END 418 Proje Yönetimi

Bahar 2016

- Proje Süreçleri -

Yrd. Doç. Dr. Bülent Gümüş

Bilgi Alanları (Knowledge Areas)

2

Proje Paydaş Yönetimi

Sayfa 3

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi (Develop Project Charter )

Proje Beratı (Project Charter) projenin resmen başladığını duyurur, üst yönetimin destek ve onay verdiğini gösterir. Basit ama çok önemli bir dokümandır. Proje varlığını onaylar. Proje yöneticisi formal olarak atanır ve duyurulur. Proje ürünü/hizmetini tanımlar. Projenin hedeflediği iş gereksinimini tarifler Proje Yöneticisini ihtiyaç duyacağı kaynakları tedarik etmesi için

yetkilendirir.

4

5

Project Statement of Work (Proje Beyanatı): Bir projenin finansal veya operasyonel amacını veya

ihtiyacını belgeler. Müşteri veya Sponsor tarafından oluşturulur.

Business Case: (İş Gerekçesi - Olurluk incelemesi) Proje beyanatını daha net olarak, bir takım tekniklerle destekler.

Net Present Value(NPV) Internal Return of Rate (IRR)

Cost-Benefit Ratio Payback Period

Proje Başlatma Belgesinin Geliştirilmesi (Develop Project Charter )

6

Uzman Görüşleri (Expert Judgement)

PMI birçok proje yönetim sürecinin Araç ve Teknikler

kısmında Uzman Görüşleri’ne yer verir.

Uzmanlar sürecin planlanması ve yürütülmesi

sırasında fikir beyan edebilecek kişilerdir. Profesyonel ve teknik kişiler/kuruluşlar

Endüstri grupları Organizasyondaki diğer birimleri

Danışmanlar

Konuyla ilgili uzmanlar

Proje Yönetim Ofisi

Proje Beratı Neler İçerir?

1. Projenin adı

2. Projenin amacı ve gerekçesi

3. Ölçülebilir proje hedefleri ve başarı kriterleri

4. Üst seviye proje tanımı, ürün karakteristikleri

5. Aşamalar ve kilometre taşı listesi

6. Özet bütçe

7. Üst seviye riskler

8. Atanmış proje yöneticisi ve takımı, sorumlulukları ve

yetkileri

9. Proje duyurusunu onaylayacak kişiler

7

Proje Başlangıcı

• Proje kısıtları

• Kısıt türleri

– Zaman

– Bütçe

– Kalite

– Kaynak kısıtları

– Teknolojik kısıtlar

– Yönetimin talimatları

8

Proje Başlangıcı

• Proje Varsayımları – Proje paydaşlarının proje ile ilgili varsayımlarının

anlaşılması ve dökümante edilmesi gereklidir

– Projelerin ileri bir aşamasında, belirli bir varsayımın yanlış

çıkması veya unutulması yüzünden proje başarısızlıkla

sonuçlanabilir

9

10

Kaynak: Zen ve Uygulamalı Proje Yönetimi Sanatı, 2006 11

Proje Başlatma Belgesi- Örnek

12

Proje Hikayesi

13

Paydaların Belirlenmesi (Identify Stakeholders)

• Proje paydaşları, projeden doğrudan/dolaylı

etkilenen/etkileyen şahıs, grup ve kurumlardır.

• Proje paydaşlarının belirlenmesi süreci projeden olumlu

veya olumsuz etkilenen şahıs ve organizasyonların

belirlenmesi ve onların proje başarısına yönelik olarak

ilgi, katılım ve etkilerini belgelemek üzere yapılan

çalışmadır.

14

Paydaş Analizi

• Paydaşlar belirlenir.

• Paydaşların ilgi sahaları belirlenir.

• Paydaşların güç ve etkileri belirlenir.

• Paydaların projeye ne amaçla dahil edileceği belirlenir.

• Bilgi alışverişi amacıyla mı paydaş?

