VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

POSLOVNI SEKRETAR

DIPLOMSKA NALOGA

ANDREJA KOFLER

Maribor 2007

DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

POSLOVNI SEKRETAR

NOVA PODOBA ODPOSLANE POŠTE V DRUŽBI NIGRAD JAVNO

KOMUNALNO PODJETJE d.d.

ANDREJA KOFLER

Predavateljica – mentorica: Polonca Čontala Piberl, prof. Mentorica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Vlasta Pavlič Gosak Organizacija: Nigrad d. d. Lektorica: Mateja Žerjav, prof. slov. Prevod v tuji jezik: Janja Celar, dipl. oec.

Maribor 2007

DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

ZAHVALA

Pri nastajanju diplomske naloge je moja največja zahvala vsekakor namenjena mentorici

profesorici Polonci Čontala Piberl in mentorici v podjetju Nigrad d.d. gospe Vlasti Pavlič

Gosak za nesebično pomoč in svetovanje pri izdelavi diplomske naloge.

Zahvaljujem se tudi svoji družini in prijateljem, ki so me v teh letnih študija spremljali in

bodrili pri študijskih obveznostih.

Iskrena hvala vsem.

POVZETEK

V podjetju Nigrad d.d. sem zaposlena že 23 let. V teh letih sem imela priložnost opravljati

različna dela na različnih delovnih področjih. Dela, ki sem jih opravljala, so zajemala dela v

komerciali, splošni službi, računovodstvu in tajništvu podjetja.

Za pripravo diplomske naloge z naslovom Nova podoba odposlane pošte v družbi Nigrad

javno komunalno podjetje d.d, sem se odločila, ker se pri svojem delu srečujem s problemom

oblikovanja odposlane pošte in se tega problema v podjetju še ni lotil nihče.

V diplomski nalogi sem z analiziranjem sedanjih poslovnih dopisov pripravila navodila za

pisno komuniciranje – pisanje poslovne pošte. Izdelala sem računalniško predlogo, ki je

dostopna vsem zaposlenim na internem omrežju.

Cilj moje diplomske naloge je narediti širši intervju s sodelavci o poznavanju oblikovanja

odposlane pošte in na podlagi tega podati predloge za izboljšave pisanja poslovnih pisem –

izdelati navodila za oblikovanje odposlane pošte.

Delavci z enako izobrazbo na enakih delovnih mestih različno oblikujejo poslovna pisanja.

Prav tako so se pokazale razlike v poznavanju poslovnega pisanja pri sodelavcih z

univerzitetno izobrazbo in srednjo izobrazbo. Za razrešitev omenjenega problema sem se

odločila zaradi izboljšanja estetskega izgleda poslovnega pisanja naše družbe in s tem tudi

prepoznavnost družbe.

Podatke sem zbrala s pomočjo študijske literature, intervjuja med petdesetimi sodelavci in

analize odposlane pošte v naši družbi. Z intervjujem sem poskušala ugotoviti, koliko poznajo

sodelavci normative za poslovna pisanja.

Diplomska naloga je sestavljena iz dveh delov. V teoretičnem delu sem predstavila osnovne

pojme, ki se nanašajo na temo diplomske naloge. V empiričnem delu sem naredila analizo

poslovnega pisanja. Za konec sem izdelala navodila za oblikovanje odposlane pošte v družbi

Nigrad javno komunalno podjetje d.d.

Klju čne besede: pošta, odposlana pošta, oblikovanje odposlane pošte, poslovno pisanje,

poslovno komuniciranje

ABSTRACT

I have been employed in the public utility company Nigrad for 23 years. In this time I hade

the opportunity to perform different works in different fields of activities. The jobs I’ve

performed captured office work, the work in the general department, accounting and the

secretary jobs of the company.

The reason why I chose the dissertation with the title The new image of the sent mail in the

public utility company Nigrad was the daily confronting with the problem of formulating the

sent mail and the fact that this problem hasn’t been considered by anyone else in the

company.

In the dissertation I have prepared instructions for written communication – writing business

mail, with the help of analyzing the current business papers. I have prepared a computer

template, which is available to all employees on the internal server.

The goal of my dissertation is to make a wider interview with the coworkers concerning the

knowledge of formulating the sent mail, and on this base make proposals to improve the

writing of business letters – to make instructions for formulating the sent mail.

Workers with the same education on equal working position formulate different business

writings. Differences in knowledge of business writing were showed by the co-workers with

high school education and those who had university education. For the solving of the upper

problem I choose the improvement of the esthetical looks of the business writing and the

recognizabillity of our company.

I gathered data with the help of study literature, making interviews with 50 of co-workers and

with analyzing sent mail in our company. With the interview I have tried to find out how

much the co-workers know the norms for writing business letters.

The dissertation is divided into two parts. In the theoretical part I have introduced the basic

concepts, which refer on the dissertation title. In the empirical part I have made an analysis of

the business writing. In the end I have prepared instruction for writing business mail in the

public utility company Nigrad d. d.

Key words: mail, sent mail, formulating sent mail, business writing, business communication

KAZALO VSEBINE Povzetek

1 UVOD ......................................................................................................................... 10 1.1 Namen naloge ....................................................................................................... 11 1.2 Cilji naloge: .......................................................................................................... 11 1.3 Metode naloge ...................................................................................................... 11 1.4 Omejitev raziskave ..................................................................................................... 11 1.5. Teze .......................................................................................................................... 12

2 JAVNO KOMUNALNO PODJETJE Nigrad d.d. ......................................................... 13 2.1 Pomen javnega komunalnega podjetja Nigrad d.d. ................................................ 14 2.2 Organizacijska struktura podjetja Nigrad d.d. ....................................................... 14 2.3 Kadrovska struktura podjetja ................................................................................ 16 2.4 Pošta v podjetju Nigrad d.d. .................................................................................. 17 2.5 Vloga poslovne sekretarke v podjetju Nigrad d.d. ................................................. 19

2.5.1 Vpliv poslovne sekretarke v podjetju na oblikovanje poslovnih dopisov oziroma odposlane pošte .............................................................................................. 20

3 TAJNIŠTVO PODJETJA ............................................................................................. 21 3.1 Naloge poslovne sekretarke v podjetju .................................................................. 21

4 POŠTA V PODJETJU Nigrad d.d. ............................................................................... 23 4.1 Prispela pošta ....................................................................................................... 23 4.2 Odposlana pošta ................................................................................................... 24 4.3 Oblikovna in jezikovna analiza dopisov ................................................................ 25

5 NAJPOGOSTEJŠE OBLIKOVNE NAPAKE ODPOSLANE POŠTE V NAŠEM PODJETJU .......................................................................................................................... 32

5.1 Komentar k analizi napak ..................................................................................... 32 6 OBLIKOVANJE NAVODIL ZA PISANJE POSLOVNE POŠTE ................................ 48

6.1 Pravilne oblike poslovne pisanja ........................................................................... 48 6.1.1 Pravilno in estetsko napisan dopis, ogledalo podjetja .................................... 49

7 UPORABNOST NAVODIL ........................................................................................ 54 7.1 Intervju med zaposlenimi o uporabnosti navodil v praksi ...................................... 54

7.1.1 Rezultati intervjuja ........................................................................................ 54 7.1.2 Potrditev tez .................................................................................................. 55

8 ZAKLJUČEK .............................................................................................................. 56 9 SEZNAM VIROV IN LITERATURE .......................................................................... 57

KAZALO SLIK

Slika 1: Organizacijska struktura podjetja Nigrad d.d. .......................................................... 15 Slika 2: Pot komunikacije .................................................................................................... 18 Slika 3: Dopisni papir za pisanje poslovnih dopisov. Priloga 2 ............................................. 28 Slika 4: Dopisni papir za pisanje poslovnih dopisov. Priloga 3 ............................................. 30 Slika 5: Pisemska ovojnica ali kuverta A4 ............................................................................ 33 Slika 6: Pisemska ovojnica ali kuverta A5 ............................................................................ 34 Slika 7: Standardna pisemska ovojnice ali kuverta ............................................................... 35 Slika 8: Primer pravilno napisane pisemske ovojnice ali kuverte .......................................... 36 Slika 9: Napačno napisan dopis – primer 1 ........................................................................... 43 Slika 10: Napačno napisan dopis – primer 2 ......................................................................... 45 Slika 11: Primer pravilnega pisanja poslovnega dopisa......................................................... 48 Slika 12: Osnovna oblika elektronskega sporočila ................................................................ 53

KAZALO TABEL

Tabela 1: Kvalifikacijska struktura podjetja Nigrad, javnega komunalnega podjetja, d. d. .... 16 Tabela 2: Statistika pošte v podjetju Nigrad d. d. za časovno obdobje enega leta (februar 2006 – februar 2007) .................................................................................................................... 19 Tabela 3: Statistika prispele pošte na dan ............................................................................. 23

KAZALO GRAFOV

Graf 1:Kvalifikacijska struktura zaposlenih po centrih gospodarjenja ................................... 17

KAZALO PRILOG

Priloga 1: Navodila za oblikovanje odposlane pošte

10

1 UVOD

Vsaka pošta, posebej pa še pošta v poslovnem svetu, pomeni medsebojno komunikacijo.

Komunikacija med dvema poslovnima partnerjema je izmenjava informacij. Zelo pomembno

je, kako bomo informacijo posredovali prejemniku, saj z njo želimo doseči določen vpliv na

prejemnika, da bo ravnal, deloval, odločal v skladu s cilji in interesi pošiljatelja.

Za dosego svojih ciljev je pomemben slog, stil in oblika poslovnega pisanja, saj je dopis

ogledalo podjetja oziroma pisca.

Dobro in pravilno posredovana informacija prejemniku je usvojitev našega cilja.

Diplomsko nalogo sem razdelila na osem poglavij.

