MODELO REFERENCIAL DE BASES

PROCESO DE SELECCIÓN DE ALIADOS ESTRATÉGICOS PARA REALIZAR CAMPAÑAS DE PUBLICIDAD Y/O CAPACITACIÓN CONJUNTA EN EL EXTERIOR ________________________________________________ (Indicar el país objetivo)

Nº _____-201__/PROMPERÚ-DT-STR

1. ANTECEDENTES

La Dirección de Promoción del Turismo de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ, tiene como objetivo principal en materia de turismo receptivo, contribuir efectivamente al crecimiento sostenido y descentralizado de las divisas generadas por turismo y el flujo de turistas extranjeros.

Para el logro de este objetivo, la estrategia empleada es el desarrollo de campañas de publicidad y/o capacitación conjunta en el exterior, que faciliten e impulsen la promoción y comercialización del destino Perú, con empresas turísticas de los mercados emisores para el Perú.

Las alianzas estratégicas constituyen un instrumento importante para la promoción conjunta del turismo receptivo; en tal sentido, PROMPERÚ establecerá alianzas estratégicas a través de un proceso de selección, basado en la evaluación y comparación de propuestas técnico-económicas de posibles aliados estratégicos, que se define, regula y conduce mediante las presentes Bases.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general

Promover la participación de empresas prestadoras y/o facilitadoras de servicios turísticos y aerolíneas internacionales, no domiciliadas en el Perú, para desarrollar campañas de publicidad y/o capacitación conjunta que faciliten e impulsen la promoción y comercialización del destino turístico Perú, a través del establecimiento de alianzas estratégicas en _______________________________ (indicar el(los) país(es) objetivo(s)).

2.2 Objetivo específicos2.2.1 Identificación de nuevos segmentos de interés.

2.2.2 Fortalecer la imagen y posicionar al Perú como destino turístico.

2.2.3 Diversificación de la oferta de destinos turísticos Perú.

3. CARACTERÍSTICAS DE LA CAMPAÑA DE PUBLICIDAD Y/O CAPACITACIÓN CONJUNTA

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3.1 Objetivo

Impulsar la promoción y comercialización del destino turístico Perú en ________________________ (Indicar el(los) país(es) objetivo(s)) a través de acciones de publicidad y/o capacitación conjunta en base a una oferta diversificada de programas con precios.

Sólo serán tomadas en cuenta aquellas propuestas que consideren al Perú como destino turístico único, a excepción de los mercados considerados Long Haul1 (Asia y Australia) donde el destino Perú forma parte de un paquete multidestinos.

3.2 Dirigido a

Empresas ________________________ (Señalar el tipo) involucradas en la comercialización del destino turístico Perú en ______________________________ (Indicar el(los) país(es) objetivo(s)) con las siguientes características:

Trayectoria en el mercado y en la venta de Perú Potencialidad en ventas Red de agencias (Señalar otras características)

3.3 Duración de la campaña (Desde dd/mm/aa hasta dd/mm/aa)

3.4 Público Objetivo (Indicar el(los) público(s) objetivos)

3.5 Tipos de medios Prensa escrita (diarios y periódicos), revistas, televisión, publicidad exterior, internet, actividades BTL, radio y otros medios.

3.6 Tipo de capacitaciones

Seminarios, conferencias, presentaciones, coloquios, webinars, viajes de familiarización (Fam Trips), etc.

3.7 Acciones complementarias de publicidad

Viajes de prensa (Press Tours/Press Trips) y/o Blog Trips.

3.8 Validez de las propuestas 60 días calendario a partir de la recepción de las mismas.

3.9 Email del procesoLa empresa participante deberá presentar sus consultas y propuesta vía correo electrónico a: ____________________@promperu.gob.pe, con el asunto: Alianzas Estratégicas en ________________________ (Indicar el(los) país(es) objetivo(s)).

4. PARTICIPANTES

4.1 Podrán participar de manera individual o en consorcio en procesos de selección de aliados estratégicos, las empresas prestadoras y/o facilitadoras de servicios turísticos y aerolíneas internacionales, no domiciliadas en el Perú, debidamente constituidas y que cuenten con experiencia mínima de cinco (5) años en promover el turismo emisivo a Perú.

4.2 La participación en consorcio no implica crear una persona jurídica diferente. Para ello, será necesario acreditar la existencia del Consorcio mediante la presentación de una promesa formal de consorcio de acuerdo al Anexo N° 4 de las presentes bases.

Cada una de las partes que conforman el consorcio responderá solidariamente ante PROMPERÚ por todas las consecuencias derivadas de su participación individual y/o en conjunto en el consorcio, ya sea durante el proceso de selección o durante la ejecución de la alianza estratégica derivada de éste. Las partes deberán designar un representante común del consorcio, el cual deberá contar con amplias y suficientes facultades para actuar en nombre y representación del mismo, en todos los actos referidos al proceso de selección, suscripción y ejecución de la alianza estratégica.

La participación de cada una de las empresas que integran el consorcio se encuentra sujeta a las condiciones previstas en el numeral precedente.

4.3 La participación en este proceso de selección, implica la aceptación de sus bases.

5. MONTO DE INVERSIÓN

1 Long Haul: Vuelos con duración de más de 10 horas, con o sin escala intermedia, desde su país de origen.

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5.1 PROMPERÚ podrá realizar un aporte máximo del cincuenta por ciento (50%) del monto total de la alianza, hasta un máximo de Quinientos mil dólares americanos (US $ 500 000,00). Las empresas participantes podrán proponer la ejecución de acciones de publicidad y capacitación, u optar por una de ellas. En caso que la propuesta incluya ambas acciones, el aporte de PROMPERÚ no podrá ser mayor al 50% del presupuesto propuesto para cada una de ellas, ni a la suma de ambas.

5.2 El aporte máximo a invertir por parte de PROMPERÚ en cada alianza dependerá de los resultados de la evaluación técnico-económica y del presupuesto disponible de PROMPERÚ para tal fin.

