Informatica documentaria Banche dati bibliografiche gestite su

Nel marzo 2004 la ISI Research-Soft ha pubblicato la 11. edizionedi Reference Manager per Win-dows (da ora in poi indicato comeRefMan)1 con almeno una novitàtanto saliente da potere ragione-volmente attirare su questo pro-gramma bibliografico l’attenzionedi bibliotecari, documentalisti, uti-lizzatori individuali.2

Vediamo anzitutto in breve questanovità e le altre, in modo da stac-care lo sguardo sulla versione 11dal resto, per considerare poi indettaglio tutte le novità e per daredi seguito comunque una descri-zione globale del prodotto.La novità è denominata WebPublisher (da ora in poi indicatocome RMWP) e consiste nel pote-re automaticamente rendere di-sponibile via web, Internet o in-tranet, fino a 15 archivi in consul-tazione e in scrittura, senza limitipredeterminati di numero di uten-ti, il tutto senza duplicare né con-vertire nulla, senza operazioni adhoc, salvo una configurazione ele-mentare e senza dovere gestire aparte un server.3

La funzione è compresa nel pro-gramma che si acquista per gesti-re archivi sulla propria macchina,sia in rete che fuori; il prezzo in-clude entrambi i software e l’in-stallazione è unica. Si tratta dav-vero di un progresso consistenteche pone, nel settore di questiprogrammi BFS, RefMan come ri-

vale solo di Biblioscape (http://www.biblioscape.com).Dietro a questa innovazione stal’introduzione della nota procedu-ra di stampa con intestazioni, os-sia di voci ordinate come vedettesopra le citazioni bibliografiche(subject bibliography). È una gros-sa novità solo se vista dal punto diRefMan: la procedura arriva lette-

ralmente clonata, insieme ad altro,da ProCite (http://www.procite.com), così come nel 2003 era av-venuto in EndNote.Ci sono voluti sette, otto anni, daquando ProCite venne compratodall’affiliata dell’ISI, affinché que-sta procedura, reclamatissima da-gli utenti, venisse incorporata neidue prodotti di punta di quella

Francesco Dell’OrsoCentro servizi bibliotecari

Università degli studi di [email protected]

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Informatica documentaria

Biblioteche oggi – novembre 2004

Banche dati bibliografichegestite su microelaboratore

e accessibili via webReference ManagerTM 11 (Windows) con Web Publisher

Tab. 1 - Carta d’identità

Prodotto: Reference Manager (http://www.refman.com) versione 11 Windows; (includemodulo per la pubblicazione via web), i database toccati con la versione 11 non sono piùleggibili dalla v.10 e inferiori.Altre versioni: sola lettura: no; in altre lingue: no; dimostrativa: sì (modulo in Internet previacompilazione di richiesta: versione pienamente funzionante per 20 aperture di database);rete: sì, licenza per numero di installazioni (5 utenze ca $US 1.400) o per numero di utentisimultaneamente attivi (per cui contattare il produttore).Assistenza: via e-mail o, a pagamento, per telefono.Prezzo: ca $US 300, sconti per studenti, e ca $240 se scaricato da Internet, dunque senzamanuale già stampato e rilegato. Gli italiani al momento devono passare tramite il distributore:Ritme Italia (34 Boulevard Haussmann, 75009 Paris, France, www.ritme.com/it,[email protected]) e considerare: suoi prezzi, spedizione, IVA, spese bancarie.Produttore: ISI ResearchSoft, Berkeley, CA (USA); <http://www.isiresearchsoft.com>.Lista di discussione: per abbonarsi <mailto: [email protected]> messaggio: “SUBSCRIBERIS-list [Nome Cognome]” (archivi dal 2001 presso: <http://lists.adeptscience.co.uk/refman/>).Hardware: Processore Pentium 133 Mhz min.; sistema operativo: Windows 2000 o XP; RAM:128Mb min.; occupazione su hard-disk: 91Mb.Altro software: per usare la funzione di formattazione del manoscritto in CWYW (Cite-While-You-Write): MS-Word per Windows 2000, XP, 2003; per usare la funzione di formattazionedel manoscritto con Add-in: Corel-WordPerfect 9 10 e 11; un browser web.Numero di database: illimitato.Numero di database simultaneamente aperti: 15.Numero di record per database: illimitato (100.000 raccomandato).Numero di caratteri per record: illimitato.Numero di caratteri per campo: illimitato, i campi sono a lunghezza variabile (autori, parolechiave e titoli di riviste sono indicizzati fino a 253 caratteri e ammettono 255 voci percampo).Numero di tipi di documento: 35 (non se ne aggiungono).Numero di campi: max 37 (molto parzialmente modificabili: nome e posizione).Numero di stili di output: ca 940 + altri definibili, senza limite.Numero di filtri di importazione: ca 420 + altri definibili, senza limite.Numero di target Z39.50: ca 245 + altri definibili, senza limite.Liste utili a ricerca e catalogazione: 3 predefinite (autori, parole chiave, titoli di riviste) + 1generica “Phrase list”.Numero di voci per lista: indefinito.

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che non è più una trojka ma un ti-ro a due della ISI ResearchSoft.ProCite è ora come un bastimentoche va finché va (ma per nulla co-me la nave del Fitzcarraldo diHerzog), caro al macchinista e aipasseggeri affezionati, forzata-mente rétro. Ma a meno di un mi-racolo, atteso solo da chi ha fede,ProCite non verrà aggiornato.Precursore sotto vari punti di vi-sta, quando ancora concepito dalPBS (Personal Bibliographic Soft-ware) di Victor Rosenberg, è or-mai quasi sempre appaiato daEndNote e da RefMan e talora so-pravanzato sul piano delle presta-zioni, crudelmente distanziato suquello della compatibilità con il si-stema operativo e con la video-scrittura in MS-Word. Siamo giuntialla stagione della rassegnazionedopo quella della protesta e fa uncerto effetto leggere ancora nel2004, su una lista di discussioneinternazionale e a larga maggio-ranza statunitense,4 l’invito gene-roso – giacché rivolto ad altri –sorretto da spirito di indipendenzaantimonopolista e da afflato dipiccola comunità, a rimboccarsi lemaniche, aguzzare l’ingegno alloscopo di mettere su un program-ma sostitutivo e non cadere nellecapaci fauci della ISI-Thomson néin quelle non sdentate della con-correnza. Non si trattava neanchedell’annuncio di un progetto perun programma a codice apertoopen source,5 ma proprio del ri-chiamo ai programmatori di buo-na volontà. Perché fa un certo ef-fetto leggere esortazioni del gene-re? Ma perché rivela una diffusa,pertinace sottovalutazione dell’im-pegno necessario a un’intrapresadel genere, tale che è cortese de-finirla naïf. Un manufatto comeProCite, e come ogni altro BFS de-cente che stia in piedi da qualcheanno, richiede svariate migliaia diore di analisi, programmazione,test, in ciclo, alimentate da unadose non trascurabile di intelli-

