DM Tilsyn - Web · 2016-01-24 · 3 DM Tilsyn - Brukerdokumentasjon KOMME I GANG MED DM TILSYN WEB I dette kapitlet vil du få informasjon om hvilke fordeler det er å bruke et web-basert

DM Tilsyn - Web

Brukerdokumentasjon Release 1.0 29.10.2014

1

DM Tilsyn - Brukerdokumentasjon

INNHOLD

INNHOLD .................................................................................................................................................................... 1

KOMME I GANG MED DM TILSYN WEB ....................................................................................................................... 3

LITT OM LØSNINGEN ............................................................................................................................................................ 3

DM BRANN I NETTSKYEN ...................................................................................................................................................... 3

Fordeler ...................................................................................................................................................................... 3

PÅLOGGING ....................................................................................................................................................................... 4

HOVEDMENY ...................................................................................................................................................................... 4

ARBEIDSPLANLEGGING - OBJEKTLISTE ........................................................................................................................ 5

STATUSFARGER I ARBEIDSPLANLISTEN ...................................................................................................................................... 5

OBJEKTKORTET ........................................................................................................................................................... 7

INFORMASJON OM OBJEKTET ................................................................................................................................................. 7

Informasjon om eiere (kun dersom egen matrikkel) .................................................................................................. 8

VISE DATA FRA MATRIKKELEN ................................................................................................................................................ 9

VISE DATA I KARTSYSTEM ...................................................................................................................................................... 9

BRANNTEKNISK INFORMASJON ............................................................................................................................................... 9

TILSYNSDATO OG FREKVENS ................................................................................................................................................ 11

STATUS FOR OBJEKTET ........................................................................................................................................................ 11

KONTAKTPERSONER ........................................................................................................................................................... 11

SAKSBEHANDLINGER .......................................................................................................................................................... 12

HISTORIKK ....................................................................................................................................................................... 12

SAKSBEHANDLING (TILSYN / EGENMELDING O.L.) .................................................................................................... 13

NY AVTALE (STARTE EN NY SAKSBEHANDLING/TILSYN) .............................................................................................................. 14

SJEKKLISTER .............................................................................................................................................................. 16

SLIK LAGER DU EN NY SJEKKLISTE ........................................................................................................................................... 16

Avvik og anmerkninger i sjekklisten ......................................................................................................................... 17

LAGE TILSYNSRAPPORT OG ANDRE BREV (SAKSSTEG) .............................................................................................. 18

UTGÅENDE DOKUMENTER ................................................................................................................................................... 18

INNGÅENDE BREV / SCANNING ............................................................................................................................................. 20

Inngående dokument med kopier-og-lim inn ........................................................................................................... 20

Inngående dokument ved å lagre en fil .................................................................................................................... 20

RESTANSER / POSTJOUNAL .................................................................................................................................................. 20

ENDRING AV SAKSOPPSETT OG MALER .................................................................................................................... 21

SAKSMALER ...................................................................................................................................................................... 21

VELG OG REDIGER SAKSTYPER ............................................................................................................................................... 22

REDIGER BREVMALER ......................................................................................................................................................... 23

REDIGER SAKSGANGER ........................................................................................................................................................ 24

STATISTIKK OG DIAGRAMMER ............................................................................................................................................... 24

2


SAKER ....................................................................................................................................................................... 25

LISTE OVER SAKER .............................................................................................................................................................. 25

SAKER ............................................................................................................................................................................. 26

Ny sak ....................................................................................................................................................................... 26

JOURNALPOSTER (DOKUMENTER).......................................................................................................................................... 27

Inngående dokumenter ............................................................................................................................................ 27

Utgående dokumenter ............................................................................................................................................. 28

Skrive ut dokument – alltid via PDF .......................................................................................................................... 28

Jorunalføring i eksternt sakssystem ......................................................................................................................... 28

BRUKERMANUAL DM TILSYN – MOBIL ..................................................................................................................... 29

OM LØSNINGEN ................................................................................................................................................................ 29

PÅLOGGING ..................................................................................................................................................................... 29

HOVEDMENYEN ................................................................................................................................................................ 29

Språk og farger......................................................................................................................................................... 30

Objektlisten .............................................................................................................................................................. 30

RESULTATET AV SØK ........................................................................................................................................................... 30

OBJEKTKORTET ................................................................................................................................................................. 31

Kontaktperson .......................................................................................................................................................... 31

Informasjon om objektet .......................................................................................................................................... 31

Brannteknisk informasjon ........................................................................................................................................ 32

Hendelser og historikk .............................................................................................................................................. 33

Saksbehandlinger / utførte tilsyn ............................................................................................................................. 34

Sjekkliste .................................................................................................................................................................. 34

AVVIK OG MERKNADER ....................................................................................................................................................... 34

Registrere inn nytt avvik/anmerkning ...................................................................................................................... 35

Sett inn dato ved bruk av kalender .......................................................................................................................... 35

Legge til ny sjekkliste ................................................................................................................................................ 35

SLIK LAGER DU EN SNARVEI / TIL HJEM-SKJERM ....................................................................................................................... 36

ADMINISTRATOR ...................................................................................................................................................... 37

LISTE OVER BOKMERKER SOM KAN BRUKES I MALER .................................................................................................................. 37

3


KOMME I GANG MED DM TILSYN WEB

I dette kapitlet vil du få informasjon om hvilke fordeler det er å bruke et web-basert program og hvordan

du kommer i gang med bruken av programmet.

LITT OM LØSNINGEN

DM Tilsyn Web benyttes i brannvesenets forebyggende avdeling for å føre tilsyn med særskilte

brannobjekter, jfr.§13 i brann- og eksplosjonsvernloven. I tillegg kan det registreres inn andre typer

objekter, og tilsyn med farlige stoffer.

Programmet bruker sjekklister for å registrere avvik og anmerkninger ved tilsynet. Tilsynsrapporten

genereres deretter ut i fra de avvik og anmerkninger som er registrert i sjekklisten. Sjekklistene kan også

fylles ut ved hjelp av smarttelefon eller nettbrett.

DM Tilsyn Web er 100 % web-basert. Det trenger ingen lokal installasjon, kun

pålogging over Internett. Programmet er en modul i DM Brann serien og en

generell brukerveiledning til serien finnes på programsidene etter pålogging.

DM BRANN I NETTSKYEN

Fordeler

Alltid oppdatert og korrekt installert – alltid siste versjon fordi det bare finnes én versjon. Ingen

bekymringer med installasjoner og oppdateringer.

Sikker og tilgjengelig lagring av kundens data – lagring er overlatt til oss, ingen bekymringer for

diskplass/-problemer, sikkerhetskopi og vedlikehold av data. Lagring på server som er tilgjengelig

på Internett gir tilgjengelighet fra hvor som helst.

Lisensiering – enklere å legge til og fjerne brukere. Enklere å utvide eller innskrenke. Nøyaktig

oversikt over brukere pr. kunde.

Sentral prosessering – trenger ikke kraftige PC-er, nettbrett eller mobil. Selve prosesseringen

foregår på vår webserver.

Kompatibilitet – ikke avhengig av et spesielt operativsystem eller spesielle krav til maskinvare. Lå

lenge maskinen har en nettleser vil programmene fungere. Enklere for både utviklere og kunder.

Siden programmet ligger i "nettskyen" må man ha internettilgang hele tiden - I framtiden vil

imidlertid nettilgang være like forventet å ha overalt og til enhver tid som strøm.

