B GIO DC V O TO TRNG I HC KINH T TPHCM ------- -------

TRN THANH THY

TNH HNH NG DNG ERP V S TC NG CA ERP N T CHC H THNG THNG TIN K TON TI CC DOANH NGHIP VIT NAM

Chuyn ngnh : K ton M s : 60.34.30

LUN VN THC S KINH T

Ngi hng dn khoa hc PGS.TS V VN NH

THNH PH H CH MINH NM 2011

LI CAM OAN------- -------

Ti xin cam oan ti ny da trn qu trnh nghin cu trung thc di s c vn ca ngi hng dn khoa hc. y l ti lun vn thc s kinh t, chuyn ngnh K ton - kim ton. Lun vn ny cha c ai cng b di bt c hnh thc no v tt c cc ngun tham kho u c trch dn y .

TPHCM, ngy 10 thng 08 nm 2011 Tc gi

Trn Thanh Thy

MC LC------- -------

LI CAM OAN DANH MC CC K HIU, CH VIT TT DANH MC CC BNG, S V BIU M U CHNG 1: C S L LUN V ERP V T CHC H THNG THNG TIN K TON 1.1. Gii thiu tng qut v ERP ..................................................................... 1 1.1.1 Khi nim ERP................................................................................... 1 1.1.2 Qu trnh hnh thnh ERP .................................................................. 1 1.1.3 Cu trc ca ERP .............................................................................. 2 1.1.4 Li ch ca ERP ................................................................................. 3 1.2. T chc h thng thng tin k ton .......................................................... 4 1.2.1. Tng quan v h thng thng tin k ton ...................................... 4 1.2.2. Tip cn h thng thng tin k ton theo chu trnh kinh doanh . 4 1.2.2.1 Cc chu trnh kinh doanh ...................................................... 4 1.2.2.2 Mi quan h gia cc chu trnh kinh doanh ......................... 6 1.2.3. T chc h thng thng tin k ton ................................................ 7 1.2.3.1 Ni dung t chc ................................................................. 7 1.2.3.2 Quy trnh t chc .................................................................. 9 1.3. S tng tc gia ERP v h thng thng tin k ton .......................... 11 1.3.1 Xt di kha cnh h thng qun l ............................................... 11 1.3.2 Xt di kha cnh h thng thng tin qun l ................................ 12

1.3.3 Xt di kha cnh phn tch v kim sot d liu .......................... 13 1.4. S tc ng ca ca ERP n t chc h thng thng tin k ton ....... 15 1.4.1. Nhng thay i v mt quy trnh ................................................. 15 1.4.1.1 Thu thp d liu .................................................................. 15 1.4.1.2 X l d liu ....................................................................... 15 1.4.1.3 Cung cp thng tin ............................................................. 16 1.4.1.4 Kim sot ............................................................................ 17 1.4.2. Nhng thay i v t chc b my k ton ................................. 18 1.4.2.1 C cu nhn s ................................................................... 18 1.4.2.2 Phn chia trch nhim......................................................... 19 1.4.2.3 Phn quyn truy cp ........................................................... 20 Kt lun chng 1 ............................................................................................. 21 CHNG 2: TNH HNH NG DNG ERP V S TC NG CA ERP N T CHC H THNG THNG TIN K TON TI CC DOANH NGHIP VIT NAM 2.1. Tnh hnh chung v vic ng dng ERP trn th gii v Vit Nam ..... 22 2.1.1. ng dng ERP trn th gii ......................................................... 22 2.1.1.1 Kho st ca tp on t vn Panorama ............................ 22 2.1.1.2 Cc gii php ERP ph bin trn th gii .......................... 26 2.1.2. ng dng ERP ti Vit Nam ......................................................... 28 2.1.2.1 Tnh hnh chung ................................................................. 28 2.1.2.2 Mt s nh t vn trin khai gii php ERP Vit Nam ...34 2.2. Kho st thc t ti cc doanh nghip ng dng ERP thnh cng ...... 41 2.2.1 Phm vi kho st v phng php kho st ..................................... 41 2.2.2 Tnh hnh ng dng ERP ti cc doanh nghip kho st ................. 41

2.2.3 Cc yu t nh hng n kh nng ng dng ERP thnh cng .... 44 2.2.4 S tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton ......... 45 2.3. Nhng kh khn, hn ch v nguyn nhn lin quan ng dng ERP cc doanh nghip Vit Nam ...................................................................... 47 2.3.1 Kh khn v hn ch......................................................................... 47 2.3.2 Nguyn nhn ..................................................................................... 49 Kt lun chng 2 ............................................................................................. 55

CHNG 3: MT S GII PHP TNG CNG KH NNG NG DNG ERP THNH CNG V TO RA S TC NG TCH CC CA ERP N T CHC H THNG THNG TIN K TON CHO CC DOANH NGHIP VIT NAM 3.1. Mt s nh hng cn bn ...................................................................... 56 3.1.1 Vic ng dng ERP phi gn lin vi ti cu trc h thng qun l doanh nghip .................................................................................... 56 3.1.2 ng dng ERP phi gn lin vi trch nhim v hiu qu qun l . 57 3.1.3 T chc h thng thng tin k ton phi l mt trong nhng u tin khi ng dng ERP qua tc ng tch cc n vai tr ca h thng thng tin k ton phc v iu hnh qun l doanh nghip .. 57 3.2. Gii php tng cng kh nng ng dng ERP thnh cng ................ 58 3.2.1 Gii php v cu trc ERP trong mi quan h vi ti cu trc h thng qun l doanh nghip ............................................................. 58 3.2.2 Gii php v quy trnh trin khai ERP ............................................. 60 3.2.3 Gii php v kim sot v nh gi ERP ......................................... 61 3.2.4 Gii php v chn la nh cung cp ................................................ 64