5.3 El monto asumido por PROMPERÚ será reembolsado al aliado luego de ejecutadas las acciones aprobadas y según el procedimiento señalado en el numeral 14 de las presentes bases. En ningún caso se entregará dinero en efectivo al aliado.

5.4 La alianza estratégica tendrá carácter de no exclusiva.

6. DE LA PROPUESTA TÉCNICO-ECONÓMICA

6.1 De las acciones de publicidad

La empresa participante preparará su propuesta utilizando el formato “Propuesta técnico-económica”, Anexo Nº 3 de las presentes bases, y teniendo en cuenta lo siguiente:

6.1.1 Se consideran como medios publicitarios los siguientes:

a. Prensa escrita (diarios y periódicos)b. Revistas dirigidas al público consumidorc. Televisiónd. Radioe. Publicidad exterior (Outdoor)f. Publicidad digital g. Actividades BTL (below the line)h. Otros.

El monto de inversión propuesto para cada acción de publicidad deberá ser calculado sobre la base de las tarifas negociadas vigentes que mantiene la empresa participante con los medios propuestos. La propuesta debe considerar los gastos de diseño, creatividad, producción, inserción en medios, comisiones, fees de centrales, monitoreo de centrales de ser el caso u otros gastos conexos. Estos gastos deberán estar incluidos en los costos de cada ítem propuesto.

6.1.2 Si durante la etapa de evaluación de la propuesta, PROMPERÚ determinara que la tarifa (negociada) propuesta por la empresa participante es mayor que la tarifa que obtendría a través de su Central de Medios, la empresa participante deberá ofrecer bonificaciones en diferentes medios, propios o masivos, a fin de compensar la diferencia entre ambas tarifas. Para tal efecto, PROMPERÚ comunicará vía correo electrónico a la empresa participante, el monto total a ser compensado. Las bonificaciones no tendrán un costo para PROMPERÚ y deberán regirse por la misma línea gráfica de la campaña.

6.1.3 Todas las acciones otorgadas como bonificaciones, deberán ser previamente revisadas y aprobadas por el Coordinador del Departamento de Alianzas Estratégicas de la Subdirección de Promoción del Turismo Receptivo (STR), las cuales pasarán a formar parte del plan de medios y/o capacitación a ejecutarse.

6.2 De las acciones de capacitación6.2.1 Se consideran como acciones de capacitación:

a. Seminariosb. Presentacionesc. Conferenciasd. Webinarse. Coloquiosf. Otros

6.2.2 Seminarios o presentaciones del destino

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La propuesta deberá considerar todos los gastos derivados de alquiler de salón en hotel u otras locaciones, así como medios audiovisuales, personal técnico y servicio de coffee break o cóctel, según convenga y de ser requerido.

Los seminarios, incluyendo aquellos que se realicen fuera de la ciudad de residencia del aliado estratégico, podrán contar con la presencia de un funcionario designado por PROMPERÚ o de un representante en destino de PROMPERÚ, con sede o no en el propio país, previa coordinación.

Los gastos generados de este viaje (alimentación, alojamiento, traslados, pasaje nacional o internacional, y seguro de viaje) serán imputados al programa de capacitación, encargándose el aliado estratégico de facilitar la gestión del viaje.

Con relación al alojamiento, se deberá considerar habitación individual.

Cuando se trate de actividades que se realicen a cuatro (4) horas o más de distancia - vía terrestre - de la capital del país donde se realizará la alianza y/o de la ciudad de residencia del representante designado por PROMPERÚ o del representante en destino de PROMPERÚ, se requerirá transporte aéreo interno para el representante de PROMPERÚ (de contar con conectividad aérea).

En caso que los Seminarios se realicen en un hotel, se deberá considerar alojamiento para el representante designado por PROMPERÚ o representante en destino de PROMPERÚ en el mismo hotel. En su defecto, se deberá tener en cuenta un hotel no menor a tres (3) estrellas.

La empresa participante deberá indicar en su propuesta técnico-económica, el local sugerido, el número de seminarios a realizar y el perfil y cantidad de audiencia a convocar.

La locación, formato y contenido de los seminarios será propuesto por la empresa participante y validado por PROMPERÚ.

Es indispensable llevar un registro de la(s) actividad(es) realizadas, como base de datos, fotos, video, etc., y aplicar la encuesta que será proporcionada por PROMPERÚ.

6.2.3 Educativos on line

La empresa participante deberá indicar en su propuesta técnico-económica, el número de educativos on line a realizar y los temas sugeridos.

La propuesta debe considerar los gastos derivados del hosting, convocatoria, servicio técnico, elaboración y diagramación de contenidos, etc.

El contenido y desarrollo final del programa de educación virtual, será validado por PROMPERÚ.

6.2.4 Otros tipos de acciones de capacitación: Viajes de familiarización ( Fam Trips )

La empresa participante deberá indicar en su propuesta técnico-económica, el número de viajes a realizar, especificando la ruta. Asimismo deberá adjuntar el itinerario sugerido con los servicios incluidos.

El perfil de invitados tales como: operadores, agentes de viaje, será propuesto por la empresa participante.

A ningún invitado se le solicitará aporte monetario alguno por su participación en el viaje.

Una vez aprobada por PROMPERÚ, la relación de invitados, el aliado cursará las invitaciones.

Los viajes deberán contar con el acompañamiento de solo un (1) representante designado por PROMPERÚ o de un representante en destino de PROMPERÚ, con sede o no en el propio país, y de un (1) representante del aliado, los cuales deberán ser incluidos en todo el programa de viaje. Los gastos generados de este viaje (alimentación, alojamiento, traslados, pasaje nacional o internacional, y seguro de viaje) deberán ser considerados en la propuesta técnico–económica.

Para efectos de la presentación de la propuesta, deberá incluirse dentro del presupuesto, la participación de un representante en destino de PROMPERÚ, desde el país donde se realice la alianza.

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Los itinerarios de los viajes serán propuestos por el aliado estratégico y validados por PROMPERÚ. Es obligatorio incluir inspecciones a hoteles y otros servicios.

