EL TRABAJO DE OTROS COMO PROPIO

(OUTSOURCING )

2

AUDITOR TIENES UN RIESGO …

Producen información la cual el auditor la debe examinar y es el

responsable de la misma

(Recordar la referencia al “Caballero de los Domingos”, este artículo, el

original en 2016, tiene cambios, adiciones, eliminaciones y otros

comentarios).

GÉNESIS

Dese 2009 años inicié en nuestra revista la saga de artículos del “Talón

de Aquiles de los auditores” señalando las áreas donde se encuentran los

principales RIESGOS, el cual se escribió con base en un artículo de la

revista IAB sobre un informe del PCAOB (18 de diciembre de 2008) que

señala …

“… deficiencias en las auditorias en áreas sofisticadas, falta

documentación fehaciente de los hechos y conclusiones y, sobre

todo, falta de aplicar un nivel adecuado de escepticismo

profesional”,

De mi práctica profesional como auditor, desde 1963 años sin

interrupción, al iniciar esta saga incluí varios temas de RIESGO eminente

en su trabajo del auditor, entre estos: TI, documentación, las

estimaciones, Normas de Calidad, errores más comunes, competencia y

ahora este de OS que es realmente un evento que acarrea mas juicios por

parte del auditora para localizar RIESGOS que puedan conducir a fraudes

y errores.

OS … UN RIESGO MAS …

… y llegaron para quedarse …

Hoy día, innegable, el OS es “parte sustantiva de la empresa” donde el

RIESGO es que la empresa comparte una parte importante del proceso de

una operación a un tercero (tercerización, subcontratación realizada por

una persona física o moral, local o extranjera), en otras palabras, dejarlo

“entrar” a la empresa, compartirle información sensitiva, permitirle su

manejo, su transformación y proporcione un resultado que debe ser

revisado por la entidad y ser examinado por el auditor.

3

Por las anteriores características, necesariamente, tiene la entidad que

confiar en el servicio de OS, experiencia, prestigio, eficiencia y ejercer

control, entre otros controles.

OS ha existido desde muchos años (no es nada nuevo, recordar que los

servicios legales de nuestros clientes normalmente los da un tercero,

agencias aduanales …), pero ahora estos servicios se han incrementado

notablemente, por lo que es critico que las entidades controlen

adecuadamente estos servicios por el RIESGO que conlleva confiar en el

trabajo de otras personas.

¿QUÉ ES UN OT?

Antes de entrar en materia del objetivo de este articulo, es importante

considerar que los OS ofrecen

una variedad de servicios

inimaginable, no solamente en

el territorio nacional sino en el

extranjero, por personas

morales y físicas y,

sustancialmente, la trasferencia

de datos se hace digitalmente, lo cual implica un RIESGO adicional.

En los Estados Unidos se conocen el OS como “BPO - Proceso de los

Negocios” (Business Process Outsourcing) durante la época de las

primera y segunda guerras mundiales las entidades

se expandieron en forma horizontal a través del OS,

cediéndoles las funciones no “claves” de en su

estructura vertical, como un ejemplo fue la industria

automotriz donde básicamente se dedicaron al,

diseño, tecnología, ensamble, etc. dejando muchas funciones de

fabricación a terceros.

Hay casos donde es normal es que el OS participe en el negocio a través

de “pagos por éxito” o “destajo” cuando se cumplan ciertos requisitos,

volumen, calidad, no rechazos, lo cual implica RIESGOS, instalar más

controles y que el auditor este alerta a este tipo de tareas.

Podemos considerar que las grandes empresas tal vez no necesitan (o

necesitaban) de OS, pues tienen áreas completas como:

la contable,

Con el “slogan” de los proveedores de OS

“…dedícate a tus negocios, no te distraigas y déjanos manejarte ciertos

asuntos que no son clave para tu negocios bajo nuestra

responsabilidad…”.

