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DISEO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS

ANALISIS DE LA EMPRESA DIAGEO

http://top10bpm.blogspot.comINDICE

1. PRESENTACIN DE LA EMPRESA......41.1. Actividad Econmica.......4

2. PRESENTACIN DEL MERCADO..42.1. Producto...........................................................4

3. PRESENTACIN ORGANIZACIONAL......53.1. Visin......53.2. Misin..53.3. Valores....53.4. Estrategias..6

4. FODA.......64.1. Foda Cruzado.......7

5. MATRIZ DE CRITERIO DE DISEO.....8

6. ORGANIGRAMA DIAGEO PER..9

7. CONFIGURACIONES DE MINTZBERG..107.1. Mecanismos de coordinacin107.2. Tipo de configuracin.10

8. NORMALIZACION..10

9. MAPA DE PROCESOS.....12

10. PROCESOS DEL REA DE COMPRAS...12

11. MATRIZ DE PRIORIZACIN12

12. CARACTERIZACIN DEL ACTUAL PROCESO DE COTIZACIN.1412.1. Flujograma.1512.2. Mtricas e Indicadores.16

13. PROPUESTA DE MEJORA DEL PROCESO SELECCIONADO..17

14. CARACTERIZACIN DEL NUEVO PROCESO DE COTIZACIN.1814.1. Flujograma.2014.2. Mtricas e Indicadores.21

1. PRESENTACIN DE LA EMPRESA

La razn social de la empresa es Diageo Peru S.A. con RUC: 20263158327 y Domicilio Legal en Av. Enrique Canaval Moreyra N 480 - San Isidro.

1.1. Actividad Econmica

Diageo Per S.A. es una empresa que inici sus operaciones en la ciudad de Lima en Febrero de 1995, dedicada a la importacin, comercializacin y distribucin de licores Premium. Diageo Per S.A. pertenece a la regin Sur (Southlac), que a la vez est integrada por Chile y Argentina; siendo est ltima la sede principal Diageo South Lac.

2. PRESENTACIN DEL MERCADO

2.1. Producto

Su cartera de productos es amplia e incluso maneja bebidas de elaboracin propia. En algunos mercados sus marcas son atendidas por terceros. Algunas de sus ms conocidas son:

Whisky: Johnnie Walker, J&B Vodka: Smirnoff, Ciroc Gin: Tanqueray Ron: Captain Morgan, Cacique Tequila: Jose Cuervo Vino: Blossom Hill, Santa Rita Cerveza: Guinness, Red Stripe Otras: Baileys, Sheridans

Siendo el whisky Johnnie Walker el ms vendido del mundo, con una innumerable cantidad de premios otorgados a su excelente calidad y a un portafolio de productos nicos, cada uno con sus caractersticas particulares como lo son:

Johnnie Walker Red Label: blend joven, madurado entre 5 y 8 aos en barricas de roble.

Johnnie Walker Black Label: blend, con al menos 12 aos de maduracin en barricas de roble.

Johnnie Walker Swing: exclusivo blend de whiskies de reserva especial, creado por el nieto de John Walker, inspirado en viajes transatlnticos.

Johnnie Walker Green Label: blend, compuesto nicamente por wihiskies de malta, con mnimo 15 aos de aejamiento en barricas de roble.

Johnnie Walker Gold Label: blend aejado con un mnimo de 18 aos en barricas de roble.

Johnnie Walker Blue Label: blend de 16 whiskies de hasta cincuenta aos de maduracin, producido en cantidades limitadas con botellas numeradas.

3. PRESENTACIN ORGANIZACIONAL

3.1. Visin

Ser reconocida como la tercera compaa de consumo masivo en cada mercado donde opera.

3.2. Misin

Hacer que el whisky sea nuestra va hacia el crecimiento.

3.3. Valores

Valorarnos unos a otros

Libertad para el xito

Orgullosos de lo que hacemos

Apasionados por nuestros consumidores

3.4. Estrategias:

Crear relaciones increbles (consumidores, clientes y proveedores)

Crecer en todas las categoras (whisky, ron y vodka)

Mantener liderazgo en la categora de whisky.

Mejorar el modelo del negocio (comercial, administrativo, marketing y sistemas)

Labor social (lanzar nuevas campaas del consumo responsable y programa bar-tender)

4. FODA

Fortalezas: Lderes en el mercado de licores Premium Lder en la categora de Whiskies Personal comprometido con los valores de la empresa. Alianzas estratgicas con los proveedores. Clientes fidelizados.

Debilidades: Infraestructura limitada. Equipo de fuerza de ventas limitada. Cadena de distribucin limitada (no abarca todo el mercado nacional)

Oportunidades: Crecimiento del nivel socioeconmico C, lo que genera mayor consumo. Crecimiento de la categora de piscos en el mercado nacional. Reconocimiento de marca gracias a la participacin en las campaas de consumo responsable por parte del MTC.

Amenazas: Implementacin de nuevas leyes por parte del nuevo gobierno presidencial. Ingreso al mercado local del principal competidor a nivel internacional (Chivas) Leyes que restringen el consumo de bebidas alcohlicas.

