DIRECTRIZ 5

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SGIC DE LA UNED

P-U-D5-02. Procedimientos para la gestin de los recursos materiales y servicios

P-U-D5-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 1 de157

PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

NDICE

DIRECTRIZ 5

P-U-D5-02

Procedimientos para la gestin de los recursos materiales y servicios

P-U-D5-p1-02

Procedimientos para la gestin de los recursos materiales

P-U-D5-p1-1-02

Procedimiento para la gestin de aulas, salas de reunin y salones de actos y su correspondiente equipamiento tecnolgico

P-U-D5-p1-2-02

Procedimiento para la gestin de los recursos materiales que tengan la consideracin de contrato menor (material no inventariable)

P-U-D5-p1-3-02 Procedimiento para la gestin de los recursos materiales tramitados mediante contrato (material inventarable/material no inventariable)

P-U-D5-p1-4-02

Procedimiento para la gestin de los recursos materiales homologados por el Ministerio de Economa y Hacienda

P-U-D5-p1-5-02

Procedimiento para la gestin de los recursos materiales tramitados mediante contrato (obras)

P-U-D5-p2-02

Procedimiento para la gestin de los servicios

P-U-D5-p2-1-02

Procedimiento para el diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales por el Centro de Edicin de Medios Impresos (CEMIN)

P-U-D5-p2-2-02

Procedimiento para la gestin de los servicios de la biblioteca

P-U-D5-p2-3-02

Procedimiento para la gestin de los servicios del Centro de Medios Audiovisuales (CEMAV)

P-U-D5-p2-4-02

Procedimiento para la gestin de los servicios del Centro de Innovacin y Desarrollo Tecnolgico (CINDETEC)

P-U-D5-p2-5-02

Procedimiento para la gestin de los servicios del Centro de Servicios Informticos (CSI)


P-U-D5-p1-02. Procedimientos para la gestin de los recursos materiales

P-U-D5-p1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 2 de 157

PROCEDIMIENTOS PARA GESTIN DE LOS RECURSOS MATERIALES

0. NDICE

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. REFERENCIAS/NORMATIVA

4. DEFINICIONES

5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS

6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN

7. ARCHIVO

8. RESPONSABILIDADES

9. FLUJOGRAMA

ANEXOS:

I. Normas de procedimientos presupuestarios y modelos

II. Reasignacin de espacios del Campus Sur

III. Formulario de apoyo a salas (solicitud de medios tcnicos)

IV. Formulario para videoconferencia




Edicin Fecha Motivo de la modificacin 01 13/10/08 Edicin 1: Diseo del Sistema de Garanta Interna de

Calidad de la UNED Certificada por la ANECA en la I Convocatoria de AUDIT. Fecha de la certificacin: 16-09-2009

02 8/07/2011 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED -Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas - Incorporacin de las nuevas normas sobre procedimientos presupuestarios y modelos -Inclusin de los nuevos formularios para la reserva de salas -Inclusin de la definicin de CAU -Actualizacin de la denominacin de algunos cargos acadmicos

Elaboracin: Vicegerente de Asuntos Econmicos/Jefe del Centro de Atencin al Usuario (CAU) del Centro de Servicios Informticos (CSI)/Vicerrectora Adjunta de Calidad Fecha: 2/06/2010

Revisin: Gerente/Direccin del CSI/Comisin de Ordenacin Acadmica/Vicerrector de Coordinacin, Calidad e Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED) Fecha: 20-06-2011

Aprobacin: Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (reasignacin de espacios del Campus Sur) incorporado a este procedimiento: Fecha: 28-6 2011




1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades realizadas por la UNED, en sus modalidades de gestin: a.- Gestin centralizada Corresponde este modelo de gestin a la tramitacin de acciones econmico-administrativas financiadas con el Presupuesto Centralizado de la Universidad (Rectorado/Gerencia/Vicerrectorados/Secretara General....), as como las relativas a aquellos gastos correspondientes a Facultades, Escuelas y Departamentos que as lo determine la normativa presupuestaria en vigor b.- Gestin descentralizada Corresponde este modelo de gestin a la tramitacin de acciones econmico-administrativas financiadas con el Presupuesto de Facultades/Escuelas y Departamentos y que tengan la consideracin de descentralizadas en la normativa presupuestaria vigente 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las actividades que realiza la UNED para determinar las necesidades y planificar la adquisicin, actualizacin, gestin y verificacin de sus recursos materiales. 3. REFERENCIAS NORMATIVAS

Programas AUDIT (ANECA) para el diseo y la Verificacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de las Universidades, Facultades y Escuela y de sus Enseanzas.

Legislacin aplicable en materia de contratacin-adquisicin de productos y servicios por organismos pblicos.

Normas de procedimiento presupuestario y de contratacin de la UNED. Procedimientos presupuestarios y modelos.

Acuerdo sobre la reasignacin de espacios del Campus Sur Normativa para la reserva de salas y disponibilidad de apoyo tcnico para las

mismas. 4. DEFINICIONES Recursos materiales: las instalaciones (salas de reunin, salas de estudio, aulas de informtica, laboratorios docentes, puestos de lectura en biblioteca, despachos de tutoras) y equipamiento, material cientfico, tcnico, asistencial y artstico, en las que se desarrolla el proceso de enseanza-aprendizaje.




Indicador: medida cuantitativa que pueda usarse como gua para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numrica) en la que se mide o evala cada uno de los criterios. CAU: La UNED pone a disposicin de toda la comunidad universitaria el Centro de Atencin al Usuario (CAU). Este centro atiende las incidencias de estudiantes, docentes, personal de administracin y servicios y los Centros Asociados en el uso de las distintas aplicaciones. 5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS 5.1. Objetivos Los objetivos generales que se pretenden conseguir en la gestin de los recursos materiales son:

Definir las necesidades de recursos materiales para contribuir a la calidad del proceso de enseanza-aprendizaje de las enseanzas impartidas en la UNED.

Planificar la adquisicin de recursos en funcin del presupuesto y de la prioridad, atendiendo a principios de eficacia y eficiencia

Planificar la utilizacin de aulas, salas de reunin, etc. y su correspondiente equipamiento tecnolgico

Revisin continua de la gestin de los recursos materiales para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas.

Informar de los resultados de la gestin de los recursos materiales a los rganos que corresponda y a los distintos grupos de inters.

5.2. Descripcin de los procesos P-U-D5-p1-1-02. Procedimiento para la gestin de las aulas, salas de reunin y salones de actos y su correspondiente equipamiento tecnolgico El procedimiento se inicia, bien porque el profesor reserva la sala y el equipamiento necesario directamente o en la aplicacin web de gestin de medios tcnicos, bien porque encarga a secretara de su facultad o escuela la reserva de la sala. El responsable de reserva de salas recibe la consulta de modo telefnico y una vez vista la disponibilidad, indica al solicitante la forma de confirmar la reserva, segn las normas de cada sala (nota interior, telfono, fax, etc; los responsables suelen ser ordenanzas, administradores, secretarias, etc). Generalmente, los responsables de las salas pasan el listado semanal de reservas a los ordenanzas y/o vigilantes para que puedan informar a los interesados. Si las reuniones se realizan en das festivos, se debe pedir autorizacin al Decano-jefe del edificio y avisar a climatizacin para que pongan calefaccin o aire acondicionado. Los decanatos pasan el listado de actividades autorizadas a seguridad.