Najprej sem predstavila podjetje Nigrad d.d., njegov pomen v lokalni skupnosti in njegove

dejavnosti. Predstavila sem tudi organizacijsko in kadrovsko strukturo podjetja.

V tretjem poglavju sem predstavila tajništvo podjetja in delo poslovne sekretarke v podjetju

Nigrad d.d. Osredotočila sem se na naloge poslovne sekretarke v zvezi z odposlano pošto.

Pošto v podjetju Nigrad, d.d. sem predstavila v četrtem poglavju. Analizirala sem primere

poslovnih dopisov in faktur. V tem poglavju sem dodala tudi svoj komentar.

V petem in šestem poglavju sem naštela najpogostejše oblikovne napake v našem podjetju in

jih tudi analizirala.

Sedmo poglavje je namenjeno navodilom za oblikovanje poslovne pošte. Prav tako je

namenjeno pravilnemu in estetsko napisanemu pisanju.

11

1.1 Namen naloge

Ker se s problemom oblikovanja odposlane pošte srečuje tudi naše podjetje in se tega

problema še ni lotil nihče, sem se odločila, da ga analiziram in kolikor je mogoče uspešno

posredujem zaposlenim z izdelavo navodil za oblikovanje odposlane pošte.

1.2 Cilji naloge:

• izdelati navodila za oblikovanje odposlane pošte,

• izdelati posebno mapo (računalniška oblika), v kateri bodo pravilne oblike dopisov, ki

bodo zaposlenim služili kot vzorci,

• z anketo ovrednotiti uporabnost navodil v praksi.

1.3 Metode naloge

Podatke sem zbrala s pomočjo študijske literature in s pomočjo intervjuja, ki sem ga izvedla

med sodelavci na upravi družbe.

Analizirala sem predloge dopisnega papirja za pisanje dopisov.

Analizirala sem obliko šestih odposlanih dopisov, ki so jih pripravili sodelavci.

Analizirala sem obliko šestih odposlanih kuvert.

Vse vzorce sem primerjala s teorijo o ustrezni obliki pisanja odposlane pošte.

Z raziskavo sem poskušala ugotoviti, koliko so zaposleni seznanjeni s standardi za

oblikovanje poslovne pošte.

Izdelala sem navodila za oblikovanje odposlane pošte

1.4 Omejitev raziskave

V nalogi sem se izključno omejila na odposlano pošto v našem podjetju Nigrad d.d. Najprej

sem analizirala predtiskana vzorca za poslovna pisanja. Z analizo odposlane pošte pa sem se

omejila na naš sektor tehničnih služb in sektor tehnično komercialnih zadev. Analizirala sem

poslovne dopise in pisemske ovojnice oz. kuverte.

12

1.5. Teze

Teza 1: Z navodili za oblikovanje odposlane pošte v podjetju Nigrad d.d., ki jih bom

pripravila, bom izboljšala estetski videz odposlane pošte in vplivala na kulturo našega

podjetja.

Teza 2: Navodila bodo postala stalni spremljevalec vseh, ki imajo dostop do interne

računalniške mreže.

13

2 JAVNO KOMUNALNO PODJETJE Nigrad d.d.

Če gre za dejavnost, ki jo je mogoče opravljati kot profitno, torej tržno naravnano dejavnost,

in je večjega obsega, ali pa kadar to narekuje narava monopolne dejavnosti, ki je določena kot

gospodarska javna služba, lahko vlada ali lokalna skupnost ustanovi javno podjetje. Zaradi

narave dela oz. njene dejavnosti je Mestna občina Maribor ustanovila Nigrad javno

komunalno podjetje d.d., v skrajšani obliki Nigrad d.d.

Dejavnosti javnega komunalnega podjetja Nigrad d.d. so:

• gradnja cest, železniških prog, letališč in športnih objektov,

• druge inštalacije pri gradnji,

• ravnanje z odplakami,

• čiščenje okolja,

• druge dejavnosti javne higiene.

Poleg navedenih dejavnosti pa družba Nigrad d.d. opravlja še druge dejavnosti, ki so

navedene v 4. členu statuta družbe.

Osnovna dejavnost družbe je izvajanje gospodarskih javnih služb, ki jo sestavljajo naslednje

podskupine dejavnosti:

• gospodarjenje in upravljanje na javnih prometnih površinah. V skladu s programom

KKR izvaja družba redno vzdrževanje javnih prometnih površin za področje občin

Maribor, Starše, Šentilj, Miklavž na Dravskem polju in Selnica ob Dravi.

• gospodarjenje in upravljanje s kanalizacijskih omrežjem in čistilnimi napravami. V

skladu s programom IKR družba tekoče vzdržuje kanalizacijsko omrežje in čistilne

naprave na območju občin Maribor, Ruše, Pesnica, Lenart, Šentilj, Kungota, Miklavž

na Dravskem polju, Hoče – Slivnica, Selnica ob Dravi, Lovrenc na Pohorju ter Sveta

Ana, Benedikt in Cerkvenjak.

• gospodarjenje z javno razsvetljavo in prometno semaforizacijo. Družba vzdržuje javno

razsvetljavo in prometno semaforizacijo na območju občin: Maribor, Ruše, Duplek,

Starše, Miklavž na Dravskem polju, Hoče – Slivnica, Selnica ob Dravi, Lovrenc na

Pohorju ter Benedikt.

• gospodarjenje in pobiranje parkirnine na vseh javni parkiriščih v občini Maribor in

odstranjevanje nepravilno parkiranih vozil z vozilom pajek

14

• druge storitve za trg – izvajanje del na podlagi pogodb in naročilnic.

2.1 Pomen javnega komunalnega podjetja Nigrad d.d.

Kot sem že uvodoma povedala, javna podjetja izvajajo nujno potrebne dejavnosti za

zadovoljevanje širše družbe.

Ustanovitelj javnega komunalnega podjetja je Mestna občina Maribor, ki je tudi večinski

lastnik podjetja. Že sam naslov podjetja nam pove, da Nigrad d.d. vzdržuje, upravlja in gradi

komunalno infrastrukturo. Upravlja in vzdržuje cestno omrežje in prometne površine v skupni

dolžini preko 800 km, 400 km kanalizacijske infrastrukture, vzdržuje in upravlja z omrežjem

javne razsvetljave v skupni dolžini 360 km, kar pomeni preko 18000 svetilk in 70

semaforiziranih križišč. Ima možnost enournega parkiranja na urejenih parkiriščih za 56.000

osebnih avtomobilov.

S 1. 8. 2002 je Nigrad d.d. pridobil koncesijo za upravljanje avtobusne postaje Maribor in jo

je imelo za obdobje petih let. S 4. 1. 2007 je Mestna občina Maribor izbrala novega

upravljavca za upravljane avtobusne postaje mesta Maribor.

Iz naštetega je razvidno, da je dejavnost, ki jo opravlja Nigrad d.d., pomembna za nas vse

uporabnike na področju širše lokalne skupnosti.

Nigrad, javno komunalno podjetje, daje velik poudarek razvoju na področju izgradnje čistilnih

naprav, kar je zelo pomembno za ohranjanje čistega okolja in narave našim potomcem.

2.2 Organizacijska struktura podjetja Nigrad d.d.

Družba izvaja dejavnosti gospodarskih javnih služb komunalnega značaja za potrebe lokalnih

skupnosti, podjetij, ustanov in individualnih naročnikov, pretežno pa je dejavna na širšem

območju mesta Maribor in na območju Štajerske.

Za izvajanje dejavnosti je družba organizirana po posameznih specifičnih storitvah v Centre

gospodarjenja in zaposluje okrog 250 sodelavcev.

15

Glavne dejavnosti:

• upravljanje in vzdrževanje ulic, trgov in cest s pripadajočimi objekti in napravami,

• upravljanje in vzdrževanje kanalizacijskega sistema,

• upravljanje in vzdrževanje javne razsvetljave in prometne signalizacije,

• upravljanje in vzdrževanje javnih parkirišč,

• izvajanje gradbenih in ostalih del za potrebe komunalne infrastrukture,

• akreditirana dejavnost – preskusni laboratorij.

Slika 1: Organizacijska struktura podjetja Nigrad d.d.

Vir: Povzeto iz Poročila o poslovanju za leto 2006

16

2.3 Kadrovska struktura podjetja

Današnji nenehni razvoj tehnologije in trga sili podjetje k nenehnemu spreminjanju oz.

prilagajanju trga in s tem tudi k izobraževanju zaposlenih. Najpomembnejši potencial v

podjetju je človek, posebno pa tisti, ki se zna prilagajati spremembam in se jih tudi naučiti.

Nigrad, javno komunalno podjetje d. d. daje velik poudarek na izobraževanju ljudi, kar nam

kaže statistika saj smo imeli pred petimi leti nižjo kvalifikacijsko strukturo. Tekom let smo to

izboljšali za 5 %.

Kvalifikacijska struktura podjetja Nigrad d.d. na d an 31. 12. 2006 je naslednja

KVALIFIKACIJSKA STRUKTURA I. II. III. IV. V. VI

.

VII/I. VII/II. VIII. skupaj

ZAPOSLENIH PO CENTRIH

CG vzdrževanje občinskih cest in JPP 17 3 11 40 12 2 3 88

CG kanalizacijskega omrežja 16 5 1 24 13 1 4 64

CG JR in PS 13 6 2 21

CG parkirne površine 7 7 5 1 1 21

CG avtobusna postaja 1 6 4 1 12

Sektor tehničnih storitev od tega 1 6 11 3 2 3 3 29

– vodstvo upravno tehničnih storitev 1 1 1 3

– tehnično komercialne zadeve 1 1 2

– kalkulacije 2 1 1 4

– skladišče in nabava 2 2 4

– oddelek za kataster 3 3

– oddelek za avtopark in str. vzdr. 1 2 1 1 1 6

– oddelek za lab. preiskave 2 1 1 2 1 7

Sektor splošnih služb in vodstvo 2 2 4

Sektor gos. načrt. finan. in rač. od tega 8 4 2 2 1 17

– gospod.načrt. financ in računovod. 6 2 2 2 1 13

– oddelek za obrač. kom. storitev 2 2 4

SKUPAJ 42 8 12 96 61 14 12 7 4 256

Tabela 1: Kvalifikacijska struktura podjetja Nigrad d.d.