4


PÅLOGGING

Påloggingen skjer fra følgende adresse:

dmbrann.no. Ved å skrive inn denne adressen i

nettleseren vil du få opp påloggingsbildet. Her

skriver du inn brukernavn og passord, og klikker

deretter [OK] knappen (eller trykker Enter-tasten

på tastaturet)

Du kan også hake ut for om programmet skal

huske brukernavn, passord og eventuelt om det

skal være automatisk pålogging. Dersom det er bare du som bruker din PC så kan dette godt hakes ut, men

dersom flere brukere er inne på din pålogging i Windows anbefales dette ikke, av sikkerhetshensyn.

Du kan også endre språk, farger/skriftstørrelse, logge av og skrive ut skjermbildet som er framme ved å

velge øverst på linjen i programmet. Dette er standard for alle modulene i DM Brann-serien, og du kan

finne mer informasjon om dette i felles brukermanual (se startbildet når du har logget på).

Husk at en del registreringer, rapporter, tekstmaler og annet er koblet mot innlogget bruker. Pass derfor på

å logge inn med rett brukerkonto.

Tips: Ved utskrift av skjermbildet er det lurt å skjule menyen til venstre først. Klikk på den lille [-] knappen

øverst til venstre i menyen (se under).

HOVEDMENY

Etter at du har blitt godkjent og fått logget på vil du få opp

hovedmeny(er) for de modulene du har tilgang til. Modulene vises

hele tiden til venstre i nettleseren, men det er også mulig å skjule

menyen midlertidig ved å klikke den lille [-]-knappen oppe til

venstre i menyen. Klikk [+] på samme sted for å få den fram igjen.

Ved å klikke på modulnavnet, "DM Tilsyn" i dette tilfellet, vil du få

opp startsiden for valgte modul.

Under modulnavnet kommer de menyvalgene som gjelder for

denne modulen (se figur til høyre). Valgene du får i menyen vil

variere, ut fra hvilke rettigheter du har og hvilke moduler du har

tilgang til. I eksemplet har brukeren tilgang til 3 modulen, DM

Vedlikehold, DM Objektsyn og DM Tilsyn.

Du kan klikke i menyen når som helst, men husk alltid på å lagre det du har registrert først!

5


ARBEIDSPLANLEGGING - OBJEKTLISTE

Arbeidsplanbildet får du fram ved å klikke på menyvalget "Vis Arbeidsplan". I dette bildet vil du få opp en liste over alle registrerte særskilte brannobjekter, andre brannobjekter og andre saker. Listen kan filtreres etter følgende kriterier:

Klikke i kalenderen - viser frister som forfaller akkurat denne dagen. Disse er merket med rødt i kalenderen.

"Søk etter" - viser objekter hvor navn, adresse eller status som inneholder kriteriet som skrives inn. Trykk Enter-tasten på tastaturet eller klikk [Søk]-knappen helt nederst i søkefeltet. Du kan også skrive inn objekttypen for å vise alle objekter av denne typen.

"Kommune" - viser objekter kun for valgt kommune.

"Saksbeh.:" - viser objekter som har satt "Saksbehandler". NB! Ikke det samme som saksbehandlers liste. (gjeldende saksbehandler registrert på objektkortet.

"Neste" - viser objekter som har en neste tilsynsdato innen den dato som skrives inn.

"Frist" - viser objekter som har en frist som forfaller innen denne dato, f. eks. frist for tilbakemelding.

«Tilsynsstatus» - filtrerer objektene etter statustypen de har som er «Tilsyn», «Egenmelding», «Vurderes registrert», «Avgang» og «X-objekter»

Listen filtreres ut fra alle kriterier samlet og iverksettes når du klikker knappen [Søk] eller Enter-tasten. For å fjerne filtreringer klikk [Blank ut]-knappen. I tillegg kan du sette på spesielle filtre før du velger andre kriterier. Dersom du klikker på linken «Komm.» er det kommunale objekter som vises. Dersom du klikker «Egne» er det dine egne objekter som vises. Du kan også klikke «Hittil i år» og «Gjenstår» for å vise disse objektene. I eksemplet under vises kun objekter som har "skole" som en del av objektnavnet eller adresse, som har neste tilsynsdato innen "01.11.12" og som er i "Steinkjer kommune". Objektlisten kan deretter sorteres i den rekkefølge du ønsker. Dette gjøres ved å klikke i kolonneoverskriften i den kolonnen som skal sorteres. Dersom du f.eks. ønsker å sortere etter objektnavn, klikk én gang i overskriften "Objektnavn". Dersom du klikker en gang til i samme kolonne vil listen sorteres synkende etter objektnavn. Klikk på objektnavnet i listen for å se objektinformasjon (objektkortet).

6


STATUSFARGER I ARBEIDSPLANLISTEN

De forskjellige objektene i arbeidsplanen endrer status etter hvert som tiden går. Dette markeres med forskjellige farge helt først på raden med objektet. Dersom et objekt ikke har farge betyr dette at det er ok (foreløpig) helt til en frist er forfalt. I listen nedenfor har 1. objekt status "Forfalt tilsyn", 2. er godkjent og ingen forfall, 3. objekt har en frist som må følges opp og 4. objekt er OK inntil fristen går ut (da blir den rød).

I tillegg vises farger på «objekttype» teksten hvilken risiko som dere har vurdert for objektet. Rød for risikoverdi 0-1, gul for risikoverdi 2-3 og grønn for risikoverdi 4-5. NB! Dette er ikke det samme som risikoklasse, men en risiko som dere i brannvesenet har vurdert objektet til. Denne kan brukes bl.a. for å prioritere hvilke objekter som man må være ekstra påpasselig med.

: OK (foreløpig) : Godkjent : Neste tilsynsdato forfalt : Forfalt(e) frist(er)

7


OBJEKTKORTET

For å vise hvilken informasjon som er tilgjengelig i bildet for objekter tar vi utgangspunkt i et eksempel, se

bildet under, og viser hvordan du får fram informasjon om alt objektet består av. Dette bildet kaller vi

objektkortet. Her får vi informasjon om objektet og foretar saksbehandlinger (sender brev, tilsyn m.m.)

med utgangspunkt i kortet. Objektinformasjonen åpnes i visningsmodus og du må klikke på [Rediger]-

knappen for å endre på informasjonen. Dette ser vi på nedenfor.

INFORMASJON OM OBJEKTET

Et særskilt brannobjekt opprettes ved å sette sammen en eller flere bygninger (bygningsnummer) hentet

fra eiendoms-registeret, se punktet "Opprette nytt objekt" under.

Grunnleggende om felt og poster

Felt: Et felt kan være f.eks. Tilsynsstatus, Objektstatus eller Poststed (se bildet over).

Post: Feltene samles i en post. Én post er betegnelsen på flere felt som hører sammen. En post er altså

bygd opp av ett eller flere felt. En post kan sammenlignes med arkivkortene i et manuelt arkiv. Objektkortet

kan kalles en post.

All informasjon om et objekt kan fås frem med utgangspunkt i objektkortet. En del av informasjonen ligger

skjult fordi det vil være for uoversiktlig å få fram alle opplysningene på en gang. Noe informasjon ligger på

arkfanene som kan klikkes på midt i skjermbildet, og noe informasjon kommer fram ved å klikke på linker i

et felt eller klikk på en [Detalj]-knapp: eller [Rediger]-knapp: . For å endre på opplysninger om

objektet, klikk [Rediger]-knappen. Det finnes også en [Slette]-knapp som kan brukes til å slette noen

elementer: .

Vis i kart Vis

matrikkeldata

Tilbake til arbeidsplan

Rediger objektdata

Rediger brannteknisk

Nytt sakssteg

Vis farligstoff fra FAST-reg.

