EJERCICIOS DE INTRODUCCIÓN

1. ¿Cómo se organizan las empresas internamente, tanto en lo organizacional como en lo funcional?

2. ¿Por qué es importante organizarse?3. ¿Para quién es necesario?

Ordenar y clasificar por rubros la siguiente lista de nombres:

1. Comercial Navarrete S.A.

2. Zapatería Nolasco

3. Tiendas Él

4. Saga Falabella

5. MINKA

6. SUNAT

7. Banco de La Nación

8. Essalud

9. Diario El Comercio

10. Manuel Dueñas Zapata

11. Universidad San Martín

12. Óptica Italiana S.A.

13. Dental Medic S.A.

14. Metro

15. Mercado El Milagro

16. Aerolineas Argentinas

17. ENAPU

18. ICNA

19. Hospital Nacional Daniel Alcides Carrión

20. Universidad Nacional de Ingeniería

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN OFICINASISTEMA DE ARCHIVO

Definición.- Es el método de guardar toda clase de documentos en forma sistemática y ordenada, de manera que sea posible localizarlo rápidamente y con facilidad en cualquier momento.

Formas antiguas y modernas de archivoLa palabra archivar significa Arte de colocar y conservar en un mismo orden, debidamente clasificada toda correspondencia, documentos y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y que a la vez facilite su localización y manejo.

Objetivos primordiales:1- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos.2- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, firma o institución.3- Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.

Necesidad del Archivo.- Es importante para ahorrar tiempo y no desperdiciar oportunidades ni cometer errores.Necesidad porque.- En el comercio se intercambia diariamente gran cantidad de documentos.- En el comerciante porque necesita información de fechas, nombres, direcciones, etc., en

cuestión de minutos.- Las fábricas porque necesitan controlar la producción, mercaderías, materias primas, etc.- El médico porque necesita atender constantemente a sus clientes o pacientes, así no poder

confundir los casos.- El abogado para guardar en forma ordenada los documentos o registros y poder

encontrarlos en poco tiempo.

Archivista.- Se denomina archivista a la persona que es experta y tiene amplios conocimientos de archivo de las técnicas y sistemas así como tener una amplia cultura general.

APUNTES……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

CLASES DE MUEBLES PARA ARCHIVOCasillero o nido de palomaOtro método antiguo de archivos que consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. En estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto. Se le denomina así porque se asemeja a un palomar.Ejemplo del casillero es el mueble que se usa en los apartados de correos y hoteles para guardar la correspondencia que se distribuirá al público.El nido de paloma, usado en las oficinas de correo, constaba de una serie de casilleros, generalmente de 24, que formaban un mueble especial, una mesa o un escritorio. En cada casillero se guardaban papeles correspondientes a una letra del alfabeto, colocándolos unos sobre otro en orden de llegada.

Tabla de ShannonForma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales.También la usan los empleados que prestan servicios al aire libre, como los ingenieros, capataces, inspectores de buses para el contador, cuando realiza el inventario físico, para apoyarse al escribir la información.

Archivo de cajaEl sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente. Este sistema consiste en una caja pequeña de madera, plástica o de metal. Dentro de esta se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. El archivo de caja ofrece la ventaja de que los documentos se protegen contra el polvo, los papeles se mantienen en orden alfabético y se localiza con facilidad. Este archivo es el que usan las amas de casa para guardar las recetas de cocina y otros documentos de uso personal. Se usa en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las bibliotecas para conservar las tarjetas de los lectores.FORMAS EN LA ACTUALIDADARCHIVADOR DE PALANCA.- es un modelo poco funcional, tiene capacidad mínima para archivar trescientos o cuatrocientos papeles y si una persona está consultando en un archivo, otra persona no puede utilizarlo, se crea dificultad y tiempo para hallar una carta.

Carpeta de fuelle o de expansión o también llamado de acordeón

Se le denomina de fuelle porque se asemeja a un acordeón. Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuales tiene unas letras en orden alfabético. Este sistema de archivo también se conoce con el nombre de carpeta de expansión y la usan en las oficinas para la clasificación de formularios y facturas originales de clientes para facilitar el cobro de la cuenta y poder revisar diariamente los clientes morosos. También se utiliza para guardar cheques que van a ser entregados. En ocasiones se aprovecha para guardar en orden de fecha de vencimiento las letras de cambio. En los colegios lo utilizan para guardar los créditos que se entregarán a los alumnos.

El archivo de expansión dio origen al archivo de asuntos en posición vertical u constituye un paso de avance en las formas modernas de archivo.

Archivo Horizontal El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las carpetas. Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándolos uno encima del otro. Este sistema, desde luego, resulta incómodo porque no se puede localizar con facilidad los documentos, ya que es necesario buscar todos los papeles para localizar los de una persona determinada. Ofrece la desventaja de que ocupa espacio en el mueble y resulta difícil la visibilidad de los mismos. Se usa frecuentemente en las oficinas de negocios pequeños que manejan un reducido número de documentos de varios tamaños.

ARCHIVOS MODERNOSEl archivo más moderno en la actualidad es el sistema microfotografiador. Este nuevo sistema de archivar, es decir de conservar los documentos permite conservar la imagen de miles de documentos en peños rollos de películas, pudiendo proyectarse y obtener copia de cualquier documento.

Diferencias entre un almacén de papel y un archivo de documentos:

ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS

1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias...

Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados.

2. Pocas personas saben lo que hay Inventario de los documentos con la descripción correspondiente

3. Los documentos llegan como pueden Traslado organizado

4. Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno

Criterios únicos de conservación y eliminación.

5. Es difícil encontrar y consultar un documento

Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil.

6. Todo el mundo puede acceder. Acceso para el personal autorizado.

7. No hay normas de archivo ni de clasificación.

Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación corporativo.

RESUMEN

1. El archivo es la memoria de una empresa.2. Se define como “PROCESO SISTEMÁTICO DE ARREGLO DE DOCUMENTOS

VALIOSOS”.3. Los objetivos del archivo son:

- Preservar documentos valiosos- Proporcionar información en forma rápida.

4. Los documentos se archivan de acuerdo la naturaleza de la empresa.5. El alfabeto es la base para cualquier sistema de archivo.6. Los sistemas básicos de archivo son:

- Alfabético- Numérico- Geográfico- Por asuntos- Mixto

7. Los sistemas básicos no son rígidos pues se pueden combinar y tenemos Archivos Mixtos.8. A la persona encargada del archivo se le denomina ARCHIVISTA.

MÉTODOS DE ARCHIVO

Existen dos métodos de archivo:

a) Método Directob) Método Indirecto

a) Directo.- Es aquel en el cual los documentos se archivan en carpetas (folders) que llevan inscripciones correspondientes a los nombres de las personas o firmas comerciales a quienes pertenecen estos documentos.

Ejemplo:- Archivo: Pérez Juan, Daniel

Panadería “El Rico Pan”Alicorp S.A.

b) Indirecto.- Los documentos van colocados en carpetas que llevan inscripciones numéricas, correspondiendo cada número a una persona o asunto.Ejemplo:Carpeta de Pérez Juan Daniel el Nº 010 PJDCarpeta Alicorp S.A. Nº 101-C/15

Para saber qué número corresponde, es imprescindible contar con una clave alfabética que indica el nombre de la persona, o firma comercial y el número correspondiente a su carpeta.