4.1. FODA CRUZADO

FORTALEZASDEBILIDADES

FODO

OPORTUNIDADES- Crear promociones acordes a los diferentes mercados de consumidores.- Captar a especialistas en el mercado de pisco para la debida capacitacin al personal.- Captar al personal de ventas idneo para ser asignado a los distritos del sector socioeconmico C para as lograr mayor captacin de clientes.- Contratar los servicios de un operador logstico que realice la distribucin con mayor cobertura nacional, logrando as una mayor participacin.

AMENAZASFADA

- Establecer salarios competitivos en el mercado, con bonos por desempeo, logrando as la retencin del personal.- Participar activamente de campaas de consumo responsable de alcohol.- Ofrecer nuevas promociones a los clientes potenciales para contrarrestar el ingreso de los competidores.- Establecer contratos de exclusividad con proveedores claves. - Aplicar outsourcing para los servicios que no son core-business.- Aplicar rightsizing, de manera que contemos con el personal adecuado y la tecnologa necesaria.

5. MATRIZ DE CRITERIO DE DISEO

CRITERIOS ESPECFICOSCONDICINANLISIS /DIAGNSTICO

ESTRATEGIASImplementadas para toda la organizacin.Colaboradores identificados con la organizacin

INTEGRACINCoordinacin entre reasComunicacin interna efectiva.

ORGANIZACINCuenta con organigrama estructurado. Se realizan reuniones espontneas.Formal e Informal

MODELO Existe un Manuel de ProcesosMecnico

MEDIOS NO ESTRUCTURADOSRelacin vertical. Trabajo en equipo. Comunicacin a todo nivel.Personal identificado con la organizacin.

TAMAOLder en el mercado de Whiskies y otras bebidas alcohlicas.Nivel econmico C en crecimiento. Mayor consumo.

CICLO DE VIDAOrganizacin formal o maduraCrecimiento continuo aunque lento.

OUTSOURCINGReducir costos de administracin de planilla, mercaderismo, diseo, entre otros.Enfoque en tareas core del negocio, impactando directamente positivamente en resultados.

6. ORGANIGRAMA DIAGEO PER:

Departamentalizacin Funcional

El organigrama de Diageo Per muestra los cargos, funciones y nombres de las personas que ocupan cada una de las posiciones. En este caso, por proteger la informacin confidencial de la empresa se ha presentado el organigrama sin nombres.

Este organanigrama tiene una agrupacin funcional, pues se han identificado las relaciones por funciones.

Se puede observar que la direccin est a cargo del Gerente Comercial, quien tiene a su cargo su asistente como lna de apoyo y las gerencias Marketing y Ventas. Asimismo, el supervisor de Ventas que ve los mercados de Bolivia y Ecuador, le reporta directamente al Gerente Comercial.

La organizacin cuenta con staff de apoyo que forma parte en la mayora de los casos de posiciones de una estructura regional, por lo cual estas no se identifican en el organigrama de Per, como por ejemplo: recursos humanos, sistemas, compras y distribucin. Se puede ver al lado izquierdo como rgano de apoyo a la Gerencia de Finanzas con una lnea de coordinacin que la une directamente a la Gerencia comercial, debido a que Finanzas tambin es un rea de apoyo que forma parte de una estructura regional.

En el organigrama no se han comunicado los rganos por crearse con lneas punteadas, ni las posiciones vacantes.

7. CONFIGURACIONES DE MINTZBERG

En la estructura de Diageo Per, se observa que el rol del pice estratgico est a cargo del gerente comercial, haciendo el papel a la vez de gerente general de la compaa.

Tambin se observa que en su organizacin estn claramente identificados la lnea intermedia y el ncleo de operaciones, que en este caso se trata del equipo comercial, conformado por marketing y ventas.

La cultura organizacional de Diageo promueve el trabajo en equipo, el consumo responsable de alcohol y celebrar.

7.1. Mecanismos de coordinacin:

En el organigrama de Diageo no se aprecian las lneas de coordinacin. Sin embargo por la informacin analizada, se ha sabe que cuentan con estandarizacin de trabajo, produccin (la produccin de los licores no se desarrolla en Per).

Asimismo, Diageo promueve el realizar una lnea de carrera dentro de la organizacin, tanto a nivel local como internacional. Por lo que se puede indicar que un ejecutivo de ventas en Per tiene las mismas competencias que uno en Mxico, debido a que se han estandarizado las habilidades.

Por otro lado, Diageo al ser una organizacin con presencia en muchos pases ha estandarizado normas y realizan auditoras internas y externas con frecuencia, de manera que velan que estas se cumplan.

7.2. Tipo de configuracin:

Diageo cuenta con una organizacin divisional. Cuenta con una cartera de productos diversa, las decisiones son tomadas localmente pero con ciertas limitaciones y lineamientos regionales.

Es una empresa que cuenta con una serie de mecanismos de control, sin embargo su planificacin es muy lenta.

8. NORMALIZACIN

Diageo emplea la normalizacin en los procesos de trabajo, es por ello que cuenta con un manual de funciones y de operaciones que comprende el diseo de las actividades de las distintas reas de la compaa.

