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Curso de Gestão de Projetos - MS Project 2010

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    Gesto de Projetos & MS-Project

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    Objetivo do Curso

    O objetivo deste curso ensinar conceitos bsicos

    de Gesto de Projetos utilizando o PMI e os

    principais comandos do MS-Project.

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    Gesto de Projetos

    MS-Project 2010

    Agenda

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    Objetivo Este mdulo visa fornecer uma viso geral

    de Gerenciamento de Projetos baseando-

    se nas melhores prticas do PMI,

    apresentar os principais processos

    durante as fases de incio, planejamento,

    execuo, controle e encerramento.

    Gesto de Projetos

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    Apresentao Nome

    Profisso

    Funo

    Experincia com Gesto e MS Project

    Expectativa do curso

    Gesto de Projetos

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    O que Projeto ?

    Gesto de Projetos

    Projeto

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    O que Projeto ?

    Gesto de Projetos

    Um Projeto um esforo nico e temporrio empreendido para alcanar

    um objetivo especfico (PMBOK)

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    Caractersticas de um Projeto

    Gesto de Projetos

    Todo projeto tem um

    comeo e um fim bem

    definidos.

    O produto ou o servio

    diferente de todos os

    similares feitos

    anteriormente.

    Projeto

    Temporrio

    nico

    Progressivo

    As caractersticas de cada projeto so

    mais detalhadas na medida em que for

    maior o entendimento do produto ou

    servio.

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    O que Gerenciamento Projeto ?

    Gesto de Projetos

    Aplicao de conhecimentos, habilidades

    e tcnicas para projetar atividades que

    visem atingir ou exceder as

    necessidades e expectativas das partes

    envolvidas, em relao ao projeto.

    (PMBOK)

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    Restrio Tripla

    Gesto de Projetos

    Tempo

    Custos

    Escopo

    Qualidade

    Satisfao do Cliente

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    reas de Conhecimento

    Gesto de Projetos

    Qualidade

    Tempo Custos

    Escopo Riscos

    Comunicaes

    Aquisies

    Recursos Humanos

    Partes Interessadas

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    reas de Conhecimento

    Gesto de Projetos

    A estrutura do PMBoK contempla dez reas de conhecimento especficas:

    Gerenciamento da Integrao do Projeto

    Gerenciamento do Escopo do Projeto

    Gerenciamento do Tempo do Projeto

    Gerenciamento de Custo do Projeto

    Gerenciamento de Qualidade do Projeto

    Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto

    Gerenciamento da Comunicao do Projeto

    Gerenciamento dos Riscos do Projeto

    Gerenciamento das Aquisio do Projeto

    Gerenciamento das Partes Interessadas do Projeto

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    Grupo de Processos

    Gesto de Projetos

    Iniciao Planejamento

    Controle Execuo

    Encerramento

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    Processos de Gerenciamento

    Gesto de Projetos

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    FCS Fatores Crticos do Sucesso

    Gesto de Projetos

    Projeto realizado dentro do prazo e custos previstos Cliente satisfeito Projeto entregue conforme especificado Projeto implementado e dado o uso adequado Equipe satisfeita Satisfao das partes envolvidas Ter utilizado todos os recursos eficientemente Gerar aprendizado Todos falam bem do projeto Ter tido o mnimo possvel de mudanas de escopo Ter lucro/resultado esperado pela empresa

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    Porque os Projetos Fracassam

    Gesto de Projetos

    Falta de tcnicas, ou seja, falta do uso de melhores prticas na gerncia de projetos;

    Falta de apoio dos envolvidos e interessados pelo projeto;

    As metas e os objetivos esto mal estabelecidos ou no so compreendidos pela equipe;

    O projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realiz-las;

    O projeto baseado em informaes insuficientes ou inadequadas;

    O projeto foi estimado baseado no feeling dos envolvidos, deixando em segundo plano dados histricos de projetos similares j efetuados;

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    MS-Project 2010

    Gesto de Projetos

    Agenda

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    Objetivo Este mdulo visa ensinar as operaes

    bsicas com a ferramenta MS-Project.

    Sendo abordado o planejamento e

    acompanhamento de projetos, atravs do

    Project voc poder visualizar seu

    cronograma centrado em diversos

    interesses: centrado em tempos, custos e

    recursos. Poder ainda comparar o

    planejamento inicial com o efetivo

    andamento do projeto.

