pedido ou vazia, o sistema ir recalcular o vencimento do financeiro de acordo com esta data, sendo que quando estiver vazia, o sistema usar para data de faturamento a data atual.

Devoluo

Nesta opo sero realizadas as devolues das notas de compra a fornecedores da empresa. As devolues podem ser realizadas nesta opo ou na tela de Seleo de Notas clicando no boto Devolver (esta a forma ideal de realizar a devoluo, a partir da nota de origem).Na devoluo de entradas, quando o estoque de algum item for menor que a quantidade da nota de entrada, o sistema emitir a mensagem Estamos ajustando a quantidade da devoluo para a quantidade em estoque e ajusta a quantidade.1) Verificar em Avanado/ Preferncias/ Especiais/ Compensar devoluo, se as TOPs de receitas e despesas esto configuradas;

2) Selecionar a nota fiscal;

3) Indicar a TOP de devoluo, a srie (caso exista) e a data;

4) A Nota Fiscal ser aberta na opo de devoluo para que seja confirmada;

5) Ser gerada uma despesa no financeiro para nota de entrada, para baixar as pendncias, clique com boto direito do mouse e escolha a opo Compensa devoluo;

6) A despesa gerada no financeiro ser baixada automaticamente.

Compensao de Devoluo

Para realizar a Compensao de Devoluo, selecione a Nota de devoluo e entre na tela de Lanamento. No cabealho da tela, clique com o boto direito do mouse e selecione a opo: Compensa Devoluo.

Notas de Origem: buscar apenas a NF que originou a devoluo

Todas as Notas: Mostrar todas as NF do parceiro.

Tipos de Compensao:

Proporcional: d opo de compensar a devoluo quando a Nota Fiscal for parcelada.

Vencimento: ser compensada a devoluo a partir do primeiro vencimento.

Manual: ser compensada a devoluo total.

Opes acessadas pelo boto direito do mouse sobre a tela de devoluo:"Ligar a nota com Notas de Consignao" e "Desligar a Nota de Notas de Consignao":

Estas opes sero habilitadas se o parmetro TOPCONSIGC estiver com a lista de TOPs de consignao. Ento, ao lanar uma nota de devoluo de compra sem uma nota de origem e clicar na opo de ligar notas, o sistema ligar esta com a nota de Consignao de compra mais antiga do parceiro cujos itens estejam pendentes, ou seja, no estejam ligados a outra nota de devoluo.

Esta opo somente funcionar para notas de consignao e no com devolues de notas normais.

Vale ressaltar que neste procedimento no h qualquer controle de integridade quanto quantidade dos itens, sendo que a busca ser feita apenas para o item pendente para aquele parceiro, sem verificar se a quantidade pendente na nota de origem menor que a devolvida. Exemplo: a nota de devoluo tem 10 itens. Ao pedir para ligar com a nota origem, o sistema acha apenas uma nota com este item/parceiro, com quantidade igual a 8. Simplesmente, ele ligar as duas notas, mas no informar que ficou uma diferena de 2 itens.

Financeiro de Nota Confirmada

Esta tela ir permitir alterar notas de compras e pedidos de compras que provisionem financeiro e que esto confirmadas, mas a TOP no permite alterar aps a confirmao.

A tela permite que o usurio altere o nmero de parcelas e vencimentos, desde que o valor dos desdobramentos no seja diferente do valor original.

Utilize o boto {bmc inserir.bmp} ou {bmc editar.bmp} para alterar os dados da grade, como quantidade de desdobramentos, tipos de ttulos,etc. Confirme os dados da grade e confirme clicando no boto OK.Conceitos Utilizados

Para efetuar o Faturamento parcial basta alterar a quantidade dos produtos antes de confirmar a nota e confirmar, neste momento ser gerado uma nota com a quantidade alterada e o restante ficar pendente no pedido.

Financeiro de Fretes: se o tipo de valor do frete for extra-nota, o sistema habilitar a opo Financeiro de Fretes, acessada pelo boto direito do mouse para que seja lanada uma despesa no financeiro referente ao frete. Ao confirmar a nota, a tela de Financeiro de Fretes ser apresentada para o lanamento da despesa. Quando o vencimento do frete extra-nota no for informado, o sistema no abrir a tela de Financeiro de Fretes. Preencha os campos e confirme a operao. Quando o parmetro "Substituio Tributria Embutida no Preo Produto (STEMBUT)" estiver desligado e a nota j estiver confirmada, possvel consultar o frete pela opo do boto direito do mouse "Financeiro de Fretes". O nmero da nota que originou o frete fica gravado no campo "Nmero da Duplicata".Se em uma nota j confirmada o usurio tentar alterar o financeiro, ao confirmar o sistema valida, emite a mensagem Valor do Financeiro no confere com o valor da Nota Fiscal e no permite a confirmao.Lanamento de Financeiro relativo ao valor outros

Existe na Central de atendimento ao Fornecedor a opo de lanar vrias despesas no financeiro relativas ao valor outros da nota.

