Upload
lamthien
View
233
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
SVEUČILIŠTE U SPLITUFAKULTET ELEKTROTEHNIKE, STROJARSTVA I
BRODOGRADNJE
ZAVRŠNI RAD
ELEKTRONIČKI SUSTAV ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM
Marin Bareta
Split, rujan 2010.
SADRŽAJ
1. Uvod..............................................................................................................................................................................3
2. Alfresco ECM.................................................................................................................................................................4
2.1. Instalacija................................................................................................................................................................4
2.1.1. Windows OS.............................................................................................................................................4
2.1.2. Linux Debian OS.......................................................................................................................................4
2.1.3. Instalacija language packa........................................................................................................................5
2.2. Temelji Alfresco ECM sustava.................................................................................................................................6
2.2.1. MySQL baza podataka..............................................................................................................................6
2.2.2. Apache Tomcat aplikacijski poslužitelj.....................................................................................................6
2.2.3. JBoss aplikacijski poslužitelj......................................................................................................................6
2.3. Ustroj organizacije u Alfrescu.................................................................................................................................7
2.3.1. Izrada prostora u Alfrescu........................................................................................................................8
2.3.2. Dodavanje i uređivanje korisnika.............................................................................................................9
3. Alfresco share portal...................................................................................................................................................12
3.1. Kolaboracija..........................................................................................................................................................12
3.2. Korisnička upravljačka konzola (Dashboard)........................................................................................................13
3.3. Projekti (Sites)......................................................................................................................................................13
3.3.1. Wiki o projektu.......................................................................................................................................14
3.3.2. Blog o projektu.......................................................................................................................................14
3.3.3. Dokumentacija.......................................................................................................................................15
3.3.4. Kalendar.................................................................................................................................................17
3.3.5. Linkovi....................................................................................................................................................17
3.3.6. Rasprave (Discussions)...........................................................................................................................18
3.3.7. Članovi projekta (Members)...................................................................................................................18
3.4. Microsoft Office Add-In........................................................................................................................................19
4. Zaključak......................................................................................................................................................................21
Popis literature........................................................................................................................................................................22
Popis kratica i oznaka...............................................................................................................................................................22
2
1. Uvod
Alfresco ECM (Enterprise Content Management) je vodeći open source elektronički
sustav za upravljanje dokumentacijom. Najveća prednost ovog sustava je to što je open
source, što znači da bilo tko ima pristup izvornom kodu i smije ga izmjenjivati i
dorađivati, tako da je Alfresco ECM zapravo projekt cjelokupne open source zajednice.
Open source programi su besplatni za osobne potrebe, a poduzeća plaćaju malu naknadu
za korištenje, a u to je uključeno i održavanje sustava, tehnička podrška, te garancija.
U domeni komercijalnih ECM sustava problemi su standardizacija, fleksibilnost i
visoka cijena. Alfresco rješava sve ove probleme korištenjem open source komponenti
koje podliježu standardima, a ne koštaju puno (plaća se samo licenca za korištenje).
Ovaj sustav omogućava upravljanje dokumentacijom, web sadržajem, te kolaboraciju
između korisnika. Namijenjen je većim organizacijama koje žele uštediti na ovakvim
rješenjima, a žele olakšati kolaboraciju, rad na projektima i dijeljenje dokumentacije.
Korisnici imaju mogućnost korištenja Alfresco Share portala kojem je moguće
pristupiti sa bilo kojeg računala koje ima instaliran web preglednik, a koji omogućuje
pristup svim dokumentima, zadacima i projektima na kojima taj korisnik radi.
3
2. Alfresco ECM
2.1. Instalacija
2.1.1. Windows OS
Instalacija Alfresco ECM-a na Windows platformi je prilično jednostavna. Sa web stranice
www.alfresco.com/try preuzmemo instalacijski paket koji želimo i zatim otvorimo preuzetu
datoteku koja automatski instalira Alfresco na naše računalo. Po završetku instalacije sve je
spremno za korištenje.