3.3. Gii php v tng cng s tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton trong doanh nghip ..................................................... 66 3.3.1 Gii php v tng cng vai tr tch cc ca k ton trong vic ng dng ERP ........................................................................................ 66 3.3.2 Gii php v cu trc ERP trong mi quan h vi h thng thng tin k ton ............................................................................................. 68 3.3.3 Gii php v t chc thc hin quy trnh k ton ............................ 69 3.3.4 Gii php v t chc b my k ton ............................................... 71 3.3.5 Gii php v nh gi hiu qu tc ng ca ERP n h thng thng tin k ton ......................................................................................... 73 3.4. Mt s kin ngh ........................................................................................ 74 3.4.1 i vi doanh nghip ....................................................................... 74 3.4.2 i vi nh cung cp ....................................................................... 77 Kt lun chng 3 ............................................................................................. 81 KT LUN TI LIU THAM KHO PH LC Ph lc 1: ng dng ERP ti cng ty c phn hp tc kinh t v XNK Savimex Ph lc 2: ng dng ERP ti Tp on Tn Hip Pht (THP) Ph lc 3: Gii thng Bitcup - gii php cng ngh thng tin hay nht 2010 v 2009 Ph lc 4: Bng cu hi kho st Ph lc 5: Danh sch cc doanh nghip tham gia tr li bng cu hi Ph lc 6: Minh ha giao din mn hnh gii php ERP ti mt s doanh nghip kho st------- -------

DANH MC CC K HIU, CH VIT TT------- -------

CH VIT TT AIS BS BOM ERP DNTN DV TXD MRP

NGHA Accounting Information Systems (H thng thng thng tin k ton) Bt ng sn Bill of Materials (Danh sch nguyn liu) Enterprise Resource Planning (Hoch nh ngun lc doanh nghip) Doanh nghip t nhn Dch v u t xy dng Material Requirement Planning (Hoch nh nhu cu nguyn vt liu) Manufacturing Resource Planning

MRPII MTV SX SXHTD TM TNHH XNK

(Hoch nh ngun lc sn xut) Mt thnh vin Sn xut Sn xut hng tiu dng Thng mi Trch nhim hu hn Xut nhp khu

DANH MC CC BNG, S V BIU ------- -------

DANH MC CC BNG: Bng 1.1: Cc hot ng ch yu trong chu trnh kinh doanh .............................. 5 Bng 2.1: Bng so snh gii php ca SAP, Oracle, Microsoft v phn khc II. 25 Bng 2.2: Bng so snh cc gii php theo quy m doanh nghip ..................... 25 Bng 2.3: Bng so snh gia doanh nghip ln, doanh nghip va v nh........ 26 Bng 2.4: Thng tin v d n ERP Vit Nam nm 2006 v 2007 ...................... 30 Bng 2.5: Bng tm tt cc gii php v nh t vn trin khai ti Vit Nam ..... 40 Bng 2.6: Bng tng hp cc gii php ERP ng dng ti 19 doanh nghip kho st ............................................................................................... 42 Bng 2.7: Nhng l do dn n quyt nh ng dng ERP ti doanh nghip ..... 43 Bng 2.8: Nhng li ch m ERP mang li sau khi trin khai doanh nghip ... 43

DANH MC S : S 1.1: S th hin khi qut v h thng thng tin k ton ....................... 4 S 1.2: S th hin mi quan h gia cc chu trnh kinh doanh ................. 6 S 1.3: Chu k pht trin h thng thng tin k ton ....................................... 9 S 1.4: H thng thng tin v vic ra quyt nh ........................................... 13 S 1.5: S tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton ...... 20

DANH MC BIU : Biu 2.1: Thch thc khi trin khai ERP........................................................ 23 Biu 2.2: Thi gian thc hin ERP d kin v thc t................................... 23 Biu 2.3: Thi gian thc hin d n ERP ...................................................... 23 Biu 2.4: Chi ph thc hin d n ERP .......................................................... 24 Biu 2.5: Mc tha mn i vi h thng ERP ........................................ 24 Biu 2.6: S lng d n v gi tr d n nm 2009...................................... 32 Biu 2.7: Cc phn h chc nng m doanh nghip trin khai v s dng 42 Biu 2.8: Mc nh hng ca cc yu t n kh nng ng dng ERP thnh cng ..................................................................................... 44 Biu 2.9: Mc nh hng ca cc yu t i vi t chc h thng thng tin k ton sau khi doanh nghip ng dng ERP .......................... 45 Biu 2.10: Cc hot ng m k ton tham gia trong qu trnh trin khai ERP ................................................................................................ 46

