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correspondencia
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1. CORRESPONDENCIA
Es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, es que-las,
tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. en las empresas se consideran que la
correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Es un medio de comunicación utilización por el hombre desde hace muchos años para
comunicarse con personas con personas o individuos que están a larga distancia o cerca
con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo ‘se han ido perfeccionando sus normas
y sus estilos hasta llegar a nuestro día que existe el e-mail que es la forma más rápida de
enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA
Es la que se cursa entre la sede y otras entidades o particulares. Además entre los mismos
funcionarios de la misma, siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad o
con sus empleados cuadro se refiera a relaciones laborales. Es decir que las cartas que la
institución recibe o envía a dependencias de la misma, (Facultades, centros, instituto,
etc.) situados en otras ciudades o a sus empleados en lo relativo a su vínculo laboral, se
consideran correspondencia externa.
1.1.1 CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA
Es la que llega a la sede por medio del servicio de mensajería, entrega personal, apartado
aéreo, fax y correo electrónico.
La correspondencia externa recibida es oficial o particular:
Oficial: se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad, en este cae-so de la
universidad, independencia del medio utilizado, (Courier, mensajería, fax, correo
electrónico). Puede tener carácter confidencial y en este caso se someterá a trámite
especial.
Particular: es al que llega a la institución a título personal, trata de asuntos personales no
relacionados con actividades del a institución y no cita el cargo del funcionario. No
generan trámite para las instituciones. Puede reconocerse por que se identifica
visiblemente como “personal “o “confidencial”.
La correspondencia qué venga dirigida a la revisoría fiscal o auditoria, operativas
Sindicatos, asociaciones fondos y demás oficinas delegadas de otras entidades autónomas
que allí funcionen, se trata como correspondencia particular.
1.1.2 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENTREGADA
Es la que se producen la sede de manera oficial, dirigida a otras entidades particulares, a
funcionarios de la misma localizados en otras ciudades, a sus empleados sobre asuntos
relacionados con su vinculación laboral o a las dependencias autónomas que funcionen
dentro de la misma institución.
Tomando en cuenta la forma de envió, la correspondencia externa despachada será: “de
entrega ordinaria” o “de entrega especial”.
La primera corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario, aéreo o nacional. La
segunda identificara la correspondencia enviada por correo recomendado o entregado
personalmente a los destinatarios, previa radicación.
1.2 CORRESPONDENCIA INTERNA
Es la que se produce entre los funcionarios localizados de la sede, como constancia,
certificados, comunicados, memoran-dos, circulares oficios y actas que se cursan entre las
oficinas de la universidad. Son de carácter oficial.
1.3 DESCRIPCIÓN DE LOS TIPOS DOCUMENTALES
1.3.1 OFICIO
1.3.1.1 DEFINICIÓN
Es el documento que utiliza un órgano actuante a través del cual da conocimiento de sus
resoluciones a otro órgano o solicita alguna petición para cumplir diligencias de
procedimiento.
También se utiliza en las relaciones entre instituciones y personas naturales y de manera
en las relaciones entre las instituciones y sus empleados.
La diagramación de la primera hoja tiene tres zonas. En las zonas 1 y 2 se imprimen los
datos del remirente.la zona 3 se deja libre para el registro o fecha de recibo.
1.3.1.2 REQUISITOS
Márgenes:
Superior entre 3cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezados de las paginas subsiguientes entre 2cm y 3 cm
1.3.1.3 ZONAS
Zona 1: espacio destinado para el logotipo de la universidad.
Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y
entre 3 y 4 cm verticales desde el borde superior...
Zona 2: espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica,
fax, teléfono, Ciudad, y país.
A 1,5 o 2 cm del borde inferior de la hoja y horizontalmente puede ocupar todo el ancho
del papel.
Zona 3: espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima
el sello de registro o la fecha de recibo el documento.
1.3.1.4 PARTES DEL OFICIO
Numero de referencia: la numeración s consecutiva. Lo antecede el código de la
dependencia determinando por la universidad. Se escribe de dos a tres interlineas del
margen superior (zona 1)
Fecha: los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envió se escriben a dos
interlineados de la referencia y de forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y
año sin separarlo con punto.
Datos del destinatario: se dirigen en forma personalizada, es decir a un funcionario en
específico. Si es imposible tener el nombre, se envía a la jefatura responsable.
A partir de la ciudad y la fecha se dejan de cuatro a seis interlineas según la ex-tensión del
documento. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobre-pasar la mitad del
escritorio y la interlineación sencilla. Se deben presentar en el siguiente orden:
Tratamiento título académico con mayúscula inicial: (seño, doctor, ingeniero,
economista, etc.)
Nombre del destinatario, con mayúscula sostenida; de preferencia se escriben los dos
apellidos. No se utiliza negrita. (Al responder la comunicación, se respeta el nombre de la
misma forma como aparece en el documento recibido).
Cuando se utiliza sobre con ventanilla, tanto el nombre de la ciudad como del país se
escriben en mayúscula sostenida.
Cargo: Se escribe con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos,
pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se
efectúa separación silábica.
Ejemplo:
Señor:
EDUARDO MANTILLA CASAS
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales
Empresa: Sigue al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón
social o sigla o acrónimo.
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando
las denominaciones Ltda., S.A., entre otras.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en
mayúscula sostenida y como haya sido registrada.
Ejemplo:
BCH (Banco Central Hipotecario)
Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón
social se escriben con mayúscula inicial.
Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida.
Ejemplo:
SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC o Acontece (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)
Dirección o apartado: se utiliza una de las dos. Cuando van al interior de la Universidad se
escribe La Sede, cuando van dirigidas al exterior se escribe la dirección completa. Se dejan
cuatro espacios, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente
la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y
demás.
Ejemplo:
Señor
GERMAN FUENTES DIAZ
Jefe de Producción
Química Nacional Ltda.
Carrera 26 63-35
Santiago de Cali, Valle del Cauca
País: Si el oficio va al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o
en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Asunto (Opcional): Es la síntesis del tema, expresada en máximo cuatro palabras con
mayúscula inicial y sin subrayar.
Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido. Se
escribe contra el margen izquierdo a tres interlíneas de los datos del destinatario cuando
no hay saludo independiente y a dos cuando lo hay.
Saludo o vocativo: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el
apellido. Las opciones son las siguientes:
Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario
cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
Ejemplos
Cordial saludo señor Martínez
Apreciada ingeniera Gloria
Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del
destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.
Ejemplo:
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía y...
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...
Texto: Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en
cuenta lo siguiente:
El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortesa. Se expresa en primera
persona del plural, cuando representa un grupo institucional o empresarial, así se trate de
un único firmante.