2.1.2. Linux Debian OS
Instalacija na Debian operacijskom sustavu je malo složenija, jer ne postoji instalacijski
paket nego je potrebno instalirati sve komponente odvojeno.
Prvo je potrebno instalirati JDK (Java Development Kit) jer je server baziran na Javi. To
ćemo napraviti komandom u terminalu:
sudo apt-get install sun-java6-jdk sun-java6-plugin
Kad se komanda izvrši, Java će biti instalirana na računalu, a možemo i provjeriti je li sve
prošlo u redu komandom:
java –version
koja vraća trenutnu verziju Jave na računalu. Verzija 1.6.x je ona koju smo mi instalirali.
Sljedeći korak je instalacija JBoss servera. Preuzmemo JBoss server sa stranice
www.sourceforge.net i zatim napravimo extract te datoteke i mapu u kojoj se nalaze
raspakirane datoteke prebacimo u direktorij /opt. Ako iz direktorija gdje se nalaze
raspakirane datoteke pokrenemo skriptu run.sh, JBoss server će se podignuti za nekoliko
trenutaka, i to ćemo moći vidjeti na stranici http://localhost:8080/jboss.
Idući korak je instalacija MySQL baze podataka naredbom:
sudo apt-get install mysql-server
i nakon instalacije napravimo novu bazu podataka koju ćemo koristiti sa Alfrescom.
Posljednji korak je instalacija Alfresco sustava. Najprije preuzmemo datoteku sa web
stranice http://wiki.alfresco.com/wiki/Community_Edition_file_list_32r2 koju nakon
raspakiranja prebacimo u direktorij JBoss servera. I još preostaje pokrenuti skriptu run.sh
kojom pokrećemo JBoss server i instalacija je završena. Na stranici
http://localhost:8080/alfresco se nalazi naš Alfresco sustav.
4
5
2.1.3. Instalacija language packa
1. Datoteka se preuzme sa web stranice http://wiki.alfresco.com/wiki/Language_Packs
te se raspakirane datoteke stave u direktorij ...tomcat<home>\webapps\alfresco\
WEB-INF\classes\alfresco\messages.
2. Potrebno je izmijeniti XML datoteku na lokaciji:
...tomcat <home>\shared\classes\alfresco\extension\web-client-config-custom.xml
i datoteku u istom direktoriju imena web-client-config-custom.sample
tako da ovom dijelu datoteke:<!-- <config evaluator="string-compare" condition="Languages"> <languages> <language locale="hr_HR">Hrvatski</language> <language locale="de_DE">Deutsch</language> <language locale="en_US">English (US)</language> </languages> </config> -->
obrišemo znakove komentara <!-- i -->.
3. Sada kada se prijavljujemo na Alfresco imamo izbornik za odabir jezika.
2.1. Izbornik za odabir jezika
6
2.2. Temelji Alfresco ECM sustava
Alfresco se temelji na web poslužitelju i bazi podataka. Kao poslužitelj se obično koriste
poslužitelji temeljeni na Javi: Tomcat (na Windows OS-u) ili JBoss (na Linux Debian OS-u), a
kao baza podataka se koristi MySQL baza podataka. U ovom poglavlju će ukratko biti opisani
navedeni programi.
2.2.1. MySQL baza podataka
MySQL je open source sustav za upravljanje bazama podataka. Najčešće se nalazi na
Linux serverskim distribucijama, ali postoje i verzije za Windows i Mac OS platforme. Pošto je
open source, to znači da je besplatna za većinu uporaba, što joj je i najveća prednost. MySQL
sustav je dizajniran s ciljem velike brzine, pa joj nedostaju neke funkcionalnosti dizajnirane
SQL standardom. MySQL sustav odlikuje stabilnost, vrlo dobro dokumentirani moduli i
ekstenzije (zbog toga jer je open source, pa izvorni kod mora biti dostupan svima), te
podrška brojnih programskih jezika: PHP, Python, Java itd.
MySQL baze podataka su relacijskog tipa (scale-out), a to je najbolji način pohrane i
pretraživanja velike količine podataka i predstavljaju osnovu svakog informacijskog sustava.
