CCrrnnaa GGoorraa DDrržžaavvnnaa rreevviizzoorrsskkaa iinnssttiittuucciijjaa DDRRII bbrroojj::

II ZZ VV JJ EE ŠŠ TT AA JJ OO RREEVVIIZZIIJJII UUSSPPJJEEŠŠNNOOSSTTII UUPPRRAAVVEE ZZAA KKAADDRROOVVEE

Podgorica, mart 2009. godine

2

3

I REZIME

Državna revizorska institucija je na osnovu člana 4 Zakona o Državnoj

revizorskoj instituciji, Uputstva o metodologiji rada Državne revizorske institucije, Poslovnika DRI i Međunarodnih standarda za javni sektor INTOSAI izvršila prvu Pilot reviziju uspješnosti (ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti) Uprave za kadrove u saradnji sa ekspertom Njemačkog računskog suda. Ova revizija podrazumijeva nezavisno ispitivanje projekata i programa u sektorima Uprave za kadrove, po kriterijumima ekonomičnosti, efektivnosti i efikasnosti s ciljem da se isti poboljšaju.

Tokom revizije korišćene su odgovarajuće metode revizije i to: pregled propisa, uvid u dokumentaciju o sprovođenju projekata u okviru sektora Uprave za kadrove, analiza stručnih publikacija i drugih dostupnih materijala, intervjui sa zaposlenim u sektorima, i sl. kako bi se na osnovu utvrđenog činjeničnog stanja dala ocjena uspješnosti djelovanja sektora Uprave za kadrove.

Zadatak ove revizije bio je , da se utvrdi u kojoj mjeri su ostvareni zadati ciljevi, tj. da se utvrdi da li su sektori obavljali svoje aktivnosti uspješno i svrsishodno.

Predmet ove revizije podrazumijevao je ispitivanje ekonomičnosti, efektivnosti i efikasnosti (3E) u sektorima Uprave za kadrove i to: Sektoru za postupak javnog oglašavanja i praćenja sprovođenja propisa, Sektoru za obuku i razvoj kadrova, i Centru za informacioni sistem.

U postupku revizije smo detaljno ispitivali neke aktivnosti iz nadležnosti navedenih sektora za period 01.01-30.09.2008. godine sa osvrtom na uporedne podatke iz 2006. i 2007. godine i to:

Postupak oglašavanja i zapošljavanja; Postupak obuke kadrova. Uspostavljanje i razvoj kadrovskog informacionog sistema.

4

U postupku revizije navedenih aktivnosti utvrđeni su sledeći nedostaci i to u dijelu: pribavljanja izvoda iz kaznene evidencije, priznavanja radnog iskustva,’ dinamike sprovedenih aktivnosti u postupku oglašavanja planiranja tema i realizacije planiranih obuka, usavršavanja zaposlenih u Upravi za kadrove, utvrđivanja referentnih vrijednosti angažovanja zaposlenih na poslovima predavača.

Takođe smo se bavili ispitivanjem određenih aktivnosti na nivou Uprave za

kadrove i to: u dijelu organizovanja računovodstveno – finansijske službe, evidentiranja imovine dobijene od donatora, i predloga novog Pravilnika o sistematizaciji radnih mjesta. Postupkom revizije utvrđeni su sledeći nedostaci u realizaciji navedenih aktivnosti i to: sve finasijsko-računovodstvene poslove obavlja jedno lice, ne postoji valjan dokument iz koga bi se moglo vidjeti da je evidentirana

imovina vlasništvo Uprave za kadrove, ne postoji detaljno obrazloženje za povećanje broja izvršilaca ( 54%) u odnosu

na postojeći broj zaposlenih u Upravi za kadrove. Državna revizorska institucija je u odeljku IV dala detaljan opis utvrđenih

nedostataka, ocjena i datih preporuka u cilju unapređenja rada ovog subjekta.

5

II UVOD

1. PRAVNI OSNOV 1.1 Pravni osnov za vršenje revizije

Pravni osnov za vršenje revizije Uprave za kadrove (u daljem tekstu – subjekta

revizije) sadržan je u: Zakonu o Državnoj revizorskoj instituciji, član 4 („Sl. list RCG“ br. 28/04, 27/06

i 78/06); Odluci Senata o vršenju revizije ekonomičnosti, efektivnosti i efikasnosti

poslovanja subjekta revizije broj 41003-06-1068 od 25.09.2008.godine. Poslovniku o radu Državne revizorske institucije („Sl. list RCG“ br. 02/05); Uputstvu o metodologiji rada Državne revizorske institucije („Sl. list RCG“ br.

02/05) i Međunarodnim standardima za javni sektor (INTOSAI).

2. SUBJEKT REVIZIJE 2.1 Osnovni podaci o subjektu revizije

Uprava za kadrove kao novi organ u sistemu državne uprave Crne Gore osnovan je 2004. godine nakon usvajanja Zakona o državnim službenicima i namještnicima. Sistemska funkcija ovog organa je osim upravljanja kadrom, prije svega briga za osposobljavanje i usavršavanje državnih službenika i namještenika

Glavne funkcije tj. nadležnosti ovog državnog organa usmjerene su na:

upravljanje i razvoj kadrovskih resursa crnogorskih državnih organa, održavanje kadrovskog informacionog sistema za upravljanje i razvoj kadrova u

tim organima, poboljšanje i unapređenje sistema upravljanja kadrovima u državnim organima, povećanje stepena stručne osposobljenosti kadrova koji rade u njima.

Uprava za kadrove je kao svoj najvažniji zadatak postavila obezbjeđivanje uslova

za savremeno upravljanje kadrovima u državnim organima i njihov permanentan razvoj u skladu sa najvažnijim evropskim standardima u ovoj oblasti.

Osposobljavanje i usavršavanje državnih službenika i namještenika predstavlja

možda najvažniji elemenat procesa upravne reforme. Bez osposobljenih državnih službenika i namještenika upravni sistem države ne može da funkcioniše pravilno ni zakonito, zato je osposobljavanje i usavršavanje najvažniji funkcionalni elemenat u procesu implemementacije novog upravnog zakonodavstva, a može se reći i upravne reforme u cjelini.

6

2.2 Projekat podrške reforme državne uprave

Evropska unija preko Evropske agencije za rekonstrukciju i razvoj i PARIM projekat, od 2002. godine pruža kontinuiranu podršku Vladi Crne Gore u procesu upravne reforme kroz projekte “Reforma državne uprave u Crnoj Gori” – PARIM I, ”Podrška reformi državne uprave u Crnoj Gori” – PARIM II i “Jačanje kapaciteta za upravljanje kadrovima i evropske integracije” – PARIM CB. Opšti cilj ovog projekta je bio pružanje podrške Vladi Crne Gore u razvoju efikasne i odgovorne javne administracije kroz implementaciju novog službeničkog sistema, jačanje novog državnog organa Uprave za kadrove, kao i jačanje administrativnih i tehničkih kapaciteta Sekretarijata za evropske integracije i drugih ministarstava u procesu evropskih integracija. 2.3 Organizaciona šema

Shodno Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji dat je grafički prikaz organizacione šeme Uprave za kadrove.

Iz date organitacione šeme može se zaključiti da se poslovi Uprave za kadrove vrše u okviru dva sektora, centra za informacioni sistem i službe za opšte poslove.

Za obavljanje poslova iz nadležnosti Uprave, shodno postojećem Pravilniku o organizaciji i sistematizaciji Uprava zapošljava 22 izvršioca na neodređeno vrijeme, a angažovano je i 6 izvršilaca po ugovoru o djelu.

7

2.3.1 Sektor za postupak javnog oglašavanja i praćenje sprovođenja propisa

U Sektoru za postupak javnog oglašavanja i praćenje sprovođenja propisa vrše se poslovi Uprave koji se odnose na:

sprovođenje postupka internog oglasa, javnog konkursa i javnog oglasa za državne organe i službe;

ostvarivanje prava državnih službenika i namještenika kojima je prestao radni odnos usled ukidanja organa, odnosno poslova i reorganizacije i drugi poslovi internog tržišta rada;

druge poslove utvrđene propisima.

2.3.2 Sektor za obuku i razvoj kadra

U Sektoru za obuku i razvoj kadra vrše se poslovi Uprave za kadrove koji se odnose na:

pripremanje i utvrđivanje projekata, programa i planova za stručno usavršavanje i obuku državnih službenika i namještenika,

stručno usavršavanje i razvoj kadrova, osposobljavanje pripravnika, preuzimanje mjera i aktivnosti za organizovanje i realizaciju projekata, programa

i planova stručnog usavršavanju i stručne obuke; pružanje stručne pomoći državnim organima u oblasti kadrovske politike, obuke i

edukacije, kao i razvoja kadrova; prikupljanje podataka i informacione osnove za stručno usavršavanje i obuku

kadrova; vođenje evidencija o zaključenom stručnom usavršavanju, obuci i edukaciji; organizovanje svih oblika stručnog usavršavanja i edukacije kadrova; pripremu

informativno-dokumentacionih materijala, publikacija, brošura i sl; druge odgovarajuće poslove.