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nóminas y recursos humanos,

manejo de recursos financieros,

compras,

TI,

legal,

laboral,

mercadotecnia,

cobranzas,

mantenimiento,

transporte,

comercio internacional,

asistencia médica,

administración de misiones especiales y

la lista es larga …

Pero aún así, desde casos rutinarios, específicos, temporales hasta

sofisticados utilizan el servicio de OS y, desde luego, hay que diferenciar

servicios que deben ser proporcionados siempre por entidades

independientes, como la auditoría externa, peritajes y semejantes.

Las entidades medianas y pequeñas requieren de los servicios

especializados pero no se dan el “lujo” de tener toda una estructura de

una empresa grande y recurre al OS, tan eficientes como en la que existen

en las grandes organizaciones; no obstante, éstas últimas recurren con

mayor frecuencia a un OS.

El OS son toda una industria: son empresas organizadas, con estructura,

talentos, experiencia, con tecnología del momento y con programas

específicos, ofrecimiento de nuevos servicios y alternativas de eficiencia

e innovación, al tanto de la sofisticación de las leyes, tecnología, modas,

tendencias, etc. por lo que el costo de sus servicios, que pueden lucir

altos, son infinitamente más bajos que mantener un departamento

especializado -costos/beneficios - … pero … siempre trabajan con tareas

y objetivos bien establecidos y relativamente poco flexibles …

Otro aspecto de motivación de contratar OS es traspasar el proceso de sus

funciones que no son parte de su núcleo diferencial (Core Business), pues

el OS proporciona eficiencia a las funciones de negocios, evita cargas

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adicionales de empleados, de equipo, responsabilidades laborales y

fiscales, facilidad de cambiarlos, reduce “cuellos de botella”, deja

espacio libre en las instalaciones, etc.

¿Por qué es un RIESGO el OS?

Tomando en cuenta lo anterior, el OS en la mayoría de los casos, sus

servicios afectan el flujo de la información financiera que el auditor tiene

que examinar su integridad y exactitud, lo cual no es sencillo, pues:

el proceso y transformación es sofisticada,

ya que ésta se transforma sin dejar rastros o huellas visibles,

no se encuentra necesariamente dentro

de las instalaciones de su cliente y, a

veces,

hasta en el extranjero,

además es usando la TI

Todo esto, implicando un RIESGO adicional a la entidad y al trabajo del

auditor.

De lo anterior se deriva que resultado del OS, el auditor debe examinar el

trabajo de terceros, lo cual, ciertamente

conllevan un RIESGO de ocurrir

importante errores y fraudes

importantes que afectan la las

aseveraciones de los estados, por lo que

tenemos que evaluar la importancia de

aquellos trabajos de terceros que estén

en esta premisa, de los RIESGOS

inherentes, juzgar los controles

compensatorios y la manera especifica como debemos auditarlos.

Que nos dice la NIA 402 sobre el OS

“Consideraciones de auditoría relativas

a una entidad que utiliza una

organización de servicios”

“El nombre mágico del juego” es el RIESGO de que el auditor no descubra errores y

fraudes importantes en los procesos del OS y, ergo, que las aseveraciones de los estados

financieros que dictamina sean incorrectas. El riesgo es inherente (al negocio/transacción

del OS), de control (no se prevengan, detecten, corrijan), de auditoría (que los procedimientos no descubran errores y

fraudes importantes).

Además del riesgo del auditor de confiar en otros, hay otro relativo a que ciertos OS, si

fallar pueden poner en riesgo el “negocio en marcha” ... el auditor debe considerarlo es

su planeación …

6

La NIA trata en general de los trabajos OS de cualesquier naturaleza que

ocasiona RIESGOS en la auditoria cuando producen información

financiera la cual el auditor auditara.