M U------- -------

1. S cn thit ca ti: ng dng cng ngh thng tin vo trong cng tc qun l ni chung v cng tc k ton ni ring l mt xu th tt yu ca cc doanh nghip trong iu kin hi nhp kinh t ngy nay. Theo cng b vo thng 6/2008 ca B Thng tin v truyn thng, ti Vit Nam c 86,5% doanh nghip ang ng dng cc mc khc nhau, trong s doanh nghip ng dng ERP (Hoch nh ngun lc doanh nghip) ch t 7%. ERP l mt cng c tch hp qu trnh kinh doanh ca doanh nghip trn nn tng s dng c s d liu tp trung. N bao gm nhiu phn h chc nng cung cp thng tin cho nhiu i tng khc nhau ty theo nhu cu v cho php hoch nh cng nh qun l ngun lc mt cch hiu qu. Vi mt t duy qun l mi, ERP c xem l mt gii php ti u gip cho doanh nghip nng cao nng lc ca mnh trong xu th cnh tranh gay gt nh hin nay v ang c nhiu doanh nghip quan tm. Khc vi excel v phn mm k ton, ERP l gii php gip cho cng tc k ton khc phc c nhng hn ch v mt khng gian v thi gian nh kh nng chia s v lin kt cao gia cc b phn, t , gip cho qu trnh cung cp thng tin mang tnh kp thi v ng tin cy. Trong h thng ERP, phn h k ton c xem l ct li, do , yu cu t ra l cn c t chc hiu qu nhm to ra nhng thng tin hu ch, ph hp vi yu cu qun l. Mc d ERP pht trin nhiu nm trn th gii nhng t s liu thng k nu trn cho thy: ERP vn cha c ng dng ph bin ti Vit Nam. Vi mong mun gip ch cho cc doanh nghip cng nh nhng ngi lm cng tc k ton hiu r v ERP v thc t trin khai t gia tng kh nng ng dng ERP thnh cng, nng cao hiu qu ca vic cung cp thng tin k ton, ti chn tn ti l: Tnh hnh ng dng ERP v s tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton ti cc doanh nghip Vit Nam.

2. Mc tiu nghin cu ca ti: - H thng ha cc l lun v ERP v t chc h thng thng tin k ton. - Phn tch cc yu t nh hng n vic ng dng ERP thnh cng cng nh s tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton ti cc doanh nghip Vit Nam. - xut cc gii php nhm tng cng kh nng ng dng ERP thnh cng v to ra s tc ng tch cc ca ERP n t chc h thng thng tin k ton cho cc doanh nghip Vit Nam. 3. Phng php nghin cu: Ngun ti liu cho vic nghin cu ca ti ch yu l tp ch v bo co khoa hc, gio trnh trong ngnh k ton v cng ngh thng tin cng mt s website c uy tn trn mng internet. Bn cnh , ti cn da vo thng tin ca kho st thc t ti mt s doanh nghip. Trong qu trnh nghin cu, ti s dng v kt hp nhiu phng php khc nhau bao gm: phng php iu tra bng bng cu hi, phng php thng k, phng php phn tch, tng hp v nh gi. 4. i tng v phm vi nghin cu: i tng nghin cu ca ti l ERP di gc tip cn l h thng thng tin k ton. Do gii hn v mt thi gian v kh nng tip cn vi doanh nghip nn phm vi nghin cu ca ti l cc doanh nghip ng dng thnh cng ERP thuc nhiu loi hnh doanh nghip trn a bn TPHCM, Bnh Dng, ng Nai Vit Nam. 5. B cc ca ti: Ngoi phn m u v kt lun, b cc ca ti gm c 3 chng: Chng 1: C s l lun v ERP v t chc h thng thng tin k ton Chng 2: Tnh hnh ng dng ERP v s tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton ti cc doanh nghip Vit Nam

Chng 3: Mt s gii php tng cng kh nng ng dng ERP thnh cng v to ra s tc ng tch cc ca ERP n t chc h thng thng tin k ton cho cc doanh nghip Vit Nam. 6. Nhng ng gp ca ti: V mt l lun: ERP l mt khi nim lin quan n nhiu ngnh hc v mn hc. Tuy nhin, cho n nay, ti Vit Nam cha c mt gio trnh no cp su v vn ny di gc tip cn h thng thng tin k ton. iu ny lm cn tr n kh nng tip cn mt cng c qun l tin tin mang li nhiu li ch v thay i i vi nhng ngi lm cng tc k ton. Vi mc ch lm r nhng vn va nu trn, ti h thng ha nhng kin thc nn tng v c cn c v ERP, v t chc h thng thng tin k ton b sung ngun ti liu tham kho cho sinh vin chuyn ngnh k ton v doanh nghip quan tm. V mt thc tin: Th nht, ti cung cp mt ci nhn khi qut v tnh hnh ng dng ERP trn th gii v Vit Nam trn nhiu phng din: doanh nghip ng dng, gii php cung cp v nh t vn trin khai. Th hai, t kt qu kho st v cc nghin cu thc t kt hp vi nhn nh ca cc chuyn gia, ti gii thch cc yu t c nh hng n vic ng dng ERP thnh cng qua lm r s tc ng ca n n t chc h thng thng tin k ton ti cc doanh nghip Vit Nam. Th ba, ti a ra cc gii php nhm tng cng ng dng ERP thnh cng ph hp vi iu kin ca doanh nghip Vit Nam t nng cao vai tr ca h thng thng tin k ton. Bn cnh , ti cng a ra mt s kin ngh mang tnh chin lc cho c doanh nghip v nh t vn - trin khai.

--- Trang 1 ---

CHNG 1 C s l lun v ERP v t chc h thng thng tin k ton1.1. Gii thiu tng qut v ERP: ERP (Enterprise Resource Planning Hoch nh ngun lc doanh nghip) l mt thut ng lin quan n h thng tch hp thng tin v qu trnh kinh doanh (Kumar v Hillegersberg, 2000) [11] bao gm cc phn h chc nng c ci t ty theo mc ch ca doanh nghip. ERP c h tr bi phn mm ng dng lin chc nng gip cho doanh nghip hoch nh v qun l nhng phn quan trng ca qu trnh kinh doanh bao gm lp k hoch sn xut, mua hng, qun l hng tn kho, giao dch vi nh cung cp, cung cp dch v khch hng v theo di n t hng (Olson, 2004) [15]. ERP tp hp tt c d liu t cc quy trnh khc nhau v lu tr trong mt c s d liu tp trung cho php s dng thng tin theo nhiu cch khc nhau (Aernoudts, R.H.R.M., Boom, van der, T., Vosselman, E.G.J. v Pijl, van der, G.J. ,2005) [4]. 1.1.2 Qu trnh hnh thnh ERP: Vo nhng nm 50, cc khi nim lin quan n chc nng ca qu trnh qun l sn xut bt u xut hin nh: s lng t hng kinh t, lng tn kho an ton, danh sch nguyn liu (Bill of Materials - BOM), qun l lnh sn xut. n gia nhng nm 60, h thng MRP (Material Requirement Planning - Hoch nh nhu cu nguyn vt liu) c cu thnh da trn s tch hp cc chc nng c bn nu trn. Vo nm 1975, trong cun t in bin son ln th 9 ca APICS (The Association for Operations Management - Hip hi qun l hot ng) a ra nh ngha: MRP l mt cng ngh da trn cu trc BOM, thng tin kho

