Documentos Mercantiles (I)

Universidad de Santiago de Chile

Documentacin Mercantil

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Centro de Capacitacin Industrial C.A.I.


DOCUMENTACION MERCANTILComprobantes extendidos por escrito en los que consta las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres o por disposiciones legal. Tiene un doble origen, internos y externos, correspondiendo los primeros a aquellos diseados por la empresa y los segundos a los provenientes de fuera de la empresa y sobre los cuales no se tiene injerencia.Pgina N2 Centro de Capacitacin Industrial C.A.I.


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DOCUMENTACION MERCANTILMisin de estos documentos comerciales:En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, sus derechos y obligaciones.Constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio. Elemento fundamental operaciones. para la contabilizacin de dichas

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contables.

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DOCUMENTACION MERCANTILEmpleados en compras:

Empleados en Venta:

Factura de Compra Boleta de Compra Notas de Dbito Notas de Crdito

Factura de Venta Boleta de Venta Notas de Dbito Notas de Crdito Guas de Despacho

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Medios de Pago:

En Remuneraciones:

Cheques Tarjetas de Crdito Tarjetas de Dbito Letras Pagars

Contrato de Trabajo Liq. de Remuneracin Finiquitos Contrato de Honorarios Boleta de Honorarios

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Como Declaracin de Previsin e Impuestos:

Inicio de Actividades Trmino de Giro Formulario de declaracin y pago mensual de impuestos Formulario de declaracin y pago anual de impuestos Formulario de declaracin de cotizaciones previsionales.

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Legalmente la documentacin de respaldo de las empresas sigue la suerte de los libros de contabilidad. Deben conservarse durante el tiempo indicado por ley. El art. 44 del Cdigo de Comercio establece: Los comerciantes deben conservar los libros de su giro hasta que termine de todo punto la liquidacin de sus negocios. Adems de lo sealado en el art. 17 inciso 2 del Cdigo Tributario, art. 19 de la Ley de Bancos y DL N 3.475 de 1980

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De acuerdo a la normativa del SII, de los documentos que son de carcter obligatorio, su incumplimiento est sancionado por el Cdigo tributario, es decir, que adems de cumplir con condiciones mnimas para su confeccin (dimensiones, diseo y color estandarizados), deben hacer lo propio con la obligacin de timbraje.

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GUIA DE DESPACHOSe utiliza para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve de base para la preparacin de la factura.

Se extiende en triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a facturacin. Por ltimo el triplicado permanece en la seccin depsitos para constancia de las mercaderas salidas.Su uso es obligatorio para el traslado de las mercaderas, de acuerdo a las normas del cdigo tributario. Si el documento es requerido por un fiscalizador del SII y no lo porta, se configura una infraccin sancionada con multa y las mercaderas tienen que ser devueltas al lugar de salida.Pgina N10 Centro de Capacitacin Industrial C.A.I.


FACTURADocumento legal de la venta. Tiene una concepcin semejante al cheque, por lo que se debe emitir sin enmendaduras ni borrones ni otra anomala que la hagan nula. Las modificaciones que deba tener se consignan en una nota de dbito o de crdito segn corresponda. Relacin escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercaderas que le han vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y dems condiciones de la venta. Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilizacin queda registrado su compromiso de pago.

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NOTA DE DEBITOEs el documento que enva un comerciante a su cliente, en el que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturacin, intereses por pago fuera de plazo, etc. Obligatoriamente se emite en triplicado y, nicamente se debe emitir para modificar una factura anterior. En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisin que se aplic a una operacin de cobranza de documentos. En el comercio: cuando se debitan intereses, comisiones sobre documentos, etc., o por ejemplo cuando se pag el flete por envo de una mercadera no considerado en la factura original.

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NOTA DE CREDITODocumento que el comerciante enva a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditacin en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Se emite en triplicado y slo para corregir una factura previamente emitida. Algunos casos en que se emplea: Roturas de mercaderas vendidas, Rebajas de precios, Devoluciones o descuentos especiales, Corregir errores por exceso de Facturacin

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Notas de Crdito

Errores de una factura que se deben corregir con una nota de crdito

Rol nico tributario Domicilio. Giro. Comuna. No se pueden corregir otros errores por este procedimientoCentro de Capacitacin Industrial C.A.I.