17

Graf 1: Kvalifikacijska struktura zaposlenih po centrih gospodarjenja

0

5

10

15

20

25

30

35

40

I. II. III. IV. V. VI. VII/I. VII/II. VIII.

KVALIFIKACIJSKA STRUKTURA ZAPOSLENIH PO CENTRIH GOSPODARJENJA

CG Vzdržev anje občinskih cest in JPP

CG kanalizacijskega omrežja

CG JR in PS

CG parkirne pov ršine

CG av tobusna postaja

Sektor tehničnih storitev

Sektor splošnih služb in v odstv o

Sektor gosp. načrt. f inanc in rač.

Vir: Povzeto iz Plana poslovanja za leto 2007

2.4 Pošta v podjetju Nigrad d.d.

Vsaka pošta, posebej pa še pošta v podjetju pomeni medsebojno komunikacijo. Pošta oz.

komunikacija je dejavnost dveh subjektov. Je dajanje in prejemanje informacij, oboje pa je

podrejeno vplivu, ki je eden izmed temeljnih namenov poslovnega komuniciranja.

Poslovno komuniciranje je ciljna dejavnost, namenjena doseganju za organizacijo koristnih

ciljev (Mumel, 1998, str. 17). Vsebina in način naj bosta takšna, da bo komuniciranje čim

učinkoviteje spreminjalo naravnanost in delovanje prejemnikov sporočil ali informacij.

Komuniciranje je uspešno, če vpliva na udeležence v lastni organizaciji ali v drugih

organizacijah. Udeleženci so vsi posamezniki, skupine ali organizacije, ki imajo kakršen koli

interes za našo organizacijo in tisti, ki morejo pomembneje vplivati nanjo.

Uspešno je komuniciranje, pri katerem udeleženci sprejemajo posredovana obvestila,

informacije, ki so v skladu z interesi prejemnikov in nam posredujejo povratno informacijo.

18

Slika 2: Pot komunikacije

V javnem komunalnem podjetju Nigrad d.d. veliko komuniciramo z dobavitelji in kupci naših

storitev, saj opravljamo več različnih dejavnosti. V podjetju se vsa pošta zbira v tajništvu

podjetja.

Podjetje prejema različno pošto, in sicer:

• navadno pisemsko pošto,

• priporočeno pošto,

• osebno pošto,

• fakture,

• telefaks sporočila,

• e-pošto,

• revije,

• reklame.

PODJETJE

CILJI PODJTJA

POSLOVNA KOMUNIKACIJA

KUPCI

DOBAVI-TELJI

19

Poglejmo nekaj statistike.

Tabela 2: Statistika pošte v podjetju Nigrad d.d. za časovno obdobje enega leta (februar 2006 – februar 2007) Zap.

št.

mesec Prispela

pošta

Odposlana

pošta

Skupaj pošta na

mesec

%

1. februar 2006 1035 1480 2515 8,14

2. marec 2006 1040 1770 2810 9,10

3. april 2006 870 1490 2360 7,64

4. maj 2006 727 1355 2082 6,74

5. junij 2006 1033 1452 2485 8,05

6. julij 2006 913 1456 2369 7,67

7. avgust 2006 940 1467 2407 7,79

8. september 2006 911 1600 2511 8,13

9. oktober 2006 891 1331 2222 7,18

10. november 2006 834 1291 2125 6,87

11. december 2006 934 1468 2402 7,77

12. januar 2007 825 1386 2211 7,16

13. februar 2007 1005 1397 2402 7,76

SKUPAJ 11958 18943 30901 100

Vir: Poštna knjiga Nigrad d.d.

2.5 Vloga poslovne sekretarke v podjetju Nigrad d.d.

Vsako sodobno podjetje si prizadeva delovati po načelih menedžmenta, pri čemer se zaveda

pomena primerno usposobljenih delavcev. Pomembno vlogo v vsakem podjetju ima poslovni

sekretar.

Naloga vsakega menedžerja ni le ustaviti hitro rast stroškov, temveč tudi povečati

učinkovitost in uspešnost podjetja ter zagotavljati boljšo kakovost storitev. Pri vsem tem mu

lahko pomaga poslovni sekretar. Zato ima poslovni sekretar v podjetju pomembno vlogo, saj

je vezni člen med menedžerjem in strankami, kakor tudi sodelavci.

20

Tudi v našem podjetju je poslovna sekretarka vezni člen med upravo, poslovnimi partnerji in

zaposlenimi, zato ima pomembno vlogo v podjetju. Poslovna sekretarka mora imeti dobre

organizacijske sposobnosti in smisel za delo z ljudmi.

Komunikativnost, smisel za delo z ljudmi, potrpežljivost, pogajalske sposobnosti in veselje do

dela so osebnostne lastnosti naše poslovne sekretarke. Vloga naše poslovne sekretarke v

podjetju je, da druge vodje in upravo razbremenjuje pri manj zahtevnih opravilih. Katera pa

so ta opravila, pa si bomo ogledali v poglavju 3.1. Naloge poslovne sekretarke.

2.5.1 Vpliv poslovne sekretarke v podjetju na oblikovanje poslovnih dopisov oziroma

odposlane pošte

V javnem komunalnem podjetju Nigrad d.d. ima poslovna sekretarka pomembno vlogo in

vpliv na oblikovanje odposlane pošte, saj se vsa pošta zbira v tajništvu podjetja. Tako lahko

pregleda vso pošto, ki jo odpošiljamo iz podjetja. Naloga poslovne sekretarke je, da pregleda

pošto, preden jo odpošlje. Vsako pisano sporočilo, ki ga odpošljemo iz podjetja, je ogledalo

podjetja. Napisano mora biti slovnično pravilno, imeti mora pravilen slog, stil in obliko. Ko

bodo naša pisna sporočila vsebovala vse prej naštete elemente, bo naše podjetje uspešnejše in

s tem bolj konkurenčno na trgu.

21

3 TAJNIŠTVO PODJETJA

Iz organizacijske sheme podjetja je razvidno, da imamo v podjetju dva tajništva. To sta

tajništvo tehnično komercialnih služb in tajništvo podjetja – glavno tajništvo. V tajništvu

podjetja se zbira vsa prispela in odposlana pošta. V glavnem tajništvu je zaposlena poslovna

sekretarka, ki je hkrati tudi desna roka menedžerja.

3.1 Naloge poslovne sekretarke v podjetju

Naloge poslovne sekretarke v javnem komunalnem podjetju Nigrad d.d. so:

• sprejemanje in razporejanje prispele pisemske in ostale pošte,

• selekcioniranje pisnega gradiva glede na naslovnike,

• sprejemanje in odpošiljanje odposlane pošte,

• urejanje dokumentacije uprave podjetja,

• vodi korespondenco (sestavljanje manj zahtevnih poslovnih pisanj),

• vodi evidence poslovnih sestankov,

• pisanje zapisnikov nadzornih svetov,

• sprejemanje poslovnih partnerjev,

• obračunavanje kilometrine,

• pomoč upravi pri načrtovanju, organizaciji, komunikaciji in nadzoru nalog, ki se

nanašajo na podjetje, službe in posameznike v podjetju,

• pomoč sodelavcem.

(Sistemizacija delovnih mest Javnega komunalnega podjetja Nigrad d.d. 1997, str. 20)

Naloge poslovne sekretarke v zvezi s pošto

Iz opisa del in nalog poslovne sekretarke v našem podjetju je razvidno, da je prva oseba, ki

prejme pošto in je zadnja kontrola odposlane pošte.

Pošto oz. pisemska pisanja nam dostavlja Pošta Maribor preko svojega poštarja. Poslovna

sekretarka najprej pregleda pošto in jo sortira na:

• osebno pošto,

• ponudbe,

• ostalo pošto,

• fakture,

22

• časopise.

Ponudbe in osebno pošto ne odpira. Ostalo pošto odpre in jo razporeja glede na prejemnika.

Vsako prispelo pošto vpiše v poštno knjigo in jo nato razdeli vodjem služb.

Odposlana pošta se v našem podjetju zbira v tajništvu tehničnega sektorja in tajništvu

podjetja. Tajnica tehničnega vodja zbira pošto tehničnih služb in jo nato preda v tajništvo

podjetja. Pošto ostalih služb pa zbira poslovna sekretarka, ki jo pregleda in kuvertira. Tudi

odposlana pošta se vpiše v poštno knjigo odposlane pošte.

23

4 POŠTA V PODJETJU Nigrad d.d.

Pisno komuniciranje je sporočanje, sporazumevanje, kjer je nosilec sporočil pisava (Možina et

al, 2004). Pisno komuniciranje je trajno, prejemnik in pošiljatelj ga lahko uporabljata vedno

znova, je trajen zapis. Poslovno pisno komuniciranje je, kot vsako pisanje, sestavina

določenih informacij, ki jih želimo posredovati prejemniku. V njem se kaže naša kultura,

izobraženost, razgledanost, itd. S pisnim komuniciranjem nas presojajo poslovni partnerji,

konkurenti in tudi drugi prejemniki pisanja. Uspešnost in učinkovitost v pisnem

komuniciranju je eden izmed pogojev za učinkovitost vsake organizacije oz. podjetja.

Cilj in strategija pisnega komuniciranja v podjetju temelji na politiki in viziji podjetja Nigrad

d.d., ki pa je zasnovana k potrošniku – našemu kupcu. Politika komuniciranja podjetja izhaja

iz kulture organizacije, vrednost, vzornikov navad in interesnih povezav ter različnih razmerij.