Rediger objektinfo

8


Informasjon om objektet er delt inn på følgende måte: Øverst del av skjermbildet er delt i 3 kolonner, der

den første delen lengst til venstre inneholder informasjon om objektet. Det særskilte brannobjektet gis et

navn (kjentnavn på folkemunne), objekttype (så detaljert som ønskelig), status (se nedenfor),

tilsynsfrekvens og siste/neste tilsynsdato og om kommunen er eier/bruker av objektet.

De mulige typer status et objekt kan ha er:

Vurderes registrert: Vurderes som tilsynsobjekt

Tilsyn: Tilsynsobjekt

Egenmelding: Tilsynsobjekt som har egenmelding

Avgang: Avgått objekt.

Midt i bildet er det informasjon om hovedadresse, gårds- og bruksnummer og eier. Eier hentes direkte fra

eiendomsregisteret dersom det er lagt inn i databasen (se eksempel under). Vær oppmerksom på at eier

MÅ legges inn som kontaktperson på flippen «Kontaktpersoner» for å kunne sende brev/e-post/SMS til

denne.

Helt til høyre i skjermbildet angis bygningen(e) som objektet består av og representeres av et unikt

bygningsnummer og et løpenummer. Disse dataene hentes fra eiendoms-registeret (Matrikkelen) og et

objekt kan bestå av flere bygninger. For å få fram brannteknisk informasjon, klikk på ønsket

bygningsnummer.

NB! Dersom det fins flere bygninger, klikk på riktig bygningsnummer først. Øverste felt på brannteknisk-

skjemaet er et notatfelt for å kunne holde bygningene atskilt, for eksempel "Nybygget"/"Gammelbygget".

(Se skjermbilde på neste side for eksempel).

Informasjon om eiere (kun dersom egen matrikkel)

Dersom matrikkeldata er lagt inn i deres

database er det mulig å få fram opplysninger

om hvilke eiere som er registret på objektet.

Dette hentes fram via bygning(ene) som er

koblet til objektet. Du kan klikke på eierens

navn for å se mer informasjon, og å registrere

inn ekstra informasjon som e-post adresse,

telefon og mobil. NB! Informasjon om eier åpnes i et eget «pop up» vindu. I enkelte nettlesere må du

bekrefte at disse skal åpnes.

9


VISE DATA FRA MATRIKKELEN

Klikk på [Statens kartverk]-ikonet for å søke fra matrikkeldata for valgte gårds- og bruksnummer. Da åpnes

kartverkets "Se eiendom" i en egen arkfane. Her får du opplysninger om valgte eiendom,

bygninger som ligger på den og adresser på eiendommen.

Fra dette skjermbilde kan du notere ned ønsket

bygningsnummer eller kopiere bygningsnummeret

og lime det inn på objektkortet.

Informasjonen åpnes i en egen fane som kan

lukkes.

Knappen klikkes (øverst i bildet) for å vise

eiendomsinformasjon.

VISE DATA I KARTSYSTEM

Det er mulig å vise objektet i forskjellige web-

baserte kartsystemer. Klikk på Kart- knappen for å

vise i kart. NB! Kartet åpnes i ny arkfane i nettleseren.

Oppsettet på hvilket kartsystem som skal benyttes gjøres av Datamann AS og det er som oftest kommunens web-kart løsning som benyttes.

BRANNTEKNISK INFORMASJON

Brannteknisk informasjon registreres på valgte bygning. Det vil

si at dersom et objekt har flere bygninger bør disse registreres

som egne bygninger, dersom det er store forskjeller på den

branntekniske informasjonen som skal registreres pr bygning.

I tillegg til å krysse av om bygningen har brannalarmanlegg,

sprinkleranlegg, brannventilasjon, ledesystem (nødlys) og annen

bygningsteknisk informasjon, kan man registrere inn detaljer på

hvert enkelt punkt.

Tips! For å ha med et blankt skjema på tilsyn, kan du også skrive

ut dette ved å klikke på [Skriver]-ikonet. Se markering i

eksemplet til høyre.

10


For å få fram alle brann-

tekniske detaljer velger

du først hvilken bygning

det gjelder (dersom flere)

og klikker på Rediger-

knappen. NB! Dersom det

ikke er registrert noe

brannteknisk på bygnin-

gen, klikk Legg til-

knappen.

NB! Husk å klikke på

Lagre-knappen nederst i

skjemaet når du er ferdig

å registrere!

11


TILSYNSDATO OG FREKVENS

Tilsynsdatoen oppdateres automatisk ut fra siste gjennomførte tilsyn. Dvs. at straks du har registrert en

tilsynsrapport i saksbehandlingen vil feltet for siste tilsyn oppdateres. Neste-dato oppdateres ut fra siste

tilsynsdato og frekvensen på tilsyn. Vær oppmerksom på at objekter som har status "Egenmelding" kan ha

neste dato for egenmelding istedenfor dato for neste tilsyn.

Tilsynsfrekvensen angir hvor ofte det skal utføres tilsyn/egenmelding på objektet. Hvert år, hvert annet år

osv.

STATUS FOR OBJEKTET

Status for et objekt settes som oftest automatisk. Du kan imidlertid selv sette en bestemt status og en

eventuell frist for denne statusen. Dette kan være nyttig dersom det er spesielle ting ved objektet som du

ønsker å bli minnet på, f.eks. "ring tilbake til eier", "følg opp pålegg", mm. For å gjøre dette, klikk på en av

[Rediger]-knappene og skriv inn i status- eller fristfeltet.

KONTAKTPERSONER

På den første arkfanen nederst i objektinformasjonsbildet får du lister over kontaktpersoner. Navn, adresse,

epost og lignende registreres inn FØR disse kan brukes til å sende informasjon ut til.

Du kan klikke på [Rediger]-knappen på linjen for en bestemt kontakt for å se detaljer og for eventuelt å

endre på opplysninger.

12


For å legge til en ny kontakt, klikk på [Ny]-knappen øverst på arkfanen Kontaktpersoner.

Dersom en person/enhet er kontaktperson for flere objekter kan alle disse objektene registreres inn på

denne kontaktpersonen og havne på riktig objekt under arkfanen Kontaktpersoner. På denne måten slipper

du å gå inn på hvert objekt for å registrere dette inn.

Husk å klikke [Lagre]-knappen for å lagre endringene.

For å sende SMS til ønsket kontakt, skriv inn teksten i feltet "Send SMS" og klikk [Send]-knappen.

SAKSBEHANDLINGER

På arkfanen Saksbehandlinger får du oversikt over alle de tidligere saksbehandlinger som er gjort, og

saksgangen i disse. For å se nærmere på et steg i saksbehandlingen (for eksempel et dokument), klikk [Vis]-

knappen på ønsket rad, eventuelt [Rediger]-knappen for å endre på et steg. NB! Dersom et sakssteg er satt

til status "Ferdigbehandlet" vises kun [Vis]-knappen for valgte steg.

Status for de forskjellige stegene i listen kan endres ved å velge i nedtrekkslisten.

Se for øvrig kapittelet Saksbehandling senere for å lære hvordan starter nye saksbehandlinger (avtaler) og

velger nye steg legges til.

HISTORIKK

Etter hvert som opplysninger om objektet endres, og det saksbehandles (foretas tilsyn), vil det genereres

en liste over hva som skjer med objektet. På de rader som har "dokument" som type kan man få se på

dokumentet som er skrevet ved å klikke på raden.

13


BILDER OG FILER

Du kan lagre bilder og andre filer som tilhører objektet på flippen «Bilder og filer». Det kan være mange

forskjellige formater både bilder, dokumenter i Word, Excel og PDF format.