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Nota de Crdito

Devolucin de Mercaderas de un Cliente: La documentacin tributaria que corresponde emitir cuando un cliente devuelve un pedido que recibi conforme, es la que se indica a continuacin: Una

Gua de Despacho por parte del que devuelve la mercadera. Nota de Crdito por parte del que recibe la devolucin.Centro de Capacitacin Industrial C.A.I.

Una

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BOLETA DE VENTALa emite todo comerciante por cada una de sus ventas al por menor. No existe una normativa que uniforme los tamaos o diseos, quedando a criterio del contribuyente. En la prctica se pueden encontrar ejemplares que vienen en tiras de cinco, como en el caso del comercio minorista como por ejemplo los almacenes. En otros casos, se emiten en ejemplares de mayor tamao y con diseos que identifican su actividad. (Peluqueras, tiendas, etc)

Tambin pueden ser emitidas a travs de mquinas registradoras como las de Supermercados.

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BOLETA DE VENTABoleta de prestacin de servicios de tercerosLas emite una empresa en las siguientes circunstancias: Cuando se trata de prestadores de servicios ocasionales. Cuando el prestador de servicios no tiene sus propias boletas de honorario.

Boleta de honorariosEmitida por el trabajador independiente por sus prestaciones de servicios.

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Actualmente, las empresas pueden emitir documentos electrnicos relacionados con sus operaciones de ventas tales como: Facturas, Guas de Despacho, Notas de Dbito, Notas de Crdito, Boletas de Honorarios Los requisitos generales son los mismos que los documentos de papel, pero no deben ser timbrados ya que son validados va virtual, y el SII les incluye un timbre electrnico. Respecto a la emisin, el vendedor la puede enviar por correo electrnico del comprador, no necesitando emitirla fsicamente. Los contribuyentes no autorizados a facturar electrnicamente, siguen recibiendo y emitiendo sus documentos en papel.

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Cheques

Es una orden escrita y girada contra un banco para que este pague a su presentacin el total del aporte de los fondos que el librador pueda dispones en su cuenta corriente. El cheque siempre es pagadero a la vista y cualquiera mencin contraria se considera como no-escrita.

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Participantes del Chequea) Librador: titular de la cuenta corriente, el que da la orden de pagar el cheque. Su firma en el anverso da origen al documento.b) Librado: banco contra el cual se gira el cheque, o sea la entidad bancaria que recibe y cancela la orden de pago. c) Beneficiario: es la persona a cuyo favor se ha girado el cheque. d) Tenedor o Portador: es el beneficiario o la persona a quien se le transfiere el cheque. e) Endosante: es que lo transfiere o encarga su cobro al portador o beneficiario por lo cual debe endosar el cheque. f) Palabras de Negociacin: Si se tachase cualquier mencin impresa en el cheque que no sean la orden de o al portador, la tacha no producir efecto alguno.

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Menciones del Cheque-Nmero de la Cuenta Corriente -Cantidad en cifras -Nombre del titular de la cuenta corriente -Cdigos de referencia del banco (*) -Plaza o lugar de giro -Fecha de emisin -Nombre del beneficiario -Cantidad en palabras -Logotipo, nombre y direccin del banco girado -Banda magntica (**) -Firma del girador -(*) N. Del banco 009 - 0320 Plaza01 Oficina -(**) Ns.: cheque, banco, plaza, oficina y cuenta corrientePgina N21 Centro de Capacitacin Industrial C.A.I.


CLASIFICACIN Y DESCRIPCIN

Al portador: Aquel que lleva la indicacin a la orden en blanco o bien al portado, o si extendido a un determinado nombre, se le aade la expresin "o al portador". Se transfiere por la mera entrega material del documento y no impone responsabilidad al cedente, sino en cuanto a la autenticidad del documento. El endoso en estos cheques significa afianzamiento de pago.

A la orden: Es aquel que se extiende a nombre de una persona determinada y es transferible por su beneficiario y sucesivos portadores mediante el endoso. Lleva tachado "o al portador".

Nominativo: Es aquel girado a favor de una determinada persona. El beneficiario de este tipo de cheque slo puede cobrarlo el librado, sea por s o por mandatario o representante legal. Slo puede ser endosado a un Banco en comisin de cobranza. Lleva tachado a la orden o al a portador.

Cruzado General: El cheque cruzado en su anverso por dos lneas paralelas y transversales, slo puede ser presentado al pago por otro Banco. En la prctica, significa que se ha extendido para ser depositado. El cheque puede ser cruzado por el librador o el tenedor.