genza e di metodo. Un softwarefunzionante non si riduce a scri-vere codici di programmi, né è si-mile a un viaggio o a una partita.I programmi messi su con pocofanno poco, il che vale anche perl’apprendimento e per l’uso deglistessi: un programma che fa mol-te cose e non banali non si impa-ra velocemente. Il software, mira-bile artigianato della seconda par-te del XX secolo, è uno squisitoprodotto della mente umana, chepuò essere più o meno intelligen-te. Si può programmare a lungo epervenire comunque a un pessi-mo lavoro, si può essere più dota-ti di talento e intelligenti di altri, sipuò essere svelti a imparare e di-sporre di pessima documentazio-ne, ma la regola è che i program-mi buoni escono da anni/uomo dibuon lavoro e non meramente daun monte ore o dal genio inventi-vo. Per trasformare poi un’inven-zione, un manufatto artigianale, inun prodotto industriale la stradanon è breve e non è in discesa.Produrre è oggi diventato il “me-no”: è la diffusione che conta. Ne-gli anni Settanta e Ottanta i pro-grammi IOLS (Integrated OnlineLibrary Systems) per la gestionedelle biblioteche sviluppati in ca-sa erano ancora una delle alterna-tive, oggi scomparsa. Ci sono soloi prodotti commerciali o iniziativeopen source.6 Con ciò non si vuo-le affatto sostenere che siamo de-stinati a progredire, né che reggesolo quanto è industriale e che ilprodotto più recente o più vendu-to è senz’altro il migliore: la tec-nologia fa i conti con la politicadel mercato e la sua strada è pun-teggiata di cadaveri, regressi, tar-ghe che rammentano “nella lottapuò soccombere il migliore”.7 Li-nux e l’open source non compor-tano meno lavoro, meno intelli-genza, meno sforzi, non sono uni-camente il frutto delle ore di lavo-ro sottratte al sonno e dell’entu-siastica intelligenza di program-

matori del tempo libero, anzi. Maalcune significative coordinate ven-gono spostate: la competizione sideclina come collaborazione, laforza del segreto industriale è ri-baltata nel disvelamento del codi-ce, compatibilità e interoperativitàsono principi guida, la comunitàdi menti che svolge il lavoro (di a-nalisi, programmazione, test) nonè assimilabile a una ditta con isuoi piani di investimento finan-ziario e aspettative di vendita, ilnumero di contributi e di test nonè prevedibile e mai limitato in par-tenza, di certo non si agisce comeun’impresa commerciale. E difattiil cammino non è lieve, veloce, nécoronato di facili successi.Leggere dunque inviti a “rifareProCite” servendosi di FileMaker odi MS-Access, o ripartendo da ze-ro, ha provocato brividi, finchénon si è fatto vivo un programma-tore con parole di rinsavimentoche all’osso suonavano come “voinon sapete di cosa state parlando,io sì l’ho fatto per anni e vi dicoche rifare un programma comeProCite fa paura”.8

Che funzioni come ricerca conprotocollo Z39.50, CWYW (per in-serire rimandi ai record in un fileMS-Word stando dentro Word),stili di citazione, subject bibli-ography siano state copiate di pe-so da ProCite in EndNote e inRefMan, e non concepite ex novo,e che ci siano voluti dagli otto aicinque anni per farlo, che la fun-zione di ricerca sia ancora oggi digran lunga più razionale, comple-ta ed efficiente in ProCite che ne-gli altri due, dovrebbe risultareeloquente. Stiamo parlando diprodotti della stessa ditta, che hail codice sorgente in mano, e nondeve dunque fare spionaggio in-dustriale o copiare dall’esterno, eche nel contempo vuole migliorarei propri prodotti seguendo le sol-lecitazioni degli utenti: eppure l’a-deguamento avanza lentamente eparzialmente. Né ci dimentichiamo



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che non stiamo parlando di Alepho di Millennium, di Sebina o diSosebi, ma di strumentini a gittatamolto più corta. Il codice è duro.“Con il software non si scherza.”Con tutto ciò, dopo anni cheProCite è stato riacquistato dallaISI, il quadro è netto e l’esito im-placabile: RefMan e EndNote ven-gono costantemente aggiornati,EndNote con una martellante fre-quenza annuale, ProCite è fermodal 1999. Che faranno le migliaiadi suoi utenti sparsi nel mondo,Italia inclusa? Continueranno adusarlo finché possono, transiteran-no a minor costo a un altro pro-dotto dell’ISI, i più attivi potrannopensare di usare due prodotti perfunzioni diverse (ad esempio ge-stione del database e pubblicazio-ne via web), altri passeranno a unaltro programma, proprio perchénon ISI.9 Trattandosi di prodottiWindows o Macintosh le alternati-ve credibili stanno sulle dita diuna mano e fra queste, in ambitoWindows, è Biblioscape che sfog-gia propellente e con gli exploitpiù ragguardevoli (personalmentemantengo un vivo apprezzamentoper Library Master).“Programmi come questi BFS per-mettono di mettere su e alimenta-re una bibliografia sul cinema?” “Sipuò avere una scheda per trattarearticoli, una per i libri e un’altraper le videocassette?” “Si possonoimmettere molte parole chiave perogni scheda?” “Si può poi stampa-re col titolo in corsivo?” Da annichi scrive riceve a voce, per tele-fono, per e-mail, dall’Italia e da al-tri paesi, domande del genere, cuidi recente si aggiunge l’interesse apubblicare su web in modo nonstatico, ossia a offrire un databasericercabile. La risposta è in tutti icasi “Certo che sì”, ma non senzaun “ma”, come invece sarebbe sesi chiedesse “con un videoscrittu-ra posso scrivere un libro?”. Il“ma” riguarda i dettagli circa quel-lo che si vuole fare: chi ha esi-