GUÍAS Y SUS CLASES

Son tarjetas indicadoras hechas de cartón fuerte y resistente. En la parte superior tienen una pestaña de acero, celuloide o del mismo material que la guía. En esta pestaña aparece la inscripción o leyenda. En la parte inferior y hacia el centro tiene la guía una pestaña con una perforación reforzada con aro de metal.

Finalidad de las guíasLa finalidad que tienen las guías en el archivo es la de servir como señales en la gaveta. Además sirven para sostener a las carpetas e impedir que resbalen al fondo de la gaveta. El número de guías que debe haber en cada gaveta de 64 es de 30 a 40, con el fin de permitir una mejor distribución de los papeles para facilitar el uso de las carpetas y dar a estos suficientes apoyos.Se denomina pestaña a las proyecciones del mismo material de las guí.as las pestañas pueden aparecer en distintas posiciones en el borde superior leyendo de izquierda a derecha.

- Material de las pestañasLas más resistentes pueden ser de celuloide o de un marco de acero en las cuales se inserta una tarjeta con la leyenda. Proyecciones del mismo material de la guía y también plásticas.

A

Inscripción o Leyenda

Pestaña perforada

Pestaña

Pestaña de 1/2

1ra. Posición

Pestaña de 1/2

2da. Posición

Pestaña de 1/3 Pestaña de 1/3

-

Clases de Leyenda:

Las leyendas son de dos clases:a. Leyenda Simpleb. Leyenda Doble

1ra. Posición 3ra. Posición

2da. Posición

Pestaña de 1/4

1ra. Posición

Pestaña de 1/4

4ta. Posición

2da. Posición 3ra. Posición

Pestaña de 1/4

Pestaña de 1/4

Pestaña de 1/5

1ra. Posición

Pestaña de 1/5

5ta. Posición

2da. Posición

Pestaña de 1/5

Pestaña de 1/5

3ra. Posición4ta. Posición

a. LEYENDA SIMPLE.- Es cuando aparece una letra o grupo de letras, son aquellas que comienzan con la leyenda escrita en la guía y hasta, pero no incluso, la leyenda de la siguiente guía. La leyenda simple da la ventaja de permitir aumentar el número de guías cuando sea necesario sin tener que cambiar las leyendas de las demás guías, simplemente se insertan las nuevas guías en el lugar que es necesaria a subdivisión.

b. LEYENDA DOBLE.- es la que indica tanto el comienzo como el final de lo que comprende esa guía. Las leyendas dobles tienen la ventaja de mostrar toda la parte que cubre una guía sin tener que mirar la siguiente.

Por el servicio que prestan las guías pueden ser:

Guías Primarias.- Son aquellas que dividen el sistema de archivo en uso que indican la clase de material que se archiva detrás de ellas. Por ejemplo en un sistema alfabético, las guías primarias serán divisiones del alfabeto; en un sistema geográfico, localidades geográficas, en que se ha dividido el sistema como nombre de departamentos.

Guías Secundarias.- Son aquellas que sirven de auxiliares a las guías primarias o sea que subdividen el sistema.

Guías Especiales.- Son aquellas que llaman la atención sobre algo importante. Pueden ser de varios tipos:a) Las que llevan como leyenda el nombre de una persona, firma comercial que desea destacarse

dentro de todo conjunto de carpetas.b) Las que llevan como leyenda un nombre o palabra muy común. Por ejemplo, un apellido puede

repetirse en varias carpetas individuales y sería conveniente colocar una guía especial que diga el mismo apellido y poner detrás todas las carpetas que empiecen con dicho apellido.

c) Las que indican las ausencias de material como en el caso de las guías “OUT” o “AUSENTE”, que se colocan en el lugar de donde se sacó una carpeta.

B

AM

A

B-Be Am-

Az

A-Al

P

Pr

Planos

Guía Primaria

Guía Secundaria

Guía Especial

Prado

OUT

Guía Especial

Guía de Ausente o Especial

CARPETAS O FOLDERSe denomina carpeta también llamada fólder a una cartulina doblada en dos. Dentro de ella se coloca todos los papeles que se relacionan entre sí y que se identifican por la inscripción o leyenda que lleva la carpeta.

Según el servicio que prestan las carpetas pueden ser de dos clases:

a. Carpetas de varios.

b. Carpetas Individuales

a. CARPETA VARIOS.- Cuando se trata de una organización, persona o asunto que no tiene gran volumen de correspondencia, no es necesario prepararle una carpeta individual. Es por eso que por cada guía primaria hay una carpeta de varios en la cual se guardan todos los papeles diversos que estén agrupados bajo la leyenda de esa guía primaria en particular.

b. CARPETA INDIVIDUAL.- Son aquellas que sirven para guardar papeles relativos a una organización, persona o asunto y que se relacionan entre sí. Por ejemplo, todas las cartas, catálogos, circulares, etc.

Otros materiales:

Se denomina marbete o etiqueta a las que se usan en las carpetas que proporcionan mejor visibilidad y apariencia al archivo. Vienen en varios colores de acuerdo al sistema de archivo en uso.

ACTIVIDAD

Incluya una vista de la conformación de un archivo completo:

ARCHIVO FLOTANTE

PESTAÑA

Leyenda o Inscripción

CARPETA O FOLDER

Base

Se denomina archivo de tipo flotante por lo que las carpetas no van asentadas en la base de las gavetas, sino que van en uno de los bolsillos, los cuales están colgados de un marco. Este archivo consiste de bolsillos de fuerte papel kraff o de tela que llevan remachadas en su parte superior unas láminas de latón más largas que los bolsillos. Estas láminas se apoyan sobre rieles del marco de la gaveta.

Ventajas de este tipo de archivo.- Este tipo de archivo tiene la ventaja de ser más estético y tener mayor visibilidad y también gran cantidad, capacidad, se adapta a cualquier sistema.

PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

a. Al abrir un expedienteSe debe abrir un expediente para cada uno de los nombres de las personas, asunto o empresa, con los que se tenga constante correspondencia; se le hará su expediente si la cantidad de documentos es de 3 en adelante, considerando que a partir de esta cantidad ya es conveniente que tenga su propio expediente.Los documentos dentro del expediente deben estar por orden cronológico, poniendo la fecha más reciente al principio.

b. Cuando un expediente es para varias personasAl abrir un expediente para varias personas, porque su correspondencia no amerita que tenga su propio expediente, debemos también clasificarlos por orden alfabético y abrir, por decirlo así, uno general de cada letra, también ordenándolos en forma cronológica, de esta manera se tendrán juntos los documentos de una persona y en el momento que lo amerite, se le abrirá su expediente.

c. Cuando la correspondencia de una sola persona es cuantiosaLlega a suceder que con una persona hay constante correspondencia y ya no es posible archivar todos los documentos en un solo expediente. Lo que debemos hacer es abrir otro expediente, pero para diferenciarlos después del nombre anotaremos la fecha en la etiqueta o pondremos expediente Nº 1 y 2 según sea el caso.

d. Cómo archivar documentos de personas con el mismo apellidoSi se tiene trato con personas que tienen el mismo apellido paterno, Gonzáles, por ejemplo. Para estos casos en que el apellido es el mismo, podemos tener etiquetas de dos o tres colores o simplemente folders, para diferenciarlos y evitar el que nos vayamos a equivocar.

e. Archivo por materiaHay ocasiones en que algún material no es posible archivarlo por nombre, entonces emplearemos el sistema por materia. El empleo de este sistema es de cuidado, ya que hay que conocer específicamente el material que se va a archivar para poderlo clasificar y evitar así confusiones. Los títulos de los expedientes deben ser significativos y específicos. La elaboración de la lista para la identificación de los expedientes debe ser amplia y simple.Cuando sea necesario, en este tipo de sistema, se podrán agregar otros documentos, es decir un expediente puede estar subdividido, y si llegara a ser necesarios estos expedientes pueden estar subdivididos. Pero siempre se tendrá la precaución de corregir la lista de identificación.