Deben estar incluidos en el costo del viaje los siguientes conceptos:

- Vuelo internacional, nacional (doméstico) y traslados internos.- Hospedaje (para Fam Trip se debe cotizar en base a Hospedaje de 4* o 5*; Se

considerarán únicamente habitaciones individuales, solo en caso que no haya disponibilidad, se podrá optar por habitaciones dobles. Las habitaciones deberán contar con servicio de internet WiFi2.

- Todos los servicios del viaje, incluyendo todas las comidas requeridas de acuerdo al programa diseñado (desayunos, almuerzos y cenas, incluidas bebidas no alcohólicas). Deberá prestarse especial atención en la selección de los restaurantes y menús del recorrido, puesto que es prioritario para PROMPERÚ la promoción de la gastronomía peruana como uno de los valores del destino.

- Agua embotellada a requerimiento de cada pasajero durante todos los días que dure el viaje.

- Impuestos nacionales del recorrido y, de no estar incorporado en el boleto aéreo, TUUA internacional y nacional (impuesto de aeropuerto).

- Boletos o tickets de ingresos a monumentos y atractivos del programa. - Traslados.- Guías durante todas las visitas, los cuales deberán contar con pleno conocimiento del

itinerario propuesto y tener un perfecto dominio del idioma del país de origen del aliado estratégico.

- Tour conductor ya sea del aliado estratégico o del tour operador peruano3, responsable de todas las actividades operativas. El tour conductor contará con un sistema de comunicación permanente. En caso que el representante del aliado o el de PROMPERÚ sea el tour conductor, no será necesaria la inclusión de este concepto en el costo del viaje.

- Seguro de viajes.

PROMPERÚ no cubrirá gastos de bar, lavandería ni llamadas telefónicas.

La propuesta técnico-económica deberá incluir los costos de todos los servicios anteriormente descritos. Sin embargo, si durante la ejecución de la campaña, el aliado obtuviera alguna cortesía (aéreos, alojamiento u otros) deberá informar a PROMPERÚ sobre ella, vía correo electrónico. Asimismo, en el Anexo Nº 7 de las presentes bases, se deberá descontar del monto de inversión de la actividad, la valorización económica de las cortesías obtenidas.

Es indispensable llevar un registro de la actividad realizada (base de datos, fotos, video, etc.) y aplicar la encuesta que será proporcionada por PROMPERÚ.

En caso se programe un viaje de familiarización (Fam Trip) como actividad gratuita en calidad de bonificación, este deberá cumplir con todos los requisitos indicados en el presente numeral.

Toda actividad deberá ser debidamente detallada por el aliado estratégico y validada por PROMPERÚ.

6.3 De las acciones complementarias de publicidad 6.3.1 Viajes de prensa ( Press Tours/Press Trips ) y/o Blog Trips

La empresa participante deberá indicar en su propuesta técnico-económica, el número de viajes a realizar, especificando la ruta. Asimismo deberá adjuntar el itinerario sugerido con los servicios incluidos.

El perfil de invitados tales como: líderes de opinión y medios de prensa, será propuesto por la empresa participante.

A ningún invitado se le solicitará aporte monetario alguno por su participación en el viaje. Asimismo, la ejecución del itinerario de viaje será de exclusividad para los invitados, no podrán compartir el viaje con otros grupos.

2 En el caso que el WiFi en las habitaciones tenga un costo extra en el alojamiento, este se deberá incluir en el presupuesto de la actividad.3 El tour operador peruano solo podrá enviar personal estrictamente necesario (choferes, guías, trasladista) para la realización del fam trip, quedando

prohibida la participación de personal que no intervenga directamente en la prestación del servicio (supervisores, gerentes o similares). El tour operador peruano no es parte de la alianza por lo que su participación en las actividades de la alianza queda circunscrita a la de un proveedor de servicios.

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Una vez aprobada por PROMPERÚ, la relación de invitados, el aliado cursará las invitaciones.

Los viajes deberán contar con el acompañamiento de solo un (1) funcionario designado por PROMPERÚ o de un representante en destino de PROMPERÚ, con sede o no en el propio país, y de un (1) representante del aliado, los cuales deberán ser incluidos en todo el programa de viaje. Los gastos generados de este viaje (alimentación, alojamiento, traslados, pasaje nacional o internacional, y seguro de viaje) deberán ser considerados en la propuesta técnico–económica.

Los itinerarios de los viajes serán propuestos por el aliado estratégico y validados por PROMPERÚ.

Deben estar incluidos en el costo del viaje los siguientes conceptos:

- Vuelo internacional, nacional (doméstico) y traslados internos.- Hospedaje (para Blog Trips se debe cotizar en base a Hospedaje de 4* o 5*; para Press

Tours/Press Trips solo en base a 5*). Se considerarán únicamente habitaciones individuales, solo en caso que no haya disponibilidad, se podrá optar por habitaciones dobles. Las habitaciones deberán contar con servicio de internet WiFi4.

- Todos los servicios del viaje, incluyendo todas las comidas requeridas de acuerdo al programa diseñado (desayunos, almuerzos y cenas, incluidas bebidas no alcohólicas). Deberá prestarse especial atención en la selección de los restaurantes y menús del recorrido, puesto que es prioritaria para PROMPERÚ la promoción de la gastronomía peruana como uno de los valores del destino.

- Agua embotellada a requerimiento de cada pasajero durante todos los días que dure el viaje.

- Impuestos nacionales del recorrido y, de no estar incorporado en el boleto aéreo, TUUA internacional y nacional (impuesto de aeropuerto).

- Boletos o tickets de ingresos a monumentos y atractivos del programa. - Traslados.- Guías durante todas las visitas, los cuales deberán contar con pleno conocimiento del

itinerario propuesto y tener un perfecto dominio del idioma del país de origen del aliado estratégico.

- Tour conductor ya sea del aliado estratégico o del tour operador peruano5, responsable de todas las actividades operativas. El tour conductor contará con un sistema de comunicación permanente. En caso que el representante del aliado o el de PROMPERÚ sea el tour conductor, no será necesaria la inclusión de este concepto en el costo del viaje.

