Conjunto de actividadesrelacionadas mutuamente o que interactúan para generar valory las cuáles transforman elementosde entrada en resultados...

Que es un proceso?

Que es un proceso?

Subprocesos:

Conjunto de actividades

que interrelacionadamente

e interdependientes

constituyen un proceso.

Actividades:

Eventos que

concadenados

integran un

subproceso.

EJEMPLO DE PROCESO

ENTRADAS PROCESO SALIDAS

UBICAR:

•VASO

•AGUA

•LIMON

•AZUCAR

•CUCHILLO

•AGREGAR AGUA AL RECIPIENTE

•AGREGAR LIMÓN AL RECIPIENTE

•AGREGAR AZUCAR AL RECIPIENTE

•MEZCLAR LOS INGREDIENTES

•VERIFICAR SU SABOR

•SERVIR EN EL VASO

LIMONADA

CLIENTE

Identificación y gestión sistemática de los Procesos. En particular, las interacciones entre tales procesos.

Qué es enfoque basado en procesos?

Clasificación de procesos

Procesos Estratégicoso Gerenciales

ProcesosMisionales u Operativos

Procesos de Soporte o apoyo

Establecimiento de políticas y estrategiasFijación de objetivosAseguramiento de disponibilidad de recursosRevisiones por la Dirección

Proporcionan el resultadoprevisto por la Organización

en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

Procesos para la provisión de recursos Necesarios en los demás procesos

Procesos de evaluación omejora

Procesos necesarios para medir y recopilardatos destinados a realizar análisis del desempeño y la mejora

Mapa de Procesos (ejemplo)

Comercial

Ventas

Planeación

RRHH, IT,

Administrativo

Procesos Operacionales

Procesos de Apoyo

Producción

Operación

Despacho

Almacenamiento

Despachos

Seguimiento Veh.

Financiero

ContabilidadCompras

Seguridad

Direccionamiento

Estratégico

Procesos Estratégicos

Sistemas de Gestión

Gestión de Riesgos

Requerim

iento

s P

arte

s In

tere

sadas

Satis

facció

n P

arte

s In

tere

sadas

“El ciclo de la Mejora Continua debería convertirse en una rutina en cada proceso de la Organización...,

Procesos con ciclo PHVA?

Objetivo del ProcesoDocumentar el “cómo” se realizaEntrenamiento y capacitación

Ejecutar las actividadesde acuerdo a lo planeado

Seguimiento y medición del procesoAsegurar el cumplimientode las metas

Determinar e implementar las Acciones de mejora pertinentes

1 2

34

Necesidades Satisfacción

8 M`s

PRO

VE

ED

OR

ES

CLIE

NT

ES

EN

TR

AD

AS

SA

LID

AS

GerenciaMétodosPersonas

Medio ambienteMáquinas y equipos

DineroMedicionesMateriales

Factores determinantes de un proceso

Factores determinantes de un proceso

Gerencia

Métodos

Personas

Medio Ambiente

Estilo predominante del Gerente del Proceso

(Líder o responsable asignado).

Prácticas aplicadas para ejecutar el proceso

(el “cómo” se realizan las actividades).

Características de las personas que operan el proceso

(competencias del personal).

Condiciones ambientales y Clima organizacional

(importante las condiciones en Salud Ocupacional).

Factores determinantes de un proceso

Máquinas y

equipos

Dinero

Mediciones

Materiales

Tecnología necesaria para el desarrollo de las

Actividades del proceso.

Factor económico y demás recursos necesarios para

el Proceso.

Resultados del proceso, Satisfacción del Cliente,

Eficacia de las actividades y de los proveedores.

Tipo de materiales, cantidad y calidad, así como

Oportunidad en la entrega.