Puntualmente indica que el auditor debe aplicar los mismos

procedimientos que usuaria en su trabajo normal como si la operación

fuera realizada por su cliente, para obtener

evidencia de auditoría, evaluando del control

interno (inicio, registro, entrega de la información,

proceso y, sobretodo, el grado de transformación,

volumen, medidas de seguridad, aspectos de TI,

dificultad de hacer pruebas sustantivas para ciertos procesos y saldos,

conclusiones, entre otros aspectos) para identificar y valorar los

RIESGOS de errores y fraudes importantes, con el propósito de diseñar

procedimientos específicos (pruebas de cumplimiento y sustantivas) que

respondan a dichos RIESGOS.

Lo anterior implica que revise al proveedor del OS de sus sistema para

llevar la cabo el servicio.

CLASIFICACIÓN DEL OT

A la manera

considerada bajo la responsabilidad

del el suscrito:

Se identifican el OS por:

servicios profesionales, manufactura, procesos específicos,

operacionales. etc.,

pueden ser recurrentes, específicas o sólo por un periodo,

pueden ser locales o en extranjero,

diversas formas legales (personas físicas o morales, profesionales,

etc.)

en la mayoría esta involucrado el TI, con RIESGOS significativos

en la información financiera pues esta es recibida, luego

transformada y devuelta a la entidad como la requirió,

los beneficios son cuantitativos y en otros cualitativos,

Utilizar los mismos procedimientos de

auditoría como si no existiera una OS

(NIF)

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considerarse el trabajo producidos por los empleados y bajo las

decisiones de los ejecutivos, también puede considerarse como una

“especie” de trabajos de terceros,

etc.

En estos casos el auditor debe identificarlos y conocerlos, medir su

importancia, los RIESGOS inherentes, los controles existentes que

prevengan y detecten fraudes y errores y la forma especifica de

auditarlos.

A - los que “tienen”

una influencia significativa

(directa o indirectamente)

en la información financiera,

algunos ejemplos:

servicios de recursos humanos:

elaborar la nomina incluyendo en su caso mantener archivos

(bases de datos),

pagos de impuestos y de seguridad social, conocerlos e

dispersión depósitos a las cuentas de los trabajadores,

también puede incluir otros encargos tales como:

búsqueda de personal,

evaluación,

proporcionar personal,

contratar como propio al personal de la empresa y

hasta servicios evaluación sicológicas, legales y laborales

…

servicios de contabilidad:

mantener la los registros contables y auxiliares (bases de datos),

asesoría administrativa,

ayuda en la implementación de normas de información

financiera,

elaboración de informes, ayuda para reestructurar estados

financieros,

reportar en otras monedas (registro, funcional, informe),

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traducciones, consolidaciones, método de participación,

impuestos diferidos, revelaciones en general y en particular las

requeridas para el negocio en marcha …

tareas de impuestos de todo tipo:

federales, estatales, seguridad social,

desde su cálculo, pago, asesoría, declaraciones,

acceso a las plataformas de las autoridades para consultar,

pagar, informar,

envió a las autoridades de pagos, ajustes, envío de la

contabilidad electrónica, declaraciones informativas,

declaraciones finales, facturas electrónicas,

informes de precios de transferencia …

trabajos de tecnología desde:

el diseño de programas especiales (ERP),

hasta el mantenimiento de información producida por los

sistemas,

programas rentados y servicios, donde hay gran variedad de

estos productos como:

mantenimiento de registros auxiliares de cuentas por cobrar,

pagar, inventarios (determinación de costos unitarios,

niveles, reordenes … ),

análisis y estadísticas de ventas,

facturas,

determinación de análisis financiero,

almacenamiento de archivos de diversas índole, desde la

contable (contabilidad fiscal),

información en la “nube”,

bases de datos,

monitoreo remoto, red de comunicaciones, transmisión de

datos

simulaciones,

auditoria especializada …

manejo de tesorería donde:

se ofrecen servicios de manejo del efectivo y equivalentes,

transferencias, inversiones, intereses y rendimientos,

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conciliaciones bancarias,

informes, pronósticos,

concentración de ingresos por ventas y cobranzas,

valuación de derivados,

dispersión de pagos,

concentraciones de cobranzas,

registro contable …

servicios de compras:

selección de proveedores,

productos,

seguimiento de embarques,

transferencias de pagos,

considerar que los proveedores y clientes pueden acceder a los

registros de la entidad y viceversa, revisando y analizando

registros, inclusive modificarlos, introducir pedidos …

comercio internacional,

pagos de derechos,

subsidios,

controles de importaciones temporales,

servicios aduanales …

manufactura de cierto nivel (maquila):

manejo de materiales,

logística,

ensamble,

ajustes,

terminación,

pruebas,

entregas …

control y manejo del sistema de costos:

desde el control de las compras,

transporte,

llegada a los inventarios,

fabricación,

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pruebas,

calidad,

entregas producto terminado,

costo de ventas, así como la determinación de los costos

unitarios,

estadísticas,

factores de prorrateo,

informes …

contratos de construcción donde:

se edifican, mejoran, reparan inmuebles,

el proveedor presenta erogaciones, avances, reembolsos,

implicaciones tributarias,

segregación de los trabajadores de la entidad, plazos, multas,

consideraciones ambientales …

servicios de auditoría interna que implica:

áreas a revisar de riesgo,

de eficiencia,

programación de revisiones (pruebas inventarios físicos,

confirmaciones ...)

a quien y como informar (Comité de Auditoría),

ajustes propuestos,

seguimiento de errores que se corrijan,

recomendaciones para evitar RIESGOS innecesarios …

proceso y archivo de documentación:

en medios magnéticos (programas de digitalización y flujos de

información),

archivos inteligentes,

catálogos,

control de accesos y entrega,

accesos a bases de datos,

custodia digital (nube),

formación de archivos específicos,

custodia documentación en papel (contra cambios climas,

seguridad, accesos …)

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protección de datos personales …

proyectos de investigación y desarrollo,

mercadotecnia, servicios farmacéuticos, químicos, salud,

cosméticos, investigación (estos servicios pueden incluir

análisis de desembolsos, cambios, extensiones, resultados,

inclusión de otros OS, obtención de intangibles (fórmulas,

patentes, propiedad intelectual, en ciertos casos, este OS es

denominado KPO -Knowledge Process Operation -) en ingles

por sus siglas de “OS Proceso del Conocimiento” donde

prácticamente y se prácticamente da todo el control del proceso

al proveedor …

estimaciones de vida útil,

deméritos,

asesoría legal …

asesoría legal y fiscal sobre:

prevención, control y seguimiento de litigios,

demandas recibidas y efectuadas,

estimación de los resultados, considerando eventos locales e

internacionales,

situaciones ambientales,

cumplimiento con otras leyes y reglamentos locales e

internacionales,

situaciones donde pueden ocurrir compromisos y contingencias

…

revisiones requeridas para detectar y evitar el “lavado de dinero”

…

trabajos de forense:

de evaluación de los controles internos de prevención y

detección para evitar errores y fraudes,

platicas motivacionales, medios (teléfono, celular, correos, etc.

donde empleados, proveedores, clientes, terceros en general

pueden dar información sobre sospechas de actos indebidos

“hot lines”)

también estos trabajos se llevan al cabo cuando ya ocurrió un

desfalco y de la medidas para evitarlo (controles correctivos)

…

apoyo en los juicios, a los abogados,

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peritajes …

informes sobre cálculos especializados:

como estudios de demerito determinado por flujos futuros

descontados,

valores presentes,

valores residuales y de remoción en el activo fijo,

vida útil económica, …

determinación de los beneficios labores que incluyen:

participación de actuarios,

valores presentes,

intereses,

inflación,

rotaciones,

indemnizaciones, liquidaciones posibles, vacaciones, fondeo,

impuestos …

estudios sobre el valor razonable que incluye investigaciones de

mercado, avalúos, estimaciones, flujos …

administración de seguros:

de toda índole,

coberturas,

siniestros,

valuación de eventos,

medidas prevenciones de eventos,

representaciones en caso de siniestros,

cobranza, aspectos fiscales …

servicios y logística de transportación de mercancías:

compras,

distribución,

almacenaje,

niveles nacionales o internacionales …

servicios por otras entidades relacionadas:

como arrendamiento,

personal,

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contabilidad, fiscal, legal,

corporativo …

dictámenes de calidad que, de acuerdo a NCC Y NRCC están

sujetos los auditores a revisiones por terceros o de las mismas

firmas, donde pueden existir observaciones sobre problemas en la

revisión del OS ….

B - los que “no tienen”

una influencia significativa

en la información financiera:

vigilancia física y policial,

hasta observación y revisiones en todas su modalidades de

monitoreo “en vivo” del personal,

actividades, instalaciones, procesos, etc., pensado que esta

tarea es vía Internet desde lugares remotos (ie. India que

cuando es de día y es noche en América y hablan ingles) …

“call centers” de reservaciones, información …

diseño de WEBB, plataformas de comunicación a terceros y

personal, servicios creativos, de salud …

diseño de programas especiales, como CRM para el control y

seguimiento de proyectos, clientes, mercadotecnia …

capacitación, entrenamiento, evaluaciones …

mantenimiento de equipos, aire acondicionado, equipos de

computo, servers, redes, comunicaciones …

servicios médicos, evaluaciones laborales …

Advertencia,

El personal del OS no es responsabilidad de la entidad, por lo que se debe

ejercer sumo cuidado en su manejo de cómo

éstos se designen (no poniéndoles títulos

operativos y administrativos) en tarjetas de

identificaciones, presentación u otras

comunicaciones, correos electrónicos,

credenciales, etc. distintos a los de la empresa (nombre o logo).

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También cuidar la forma en que se designan sus lugares donde laboran,

cuidando la forma de darles instrucciones, observaciones,

establecimientos de horarios, etc.; los servicios que se les proporcionan

(como alimentos, transportación) sean absorbidos por la OS, cartas

responsivas de los equipos designados, etc.

Esto es para obtener el soporte administrativo-legal-laboral para hacer

frente a demandas laborales de que no existen relaciones laborales, o

estas estén perfectamente definidas, del personal del OS con la entidad.

CONTROLES INTERNOS IMPLANTADOS POR LA ENTIDAD

A manera enunciativa

OS han crecido exponencialmente y los RIESGOS en forma paralela y

asimétrica.

Es la administración, por ende se hace énfasis, la responsable de

implantar controles internos que

garanticen la integridad y

exactitud de la de la

información entregada y

recibida.

Entre otros, los siguientes

controles deben ser considerados, desde luego, tomando en cuenta la

importancia y RIESGOS involucrados:

el Gobierno Corporativo, Comité de Auditoría y Dirección:

aprobar el OS, entender y documentar el entendimiento de los

servicios,

determinar los RIESGOS inherentes,

conocimiento de los controles que la administración implante,

hacer seguimiento de su funcionabilidad,

cerciorarse que la información es auditable,

documentar la selección del proveedor,

análisis de “costo/beneficio”,

“…otras personas (física, morales, locales, extranjeras) serán “parte” de su organización,

conocerán de su información, que la transformaran, la entidad tomara decisiones sobre la misma y que un

error y fraude puede poner en riesgo el negocio …”