2.3.3 Centar za informacioni sistem

U Centru za informacioni sistem vrše se poslovi Uprave za kadrove koji se odnose na:

uspostavljanje, vođenje, ažuriranje i razvoj Centralne kadrovske evidencije državnih službenika i namještenika;

projektovanje, programiranje i razvoj automatske obrade podataka i stvaranje baze podataka;

8

izradu projekata, analizu faza obrade projekata, korišćenje postojećih i projektovanje novih programa analitičke i dokumentacione obrade podataka;

izgradnju, održavanje i korišćenje baza podataka; aplikaciju podataka; projektovanje, uspostavljanje i održavanje računarske mreže i sistema; unos podataka; pripremu informaciono-dokumentacionih materijala, publikacija, brošura i dr.; vođenje propisanih evidencija na računarski podržan način, druge odgovarajuće poslove.

2.3.4 Služba za opšte poslove

U okviru službe za opšte poslove obavljaju se pored pripremenja i izrade pojedinačnih i opštih akata i finansijsko računovodstveni poslovi (izrada finansijskog plana, vođenje poslovnih knjiga, izrada finansijskih iskaza, blagajničko poslovanje, javne nabavke, i drugi poslovi.

2.4 Aktivnosti Uprave za kadrove

Zakonom o državnim službenicima i namještenicima ("Sl. list RCG", br. 27/04 od 28.04.2004, 31/05 od 18.05.2005) utvrđeni su zadaci Uprave za kadrove koji se odnose na:

praćenje sprovođenja propisa o državnim službenicima i namještenicima; davanje mišljenja o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji državnih organa; sprovođenje javnog i internog oglasa i javnog konkursa za popunjavanje

slobodnih radnih mjesta i s tim u vezi zasnivanje radnog odnosa u državnim organima i službama;

vođenje evidencije internog tržišta rada (broj zaposlenih u državnim organima, slobodna radna mjesta, slobodni ljudski potencijali) i obavljanje drugih poslova za potrebe razvoja ovog tržišta;

vođenje centralne kadrovske evidencije (lični podaci zaposlenih u organima državne uprave – godine starosti, bračni status, nivo obrazovanja, opis radnog mjesta na kojem je zaposljen, napredovanje tokom rada, nagrade dobijene za efikasno obavljanje poslova, itd;)

obavljanje poslova u vezi sa reorganizacijom državne uprave (ukidanje postojećih i formiranje novih organa državne uprave);

pripremanje predloga odgovarajućih programa stručnog usavršavanja i drugih programa razvoja državnih službenika i namještenika;

pružanje stručne pomoći Vladi vezanih za pitanja upravljanja kadrovima;

9

pružanje stručne pomoći državnim organima u ralizaciji kadrovske politike, obuke i razvoja kadrova.izrada podzakonskih akata i definisanje i razvijanje unutrašnjih postupaka Uprave za kadrove;

priprema mišljenja, predloga i sugestija za izmjene i dopune akata o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji državnih organa;

objavljivanje slobodnih radnih mjesta u državnim organima i sprovođenje postupka provjere sposobnosti kandidata za rad na radnom mjestu;

ažuriranje evidencije internog tržišta rada na nivou državnih organa;

priprema i objavljivanje informacija o trenutnom stanju internog tržišta rada i potrebnim kadrovskim potencijalima;

ažuriranje Centralne kadrovske evidencije; priprema i objavljivanje informacija iz Centralne kadrovske evidencije u skladu

sa zakonom; priprema predloga, mišljenja i sugestija vezanih za pitanje reorganizacije

državne uprave; sprovođenje analiza potreba za stručnim usavršavanjem službenika i

namještenika; priprema, organizacija i sprovođenje Programa stručnih usavršavanja službenika

i namještenika; organizacija redovnih koordinacionih sastanaka sa predstavnicima državnih

organa; organizacija redovnih koordinacionih sastanaka sa predstavnicima

međunarodnih i domaćih institucija koje su zainteresovane za profesionalno jačanje kadrovskih resursa u državnim organima;

publikovanje informacija, brošura, kataloga; obavljanje zadataka neophodnih za normalno funkcionisanje Uprave za kadrove,

i dr.

Uprava za kadrove svoju djelatnost obavlja u poslovnom prostoru površine oko 720 m2. Uprava raspolaže sa tehnički opremljenim prostorijama za obuke i to: salom za sastanke sa 30 mjesta , multimedijalnom salom od 70 mjesta, i salom opremljenom sa računarskom opremom za 15 polaznika.

3. Predmet revizije

Predmet ove revizije je revizija uspješnosti tj. ekonomičnosti, efikasnosti i

efektivnosti u realizaciji aktivnosti u sektoru za postupak javnog oglašavanja i praćenje sprovođenja propisa, sektoru za obuku i razvoj kadrova i centru za informacioni sistem.

Predmet revizije u Sektoru za postupak javnog oglašavanja i praćenja sprovođenja propisa je način popunjavanja radnih mjesta (oglašavanje slobodnih radnih mjesta).

10

Predmet revizije u Sektoru za obuku i razvoj kadrova je usavršavanje kadrova.

Predmet revizije u Centru za informacioni sistem je uspostavljanje i unapređenje kadrovskog informacionog sistema. 4. Cilj revizije

Cilj revizije je da ocijeni da li su ostvarene planirane aktivnosti u sektorima Uprave za kadrove.

Stručni cilj ove revizije je da se utvrdi u kojoj mjeri se u sektorima Uprave za kadrove ispunjavaju zadati ciljevi u dijelu nadležnosti koje joj je dao zakonodavac a na osnovu koje treba poboljšati i unaprijediti sistem menadžmenta u državnim institucijama i povećati nivo stručnog znanja. 5. Metode revizije

U postupku revizije korišćene su sledeće metode i to: pregled propisa, uvid u dokumentaciju o sprovođenju PARIM projekta uvid u dokumentaciju Uprave za kadrove, analiza stručnih publikacija i drugih dostupnih materijala, obavljanje razgovora sa nadležnim u Upravi i sl.

6. Zadatak revizije

Kvantifikacija rezultata na osnovu kvantitativno iskazanih ciljeva Uprave za kadrove.

7. Vrsta revizije

Državna revizorska institucija izvršila je prvu reviziju uspješnosti, tj. reviziju

efektivnosti, efikasnosti i ekonomičnosti (3E) u Upravi za kadrove.

Efektivnost predstavlja odnos između ostvarenih rezultata i postavljenih ciljeva. Subjekt revizije djeluje efektivno ukoliko raalizacija njihovih aktivnosti vodi ka ostvarivanju očekivanih rezultata.

Efikasnost predstavlja odnos između rezultata i utrošenih finansijskih sredstava radi postizanja tih rezultata. Subjekt se ponaša u skladu sa načelom efikasnosti ukoliko ostvaruje zadati cilj sa minimalno uloženim sredstvima, odnosno postiže maksimalne rezultate sa raspoloživim sredstvima.

11

Ekonomičnost podrazumijeva obavljanje neke djelatnosti uz minimalne utroške vodeći računa o kvalitetu obavljenog zadatka. Subjekt poštuje princip ekonomičnosti ukoliko se ponaša štedljivo u korišćenju javnih sredstava pri nabavci robe,usluga i drugih struktura koji su u funkciji realizacije aktivnosti subjekta. III UTVRĐENO ČINJENIČNO STANJE U POSTUPKU REVIZIJE PO SEKTORIMA 8. Sektor za postupak javnog oglašavanja i sprovođenja propisa Cilj Sektora za postupak javnog oglašavanja i praćenja sprovođenja propisa je oglašavanje i popunjavanje slobodnih radnih mjesta u državnim organima i organima državne uprave.

Ovaj sektor Uprave ostvaruje postavljeni cilj kroz realizaciju sledećih aktivnosti, i to: sprovođenje postupka internog oglasa, javnog konkursa i javnog oglasa za državne organe i službe, poslova internog tržišta rada i drugih poslova utvrđenih propisima.

Sve aktivnosti ovog sektora realizuju se u okviru dva odsjeka i to: Odsjek za postupak javnog oglašavanja i sprovođenja internog oglasa i Odsjek za praćenje i sprovođenje propisa i pružanje stručne pomoći.

