EMC Documentum Application Connectors 用户指南...EMC® Documentum® Application Connectors 6.8.1 版用户指南易安信电脑系统（中国）有限公司中国北京朝阳区霄云路38

EMC ® Documentum ®

Application Connectors6.8.1 版

用户指南

易安信电脑系统（中国）有限公司

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目录

前言 ...................................................................................................................... 7

第 1 章 Application Connectors 概述 ............................................................... 9

第 2 章登录到存储库 .................................................................................... 11注销 ................................................................................................... 11更改您的密码 ....................................................................................... 12以其他用户身份登录 .............................................................................. 12登录到其他存储库 ................................................................................. 12查看 Application Connectors 版本和其他信息................................................. 12

第 3 章使用文档 .......................................................................................... 13创建新文档 .......................................................................................... 13

在选择对话框中查找和选择项目 ........................................................... 14创建新文件夹 ....................................................................................... 15设置属性 ............................................................................................. 15

属性屏幕中常用的选项卡 .................................................................... 16设置权限 ............................................................................................. 16打开文档进行编辑 ................................................................................. 18

签出目录 .......................................................................................... 18虚拟文档 .......................................................................................... 18显示默认文档格式 ............................................................................. 18

保存并签入文档 .................................................................................... 19签入信息 .......................................................................................... 19

保存文档并保持其签出状态 ..................................................................... 20显示“另存为”警告对话框并配置警告 ...................................................... 20

在“首选项”中设置“另存为”警告对话框的显示选项 ............................. 20配置“另存为”警告对话框中的警告 ..................................................... 21

对文档执行“另存为”操作和“另存为”警告对话框 ................................... 21对存储库中的文档执行“另存为”操作和“另存为”警告对话框 ................. 21对本地文件系统中的文档执行“另存为”操作和“另存为”警告对话框 ............................................................................................. 22

使用“保存后继续编辑”对文档执行“另存为”操作 ................................... 23使用“保存后继续编辑”对存储库中的文档执行“另存为”操作 ................. 23使用“保存后继续编辑”对本地文件系统中的文档执行“另存为”操作 ................................................................................................ 23

取消文档的签出 .................................................................................... 24删除文档或文件夹 ................................................................................. 24打开文档进行查看 ................................................................................. 24

查看文档链接的所有位置 .................................................................... 25查看文档的所有版本 .......................................................................... 25查看文档的所有格式副本 .................................................................... 25

EMC Documentum Application Connectors 6.8.1 用户指南 3

目录

导入或复制文档 .................................................................................... 26使用另一个文档覆盖原文档 ..................................................................... 26创建从一个文档到另一个文档的链接 ......................................................... 27将一个文档的内容插入到另一个文档中 ...................................................... 27通过电子邮件发送指向文档的链接 ............................................................ 28

第 4 章使用电子邮件 .................................................................................... 29将电子邮件保存到存储库 ........................................................................ 29将附件保存到存储库 .............................................................................. 30查看电子邮件 ....................................................................................... 30

第 5 章搜索 ................................................................................................ 33搜索文档 ............................................................................................. 33搜索电子邮件 ....................................................................................... 34进一步定义搜索词 ................................................................................. 34

第 6 章发送工作流和快速流 ........................................................................... 37工作流 ................................................................................................ 37启动工作流将文档传给其他用户 ............................................................... 37启动快速流将文档发送给其他用户 ............................................................ 38

第 7 章在生命周期中移动文档 ........................................................................ 41生命周期 ............................................................................................. 41指派生命周期 ....................................................................................... 41将文档升级到下一个生命周期状态 ............................................................ 42将文档降级到上一个生命周期状态 ............................................................ 42删除文档的生命周期 .............................................................................. 42从文档的当前生命周期状态暂停文档 ......................................................... 42恢复处于生命周期暂停状态的文档 ............................................................ 43

第 8 章设置首选项 ....................................................................................... 45

附录 A 键盘快捷键 ....................................................................................... 47

4 EMC Documentum Application Connectors 6.8.1 用户指南

目录

图片列表

图 1. 带有两个列表框的选择对话框 ..................................................................... 15


目录

表格列表

表 1. 属性屏幕中常用的选项卡 ........................................................................... 16表 2. 签入信息 ................................................................................................. 19表 3. 导入电子邮件属性..................................................................................... 29表 4. 进一步定义搜索词..................................................................................... 34表 5. 发送快速流 .............................................................................................. 39表 6. 常规首选项 .............................................................................................. 45表 7. 高级首选项 .............................................................................................. 46表 8. 键盘快捷键 .............................................................................................. 47


前言

Documentum Application Connector (DAC) 是一组客户端 .NET 程序集、集成了丰富编辑器的运行时服

务以及在服务器端应用程序上运行的基于 WDK 的组件（例如，Webtop）。目前，提供了 MicrosoftExcel、Outlook、PowerPoint 和 Word 实施。