O funcionamento se d da seguinte forma: no lanamento de uma nota, informamos um valor no campo "Outros". Na confirmao da nota, ser aberta a tela do financeiro que permitir criar vrios lanamentos cuja somatria dever corresponder ao valor informado em "Outros". Nestes lanamentos possvel alterar o parceiro, vencimento, TOP, natureza, etc. Estes vrios financeiros estaro ligados com a nota. Esta opo no estar mais disponvel aps a confirmao da nota.

Para impresso de Nota de Expedio

Na tela de Seleo, ou Lanamento, ao clicar com o boto direito do mouse, selecione a opo Imprime expedio. So necessrias as seguintes configuraes: preencher as opes relativas expedio em Avanado/ Preferncias/ Empresa, aba Estoque. Em Avanado/ Preferncias/ Sadas, aba Cabealho, a opo: "exibe boto confirma com expedio" deve estar Sim. Se o usurio selecionar mais de um lanamento e utilizar a opo Imprime Expedio, o sistema confirmar as notas no confirmadas e imprimir as notas em seguida, caso o usurio prossiga na mensagem As notas no confirmadas sero confirmadas e entregues. Prossegue.Para impresso de Nota AdicionalNa tela de Seleo, ou Lanamento, ao clicar com o boto direito do mouse, selecione a opo Imprime nota adicional. Configuraes necessrias: Avanado/ Preferncias/ Modelo e Impres. Nota Adicional. Deve-se preencher corretamente os dados desta tela e a TOP deve autorizar a impresso.

Integrao com o Controle Oramentrio e Metas

O mdulo de Compras pode interagir com o Controle oramentrio e Metas para comparar o projetado com o realizado e analisar as distores ou ainda como forma de limitao de valor ou quantidade comprada por usurio.

Atualizao de Custo e Preo de Venda

Na compra podero ser atualizados: - Custo

- Precificao (no adequado)

- Estoque

- Despesa

A atualizao de custo e preo de venda poder ser realizada de vrias formas:

1) A partir da nota de compra, segundo a definio na TOP;

2) A partir da tela de Rotina: Atualizao de Custo e Atualizao de Preo de Venda (processo manual);

3) Avanado: Reclculo de Custo;

4) Avanado: Reclculo de preo de Venda pela Frmula de Precificao.

Observao:

Os Custos so calculados segundo:

1) Frmula de Precificao informada no cadastro do produto;

2) Na ausncia de frmula, o sistema considera o ltimo custo de reposio (preo do produto lanado na nota de compra).

O Clculo do Preo de Venda, da mesma forma considera:

1) Frmula de Precificao informada no cadastro do produto;

2) Na ausncia de frmula, o sistema considera o ltimo custo de reposio (preo do produto lanado na nota de compra) mais a Margem de Lucro informada no cadastro do produto.

A atualizao de custos mdios pode ser feita na Central de Atendimento ao Fornecedor, no boto Recalcula Custos, sendo calculado junto com os outros custos.

Ao excluir um item de uma NOTA j confirmada que PRECIFICOU, perguntar se exclui a precificao, e se confirmado, exclu-la. Se no sobrar itens para o Nmero nico da Tabela de preos, excluir da tabela tambm.

A Precificao no deve ser realizada em horrio que o sistema est sendo utilizado principalmente por revendedores, pois pode provocar alterao nas tabelas de preo e provocar transtornos para a empresa.

Quando a TOP estiver Calcula e digita no adianta digitar o IPI ou o ICMS durante a incluso de notas com outros impostos. Se o valor da nota do fornecedor estiver diferente do calculado pelo sistema, a nota ter que ser alterada aps a incluso, ou a TOP dever ser configurada com Calcula e no digita.

Digite o cdigo da Empresa ou clique no boto de procura no campo para procurar.

Digite o cdigo da Empresa ou clique no boto de procura no campo para procurar.

Totais da nota

1

Cabealho

Itens da nota

3

2

1

1

Auxilia na procura de pedidos pendentes

Selecione um perodo

Pela data de Negociao ou Movimento

Sankhya Gesto de Negcios

MGE/Mitra

Se clicarmos no (+), o sistema mostrar os componentes da nota.

Utilize o boto de filtros se necessrio

Para que se complete o processo necessrio que marque a Nota Fiscal de origem (apertando o Ctrl+ boto esquerdo do mouse) e clique no boto baixar.

Preo de Tabela

Posio de estoque do produto selecionado

Localiza a coluna ordenada

Se pressionarmos em cima de qualquer um dessas opes, ser apresentada somente a tela de lanamento de cada opo.

Pode-se utilizar o filtro pelo nmero do Pedido ou Parceiro

Mdulo opcional disponvel apenas para o MGE

Mdulo opcional disponvel para o MGE/Mitra

Este assunto foi tratado na apostila de Configuraes de Compra e Venda.

Para isso, a TOP de Pedido de Compra deve ser configurada com a opo Nota fica como pendente.

O Controle de Numerao nico, Empresa ou Empresa/srie configurado na TOP.

Os impostos devero ser calculados automaticamente segundo as configuraes do Produto /TOP /Alquotas /Parceiro e Empresa, conforme explicado na apostila de Configuraes de Compra e venda.

Normalmente a numerao da Nota Fiscal de Compra manual, seguir a numerao do Fornecedor.

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