Los actos acadmicos pueden que necesiten:

1. Mobiliario adicional o redistribucin del escenario en los salones de actos 2. Personal de mantenimiento, reserva de aparcamiento y refuerzo de seguridad

para actos oficiales 3. Medios tcnicos, videoconferencia y grabacin audio/video 4. Wifi para los asistentes ajenos a la UNED 5. Emisin y/o anuncio por TV y/o radio 6. Emisin por Internet

Los puntos 1 y 2, los lleva a cabo el personal de infraestructuras. Los puntos 3 y 4 los lleva a cabo el CSI, a travs de formularios Web y del telfono. Los puntos 5 y 6 los lleva a cabo el CEMAV; el punto 5 se gestiona por e-mail/telfono y el punto 6 se solicita en la misma pgina Web que los medios tcnicos. En la Intranet: http://portal.uned.es/portal/page?_pageid=93,800604&_dad=portal&_schema=PORTAL se expone la informacin relativa a las salas de la UNED, caractersticas, capacidad, medios, normas de reservas, etc. Para hacer peticiones es necesario identificarse en CIBERUNED. P-U-D5-p1-2-02. Procedimiento para la gestin de los recursos materiales que tengan la consideracin de contrato menor (material no inventariable) Hace referencia al procedimiento de gestin de gastos de cuanta inferior a 18.000 P-U-D5-p1-3-02. Procedimiento para la gestin de los recursos materiales mediante contrato (material inventariable y material no inventariable) Hace referencia a las adquisiciones de bienes y servicios, en funcin de su cuanta y caractersticas, que han de adquirirse mediante contrato. P-U-D5-p1-4-02. Procedimiento para la gestin de los recursos materiales homologados por el Ministerio de Hacienda Hace referencia al procedimiento de gestin de recursos obtenidos a travs del Catlogo de la Subdireccin General de Compras del Ministerio de Economa y Hacienda P-U-D5-p1-5-02. Procedimiento para la gestin de los recursos materiales con contrato (obras) Hace referencia al procedimiento de gestin de obras cuando por la cuanta sea necesaria suscribir contrato.




5.3. Difusin La normativa, modelos y flujogramas relativos a los procesos descritos, sern difundidos por el Equipo Rectoral en la pgina web de la Universidad. Igualmente, se informar peridicamente a los responsables administrativos y autoridades acadmicas de los cambios procedimentales y normativos que les afecten en su tarea de gestin de recursos materiales 5.4. Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de estos procedimientos Los grupos de inters implicados en estos procedimientos son: el personal docente e investigador y el personal de administracin y servicios de la UNED y participan en el diseo y desarrollo de estos procedimientos, como se detalla en los correspondientes flujogramas, a travs de sus representantes especficos en las Juntas de Facultad/Escuela y los Consejos de Departamento, segn el caso. 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN La tramitacin econmico-administrativa para la gestin de recursos materiales centralizados y descentralizados ser revisada, en una primera instancia, por la Auditora Interna de la Universidad, quien emitir informes peridicos sobre su adecuacin a la normativa vigente y a los principios de eficacia y eficiencia, proponiendo, en su caso, las acciones de mejora que estime convenientes Por otra parte, las Cuentas Anuales de la Universidad son remitidas al Tribunal de Cuentas, siendo auditadas previamente por la Intervencin General de la Administracin del Estado La documentacin contractual prevista en la normativa vigente se remite trimestralmente al Tribunal de Cuentas En lo relativo al mantenimiento de infraestructuras y tecnologa, se emiten informes peridicos de Incidencia. En la revisin anual del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED, Gerencia y la Comisin de Metodologa y Docencia (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) analizarn si se han producido incidencias en los procesos para la gestin de los recursos materiales y, en su caso, se elaborarn propuestas de mejora. 7. ARCHIVO




Los documentos generados en la gestin de los recursos materiales son archivados en el correspondiente expediente contable por el Servicio de Contabilidad de la UNED, sin perjuicio del archivo documental que, en su caso, puedan llevar a cabo los rganos auditores y los responsables de calidad de esta universidad. El tiempo de custodia en el Servicio de Contabilidad es de, al menos, 6 aos.

Identificacin del registro

Soporte de archivo

Responsable custodia

Tiempo de conservacin

Formulario web para la reserva de

salas y equipamiento

Informtico

Coordinador del uso de

salas/Jefe del CAU

6 aos

Solicitud de reposicin de

fondos

Documental/ Informtico

6 aos

Documentos de gestin de

recursos materiales


Servicio de Contabilidad 6 aos

8. RESPONSABILIDADES Equipo Rectoral: Identificar las necesidades asociadas a recursos materiales Definir las actuaciones y criterios para la gestin de recursos materiales Planificacin de la adquisicin Revisin, recepcin e inventario (si procede) Mantenimiento y gestin de incidencias. Autorizacin del gasto y ordenacin del pago Gestin especfica de las infraestructuras a travs del Vicerrectorado correspondiente Gestin contable presupuestaria a travs de la Gerencia de la Universidad Equipo de Direccin en facultades, escuelas y departamentos Identificar las necesidades asociadas a recursos materiales de su Facultad/ Escuela. Definir las actuaciones y criterios para la gestin de recursos materiales de su

Facultad/Escuela Planificacin de la adquisicin de recursos materiales de su Facultad/Escuela




Revisin y recepcin de los recursos materiales de su Facultad/Escuela Mantenimiento y gestin de incidencias relativas a los recursos materiales de su

Facultad/Escuela. Autorizacin del gasto , cuando se trate de gastos descentralizados Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED) Anlisis de incidencias Elaboracin de propuestas de mejora Auditora Interna Revisin de expedientes econmico-administrativos Elaboracin de Informes Gerencia Elaboracin de las normas de procedimiento y ejecucin presupuestaria Gestin administrativa de los documentos econmicos Tramitacin econmico-administrativa de los expedientes de gasto Archivo documental de expedientes Consejo de Gobierno Aprobacin de las normas de procedimiento y ejecucin presupuestaria Aprobacin del proyecto de presupuesto y de la programacin plurianual de la

Universidad Aprobar, en su caso, las modificaciones presupuestarias reguladas en el art. 226.2 de

los Estatutos de la Universidad 9. FLUJOGRAMAS




ANEXO I

NORMAS DE PROCEDIMIENTO Y MODELOS

-Normas de procedimiento presupuestario. Programa 322 C -Modelos de procedimiento presupuestario -Normas de procedimiento presupuestario. Programa 463 A

-Normas de procedimiento FEDER-POEC, versin 1 (sustituye totalmente a la versin 0) http://portal.uned.es/pls/portal/docs/PAGE/UNED_MAIN/LAUNIVERSIDAD/VICERRECTORADOS/GERENCIA/PRESUPUESTOS%20Y%20SISTEMAS/PROCEDIMIENTOS%20PRESUPUESTARIOS%20Y%20MODELOS/MODELOS.PDF

ANEXO II

REASIGNACIN DE ESPACIOS DEL CAMPUS SUR

Reasignacin de espacios del Campus Sur. BICI 18 julio 2011, Nmero extraordinario 1, Anexo I, pgs. 1 y 2. http://www.uned.es/bici/Curso2010-2011/110718/biciextraordinario1-0sumario.htm

ANEXO III

Formulario de apoyo a salas (solicitud de medios tcnicos) http://teleuned.uned.es/datos_interface/salas_interface/Resultados/editor/peticion.asp

ANEXO IV

Formulario para videoconferencias http://teleuned.uned.es/datos_interface/videoconferencia1_interface/Resultados/editor/solicitud.asp


P-U-D5-p2-1-02. Procedimiento para el diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales por el Centro de Edicin de Medios

Impresos (CEMIN)

P-U-D5-p2-1-02 Edicin 02 8/07/11 Pgina 17 de 157

PROCEDIMIENTO PARA EL DISEO Y PRODUCCIN DE

MEDIOS IMPRESOS Y DISTRIBUCIN DE

PUBLICACIONES IMPRESAS Y AUDIOVISUALES POR EL

CENTRO DE EDICIN DE MEDIOS IMPRESOS (CEMIM)

0. NDICE

1. OBJETO

2. ALCANCE


4. DEFINICIONES



7. ARCHIVO


9. FLUJOGRAMA

ANEXOS: I. Formulario para el anlisis de los servicios relativos a produccin, edicin, difusin y comercializacin de contenidos en cualquier soporte (papel, CD, DVD, Internet,...) y su divulgacin a travs de diferentes medios

II.Planificacin de la actuacin de los servicios del CEMIM III.Ficha para el anlisis de resultados de los servicios servicios relativos a produccin, edicin, difusin y comercializacin de contenidos en cualquier soporte (papel, CD, DVD, Internet,...) y su divulgacin a travs de diferentes medios IV.Formulario para el anlisis de reclamaciones e incidencias



Impresos (CEMIN)