• Danışılmak üzere mi paydaş?

• Uzlaşma sağlaması için mi paydaş?

• Sorumluluk taşıması için mi paydaş?

• Paydaşlar için katılım şekli belirlenir. Paydaşları katılım

için motive etmenin yöntemlerini araştırın.

15

Paydaş Analiz Matrisi

16

Proje Paydaş Listesi

Tanımlama Bilgisi: Ad-Soyad, organizasyondaki yeri,

görev yeri, projedeki rolü, iletişim bilgileri

Değerlendirme Bilgisi: Temel gereksinimleri,

beklentileri, projedeki potansiyel etkisi, hangi

aşama ile en çok ilgili olduğu

Paydaş Sınıfı: İç/Dış veya Destek/Tarafsız/Karşıt

17

Proje Başlatma Toplantısı Kickoff Meeting

Proje yöneticisi ve projede görev alacak birimler belli

olduktan sonra proje başlangıç toplantısı (kickoff

meeting) organize edilir.

Amacı, projeye katılacak olan tüm partilerin aynı masa

etrafında bir araya gelerek projenin yapılma nedeni,

amaçları ve hedefleri hakkında fikir birliğine varmasını

sağlamaktır.

Toplantıda hem işi yapacak olan taraf, hem de

projeyi kabul edecek olan iş sahibi/müşteri bulunur.

18

END 418 Proje Yönetimi

Bahar 2016

Planlama Süreçleri Grubu

20

21

Proje Yönetim Planı

22

Proje Planlaması

Planlar hiçbir şeydir, planlama her şeydir!

“Plans are nothing, planning is everything.”

-- Dwight Eisenhower

23

Proje Planlaması

• Proje planlama, projenin başlangıcında ve proje süresince

yapılması gereken sürekli bir aktivitedir.

• Proje planlamanın öncelikli amacı, proje takımına, nelerin

yapılmasına ilişkin gerekli detay yönlendirmeyi sağlamaktır.

• “Planlar hiçbir şeydir” çünkü:

– Tam olmayan bilgiye dayanarak üretilmiş tahminleri gösterir

– Planlar tamamlandığı anda eskimiş olurlar

• Ancak, bu demek değildir ki planlar kullanılmamalıdır!

PMBOK’ta yer alan toplam 47 adet süreçten 23 tanesi

planlama ile ilgilidir. 24

Proje Planı ne işe yarar?

Bütün katılımcıların aşağıdaki sorularına cevap verir

Ne yapılacak?

Nasıl birlikte çalışılacak?

Ne bekleniyor?

Kimlerin dahil edileceğinin organize edilmesinde kullanılır

Kaynakların işlere atanmasında kullanılır

Kilometre taşlarında tamam/devam kararları vermekte kullanılır

Sorunları anlamamıza ve daha iyi kararlar vermemize yardımcı olur

Potansiyel güçlükleri keşfetmeye, geleceği görmeye yarar.

Sırasal ilişkileri düzenler.

İletişimin nasıl olacağını belirler

Kayıt oluşturma, geleceğe aktarmayı sağlar. 25

Planlama her şeydir! Çünkü…

Planlama, meseleleri anlamanızı sağlar Bilgi

Edindiğiniz bilgi, daha iyi kararlar vermenizi sağlar

Beklenen gelişmeler

Beklenmeyen problemler

Edindiğiniz bilgi sayesinde, planlara ne zaman ve neden uymayacağınızı bilirsiniz!

26

Planlamada Problemler

Beklentilerin bilinmemesi

Bilgi seviyesinin yeterli olmaması

Bir tarihe yetişme paniği ile planlamanın hızlı

yapılması veya hiç yapılmaması

Amaçların değişmesi

Belirsizliklerin doğru planlamaya izin vermeyecek

kadar fazla oluşu.