8.1 Odsjek za postupak javnog oglašavanja i sprovođenja internog oglasa

Zakon o državnim službenicima i namještenicima predviđa da prije svakog novog zapošljavanja starješina državnog organa upražnjeno radno mjesto pokuša popuniti internim resursima. Ako radno mjesto nije moguće popuniti upotrebom internih resursa, potrebno je pristupiti postupku javnog oglasa.

U postupku revizije je utvrđeno da je ovaj sektor u 2006. godini sproveo 47 internih oglasa, 398 javnih oglasa i 30 javnih konkursa. U 2007. godini sprovedeno je 35 internih oglasa, 380 javnih oglasa i 43 javna konkursa, a u prvoj polovini 2008. godine sprovedeno je 15 internih, 221 javni oglas i 11 javnih konkursa (Tabela 1)

Tabela 1

12

Nakon uvida u predmetnu tabelu može se konstatovati da je primjetan pad broja

sprovedenih internih i javnih oglasa. Takođe, je uočeno da je tokom 2007. godine došlo do povećanja broja raspisanih javnih konkursa

0

50

100

150

200

250

300

350

400

450

Interni oglasi Javni oglasi Javni konkursi

2006

2007

Grafički prikaz uporednih podataka o realizovanim oglasima za 2006. i 2007. godinu

Nakon izvršenog uvida u dokumentaciju koja je arhivirana može se konstatovati da postoje dokumenta koja nijesu zavedena, ovjerena potpisom i pečatom.

U postupku revizije utvrđeno je da se za kandidate koji su konkurisali na

predmetne oglase a koji su predali potpunu i blagovremenu dokumentaciju, pribavlja izvod iz kaznene evidencije, pisanim putem od Područnih jedinica Uprave policije. Ukoliko se izvodi iz kaznene evidencije ne pribave u roku od 15 dana, službenik traži potpisivanje izjave od strane kandidata da nije osuđivan za krivično djelo koje bi ga činilo nepodobnim za vršenje službe u državnom organu. (shodno članu 16 Zakona o državnim službenicima i namještenicima).

Obrazac izvoda iz kaznene evidencije koji predstavlja sastavni dio potrebne dokumentacije za predmetne oglase nije jednoobrazan i isti se ne dostavlja u zakonskom roku. Prilikom razmatranja dokumentacije Uprava za kadrove koristi kao prelazno rješenje potpisane izjave umjesto izvoda iz kaznene evidencije. Sektor može da funkcioniše efikasno ukoliko pravovremeno dobije izvode iz kaznene evidencije i zaposli podobne osobe.

Državna revizorska institucija preporučuje da bi bilo svrsishodno da Uprava za kadrove inicira kod Uprave policije formiranje centralne kadrovske evidencije koja bi unaprijedila rad tog organa i ujedno skratila vrijeme i postupak za dobijanje izvoda iz ove evidencije koji se dostavlja Upravi za kadrove prilikom zapošljavanja, kako ne bi došlo do eliminisanja kandidata koji ispunjavaju ostale uslove.

13

Postupkom revizije utvrđeno je da se prilikom zasnivanja radnog odnosa pojedinih kandidata koji se prijavljuju na javne oglase priznaje radno iskustvo na osnovu raznih potvrda ovjerenih od strane privatnih firmi, kao i radno iskustvo stečeno po osnovu ugovora o djelu.

Zbog ovakvog načina priznavanja radnog iskustva u postupku revizije utvrđeno je

da je u dva navrata intervenisala Upravna inspekcija a da Uprava za kadrove i dalje nastavlja sa ustaljenom praksom priznavanja radnog iskustva na osnovu potvrda.

Dokazivanje radnog iskustva na osnovu raznih potvrda nije u skladu sa Zakonom o radu, član 8 stav 1 tačka 4 ovog zakona glasi:

„Radno iskustvo podrazumijeva vrijeme provedeno u radnom odnosu u stepenu stručne spreme određene vrste zanimanja a koje se dokazuje radnom knjižicom.“

Zakonodavac je rekao da se samo može zaposliti lice koje dostavi valjan dokaz o radnom iskustvu a takav efekat može se postići samo ako se Uprava osloni na relevantne dokaze o radnom iskustvu koje je zakonodavac propisa.

Ovdje je važno istaći da odredbe Zakona o državnim službenicima i namještenicima koje se tiču radnog iskustva kao posebnog uslova za zaposlenje ove kategorije lica treba sistematski tumačiti, a to znači utvrditi smisao i duh ovakve zakonske norme. Kako se radi o specifičnoj kategoriji lica koja se imenuju ili biraju na rukovodeća radna mjesta ili kada državni službenik i namještenik u državnom organu ili u organu državne uprave zasniva radni odnos u određenom zvanju, radno iskustvo treba shvatiti samo ako je ono posledica radnog odnosa između poslodavca i zaposlenog. Ovo dalje predstavlja i ostvareni radni staž u stručnoj spremi određene vrste zanimanja za vrijeme trajanja zaposlenja.

Državna revizorska institucija preporučuje da se priznavanje radnog iskustva

vrši na osnovu ovjerene kopije radne knjižice koju kandidati treba da dostave prilikom prijave na predmetni oglas radi dosledne primjene zakonskih propisa kojima se reguliše ova oblast

8.2 Odsjek za praćenje sprovođenja propisa i pružanje stručne pomoći

U ovom odsjeku vrše se poslovi Uprave koji se odnose na: pružanje stručne pomoći državnim organima u realizaciji kadrovske politike i upravljanju kadrovima; pripremu programa i metodologija za praćenje stanja u oblasti kadrovske politike i drugi odgovarajući poslovi.

U Odsjeku za praćenje sprovođenja propisa i pružanje stručne pomoći zaposlen je jedan službenik a sistematizovana su dva službenička mjesta i to:

- Samostalni savjetnik I

14

- Viši savjetnik III

Pored službenika koji su raspoređeni rješenjem, poslove iz okvira Sektora obavljaju i dva službenika koja su rješenjem raspoređena u okviru Službe za opšte poslove.

U dijelu praćenja sprovodjenja propisa obavljaju se poslovi koji se odnose na: davanje mišljenja na akte o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji, davanje mišljenja i tumačenje propisa, drugim državnim organima i građanima u

dijelu sprovodjenja Zakona o državnim službenicima i namještenicima i drugih relevantnih propisa iz oblasti kadrovskog upravljanja,

sprovođenje analiza, anketa i istraživanja u oblasti kadrovskog upravljanja, praćenje postupka ocjenjivanja državnih službenika i namještenika, pružanje

pomoći državnim organima u ovoj oblasti, davanje odgovora na podneske građana i kandidata.

8.3 Dinamika sprovedenih aktivnosti u postupku oglašavanja u 2007. i 2008. godini

Uvidom u dokumentaciju vezanu za dinamiku radnji u postupaku zapošljavanja u državnim organima odabranim po metodi slučajnog uzorka utvrđeno je sledeće činjenično stanje prikazano u tabeli br. 2. 2007. godina Tabela 2.

15

Nakon izvršene analize tabelarnih podataka vezanih za dinamiku radnji u postupku, može se konstatovati da je u 2007. godini u prosjeku proteklo 8 dana od dana dostavljanja Odluke od strane državnog organa o potrebi pokretanja postupka za zasnivanje radnog odnosa do objavljivanja oglasa.

Nakon objavljivanja istog u prosjeku je proteklo 38 dana do dana sačinjavanja i slanja Liste za izbor kandidata koji su zadovoljili na testovima.

Državni organi su nakon 16 dana u prosjeku obavještavali Upravu za kadrove o izabranim kandidatima sa liste za izbor. 2008. godina Tabela 3

Nakon izvršene analize tabelarnih podataka vezanih za dinamiku radnji u postupku, može se konstatovati da je u 2008. godini u prosjeku proteklo 10 dana od dana dostavljanja Odluke od strane državnog organa o potrebi pokretanja postupka za zasnivanje radnog odnosa do objavljivanja oglasa.

Nakon objavljivanja oglasa u prosjeku je proteklo 28 dana do dana sačinjavanja

i slanja Liste za izbor kandidata koji su zadovoljili na testovima. Državni organi su nakon 12 dana u prosjeku obavještavali Upravu za kadrove o

izabranim kandidatima sa liste za izbor.

16

U postupku revizije smo utvrdili da postoji velika vremenska razlika u obradi zahtjeva u postupku zapošljavanja u pojedinim državnim organima. Takođe je primijećeno da su smanjeni vremenski intervali u postupku zapošljavanja u 2008. godini u odnosu na 2007.