通过使用 DAC，您可以访问多个不同存储库中的文档；跟踪版本；根据权限集限制对文档的访

问；以及在生命周期和工作流程中以电子方式分发和升级文档。

目标读者

本手册假定您熟悉 Microsoft Windows 和 Web 浏览器约定，并且您知道如何打开、关闭、调整大小和

移动窗口以及使用超链接和按钮进行导航。您还应该知道如何使用多个窗口，管理个人计算机上

的文件以及能够执行一些基本操作，例如，复制和粘贴文件。

修订历史

本文档进行了以下更改。

修订日期说明

2015 年 12 月首次发布。


前言


第 1 章

Application Connectors 概述

EMC Documentum Application Connector 软件允许您使用下列一个或多个 Microsoft Office 应用程

序直接访问 Documentum 存储库：

• Excel

• Outlook

• PowerPoint

• Word

存储库是用于存储公司或机构信息的虚拟仓库。您所在公司或机构可能会使用多个存储库。每个

存储库由节点组成，可以通过这些节点访问存储库的内容和功能。例如，“主文件柜”节点包含

个人文件和文件夹。

Microsoft Office 应用程序中的 Documentum 菜单可能使用不同名称。该名称会在计算机安装

Application Connectors 后创建。

本指南介绍了 Application Connectors 默认界面的操作。如果使用自定义安装，则可能会与以下介

绍的内容有所不同。


Application Connectors 概述


第 2 章

登录到存储库

按照本过程您可以登录所有使用 Application Connectors 的应用程序。

如果您已通过另一个 Documentum 应用程序（如 Webtop）保存了该存储库的凭证，则无需执行本过

程。在这种情况下，保存的凭证会实现自动登录。

如果其他用户目前已在这台计算机上登录，那么，当您登录时，Application Connectors 将终止

该用户的会话。

若要登录，请收集下列信息：

• 存储库名称。一个用于存储文档的存储库。

• 您的存储库用户名和密码。

• Microsoft Windows NT 域名（如果适用）。

登录到存储库

1. 如果您尚未打开登录屏幕，稍后请在“Documentum”菜单中选择“登录为”。

2. 键入您的存储库用户名和密码。二者都区分大小写。

3. 选择存储库。

4. 要使用辅助功能模式替代常规模式，请单击“其他辅助功能选项”。辅助功能模式提供了线性导航来代替菜单方式。

5. 单击“登录”。

6. 单击“确定”。

注销

注销您已登录的所有存储库

1. 从“Documentum”菜单中选择“注销”。

2. 出现成功消息时，请单击“确定”。


登录到存储库

更改您的密码

更改您访问存储库所用的密码

1. 如果您尚未打开登录屏幕，稍后请在“Documentum”菜单中选择“登录为”。

2. 在登录屏幕上，单击“更改密码”。

3. 键入您当前的密码。

4. 重复键入新密码两次。密码区分大小写。

5. 单击“应用”。

以其他用户身份登录

当一个用户在指定的计算机上登录 Application Connectors 后，另一个用户也可以从该计算机登录，但

是这样会结束第一个用户的会话。

要以不同的用户身份登录，请使用不同的用户名和密码执行第 2 章，登录到存储库中的过程。

登录到其他存储库

要登录到其他存储库，请按第 2 章，登录到存储库中的过程操作，并确保选择了新存储库。

查看 Application Connectors 版本和其他信息

从“Documentum”菜单选择“关于 Application Connector”。


第 3 章

使用文档

本章介绍了以下内容：

• 创建新文档，第 13 页

• 创建新文件夹，第 15 页

• 设置属性，第 15 页

• 设置权限，第 16 页

• 打开文档进行编辑，第 18 页

• 保存并签入文档，第 19 页

• 保存文档并保持其签出状态，第 20 页

• 显示“另存为”警告对话框并配置警告，第 20 页

• 对文档执行“另存为”操作和“另存为”警告对话框，第 21 页

• 使用“保存后继续编辑”对文档执行“另存为”操作，第 23 页

• 取消文档的签出，第 24 页

• 删除文档或文件夹，第 24 页

• 打开文档进行查看，第 24 页

• 导入或复制文档，第 26 页

• 使用另一个文档覆盖原文档，第 26 页

• 创建从一个文档到另一个文档的链接，第 27 页

• 将一个文档的内容插入到另一个文档中，第 27 页

• 通过电子邮件发送指向文档的链接，第 28 页

创建新文档

使用存储库中的模板创建新文档

1. 从“Documentum”菜单中选择“使用模板新建”。

2. 在出现提示时，请进行登录。有关说明，请参阅第 2章，登录到存储库。

3. 在“创建”选项卡中，执行下列操作：


使用文档

a. 要为文档选择一个新位置，而不使用默认的存储库位置：- 单击“编辑”。-选择新位置，然后单击“打开”。有关选择位置的说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14 页。

b. 键入新文档的名称。

c. 在“类型”字段中，选择存储库对象类型。存储库对象类型决定文档的属性，默认对象类型是 dm_document。必须选择具有可用模板的存储库对象类型。如果类型没有可用的模板，则本过程不会成功。要在没有模板的情况下创建使用某种对象类型的新文档，必须先在本地计算机上创建该文档，然后将该文档导入到存储库中并确保选择了新的对象类型。请参阅导入或复制文档，第 26 页。

d. 在“格式”字段中，选择用于打开该文档的应用程序类型。

e. 在“模板”字段中，选择新文档的存储库模板。如果未出现“模板”字段，则不应尝试创建文档。请终止本过程。

f. 要将文档添加到您的订阅项目中，请选择“订阅此文件”。

注意：要查看您的订阅项目，必须使用基于浏览器的应用程序（如 Webtop）访问存储库。

4. 在“信息”选项卡中，根据需要编辑属性。有关说明，请参阅属性屏幕中常用的选项卡，第 16页。

5. 在“权限”选项卡中，根据需要设置权限。有关说明，请参阅设置权限，第 16页。

6. 单击“确定”。将在存储库中创建新文档，并以您的名义锁定该文档。将在您的计算机中下载并打开该文档。

在选择对话框中查找和选择项目

要在选择对话框中查找项目，请执行下列任一操作：

• 要打开目录位置，请双击该位置。

• 要返回之前的位置，请在列表上方的导航路径中单击该位置。

• 要转到上一级目录结构，请单击。

• 要仅显示以特定字符串开头的项目，请在文本框中键入该字符串，然后单击旁边的按钮。

要在选择对话框中选择项目，请使用下列任一适用的动作：

• 要选择单个项目，请单击该项目。

• 要选择多个项目，请按住 Shift 键（适用于相邻项目）或 Ctrl 键（适用于非相邻项目），然后单

击各个项目。

• 如果对话框包含两个列表框，如图 1，第 15 页中所示，则在选中项目后，您还必须单击箭头按钮

将所选项目移动到第二个列表框中。您可以将多个项目移到第二个列表框。


使用文档

图 1. 带有两个列表框的选择对话框

• 要清除某个项目，请按 Ctrl 键，然后单击该项目。

创建新文件夹

创建新文件夹

1. 从“Documentum”菜单中选择“打开”。


3. 在选择对话框中，导航到新文件夹的位置，然后打开该位置，以便显示该位置中的文档和文件夹。有关说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14页。

4. 单击。

5. 在“创建”选项卡中，键入新文件夹的名称。

6. 要订阅该文件夹，请单击“显示选项”，然后选择“订阅此文件夹”。

注意：要查看您的订阅项目，必须使用基于浏览器的应用程序（如 Webtop）访问存储库。

7. 在“信息”选项卡中，根据需要编辑属性。有关说明，请参阅属性屏幕中常用的选项卡，第 16页。

8. 在“权限”选项卡中，指定特定用户和组具有的文件夹访问权限。有关说明，请参阅设置权限，第 16 页。

9. 单击“完成”。

10. 要关闭选择对话框，请单击“取消”。

设置属性

设置属性

1. 打开文档。


使用文档

2. 从“Documentum”菜单中选择“属性”。

3. 根据需要进行更改。属性屏幕可能包含多个选项卡，有关常用选项卡的说明，请参阅属性屏幕中常用的选项卡，第 16 页。

4. 要保存任何更改，请单击“确定”。

属性屏幕中常用的选项卡

表 1. 属性屏幕中常用的选项卡

选项卡说明

信息要编辑属性，请执行下列任一适用的操作：

• 在属性的文本框中键入新值。

• 选中属性的复选框。

• 单击“编辑”、“选择”，或属性旁边的日

历按钮，然后键入或选择值。

• 如果可用，请单击“查看 CIS 值”以查看建

议的属性值。

• 要显示更多属性或所有属性，请选择“显示

更多”或“显示所有属性”。

权限显示不同用户对文档的访问权。要更改权限，

请参阅设置权限，第 16 页。

历史记录显示文档所发生事件的列表。管理员负责注册

所跟踪的事件。

设置权限

权限决定谁可以访问文档。

设置文档权限

1. 如果已查看文档的“权限”选项卡，请跳至步骤 2。否则，执行下列操作：

a. 打开文档。

b. 从“Documentum”菜单中选择“属性”。

c. 选择“权限”选项卡。

2. 要更改指派给文档的权限集，请执行下列操作：

a. 在“权限集名称”字段旁边，单击“选择”。


使用文档

b. 选择权限集，然后单击“确定”。有关选择权限集的说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14 页。