Pisna sporočila so izraz in podoba kulture podjetja.

Nastajanje učinkovitega in uspešnega pisnega sporočila obsega načrtovanje, snovanje ter

izboljševanje in popravljanje sporočila.

Načrtovanje pisnega sporočila obsega štiri temeljne stopnje:

• opredelitev smotra in ciljev,

• opredelitev prejemnikov – bralcev sporočila,

• določitev vsebine sporočila,

• izbiro oblike sporočila.

4.1 Prispela pošta

V podjetju Nigrad d.d. prejemamo vsakodnevno veliko pošte. Pošta se nanaša na določene

službe v podjetju. Največ pošte v zadnjem času prejema Sektor gospodarsko načrtovanje

financ in računovodstva, in sicer reklamacij v zvezi z zaračunavanjem okoljske dajatve. Drugi

vrsti največji prejemnik prispele pošte v našem podjetju je Sektor tehnično komercialnih

zadev. Pošta vsebuje predvsem ponudbe za določena dela in vloge za izdajo različnih soglasij.

Ostala pošta je v manjšem obsegu. Pa si poglejmo statistiko prispele pošte na dan 28. 2. 2007.

Tabela 3: Statistika prispele pošte na dan 28. 2. 2007

24

Služba, oddelek Število pisemskih pošiljk %

Direktor 2 4

Odvetnik 1 2

Sektor splošnih služb 5 10

Sektor tehničnih služb 6 12

Sektor tehnično komercialnih

zadev

16 31

Sektor gosp. načrt .financ in

računovodstva

21 41

SKUPAJ: 51 100

Vir: Poštna knjiga – Prispela pošta Nigrad d.d.

4.2 Odposlana pošta

Pisno poslovno komuniciranje je izmenjava pisnih sporočil med poslovnimi partnerji in med

poslovnimi funkcijami podjetja (www.epf.uni-mb.si, pridobljeno 2. 2. 2006)

Kot smo že povedali, poslovno pisno komuniciranje skuša predvsem vplivati na prejemnika,

da bo ravnal, deloval, odločal v skladu s cilji, interesi, predlogi pošiljatelja. Poslovno pisno

komuniciranje streže ciljem organizacije in se po tem razlikuje od neposlovnega pisnega

komuniciranja (družabnega dopisovanja, literature) (Možina et al., 2004).

Ker je pisno komuniciranje zelo pomembno, mora imeti svoj temeljni cilj in smoter, ki je

podrejen ciljem in smotrom podjetja. Zato so tudi etični in moralni vidiki tega komuniciranja

sestavine etike in morale, ki so vsebine vizije organizacije podjetja Nigrad d.d. Poslovno

pisno sporočilo mora imeti smoter iz več razlogov. To je zaradi odločitve ali naj sploh

nastane, saj so pisna sporočila brez smotra nepotrebna, celo škodljiva. Imeti mora jasno

opredeljene prejemnike, bralce. Prav tako mora imeti usmerjeno vsebino, saj nam smoter

narekuje obliko pisnega poslovnega komuniciranja.

Komunikacija po pošti se uporablja za pošiljanje obvestil, novic, pogodb, poslovnih dopisov,

računov dobaviteljem, kupcem in širši javnosti na področju lokalne skupnosti Mestne občine

Maribor in okolice. Tako komuniciranje je zelo primerno za formalno komuniciranje, saj

morajo biti mnoge zadeve uradno pisno predložene in dokazljive. Tovrstno komuniciranje je

25

dvosmerno, vendar vzame precej časa. Vse je zapisano črno na belem, zato ni težav v primeru

pozabljanja, saj so zapisi trajni.

Sestavlja ga eksterno in interno komuniciranje v obliki pisnih sredstev komuniciranja.

(www.epf.uni-mb.si, pridobljeno 2. 2. 2006). Eksterno komuniciranje je komuniciranje izven

podjetja. To je pa lahko po pošti, telefonu, telefaksu in preko medmrežja. Pisec si izbere vrsto

komunikacije glede na pomen in hitrost povratne informacije.

Pa si poglejmo posamezne vrste pisnega komuniciranja v podjetju Nigrad d.d.

4.3 Oblikovna in jezikovna analiza dopisov

Pisno sporočilo

Poslovno komuniciranje večinoma temelji na dopisovanju. Če pišemo sporočila po

pravopisnih pravilih, jih lično oblikujemo, upoštevamo obravnavamo temo, tipkamo brez

napak ter jih pravočasno odpošljemo, si bomo pri vseh, s katerimi sodelujemo, pridobili ugled

zanesljivega poslovnega partnerja.

Podrobneje si bom ogledala komunikacijo poslovnih dopisov v našem podjetju.

V podjetju Nigrad d.d. poslovno pošto odpošiljamo:

1. Po pošti:

• brez dokazila, da jo prejemnik prejme (navadna pošta),

• z dokazilom, da jo je prejemnik prejel (priporočena pošta),

• s potrjeno vročitvijo (s povratnico).

2. Preko telefaksa

• telefaks sporočilo.

3. Po elektronski pošti

• e-pošti pošta.

V 21. stoletju je veliko možnih načinov komunikacije, pa vendar ostajajo dopisi še vedno eno

najučinkovitejših sredstev v poslovnem komuniciranju. Norme, po katerih nastajajo le-ti, so

26

se le malo spremenile. Sestavljene so po določenih pravilih in so velikokrat že samo obrazci,

v katere samo še vstavljamo podatke.

Lahko pa se, seveda v skladu z normami, tudi prijetno razlikujejo od že vpeljanih,

konvencionalnih dopisov, ki slovijo po suhoparnosti in pomanjkanju občutka za stil in še

posebej slog. Poslovni dopis je ogledalo pisca. Vendar to še ni vse. Za njim stoji podjetje

Nigrad d.d., ki se hoče uveljaviti in narediti kar se da najboljši možen vtis na naslovnika,

kateremu je dopis namenjen. Dopis je zelo pomemben, saj dobro oblikovan ugodno vpliva na

reagiranje prejemnika, poslovnega partnerja.

Pomen se kaže v veliki razširjenosti pisnega komuniciranja, kar je razvidno tudi iz tabele št. 2.

Dopisi so pomembni dokumenti o nastanku, razvoju in koncu poslovnega dogodka v našem

podjetju.

Pri nastanku pisanja moramo imeti pred očmi dva najpomembnejša vprašanja: zakaj pišem ta

dopis in kakšno reakcijo pričakujem od naslovnika po prebranem dopisu.

Če je potrebno, si pred začetkom pisanja dopisa naredimo seznam razlogov, vendar je namen

dopisa lahko le en sam, najpomembnejše pa je, da imamo naslovnikovo dejavnost vedno pred

očmi.

Pred začetkom pisanja moremo nujno razmisliti o tonu dopisa.

Dobro oblikovanje poslovnih pisem bistveno vpliva na ugodno reagiranje naslovnika,

poslovnega partnerja. K oblikovanju spada tako grafični izgled končnega izdelka kot tudi

način pisanja vsebine dopisa.

Sestavine poslovnega dopisa so naslednje:

• dopisni papir,

• ovojnica (kuverta),

• deli pisma oziroma dopisa,

• tipkopis.

Vse sestavine so podrejene določenim normam.

27

Dopisni papir

Dopisni papir je večinoma list papirja v velikosti formata A4 bele barve. V našem podjetju

uporabljamo papir s predtiskanim logotipom podjetja.

Dopisni papir je pomemben, ker pomaga oblikovati imidž kakovosti in stalnosti. Zato ni

vseeno kakšna je kakovost, velikost in barva poslovnega dopisnega papirja.

V podjetju imamo dva vzorca predtiskanega dopisnega papirja. Vzorec številka 1 se uporablja

za pisanje poslovnih dopisov.

Vzorec številka 2 pa za pisanje računov, vendar ga zaposleni tudi uporabljajo za pisanje

poslovnih dopisov.

28

Slika 3: Dopisni papir za pisanje poslovnih dopisov.

Od roba 20–30 mm in ne samo 15 mm.

Rob bi moral biti od vrha odmaknjen 30mm.

Za piko se dela presledek, ker je levostično ločilo, ker pa je podjetje tako registrirano je tisk pravilen.

Med naslovom in poštno številko mora biti razmik.

Prva oznaka je postavljena previsoko.

Ponazarja mesto, kjer napišemo kratek opis vsebine oz. zadeve dopisa. V tem primeru je oznaka postavljena za dva do tri razmake previsoko.

Oznaki sta postavljeni preveč blizu levega roba.

Napačno napisana beseda fax. Pravilno telefaks.

Napačno napisna beseda e-mail, pravilno e-pošta.

29

Analiza predtiskanih vzorcev v našem podjetju

Prvi predtiskani vzorec dopisnega papirja je namenjen vsem dopisom. Na levi strani papirja

so prikazane naše dejavnosti podjetja. Na vrhu papirja so podatki podjetja, to je ime podjetja,

naslov, telefon, telefaks, elektronski naslov in naslov spletne strani. Menim, da je ime podjetja

tiskano za 15 mm preveč levo. Praviloma bi naj bil levi rob odmaknjen od roba papirja 20–30

mm. Menim, da je na našem dopisnem papirju levi rob ustrezen. Zaradi oznak na desnem

robu je od roba papirja odmaknjen 20 mm. Prav tako mora biti zgornji rob odmaknjen od vrha

roba 30 mm. Na našem dopisnem papirju je rob premajhen za najmanj 5 mm. Desni rob je

sicer manjši kot bi moral biti, vendar ni premajhen, saj predtiskane oznake naših dejavnosti

olepšajo dopisni papir. Prav tako je spodnji rob za 5 mm prenizek.

