CURSO AUDITOR 9001 2008

AUDITORES INTERNOS DE AUDITORES INTERNOS DE

SISTEMAS DE GESTION DE SISTEMAS DE GESTION DE

AUDITORES INTERNOS DE AUDITORES INTERNOS DE

SISTEMAS DE GESTION DE SISTEMAS DE GESTION DE

- Copyright Bureau Veritas

CALIDAD CONFORME A LA NORMA CALIDAD CONFORME A LA NORMA

ISO 9001:2008ISO 9001:2008

CALIDAD CONFORME A LA NORMA CALIDAD CONFORME A LA NORMA

ISO 9001:2008ISO 9001:2008

REVISION 2012

AUDITORA

Proceso de verificacin sistemtico, independiente y documentado para obtener y evaluar objetivamentelas evidencias de auditora ...

Definicin (ISO 9000)

2AUDITOR INTERNO ISO 9001 TRAINING COURSE V.ARG - Copyright Bureau Veritas

las evidencias de auditora ...

Evidencias de Auditoria: informacin verificable, registros o declaraciones de hechos.

... con el fin de determinar la extensin con que se cumplen los criterios de auditora

AUDITORA

Definicin (cont.)


Criterios de Auditora: polticas, procedimientos, estndares, buenas prcticas o requisitos con los que el auditor compara la evidencia reunida durante la auditora.

Proceso de verificacin sistemtico,

independiente y documentado

para obtener y evaluar objetivamente las

AUDITORA

DEFINICION


para obtener y evaluar objetivamente las

evidencias de auditora con el fin de

determinar la extensin con que se cumplen

los criterios de auditora

PROPOSITOS DE UNA AUDITORA

Conforma las disposiciones planificadas, los estndares y los requisitos de las normas aplicables

Est funcionando / implementado

Determinar si el Sistema de Gestin


Est funcionando / implementado

Es efectivo y produce los resultados previstos

Proveer informacin para la Revisin por la Direccin

alcance

frecuencia

metodologa de auditorias

Debe comprender:

PROCEDIMIENTO DE AUDITORA


metodologa de auditorias

responsabilidades y requisitos para

conducirlas

comunicar sus resultados

CUNDO REALIZAR UNA AUDITORA?

De acuerdo con el Programa de Auditoras

Cuando existen problemas de gestin o mal funcionamiento del SGC


funcionamiento del SGC

Cuando se producen cambios en el SGC

Cuando se buscan oportunidades de mejora

1. Incluir todos los sectores y procesos dentro del alcance del SGC

2. Cubrir todos los requisitos de las normas aplicables

EL PROGRAMA DE AUDITORIAS - PAUTAS


3. Definir frecuencia de auditoras segn importancia de la actividad

4. Considerar tiempo de realizacin de cada auditora

EL PROGRAMA DE AUDITORIAS

Considerar

Importancia de la actividad

Estado de la actividad

Resultados de auditoras previas


Resultados de auditoras previas

Minimizar alteraciones en la Empresa

Disponibilidad de los auditados y auditores

El programa suele ser anual o semestral

PROGRAMA - EJEMPLO

2001/1 Ventas Mara / Juan Mayo 01 Desde la venta producto hasta

procesos administrativos

2001/2 Servicios Pedro / Mara Mayo 01

Reparaciones de poductos /Preparacin de preentrega /

Gestin garantas /Mantenimiento y calibraciones

2001/3 Logstica Juan / Jos Mayo 01

Operaciones / contrataciones/

Compras y evaluacin de

Proveedores

Almacenamiento y Despacho

7.2, 7.4 y 7.5.5

2001/4Administracin /

Mara / Pedro Mayo 01 Procesos Administrativos /

7.2.1 y 7.2.2

7.5.1, 6.3, 7.6

y 8.2.3

7.2, 7.5.1 y

Cdigo deAuditora

Proceso / Sectorauditado

Equipo Auditor

Fechapropuestapara laAuditora

Alcance PropuestoRequisitosISO 9001


En todos los sectores se auditarn los siguientes puntos:

El conocimiento de las Polticas y los Objetivos aplicables Control de documentos Control de registros Indicadores: mediciones y seguimiento de los resultados No conformidades y acciones de mejora Mejora continua: Planes y programas