PASOS EN EL PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Después de que la correspondencia ha sido enviada para archivo, pasa por cinco etapas diferentes:1. Inspección.2. Clasificación.3. Codificación.4. Distribución.5. Archivo.

INSPECCION.Antes de ser archivada, la correspondencia debe examinarse para comprobar que tiene las iniciales de autorización. Si un documento llega hasta el archivo sin las iniciales de autorización, es costumbre devolverlo a la persona a quien estaba dirigido.

CLASIFICACION.La clasificación es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología fundamental.La clasificación de documentos es uno de los trabajos mas importantes en una oficina, y existe el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa.Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificación.

CODIFICACION.El hecho de escribir o indicar de alguna manera el encabezamiento en la correspondencia recibe el nombre de codificar.

DISTRIBUCION.Consiste en ordenar los documentos dentro de cada grupo. Pueden ser el grupo de una letra, un número, un tema, una fecha. Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos, se utilizan los clasificadores.

ARCHIVO.Es la colocación de los documentos en los expedientes y la guarda dentro de las gavetas.

CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

También es importante que cuando estamos con la correspondencia o con los documentos conformando un expediente, tomemos en consideración ciertos lineamientos generales, que siempre serán de utilidad para que los expedientes luzcan pulcros y ordenados.

TRAYECTORIA DE UNA CARTA

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVO

TIPOS DE ARCHIVOS

Archivo Activo.- Este tipo de archivo está formado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que mantengan su vigencia y será de consulta frecuente.

Archivo Semi activo.- Está formado por los documentos no activos de un año que son materia de consulta aunque no frecuente.

Archivo Pasivo.- Está formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o histórico que por su importancia pueden tener empleo en lo administrativo.

Esta división nos permite dedicar mayor espacio en la oficina a los archivos activos y usar algún depósito o habitación menos accesible, y por lo tanto menos valiosa, para los archivos inactivos.

Para separar la documentación en archivo activo e inactivo debe establecerse una política de transferencia de documentos del archivo activo o inactivo.La expurgación y transferencia puede hacerse una vez al año dedicando para esta labor el tiempo necesario, una semana por ejemplo o efectuarse en forma constante dedicando una o dos horas diarias a esta labor. Para la transferencia de un archivo de correspondencia se recomienda los siguientes pasos:1. Examinar todo el archivo activo y hacer una lista de las carpetas que se mantendrán en actividad, es

decir, aquellos que hayan recibido nuevos documentos en los últimos meses.2. Preparar carpetas individuales para la lista mencionada en el párrafo anterior.3. Sacar carpeta por carpeta del archivo, examinar su contenido y ver cuales deben retirarse porque ya

han sido atendidas.4. Colocar la carpeta antigua en el archivo inactivo

Para los archivos inactivos bastan cajas de cartón en buen estado y tratarlos con productos químicos que eviten la proliferación de insectos. Las leyes de un país son diferentes a las de otro y por ello la preservación de documentos puede cambiar en consideración a este factor.

SISTEMAS DE ARCHIVOSistema alfabético.- Viene a hacer la asociación de letras desde la “A” hasta la “Z”. Ejemplo: EXSA, FAMESA.Sistema Numérico.- Viene hacer la asociación de números, se ubica por los primeros. Ejemplo:- Factura Nº 159- Factura Nº 160Sistema Geográfico.- Se halla mediante el Distrito, departamento, ciudad, etc. Arequipa /César TarazonaLima /Juan PalominoSistema por asunto.- Se lleva el control de los materiales para poder trabajar, ejemplo: Pólizas,

Adelantos, Letras.

COMO PREPARAR EL MATERIAL QUE SE VA ARCHIVARPara preparar el material para archivar haga lo siguiente:1. Separe los papeles que correspondan a los diferentes expedientes. Correspondencia personal,

correspondencia de negocios, documentos y otros papeles (varios).2. Revisar cuidadosamente los papeles que vienen engrapados para ver si estos deben archivarse

juntos.3. Remiende los papeles rotos con cinta adhesiva.

Guías de salidaSiempre que se tenga que sacar una carpeta de archivo para un tiempo considerable, éste deberá sustituirse por una cartulina sobresaliente o una carpeta de salida.Las guías normales de salida suelen llevar una solapa donde puede colocarse una tarjeta o una nota en la que se indique quien y para qué ha sacado la carpeta que falta, así como la fecha en qué salió.En algunas oficinas se usan tarjetas ya impresas que ha de rellenar el peticionario de los papen cuestión que lo que se convierten en comprobantes de salida del archivo.

Período de ConservaciónEl tiempo durante el cual han de conservarse los archivos depende de la naturaleza del negocio y de los registros, así como de los aspectos legales en ellos empleados.Generalmente se considera que un período de archivo debe ser máximo de cuatro años, aunque ello no quita que existan documentos que tienen que conservarse indefinidamente por su valor de referencia o histórico.El arte de clasificar, debemos tener presente, se fundamenta en una ordenación lógica y sistemática de documentos importante.Es fin primordial del archivo es facilitar con seguridad y rapidez el acceso a un documento determinado, por lo tanto se debe proceder a un adecuado plan de clasificación quien resulte comprensible para cualquiera que se acerque a consultar el archivo.

REGLAS DE CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO

REGLAS DE LA I A LA XIAsí como el teclado de una máquina de escribir es igual en todos los tipos de máquinas y en todas las nacionalidades, así las reglas de archivo deben revestir de uniformidad, ya que etas reglas pueden ser utilizadas en diversas países al igual que una máquina de escribir o PC.

Existen 20 reglas de clasificación internacional que tienen por objeto asegurar la uniformidad en el manejo del archivo.En el estudio de todas las disciplinas tenemos unidades de trabajo. Así por ejemplo la unidad biológica fundamental del ser vivo es la célula, en los elementos químicos la unidad de estudio es el átomo, en el estudio del algebra, es la ecuación.Los nombres que van a ser archivados también son separados por unidades una unidad de archivo es cualquier parte de un nombre de individuo, de lugar o asunto que se pueda estudiar separadamente para su clasificación y archivo. Así por ejemplo en:

JORGE RUIZ MARIN, tendremos tres unidades de clasificación 1 2 3BANCO CONTINENTAL, habrá dos unidades 1 2UNIVERSIDAD INCA GARCILASO DE LA VEGA tendremos cuatro unidades 1 2 3 4Como se habrá notado no todas las palabras son consideradas unidades y son precisamente las 20 reglas de clasificación las que se encargarán de enseñarnos en qué casos dichas palabras son consideradas unidades de archivo y cuando no lo son. La antes mencionada clasificación se ocupa también de determinar el orden en que se consideran las unidades para el archivo.

UNIDADES CLASIFICACIÓNLUIS DIAZ Y CÍA. DÍAZ LUIS Cía.BANCO POPULAR DE ICA ICA BANCO POPULARJUANA LÓPEZ DE RUIZ LÓPEZ de RUIZ Juana

De las 20 reglas de clasificación hemos considerado un grupo correspondiente a INDIVIDUOS, otro para FIRMAS COMERCIALES, uno para NOMBRES GEOGRÁFICOS, otro para CATEGORÍAS GRAMATICALES, y finalmente un grupo de REGLAS DIVERSAS.

