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dE-Akte – Standard mit FlexibilitätDer Einführungsprozess: Akzeptanz schaffen, statt Prozesse zu diskutieren
Zielsetzung und Leitsätze2
Methodik
Schnell, praxisnah und konstruktiv Erst einrichten – dann anpassen Inhalte gemeinsam erarbeiten Transparent und nachvollziehbar
dE-Akte Standard mit Flexibilität
Einführung Standard mit Flexibilität3
Methodik
Benutzerbetreuung statt Prozessdiskussion Nutzung vorgefertigter Aktenstrukturen Erprobung im laufenden Betrieb Ermittlung des tatsächlichen und nicht des
vermuteten Änderungsbedarfs
Wir können klein
anfangen!
dE-Akte Standard mit Flexibilität
Hilfe zur Selbsthilfe4
Methodik
Abbau Medienbrüche z.B. durch elektronische Verteilung von Postläufen
Wissensvermittlung zum Aufbau von Multiplikatoren und/oder Fachadministratoren
… und selber,
wenn wir wollen!
dE-Akte Standard mit Flexibilität
Unterstützung im gesamten Lebenszyklus
5
Kernkompetenzen
Methodik
E-Akte
Elektronische Ablage
Ordnungsgemäße Aktenführung in vollständigen Aktenstrukturen
Rechtssicherer Nachweis des Verwaltungshandelns
Reorganisation Aktenplan Akteneinsicht Gerichtsakte Aussonderung an Archivbehörde
dE-Akte Standard mit Flexibilität
Die Phasen6
Kernkompetenzen
Methodik
Projektablauf
Implementierung und Schulung
Workshops und Anpassung
Freigabe und Produktivstart
dE-Akte Standard mit Flexibilität
Die Phasen7
Kernkompetenzen
Methodik
Projektablauf
Schaffung Systemvoraussetzungen Installation Erstkonfiguration Schulung Fachbereich und
Multiplikatoren
Implementierung und Schulung
dE-Akte Standard mit Flexibilität
Die Phasen8
Kernkompetenzen
Methodik
Projektablauf
Pilotbetrieb Kontinuierliche Workshops Anpassung Konfiguration Fehlerbereinigung Einweisung in den Prozess
Workshops und Anpassung
dE-Akte Standard mit Flexibilität
Die Phasen9
Kernkompetenzen
Methodik
Projektablauf
Projektabnahme Produktivstart Ggf. Nacharbeiten
Freigabe und Produktivstart
dE-Akte Standard mit Flexibilität
dE-Akte Werkzeugkasten 10
Kernkompetenzen
Methodik
ProjektablaufStandardisiert Adressatengerechte Anwender-
Leitfäden Standardisierter Erfassungsbogen Schulungsunterlagen Vorlagen zum Projektmanagement
dE-Akte Standard mit Flexibilität
Einführungsprojekte sind nicht alles11
Kernkompetenzen
Methodik
ProjektablaufOptionale Unterstützung bei Entscheidung zum Aktenplan Organisatorisches Regelwerk Konzepterstellung Datenschutz und Datensicherheit Migrationsprojekte Import von Fachdaten Uvm.
Organisatorischer Handlungsbedarf
dE-Akte Standard mit Flexibilität