Representante de la Direccin Direccin

DistribucinAprobadoRevisado

1) Gte de Ventas

2) Gte de Logstica

3) Gte de Servicio

4) Gte de Administracin

Fecha: 1/01/2001

Revisin: 00

2001/4Administracin /

ContabilidadMara / Pedro Mayo 01 Procesos Administrativos /

Crditos / procesos contables

2001/5 Rep. Dreccin /Direccin Pedro / Jos Mayo 01

Control documentos /

Accionesde mejora / Capacitacin /

satisfaccin del Cliente /

Revisiones por la Direccin /Indicadores de Gestin/ Mejora

Continua de Eficacia del SGCAuditoras internas /Acciones

Correctivas y Preventivas

7.2, 7.5.1 y

7.5.3

4.2.2, 4.2.3, 4.2.4,

5.1, 5.2, 5.3, 5.4,

5.6, 8.2.1, 8.2.2,

8.2.3. 8.4,

8.5.2 y 8.5.3

TIPOS DE AUDITORIA

Segn el propsito

de procesos


del sistema de gestin

de legislacin / contable / etc.

Internas (de 1 parte)

Las que realiza la organizacin a su propioSistema de Gestin

Externas (de 2 parte)

Segn la organizacin involucrada:

TIPOS DE AUDITORIA


Externas (de 2 parte)

Entre clientes y proveedores (contractual)

De Certificacin (de 3 parte)

Conducidas por un Organismo de Certificacin

De Suficiencia: verificacin de las formalidades del sistema (en el papel)De Cumplimiento: verificacin del cumplimiento eficaz de las formalidades (en la prctica).

Segn el enfoque:

TIPOS DE AUDITORIA


Otras:Integradas: cuando se auditan sistemas de gestin ambiental, de higiene y seguridad laboral y/o de calidad juntos.Conjunta: dos o ms organizaciones cooperan para auditar a un nico auditado.

PARTICIPANTES DE LA AUDITORA

Cliente:

Organizacin o persona que solicita la auditora,

Define su objetivo y alcance,

Establece el modelo de referencia,

Acciona en funcin de los resultados obtenidos.


Acciona en funcin de los resultados obtenidos.

PARTICIPANTES DE LA AUDITORA

Auditor:

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora,

Planifica, desarrolla y documenta la auditora,

Detecta e informa las desviaciones,

Mantiene la confidencialidad sobre la informacin obtenida.


Mantiene la confidencialidad sobre la informacin obtenida.

Es aquella persona calificada para efectuar auditoras

Nota:

El auditor designado para gerenciar una auditora es llamado Auditor Lder.

AUDITOR LDER


llamado Auditor Lder.

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LDER

El Auditor Lder es el responsable final de todas las etapas de la auditoria, debe tener capacidad

Gerencial, experiencia y tener autoridad para tomar decisiones finales en relacin a la conducta y cualquier observacin que realice durante la

auditoria.


Tambin le compete:

Participar de la seleccin de los integrantes que lo acompaan.

Preparar Plan de Auditoria

Presentar su apreciacin sobre la auditoria

Colaborar con el Auditor Lder

Verificar la implementacin de las acciones

correctivas tomadas

AUDITOR ACOMPAANTE


Mantenerse dentro del alcance de la auditora

Ser objetivo

Reunir evidencias

COMPETENCIAS DEL AUDITOR


8Entrenado

8Calificado

8Esforzado

8Gerenciar bien el tiempo

8Comunicativo

8 Interesado

CARACTERISTICAS DEL BUEN AUDITOR


8Esforzado

8Honesto

8Razonable

8Objetivo

8 Interesado

8Analtico

8Diplomtico

EVALUACION DEL AUDITOR

ETAPAS DE EVALUACION DEL AUDITOR:

Evaluacin inicial

Evaluacin para la seleccin del equipo

Evaluacin continua del desempeo


1 PREPARACIN

2 EJECUCIN

ETAPAS DE UNA AUDITORIA


3 INFORME

4 SEGUIMIENTO

Distribucin tpica de tiempos

1.- Preparacin 20%

2.- Ejecucin 60%

ETAPAS DE UNA AUDITORIA


3.- Informe 10%

4.- Seguimiento 10%

Las auditoras son costosas

Las auditoras deben ser bien planeadas y

conducidas

PREPARACIN DE LA AUDITORIA


Las auditoras no deben ser realizadas por

sorpresa

Acordar siempre con el auditado fechas convenientes por adelantado (ver Plan de Auditora)

Informes de auditoras anteriores

Documentos del SGC: procedimientos,

mtodos, manuales, etc.