1.1.1 Khi nim ERP:

--- Trang 2 ---

v lch sn xut tnh ton ra nhu cu nguyn vt liu. N a ra yu cu hy b nhng n t hng khng cn thit v cc xut ti u ho vic mua hng bng cch tnh ton thi im c th nhn nguyn vt liu t nh cung cp v thi im cn s hng cho sn xut. c th thc hin c iu ny, cn xc nh s lng cc nguyn vt liu thnh phn sn xut mt loi hng cng nh thi im cn cc nguyn vt liu v cc thnh phn trong cc cng on ca qu trnh sn xut. MRPII (Manufacturing Resource Planning Hoch nh ngun lc sn xut) l kt qu m rng ca MRP. Nu MRP ch yu a ra cc tnh ton v nguyn vt liu cn thit hon thnh k hoch sn xut th MRPII li ch trng n qun l lao ng v chi ph n nhng nm 90, s pht trin ca cng ngh thng tin gp phn xy dng khi nim ERP da trn h thng MRPII. ERP khng ch gii hn trong qun l sn xut m bao trm ln ton b cc hot ng chc nng chnh ca doanh nghip nh k ton, nhn s, hu cn, bn hng, mua hng. Cho n nay, ERP pht trin v kt hp vi nhiu ng dng khc nhau nh: SCM (Supply Chain Management - qun l chui cung ng), CRM (Customer Relationship Management - qun l quan h khch hng), BI (Business Intelligence Kinh doanh thng minh). 1.1.3 Cu trc ca ERP: Theo ti liu chnh thc ca CIBRES c quan t chc thi v cp chng ch CIERP (Certified Implementer of Enterprise Resource Planning chng ch chuyn vin trin khai ERP), mt ERP tiu chun gm cc phn h: K ton ti chnh Hu cn Sn xut Qun l d n Dch v D on v lp k hoch Cng c lp bo co

--- Trang 3 ---

Theo Zeng et al. (2003) [24], mt h thng ERP c cc c im sau: Tnh linh hot: ERP c kh nng thch ng vi s thay i nhu cu ca t chc trong tng lai Tnh ton din: ERP c th h tr nhiu quy trnh kinh doanh ca doanh nghip nh: bn hng, qun tr nguyn vt liu, k ton ti chnh Tnh lin kt: ERP khng ch lin kt cc chc nng/b phn ca h thng m cn lin kt vi bn ngoi doanh nghip V c trng ca phn mm ERP l c cu trc phn h, trong tng phn h c th hot ng c lp nhng vn c kh nng kt ni vi nhau, th nn tnh chia s thng tin v lin kt c th hin rt r gp phn quan trng trong vic h tr tc nghip v ra quyt nh ca nhiu i tng khc nhau mt cch kp thi v chnh xc. Bn cnh , quy trnh lm vic thng nht v trch nhim c xc nh r rng trong h thng ERP 1.1.4 Li ch ca ERP: Theo Poston v Grabski (2001) [17], cc li ch ca ERP bao gm: ci thin qu trnh ra quyt nh, thng tin kp thi v chnh xc hn, gia tng tha mn ca khch hng, linh hot vi nhng thay i ca mi trng Theo Shang v Seddon (2002) [18], li ch ca ERP gm 5 nhm: Li ch hot ng: gim chi ph, chu k thi gian hot ng, ci thin nng sut, cht lng cng nh dch v khch hng. Li ch qun tr: ERP p dng c s d liu dng chung v kh nng phn tch d liu to iu kin d dng cho vic ra quyt nh v ci thin nh gi hot ng cc b phn Li ch chin lc: cung cp li th cnh tranh trn c s cng ngh thng tin. Li ch c s h tng cng ngh thng tin: to iu kin cho doanh nghip gim chi ph v tng kh nng thc hin cc ng dng khc Li ch doanh nghip: ci tin quy trnh lm vic, qu trnh hc tp v truyn thng trong doanh nghip, t ci thin vn ha cng ty

--- Trang 4 ---

Di gc cng tc k ton, h thng ERP mang li cc li ch sau: Cung cp thng tin k ton kp thi v ng tin cy Phn chia trch nhim c th Ci tin qun l hng tn kho Kim sot chi ph hiu qu Hp nht s liu cc chi nhnh/cng ty con d dng Quy trnh k ton c xc nh r rng 1.2. T chc h thng thng tin k ton: H thng thng thng tin k ton (Accounting Information Systems - vit tt l AIS) l mt h thng thu thp, x l, tng hp v lu tr d liu nhm cung cp thng tin k ton hu ch phc v cho vic ra quyt nh. [13] H thng thng tin k ton c cc chc nng ch yu: chc nng thu thp, x l, tng hp v lu tr d liu nhm cung cp thng tin phc v ra quyt nh v chc nng kim sot. S 1.1: S th hin khi qut v h thng thng tin k tonX L TNG HP LU TR