REGLA I: NOMBRES DE INDIVIDUOS

UNIDADES CLASIFICACIÓNRosa maría TUESTA SALDAÑA TUESTA SALDAÑA, Rosa MaríaJason RAMIREZ GONZALES RAMIREZ GONZALES, JasonPedro Luis MENESES PACHAS MENESES PACHAS, Pedro LuisFortunata Elvira SANCHEZ RIVAS SANCHEZ RIVAS, Fortunata Elvira

Estudiando el cuadro anterior podemos apreciar que en nombre de individuos consideramos como primera unidad el apellido paterno, segunda unidad el apellido materno, como tercera unidad el primer nombre, como cuarta unidad el segundo nombre y así sucesivamente.

REGLA II ORDEN ALFABETICO

Existe un principio básico de archivo y establece que todas las unidades de clasificación deben ser arregladas en estricto orden alfabético.

Para ordenar varios nombres de individuos, firmas, lugares geográficos o asuntos alfabéticamente, si estas unidades son idénticas debemos comparar las segundas unidades; si éstas a su vez fueran idénticas hay que compararlas terceras unidades y así sucesivamente.

NOMBRES Y APELLIDOS ORDEN DE UNIDADESLuisa Romero Márquez ROMERO MÁRQUEZ, LuisaPedro Márquez Pérez MARQUEZ PEREZ, PedroJosé Antonio Sánchez Luna SANCHEZ LUNA, José AntonioBetty Almanza García ALMANZA GARCIA, Betty

EJERCICIO No. 01

Arregla los nombres del cuadro anterior en forma alfabética:1.-2.- 3.- 4.-

REGLA III.- APELLIDOS SOLOS O CON INICIALESEn contraste con nombres que tienen tres o cuatro unidades hay otros que sólo están formados por una sola unidad.

ROJAS J. RojasEmpresa de Turísmo Macchu Picchu Compañía de Aviación Faucett

Cuzco Iquitos

Si hubiera apellidos solos o alguno con inicial que requieren ser archivados se sigue un criterio de sentido común, es decir que el apellido sólo debe preceder al mismo apellido con inicial y éste a su vez al apellido con nombre completo. Ejemplo:

DARWINDARWIN L.

DARWIN PETER

Ejercicio No. 02Trate de arreglar de acuerdo a la regla III los siguientes nombres:

Nombre y Apellidos Orden de Unidades Clasificación alfabética1.- José Torres Lara2.- Sánchez 3.- Torres4.- L. Torres5.- R. Sánchez6.- Alvarado7.- Pedro SánchezREGLA IV: APELLIDOS CON PREFIJOSHay apellidos que contienen prefijos como: D, De, Del, DES, Du, Le, MAC, Q, Van, Von, etc. Cuando nos encontremos con este tipo de apellidos la regla del archivo nos indica que se consideran como una sola unidad y se va a clasificar de acuerdo al a inicial del prefijo.

Ejemplos:

Nombre y Apellidos Orden de UnidadesGardenia de la Cruz Portal De la Cruz Portal GardeniaPedro Del Pino Pacheco Del Pino Pacheco PedroArthur O’ Hara Raymond O’ Hara Raymond ArthurJuan Carlos La Riva Meneses La Riva Meneses Juan Carlos

EJERCICIO Nº 03

Clasifique, ordene e indique a qué reglas pertenecen los siguientes nombres:

1. Luis Amador2. Amador3. Alberto Durán4. Luisa Torres Vásquez5. Josefina Backer6. Patricia O’Neil7. Eduardo Rolland8. T. Jaramillo9. Julio Rojas10. Valdivia11. Pedro Dulanto12. Roberto Mc Namara13. Alberto del Rosario14. Teobaldo Du Pont15. S. Guzmán16. Juan Solíz H.17. Ana María Montalván18. J. Solís 19. Juan José Solís20. Rodolfo De la Torre La Fuente

REGLA V: APELLIDOS COMPUESTOSEn nuestro idioma hay muchos apellidos compuestos que están constituidos por dos apellidos simples como por ejemplo: Miró Quesada, Torres Calderón.

MATALACHÉEnrique López Albújar M.

Cuando estos apellidos corresponden a una persona y van acompañados de un primer nombre la respectiva regla para archivar nos indica que se cuenta al apellido compuesto como si se tratara de una sola unidad. Ahora, cuando estos apellidos compuestos intervienen en el nombre de firmas comerciales, sin un nombre de persona, consideramos al nombre compuesto como unidades separadas, por ejemplo:

Alvarez Calderón & Cía.Pérez Albela y Hnos.

NOMBRES Y APELLIDOS ORDEN DE UNIDADES Clasificación AlfabéticaLuis Chávez Fernández S. Chávez Fernández S. LuisPérez Jiménez y Cía. Pérez Jiménez y Cía.Pedro Miró Quesada R. Miró Quesada R. PedroSánchez Fuentes y Cía. Sánchez Fuentes y Cía.Raúl Torres Calderón Díaz Torres Calderón Díaz Raúl

REGLA VI MUJERES CASADAS

En casi todos los países ocurre que cuando una mujer se casa aparece un nuevo elemento de valor legal en su apellido, elemento éste que es el nombre de su esposo. Al tener valor legal el apellido del esposo también lo tendrá para efectos del archivo. Para el efecto del archivo, la consideración de unidades en el nombre de una mujer casada es el siguiente:

Primera unidad : apellido paternoSegunda unidad : apellido del esposoTercera unidad : primer nombre

Además es necesario señalar que en los países de habla hispana en el nombre de una mujer casda se estila el uso de la palabra “de” antes del apellido del esposo, pero este prefijo no tiene valor como unidad de clasificación separada para el archivo.

NOMBRES Y APELLIDOS ORDEN DE UNIDADES CLASIFICACIÓN ALFABÉTICACarmen Díaz de Arias Díaz de Arias CarmenJulia Gonzales de Ramírez Gonzales de Ramírez JuliaRosalía Pastrana de Berrios Pastrana de Berrios RosalíaAna María Torres de Vidal Sánchez Fuentes y Cía.Raúl Torres Calderón Díaz Torres Calderón Díaz Raúl

REGLA VII: TÍTULOS O GRADOSExisten algunos títulos nobiliarios que tienden a desaparecer en el mundo actual, como: marqués, príncipe, conde, etc.Existen también nombres de grados académicos como: ingeniero, profesor, doctor, etc., que pueden encontrarse en un nombre que va a ser archivado.Esta regla de archivo nos indica que en estos casos los títulos o grados no se consideran como unidades separadas de clasificación aunque se las use al escribir folders o tarjetas, ejemplos:

Ingeniero Jaime Pérez1 2 3

Lo archivaremos así:Pérez Jaime (Ingeniero)

Pero hay excepciones en las cuales es imprescindible considerar los nombres de títulos nobiliarios o grados académicos como unidades separadas de clasificación y éstos son:

1. Cuando hay dos nombres que si el título o grado serían idénticos, ejemplo;

NOMBRES Y APELLIDOS ORDEN DE UNIDADES CLASIFICACIÓN ALFABÉTICAAlberto Pérez López, Abogado Pérez López Alberto AbogadoAlberto Pérez López, Dentista Pérez López Alberto, Dentista

