Ekonomidagen 2016...2016/12/02 · Bo Mårtensson –Ekonomi/redovisning Monika Pfeiffer –Ekonomi/redovisning Olof Jernryd –Ekonomi/redovisning, stipendiehantering Emma Haverlind

Ekonomidagen 2016SEKTIONEN EKONOMI

Välkomna!

Program

Sektionen Ekonomi

• Ny organisation från 1 oktober

• Leder och utvecklar sektionen

• Utreder och leder projekt

• Hanterar budget, uppföljning och prognos

• Förvaltar systemen (Raindance, Lupin, Eos med flera)

• Vårdar och utvecklar ekonomimodellen

• Koordinerar stöd, support och utbildning i budget-, inköp-

och ekonomifrågor

• Och diverse andra frågor

Chef + stab - uppdrag

Chef + stab - vem

Lise Bröndum

Agneta Sjöfors Helena Jönsson

Gun-Britt Dahnér Johanna Fridqvist

Gunilla Flodmark Karin Olandersson

Inköp och upphandling- uppdrag och utbildning

• Vi hanterar alla upphandlingar över

tröskelvärdet ( 1 233’ SEK)

• Vi utbildar inköpare m fl för att respektive

institution ska kunna sköta

direktupphandlingar, förnyade

konkurrensutsättningar och förenklade

upphandlingar själva. Mallar finns på vår

hemsida.

• KIA utbildningar till våren - håll utkik i

Kompetensportalen.

• Vi kommer gärna ut till er!

• Har du frågor om upphandling? Maila oss

och ställ frågor på: [email protected]

Nyheter inom inköp och upphandling

• Vi har börjat arbeta med Category Management, d v s

klustring av stora avtalsområden för att få kontroll över

de samlade inköpen inom dessa områden, t ex IT,

kemikalier etc.

• Ny LOU vid årsskiftet. Beslut togs i Riksdagen 30/11.

– Vi kommer att utbilda er i de nya reglerna så snart

vi vet helheten i lagförslaget.

Inköp och upphandling - vem

• Vi förvaltar:

– ca 695 stiftelser och ca 80 fonder.

– ca 2,7 miljarder kr (aktier, strukturerade

produkter, räntebärande placeringar, fonder,

bankmedel)

– 21 jordbruksfastigheter, Villa Holma,

Juridicum, Pufendorfinstitutet, Biskopshuset

och en fastighet på Gråbrödersgatan.

• Sköter stiftelsernas redovisning

• Tar emot nya donationer

• Delar ut stipendier och forskningsbidrag

(2015: 3956 ansökningar, 1102 beviljade) samt

utdelning direkt till institution

Stiftelseförvaltningen - uppdrag

Stiftelseförvaltning - vem

Klemens Ganslandt - Donationschef, kapitalförvaltning

Camilla Hansson - Förvaltar lantbruken och övriga fastigheter

Bo Mårtensson – Ekonomi/redovisning

Monika Pfeiffer – Ekonomi/redovisning

Olof Jernryd – Ekonomi/redovisning, stipendiehantering

Emma Haverlind – Stipendiehantering

Krister Åstrand - Juridik, nya donationer

Inbetalningar och redovisning - vem

Cecilia Sjöström

Mathias Langmarker

Maj-Britt Bitzekis

Amalia Nordström

Helena Josefsson

Marianna Svensson

Wictoria Jogmark

Ann-Charlotte Olsson

Yvonne Dannapfel-Eriksson

• Fakturakontroll

• Kundupplägg

• Komplettering av valbara uppgifter

• Matcha kreditfakturor

• Påminnelser och räntefakturor

• Vidareförmedlingar och återbetalningar av bidrag

• Kvalitetskontroller av bokföringen

• Finansiella delarna av årsredovisningen

Inbetalningar och redovisning - uppdrag

• Service via telefon och mail

• Utbildningar

• Inbetalningar

• Indirekta kostnader

• Bokföring av samfinansiering, pålägg, fördelning av 91

• Periodiseringar

• Avslut av aktiviteter

• Momsredovisning


• Bevakning av nyheter i statsredovisningen

• Rapportering till statsredovisningen

• Motpartsavstämning

• Studieavgifter

• Inkasso

• Statsbudgetmedel


Ekonomikontoret

Ekonomikontoret inrättades 2001 och är sedan den 1/1

2014 en del av Sektionen Ekonomi.