- Seguro de viajes.

PROMPERÚ no cubrirá gastos de bar, lavandería ni llamadas telefónicas.

La propuesta técnico-económica deberá incluir los costos de todos los servicios anteriormente descritos. Sin embargo, si durante la ejecución de la campaña, el aliado obtuviera alguna cortesía (aéreos, alojamiento u otros), deberá informar a PROMPERÚ sobre ella, vía correo electrónico. Asimismo, en el Anexo Nº 7 del Modelo referencial de las bases, deberá descontar del monto de inversión de la actividad, la valorización económica de las cortesías obtenidas.

En caso de viajes de prensa, el aliado estratégico deberá gestionar los permisos y pagos necesarios para el internamiento de equipos y/o cobertura mediática en los lugares a ser visitados.

Es indispensable llevar un registro de la actividad realizada (base de datos, fotos, video, etc.) y aplicar la encuesta que será proporcionada por PROMPERÚ. Todo el material generado por los periodistas invitados a los press trips/press tours (artículos, reportajes, videos, etc.,) deberán entregarse a PROMPERÚ vía digital, y en el caso de revistas y diarios, en físico. Asimismo, en el caso de blog trips, se deberá consolidar en un documento los posts, fotos u otro material generado por los bloggers sobre el viaje.

4 En el caso que el WiFi en las habitaciones tenga un costo extra en el alojamiento, este se deberá incluir en el presupuesto de la actividad.5 El tour operador peruano solo podrá enviar personal estrictamente necesario (choferes, guías, trasladista) para la realización del press tour/press trips

y/o blog trip, quedando prohibida la participación de personal que no intervenga directamente en la prestación del servicio (supervisores, gerentes o similares). El tour operador peruano no es parte de la alianza por lo que su participación en las actividades de la alianza queda circunscrita a la de un proveedor de servicios.

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En caso se programe un viaje de prensa (Press Tours/Press Trips) y/o Blog Trips como actividad gratuita en calidad de bonificación, este deberá cumplir con todos los requisitos indicados en el presente numeral.

7. HORIZONTE DE TIEMPO

El plazo de duración de la alianza estratégica deberá ser indicado en la propuesta técnico–económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases), el cual no deberá superar el horizonte establecido por PROMPERÚ.

8. LINEAMIENTOS DE CREATIVIDAD

8.1 La campaña y cada una de sus piezas deberá incorporar los lineamientos gráficos y de uso de la marca país Perú y se enfocará en las fortalezas del destino turístico a promover, así como un call to action (precio promocional, precio de paquete, o similar), siempre que sea posible.

8.2 PROMPERÚ proveerá el material gráfico autorizado y de su propiedad, así como los lineamientos de uso de marca país Perú, para la elaboración de las piezas publicitarias, invitaciones, banners y/u otro material comunicacional de la campaña materia de la alianza. En caso el aliado estratégico requiera el material en físico, PROMPERÚ hará el envío vía courier.

8.3 Todas las piezas creativas/publicitarias deberán ir a full color y llevar obligatoriamente la marca país Perú, así como indicar la página web www.peru.travel, esta última cuando aplique.

8.4 El aliado estratégico será responsable de la elaboración y diseño de las piezas gráficas, invitaciones y otras artes requeridas. Las mismas deberán ser enviadas a PROMPERÚ para su aprobación, vía correo electrónico con una anticipación no menor a siete (7) días calendario previo a la fecha límite de la entrega al medio.

8.5 El aliado estratégico podrá presentar todas las piezas creativas con los motivos escogidos en sus diferentes formatos de adaptación al inicio de la campaña para una aprobación única.

8.6 PROMPERÚ aprobará todos los elementos promociónales y/o comunicacionales que se diseñen para la campaña.

8.7 Cada aviso en internet deberá incluir un link redireccionando a una oferta visible o enlace a la página Web del aliado estratégico donde se detalle los programas o paquetes a Perú, en caso de ser posible agregar un link a Perú (www.peru.travel) durante el plazo de ejecución de la campaña de publicidad. No se aceptará enlaces dirigidos a zonas específicas de la página Web del aliado estratégico (Página de inicio, información de otros destinos, etc.).

8.8 En caso se realice(n) pieza(s) creativa(s) en calidad de bonificación, esta(s) deberá(n) cumplir con todos los requisitos indicados en la presente sección.

9. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

Etapas del proceso de selección (*) Fechas (***)Convocatoria del proceso Del ___ de _____ al ___ de _____ de 201__Consultas y absolución de consultas a las bases Del ___ de _____ al ___ de _____ de 201__Presentación de propuestas (**) Hasta el ___ de _____ de 201__Evaluación de propuestas y selección del aliado Del ___ de _____ al ___ de _____ de 201__Notificación de resultados ___ de _____ de 201__

(*) El Comité Técnico de Selección, podrá prorrogar las fechas previstas para cada una de las etapas del proceso de selección, de estimarlo pertinente.

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(**) Los anexos (formularios aceptados como válidos) del presente documento, requeridos para la presentación de la propuesta, deberán ser completados únicamente en el(los) siguiente(s) idioma(s) _______________________ (indicar el(los) idioma(s)).

(***) Estableciéndose las 24:00 horas como hora local de cierre. Diferencia horaria (– 5 horas UTC/GMT)

10. ETAPAS DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección estará a cargo de un Comité Técnico de Selección ad hoc y se realizará según lo siguiente:

10.1 Convocatoria del proceso

La convocatoria se realizará a través de la página Web institucional de PROMPERÚ desde donde se podrá acceder al formulario electrónico “Registro de Participantes” (www.promperu.gob.pe/index.asp), y…………………………...…… (Indicar otros medios de difusión). Las empresas interesadas en participar en el proceso, deberán registrarse a través de dicho formulario. El registro podrá efectuarse desde el mismo día de publicada la convocatoria hasta un (1) día calendario antes de la fecha prevista para la presentación de las propuestas. En el caso de propuestas presentadas por un consorcio, bastará que se registre uno (1) de sus integrantes. Aquellas propuestas recibidas y que no hayan contado con el registro previo no serán consideradas.