Pod podatki podjetja so na rahlo označene pikice, ki so nam v pomoč, kje napišemo

naslovnika, zadevo dopisa in besedilo. Vse oznake so napačne.

Prva oznaka je previsoko, saj mora biti razmak med nazivom podjetja in naslovnikom 3–4

vrstice. Za naslovnikom pa ena vrstica manj kot pred naslovnikom, to je 2–3 vrstice razmaka.

Ta oznaka bi nam lahko služila za vpis datuma, če bi imela en razmak več.

Druga oznaka nam ponazarja, kje napišemo kratek opis vsebine oz. zadevo dopisa. Če

upoštevamo zgornja navodila, je oznaka za dva do tri razmake previsoko.

Zadnja oznaka nam je v pomoč za pozdrav. Ta oznaka nam je lahko v pomoč glede na

velikost in dolžino vsebine dopisa.

Zadnji dve oznaki sta natiskani preveč blizu levega roba.

Drugi primer predtiskanega dopisnega papirja je namenjen za tiskanje računov. Račun je

poslovnoknjigovodska listina oz. potrdilo, s katerim ponudnik blaga zagotavlja, da je blago

izročeno ali odposlano oz. je storitev opravljena. Kupec pa lahko iz računa preveri pravilnost

zaračunanega zneska glede na vrsto in količino kupljenega blaga ali storitev.

30

Slika 4: Dopisni papir za pisanje poslovnih dopisov.

Od roba 20–30 mm in ne samo 15 mm.

Rob bi moral biti od vrha odmaknjen 30 mm.

Za piko je presledek, ker je levostično ločilo, ker pa je podjetje tako registrirano je tisk pravilen

Med naslovom in poštno številko mora biti razmik.

Napačno napisana beseda fax. Pravilno telefaks.

31

Na tem dopisnem papirju so natiskani podatki v glavi dopisa, to so podatki podjetja. Tudi

tukaj se pojavljajo enake napake kot na prvem vzorcu dopisnega papirja, razen da ta nima

oznak s pikami.

Ovojnica ali kuverta

Pisemska ovojnica je prav tako pomemben del pisnega sporočil. Pomeni prvi stik med

naslovnikom in pošiljateljem.

Standardizirano pismo je pravokotni ovitek, ki ustreza pogojem:

• najmanjša velikost 90 x 140 mm (z odmikom 2 mm),

• največja velikost 162 x 235 mm (z odmikom 2 mm),

• največja masa 20 g,

• največja debelina 5 mm.

Ovojnica z okencem na levi strani je standardizirana, če je naslov oblikovan po poštnih

pravilih.

Če uporabljamo ovojnico z okencem na desni strani, potem bo treba v dopisu tudi naslovnika

napisati na desno stran.

Za ovojnico je najbolje, da je svetle barve in izdelana iz neprosojnega papirja. Če se odločimo

za barve, potem jih moramo uskladiti z logotipom.

Nigrad d.d. ima standardizirane ovojnice z okencem, to pomeni, da je okence na levi strani, in

polne ovojnice, kjer naslov natiskamo oziroma napišemo ročno.

Ovojnice so v predpisani obliki, to je 110 mm x 230 mm, uporabljajo se tudi ovojnice

velikosti A5 in A4.

32

5 NAJPOGOSTEJŠE OBLIKOVNE NAPAKE ODPOSLANE POŠTE V NAŠEM PODJETJU

V nadaljevanju bom analizirala najpogostejše napake odposlane pošte v našem podjetju.

1. Analiza pisemskih ovojnic oziroma kuvert

2. Analiza poslovnih dopisov

5.1 Komentar k analizi napak

Analiza pisemske ovojnice ali kuverte A4, A5 in standardizirane pisemske ovojnice

33

Slika 5: Pisemska ovojnica ali kuverta A4

Pred vejico se ne dela presledka, le-ta se mora delati med pikami.

Prevelik razmik med naslovom in poštno številko.

Beseda gospod se izpiše.

Najprej se napiše ime šele nato naslov.

Napisano preveč visoko in preveč v levo.

34

Analiza pisemske ovojnice ali kuverte A4

Naslov je napisan oblikovno in slovnično napačno:

• napisan je previsoko in preveč levo,

• naslovna ulica ni pred imenom in priimkom,

• v naslovu nagovarjamo z izpisanimi besedami gospod, gospa,

• poštna številka in naslov pošte imata prevelik razmak vrstic,

• vejica je levostično ločilo, zato pred njo ni presledka.

Slika 6: Pisemska ovojnica ali kuverta A5

Analiza ovojnice, kuverte formata A5

Naslov na ovojnici je napisan popolnoma napačno:

• preveč v levo,

• začetek naslova je pisan previsoko,

• preveliki razmaki med vrsticami,

Nepravilen razmak med vrsticami.

Pisano preveč v levo in previsoko.

Ime se piše pred podjetjem in pred naslovom.

Besede se ne podčrtujejo.

35

• ime se napiše najprej, če je to pisanje osebno, ali pred ulico in hišno številko, če

pisanje ni osebno,

• naslovnik, ulica in pošta se ne podčrtujejo.

Slika 7: Standardna pisemska ovojnice ali kuverta

Analiza standardizirane ovojnice brez okenca

Tudi ta naslov je napisan popolnoma v nasprotju s standardi:

• naslovnik je napisan 1 cm previsoko, za piko je presledek,

• za naslovnikom se piše naslov naslovnika z ulico in hišno številko,

• manjka razmak dveh vrstic,

• najprej se napiše poštna številka in nato naslov pošte,

• menim, da pri tej poštni ovojnici ni potrebno pisati države, saj je Selnica ob Dravi

blizu mesta Maribor. S tem, ko je napisana država in poštna številka za naslovom

pošte, smo podaljšali prejem pisemske ovojnice naslovniku.

Pri klasičnem pošiljanju je pravilno naslavljanje pisemskih pošiljk pomembno zaradi

pravočasnega prenosa sporočila. V poštnih središčih pisemske pošiljke berejo in usmerjajo

avtomatsko in vsakemu pošiljatelju je v korist, da upošteva poštna navodila.

Najbolje je, da naslov napišemo z računalnikom ali čitljivo s tiskanimi črkami. Podčrtovanje v

naslovu ni dovoljeno. Med ulico in nazivom pošte izpustimo en prazen razmak vrstic. Pred

naslovom pošte je poštna številka, ki je sestavni del naslova pošte. Med poštno številko in

nazivom pošte naredimo 5 mm presledka oz. dva prazna presledka.

Naslov napisan 1 cm previsoko, za piko je presledek.

Najprej se napiše naslov, šele nato se piše poštna številka.

Piše se brez države, ker gre za kraj v Sloveniji.

Manjka razmak dveh vrstic.

36

Slika 8: Primer pravilno napisane pisemske ovojnice ali kuverte

Osebna pošta

V praksi se kot osebno naslovljena pošta šteje, če je najprej napisano ime in priimek, šele nato

naziv pravne osebe. Takšno pošiljko lahko odpre samo naslovnik.

V našem podjetju poslovna sekretarka te pošte ne zavede v poštno knjigo. Naslovniku jo

razdeli pred ostalo pošto.

Neosebna pošta

Vsa ostala pošta je neosebna pošta in jo lahko poslovna sekretarka odpre in vpiše v poštno

knjigo. Tudi pošta, ki ima najprej napisan naziv pravne osebe, nato pa ime in priimek, se šteje

za neosebno pošto. Kadar v naslovu nagovarjamo osebo z gospod oz. gospa, vedno izpišemo

polno besedo in ne uporabljamo kratic g., ga.

Samo kadar naslavljamo poštne pošiljke v tujino, označimo državo, v katero pošiljamo poštno

pošiljko.

Kadar pošiljamo pošto v Sloveniji, države ne pišemo.

Poštna znamka

Glava podjetja

Ime prejemnika Ulica prejemnika ¶ Poštna številka in naslovna pošta

37

Poslovni dopis oz. pismo

Za oblikovanje poslovnih dopisov v Sloveniji nimamo enotnih navodil, poznamo pa veljavne

standarde. Vsa podjetja se zavedamo, da pisna sporočila sooblikujejo celostno podobo

podjetja in pisnega sporočila.

Deli poslovnega dopisa

Poslovno pismo je sestavljeno iz naslednjih delov:

a) glava dopisa,

b) datum,

c) naslov prejemnika,

d) predmet,

e) nagovor,

f) besedilo pisma,

g) pozdrav,

h) podpis,

i) priloge.

a) Glava dopisa

Vsako podjetja ponavadi uporablja dopisni papir, na katerem je natisnjen t. i. logotip podjetja.

Navadno obsega največ pet centimetrov zgornjega dela strani papirja.

Vsebuje:

• ime podjetja oz. zavoda,

• oznako vrste in obsega odgovornosti (npr. d. d., d. o. o.),

• znak (logotip),

• temeljno dejavnost (npr. javno komunalno podjetje),

• naslov (ulico in hišno številko),

• poštno številk in naslovno pošto,

• številko poštnega predala (p. p.),

• telefonsko številko,

• številke telefaksa,

• elektronki naslov,

• naslov spletne strani na medmrežju.

38

Za enotami v glavi dopisa ne postavljamo pike. Za vejico in krajšavno piko vedno stoji

presledek. Številko telefaksa in elektronski naslov navedemo kot zadnja podatka v glavi.

Zanju uporabljamo slovenske izraze.

Glede velikih in malih začetnice pri podatkih v glavi se lahko ravnamo po dveh načinih. Po

prvem načinu lahko gledamo na glavo kot zaključeno celoto in jo obravnavamo kot poved, to

pomeni, da z veliko začetnico pišemo le prvo besedo v glavi druge pa le, če so tudi same

lastno ime. V drugem načinu pa razumemo podatke v glavi, napisane drug pod drugim kot

samostojne nestavčne povedi, katerih začetke pišemo z veliko začetnico.