c. 单击“确定”。

3. 要添加或编辑用户或组的访问权限，请在“用户和组的权限”区域中执行下列操作：

a. 添加访问权限：- 单击“添加”。-选择一个或多个用户和组，然后单击“确定”。有关选择用户或组的说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14 页。- 转到步骤 c。

b. 要编辑访问权限，请选择一个或多个用户和组，然后单击“编辑”。

c. 选择基本权限。

d. 选择扩展权限。

e. 单击“完成”，设置选定的权限；或单击“下一步”，设置另一个用户或组的其他权限集。如果您单击“下一步”，则返回步骤 c

4. 要删除某个用户或组的访问权限，请在“用户和组的权限”区域中选择该用户或组，然后单击“删除”。

5. 要添加在存储库中启用了 Trusted Content Services的必需组或组集，请执行下列操作：

a. 在“必需组”或“必需组集”区域中，单击“添加”。

b. 选择一个或多个组，然后单击“确定”。有关选择组的说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14 页。

6. 要在存储库中删除启用了 Trusted Content Services的必需组或组集，请选择“必需组”或“必需组集”区域中的组，然后单击“删除”。

7. 要限制在存储库中启用了 Trusted Content Services的用户或组的访问权限或修改限制的访问权限，请执行下列操作：

a. 限制用户或组的访问权限：- 在“限制”区域中，单击“添加”。- 选择一个或多个用户和组。- 转到步骤 c。

b. 要编辑限制，请选择一个或多个用户和组，然后单击“编辑”。

c. 在“基本权限”下拉列表中，选择要拒绝的访问级别。

d. 在“扩展权限”区域中，选择要拒绝的扩展权限。

e. 单击“完成”，设置选定的限制；或单击“下一步”，设置另一个用户或组的其他限制集。如果您单击“下一步”，则返回步骤 c

8. 要删除对某个用户或组的限制，请在“限制”区域中选择该用户或组，然后单击“删除”。



使用文档

打开文档进行编辑

打开文档进行编辑



3. 选择文档，然后单击“打开”。有关选择文档的信息，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14 页。

注意：如果文档旁边有锁定图标，则表示其不可用。具有锁定图标的文档表示该文档已被其他

用户签出。如果文档带有钥匙图标，则说明该文档被您签出。

4. 在出现提示时，选择“编辑”。

5. 如果编辑的是虚拟文档并提示您下载子体，请选择相应的内容，然后单击“确定”。有关子体的说明，请参阅虚拟文档，第 18 页。Application Connectors会在您的签出目录中打开文档。如果尚未签出和下载文档，ApplicationConnectors先以您的名义锁定该文档，然后将其下载到您的签出目录中。有关签出目录的默认位置，请参阅签出目录，第 18 页。

签出目录

当您打开文档进行编辑时，Application Connectors 会将该文档下载到您的签出目录。

默认情况下，您的签出目录如下所示：

//Documentum/Checkout

虚拟文档

虚拟文档是一种包含了一个或多个嵌套文档的文档。虚拟文档也称为父级文档，嵌套的文档称

为子体。

对虚拟文档执行操作时，您可以选择仅对父级文档执行操作，也可以选择包括子体。例如，在编辑

虚拟文档时，您可以选择只签出根文档，也可以选择签出所有子体。

显示默认文档格式

Documentum Connector 会在您使用“Documentum”菜单打开或另存 Microsoft Office 应用程序文档

时显示相应的文档格式。





使用文档

4. 您可以从存储库浏览至文件的位置。针对MS Office应用程序，“Documentum -打开”窗口仅列出存储库文档的默认格式。例如，如果使用的是MS Word，“Documentum -打开”窗口仅列出 .docx类型的存储库文档。

注意： “Documentum - 打开”窗口在“文件类型”字段中仅列出 MS Office 应用程序相应的默

认文档格式。

在“另存为”操作中，针对 MS Office，“Documentum -另存为”窗口仅显示存储库文档的默认格式。

注意：“Documentum - 另存为”窗口在“文件类型”字段中仅列出 MS Office 应用程序相应的默

认文档格式。您可以在存储库中浏览到某个位置，然后保存文档。

保存并签入文档

本过程将文档保存到存储库并解除锁定，以便其他用户可以进行访问。

签入文档

1. 打开文档。

2. 从“Documentum”菜单中选择“签入”。


4. 如果提示您输入签入信息，请根据需要输入信息。有关签入信息的说明，请参阅签入信息，第 19 页。


6. 如果出现确认消息，请单击“确定”。

签入信息

根据您所在公司或机构的设置，签入信息会有所不同。表 2，第 19 页中介绍了常见的签入信息。

表 2. 签入信息

字段说明

另存为设置版本号。如果选择与原始文档相同的版本

号，则更新后的文档会覆盖原始文档。有关更多

信息，请参阅查看文档的所有版本，第 25 页。

版本标签允许您为更新的版本附加标签。

说明允许您写入文件的可选说明。

格式选择用于打开文档的应用程序类型。

生命周期 ID 为文件指派生命周期。


使用文档

字段说明

检查指向其他 Microsoft 文档的链接并签入链接

的文档

如果可用，请选中此选项，让 ApplicationConnectors 扫描文档中的链接文档。如果找到

链接的文档，则它们也处于签入状态。原始的

签入文档变为虚拟文档，而链接的文档变为虚

拟文档的子体。

显示选项保留锁定将更新的文件保存到存储库，但仍以您的名义

保持文件的签出状态。

将其作为当前版本将更新的文件作为当前版本。

签入后保留本地副本在本地计算机上保留文件的副本。但您不能再

签出该文件，且您对本地副本所作的任何更改

都不会影响存储库中的文件。

订阅此文件文件将链接到您的“订阅项目”。

保存文档并保持其签出状态

这个过程将更新的文档保存到存储库并使用一个递增的次要版本号，但仍保持文档的签出状态。

文档将保留在签出目录中，并在编辑应用程序（如 Word）中保持打开状态。文档对其他用户

保持锁定状态。

有关签出目录的默认位置，请参阅签出目录，第 18 页。

保存文档并保持其签出状态

1. 打开文档。

2. 从“Documentum”菜单中选择“保存”。


显示“另存为”警告对话框并配置警告

本节介绍了如何设置在“另存为”操作期间显示的“Documentum - 另存为”对话框，以及配置在警

告对话框中显示的消息。

在“首选项”中设置“另存为”警告对话框的显示选项

您可以设置在使用“Documentum”菜单执行文档的“另存为”操作时，显示或不显示警告对话框。

警告对话框可以设置为显示默认首选项，即原始文档在“另存为”操作期间保持签出状态。

在“首选项”中设置“另存为”对话框的显示选项

1. 转到“Documentum”菜单，然后选择“首选项”。有关首选项的介绍，请参阅第 8章，设置首选项


使用文档

2. 选中“提醒我执行‘另存为’操作后原始文档保持签出状态”选项。如此设置会在默认情况下显示“Documentum -另存为”警告对话框。“Documentum -另存为”警告对话框可以通过警告对话框中的“不再显示”选项设置为显示或不显示。默认情况下，此选项在警告对话框中显示为未选中。