Una vez efectuado el registro, la empresa participante recibirá una notificación vía correo electrónico conteniendo el link para descargar las bases del proceso de selección.

Asimismo, podrá cursarse en forma simultánea, invitaciones directas a potenciales aliados estratégicos y gremios turísticos que el Departamento de Alianzas Estratégicas y la STR estimen convenientes.

10.2 Consultas y absolución de consultas a las bases

Las consultas sobre el contenido de las bases del proceso de selección deberán ser remitidas vía correo electrónico a la dirección electrónica señalada en dichas bases y dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso.

El Comité absolverá las consultas hasta un día (1) hábil antes de la fecha prevista para la recepción de propuestas. La(s) respuesta(s) será(n) remitida(s) vía correo electrónico a la empresa que la(s) formuló. En caso que como consecuencia de la absolución de consultas sea necesario corregir, precisar o modificar las bases, estas serán publicadas en la dirección electrónica www.promperu.gob.pe/index.asp, sin identificar a las empresas que realizaron las consultas.

10.3 Presentación de propuestas

Las propuestas deberán ser remitidas, vía correo electrónico, a la dirección señalada en las presentes bases, dentro del plazo establecido en el cronograma del proceso.

Las propuestas deberán contener la siguiente documentación:

a. Declaración jurada de conocimiento y aceptación de las bases del proceso de selección (Anexo Nº 1 de las presentes bases).

b. Perfil de la empresa (Anexo Nº 2 de las presentes bases).c. Propuesta técnico-económica (Anexo Nº 3 de las presentes bases). Los precios propuestos

deberán corresponder a las tarifas negociadas vigentes que mantiene la empresa participante con los medios propuestos. La propuesta deberá incluir todos los costos, seguros, impuestos, derechos de tramitación de permisos, traslados, etc. que incidan en el costo del plan de medios y/o capacitación propuesto.

d. Copia simple de la constitución de la empresa o documento equivalente que acredite que es una empresa legalmente constituida, conforme a las leyes de su país. En caso que la empresa hubiera participado o se encuentre participando en algún proceso de selección de aliados convocado por PROMPERÚ, podrá solicitar la exoneración de este requisito, siempre que el objeto y/o denominación de la empresa no hayan sido modificados, para lo cual deberá completar la información solicitada en la sección VII del Anexo Nº 2, a fin que el Comité pueda ubicar y verificar que dicha información obra en poder de PROMPERÚ.

e. Copia simple de poder vigente otorgado al representante legal de la empresa, o su equivalente conforme a sus leyes de constitución de su país.

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f. Copia simple del documento de identidad del representante legal.g. Promesa formal de consorcio (Anexo N° 4 de las presentes bases), cuando aplique.h. Presentación en formato PDF de la estrategia y acciones de comunicación y/o capacitación y

acciones complementarias de ser el caso, e información adicional del plan de medios y/o capacitación propuesto.

En el caso de consorcios, todos los integrantes que figuran en la promesa formal de consorcio, deberán presentar de manera independiente los documentos indicados en los literales b, d, e y f.

Todos los anexos de las presentes bases deberán estar debidamente llenados y firmados por el representante legal de la empresa o por el representante común del consorcio, según corresponda; en formato PDF y en Excel (este último cuando aplique).

La omisión de cualquiera de estos documentos, al momento de su presentación, originará la descalificación automática de la propuesta.

10.4 Evaluación de propuestas y selección del aliado

El Comité evaluará únicamente aquellas propuestas recibidas de postores debidamente registrados según se indica en el numeral 10.1 del presente documento y presentadas dentro del plazo establecido en las bases.

El Comité seleccionará a él/los participante(s) que presente(n) las mejores propuestas técnico-económicas, siempre que cumplan con los requisitos señalados en el numeral 4.1 y que hayan presentado la documentación completa señalada en el numeral 10.3 precedente.

Cuando el Comité lo considere necesario, podrá solicitar, vía correo electrónico, la opinión de la Central de Medios contratada por PROMPERÚ para la evaluación de las propuestas presentadas, así como solicitar la revisión de la documentación legal de las empresas participantes.

El Comité podrá seleccionar la(s) propuesta(s) de forma parcial o total, entendiéndose por selección parcial a aquel conjunto de actividades, pautas o inserciones de la propuesta técnico-económica, elegido por el Comité.

La Dirección de Promoción del Turismo podrá aprobar o, de manera motivada, desaprobar la recomendación del Comité.

Cuando se trate de una selección parcial, el Comité consultará vía correo electrónico a la(s) empresa(s) participante(s) si mantiene(n) su interés en la ejecución de su(s) propuesta(s) en dichos términos. El plazo máximo para confirmar su interés es de cinco (5) días hábiles contados desde el día siguiente de recibida la consulta. Si la(s) empresa(s) no ratificara(n) su interés dentro de dicho plazo, el Comité dará por rechazada(s) la(s) propuesta(s).

10.5 Notificación de resultados

Los resultados del proceso de selección serán notificados por el Comité, vía correo electrónico, a cada una de las empresas participantes en la fecha y desde la dirección electrónica establecida en las presentes bases para tales efectos. Una vez efectuada la notificación, se procederá con la formalización de la(s) alianza(s) con la(s) empresa(s) seleccionada(s).

11. FORMALIZACIÓN DE LA ALIANZA ESTRATÉGICA

La alianza estratégica se formalizará mediante la suscripción de un Convenio de alianza estratégica (Anexo Nº 5 de las presentes bases), donde consten las obligaciones y derechos de ambas partes.

12. EJECUCIÓN DE LA ALIANZA ESTRATÉGICA

12.1 El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, deberá aprobar todas las acciones presentadas (artes, presentaciones de destino, invitaciones, entre otros) previo a su ejecución, las cuales deberán contar con el visto bueno del Departamento de Estrategia Creativa y Contenidos de la Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones (SMC).