Glavi dopisa dodamo datum, ki ga navadno natipkamo dve do šest vrstic pod zadnjo vrsto

tiskanega dela glave.

Naše (pošiljateljeve) podatke oblikujemo s poljubnim smiselnim poudarjanjem in

poravnavanjem. Pazimo, da bo končna podoba dokumenta skladna, pregledna in estetsko

učinkovita. Določene podatke, na primer davčno številko, matično številko in številko

transakcijskega računa, lahko napišemo na dnu dokumenta.

b) Datum in evidenčne oznake

Datum pišemo dva razmaka pod glavo levo ali desno. Lahko ga napišemo tudi na koncu

pisanja.

Pri pisanju datuma pazimo, da za pikami pri dnevu ter mesecu naredimo presledek. Mesece

lahko izpišemo ali krajšamo ter napišemo s številko. Kadar pišemo datum takoj za krajem ali

pod njim, ju ločimo z vejico. Besedo »dne« lahko izpustimo. Rimske številke za mesece niso

primerne.

Prav tako kot datum so pomembne tudi evidenčne številke, ki omogočajo zvezo med

dopisniki in zanesljivo evidenco. S tem omogočamo sledljivost pisanja. Neracionalno je

uporabljati preveč oznak, zato naj bi se omejili le na dve. Vaš znak, naš znak.

c) Naslov prejemnika

Praviloma se nahaja na levi strani in obsega ime in naslov posameznika, na katerega je pismo

naslovljeno, ali ime organizacije ali skupine, kateri pišemo.

Če imamo ovojnico z okencem na desni strani, je tudi prejemnikov naslov na desni strani.

Prejemnikove podatke pišemo tako, da so vse vrstice levo poravnane, ne glede na to, ali je

prejemnik napisan na desni ali levi strani dopisa.

39

Podatki v naslovu prejemnika morajo biti označeni drug pod drugim po naslednjem vrstnem

redu:

• ime in priimek fizične ali naziv pravne osebe,

• ulica, hišna številka oziroma kraj (vas, naselje, zaselek) in hišna številka,

• pri imetnikih poštnih predalov kratica p. p. in številka (brez ulice, hišne številke

oziroma kraja),

• pri poštno ležečih pošiljkah označba »poštno ležeče«,

• poštna številka in naziv naslovne pošte, za pošiljke za tujino tudi uradna kratica

naslovne države, pri naslovnikih, ki jim je določena posebna poštna številka, napišemo

posebno poštno številko in naziv naslovne pošte.

Pri prejemniku pošte veljajo enaka slovnična navodila kot pri pošiljatelju. Pomembno je, da

upoštevamo poštna priporočila. Med podatki o ulici in hišni številki oziroma kraju in hišni

številki ter med naslovno pošto mora biti ena prazna vrstica. Med poštno številko in nazivom

naslovne pošte pa vsaj dva presledka oziroma 5-milimetrski presledek.

d) Zadeva, kratek naslov dopisa ali predmet

V kratki, zgoščeni obliki napišemo namen dopisa. S tem prejemniku olajšamo branje,

razumevanje in mu razodevamo namen našega dopisa. Prav tako mu olajša morebitno hrambo

dokumenta v ustrezni mapi. Zadevo pišemo v drugo tretjino dopisa, kakor tudi uvod, jedro in

zaključek.

e) Nagovor in začetni pozdrav

Prijazen pozdrav pred glavnim besedilom lahko ugodno vpliva na naslovnika, z njim izrazimo

tudi naš odnos do njega.

f) Besedilo pisma

Vsebina pisma mora biti jasno razdeljena na uvod, jedro in zaključek tudi oblikovno in ne

samo vsebinsko.

Uvodni stavki naj ne bi bili daljši od petih vrstic. Odstavki naj ne bi bili daljši od desetih

vrstic, saj v nasprotnem primeru dopis deluje nepregledno. Prav tako se izogibajmo dolgih in

zapletenih konstrukcij stavkov (natančnejši opis uporabljenega jezika in sloga sledi v

naslednjem podpoglavju). Pomembne dele besedila poudarimo s podčrtanim ali poudarjenim

načinom pisave.

40

Besedila tipkamo v navadnem razmaku, le med ključnimi odstavki (uvod, jedro, zaključek)

povečamo razmak med njimi.

g) Pozdrav

Je samostojen del pisma, zato ga ne smemo povezovati z zaključkom. V navadi so že skoraj

standardizirane fraze (S spoštovanjem, lep pozdrav, itd.).

h) Podpis

V prostor za podpis lahko vključimo ime podjetja, podpis, ime podpisnika in njegov službeni

naziv. Pišemo ga v zadnji tretjini dopisa. Prav tako tudi morebitne priloge in pripise.

i) Priloga

Na koncu dopisa navedemo morebitne priloge. S tem takoj opozorimo naslovnika na njihov

obstoj, prav tako pa lahko preveri, če so vse prisotne.

j) Pripis

Uporabimo ga le v izjemnih primerih, kadar za neko stvar izvemo šele po nastanku dopisa.

Praviloma se pripisom izogibamo in raje napišemo pismo znova. Pripisi lahko vržejo slabo

luč na pošiljatelja.

Oblika poslovnega pisma mora omogočiti pošiljatelju, da sebe pokaže v najboljši luči, prav

tako pa je pomembna pregledna razčlenjenost vsebine in estetski videz dopisa.

Zelo pomemben je tudi jezik in slog poslovnih dopisov.

Logičnost in pravilnost, primernost in ustreznost.

Formulacije in dejstva morajo biti v pisanju pravilna in resnična, racionalno razložena in

argumentirana. Dosežena mora biti skladnost med stvarjo in njenim jezikovnim izrazom.

Sporočilo mora biti izraz predmeta, o katerem pisanje govori. Le tako sporočilo bo veljalo za

resnično in pravilno, kot tako, pa bo sprejemljivo za naslovnika in skladno z dogovori.

Besedilo ne sme ponavljati že znanega in ugotovljenega. Izpolnjevati mora optimalne zahteve

ustreznega načina sporočanja v vseh pogledih; vsebinskem, jezikovnem, oblikovnem.

41

Kratkost in jedrnatost

Kakovost obvestila še zdaleč ni povezana s številom jezikovnih sredstev, ki jih za to

porabimo. Kakovosti sporočila (besedila) tudi ne dosežemo z navidezno širino in tehtnostjo,

za katero se pravzaprav skriva miselna izpraznjenosti, prikrita s površinsko gostobesednostjo,

leporečjem oz. dolgoveznostjo. Nepotrebne razvlečenosti, navajanje nepomembnih

nadrobnosti, kopičenje mašil, izleti na področja, ki niso zajeta z naslovom, ponavljanje že

povedanega, obravnavanje splošnih resnic, ki so razumljive same po sebi, jezikovne

preobilice in stilske preobloženosti, le povečujejo obseg besedila, manjšajo pa njegovo

obvestilno vrednost.

Razblinjeno besedilo kvari kakovost pisanega izdelka. Kvari jedrnatost in kratkost, ki sta

predvsem odliki poslovnega pisanja. Jedrnatost pomeni gospodarno rabo besedja, oblikovanje

kratkih in zgoščenih stavkov, logično spajanje tekstovnih sestavin. Bralcu moramo omogočiti

natančno in pravilno razumevanje. Skratka pišimo kratko in jedrnato po obsegu in zgoščeno

po vsebini.

Jasnost in nazornost

Besedilu daje jasnost pravilen občutek za izbiro pravih besed v pravem trenutku. Znati

moramo uporabljati ustrezne besedne zveze in povedi, razvidna mora biti razčlenjenost,

primerno razvrščanje in zaporedje napisanih sestavin. Nazornost besedila je navadno

povezana z grafičnimi prikazi in slikovnimi ponazoritvami. Jasnost in skoncentriranost

pisanja pomeni, da imamo osnovno misel besedila ves čas pred očmi.

Razumljivost

Bistvo poslovnega pisanja je razumljivost, zato se moramo zavedati, komu je sporočilo

namenjeno. Naš dopis je lahko nerazumljiv zaradi bralčevega strokovnega neznanja, če bralec

ne razume problematike, o kateri pišemo. V tem primeru se bomo pisanju sploh izognili, saj

ni smotrno. Večkrat pa je nerazumljivost posledica preobsežnosti pisanja (ponavljanje misli,

gostobesednost, kopičenje nepotrebnih dejstev …). Zato naj bodo dopisi jasni in natančni, saj

so tako bolj razumljivi. Pazimo, da ne uporabljamo preveč strokovnih izrazov, tujk ali kratic.

Skratka pišimo razumljivo in uporabljajmo nezapleten jezik.

42

Domiselnost

Pisati kratko, jedrnato, jasno in sistematično pa ne pomeni pisati dolgočasno in okorno.

Potruditi se je potrebno, da pri pisanju uporabljamo še kaj več kot le znane besede, ki jih

najdemo v vsakem poslovnem pisanju. Saj so odlike dobrega pisanja tudi domiselnost, živost

in lahkotnost izražanja. Domiselnost je kot začimba. Uporabljena v pravi meri dobro

zasnovano vsebino naredi še atraktivnejšo.

Sistematičnost

Sistematičnost je odlika logične urejenosti misli in jezikovnih formulacij. Sem spada tudi

oblikovna preglednost in urejenost besedila. Temeljna misel je jedro, okoli katerega se

zasnuje sporočilo. Pisanje se lahko giblje ali neposredno, od temeljne misli, ki jo utemeljuje z

razlogi in dokazi ali posredno, od dokazov in razlag do temeljne misli.

Poslovna pisma pišemo ne samo čim krajše, natančno, jasno, v kratkih povedih, brez

odvečnih čustvenih besed, vljudno, ampak tudi z osebno noto.