Sektor ne obezbjeđuje evidenciju uporednih podataka vezanih za obradu zahtjeva u postupku zapošljavanja po pojedinim državnim organima. Sektor bi djelovao efikasno ukoliko bi obezbijedio uporedni pregled iz kog bi mogao zaključiti koji je to razlog koji je doveo do skraćenja vremenskog perioda obrade podataka u sprovođenju postupka oglašavanja. DRI preporučuje Upravi da pronađe odgovarajuće mehanizme kako bi se utvrdili

razlozi koji su doveli do odstupanja u vremenskim periodima prilikom obrade zahtjeva u postupku oglašavanja, sto bi imalo za cilj pobošljšanje rada u ovom sektoru.

Tabela 4

Analizom podataka prezentiranih u tabeli 4, može se konstatovati da je u 2008.

godini došlo do smanjanja prosječnog broja dana potrebnih za obavljanje navedenih aktivnosti kod postupka zapošljavanja a što za rezultat ima postizanje veće efektivnosti u radu ovog sektora. 9. Sektor za obuku i razvoj kadrova

Pravnu regulativu stručnog usavršavanja državnih službenika čini:

Zakon o državnim službenicima i namještenicima; Projekt PARIM- Reforma javne uprave - podrška reformi javne uprave; Strategija stručnog osposobljavanja i usavršavanja državnih službenika.

Članom 14 Zakona o državnim službenicima i namještenicima propisano je da državni službenici i namještenici imaju pravo i obavezu da se stručno usavršavaju. Starješina državnog organa stara se o obezbjeđivanju uslova za stručno usavršavanje državnog službenika, odnosno namještenika.

17

Članom 96 i 97 Zakona je propisano da se državni službenici i namještenici stručno usavršavaju u skladu sa programom stručnog usavršavanja koji donosi Uprava za kadrove.

Program stručnog usavršavanja državnih službenika i namještenika za 2007. godinu rezultat je zajedničkih aktivnosti Uprave za kadrove i PARIM-CB projektnog tima (Projekat podrške reformi državne uprave u Crnoj Gori, koji je finansirala EU, a za čiju realizaciju u periodu od 2005. do 2007. godine je odgovorna Evropska agencija za rekonstrukciju .

Kroz projekat Parim CB je u periodu od juna 2006. do maja 2007. godine organizovan 41 seminar koji je pohađalo 573 učesnika.

Na sjednici Vlade održanoj 03.07.2008. godine usvojena je Strategija obuke državnih službenika i namještenika, a do kraja novembra je planirano usvajanje Akcionog plana za implementaciju Strategije.

Cilj ovog Sektora je kontinuirano osposobljavanje i usavršavanje državnih službenika i namještenika.

Ovaj sektor je postizanje zadatog cilja u 2008. godini realizovao kroz sledeće aktivnosti i to:

Donošenje programa stručnog usavršavanja državnih službenika i namještenika

za 2008/2009. godinu; Izradu Plana realizacije obuka i distribuiranje svim državnim organima; Organizaciju obuka shodno donešenom programu,; Organizovanju obuka koje nisu predviđene planom i programom; Organizovanju kurseva računara i stranih jezika, i Izradu stručne literature.

Aktivnosti u ovom sektoru se odvijaju u okviru dva odsjeka i to:

Odsjek za praćenje stanja i potreba obuke kadra Odsjek za pripremu i sprovođenje obuke i razvoj kadra

U sektoru su shodno Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji

sistematizovana pet a popunjena četiri radna mjesta. Poslove iz nadležnosti ovog sektora obavlja i jedno lice koje je raspoređeno u sektoru za oglašavanje. Dakle poslove iz nadležnosti ovog sektora obavlja ukupno pet zaposlenih.

Za vršenje obuka iz programa stručnog usavršavanja državnih službenika i namještenika Uprava osim sopstvenog obučenog kadra za trenere angažuje i spoljne predavače, broj angažovanih predavača u 2008. godini za posmatrani period iznosi 54. Uprava raspolaže sa tehnički opremljenim prostorijama za obuku i to:

18

Salom za sastanke sa 30 mjesta Multimedijalnom salom sa 70 mjesta Salom opremljenom računarskom opremom za 15 učesnika.

Uprava za kadrove je u okviru predmetnog sektora tokom 2007. i 2008. godine, realizovala tri vrste obuka, i to: obuke iz programa stručnog usavršavanja obuke u saradnji sa međunarodnim organizacijama seminare po zahtjevu drugih organa

U 2007. godini je održano 103 obuke iz programa stručnog usavršavanja, na 38

tema. Broj prijavljenih polaznikaa je 2.504 a broj polaznika koji su završili obuku je 1.380 što čini 55% od prijavljenog broja polaznika .

U 2008. godini je održano 94 obuke iz programa stručnog usavršavanja, na 57

tema, broj prijavljenih učesnika je 1.836 a broj lica koja su završili obuku je 1.157.

Uvidom u dokumentaciju Uprave za kadrove utvrđeno je da je 84 državna organa slalo svoje zaposlene na obuke predviđene Programom za stručno usavršavanje, a da 33 organa nijesu slali svoje zaposlene; najveća posjećenost obukama (45%) bila iz dva državna organa i to iz Uprave policije i Poreske uprave.

Revizijom je utvrđeno da su se zaposleni u Upravi za kadrove usavršavali u zemlji i inostranstvu.

Što se tiče usavršavanja u inostranstvu, zaposleni su u 2007. i 2008. godini

obavili više studijskih posjeta i prisustvovali na više seminara, kao npr. studijska putovanja:

Institucijama Savezne Republike Njemačke; Agenciji za državne službenike Republike Makedonije Holandija, u cilju upoznavanje sa praktičnim primjerima implementacije sličnih

sistema kao KIS;

19

Irska, – razmjena iskustava sa institucijama koje se bave zapošljavanjem i obukom i razvojem kadrova;

Kina, više posjeta – (npr. seminaru na temu “Menadžment u poljoprivrednim domaćinstvima za zemlje u razvoju” prisustvovao je jedan predstavnik Uprave).

Zaposleni u Upravi za kadrove često su se stručno usavršavali u inostranstvu, kroz razna studijska putovanja i seminare, što iziskuje povećene izdatke za službena putovanja i stručna usavršavanja, kao i duže periode izostajanja sa posla, što utiče na efikasnost obavljanja redovnih radnih zadataka.

DRI preporučuje da u cilju preciznijeg utvrđivanja vrste, uslova i kriterijuma za stručno usavršavanje zaposlenih (u zemlji i inostranstvu), Uprava za kadrove donese plan i program stručnog usavršavanja svojih zaposlenih. Uprava treba da bude vrlo kritična kod planiranja usavršavanja zaposlenih u inostranstvu tj.da usavršavanje zaposlenih van zemlje vrši ako je to zaista neophodno.

Tabelarni pregled broja planiranih i realizovanih obuka i broja prijavljenih i stvarnih

polaznika na obukama

Analizirajući tabelu broj 6 može se zaključiti da broj održanih obuka u odnosu na planirane obuke procentualno izražen iznosi 59%, a da broj stvarnih polaznika u odnosu na prijavljeni broj procentualno iznosi 63%.

Prosječan broj prijavljenih kandidata po održanim obukama je 20, a prosječan broj polaznika koji su i završili navedene obuke je 12.

U postupku revizije je utvrđeno da je od 57 planiranih tema, na 15, tj. na 26% tema nije bilo prijavljenih polaznika ili ih je bio nedovoljan broj, tako da iste nijesu održane.

Revizijom je takođe utvrđeno da odabrane teme za programe stručnog usavršavanja državnih službenika nijesu bile jasno određene odnosno nije bilo određeno

20

kojoj kategoriji državnih službenika su pojedine teme namijenjene, te su državni službenici različitih zanimanja učestovali na istim obukama što, nije bilo efektivno. Tako da sadržaj obuka nije usklađen sa potrebama polaznika a ujedno se angažuju ljudi i sredstva za teme koje nijesu interesantne polaznicima.

DRI preporučuje da Uprava za kadrove uspostavi bolju saradnju sa starješinama i kontakt osobama u organima državne uprave u dijelu preciziranja kojoj kategoriji zaposlenih su namijenjene i potrebne pojedine teme, što bi rezultiralo boljom posjećenošću i većim interesovanjem kandidata.

9.1 Finansiranje obuka i utvrđivanje referentnih vrijednosti

Sve aktivnosti koje Uprava za kadrove realizuje na obrazovanju zaposlenih u državnim organima i organima državne uprave, finansiraju se pored sredstava opredijeljenih iz Budžeta CG, i iz sredstava preusmjerenih Upravi iz organa čiji se zaposleni obučavaju, i to u visini od 1% sredstava sa pozicije 4139 – ugovorene usluge.