3. 接受警告对话框中的默认设置。

4. 单击“确定”。此默认首选项的具体设置为，在以后的“另存为”操作期间，“Documentum -另存为”警告对话框将显示原始文档保持签出状态的警告消息。

注意：注意：如果您在“Documentum - 另存为”警告对话框中选中“不再显示”，那么首选

项会反映当前您在警告对话框中所做的选择。您设置的首选项“提醒我执行‘另存为’操作

后原始文档保持签出状态”为未选中状态。

配置“另存为”警告对话框中的警告

这个部分介绍如何定制警告以满足需求。您的应用程序管理员可以配置警告对话框中显示的相应消

息。此项配置会反映在使用 Application Connectors 的所有客户机中。

对文档执行“另存为”操作和“另存为”警告对话框

对存储库中的文档执行“另存为”操作和“另存为”警告对话框

这个过程会在对存储库中的文档执行“另存为”操作期间显示警告对话框。此警告对话框可以通过

“不再显示”选项设置为在执行“另存为”操作期间显示或不显示。

对存储库中的文档执行“另存为”操作




注意：如果文档旁边有锁定图标，则表示其不可用。具有锁定图标的文档表示该文档已被其他

用户签出。如果文档带有钥匙图标，则说明该文档被您签出。

4. 在出现提示时，选择“编辑”。如果编辑的是虚拟文档并提示您下载子体，请选择相应的内容，然后单击“确定”。有关子体的说明，请参阅虚拟文档，第 18页。如果尚未签出和下载文档，Application Connectors先以您的名义锁定该文档，然后将其下载到您的签出目录中。有关签出目录的默认位置，请参阅签出目录，第 18 页。

5. Application Connectors会在您的签出目录中打开原始文档。


使用文档

对原始文档进行相应更改。

6. 从“Documentum”菜单中选择“另存为”。

注意：警告对话框显示原始文档将保持签出状态。如果未选中“不再显示”选项并继续保存

文档，将关闭原始文档并在存储库中保持签出状态。默认情况下，此选项在警告对话框中显

示为未选中。如果您选中“不再显示”选项，那么在以后的“另存为”操作期间您将不会

看到该警告对话框。

7. 在出现提示时，单击“确定”。Application Connectors将关闭原始文档，并在存储库中保持签出状态。Application Connectors导入新文档，签出新文档，然后打开以进行编辑。

注意：在出现提示时，选择“查看”。原始文档在查看模式下打开。在执行“另存为”操作

时，Application Connectors 导入新文档，签出新文档，然后打开以进行编辑。此时您不会看到

警告对话框。

如果使用与原始文档相同的名称执行“另存为”操作，Application Connectors将导入新文档，签出新文档，然后打开以进行编译。您将会看到警告对话框，提醒您原始文档在存储库中保持签出状态。关闭原始文档并在存储库中保持签出状态。

对本地文件系统中的文档执行“另存为”操作和“另存为”警告对话框

这个过程不会在对本地文件系统中的文件执行“另存为”操作期间显示警告对话框。

使用不同的名称对文档执行“另存为”操作

1. 从“文件”菜单中选择在本地文件系统中“新建”或“打开”。

2. 对文档进行相应更改。

3. 从“Documentum”菜单中选择“另存为”，并使用不同的文件名。Application Connectors导入新文档，签出新文档，然后打开以进行编辑。将关闭原始文档并保留在文件系统中。您将不会看到警告对话框。如果未选中“不再显示”选项并继续保存文档，将关闭原始文档并在存储库中保持签出状态。默认情况下，此选项在警告对话框中显示为未选中。如果您选中“不再显示”选项，那么在以后的“另存为”操作期间您将不会看到该警告对话框。

使用相同名称对文档执行“另存为”操作



3. 从“Documentum”菜单中选择“另存为”，并使用相同的文件名。Application Connectors将在存储库中创建该文档，签出新文档，然后打开以进行编辑。原始文档关闭。您将不会看到警告对话框。


使用文档

使用“保存后继续编辑”对文档执行“另存为”操作

这个部分介绍“保存后继续编辑”，它是“Documentum - 另存为”对话框中的一个新选项。

使用“保存后继续编辑”对存储库中的文档执行“另存为”操作

这个过程将显示“保存后继续编辑”，它是“Documentum - 另存为”对话框中的一个新选项。

1. 从“文件”菜单中选择在存储库中“新建”或“打开”。


3. 从“Documentum”菜单中选择“另存为”，并对文档使用不同的文件名。Application Connectors会显示带有“保存后继续编辑”选项的“Documentum -另存为”对话框，默认情况下该新选项为选中状态。

4. 在出现提示时，接受默认设置并继续保存。警告对话框显示原始文档将保持签出状态。

注意：默认情况下，此选项在警告对话框中显示为未选中。

5. 在出现提示时，接受默认设置并继续操作。Application Connectors将在存储库中创建新文档，签出新文档，然后打开以进行编辑。将关闭原始文档并从存储库中签出。

使用“保存后继续编辑”对本地文件系统中的文档执行“另存为”操作

这个过程将显示“保存后继续编辑”，它是“Documentum - 另存为”对话框中的一个新选项。



3. 从“Documentum”菜单中选择“另存为”，并对文档使用相同的文件名。Application Connectors会显示带有“保存后继续编辑”选项的“Documentum -另存为”对话框，默认情况下该新选项为选中状态。

4. 在出现提示时，接受默认设置并继续保存。Application Connectors导入新文档，签出新文档，然后打开以进行编辑。将关闭原始文档并保留在文件系统中。

注意：在出现提示时，如果您继续使用“保存后继续编辑”进行保存，但未选中新选项，那么

Application Connector 会在存储库中导入新文档。不会签出文档，并将其打开以进行编辑。


使用文档

取消文档的签出

执行取消签出会解除对存储库中文档的锁定，而不将更新后的文档保存到存储库中。该操作会丢弃

对文档所作的任何更改。

取消签出

1. 打开文档。

2. 从“Documentum”菜单中选择“取消签出”。

3. 如果取消签出的是虚拟文档，系统会提示您选择是取消签出子体，还是仅针对父级文档。选择相应的选项，然后单击“确定”。有关虚拟文档的简要说明，请参阅虚拟文档，第 18 页。

4. 如果提示您进行确认，请单击“确定”。Application Connectors将关闭该文档，并删除签出目录中的本地文档副本。有关签出目录的默认位置，请参阅签出目录，第 18 页。

删除文档或文件夹

删除文档或文件夹



3. 选择要删除的文档或文件夹，然后单击。有关选择文档或文件夹的说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14 页。提示：也可以右键单击该项目，然后选择“删除”。