Relacijski tip baze podataka (scale-out) znači da je moguće imati jednu bazu podataka
sadržanu na više poslužitelja, a po potrebi je moguće dodati nove poslužitelje u sustav.
Ovakav pristup smanjuje troškove, što je prednost nad scale-up sustavima koji zatijevaju
velika početna ulaganja u poslužitelje da bi imali željeni kapacitet baze.
2.2.2. Apache Tomcat aplikacijski poslužitelj
Tomcat je open source HTTP web poslužitelj napisan u Java programskom jeziku i dio je
Alfresco instalacijskog paketa za Windows platformu. Sadrži alate za konfiguraciju
poslužitelja, ali može se i konfigurirati izmjenom određenih XML datoteka. Može se koristiti
kao samostalni poslužitelj ili kao dio veće cjeline kao što je slučaj kod Alfresco ECM sustava.
2.2.3. JBoss aplikacijski poslužitelj
JBoss je kao i Tomcat, open source HTTP web poslužitelj temeljen na Java
programskom jeziku. Zbog toga što je temeljen na Javi, moguće ga je koristiti na svim
platformama koje podržavaju Javu, npr. Linux, Windows, Mac OS i sl.
7
2.3. Ustroj organizacije u Alfrescu
Alfresco sustavu pristupamo putem web preglednika (Mozilla Firefox, Safari, Google
Chrome i sl.). Ako pristupamo s računala na kojem je podignut poslužitelj onda moramo
upisati adresu http://localhost:8080/alfresco i prijaviti se kao administrator da bismo
mogli konfigurirati i izmjenjivati postavke sustava. Ako pristupamo s udaljenog računala
umjesto localhost moramo upisati IP adresu poslužitelja.
Zadatak administratora je da postavi strukturu prostora na Alfresco tako da odgovara
ustroju neke ustanove, tj. u našem primjeru ustroju FESB-a i dodijeli svakom korisniku
svoj prostor u koji može odlagati podatke. Prostor (space) u Alfrescu je direktorij u bazi
podataka, isto kao i direktorij na tvrdom disku ili nekom drugom mediju, pa je stablo
ustroja jednako stablu direktorija u bazi podataka.
Na slici 2.1. je opisano ustrojstvo fakulteta. Svakom od nivoa mora biti pridružen
odgovarajući prostor u Alfrescu, a zatim treba omogućiti korisnicima (predavačima,
asistentima, demonstratorima) pristup svom prostoru koji se nalazi unutar prostora
kolegija u kojem sudjeluju.
8
FESB
Dekanat
Knjižnica
Računski centar
Zavodi
Zavod za matematiku i fiziku
Zavod za elektroniku
Katedra za arhitekturu računala i operacijske
sustave
Arhitektura računala
Operacijski sustavi
...
Katedra za komunikacijske i
informacijske sustave
Informacije i komunikacije
...
Katedra za fotonaponske sustave
i sunčane ćelije
Sunčane ćelije
...
Katedra za ...
Zavod za elektroenergetiku
Zavod za ...
Slika 2.2. Ustrojstvo FESB-a
2.3.1. Izrada prostora u Alfrescu
Prostore (spaces) može izraditi samo administrator sustava, a to se obavlja preko
administratorske konzole, koja je prikazana na slici ispod.
Slika 2.3. Izrada prostora
Administrator može birati da li želi izraditi novi prostor ispočetka ili po uzoru na već
postojeći prostor. Ako izrađuje novi prostor, dovoljno je upisati naziv prostora, a pri izradi po
uzoru na postojeći prostor odabere referentni prostor, te upiše naziv prostora. Izrada po
uzoru na postojeći prostor je korisna pri izradi struktura koje se ponavljaju, kao npr. kolegija,
koji svi imaju isti sadržaj (prostor predavača, asistenta i demonstratora).