U postupku revizije je utvrđeno da je Uprava za kadrove na osnovu iskustva zemalja iz okruženja izradila kalkulaciju i istom utvrdila referentne vrijednosti kako slijedi: trošak po jednom seminaru iznosi prosječno 525,00 eura, prosječni trošak po jednom polazniku 35,00 eura a kao donja granica rentabiliteta tj. najmanji broj polaznika koji treba da prisustvuje da bi se obuka održala utvrđeno je 15 polaznika. Na osnovu ove kalkulacije su planirana potrebna sredstva za finansiranje obuka iz programa stručnog usavršavanja.

U postupku revizije utvrđeno da su ukupni izdaci za stručno usavršavanje u 2007. godini iznosili 188.000,00€ a da je broj održavnih obuka uključujući kurseve računara i stranih jezika iznosio 146. Na osnovu navedenih podataka utvrdili smo da su prosječni troškovi po jednom seminaru 1.288,00€, što je 150% više u odnosu na planirane troškove po kalkulaciji.

Ukupni izdaci za stručno usavršavanje za 9 mjeseci u 2008. godini iznose 161.000,00€ a broj održavnih obuka uključujući kurseve računara i stranih jezika iznosi 134 na kojima je prisustvovalo 1760 polaznika.

Na osnovu navedenih podataka utvrdili smo da prosječni troškovi po jednom seminaru iznose 1.200,00€, što je skoro 130% više u odnosu na planirane troškove po kalkulaciji. Troškovi obuke po jednom polazniku u 2008. godini na osnovu navedenih podataka iznose 91,00€, a prosječan broj polaznika po obukama iznosi 12, što je manje od kalkulacijom utvrđene donje granice za 20%.

Na osnovu navedenih pokazatelja može se zaključiti da kalkulacijom utvrđene referentne vrijednosti, nijesu odgovarajuće. Sektor bi djelovao ekonomičnije ako bi utvrdio prave referentne vrijednosti i obezbijedio evidenciju troškova po seminaru.

21

DRI preporučuje da Uprava za kadrove obezbijedi evidenciju troškova po seminaru, izradi novu kalkulaciju i promijeni utvrđene referentne vrijednosti koje su se pokazale kao nerealne imajući u vidu pokazatelje iz protekle dvije godine.

10. Centar za informacioni sistem

Upravljanje ljudskim potencijalima i resursima danas nije moguće zamisliti bez izgradnje savremenog informacionog sistema. Stoga je uspostavljanje i razvoj Kadrovskog informacionog sistema (KIS-a) primarni cilj ovog sektora.

Uspostavljanjem KIS-a omogućava se vođenje centralne kadrovske evidencije o državnim službenicima i namještenicima shodno članu 116 Zakona o državnim službenicima i namještenicima (“Sl. list RCG” br. 27/04 i 31/05).

Cilj Centralne kadrovske evidencije je da kroz Kadrovski informacioni sistem – KIS omogući:

upravljanje kadrovima na elektronski podržan način, tako što je Upravi za kadrove omogućen pristup cjelokupnoj bazi podataka u cilju kvalitetnog kadrovskog upravljanja na nivou svih državnih organa.

korespondencija Uprave za kadrove sa svim državnim organima, u smislu elektronski podržanog procesa zapošljavanja i usavršavanja državnih službenika i namještenika, što u velikoj mjeri znači povećanje efikasnosti, uštedu vremena i preciznost u procesu zapošljavanja odnosno usavršavanja.

Kadrovski informacioni sistem je osmišljen tako da:

svi državni organi imaju pristup isključivo svojim podacima i odgovorni su za unos i ažuriranje svojih podataka, što znači da su svi oni sopstvenici isključivo svojih podataka, bez mogućnosti ulaska u baze podataka drugih državnih organa tj. korisnika. Svim korisnicima KIS-a su otvoreni posebni korisnički nalozi (za svakog korisnika pojedinačno), sa sopstvenom mogućnošću mijenjanja lozinke (passworda).

Uprava za kadrove ima uvid u sve podatke unešene u Centralnu kadrovsku

evidenciju, što omogućava da u svakom momentu može napraviti kvalitetne analize o stanju i potrebama kompletne državne uprave.

22

Ovaj projekat je finansijski i stručno podržan od strane EAR-a (Evropske agencije za rekonstrukciju) kroz projekat PARIM CB (Projekat jačanja kapaciteta za upravljanje kadrovima i evropske integracije).

U Centru za informacioni sistem po Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i

sistematizaciji Uprave iz jula 2006. godine sistematizovno je tri radna mjesta, na kojima su zaposleni:

1. Samostalni svjetnik I , rukovodilac sektora; 2. Samostalni savjetnik II, sistem inženjer; 3. Samostalni savjetnik III, vođenje i ažuriranje KIS-a.

Ovaj sektor svoj cilj ostvaruje koroz sledeće aktivnosti, i to:

Organizovanje obuka za KIS aplikacije, Prikupljanje izvještaja od trenera o toku obuke, Sortiranje i analiza prikupljenih primjedbi, Svakodnevna saradnja sa informatičkom kućom Montora Sortware u cilju

unapređenja aplikacije, Usaglašavanje sadržaja aplikacije sa zakonskim propisima, Stalna konsultacija sa KIS korisnicima, i sl.

Na osnovu izvještaja koji je Uprava za kadrove dostavila nadležnom Ministarstvu unutrašnjih poslova i javne uprave može se zaključiti da su obuku za KIS aplikaciju završili zaposleni iz 41. državnog organa.

Od ovog broja 21 državni organ završio je ili je pri kraju inicijalnog unosa podataka u KIS aplikaciju. Kod 12 državnih organa unos je u toku, 5 državnih organa nisu započeli unos podataka, dok 3 državna organa nemaju link, koji je pretpostavka funkcionisanja KIS-a.

Druga faza projekta KIS obuhvata uvođenje organa sudstva, tužilaštva i organa za prekršaje u kadrovski informacioni sistem. Preduslov za njihovo povezivanje u sistem

23

je da budu povezani u mrežu državnih organa za koju je nadležan Sekretarijat za razvoj. Oprema za ove organe je isporučena krajem 2007. godine.

Korisnici koji su prošli obuku, su u obavezi da u što kraćem roku izvrše unos podataka u samu bazu.

Za prvu grupu polaznika (zaposlene u 10 državnih organa) Montora Softwars je

održala prvu obuku. Nakon završene obuke za rad na KIS aplikaciji i završene obuke za trenera, polaznici prve obuke su bili predavači narednim grupama polaznika obuke.

Cilj konstantne komunikacije korisnika KIS-a i predstavnika Uprave za kadrove, je unapređenje aplikacije i poboljšanje funkcionisanja cjelokupnog informacionog sistema.

Sem navedenih aktivnosti koje ovaj sektor sprovodi u funkciji realizacije

primarnog cilja – KIS-a, ovaj sektor obavlja i aktivnosti vezane za:

stalno administriranje i ažuriranje WEB stranice Uprave za kadrove; testiranje znanja rada na računarima prilikom zapošljavanja, obučavanje zaposlenih u državnim organima za rad na računarima.

Analizirajući WEB prezentaciju Uprave uočeno je ista pruža niz informacija, neophodnih potencijalnim korisnicima. Uočeno je da iako su informacije kvalitetno i uredno ažurirane, postoje i one oblasti koje ne zadovoljavaju pomenute kriterijume, npr iz oblasti propisa, baza ne sadrži najnovija zakonska rješenja (Zakon o državnim službenicima i namještenicima, Pravilnik o unutrašnoj organizaciji i sistematizaciji – ažuriran u toku revizije, nakon konstatacije revizora).

S obzirom da se radi o informatičkom kadru, smatramo da bi za izmjenu navedenih i sličnih zakonskih rješenje na WEB stranici, inicijativu trebalo da pokrene pravna služba Uprave za kadrove.

Zaposleni u CIS-u, sprovode aktivnosti na testiranju znanja rada na računaru u

postupku zapošljavanja u državnim organima (pripremanje testova, kao i postupak samog testiranja kandidata). Aktivnosti koje realizuju zaposleni u CIS-u Uprave a koje se odnose na navedeno nisu precizirane u samoj sistematizaciji.

24

U tabelarnom prikazu dat je pregled testiranja kandidata koje je ovaj sektor sproveo u 2006, 2007, i 2008. godini. Iz navedenih pokazatelja moguće je zaključiti da je došlo do porasta broja kandidata koji su zadovoljili kriterijume navedenog testiranja.