Vi arbetar med:

• Ca 50 kostnadsställen inom förvaltningen, LUKOM, USV

och Juridiska fakulteten

• Löpande redovisning, avstämningar, utredningar,

uppföljningar, budget, prognos mm

Ekonomikontoret - vem

Pernilla Sommelius (avd. chef): Budget,

prognos, uppföljning, redovisning och

anläggning

Jesper Gidvall: Budget, prognos, uppföljning,

redovisning och anläggning

Stefan Vesshult: Budget, prognos, uppföljning,

redovisning och anläggning

Gunilla Jansson: Redovisning och fakturering

Annica Karlsson: Redovisning och fakturering

Fakturahantering och utbetalningar

• Administration i Lupin

• Servicetelefon och mail

• Utbetalningar

• Leverantörsupplägg

• Anläggningsredovisning

• Handkassor

• Förmedlar Eurocardkonto och Valutasäkring

• Statistik

• Kvalitetssäkringar

Vem arbetar på

Fakturahantering och utbetalningar?

• Ann-Charlotte Hallberg

• Anna Falkfors Gavelin

• Birgitta Rydh

• Bjarne Hagensby

• Camilla Algerbo

• Carita Bergström

• Dag Bengtsson

• Jessica Westerlund

(föräldraledig)

• Kerstin Dahlström

• Szidonia Ruggiero

• Ulrika Ström

• Kerstin Larsson

Aktuellt i Lupin

Referens

För- och efternamn

För- och efternamn

För- och efternamn

För- och efternamn

Ny version av Lupin under 2017 och

lösning på Java-problem

Problem med Java

• Vissa webbläsare kommer inte att fungera med Java-plugin

Ny Lupin-version 2017

• Nya versionen är inte beroende av Java!

Information kommer!

• Innehåll i den nya versionen och tidplan för uppgradering

• Rekommendationer och lösningar fram tills nya versionen

• Info via SamIT, fakultetsekonomerna och nyhetsbreven

Ny inloggning i Lupin under 2017

Övergång till inloggning med SAML2

• Ny inloggningslänk och Lucat-inloggning

• Information kommer när testerna kommit lite längre

och tidplanen är klar

Eget köp

Endast attestanter med belopp

Eget ansvar

”Eget köp”: MIN mobiltelefon, MIN resa,

MIN bärbara dator, MIN representation

• personlig förmån

• får ej attesteras av förmånstagaren

• får ej attesteras av underordnad

(beroendeställning)

Vid attest markera

”Acceptera fakturan” och

”Eget köp”

Beställning av betalning utan faktura

• Ny rutin

• Blankett under Genvägar på Lupins startsida

• Faktura i Lupin

• Granskning och attest

Bokslut och nyheter

Fakturera och rekvirera

• 15 dec Fakturera/rekvirera statliga myndigheter

• 30 dec Fakturera interna kunder

• 10 jan Fakturera/rekvirera icke-statliga kunder

Töm utredningskonto

• 10 jan

Ska vara 0

Fel konto-finansiär på bidrag/uppdrag

• Fel vid utbokning från utredningskonto

• Fakurerat/rekvirerat direkt från KR istället för som man

ska från PM – och inte bytt finansiär.