RISIKO/SÅRBARHET

På flippen «Risiko/sårbarhet» listes alle aktive avvik ut som det er satt en risiko på. Med aktive avvik menes

sjekkpunkter det er haket ut for avvik, som har risiko og som ikke har hake på «OK». Denne listen danner

grunnlaget for risikovurderingen som dere gjør, og som settes i feltet «Risiko» på objektkortet.

14


SAKSBEHANDLING (TILSYN / EGENMELDING O.L.)

Når du skal foreta et tilsyn eller sende ut egenmeldingsskjema o.l. starter du en ny avtale (saksbehandling).

En saksbehandling består av flere saksbehandlingssteg der hvert steg har et eller flere gyldige «neste

steg». Saksgangen bestemmes etter egne saksmaler som kan endres på, eller man kan opprette nye. I

tilsynsmodulen ligger det som standard tre saksmaler: Tilsyn, Egenmelding, Systemtilsyn og registrering

som særskilt brannobjekt. Man kan legge til egne ved behov, f.eks. saksmal ved Fellestilsyn, Tilsyn med

farlig stoff osv.

Når vi skal foreta en saksbehandling må vi først finne fram kortet til objektet vi skal saksbehandle på. Dette

gjør vi via søk i arbeidsplanleggingslisten og valg av ønsket objekt. Deretter starter saksgangen med en

avtale som også bestemmer hvilken saksmal og eventuell sjekkliste som skal benyttes.

NY AVTALE (STARTE EN NY SAKSBEHANDLING/TILSYN)

Slik starter du en saksbehandling/tilsyn:

1. Når du har fått fram kortet til ønsket objektet, klikk på arkfanen Saksbehandlinger dersom

denne ikke vises allerede.

2. Klikk knappen [Ny avtale] på denne arkfanen og skriv inn ønsket

informasjon om avtalen/saksbehandlingen: Skriv inn avtaledato og velg

saksmal (tilsyn/egenmelding osv), avtaletype, sjekkliste, klokkeslett og varighet. Velg

kontaktperson, og om

eventuelt andre enn

saksbehandler og

brannvernleder skal

delta på tilsynet.

3. Klikk [Til kalender]-

knappen og velg

deretter «åpne» for å

lagre avtale i f.eks.

Outlook.

4. Klikk [Lagre]-knappen.

Velg ønsket saksbehandling / tilsyn

Klikk for Sjekkliste

Detaljer om avtalen. Bl.a. endre tilsynsdato

Ny avtale om f.eks. tilsyn, egenmelding

Nytt Sakssteg

Se på, endre eller slett

steg

15


Nå er saksbehandlingen startet og du har registrert inn tidspunkt osv. Deretter må du legge inn sakssteg,

som oftest «Avtale om …», og sende brev eller e-post til kontaktpersonene. Merk: dersom du har valgt

«Avtaletype» telefon så må du fortsette saksgangen slik som nevnt under. Hvis annen «Avtaletype» er valgt

kommer sakssteg skjemaet fra.

For å fortsette med neste steg i saksgangen, som for eksempel sending av «avtale om tilsyn» eller

en tilsynsrapport, klikk på [Legg til]-knappen til venstre på arkfanen Saksbehandlinger. Slik

gjøres de forskjellige stegene i saksgangen. Det er

alltid kun de neste mulige steg som kommer opp

som alternativer for neste steg (se figur).

Merk: Før tilsynsrapport saksbehandles bør man

fylle ut en sjekkliste, men det er ikke en absolutt

nødvendighet. Hvis man velger å ikke bruke

sjekklister må man selv skrive inn avvikene i

tilsynsrapporten.

For å endre tilsynsdato, klikk på knappen [Detaljer om avtale] og endre feltet "Frist / gjennomføringsdato".

For egenmelding er denne datoen det samme som frist for innsending av denne.

For å slette et steg i saksgangen, klikk det røde krysset til venstre for ønsket steg. For å slette en hel

saksgang, slett alle stegene, og deretter klikk [Detaljer om avtale]-knappen og deretter [Slett] inne på

ønsket saksbehandling.

16


SJEKKLISTER

Etter at et tilsyn er utført skal tilsynsrapporten skrives. I DM Brann gjøres dette enkelt ved å registrere inn

avvik i en sjekkliste. Hver saksbehandling (tilsyn) har en egen sjekkliste med egne registreringer i. For hvert

sjekkpunkt kan du velge avviksfraser, eller skrive inn avvikene selv. Man krysser om det er avvik eller

anmerkning for hvert sjekkpunkt. Det er kun punktene med avvik/anmerkninger som blir tatt med i

tilsynsrapporten.

SLIK LAGER DU EN NY SJEKKLISTE

Hver sjekkliste er som nevnt koblet opp mot en bestemt saksbehandling. En saksbehandling kan være et

tilsyn, egenmelding, tematilsyn o.l. alt etter hvilken saksmal som er valgt. Hver saksbehandling er igjen

koblet opp mot et bestemt objekt. Du må derfor først hente fram objektet, deretter gjør du følgende:

1. Klikk på arkfanen «Saksbehandling» og velg

ønsket saksbehandling i nedtrekkslisten.

2. Klikk på knappen [Sjekkliste]

3. Dersom det er laget en sjekkliste for valgte

saksbehandling vil disse vises i skjermbildet som

kommer fram. Hvis det ikke kommer fram

sjekkpunkter må du klikke på [Legg til]-knappen helt til venstre på linjen for å velge hvilken

sjekkliste som skal benyttes. Her brukes som oftest «Standard sjekkliste» eller «Detaljert liste»,

men det finnes også spesielle lister for «farlige stoffer», «brannvegg» mm.

4. Når du har valgt riktig sjekkliste, kan denne skrives ut ved å klikke

på skriver-knappen helt øverst til høyre (ved siden av «Logg ut»).

5. Klikk [Legg til saksbehandling]-knappen for å lagre sjekkpunktene

på valgte saksbehandling. Se bilde på neste side.

eller

For å velge et bestemt sjekkpunkt eller et avvik, klikk på «rutene»

for å få fram registrering av avviket.

På figuren til høyre vises sjekkpunkter

med avviksfraser i sjekklisten «Detaljert

sjekkliste». For å skrive ut listen for å ha

med på tilsynet klikk på skriver ikonet

øverst til høyre i tittelen.

17


Avvik og anmerkninger i sjekklisten

Når sjekkpunktene er lagt til

saksbehandlingen kan du begynne å

registrere inn avvik og anmerkninger på

hvert sjekkpunkt.

Klikk på [Rediger]-knappen (ikon med

blyant på) på ønsket sjekkpunkt for å skrive

inn detaljer om avviket.

I registreringsskjema som kommer fram

gjelder følgende:

1. Avviksteksten kan skrives inn eller ved å velge en eller flere avviksfraser.

2. Avvikskommentarer kan skrives inn eller ved å velge en eller flere kommentarfraser.

3. Merknader/anmerkninger skrives inn, eller man velger en eller flere merknadskommentarer.

Avviksteksten vil da gjelde som anmerkningstekst.

4. Når et sjekkpunkt er sjekket og funnet i orden, hak ut for «OK» og angi eventuelt dato for når det

har vært utført/utbedret.

5. Lovtekstene/paragrafene er koplet opp mot hvert enkelt sjekkpunkt, slik at du ikke trenger å

referere til hvilken lovtekst som gjelder.

6. Klikk [Lagre]-knappen når du er ferdig.

Dersom du benytter nettbrett-/mobilversjonen av DM Brann så kan dette registreres ute på tilsynet. Du

kan eventuelt gå inn i programmet for å skrive detaljer på hvert sjekkpunkt.

For å endre eller legge til sjekkpunkter velg «Branntilsyn» - «Sjekklister» og deretter rediger-knappen. Se et

senere kapittel om hvordan dette gjøres.