Takođe, zaposleni iz ovog sektora obavljaju poslove predavača na osposobljavanju zaposlenih u državnim organima za rad na računarima. Utvrđeno je da su 4 trenera u 2008. godini održala 16 obuka za 196 kandidata.

Revizijom je utvrđeno da se kao predavači za ove obuke angažuju isključivo

zaposleni iz ovog sektora, iako je oglas za predavače na ovu, kao i ostale teme stalno otvoren na WEB stranici Uprave za kadrove.

Bilo bi poželjno za pomenute namjene angažovati spoljne predavače, kako bi se

zaposleni u ovom sektoru rasteretili dodatnih zadataka koji nisu predviđeni opisom radnog mjesta shodno Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji.

Takođe je utvrđeno da je većina zaposlenih iz svih sektora Uprave za kadrove

angažovano kao predavači na raznim obukama. Cijenimo trud rukovodstva da se zaposleni dodatno stimulišu, ali smatramo da

pomenute poslove treba uključiti u opis radnih zadataka a ako to nije moguće obuke treba organizovati van radnog vremena kako bi se izbjeglo plaćanje zaposlenom po dva osnova i to: (po osnovu zarade i po osnovu ugovora o djelu) za redovno radno vrijeme a u cilju postizanja veće efikastnosti ekonomičnosti i pravilnosti. DRI preporučuje da se poslovi trenera uključe u opis radnih zadataka i da se

pronađe način za isplatu po ovom osnovu u okviru redovnih zarada ili da se obuke za rad na računarima kao i sve druge obuke koje sprovode zaposleni iz Uprave za kadrove organizuju van radnog vremena.

25

Zaštita podataka u mreži državnih organa Prilikom izgradnje informacionog sistema Uprave za kadrove, jedan od osnovnih

zahtjeva je bio integritet i tajnost podataka. Ukupna sigurnost sistema bazirana je na servisima MIPNet-a.

11. Aktivnosti Uprave za kadrove koje nijesu obuhvaćene postupkom revizije u navedenim sektorima

U ovom dijelu izveštaja prezentirani su revizorski nalazi dijela aktivnosti Uprave za kadrove koje nisu obuhvaćene revizijom sektora a od bitnog su značaja za rad subjekta revizije, i to:

Predlog novog Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta; Organizacija Finasijsko – računovodstvenih poslova; Evidentiranje imovine; Pregled planiranih i ostvarenih rashoda za period 2006, 2007 i 2008. godine

(period 01.01.-30.09.) 11.1 Predlog novog Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta

Revizijom je utvrđeno da je Uprava za kadrove sačinila predlog novog Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta kojim su predviđena 34 radna mjesta, za obavljanje poslova iz njene nadležnosti.

Revizijom je utvrđeno da Uprava za kadrove zapošljava 21. službenika i namještenika na neodređeno vrijeme i 6 po ugovoru o djelu.

Razumijemo da Uprava za kadrove želi da zaposli 6 službenika koji su angažovani po ugovoru o djelu, ali da bi djelovala ekonomično i efikasno neophodno je da se detaljno obrazloži potreba za još 6 radnih mjesta. Predlogom novog Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta predviđa se povećanje broja izvršilaca za 54% u odnosu na postojeći broj zaposlenih, koji je po važećoj sistematizaci 22. DRI predlaže da Uprava za kadrove detaljnije razmotri i obrazloži predloženi

akt o novoj sistematizaciji. 11.2 Finansijsko – računovodstveni poslovi

Finasijsko – računovodstvene poslove u Upravi za kadrove obavlja jedno lice, i

to: poslove likvidature, poslove blagajne (podizanje i isplate gotovine), knjiženje finasijskih transakcija kao i kreiranje knjigovodstvene dokumentacije.

26

Osim navedenih poslova ovo lice ima nadležnost i službenika za ovjeravanje

zahtjeva za plaćanje izdataka, a obavlja i poslove šefa opšte službe. Funkcija nadzora i kontrole pravilnosti i izvršavanja dužnosti i obaveza nije

uspostavljena, odnosno nije zadovoljen princip razdvajanja dužnosti, jer jedno lice obavlja više nespojivih poslova.

DRI preporučuje da se računovodstvenoj funkciji posveti više pažnje, da se uspostavi potpuni nadzor i kontrola u dijelu finansijskog i računovodstvenog poslovanja, te da se izvrši potrebno razdvajanje dužnosti u cilju organizovanja efikasnog i ažurnog računovodstva. Razdvajanje dužnosti moguće je izvršiti na način sto će se u okviru postojećeg broja zaposlenih izvršiti preraspodjela poslova a ako to nije moguće sistematizovati novo radno mjesto.

11.3 Evidentiranje imovine

Revizijom je utvrđeno da je EAR u saradnji sa Upravom za kadrove raspisala međunarodni tender za nabavku opreme za uspostavljanje KIS-a. Tender je objavljen za nabavku hardver-a, softver-a, mrežne (komunikacione) opreme i opreme za multimedijalnu salu HRMA.

Nakon sprovedene tenderske procedure, izvršena je evaluacija prispjelih ponuda i odabir najpovoljnijih ponuđača za svaki lot iz tendera pojedinačno, i to:

software – Montora Software, Crna Gora; hardware – Informatika Montenegro; mrežna oprema – DatenSystem; multimedijalna oprema – DatCon, Slovenija.

Ukupna vrijednost opreme koja je nabavljena na osnovu tendera iznosi oko

300.000,00€. Uprava za kadrove navedenu opremu je evidentirala u svojim poslovnim

knjigama na osnovu faktura koje je dobavljač ispostavio Evropskoj agenciji za rekonstrukciju. U postupku revizije nije prezentiran dokument, na osnovu kojeg bi se moglo zaključiti da je oprema dobijena od donatora.

DRI preporučuje Upravi za kadrove da pribavi valjan dokument iz kojeg bi se moglo jasno zaključiti vlasništvo Uprave na predmetnoj imovini.

27

11.4 Pregled planiranih i izvršenih rashoda Uprave za kadrove za period 2006–2008.g. U ovoj tabeli prikazani su planirani i ostvareni rashodi Uprave za kadrove. Sredstva koja je Uprava koristila za finansiranje ovih rashoda opredijeljena su budžetom Crne Gore

Tabela 8

Analizirajući predmetnu tabelu može se konstatovati da je evidentan rast izdataka po osnovu ugovorenih usluga koji se većim dijelom odnose na usluge stručnog usavršavanja, kao i porast izdataka za službena putovanja. Poseban osvrt dat je na ove izdatke iz razloga stosu isti nastali realizacijom aktivnosti koje sprovodi sektor za obuku kadrova a koje su bile predmet ove revizije.

28

Sagledavajući rezultate revizije nakon izrađenog Izvještaja o reviziji uspješnosti (3E) Uprave za kadrove i dostavljenog dopisa o izjašnjenju na predmetni Izvještaj od strane subjekta revizije ( br. 5271/1 od 09.01.2009.godine), o prihvatanju datih preporuka, Kolegijum Sektora IV na sjednici održanoj dana 20.03.2008. godine , usvojio je Konačni izvještaj o reviziji uspješnosti (3e) Uprave za kadrove za 2008. godinu i dao sledeći nalaz i preporuke: IV NALAZI I PREPORUKE 12. Pregled utvrđenih nepravilnosti, ocjena i preporuka Sektor za postupak javnog oglašavanja i praćenje sprovođenja propisa Opšti cilj ovog sektora obuhvata realizaciju aktivnosti koje se odnose na postupak javnog oglašavanja, praćenja i sprovođenja propisa.

Na temelju činjeničnog stanja u postupku revizije utvrđeni su nedostaci za koje je DRI izradila preporuke u cilju otklanjanja istih i unapređenja rada ovog sektora u dijelu:

Pribavljanja izvoda iz kaznene evidencije, Priznavanja radnog iskustva, Dinamike obrade zahtjeva u postupku zapošljavanja.

12.1 Pribavljanje izvoda iz kaznene evidencije

U postupku revizije utvrđeno je da za kandidate koji su konkurisali na predmetne

oglase Uprava za kadrove pribavlja izvode iz kaznene evidencije pisanim putem od Područnih jedinica Uprave policije. Rok za dostavu navedenih izvoda je 15 dana.Ukoliko se izvodi iz kaznene evidencije ne pribave u roku od 15 dana, službenik traži potpisivanje izjave od strane kandidata da nije osuđivan za krivično djelo koje bi ga činilo nepodobnim za vršenje službe u državnom organu. (shodno članu 16 Zakona o državnim službenicima i namještenicima).