27

28

Plan Yapmaya İsteksizlik

Ekstra zaman ve efor gerektirmesi

Üretken olmadığının düşünülmesi

Yapan kişiye sorumluluk yüklemesi

Planların gerçekleşeceğine dair güvensizlik

Nasıl planlama yapılacağının bilinmemesi

Proje Planlama Süreci

SÖZLEŞME

Kapsam Tanımlama

"NE" WBS

"KİM" "NE"

YAPAR

"KİM" Organizasyon

"NASIL" Ağ yapısı

"NE ZAMAN" İş Programı

TL/$

"NE KADAR" Bütçe Planı

"NE OLUYOR" Sapma Çözümlemeleri

Sorumluluk Matrisi

29

Planlama Nasıl Başlar?

Kaba Plan

Proje Yöneticisi atandıktan sonra 2-4 hafta arasında

oluşturulur.

Taslak Plan

Kapsam belli olduktan sonra yapılır

Her faz sonunda güncellenir.

30

Proje Planının İçeriği

• Ürün bilgileri

• Proje bilgileri

• Proses/Süreç bilgileri

31

Ürün bilgileri – Sistem

• Sistemin kısa tanımı:

– Sistemin kullanım senaryoları

– Mimarinin ve ana parçaların özeti

– Kullanılacak teknolojinin açıklanması

– Anahtar performans amaçları ve sistem kısıtları

– Riskler

32

Proje bilgileri

• Kontrat tipi (sabit fiyat, maliyet +, vb.)

• Raporlama yapısı

• Müşteri ile ilişki

• Projenin yapılacağı yer(ler)

• Güvenlik ile ilgili konular

• Riskler

33

Proje bilgileri – Takvim

• Ürün geliştirme modeli (ör. Şelale, spiral, vb.)

• Ana (Mastır) plan (Başlıca aktiviteler)

• Ana (Mastır) takvim

– Ana kilometre taşları ve amaçlar

– Önemli aktivitelerin zamanlaması

– Ana gözden geçirmeler (ör. Gereksinim gözden geçirme

toplantısı, öntasarım gözden geçirme, detay tasarım

gözden geçirme, vb.)

34

Proje bilgileri – Organizasyon

• Organizasyon kırılım ağacı (Organizational breakdown

structure)

– Önemli roller ve sorumluluklar

– Proje dahilinde raporlama yapısı

– Önemli ilişkiler ve iletişim yolları

– Önemli roller için gerekli kabiliyet ve beceriler

• İş kırılım ağacı, İKA (Work breakdown structure, WBS)

• Alt-yüklenici (taşeron) ve ortak (co-contractor) ilişkileri

35

Proje bilgileri – Örnek proje ölçümleri

• Hangi aktiviteler tamamlandı

– Planlanan – Gerçekleşen karşılaştırması

• Efor ve bütçe harcamaları

36

Süreç bilgisi

• Sistem geliştirmede, değerlendirme ve testinde kullanılacak

metot ve süreçler

• Kilometre taşları ve gözden geçirmeler (reviews)

• Alt-yüklenici yönetimi metotları

• Kullanılacak araçlar

• Süreç iyileştirme teknikleri

• Risk analiz ve yönetim teknikleri

• Kalite kontrol ve konfigürasyon yönetimi gibi diğer destek

aktivitelerinde kullanılan süreçler

• Riskler

37

Örnek süreç ölçümleri

• Kontrol ve gözden geçirmelerde hataları bulabiliyor muyuz?

• Bulunan hatalar ve hata düzeltme oranları

• Hatalar yüzünden tekrar işlerin sayısı/büyüklüğü

Tanımlanan süreçler takip ediliyor mu? Süreçler amaçlarına ulaşabiliyor mu?