genza di definire in proprio gli at-tributi dei vari campi (ad esempiola ripetibilità), di averne in nume-ro superiore a cinquanta, di tratta-re immagini, di gestire un thesau-rus ecc. potrebbe riscontrare fortilimiti nei membri della famigliadei BFS.Le analisi e le descrizioni orienta-tive dei membri di una famiglia disoftware (ma penso che il discor-so valga anche, e di più, per altrimanufatti come le automobili o lelavatrici) sono afflitte da un dilem-ma: la descrizione introduttiva, fa-cile da leggere, non approfondita,è agognata da chi ne sa molto po-co dell’oggetto descritto, ne èconsapevole, ha perlopiù fretta ecerca consiglio. Costui però, gra-zie a descrizioni sommarie, capiràmolto poco dello specifico e nontroverà risposta proprio alla suadomanda di base: “Cosa fa perme, che posso comprare?”. Trove-rà scarsa risposta alla domandache lo ha spinto a leggere la recen-sione, se in essa cercava una de-lucidazione e un orientamento af-fidabili. L’analisi approfondita puòessere senza fine, ci sono sempredettagli da aggiungere, potrebbepoi includere test operativi chetengano conto dei dati (con molee tipi particolari) dell’hardware edel tipo di operazioni. Inoltre ladifficoltà di analisi e di compara-zione cresce in modo inversamen-te proporzionale alla dimensionedelle funzioni analizzate: il detta-glio costa molto di più della fun-zione generale. Per scrutare e trat-teggiare un prodotto del generenelle sue macrofunzioni ci vuolepoco tempo e poca tecnica: maquanto se ne conosce così? Granparte di quello che si trova inInternet su questi prodotti appar-tiene a tale genere di descrizioni,nella sostanza si tratta di pubblici-tà e di copia, su siti non commer-ciali, di pubblicità della ditta: vol-garmente tali fonti “dicono più omeno la stessa cosa e tutti i pro-

dotti finiscono con l’assomigliarsi”.Non è così anche con i program-mi (grossi) per la gestione dellebiblioteche? (Meriterebbe una di-gressione la considerazione delperché non ci sono recensioni in-dipendenti accurate di tali soft-ware e ancor meno analisi com-parative). Per capire qualcosa civuole una dose di analiticità chenel nostro ambito professionalenon può venire sospesa e tratte-nuta nella nota che si legge infretta.10 Banalmente: se l’analisi ela comparazione dei membri di uninsieme omogeneo si assestanosulle generali risulteranno generi-che e i loro oggetti si confonde-ranno facilmente l’uno con l’altro.Non sostengo affatto un qualche“giusto mezzo”, ma che occorreun tasso spinto di analiticità perdire qualcosa di significativo.Passiamo dunque a un’analisi rav-vicinata delle novità di questa un-dicesima edizione di ReferenceManager per Windows. Dal mo-mento che una versione dimostra-tiva, gratuita, interamente funzio-nante per un certo numero di vol-te è prelevabile in Internet (http://www.refman.com/rmdemo.asp),delle indicazioni operative minutepossono aiutare chi vorrà provareil programma.RefMan esce anche in versione direte, anche in questa 11. edizione,ma non l’ho provata. La versionein rete di RefMan è, per quantodesumibile dalla documentazione,veramente tale (cioè non comequella di EndNote o ProCite, mavicina a quella di Library Master)in quanto permette l’uso simulta-neo del medesimo archivio a piùutenti anche in lettura e scrittura.Restano riservate, e bloccano insola lettura il database, le corre-zioni trasversali e la configurazio-ne dei tipi di documento. L’am-ministratore può anche renderedisponibili archivi in sola lettura.Rammento che la versione mo-noutente è scaricabile gratuita-



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mente via Internet ed è piena-mente funzionale, do quindi an-che qualche indicazione circa ilfunzionamento della pubblicazio-ne via web.Si è detto che il dato più saliente èla funzione RMWP che rende gliarchivi disponibili via web, in Inter-net o intranet. Non si tratta soltan-to di pubblicare il materiale perconsentire la ricerca dinamica, madi rendere possibili anche l’immis-sione e la correzione dei dati.Per raggiungere tale obiettivo dal1998 esisteva un prodotto specifi-co della ISI ResearchSoft chiamatoReference Web Poster, era com-mercializzato a parte e i dati pro-venienti da RefMan, EndNote eProCite andavano convertiti e ca-ricati. Non era data la possibilitàdi modificare o creare record viaweb. Il programma non ha maiavuto un gran successo, quantun-que decine di database siano statimontati e offerti sul web, e anco-ra se ne possano vedere e consul-tare taluni di funzionanti.11 Spessosi sono riscontrati problemi di sta-bilità e dopo l’aggiornamento del-l’estate del 2001 la ditta non nepromosse più attivamente la ven-dita, tant’è che degli utenti estonidi ProCite decisero di sviluppareun programma (il Biblioserver poirealizzato dalla Tarkvarastuudio diTartu, <http://www.biblioserver.com>) per sopperire a tale defi-cienza, aggiungendo anche la fun-zione di catalogazione. L’applica-zione è proposta solo come mo-dalità ASP (Application ServiceProvider): si tratta di un servizio adistanza per cui si paga in ragionedella quantità dei database che sicaricano e del tempo. I dati ven-gono convertiti e resi ricercabilivia web sul server della ditta tra-mite il loro software, nulla è svol-to in locale salvo presumibilmentela creazione dei dati (nella grigliadi cui alla tabella 2 ci si occupa diquesto prodotto).Tornando a RMWP, il pc deve es-