12

Logro a alcanzar Líder del proceso

Logo de la compañía CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Nombre del Proceso:

Objetivo Responsable

Meta

Proveedores Entradas ACTIVIDADES Salidas Clientes

Organización o

persona que

suministra un

elemento

Elementos

suministrado por

el proveedor

Elemento de

salida para el

cliente

Organización o

persona que recibe

un producto

Documentos Aplicables

Documentación necesaria para el cumplimiento de las actividades del proceso

Re

qu

isit

os

a c

um

plir

Legislación

Norma

Estándares

Re

cu

rso

sR

ies

go

s

Necesidades del Proceso

Producto de actividades

ilícitas

Lo que debe hacer el proceso para dar cumplimiento del

objetivo

Requisitos legales y normativos a cumplir

Verifica el cumplimiento de los objetivos

Otros

Co

ntr

ole

s

Verifica el cumplimiento de

las actividades

Ind

ica

do

res

Me

dic

ión

Nombre Formula Periodicidad

Finalidad del proceso en cuestión:

•Verbo infinitivo (ar, er, ir)

• Medibles

• Alcanzables

• Realistas

• Tiempo

Elementos de un proceso

Organización o persona que

suministra un producto. Algunos

sinónimos utilizados son:

• Productor

• Distribuidor

• Vendedor

• Prestador de servicios

• Otros procesos

Elementos de un proceso

Son por lo general salidas de

otros procesos.

• Materias primas,

• Materiales,

• Información,

• Personas,

• Insumos,

• Dinero, entre otros,

…son ejemplos de entradas a un

proceso.

Elementos de un proceso

Subprocesos, tareas o etapas que

se siguen para la realización del

proceso:

•Actividades en orden lógico de

como se cumple el objetivo

Elementos de un proceso

Es la salida de un proceso. Ésta salida

puede ser un bien tangible o intangible.

Un producto intangible puede ser por ejemplo,

cualquier tipo de servicio …

Elementos de un proceso

Organización o persona que recibe

un producto. Algunos sinónimos

utilizados son:

•Consumidor

•Usuario final

•Beneficiario

•Comprador

• Autoridad

Elementos de un proceso

Conjunto de mediciones

realizadas al Proceso para medir

tanto las actividades

(controles) como los resultados

(indicadores) del proceso.

Elementos de un proceso

Manuales, procedimientos, instructivos,

especificaciones utilizados durante el

desarrollo del proceso.

El procedimiento puede estar

documentado o no!!!

Elementos de un proceso

Requisitos que cada proceso debe cumpliren el desarrollo de las actividades.

•Normas y Estándares BASC

•Legislación aplicable

Elementos de un proceso

1. Ambiente de control

2. Evaluación de riesgos

3. Actividades de gestión gerencial

4. Sistema de información y

comunicación

5. Actividades de monitoreo

6. Evaluación del cumplimiento de las

disposiciones legales y reglamentarias

Auditorias por Procesos

La auditoria por procesos es la auditoria de gestión, que tiene

como objetivo principal evaluar los procesos de las actividades

de control interno de la siguiente forma:

Pasos:

Elaborar el programa de auditoría

Realizar la revisión de la documentación

y elaboración de la lista de verificación.

Ejecutar la auditoría en el sitio

Analizar la Información registrada

Realizar el cierre de la visita de auditoría

Registrar los hallazgos

Realizar el Informe de auditoría

Seguimiento a la ejecución de los planes

de acción

Auditorias por Procesos

1. En cada proceso verifique el cumplimiento del ciclo PHVA

• (P) Documentación establecida, identificación de los riesgos,

objetivos e indicadores.

• (H) Cumplimiento de las actividades definidas y requisitos BASC,

tratamiento a los riesgos.

• (V) Resultados de los indicadores y controles establecidos

• (A) Planes de AC y AP, mejoras al proceso.

2. Tener conocimiento de los requisitos BASC y requisitos legales que debe

cumplir cada proceso.

3. Alcance del proceso, interacción con los otros procesos, responsabilidades en

la cadena de suministros.

ELEMENTOS CLAVES EN LA AUDITORIA POR PROCESOS

Auditorias por Procesos