02 8/07/11 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED -Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas - Cambios en el apartado Responsabilidades por supresin del Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales (Resolucin del Rector de 20-06-11) - Actualizacin de la denominacin de algunos cargos acadmicos

Elaboracin: Directora de la Editorial UNED/Vicerrectora Adjunta de Calidad Fecha: 20-01-2010

Revisin: Vicerrectora de Medios Impresos y Audiovisuales/Vicerrector de Coordinacin, Calidad e Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED) Fecha: 15-03-2010

Aprobacin: Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (Plan Director de la UNED) incorporado a este procedimiento: Fecha: 28-4 2010



Impresos (CEMIN)


1. OBJETO

Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades realizadas por la UNED, de forma centralizada, a travs de su equipo rectoral y de la gerencia y de forma descentralizada, por las unidades de apoyo a la docencia de las facultades y escuelas, en relacin con el diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales; en concreto:

Definir las necesidades de los servicios de la UNED y de sus facultades y escuelas relativas a la edicin y gestin de los medios impresos que influyen en la calidad de las enseanzas impartidas en las mismas

Definir y disear la prestacin de nuevos servicios universitarios relativos a este mbito y actualizar las prestaciones habituales en funcin de sus resultados

Mejorar continuamente los servicios que se prestan, para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas

Informar de los resultados de la gestin de los servicios prestados a los rganos que corresponda y a los distintos grupos de inters.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actividades que realiza la UNED para determinar las necesidades, planificar, actualizar, gestionar y verificar la adecuacin del diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales, tanto centrales, como especficos de cada una de sus facultades y escuelas, que presta para todas las enseanzas que se imparten en la misma.

Aplica, por tanto, a todas las personas que, individualmente por su cargo o actividad, o formando parte de las comisiones u rganos de gobierno de la UNED o de sus facultades y escuelas, realizan las actividades descritas.


Directrices para la elaboracin de ttulos universitarios de grado y master establecidos por el Ministerio de Educacin y Ciencia

Criterios y directrices para la Garanta de Calidad en el Espacio Europeo de Educacin Superior, promovidos por ENQA



Impresos (CEMIN)


Reforma de la LOU, en su artculo 31, dedicado a la Garanta de la Calidad Programa AUDIT (ANECA) para el Diseo y la Verificacin de los Sistemas

de Garanta Interna de Calidad de las Universidades y sus facultades/escuelas y de sus enseanzas

Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Pblico Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el

Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia

Normas internas de procedimiento presupuestario y de contratacin

4. DEFINICIONES

CEMIM: Centro de edicin de medios impresos de la UNED. Servicios de diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales: se ocupan del material de apoyo a la docencia, contenido en soportes impresos o audiovisuales (guas, libros, revistas cientficas, audios, videos, etc), que se utilizan en el desarrollo del proceso de enseanza-aprendizaje. Librera Virtual: canal de distribucin y venta del material impreso de la UNED a travs de Internet y telfono. Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como gua para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numrica) en la que se mide o evala cada uno de los criterios

5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS La correcta gestin de los servicios de diseo y produccin de medios impresos y distribucin de publicaciones impresas y audiovisuales de la UNED y los de cada una de sus facultades y escuelas se convierte en una necesidad que incide directamente en la calidad de la misma. El momento actual exige a la UNED y a sus facultades y escuelas una eficiente y eficaz gestin de estos servicios, que les permita adaptarse continuamente a los cambios y atender a la satisfaccin de los diferentes grupos de inters. Tanto para aquellos servicios que dependen directamente de la UNED y de sus facultades y escuelas, como para aquellos otros cuya gestin es externa, es



Impresos (CEMIN)


indispensable establecer claramente los procedimientos para detectar debilidades y establecer mejoras encaminadas a la excelencia El proceso se inicia, en el caso del material impreso, con la presentacin de los originales por los autores y la consiguiente evaluacin tanto externa, como interna (la evaluacin de carcter didctico realizada por el IUED). En el caso del material audiovisual, el proceso comienza con una convocatoria interna del Vicerrectorado de Medios Impresos y Audiovisuales para la realizacin de este tipo de material; los proyectos presentados por el profesorado de la UNED son objeto de evaluacin por parte de una comisin externa. Tanto en el caso del material impreso, como en el caso del material audiovisual, cuando la evaluacin resulta positiva, la Comisin de Publicaciones realiza una propuesta de aprobacin de originales, que enva a Consejo de Gobierno, donde es objeto de debate y, en su caso, aprobacin. Cuando una propuesta de publicacin no es aprobada, la seccin de medios impresos devuelve el original a los autores. Cuando la propuesta de publicacin es aprobada por el Consejo de Gobierno, se procede a la firma del contrato de derechos de autor y a la consiguiente produccin del material impreso o audiovisual de que se trate y a la distribucin, difusin y venta del mismo. Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de este procedimiento

Los grupos de inters implicados en este procedimiento son el personal docente e investigador de la UNED y los estudiantes. El primero participa en el diseo y desarrollo de este procedimiento, como se detalla en el correspondiente flujograma, a travs de sus representantes especficos en el Consejo de Gobierno de la UNED, en la Comisin de Publicaciones de la UNED y en la Comisin de Evaluacin de Proyectos de Material Audiovisual. Los estudiantes participan en el procedimiento mediante la cumplimentacin de los tems de encuestas relativos a la valoracin del material didctico. 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN La Comisin de Publicaciones y la Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED), con periodicidad anual o inferior ante situaciones de cambio, ha de realizar anlisis e informes de los servicios implicados en este procedimiento, as como de los ndices de satisfaccin, reclamaciones y procesos abiertos relacionados con los mismos, elaborando finalmente propuestas para subsanar las debilidades detectas. Estas propuestas se remiten al Consejo de Gobierno para su anlisis y aprobacin, si procede.



Impresos (CEMIN)


Aprobadas las propuestas de mejora, se inician los trmites para su puesta en marcha. 7. ARCHIVO Los documentos generados en estos procedimientos sern archivados como se indica seguidamente:


Soporte de archivo


Tiempo de

conservacin

Definicin de Objetivos de

edicin


Jefe de Servicio de Medios Impresos

6 aos

Plan de Actuaciones


Jefe de Servicio de Medios Impresos/ Gerente

6 aos

Ficha de Anlisis

de Resultados


Jefe de Servicio de Medios Impresos/ Gerente

6 aos

Informe anual de actividades del Servicio y propuestas de

mejora


Jefe de Servicio de Medios Impresos/ Gerente/ Comisin de Publicaciones/ Comisin de Metodologa y Docencia (funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED)

6 aos

8. RESPONSABILIDADES Responsables de los servicios:

Definicin de las actuaciones de los servicios de diseo y produccin medios impresos y de difusin de publicaciones y medios audiovisuales



Impresos (CEMIN)


Planificacin de las actuaciones de los servicios de diseo y produccin medios impresos y de difusin de publicaciones y medios audiovisuales

Ejecucin de las acciones planificadas. Gerencia

Revisin y definicin de los objetivos de los servicios contratados Anlisis de los resultados de los servicios contratados. Decisin sobre la renovacin o rescisin del contrato entre la UNED y el

servicio. Consejos de Departamento

Aprobacin de las propuestas de material impreso y audiovisual relativas a las necesidades docentes e investigadoras del Departamento

Comisin de Publicaciones

Revisin y definicin de los objetivos de servicios de diseo y produccin de material impreso y distribucin de publicaciones y material audiovisual

Anlisis y revisin de resultados relativos a los servicios de medios impresos y audiovisuales y formulacin de las propuestas de mejora.

Comisin de Metodologa y Docencia de la UNED (funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED):

Anlisis y revisin de resultados relativos a los servicios y formulacin de las propuestas de mejora.

Consejo de Gobierno:

Anlisis y aprobacin, en su caso. del plan de publicaciones y de las acciones de mejora relativas a estos servicios para su implementacin.

