Efektywne_zarzadzanie_czasem

Copyright for Polish edition by ZloteMysli.pl

Data 08.01.2008 r.

Wydanie darmowe, promocyjne dostarczone przez

Zote Myli Sp z o.o.

Niniejsza publikacja moe by kopiowana, oraz dowolnie

rozprowadzana tylko i wycznie w formie dostarczonej

przez Wydawc. Zabronione s jakiekolwiek zmiany

w zawartoci publikacji bez pisemnej zgody wydawcy.

Internetowe Wydawnictwo Zote Myli Sp. z o. o.

ul. Daszyskiego 5

44-100 Gliwice

WWW: www.ZloteMysli.pl

EMAIL: [email protected]

Wszelkie prawa zastrzeone.

All rights reserved.

SPIS TRECI

Rozpoznaj warto czasu...................................................5

Najczstsze problemy zwizane z zarzdzaniem czasem ....6

Zarzdzanie czasem w piciu krokach...............................8

Zainwestuj czas, by zyska czas........................................11

Efektywne wykorzystanie czasu w nauce jzykw ............13

Efektywne wykorzystanie czasu a odpoczynek .................16

Rady dotyczce codziennego planowania ........................19

Zakoczenie....................................................................22

Kto nie ma czasu,

jest biedniejszy ni ebrak

Przysowie nepalskie

EFEKTYWNE ZARZDZANIE CZASEM Tomasz Szopiski

Rozpoznaj warto czasu str. 5

Rozpoznaj warto czasuRozpoznaj warto czasu

Czas jest ograniczonym zasobem. Nie moe by skadowany ani ku-

piony. Moe by jedynie dobrze spoytkowany. Niewykorzystany

czas nigdy nie powrci. Robert Kiyosaki, autor ksiki Przepo -

wiednia Bogatego Ojca, napisa takie mdre zdanie: Czas jest

jednym z najcenniejszych Twoich aktyww1. W dzisiejszych czasach

mnstwo osb skary si na brak czasu, trudnoci w pogodzeniu

swoich obowizkw. Publikacja ta ma na celu danie Ci wskazwek,

jak efektywniej wykorzysta czas.

1 R. T. Kyosaki, S. L. Lechter, Przepowiednia Bogatego Ojca, Instytut Praktycz-nej Edukacji 2006, s. 303.

Copyright by Wydawnictwo Zote Myli & Tomasz Szopiski


Najczstsze problemy zwizane z zarzdzaniem czasem str. 6

Najczstsze problemy zwizaneNajczstsze problemy zwizane zz zarzdzaniem czasemzarzdzaniem czasem

Powszechnym czynnikiem powodujcym, e tracimy bezowocnie

czas, s zakcenia. Wyobra sobie, e siedzisz przy biurku i formuu-

jesz pismo dla nowego klienta. W kocu wiesz, jak zacz. Sowa

przychodz ci atwo.

Nagle wchodzi pracownik i przeszkadza Ci z powodu telefonu od

klienta. Tumaczysz mu, e oddzwonisz pniej. Z powodu tej krt-

kiej przerwy zgubie wtek. Musisz od nowa przemyle ca spra-

w. Tracisz czas. Czy nie byoby prociej powiesi na drzwiach ta-

bliczk: Prosz nie przeszkadza do godziny 12.30 lub da polece-

nie sekretarce, aby notowaa wszystkie przychodzce rozmowy, aby

mg pniej je zaatwi? Zastanw si, co jest na tyle wane w Two-

jej pracy, e nie moe zaczeka godzin.

Czasem bahe sprawy maj wielki wpyw na realizacj ogromnych

planw. Tak jest w przypadku organizowania miejsca pracy. Problem

pojawia si wtedy, gdy Twoje biurko wstawione do pokoju po to,

aby na nim pracowa, pisa itp. zostaje pozbawione swojej podsta-

wowej funkcji. Nie mona na nim pisa. Wszystko przez rosnc

z dnia na dzie gr papierw. Dlatego spdzasz czas na szukaniu.

Ile rzeczy zapomnisz, poniewa odpowiedni papier stracisz z oczu

z powodu baaganu?