En lo posible se trata un solo tema por oficio.
En las comunicaciones institucionales se omiten los temas personales.
Se utiliza tratamiento de usted. Es importante que no se presenten errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni
saludo independiente.
Comienza a tres interlíneas del asunto o saludo independiente, cuando los hay.
Páginas subsiguientes: Se tiene en cuenta lo siguiente:
Se utilizan hojas en blanco en estas páginas.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco
o a dos interlíneas del logotipo, con mayúscula inicial. Está constituido por la línea de
identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el derecho.
La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario,
opcionalmente con la fecha abreviada o con la referencia y con código de dependencia si
se desea.
Ejemplo:
Margen izquierdo Margen Derecho
Doctor Carlos Alberto Sandoval DA-4125 2
El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del
encabezado.
En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan
mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
Despedida: Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto.
Ejemplo:
Atentamente,
Cordialmente,
Y la despedida en frase seguida de punto (.):
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Remitente: El nombre se sitúa a cuatro interlíneas de la despedida y se escribe en
mayúscula sostenida o con mayúscula inicial.
El cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.
Las líneas parten del margen izquierdo. El funcionario responsable firma encima del
nombre mecanografiado.
En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. Si
existen más firmantes el último se centra.
Líneas especiales:
Anexos. Si se requieren se detallan en el texto. Al final del oficio, a dos interlíneas del
firmante se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos. A dos espacios se
enuncia la cantidad de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo.
Ejemplo:
Anexo: tres (10 hojas y dos disquetes)
Copia. A dos renglones del firmante o de los anexos si los hay, contra el margen izquierdo,
se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos
espacios se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero
si es a un funcionario de la misma Universidad, se omite la empresa. La interlineación es
sencilla.
Ejemplo:
Copia: Dr. Julio Montoya Hoyos, Director Académico.
Dr. Bernardo Murcia Pérez, Gerente, COPAV
Identificación del transcriptor. A dos interlíneas del firmante o del último renglón escrito
se escribe el nombre con mayúscula inicial de la persona responsable de transcribir el
documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto
escribir uno de los dos.
1.3.1.5 ASPECTOS GENERALES
Uso de mayúsculas y minúsculas:
Las palabras escritas con mayúscula sostenidas no se dividen.
Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. No se debe exagerar su uso.
Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de las personas, lugares, empresas,
nombres de cargos y dependencias. Debe diferenciarse el nombre propio del término
genérico.
División silábica y división mecanográfica: Actualmente el procesador de texto trae una
opción para justificar los párrafos y esto no permite las divisiones silábicas o
mecanográficas. En llegado caso de que alguna dependencia no cuente con un
computador sino con una máquina eléctrica, debe utilizar el guión para efectuar división
silábica o mecanográfica. Debe ser sólo uno, seguido a la letra donde se parte la palabra.
Para la división silábica:
Separar las palabras conforme a las reglas de la gramática.
No marcar doble guión, ni llenar espacios con guiones.
No colocar una raya debajo de la letra donde se divide la palabra.
Para la división mecanográfica:
No dividir palabras en el primer renglón del párrafo.
No dividir palabra en dos líneas seguidas.
No dividir nombres propios ni apellidos.
No dividir palabras que contengan x (equis) intermedia.
Escritura de números: El valor numérico y el símbolo de una unidad de medida, se
separan por un espacio en blanco. Luego de un símbolo no debe escribirse signo de
puntuación, salvo por regla ortográfica, en cuyo caso se deja un espacio de separación
entre el símbolo y el signo de puntuación. Estos dos elementos no pueden escribirse en
renglón separado.
Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a la unidad de medida, se debe separar
mediante un espacio.
Ejemplo:
23 455 m
2,375 89 cm
Los números de cuatro cifras que representen años no se separan con espacio ni con
punto.
Cuando se escribe una fecha en forma abreviada, se representa en orden de año, mes, día
y se expresa: con cuatro dígitos para el año, dos para el mes y dos para el día, ó con dos
dígitos para año, dos para el mes y dos para el día.
Los números de normas no se separan con espacio ni con punto.
Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los
decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofo para las unidades de millón.
El signo pesos va unido al número y la palabra pesos sigue a la expresión en letras.
Ejemplo:
$4´565.800,00
Doscientos mil pesos
La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa así: del uno al nueve en
letras y del 10 en adelante en cifras.
Cuando los números hagan parte de un rango o de una serie se escriben en cifras.
Para grados, porcentajes y proporciones se utilizan cifras aunque sean menores de 10.
Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el
dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, de las treinta y uno en adelante en
tres palabras.
Para documentos legales, los números se escriben en cifras y letras.
Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, el indicativo entre
paréntesis.
Ejemplo:
Teléfono (091) 250 87 89
Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto, y si la
población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis.
Ejemplo:
C.C. 32.376.870 de Honda (Tolima)
C.C. 15.543.221 de Medellín
Los números de NIT. Se representan en cifras de miles separadas por punto; se deja un
espacio antes del último dígito que es el de la verificación, cheque o control.
Ejemplo:
NIT 850.212.6361
Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas.
Ejemplo:
Reunión de las 14:00 a las 16:00 horas.
Transcripción textual de documentos: Para destacar la transcripción de un texto se deja
una sangría de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha.
Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en los párrafos de una
transcripción completa. Los puntos suspensivos indican la existencia de texto que no se
incluyó.
Denominaciones femeninas y profesionales: Los títulos y cargos correspondientes a
damas s escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la Real Academia de
la Lengua.
Ejemplos:
Alcaldesa
Ingeniera
Jefa
Abreviaturas: En el texto de los oficios es incorrecto el uso de abreviaturas. Se debe
colocar las palabras completas, a excepción de las que forman parte del nombre o razón
social de la empresa que así las tengan registradas y cuando se conoce que una persona
utiliza un nombre o apellido abreviado y en los tratamientos en las líneas de encabezado y
de copia.
Ejemplo:
Cía. Colombiana de Modas S.A.
Oscar de J. Echavarría M.
Oficio de un solo párrafo: Para la estética en la distribución del oficio de un párrafo, es
posible sobrepasar los límites de las medidas convencionales, de la siguiente manera:
Dejar tres interlíneas entre el margen superior y el número; otras tres entre número y
fecha.
El párrafo se escribe a interlineación de uno y medio entre renglones y el doble de lo
elegido para la despedida.
Las líneas especiales se pueden separar con tres interlíneas.