9. FLUJOGRAMA



Impresos (CEMIN)




Impresos (CEMIN)


ANEXO I

FORMULARIO PARA EL ANLISIS DE LOS SERVICIOS RELATIVOS A PRODUCCIN, EDICIN, DIFUSIN Y COMERCIALIZACIN DE CONTENIDOS EN CUALQUIER SOPORTE (PAPEL, CD, DVD, INTERNET,...) Y SU DIVULGACIN A TRAVS DE

DIFERENTES MEDIOS

Objetivos Actuaciones Asociadas Indicadores

Velar por que todos los materiales se ajusten a los criterios de calidad

Informes evaluadores externos (doble ciego).

-n informes -tasa rechazo

Informes IUED para que el material didctico se ajuste a la metodologa a distancia

-n informes -tasa rechazo

Edicin material didctico y otras publicaciones

Contratacin derechos autor. Produccin impresa y audiovisual

-n ttulos editados curso -n ttulos en catlogo

Conseguir la mayor difusin cultural posible

Difusin editorial Asistencia tcnica y difusin de eventos institucionales

- n presentaciones de libros y otros acontecimientos editoriales. -n eventos realizados

Comercializacin Distribucin Venta materiales

-n distribuidores (distribuidoras, libreras...) -n publicaciones vendidas



Impresos (CEMIN)


ANEXO II

PLANIFICACIN DE LA ACTUACIN DE LOS SERVICIOS DEL CEMIM

Servicio PRODUCCIN, EDICIN, DIFUSIN Y COMERCIALIZACIN DE CONTENIDOS EN CUALQUIER SOPORTE (PAPEL, CD, DVD, INTERNET,...) Y SU DIVULGACIN A TRAVS DE DIFERENTES MEDIOS

Accin-Actuacin Inicio-Fin de la Actuacin Responsable de

su control Responsable de su ejecucin

Informes evaluadores externos doble ciego

Presentacin original-Emisin informe.

Jefa Seccin Medios impresos

Seccin Medios impresos

Informes IUED para que el material didctico se ajuste a la metodologa a distancia

Presentacin originales material didctico-Emisin informe IUED.

Jefa Seccin Medios impresos

Seccin Medios impresos

Contratacin derechos autor.

Aprobacin de original por la Comisin de Publicaciones- Resolucin contrato por diversas causas.

Jefa Seccin Contratacin Derechos de autor

Seccin Contratacin Derechos de autor

Produccin impresa

Aprobacin de original por la Comisin de Publicaciones- Entrada en almacn.

Jefa Seccin Coordinacin Produccin Material impreso

Seccin Coordicacin Produccin Material impreso

Produccin audiovisual

Aprobacin de original por la Comisin de Publicaciones o Convocatoria de material audiovisual- Entrada en almacn.

Jefa Seccin Medios audiovisuales

CEMAV/Seccin Medios audiovisuales

Difusin editorial

Edicin de la publicacin-Fin del evento.

Jefa Seccin difusin y distribucin

Seccin difusin y distribucin

Distribucin editorial Edicin de la publicacin-Fin del evento

Jefs Seccin difusin y distribucin

Seccin difusin y distribucin

Venta de materiales Recepcin de pedidos-Facturacin y cobro Jefe Seccin Gestin econmica y ventas

Seccin Gestin econmica y ventas



Impresos (CEMIN)


ANEXO III

FICHA PARA EL ANLISIS DE RESULTADOS DE LOS SERVICIOS SERVICIOS RELATIVOS A PRODUCCIN, EDICIN, DIFUSIN Y COMERCIALIZACIN DE CONTENIDOS EN CUALQUIER SOPORTE (PAPEL, CD, DVD, INTERNET,...) Y SU

DIVULGACIN A TRAVS DE DIFERENTES MEDIOS

Fecha del Anlisis .. Satisfaccin de los Grupos de Inters en relacin con los servicios

Grupo de Inters Fuente

Grado de satisfaccin

manifestada relativa a

Sugerencias para la

mejora del servicio

Observaciones

Estudiantes

Correo electrnico Escritos y otras manifestaciones N de ejemplares adquiridos

Eficacia del servicio Agradecimientos sobre la atencin recibida

Profesores

Correo electrnico Escritos y otras manifestaciones

Eficacia del servicio Agradecimientos sobre la atencin recibida

Sociedad en general

N de ejemplares adquiridos Notas de prensa Premios recibidos

N y contenido de las notas de prensa relacionadas con la editorial UNED



Impresos (CEMIN)


ANEXO IV

FORMULARIO PARA EL ANLISIS DE RECLAMACIONES E INCIDENCIAS

Objeto de la Reclamacin Incidencias asociadas al Servicio

Retraso en cumplimiento de plazos de produccin de material impreso y audiovisual

Retraso en los procesos de ejecucin.

Materiales con deficiencias en la calidad

Problemas en la visualizacin de contenidos en materiales audiovisuales.

Falta de actualizacin de los materiales

Complejidad del vocabulario utilizado Etc.

Cambio en el diseo de las cubiertas de los materiales.

Disposicin de los distintos elementos

de la cubierta.

Funcionamiento de la librera virtual

Retraso en la entrega.

Total de Reclamaciones

Total de Incidencias


P-U-D5-p2-2-02. Procedimientos para la gestin de los servicios de la Biblioteca


PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIN DE LOS SERVICIOS

DE LA BIBLIOTECA NOTA: La Biblioteca Central de la UNED ha obtenido en 2011 el Sello de Excelencia Europea 400+

0. NDICE

1. OBJETO

2. ALCANCE


4. DEFINICIONES



7. ARCHIVO


9. FLUJOGRAMA

ANEXOS:

I. Objetivos anuales del servicio e indicadores de calidad II. Encuesta de satisfaccin de usuarios. Estudiantes 1 y 2 Ciclo

III. Encuesta de satisfaccin de usuarios. Estudiantes 3er. Ciclo IV. Encuesta de satisfaccin de usuarios. PDI V. Encuesta de satisfaccin de usuarios. PAS

VI. Encuesta de satisfaccin de usuarios. Personal de la Biblioteca VII. Anlisis de resultados sobre los servicios

VIII. Estadsticas de gestin de los servicios






02 8/04/2011 Edicin 2: Implantacin del Sistema de Garanta Interna de Calidad de la UNED - Sustitucin del Plan Estratgico de la UNED 2007-2009 por el Plan Director de la UNED 2010-2013 -Actualizacin de las referencias legislativas y otras normativas - Actualizacin de la denominacin de algunos cargos acadmicos

Elaboracin: Directora de la Biblioteca de la UNED/Tcnicos de la Oficina de Calidad/ Vicerrectora Adjunta de Calidad Fecha: 19/01/2010

Revisin: Vicerrectora de Investigacin/Comisin de Biblioteca/Vicerrector de Coordinacin, Calidad de Innovacin (Coordinador de Calidad de la UNED) Fecha: 23-02-2010

Aprobacin: Consejo de Gobierno. Aprobacin del ltimo documento (Plan Director de la UNED) incorporado a este procedimiento: Fecha: 28-04-2010




1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto definir los servicios ofrecidos a la comunidad universitaria por la biblioteca de la UNED travs de su equipo de direccin y de las comisiones y personas designadas en cada caso para:

Detectar las necesidades de los servicios orientados a toda la comunidad universitaria que influyen en la calidad del proceso de enseanza-aprendizaje y en los resultados de investigacin

Proporcionar servicios diversificados de acceso a la informacin y documentacin cientfica y tcnica, tanto impresa como digital, garantizando una oferta eficiente, uniforme y oportuna

Definir y disear la prestacin de nuevos servicios universitarios mediante las tecnologas de la informacin y la comunicacin para la transmisin y transformacin del conocimiento cientfico y tcnico.

Mejorar continuamente los servicios que se prestan, para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas y actualizar las prestaciones habituales en funcin de sus resultados

Informar de los resultados de la gestin de los servicios prestados a los rganos que corresponda y a los distintos grupos de inters.

2. ALCANCE El alcance de este procedimiento son todos los clientes internos (estudiantes, PDI y PAS) y los clientes externos (Bibliotecas de Centros Asociados a la UNED, otras bibliotecas y sociedad).


Directrices para la elaboracin de ttulos universitarios de grado y mster establecidos por el Ministerio de Educacin y Ciencia.

Criterios y directrices para la Garanta de Calidad en el Espacio Europeo de Educacin Superior, promovidos por ENQA.