Obrazac izvoda iz kaznene evidencije je sastavni dio potrebne dokumentacije za predmetne oglase i u pojedinim slučajevima se nije dostavljao u zakonskom roku. Sektor može da djeluje efikasno ukoliko pravovremeno dobije izvod iz kaznene evidencije i na taj način omogući zapošljavanje podobnih kandidata.

Državna revizorska institucija preporučuje da bi bilo svrsishodno da Uprava za kadrove inicira kod Uprave policije formiranje centralne kaznene evidencije koja bi unaprijedila rad tog organa i ujedno skratila vrijeme i postupak za dobijanje izvoda iz ove evidencije koji se dostavlja Upravi za kadrove prilikom zapošlavanja, kako ne bi došlo do eliminisanja podobnih kandidata.

29

12.2 Priznavanje radnog iskustva

Postupkom revizije utvrđeno je da se prilikom zasnivanja radnog odnosa pojedinih kandidata koji se prijavljuju na javne oglase priznaje radno iskustvo na osnovu raznih potvrda ovjerenih od strane privatnih firmi, kao i radno iskustvo stečeno po osnovu ugovora o djelu. Zbog ovakvog načina priznavanja radnog iskustva u postupku revizije utvrđeno je da je u dva navrata intervenisala Upravna inspekcija a da Uprava za kadrove i dalje nastavlja sa ustaljenom praksom priznavanja radnog iskustva na osnovu potvrda.

Dokazivanje radnog iskustva na osnovu raznih potvrda nije u skladu sa Zakonom o radu, član 8 stav 1 tačka 4 ovog zakona glasi: „Radno iskustvo podrazumijeva vrijeme provedeno u radnom odnosu u stepenu stručne spreme određene vrste zanimanja a koje se dokazuje radnom knjižicom.“ Zakonodavac je rekao da se samo može zaposliti lice koje dostavi valjan dokaz o radnom iskustvu a takav efekat može se postići samo ako se Uprava osloni na relevantne dokaze o radnom iskustvu koje je zakonodavac propisao.

Ovdje je važno istaći da odredbe Zakona o državnim službenicima i namještenicima koje se tiču radnog iskustva kao posebnog uslova za zaposlenje ove kategorije lica treba sistematski tumačiti, a to znači utvrditi smisao i duh ovakve zakonske norme. Kako se radi o posebnoj kategoriji lica koja se imenuju ili biraju na rukovodeća radna mjesta ili kada državni službenik i namještenik u državnom organu ili u organu državne uprave zasniva radni odnos u određenom zvanju, radno iskustvo treba priznati samo ako je ono posledica radnog odnosa između poslodavca i zaposlenog. Ovo dalje predpostavlja i ostvareni radni staž u stručnoj spremi određene vrste zanimanja za vrijeme trajanja zaposlenja. Državna revizorska institucija preporučuje da se priznavanje radnog iskustva vrši

na osnovu ovjerene kopije radne knjižice koju kandidati treba da dostave prilikom prijave na predmetni oglas u cilju dosledne primjene zakonskih propisa kojima se reguliše ova oblast.

12.3 Dinamika sprovedenih aktivnosti u postupku zapošljavanja U postupku revizije smo utvrdili da postoji velika vremenska razlika u obradi

zahtjeva u postupku zapošljavanja u pojedinim državnim organima. Takođe je primijećeno da su smanjeni vremenski intervali u postupku zapošljavanja u 2008. godini u odnosu na 2007.

Sektor ne obezbjeđuje evidenciju uporednih podataka vezanih za obradu

zahtjeva u postupku zapošljavanja po pojedinim državnim organima. Sektor bi djelovao efikasno ukoliko bi obezbijedio uporedni pregled iz kog bi mogao zaključiti koji je to razlog koji je doveo do skraćenja vremenskog perioda obrade podataka u sprovođenju postupka oglašavanja.

30

DRI preporučuje Upravi da pronađe odgovarajuće mehanizme kako bi se utvrdili razlozi koji su doveli do odstupanja u vremenskim periodima prilikom obrade zahtjeva u postupku oglašavanja, sto bi imalo za cilj poboljšanje rada u ovom sektoru.

Sektor za obuku i razvoj kadrova

Opšti cilj ovog sektora obuhvata realizaciju aktivnosti koje se odnose na obuku i razvoj kadrova.

Ovaj sektor je postizanje zadatog cilja u 2008. godini realizovao kroz sledeće aktivnosti i to:

Donošenje programa stručnog usavršavanja državnih službenika i namještenika

za 2008/2009. godinu; Izradu Plana realizacije obuka i distribuiranje svim državnim organima; Organizaciju obuka shodno donešenom programu; Organizovanje obuka koje nisu predviđene planom i programom; Organizovanje kurseva računara i stranih jezika, i Izradu stručne literature.

Na temelju činjeničnog stanja u postupku revizije utvrđeni su određeni nedostaci u realizaciji aktivnosti ovog sektora za koje je DRI izradila preporuke u cilju otklanjanja istih i unapređenja rada ovog sektora u dijelu:

Planiranja tema za obuke i realizacije planiranih obuka, Stručnog usavršavanja zaposlenih u Upravi za kadrove, Utvrđivanja referentnih vrijednosti.

12.4 Planiranje tema za obuke i realizacija obuka

U postupku revizije je utvrđeno da od 57 planiranih tema, na 15, tj. 26% tema nije bilo prijavljenih polaznika ili ih je bio nedovoljan broj, tako da iste nijesu održane.

Revizijom je takođe utvrđeno da odabrane teme za programe stručnog usavršavanja državnih službenika nijesu bile jasno određene odnosno nije bilo određeno kojoj kategoriji državnih službenika su pojedine teme namijenjene, te su državni službenici različitih zanimanja učestovali na istim obukama što nije bilo svrsishodno.

Smatramo da nema svrhe obučavati nekoga ko nema sposobnosti da stečeno znanje primijeni na radnom mjestu i prenese na druge zaposlene.

Takođe, je utvrđeno da broj realizovanih obuka u odnosu na planirane u procentu iznosi 59%, a da broj stvarnih polaznika u odnosu na prijavljene iznosi 63%.

31

Na osnovu navedenih pokazatelja može se zaključiti da mnogi seminari nijesu održani i da je posjećenost na obukama jako niska. Sektor bi djelovao efikasno i postigao veće efekte ako bi odabir tema iz programa stručnog usavršavanja uskladio sa potrebama polaznika.

DRI preporučuje da Uprava za kadrove uspostavi bolju saradnju sa starješinama i kontakt osobama u državnim organima u dijelu preciziranja kojoj kategoriji zaposlenih su namijenjene i potrebne pojedine teme, što bi rezultiralo boljom posjećenošću i većim interesovanjem kandidata.

12.5 Utvrđivanje referentnih vrijednosti

U postupku revizije je utvrđeno da je Uprava za kadrove na osnovu iskustva zemalja iz okruženja izradila kalkulaciju i istom utvrdila referentne vrijednosti kako slijedi: trošak po jednom seminaru iznosi prosječno 525 eura, prosječni trošak po jednom polazniku 35 eura a kao donja granica rentabiliteta tj. najmanji broj polaznika koji treba da prisustvuje da bi se obuka održala utvrđeno je 15 polaznika. Na osnovu ove kalkulacije su planirana potrebna sredstva za finansiranje obuka iz programa stručnog usavršavanja. Revizijom je utvrđeno da je prosječno ostvareni trošak po jednom seminaru za 2007. godinu iznosio 1.288,00€, što je skoro 150% više u odnosu na planirane troškove po kalkulaciji, a za 9 mjeseci 2008. godine 1.200,00€, što je skoro 130% više u odnosu na planirane troškove po kalkulaciji, a da prosječni troškovi po jednom polazniku iznose 91,00€, i da prosječan broj polaznika po obukama iznosi 12, što je manje od kalkulacijom utvrđene donje granice za 20%.

Na osnovu raspoloživih podataka utvrđeno je da postoje odstupanja u dijelu planiranih i ostvarenih troškova po seminaru, kao i prosječno ostvarenim troškovima po polazniku, i da je prosječni broj polaznika po seminaru manji od utvrđene donje granice rentabiliteta, što ukazuje na zaključak da kalkulacijom utvrđene referentne vrijednosti, nijesu odgovarajuće. Sektor bi djelovao ekonomičnije ako bi utvrdio prave referentne vrijednosti i obezbijedio evidenciju troškova po seminaru.

DRI preporučuje da Uprava za kadrove obezbijedu evidenciju troškova po seminaru, izradi novu kalkulaciju i promijeni utvrđene referentne vrijednosti koje su se pokazale kao nerealne imajući u vidu pokazatelje iz protekle dvije godine.