18


LAGE TILSYNSRAPPORT OG ANDRE BREV (SAKSSTEG)

Etter at sjekklisten er fylt ut kan du generere og skrive ut en tilsynsrapport. For å gjøre dette må du lage et

nytt sakssteg og velge sakstype «Tilsynsrapport …»

UTGÅENDE DOKUMENTER

1. På arkfanen «Saksbehandling» klikker du på [Legg til]-knappen.

2. I bildet som kommer fram velger du Sakstype. I eksemplet under er det «Tilsynsrapport med

avvik».

3. Klikk på [Sett inn mal]-knappen.

4. Gjør endringer i brevet og klikk [Skriv ut]-knappen helt nederst på siden. Rapporten blir da også

automatisk lagret. Dersom du ikke ønsker å skrive ut, klikk [Lagre]-knappen

19


Alle brevene lagres i PDF format på sakssteget og forhåndsvises i PDF programmet (f.eks. Acrobat Reader)

først. For å skrive ut, klikk på «Skriv ut»-knappen i PDF programmet. Her kan du også klikke på [E-post] for å

sende brevet til alle kontaktpersoner med registrert e-post adresse. Dette sendes som tekst og mottaker

blir alltid bedt om å bekrefte at den er mottatt.

20


INNGÅENDE BREV / SCANNING

For å registrere inngående dokumenter bruker man samme framgangsmåte som ved utgående. Forskjellen her er at man lagrer det inngående dokumentet på 2 forskjellige måter:

Inngående dokument med kopier-og-lim inn

Dersom det inngående dokumentet kommer på e-post kan man kopiere det som står i e-posten og lime

dette inn på et sakssteg i dokument-editoren. Dette kan gjøres med å merke teksten høyreklikk og velg

«Kopier» i e-posten, og deretter gå til sakssteget og sett markøren i editor-feltet og høyreklikke og «Lim

inn». Du kan også markere deretter holde nede ctrl-tasten og trykke bokstaven C for kopier og ctrl-V for å

lime inn.

Man kan også bare skrive inn et lite resyme av en samtale / tilbakemelding man har fått hos

brannvernleder eller annen kontaktperson rett i editoren.

Inngående dokument ved å lagre en fil

Dersom et innkommet dokument kommer som et

vedlegg i en e-post eller scannes inn lagres

dokumentet som en fil. Denne filen kan lagres på et

sakssteg. For å gjøre dette klikk [Velg fil] knappen i

«Rediger saker»-skjemaet og bla fram til ønsket fil.

Klikk [Åpne].

Klikk [Lagre] knappen helt nede i skjemaet.

RESTANSER / POSTJOUNAL

Ved å velge «Branntilsyn – Vis

restanser / postjournal» kan du få opp

liste over alle sakssteg som er

foretatt, både i «Branntilsyn» og

«saker». Listen kan filtreres på

forskjellige kriterier, og du kan også

skrive ut postjournal i et bestemt

tidsrom. For å hente opp en

objekt/sak eller et

sakssteg/jorunalpost klikk på

linkene som ligger under

overskriftene «Sakstittel» og

«Innhold» (Se figur)

21


ENDRING AV SAKSOPPSETT OG MALER

Det er bare brukere med administrator tilgang som kan legge til

nye maler og endre eksisterende. Denne brukeren får opp et

eget valg i hovedmenyen som heter «Oppsett og maler» under

«Admin info» feltet.

Som et eksempel vises deler av måten å sette opp en saksgang

på under. Figuren viser hvordan dette henger sammen og hvilke

benevnelser som brukes:

Til figuren over: Grønn boks angir Saksmal. Blå boks angir Sakstyper

* De fleste sakstyper har også en brevmal

SAKSMALER

En saksmal bestemmer hvilken kjede av sakstyper som skal brukes i en saksbehandling. En typisk saksmal

kan være «Tilsyn», «Egenmelding», «Systemtilsyn» o.s.v.

Neste steg Saksganger

av sakstyper

Saksmal

Tilsyn

Umiddelbar bruksnekt*

Tilsynsrapport med avvik *

Mottat svar

Manglende tilbakemeld.*

Tilsynsrapport uten avvik *

Godkjent

Tematilsyn

Egenmelding

22


NB! ID felten må ikke endres etter at det er tatt i bruk, og må være unikt. I feltet «Neste saksmal» angis

hvilken saksmal som skal endres til hvis «Egenmelding». Feltet «Start sakstype» angir hvilken sakstype som

starter kjeden av sakstyper. D.v.s. at steget etter «Start sakstype» er «Start».

VELG OG REDIGER SAKSTYPER

Et saksmal (f.eks. saksmalen «tilsyn») består, som nevnt tidligere, av en rekke sakssteg. Hvert sakssteg har

en kobling mot en sakstype. Hver sakstype har en kobling mot en mal.

Du kan søke etter et bestemt ord i en sakstypetekst, eller velge en bestemt sakstype for å se og endre

detaljer om denne sakstypen. NB! Det er lurt å legge inn Malen først, fordi da kan du velge ønsker mal med

det samme i listen.

Forklaring til feltene:

Sakstypetekst Det er denne teksten som kommer fram i sakssteget når du skal velge sakstypen dette steget har.

Sakstype Her skal det stå 0 (fremtidig bruk for å filtrere forskjellige sakstyper) Saksgruppe Dette feltet har to funksjoner. Den ene funksjonen er å sette oppdatere siste

og neste tilsynsdato. For å oppdatere siste og neste tilsynsdato MÅ saksgruppen være «Tilsyn» eller «Egenmelding». For å oppdatere «neste tilsynsdato» MÅ saksgruppen være «Avtale» eller «Varsel». Den andre funksjonen er å kunne gruppere på saksgrupper i forhold til statistikk. Her kan man selv skrive inn ønsket saksgrupper og så summers antall sakssteg i periode for denne saksgruppen.

Sette objektstatus Sett hake her dersom dette steget skal sette statustekst og eventuell frist på objektkortet

Frist Sett inn antall dager fra dagens dato fristen skal foreslås til. Sakstype mal Dokumentmalen som skal gjelde for dette steget. Eksternmal Kan stå blankt (fremtidig bruk)

23


REDIGER BREVMALER

En brevmal kan knyttes opp i mot en eller flere sakstyper. D.v.s. at maler kan «gjenbrukes» i flere sakssteg i

saksgangen. Se markering i figur på forrige side. For å endre eller legge til nye brevmaler velg «Oppsett og

maler» i hovedmenyen, deretter «Rediger maler». Velg hvilken mal som skal redigeres. Husk å klikke på

[Lagre] etter at du er ferdig med redigeringen.

Merk: Topptekst (med logo,

navn på enhet osv.) som er

registrert inn på hver enkelt

avdeling/kommune kommer

alltid i tillegg på toppen av

dokumentet. Du trenger derfor

ikke å legge inn dette på hver

enkelt mal.

Bokmerket *avdelingfooter*

kan også benyttes i malene for

å sette inn underskrifter m.m.

Dette er bunntekst som er

registrert på hver enkelt

avdeling/kommune.

24


REDIGER SAKSGANGER

For dette valget kan du sette opp nye saksganger og hva som skal være de forskjellige stegene i

saksgangen. Her setter du også hvilke steg som skal komme etter hvert steg («neste steg»).

STATISTIKK OG DIAGRAMMER

DM Tilsyn inneholder en egen side med diagrammer som viser forskjellige statuser/statistikker. Disse

diagrammene kan filtreres på kommunenummer og man kan sette inn forskjellige datointervaller. Man kan

også gruppere dataene på dag, uke, måned, kvartal eller år. Figurene nedenfor er eksempler på

diagrammer som vises på denne siden som får fram ved å velge «Brannsyn» - «Diagrammer/status»

25


SAKER

«Saker» er en egen modul som fungerer som et sakssystem. Systemet følger ikke Noark4 standarden, men

de viktigste registreringene i forhold til saks- og dokumentbehandling kan gjøres i systemet.