Reforma de la LOU, en su artculo 31, dedicado a la Garanta de la Calidad. Sistemticas y/o normativas ya establecidas en la UNED para establecer

necesidades, planificar, gestionar y seguir los resultados de los servicios universitarios prestados por la biblioteca.

Legislacin aplicable en materia de contratacin-adquisicin de productos y servicios por los organismos pblicos.




Estatutos de la UNED. Plan Director de la UNED 2010-2013. Reglamento de la Biblioteca (aprobado en Consejo de Gobierno de la UNED, el

27 de febrero de 2007).

Comisin de Biblioteca (regulada en el Art. 11 del Reglamento de Biblioteca). Evaluacin de la Biblioteca segn modelo EFQM de ANECA (Gua de

Autoevaluacin de Bibliotecas 2005). El proceso de Evaluacin concluy el 15 de marzo de 2007 con el envo a ANECA del Informe final y Plan de Mejora, que est en marcha en la actualidad.

Convenio ANECA/CEG (Club de Excelencia en Gestin) para la acreditacin de calidad de los servicios universitarios.

Estatutos del Consorcio Madroo (Consorcio de las Universidades Pblicas de Madrid y de la UNED para la Cooperacin Bibliotecaria).

Estatutos, normas y directrices de REBIUN (Red de Bibliotecas Universitarias Espaolas).

Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol. Real Decreto Legislativo 1/1996, por el que se aprueba el texto refundido de la

Ley de la Propiedad Intelectual; Ley 23/2006, de 7 de julio, por la se modifica dicho texto refundido; y directiva comunitaria 2001/29/CE, relativa a la armonizacin de los derechos de autor y derechos afines en la sociedad de la informacin.

Ley Orgnica 15/1999 de Proteccin de Datos de Carcter Personal y R.D. 1720/2007, que desarrolla la Ley.

Declaracin de Berln sobre acceso abierto al conocimiento (octubre de 2003) suscrita por el Rector de la UNED en 2006.

5. DEFINICIONES

La Biblioteca de la UNED es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigacin, la formacin continua y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestin de la Universidad en su conjunto.

Los fondos de la Biblioteca estn constituidos, principalmente por las adquisiciones realizadas con cargo al presupuesto de la Universidad, independientemente de su soporte, del lugar donde estn depositados y del concepto presupuestario con cargo al cual hayan sido adquiridos, as como por los legados y donaciones de personas fsicas o entidades pblicas y privadas, y por los recibidos como intercambio con otras instituciones.




Recursos materiales: son las instalaciones, el equipamiento y la coleccin documental cientfica, tcnica, referencial y humanstica en diversos soportes (impresos, electrnicos, microgrficos y audiovisuales). Recursos virtuales: son los integrados por la coleccin electrnica (libros, revistas y bases de datos) a los que se facilita el acceso a toda la comunidad universitaria, mediante identificacin y clave de usuario, tanto a travs de la red interna, como off-campus. Tambin se proporciona acceso libre a los contenidos del repositorio institucional y a una amplia seleccin de recursos temticos en Internet. Servicios virtuales: son los servicios que se prestan a distancia, es decir, en lnea: la Web de la Biblioteca es el portal de acceso a la informacin y a los servicios; el catlogo informatizado en lnea, que es en si mismo tambin un verdadero portal personalizado e interactivo de prestaciones y servicios, con mltiples funcionalidades donde, adems de proporcionar acceso a toda la coleccin documental, se pueden consultar las bibliografas recomendadas por asignaturas de todas las titulaciones con enlaces al catlogo, consultar ficha de usuario, renovar prstamos, reservar documentos, hacer solicitudes de compra o de bsquedas bibliogrficas, sugerencias, reclamaciones, todo con interfaces sencillas y formularios electrnicos. A travs de la Web tambin se pueden solicitar servicios de referencia en lnea o de bsquedas bibliogrficas; peticiones de prstamo interbibliotecario; consultar tutoriales, guas temticas de apoyo a la investigacin por materias y guas de uso (de la biblioteca, del catlogo, de las bases de datos electrnicas, etc.) y trabajar con gestores bibliogrficos (Refworks, Endnote).

En la Biblioteca se gestiona el repositorio institucional o archivo digital e-Spacio UNED que permite acceder en abierto a la produccin cientfica y acadmica de la Universidad (tesis doctorales, revistas, ponencias, libros, captulos de libros, informes tcnicos, documentos de trabajo, objetos de aprendizaje, contenidos multimedia, audio, vdeo, teleconferencias, software, etc.) y cualquier otro contenido digital generado en la institucin. El repositorio de la UNED forma parte del Proyecto e-Ciencia de la Comunidad de Madrid, que ofrece a la sociedad una plataforma digital de acceso libre a la produccin cientfica, generada por las Universidades pblicas radicadas en la regin madrilea integrantes del Consorcio Madroo, el CSIC y por cualquier investigador de otra institucin, OPI, o de manera independiente, que pretenda y desee participar en la difusin de la ciencia en abierto.

Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como gua para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numrica) en la que se mide o evala cada uno de los criterios




5. DESARROLLO DE LOS PROCESOS La correcta gestin de los servicios de la Biblioteca se convierte en una necesidad que incide directamente en la calidad de las enseanzas que se imparten en la UNED. El momento actual exige una eficiente y eficaz gestin de los servicios, que les permita adaptarse continuamente a los cambios requeridos para la debida atencin a los diferentes grupos de inters. Los procesos que se llevan a cabo en la Biblioteca, con sus correspondientes subprocesos, son: Procesos estratgicos: planificacin estratgica; cooperacin y alianzas; evaluacin y calidad; poltica presupuestaria; normativa; comunicacin y marketing; estadsticas, informes y memorias. Procesos de apoyo:

Tecnologas de la informacin y la comunicacin (mantenimiento y gestin de sistemas, mantenimiento de equipos)

Gestin de infraestructuras Gestin de recursos humanos y econmicos

Procesos clave:

Gestin de la Coleccin (seleccin, adquisicin, facturacin, reclamaciones, control de publicaciones peridicas, proceso tcnico, procesamiento fsico, bibliografas recomendadas, digitalizacin, inventario, expurgo y reorganizacin de fondos, conservacin y preservacin)

Circulacin de la Coleccin (prstamo y renovacin, reservas, consulta de colecciones especiales, organizacin y control de fondos)

Servicios a los Usuarios (informacin, gestin de usuarios, prstamo interbibliotecario, formacin de usuarios, apertura extraordinaria, gestin de salas, quejas y sugerencias, reproduccin de documentos, difusin de servicios, extensin cultural y bibliotecaria)

OBSERVACIN: Como se indica en la primera pgina del presente documento, la Biblioteca Central de la UNED ha obtenido en 2011 el Sello de Excelencia Europea 400+. El conjunto de documentos elaborados a tal efecto sobrepasa ampliamente en especificidad y volumen los requerimientos del Programa AUDIT, por lo que se ha optado por describir aqu el Subproceso Gestin de Usuarios, teniendo en cuenta el rol de este subproceso en el desarrollo de los planes de estudio. Es decir, dado el nmero de procesos existentes y la extensin de los mismos, no se considera procedente describir cada uno de ellos en el presente documento, por lo que se




ha optado por describir en el apartado flujograma (punto 9), a ttulo de ilustracin, el Subproceso Gestin de Usuarios, perteneciente al Proceso Servicios a los Usuarios. En l se describe la introduccin y gestin de los usuarios en las diferentes plataformas informticas de la Biblioteca, lo que permite la utilizacin de los servicios por parte de los usuarios. El Subproceso Gestin de Usuarios, perteneciente al Proceso Servicios a los Usuarios, describe la introduccin y gestin de los usuarios en las diferentes plataformas informticas de la Biblioteca que permiten la utilizacin de los servicios. El subproceso se inicia con la recepcin de la peticin de alta para la utilizacin de alguno de los servicios que ofrece la Biblioteca. Segn los diferentes perfiles de usuario, se solicita su acreditacin como miembro de la comunidad universitaria o la autorizacin expresa del responsable del Servicio para personas externas a dicha comunidad. Comprobada la acreditacin, se introducen los datos del usuario en el sistema del servicio o se renueva el permiso de utilizacin. En el caso de nuevos usuarios en el sistema de gestin integrada de biblioteca (SGIB), se les entrega la identificacin de usuario y la contrasea personalmente y se les genera o valida el carn de usuario. Para la utilizacin de otros servicios (repositorio institucional o prstamo interbibliotecario) se les enva estos datos por correo electrnico. Grupos de inters implicados en el diseo y desarrollo de estos procedimientos Los grupos de inters implicados en este procedimiento son: el personal docente e investigador, el personal de administracin y servicios, los profesores tutores de los centros asociados de la UNED y los estudiantes. La participacin de estos grupos de inters en el diseo y desarrollo de estos procedimientos vara en funcin del procedimiento concreto (dado el elevado nmero de procedimientos especficos de la Biblioteca, se ha optado por no detallarlos, como se ha indicado anteriormente), pero cabe sealar que los citados grupos de inters participan en el diseo y desarrollo de estos procedimientos, como mnimo, a travs de sus representantes especficos en el Consejo de Gobierno de la UNED. 6. SEGUIMIENTO Y MEDICIN