Ex konto – finansiär - motpart

• Bidrag från Vetenskapsrådet

– Kto 35110 Bidrag statl mynd exkl affv

– Finansiär 200 VR, Vetenskapsrådet

– Motpart 1267 VR, Vetenskapsrådet

• Bidrag från EU, utbetalt via Uppsala universitet som är

koordinator i projektet

– Kto 35110 Bidrag statl mynd exkl affv

– Finansiär 600 EU-medel inom rampr via koord

– Motpart 1001 Uppsala universitet

Motpartsavstämning

Lev fakturor och anläggningstillgångar

• 5 december/6 december kl 10.00

– Definitivregistrera anläggningstillgångar med

anskaffningsdatum t o m november 2016

• 10 jan

– Granska och attestera fakturor i Lupin senast kl 18.00

– Definitivregistrera anläggningstillgångar med

anskaffningsdatum t o m december 2016 (11 jan kl 10.00)

Rapporten ”Ej hanterade fakturor i Lupin”

http://www.ekonomiwebben.lu.se/for-mitt-arbete/faktura/leverantorsfaktura

Övrig bokföring

• 11 jan Sista dag:

» Rätta felkonterade fakturor, löner och utlägg etc

» Samfinansiera

• 12 jan Fördelning verksamhet 91, pålägg, samfinansiering bokförs

• 18 jan Upplupna löner bokförs

Inkomstperiodiseringar

• Nu- Förberedelser

• 13-17 jan Institutionerna slutgranskar

• 18 jan Fakulteterna slutgranskar

• 19 jan Bokförs

• 20 jan Kontroll av utfall

Inkomstperiodiseringar - förberedelser

• Korrekt bokföring

• Korrekt periodiseringsstatus PER/RES

– Extra koll ”vilande projekt”!

• Kontrakts- och konteringsuppgifter på PER-aktiviteter

– Rätt konto, motpart och finansiär

– Tillåten kombination av konto och motpart

• Ev periodiseringsgrupper i ordning

• Ev avstämning av kkl 7

Se guide Kontroller inför periodisering

Inkomstperiodiseringar – slutgranskning

1. Kontroll belopp - särskilt på projekt med underskott

Se guide Kontroll periodiseringsbelopp

2. Kontroll kontering - särskilt om det finns flera finansiärer

Se guide Kontroll periodiseringskontering

3. Rimlighetsbedömning

Se guide Avstämning periodisering

Inkomstperiodiseringar – kontroll utfall

Kompletterande rimlighetsbedömning

Se guide Översikt periodisering

Bokslut på institution

Inventering av anläggningstillgångar

• I BOX:

– Kopia på beslut avseende inventeringsförrättare (giltig

för aktuellt bokslutsår)

– Kopia på beslut avseende inventeringsplan (giltig för

aktuellt bokslutsår)

– Årets inventering

– I förekommande fall: Avvikelser från inventeringsplan

• Originalen diarieförs och arkiveras på institutionen

• Senast 31 december 2016

Inventering av anläggningstillgångar

• 2 inventeringsrapporter

– Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor & Analys under fliken

Anläggningar

• Ange kostnadsställe

Inventering av handkassa

• Särskild blankett

• Per 31 december 2016

Nyheter 2017

Nya konton för återbetalning av bidrag

• Nya konton

• 35115 Återbet bidrag statl mynd

• (73515 Återbet transf statl mynd)

• (77115 Återbet transf statl mynd)

Nya statliga bankavtal 1 april 2017

Plusgiro 1 56 50-5 försvinner• I december tar vi bort informationen om plusgironummer

på fakturor och rekvisitioner

• Använd bankgiro 5051-4728 istället för inbetalningar till

universitetet


Utländska inbetalningar och utbetalningar kommer att göras

via den Danske Bank.

