04 Documentos Mercantiles

ASISTENTE ADMINISTRATIVO CONTABLE:

GUIA 04: DOCUMENTOS Y FORMATOS

Profesor Víctor Campos

Cooperativa CIEASEDEN 467 R.L

Universidad Internacional Negro Primero

CONTENIDO

AAC… GUIA 04: FORMATOS… 1

DOCUMENTOS MERCANTILES

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES: 1. Documentos Mercantiles o Corrientes o Comunes2. Documentos Negociables o Documentos de Crédito

EXPLICACIÓN DE ALGUNOS DOCUMENTOS MERCANTILES CORRIENTES:1. Requisición2. Solicitud de Cotización3. Cotización4. Orden de compra5. Factura de Venta

EJEMPLOS: A= COMPRADOR, B= VENDEDOR

FORMATOS:1. CHEQUE2. DEPOSITO3. RECIBO4. ORDEN DE COMPRA5. NOTA DE DEBITO6. NOTA DE CREDITO7. COTIZACION O REQUISION DE COMPRAS8. FACTURA

EJERCICIOS


DOCUMENTOS MERCANTILES

A medida que aumentan las actividades mercantiles de una empresa u organización, de esa misma manera se incrementan sus transacciones de carácter mercantil. Esa variedad de convenios, tratos, acuerdos entre comerciantes o entre personas que realizan actos de comercio, dan lugar a la utilización de una gran variedad de documentos mercantiles. En la empresa, cualquier paso que se da se hace constar en un documento.

De estos tratos o transacciones que se hacen a diario en un negocio, es necesario que se deje constancia por escrito, ya que así queda una evidencia clara, precisa, de la operación realizada, estableciendo los derechos y obligaciones que genera la operación, es decir, queda establecido el entendimiento a que llegarán ambas partes.

Los documentos mercantiles adquieren forma en el momento en que se realizan las operaciones. Su importancia desde el punto de vista de la contabilidad es que, para registrar cualquier operación en el Libro Diario, debe estar amparado dicho asiento por algún documento que justifique la veracidad de la operación.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES:

COMUNES Y NEGOCIABLES- Requisición.- Solicitud de Cotización.- Cotización.- Orden de Compra.- Factura de Compra.- Factura de Venta.- Nota de Despacho.- Nota de Débito Comercial.- Nota de Crédito Comercial.- Comprobantes de Control Interno.- Tarjetas de Trabajadores.- Nómina- Tarjetas de Inventario, etc.

- Letra de Cambio.- El Pagaré.- La Carta de Crédito.- Certificado de Depósito.- El Cheque.


1.- Documentos Mercantiles Corrientes o Comunes

2.- Documentos Negociables o Documentos de Crédito

EXPLICACIÓN DE ALGUNOS DOCUMENTOS MERCANTILES CORRIENTES:

Requisición: Con este documento se inicia el proceso para la compra. Es una solicitud elaborada por la persona o el departamento que requiere determinado artículo. En él queda claramente especificado lo que se pide, el número de unidades, etc. Este documento debe ir firmado por un funcionario autorizado; el mismo generalmente se elabora por triplicado en la siguiente forma:

1. Original para el Departamento de Compras.2. Duplicado para el Departamento de Contabilidad.3. Triplicado para el Departamento solicitante.

Solicitud de Cotización: Es un documento importante para el adecuado control interno y la supervisión del Departamento de Compras, ya que constituye una evidencia de que el pedido se realizó con el proveedor que ofrecía los mejores precios y condiciones. El Departamento de Compras emite varias solicitudes de cotizaciones que remite a diversos proveedores, en las cuales quedan indicadas todas las características del artículo y las condiciones en que lo desea la empresa.

Cotización: Es el documento que nos envía el proveedor, como consecuencia de la solicitud de cotización; en él nos explica todas las condiciones en que nos puede vender el artículo solicitado, es decir, precio del artículo, condiciones de pago, etc. La cotización no significa ninguna obligación con el proveedor; ya que la empresa está en la libertad de escoger entre todas las cotizaciones, aquella que presente las condiciones más favorables y beneficiosas para los intereses de la empresa.

Orden de compra: Es el documento que emite la empresa compradora, autorizando al proveedor a enviar la mercancía. En él quedan claramente establecidos los requisitos fundamentales de la transacción y lo convenido por ambas partes. Este documento se elabora en original y varias copias.

1. Original va al Proveedor.2. Una copia para el Departamento de Compras.3. Una copia para Contabilidad.4. Una copia para el Almacén, etc.

Factura de Venta: Es el documento emitido por el proveedor, donde queda claramente indicado lo siguiente:

1. Nombre del vendedor-Dirección2. Nombre del comprador-Dirección.3. Descripción de la mercancía, cantidad y precio.4. Condiciones de pago (crédito-contado).5. Descuentos concedidos o a conceder.6. Cómo se remitirá la mercancía.7. Cantidad total a pagar, etc.


EJEMPLOS: A= COMPRADOR, B= VENDEDOR

“B” vende mercancías a crédito a “A” por Bs. 200.000,oo.

En el Libro de Compra “A” será: En el libro de Venta de “B” será: Compras 200.000,oo Cuentas por Cobrar 200.000,oo Cuentas por Pagar 200.000,oo Ventas 200.000,oo

“A” posteriormente decide devolver Bs. 30.000,oo en mercancías de lo comprado a “B” y para ello emite y envía una nota de débito (le debita en su cuenta) a “B” junto con la mercancía. Luego se tienen que hacer los asientos respectivos.