sere collegato alla rete e attivo(connessione TCP con IP statico):può agire come server ed esserecosì esposto a quanto provienedalla rete, e le misure di protezio-ne sono a carico di chi agisce (edel suo ambiente), il software nonprevede nulla. Se il pc è in una in-tranet è possibile che non sia im-mediatamente accessibile dall’e-sterno (presenza di protezione an-ti-intrusiva, firewall, nel server dacui si dipende) e si potrà usareRMWP come server nell’intranet,ma non in Internet: occorrerà dun-que parlarne con l’amministratoredella rete se si vuole rendere ac-cessibile a tutta la rete il databasecreato con RefMan.Ci sono due livelli di definizionedei diritti d’accesso e di uso di undatabase. Nell’ordine: uno dentroa RefMan quando si apre il singo-lo database, e uno dentro RMWPrelativo a tutti i database. È a que-sto secondo livello che si decidese i database vengono resi dispo-nibili anche in scrittura (che im-plica creazione, correzione e di-struzione di record) o in sola let-tura, cioè ricerca. Nel primo passoin RefMan, un database viene a-perto in modalità “read-write share”per renderlo editabile a sé o ad al-tri, o in “read-only share” in modoche sia editabile solo via web,mentre se lo si apre in modalità“read-only exclusive” si conferiscea un utente il diritto esclusivo discrittura e gestione completa inRefMan e allora il database non ri-sulterà accessibile via web inRMWP. Quando un database è reso acces-sibile in scrittura significa che sipuò anche fare ricorso alle liste ditermini (nomi, soggetti, titoli di ri-viste) mentre sono comunque e-scluse le correzioni globali e leimportazioni: è dunque possibileun lavoro in rete sul medesimodatabase (senza blocco protettivodel record, non c’è record locking)il tutto con una versione monou-

tenza di RefMan e senza installarenulla sui “clienti”. Ogni azione delgenere agisce direttamente sul da-tabase di origine.La configurazione si definisce tut-ta dentro RefMan e tramite essa siindicano: i database da rendereaccessibili, dell’IP e della porta (dinorma la 80); eventuali user-id epassword (esiste un solo utentegenerico con un unico nome e pa-rola d’ordine e, come appena det-to, i diritti di lettura/scrittura sonogli stessi per tutti i database: nonsi può differenziarli a seconda deidatabase); formato di visualizza-zione da usare; personalizzazione,per cui vedi oltre. Una volta avviato il RMWP (Tools-> Web Publisher -> Configure ->Enable Web Publisher, click sul-l’indirizzo che viene indicato, tipi-camente come <http://[IP]/rmwp>)Windows elencherà fra i “proces-si” (non fra le “applicazioni”) atti-vi del Task Manager almeno unRM11.exe e per almeno due volteil server web Apache (RMWP_Apache.exe). Il database è il medesimo, non sene deve (ma si può) farne copia, idati non vanno convertiti, il loroformato è quello proprio del soft-ware: se si volessero caricare datiin altro formato occorrerà preven-tivamente convertirli e importarliin RefMan (cfr. oltre nella descri-zione generale di RefMan) ren-dendo così disponibili dati prove-nienti ad esempio da ProCite o daFileMaker o da Excel. Quanti con-sultano o creano, modificano re-cord non devono avere sul pro-prio computer altro che una con-nessione TCP/IP attiva e un pro-gramma di navigazione (browser).La personalizzazione si attua al-l’interno della configurazione inRefMan ed è unica per tutti i data-base. Essa comprende: l’indicazio-ne dello (unico) stile di citazioneda usare nella visualizzazione deirisultati, se mostrare solo un riferi-mento citazionale dei record o an-



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che i campi delle note, dell’ab-stract, quelli definiti dall’utente(custom), quelli relativi a URL, col-legamenti a file in formato PDF oad altri testi completi o a file mul-timediali che risulteranno tutti atti-vabili come legami ipertestualinella consultazione web.Si possono leggermente persona-lizzare le pagine html: logo e unpaio di testi e un rimando in bas-so ad altro sito sulla pagina inizia-le, ma a meno di non collaborarecon chi programma usando SOAP(Simple Object Access Protocol) el’annesso WSDL (Web Service De-scription Language), al momentonon si può fare altro e nemmenotradurre gli scarni messaggi nellapropria lingua. Non è granché.In ricerca sono offerte una moda-lità elementare (figura 1) e unapiù articolata (figura 2), con sele-zione di campi e operatori boo-leani. In realtà la ricerca base èdetta “Quick” e non “Basic” per-tanto cerca solo in cinque campi aindice rapido (indexed): nomi, ti-tolo rivista, parole chiave, numerodi record e data. Ciò non è affattosubito chiaro e l’avviso relativo èdato un po’ fuori posto, nello scher-mo di “Advanced search” (dove sidimenticano anche di menzionarela data). La lista dei record puòvenire ordinata in base a un cam-po a scelta fra tre: autori, data, ti-tolo della rivista. L’esito può veni-re esportato, ma solo in formatointerno, ossia proprio (anchequando XML), che così serve aimportare direttamente quei datiin RefMan, EndNote o ProCite; l’e-sito può anche venire salvato informato html come lista bibliogra-fica nello stile trascelto (vedi so-pra la personalizzazione).Ogni record può venire visualiz-zato per intero (salvo l’eventualeoscuramento di certi campi, cfr.sopra) e i campi indicizzati, nomi,soggetti, titolo di seriale, sono na-vigabili ipertestualmente, cosa chemanca nella versione normale,



Fig. 1 – Database Reference Manager via web: ricerca rapida

Fig. 2 – Database Reference Manager via web: ricerca avanzata

Fig. 3 – Database Reference Manager via web: esito di una ricerca

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non web, di RefMan. L’esito, for-mattato (figura 3), può essere sal-vato come file html.In sintesi i punti forti: funzionacon semplicità ed efficienza senzacosti extra, offre fino a 15 databasesenza limite precostituito di nu-mero di utenti, permette di agirecatalograficamente sui databaseandando oltre la mera consulta-zione, che di per sé non è ecce-

zionale ma non è inferiore a quel-la di RefMan nativo. Punti deboli:scarsità e sciatteria delle istruzionidi ricerca date dall’editore circatroncamento, quick search, campiindicizzati, operatori booleani ecc.;impossibilità di selezionare un di-verso stile di citazione a partire daRMWP, tradurre l’interfaccia senzaprogrammazione SOAP, definirepiù utenti con nome e parola d’ac-

cesso propri, personalizzare laconfigurazione dei database unoper uno. L’export è pensato infunzione di autoalimentazione diprogrammi ISI e il salvataggio deirisultati è in html per documenta-zione non per un reimpiego. Nellatabella 2 (p. 44-45) presento unraffronto con altri due prodottiche offrono qualcosa di simile aRMWP. Esistono altri programmi