43

Slika 9: Napačno napisan dopis – primer 1

Zadeva se ne piše.

Datum se piše v isti vrstici kot poštna številka. V datumu se ne pišejo ničle in za piko so zmeraj presledki.

Manjka ena prazna vrstica.

Datum mora biti poravnan s podpisom.

Napisano dve vrstici nižje.

Ne uporabljamo klicaja, ampak piko. Odzdrav lahko napišemo brez ločila.

Manjka alineja. Podpis je napisan 1–2 vrstici prenizko. Prav tako se ne piše dvopičja.

Za piko je presledek.

2 presledka med številko in imenom pošte.

Za naslovom je prazna vrstica.

44

Analiza dopisa mestni občini Maribor z dne 2. 4. 2007

Dopis ni natančno razdeljen v tri tretjine. Zadnja, to je podpis, sega v drugo tretjino.

Naslov

Za naslovom prejemnika je prazna vrstica. Ime pošte bi lahko bilo napisano razprto, saj je

naslov prejemnika zelo dolg. S tem bi polepšali obliko. Med poštno številko in imenom pošte

sta dva presledka in ne eden.

Datum

Datum je napisan preveč v levo, poravnan mora biti s podpisom. Napisan mora biti v isti vrsti

kot je naslovna pošta pošiljatelja. Piše se brez vodilnih ničel. Za številko dneva in meseca je

pika. Pika je levostično ločilo, za njo pa presledek.

Naslov dopisa oziroma zadeva

Besedo »zadeva« ne pišemo. Napišemo samo naslov dopisa, ki pa je lahko napisan s krepkimi

velikimi ali malimi črkami. Naslov dopisa lahko tudi podčrtamo, s tem pritegnemo

naslovnika. Naslov dopisa bi moral biti napisan eno do dve vrstici nižje. Pred naslovom je

vedno ena vrstica več kot za naslovom dopisa.

Vsebina

Vsebina dopisa je razporejena v drugo tretjino, kar je pravilno. V vsebini dopisa so tudi

odstavki, ki ločujejo zaključek od jedra.

Podpis

Podpis je napisan eno do dve vrstici previsoko. Za »Direktorjem družbe« ne pišemo dvopičja,

saj ne bomo naštevali. Napišemo lahko vejico ali pa brez ločila. Pri nazivu izobrazbe manjka

presledek.

Priloga

Priloga je napisana pravilno dve do tri vrstice pod podpisom.

45

Slika 10: Napačno napisan dopis – primer 2

Med naslovom in poštno številko mora biti razmik ene vrstice.

Za pikami je zmeraj presledek.

Kraj mora biti poravnan s podpisnikom in v isti vrstici s pošto.

Brez napisa zadeva in pomaknjeno v levo.

Napako je potrebno popraviti z računalnikom in ne ročno.

Brez klicaja.

Prevelik razmik.

Brez dvopičja.

Razmik pod osebo mora biti samo dve vrstici. Priloga je napisana preveč na dnu.

46

Analiza dopisa Obrtni zbornici Trgokooperant, z. o. o

Dopis je napisan na predtiskan dopisni papir z glavo podjetja.

Naslov

Naslov je oblikovan napačno. Med naslovom prejemnika in naslovno pošto manjka prazna

vrstica. Naslov je napisan skupaj. S tem dajemo slab prvi vtis naslovniku.

Datum

Datum ni pravilno poravnan s podpisom. Je napisan previsoko. Datum napišemo v isto vrstico

z naslovno pošto.

Naš znak

Naš znak ne pišemo vedno. Služi nam za sledljivost pisanja. Oznake pišemo eno vrstico pod

datumom, vendar jih poravnamo z datumom.

Naslov dopisa ali zadeva

Naslov dopis je napisan preveč v levo. Beseda zadeva je nepotrebna. Naslov dopisa ni nujno,

da je levo poravnan. Kadar ni poravnan levo, ga lahko oblikujemo kot kreativno besedilo. V

našem primeru je na naslovu zadeve dopisana številka z roko, kar ni ogledalo podjetja. Če

imamo popravke, moramo popraviti celoten dopis.

Ped naslovom dopisa je prevelik razmak. Paziti moramo, da je pred naslovom prejemnika

vedno ena prazna vrstica več kot pred naslovom dopisa.

Pozdrav

Za pozdravom, ki je napisan s klicajem, kar je napačno, je prevelik razmak.

Podpis

Podpis je na levi in desni strani. Za nazivom podpisnika ne pišemo dvopičja, pišemo vejico ali

pa pustimo prazno.

Priloga

Priloge pišemo pod podpisnikom z razmakom dveh vrstic. Lahko jih naštejemo ali označimo s

številko.

47

Naš pisec je priloge napisal preveč na dnu. Označil jih je dvakrat, s številko in naštel, kar je

nepotrebno.

48

6 OBLIKOVANJE NAVODIL ZA PISANJE POSLOVNE POŠTE

6.1 Pravilne oblike poslovne pisanja

Poslovni dopis

Slika 11: Primer pravilnega pisanja poslovnega dopisa

GLAVA PODJETJA NASLOV PODJETJA ¶ POŠTNA ŠTEVILKA IN NASLOVNA POŠTA KRAJ IN DATUM DOKUMENTA

¶ NAŠ ZNAK VAŠ ZNAK

¶ ¶ ¶

IME PREJEMNIKA NASLOV PREJEMNIKA ¶ POŠTNA ŠTEVILKA IN NASLOVNA POŠTA

…………………………………………………………………………………………….... ¶

PREDMET ALI ZADEVA ¶ ¶

NAGOVOR ALI ZAČETNI POZDRAV ¶ ¶

BESEDILO PISMA: UVOD ¶

JEDRO ZAKLJUČEK …………………………………………………………………………………………..…. ¶

POZDRAV ¶ ¶ PODPIS ¶ PRILOGE

Prva tretjina dopisa

Druga tretjina dopisa

Tretja tretjina dopisa

49

6.1.1 Pravilno in estetsko napisan dopis, ogledalo podjetja

Navedla bom glavna pravila za pravilno oblikovanje poslovnega pisanja.

Dopis ima obvezne in neobvezne dele:

Obvezni deli dopisa

1. Obvezni deli so pošiljateljevi podatki (naziv podjetja, logotip, sedež, ulica in hišna

številka, poštna številka in naslovna pošta, morebitni poštni predal, telefonska

številka, številka telefaksa in naslov elektronske pošte).

2. Prejemnikovi podatki.

3. Kraj in datum.

4. Oznaka zadeve.

5. Vsebina.

6. Podpis.

Neobvezni deli dopisa

1. Evidenčne oznake (naš znak, vaš znak).

2. Pripisi (priloge, kdo prejme kopijo dopisa in način odpošiljanja).

Kako si obvezni deli dopisa sledijo?

1. Naziv podjetja.

2. Naslov podjetja.

3. Za naslovom pustimo eno vrstico prazno.

4. Sledi poštna številka, za poštno številko naredimo dva presledka preden napišemo

nazivno pošto.

5. Kraj in datum je v isti vrstici kot pošta pošiljatelja. Je desno poravnan s

podpisnikom. Pod krajem in datumom pišemo morebitne evidenčne oznake (vaš

znak, naš znak).

6. Sledijo 3 oziroma 4 prazne vrstice pred naslovom prejemnika.

7. Prejemnik.

50

8. Naslov prejemnika.

9. Prazna vrstica.

10. Poštna številka in naslov pošte.

11. Sledijo 2 oziroma 3 prazne vrstice, vedno ena manj, kot smo jo naredili za

naslovom pošiljatelja.

12. Oznaka zadeve. Besedo zadeva ne pišemo, temveč na kratko predstavimo, o čem

bomo v dopisu pisali. Vsebino lahko napišemo poudarjeno, ležeče, podčrtano ali pa

vse hkrati.

13. Za oznako zadeve pustimo 1 oziroma 2 prazni vrstici, odvisno od količine napisane

vsebine. Če bomo imeli krajši dopis, se poslužujmo dveh praznih vrstic.

14. Vsebino dopisa razdelimo na uvod, jedro in zaključek. Vsak del ločimo z odstavkom.

15. Pred in za pozdravi naredimo dve prazni vrstici.

16. Podpis napišemo poravnano s krajem in datumom.

17. Če imamo priloge, jih napišemo za podpisom, poravnava je leva.

Posebej bodimo pazljivi, ko pišemo naziv in odgovornost podjetja, da za vsako piko naredimo

presledek, saj je levostično ločilo (npr. d. d., d. o. o.), vendar pa moramo pisati tako, kot je

podjetje registrirano. Ko pišemo datum s številko, ne navajamo vodilnih ničel. Napačno je

01., 03. 03.

Namig: Pri podpisu ni nujno, da vedno najprej napišemo funkcijo in šele nato ime in priimek.

Ni narobe, če najprej napišemo ime in priimek, zatem vejico in funkcijo, ki bo napisana z

malo začetnico.

51

Poslovno komuniciranje po telefaksu

Komuniciranje preko telefaksa se uporablja predvsem pri hitrem pošiljanju. To so predvsem

razni obrazci, skice in drug pisni material, ki je nujen za prejemnika in ga potrebuje v čim

krajšem času.

Telefaks je zelo uporaben zaradi svoje hitrosti, vendar pa zahteva zasedo cele linije. Velik del

njegovega dela je prevzelo medmrežje, kjer se tudi lahko prenašajo slikovna in pisna

sporočila.

Čeprav pisanje pošiljamo po telefaksu, mora imeti pravilno obliko in mora vsebovati vse

sestavine poslovnega dopisa oziroma pisanja.

Velikokrat imamo predlogo za telefaks že v računalniku. To je glava sporočila: številka

telefaksa prejemnika in pošiljatelja, komu je namenjen in kdo ga pošilja, datum ter zadeva.