2. Cuando un nombre de individuo está formado por sólo un apellido o nombre y el grado o título.

Príncipe Felipe1 2

Profesor Sánchez y Asociados 1 2 3

3. Cuando un título es la palabra inicial de una empresa o institución. Ejemplo:

Arquitecto Velarde y Asociados1 2 3

EJEMPLO Nº 04Separe por unidades y orden alfabéticamente los siguientes nombres:

1. Contador Luis Salomón Arias2. Ingeniero Jorge Chávez Sánchez3. Conde Dueñas4. Julio De la Torres Ugarte5. Mario La Fuente Pérez6. Carmen Guerra de Benavides7. Gloria Sánchez Cerro Ortiz8. Antonio

Rojas9. Felipe D’Onofrio10. Susana La Mar Bejarano

REGLA VIII: FIRMAS COMERCIALES O INSTITUCIONALESLos nombres de casas comerciales se clasifican exactamente como están escritos, sin embargo no todas sus palabras son unidades de clasificación. Ejemplo:

Farmacia Santa Cruz1 2 3

Fábrica (de) telas Universal Textil1 2 3 4

Salón (de) Belleza Santa Lucía1 2 3 4

Escuela Superior (de) Administración (de) Negocios1 2 3 4

Panadería (y) Pastelería “Rapallo”1 2 3

Casa (de) Novios “Danubio Azul”1 2 3 4

REGLA IX: NOMBRES COMPLETOS DE INDIVIDUOS EN FIRMAS COMERCIALESDecimos que se trata de un nombre completo cuando está constituido por lo menos por dos unidades: Nombre y Apellido. Hay nombres de firmas comerciales que están conformados por nombres de individuos. Cuando de estos casos se trata se procede como en la regla I, es decir se invierte el orden de las unidades.

NOMBRES Orden de Unidades1ra. 2da. 3ra. 4ta.

Funeraria Luis Huamán y Hnos. Huamán Luis (y) Hnos. FunerariaInstituto de Belleza Juan Yataco Yataco Juan Instituto (de) BellezaTeatro Felipe Pardo y Aliaga Pardo (y) Aliaga Felipe TeatroDiscos Héctor Rocca Rocca Héctor DiscosImportaciones Mario Siam Siam Mario ImportacionesZapatería Sergio Saverio Saverio Sergio Zapatería

REGLA X: ABREVIATURAS Y TERMINACIONES COMERCIALES

Es muy frecuente encontrar en todos los idiomas nombres de individuos, empresas o lugares constituidos por una abreviatura.Para efecto de las reglas de archivo estas abreviaturas se consideran como unidades separadas de archivo y se tratan como si las palabras correspondientes a las abreviaturas estuvieran escritas totalmente, así mismo se considera como unidad de clasificación ciertas terminaciones abreviadas que corresponden a parte del nombre de diferente tipo de empresas comerciales, como. Ltda. Hnos., etc.Veamos a continuación algunos ejemplos que ilustran la presente regla:

NOMBRES Orden de Unidades1ra. 2da. 3ra. 4ta. 5ta.

Librería ABC Librería A B CDiscos FTA Discos F T AMorales Valverde y Cía. Morales Valverde y Cía.Hiraoka S.A. S. A.Transp. Hidalgo y Hnos. Transporte Hidalgo y Hnos.ECASA E C A S A

REGLA XI : BANCOS, FINANCIERAS, COOPERATIVAS, MUTUALESEsta regla considera como unidad rectora del arreglo de archivo el nombre de la ciudad ya que es el único elemento cambiante porque la razón social del Banco, Cooperativa es igual en donde quiera que éste opere dentro de un país o en el extranjero.

NOMBRES Orden de Unidades1ra. 2da. 3ra. 4ta. 5ta.

Banco de Crédito, Trujillo Trujillo Banco (de) CréditoBco. Continental, Callao Callao Banco ContinentalFirst National City Bank, Bogotá

Bogotá First National City Bank

Central de Cooperativa de Crédito, Breña

Breña. Central (de) Cooperativa (de) Crédito

Mutual Perú, Chiclayo Chiclayo Mutual Perú

REGLA XII: NOMBRES GEOGRÁFICOS COMPUESTOSEsta regla se refiere a nombres de ciudades formados por dos o más palabras, en cuyo caso se consideran como unidades de archivo independientes, excepto cuando el nombre es precedido por abreviaturas o artículo en el que si se consideran como una sola unidad.

NOMBRES Orden de Unidades1ra. 2da. 3ra.

Locería New York Locería Nueva YorkFarmacia San Agustín Farmacia San AgustínUrbanización Las Flores Urbanización (Las) Flores

REGLA XIII: DIRECCIONESEsta regla no indica que cuando no encontramos con nombres de firmas comerciales que operan en diferentes ciudades, debemos clasificarlo por ciudad.Cuando los nombres de ciudades son repetidos, clasificamos por nombre del estado o país.Ahora si el nombre parece en dos calles diferentes de la misma ciudad, lo correcto es clasificarlo por calle, pero si se da el caso extremo de encontrar dos individuos con el mismo nombre, que viven en la misma calle, la única unidad diferenciadora sería el número considerando que primero se toma en cuenta el número más bajo y luego el más alto. Ejemplos:

NOMBRES Orden de Unidades1ra 2da 3ra 4ta

Zapatería Trujillo, Calle 20 Medellín Zapatería Trujillo Medellín Calle 20Farmacia Iris, Calle 25, Bogotá Farmacia Iris Bogotá Calle 25Hotel Caracas, jirón Bolívar 150, Bogotá Hotel Caracas Bogotá Jr. Bolívar 150Hotel Caracas, Jr. Bolívar 780 Bogotá Hotel Caracas Bogotá Jr. Bolívar 780

REGLA XIV: NOMBRES DE GOBIERNOEs muy frecuente recibir comunicaciones pertenecientes a alguna dependencia del gobierno de un país. Para archivar estos documentos debemos considerar como primera unidad el nombre del país, como segunda unidad el Ministerio, departamento, división, comisión, etc.Ejemplos:

Nombres Unidades1ra. 2da.

Instituto Nacional de Estadística, Rep. de Chile Chile (Rep.) Estadística (Instituto Nacional)Ministerio de Educación, República del Perú Perú (Rep.) Educación (Ministerio) Ministerio de Comercio e Industria República de Panamá

Panamá (Rep.) Comercio e Industria (Ministerio de)

División de Fomento, República de Venezuela Venezuela (Rep.) Fomento (División de)

REGLA XV: DIVISIONES POLÍTICASLos documentos que pertenecen a divisiones políticas menores (Departamentos, ciudades, provincias, distritos) se clasifican considerando el nombre político como primera unidad de clasificación; las categorías de ciudad, provincia, distrito, departamento, comisión, comité etc.

Nombres Unidades1ra. 2da. 3ra.

Comisión de Obras Públicas, Provincia de Cañete Cañete Provincia Obras Públicas (Comisión de)Dpto. de Defensa Civil, Ciudad de Lima Lima Ciudad Defensa Civil (Comité)Comité dePolicía, Provincia Callao Callao Provincia Policía (Dpto. de)

REGLA XVI: ARTÍCULOS, PREPOSICIONES Y CONJUNCIONESHay algunas palabras que por su poca importancia no influyen en un nombre determinado, éstas son: el, la los, las, a, y, por, para, etc., y la regla de archivo nos indica que no se consideran como unidades separadas de archivo, uy por tener poco valor se transfiere y se coloca entre paréntesis al final del nombre.Pero cuando estas partes de la oración: artículos, preposiciones y conjunciones forman parte del nombre original de la empresa, no se transfieren pero tampoco son unidades aparte de clasificación.