Visto Bueno: En caso de que un oficio requiera visto bueno se tiene en cuenta lo
siguiente:
En distribución vertical se ubica contra el margen izquierdo de cuatro a seis interlíneas del
cargo del firmante. La abreviatura de visto bueno (Vo. Bo.), se escribe seguida del nombre
del funcionario responsable, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, en
concordancia con el firmante y el destinatario. A una interlineación se indica el cargo, con
mayúscula inicial alineado con la primera letra del nombre.
Ejemplo:
Vo. Bo. Guillermo Pérez Lozano
Jefe División Recursos Humanos
Plegado del documento: El doblez depende del sobre en el que se guarde el documento.
Si es un sobre convencional (rectangular), se lleva el borde inferior de la hoja hasta
aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el
borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro, después se
hace el último doblez. Se inserta el documento en el sobre de manera que quede en
posición de lectura.
Para sobre con ventanilla, el doblez se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que
emplee cada empresa y con la posición de la ventanilla.
1.3.1.6 RECOMENDACIONES
Tipo y tamaño de letra de fácil lectura.
El documento debe ser nítido.
La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.
La transmisión del documento vía fax, exige el envío inmediato del original, único respaldo
de valor probatorio, si no se recibe el original y el documento transmitido vía fax se
encuentra en papel térmico, éste se debe fotocopiar para garantizar la permanencia de la
información contenida.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación
y conservación del documento.
1.4 ACTA
Es la relación escrita de lo sucedido, tratado y acordado, en una reunión, acerca de un
hecho o de un acto importante.
1.4.1 REQUISITOS
1.4.1.1 REQUISITOS GENERALES
Márgenes:
Superior entre 3 cm y 4cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
El encabezado de las páginas subsiguientes debe estar entre 2 cm y 3 cm.
Título: Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además se debe aclarar
cuando el carácter de la reunión sea extraordinario.
Numeración: La numeración inicia cada año
Presentación:
Las actas se presentarán en hojas sueltas.
Se redactarán en tiempo pasado.
Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
No se debe redactar en lenguaje telegráfico, tampoco debe presentar errores técnicos,
ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Páginas subsiguientes:
Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no
tenga impresión alguna.
El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y
con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número
correspondiente separados por un guión. En la misma línea, contra el margen derecho se
escribe el numero de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.).
Ejemplo:
Margen izquierdo Margen derecho
Reunión Comité Académico-Acta 003 2
El primer renglón de texto se inicia de dos a tres interlíneas del encabezado.
1.4.1.2 REQUISITOS ESPECÍFICOS
La distribución debe contener la siguiente información:
Nombre de la Institución: En el margen superior de la primera página va el nombre de la
Universidad, impreso o escrito.
Título: El nombre de la reunión y su naturaleza, se escriben centrados, en mayúscula
sostenidas, a tres interlíneas del logotipo. (Si se desea puede utilizarse negrilla)
Denominación del documento y número: A tres interlíneas del título se ubica la palabra
ACTA en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo que le
corresponda.
Fecha: Contra el margen izquierdo a tres interlíneas de la denominación del documento se
escribe la palabra FECHA en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se
anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año),
separados por coma.
Hora: Contra el margen izquierdo, a dos interlíneas de la fecha se digita la palabra Hora,
en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se anotan la hora de inicio y
finalización de la reunión.
Lugar: Contra el margen izquierdo a dos interlíneas de la hora se anota la palabra LUGAR,
en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se coloca le sitio de la reunión.
Asistentes: Contra el margen izquierdo de 1,5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la palabra
ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos. Al frente se escribe la
relación de nombres son mayúscula inicial a interlineación sencilla. El cargo que
desempeña cada uno en la Institución y en la reunión, se separa del nombre con coma y
se sigue el orden jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en
orden alfabético por apellidos.
Invitados: A continuación de la lista de asistentes a dos interlíneas del último nombre se
anota la palabra INVITADOS, si los hay en mayúscula sostenida seguida de dos puntos y
contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial a interlineación
sencilla.
Ausentes: Contra el margen izquierdo con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre. Es
conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Orden del día: Contra el margen izquierdo a tres interlíneas del último nombre y con
mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DIA seguida de dos puntos. A dos
interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la reunión con
mayúscula inicial identificada con números arábigos.
Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra
el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1,5 a 2
interlíneas.
Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula
sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos. A dos interlíneas de
este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con
número arábigo y escritura en negrilla si se desea.
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente
escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.
El primer tema puede ser verificación del quórum o lectura, discusión y aprobación del
acta anterior. Debe indicarse si el acta anterior fue aprobada o se anotan las
modificaciones que se presenten.
Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA
contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida y seguida de punto (.), a tres
interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la
última reunión, y si hay cambio de lugar debe especificarse.
Ejemplo:
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la Sala de reuniones de la
Vicerrectora el 10 de junio de 2001 a partir de las 08:30 horas.
Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en
mayúscula sostenido de cuatro a seis renglones a partir de la última línea del acta. El cargo
se anota a interlineación sencilla del nombre con mayúscula inicial y sin centrar.
Ejemplo:
OLGA MESTRE TOBON FRANCISCO LUIS MONTOYA
Presidente Secretario
En caso de varios firmantes, se escriben los nombres de cuatro a seis interlineas uno del
otro, distribuidos por pares. Si el número es impar, el último se centra.
En el posible caso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe la expresión "Pasan
firmas", seguida de dos puntos, sobre el margen inferior y contra el margen derecho.
1.4.1.3 ASPECTOS GENERALES
Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los
párrafos deben ser concisos y claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas.
Se presenta el nombre de la persona que presenta una moción pero es necesario escribir
quienes se adhieren a ella.
Las intervenciones de los asistentes se mencionan con nombre completo.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra
y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres
completos.
Se debe escribir el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la
reunión, así como la persona que actúa como secretario de la misma.
Es conveniente que el Presidente y el Secretario coloquen su rúbrica en las actas.
Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, éstos
se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra
el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo a Anexos seguida de dos puntos y con
mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad, de preferencia clarificar el número de hojas.
Ejemplo:
Anexos: cinco (25 hojas)
Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe
contra el margen izquierdo, a dos interlíneas de las firmas o del enunciado de Anexos si los
hay, se anota el nombre con mayúscula inicial. Generalmente se emplea letra más
pequeña.
1.5 CIRCULAR
1.5.1 DEFINICIÓN
Comunicación utilizada para poner en conocimiento de los funcionarios, órdenes o
instrucciones de servicio de carácter permanente, también para informaciones de carácter
general. Existen dos clases de circulares:
Circular externa: Comunicación de carácter general dirigida a varios destinatarios con el
mismo texto o contenido, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o
distribuidores: productos, servicios, cambios u otras informaciones de carácter general.
Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido, utilizada para dar a
conocer internamente actividades de la Institución, así como normas generales, cambios,
políticas, disposiciones, ordenes y asuntos de interés común.
1.5.1.1 REQUISITOS
Para su presentación se emplea el estilo bloque extremo.
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3
cm.
1.5.1.2 ZONAS
Zona1: Espacio destinado para la ubicación del logotipo de la Universidad. Las medidas
respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja entre 3 cm y 4
cm verticales desde el borde superior.
Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, teléfono, fax,
dirección electrónica y otras menciones obligatorias en virtud de las disposiciones legales.
Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede
abarcar todo el ancho del papel.
1.5.2 CIRCULAR EXTERNA
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para varios
destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se aplicó en la
descripción del Oficio)
1.5.3 CIRCULAR INTENA O GENERAL
Denominación del documento: A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se
ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla.
Número (referencia): La numeración es consecutiva y se inicia cada año. Le puede
anteceder el código de la dependencia que la genera. Se escribe de dos a tres interlíneas
de la palabra CIRCULAR.
Fecha: El nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres
interlíneas de la referencia. En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año
sin separarlo con punto (Ver especificaciones para el Oficio).
Destinatario: Se escribe el grupo destinatario de la circular a tres líneas de la fecha, contra
el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Aquí la preposición PARA no va seguida de
dos puntos.
Asunto (opcional): Es la síntesis del tema expresada en cuatro palabras como mínimo. A
tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y
seguida de dos puntos.
Texto: se inicia a tres interlíneas del grupo destinatario o el asunto, cuando lo hay. Se
escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se
puede dejar interlineación uno y medio entre renglones y dos entre párrafos. Se redacta
en tercera persona del singular o en primera del plural.
1.5.3.1 PÁGINAS SUBSIGUIENTES
Se utilizan hojas en blanco o que tengan el Logo símbolo de la Universidad.
Se emplea papel tamaño carta de gramaje 75.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
El encabezado se ubica a 2 cm el borde superior de la hoja, con mayúscula inicial.
Constituido por la línea de identificación (grupo destinatario, código de dependencia o
código y número) contra el margen izquierdo y número de página contra el margen
derecho.
El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia a dos interlíneas del encabezado.
En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan
mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
Despedida: Expresión que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen
izquierdo. (Ver más especificaciones en despedida para el Oficio).
Remitente: Se sitúa a cuatro interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo
se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.
Líneas especiales: Los anexos e identificación del transcriptor se establecen de manera
similar que para el oficio.
1.5.4 ASPECTOS GENERALES
La circular no lleva saludo.
Se tiene en cuenta lo establecido en Aspectos Generales para el Oficio.
1.6 COMUNICADO
1.6.1 DEFINICION
Es un medio escrito formal utilizado para dar información oficial sobre las decisiones de
los directivos de una institución, que requieran ser de conocimiento público.
1.6.1.1 REQUISITOS
Para su presentación se emplea el estilo bloque extremo.
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
1.6.1.2 ZONAS
Zona1: Espacio destinado para la ubicación del logotipo de la Universidad. Las medidas
respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja entre 3 cm y 4
cm verticales desde el borde superior.
Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, teléfono, fax,
dirección electrónica y otras menciones obligatorias en virtud de las disposiciones legales.
Ocupa entre 1,5 y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede
abarcar todo el ancho del papel.
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para varios
destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se aplicó en la
descripción del Oficio)
1.6.2 PARTES DEL COMUNICADO
Denominación del documento: A partir del margen superior, a tres interlíneas se ubica la
palabra COMUNICADO en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla.
Número (referencia): La numeración es consecutiva y se inicia cada año. Le puede
anteceder el código de la dependencia que la genera. Se escribe a dos interlíneas de la
palabra COMUNICADO.
Fecha: El nombre de la ciudad de origen y la fecha de publicación se escriben a dos
interlíneas de la referencia y contra el margen izquierdo. En forma completa en orden de
día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto (Ver especificaciones para el Oficio).
Destinatario: Se escribe el grupo destinatario del comunicado a dos interlíneas de la
fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida. Aquí la preposición PARA no
va seguida de dos puntos.
Asunto (opcional): Es la síntesis del tema expresada en cuatro palabras como mínimo. A
tres renglones del grupo destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y
seguida de dos puntos.
Texto: Se inicia a tres interlíneas del grupo destinatario o el asunto, cuando lo hay. Se
escribe a interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de pocos
comunicados se puede dejar interlineación uno y medio entre renglones y dos entre
párrafos.
Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.
1.7 MEMORANDO
1.7.1 DEFINICION
Comunicación escrita de carácter interno, que se utiliza para transmitir información,
orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o
internacionales.
Se establece el modelo de bloque extremo; todas las líneas parten del margen izquierdo.
1.7.1.1 REQUISITOS
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
1.7.1.2 ZONAS
Zona 1: Espacio destinado para el logotipo de la Universidad. Sus medidas respectivas son
de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales
desde el borde superior.
Zona 2: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario estampe
el sello de registro o la fecha de recibo del documento.
1.7.2 DENOMINACION DEL DOCUMENTO
La palabra MEMORANDO se escribe a partir del margen superior, de dos a tres interlíneas,
en mayúscula sostenida y centrada.
NUMERO (REFERENCIA): La numeración debe ser consecutiva, iniciando cada año. Se
escribe de dos a tres interlíneas de la palabra MEMORANDO.
FECHA: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de
dos a tres interlineas de la referencia y en forma completa, en orden de día, mes y año sin
separa con punto.
ENCABEZAMIENTO: A tres interlíneas de la fecha contra el margen izquierdo se ubica
la preposición PARA en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos. Al frente se anotan
los datos del destinatario con mayúscula inicial.
A dos interlíneas se la palabra PARA se ubica la preposición DE, seguida de dos puntos. Al
frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.
A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula
sostenida seguida de dos puntos. Al frente se anota la síntesis del documento, sin exceder
de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
Es una buena opción que el formato ya tenga impresos los vocablos PARA, DE y ASUNTO,
da una buena presentación y agiliza el trámite.
Diligenciamiento de los datos del destinatario y remitente:
La información se presenta de la siguiente manera:
Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: Cargo.
Ejemplo:
PARA: Doctora Alicia Contreras Claro, Jefe de División
DE: Jefe de Contabilidad.
ASUNTO: Ajustes al presupuesto
Al final del texto aparece la firma del remitente sobre el nombre mecanografiado.
Remitente o destinatario no titular: Cuando la persona a quien se dirige ocupa el cargo
en forma provisional se hace la aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y
con mayúscula la letra (E) seguida de punto.