• Nya konton från 1 april


Svenska inbetalningar, utbetalningar, kortinlösen, löner mm

ej klart. Blir någon av följande banker:

• Nordea

• Swedbank

• Danske Bank

Vårt nuvarande bankgiro kommer att behållas och flyttas

över till vår nya bank

Ändring av mervärdesskattelagen 2017

• Avdragsrätt för ingående moms vid

representationsmåltider

• Grund i mervärdeskattelagen men påverkar även

momsförordningen

• Underlaget ökas från 90 kronor till 300 kronor

• Nytt maxbelopp 75 kronor? (tidigare 22,50)

(Fortsatt arbete, momsförordningen ändras under

2017, ev kommer momsavdraget på representation

att helt tas bort)

Förtydligande av kontoval för

utbildning av egen personal 2017

Huvudprincip:

• Kostnader för logi och mat vid kurser och konferenser

bokförs i kontoklass 5

– Enbart utbildningskostnaden bokförs i kontoklass 48

– Kost och logi vid interna konferenser bokförs i

kontoklass 57

Förenklingsregel:

• Om kost och logi inkluderat i kursavgift bokförs i

kontoklass 48

Lunds universitet

Riksrevisionens granskningar

NERINA DZAFIC

KENT GUSTAFSSON

2016-12-

05

49

› Myndighet under riksdagen med uppgift att granska den verksamhet som bedrivs av staten

› Granskar regeringen, myndigheter, bolag och stiftelser

› Verkar genom oberoende revision för demokratisk insyn

› Medverkar till god resursanvändning och effektiv förvaltning i staten

› Grundlagsreglerat mandat

› Företräder Sverige som nationellt revisionsorgan

2016-12-

05

50

Riksrevisionens uppdrag och mandat

RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN

› Bildades 1 juli 2003

› Ca 330 anställda

› Finansiering:

– Förvaltningsanslag 320 miljoner kronor

– Biståndsanslag 50 miljoner kronor

› Kontor i Stockholm, Jönköping och Uppsala

› Cirka 30 effektivitetsrapporter per år

› Årlig revision av ca 240 myndigheter samt några bolag

› Internationellt utvecklingssamarbete

2016-12-

05

51

Korta fakta om Riksrevisionen


Redovisning av effektivitetsrevision

› Granskningsrapporter, ca 30 per år, lämnas till riksdagen

› Regeringen ska inom fyra månader redovisa vilka åtgärder de vidtagit eller ämnar vidta med anledning av Riksrevisionens iakttagelser

› Årlig sammanställning av regeringens åtgärder lämnas i Årsredovisning för staten

› Muntlig avrapportering: myndigheter, departement och utskott

› Årlig rapport (både årlig revision och effektivitetsrevision)

› Rapporter publiceras på www.riksrevisionen.se

2016-12-

05

52RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN

› Risk för väsentliga fel i årsredovisningen

– Tillförlitlig redovisning och rättvisande räkenskaper

– Ledningens förvaltning följer föreskrifter och beslut

› Följer internationella standarder

› Följer god revisionssed

– Bedömning på rimlig grund

– Baseras på relevanta risker

2016-12-

05

53

Utgångspunkter för årliga revisionen


› Revisionsberättelse

› Revisors rapport över översiktlig granskning av delårsrapport

› Revisionsrapport

› Muntlig avrapportering: myndigheter, departement, riksdagens utskott

› Årlig rapport (både effektivitetsrevision och årlig revision)

› Publicering på www.riksrevisionen.se

2016-12-

05

54

Rapportering av årlig revision


Granskningsinriktning

Riskbaserad revision – Granskning av intern styrning och kontroll

– Riskbedömning

– Kartläggning processer o kontroller

– Test av kontroller

– Substansgranskning

Vanliga områden

– Ladok

– Intäkter av avgifter och bidrag – Projektgranskning

– Personalkostnader

– Övrig drift

– Anläggningstillgångar

– Närståendeförhållande t.ex. Holdingbolag

2016-12-

05

RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN 55

Ex. Granskning av projekt

- Resultatförs avslutade projekt eller ligger de kvar på periodiseringskonto över bokslut?