La biblioteca hoy ya no se entiende como un simple espacio fsico, aunque debe seguir sindolo, como punto de encuentro y vehculo de comunicacin social para la comunidad a la que sirve. La biblioteca debe considerarse como una biblioteca hbrida, donde se produce una constante evolucin tecnolgica y una convivencia entre informacin en mltiples soportes, donde lo digital tiende a adoptar un papel de integracin y sustitucin. En la UNED esto es ms palpable que en cualquier otra universidad presencial, porque tanto la metodologa de la universidad como el perfil del estudiante, que suele compaginar estudio y trabajo, hace que ste sea, por lo general, autosuficiente y no se desplace masivamente a las bibliotecas para estudiar. En ella conviven, pues, espacios, servicios y colecciones fsicas con espacios, servicios




y colecciones virtuales y es en estos momentos un verdadero portal de acceso a la informacin, el lugar de contacto permanente entre usuarios y biblioteca, tambin es un entorno estratgico en la biblioteca a distancia y es, as mismo, la presencia de la biblioteca en la Web.

La biblioteca de la UNED, con periodicidad anual o inferior ante situaciones de cambio, ha de realizar una Memoria Anual, una Memoria de curso, normas y manuales de procedimiento, documentos de trabajo y diversos informes sobre sus servicios, as como llevar a cabo la recopilacin sistemtica de datos de actividad y la evaluacin de los objetivos anuales fijados en el Plan Estratgico de la Biblioteca y en el Plan de Mejora. Tambin debe medir los ndices de satisfaccin, por medio de encuestas bienales, encuestas de clima laboral, control de reclamaciones y procesos abiertos relacionados con los mismas, concretando finalmente acciones correctoras para subsanar debilidades detectadas. Adems para la mejora continua de los servicios se elaboran diversos documentos en los que se fija el Plan de actuaciones, tales como la carta de servicios, el plan de formacin externa e interna, el plan de gestin de la coleccin, etc. Las Memorias e Informes se remiten al Equipo de Gobierno de la Universidad y a la Comisin de Biblioteca para su anlisis y para la elaboracin y seguimiento de las propuestas de mejora. Una copia del informe anual se remite a la Comisin de Metodologa y Docencia (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta de Calidad de la UNED), como parte del proceso de revisin anual del Sistema Interno de Garanta de Calidad de la UNED. 7. ARCHIVO Los documentos generados en este procedimiento sern archivados conforme se indica en la siguiente tabla:


Soporte de archivo


Tiempo de conservacin

Planes Estratgicos de

la Biblioteca

Papel e informtico

Direccin de la Biblioteca

Indefinido

Definicin de Objetivos anuales

Papel e informtico

Direccin de la biblioteca

Indefinido

Plan de Actuaciones

anuales

Papel e informtico


Indefinido

Documento de Anlisis de Resultados

Papel e informtico


Indefinido

Informes de Evaluacin

Papel e informtico


Indefinido

Estadsticas de Papel e Subdireccin de Indefinido




Actividad mensuales y

anuales

informtico la Biblioteca

Memoria Anual de Actividades

Papel e informtico


Indefinido

Memoria Curso Acadmico

Papel e informtico


Indefinido

Reglamento de la Biblioteca

Papel e informtico


Indefinido

Carta de Servicios

Papel e informtico


Indefinido

Manual de Calidad

Papel e informtico


Indefinido

Normativa interna

Papel e informtico

Responsables de los Servicios

Indefinido

Manuales de procedimiento

Papel e informtico


Indefinido

Documentos de trabajo

Papel e informtico

Direccin de la biblioteca/


Indefinido

Informes Papel e informtico


Indefinido

Plan de Gestin de la

Coleccin

Papel e informtico


Indefinido

Plan de Formacin de

Usuarios

Papel e informtico


Indefinido

Plan anual de Formacin del

Personal

Papel e informtico


Indefinido

Plan de Biblioteca Sostenible

Papel e informtico


Indefinido

8. RESPONSABILIDADES Segn establece el Reglamento de Biblioteca las responsabilidades son, en sntesis, las siguientes: Directora de la biblioteca:

Planificacin, gestin y control y evaluacin de la actividad de la Biblioteca Proponer el presupuesto anual de la Biblioteca y controlar las partidas

presupuestarias asignadas al servicio




Dirigir y organizar los recursos humanos adscritos a la Biblioteca Elevar a los rganos de Gobierno de la Universidad las necesidades de

recursos humanos, econmicos, materiales y tecnolgicos de la Biblioteca Revisin y definicin de los objetivos de los servicios ofertados Elaboracin de las Memorias de actividad e Informes Difusin interna y externa de las actividades y objetivos de los servicios.

Subdirectora de la Biblioteca:

Sustitucin de la Directora, por ausencia o delegacin, en todas las funciones asignadas a la direccin de la Biblioteca

Gestin de los temas relacionados con equipamiento, infraestructura y personal

Recopilacin y elaboracin de las Series Estadsticas de Actividad mensuales y anuales.

Consejo de Direccin:

Asesoramiento a la Direccin en cuantos asuntos le sean planteados Aprobacin de los Planes Estratgicos y de Mejora Aprobacin de las normas, directrices y procedimientos para la organizacin y

el funcionamiento de la Biblioteca Coordinacin de tareas conducentes al cumplimiento de objetivos de la

biblioteca Creacin de Grupos de Trabajo y Comisiones para el mejor funcionamiento de

la biblioteca Cualquier otra funcin o tarea que le asigne la Comisin de Biblioteca o la

direccin de la Biblioteca. Responsables de los servicios:

Definicin de las actuaciones de los servicios Planificacin de las actuaciones de los servicios Evaluacin de los servicios

Comisin de Biblioteca:

Aprobacin de las directrices generales de la Biblioteca y de las normas de uso.

Aprobacin del Plan Estratgico y de las acciones de mejora para su implementacin.

Estudio y aprobacin del Presupuesto anual de la Biblioteca. Aprobacin de la Memoria Anual. Proponer las modificaciones y enmiendas al Reglamento de la Biblioteca. Aprobacin de los Planes elaborados en la Biblioteca para la mejora de

colecciones y servicios.




Asimismo tienen responsabilidad en la gestin de los servicios de Biblioteca los siguientes estamentos: Vicerrector de Investigacin

Preside la Comisin de Biblioteca Supervisa y aprueba, en su caso, las propuestas presentadas por la Direccin

de la Biblioteca Analiza y aprueba los documentos para su presentacin, si procede, al Consejo

de Gobierno de la Universidad. Gerencia:

Revisin y definicin de los objetivos de los servicios contratados, que desarrollan su actividad en la Biblioteca.