9
Slika 2.4. Pojedinosti prostora
Nakon izrade prostora administrator može pregledati pojedinosti prostora (obični
korisnik to ne može). Tu može obavljati neke operacije vezane uz prostor kao npr. cut, copy i
paste samog prostora, preuzeti vlasništvo nad prostorom, dodati korisnike ili grupe korisnika
u taj prostor, dodavati sadržaj u prostor, izmjenjivati atribute sadržaja, poslati e-mail svim
korisnicima tog prostora ili započeti diskusiju između članova prostora.
Slika 2.5. Ustroj FESB-a u Alfrescu
Na slici 2.5. se vidi kako izgleda ustroj fakulteta na administratorskoj konzoli.
Administrator ima pristup svim prostorima i može mijenjati njihova svojstva, dok korisnici
imaju pristup samo onom prostoru kojem pripadaju.
10
2.3.2. Dodavanje i uređivanje korisnika
Sljedeći zadatak administratora je napraviti korisničke profile pojedinačno za svakoga
korisnika, te obavijestiti korisnike o njihovom dodavanju u sustav. To se obavlja preko
obrasca za dodavanje novog korisnika u sustav, gdje administrator upiše korisnikove podatke
(ime, prezime, e-mail adresu i ostale pojedinosti), dodijeli mu korisničko ime i lozinku, te mu
odredi lokaciju početnog prostora. Nakon ovoga, korisniku se šalje e-mail koji ga obavještava
da je dodan na Alfresco poslužitelj i u kojem su navedeni podaci za pristup poslužitelju.
Administrator mora svakom korisniku dodijeliti prostor unutar njegove domene (zavod,
katedra, kolegij), te omogućiti pristup svim prostorima koji se tiču tog korisnika. To se postiže
dodavanjem korisnika u svaki od navedenih prostora (zavod, katedra, kolegij) i dodjelom
prava korištenja prostora. Tako će npr. predavač na kolegiju Arhitektura računala u prostoru
predavača u tom kolegiju imati vlasništvo nad tim prostorom, tj. moći će dodavati,
izmjenjivati i brisati sve dokumente u tom prostoru, dok će u ostalim prostorima imati tzv.
read-only prava, tj. moći će samo gledati dokumente bez mogućnosti brisanja i izmjene.
Administrator ove zadatke obavlja preko administratorske konzole na adresi
http://localhost:8080/alfresco kojoj se pristupa putem web preglednika, što omogućava
administratoru udaljen rad, tj. ne mora se nalaziti na fizičkoj lokaciji poslužitelja, nego samo
mora imati podatke potrebne za pristup (IP adresu i administratorsku akreditaciju).
Slika 2.6. Administratorska konzola za upravljanje korisnicima
11
Na slici 2.6. se vidi kako izgleda administratorska konzola za upravljanje korisnicima. Tu je
moguće dodavati nove korisnike, gledati detalje o postojećim korisnicima i izmjenjivati
svojstva korisnika (izmjena osobnih podataka, akreditacije, pridjeljivati vlasništvo nad
prostorima i sl.). U Alfrescu je moguća izrada grupa korisnika, gdje se grupiraju korisnici zbog
lakšeg dodavanja u prostore i eventualnih kasnijih izmjena (dodavanja korisnika u grupu ili
brisanja korisnika iz određene grupe ili sustava). Uzmimo kao primjer ustroj FESB-a, gdje
imamo grupu svih korisnika FESB, zatim podgrupu Zavod za elektroniku, te opet podgrupu
Katedra za arhitekturu računala i operacijske sustave u kojoj imamo podgrupu Arhitektura
računala. Na ovaj način prostore pridjeljujemo grupama, a ne individualnim korisnicima, što
olakšava izmjene, ako npr. grupa dobije novog člana, lako ga dodamo u grupu i odmah dobije
ista prava kao svi korisnici te grupe.