Cruzado Especial: El cheque lleva entre sus dos lneas paralelas el nombre de un Banco determinado, y slo puede ser presentado al pago por l o por intermedio de otro banco que el mismo banco haya endosado en comisin de cobranza.Centro de Capacitacin Industrial C.A.I.

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Cheque a la Orden :

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Cheque Nominativo:

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Cheque Cruzado:

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Letra de Cambio

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OPERACIONES CON LETRAS DE CAMBIO

Normativa Legal :

Ley N 18.092

Definicin : La Letra de Cambio es un documento de crdito en el cual una persona queda comprometida a pagar una determinada cantidad de dinero a otra persona o a una institucin, en un plazo previamente convenido.

Aud. UC DUOC Pgina N27 Marco A.



Elementos Esenciales:En la letra de cambio intervienen a lo menos 3 personas: - Librador o Girador : Es la persona que gira la letra y ordena a otra que la pague. - Librado o Girado : Es la persona que recibe la orden y acepta el compromiso de pagarla. - Tomador o Beneficiario : Es la persona a la orden que se extiende el documento y se beneficia con la suma que se gira.Pgina N28 Centro de Capacitacin Industrial C.A.I.


Aceptacin de una Letra de Cambio Aceptacin es la declaracin escrita que hace en la misma letra, el librado obligndose a pagar su valor al beneficiario o tomador de ella. La aceptacin se hace escribiendo atravesado en la misma letra la palabra "aceptado" o "acepto", la fecha y la firma del librado. Plazo y Termino de las Letras de Cambio La ley seala los plazos en que las letras deben presentarse al librador para su cancelacin. Las letras pueden girarse: A Das fijos y determinados : Se indica en la letra el da preciso en que debe pagarse. A Das Fecha : Significa que el plazo de los das que se indiquen corre desde el da siguiente de su giro.

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VENCIMIENTO DE LETRAS EN CARTERA Al vencimiento del documento, se pueden presentar las siguientes situaciones: Pago del documento No pago del documento Se otorgue una prorroga sin intereses Se otorgue una prorroga sin intereses

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LETRAS EN COBRANZA BANCARIA Es el envo a una institucin financiera, para que sta haga las gestin de cobranza. Para efectuar el trmite, se debe endosar el documento a favor de la institucin bancaria. Por la gestin, el banco o empresa de cobranza, cobra una comisin de cobranza equivalente a un porcentaje el valor del documento, (usualmente entre el 1 y 1,2%). El estado de la cobranza, se verifica con los ESTADOS AL CEDENTE que enva peridicamente la institucin bancaria. Ejemplo: Se enva letras en cobranza al Banco cordillera, por lo cual este cobra una comisin del 1,5%.

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El banco puede aceptar o rechazar el documento enviado para realizar la gestin de cobranza. GASTOS DE COBRANZA Si el banco acepta efectuar la gestin de cobranza, nos cobrar la respectiva comisin. VENCIMIENTO DE LETRAS EN COBRANZA Al vencimiento del documento, se pueden presentar las siguientes situaciones: Pago del documento No pago del documento, el banco protestar la letra y nos cargar los gastos notariales.

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LETRAS EN DESCUENTO Es el envo a una institucin financiera, para que sta haga las gestiones de cobranza y descuento. Esto implica que el banco nos anticipa el valor de la letra. Para efectuar el trmite, se debe endosar el documento a favor de la institucin bancaria. Por la gestin de cobranza, el banco o empresa de cobranza, cobra una comisin de cobranza equivalente a un porcentaje el valor del documento, (usualmente el 1 y 1,2%) El estado de la cobranza, se verifica con los ESTADOS AL CEDENTE que enva peridicamente la institucin bancaria.

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Adems el banco anticipa el valor del documento, cargando dicho valor en cuenta corriente. Ejemplo: Se enva letras en descuento al banco UNION , por lo cual este cobra una comisin del 1,5%, y una tasa de descuento del 3% por el perodo

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GASTOS DE COBRANZA E INTERES DE DESCUENTO.

Si el banco acepta efectuar la gestin de cobranza, nos cobrar adems la respectiva comisin.

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VENCIMIENTO DE LETRAS EN DESCUENTO Al vencimiento del documento, se pueden presentar las siguientes situaciones: Pago del documento No pago del documento

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Profesor: Hernn Moraga A. Contador Auditor Pblico Lic. en Auditora y Contabilidad MBA - Universidad Diego Portales Master en Administracin ESERP (Escuela de Negocios U. de Barcelona). EspaaPgina N37 Centro de Capacitacin Industrial C.A.I.

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