- Har myndigheten avtalsmässigt stöd i att boka upp en fordran/skuld som periodiseringspost?

- Rätt finansiering - Använder man beslutad %-sats för OH-påslag? Har rätt kostnader (lön- övriga direkta kostnader) bokförts på projekten?

- Har projekt klassificerats rätt bidrag/avgifter?

2016-12-

05


› Kontroll av att avtal finns.

› Rätt person enligt delegations alt arbetsordning undertecknar avtalen.

› Samlad bild över ingångna avtal – avtalsdatabas/diarieföring

› Rätt dispositionstid och korrekt tidsperiod inlagd på projektet.

› Kontroll av att avtalet fortfarande är giltigt.

2016-12-

05

57

Avtal


Tips för en korrekt klassificering:

– Beslut om kriterier för bidrag/uppdrag

– En klassificeringsmall som fylls i och bifogas respektive projekt (ger en spårbarhet vid eventuella tveksamheter och kan fungera som ett stöd vid klassificering)

– Central övervakning/kontroll

– Utbildning som ger förutsättningar för en korrekt klassificering.

– Dokumenterade ställningstaganden (Kan finnas olika delar i projekt – både uppdrag / bidrag.)

2016-12-

05

58

Klassificering


› Har projektens nedlagda kostnader täckning hos finansiärer?

› Projektkalkyler och löpande avstämningar av nedlagda kostnader i projekten.

› Finns enhetliga mallar för avstämningar på institutioner/motsvarande? Risken är att avstämningar inte görs alls eller inte görs förrän det är för sent.

› Återrapportering till finansiärerna

2016-12-

05

59

Nedlagda kostnader har täckning i avtal

med finansiär?


› Samtliga kostnader - korrekt beräknade - tillräckligt specificerade

› Full kostnadstäckning

› Ekonomer medverkar - kommunikation mellan ekonomer och projektledare

› Standardiserade mallar med instruktioner

› Kvalitetssäkring t.ex. av någon ekonom

› Enhetliga rutiner för projektuppföljning

› Projekthanteringen decentraliserat – centrala kontroller

2016-12-

05

60

Projektkalkyler – Uppföljning


› Beslut av behöriga personer

› Riktlinjer för samfinansiering, utnyttjande av interna medel och parallellförbrukning

› Risker för felaktigt utnyttjande av anslagsmedel om projektavtal och/eller samfinansiering inte beslutas av behörig.

2016-12-

05

61

Samfinansiering


Granskningsansats bokslutsgranskning

› Hanterar iakttagelser från den löpande granskningen

› Kompletterar med analytisk granskning och avstämning mot underlag vid granskning av årsredovisningen.

– Urval bland väsentliga projekt som inte granskats i den löpande granskningen.

– Urval av projekt för vilka inte har bokförts några intäkter och kostnader under året.

– Urval av projekt där avtal gått ut men periodisering har skett. Finns förlängningsavtal?

› Genom hela vår granskning beaktas:

– Bristande regelefterlevnad

– Oegentligheter

2016-12-

05


› Kontrollera bokförda intäkter och kostnader under året

› Avstämning av periodiserat belopp med projektredovisning.

› Upplupna bidragsintäkter ska enbart redovisas om skriftligt avtal finns som styrker intäkten

› Projekt som avslutats och inte behöver återbetalas till finansiären ska intäktsföras och inte ligga kvar bland oförbrukade bidrag.

2016-12-

05

63

Att tänka på vid delår- och årsbokslut


› Underskrivna avtal saknas / underskrift ej av behörig.

› Avtal där dispositionstid gått ut har inte avslutats.

› Klassificering uppdrag eller bidrag.

› Projektkalkyler är bristfälliga eller saknas helt.

› Projektuppföljning görs på olika sätt både mellan och inom institutioner/motsvarande. Dokumenteras ofta bristfälligt eller inte alls.

› Periodisering görs men borde istället ha resultatförts.