Systemet dekker:

Liste over saker med filtrering på «Kommune», «Ansvarlig saksbehandler», «Saksfrist», «Arkivkode»,

«Saksstatus» og generelt søk i feltene «sakstittel», «Saksmerknad», «Saksmottaker/avsender» og

«Adresse»

Registrering av inngående og utgående saker/brev

Registrering av inngående og utgående dokumenter/brev (Journalposter) basert på egendefinerte

maler og lagring av eksterne dokumenter.

Innregistrering av parter i sak (dersom flere)

Utsending av dokumenter/brev på e-post eller utskrift.

Lagring av historikk på sak for hver registrering som gjøres.

Diagrammer, statistikker og rapporter (b.la. postliste)

LISTE OVER SAKER

Listen over saker er bygget opp med mulighet for filtrering av listen. Dette velges på toppen i bildet. Klikk

«Finn poster» knappen for å iverksette filtreringen. Listen kan sorteres ved å klikke på overskriften i listen.

Til venstre for hver linje i listen er det mulig å klikke på ikoner for å «Se på», «Endre» eller «Slette» valgte sak/dokument. Disse ikonene vil variere alt etter som hvilke rettigheter brukeren som er logget på har. Det er f.eks. kun administratorer som kan slette, og lese-brukere kan kun «Se på» hver sak. Status for saken vises med fargekoder til venstre i kolonnen «Sta.» Rød betyr at en frist er forfalt, Grønn betyr «Ferdigbehandlet» og gul er «Til behandling» Klikk ønsket ikon til venstre i listen for å komme inn på «Saks-kortet».

26


SAKER

På sakskortet ser du data om valgte sak. I tillegg er det «Flipper» nede på kortet som viser liste over

«Parter» (Avsendere og mottakere), «Journalposter» (Inngående og utgående brev) og «Historikk»

(Endringer gjort på saksdataene)

Tips: Dersom dere ønsker noen stikkord om saken som skal være mulig å søke på, skriv disse ordene inn i

feltet til høyre i bildet «Merknader / Søkeord»

Ny sak

En sak kan være både et inngående og et utgående

dokument. Saken kan ha både inngående og utgående

journalposter knyttet til seg som tilhører samme sak. Slik

registrerer du inn en ny sak:

1. Klikk «Legg til ny sak» under menyen «Sak»

2. Fyll ut skjemaet med data om saken og klikk «Lagre» knappen.

3. Nå blir opprettet sak liggende

øverst i listen over saker og du kan

eventuelt registrere inn

journalposter som er det

inngående dokumentet, og

eventuelle svar. (Se neste side)

27


JOURNALPOSTER (DOKUMENTER)

Alle inngående og utgående brev i saken registreres inn som en «Journalpost». Her velger du også

forskjellige «Sakstyper» som angir hvilken brevmal som skal benyttes. Du kan også skrive inn tekst i

editoren som utgjør selve brevet. Her kan du godt lime inn f.eks. en inngående tekst fra en e-post, eller

lagre dokumenter (som Word eller PDF filer). Se også «Lage tilsynsrapport og andre brev (sakssteg)» på side

18.

Inngående dokumenter

For å registrere inn et inngående dokument gjøres dette ved å klikke på «Ny» knappen og deretter velge

sakstype «Inngående..» Deretter kan du lime inn teksten fra f.eks. en e-post i «Dokument» feltet. Tips:

merk teksten i eposten og trykk ctrl-c på tastaturet for å kopiere. Sett deretter markøren i dokument feltet

og trykk ctrl-v for å lime inn. Husk å klikk «Lagre» knappen når du er ferdig!

Dersom det inngående dokumentet er et vedlegg eller er

scannet inn klikk på knappen «Velg fil» og bla fram til ønsket fil i

boksen som kommer fra.

For å se på en fil i ettertid, gå inn på

ønsket journalpost og klikk på linken

nede til høyre i bildet for å åpne fila.

28


Utgående dokumenter

Slik registrerer du inn et utgående dokument og bruker en dokumentmal:

1. Opprett ny sak og lagre denne (se ovenfor). Klikk «Legg til» knappen til venstre på linjen med ikoner

på flippen «Journalposter»

2. Velg en Sakstype som er utgående.

3. Skriv inn ønsker overskrift i feltet «Overskrift»

4. Klikk «Sett inn mal» knappen

5. Rediger dokumentet slik du ønsker

6. Klikk på «Lagre» knappen for å avslutte.

Skrive ut dokument – alltid via PDF

Ved å klikke på knappen «Skriv ut» inne på

journalposten/brevet vil du få fram brevet i med

topptekst og logo. Dette brevet lagres på

journalposten/steget og åpnes i din pdf-leser.

[E-post] – Brevet sendes til alle parter som har

registrert inn e-post adresse.

Jorunalføring i eksternt sakssystem

Etter at du er ferdig med

journalposten/dokumentet kan du velge Mottakere/avsendere

som skal journalføres i det eksterne sakssystemet. Hak ut for om

det skal være mottaker eller kopi-mottaker. Sett deretter status til

«Klar til ekstern lagring».

NB! Saken må ha et saksnummer først i det eksterne

sakssystemet, eller du må opprette dette når saken registreres.

29


BRUKERMANUAL DM TILSYN – MOBIL

OM LØSNINGEN

DM Tilsyn – mobil er en web-basert løsning som lar brukerne hente fram

opplysninger fra tilsynsdatabasen, endre på disse og registrere nye.

Formålet med løsningen er å kunne se på alle relevante opplysninger for

objektet og kontaktpersonene, objektets historikk og tidligere

avvik/anmerkninger.

Alle registreringer som gjøres ute på tilsynet vil lagres direkte i DM

Tilsyn, og kan evt. bearbeides videre på PC. DM Tilsyn – mobil har til

hensikt å gjøre direkte innregistrering av data ute på tilsyn, og

rapportene genereres på PC i etterkant.

PÅLOGGING

Brukerne må få eget brukernavn og passord for å logge seg på løsningen.

Pålogging skjer fra følgende nettside:

dmbrann.no/mobil Skriv inn ditt brukernavn og passord. Klikk deretter på hake-knappen

øverst i høyre hjørne, eller Utfør-tasten på tastaturet.

Tips: For å lage et eget start-ikon til løsningen, se til slutt i dette

dokumentet.

HOVEDMENYEN

Etter pålogging kommer du til hovedmenyen. Her kan du klikke på

menypunktene «Objekter», «Sjekkpunkter» og «Brukermanual».

Objekter – liste over alle objekter som har status «Tilsyn» eller

«egenmelding»

Sjekkpunkter – mulighet for å se på de forskjellige sjekklistene og

gjøre endringer i sjekkpunktene og frasene til disse.

Brukermanual – denne brukerveiledningen i PDF format.

Nederst i hovedmenyen er det et «kakediagram» som viser hvor mange

objekter som skal ha tilsyn/egenkontroll pr 6 måneder.

http://www.dmbrann.no/mobil

30


Språk og farger

Øverst i hovedmenyen er det mulig å endre språk og skifte farger. Trykk

på knappen med tannhjul på for å få opp disse valgene. Velg i listen. På

figuren til høyre kan man velge fargetema: Electric Blue (blå farger), Fire

Engine (røde farger) og Granny Apple (grønn farge og mindre skrift).

Du kan velge Bokmål, Nynorsk og engelsk som språk.