Ostale dele telefaks sporočila pa moramo oblikovati sami. To pa so predvsem razne oznake,

nagovor, vsebina, način pošiljanja, priloge, evidenca obveščenih in različni pripisi.

Čeprav dopis oziroma pisanje pošiljamo po telefaksu zaradi hitrosti, bodimo vedno pazljivi na

obliko sporočila, saj nas bo prejemnik tudi v tej točki ocenjeval.

52

Primer pravilne oblike telefaks sporočila

Nigrad, javno komunalno podjetje d. d.

Zagrebška cesta 30

2000 MARIBOR

tel.: (02) 45 00 300

telefaks: (02) 45 00 362

Telefaks Za: Pošilja:

Telefaks: Strani:

Telefon: Datum:

Zadeva: Ime:

� Nujno � Za pregled � Vaše pripombe � Odg. čim prej! � Reciklirajte

Vsebina:

Podpis pošiljatelja:

……………………

53

Poslovno komuniciranje preko medmrežja

Kadar govorimo o poslovnem komuniciranju s pomočjo medmrežja, imamo v mislih

elektronsko pošto, ki ima zelo velik pomen, in uporabo spletnih strani. Medmrežje se je v

svojih desetih letih zgodovine v Sloveniji zelo razvilo. Elektronska pošta predstavlja obliko

verbalne komunikacije. Sporočanje je dvosmerno, po potrebi je lahko tudi dokaj hitro. Ima

tudi prednost, možnost prenosa elektronsko zapisanih podatkov, ki so primerni za nadaljnjo

obdelavo. Elektronsko komuniciranje je uporaba sodobne informacijske tehnologije za

prenos sporočil od oddajnika do prejemnika. (Mumel, 1998, str. 135).

Komuniciranje preko elektronske pošte obsega vse ravni komuniciranja. Je najbolj priljubljen

novi način pošiljanja pisanj med posamezniki ali skupinami ljudi. Uporabniki lahko dosežejo

in bolj učinkovito izkoristijo več informacij v zelo kratkem času. Te informacije lahko

prejemnik takoj uporabi in jih shrani za nadaljnjo uporabo. Do danes še nimamo dokončno

izoblikovanih pravil, kako naj bi sporočilo bilo pravilno oblikovno.

Zato ker vsakdo, kdor se omrežja internet vsaj malo »dotakne«, že lahko uporablja e-pošto, so

sporočila zelo različno oblikovana, brez glavnih sestavin poslovnega dopisa.

Oglejmo si osnovno obliko elektronskega sporočila:

Slika 12: Osnovna oblika elektronskega sporočila

UPORABA NAVODIL

Anketa med zaposlenimi o uporabnosti navodil v praksi

Rezultati ankete

Vir: Poslovno komuniciranje, Možina et. Al., 2004, str. 137

Sporočilo Glava Telo Priloga

Od: Andraža … Za Borisa … Datum: V podjetju ……..

54

7 UPORABNOST NAVODIL

V diplomski nalogi sem se na osnovi stanja odposlane pošte osredotočila na izdelavo navodil

za oblikovanje odposlane pošte. Navodila bodo služila vsem zaposlenim, ki komunicirajo s

pomočjo poslovne pošte.

Pri analizi odposlane pošte, ki mi je bila vodilo za snovanje novih navodil za pisanje

odposlane pošte, sem analizirala odposlano pošto oseb, ki sem jih razdelila na A in B.

Razdelila sem jih po funkciji in izobrazbi. Osebe A so osebe z univerzitetno izobrazbo in

imajo višja delovna mesta. Osebe B pa so osebe s srednjo izobrazbo ter so v večini referenti.

7.1 Intervju med zaposlenimi o uporabnosti navodil v praksi

Za ovrednotenje uporabnosti Navodil za oblikovanje odposlane pošte med zaposlenimi sem si

izbrala intervju z zaposlenimi.

Vsem delavcem, ki sem jih intervjujala sem postavila naslednja vprašanja.

1. Ali ste bili kdaj v dilemi, kako oblikovati dopis, napisati naslov na kuverto?

2. Ali se vam zdi, da so navodila za oblikovanje odposlane pošte uporabna? (po

pregledu)

3. Ali še kateri podatki po vašem mnenju manjkajo v navodilih?

7.1.1 Rezultati intervjuja

1. Oseba 1 meni, da je večkrat v dilemi, kako oblikovati dopis. Navodila ji bodo v veliko

pomoč, ker so dobro pripravljena. Želi si, da bi k navodilom dodala prilogo s

kreativnimi besedili za pisanje poslovnih dopisov.

2. Oseba 2 meni, da za njo ni pomembno, kako je oblikovan dopis, pomembno je, kaj

želi povedati v dopisu. Morda je kdaj v dilemi, kako bi ga oblikovala. Navodila se ji

zdijo uporabna. Za oblikovanje dopisov ima dovolj podatkov.

3. Oseba 3 meni, da je večkrat v dilemi, kako bi oblikovala dopis, da bi z njim dosegla

svoj cilj. Navodila ji bodo v pomoč, ker so dobro pripravljena.

4. Oseba 4 meni, da se velikokrat vpraša, kako bi napisala dopis, da bi pri prejemniku s

čim manjšim trudom dosegla svoj cilj. Navodila so zelo uporabna.

55

Želi si, da bi bila k navodilom napisana tudi kreativna besedila, ki bi jih lahko

uporabljala in vljudnostne fraze za nagovor in pozdrav.

7.1.2 Potrditev tez

Teza 1: Tezo 1 lahko potrdim, saj sodelavci s pomočjo navodil pravilno oblikujejo odposlano

pošto in so s tem izboljšali estetski videz odposlane pošte.

Teza 2: Tezo 2 lahko potrdim, saj sodelavci uporabljajo navodila, kar je vidno iz oblike

odposlane pošte.

56

8 ZAKLJU ČEK

Kot bodoča poslovna sekretarka sem se počutila dolžno, da ciljno usmerim vse sodelavce, ki

pisno komunicirajo v našem podjetju, da pravilno oblikujemo poslovna pisanja, saj je dopis

ogledalo podjetja. S poslovnim pisanjem dosegamo svoje cilje, postavljamo strategijo in

politiko podjetja. Iz poslovnega pisanja razberemo kulturo podjetja in si naredimo prvi vtis o

podjetju. Zato je pomembno, kako ga oblikujemo in vsebinsko sestavimo.

Vsako pisno komuniciranje skuša vplivati na prejemnika, da bi ravnal, deloval, odločal v

skladu z našimi cilji, interesi in predlogi. Pomembno je, da ima vsako pisanje svoj cilj, smoter

ter obliko, saj bomo tako lažje vplivali na prejemnika. Če dopis oz. pismo pusti slab vtis na

naslovnika, se lahko zgodi, da posel propade že na samem začetku. Prav zaradi tega sem se

odločila za izdelavo diplomske naloge s tem naslovom.

V nalogi sem analizirala obstoječe stanje in ga primerjala z navodili za oblikovanje poslovnih

dopisov.

Na osnovi analize sem izdelala interna navodila za pravilno oblikovanje odposlane pošte.

Navodila so dostopna vsem zaposlenim na računalniškem mediju.

Iz intervjuja, ki sem ga opravila med sodelavci, lahko razberem, da so bili že vsi sodelavci v

dilemi kako se pravilno oblikuje dopis, ne glede na njihovo izobrazbo in delovno mesto.

Potrdili so mi, da se bodo posluževali navodil za oblikovanje odposlane pošte, vse skozi

dokler jim bo to potrebno.

Izrazili so tudi željo, da bi imeli pri pisanju poslovnih dopisov že v naprej pripravljena razna

kreativna besedila in fraze.

Upam, da bom z navodili, ki sem jih pripravila, izboljšala kulturo in ugled podjetja, ter s tem

pripomogla k boljšemu in hitrejšemu doseganju ciljev našega podjetja.

57

9 SEZNAM VIROV IN LITERATURE

1. Bajt, D. (1993) Pišem torej sem: Priročnik za pisanje, Maribor, Založba Obzorja.

2. Damijan, M. in Čontala, P. (2002) Poslovno sporazumevanje v slovenskem jeziku, učno gradiv, Maribor, Višja strokovna šola Maribor.

3. Elektronski vir, www.epf.uni-mb.si, [dostop 2. 2. 2006]

4. Elektronski vir, www.erevir.si, [dostop 28. 4. 2006]

5. Glavni uredniški odbor Bajec A. ….et al., (2000) Slovar slovenskega knjižnega jezika,

Ljubljana, Državna založba Slovenije.

6. Košmrlj, T. in Popovič, M. (2003) Oblikovanje dokumentov, Ljubljana, Tehniška založba Slovenije.

7. Kneževič A. N., Možina S., Tavčar M. Zupan N. (2004) Poslovno komuniciranje,

Maribor, Obzorja, založništvo in izobraževanje.

8. Mumel, D. (1998) Poslovno komuniciranje, Maribor, Univerza v Mariboru, Ekonomsko-poslovna fakulteta, Maribor.

9. Osredečki, E. (1994) Nova Kultura poslovnega komuniciranja, Poslovni bonton,.

Lesce, Oziris.

10. Revija, (2002) ´Oblikovanje dopisov´, Revija Tajnica, št. 5–6, str. 7, 8, GV Revije.

11. Toporišič, J. … et al. (2001) Slovenski pravopis, Ljubljana, Založba ZRC, ZRC SAZU.

PRILOGE

Priloga 1: Navodila za oblikovanje odposlane pošte

IZJAVA O AVTORSTVU

Podpisana Andreja Kofler študentka programa poslovni sekretar, izjavljam da je diplomska

naloga z naslovom Nova podoba odposlane pošte v družbi Nigrad, javno komunalno podjetje

d.d. moje avtorsko delo.

Maribor, 10. 12. 2007

Andreja Kofler