Endring i bokføringsregleneKomRev Trøndelag IKS - 9. og 10. desember 2013

Knut Erik Lie, NKRF

2

Bokføringslovens oppbygging

Pliktig regnskapsrapportering

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering

Bokføring

Dokumentasjon

Spor

barh

et

Opp

beva

ring

og si

krin

g

Hva er grunnlaget for rapporteringen?

Hva er grunnlaget for spesifikasjonen?

Hva er grunnlaget for det som er bokført?

BFL § 3 og BFF § 2-1- Regnskapsloven- Mva.loven- Ligningsloven- Skattebet.loven- Folketrygdloven

FKR § 3- Kommuneloven- Momskomp.loven

BFL § 5 og BFF § 3-19 (10) spesifikasjoner,bl.a. hovedbok og reskontro

BFL §§ 7 til 9 og BFF kap. 4

BFL §§ 10 og 11 og BFF kap. 5 og 6

3

Bokføringsregler for kirkelig fellesråd og menighetsråd

› Endringer i økonomiforskriften for kirkelig fellesråd og menighetsråd fra 2013

› Kirkelig fellesråd blir underlagt samme regler som kommunene– Unntak fra kravene til å kunne utarbeide spesifikasjoner minst

hver fjerde måned– Unntak fra kravet om å være ajour minst hver fjerde måned

› Menighetsråd– Kun krav om å følge grunnleggende bokføringsprinsipper

4

Endringer i bokføringsloven 2012-2013 (utvalg)

› Utarbeidelse av spesifikasjoner, BFL § 5 ( fra 2013)– Ikke lenger plikt til å utarbeide, men må være i stand til dette– Alternativer

• Utarbeide på forespørsel – krever lukking av regnskapsperioder, jf. BFF § 7-6

– Innen ajourholdsfristene– Tilfredsstillende sikring mot endring eller sletting– Skal foreligge beskrivelse av funksjonalitet for lukking

• Utarbeide og oppbevare ferdige spesifikasjoner– Kan unnlate å oppbevare utarbeide spesifikasjoner for 2012 og

tidligere dersom funksjonalitet for lukking var på plass

5

Endringer i bokføringsloven 2012-2013 (forts.)

› Sporbarhet/kontrollspor, BFL § 6 (trådte kraft 1.7.2012)– Overskriften endres fra regnskapssystem til sporbarhet– Krav til dokumentasjon av kontrollsporet

• Erstatter krav til dokumentasjon av regnskapssystemet• Når nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger

på en enkel måte, jf. NBS 2 Kontrollsporet– Nummererings- og identifikasjonskrav for å muliggjøre

kontroll av fullstendighet av bokførte opplysninger• Alle bilag skal nummereres

– Må også ivaretas ved skanning og elektronisk mottak av fakturaer

6

Endringer i bokføringsloven 2012-2013 (forts.)

› Elektronisk tilgjengelighet, BFL § 13b og BFF § 7-7 (fra 2013)– Lovtekst flyttet til ny § 13b og utdypet i BFF § 7-7– Ingen realitetsendring– Se NBS 3 Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år

› Elektronisk oppbevaring og oppbevaringsmedium, BFL § 13, 2. ledd (fra 2013)– Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av

regnskapsinformasjon til andre media– Fritt valg av medium/format, elektronisk, skannet, papir etc.

• Unntak for reisedokumentasjon– Arbeidstaker må levere original (papir), men arbeidsgiver kan skanne

– Kun presisering av gjeldende rett

7

8

Nyheter fra 2014

› Bokføringspliktige med få transaksjoner, jf. BFF § 4-1– Grensen økes fra 300 til 600 bilag– Ikke underlagt ajourholdsfristen på fire måneder

› Salg av ikke avgiftspliktige tjenester, jf. BFF § 5-1-6a og § 5-1-6b– Leveres løpende til fast beløp per periode– Kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon og avtale– Skriftlig avtale som inneholder samme opplysninger som et

salgsdokument– Ikke avgiftspliktig medlemskontingent i ideelle organisasjoner, kan

dokumenteres med betalingsdokumentasjon• Dersom regnskapsmessig anses opptjent på betalingstidspunktet

9

Nyheter fra 2014 (forts.)