Klikk på [Tannhjul]-knappen igjen for å skjule disse to valgene.

Objektlisten

I objektlisten kan du trykke på et objekt og deretter komme inn på

objekt-kortet, nesten som på samme måte som du er vant til fra PC-

programmet.

Øverst i listen over objekter kan du sette på filter på hva som skal vises i

listen under. Skriv inn tekst og klikk «Finn poster» eller «Søk» på

tastaturet. Listen filtreres da på objekter som har denne teksten i navnet

eller adressen.

Du kan også sette filter på en bestemt status. Klikk på «Status» feltet og

velg ønsket status.

For å blanke ut filtret som er valgt, trykk

på knappen med runding og strek over (se

markering i figuren til høyre.

RESULTATET AV SØK

I eksemplet til høyre vil listen vise objekter som har ordet «kirke» i

objektnavnet eller i adressen (f.eks. Kirkeveien).

Du kan sortere listen ved å trykke på «Objekt», «Type» eller «Neste

tilsyn» - stigende eller synkende.

31


OBJEKTKORTET

Du kan få fram alle opplysninger om objektet med utgangspunkt i

objektkortet. Øverst vil navnet på kontaktpersonene som er registrert på

objektet vises, med navn, rolle og telefonnumre. Trykk på navnet for å

endre på kontaktinformasjon.

De øvrige opplysningene får du fram med å trykke på den blå linjen. Da

vil informasjon komme til syne i mellom linjene. Informasjon om

objektet, brannteknisk informasjon, tidligere hendelser/historikk,

saksbehandlinger/tilsyn og hvilke lister/saksbehandlere som er registrert

til objektet ligger mellom disse linjene. Du kan deretter klikke på

informasjon for å få fram detaljer.

Kontaktperson

Her kan du endre på kontaktopplysninger og klikk deretter på Lagre-

knappen oppe til høyre for å lagre endringene, eller klikk tilbakepilen for

å avbryte.

Du kan også sende SMS melding ved å skrive inn ønsket tekst i boksen

«Send følgende SMS» og klikke [Send]-knappen.

Informasjon om objektet

Klikk på det blå feltet (Objektinformasjon) for å se opplysninger om

valgte objekt. For å registrere inn endringer på objektet, klikk på [Penn]-

knappen oppe til høyre i bildet. Gjøre endringer og klikk på [Lagre]-

knappen oppe til høyre i bildet.

32


Brannteknisk informasjon

Ved å klikke på det blå feltet «Brannteknisk» vil bygningen(e) som

objektet består av vises som tallkoder. Denne tallkoden er unik for hvert

enkelt bygning, og er hentet fra Matrikkelen (GAB). Klikk på linjen med

ønsket bygningsnummer for å se brannteknisk informasjon som er

registrert på bygningen.

For å se på eller endre denne informasjonen, klikk på ønsket linje på den

type brannteknisk informasjon som skal endres på. I eksemplet til høyre

ønsker vi å se/endre på informasjon om «Brannalarmanlegg». Det at det

står [JA] til venstre for den blå linjen betyr at brannalarmanlegg finnes.

For å registrere detaljer om anlegget kan du klikke på den blå

overskriften for å vise eller skjule registrerings felter. Se de øvrige feltene

under.

NB! Det er viktig å klikke på [Lagre]-knappen oppe til høyre i bildet, eller

helt nede til venstre for å lagre endringene. Dersom du ikke har gjort

endringer, kan du klikke på [Tilbake]-knappen (pila) oppe til venstre.

33


Hendelser og historikk

Ved å klikke på «Hendelser/historikk» vil du få se de siste hendelsene

som er registrert på objektet. For å bla tilbake i tid, gå til slutten av listen

og klikk på pila til høyre.

34


Saksbehandlinger / utførte tilsyn

Når du klikker på «Saksbehandlinger» får du se alle saksbehandlinger

som er registrert på objektet. En saksbehandling kan være et tilsyn,

egenmelding, tematilsyn o.l. For å se detaljer om denne

saksbehandlingen, dvs. sjekkpunktene, kan du klikke på ønsket dato (se

figur til høyre).

Sjekkliste

I sjekklisten får du oversikt over avvik og anmerkninger på valgte

saksbehandling/tilsyn. Avvik markeres med en rød firkant til venstre for

sjekkpunktet, merknader markeres med gul og sjekkpunkter som er

lukket markeres med grønn.

For å lukke et avvik, klikk på ønsket sjekkpunkt og hak ut for «OK» og

registrer inn eventuell dato for lukking av avviket.

AVVIK OG MERKNADER

Du kan skrive inn avvikene i den øverste tekstboksen, eller velge

forskjellige fraser i øverste nedtrekksboks. Hver frase legges inn i avviks-

tekstboksen.

Det samme kan gjøres på kommentarene. Du kan enten skrive inn

teksten manuelt, eller velge i nedtrekkslisten.

Husk å klikke på Lagre-knappen, enten oppe til høyre eller nede til

venstre i blidet.

35


Registrere inn nytt avvik/anmerkning

1. Klikk på ønsket sjekkpunkt.

2. Velg «Avviksfrase(r)» eller skriv inn avvikstekst

3. Velg «Avvikskommentar(er) eller skriv inn kommentar

4. Hak ut for «Avvik»

5. Klikk [Lagre]-knappen (disketten oppe til høyre)

Dersom du kun ser på et tidligere sjekkpunkt trenger du ikke lagre. Bare

klikk på [Tilbake]-knappen øverst til venstre i bildet.

Tips: Du kan se på lovtekst ved å klikke på lovhenvisningene nederst i

skjermen.

Sett inn dato ved bruk av kalender

Alle datofelt som har et lite kalender-ikon til høyre for seg får opp en

kalender som du kan klikke i for å velge dato.

Legge til ny sjekkliste

Etter at du har valgt saksbehandlingen/tilsynet som du ønsker å legge

sjekklisten til, trykk på pluss-knappen oppe til høyre i bildet. Du får da

opp muligheten til å velge forskjellige sjekklister. Du kan velge

forskjellige sjekklister for å se hvilke sjekkpunkter som finnes i listene.

Når du har funnet den listen du ønsker å bruke, trykk [Lagre]-knappen

oppe til høyre i bildet.

36


SLIK LAGER DU EN SNARVEI / TIL HJEM-SKJERM

Gå til startsiden dmbrann.no/mobil på ditt nettbrett.

For iPad/iPhone: klikk på den lille pila til venstre (se markering) for

adressefeltet. Velg deretter «Legg til på Hjem-skjerm».

For Android-nettbrett:

http://www.dmbrann.no/mobil

37


ADMINISTRATOR

Administrator er den brukeren som skal administrere systemet……mer kommer…

LISTE OVER BOKMERKER SOM KAN BRUKES I MALER

Bokmerkene legges inn med * foran og bak navnet på bokmerket! Det er veldig viktig at man ikke

glemmer av * fordi denne markerer at her skal det settes inn data istedenfor teksten som står der.