    MS-Project 2010

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    Planejamento

    Antes de iniciar um projeto,

    voc deve definir sua meta

    e depois determinar quais

    tarefas precisa completar

    para atingir. Depois de

    definir as etapas e tarefas,

    resta somente definir a

    durao, as pessoas

    responsveis por cada

    tarefa e por fim o custo

    dessa etapa.

    MS-Project 2010

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    Projeto sobre a tica do MS-Project

    Um projeto pode ser

    definido como uma

    sequncia de atividades ou

    eventos com incio e fim

    definidos dirigidos por

    pessoas que se destinam a

    alcanar um dado objetivo

    dentro de parmetros de

    custo tempo, recursos e

    qualidade.

    MS-Project 2010

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    Ciclo de Vida de um Projeto

    Fase Inicial

    Fase de Planejamento

    Fase de Execuo

    Fase Final

    MS-Project 2010

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    O que o MS-PROJECT

    Programa indicado para o

    planejamento e

    acompanhamento de

    projetos, atravs dele voc

    poder visualizar seu projeto

    centrado em diversos

    interesses: centrado em

    tempos, custos e recursos.

    Poder ainda comparar o

    planejamento inicial com o

    efetivo andamento do projeto.

    MS-Project 2010

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    Exerccio conduzido

    Criar uma agenda para a

    reunio anual dos

    acionistas.

    Voc comear

    estabelecendo um novo

    arquivo de projeto com uma

    data inicial e informaes

    de propriedades de projeto.

    MS-Project 2010

    Todo o projeto voc

    dever dividir em fases,

    indicar o incio ou

    trmino, criar um

    calendrio, vincular

    tarefas, atribuir os

    recursos e custos e

    iniciar o processo de

    identificao das

    alteraes. Salvar uma

    linha de base e o mesmo

    ficar pronto para ser

    controlado.

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    Exerccio conduzido ( PASSO 1 )

    Abra o MS-Project e crie

    um novo arquivo, com a

    data inicial 03 de Novembro

    de 2014;

    Introduza como ttulo

    Reunio de Acionistas e Relatrio Anual de 2014 como assunto do projeto e

    no autor e diretor seu nome

    completo;

    Salve o arquivo como

    reviso 1.

    MS-Project 2010

    Neste 1 passo para

    construir um

    cronograma

    necessrio estabelecer a

    Data de Incio ou de

    Trmino do Projeto

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    Exerccio conduzido ( PASSO 2 )

    MS-Project 2010

    Neste momento, aps o

    ambiente estar pronto

    para receber as

    atividades. Devemos

    verificar se temos a

    identificao de todas as

    tarefas.

    Devemos escolher o

    Modo Automtico ou

    Manual do cronograma.

    Introduza as tarefas e

    duraes a seguir na

    lista de tarefas:

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    Exerccio conduzido ( PASSO 3 )

    MS-Project 2010

    muito importante que

    voc saiba operaes

    bsicas para realizar a

    manuteno do

    cronograma. Inserir uma

    tarefa; Mover uma

    tarefa; Excluir uma

    tarefa.

    Exclua a tarefa 7,

    (Imprimir Menu de servio

    buffet)

    Salve o arquivo com linha

    de base.

    Insira uma nova tarefa,

    (Marcar centro de

    conferncia), com durao

    de 2 dias, antes da tarefa 2,

    (Imprimir Carta);

    Mova a tarefa 3 (Imprimir

    Carta), para depois da

    tarefa 5, (Desenvolver

    Carta), usando a tcnica de

    arrastar e soltar.

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    Exerccio conduzido ( PASSO 4 )

    MS-Project 2010

    1 Recue as tarefas de 2 a 20;

    2 Recue a tarefa de 3 a 6

    3 Recue a tarefa de 8 a 13

    4 Recue a tarefa de 15 a 19

    Recuar as tarefas

    extremamente importante, pois

    s desta forma temos condio

    de visualizar as quais atividades

    de forma mais Macro. Por isso o

    nome dos recuos Criao de

    atividades Macro, ou seja,

    atividades que aglutinam outras.

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    Exerccio conduzido ( PASSO 5 )

    MS-Project 2010

    As dependncias entre

    atividades defini como o

    projeto ser

    orquestrado.