4. 如果出现提示，请选择是否删除相关的文件和版本。

5. 执行下列任一操作：• 如果要删除一个项目，请单击“确定”。

• 如果要删除多个项目，请单击“下一步”，逐一对每个项目进行选择。在对后一个项目进

行选择后，单击“完成”。要将您的选择应用于所有剩余项目，请单击“完成”。

6. 单击“取消”，关闭选择对话框。

打开文档进行查看

打开一个文档进行查看时，该文档会复制到您的查看目录，而不会从存储库中签出。您可以对文

档进行更改，但无法将更改保存到存储库。

默认情况下，您的查看目录如下所示：

//Documentum/Viewed

如果查看目录中已存在相同名称的其他文档，则 Application Connectors 会在名称后面添加一个数字。


使用文档

查看文档



3. 选择要查看的文档，然后单击“打开”。

4. 在出现提示时，选择“查看”。

5. 如果查看的是虚拟文档，系统会提示您选择是否下载子体。选择相应的选项，然后单击“确定”。有关虚拟文档的简要说明，请参阅虚拟文档，第 18 页。

查看文档链接的所有位置

文档可以链接到存储库中的多个位置，以便您可以从它链接的各个位置对其进行访问。

查看文档链接的所有位置

1. 打开文档。

2. 从“Documentum”菜单中选择“位置”。

查看文档的所有版本

版本是当一个文档被保存到存储库时该特定时刻的一个副本。每次保存文档时都可以创建新版本。

版本控制使您可以保持对文档更改的跟踪。

创建一个新文档时，它带有的版本号为 1.0。将文档保存到存储库时，您可以选择是将该文档保

存为新版本，还是覆盖现有版本。

如果将文档保存为新版本，版本号将增加，以前的版本也会保留在存储库中。您可以选择增大版本

号的小数部分（次要版本），也可以选择增大整数部分（主要版本）。新版本被标记为“当前”。

要查看所有文档版本的列表，请打开该文档，然后选择“Documentum”菜单>“版本”，其中

“Documentum”菜单是您的公司或机构设置的名称。

查看文档的所有格式副本

格式副本是文档以不同格式存在的副本。例如，如果在 Microsoft Word 中创建一个文档，将其命名

为 Sales.doc，然后生成一个名为 Sales.htm 的 HTML 格式副本，则会具有两个不同格式的文档副

本。当存储库中的文档拥有多个格式副本时，其中一个格式副本会被指定为主要格式副本，它将

是显示在文件列表中的格式副本。

查看文档所有格式副本的列表

1. 打开文档。

2. 从“Documentum”菜单中选择“格式副本”。


使用文档

导入或复制文档

您可以使用本过程执行下列任一操作：

• 将本地文档导入至存储库。

• 为已存在于存储库中的文档创建另一个副本。

导入或复制文档

1. 打开文档。该文档可以是存储库中的文档，也可以是目前尚未在存储库中的文档。

2. 根据需要，对文档进行更改。



5. 如果出现消息提醒您原始文档将保持签出状态，请单击“确定”。

6. 要使用新名称创建文档的副本，请输入新名称。

7. 要使用新对象类型创建文档的副本，请在“文件类型”字段中选择类型。

8. 如果可用，请选中标有“检查指向其他Microsoft文档的链接并导入链接文档”的复选框，让Application Connectors扫描导入文档中的链接文档。如果找到链接的文档，则它们也是导入的文档。原始的导入文档变为虚拟文档，而链接的文档变为虚拟文档的子体。

9. 要在新位置上创建文档的副本，请执行下列操作选择位置：

a. 在选择对话框中，导航到副本的位置，然后打开该位置，以便显示该位置中的文档和文件夹。有关说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14页。请不要选择文档。如果选择了文档，该文档将被覆盖。

b. 单击“保存”。

10. 如果您在步骤 7中已选择了新类型，那么请在“类型”字段中选择相同的对象类型。

11. 要更改文档的格式，请在“格式”字段中选择新格式。

12. 如果您正将一个本地文档从计算机导入到存储库，同时还希望在导入后保持该本地文档的打开状态，请选择“保存后继续编辑”。

13. 单击“保存”。Application Connectors会创建一个原始文档的副本，并将该副本导入到存储库，之后签出该副本，然后在您的计算机上打开它。重要事项：如果您对已从存储库中签出的文档执行了“另存为”操作，那么该文档将保持签出状态。要签入原始文档，请从签出目录中打开该文档，然后执行签入文档的过程。有关签出目录的默认位置，请参阅签出目录，第 18 页。

使用另一个文档覆盖原文档

您可以使用另一个文档的内容替换现有存储库文档的内容。


使用文档

使用另一个文档覆盖原文档

1. 执行下列任一操作：• 对于 Excel、PowerPoint 或 Word 文档，请打开包含新内容的文档。

• 对于 Outlook 电子邮件，请突出显示该电子邮件。



4. 选择要替换的文档，然后单击“保存”。

5. 如果提示您输入签入信息，请根据需要输入信息。有关签入信息的说明，请参阅签入信息，第 19 页。


创建从一个文档到另一个文档的链接

创建从一个文档到另一个文档的链接

1. 编辑要在其中创建链接的文档。要编辑文档，请参阅打开文档进行编辑，第 18页。

2. 执行下列任一操作：• 将光标放在要插入链接的位置。

• 选择文档中的一段内容并予以突出显示。

3. 从“Documentum”菜单中选择“插入”>“Web 链接”。

4. 选择要链接的文档，然后单击“插入”。

5. 如果需要，请键入链接文本。用户可以单击该文本打开文档。

6. 单击“确定”。完成链接的插入。要查看或编辑链接的文档，请按 Ctrl键并单击链接。

将一个文档的内容插入到另一个文档中

将一个文档的内容插入到另一个文档中

1. 打开要在其中插入内容的文档。该文档可以是另一个存储库中的文档，也可以是来自您本地文件系统的文档。

2. 将光标放在要插入内容的位置。

3. 从“Documentum”菜单中选择“插入”>“对象”。

4. 选择要插入的文档，然后单击“插入”。


使用文档

通过电子邮件发送指向文档的链接

通过电子邮件发送链接

1. 打开文档。

2. 从“Documentum”菜单中选择“发送到”>“作为链接用电子邮件发送”。

3. 您的电子邮件应用程序会打开新的电子邮件，其中包含指向文档的链接。输入收件人的电子邮件地址和要添加的任何其他信息，然后发送该邮件。

打开通过电子邮件收到的链接

1. 单击链接。

2. 如果尚未登录存储库，Application Connectors会提示您登录存储库。输入您的登录信息，然后单击“登录”。

3. 如果提示您查看或编辑文档，请选择相应按钮。

4. 如果提示您选择打开文档所用的应用程序，请选择适当的应用程序。


第 4 章

使用电子邮件

用于 Microsoft Outlook 的 Application Connector 允许存储和检索 Documentum 存储库中的电子邮件

和附件。


• 将电子邮件保存到存储库，第 29 页

• 将附件保存到存储库，第 30 页

• 查看电子邮件，第 30 页

将电子邮件保存到存储库

将电子邮件保存到存储库

1. 在 Outlook 中，选择一个或多个电子邮件。

注意：如果您选择了多个电子邮件，则 Application Connector 会将这些电子邮件合并为一

个文本文件。



4. 执行下列操作，选择保存一个或多个电子邮件的位置：

a. 在选择对话框中，导航到某个位置，然后打开该位置，以便显示该位置中的文档和文件夹。有关说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14页。请不要选择文档。如果选择了文档，该文档将被覆盖。

b. 单击“保存”。如果您选择了多个电子邮件，则 Application Connectors会将所有这些电子邮件合并为一个文本文件。

5. 按照表 3，第 29页中所述设置属性。如果导入了多个电子邮件，则 Application Connectors将所有电子邮件合并为一个文本文件，并作为一个文本文档导入。