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en estos niveles de autoridad, pueden requerir de ayuda de

terceros para evaluar la mejor selección de OS …

formulación de contratos (importante):

información curricular de los proveedores (su experiencia, sus

clientes, servicio, confirmación …),

conflicto de intereses,

confidencialidad,

no competencia,

costos,

forma de pago,

presupuestos,

compromisos por ambas partes,

gastos por cuenta de OS o de la empresa,

su extensión,

prórrogas,

seguridad,

garantías,

fianzas,

lenguaje,

divisas,

capacitación en el entendimiento de los procesos y de la

información proporcionada,

segregar la responsabilidad laboral de las personas que

proporciona el OS,

definiciones si participa económicamente en los resultados del

negocio,

asesoramiento legal,

reglas para evitar el efecto “ping-pong” (relativa a

discrepancias en las expectativas en el servicio y reclamos del

proveedor por causas de la entidad),

asuntos de salud,

cohecho,

“piratería” del personal, de la tecnología, información

sensitiva,

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respecto a TI medidas:

de control interno,

casos de desastre,

simulacros,

lugares alternos de procesamiento inmediato,

recuperación integra de inmediato,

resguardo y custodia de datos de las operaciones y personales

…

en cuanto los programas:

si son específicos (a la medida) determinar su propiedad y su

devolución y mal uso de la información,

prevención de “piratería”,

cuando son programas propiedad del OS determinar la

seguridad garantías de que puedan ser simulados en caso de

suspensión del servicio,

continuidad de los procesos en otros lugares y asegurar el uso

de los programas aun cuando sean propiedad del OS …

posibilidad de visitar las instalaciones:

observar la operación directa en el proceso,

seguridad física,

controles especializados del TI y

de que puedan ser eventualmente revisados por los auditores

externos (u otros) y/o, en su caso,

que el OS proporciones informes internos sobre las

características de su operación o dictámenes de terceros …

en detalle, determinar las consecuencias por RIESGOS por errores

y fraudes por parte de OS y asociarlos con los controles

preventivos, detectivos y correctivos ...

cumplimiento del OS con las NIF:

obligaciones y pasivos contraídos principalmente en contratos

a largo plazo,

revelación de compromisos y contingencias,

cuestiones legales,

incluyendo los requerimientos de los auditores externos …

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en México existen limitaciones legales en el uso de OS de

personal:

así como, la legalidad en otros países,

consultoría especializada, interna o externa,

en la revisión en estos casos puede ser revisada por

especialistas …

considerar y documentar la contingencia laboral y establecer

limites de responsabilidades …

contratación de varios proveedores para el mismo servicio para

dividir el RIESGO y establecer políticas de recontratación de

servicios basado en la experiencia de los resultados obtenidos …

protección:

para asegurar la confidencialidad de la información entregada,

la no competencia,

de la protección de datos personales que tenga establecido el

OS …

determinar controles adicionales en caso de OS ejecutado en el

extranjero …

indagar si la OS a su vez subcontrata a otra y a su vez que

controles se ejercen y posibilidad de revisarlos …

conciliación y revisión:

de los datos entregados y recibidos,

cálculos globales,

revisión de los resultados,

tiempos sean los esperados,

seguimiento de errores y problemas en el proceso ….

participación sistemática de auditoria interna para revisión de los

controles establecidos por la entidad y de la OS…

participación de terceros:

para evaluar la eficiencia de la operación,

incluyendo aspectos de tecnología,

seguridad,

casos de desastre,

recuperación de información,

operaciones espejo,

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servicio en el extranjero

aspectos legales …

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA RECOMENDADOS

A manera enunciativa …

Obtener un conocimiento de la entidad que examina, los OS

contratados haciendo énfasis en la revisión:

participación de Gobierno Corporativo, Comité de Auditoría y

la Dirección,

importancia en la transformación en el torrente de la

información financiera, desde el inicio, entrega, proceso y

transformación, entrega de resultados, efecto de la toma de

deciones,

establecer los RIESGOS inherentes de probables fraudes y

errores,

juzgar la fortaleza y eficacia de los controles,

diseñar los pruebas de auditoría específicas (cumplimiento y

sustantivas con el alcance en las circunstancias y

oportunidad) con énfasis en la considerando la importancia de

la OS, los RIESGOS inherentes y los controles establecidos,

en cuanto al TI, especial consideraciones al enfoque de

auditoria, tango dentro de la empresa y, sobretodo, en el

proceso que haga el OS con relación a:

volumen de transacciones es tal que los usuarios y otros

encontrarían difícil identificar y corregir errores en el

procesamiento,

automáticamente se generan transacciones directamente a

otra aplicación,

desarrollo de cálculos complicados que automáticamente

genera transacciones que no pueden ser validadas

independientemente,

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transacciones donde se agregan datos, se eliminan

otros sin dejar huellas visibles,

transacciones son intercambiadas electrónicamente

con otras entidades, sin revisión manual en cuanto a

integridad o razonabilidad,

concentración o distribución del procesamiento por

computadora cuando pueden afectar la segregación

de funciones sin percatarse de esta situación,

rastro completo de una transacción que podría ser

útil para fines de auditoria, pueden existir por sólo un

período corto de tiempo y en forma legible por

computadora,

errores en programas darán como resultado que todas las

transacciones sean procesadas incorrectamente,

los casos donde la información se registra en una hoja

Excel, Word, PDF, etc. donde de ahí se toman decisiones,

son situaciones de RIESGO, pues pueden ser manipuladas

desde la salida de información del computador al usuario;

en principio, toda la información debe ser leída, usada,

base de decisiones, etc. debe ser a través del computador

sin ninguna modificación …

considerar lo que apunta la NIA 402 sobre la información

resultante de un OS, indica fehacientemente que el auditor:

“… debe aplicar los mismos procedimientos que usuaria para

una auditoria llevada por él mismo para obtener evidencia que respalde su opinión …”.

Este boletín considera dos posibilidades, que el auditor debe aplicar

para no incurrir en confianza inadvertida sobre la confiabilidad del

trabajo de un OS:

Primera:

visitear al proveedor y aplique sus procedimientos que

normalmente llevaría al cabo en su trabajo …

subcontratar a un experto que lo asista, en aspectos operativos

y en TI…

Segunda:

… la falta de

humanidad

de la

computadora

es que si la

programas

bien su

honradez es

intachable

(Issac Asimov)

20

normalmente la OS habrá llevado al cabo revisiones internas

describiendo sus sistemas, identificación de RIESGOS por

fraudes y errores, controles implantados, supervisión, pruebas,

etc. y su conclusión que el auditor deberá examinar y otorgar

confianza a dichos informes …

también es normal que un experto externo de reconocido

prestigio (contratado por el OS) dictamine la confiablidad de

sus sistemas, el cual debe ser examinado y, en su caso, otorgar

confianza …

En estos casos en que el auditor se apoye en el trabajo de terceros

debe tener en cuenta que su trabajo será ahora parte de su

responsabilidad,

examen de contratos, autorización, cumplimiento, aspectos fiscales,

legales …

registro contable, revelaciones necesarias, compromisos y

contingencias …

revisión de las conciliaciones entre los datos entregados y

reportados, análisis financiero, cálculos globales …

observación y seguimiento de las operación, de cómo se entregan,

transforman y reciben, considerando loa aspectos de TI. (nube,

Internet…) haciendo hincapié que el auditor debe esta capacitado

en este proceso …

LOS ANTÍDOTOS

En la saga del suscrito enumera ciertas medidas que el auditor debe tener

en mente cuando tiene que adoptar

el trabajo de otras personas que le

ayudaran a mantener su RIESGO

bajo control y que son antídotos que si funcionan:

Las Normas de Calidad,

observarlas …

líderes (socios, gerentes que administren la calidad para evitar los

RIESGOS y los prevengan),

observar la ética,

evitar clientes con RIESGO (tal vez este punto sea la piedra

angular),

“…la profesión del auditor es de riego … (pero hay

antídotos) …”

21

recursos humanos adecuados, evaluados, motivados,

supervisión oportuna del trabajo,

monitoreo de actividades,

documentación persuasiva del trabajo de lo OS que soporte la

opinión que se va rendir,

comunicación con el personal (capacitación profesional); así como

con los niveles más altos de la entidad.