Na slici 2.7. ispod je prikazana administratorska konzola za upravljanje grupama
korisnika, gdje vidimo sadržaj grupe Zavod za elektroniku koja sadrži sve katedre koje se
nalaze u tom zavodu, a svaka od tih katedri sadrži odgovarajuće kolegije. U korisničkim
grupama zavoda imamo i posebne podgrupe Predstojnik zavoda i Članovi kolegija zavoda
(njima su dodijeljeni posebni prostori kako bi mogli stavljati sadržaj i obavijesti koji se odnose
na cijeli zavod), kao što grupe katedra imaju podgrupu Šef katedre (koji kao i posebni članovi
zavoda isto ima svoj posebni prostor u koji stavlja sadržaj koji se odnosi na cijelu katedru),
također zbog lakše organizacije korisnika i prostora u Alfrescu.
12
2.7. Administratorska konzola za upravljanje grupama korisnika
3. Alfresco share portal
Za krajnjeg korisnika ovo je najzanimljiviji dio Alfresco sustava. To je internetski portal
gdje korisnik ima pristup svim dokumentima, zapisima, zadacima i projektima na kojima radi.
Korisnička konzola, koja je prikazana na slici ispod, sadrži sve bitne informacije i vrlo lako se
može prilagoditi korisniku. Mogu se dodavati informacije i oduzimati one koje korisniku nisu
važne. Svakom korisniku je omogućeno otvarati nove siteove, tj. projekte, te započeti
kolaboraciju s drugim korisnicima istog sustava.
3.1. Kolaboracija
Kolaboracija započinje kreiranjem novog projekta i pozivanjem korisnika da se pridruže
radu na projektu. Svakom korisniku se dodjeljuje jedna od uloga: manager, collaborator,
contributor ili consumer. Manager ima sva dopuštenja u sustavu (može dodavati nove
članove, te čitati, brisati i izmjenjivati dokumente), collaborator može dodavati dokumente i
nove članove u projekt, te izmjenjivati dokumente projekta, contributor može dodavati i
izmjenjivati dokumente, ali ne može dodavati nove članove u projekt, dok consumer može
samo čitati dokumente.
Kada je projekt napravljen i kada započne rad, korisnici mogu pristupiti početnoj stranici
projekta na kojoj se nalaze sve važnije obavijesti o projektu, a također se nudi izbor
13
3.3. Alfresco share
korisnicima ukoliko žele napisati članak na Wikipediji, dodati dokument u knjižnicu
(document library), dodati obavezu ili sastanak u kalendar, podijeliti linkove sa članovima
projekta, započeti raspravu o nekoj temi ili pogledati tko su ostali članovi na projektu. Sve
ove aktivnosti se prikazuju na početnoj stranici projekta.
3.2. Korisnička upravljačka konzola (My Dashboard)
Kada se korisnik prijavi na Alfresco share, prvo vidi upravljačku konzolu, koja je prikazana
na slici 3.1. Tu su prikazani podaci koji su važni korisniku kao što su: projekti na kojima
korisnik radi (My sites), popis aktivnosti na tim projektima, zadaci koji čekaju korisnika
(Tasks), profil korisnika s njegovim osobnim podacima, kalendar, korisnikovi dokumenti,
dokumenti koje korisnik izmjenjuje i informacije o Alfresco mreži, a moguć je i prikaz web
sadržaja, tako da korisnik odabere HTTP adresu koju želi imati na konzoli, te prikaz RSS
novosti. Sve ove kategorije svaki korisnik može dodati ili izbrisati sa upravljačke konzole i
tako je prilagoditi svojim potrebama, ovisno o tome koje ga informacije zanimaju.
Prilagođavanje se obavlja klikom miša na Customize dashboard, te izborom željenih postavki
(raspored elemenata na stranici i odabir elemenata koji će biti prikazani).
3.3. Projekti (Sites)
Siteovi su dio Alfresca gdje se zapravo odvija kolaboracija. Korisnik može sudjelovati na
više projekata (biti član više siteova), a o svemu je obaviješten na svojoj upravljačkoj konzoli.
Ako želi detaljnije informacije o projektu, mora posjetiti taj site. Kada korisnik otvori stranicu
projekta, prikazuju se informacije o članovima projekta, aktivnosti na projektu, pojedinosti o
projektu, linkovi koje su korisnici dodali, nedavno izmijenjeni dokumenti, pojedinosti o
projektu (tko je započeo projekt), wiki informacije o stranici, te web pregled i RSS novosti.