38

• Giriş

– Geçmiş çalışmalar

– Sözleşme ve müşteri bilgileri

• Proje Tanımı

– Projenin amacı

– Sistem (ürün veya hizmet) tanıtımı

– Beklenen çıktılar (Ürün ve dokümanlar)

• Proje Organizasyonu

– Organizasyon şeması

– Görev, yetki ve sorumluluklar

• İş Dağılım Ağacı ve İş Tanımlar (Özet)

• Proje Takvimi(Özet)

• Proje Bütçesi (Özet)

Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik)

39

• Proje Takibi ve Kontrolü – Toplantılar – Dokümanlar / Planlar / Raporlar – Teknik Performans ve Maliyet/Program Kontrolü – Teknik Problem Kontrolü – Değişiklik Kontrolü – Malzeme Tedarik ve İzleme

• Dokümanların Saklanması – Yazışmalar – Proje Dokümanları

• Gizlilik Önlemleri • Ekler

– Ana Program – WBS / Sorumluları / İş Tanımları – Proje Bütçesi – Proje Ekibi

Proje Yönetim Planı İçeriği (Tipik)

40

Plan statik (durağan) ancak

planlama dinamiktir (devamlıdır)

Planlar genellikle olduğu gibi takip edilmezler!

İlerledikçe, daha fazla bilgiye sahip olursunuz.

Planların güncellenmesiyle herkes etken bir şekilde koordine

edilir ve sağlıklı iletişim sağlanır.

41

Gereksinimlerin Toplanması Collect Requirements

Proje hedeflerine ulaşmak için proje paydaşlarının

ihtiyaçlarını tanımlama ve belgeleme sürecidir.

42

Gereksinim Dökümanı

Mevcut Durum - Ulaşılmak istenen hedef

İş ve proje hedefleri Ürünle ilgili fonksiyonel gereksinimler

Hizmet, performans, güvenlikle ilgili ihtiyaçlar

Kalite ihtiyaçları Destek ve eğitim ihtiyaçları

Gereksinim takip matrisi (requirment traceability matrix)

43

Gereksinimlerin Toplanması ve Dengelenmesi

Görüşmeler Belirli bir konuda uzman paydaşların bir araya geldiği odak gruplar

Farklı perspektifteki paydaşların bir araya gelmesi (tasarımcı ve

son kullanıcı)

Beyin Fırtınası (Brainstorming)

Zihin Haritaları (Mind Maps)

Anketler

Gözlem yapma

Prototip oluşturma 44

45

Kapsamın Tanımlanması Define Scope

Proje Başarısı için kritik faktörlerin başında «kapsamın

doğru ve eksiksiz anlaşılması» ve kapsamın doğru

yönetilmesi gelir.

Kapsamın iyi yönetilememesi

Gecikmelere

Kalitesiz ürünlere ve

Aşılmış bütçelere yol açar….!

46

Kapsamın Tanımlanması

Gereksinimlerin toplanması ile birlikte Proje Kapsam

Bildirimi (Scope Statement) hazırlanır.

Başarısız projelerin çoğunda ya bu belge hiç

hazırlanmamıştır veya başlangıçta anlaşılan kapsam

fazlasıyla değişmiştir.

Proje Kapsam Bildiriminde, proje temel kısıtları

teslimatlar ve tahminler başlangıç sürecine göre daha

detaylı olarak belirlenir.

47

PROJE KAPSAM BİLDİRİMİ

Proje Başlatma Belgesi’nin detaylandırılması ile oluşur

Projenin yapılış amacı

Projenin temel teslimatları (deliverables)

Proje kabul kriterleri Kısıtlar ve varsayımlar Öngürülen temel riskler ve söylenebiliyorsa alınabilecek potansiyel önlemler Kaba maliyet ve tarih tahminleri

48

Kapsamın Tanımlanması

49

İş Kırılım/Dağılım Ağacı/Yapısı

• İş Kırılım Ağacı, İKA (Work Breakdown Structure – WBS)

proje sonuçlarına ulaşmak için gerçekleştirilecek

(önemsediğiniz/kontrol etmek istediğiniz) bütün faaliyetleri

içerir.

– Ürün geliştirme aktiviteleri

– Yönetim aktiviteleri

– Destek aktiviteleri

– Dokümantasyon, eğitim, seyahat, vb.