Planeación.

GPS la brújula …

planeación de la auditoría iniciando por el “top” de la entidad de

su participación en los OS:

control circundante,

amenazas y fortalezas del negocio,

controles administrativos,

operativos,

contables,

tecnológicos,

nivel profesional de los ejecutivos,

cultura del orden,

tradición,

ética …

la planeación es dinámica:

es el primer paso de la auditoria, durante y el último,

cualesquier cambio en el camino por problemas que se tengan

que modificar los procedimientos específicos iniciales de

auditoria deben:

ser documentados,

justificados,

técnicas adicionales de revisión a aplicar,

supervisión,

aprobación de los lideres,

de sus resultados y

22

conclusión.

IRCA

el autor resume ciertas técnicas usadas en profesión con diferentes

nombres y enfoques que hay que usarlas astutamente y en la

siguiente secuencia recomendada, para determinar:

Importante (análisis financiero, principales OS que afectan

la información financiera) (más)

RIESGOS inherentes (alto, moderados, bajos), (menos)

Controles compensatorios preventivos, detectivos y

correctivos) y como resultado de esta ecuación: (igual)

Auditoría diseñada específicamente por el socio y gerente.

REEA

localizar las partes de las OS que afectan en forma diferente y

que se examinan en forma especifica por los RIESGOS que

conllevan:

Rutinarias (nóminas, contabilidad, impuestos, ventas,

compras …),

Específicas (asesoría en la compra de una planta, venta

subsidiaria... ),

Estimaciones (la más difícil y donde se han derivado la

mayoría de los escándalos financieras de los últimos años,

pues es auditar el futuro, OS en determinación de

estimaciones por deméritos en inversiones, obligaciones

laborales, valores justos …) y, como resultado, un decisión

acertado de una:

Auditoría especifica orientada a la OS según su naturaleza..

DOCUMENTACIÓN

IRCA y REEA éstas, como parte esencial del la planeación,

se plasman en programas específicos, o sea, hechos a la

medida, indicando claramente la oportunidad (fechas, horas,

lugares …), alcance (tipo y numero de partidas selectivas a

probar), técnicas a utilizar incluyendo la TI y, se hace

énfasis, en evaluar los resultados esperados (la evidencia que

se espera obtener sea la “adecuada”, persuasiva y

23

convincente ante cualesquiera interesado para que no le

ninguna duda).

Un referencia clara con el procedimiento de auditoría con la

evidencia del trabajo realizado plasmado en los papeles de

trabajo (control interno, cálculos, inspecciones documentos,

observaciones, certificaciones, confirmaciones …)

Cuando hay cambios, rediseñar la planeación y el proceso de

la auditoria; así como, quienes y como aplicaran los

procedimientos de revisión (ayudantes, encargados) y

quienes revisaran (gerentes) y aprobaran (socio, socio

alterno, especialistas …).

UNA OPORTUNIDAD DE SERVICIO

Las OS llegaron para quedarse …

… y pueden derivar en trabajos adicionales para el Contador Público; sin

considerar aspectos de independencia de CEP, puede ayudar y asesorar a

su cliente:

a revisar los contratos,

los entregables,

aspectos fiscales y legales,

confidencialidad,

custodia de la información,

complimiento con NIF,

apoyo a los auditores internos y externos…

Para asegurar los resultados del servicio en tiempo, forma y conforme a

las expectativas ofrecidas y, sobre todo, a verificar la seriedad del

proveedor que demuestre las garantías de experiencia y seriedad, pues

“pasa a ser parte de la entidad”, sin incorporarse a la misma.

NOTA – este articulo, en forma reducida, fue publicado el Periódico el

Economista bajo el titulo Pymes y uso del outsourcing, ¿necesidad o

amenaza?en 2104.

El diablo esta en los detalles …

¡Cuida lo obvio (Guillermo Gómez Aguado) …

OS es una cosa seria …¡

24