Kluczow spraw jest ustalanie celw. Zarwno tych krtkotermino-

wych, jak i dugoterminowych. Wszystkie czynnoci naley zaplano-

wa wedug idei noszcej skrt KISS. To znaczy keep it simply and

stupid lub keep it simply and smart czyli utrzymaj wszystko



Najczstsze problemy zwizane z zarzdzaniem czasem str. 7

w prostocie. Wszystkie czynnoci musz by podzielone na etapy,

ktrych wykonanie bdzie miesznie proste. Kade, nawet najbar-

dziej zoone przedsiwzicie mona podzieli na proste czynnoci.

Ta zasada dziaa niezalenie od tego, czy jest to nauka jzyka, przed-

siwzicie zmierzajce do pozyskania strategicznego klienta, czy re-

mont domu. Wtedy atwo mona zaplanowa harmonogram dziaa.

Na kadym etapie znamy rodki, ktre musimy przedsiwzi, aby

osign cel.



Zarzdzanie czasem w piciu krokach str. 8

Zarzdzanie czasem w piciu krokachZarzdzanie czasem w piciu krokach

1. Przygotuj podrczny notes, w ktrym bdziesz mg atwo odna-

le terminy, zadania do wykonania, kontakty.

2. Nastpnie przygotuj kartk papieru i zapisz wszystkie niezbdne

czynnoci, ktre musisz i chcesz wykona. Niewane, czy s to roz-

mowy, podre, telefony.

3. Teraz musisz ustali priorytety. Jak wane s dla Ciebie wszystkie

wypisane czynnoci? Pomoe Ci w tym przedstawiona niej ma-

cierz Eisenhowera.

Wane Niewane

Pil

ne

Nie

pil

ne

Wymiar wanoci okrela, czy dana decyzja ma strategiczne zna-

czenie dla naszego przyszego funkcjonowania, zwizanego z naszym

samorozwojem lub z przyszoci naszej firmy. Decyzje nie majce

strategicznego znaczenia powinno si zleca podwadnym. Niestety,




czstym bdem jest prba decydowania o wszystkim i sprawdzenia

wszystkiego samodzielnie. Tak naprawd osoba zarzdzajca nie mo-

e i nie powinna zajmowa si wszystkimi aspektami funkcjonowa-

nia organizacji, a nawet nie musi o nich wszystkich wiedzie. Chcc

dopilnowa spraw takich jak zakup arwek czy sprztanie pomiesz-

cze, osoba zarzdzajca nie bdzie moga naleycie koncentrowa

si na kwestiach strategicznych, takich jak poszukiwanie kierunkw

ekspansji, tworzenie i koordynacja struktury organizacyjnej itd. Cz-

stym bdem osb zarzdzajcych jest prba kontrolowania wszyst-

kich aspektw dziaalnoci instytucji, ktr kieruj. Zamiast tego po-

winno si zidentyfikowa to, co stanowi sedno ich dziaalnoci. Na

tym powinni koncentrowa swoj uwag, natomiast czynnoci, ktre

nie s strategiczne, powinni przekazywa innym osobom lub instytu-

cjom zewntrznym.

Przypomina mi si epizod z filmu Nowy Jork, czwarta rano, obra-

zujcego specyfik pewnego maego miasteczka w czasach PRL-u. W

miejscowoci mieci si zakad karny, do ktrego przyjedali gocie

w odwiedziny do osb odsiadujcych kar. W miejscowoci mieci

si lokal gastronomiczny, do ktrego wstpoway w wikszoci oso-

by, ktre przyjechay do miasteczka na widzenie. W jednej ze scen

zostao pokazane, jak waciciel lokalu zwraca pracownikom uwag

na niedbale wykonywane obowizki: Nie zapominajcie, e yjemy

z wizienia. Czowiek ten wiedzia to, czego czsto nie wiedz osoby,

ktre s odpowiedzialne za strategi produktow wielkich firm. Wie-

dzia, co tak naprawd jest strategicznym elementem jego biznesu

i na czym naley si koncentrowa.

Powiniene zidentyfikowa swoje mocne i sabe strony. Dziki temu

bdziesz mg zaj si tym, w czym masz przewag. W Rumunii

prbowano zarwno wydobywa wgiel, jak i uprawia cytryny, aby




osign samowystarczalno. W adnej z dziedzin nie osignito

przewagi komparatywnej.