Asunto: Es la síntesis del tema del memorando expresada en máximo cuatro palabras
con mayúscula inicial.
En la Figura 8 se muestra el esquema de distribución de un memorando, utilizando el
estilo bloque extremo.
TEXTO
Características:
Se inicia a tres interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlínea
entre renglones y dos entre párrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortesa. Se expresa en primera
persona del singular o del plural.
Debe tratarse un solo tema por memorando.
Se utiliza tratamiento de usted.
No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Páginas subsiguientes:
Se utilizan hojas en blanco.
La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
El encabezado se ubica a 2 cm dl borde superior de la hoja en papel blanco o a dos
interlíneas el logotipo, con mayúscula inicial. La línea de identificación va contra el margen
izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.
(La identificación puede contener tratamiento y nombre el destinatario o nombre de la
dependencia y la fecha abreviada).El primer párrafo se inicia a dos interlíneas del
encabezado.
En caso de que se termine la página antes de finalizar el párrafo, se deja como mínimo dos
renglones en esta y dos en la siguiente.
DESPEDIDA: Se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Las
alternativas se presentan en la Despedida para el oficio.
REMITENTE: Se escribe le nombre a cuatro interlíneas de la despedida, contra el
margen izquierdo y con mayúscula inicial. El funcionario firma sobre el nombre
mecanografiado y con tinta negra.
En caso de dos firmantes, los nombres se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja,
en primer lugar el de mayor jerarquía.
LINEAS ESPECIALES:
Anexos: Si es necesario se detallan en el texto. Al final del memorando, a dos interlíneas
del firmante se anota la palabra Anexo o Anexos, con mayúscula inicial seguida de dos
puntos. A dos espacios se enuncia la cantidad, clarificando número de hojas o tipo de
anexo.
Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexo (si la hay) contra el margen
izquierdo se escribe la palabra Copia, si se requiere sin abreviar y seguida de dos puntos. A
dos espacios se relacionan los destinatarios de la siguiente manera: tratamiento, nombre
y cargo. Se utiliza interlineación sencilla.
Identificación del transcriptor: A dos interlíneas del último renglón escrito, se anota el
nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona que transcribe (diferente
al firmante) el documento. Debe emplearse una letra más pequeña; en caso de nombre
compuesto se escribe uno de los dos.
Ejemplos:
Martha C.
Jorge R.
Arriba
1.7.3 ASPECTOS GENERALES
Memorando con el mismo contenido para diferentes destinatarios: Se elabora
el contenido del memorando, dejando en blanco la línea del destinatario que se llena
individualmente, con procesador de correspondencia en procesador de texto.
El memorando siempre es personalizado.
Visto Bueno: si se requiere visto bueno, se tiene en cuenta lo establecido en el numeral
1.4.10 del oficio.
Tamaño: Se utiliza tamaña media carta, para diferenciar el documento de los demás. Es
recomendable diseñar papelería y distribuirla en talonarios.
Recomendaciones:
El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.
La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice.
En general se emplea papel de 75 gramos.
La transmisión de un documento vía fax exige el envío inmediato del original, único
respaldo de valor probatorio.
Se pueden tener en cuenta las recomendaciones para los oficios.
1.8 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
1.8.1 DEFINICIONES
1.8.1.1 CERTIFICADO
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la
legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).
1.8.1.2 CONSTANCIA
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no
requieren solemnidad.
1.8.2 CLASIFICACION
De acuerdo con el hecho o acto que se prueba, los certificados y constancias pueden ser:
CONSTANCIA PARA:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios u honorarios
Clase de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de comisiones
Comportamiento del trabajador
CERTIFICADO PARA:
Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos
Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio
Asistencia a congresos, cursos, y seminarios
Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción.
Documentos de identidad.
Becas, donaciones y exenciones.
Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.
Relación de retenciones de impuestos.
Paz y salvos
Resultados de exámenes médicos.
1.8.2.1 REQUISITOS
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Se sigue un estilo bloque extremo.
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.
1.8.3 PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS CONSTANCIAS
Se elaboran siempre en papel con membrete.
Número (referencia): Número consecutivo que se ubica a dos interlíneas del margen
superior que ayuda a llevar control de la expedición. Puede antecederlo el código de la
dependencia determinado por la Universidad.
Fecha: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben a tres
interlineas de la referencia y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y
año sin separarlo con punto.
Cargo: El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenido, centrado,
precedido de los artículos EL o LA y a tres interlíneas de la fecha. En la Universidad la
responsabilidad la tiene el Secretario General y para cada una de las Sedes, el Secretario
de Sede (acuerdo 13 de 1999).
Anotaciones jurídicas: Se usan para aclarar el funcionamiento de la institución, pueden ser
leyes, decretos, resoluciones u otros, se escriben contra el margen izquierdo a tres
renglones de los cargos y con interlineación sencilla.
Identificación: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos, se
escriben a tres interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.
Ejemplo:
EL SUSCRITO SECRETARIO DE SEDE
HACE CONSTAR
Texto: A tres interlineas de la identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto
con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante:
Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida y el número del
documento de identidad.
Naturaleza o vínculo con la Universidad, razón social, en mayúscula sostenida y NIT.
Ejemplo:
Que la estudiante Marcel Durán, con carné 199735476...
Que MUEBLES LA SIERRA, con NIT 890.987.900-5 presentó...
Se emplea interlineación uno y medio entre renglones y el doble entre párrafos.
La redacción debe ser clara, breve, directa y cortés y se expresa en tercera persona del
singular.
No deben presentarse errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
La presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
El último párrafo especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia
se incluye el destinatario.
Firmante: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenido, a
cuatro interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.
Transcriptor: A dos interlineas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el
nombre e inicial del apellido, de la persona que transcribe el documento. Se recomienda
emplear letra más pequeña.
Páginas subsiguientes: Si se requiere más de una hoja se tiene en cuenta lo siguiente:
Se utilizan hojas que tengan impreso el logotipo de la Universidad.
La calidad, color y tamaño deben ser los mismos en todas las hojas.
El encabezado se ubica a dos interlineas del logotipo, con mayúscula inicial. Está
constituido por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de página
contra el margen derecho.
La línea de identificación contiene el nombre de quien solicita la certificación.
El primer párrafo se inicia a dos interlineas del encabezado.
1.8.3.1 ASPECTOS GENERALES
Papelería especial:
Los títulos conferidos por la Universidad, así como los certificados de asistencia a
congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales diseñados para
tal efecto.
Para certificados y constancias de rutina se utiliza el formato impreso en hoja tamaño
carta de 75 gramos.