    Vincule todas as tarefas em

    uma dependncia trmino-

    a-incio;

    Desvincule as tarefas de

    resumo 7 e 14;

    Vincule a tarefa 2 a tarefa

    14;

    Vincule a tarefa 11 a tarefa

    14 .

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    Exerccio conduzido ( PASSO 6 )

    MS-Project 2010

    Dentro do conceito de

    Dependncia temos a

    Latncia que serve para

    determinar o tempo

    entre o final de uma

    atividade e o incio de

    uma prxima.

    Mude as Dependncias

    entre as tarefas

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    Exerccio conduzido ( PASSO 7 )

    MS-Project 2010

    Os recursos dentro de

    um cronograma

    determinam o

    necessrio para

    completar a atividade.

    Recursos podem ser

    Pessoas, Equipamentos,

    Materiais e Custo.

    Crie a seguinte Planilha de

    Recursos

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    Exerccio conduzido ( PASSO 8 )

    MS-Project 2010

    Depois necessrio

    indicar qual recurso

    necessrio para

    completar a atividade.

    Com esta etapa

    definimos Quem Faz o que Quando e Qual o custo varivel da

    Atividade. Temos a condio de determinar

    quem esta trabalhando

    mais do que possvel e

    quem no esta alocado.

    Aloque os recursos

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    Exerccio conduzido ( PASSO 9 )

    MS-Project 2010

    Aps ter acabado o

    cronograma o mesmo

    esta pronto para

    responder perguntas.

    Salve uma nova Linha de

    Base e compare o projeto.

    Avalie o custo do projeto e

    qual a sua data de trmino.

    Verifique se existe um

    recurso que esta

    trabalhando mais do que o

    possvel. Qual o

    desembolso do projeto.

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    Calendrio

    MS-Project 2010

    Os calendrios determinam

    como os recursos atribudos

    a tarefas so agendados e

    como as prprias tarefas

    so agendadas.

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    Calendrio

    MS-Project 2010

    Padro: o calendrio base que usado por padro para os calendrios de tarefa, de recursos e do projeto. Reflete uma agenda de trabalho tradicional: se segunda sexta, das 9h s 18h, com uma hora de intervalo

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    Calendrio

    MS-Project 2010

    24 horas: reflete uma agenda sem nenhum perodo de folga. Pode ser usado quando os recursos e as atividades forem agendados para diferentes turnos do dia ou da noite ou quando os recursos de equipamento trabalharem continuamente nas atividades

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    Calendrio

    MS-Project 2010

    Turno da noite: reflete uma agenda de turno noturno de segunda-feira noite at sbado de manh

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    Tipos de Dependncia

    MS-Project 2010

    Dependncias Obrigatrias. (Mandatory Dependencies Hard Logic) So aquelas inerentes natureza ou condies tcnicas e especficas do trabalho que est sendo feito.

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    Tipos de Dependncia

    MS-Project 2010

    Dependncias Arbitrrias. (Discretionary Dependencies Soft Logic). So aquelas definidas pela equipe do projeto. Esse tipo de dependncia deve ser usado com cuidado (e bem documentado como premissa) j que pode limitar, posteriormente, as opes do cronograma.

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    Tipos de Dependncia

    MS-Project 2010

    Dependncias Externas. So aquelas que envolvem um relacionamento com atividades de fora do projeto.

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    Tipos de Dependncia

    MS-Project 2010

    Terminar para comear (finish-to-start):O incio do trabalho da sucessora depende do trmino do predecessor

    Terminar para terminar (finish-to-finish): O trmino do trabalho da sucessora depende do trmino da predecessora. Nesse tipo de relacionamento as datas de trmino das atividades so idnticas e dependentes da antecessora

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    Tipos de Dependncia

    MS-Project 2010

    Comear para comear (start-to-start):O incio do trabalho da sucessora depende do incio do predecessor. Nesse tipo de relacionamento as datas de incio das atividades so idnticas.

    Comear para terminar (start-to-finish): O trmino do trabalho da sucessora depende do incio da predecessora

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    Recursos

    MS-Project 2010

    Os recursos so os

    equipamentos e pessoas

    necessrias para completar

    tarefas. O Project armazena

    informaes sobre cada

    recurso com o objetivo de

    acompanhar as horas,

    custos e o efeito que cada

    recurso tem sobre o projeto.