12.6 Stručno usavršavanje zaposlenih u Upravi za kadrove

Revizijom je utvrđeno da su zaposleni u Upravi za kadrove u 2007. i 2008.

godini obavili više studijskih posjeta i prisustvovali na više seminara, u inostranstvu i to:

32

Institucijama Savezne Republike Njemačke; Agenciji za državne službenike Republike Makedonije Holandija, u cilju upoznavanje sa praktičnim primjerima implementacije sličnih

sistema kao KIS; Irska, – razmjena iskustava sa institucijama koje se bave zapošljavanjem i

obukom i razvojem kadrova; Kina, više posjeta – (npr. seminaru na temu “Menadžment u poljoprivrednim

domaćinstvima za zemlje u razvoju” prisustvovao je jedan predstavnik Uprave). Zaposleni u Upravi za kadrove se često stručno usavršavaju u inostranstvu, kroz

razna studijska putovanja i seminare, što iziskuje povećene izdatke za službena putovanja i stručna usavršavanja, kao i duže periode izostajanja sa posla, što utiče na uspješnost obavljanja redovnih radnih zadataka. DRI preporučuje da u cilju preciznijeg utvrđivanja vrste, uslova i kriterijuma za

stručno usavršavanje zaposlenih ( u zemlji i inostranstvu), Uprava za kadrove donese plan i program stručnog usavršavanja. Uprava treba da bude vrlo kritična kod planiranja usavršavanja zaposlenih u inostranstvu tj. da usavršavanje zaposlenih van zemlje vrši ako je to zaista neophodno.

Centar za informacioni sistem

Glavni cilj ovog sektora je realizacija aktivnosti na uspostavljanju i razvoju kadrovskog informacionog sistema.

Pored aktivnosti koje se odnose na uspostavljanje i razvoj kadrovskog

informacionog sistema ovaj sektor realizuje i sledeće aktivnosti i to:

stalno administriranje i ažuriranje WEB stranice Uprave za kadrove; testiranje znanja rada na računarima prilikom zapošljavanja; obučavanje zaposlenih u državnim organima za rad na računarima.

Na temelju činjeničnog stanja u postupku revizije utvrđeni su nedostaci za koje

je DRI izradila preporuke u cilju otklanjanja istih i unapređenja rada ovog sektora u dijelu:

Angažovanja zaposlenih u CIS-u na obukama, kao i plaćanju zaposlenih po ovom osnovu.

33

12.7 Angažovanje zaposlenih u CIS-u na obukama

Revizijom je utvrđeno da se kao predavači na obukama za rad na računarima angažuju isključivo zaposleni iz ovog sektora, iako je oglas za predavače na ovu, kao i ostale teme stalno otvoren na WEB stranici Uprave za kadrove. Bilo bi poželjno za pomenute namjene angažovati spoljne predavače, kako bi se zaposleni u ovom sektoru rasteretili dodatnih zadataka koji nijesu predviđeni u opisu njihovog radnog mjesta shodno Pravilniku o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji.

Takođe je utvrđeno da je većina zaposlenih iz svih sektora Uprave za kadrove

angažovana kao predavači na raznim obukama. Cijenimo trud rukovodstva da se zaposleni dodatno stimulišu, ali smatramo da

pomenute poslove treba uključiti u opis radnih zadataka, a ako to nije moguće obuke treba organizovati van radnog vremena kako bi se izbjeglo plaćanje zaposlenom po dva osnova i to: (po osnovu zarade i po osnovu ugovora o djelu) za redovno radno vrijeme, a na taj način bi Sektor djelovao efikasnije i ekonomičnije.

DRI preporučuje da se poslovi trenera uključe u opis radnih zadataka zaposlenih

koji obavljaju ove poslove i da se pronađe način za isplatu po ovom osnovu u okviru redovnih zarada ili da se obuke za rad na računarima kao i sve druge obuke koje sprovode zaposleni iz Uprave za kadrove organizuju van radnog vremena.

Aktivnosti Uprave za kadrove koje nijesu obuhvaćene postupkom revizije u sektorima

Na osnovu utvrđenog činjeničnog stanja u postupku revizije utvđeni su i određeni nedostaci u realizaciji dijela aktivnosti Uprave za kadrove koje nijesu obuhvaćene revizijom navedenih sektora, i to:

Predlog novog Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta; Organizacija finasijsko – računovodstvenih poslova; Evidentiranje imovine

12.8 Predlog novog Pravilnika o organizaciji i sistematizaciji Uprave za kadrove

Revizijom je utvrđeno da je Uprava za kadrove sačinila predlog novog Pravilnika

o organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta kojim su predviđena 34 radna mjesta, za obavljanje poslova iz njene nadležnosti.

Revizijom je utvrđeno da Uprava za kadrove zapošljava 21. službenika i namještenika na neodređeno vrijeme i 6 po ugovoru o djelu.

34

Razumijemo da Uprava za kadrove želi da zaposli 6 službenika koji su angažovani po ugovoru o djelu, ali da bi Uprava djelovala ekonomično i efikasno neophodno je da detaljno obrazloži potrebu za predloženih još 6 radnih mjesta. DRI predlaže da Uprava za kadrove detaljnije razmotri i obrazloži predloženi

akt o novoj sistematizaciji. 12.9 Organizacija finansijsko – računovodstvenih poslova

Revizijom je utvrđeno da sve finasijsko – računovodstvene poslove u Upravi za

kadrove obavlja jedno lice. Osim navedenih poslova ovo lice je i službenik za ovjeravanje zahtjeva za plaćanje izdataka, a obavlja i poslove šefa opšte službe.

Funkcija nadzora i kontrole pravilnosti i izvršavanja dužnosti i obaveza nije

uspostavljena, odnosno nije zadovoljen princip razdvajanja dužnosti, jer jedno lice obavlja više nespojivih poslova

DRI preporučuje da se računovodstvenoj funkciji posveti više pažnje, da se uspostavi potpuni nadzor i kontrola u dijelu finansijskog i računovodstvenog poslovanja, te da se izvrši potrebno razdvajanje dužnosti u cilju organizovanja efikasnog i ažurnog računovodstva. Razdvajanje dužnosti moguće je izvršiti na način sto će se u okviru postojećeg broja zaposlenih izvršiti preraspodjelu poslova, a ako to nije moguće sistematizovati novo radno mjesto.

12.10 Evidentiranje imovine

Revizijom je utvrđeno da je EAR u saradnji sa Upravom za kadrove raspisala

međunarodni tender za nabavku opreme za uspostavljanje KIS-a. Tender je objavljen za nabavku hardver-a, softver-a, mrežne (komunikacione) opreme i opreme za

multimedijalnu salu HRMA.

Ukupna vrijednost opreme koja je nabavljena na osnovu tendera iznosi oko 300.000,00 €.

Uprava za kadrove navedenu opremu je evidentirala u svojim poslovnim

knjigama na osnovu faktura koje je dobavljač ispostavio Evropskoj agenciji za rekonstrukciju. U postupku revizije nije prezentirana knjigovodstvena isprava na osnovu koje bi se moglo zaključiti da je oprema dobijena od donatora sto nije u skladu sa zakonskim propisima i Međunarodnim računovodstvenim standardima.

35

Navedena činjenica govori da se povjerljivi podaci o crnogorskim kadrovima evidentiraju i čuvaju na opremi koja formalno nije u vlasništvu Uprave za kadrove. DRI preporučuje Upravi za kadrove da pribavi valjan dokument iz kojeg bi se

moglo jasno zaključiti vlasništvo Uprave na predmetnoj imovini.

V ZAKLJUČAK

Uprava za kadrove je kao svoj najvažniji zadatak postavila obezbjeđivanje uslova za savremeno upravljanje kadrovima u državnim organima i njihov permanentan razvoj u skladu sa najvažnijim evropskim standardima u ovoj oblasti.

Sumirajući glavne rezultate nakon izvršene revizije uspjeha u Upravi za kadrove na osnovu utvrđenog činjeničog stanja, može se konstatovati da je napravljen veliki napredak u oblasti reforme službeničkog sistema, i da su utvrđeni ključni elementi za unapređenje normativnog okvira.

Iako se radi o mladoj instituciji koja se još uvijek nalazi u fazi razvoja, revizijom je utvrđeno da je Uprava za kadrove postigla vidljive rezultate u svom radu, te se može konstatovati da se Uprava za kadrove nalazi na dobrom putu da ispuni ciljeve koje joj je zadao zakonodavac a preporuke koje smo dali u ovom izvještaju samo će unaprijediti rad ovog subjekta.

Podgorica, 20.03.2008. godina

Rukovodilac Kolegijuma

Dušan Mrdović član senata