Ejemplos:

NOMBRES UNIDADES1RA. 2DA.

El palacio de los dulces Palacio (de los) dulces (El)La casa del Hippie (La) Casa (del) HippieBazar la confianza Bazar (la) ConfianzaRestaurante El Palmero Restaurante (el) PalmeroEl rincón de los Recuerdos Rincón (de (los) recuerdos (El)

ºººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººººº ºº º

Ejercicios Nº 05:

Separe por unidades, clasifique y ordene los siguientes nombres:a. Corte Suprema de Justicia, Estado de Sao Paulo.

b. Secretaría de Obras Públicas del Distrito de Santa Bárbarac. Laboratorio de Análisis Clínicos, Av. Arequipa 4560, Mirafloresd. Zapatería Saverio, Av. Tacna 480 Limae. División de Obras Públicas, Ciudad de Cajamarcaf. Restaurant “La tinaja de oro”g. Anticuchería La Tía Tulah. Cevichería El Pez Espadai. Asilo de Ancianos Desamparados de Limaj. Restaurante Campestre “La Granja Azul”

REGLA XVII : APOSTROFE INGLÉSEn nuestro idioma encontramos palabras del idioma inglés, francés, etc., formando parte de nombres de firmas comerciales que incluyen en muchos casos el empleo de apóstrofes. Para estos casos la regla del archivo nos indica que “se considere la palabra de un nombre sólo hasta comilla o apóstrofe”.

Ejemplos:

Nombres Unidades Clasificación alfabética

1ra. 2da. 3ra.Harris Paul Club Harris Paul Club Harris Paul ClubHarris’s Peter Café Harris’s Peter Café Harris’s Peter CaféHarry’s Garage Harry’s Garage Harry’s GarageThe Jack’s Bar Jack’s Bar (The) Jack’s Bar (The)

REGLA XVIII: NÚMEROSLos números son con frecuencia tema de trabajo en el departamento de archivo y en muchos casos están incluidos en títulos de archivo y clasificación.La regla internacional de archivo dice que: Los números se consideran como si estuvieran escritos en letras y constituyen una sola unidad de clasificación.Ejemplos:

Nombres Unidades1ra. 2da. 3ra.

Restaurant 91 Restaurant Noventa y uno Canal 9 TV Canal Nueve T.V.Cooperativa de Transportes 81 Cooperativa (de) Transporte Ochenta y unoHotel 205 Hotel Doscientos cincoCalle 5 Calle Cinco Mercado 3B Mercado Tres B

- Calle Cinco - Canal nueve TV- Cooperativa (de) Transporte Ochenta y Uno- Hotel Doscientos cinco- Mercado Tres 3B

REGLA XIX: UNA O DOS PALABRASHay muchas palabras que no obstante poder escribirse como una sola o dos palabras, la regla de archivo nos indica que en estos casos debemos considerarlos como una sola unidad.Ejemplos:

NOMBRES Orden de Unidades

1ra. 2da. 3ra. 4ta.Transportes Nor Oriente S.A. Transportes Nor Oriente S. A.Empresa Nor Oeste S.A. Empresa Nor Oeste S. A.Compañía de Servicio Interprovincial

Compañía (de) Servicio Interprovincial

Compañía de Embalajes Sur Oeste Compañía (de) embalajes Sur OestePetróleos Nor Oriente S.A. Petróleos Nor Oriente S. A.

REGLA XX: ASUNTOS O MATERIASCuando un tema describe con más claridad una actividad o servicio que el nombre de una persona o firma se prefiere el archivo por asunto o materia.

AVISOS

Ejemplos:Se recibe una carta dirigida por el Ingeniero Luis Rocca sobre la construcción de un edificio. Para este caso debemos leer detenidamente la carta y si notamos que lo que sobresale es el tema CONSTRUCCIÓN lo archivamos bajo ese rubro.O si se trata de una carta en la que se solicita publicidad para un determinado producto, tendremos que archivarlo bajo el asunto PUBLICIDAD.En resumen podemos decir que para esta regla lo único que necesitamos es leer atentamente el documento y separarlo por el tema principal.

EJERCICIO Nº 06:Separe, clasifique y ordene los siguientes nombres:

1. Cooperativa de Consumo (No.) 202. Distribuidora Wynn’s3. Restaurante 1-2-34. Clinica Anglo Americana5. Snack Bar Sandrick’s6. Transportes Sur Oriente S.A.7. Estación de Servicios No. 688. Se recibe un memorándum solicitando estado de cuenta bancaria de la Compañía de Crédito No. 869. Compañía de transportes Nor Oeste.

CUADRO RESUMEN

Hasta la regla XI hemos avanzado en dos tipos de reglas: Individuos y firmas comerciales, lo cual ya nos está facilitando el camino para llegar a dominar las técnicas de archivo y convertirse en eficientes Archivistas.

Este cuadro que aparece a continuación ilustra mejor la clasificación de las 20 reglas de archivo, separándolas por temas a tratar en cada una de ellas.

DONACIONES

REGLAS DE CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO

INDIVIDUOSFIRMAS

COMERCIALESNOMBRES

GEOGRÁFICOS Y POLÍTICOS

CATEGORÍAS GRAMATICALES DIVERSOS

Nombres

Orden

Apellidos solos o con iniciales

Apellidos con prefijos

Apellidos compuestos

Mujeres Casadas

Títulos y Grados

Firmas Comerciales

Nombres completos de individuos en

Firmas Comerciales

Abreviaturas y Terminaciones

Bancos, Financieras y Cooperativas

Nombres Geográficos

Direcciones

Nombres del Gobierno

Divisiones Políticas

Artículos, conjunciones, preposiciones

Apóstrofes

Números

Una o dos palabras

Materias o Asuntos

TARJETERO, FICHERO, CARPETA BASE DE DATOS

Una aplicación inmediata yd muy práctica de las reglas de archivo es el arreglo alfabético de las tarjetas en un mueble llamado tarjetero o también fichero.Todos los profesionales requieren de su múltiple utilidad para guardar información sobre nombres, direcciones, números telefónicos, ocupaciones, cuotas pendientes, etc. Por ejemplo un dentista encontrará útil este sistema para guardar:

- Nombres de pacientes- Cuotas pagadas- Naturaleza de curación- Números de teléfonos

En una Oficina de Personal, el fichero o tarjetero servirá para guardar:

- Nombres- Direcciones- Números telefónicos- Curriculum- Referencias- Experiencia

¿Qué información podría contener el tarjetero de una oficina para RECLUTAMIENTO de personal?1. Nombres …………..2. Direcciones …………..3. Números telefónicos …………..4. Curriculum …………..5. Referencias …………..6. Experiencias …………..

De los especialistas que se nombran a continuación, escoja cuatro que puedan utilizar el tarjetero con mayor ventaja:

1. Médico …………..2. Arquitecto …………..3. Vendedor …………..4. Secretaria …………..5. Conferencista …………..6. Relacionista Público …………..