Por ejemplo en el manual de procedimientos de operaciones se detalla informacin sobre uno de los rganos de apoyo existentes en la organizacin, como es el rea de facturacin. Dicho documento tiene la siguiente estructura:

Antecedentes. Marco Normativo. Objetivo. Descripcin del proceso. Diagramas de flujo. Glosario de trminos. Formatos. Instructivos para manejo de formatos.

Descripcin del Proceso de Compras:

9. MAPA DE PROCESOS

10. PROCESOS DEL REA DE COMPRAS

Proceso de Cotizacin:

De acuerdo al importe del presupuesto y cantidad requerida, el rea de compras solicita una, dos o tres cotizaciones a diferentes proveedores. DIAGEO no cuenta con un listado de proveedores preferentes, que sean evaluados anualmente y con quienes se pueda trabajar directamente.

Proceso de Aprobacin de O/C:

Una vez generada la orden por el rea de compras en el sistema, se le enva al solicitante con copia a su jefe directo un email indicando el nmero de orden de compra para su aprobacin. Existe en el sistema una matriz de aprobaciones, que identifica los rangos de aprobacin segn importes y reas.

Proceso de Recepcin de Mercadera:

En la orden de compra se le indica al proveedor en qu lugar entregar la mercadera. Los lugares ms frecuente de entrega son: en las oficinas de Diageo, en el almacn de la agencia de eventos, en el almacn del operador logstico. Para la entrega del material, el proveedor debe adjuntar la copia de la O/C a la gua de Remisin.

11. MATRIZ DE PRIORIZACIN

La siguiente tabla muestra los procesos y criterios de priorizacin que van del 1 al 5 independientemente para cada una de las categoras a analizar, como detallamos a continuacin:Impacto al cliente: Nivel 5 ser si tiene mayor impacto en el cliente.Impacto en la empresa: Nivel 5 ser si tiene mayor impacto en la empresa.Factibilidad de cambio: Nivel 5 ser si es un proceso relativamente fcil de redisear.Nivel de problemas actuales: Nivel 5 ser si el proceso tiene mayores problemas.

PROCESOSImpacto en el clienteImpacto en la EmpresaFactibilidad de CambioNivel de Problemas actualesTOTAL %

Requisicin de pedido542112

Cotizacin y muestras343515

Emisin de la O/C135110

Aprobacin de la O/C333413

Liberacin de la O/C11226

Seguimiento de O/C343111

Recepcin de mercadera342413

Recepcin factura y GR22329

Ingreso de Nota de Recepcin13228

Registro de factura143311

Como se observa, existen tres procesos con mayor porcentaje, como son los procesos de Cotizacin y muestras, Aprobacin de la O/C y Recepcin de mercadera, teniendo mayor peso el de Cotizacin, por lo cual lo consideramos con el proceso a priorizar para la mejora.

12.

3

13. CARACTERIZACIN DEL ACTUAL PROCESO DE COTIZACIN

13.1. Flujograma

13.2. Mtricas e Indicadores

Calidad: Satisfaccin de clientes actuales

Tiempo: Respuesta a requerimientos

Costo: Ahorro obtenido sobre el presupuesto.

14. PROPUESTA DE MEJORA DEL PROCESO SELECCIONADO

Luego de observar el flujograma del proceso de cotizacin, nos damos cuenta que tiene el mayor porcentaje en problemas, debido que existe demora en las actividades de bsqueda y seleccin de proveedores. Actualmente el encargado de compras, luego de recibir el requerimiento, debe buscar los proveedores sea en la gua telefnica, por referencias de los clientes internos o en la base de datos de la organizacin, por haber trabajado con ellos anteriormente.Descrito de esta manera, se genera exceso de tiempo y costos, as como molestias para los clientes finales, debido que son aproximadamente entre tres a cinco proveedores a los que se les realizar llamadas telefnicas, visitas, solicitud de muestras, que se tendrn que evaluar y quienes en algunos casos visitarn al cliente final (dueos de discotecas, licoreras, entre otros) en ms de una oportunidad para observar el local.Se propone optimizar el proceso de cotizacin implementando el sub proceso de Licitacin, el mismo que se realizara anualmente y mediante el cual el encargado de compras buscara sus proveedores potenciales segn las categoras de los productos o servicios, solicitando la informacin requerida y evaluando sus propuestas sobre la base de los criterios de evaluacin establecidos en las Polticas de Licitacin; los proveedores que cumplan con los requerimientos sern seleccionados para quedar como finalistas del proceso de licitacin, los cuales no excedern de dos proveedores por cada categora.De esta manera se optimizar el proceso en costos, tiempo y calidad en el producto final, debido que el encargado de compras, al recibir el requerimiento del rea solicitante, solo cotizar con el proveedor final que eligi en el proceso de licitacin.

15. CARACTERIZACIN DEL NUEVO PROCESO DE COTIZACIN

Sub Proceso Anual de Licitacin

Proceso Actual de Cotizacin

15.1. Flujograma

15.2. Mtricas e Indicadores

Calidad: Satisfaccin de clientes actuales

Tiempo: Respuesta a requerimientos

Costo: Ahorro obtenido sobre el presupuesto.