› Datering av salgsdokumenter, jf. BFF § 5-1-3 tredje og fjerde ledd– Fakturaer som utstedes første femten virkedager i måneden for

varer/tjenester levert forrige måned• Kan sette siste dato i foregående måned som fakturadato

• Hensikt: redusere praktiske ulemper med at regnskapet og merverdiavgift periodiseres etter ulike regler

– Utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt

• Dokumentasjonsdato kan settes lik forfallsdato

10

Periodisering av inngående mva – tom 2013› Eksempel:

– Varekjøp levert 27.12.20x1. Faktura er utstedt og datert 04.01.20x2

27.12.x1 04.01.x2

Leveringstidspunkt Fakturadato

• Fakturaen registreres og bokføres på ordinært vis med mva-behandling

• Utgiftskonto krediteres med nettoutgiften

• Fradrag kreves 1. termin 20x2

• Utgiftskonto debiteres med nettoutgiften

31.12.x1

Ord

inæ

r mva

11

Periodisering av inngående mva – fra 2014› Eksempel:

– Varekjøp levert 27.12.20x1. – Faktura utstedes 04.01.20x2, men kan dateres 31.12.20x1.

27.12.x1 04.01.x2

Leveringstidspunkt Fakturautstedelse

• Faktura mottas, datert 31.12.20x1

• Faktura registreres og bokføres på ordinært vis med mva-behandling

• Utgiftskonto debiteres med nettoutgiften

• Fradrag kreves 6. termin 20x1

31.12.x1

Ord

inæ

r mva

12

Nyheter fra 2014 (forts.)

› Elektronisk salgsdokument, jf. BFF § 5-2-10 – Utstedes i format som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent

sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, e-post mv.

› NBS 4 Elektronisk fakturering– Kriterier som må oppfylles for at elektronisk fakturering skal skje i samsvar

med kravene i bokføringsreglene • Krav til rimelig sikring av salgsdokumentene mot endring, sletting,

ødeleggelse eller tap etter utstedelse • Krav til lesbarhet og mulighet for etterkontroll i hele oppbevaringsperioden,

herunder krav til kontrollspor – Elektronisk faktura

• Salgsdokument hvor innholdet overføres elektronisk fra selger til kjøper, og kan importeres i kjøpers regnskapssystem og behandles elektronisk

13

14

Elektronisk fakturering med og uten konvertering

› Elektronisk fakturering uten konvertering– Kreves ikke særskilte sikringstiltak knyttet til utstedelse og

oversendelse av den elektroniske fakturaen

› Elektronisk fakturering med konvertering– Krav til skriftlig avtale hvor det fremgår at endring/sletting ikke skal

finne sted. Konverteringsprosessen skal beskrives

15

Nyheter fra 2014 (forts.)

› Dokumentasjon av kontantsalg, jf. BFF delkapittel 5-3 og 5-4– Betalingskort og kontanter defineres– Registrering på kassaapparat ved opplæring skal dokumenteres– Justerte regler om motpartsangivelse ved kontantsalg fra detaljist

• Angi motpart når ansatt kjøper på vegne av arbeidsgiver og vederlaget er > 1000,-

• Angi motpart ved kjøp av drivstoff til bruk i person- eller varetransport– Regler om salg fra automater og ubetjente salgssteder

› Angivelse av kjøper ved kontantkjøp fra detaljist, jf. BFF § 5-5-1– Gjelder ikke når er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort

16

Nyheter fra 2014 (forts.)