INFORMACIN PREVIA


Legislacin y otros requisitos aplicables

Reclamos de partes interesadas

Necesidades de la Gerencia

Qu hacen en el Area / sector?

Cun grande es?

Qu procesos operan?

INFORMACIN DEL AREA A AUDITAR


Qu procesos operan?

Qu estndares se deben cumplir

Complejidad de las operaciones

El auditor debe prepararse para...

Seguir el proceso de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control

No limitarse meramente a determinar la conformidad de las actividades

PREPARACIN DEL AUDITOR


Evaluar tambin y, sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados intentados

El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los procesos y del sistema para alcanzar los

objetivos establecidos !

ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

Mapear el sistema Procesos

Entradas y salidas

PREPARACIN DEL AUDITOR


Controles

Secuencia de procesos

Interacciones

Elaborar el Plan de Auditora!

Objetivo y alcance

Lugares, fechas y recursos

Documentos o requisitos aplicables

Integrantes del Equipo de Auditora

PLAN O AGENDA DE AUDITORIA


Integrantes del Equipo de Auditora

Cronograma de actividades, con tareas

asignadas a los auditores

Debe ser acordado con el auditado

1. Plan de Auditora Interna

Procesos / Sector Auditado:

VENTAS ADMINISTRACION

Cdigo de Auditora:

2008 / 04

Fecha de Auditora: 11 de Junio de 2008

Auditor Lder:

Auditor Asistente:

Objetivo de la Auditora: : Evaluar el grado de implementacin del Sistema

Integrado de Gestin

Alcance de la Auditora:

Todos los procesos comerciales y Administrat. Todos los requisitos aplicables

AGENDA DE AUDITORIA - EJEMPLO


Todos los procesos comerciales y Administrat. Todos los requisitos aplicables

1.1 Agenda

Hora Auditor Lder Auditor Asistente

9:00 Reunin Inicial

9:15 Seguimiento de NC y AC

9:45 Procesos comerciales. Mercado Int Mercado externo

10:30 Logstica Exportaciones

11:00 Procesos Administrativos / finanzas

12:00 Anlisis de resultados / Reunin del equipo auditor

14:00 Reunin Final

El Equipo de Auditora debe:

Definir objetivos y alcance de la auditora

Establecer sectores y actividades a auditar

Recopilar la informacin previa necesaria

PREPARACIN DE LA AUDITORIA


Recopilar la informacin previa necesaria

Elaborar el Plan de Auditora

Preparar los documentos de trabajo:

Listas de verificacin

Plan de auditora

Gua para asegurar la continuidad de la Auditora

Mantiene claros los objetivos

Ayuda a administrar el tiempo

LISTA DE VERIFICACIN


Ayuda a administrar el tiempo

Define el camino de la

investigacin

Organiza la toma de notas

Mal uso de la Lista de Verificacin:

Omisin de investigar temas importantes por no estar incluidos

LISTA DE VERIFICACIN


Realizar un ejercicio de preguntas y respuestas

(obstruccin de la comunicacin)

Tener una perspectiva estrecha del sistema de Calidad

2.- El SGC est implementado y funciona segn la planificacin?

Secuencia tradicional

Secuenciasugerida

1.- El SGC est diseado conforme a las normas aplicables?

CUESTIONES A INVESTIGAR


funciona segn la planificacin?