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12.2 Será responsabilidad del aliado estratégico la coordinación y ejecución de las acciones de publicidad y/o capacitación, y otras acciones complementarias de ser el caso, conforme al plan aprobado.

12.3 En las actividades en las que se requiera emitir invitaciones, éstas deberán ser cursadas de manera conjunta entre el aliado estratégico y PROMPERÚ.

12.4 Ninguna alianza estratégica podrá ser ejecutada de manera previa sin la suscripción del Convenio correspondiente, bajo responsabilidad.

12.5 En el caso de actividades como press trips/press tours, blogtrips y otras detalladas en el punto 6.3.1, el aliado deberá enviar durante la ejecución de la actividad la siguiente información de cada uno de los medios que propuso:

12.5.1 Requisitos para aprobación de participantes en press trips/press toursa. Alcance e impacto del medio.b. Target del medio.

12.5.2 Requisitos para aprobación de participantes en blogtrips y/o celebritiesa. URL del blog.b. Target del blog.c. Tiempo de permanencia promedio (últimos 6 meses).d. Número de fans/seguidores/suscriptores en Facebook, Twitter, Instagram, YouTube. e. Engagement promedio de los últimos 6 meses por cada red social.f. Número de visualizaciones.

12.6 Durante la ejecución de la campaña, las partes podrán efectuar reprogramaciones o modificaciones en el plan de medios y/o capacitación, de común acuerdo, sin requerir de adenda, siempre y cuando se respeten las siguientes condiciones:

a. Que el aporte de PROMPERÚ y/o que el plazo establecido en el Convenio de alianza correspondiente no varíen;

b. Que el impacto de la campaña no se vea afectado negativamente; y,c. Que no se produzcan modificaciones que varíen el plan de medios y/o capacitación, en más de un

40% de las acciones y/o inserciones con respecto a la propuesta aprobada por PROMPERÚ. Este porcentaje aplica en forma independiente, tanto para las acciones de capacitación y de publicidad, y para la suma de ambas, según corresponda.

Se entenderá por reprogramaciones, cuando se requiera efectuar cambios en las fechas establecidas en los cronogramas de ejecución de las acciones y/o inserciones comprendidas en el plan inicial aprobado por PROMPERÚ, y siempre que el monto de inversión de estas no varíe.

Toda reprogramación deberá ser coordinada y sustentada vía correo electrónico; así mismo deberá contar previamente a su realización con la aprobación del Coordinador del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, la cual será comunicada vía correo electrónico.

Por modificaciones se entenderá, todo cambio referido al: tipo de medio o actividad de capacitación, medio de comunicación seleccionado, número de acciones y/o inserciones, formato y alcance de la pauta, número de impactos, y cualquier otra característica de la acción y/o inserción señalada en el plan inicial aprobado por PROMPERÚ.

Dichas modificaciones deberán ser coordinadas y sustentadas vía correo electrónico, mediante el formato “Modificaciones efectuadas en el plan de medios y/o capacitación” (Anexo Nº 6 del Modelo referencial de bases). Los correos que se generen, deberán ser impresos e incorporados en el expediente del proceso, los que conjuntamente con los formatos de modificaciones deberán ser adjuntados al Reporte de Actividades y Gastos (Anexo Nº 7 del Modelo referencial de bases) que presente el aliado estratégico para fines de reembolso.

Todas las modificaciones deberán contar previamente a su realización con la aprobación del Coordinador del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, la cual será comunicada vía correo electrónico.

Asimismo, el aliado podrá incorporar al plan de medios y/o capacitación aprobado, acciones de publicidad y/o de capacitación, otorgadas como bonificaciones y que no impliquen un costo adicional

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para PROMPERÚ, las mismas que deberán ser previamente revisadas y aprobadas, vía correo electrónico, por el Coordinador del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR.

12.7 Las reprogramaciones y/o modificaciones que no cumplan con las condiciones previstas en los literales a. y b. del numeral precedente, requerirán una adenda y deberá ser solicitada por el Director de Promoción del Turismo antes de su ejecución, debiendo contar con la siguiente documentación:

a. Un informe técnico que sustente lo solicitado; y,b. La certificación del crédito presupuestal pertinente.

La adenda respectiva se gestionará siguiendo la formalidad establecida para el convenio de alianza original. Dentro de la vigencia del convenio, las modificaciones, independientemente de su número, no podrán sumar un monto superior al 50% del monto pactado en el convenio de alianza original, ni exceder, sumando el monto del convenio original, el monto máximo establecido en el numeral 5.1 para realizar alianzas estratégicas.

12.8 Si durante la ejecución de la campaña o como producto de la negociación del aliado estratégico con los medios seleccionados, existiera un saldo a favor respecto al monto de inversión aprobado, se podrá incrementar con cargo a dicho saldo el número de actividades o acciones establecidas en el plan de medios aprobado, dentro del horizonte temporal de la campaña en curso, previa aprobación del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR.

13. SEGUIMIENTO DE LA ALIANZA ESTRATEGICA

13.1 El aliado deberá reportar, a solicitud del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, los avances y resultados obtenidos durante la ejecución del plan de medios y/o capacitación conjunta, así como de las acciones complementarias aprobadas de ser el caso.

14. REEMBOLSO AL ALIADO ESTRATÉGICO

14.1 Los reembolsos podrán ser efectuados en forma periódica (parcial) o en un único reembolso al culminar la campaña, teniéndose en cuenta la ejecución total de las acciones propuestas o la proporción de actividades ejecutadas según el plan de medios y/o capacitación aprobado, siempre contra la presentación de las evidencias, conforme a lo señalado en los literales c, d y e siguientes6.

En caso que el aliado obtuviera, durante la ejecución del plan de medios y/o capacitación de la alianza estratégica, alguna cortesía (aéreos, alojamiento u otros) en los fam trips, press trips/press tours y/o blog trips, deberá informar a PROMPERÚ sobre ella, vía correo electrónico. Asimismo, en el Anexo Nº 7 de las presentes bases, deberá descontar del monto de inversión de la actividad, la valorización económica de las cortesías obtenidas.