Tab. 2 - Raffronto fra programmi che rendono gestibili archivi bibliografici via web

Reference Manager Biblioscape BiblioserverISI Research Soft CGI Information Tarkvarastuudio

<http://www.refman.com> <http://www.biblioscape.com> <http://www.biblioserver.com/>(n.b. testato solo in intranet)\ (n.b. testato solo in intranet)

1 Generalità 1) Sistema remoto o locale (remoto significa che i dati vanno duplicati – convertiti o meno – e ospitati altrove insieme alsoftware che ne consente la gestione 2) Rende gli archivi accessibili per ricerca, salvataggio ed esportazione degli esiti 3) Rende gli archiviaccessibili anche per catalogazione (immissione, correzione, distruzione) 4) Formato dei dati che può accettare

1) locale; 2) 3) 1) locale; 2) 3) 1) remoto: presso un sistema che ospita4) accetta solo il suo proprio formato. 4) accetta solo il suo proprio formato, a pagamento i dati (ne implica conversione);

ma può anche importare online 2) 3) 4) accetta e converte datidati in altri formati, vedi oltre. da ProCite, Reference Manager, EndNote.

2 Accesso 1) Si possono definire i diritti d’uso degli utenti 2) Si possono definire nome e parola d’accesso per gli utenti 3) Si può indicare laporta per l’IP port

Dapprima l’archivio va aperto in 1) (tre livelli: sola lettura; lettura/scrittura, 1) 2)read/write share access, poi amministrazione) 2) (più di uno)

per tutti gli archivi si può decidere 3) (ne sceglie automaticamente una liberacome saranno: 1) a sola lettura o a se quella indicata si rivela occupata)lettura/scrittura 2) (una sola identità ammette l’autoregistrazione online;

per tutti) 3). si può riservare la modifica dei recordsolo a chi li ha creati.

3 Interfaccia Personalizzazione dell’aspetto

Sì (logo, un paio di testi, un URL Sì, modificando i file *.htm nella Sìcome pagina iniziale). Inoltre cartella ...\BiblioWeb directory.

si può decidere se visualizzare o menocerti campi: abstract, note, campi utente,

campi di legame a documenti esterniin PDF, txt, a URL e file

multimediali ecc.).

4 Catalogazione 1) Creare record 2) Distruggere record 3) Duplicare record 4) Modificare record 5) Usare gli elenchi di voci

1) 2) 4) 1) 2) 4) 5) 1) 2) 4)

5 Importazione Formati che può accettare

N.a. Sì, vari formati come nella normale N.a. (vedi sopra Generalità)funzione di importazione.

6 Ricerca 1) Semplice 2) Avanzata (più campi, operatori booleani) 3) Navigazione ipertestuale 4) Scorrimento di liste di termini 5) Trasversalmente su più database 6) Si possono marcare record

1) 2) 3) 5) (max 15); 6) 1) 2) 3) 4) 6) Vari, parecchi, tipi di ricerca: 1) 3) 4) 5) 6)- Cartelle (gruppi virtuali di record);- Ricerca veloce; - Ricerca avanzata;

(a più campi, con operatori booleani); - Indicizzata;- Per scorrimento di liste di termini;

- Vista immediata in base a domande già configurate.

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del genere come RefWorks (http://www.refworks.com) e WriteNote(ISI) (http://www.writenote.com)e il citato Citation Manager in opensource, tutti nascono per consenti-re la gestione totale di archivi bi-bliografici solo via web, ma non liho analizzati.In RefMan v. 11 è stata poi ag-giunta la subject bibliography: nonc’è praticamente nulla di nuovo ri-spetto a ProCite e EndNote, maqui mancava del tutto ed è unprogresso consistente. Grazie aquesta procedura si può prepara-re una lista bibliografica ordinataad esempio per soggetto, dove le

stringhe (non le parole) a sogget-to, tutte o quelle selezionate almomento, vengono utilizzate indi-vidualmente come intestazioni po-ste in esponente al di sopra dei re-cord in cui sono contenute. Sipossono anche produrre liste or-dinate per soggetto e classe o al-tro campo, e ridurre la lista a unpuro indice di voci che rimanda alnumero di record in cui sono con-tenute. È possibile un solo livellodi intestazioni e non, ad esempio,un primo ordinamento per autoree un secondo per data: mentre,sottordinati alle intestazioni, i re-cord possono venire schierati se-

condo un massimo di sei livelli an-nidati di campi.L’importazione/esportazione inXML per ora vuol dire poco, è unprimo passo compiuto anche permostrare di stare aggiornati (oggiXML è computerely correct) nelcampo dei formati. Qui non servea granché: a parte dilettarsi in au-todatitrasfusioni, i dati andrebberopassati per integrazione a chi pro-gramma per una pubblicazione di-namica su web.Sono stati ovviamente aggiunti sti-li (tot. > 900), filtri di importazio-ne (tot. > 400) e database ricerca-bili tramite Z39.50 (tot. > 200).



Reference Manager Biblioscape BiblioserverIsi Research Soft CGI Information Tarkvarastuudio

<http://www.refman.com> <http://www.biblioscape.com> <http://www.biblioserver.com/>(n.b. testato solo in intranet)\ (n.b. testato solo in intranet)

7 Output Più modi di visualizzare, più stili

Tre visualizzazioni (breve, con o senza Visualizzazione di uno o più record; 2) stili propriparte dell’abstract; completa con via www si può decidere di usare

possibilità per l’amministratore di oscurare uno qualsiasi degli stili disponibili;alcuni campioni; una in formato di si può decidere di mascherare

citazione bibliografica secondo un solo alcuni campi in www.stile che non si seleziona via www).

8 Sort

Sì (scelta su 3 campi) Sì (scelta su 6 campi) Sì (scelta su 2 campi)

9 Esportazione/Salvataggio dell’esito di una ricerca Tipo di dati che può produrre

Sì; Esportazione: nel cosiddetto formato Sì; 1) formato ad etichette Sì: 1) 2) stili propri come per l’outputRIS subito buono, senza conversione, di tipo Biblioscape, Refer-Unix,per RM o EndNote o ProCite: produce Refer-EndNote,anche un proprio XML; Salvataggio: RIS-Reference Manager.secondo lo stile bibliografico in html.