Wymiar pilnoci okrela, jak szybko musi by wykonane dane za-

danie. Zarwno w yciu prywatnym, jak i w kadej organizacji istnie-

je mnstwo zada zarwno wanych i niewanych, jaki i pilnych i nie

pilnych. Dziki macierzy Eisenhowera moemy kontrolowa wszyst-

kie zadania, pamitajc zarwno o wysaniu sprawozdania finanso-

wego, jak i odpowiedzi na zapytania ofertowe.

4. Kolejnym krokiem jest ustalenie czasu potrzebnego na wykonanie

czynnoci.

5. Nastpnie naley uj zadania w planie dziennym i tygodniowym.

Winnimy zaoy rezerw czasow, ktra bdzie potrzebna w przy-

padku nieprzewidzianych czynnoci.



Zainwestuj czas, by zyska czas str. 11

Zainwestuj czas, by zyska czasZainwestuj czas, by zyska czas

Wiele osb skarcych si na brak czasu nie stara si poprawi efek-

tywnoci swoich zaj. Znajomy zapyta mnie kiedy, dlaczego nie

naucz si szybko pisa na klawiaturze komputera. Zaproponowa, e

kupi mi specjalny program do nauki bezwzrokowego pisania na kla-

wiaturze. Odpowiedziaem mu, e posiadam taki program, ale nigdy

wczeniej nie zdecydowaem si na nauk szybkiego pisania. Pod je-

go wpywem podjem decyzj nauki. Codziennie powicaem pit-

nacie minut na wiczenie pisania. Na ekranie monitora pojawiay

si litery, ktre musiaem szybko wciska na klawiaturze. Na poczt-

ku byo to zaledwie kilka liter. Z kad kolejn lekcj dochodziy no-

we. Naleao opanowa ich pooenie na klawiaturze. Nastpnie na

ekranie pojawiay si teksty coraz trudniejsze, ktre naleao przepi-

sywa bezbdnie i w miar szybko. Powiciem na nauk pisania

czas, ktry zwrci si wielokrotnie. Dziki temu, e systematycznie

powicaem czas na nauk pisania, potrafi pisa bezwzrokowo.

Gdybym nie mia tej umiejtnoci, stracibym na pewno o wiele wi-

cej czasu na pisanie, ni powiciem go na nauk. Pisanie jest nie-

odzown czci mojej pracy, tak wic inwestycja procentuje cay

czas. Kiedy kto narzeka, e nie ma czasu i nie chce sysze o uspraw-

nieniu swoich codziennych dziaa, pytam: Dlaczego nie chcesz po-

wici czasu, skoro ta inwestycja zwrci ci si wielokrotnie?. Mu-

sisz zainwestowa czas, aby pniej go zyska. Take aby zyska

pienidze.

Robert Kiyosaki w ksice Przepowiednia Bogatego Ojca

napisa zdanie, ktre mi si bardzo spodobao: Bogaty stajesz si



Zainwestuj czas, by zyska czas str. 12

w czasie wolnym2. Analizujc swoje dotychczasowe postpowanie,

zauwaam, e tak naprawd jest. Dziki temu, e powicaem kiedy

czas na nauk jzykw, zdobywanie rnych wiadomoci i dowiadc-

ze, mogem otrzyma pierwsz prac czy te pniej zdoby dochd

dziki odpowiedniemu inwestowaniu. Zaprocentoway umiejtnoci,

ktre zdobyem w czasie wolnym.

2 R. T. Kyosaki, S. L. Lechter, Przepowiednia Bogatego Ojca, Instytut Praktycz-nej Edukacji 2006, s. 304



Efektywne wykorzystanie czasu w nauce jzykw str. 13

Efektywne wykorzystanie czasuEfektywne wykorzystanie czasu ww naucenauce jzykwjzykw

Podstawowym bdem popenianym przez osoby uczce si jzykw

jest brak systematycznoci. Lepiej powici 20 minut dziennie na

nauk ni uczy si raz w tygodniu przez kilka godzin.