Anlisis de los resultados de los servicios contratados. Decisin sobre la renovacin o rescisin del contrato entre la UNED y el

servicio contratado. Gestin de personal de Biblioteca Aprobacin del Plan Anual de Formacin especfica del Personal de la

Biblioteca

Comisin de Metodologa y Docencia (ha asumido las funciones de Comisin de Garanta Interna de Calidad de la UNED):

Anlisis del informe anual y formulacin de propuestas de mejora. Consejo de Gobierno:

Aprobacin del Reglamento de Biblioteca Aprobacin del Proceso de Evaluacin de la Biblioteca Revisin y aprobacin, si procede, de las propuestas de mejora. Aprobacin del Presupuesto anual de Biblioteca Aprobacin de las modificaciones de la Relacin de Puestos de Trabajo de

personal funcionario y laboral destinado en Biblioteca Aprobacin de los convenios/contratos a suscribir por la Biblioteca.

9. FLUJOGRAMA Como se indica en la primera pgina del presente documento, la Biblioteca Central de la UNED ha obtenido en 2008 el Sello de la Excelencia Europea en el nivel Compromiso hacia la Excelencia. El conjunto de documentos elaborados a tal efecto sobrepasa ampliamente en especificidad y volumen los requerimientos del Programa AUDIT, por lo que se ha optado por describir aqu el Subproceso Gestin de Usuarios, teniendo en cuenta el rol de este subproceso en el desarrollo de los planes de estudio.




Es decir, dado el nmero de procesos existentes y la extensin de los mismos, no se considera procedente describir cada uno de ellos en el presente documento, por lo que se ha optado por describir en el presente apartado flujograma, a ttulo de ilustracin, el Subproceso Gestin de Usuarios, perteneciente al Proceso Servicios a los Usuarios. En l se describe la introduccin y gestin de los usuarios en las diferentes plataformas informticas de la Biblioteca, lo que permite la utilizacin de los servicios por parte de los usuarios. En consecuencia, se presenta en este apartado, a ttulo de ilustracin, el Subproceso Gestin de Usuarios, perteneciente al Proceso Servicios a los Usuarios, descrito en el punto 5.




ANEXO I

Objetivos anuales del servicio e indicadores de calidad Servicio Biblioteca

Objetivos operacionales

Responsabilidad

Indicadores Plazo Grado de

consecucin




ANEXO II

Encuesta de satisfaccin de usuarios. Estudiantes 1 y 2 ciclo

Servicio Biblioteca

Modelo de Encuesta. Estudiantes 1 y 2 Ciclo

DATOS GENERALES Sexo Hombre Mujer

En qu centro/titlulacin y curso estudias?

Centro: Titulacin:

Curso: 1 2 3 4 5 6

Utilizas la Biblioteca? S

NO. Indica los motivos Con qu frecuencia utilizas la biblioteca durante el curso? 3 ms veces por semana 1 2 veces por semana 1 2 veces al mes slo en poca de exmenes nunca. Indica por qu Cundo fue la ltima vez que utilizaste la biblioteca? hoy esta semana la semana pasada no en la semana pasada, pero s en el ltimo mes hace ms de un mes Qu horario prefieres?

maana tarde




Usas los servicios y recursos de la Biblioteca: acudiendo directamente a los locales de forma remota (Internet) de ambas formas Conoces la existencia de la coleccin de recursos electrnicos (revistas y bases de datos) suscritas por la Universidad?

S NO Con qu frecuencia utiliza el equipamiento informtico de la Biblioteca? menos de 1 vez al mes 1 vez al mes 1 vez por semana 2 ms veces por semana nunca Cmo calificaras la utilidad de la informacin bsica que recibiste sobre la Biblioteca al

iniciar tus estudios en la Universidad?

muy til til normal poco til nada til Conoces la oferta de cursos de formacin de usuarios que imparte la biblioteca?

S NO Has asistido a algn curso de formacin de usuarios? S NO Si lo has hecho, la informacin que has recibido te ha resultado muy til til normal poco til nada til Frecuentas otras Bibliotecas Universitarias o de Centros Asociados? Indica la que ms utilices y su uso Biblioteca de ....................................................................... Uso estudio




consulta de recursos prstamo consulta por Internet

VALORACIN DE LOS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA Puntuar del 1 (nulo) al 5 (alto) los siguientes aspectos Sin

opinin 1 2 3 4 5

Valoracin de instalaciones y equipamiento 1 Comodidad de las instalaciones 2 Ambiente de trabajo y estudio 3 Horario 4 Sealizacin 5 Nmero de puestos de lectura 6 Nmero de puestos informticos de consulta 7 Catlogo automatizado (OPAC) 8 Acceso a Internet 9 Reprografa Valoracin de recursos de informacin 10 Adecuacin de fondos bibliogrficos a tus necesidades 11 Adecuacin de la coleccin de revistas en papel a tus

necesidades

12 Adecuacin del fondo de revistas electrnicas a tus necesidades

13 Adecuacin de las bases de datos a tus necesidades 14 Adecuacin de vdeos, DVDs y otros materiales

audiovisuales a tus necesidades

15 Facilidad para localizar los libros 16 Facilidad para localizar una revista o peridico 17 Facilidad para obtener un artculo de una revista

electrnica

18 Claridad en la ordenacin y colocacin de los fondos bibliogrficos

19 Respuesta obtenida al solicitar alguna informacin 21 Facilidad para consultar el Web de la Biblioteca 22 Facilidad para consultar el catlogo de la Biblioteca 23 Facilidad para el acceso remoto a recursos de

informacin electrnicos

24 Facilidad para acceder desde la Biblioteca a otras Bibliotecas (Webs, Catlogos, Redes, Consorcios ...)

Valoracin del Servicio de Prstamo 25 Agilidad para ser atendido en el mostrador de prstamo 26 Idoneidad de los plazos de prstamo 27 Nmero de documentos que se pueden obtener en




prstamo 28 Sencillez de las gestiones para acceder al prstamo 29 Sencillez de las gestiones para renovar el prstamo 30 Facilidad para conocer el estado de los prstamos a

travs de Internet

Valoracin de la Atencin al Usuario 32 Utilidad de las Sesiones de formacin a usuarios sobre

recursos disponibles

33 Ayuda del personal de Biblioteca para encontrar la informacin o los materiales que necesito

34 Ayuda del personal de Biblioteca en la informacin y bsqueda de materiales electrnicos disponibles para mis asignaturas

35 Bibliotecarios para consultas por telfono, correo electrnico u otros medios

36 Canales de comunicacin Biblioteca/Estudiantes Valoracin del personal de la Biblioteca 37 Capacidad de gestin y resolucin de las preguntas del

personal que atiende los mostradores

38 Capacidad de gestin y resolucin de consultas del personal tcnico

39 Medios para la presentacin de quejas y sugerencias 40 Tratamiento de las quejas y sugerencias por la

Biblioteca (respuestas, soluciones, etc.)

41 Cordialidad y amabilidad en el trato del personal Valoracin global de la Biblioteca Por favor valore el servicio de BIBLIOTECA globalmente

SUGERENCIAS Hemos reservado este espacio para que, de forma sencilla, nos exponga aquellas sugerencias o propuestas que considere que podran mejorar el servicio de Biblioteca. Muchas gracias por su colaboracin




ANEXO III

Encuesta de satisfaccin de usuarios. Estudiantes 3. ciclo Servicio Biblioteca

Modelo de Encuesta Estudiantes Tercer Ciclo

DATOS GENERALES Sexo Hombre Mujer Centro y Departamento de trabajo

Utiliza la Biblioteca?

S NO. Indique los motivos

Con qu frecuencia utiliza la biblioteca durante el curso? 3 ms veces por semana 1 2 veces por semana 1 2 veces al mes slo en poca de exmenes nunca Usa los servicios y recursos de la Biblioteca acudiendo directamente a los locales de forma remota a travs de Internet de ambas formas Con qu frecuencia utiliza el equipamiento informtico de la Biblioteca? menos de 1 vez al mes 1 vez al mes 1 vez por semana 2 ms veces por semana nunca Conoce la existencia de la coleccin de recursos electrnicos (revistas y bases de datos) suscritas por la Universidad?

S NO




Utiliza las revistas electrnicas y/o impresas?

Utilizo exclusivamente revistas electrnicas Utilizo revistas electrnicas e impresas, pero principalmente electrnicas

Utilizo tanto revistas electrnicas como impresas Utilizo revistas electrnicas e impresas, pero principalmente impresas.