Registro de diplomas: El Ministerio de Educación Nacional autorizó a las Universidades y
colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que
confieren (Decreto 636 del 3 de abril de 1996).
Recomendaciones:
El tipo y tamaño de letra deben facilitar la lectura del texto. Se recomienda tipo arial
tamaño 12.
La impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.
El papel debe ser tamaño carta con un gramaje de 75.
Todos los certificados y constancias se firman de manera autógrafa y con tinta negra para
garantizar la nitidez en el proceso de microfilmación.
El uso de grapas, clips y otros elementos metálicos, aceleran el deterioro del documento.
1.9 ELABORACIÓN DE SOBRES
1.9.1 DEFINICION
El sobre es la cubierta que guarda y protege el documento para su entrega o envío.
1.9.2 CLASIFICACION
De acuerdo con su aplicación pueden ser:
Sobre oficio
Sobre para tarjeta
Sobre de manila
De acuerdo con su destino, los sobres pueden ser de tipo:
Local
Nacional
Arriba
1.9.3 ZONAS
Se cuenta con tres zonas en la diagramación de los sobres. (Ver Figura 12)
Zona 1: Espacio destinado para la ubicación del Logo símbolo de la Universidad y NIT
(opcional). Ocupa los dos primeros tercios, desde el borde izquierdo del sobre y entre 3
cm y 4 cm verticales del borde superior.
Zona 2: Espacio destinado para la impresión de la dirección, apartado, fax, NIT, dirección
electrónica, ciudad, país y otras menciones obligatorias. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde
el borde inferior del sobre y horizontalmente puede abarcar todo el ancho.
Zona 3: Espacio superior derecho que se deja libre para uso del correo.
1.9.4 DISTRIBUCION DE LOS DATOS EN EL SOBRE.
El sobre se visualiza en tercios para facilitar la distribución.
El tercio izquierdo se emplea para anotaciones como: CONFIDENCIAL, PERSONAL,
CONTIENE DISQUETE, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del
tercio.
El tercio central se utiliza para ubicar los datos del destinatario.
El tercio derecho es para uso exclusivo de la empresa de correos.
1.9.4.1 DATOS DEL REMITENTE
Constan de razón social, sigla o acrónimo, el Logo símbolo, dirección, apartado, fax,
teléfono, NIT, ciudad, país y dirección electrónica.
1.9.4.2 DATOS DEL DESTINATARIO
Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el tamaño del
sobre, su distribución debe ser armónica. Se dirige en forma personalizada; de no ser
posible obtener el nombre del destinatario, se debe enviar al cargo del directivo
responsable.
Deben escribirse los datos a interlineación sencilla y no pueden ocupar más de ocho
renglones (remitirse a Figura 13), deben ir en el siguiente orden:
Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.
Nombre: en la segunda línea, en mayúscula sostenida y de preferencia con los dos
apellidos. No se utiliza negrilla.
Cargo: Con mayúscula inicial. Los nombres de cargos demasiado extensos pueden
repartirse en dos líneas. No se efectúa separación silábica.
Empresa: Se escribe con la denominación más ampliamente conocida: razón social, sigla o
acrónimo.
En caso de nombre completo, se efectúa la escritura con mayúscula inicial y respetando
las denominaciones Ltda..., S.A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas deben escribirse con mayúscula sostenida y tal como estén registradas por la
Institución.
Los acrónimos se escriben con mayúscula inicial.
Dirección o apartado: Se coloca una de las dos.
La dirección se escribe sin hacer ningún tipo de abreviación y con su respectivo número, a
continuación el número de la puerta. Se dejan tres espacios entre el número de la calle y
el de la puerta No se utiliza el signo número.
En la línea de dirección se especifican, en caso de ser necesario, los números o letras de
ofician, piso, interior, bloque, local, entre otros.
Si hay letras dentro de la nomenclatura, éstas se escriben en mayúscula, unidas al
número.
El apartado se anota como un solo número.
Destino: puede ser local, nacional, o internacional. De preferencia se escribe el nombre de
la ciudad y del departamento con mayúscula sostenida.
Ejemplo:
Doctor
JAIME PARDO ARIAS
Gerente General
Asesores Financieros Ltda.
Diagonal 44ª 42-35
BUCARAMANGA, SANTANDER
Si el destino es internacional, la escritura de los datos debe ser en el idioma del país de
destino o en inglés, a interlineación sencilla.
En la dirección se respetan la nomenclatura y los términos del país de destino, tales como
casilla, P.O. Box, Postfach, entre otros.
El país se anota en el mismo renglón de la ciudad, en mayúscula sostenida y en Español
para asegurar el despacho.
Ejemplo:
Señora
Erika Neuwland
Obteilngsleister
VOLKSWAGEN
6450 Manau
Grinap St 3 0618
FRANKFURT, ALEMANIA
1.9.4.3 ASPECTOS GENERALES
Se recomienda que los sobres de manila lleven impreso el membrete.
Para el diseño de sobres grandes, se deben respetar las zonas.
El tamaño del sobre, para envío de anexos, debe permitir guardarlos sin dobleces.
Para la distribución en sobres de manila, se recomienda escribir los datos del destinatario
en mayúscula sostenida, a interlineación uno y medio.
La impresión de los datos en sobres de manila puede hacerse en sentido horizontal o
vertical.
Cuando se utilizan servicios especiales de correo, se escribe el número telefónico del
destinatario en el renglón anterior a la ciudad del remitente debajo de los datos de la zona
1.
Al utilizar cualquier tipo de rótulo adherido al sobre, debe ubicarse centrada en el
segundo tercio del sobre.
La solapa del sobre debe sellarse por completo, cuidando que el pegante no se adhiera al
documento que contiene. El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico
alguno.
1.10 ELABORACION DE HOJA DE TRANSMISIÓN POR TELEFAX
1.10.1 DEFINICIÓN
Sistema telefónico que permite reproducir a distancia escritos, gráficos o impresos.
Todo documento que se envíe por telefax debe estar precedido por una hoja con los datos
de transmisión.
1.10.2 CONDICIONES GENERALES
Márgenes: Las márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja con los datos de
transmisión, serán de 1 cm.
Calidad de reproducción: Los documentos que se transmiten deben ser legibles, se deben
evitar las reducciones y los tipos de letra pequeños.
1.10.3 REQUISITOS
Datos de identificación del remitente: A partir del margen superior e izquierdo se
determina un espacio de 3 cm en sentido vertical, por 11 cm en sentido horizontal, donde
se ubicaran los siguientes datos:
Razón Social o Logotipo, si lo hay.
Ciudad y país de origen.
Número de teléfono del remitente.
Numero del telefax que transmite el documento.