Kolejnym istotnym czynnikiem wpywajcym na efektywno jest wi-

zualizacja. Kiedy, kiedy zapamitywanie niektrych wyrazw w j-

zyku niemieckim sprawiao mi trudno, zaczem wypisywa je fla-

mastrem na tablicy, ktr mona kupi w sklepie z artykuami biuro-

wymi. Na pocztku zapisaem trzy wyrazy. Dziki temu, e przez kil-

ka dni miaem je cay czas na widoku, zapady gboko w moj pa-

mi. Nie kosztowao mnie to wiele wysiku. Tylko zapisanie ich na

tablicy.

Kiedy zostaem suchaczem college'u jzyka angielskiego, poznaem

kolejne metody wykorzystania wizualizacji w nauce jzykw. Nie s

one niczym nowym, chocia niewiele osb o nich wie i z nich korzy-

sta.

Pierwsza z nich to words tree. Istot tej metody jest zapisanie na

rodku czystej kartki jednego sowa kluczowego, np. dom. Dookoa

piszemy sowa w obcym jzyku, ktre kojarz nam si ze sowem

dom. Pokj, kuchnia, azienka itd. Od kadego z utworzonych sw

tworzymy konary drzewa. Na przykad skojarzeniami wychodzcymi

od sowa kuchnia mog by kran, zlew, lodwka itd. Wane jest,

aby tworzy swj wasny acuch skojarzeniowy. Korzystanie z goto-

wych schematw nie przynosi takich rezultatw w nauce, jak w przy-

padku korzystania z wasnych schematw.




Rysunek: Przykad zastosowania metody words tree.




Druga z nich to flip cards. Polega ona na wypisywaniu na maych

karteczkach sw. Na jednej stronie znaczenie w jzyku polskim, a na

drugiej w jzyku obcym. Dziki tej metodzie potrafi w cigu jednego

dnia nauczy si okoo 40 sw bez wysiku. Trzeba oczywicie za-

inwestowa czas w przygotowanie karteczek. Czekajc w samocho-

dzie na zmian wiate, stojc w kolejce sklepowej, przegldam sowa

zapisane na kartkach. Kiedy przyswoj ju dane okrelenie, odka-

dam kartk na bok. Przegldam te, z ktrymi mam problem. Koloro-

we karteczki mona kupi w kadym sklepie z artykuami biurowymi.

Popularny rozmiar to 8,4 x 9,7 cm. Dla kadej dziedziny np. sport,

zakupy, dom mona zarezerwowa sobie oddzielny kolor. To bar-

dzo uatwia nauk.

Poniszy rysunek przedstawia przykad zastosowania metody flip

card w nauce angielskiego sownictwa.



Efektywne wykorzystanie czasu a odpoczynek str. 16

Efektywne wykorzystanie czasuEfektywne wykorzystanie czasu aa odpoczynek odpoczynek

Kiedy przeczytaem taki oto napis w jzyku niemieckim:

Keine Zeit fr Fitness haben,

heisst die Gesundheit untergraben.

W dosownym tumaczeniu znaczy to: Brak czasu na dbao o kon-

dycj fizyczn znaczy podkopanie wasnego zdrowia. Co wsplnego

ma odpoczynek z efektywnym wykorzystaniem czasu? Moe si wy-

dawa, e czas powicony na odpoczynek jest czasem straconym

w kocu wtedy nie wykonuje si adnej pracy. Regularny odpoczy-

nek jest warunkiem efektywnej pracy. Frederick Taylor dokona

interesujcego odkrycia3. Do eksperymentu wybra jednego z robot-

nikw pracujcych w hucie. Przy pracy cay czas towarzyszy mu

czowiek, ktry wydawa mu polecenia, kiedy ma pracowa, a kiedy

odpoczywa. Robotnik w cigu kadej godziny pracowa rednio 26

minut, a 34 przeznacza na odpoczynek. Mimo to przenosi cztery

razy wicej surwki ni robotnicy, ktrzy w tym czasie nie

odpoczywali. Sekretem jego wydajnoci by regularny odpoczynek.

Robotnik nie by tak zmczony jak inni. atwiej jest przeciwdziaa

zmczeniu, zanim si pojawi, ni si go pniej pozby.

Jest jeszcze dodatkowa zaleta odpoczynku, z ktrej wielu ludzi nie

zdaje sobie sprawy. Czsto istnieje konieczno wykonania jakie

wanej i twrczej pracy, na ktr w danej chwili nie mamy pomysu.