En el caso de consorcios, los reembolsos se realizarán en la forma establecida en la Promesa formal de consorcio (Anexo Nº 4 de las presentes bases).

Para poder efectuar el reembolso será requisito indispensable la remisión de:

a. Factura del aliado o documento equivalente, conforme a las leyes del país donde se constituyó, emitida a nombre de PROMPERÚ por el monto del aporte reconocido, de acuerdo a la siguiente información:

PROMPERÚRUC: 20307167442Dirección: Calle Uno Oeste Nº 50, Piso 14, Urb. Córpac, San Isidro, Lima 27, Perú.

En la factura se deberá detallar el monto correspondiente a la publicidad y/o a la capacitación, pudiéndose facturar por separado cada uno de dichos conceptos. En el caso de consorcios, la factura será emitida según lo especificado en la Promesa formal de consorcio (Anexo Nº 4 de las presentes bases).

b. Reporte de Actividades y Gastos (Anexo N° 7 de las presentes bases), el que deberá contener información cuantitativa y cualitativa, así como un detalle de las actividades ejecutadas. Asimismo, en él se indicarán los gastos incurridos por la empresa para la realización del plan cooperado

6 En caso que el aliado obtuviera alguna cortesía (aéreos, alojamiento u otros) en los fam trips, press trips/press tours y/o blog trips, deberá informar a PROMPERÚ sobre ella, vía correo electrónico. Asimismo, en el Anexo Nº 7 de las presentes bases, deberá descontar del monto de inversión de la actividad, la valorización económica de las cortesías obtenidas.

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durante el periodo indicado en el reporte. Se deberá adjuntar los documentos o evidencia que acredite la realización de las actividades establecidas ya sea en el plan de medios y/o capacitación y/o modificaciones debidamente aprobadas por PROMPERÚ.El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR evaluará y emitirá la conformidad de los reportes de actividades presentados por los aliados estratégicos, verificando el cumplimiento de las actividades establecidas en el plan de medios y/o capacitación aprobado.

c. Evidencia de las inserciones realizadas (según sea el caso)Se requiere un (1) USB o memory stick que contenga todas las evidencias de las acciones publicitarias realizadas (medios impresos, radio, televisión, digital, OOH y BTL), de acuerdo a lo siguiente:

- Para medios impresos (periódicos, revistas, catálogos, etc.): Envío físico de un (1) ejemplar original del medio donde se realizó la inserción de la publicación.

- Para Radio: Un (1) reporte del medio y/o central de medios que indique el número de spots, cuñas y/o menciones emitidas, el periodo temporal en el que se realizó la campaña y los TRPS (Target raiting points) alcanzados. Asimismo un (1) archivo en formato MP3 de la emisión del spot, cuña y/o mención con un (1) minuto previo y posterior a su ejecución por cada radio pauteado.

- Para Televisión: Un (1) reporte del medio (televisora) que indique el número de spots emitidos, el periodo temporal en el que se realizó la campaña y los GRPS (Gross raiting points) alcanzados. Asimismo un archivo en formato MP4 o MOV de la emisión del spot con un (1) minuto previo y posterior a su ejecución por cada canal pauteado.

- Para acciones digitales: Banners (Display y Search): Un (1) reporte indicando las impresiones, clics y CTR (Click

Through Rate) alcanzado por cada modelo de banner y/o aviso desarrollado para la campaña. También algunos screenshots de la aparición de los banners.

Mailings o newsletters: Un (1) reporte indicando la cantidad de envíos realizados, el CTOR (click to open rate) y el CTR (click through rate) por cada modelo de mail o newsletter que fue desarrollado para la campaña.

Redes sociales: Un (1) reporte indicando las impresiones, clics, CTR y engagement de cada una de las publicaciones desarrolladas para la campaña. También algunos screenshots de los posteos y publicaciones.

Landing Page: Un (1) reporte de Google analytics u alguna otra plataforma con datos sobre el tráfico generado (visitas, usuarios únicos, páginas vistas, tasa de rebote e inicios de sesión).

APP y otras acciones: Un (1) reporte indicando el número de descargas de la aplicación de acuerdo al market donde fue ingresada (Android, Apple, Windows, etc.) y para otras acciones la tasa de apertura.

- OOH (Out Of Home – vía pública) y BTL: Un (1) reporte con número de visitas, interacciones, impactos, material fotográfico y/o base de datos, según corresponda. Asimismo, un (1) video resumen de la cobertura del evento y/o activación en formato Quicktime-HD (manteniendo la calidad de la edición con el códec Apple ProRes 422), cuya duración será establecida por el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR en función al alcance del mismo.

- Alguna otra que el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR y el Departamento de Gestión de Medios Tradicionales de la SMC determinen conveniente, mediante la cual se acredite el cumplimiento contractual de las obligaciones.

d. Evidencia de las acciones de capacitación realizadasSe requiere un (1) USB o memory stick que contenga todas las evidencias de las acciones de capacitación realizadas, de acuerdo a lo siguiente.

- Seminarios: Un (1) documento que consolide todas las evidencias de las capacitaciones realizadas, tales: fotografías, base de datos, invitaciones, presentaciones, encuestas y otras que considere conveniente el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR.

- Fam Trips: Un (1) reporte con las fotografías, copia del itinerario realizado con las empresas, invitación, encuestas y el listado final de los asistentes a la actividad.

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e. Evidencia de las acciones complementarias realizadas (según sea el caso):

- Press Tours/Press Trips y/o Blog Trips: Se requiere un (1) reporte indicando las publicaciones generadas a la fecha de entrega del reporte parcial y/o final, y su valorización mediática, fotografías y copia del itinerario realizado. Y en función al medio utilizado para cada publicación, la evidencia que corresponda según lo indicado en el literal c) precedente.

- Alguna otra que el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR determinen conveniente, mediante la cual se acredite el cumplimiento contractual de las obligaciones.

El aliado deberá proporcionar además de la evidencia señalada en los literales c), d) y e), un vínculo a un medio de almacenamiento virtual, que contenga los archivos digitales de dicha evidencia; así como los spots y/o comerciales de ser el caso.