El archivo de tarjetas sólo implica el uso adecuado de las reglas de clasificación. Para el tarjetero podemos determinar dos elementos básicos:1.- Tarjetas Guías2.- Tarjetas

Las guías tal como su nombre lo indica son tarjetas que desempeñan la función de señalización para orientar la vista hacia el material deseado en el archivo dando además verticalidad al sistema.Las tarjetas guías son hechas de cartón fuerte y resistente.Las guías AUXILIARES, por su nombre ayudan al sistema a cumplir su objetivo vita: ayudan a obtener INFORMACIÒN

REFERENCIAS CRUZADAS

Se conoce con este nombre a la tarjeta o ficha que señala o dirige al operador de un archivo hacia la información que busca cuando por alguna circunstancia no se puede llegar a la información directamente.

Las circunstancias que hemos mencionado pueden ser entre otros, los siguientes casos:1. Cuando se trata de un nombre extraño y/o no se conoce apellido2. Una firma que tiene sucursales3. Una firma que cambió de nombre4. Un producto cambiado por otro5. Una dama soltera que contrae nupcias6. Un producto que es conocido por dos nombres7. Una empresa que es más conocido por nombre del dueño que por el de la firma.

Ejemplo:- Vilma Gomero Braul se casa con Raúl Castro, la referencia cruzada será la siguiente:

- La razón social de Empresa de Saneamiento de Lima se ha cambiado por Servicio de Abastecimiento de Agua Potable y Alcantarillado de Lima, la referencia cruzada será:

Ejercicio No. 7:Utilice las referencias cruzadas en los siguientes casos:

1. Good Year cambia su razón social por Llantas Chasqui.2. Radiadores Arnao S.A. cambia su razón social por Fábrica Nacional S.A.3. Pepsi Cola S.A. es también conocido como Embotelladora del Pacífico S.A.4. Srta. Margarita Lara Gómez se casa con el Sr Carlos Infante Pérez.5. Embutidos Popeye S.A. es también conocido como Fábrica de embutidos Nacional S.A.6. Fideos “Don Victorio” conocido también como Fábrica de Harinas Santa Rosa.7. Lavanderías San Francisco cambia su razón social por Vaporito S.A.

GOMERO BRAUL, VilmaVEA:

GOMERO de CASTRO, Vilma

GOMERO de CASTRO, Vilma VEA:

GOMERO BRAUL, Vilma

E S A L(Empresa de Saneamiento de

Lima)VEA:

SEDAPAL

SEDAPAL(Servicio de Agua Potable y

Alcantarillado de Lima)Antes: E S A L

EJERCICIOS

1. Escoja algunos de los temas favoritos que se usan para el archivo por asunto:1. Productos ………...2. Operaciones ………...3. Servicios ………...4. Materias ………...5. Conceptos ………...6. Actividades ………...7. Departamentos ………...

2. ¿Qué criterio predomina en un gerente que trabaja para un Departamento de ESTADÍSTICA? Marque (V) lo correcto:1. ¿Quién VENDE o COMPRA el producto?2. ¿Cuál es el nombre del producto?

3. En el Departamento estadístico de un Ministerio de Economía donde se acumula información sobre la PRODUCCIÓN NACIONAL Agropecuaria en el año 1975, ¿Qué tipo de orden predominará en el archivo central? Marque (V) lo correcto.1. Por zona geográfica ………...2. Por producto ………...3. Por zona y producto ………...

4. Si trabaja Ud. para un BANCO ¿Qué asuntos encontrará comúnmente en su archivo? Escoja los correctos y márquelos (V)1. Contratos ………...2. Hospitales ………...3. Pagarés ………...4. Hipotecas ………...5. Solicitudes ………...6. Giros ………...7. Libros ………...8. Ahorros ………...9. Transporte ………...10. Regalías ………...

5. Si trabaja Ud. para una Cía. de SEGUROS ¿Qué asuntos predominan en su archivo? Escoja los correctos y márquelos (V)1. Vida ………...2. Bienes raíces ………...3. Contratos ………...4. Maternidad ………...5. Notas de débito ………...6. Incendios ………...7. Accidentes ………...11. Lucro cesante ………...12. Descuentos ………...13. Robo ………...

ARCHIVO GEOGRÁFICO

Supone ordenamiento de documentos por lugar o territorio. El alfabeto es usado para el arreglo de NOMBRES DE PAISES, CIUDADES O PUEBLOS.Entre las instituciones que requieren un archivo geográfico tenemos: hospitales, cooperativas de crédito, financieras, bancos, ministerio de economía, Dpto. de Policía, Colegios.Esta clasificación es aconsejable cuando es preciso subdividir los documentos con el fin de controlar mejor las áreas de operación de una empresa con distribuidores regionales. Claro está, un Ministerio de Economía no utilizaría precisamente el archivo geográfico para controlar VENTAS. ¿Cuál sería su objetivo? : Control de impuestos y de producción.Igual que con el sistema numérico, encontramos claras ventajas al organizar un arreglo geográfico, en los archivos de ciertas empresas.

ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOSTodo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:1) Un archivo principal:

Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc., y puede organizarse de la siguiente forma:a) Con guías alfabéticas y con guías de divisiones geográficas o políticas.b) Con solo guías de divisiones geográficas o políticas.

2) Un tarjetero o fichero: Puede ser:a) Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.b) Principal: También encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial

internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

TIPOS DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS:1. De división política2. Alfabético por ciudades

Mientras en un archivo se organiza el material por País, Departamento y provincia en el otro se toma en cuenta región, provincia, nombre del individuo empresa.

1. De división Política.- Consiste en colocar a los departamentos del país en orden alfabético, dentro de cada departamento se colocan las provincias correspondientes también en orden alfabético.En un archivo de acuerdo a la división política podría ser necesario contar con carpetas de “Varios” para guardar los documentos de clientes que durante el período de archivo no ha logrado acumular más de cuatro documentos y además cuando se trata de clientes inactivos.Vale la pena aclarar que la DIVISIÓN POLÍTICA de los países varía un tanto. Lo que en unos es estado, en otros es provincia y en otros departamento, etc.Otra ventaja considerable la constituye la FACILIDAD con que se pueden operar un SISTEMA geográfico. Bastará un personal escasamente adiestrado para archivar o extraer documentos del archivo.

3) Un mapa, una guía, un viso control, etc.:Sirven para indicar la localización de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.(1) La GUIA ALFABETICA(2) La GUIA DEL PAIS(3) La SUBGUIA DE REGIÓN(4) La SUBGUIA DE PROVINCIA (5) La SUBGUIA DE CIUDAD(6) La CARPETA INDIVIDUAL DEL CLIENTE(7) La CARPETA DE VARIOS El índice que lleva la gaveta se marca al finalizar su organización, para determinar la primera y la

última letra del índice.

Organización del tarjetero auxiliar Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin tener en cuenta las

ciudades o piases, como si se estuviera organizando un archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve para ubicar la clientela.

Departamento, estado o provincia, ciudad y nombres: esta subdivisión se organiza así: Iniciamos con la GUIA DEL DEPARTAMENTO O PROVINCIA, o guía principal, que puede ser en

Colombia el departamento de BOLIVAR enseguida aparece la SUBGUIA DE CIUDADES o pueblos. En Colombia, en el departamento de Bolívar, la capital es CARTAGENA, luego viene la CARPETA INDIVIUDUAL del cliente, donde se depositen los documentos dentro de un legajo, en estricto orden alfabético, por ejemplo UMAIMA HADRA & HNOS. LTDA., finalmente, se coloca la carpeta de VARIOS o MICELANEOS, al terminar las carpetas individuales de cada ciudad o pueblo, para clientes que no justifiquen la apertura de carpeta individual.