1.2.1. Tng quan v h thng thng tin k ton:

Thu thp d liu u vo

Thng tin u ra

Ra quyt nh

H THNG

1.2.2. Tip cn h thng thng tin k ton theo chu trnh kinh doanh: 1.2.2.1 Cc chu trnh kinh doanh: Chu trnh kinh doanh gm c 5 chu trnh c bn: chu trnh doanh thu, chu trnh chi ph, chu trnh nhn s, chu trnh sn xut, chu trnh ti chnh. Mi chu trnh c nhng hot ng khc nhau lin quan mt thit n qu trnh kinh doanh ca doanh nghip

--- Trang 5 ---

Bng 1.1: Cc hot ng ch yu trong chu trnh kinh doanh [22]

Chu trnh

Hot ng- Nhn v tr li yu cu khch hng - Kim tra gii hn tn dng - Kim tra hng tn kho - Xut kho v giao hng - Lp ha n - Ghi nhn doanh thu v n phi thu - Thu tin - Cp nht n phi thu - Chun b cc bo co - Yu cu hng ha/dch v - Lp, xt duyt v gi n t hng n nh cung cp - Nhn hng v nhp kho - Bo qun hng ha - Chp nhn ha n - Ghi nhn n phi tr - Thanh ton tin cho nh cung cp - Cp nht n phi tr - Chun b cc bo co - Tuyn dng, thu v hun luyn nhn vin mi - nh gi hiu qu lm vic ca nhn vin - Tnh ton tin lng nhn vin - Ghi nhn nghip v tin lng - Chun b v thanh ton tin lng - Chi tr cc khon thu v bo him - Chun b cc bo co

Chu trnh doanh thu

Chu trnh chi ph

Chu trnh nhn s

--- Trang 6 ---

- Thit k sn phm - Lp k hoch sn xut Chu trnh sn xut - Yu cu nguyn vt liu cho sn xut - Sn xut sn phm - Bo qun sn phm - Tnh ton chi ph sn xut - Chun b cc bo co - D bo nhu cu tin - Bn c phiu cho nh u t Chu trnh ti chnh - Vay mn tin - Chi tr c tc v li vay - Thanh ton cc khon n - Chun b cc bo co 1.2.2.2 Mi quan h gia cc chu trnh kinh doanh:

Gia 5 chu trnh c mi quan h cht ch vi nhau: u ra ca chu trnh ny chnh l u vo ca chu trnh khc. S 1.2: S th hin mi quan h gia cc chu trnh kinh doanh

--- Trang 7 ---

1.2.3. T chc h thng thng tin k ton: T chc h thng thng tin k ton l mt qu trnh thit lp tt c cc thnh phn ca AIS c thc hin theo mt trnh t Vic t chc h thng thng tin k ton phi thc hin trn c s cc mc tiu ra, khng phi l cng vic ni b ca b phn k ton m lin quan v nh hng n ton doanh nghip 1.2.3.1 Ni dung t chc: T chc thu thp d liu: t chc thu thp d liu, trc tin doanh nghip xc nh yu cu thng tin Trn c s , cng vi cch tip cn h thng thng tin k ton theo chu trnh kinh doanh, vic t chc thu thp d liu nn c tin hnh theo tng hot ng ca chu trnh Cc d liu cn thu thp theo m hnh REA (Resources, Event, Agent) l ngun lc, s kin v con ngi Mt s cu hi cn t ra khi thu thp d liu theo tng hot ng l: Ti sao cn phi thu thp ni dung ca nghip v pht sinh? Nghip v m t cho hot ng g? Nghip v xy ra khi no? Nhng ai lin quan n nghip v? Nghip v c thc hin u? Nghip v lin quan n ngun lc no? Vic t chc thu thp d liu cho cc hot ng pht sinh trong qu trnh sn xut kinh doanh cn ch n i tng qun l chi tit. Bn cnh , doanh nghip cn xy dng h thng danh mc ti khon v chng t Trong mi chu trnh kinh doanh, vic phn tch cc hot ng, b phn, ngun lc lin quan s gip xc nh chng t cn c lp v xt duyt nh th no X l d liu: Sau khi t chc thu thp d liu u vo, cng vic tip theo cn phi thc hin l x l d liu Vic t chc x l d liu bao gm cc ni dung:

--- Trang 8 ---

T chc lp v lun chuyn chng t. T chc nhp liu chng t: ni dung, yu cu nhp liu, mn hnh nhp liu. T chc x l chng t trong phng k ton: cn c vo lu lun

chuyn chng t, t chc nhp liu v phn cng b my k ton thc hin T chc tng hp thng tin nhm to nn h thng bo co cung cp

ngi s dng Cung cp thng tin: Kt qu ca qu trnh thu thp, x l, tng hp v lu tr d liu l thng tin c cung cp T chc h thng bo co k ton l qu trnh xc nh cc bo co do k ton cung cp trn c s m bo cc yu cu kim sot ca h thng Cc ni dung cn phi thc hin bao gm: Phn loi, xc nh cc bo co cung cp cho cc i tng s dng Xc nh ni dung thng tin cung cp ca tng bo co Xc nh thi gian v i tng thc hin cung cp bo co Xc nh i tng s dng thng tin ca bo co Xc nh phng thc cung cp thng tin ca bo co Phc tho, minh ha cc mu bo co cung cp Xc nh phng php x l, phng php lp bo co Kim sot: Kim sot l mt hot ng quan trng trong qu trnh t chc h thng thng tin k ton T chc kim sot bao gm: kim sot ngun d liu, kim sot x l v kim sot cung cp thng tin Trong mi trng my tnh, t chc kim sot lin quan n kim sot chung v kim sot ng dng i vi kim sot chung, c 5 yu t quan trng c cp: kim sot truy cp t bn ngoi, phn chia chc nng h thng, kim sot truy cp h thng, du vt kim ton v kim sot lu tr i vi kim sot ng dng: t chc xt duyt, xy dng quy trnh thc hin, thit lp