14.2 Todos los reembolsos estarán sujetos a la presentación de los documentos antes mencionados, estos deberán contar con el sello de recepción de Mesa de Partes de PROMPERÚ.

14.3 Los documentos para procesar el reembolso deberán llegar a PROMPERÚ a más tardar la primera semana del mes de diciembre del año fiscal correspondiente. En caso que el aliado tenga acciones comprometidas a desarrollarse en el mes de diciembre, este enviará vía correo electrónico un compromiso de ejecución y/o constancias de reservas de espacios publicitarios y/o de salas u otros recursos necesarios para realizar las acciones de capacitación previstas.

14.4 En caso que el aliado no cumplieran con presentar los documentos en el plazo establecido en el numeral anterior, PROMPERÚ no podrá garantizar la fecha en que efectuará el reembolso, los mismos que serán procesados con cargo al presupuesto del siguiente año fiscal, siempre y cuando exista disponibilidad presupuestal y los documentos cuenten con la conformidad correspondiente.

15. RESOLUCIÓN DE CONVENIO DE ALIANZA

El Convenio de alianza estratégica podrá ser resuelto por las siguientes causales:

a. Por mutuo acuerdo de las partes, el mismo que deberá ser expresado por escrito.b. Imposibilidad de ejecución del Convenio por razones no imputables a las partes (caso fortuito o fuerza

mayor).c. Incumplimiento de alguna de las cláusulas del Convenio por una de las partes, sin perjuicio de las

acciones legales a que hubiere lugar.

En caso de incumplimiento del Convenio de alianza estratégica por parte del aliado, PROMPERÚ se reserva el derecho de no admitir su participación en los próximos procesos de selección que convoque, por un período no menor a dos (2) años contados desde la fecha de su notificación.

16. RENOVACIÓN DE ALIANZAS

16.1 Procedimiento para la renovaciónEl Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, dentro de los treinta (30) días calendario previos al vencimiento del convenio, emitirá un informe técnico de evaluación de la alianza estratégica, el cual deberá contener como mínimo los siguientes puntos:

a. El desempeño del aliado, b. Los resultados y beneficios obtenidos producto de la estrategia implementada a la fecha del informe

en base la última versión del plan de medios y/o de capacitación, que incluye las modificaciones efectuadas;

c. El potencial del mercado;d. La congruencia de la alianza con las estrategias institucionales; y,e. La recomendación para invitar al aliado a renovar la alianza estratégica, incluyendo el monto a

renovar debidamente sustentado (hasta el 30% para primera renovación o hasta el 50% si es segunda renovación), previa presentación y evaluación de su propuesta técnico-económica.

El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, comunicará por escrito al aliado, el interés de renovar la alianza estratégica, señalando expresamente la duración del siguiente periodo.

En caso el aliado manifestara interés, éste deberá enviar al Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, su propuesta técnico-económica, según formato en Anexo N° 3 de las presentes bases,

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teniendo en cuenta los criterios especificados en el siguiente numeral 16.2, así como, la última versión del plan de medios y/o de capacitación, que incluye las modificaciones efectuadas.

16.2 Criterios para la propuesta técnico-económica de renovaciónLa propuesta técnico-económica (Anexo N° 3 de las presentes bases) deberá estar enmarcada dentro de los rubros o acciones ejecutadas según la última versión del plan de medios y/o de capacitación, que incluye las modificaciones efectuadas al mismo, pudiendo incrementar o reducir el número de actividades o inserciones, sin que ello exceda los límites de inversión establecidos a continuación:

- Para la primera renovación: Hasta el 30% adicional al monto asumido por PROMPERÚ en la alianza original, siempre que sumado al monto total de la alianza original no exceda al monto establecido en el numeral 5.1 del presente.

- Para la segunda renovación: Hasta el 50% adicional al monto asumido por PROMPERÚ en la alianza original, siempre que sumado al monto total de la alianza original y de la primera renovación no exceda al monto establecido en el numeral 5.1 del presente.

16.3 Evaluación de la propuesta técnico-económicaEl proceso de evaluación de la propuesta técnico-económica para renovación estará a cargo del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR, quien podrá solicitar, vía correo electrónico, la opinión de la Central de Medios contratada por PROMPERÚ, del Representante de PROMPERÚ o del Relacionista Público con sede en el país donde se ejecutó la alianza, de estimarlo conveniente.

El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR podrá seleccionar la propuesta de forma parcial o total, en caso de ser parcial, se consultará al aliado estratégico si mantiene su interés en ejecutar su propuesta, en dichos términos. Si el aliado estratégico ratificara su interés, el Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR emitirá un informe técnico de evaluación de la propuesta, recomendando se proceda a formalizar la renovación de la alianza.

La Dirección de Promoción del Turismo podrá aprobar o, de manera motivada, desaprobar la recomendación del Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR; en cualquiera de los casos, el expediente del proceso deberá ser remitido al Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR para la notificación de resultados.

El Departamento de Alianzas Estratégicas de la STR gestionará ante la Oficina de Asesoría Jurídica la formalización de la renovación.

16.4 Formalización de la renovación de la alianzaLa renovación de la alianza se formalizará mediante la emisión y suscripción de una Adenda al Convenio de Alianza Estratégica, que deberá ser suscrita antes del vencimiento del Convenio original.

La ejecución, seguimiento y reembolso de la renovación se realizará en la forma prevista en los numerales 12, 13 y 14 de las presentes bases.

17. ANEXOS

- Anexo N° 1: Declaración jurada de conocimiento y aceptación de las bases del proceso de selección.

- Anexo N° 2: Perfil de la empresa.

- Anexo N° 3: Propuesta técnico–económica.

- Anexo N° 4: Promesa formal de consorcio.

- Anexo N° 5: Modelo referencial de convenio de alianza estratégica para realizar publicidad y/o capacitación conjunta en el exterior.

- Anexo N° 6: Modificaciones efectuadas en el plan de medios y/o capacitación.

- Anexo N° 7: Reporte de actividades y gastos.

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