Izgled ove konzole može mijenjati samo manager projekta, tj. onaj korisnik koji ga je i
započeo, ili netko tko je poslije imenovan managerom, a svi korisnici vide istu konzolu.
Postupak prilagođavanja ove konzole je isti kao i izmjenjivanje korisničke konzole. Na slici
3.2. na sljedećoj stranici je prikazano kako izgleda izbornik za prilagođavanje upravljačke
konzole.
14
3.4. Prilagođavanje upravljačke konzole projekta
3.3.1. Wiki o projektu
U ovom dijelu sitea imamo direktan pristup članku na Wikipediji. Tu korisnici mogu pisati
i mijenjati stranice koje će biti dostupne preko weba na stranici www.wikipedia.com. Na
Wikipediji se pišu članci koji će poslužiti nekome da sazna pojedinosti i činjenice o projektu.
3.3.2. Blog o projektu
Naslov sve govori, to je mjesto gdje se piše blog o projektu, a to su najčešće informacije o
tijeku rada, što je sljedeće u planu rada, kako napreduje istraživanje i sl. Moguće je i podesiti
da blog bude prikazan na vanjskom poslužitelju (umjesto na Alfrescu).
15
3.3.3. Dokumentacija
U Document library dijelu stranice su prikazani svi dokumenti koji se nalaze na jednom
projektu. Tu je moguće stvarati novi sadržaj različitih tipova (običan text, HTML ili XML) ili
uploadati sadržaj iz računala. Korisna funkcija ovog dijela je slanje dokumenata kroz Alfresco
poslužitelj drugim korisnicima na obradu ili na odobravanje.
3.5. Document library
Bilo koji dokument je moguće preuzeti na računalo na obradu, te će taj dokument biti
zaključan za druge korisnike sve dok onaj tko ga je preuzeo na obradu ne završi izmjene i
uploada novu verziju dokumenta. Dokumente je moguće pogledati u web pregledniku, gdje
korisnik ima prikazane informacije o dokumentu (metadata): naslov, opis, autor, vlasnik,
veličina, te datume izrade i izmjene. Također ima i nekoliko opcija za rad s dokumentom:
preuzimanje na računalo (download), prikaz u web pregledniku, izmjena gore navedenih
informacija o dokumentu (metadata), opciju izmjene na računalu korisnika i upload
izmjenjenog dokumenta, te opciju upravljanja tokom rada (workflow), gdje je moguće
nekome dati zadatak izmjene dokumenta ili poslati na odobravanje valjanosti dokumenta. Tu
su i linkovi koji služe za pokazivanje dokumenta drugim korisnicima (kao i korisnicima izvan
sustava), te link koji sadrži adresu projekta. Omogućeno je i dodavanje komentara ispod
dokumenta, pa tako korisnici mogu lakše dogovarati potrebne izmjene i ocjenjivati valjanost i
korisnost dokumenta.
16
Sve ove opcije su dostupne i preko MS Office Add-ina, koji omogućuje direktan
pristup dokumentima izravno iz aplikacije u kojoj izrađuje dokument (Word, Excel, itd.), a
koji je opisan na sljedećim stranicama.
3.6. Pregled dokumenta u web pregledniku
Slanje dokumenta drugim korisnicima se obavlja klikom na Assign workflow, te se
ispuni obrazac koji je prikazan na slici 3.5. na sljedećoj stranici, a sadrži informacije o osobi
kojoj šaljemo dokument, rok do kojeg izmjena mora biti gotova i komentar o tome što je
potrebno izmijeniti. Moguće je poslati dokument na odobrenje, gdje se ispuni isti obrazac, a
korisnik koji primi dokument ima opciju prihvaćanja i odbacivanja. Ova opcija je vrlo korisna
kod npr. kolaboracije mentor-student oko završnog rada kada student pošalje mentoru
završni rad, te ovaj prihvati ili odbaci. Ako prihvati, student je spreman za obranu završnog
rada, a ukoliko odbaci, može napisati komentar koje izmjene treba napraviti, te student
popravlja dijelove koji ne valjaju i nakon toga opet šalje na odobrenje mentora.