Ciudad o pueblo y nombres: es la subdivisión más sencilla de este grupo porque solo consta de:GUIA DE CIUDAD o lugar o guía principalCARPETA INDIVIDUAL para colocar los documentos de los clientes.CARPETA DE VARIOS o MISCELANEO. Dentro de esta se ubican, en estricto orden alfabético orden alfabético, los documentos de los clientes que no justifican apertura de una carpeta individual, dentro de los documentos de cada cliente debe existir un orden cronológico.El índice será el nombre del departamento, estado o provincia, de acuerdo con la división política correspondiente.

DistribuirDistribuya los documentos o las tarjetas por países y ciudades y pueblos, y forme grupos.Dentro de cada país o estado agrupe las tarjetas o los documentos por ciudades o pueblos, y dentro de cada ciudad ordénelos por su nombre de acuerdo con la palabra subrayada o clave.ArchivarOrganice alfabéticamente los documentos y las tarjetas y ubíquelos detrás de las subguías correspondientes.LegajoAmericana de eventosFORMAS PARA CONSULTAR EL ARCHIVOa.- La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los objetivos básicos del archivo. Para que ella resulte fácil, siga estas sencillas normas:Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:b. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del cliente:c. Localice la guía del país al cual pertenece:d. Localice la subguía de la ciudad correspondiente:e. Busque la carpeta individual del cliente o la tarjeta solicitada:f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una guía de Afuera o Sustitución.

E S T I L O D E G A V E T A H O R I Z O N T A L

CARPETA COLGANTE CARRO PARA CARPETAS COLGANTES

E J E M P L O D E “ V A L L E “ E N C O L O M B I A

.

AMAZONAS

ANCASH

BAGUA

LUYA

ROD. MENDOZA

AMAZ.BAGUA-Centro Escolar 2319

AMAZ.BAGUA-Parroq. San Andrés

AMAZ.BAGUA-Posta Médica

AMAZ. Bongara-Centro ComunalAMAZ. Bongara-Iglesia San José

AMAZ. Chachapoyas-Aeropuero

AMAZ Chachapoyas- Hosp. RegionalAMAZ. Chachapoyas Centro Esc. 3680

BONGARA

CHACHAPOYAS

EL ARCHIVO NUMÉRICO

Hay muchas empresas que por la naturaleza de sus actividades y operaciones requieren de un método de archivo por secuencia numérica, llamado también ·”archivo numérico”

El archivo numérico también sirve como un medio seguro de archivar documentos que deben guardarse con especial celo, es decir, documentos de naturaleza confidencial.Generalmente el tipo de empresa o institución que usan este tipo de archivo son:

- Bancos- Bibliotecas- Hospitales- Departamentos de Policía- Compañía de Teléfonos- Compañía de Seguros

Cuando se emplea la clasificación numérica a cada nombre de empresa se le asigna un número y además se precisa del uso de una clave para manejarlo, por ello también se dice que es “un sistema indirecto de archivos”.Este sistema se usa especialmente cuando son muchos los corresponsales o asuntos y su número continúa aumentando conforme crece el negocio. El carácter indirecto del archivo numérico lo hace dependiente de otro elemento que lleva el nombre de índice.

Un archivo numérico consta de tres partes:

a. El archivo principal de carpetasb. El archivo de “varios”c. El tarjetero índice o fichero clave.

El Archivo principal.- es un archivo numérico propiamente dicho, el cual debe contener solamente carpetas individuales, cuyas leyendas son números. Estas carpetas van colocados en secuencia numérica detrás de guías con leyendas numéricas.Para justificar el uso de este archivo numérico principal debe existir la seguridad de que hay por lo menos cinco carpetas para cada firma, debido a que las carpetas no necesitan tener pestañas que sobresalgan, las pestañas de las guías pueden ir a posición escalonada en cinco.

El Archivo varios.- En los casos en que se presentan documentos que no justifican tener una carpeta individual, es preferible tener un pequeño archivo alfabético adicional que lleva el nombre de varios. Este archivo consta de carpetas con leyendas alfabéticas y es usado cuando hay menos de cuatro carpetas por firmas.El tarjetero índice.- No puede existir un Sistema numérico sin su correspondiente tarjetero el cual viene a ser la clave del sistema. El tarjetero está organizado alfabéticamente y como su nombre lo indica consta de tarjetas que contienen solo dos elementos:

1. El nombre de la empresa2. El número correspondiente

El tarjetero debe estar muy bien organizado por ser imprescindible para manejar eficazmente el archivo numérico. Antes de guardar o retirar papeles del archivo, se consulta primero el tarjetero.

Formar de archivar correspondencia según el sistema numérico

Los pasos o etapas para facilitar la archivación numérica son los siguientes:

1. Examinar.- Se revisan todos los papeles para ver si tienen la autorización para archivarse.

2. Marcar alfabéticamente.- Se decide bajo qué nombre o asunto se va a archivar y se subraya o

escribe esta leyenda o nombre.

3. Clasificar alfabéticamente.- Se arreglan los papeles en orden alfabético tomando en cuenta los

nombres o leyendas subrayadas a fin de facilitar la búsqueda posterior de estos nombres en el

tarjetero.

4. Marcar numéricamente.- se escribe con lápiz de color en la esquina superior derecha el número que

indique la tarjeta correspondiente del fichero clave. Cuando encontramos documentos que solo van a

formar menos de cuatro carpetas por firmas, le colocamos la letra “V” lo cual nos indica que pasará al

archivo “varios”.

Cuando llega un documento de un nombre o asunto nuevo y por lo tanto no tiene carpeta se le abre

una y también se le coloca la “V” separando el documento junto con los demás que irán a varios.

5. Clasificar numéricamente.- Una vez marcados, se separan los documentos por centenas, luego por

decenas y finalmente se ordenar en secuencia numérica.

6. Archivar.- los papeles que se han clasificado numéricamente se colocan en las correspondientes

carpetas. Los papeles marcados con “v” se colocan en el archivo de Varios, en las carpetas

alfabéticas. Se debe tener mucho cuidado al leer los números pues es fácil confundirlos.

La clasificación numérica tiene la ventaja que constituye un medio de control e inventario de documentos

pues en cualquier momento se puede comprobar si falta alguno.

Como los números son de fácil y rápida lectura, se facilita la labor de entrada y salida de documentos con

el consiguiente ahorro de tiempo.

CLASES DE ARCHIVO NUMÉRICO

SISTEMA NUMÉRICO: ALFANUMÉRICO

Es un archivo codificado con una combinación de números y letras (un ejemplo son las matrículas de los coches). Este tipo de clasificación permite infinidad de combinaciones.Ejemplo: en empresas de construcción

1. Preparación del terreno1.a Demoliciones1.b Protección ambiental

Ejemplo de Archivo por temas de Clientes1. CLIENTES

1.1 Astilleros Reunidos1.2 Correspondencia1.3 Facturas1.4 Ofertas

2. PROVEEDORES2.1 Aceros Arequipa2.2 Aditivos

SISTEMA NUMÉRICO SIMPLE:

La numeración va detallada de 10 en 10, mantiene el orden de las 05 posiciones. Método es indirecto. Orden para clasificar:- Inspeccionar- Clasificar y codificar según el orden alfabético de todos los documentos- Codificación del sistema numérico simple (actualizar el fichero de datos)- Ordenación numérica, según el sistema- Archivo

Ejemplo:

240 SUNAT230 Banco BCP

220 Accidentes en Carretera210 Accidentes de tránsito

200 Seguros La Positiva