3.- El SGC es eficaz? Es capaz para lograr los objetivosy alcanzar la satisfaccin de laspartes interesadas?

tradicional sugerida

ETAPAS

Reunin inicial

Recopilacin de evi dencias

EJECUCIN DE LA AUDITORIA


Recopilacin de evi dencias

Reunin final

Se establecen las reglas generales para la realizacin de la Auditora

Contenidos:

Presentaciones

REUNIN INICIAL


Presentaciones

Exponer cul es el propsitode la Auditora

Revisin del Plan de Auditora

Identificar los responsables de las reas a ser auditadas (interlocutores vlidos)

Aclarar que la Auditora esuna muestra

Arreglos logsticos

Aclaracin de dudas

Acordar horario de la

Contenidos (cont.) :

REUNIN INICIAL


Acordar horario de lareunin final

Acordar visitas guiadas a las instalaciones (si es necesario)

La reunin inicial no se debe suprimir!

Informacin verificable

Se basa en:

- entrevistas

- examen de documentos

EVIDENCIAS OBJETIVAS


- examen de documentos

- observacin de actividades y condiciones

- resultados de mediciones y ensayo

- registros

Tcnica de Preguntas

Las Preguntas...

Deben dirigirse a la informacin relevante

ENTREVISTAS


No deben sugerir respuestas

No deben contener expresividad o implicancias

emocionales

Tcnica de preguntas

Incorpore las preguntas en

la conversacin

ENTREVISTAS


No responda con preguntas

Evite hacer un ejercicio de

preguntas y respuestas

Calidad??

Tcnicas de preguntas: Preguntas abiertas

qu

porqu

cundo

cmoVER!!!

ENTREVISTAS


cmo

dnde

quin

Usar correctamente las preguntas:

cerradas

Utilice la escucha activa

Las relaciones entre auditores y auditados son

crticas para lograr una auditora exitosa

GESTIN DE LA AUDITORIA


Crear un buen clima para la comunicacin

Espacio

Tiempo



Contacto visual

Lenguaje corporal

Trato respetuoso

Creando el clima para la

comunicacin !

Hacerlo fcil para el auditado



Eliminar temores

Explicar el propsito

Explicar las notas

Mantener al auditado informado de los

hallazgos

Auditado (o entrevistado):

Recibe la auditora y designa, o no, a los interlocutores,

Colabora en el desarrollo de la auditora,

Define e implementa las acciones correctivas

PARTICIPANTES DE LA AUDITORIA


El autoritario

El que presenta conflictos continuos

El inferior El ausente y el olvidadizo

AUDITADO


El provocador

El que pierde tiempo El colaborador El que usa tcticas evasivas

El arte de escuchar

Eliminar distracciones

Prestar atencin al contenido

ENTREVISTAS


Prestar atencin al contenido

Evitar juicios

Identificar temas

Programar tiempo adicional

Buscar las clarificaciones

Los malos hbitos

Prdida de atencin

Pre-ocupacin

ENTREVISTAS


Sobre-reaccin

Interrumpir al auditado

Escuchar sin mirar

Escuchar slo lo que deseamos oir

Usar el tiempo de escuchar para reflexionar

Investigar todo lo necesario

Seguir la pista de auditora

Tomar muestras representativas

RECOPILACIN DE EVIDENCIAS


Tomar muestras representativas

Verificar la coincidencia entre

procedimientos escritos y la

realidad

Verificar lo expuesto durante las

entrevistas

Determinar si las No Conformidades

constituyen casos aislados o si son

RECOPILACIN DE EVIDENCIAS


constituyen casos aislados o si son

generalizadas

Registrar las No Conformidades

Qu es una No Conformidad?... ?

No cumplimiento de un requisito del cliente o de otras partes interesadas

NO CONFORMIDADES


Requisito: necesidad o expectativa establecida o implcita

Requisito legal o regulatorio

Una Oportunidad para mejorar el desempeo, los resultadosy la satisfaccin de partes interesadas

HALLAZGO DE

LA AUDITORA

Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 2 condiciones mnimas:

Debe estar basado en evidencias objetivas

NCOBS

NO CONFORMIDADES


Debe estar basado en evidencias objetivas

Debe demostrarse incumplimiento de requisitos: De normas (ISO 9001; ISO 14001 u OHSAS 18001) y

otros estndares aplicables

Procedimientos, planes u objetivos/metas

Requisitos legales o regulatorios

OBSERVACION O NO CONFORMIDAD?