Identificación del documento: En el espacio restante, se ubicará el titulo HOJA DE
TRANSMISIÓN POR TELEFAX, centrado y en mayúscula sostenida.
Distribución de los datos de transmisión:
Fecha y ciudad.
Número de control: si la empresa requiere controlar los mensajes vía telefax se podrá
utilizar una numeración consecutiva.
Datos del Destinatario: se determinara un espacio de 3 cm en sentido vertical por 12 cm
en sentido horizontal, para la impresión de las palabras NOMBRE, CARGO Y EMPRESA,
alineados verticalmente, contra el margen izquierdo y en mayúsculas sostenidas.
El nombre del funcionario, el cargo y la razón social: Deberán ir en mayúscula sostenida.
El espacio restante hasta el margen derecho se fraccionara así:
Un espacio de 1 cm vertical para la expresión "Telefax No" con mayúscula inicial, frente a
la cual se escribirá el número que corresponde al telefax del destinatario.
Un espacio de 2 cm en sentido vertical para imprimir las palabras "Ciudad" y " País"
alineados verticalmente y con mayúscula inicial, frente a las cuales se escribirá la ciudad
de destino y el país, si se trata de una transmisión internacional.
Datos del Remitente:
Después del título DATOS DEL REMITENTE se determina un espacio de 1.5 cm en sentido
vertical por el ancho entre márgenes, para la impresión de las palabras NOMBRE Y
CARGO, alineados en sentido horizontal y en mayúscula sostenida.
Frente a estos enunciados se escribirá en mayúscula fija el nombre del funcionario que
remite el fax y su cargo en la empresa.
Asunto o mensaje: A partir de los datos del remitente se destinará un espacio de 4.5 cm
en sentido vertical, por el ancho entre márgenes, en el cual se colocara la expresión
"Asunto o mensaje", con mayúscula inicial.
Número de hojas transmitidas incluida ésta: Es necesaria para escribir en números
arábigos el total de páginas que se van a transmitir.
Firma: Rúbrica del funcionario que envía el documento o el mensaje.
1.10.4 PRECAUCIONES
Se deben tener en cuenta las siguientes:
Que la línea telefónica del telefax, no tenga derivaciones, para evitar interferencias.
Mantener el equipo encendido, el papel en cantidad suficiente, y debidamente instalado.
Fotocopiar el fax que requiera conservación por más de 6 meses con el fin de garantizar su
calidad archivística con nitidez.
1.11 LA CARTA
1.11.1 ESTILOS
1. Estilo Bloque Extremo: Estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se
escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre
se escribe a espacio sencillo; entre párrafos se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: Estilo muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en
que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben
comenzando desde el centro horizontal del papel.
3. Estilo Semibloque: Estilo más elegante y uno de los más usados en el
Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se
distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez
espacios.
4. Estilo Sangrado: Estilo que se diferencia del Semibloque en los siguientes
aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una
sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se
hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
1.11.2 NORMAS DE PUNTUACIÓN
Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias normas de
puntuación que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de
puntuación:
1. La Puntuación Abierta: Es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la
fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.
2. La Puntuación Cerrada: Se distingue por las siguientes características: se escribe un
punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario
(excepto la última que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos
puntos después del saludo y se usan comas después de cada línea del bloque de la firma
(menos la última que lleva punto).
3. La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente:
se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.
1.11.3 ESTRUCTURA DE LA CARTA
1. Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o
entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la
correspondencia.
2. Localidad y Fecha: Es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas así
como el día, mes y año.
3. Destinatario: Son los datos de identificación de la persona a la cual va a ser enviada la
carta.
4. Asunto: Mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el
que se debe escribir el objeto principal por la cual fue enviada la carta.
5. Saludo: Frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de
la carta.
6. Texto: Conjunto de párrafos que explican el asunto o motivo por el cual fue escrita la
carta, se recomienda que los párrafos sean cortos, escritos con lenguaje claro, preciso,
natural y espontáneo.
7. Despedida: Expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresión del
mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto del saludo inicial y
la relación entre el emisor y receptor.
8. Antefirma: Se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y
representación de otra.
9. Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo
expresado en la carta.
10. Iniciales: Aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el
dictado y mecanografiado de la carta.
11. Anexos: Se utilizan cuando a una carta la acompaña uno o varios documentos
adjuntos.
1.11.4 TIPOS DE CARTAS
1.11.4.1 COMERCIALES.
Comercios de Ventas: Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un
proceso de compra-venta. Entre ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de
reclamación, de remesas.
Relaciones Públicas: Necesita de cartas que se escriben para crear, mejorar o recuperar las
relaciones comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones, los agradecimientos,
los nombramientos.
Comercios Varios: En este tipo están las cartas de recomendación, informes, memorandos,
cartas de seguimiento, de publicidad.
De presentacion comercial: Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias,
banqueros, donde la finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones
comerciales.
Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier
asunto particular entra en ella.
1.11.4.2 OFICIAL
Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los
gobiernos nacionales, municipales, estatales.
Algunos tipos serán los siguientes: de solicitud de certificado de servicio, solicitud de
revocatoria de una multa.
1.11.5 CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA
Posee una actitud corteza y amable.
Busca impresionar positivamente al destinatario.
Busca una reacción favorable a los intereses del remitente.
Hay un receptor y un emisor.
1.11.5.1 CARACTERÍSTICAS DE LA CARTA FORMAL
Es larga y precisa.
Se organiza con claridad, concisión, precisión y exactitud.
Busca dar información completa.
1.11.5.2 CARACTERÍSTICAS LINGÜÍSTICAS DE LA CARTA
Utiliza frases cortas.
Recurre a un vocabulario exacto y cortés.
Usa oraciones completas organizadas correctamente.
No abrevia las palabras.
Utiliza una puntuación adecuada al sentido de lo que se quiere expresar.
Usa elementos cohesivos que interrelacionan las oraciones y los párrafos. entre
otros. debemos recordar que no solo están estas características; hay más pero
estas son las principales.
1.12 EL INFORME
1.12.1 DEFINICIÓN
Es un texto de estructura predominantemente expositiva, en el que se describen
las acciones, los métodos y procedimientos llevados a cabo para adelantar una
labor, ya sea de tipo investigativo o de tipo operativo.
1.12.2 CARACTERÍSTICAS
Cuenta con un título en el que se concreta el tema, que se enuncia como
frase nominal2, y debe tener carácter generalizador.
Los subtemas se enuncian claramente, a través de antetítulos y siguen
conservando la característica de frase nominal.
En vista de que es un documento que da cuenta de acciones realizadas, es
conveniente redactarlo en pretérito (pasado) y procurar que este tiempo se
conserve a lo largo del documento.