10 Formattazione di un dattiloscritto

No Sì, può trattare file html o RTF Noe usare un qualsiasi stile di citazione.

11 Help (online via www)

Sì Sì Sì

12 Altro

Teoricamente consente accesso Permette anche di gestire una lista Offre interfaccia multingue in inglese,ad un numero non limitato di utenti. di discussione; un’agenda; prevede francese, estone e ceco; numero illimitato

tre tipi di licenza (modificabili): secondo di utenti simultanei; prevede funzioniil numero di utenti ammessi in lettura speciali per dati provenienti da ProCite,

e scrittura, secondo la quantità di record per cui venne originariamente concepito.scaricati (50.000), secondo il numerodi utenti simultanei; si può sceglieresempre di passare dall’uno all’altro;l’amministratore può tenere il diario

dell’uso del sistema.

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Ancora, si può inviare un record aun server OpenUrl: così comeavevo fatto per EndNote, ho pro-vato con esito soddisfacente pres-so un server di prova della Ex-Libris equipaggiato con SFX (http://demo.exlibrisgroup.com:9003)passando automaticamente i datidel record allo smistatore (link re-solver) e attivando fra i vari servi-zi offerti il “Cerca in Amazon”.Come per EndNote, ora anche inRefMan i dati possono venire pas-sati ad un programma concepitoper fornire una rappresentazionevisuale di un’analisi statistica in-cardinata su frequenze, co-occor-renze, prossimità fra termini. Ilprodotto si chiama RefViz, è pub-blicato dalla ISI-Thomson sulla ba-se del software OmniViz (http://www.omniviz.com/). Tutto vienefatto da RefViz che può anche ri-cevere dati da PubMed e da altrefonti e che non è un software bi-bliografico, per cui, come già perEndNote 7, non ne dico di più de-scrivendo la nuova versione diRefMan che aggiunge solo un co-mando diretto dall’interno per l’in-vio dei dati.Un dettaglio minuto per la cosid-detta traveling library: quando siinseriscono rimandi ai record diuno o più database nella procedu-ra di formattazione di un dattilo-scritto con note e riferimenti bi-bliografici, si può scegliere l’opzio-ne di incorporare anche una copiadel record dentro il file MS-Word(viene copiato tutto tranne note eabstract), questo permette di pas-sare il file, e non il database, ad al-tri e di consentire loro di lavorarci,inserire citazioni e formattare il tut-to; la funzione ora aggiunta, e giàpresente in EndNote, permette diesportare dal documento MS-Worde di importare le citazioni come re-cord dentro un archivio RefMan.Questo è quanto per la nuovaversione 11: chi già conosce ilprogramma di base può rispar-miarsi il resto.

Reference Managerin generale

Per una scheda sintetica delle ca-ratteristiche di base si veda la ta-bella 1. Come i confratelli, RefManè un programma che arriva imme-diatamente utilizzabile con il cor-redo di schede per i vari tipi didocumento, ciascuna dotata deirelativi campi, con la nutrita batte-ria di stili di formattazione, filtri diimportazione e target Z39.50 ecc.Da notare che non si creano nénuovi tipi di documento (refer-ence type) né campi (ve ne sonocinque neutri): questa sta diven-tando la norma nei BFS, consenteun controllo maggiore di ciò chesuccede nel database, penalizzal’utente che ha esigenze particola-ri (chi volesse 70 campi per re-cord o due campi per i descrittoria soggetto ecc.), rende più sicurolo scambio di dati con altri utentie più lineare l’uso degli stili di ci-tazione e dei filtri di importazionegià preparati dall’editore, giacchéquesti non possono in partenzache basarsi sulle strutture standard(se si aggiungesse un campo dausare come destinazione di unaconversione, ogni filtro di impor-tazione usato andrebbe adattatoper tenere conto della personaliz-zazione).RefMan ha sicuramente tutte lefunzioni di base dei BFS: ricerca,anche tramite protocollo Z39.50(incorpora a tal fine BookWhereTM),stampa, esportazione, ordinamen-to, catalogazione, correzioni glo-bali, importazione con riformatta-zione, formattazione di un dattilo-scritto, uso di liste di voci, inter-cettamento dei duplicati, tratta-mento limitato di dati non testualiattuato tramite l’attivazione delprogramma collegato in Windowsalla risorsa (PDF, JPEG, RTF, html,txt ecc.). Aggiunge di non comu-ne la già descritta pubblicazionedi database via web e la possibili-tà di compiere varie operazioni si-

multaneamente su un massimo di15 database aperti: ricerca, stampa,correzioni trasversali, intercetta-mento dei duplicati e formattazio-ne di un dattiloscritto con le cita-zioni. Gli mancano, come è co-mune, una funzione di gestionedel thesaurus e procedure biblio-tecarie come prestito e acquisti,malamente implementabili su data-base a struttura verticale record ->campo (sottocampo) e non astruttura di tabelle relazionate (Bi-blioscape, che le offre, è costruitosu una base relazionale, occupa in-comparabilmente più spazio ed èarticolato in decine e decine di fi-le: un database RefMan viaggia sudue file, dati e indici). RefMan mantiene anche tre liste divoci per nomi, parole chiave e ti-tolo di rivista, corrispondenti acampi indicizzati utili in ricerca ecatalogazione, li può approcciarecon un Term Manager in grado dilegare i termini come sinonimi(sic!) e di utilizzare tutto il retico-lo quando se ne cerca un singoloelemento. I campi indicizzati inquanto tali, a fini di ricerca rapida,comprendono anche tipo di docu-mento, numero/identificatore direcord e data.Vari sottoinsiemi del database co-me diversi punti di vista del suocontenuto, e non come duplica-zioni fisiche, possono venire atti-vati: risultato della ricerca, recordmarcati (funzione che ancoramanca a EndNote 8) o evidenzia-ti, raggruppamenti virtuali, dupli-cati, record importati.In catalogazione sono ovviamentepresenti le funzioni di base dicreazione, copia (anche fra data-base diversi), duplicazione di re-cord, intercettazione dei duplicatisecondo un criterio definibile dal-l’utente, correzioni trasversali (cer-ca/rimpiazza ecc.); l’uso delle listedi voci è proprio buono: per ognicampo, appena si comincia a scri-vere, la lista pertinente viene au-tomaticamente aperta con la voce