表 3. 导入电子邮件属性

字段说明

名称输入存储库中电子邮件的名称。


使用电子邮件

字段说明

类型请不要更改此属性。这会为电子邮件指派默

认类型，类型可能是 dm_message_archive 或

dm_message_archive 的子类型。

格式请不要更改此属性。

6. 单击“保存”。

将附件保存到存储库

将附件保存到存储库

1. 在 Outlook 中，选中电子邮件。

2. 选择“Documentum”菜单>“保存附件”，其中“Documentum”菜单是您在计算机上安装Application Connectors 时设置的名称。

3. 如果电子邮件包含多个附件，请选择要保存的附件，然后单击“确定”。


5. 执行下列操作，选择保存附件的位置：

a. 在选择对话框中，导航到附件的位置，然后打开该位置，以便显示该位置中的文档和文件夹。有关说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14页。请不要选择文档。如果选择了文档，该文档将被覆盖。

b. 单击“保存”。

6. 如果需要，可以编辑文档信息。根据您所在公司或机构的具体设置，您可以更改名称、对象类型和文件格式。不过，建议您接受默认指派的对象类型和文件格式。

7. 单击“保存”。

查看电子邮件

查看文档



3. 选择电子邮件，然后单击“打开”。

4. 在出现提示时，选择“查看”。Application Connectors 会将电子邮件作为 .msg 文件复制到您的查看目录。默认情况下，您的查看目录如下所示：


使用电子邮件

//Documentum/Viewed


使用电子邮件


第 5 章

搜索


• 搜索文档，第 33 页

• 搜索电子邮件，第 34 页

• 进一步定义搜索词，第 34 页

搜索文档

搜索文档

1. 从“Documentum”菜单中选择“搜索存储库”。

2. 在“包含”字段中，键入要搜索的文本。要进一步定义搜索，请参阅进一步定义搜索词，第 34页。

3. 在“位置”列表中，选择搜索位置。要添加更多位置，请执行下列操作：

a. 单击“编辑”。

b. 在“可用存储库”或“可用源”列表中，导航到并选择要添加的位置。

c. 单击箭头将其添加到“包含在搜索中”列表。

d. 重复步骤 b 和步骤 c 以添加所需数量的位置。

e. 要删除某个位置，请选择该位置并单击删除箭头。

f. 单击“确定”。

4. 在“对象类型”列表中，选择要搜索的文档类型。

5. 在“属性”列表中，通过执行下列操作输入一个或多个要搜索的属性值：

a. 如果没有显示任何字段，请单击“选择属性”。

b. 在第一个字段中，选择一个属性。

c. 在其余字段中，选择搜索结果与搜索值之间的关系，并选择搜索值。

d. 添加完属性后，请转到步骤 6。要添加更多的属性，请单击“添加其他属性”。


搜索

e. 选择下列任一运算符：• And：搜索结果必须与该行和上一行中的属性值匹配。

• Or：搜索结果必须与该行或上一行中的属性值相匹配。

“属性”列表包含 3行或更多行时，操作顺序将遵循定义的顺序。每次添加 And或 Or时，先前的运算符会组合在一起。

f. 要从搜索条件中删除属性，请针对该属性单击“删除”。

6. 在“日期”字段中，在第一个字段中选择操作并在其余字段中选择时间段，以便搜索在特定时间段执行特定操作的项目。

7. 在“大小”字段中，选择要搜索的文件大小的范围。

8. 在“其他”区域中，根据需要，选择下列任一选项：• 查找隐藏对象

会在搜索中包括隐藏项目。搜索仅显示您拥有查看权限的那些隐藏项目。

• 查找所有版本

会搜索文档过去的版本以及当前版本。

9. 单击“搜索”。Application Connectors 将显示搜索结果。

10. 要修改搜索并重新运行，请单击“编辑搜索”并返回到步骤 2。

搜索电子邮件

已改进高级搜索屏幕。《EMC Documentum Webtop 用户指南》包含详细信息。

进一步定义搜索词

您可以运用表 4，第 34 页中的语法，使用简单搜索或高级搜索的“包含”字段进一步定义搜索词。

表 4. 进一步定义搜索词

语法说明

字词或短语两边的英文

引号：" "要精确搜索字词或短语，请在字词或短语两边键入英文引号。

对于简单搜索（包括高级搜索中的 Contains 字段），如果不使用引号，

Application Connectors 将显示包含您键入的确切字词以及字词变体的文

件，例如，scanning 是字词 scanner 的变体。

当搜索多个字词，或存储库尚未为变体编制索引的情况下，会禁用该

选项。

英文引号不能用来区分字词的大小写。


搜索

语法说明

运算符“与”和“或” 要获得包含两个搜索词的结果，请在搜索词之间键入 AND。搜索词可以

是一个字词，也可以是用英文引号括起来的短语。

要获得至少包含一个搜索词的搜索结果，可以在字词或用英文引号括起

来的短语之间键入 OR。

您可以使用“与”和“或”运算符将多个搜索词组合在一起。运算符

“与”的优先级高于运算符“或”。例如，如果您键入：

knowledge or management and discovery

则搜索结果必须包含 knowledge，或者包含 management 和 discovery。

运算符“非” 要获得不包含某一搜索词的搜索结果，可以在该搜索词前面键入 NOT。

搜索词可以是一个字词，也可以是一个用英文引号括起来的短语。仅考

虑运算符后面的搜索词。

运算符“非”可用在运算符“与”或者“或”的后面，使用时以空格

分隔。

有效的语法是：Documentum NOT adapter 或 Documentum AND NOTadapter，两个查询将返回包含 Documentum 但不包含 adapter 的结果。

如果键入 Documentum OR NOT adapter，将获得包含 Documentum（可能

会包含 adapter）或不包含 adapter 的搜索结果。请谨慎使用该语法。它可

能会生成大量搜索结果。

运算符“非”可以单独用于查询的开头。例如，如果您键入 NOTadapter，则会获得不包含 adapter 的搜索结果。请谨慎使用该语法。它可

能会生成大量搜索结果。

当运算符“非”单独位于搜索的开头位置，或它与运算符“或”一起使

用时，它将不能用于查询外部源。

运算符“非”不能与英文括号一起使用。下列语法无效：A NOT ( B ORC )。但是，运算符“非”可以在英文括号内使用。下列语法有效：

(A NOT B) OR (A NOT C)。

ANDNOT（一个词）不是运算符，如果在查询中输入 ANDNOT，则将

其视为搜索词。

搜索词两边的英文括

号：( )要指定必须一起处理的某些项，请使用括号。使用英文引号时，必须在

前括号的后面和后括号的前面各键入一个空格，如下所示：( managementor discovery )