Paradoksalnie im wicej mylimy o tym projekcie, tym bardziej nie

3 Wicej na ten temat znajduje si w ksice Fredericka Winslowa Taylora "The Principles of Scientific Management", Filiquarian Publishing, LLC. (September 2007).




przychodzi nam do gowy aden pomys jego realizacji. Ciekawe po-

mysy przychodz czsto wtedy, kiedy bezporednio o nich nie myli-

my. Pojawiaj si w sytuacji odprenia. Dlatego odpoczynek jest tak

wany. Mnie osobicie wiele twrczych pomysw przyszo do gowy

wtedy, kiedy nie mylaem o koniecznoci wykonania czego twr-

czego. Pojawiy si podczas pywania na desce windsurfingowej, pod-

czas jazdy na rowerze lub w trakcie spaceru. Pojawiy si w sytuacji

relaksu, kiedy byem wypoczty, a nie podczas napicia nerwowego.

Obrazuje to krzywa stresu.

Rysunek: Krzywa stresu.

Pokazuje ona zaleno midzy efektami naszych de a nakadami,

ktre ponosimy na ich zrealizowanie. S to nakady zarwno fizycz-

ne, jak i psychiczne. Pocztkowo w miar ponoszenia coraz wik-

szych nakadw nasze efekty rosn. Dziki mobilizacji osigamy co-




raz wiksze efekty. Nastpnie istnieje ekstremum typu maksimum.

Efekty s maksymalne. Dalsze zwikszanie nakadw fizycznych

i coraz wikszy stres powoduj, e efekty zmniejszaj si. Czowiek

pracujcy umysowo bez przerwy po pewnym czasie traci zdolno

koncentracji. Tak samo osoby dziaajce w warunkach wysokiego

stresu, ktry jest skutkiem ogromnej motywacji, po przekroczeniu

pewnego punktu krytycznego osigaj negatywne efekty.

Przypomnij sobie histori wielkich odkrywcw naukowych, takich

jak Archimedes czy Newton. Ich odkrycia powstay, kiedy byli wypo-

czci. Dziki wieoci umysu byli w stanie zdoby si na refleksj.

Prawdopodobnie gdyby ta sama sytuacji przydarzya si Newtonowi

w mniej dogodnych warunkach, kiedy byby zmczony lub zabiega-

ny, zwrciby jedynie uwag na fakt, jakim jest spadajce jabko, ale

nie pomylaby o prawie warunkujcym zaistniae zjawisko.



Rady dotyczce codziennego planowania str. 19

Rady dotyczce codziennego planowania Rady dotyczce codziennego planowania

Wiedzc, kiedy Twoim codziennym obowizkom towarzyszy po-

piech, a kiedy nastpuje spokojny czas, moesz wykorzysta te fa-

zy. Zaplanuj wane czynnoci, kiedy nastpuje spokojniejsza faza.

Zaplanuj telefony w godzinach rannych.

Zapisz koniecznie cel dnia w widoczny sposb.

Zaplanuj nastpny dzie poprzedniego dnia wieczorem. Wiele

osb pamita wieczorem, co ma wykona nastpnego dnia. Przez

noc mona zapomnie o niektrych z tych czynnoci. Poza tym

czasami rano trudno jest znale czas na zaplanowanie czynnoci.

Bardzo wane jest zaplanowanie czasu wycznie dla siebie, w kt-

rym nikt nie bdzie nam przeszkadza. Ten, kto nie moe wykona

pracy z powodu cigych zakce wywoywanych przez inne oso-

by, przewanie jest rozdraniony. Nie moe wtedy efektywnie wy-

konywa swoich obowizkw. Po tym gdy kto zakci nasz czas,

potrzeba o wiele wicej czasu, aby mc z powrotem skoncentrowa

si na zadaniu, ktre musimy wykona. Zarezerwuj czas, w ktrym

bdziesz si koncentrowa wycznie na zadaniu, ktre masz

wykona.