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alfabeticamente più vicina propo-sta per la cattura, lo scorrimentoalfabetico incrementale delle vocinell’elenco è rigoroso, le voci nuo-ve vengono evidenziate come talinel record. La lista dei titoli deiperiodici contempla, come è d’u-so nei BFS, accanto al titolo prin-cipale, fino a tre forme (perlopiùabbreviazioni diverse) da potereusare in stampa. Viene poi offertauna sola lista supplementare ge-nerica (phrase list) invocabile daogni campo, non desunta dal lorocontenuto, alimentata a mano avolontà; non si possono creare al-tre liste né modificare quelle esi-stenti. È dotato di una funzione dicorrezione ortografica su un bloc-co di testo selezionato o su tutto ilrecord (può modificare e importa-re dizionari .TLX). Apprezzabile enon comune è la possibilità di de-cidere che in certi campi l’immis-sione di dati sia obbligatoria, altri-menti il record non sarà salvabile.Fa fibrillare di meno l’analista con-servatore che scrive la possibilitàdi alimentare automaticamente (in

batch) il campo delle keyword de-rivandole dai campi titolo, serie,note, abstract, ma siccome èun’opzione ed è automatica ad al-cuni potrebbe fare comodo.I record possono venire inseriti inun database anche per importa-zione usando filtri di conversioneo già pronti oppure modificati oanche creati da zero dall’utente.Non vi manca un comando di seg-mentazione (parsing) di un cam-po composito, quale spesso puòessere quello del cosiddetto “do-cumento ospite” (source field)quando esso include titolo, anno,volume, fascicolo, pagine. Abba-stanza stranamente RefMan èsprovvisto di filtri o di comandi si-gillati per importare file nei for-

mati più diffusi e “antichi”: quellidelimitati da virgole, virgolette, ta-bulatori, quali si estraggono auto-maticamente da programmi comeExcel, Access, ProCite, il vecchiodbIV, File Maker ecc. (questa pos-sibilità esiste invece in esportazio-ne). Ci si può provare da sé, ma èsconsigliato per difficoltà e incer-tezza: si dovrà dunque passare at-traverso una prima conversioneverso un formato ad etichette (tagged)e passare poi l’esito a RefMan.Non si importano, come nemme-no gli altri BFS, file in formato ISO2709 mentre si digeriscono iMARC ad etichette tramite i filtriusati quando si scaricano dati conricerca Z39.50.Per cercare record è senz’altro di-sponibile la presentazione com-plessiva di tutto un archivio in for-ma di tabella da scorrere (brows-ing) (figura 4), un record per li-nea, campi nelle colonne. Le co-lonne si aggiungono, tolgono,cambiano, servono per ordinare icontenuti sottostanti così comecomune in Windows e Macintosh.I record possono venire marcatitemporaneamente o evidenziati.Nella metà superiore dello scher-mo è mostrato il record evidenzia-to, e si può scegliere che sia mo-strato formattato in anteprima eintoccabile oppure aperto ed edi-tabile (caratteristica non comune).La ricerca vera e propria è orga-nizzata da anni in modo oggi di-venuto uno standard (figura 5):caselle (o finestrine) – sovrappo-ste come linee – per campi e peril contenuto cercato, a lato glioperatori booleani: in questo mo-do – che pare semplice ed effi-



Fig. 4 – Presentazione base, in forma di lista, di un databaseReference Manager

Fig. 5 – La finestra di ricerca in Reference Manager

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ciente – non si compongono facil-mente espressioni di ricerca conparentesi e fraseggio fra diversioperatori booleani, anche perchénon sono chiare le priorità e lescansioni, sebbene in una stessacasella si possano indicare più ter-mini di ricerca connessi da unoperatore booleano fra parentesigraffe. Il programma non rivela,se uno non legge la documenta-zione, che nei campi “non indiciz-zati” il troncamento a destra è im-plicito (e non va indicato o cer-cherà quel simbolo come caratte-re), mentre in quelli indicizzatino... La stessa modalità viene uti-lizzata, incorporando il nocciolodi BookWhere, anche su serverche offrono database attraverso ilprotocollo Z39.50 e per fare ricer-che su PubMed, su ISI Web ofScience: anche per questi ultimi ilvantaggio è quello di usare RefMancome cliente. La menzionata ricer-ca nelle tre liste di termini con ilTerm Manager, oltre a essere rapi-da ed elementare (selezione, an-che multipla, delle voci, clic escelta di un operatore AND/OR alvolo), usa la rete dei cosiddetti (emal detti) sinonimi (infatti sonodei “vedi anche” e non dei “ve-di”). Non sono offerte modalità diricerca meno tradizionali: né iper-testuali (che, si è visto, compaio-no invece in RMWP), né di ap-prossimazione (fuzzy) né di clas-sificazione (ranking).La ricerca può essere presa adesempio di una procedura consi-derata, a ragione, cruciale e di ba-se e, senza ragione, lineare. Inrealtà è ovunque irta di dettaglispesso, come qui, non visibili insuperficie e che allora inficianol’uso e irritano.Dal punto di vista della gestionedell’output RefMan è un vero BFS,con le sue centinaia di stili di cita-zione, ciascuno dei quali ha undoppio aspetto: uno per la cita-zione completa in bibliografia euno per la citazione nel corso del

testo (nel corpo o in nota, volen-do la prima diversa dalle successi-ve), entrambe diversificabili perogni tipo di documento trattato(libro diversamente da articoloecc.). Costruire stili è facile ed ef-ficiente nel contempo, anche semanca un pervasivo ed esplicitocomando condizionale di “se ...allora ...”. RefMan ha anche uncontrollore sintattico sulla corret-tezza delle istruzioni di formatta-zione (segnala che qualcosa nonva, ma non dove non va). Legioni– ma nella norma – le opzioni pi-gnole (abbreviazione o formaestesa, ordine e numero degli ele-menti, maiuscolo o minuscolo...),per i nomi, le pagine, i titoli.Ovviamente si salvano i file in va-ri formati: RTF, txt, html (ove perfortuna gli URL sono legami atti-vabili). Il criterio di sort delle listeammette tre livelli annidati defini-bili, mentre non esistono criteripredefiniti se non due (autore/da-ta o sequenza numerica di citazio-ne), per la formattazione del datti-loscritto; comunque gli articoli ini-ziali non si possono evitare e uneventuale ordinamento su di essiresta sporco. Può esportare i datiin formati delimitati (virgola tabu-latore), RIS, MEDLARS o suo XML.La documentazione è buona, noncriptica, certo un po’ prolissa (ilmanuale conta oltre 560 pagine).Trovo complessivamente che sia-no punti deboli del programmal’impossibilità, per utenti normali,di importare file delimitati da vir-gola, virgolette o da tabulatore, eche manchi una vera ricerca aespressioni. In sintesi, elenco qui di seguito al-cune caratteristiche particolari diReference Manager, assenti neglialtri due consimili prodotti dell’ISIResearchSoft, EndNote e ProCite,il che è diverso da un sunto deicosiddetti punti forti:– a prezzo diverso, una vera ver-sione di rete, a cinque o più po-stazioni;