Para que unPara que un HallazgoHallazgo pueda ser considerado slo como pueda ser considerado slo como unauna ObservacinObservacin debe ser:debe ser:

NCNCOBOBSS HallazgoHallazgo

??


unauna ObservacinObservacin debe ser:debe ser:

de escaso o nulo efecto sobre la gestinde escaso o nulo efecto sobre la gestin

un caso aislado o sin peso un caso aislado o sin peso muestralmuestral

no asociable a una posible falla o desvo del sistemano asociable a una posible falla o desvo del sistema

UnaUna ObservacinObservacin es un producto de la variabilidad del proceso o es un producto de la variabilidad del proceso o

sistema pero que, a criterio del auditor, requiere atencin o anlisissistema pero que, a criterio del auditor, requiere atencin o anlisis

CONTENIDOS

1.- Dnde se detect

2.- Cul es el hecho o hallazgo (evidencia objetiva)

INFORME DE NO CONFORMIDADES


2.- Cul es el hecho o hallazgo (evidencia objetiva)

3.- Requisito no cumplido (siempre debe incluir el de norma)

4.- Por qu es una NC (explicacin de la NC)

Departamento W-4 Produccin de Lentes

Turno de la Maana

4 de 18 operarios fueron vistos no usando protectores de cabeza

(cascos de nylon). Los cascos estaban disponibles a la entrada

del rea.

EJEMPLO


del rea.

WI4-01, clasula 6, requiere que todo el personal que entre al

departamento W-4 debe usar los cascos de nylon. La instruccin

estaba claramente visible a la entrada del rea.

Area/Proceso

Hallazgo

Requisito

AUDITORIA DE CALIDAD

INFORME DE NO CONFORMIDAD

SECTOR/PROCESO :.....................................................

ISO 9001:2008; Requisito ..............

Descripcin

Durante el turno de la maana 4 de 18 operarios no

estaban usando protectores de cabeza (cascos de

Produccin de Lentes Div.W-4

6.4

NC Nmero...............

MUNDIAL S.A.

AUD/01

Fecha:....................23/12/2008

REDACCIN DE EJEMPLO


Firma

Clasificacin

Auditor :

estaban usando protectores de cabeza (cascos de

nylon). Los cascos estaban disponibles a la entrada del

rea.

WI4-01, clasula 6, requiere que todo el personal que

entre a W-4 debe usar cascos de nylon.

La norma requiere que la organizacin debe suministrar

un ambiente adecuado de trabajo.

M. Legrand

NOCONFORMIDAD

TOMAR DISPOSICIN

INVESTIGAR CAUSA

DETERMINAR ACCIN

CORRECTIVA

NO CONFORMIDADES


Auditor Auditado

DISPOSICIN CAUSA CORRECTIVA

VERIFICACINIMPLEMENTACIN

VERIFICACIN EFICACIA

Acordar No conformidades encontradas

Verificar si los casos aislados se repiten en otras reas

Establecer el orden para la reunin final

REUNIN DE AUDITORES


Establecer el orden para la reunin final

Agradecimientos

Objetivos y alcance de la Auditora

Aclarar que la Auditora fue una muestra

REUNIN FINAL


No conformidades presentadas por cada auditor

Conclusiones:- existe un SGC?

- est implementado?

- es eficaz?

REUNIN FINAL


- es eficaz?

Acordar fechas de verificacin de acciones correctivas

Aclaracin de dudas

Segn Norma ISO 19011:2002

los objetivos de la auditora;

el alcance de la auditora;

la identificacin del cliente de la auditora;

la identificacin del lder del equipo auditor y de los miembros

INFORME DE AUDITORIA


la identificacin del lder del equipo auditor y de los miembrosdel equipo auditor;

las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades deauditora in situ;

los criterios de auditora;

los hallazgos de la auditora; y

las conclusiones de la auditora.

Verificacin de:

la implementacin de las acciones correctivas

la efectividad de las acciones correctivas

Informar a la direccin si no se tomaron las accionescorrectivas y si las mismas no fueron efectivas.

SEGUIMIENTO


Dar confianza a la gerencia

Dar confianza a los clientes

Detectar problemas operativos

BENEFICIOS DE LA AUDITORIA


Detectar problemas operativos

Proveer oportunidad de mejora

Proveer realimentacin para acciones

correctivas y preventivas

Agradecemos su asistencia

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