En el Libro de Compra “A” será: En el libro de Venta de “B” sera:Cuentas por pagar 30.000,oo Devolución en ventas 30.000,oo Devolución en compras 30.000,oo Cuentas por cobrar 30.000,oo

“B” cuando recibe la Nota de Débito de “A”, puede registrar su operación directamente, como lo hemos visto en el ejemplo anterior, o puede emitir una nota de crédito (indica que se acredita en cuenta) y con ésta registra su operación; esa nota de crédito la envía a “A”, quien ya registró su operación con su nota de débito. En definitiva, lo que es débito para uno, es crédito para el otro y viceversa.

1. Este documento debe ir acompañado por la Orden de Compra. Además se elabora un original que va al comprador y varias copias que se distribuyen entre el comprador y el vendedor, de acuerdo con las necesidades requeridas.

2. La empresa compradora, con este documento original registra la operación de compra en el libro Diario o en el Diario Auxiliar de Compras a Crédito. La empresa vendedora, con una de las copias que le queda, contabiliza la operación de venta en el Diario General o en el Diario Auxiliar de Ventas a Crédito.

3. Los modelos de Factura varían de una empresa a otra, pero en todo caso, generalmente se conservan los datos enunciados anteriormente

4. Notas de débito y de crédito comercial: Son documentos emitidos por el comprador o por el vendedor con la finalidad de ajustar determinada operación y, como consecuencia, ajustar cuentas en la contabilidad.

5. Si el comprador recibe la mercancía y está en condiciones inferiores a la exigida, o en la factura el precio estipulado fue superior a lo realmente convenido, o la empresa compradora decide devolver la mercancía o parte de ésta, cualquiera de estas situaciones trae como consecuencia que debe ser modificado el monto de la deuda que tiene con el vendedor. En estas circunstancias el comprador emite una Nota de Débito al vendedor para ajustar la cantidad adeudada. Cuando el proveedor recibe la Nota de Débito, procede también a ajustar en sus libros la operación.


EJERCICIOS:

1. Juan López tiene una cuenta corriente en el Banco de Venezuela (Cta. Nro.0132-0150-18-5515803287), el 23-02-2007 necesita depositar Bs. 1.000.000,oo, de la siguiente manera: Bs. 550.000,oo en cheque del Banco Mercantil (de su cuenta, del 21-02-07) y Bs. 450.000,oo en efectivo. Llene cuidadosamente el cheque, endóselo y luego llene la planilla de depósito.

2. El 18 de Enero de 2007 María Pérez compró una Enciclopedia a Lisbeida Martínez, por un monto total de Bs. 350.000,oo; la vendedora le hizo firmar siete (7) letras de cambio a Bs. 50.000,oo c/u y con un vencimiento de 30 días cada letra. Llene la primera letra.

3. El 16-02-07, la empresa Maoli, C.A., emite orden de compra al proveedor Runov, C.A., R.I.F.: J-30297851-2, N.I.T.: 0103265479, con pago anticipado del 50% de la factura, vía de entrega parcial de:- 03 Escritorios Secretariales en fórmica, color palo rosa med. 1,20 x

0,75 con un juego de gavetas, a Bs. 200.000,oo c/u.- 03 Sillas Secretariales, línea cromada color marrón giratoria, a Bs.

50.000,oo c/u. Ambos precios incluyen el I.V.A. Llene la forma respectiva.

4. El 28-03-07 la Empresa Olivetti, C.A. le cotizó a la empresa ABC, C.A., 2 Equipos de Computación IBM Modelo Think Centre a razón de Bs. 3.000.000,oo c/u (monto bruto). Llene el formato respectivo.

5. El 01-03-07 la Empresa Maoli, C.A., emitió una Nota de Débito nº. 0109, de la factura nº. 0280, de fecha 21-02-07 a la Sra. Rosa de Jericó por (1) telefonera a razón de Bs. 45.000,oo (precio total).Llene la correspondiente forma.

6. El 02-03-07 la Empresa JK, C.A. ubicada en Barcelona, requiere comprar a MN, C.A., lo siguiente:- 3 cajas de papel de Reproducción a Bs. 40.000,oo c/u (monto bruto).- 1 caja de formas impresas para terceros a Bs. 50.000,oo c/u (monto

bruto). Llene la Requisición de Compras anexa, de acuerdo a los datos

suministrados. Condiciones de Pago: 50% Anticipado, despachado por el Sr. José González, confirmado vía fax.

7. El 29-03-07 la empresa Maoli, C.A. emitió una nota de crédito nº. 0068, a VERECA, S.R.L., R.I.F.: J-30248475-9, N.I.T.: 0102587919, por concepto de 4 tarjetas de papel hilo, a razón de Bs. 3.000,oo c/u, de la factura nº. 0290, de fecha 20-03-07. Es importante señalar que el precio ya incluye el I.V.A. Llene el formato respectivo.

8. El 06-03-07 la empresa Rodel, S.R.L., vende a Maoli, C.A., R.I.F.: J-30265819-6, N.I.T.: 0106192872, por medio del Sr. Fabián Castro, a crédito:- 3 escritorios ejecutivos a Bs. 190.000,oo c/u (monto bruto).- 4 sillas ejecutivas a Bs. 45.000,oo (monto bruto).

Según factura nº. 0168. Llene la forma, sabiendo que dichos artículos son gravables.










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