– al medesimo prezzo, la possibi-lità di pubblicare su web i databa-se e di renderli accessibili anchein scrittura;– azioni su più database, fino a 15(da ricerca a correzioni globali);– rimandi fra voci all’interno delleliste dei nomi, titoli e soggetti, dimodo che la ricerca possa recupe-rare tutto il reticolo;– correttore ortografico (ancheEndNote lo ha) e controllore disintassi dei formati di citazione;– ricerca alfabetica incrementaledei termini nelle liste veramentefunzionante;– evidenziazione nei risultati deltermine cercato (highlighting);– doppia opzione di visualizzazio-ne del record nella lista breve: opreformattato in stile o editabile;– opzionale alimentazione auto-matica del campo delle parolechiave da titolo, abstract, note;– opzionale configurazione di cam-pi come obbligatori per l’input.

Note

1 Non intrattengo alcun rapporto pro-mozionale o commerciale con la ISIResearchSoft (http://www.isiresearch-soft.com) né con la Thomson (http://www.thomson.com) cui la prima è affi-liata. I nomi dei prodotti software citatisono marchi dei rispettivi produttorisoggetti a copyright. Manoscritto termi-nato il 5 luglio 2004, indirizzi URL inInternet verificati alla stessa data. Hoprovato la versione Windows 11 mo-noutente – non quella in rete – di Ref-erence Manager con Windows XPHome, MS-Word 2000 e Corel-Word-Perfect 9 su un portatile Pentium III 1.1Ghz con 256 Mb RAM. Non c’è e non cisarà una versione per Macintosh.2 Il 21 giugno 2004 l’ISI ha pubblicatola 8. versione di EndNote per Win-dows che non la incorpora.3 Il server web Apache (gratuito) chene garantisce il funzionamento vienemontato contestualmente all’installa-zione di RMWP e resta come si suoldire trasparente all’utente4 Lista [email protected]



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NA.EDU, archivi presso: <http://listserv.indiana.edu/archives/procite.html> opresso: <http://lists.adeptscience.co. uk/procite/>.5 Progetti open source in questo am-bito in effetti esistono, si vedanoRefdb, <http://refdb.sourceforge.net/>,e nell’OpenOffice.org il BibliographicProject, <http://bibliographic.openof-fice.org>. Nessuno dei due offre almomento una soluzione completafunzionante in maniera elementareper l’utilizzatore individuale, Refdb èsenz’altro più maturo e tuttavia è giu-dicato di non banale installazione eparametrazione. Citation Manager,<http://stalefish.lib.sfu.ca/CitationManager/>, è un software open source digestione via web pensato soprattuttoper istituzioni che vogliano fornire unservizio di base agli utenti.6 Fra questi i più noti e avanzati sono:Koha (<http://www.koha.org/> o <http://www.koha-fr.org>, per la versionefrancese); Phpmylibrary (http://www.phpmylibrary.org/, si veda anche laversione francese: <http://www.pizz.net/>); Avanti, <http://home.earthlink.net/~schlumpf/avanti/>. Per un sito diriferimento si veda l’Oss4lib: open

source systems for libraries, <http://oss4lib.org/>.7 WALT CRAWFORD – MICHAEL GORMAN,Future libraries: dreams, madnessand reality, Chicago and London, American Library Association, 1995, inparticolare p. 46-51.8 Bob Lambert [mailto:[email protected]]“ProCite’s future”, (19/5/2004) mes-saggio inviato alla lista [email protected]: “I’ve notic-ed that most responders to thisthread have said something like ‘I’mnot a software developer, BUT thisshould be doable’. I am a softwaredeveloper and a user of these prod-ucts, and the thought of regeneratingan application to equal the currentlyavailable capability is terrifying. Thisis not a ‘no-brainer’. Once it is deve-loped, who is going to support it?The development process itself willmean thousands of hours of work.That’s ignoring the fact that require-ments must be written, someonemust make sure the end-productmeets the requirements, that the end-product must be tested at several dif-ferent points in the development pro-cess, and then the resultant product

needs to be maintained over time asthe inevitable bugs are discovered,scheduled for repair and fixed...”: pa-role sante.9 Da Citation, <http//www.citationon-line.net/>, a Biblioscape, <http://www.biblioscape.com>, da Library Master,<http://www.balboa-software.com>,a GetARef, <http//www.adeptscience.co.uk/products/refman/getaref/>.10 Per questo chi scrive redige, da cin-que anni, anche una tabella analitica ecomparativa su, oggi, sette prodottidella famiglia dei BFS, dove stima co-munque più importanti l’introduzionee la griglia che le risposte circa le pre-stazioni, <http://www.burioni.it/forum/ors-bfs>.11 In Romania: l’Università di Cluj,<http://www.bcucluj.ro>; in Spagna:Recursos lingüísticos para profesiona-les de las bibliotecas y la documenta-ción (español-inglés), <http://eubd1.ugr.es/tony/risweb.isa>; in Olanda:Euroscience veterinary publisher, <http://www.euroscience.nl>; negli USA: Pa-tuxent wildlife research center, <http://www.pwrc.usgs.gov/rwp/database_descriptions.htm>; vari altri indicati in:<http://www.researchsoftware.nl/



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links/Reference_Web_Poster/Live_Databases/index.html>. Per dei riferi-menti ormai storici si può vedere al-l’indirizzo: <http://www.procite.com/pr-rwp.asp>.

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