2016-12-

05

64

Vanliga iakttagelser generellt


Vanliga iakttagelser på LU

› Ansökningar godkänns inte i enlighet med delegationsordning

› Avtal skrivs inte under i enlighet med delegationsordning

› Bristande kunskap om delegationsordningen

› Klassificeringsfel mellan uppdrag och bidrag

› E-kontrakt inte alltid fullständig eller fel uppgifter inlagda i e-kontrakt

› Förlängningar av avtalstider ofta informella

› Checklistor som finns framtagna inte tvingande, oklart i vilken utsträckning de används

2016-12-

05

RIKSREVISIONEN – DEN OBEROENDE GRANSKAREN AV STATEN 65

Ny ekonomi

Ny ekonomi 2016

Uppdrag

Införa ny ekonomimodell och nytt ekonomisystem

Tidplan

2014: utreda, bestämma och upphandla

2015: installera, testa, utbilda

2016: följa upp, komplettera

Vår gemensamma resa = VÅR utmaning!

Punkter från Ekonomidagen 2013:

• Gemensam målbild

• Planering

• Förberedelser

• Samverkan

• Oro och Trygghet

Ekonomidagen 2016: Resultatet?

• Högsta betyg till alla lagdelar!

• Vi vann matchen, men vi är inte riktigt i mål ännu…

Bikupa

• Vad blev bra?

• Vad behöver vi utveckla/förbättra?

Hårdkoppling av verksamhet och kostnadsställe till

aktivitet (lättare kontera, lättare vid omorganisation)

Rensade kodplaner

Tydligare att ekonomiska händelsen styr

Vad har vi uppnått?

Godkänna bokföringsorder själv

Slipper papper o buntöversikter; färre papper att arkivera

Ekonomidelar i Dokumenthanteringsplanen

Direktuppdatering av bokföring

Internfakturor hittar snabbare till rätt granskare

Bättre matchning inbetalningar – mindre på

utredningskontot

Vad har vi uppnått? forts.


• Flexibla kodningsmöjligheter

Inte bara koder som vi bokför på utan även t e x

summeringsnivåer såsom projekt och forskargrupp

• Standardfunktionalitet ekonomisystemet

Kör standard, följer med i gemensamma utvecklingen –

löpande utveckling; snabba uppgraderingar


• Målgruppsanpassat rapportstöd:

Ekonomer: Analys- och rapportfunktionalitet för avstämning

av bokföringen i Raindance

Controllers: Budget- och prognosstöd i EOS

Ledningen på olika nivåer: Uppföljning av verksamheten i

Kuben

– Fortsätter jobba med innehållet!

På gång

• Bättre stöd att simulera o följa upp projekt:

– Flerårig projektbudgetering i EOS: STP

(stöd till projekt)

– Projektdashboard med uppföljning mot

budget i Kuben

– Bättre uppföljning av lön per person

På gång, forts.

• Genomgång och komplettering av guider:

– Allmän översyn alla guider

– Nya guider

• Ersättning EA-handboken

– Mer övergripande; webbsidor under ”För mitt arbete”

På gång, forts.

• Översyn utbud och metoder för att stödja

kompetensutveckling

Tillägnat lärande

70% Upplevelse och erfarenhet

20% Genom andra

10% Formellt lärande

Morgan McCall, Center for Creative Leadership (CCL), The Career Architect Development Planner 1996

Vad händer nu?

Fortsätter arbeta övergripande med helhetssyn på

systemen, modellen, stöd och support – del i nya stabens

uppdrag

Jag är inte bara polis, jag är

människa ocksåEWA-GUN WESTFORD

Documents

Ekonomidagen 2016...2016/12/02 · Bo Mårtensson –Ekonomi/redovisning Monika Pfeiffer –Ekonomi/redovisning Olof Jernryd –Ekonomi/redovisning, stipendiehantering Emma Haverlind