• İKA, hiyerarşik iş birimlerine bölünmüş, alt görevlere ayrılmış

ve iş paketleri oluşturulmuş projeleri resmeder 50

WBS proje yönetimini kolaylaştırır

Büyük hedefe ulaşmak için ara hedefler belirlenir.

Sorumlulukların atanmasını kolaylaştırır.

Maliyetlerin çıkartılmasını kolaylaştırır.

Kapsam değişikliklerinin takibini kolaylaştırır.

Risk yönetimini kolaylaştırır.

Ekip ihtiyacı daha kolay belirlenir.

Projenin genel takibi kolaylaşır.

51

Ürün Bazlı WBS

52

Süreç Bazlı WBS

53

WBS Örneği

1 Software for “C” Compiler 1.1 Build a “C” Compiler 1.1.1 Build a User Interface 1.1.2 Build a File System 1.1.3 Build a Parser 1.1.4 Build a Code Generator 1.1.5 Build a Run Time System 1.2 Build the Test Suite for the Compiler 1.2.1 etc. 1.3 Write Documentation 1.4 Write Installation Software 1.5 Manage Software Development

54

İKY – Faz temelli ayrışım örneği

55

WBS’in Süreçlerle Etkileşimi

56

İKA - Terminoloji

• Aktivite (Activity)

• İş Paketi (Work Package)

• Tahminlerin Temeli (Basis of Estimate)

• İş Paketi Şablonu

57

İKA - Aktivite

• İKA’nın her seviyesinde yapılacak işler.

• Her bir aktivite bir gereksinime karşı gelir / gelmesi

gerekir.

• Yönetim, kaynakların bulunması, geliştirme sürecinin

detayları gibi işler direk gereksinimlere karşı

gelmeyebilir

58

İş Paketi (Work Package)

İş paketi, İKA’nın en alt seviyesindeki aktivitelerdir.

Başlangıcı ve bitimi belirlidir

Maliyeti tahmin ve takip edilebilir

Yönetebilecek kadar küçük ancak ayrıca yönetilmeyi

gerektirecek kadar büyüktür

Bütçeden atama yapmak için uygundur

İnsan, saat, maliyet/para, bilgisayar, makine, vb.

59

Tahminlerin Temeli (Basis of Estimate)

• İş paketinin ve maliyet tahminin sebeplerinin tanımı

Tahminlerin Temeli

Aktivite: Müşteri toplantıları için seyahat

İKA #: 1.5.2.3 Maliyet: $16,800

Tanım: Müşteri toplantıları için 4 seyahat. Her bir

seyahate 3 mühendis katılacak ve 2 gün sürecek

Maliyet hesabı: 4 * 3 * 2 * $700/day = $16,800

60

İş Paketi Şablonu / WBS Dictionary

Aktivite: Dosyalama sisteminin tasarımı WBS #: 1.1.3.2 Süre: 3 ay Girdiler: Dosyalama sistemi için müşteri isterleri Çıktılar: Dosyalama sistemi tasarım dokümanı Gözden geçirme (review): Ön tasarım gözden geçirmesi, detay tasarım gözden geçirmesi ve ara emsal (peer) gözden geçirmeleri Çıkış kriteri: Dosyalam sistemi tasarımı bütün isterleri karşılayacak ve tasarım standartlarına uyacak Detaylı Tanımı: Booch metot ve nesneye dayalı tasarım yaklaşımı kullanılarak dosyalama sisteminin tasarımının yapılması.

61

WBS Dictionary (İKY Sözlük)

62

İKY - Riskler

• Çok detaylı olabilir

• İş tanımları çok muğlak olabilir

• Bazı aktiviteleri unutulabilir

– 0 zaman, 0 bütçe!

• Önlemler: Gözden geçirmeler, aktivitelerin gereksinimlere

takibi, periyodik güncelleştirmeler…

63

Sorular & Cevaplar

64