17
3.7. Obrazac za slanje dokumenata
3.3.4. Kalendar
Kao što sam naslov govori, ovo je običan kalendar u kojem korisnici mogu zapisati
sastanke, rokove, događaje i sl., te ih podijeliti s ostalim korisnicima. Svi članovi projekta
imaju pristup kalendaru i smiju dodavati zapise u kalendar.
3.3.5. Linkovi
U ovom dijelu je moguće dijeliti linkove na web stranice među korisnicima. Svi smiju
dodavati linkove, a dodavanje se obavlja preko obrasca koji je prikazan na slici ispod. U
obrascu je potrebno upisati naslov i URL tog linka, a postoje i opcije dodavanja opisa linka, te
dodavanje tagova radi lakšeg pronalaženja željenog linka.
18
3.8. Obrazac za dodavanje linka
3.3.6. Rasprave (Discussions)
U ovom dijelu korisnici imaju pregled nad raspravama koje su otvorili članovi projekta.
Moguće je otvarati nove rasprave ili pretraživati i pregledavati već postojeće teme, te
odgovore članova. Dodavanje novih tema rasprave se obavlja preko obrasca u koji se upiše
tema rasprave, te prvi post. Moguće je i dodavanje tagova radi lakšeg pronalaska određene
teme.
3.3.7. Članovi projekta (Members)
Tu je moguće vidjeti tko su ostali članovi projekta. Klikom na njihova imena korisnici
imaju pristup njihovom profilu na Alfresco poslužitelju, tj. informacijama o korisniku, njihovoj
adresi e-maila, projektima na kojima korisnik sudjeluje, te sadržaju koji je dodao na
poslužitelj.
19
3.4. Microsoft Office Add-In
Zbog lakšeg rukovanja dokumentima, i da se izbjegne potreba stalnog otvaranja Alfresco
share portala, napravljen je MS Office Add-in od Alfresca. To je dodatak za sve aplikacije iz
Microsoft Office programskog paketa, a omogućuje izmjenu dokumenata i dodavanje novih
dokumenata izravno iz programa u kojem korisnik radi dokument (Word, Excel, itd.). Ako
korisnik preuzme dokument na izmjenu, Alfresco „zaključa“ taj dokument onemogućujući
drugim korisnicima izmjenu tog dokumenta, to se zove check-out. Tek kada korisnik završi s
izmjenom, dokument se „otključava“ drugim korisnicima, tj. korisnik napravi check-in.
Na slikama na sljedećoj strani vidimo kako izgleda dodatak. Korisnik ima pregled nad
dokumentima koje je uzeo na izmjenu, zadacima koje mora obaviti, te prostore tvrtke kojima
ima pristup i dokumete u njima. Također može upravljati i tokom rada (workflow), što znači
da može slati dokumente nekome na odobravanje (npr. rukovoditelju projekta) ili dati
zadatak članu projekta da napravi neki dokument ili izmjene na već postojećem dokumentu.
To se obavlja putem obrasca na slici 3.7., gdje korisnik odabere željenu funkciju, osobu kojoj
želi poslati, rok izvršenja obaveze, te opis (najčešće posla koji treba obaviti ili neku
napomenu). Nakon slanja dokumenta, korisnik koji je zadužen za obavljanje radnje, dobije
novi unos na korisničkoj upravljačkoj konzoli koji ga obavještava o zadatku koji mora obaviti.
20
3.9. Upravljanje tokom rada - Office add-in
3.10. Add-in – Alfresco home 3.11. Add-in - prostori
21
4. Zaključak
Dakle, iz ovoga možemo zaključiti da je Alfresco vrlo dobar open source ECM
poslužitelj koji poštuje standarde što se tiče samog poslužitelja i baze podatake, ali
omogućuje veliku uštedu novca, te predstavlja vrlo dobru alternativu komercijalnim ECM
sustavima. Baza podataka je proširiva novim poslužiteljima, tako da je uvijek moguće
proširivati kapacitet poslužitelja bez promjene performansi.