Musisz zdoby si na odwag delegowania obowizkw. W tym ce-

lu musisz zdoby wiedz na temat tego, ktre obowizki nadaj si

do delegowania. Zadaj sobie pytanie: Czy to zadanie mog wyko-

na wycznie osobicie, czy mog zleci je pracownikowi?. Jeeli

nie jeste pewien, zadaj sobie nastpne pytanie: Dlaczego uwa-




am si za niezastpionego przy tym zadaniu?. Nastpnie zasta-

nw si, na kogo moesz delegowa konkretne zadania. Kto nadaje

si do wykonania tego zadania? Musisz zastanowi si, jak b-

dziesz kontrolowa rezultat pracy osb, na ktre delegujesz

uprawnienia. Osoba, ktrej powierzono zadania, powinna dosko-

nale wiedzie, kiedy rezultat jej pracy bdzie oceniany.

Utrzymuj porzdek w miejscu pracy.

Prowad rozmowy zorientowane na konkretny cel. Jednymi z naj-

bardziej czasochonnych rzeczy s rozmowy. Powodem takiego

stanu rzeczy jest ze przygotowanie do rozmowy, ze uzmysowie-

nie celu, ze prowadzenie dyskusji albo brak dyscypliny.

Naucz si systematycznoci. Wszystkie powysze techniki bd

bezskuteczne, jeeli nie nauczysz si systematycznoci. Niezalenie

od tego, czy uczysz si swek, czy te pracujesz jako sprzedawca,

w jednakowych odstpach czasu powiniene powtrzy okrelon

liczb sw w celu ich zapamitania, wykona okrelon liczb te-

lefonw itd. Tylko systematyczne dziaania prowadz do efektw.

Lepiej codziennie powici 15 minut na nauk jzyka, ni raz

w tygodniu 3 godziny.

Wana jest zmienno wykonywanych czynnoci. Jednorodno

czynnoci prowadzi do zmczenia.

Pamitam sytuacj, kiedy miaem przygotowa si do egzaminu z hi-

storii filozofii i historii gospodarczej. Zakres materiau do egzaminu

obejmowa mnstwo tematw. Wiele osb wykazywao zniechcenie

iloci wymaganego do egzaminu materiau. Postanowiem, e co-

dziennie bd si uczy jednego zagadnienia. Wypisywaem na kartce

najwaniejsze punkty dotyczce danego zagadnienia i prbowaem

si ich nauczy. Uczenie si tylko jednego zagadnienia nie wymagao




zbyt wielkiego nakadu czasu. Dziki systematycznoci uniknem

stresu zwizanego z ogromem materiau wymaganego do egzaminu.

Wane jest, aby kad czynno rozbi na proste elementy wtedy

nawet najbardziej skomplikowane zadanie wydaje si o wiele prost-

sze. Pamitam, e kiedy uczyem si rekcji czasownikw niemieckich,

byem zniechcony ich liczb. Mj znajomy powiedzia mi mdre

zdanie: Koncentruj si w danej chwili na tym wyrazie, ktrego w da-

nym momencie prbujesz si nauczy. Koncentruj si na nim i tylko

na nim. Caa lista w tej chwili nie istnieje. Sama wiadomo, e

trzeba nauczy si caej listy, dziaa zniechcajco.



Zakoczenie str. 22

ZakoczenieZakoczenie

Zdobycie dowiadcze opisanych w tej ksice zajo mi wiele czasu.

Dziki zastosowaniu tych rad bdziesz mg, drogi czytelniku, unik-

n bdw zdarzajcych si w zarzdzaniu czasem. Szybciej osi-

gniesz zamierzony cel. W jzyku cybernetyki okrela si to jako krzy-

w pocigu.

Zachcam Ci take do korzystania z dowiadcze innych osb po-

przez uczestniczenie w ciekawych, inspirujcych wykadach i rozmo-

wach. Dziki temu mona unikn bdw, ktre popenili inni.

Tomasz Szopiski jest autorem ebooka dotyczcego inwestowania

w nieruchomoci .

Jak znale i kupi mieszkanie

Na co zwrci uwag przy zakupie mieszkania,

aby dokona dobrej i opacalnej inwestycji?


Rozpoznaj warto czasuNajczstsze problemy zwizane zzarzdzaniem czasemZarzdzanie czasem w piciu krokachZainwestuj czas, by zyska czasEfektywne wykorzystanie czasu wnaucejzykwEfektywne wykorzystanie czasu aodpoczynek Rady dotyczce codziennego planowania Zakoczenie

Documents

Efektywne_zarzadzanie_czasem