› Sikkerhetskopiering av elektronisk regnskapsmateriale, jf. BFF § 7-2 fjerde og femte ledd– Det skal foreligge fortegnelse over

• Hva som er kopiert• Hvor ofte kopieringen utføres• Hvor kopien og originalen oppbevares

– Reglene i BFL §§ 13 og 13b og BFF gjelder tilsvarende• Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale• Oppbevaringssted• Oppbevaringstid• Sikring• Elektronisk tilgjengelighet

17

Nytt fra 2014 (forts.)

› Personallister, jf. BFL § 3a og BFF kapittel 8– Gjelder visse bransjer

• Serveringssteder• Frisører og skjønnhetspleie• Bilverksted og bilpleie

– Krav til personalliste• Oversikt over personer som arbeider i virksomheten, herunder også

ulønnet og innleid personale.• Skal angi den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer.• For hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt• Føres i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes og avsluttes• Sørge for at pass eller annen gyldig legitimasjon med bilde, eller kopi av slik

legitimasjon kan fremvises for alle tilstedeværende som arbeider i virksomheten

18

Dokumentasjon av kjøp

› Hovedregel BFF § 5-5 (§ 5-5-1 fra 2014)– Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokumentasjon

selger har utstedt og som inneholder de opplysningene som fremgår av § 5-1

› Mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller ikke tilfredsstiller kravene– Kjøper skal kreve ny salgsdokumentasjon– Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper sannsynliggjøre

at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet

19

Utstedelse av salgsdokumentasjon

› Hovedregel: Selger utsteder så snart som mulig og senest en måned etter levering

› Unntak: Kjøper kan utstede salgsdokumentasjon– Foreninger og samvirkelag som hovedsakelig tilvirker eller forhandler

produkter fra medlemmenes fiske, skogbruk eller gårdsbruk– Husflidsutsalg som kjøper produkter fra hjemmeprodusenter av håndverks-

og husflidsarbeid– Kjøpere som helt eller delvis beregner omfang, vekt, kvalitet eller lignende

som grunnlag for utbetaling av provisjon eller annet vederlag til selgeren• Utstedes av kjøper på grunnlag av en skriftlig, underskrevet avtale.• Avtalen skal oppbevares av både kjøper og selger.• Skal fremgå av salgsdokumentet at det er utstedt av kjøper.• Kjøperen skal, ved jevnlig å ta utskrift fra Enhetsregisteret eller lignende,

dokumentere om selgeren er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.

20

Prosjekt for forenkling av bokføringsreglene› Prosjekt i regi av Norsk RegnskapsStiftelse med mål å forenkle bokføringsreglene

– Målet er å i betydelig grad redusere kostnadene som oppstår i forbindelse med bokføring og pliktig rapportering (f.eks. mva-rapportering og årsregnskap)

› Prosjektet vil behandle alle forslag som har påvirkning på bokføringsprosessen. F.eks:– Salg/fakturering– Kontantsalg– Vareinnkjøp– Andre kjøp– Lønnsregistrering– Reise- og utleggsregninger– Rapportering – Oppbevaring av regnskapsmateriale

› Ikke begrensninger på lovverket som behandles, slik at for eksempel merverdiavgiftsloven og skattebetalingsforskriften, i tillegg til bokføringsloven kan foreslås endret dersom det vil forenkle bokføringsarbeidet.

› Prosjektleder: Torstein Heggen, Amesto› Kommunal representant: Mette Rita Hegdal, Stavanger kommune

21

Bokføring – Gamle sannheter gjelder fremdeles

› Luca Pacioli, Summa de arithmetica, geometria, proportioni et proportionalita, Venezia 1494:– Alle oppføringer består av en

debetpostering og en kreditpostering– Summen av debiteringer må tilsvare

krediteringer

› NOU 2002:20 Ny bokføringslov:– Bokføring kjennetegnes av at det

posteres til debet og kredit med like store beløp.

22

Knut Erik Lie| NKRF | www.nkrf.no | @nkrfM: 932 28 506 | knut.erik@nkrf.no

Takk for oppmerksomheten!