Krajnji korisnik pristupa poslužitelju preko web preglednika, što mu omogućava
fleksibilnost rada (može se pristupiti s bilo kojeg računala koje ima web preglednik, od
kuće ili na putu) i jednostavnost pristupa (većini korisnika je web preglednik poznato
okružje). Korisnici imaju izbor korištenja dodatka za MS Office, tako da ne moraju svaki
put pristupati poslužitelju preko Interneta, nego izravno iz programa u kojem izrađuju
dokument ili rade izmjene. Alfresco share je vrlo dobar alat za kolaboraciju, s vrlo
korisnim funkcijama kao npr. upravljanje tokom rada (workflow), gdje su u mogućnosti
nekome dati zadatak, ili tražiti od korisnika potvrdu valjanosti dokumenta. Primjer takve
kolaboracije je pisanje završnog rada, gdje mentor da zadatak studentu da napravi rad.
Kada student napiše rad, šalje ga mentoru na odobrenje, koji ga može ili odbaciti i
napisati što treba popraviti ili odobriti i tada je završni rad gotov. Na share portalu se
mogu dogovoriti oko datuma obrane završnog rada tako da mentor u kalendar aktivnosti
postavi obavezu na određeni datum. Dok student radi na završnom radu, može otvoriti
raspravu sa mentorom u vezi zadatka na kojem radi, gdje student postavlja pitanja, a
mentor mu odgovara i obrnuto.
Administrator također pristupa sustavu kao običan korisnik, samo ima veća prava i
neke funkcije koje korisnici nemaju. Posao administratora je da omogući svim korisnicima
pristup svom prostoru na poslužitelju i da onemogući korisnicima da izmjenjuju
dokumente koji nisu njihovi. Administrator preslikava ustroj organizacije (ili poduzeća) na
prostore u Alfresco sustavu, te otvara korisničke profile i dodjeljuje im prava na
određene prostore. Korisnik u načelu mora imati vlasnička prava samo nad svojim
prostorom, a read-only prava u ostalim prostorima koje treba vidjeti.
Zaključak je da se Alfresco isplati organizacijama koje žele ostvariti kolaboraciju a ne
žele puno uložiti u cjelokupni sustav. Sustav ima puno prednosti, a mana gotovo da i
nema.
22
Popis literature
[1] Shariff, M.; Choudhary, V.; Bhandari, A.; Majmudar, P.: „Alfresco 3 Enterprise Content
Management Implementation“, Packt Publishing, 2009.
[2] „MySQL“, s Interneta: http://hr.wikipedia.org/wiki/MySQL , 2010.
[3] „Apache Tomcat“, s Interneta: http://en.wikipedia.org/wiki/Apache_Tomcat , 2010.
[4] „Jboss application server“, s Interneta: http://en.wikipedia.org/wiki/Jboss , 2010.
[5] „Alfresco Document Management“, s Interneta:
http://www.alfresco.com/resources/datasheets/ , 2010.
[6] „Alfresco Share“, s Interneta: http://www.alfresco.com/resources/datasheets/ , 2010.
[7] „Microsoft Office“, s Interneta: http://wiki.alfresco.com/wiki/Microsoft_Office , 2010.
Popis kratica i oznaka
ECM – Enterprise Content Management (eng. upravljanje dokumentacijom poduzeća)
FESB – Fakultet elektrotehnike, strojarstva i brodogradnje
HTML – HyperText Markup Language (standardni internetski programski jezik)
HTTP – HyperText Transfer Protocol (internetski protokol koji omogućava www)
Link – poveznica na neku Internet adresu
OS – operacijski sustav
RSS – Really Simple Sindication (eng. vrlo jednostavne vijesti)
XML – eXtensible Markup Language (programski jezik za označavanje podataka)
23