Generelt

*Dato* Dato

*Dato7Dager* Dato7Dager





*datoaarstall* Årstallet vi befinner oss i, 4 siffer

*sideskift* Sideskift i utskrift

Kunde, brukeravdeling og brukerinfo

*kundenavn* Kundenavn

*kundeansvarlig* Kundeansvarlig

*kundeadresse* Kundeadresse

*kundepoststed* Kundepoststed

*kundeepost* Kundeepost

*kundekart* Kundekart

*kundenettside* Kundenettside

*kundedokmappe* Kundedokmappe

*kundeinfo* Kundeinfo

*kundesettnestefeiing* Ja/nei

*kundeSaksnr* Gjeldende saksnummer

*kundeNesteSaksnr* Gjeldende saksnummer og tell opp med 1

*kundeJournalnr* Gjeldende Journalnummer

*kundeNesteJournalnr* Gjeldende Journalnummer og tell opp med 1

*kundeoffinnhold* Offentlig innholdsoverskrift for journalføring NB! Kan bruke bokmerker i denne også

*kundeinnhold* Innholdsoverskrift for journalføring som ikke vises i postlister NB! Kan bruke bokmerker i denne også

Brukerinformasjon

*brukernavn* Brukernavn

*brukeravdelingadresse* Avdelingadresse

*brukeravdelingepost* Avdelingepost

*brukeravdelingfaks* Avdelingfaks

*brukeravdelingfooter* Avdelingfooter

*brukeravdelingheader* Avdelingheader

*brukeravdelinginfo* Avdelinginfo

*brukeravdelingnavn* Avdelingnavn

*brukeravdelingnr* avdelingnr (kommunenr)

*brukeravdelingpoststed* Avdelingpoststed

*brukeravdelingtelefon* Avdelingtelefon

*brukertelefon* Brukertelefon

38


*brukerepost* Brukerepost

*brukeretternavn* Brukeretternavn

*brukerfornavn* Brukerfornavn

*brukerid* Brukerid

*brukermobil* Brukermobil

*brukerstilling* Brukerstilling

Avdeling

*avdelingadresse* Avdelingadresse

*avdelingepost* Avdelingepost

*avdelingfaks* Avdelingfaks

*avdelingfooter* Avdelingfooter

*avdelingheader* Avdelingheader

*avdelinginfo* Avdelinginfo

*avdelingnavn* Avdelingnavn

*avdelingnr* avdelingnr (kommunenr)

*avdelingpoststed* Avdelingpoststed

*avdelingtelefon* Avdelingtelefon

Objektinfo

*objektnavn* ObjektNavn

*objektgnr* Gnr

*objektbnr* Bnr

*objektbrukerid* BrukerID

*objektfrekvens* Bsynsfrekvens

*objektegeneier* EgenEier

*objektinnsatsplan* FilInnsatsplan

*objektsituasjonsplan* FilSituasjonsplan

*objekthovedadresse* Hovedadresse

*objekthovedeiernr* Hovedeiernr

*objektkommbruker* KommBruker

*objektkommunenr* Kommunenr

*objektkommunenavn* Navn på kommunen som objektet tilhører

*objektneste* NesteBrannsyn

*objektnestesaksmalid* NesteSaksmalID

*objekteiere* ObjektEiere

*objektfrist* ObjektFrist

*objektnotat* ObjektNotat

*objektnr* Objektnr

*objektstatus* ObjektStatus

*objektstypeid* ObjektstypeID

*objektstypekort* ObjektstypeID (1.tegn)

*objektostatus* Ostatus

*objektostatusdato* OStatusDato

*objektpoststed* Poststed

*objektregav* RegAv

*objektregdato* RegDato

*objektrisiko* Risiko

*objektsaksnr* Saksnr

*objektstatus* Saksstatus

*objektsiste* SisteBrannsyn

*objektoffinnhold* kundeoffinnhold

*objektinnhold* kundeinnhold

Saksbehandlinger

39


*saksbehandredeltakere* AndreDeltakere

*saksbehavtaledato* Avtaledato

*saksbehavtaletype* Avtaletype

*saksbehkl* Brannsynkl

*saksbehtilsynsdato* Brannsynsdato, brukes som dato for utført tilsyn, evt. tilbakemeldingsdato På egenmelding

*saksbehkontaktid* KontaktID

*saksbehobjektnr* Objektnr

*saksbehsaksbehandler* Saksbehandler

*saksbehsaksbehandlingid* SaksbehandlingID

*saksbehmerknader* SaksbehandlingMerknad

*saksbehsaksmalid* SaksmalID

*saksbehsaksnummer* Saksnummer

*saksbehsjekklisteid* SjekklisteID

*saksbehstartetdato* StartetDato

*saksbehvarighet* Varighet

*forrigetilsyn* Brannsynsdato<dagens dato

Saker

*sakersaksbehandler* Saksbehandler

*sakersaksbehandlingid* SaksbehandlingID)

*sakerdato* SaksDato

*sakerdokument* SaksDokument)

*sakerfil* SaksFil)

*sakerfrist* SaksFrist

*sakersaksnr* Saksnr

*sakerjournalnr* SaksnrE

*sakeroverskrift* Saksoverskrift

*sakersakstypeid* SakstypeID

*sakerstegstatus* StegStatus

*sakervarref* VårRef

*sakerparter* liste over parter med adresse (Kontakter)

*sakermottakere* iste over mottakere/avsendere med adresse

*sakermottakereadr* liste over mottakere med adresse under hverandre

*sakermottakerenavn* kun navn på mottakerne

*sakermottakerekopi* liste over kopi mottakere med adresse

*purringfrist* Saksfrist - Saksgruppe='Purring'

*purringdato* Saksdato - Saksgruppe='Purring'

*stegfrist* Saksfrist

*stegdato* SaksFrist

*ForvarselFrist* Saksfrist - Saksgruppe='Forhåndsvarsel'

*ForvarselDato* Saksdato - Saksgruppe='Forhåndsvarsel'

*PåleggFrist* SaksFrist - Saksgruppe='Pålegg'

*PåleggDato* Saksdato - Saksgruppe='Pålegg'

*MidletidigFrist* SaksFrist - Saksgruppe='Midlertidig'

*MidletidigDato* SaksDato - Saksgruppe='Midlertidig'

*RapportFrist* SaksFrist - Saksgruppe='Tilsyn'

*RapportDato* SaksDato - Saksgruppe='Tilsyn'

*SvarMottatt* SaksDato Saksgruppe='Mottatt'

Tilsynsrapporter

*tilsynsrapport*

Sjekkpunkter for valgte saksbehandling som har hake på Avvik eller Anmerkning

*tilsynsrapportforrige* Sjekkpunkter fra forrige tilsyn med samme saksmal (f.eks. tilsyn) som har

40


hake på avvik eller anmerkning og ikke på OK

*forrigetilbakemelding*

Kontakpersoner

*kontaktXXadresse* Adresse

*kontaktXXepost* E_post

*kontaktXXkontaktid* KontaktID

*kontaktXXnavn* KontaktNavn

*kontaktXXnotat* KontaktNotat

*kontaktXXmobil* Mobil

*kontaktXXobjektnr* Objektnr

*kontaktXXpostnr* Postnummer

*kontaktXXrolleid* RolleID

*kontaktXXrolle* Rolletekst

*kontaktXXtelefon* Telefon

i Kontaktpersoner-bokmerkene bytter du ut bokstavene i parentes under med der det står XX i tabellen.

F.eks. *kontaktblnavn* gir brannvernelders navn.

Brannvernleder (bl), Eierrepresentant (eier), Vaktmester (vm), Daglig leder (dl), Bruker (br), Verneombud

(vo), Annet (annet)

Kopi til: 

*kontakteiernavn*, *kontakteieradresse*, *kontakteierpostnr* 

*kontaktvonavn*, *kontaktvoadresse*, *kontaktvopostnr* 

*kontaktblnavn*, *kontaktbladresse*, *kontaktblpostnr* 

*kontaktdlnavn*, *kontaktdladresse*, *kontaktdlpostnr*

Documents

DM Tilsyn - Web · 2016-01-24 · 3 DM Tilsyn - Brukerdokumentasjon KOMME I GANG MED DM TILSYN WEB I dette kapitlet vil du få informasjon om hvilke fordeler det er å bruke et web-basert