Aunque se mencionen datos informativos, dependiendo del tipo de informe,
habrá interpretación y proposición.
La enunciación generalmente se acompaña de tablas, datos, gráficos y
documentación complementaria que puede ir a manera de apéndice o
anexos.
Si es un informe que responde al lenguaje especializado de una disciplina
concreta, deberá ir acompañado de un glosario que facilite la comprensión
de los tecnicismos.
Se enuncian únicamente datos comprobados y relevantes para la gestión
requerida, puesto que pueden ser la base para tomar decisiones.
El estilo es directo y formal. Se recomienda hacer uso de oraciones breves
y observar su perfecta construcción.
La sobriedad es un requisito importante. Se debe evitar cualquier signo de
parcialidad o subjetividad.
La redacción suele ser impersonal y directa3.
1.12.2.1 DE ACUERDO CON LOS OBJETIVOS
Informe expositivo: este informe describe un hecho o una secuencia de hechos
sin análisis ni interpretaciones del autor.
Informe interpretativo: este informe, además de describir hechos, interpreta y
analiza las situaciones para obtener conclusiones y dar recomendaciones.
Informe demostrativo o investigativo (científico y técnico): este informe presenta
la hipótesis planteada por el autor, la descripción de todos los pasos que ha
seguido para su demostración y las conclusiones obtenidas.
1.12.2.2 DE ACUERDO CON LOS CONTENIDOS Y LAS ACCIONES ESPECÍFICAS
En este grupo, según las temáticas y acciones específicas, encontramos informes
de variado tipo. Algunos ejemplos:
Informe de lectura: da cuenta de los temas, ideas e intenciones contenidos en un
documento base, bien sea un artículo, un capítulo de libro o un libro completo.
Informe de salida de campo: presenta las actividades realizadas en una salida de
observación en terreno con fines analíticos o informativos.
Informe de laboratorio: presenta las acciones, procedimientos, recursos y
resultados de un ejercicio de experimentación en laboratorio.
1.12.3 PARTES Y EJEMPLOS
Por razones pedagógicas y para contribuir a la organización de estos tipos de
documentos, aquí ofrecemos algunas pautas para su elaboración, pero es muy
importante saber que cada informe impone una lógica de presentación de acuerdo
con sus características y el tipo de acción emprendida.
1.12.3.1 EXPOSITIVO
Cubierta, carátula o portada: es una página de presentación en la que se enuncia
la frase nominal que define el tema, el nombre de quien o quienes presentan el
informe, el tipo de informe, el nombre del asesor, si lo hay, la entidad o institución
a la que va dirigido, ciudad y fecha.
Índice o contenido: presenta, de manera organizada y a través de nomencladores,
cada una de las partes mediante las cual se va a desarrollar el informe.
Cuerpo del informe
Introducción o presentación: esta sección es indispensable en todos los informes
de este estilo. En ella se hace una breve contextualización de las acciones que se
reportarán,
Metodología: corresponde al tipo de procedimientos adelantados para dar
cumplimiento a las acciones. Si cada acción tiene sus propios métodos, no es
necesario separar la metodología, debe relacionarse inmediatamente. Condiciones
en las que se llevaron a cabo, necesidades que las impulsaron, intenciones, etc.
Objetivos: son los propósitos con los cuales se realizaron las acciones. Deben dar
razón del qué, el cómo y el para qué; se redactan en infinitivo (verbos terminados
en ar, er, ir); pueden subdividirse en objetivo general y objetivos específicos.
Acciones: presentación ordenada de las labores efectuadas. Estas secciones se
organizan según criterio de quien presenta el informe.
Recursos: son los medios, materiales, instrumentos, etc. usados para llevar a cabo
las acciones. Al igual que en el numeral anterior, se debe revisar si es necesario
separarlos de estas o si es conveniente, para la claridad, mencionarlos para cada
una de ellas.
Conclusiones: sección en la que se concreta el resultado de las acciones
adelantadas. Es una sección fundamental para el caso de informes en los que es
necesario tomar decisiones y adelantar transformaciones. Es importante tener en
cuenta que en esta sección no se repiten resultados u objetivos; aquí se deben
hacer extrapolaciones a partir de ellos, lanzar nuevas hipótesis y hacer
recomendaciones para el futuro, por ello, en algunos informes se usa el nombre de
Conclusiones y recomendaciones.
Bibliografía: listado alfabético de fuentes consultadas y utilizadas. Si se han usado
fuentes documentales, la bibliografía se presenta, si no, no.
Anexos: gráficos, tablas, registros fotográficos, etc. Si los gráficos contribuyen a
precisar o ampliar la información dada en el cuerpo del informe, es necesario
usarlos; se debe analizar su pertinencia antes de presentarlos. Si estos datos
complementarios representan una cantidad considerable de gráficos, irán como
anexos, debidamente señalados y numerados; si, por el contrario, son pocos, se
incluirán según se requiera dentro del cuerpo del informe.
A continuación se presenta un ejemplo de la presentación y tabla de contenido de
este tipo de informe.
1.12.3.2 INTERPRETATIVO
Además de las partes mencionadas en el expositivo, en este tipo de informe se
incluyen recomendaciones orientadas a generar cambios posteriores; estas se
pueden incluir en la sección de conclusiones y recomendaciones o
inmediatamente después de cada una de las acciones analizadas.
A diferencia del informe expositivo, en el cual predomina una enunciación
informativa, en este tipo de informe hay carga analítica y argumentativa.
1.12.3.3 INFORME DEMOSTRATIVO, INVESTIGATIVO, CIENTÍFICO O
TÉCNICO
Al ser un documento que presenta los pasos, métodos y fundamentos
conceptuales para validar una hipótesis, es esquemático y riguroso.
1.12.4
P
ROCESO DE ELABORACIÓN
En el proceso de elaboración del informe, como en el de cualquier otro tipo de
texto, se dan unos pasos:
• Documentación: lectura de documentos previos (en el caso de informes que
requieran documentación teórica).
• Planeación: definición del tipo de informe de acuerdo con temáticas y
características; organización de datos; definición de secciones, temas y subtemas.
• Textualización: elaboración de una versión preliminar del informe.
• Adecuación: revisión del lenguaje usado con el fin de garantizar que sea
apropiado para el tipo de receptor, organización o audiencia a la que va dirigido.
• Revisión: en primer lugar, corrección necesaria para garantizar la coherencia y la
cohesión; en segundo lugar, constatación de que no se ha omitido información
relevante o incluido aquella que es secundaria y, por último, verificación de que se
conserve el estilo del texto.
• Reescritura: elaboración de la versión final.