例如，如果键入 knowledge and management or discovery，将返回包含

knowledge 和 management 或包含 discovery 的搜索结果。但是，如果键

入 knowledge and ( management or discovery )，将返回包含 knowledge 以及

management 或 discovery 的搜索结果。


搜索

语法说明

多字符通配符：* 如果存储库编制了索引，您就可以在一个字词的任何位置使用多字符通

配符来表示其他字符。它与零个或多个字符匹配。多字符通配符仅适用

于简单搜索（包括高级搜索中的 Contains 字段）。

多字符通配符不可用于搜索未编制索引的存储库，也不能用于搜索属

性值，或搜索外部源。针对上述搜索，您应该使用截词符，比如 Beginwith 运算符。

注意：如果使用了通配符，则 Application Connectors 将不会显示包含键

入词变体的结果。例如，如果您键入

d*ment

则搜索结果必须包含：document、development、deployment 以及

department 等，但不包含 documented 或 documentation。

单字符通配符：? 如果存储库编制了索引，您就可以使用单字符通配符来表示字词中任

何位置的单个未知字符。

单字符通配符仅适用于简单搜索（包括高级搜索中的 Contains 字段）。

单字符通配符不能用于搜索未编制索引的存储库，也不能用于搜索属性

值或外部来源。

注意：

• 运算符 AND、OR 和 NOT 是保留字。要搜索包含运算符的搜索词，请使用英文引号。例如，

如果键入搜索词 "hardware and software"，Application Connectors 将返回包含这三个字词的文

档。如果键入 hardware and software 而没有使用英文引号，Application Connectors 仅返回包含

这两个字词的所有文档。

• 运算符 AND、OR 和 NOT 不区分大小写。例如，方便起见，您可以键入：AND、and 或 And。


第 6 章

发送工作流和快速流


• 工作流，第 37 页

• 启动工作流将文档传给其他用户，第 37 页

• 启动快速流将文档发送给其他用户，第 38 页

工作流

工作流是一种在用户之间传送文档和说明的自动流程。工作流遵循工作流模板中定义的顺序。要

启动工作流，请选择包含适当顺序的工作流模板。可重复使用同一个工作流模板启动工作流。多

个用户可以同时使用同一个模板。

用户会在自己的收件箱中接收到工作流任务，并可以通过 Webtop 或其他基于 WDK 的应用程序

访问工作流任务。用户完成任务后，该用户可以将其从收件箱中转发，工作流会按顺序自动通

知下一个用户。

工作流模板可能会允许您将任务发送给一组用户，在这种情况下，第一个接收该任务的用户将成为

其执行者。该任务会从其他用户的收件箱中删除。

启动工作流时，可以附加用户必须编辑或查看的文档。工作流中的其他用户可以在执行工作流过程

中附加和删除文档。一个文档一次只能附加到一个工作流中。

用户可以编辑附加的文档。工作流模板决定了在工作流进行过程中，随工作流传送的是编辑过的

版本还是原始版本。

启动工作流将文档传给其他用户

启动工作流将文档传给其他用户

1. 打开文档。

2. 从“Documentum”菜单中选择“发送到”>“工作流”。



3. 如果提示您将文档保存到存储库，请执行下列任一操作：• 单击“保存”，保存自上次文档存到存储库以来所作的更改。在提示您确认文档信息时，请

单击“确定”。如果提示您确认保存，请单击“确定”。

• 单击“使用当前版本”，将使用存储库中文档的当前版本，而不使用本地计算机上的签

出版本。

4. 选择工作流模板，然后单击“下一步”。

5. 在“信息”选项卡上，执行下列操作：

a. 输入工作流说明，会将其作为工作流的名称使用。

b. 要在工作流中附加其他文件，请单击“添加”，选择要附加的文件，然后单击“添加”。如果附加了包含到其他文件的链接的文件，则可以通过选择撟远砑恿唇佣韵髷来添加链接的文件。