Indique los motivos: No estoy familiarizado con el servicio de revistas electrnicas No dispongo de conexin a Internet No hay revistas electrnicas en mi disciplina Por otra razn --------------------------------------------

Dejara de utilizar la versin impresa de una revista si tuviera disponible la versin electrnica?

S

NO Desde dnde accede a las colecciones electrnicas? (Seale tantas opciones como desee)

Desde mi despacho Desde casa Desde la biblioteca Desde otros sitios --------------------------------------------


opinin 1 2 3 4 5

Valoracin de instalaciones y equipamiento 1 Comodidad de las instalaciones 2 Ambiente de trabajo y estudio 3 Horario 4 Sealizacin 5 Nmero de puestos de lectura 6 Salas de investigadores 7 Nmero de puestos informticos de consulta 8 Catlogo automatizado (OPAC) 9 Acceso a Internet 10 Reprografa Valoracin de recursos de informacin 11 Adecuacin de fondos bibliogrficos a sus necesidades 12 Adecuacin de la coleccin de revistas en papel a sus




necesidades 13 Adecuacin del fondo de revistas electrnicas a sus

necesidades

14 Adecuacin de las Bases de datos a sus necesidades 15 Adecuacin de vdeos, DVDs y otros materiales

audiovisuales a sus necesidades


electrnica

19 Facilidad para obtener un documento que pertenece a una biblioteca de otra entidad o institucin




25 Facilidad para acceder desde la Biblioteca a otras Bibliotecas (Webs, Catlogos, Redes, Consorcios...)


prstamo

29 Sencillez de las gestiones para acceder al prstamo 30 Sencillez de las gestiones para reservar y renovar el

prstamo

31 Facilidad para conocer el estado de los prstamos y reservas a travs de Internet

32 Facilidad para disponer de un documento que est en otra Biblioteca de la Universidad




35 Ayuda del personal de Biblioteca en la informacin y bsqueda de materiales electrnicos disponibles en mis reas de inters


37 Canales de comunicacin Biblioteca/Doctorandos Valoracin del personal de la Biblioteca 38 Capacidad de gestin y resolucin de las preguntas del


39 Capacidad de gestin y resolucin de consultas del




personal tcnico 40 Medios para la presentacin de quejas y sugerencias 41 Tratamiento de las quejas y sugerencias por la







ANEXO IV

Encuesta de satisfaccin de usuarios. PDI Servicio Biblioteca

Modelo de Encuesta. Personal Docente e Investigador

DATOS GENERALES Sexo Hombre Mujer Centro y Departamento de trabajo Categora profesional

Catedrtico/a de Universidad Profesor/a titular de Universidad Catedrtico/a de Escuela Universitaria Profesor/a titular de Escuela Universitaria Profesor/a contratado Profesor/a emrito

Personal investigador Utiliza la Biblioteca?


Con qu frecuencia utiliza la biblioteca durante el curso? 3 ms veces por semana 1 2 veces por semana 1 2 veces al mes nunca Usa los servicios y recursos de la Biblioteca Acudiendo directamente a los locales De forma remota (Internet) De ambas formas




Conoce la existencia de la coleccin de recursos electrnicos (revistas y bases de datos) suscritas por la Universidad?

S NO Utiliza las revistas electrnicas y/o impresas?

Utilizo exclusivamente revistas electrnicas Utilizo revistas electrnicas e impresas, pero principalmente electrnicas

Utilizo tanto revistas electrnicas como impresas Utilizo revistas electrnicas e impresas, pero principalmente impresas. Por favor indique los motivos: No estoy familiarizado con el servicio de revistas electrnicas No dispongo de conexin a Internet No hay revistas electrnicas en mi disciplina Por otra razn -------------------------------------------- Dejara de utilizar la versin impresa de una revista si tuviera disponible la versin electrnica?

S

NO Desde dnde accede a las colecciones electrnicas? (Seale tantas opciones como desee)

Desde mi despacho Desde casa Desde la biblioteca Desde otros sitios --------------------------------------------


opinin 1 2 3 4 5

Valoracin de instalaciones y equipamiento 1 Comodidad de las instalaciones 2 Ambiente de trabajo y estudio 3 Horario 4 Sealizacin 5 Nmero de puestos de lectura 6 Nmero de puestos informticos de consulta 7 Catlogo automatizado (OPAC) 8 Acceso a Internet 9 Reprografa




Valoracin de recursos de informacin 10 Adecuacin de fondos bibliogrficos a sus necesidades 11 Adecuacin de la coleccin de revistas en papel a sus

necesidades

12 Adecuacin del fondo de revistas electrnicas a sus necesidades




electrnica

18 Facilidad para obtener un documento que pertenece a una biblioteca de otra universidad o institucin




24 Facilidad para acceder desde la Biblioteca a otras Bibliotecas (Webs, Catlogos ...)

25 Facilidad para acceder a recursos de Consorcios y Redes (Madroo, Rebiun...)


prstamo


prstamo



33 Facilidad para acceder al prstamo en otras Bibliotecas Universitarias (Pasaporte Madroo)

Valoracin del Servicio de Adquisiciones

34 Adecuacin de los plazos de tramitacin de las adquisiciones

35 Facilidad para cursar peticiones de libros o sugerencias de compra

36 Adecuacin de la informacin sobre el estado de sus peticiones







39 Ayuda del personal de Biblioteca en la informacin y bsqueda de materiales electrnicos disponibles para mis asignaturas


41 Canais de comunicacin Biblioteca/Profesorado Valoracin del personal de la Biblioteca 42 Capacidad de gestin y resolucin de las preguntas del








ANEXO V

Encuesta de satisfaccin de usuarios. PAS Servicio Biblioteca

Modelo de Encuesta. Personal de Administracin y Servicios

DATOS GENERALES Sexo: Hombre Mujer

Escala o Grupo al que pertenece: A/I B/II C/III D/IV E/V Turno en el que trabaja: Maana

Tarde Unidad o Servicio en el que trabaja:

Cunto tiempo lleva trabajando en la Universidad?

ms de 15 aos entre 8 y 15 aos entre 3 y 7 aos menos de 3 aos

Utiliza la Biblioteca?


Con qu frecuencia utiliza la biblioteca?

3 ms veces por semana 1 2 veces por semana 1 2 veces al mes nunca Usa los servicios y recursos de la Biblioteca acudiendo directamente a los locales de forma remota a travs de Internet de ambas formas




Habitualmente utiliza la biblioteca por:

su actividad laboral por motivos de estudio

inters personal Conoce todos los servicios que ofrece la Biblioteca?

S NO Slo los servicios de prstamo y lectura en sala Conoce la oferta de sesiones de formacin de usuarios que tiene la biblioteca?

S NO


opinin 1 2 3 4 5

Valoracin de instalaciones y equipamiento 1 Comodidad de las instalaciones 2 Ambiente de trabajo y estudio 3 Horario 4 Sealizacin 5 Nmero de puestos de lectura 6 Nmero de puestos informticos de consulta 7 Catlogo automatizado (OPAC) 8 Acceso a Internet 9 Reprografa Valoracin de recursos de informacin 10 Adecuacin de fondos bibliogrficos a sus necesidades 11 Adecuacin de la coleccin de revistas en papel a sus

necesidades

12 Adecuacin del fondo de revistas electrnicas a sus necesidades




electrnica




18 Facilidad para obtener un documento que pertenece a una biblioteca de otra universidad o institucin




24 Facilidad para acceder desde la Biblioteca a otras Bibliotecas (Webs, Catlogos ...)


prstamo


prstamo



32 Facilidad para acceder a un documento que est en otras Bibliotecas

Valoracin de la Atencin al Usuario 33 Utilidad de las sesiones de Formacin de usuarios sobre

la Biblioteca


35 Ayuda del personal de Biblioteca en la gestin de materiales electrnicos disponibles


37 Canales de comunicacin Biblioteca/Personal de la Universidad

Valoracin del personal de la Biblioteca 38 Capacidad de gestin y resolucin de las preguntas del



40 Medios para la presentacin de quejas y sugerencias 41 Tratamiento de las quejas y sugerencias por la


42 Cordialidad y amabilidad en el trato del personal

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DIRECTRIZ 5