--- Trang 9 ---

kim sot cho tng mn hnh nhp liu, kim tra kt qu x l nhm m bo cung cp thng tin chnh xc, kp thi v ng i tng s dng B my k ton: t chc b my k ton trong doanh nghip cn cn c vo: qui m, c im t chc sn xut v qun l, yu cu qun l, c cu t chc qun l ca doanh nghip, khi lng cng vic, c im v nh hng ng dng cng ngh thng tin trong cng tc qun l ca doanh nghip Khi t chc b my k ton, doanh nghip cn quan tm n cc vn quan trng sau: la chn hnh thc t chc b my k ton ph hp v b tr c cu nhn s hp l; nh gi kinh nghim, k nng v trnh ca nhn vin; phn cng trch nhim r rng, c th cho tng chc danh, v tr, m bo cng bng v khi lng cng vic, xy dng chi tit mi quan h trong b phn k ton. 1.2.3.2 Quy trnh t chc: T chc h thng thng tin k ton ang l nhu cu khch quan v c tnh cp thit vi cc loi hnh doanh nghip Vit Nam, c bit l cc doanh nghip c quy m ln T chc h thng thng tin k ton cn phi ph hp vi cng ngh thng tin ngy cng pht trin, nhu cu thng tin mi, nhu cu ci thin quy trnh kinh doanh, quy m doanh nghip m rng D l doanh nghip ln hay nh, hu ht u tri qua chu k pht trin h thng Chu k ny bao gm 4 giai on: phn tch h thng, thit k h thng, thc hin h thng v vn hnh h thng S 1.3: Chu k pht trin h thng thng tin k ton

--- Trang 10 ---

Vic t chc h thng thng tin k ton gn lin vi ton doanh nghip v cn c s tham gia ca nhiu i tng khc nhau: ban lnh o, k ton, i pht trin d n, chuyn gia phn tch, nhng ngi bn ngoi Phn tch h thng: Mc tiu ca giai on ny l: xc nh vn cn gii quyt, a ra cc yu cu ca h thng v thit lp quan h vi ngi s dng. thc hin c mc tiu trn cn tin hnh cc bc sau: Kho st s b: chin lc kinh doanh, c im doanh nghip, tnh hnh k ton, mc ng dng cng ngh thng tin. Phn tch chi tit: nhm t s hiu bit v h thng hin ti, xc nh im mnh v im yu ca h thng c t a ra cc yu cu cho h thng mi, nhn dng cc nhu cu thng tin cn thit. nh gi tnh kh thi: trn cc phng din k thut, thi gian, t chc vn hnh v kinh t Bo co phn tch: cn c trn qu trnh kho st s b, phn tch chi tit v nh gi tnh kh thi a ra kt qu Kt qu xy ra c th l: khng thay i h thng, ci thin h thng c, hoc thay i mi hon ton Thit k h thng: T kt qu phn tch h thng, doanh nghip cn tm ra cch thc c th p ng nhu cu ca ngi s dng Nhim v u tin l xc nh v nh gi thit k ban u h thng C nhiu cch khc nhau c th xy dng mt h thng mi : mua phn mm, t pht trin, hoc thu ngoi Sau , doanh nghip s thc hin chuyn nhng yu cu ca ngi s dng thnh chi tit v kim tra c th h thng mi thng qua d liu, chng t, bo co, mn hnh nhp liu, kim sot Nu doanh nghip la chn nh cung cp phn mm, cng cn lu mt s im sau y: nh gi kh nng hot ng ca h thng nh gi tnh ph hp vi doanh nghip

--- Trang 11 ---

nh gi tnh kim sot ca h thng nh gi s h tr ngi s dng nh gi thi gian v tc x l nh gi kinh nghim, thi gian, chi ph trin khai nh gi tnh linh hot trc nhng thay i, yu cu mi Thc hin h thng: Sau khi phn tch v thit k h thng, m bo an ton v hiu qu khi vn hnh h thng chnh thc, giai on thc hin h thng c vai tr quan trng trong chu k pht trin h thng Giai on ny cn mua sm v lp t thit b, my mc, phn cng, phn mm nh thit k v hoch nh ban u Tip theo l tin hnh kim tra v th nghim h thng Bn cnh , vic hun luyn nhn vin cn c ch trng v y chnh l nhng ngi s dng trc tip sau ny i vi vn ny, doanh nghip nn cn nhc v s lng, phng thc v thi gian hun luyn Cng vic cui cng trong giai on ny l chuyn i Ty theo mc tiu ra ban u v k hoch thc hin m doanh ghip c th la chn phng thc chuyn i: trc tip, song song, tng phn hay th im Vn hnh h thng: Khi h thng i vo vn hnh chnh thc, doanh nghip cn nh gi li qu trnh pht trin h thng: v mc tiu, thi gian, chi ph, hiu qu Ngoi ra, trong qu trnh h thng mi hot ng, cn bo tr v theo di nh k Mi s c hoc vn kh khn mi cn c ghi ch nhm h tr cho vic pht trin sau ny 1.3. S tng tc gia ERP v h thng thng tin k ton: Vi p lc cnh tranh ngy mt gia tng, cc doanh nghip lun tm kim gii php nhm nng cao hiu qu qun l doanh nghip. ERP l mt h 1.3.1 Xt di kha cnh h thng qun l:

--- Trang 12 ---

thng cho php ng dng cng ngh thng tin vo cng tc hoch nh v qun l ngun lc doanh nghip hiu qu Vic ng dng ERP to ra mi lin kt cht ch bn trong doanh nghip Mi hot ng kinh doanh khng cn l mt qu trnh c lp m c ti cu trc v chun ha Vic phi hp v chia s ngun lc gip qun l cc hot ng, chi ph v ci thin nng sut lao ng Khi ng dng ERP, cc bo co phn tch theo nhiu chiu c thc hin mt cch d dng Gii hn v khng gian v thi gian khng cn l ro cn ln i vi bi ton qun l ca doanh nghip Di gc k ton, s dng ERP cho php to ra h thng kim sot ti chnh hiu qu thng qua vic kim tra cho Vic phn tch, tng hp v x l s liu cng c thc hin mt cch nhanh chng. Trn c s phn chia trch nhim r rng trn h thng, vic qun l kho, cng n khch hngcng c cp nht theo tng thi im Tuy nhin, c th qun l tng th, b phn k ton cng nh cc b phn trong doanh nghip c th phi i mt vi thch thc trong vic thay i quy trnh lm vic. ERP khng n thun ch l mt phn mm m l mt phong cch qun l mi trn nn tng ng dng cng ngh thng tin 1.3.2 Xt di kha cnh h thng thng tin qun l: ERP l mt h thng tch hp ton b h thng thng tin ca ton doanh nghip bao gm: h thng thng tin bn hng, h thng thng tin sn xut, h thng thng tin mua hng, h thng thng tin ti chnh, h thng thng tin k ton v h thng thng tin nhn s Mt trong nhng c im ni bt ca ERP l tnh lin kt ca h thng Vi c im ny, cc phng ban chc nng trong doanh nghip c gn kt v chia s thng tin vi nhau mt cch d dng Khi s dng ERP, thng tin c phn nh theo thi gian thc, lin tc v mang tnh kp thi Xt di kha cnh h thng thng tin qun l, c ERP v h thng thng tin k ton u c im ging nhau m hnh chc nng m mt h

--- Trang 13 ---

thng thng tin cn phi c l: thu thp, x l, lu tr d liu nhm cung cp thng tin cho ngi s dng ERP c s tc ng n h thng thng tin k ton v ngc li H thng thng tin k ton mun x l cn d liu t cc h thng khc D liu ny c lu tr trong c s d liu dng chung ca ERP Khi h thng thng tin k ton x l d liu s to ra thng tin Thng tin ny c cung cp cho nhiu i tng, nhiu cp qun tr v c tch hp trong h thng ERP iu ny s to ra nhiu dng thng tin khc nhau: thng tin theo chiu ngang v thng tin theo chiu dc i vi dng thng tin theo chiu dc s h tr vic ra quyt nh ca cc cp qun tr khc nhau: bao gm cc quyt nh c cu trc, cc quyt nh bn cu trc v cc quyt nh khng c cu trc S 1.4: H thng thng tin v vic ra quyt nh

Dng thng tin theo chiu dc

Khng

Nh qun tr cp cao Nh qun tr cp trung

c cu trc

C

Nh qun tr cp c s Nhng ngi thc hin tc nghip

cu trc

Dng thng tin theo chiu ngang 1.3.3 Xt di kha cnh phn tch v kim sot d liu: Nh trnh by trn, mc tiu cui cng ca h thng thng tin k ton l cung cp thng tin hu ch phc v cho vic ra quyt nh c thng tin th vic phn tch v kim sot d liu ng mt vai tr quan trng

--- Trang 14 ---

Trong mi trng ERP, c th phn tch v kim sot tt d liu i hi nhn vin k ton cn c kin thc nht nh v cng ngh thng tin, hiu bit v doanh nghip v qu trnh kinh doanh ca doanh nghip, hiu bit v s khc bit gia h thng ERP v k ton truyn thng Kin thc v cng ngh thng tin: Nu nh phn mm k ton, k ton c th l im bt u ca mi qu trnh x l d liu th trong mi trng ERP hon ton ngc li Qu trnh x l d liu bt u t phng ban khc v k ton s k tha nhng d liu , tin hnh phn tch trn c s d liu c sn v thu thp thm d liu c nhng x l ring ca b phn mnh. Do , nhn vin k ton cn c kin thc v cng ngh thng tin, c th l nhng hiu bit v ERP, cch thc khai thc v phn tch d liu t cc phng ban khc, cch thc x l v lu tr trn h thng ERP Hiu bit v doanh nghip v qu trnh kinh doanh: Mi doanh nghip c nhng c th ring v chin lc, c im kinh doanh khc nhau Th nn, mc d c th nhiu doanh nghip cng s dng ERP nhng khng c ngha l quy trnh hot ng ging nhau Qu trnh kinh doanh ca doanh nghip c nh hng n vic phn tch v kim sot d liu. D liu u vo c thu thp trn c s nhu cu thng tin ca tng phng ban v trong ton b h thng Qu trnh nhp liu ban u khng ch nh hng n chnh b phn chc nng m cn tc ng trc tip n cc chc nng khc Trong mi trng s dng ERP, qu trnh phn tch v kim sot d liu cn lin quan n cc yu t ca hot ng bao gm: ngun lc, s kin v con ngi (m hnh REA). Hiu bit v s khc bit gia ERP v k ton truyn thng: So vi k ton truyn thng Vit Nam, h thng ERP c mt s khc bit sau: cu trc ti khon linh hot, s xut hin ti khon trung gian, s dng duy nht bt ton o iu ch nh trn h thng, cc bt ton c to