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    Recursos

    MS-Project 2010

    Caso as informaes sobre

    os recursos no sejam

    acompanhadas

    posteriormente, no

    essencial inseri-las no

    projeto. No entanto,

    informaes de recursos

    detalhados oferecem

    relatrios com mais

    detalhes sobre todos os

    fatores envolvidos.

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    Clculo de Durao

    MS-Project 2010

    Voc atribui um pintor em

    tempo integral (100%) para

    pintar paredes em 4 dias

    (durao). O trabalho (o

    tempo que o pintor levar

    para concluir a tarefa com

    100% de empenho) de 32

    horas ou 4 dias.

    Durao = 4 dias

    Trabalho = 32 horas

    Unidades = 1 ou 100%

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    Clculo de Durao ( Unidades Fixas )

    MS-Project 2010

    Voc atribui um pintor em tempo

    integral (100%) para pintar

    paredes em 4 dias (durao). O

    trabalho (o tempo que o pintor

    levar para concluir a tarefa com

    100% de empenho) de 32 horas

    ou 4 dias.

    Se voc aumentar a quantidade

    de trabalho para 40 horas, o

    Project recalcular a durao

    para 5 dias. Agora o pintor tem

    um dia extra de trabalho na

    tarefa.

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    Clculo de Durao ( Trabalho Fixo )

    MS-Project 2010

    Dois pintores foram designados

    em tempo integral (100%) para

    pintar paredes em 2 dias (trabalho

    igual a 32 horas -- 16 horas por

    pintor).

    Se voc aumentar a durao da

    tarefa de 2 para 4 dias, o Project

    definir as unidades de atribuio

    de cada pintor como 50%, de

    modo que cada pintor trabalhar

    somente meio perodo e o

    trabalho permanecer constante

    em 32 horas.

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    Clculo de Durao ( Durao Fixo )

    MS-Project 2010

    O pintor foi atribudo em tempo

    integral (100%) para pintar uma

    sala em 4 dias. O trabalho de

    32 horas.

    Em seguida, voc atribui ao

    mesmo pintor uma outra sala a

    ser pintada. Infelizmente, o pintor

    est comprometido em outro lugar

    por 4 dias e no pode trabalhar

    em outra tarefa. O pintor s pode

    trabalhar meio perodo (50%) na

    pintura da outra sala. Quando voc insere 50%, o

    Project mantm a durao

    fixa de 4 dias e recalcula o

    trabalho para 16 horas.

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    Clculo de Durao ( Mutiro )

    MS-Project 2010

    Controle por empenho, tambm

    conhecido como Efeito Mutiro,

    significa manter o valor total para

    o trabalho da tarefa,

    independentemente de quantos e

    quais recursos de trabalho

    estejam atribudos a ela.

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    Exerccio 01

    MS-Project 2010

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    Exerccio 02

    MS-Project 2010

    1. Objetivo

    Estes exerccios prticos que sero utilizados como fonte complementar a teoria aplicada ao curso.

    2. Exerccios

    1. Calendrio de Recursos

    Dica: Ferramentas-> Alterar Perodo de Trabalho.

    A. Criar os trs calendrios descritos a seguir:

    Nome: Produo;

    Tipo: Cpia de Calendrio Bsico (padro);

    Dias teis: Segunda a sbado

    Expediente: 09:00 as 13:00 e das 14:00 as 18:00 horas.

    Feriados: 12/10, 02/11, 15/11, 08/12; 25/12, 31/12; 01/01;

    Horrios Especiais: 23/12 e 30/12, meio expediente matinal

    17/12 a 21/12 e 26/12 a 28/12, fim de expediente s 19:00 hrs

    Nome: Administrao;

    Tipo: Cpia de Calendrio de Produo;

    Dias teis: Segunda a sexta

    OBS: A cpia foi feita com o objetivo de evitar redigitar feriados e outras datas especiais. Sbados que estavam configurados

    diferentemente do padro devem ser reconfigurados individualmente.

    Nome: Reunies;

    Tipo: Cpia de administrao;

    Horrios Especiais: todos os dias sada as 22:00 horas;

    OBS: Verificar as datas que estavam com horrio especial pois as mesmas no so alteradas automaticamente.

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    Exerccio 03

    MS-Project 2010