c. 要删除附加的文件，请单击“删除”。

6. 在“执行者”选项卡中（如果可用），通过执行下列步骤指定承担任务的用户：

a. 单击某个任务旁边的“选择”。

b. 选择要执行该任务的用户或组，然后单击“确定”。

7. 在“评语”选项卡上，执行下列操作：

a. 单击“添加”。

b. 键入评语。

c. 选择接收该评语的用户：• 针对后续收件人

评语将发送给工作流中其余的所有用户。

• 仅针对下一收件人

评语只发送给工作流中接收下一个任务指派的用户。


9. 单击“完成”。工作流用户在自己的收件箱中接收其各自任务，并可以通过Webtop或其他基于WDK 的应用程序访问收件箱。

启动快速流将文档发送给其他用户

快速流是发送给一个或多个用户的单步指示。如果将快速流发送给若干个用户，则可以选择所有的

用户是同时收到任务，还是相继收到任务。

发送快速流

1. 打开文档。

2. 从“Documentum”菜单中选择“发送到”>“快速流”。

3. 要选择收件人，请执行下列操作：



a. 单击“选择”。

b. 选择收件人，然后单击“确定”。有关选择收件人的说明，请参阅在选择对话框中查找和选择项目，第 14 页。

4. 选择向用户显示的优先级顺序。

5. 键入给用户的任何指示。

6. 选择表 5，第 39 页中介绍的任一选项：

表 5. 发送快速流

选项说明

按顺序发送给用户如果选择了多个用户，则选择此项会按顺序将

快速流发送给每个用户，而不是同时发送。

要求签收选择此选项会要求每个用户在任务完成时输入

一个电子签收。

返回给我选择此选项会在用户完成任务时收到通知。

7. 单击“启动快速流”。用户在自己的收件箱中接收快速流，并可以通过 Webtop或其他基于WDK 的应用程序访问收件箱。




第 7 章

在生命周期中移动文档


• 生命周期，第 41 页

• 指派生命周期，第 41 页

• 将文档升级到下一个生命周期状态，第 42 页

• 将文档降级到上一个生命周期状态，第 42 页

• 删除文档的生命周期，第 42 页

• 从文档的当前生命周期状态暂停文档，第 42 页

• 恢复处于生命周期暂停状态的文档，第 43 页

生命周期

生命周期定义了文档从创建到结束所经历的不同阶段。

在创建文档时，系统会为该文档指派生命周期，并将其置于该生命周期的第一种状态。

典型的生命周期状态包括下列几种：

• WIP（正在处理），它表示文档处于起草阶段。

• 暂存，它表示文档已完成并准备进行审批。默认情况下，Application Connectors 不允许您更改处

于“暂存”生命周期状态的文档。

文档通过手动或自动升级的方式前进到其生命周期的各个状态。当工作流任务出现在您的收件箱

中时，系统会提醒您注意自己在文档生命周期中所扮演的角色。您可以通过 Webtop 或其他基于

WDK 的应用程序访问您的收件箱。

指派生命周期

指派生命周期

1. 查看文档。要查看文档，请参阅打开文档进行查看，第 24页。

2. 从“Documentum”菜单中选择“生命周期”>“附加”。

3. 找到并单击该生命周期。



4. 如果提供了选择生命周期状态的选项，请选择文件所处的状态。

5. 如果提供了选择别名集的选项，请选择生命周期所使用的别名集。别名集决定了文件在其生命周期演进过程中哪些用户具有其访问权。

6. 单击“确定”。如果您为模板设置生命周期，则该生命周期会指派给所有在此之后根据该模板创建的文档。新生命周期不会影响已创建的文档。

将文档升级到下一个生命周期状态

将文档升级到下一个生命周期状态


2. 从“Documentum”菜单中选择“生命周期”>“升级”。

3. 如果提示您选择是否升级相关的文件，请做出相应选择。

将文档降级到上一个生命周期状态

将文档降级到上一个生命周期状态


2. 从“Documentum”菜单中选择“生命周期”>“降级”。

3. 单击“降级”。

删除文档的生命周期

删除生命周期


2. 从“Documentum”菜单中选择“生命周期”>“删除”。

从文档的当前生命周期状态暂停文档

该过程在生命周期中暂停文档，并将该文档转变为暂停状态。

从文档的当前生命周期状态暂停文档


2. 从“Documentum”菜单中选择“生命周期”>“暂停”。

3. 单击“暂停”。



恢复处于生命周期暂停状态的文档

恢复处于生命周期暂停状态的文档


2. 从“Documentum”菜单中选择“生命周期”>“恢复”。

3. 如果提示您选择要恢复的状态，请选择相应状态。如果系统没有提示您选择状态，则 ApplicationConnectors 会自动选择状态。

4. 单击“继续”。




第 8 章

设置首选项

您的首选项设置是特定于您的计算机的。如果使用其他计算机，可能会有不同的首选项设置。

您的首选项会存储在 Windows 的注册表中。

设置首选项

1. 从“Documentum”菜单中选择“首选项”。

2. 在“常规”选项卡中，输入相应首选项。根据具体的MS Office应用程序，可以使用表 6，第 45页中部分或全部首选项。

表 6. 常规首选项

设置说明

提醒我保存到存储库的文件已解除锁定 Application Connectors 会提醒您文档在保存到

存储库之后解除锁定。

当仅在本地保存更改时提醒我 Application Connectors 会在每次您保存到本地

计算机时提示您是否还要保存到存储库。

提醒我文档将保持签出状态 Application Connectors 会在您执行“另存为”

操作时显示一个提示，提醒您执行“另存为”

操作的原始文档将保持签出状态。

提醒我在关闭前保存更改 Application Connectors 会在关闭文档之前提示

您是否要将更改保存到存储库。

提醒我输入 Web 链接文本在创建从一个文档到另一个文档的链接时，会

让您选择是否要键入链接文本。如果未选中

该选项，则目标文档的名称将作为链接文本

的内容。

URL 及测试该地址 Application Connectors 用来访问存储库的

URL。该 URL 必须可以使用 Webtop 或其他基

于 WDK 的产品进行访问。

重置对话框将所有的 Application Connectors 对话框恢复

到其默认大小。

3. 在“高级”选项卡中，输入相应首选项。表 7，第 46页中介绍了高级首选项。


设置首选项

表 7. 高级首选项

设置说明

源下拉框要为其创建日志文件的应用程序。

级别下拉框记录在 Application Connectors 日志文件中的消

息的类型。建议您选择记录所有消息。

路径 Application Connectors 日志文件的路径。



附录 A

键盘快捷键

表 8，第 47 页中介绍了默认的键盘快捷键。如果使用自定义安装，则可能会与以下介绍的内容有

所不同。

表 8. 键盘快捷键

操作或按钮 Windows 快捷键

创建新文件夹 Shift-f

转到上一级目录 Shift-u

“转到” Ctrl-Shift-g

“打开”、“保存”、“插入”或“下一步”。 Ctrl-Shift-k

“取消” Ctrl-Shift-c


键盘快捷键


索引

B版本

版本标签, 19当前版本, 20概述, 25

“保存”选项

在 Documentum 菜单中, 20保存后继续编辑

本地文件系统, 23存储库, 23

本地文件系统不同文件名

在文档上, 22必需组

设置, 17必需组集

设置, 17编辑

文档, 18别名集

在生命周期中, 42不再显示

文档上, 22

C“查找所有版本”选项

在高级搜索中, 34“查找隐藏对象”选项

在高级搜索中, 34查看

在文档上, 22查看目录

默认位置, 24超链接

插入到文档中, 27另请参阅链接

次要版本

创建, 20, 25存储库

保存到, 19 到 20, 30

编辑文档, 18查看电子邮件, 30查看文档, 24打开, 24打开位置, 30打开文档, 18导航, 14导入至, 26登录, 11 到 12覆盖文档, 26辅助功能模式, 11概述, 9更改, 12更改密码, 12签入, 19注销, 11

存储库对象类型

更改, 26

Ddm_message_archive

指派给电子邮件, 30当前版本

标识, 25创建, 20

导入

文档, 26登录

存储库, 11到其他存储库, 12更改密码, 12以其他用户身份, 12

电子邮件

保存附件, 30查看, 30打开链接, 28发送链接方式, 28使用, 29

电子邮件附件

保存, 30


索引

订阅项目

文档, 14对象类型

更改, 26选择, 14

F发布

文档, 42访问限制

设置, 17父级文档

在虚拟文档中, 18辅助功能模式

选择, 11附件

保存, 30另请参阅电子邮件附件

在工作流中, 37

G格式副本

文档, 25工作流

发送, 37概述, 37

J简单搜索

运行, 34键盘

快捷键, 47热键, 47

键图标

文档上, 18, 21降级

文档, 42警告

文档上, 22警告对话框

显示, 20

K快捷方式

打开, 28通过电子邮件发送, 28

快捷键, 47

快速流

发送, 38

L类型

更改, 26历史

文档的, 16链接

插入到文档中, 27链接的文档

选项, 20, 26列表

导航, 14“另存为”选项

覆盖文档, 26执行另存为, 26

M密码

更改, 12模板

删除生命周期, 42生命周期, 19指派生命周期, 41

N内容

插入到另一个文档中, 27

Q签出

目录, 18取消, 24文档, 18

签入

创建版本, 25文档, 19

取消签出

文档, 24权限

设置, 16

R热键, 47软件版本


索引

查看, 12软件的版本

查看, 12

S设置

首选项, 20, 45审阅

通过工作流, 37通过快速流, 38

升级

文档, 42生命周期

概述, 41恢复, 43删除, 42暂停, 42指派, 19, 41

首选项

配置, 21设置, 45

属性

查看, 15更改, 15

搜索

简单搜索, 34文档, 33运算符, 34

锁定

签入时保留, 20在文档上, 18

锁定的文件

签入时保留锁定, 20锁定图标

文档上, 18, 21

WWDK

版本, 12Web 链接

打开, 28Web 链接

发送, 28位置

查看, 25未选中

选中, 23文档

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EMC Documentum Application Connectors 用户指南...EMC® Documentum® Application Connectors 6.8.1 版 用户指南 易安信电脑系统（中国）有限公司 中国北京朝阳区霄云路38

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