--- Trang 15 ---

ra mt cch t ng v c kim sot thnh nhiu tng thng qua qu trnh ph duyt, yu cu ngi lm cng tc k ton phi tun th theo quy trnh 1.4. S tc ng ca ca ERP n t chc h thng thng tin k ton: Thu thp d liu: 1.4.1. Nhng thay i v mt quy trnh: 1.4.1.1 Khi t chc h thng thng tin k ton trong mi trng ERP, h thng chng t ca doanh nghip c th b nh hng trn nhiu phng din: ni dng lp v xt duyt chng t; hnh thc ca chng t (c th ch hin th trn mn hnh/ in ra t h thng), s lin c lp Bn cnh , trong qu trnh hot ng, doanh nghip c th s dng ti khon trung gian nhm kim sot v mt quy trnh cht ch nhng vn m bo cung cp bo co ti chnh theo quy nh Ngoi ra, cu trc h thng ti khon c thit lp linh hot hn, i tng qun l chi tit cng c kim sot qua nhiu h thng m khc nhau Xt trn kha cnh ni dung, hnh thc v lu tr; vic t chc thu thp d liu c mt s im cn ch sau: Ni dung thu thp: trong mi trng ERP vic thu thp d liu thng nht bao gm c d liu ti chnh v phi ti chnh Hnh thc thu thp: ngoi cch thc thu thp thng qua in thoi, chng t, fax cn c th s dng h tr ca thit b nh: my qut m vch, trao i d liu in t, d liu ly t h thng khc, chng t in t. Lu tr d liu: tp trung v c th chia s 1.4.1.2 X l d liu: Do ERP l mt cu trc tng th gm nhiu phn h nn c mt s im khc bit c bn trong qu trnh x l d liu: Kh quan st du vt nghip v: nu trong mi trng th cng, mt bt ton sai c th c iu ch nh theo quy nh v li du vt Tuy nhin, trong ERP rt kh quan st du vt nghip v, v vy k ton cn vo bt ton iu ch nh c th kim sot iu ny, c ngha l, mi hot ng

--- Trang 16 ---

iu ch nh ca k ton u c ghi nhn qua h thng bao gm c ni dung, thi gian v phn h iu ch nh Tnh cp nht cao: c im ca ERP l tnh chia s d liu v s dng c s d liu dng chung nn khi c mt bt ton c cp nht mt ln s nh hng n nhiu d liu trong ton b h thng Vic x l d liu ca k ton s nh hng khng ch trong phn h k ton m cn tc ng n cc phn h khc: mua hng, bn hng, sn xut, nhn s Mt s chc nng thc hin t ng: ERP cho chp thc hin t ng mt s bt ton. lm c iu ny, h thng cn c lp trnh nhm m bo tit kim v mt thi gian i vi nhng nghip v thng xuyn din ra mang tnh nh k v t thay i Thng thng, cc bt ton sau y c thc hin mt cch t ng trong h thng: khi ghi nhn doanh thu, t ng ghi nhn gi vn hay thc hin t ng khu hao hng thng. Tc nghip hon chnh: i vi ERP, h thng c thit k nhm qun l theo quy trnh, th nn im bt u hot ng ca mt b phn l kt qu ca qu trnh x l thng tin ca b phn khc S lin kt ca cc b phn/ phng ban trong doanh nghip rt cht ch, trch nhim cng vic cng c phn chia v th hin r rng trong qu trnh thc hin Ci t mt s tnh nng kim sot: Do c th ca ERP l gm nhiu phn h v tnh lin kt cao nn nu mt sai st no ca mt phn h s nh hng n ton b h thng Chnh v th, m bo kt qu x l ca k ton ng tin cy, nhiu th tc c thc hin nh: kim sot truy cp h thng, tng pht sinh n = tng pht sinh c 1.4.1.3 Cung cp thng tin: Mc ch cui cng ca t chc h thng thng tin k ton l cung cp thng tin hu ch h tr cho vic ra quyt nh Vi h thng ERP, vic cung cp ny nh hng trn nhiu mt khc nhau: ni dung, hnh thc, thi gian, i tng cung cp v s dng thng tin.

--- Trang 17 ---

Ni dung: Do nh hng ca vic thu thp d liu ban u nn ni dung thng tin cung cp bao gm c thng tin ti chnh v phi ti chnh. Thng tin c cung cp thng nht, y v lin tc. Hnh thc: Trong h thng ERP, do ng dng nhiu cng ngh mi v qun l c s d liu tp trung nn cho php cung cp thng tin nhiu mc khc nhau: t mc chi tit cao n mc chi tit thp H thng cng thc hin mt cch linh hot ty theo i tng v a dng v hnh thc (in ra giy/ trn mn hnh, c th dng bng biu, biu ) ng thi c th truy xut t nhiu ni khc nhau. Thi gian: Khi s dng ERP, doanh nghip c th bit c thng tin theo tng thi im. Bt c lc no cn thng tin u c th p ng trn c s thng nht v quy trnh Tnh kp thi cao l mt c im ni bt ca h thng ERP trong vic gip cho qu trnh ra quyt nh ca nh qun tr hiu qu hn t gia tng li th cnh tranh ca doanh nghip i tng cung cp v i tng s dng thng tin: Do c tnh chia s ca ERP nn bt c ngi no c phn quyn v cp php s dng trn h thng u c th cung cp/truy xut thng tin mt cch d dng 1.4.1.4 Kim sot: Kim sot chung: Kim sot truy cp: y l mt vn rt quan trng v ERP s dng c s d liu chung v mang tnh lin kt Nu mt ngi truy cp bt hp php s nh hng n ton b d liu trong cng ty. Phn chia chc nng: cn tch bit ngi thit k/lp trnh v ngi s dng, tch bit gia ngi nhp liu v qun l d liu. Phn chia r rng nhim v ca tng ngi, b phn trong h thng ERP Kim sot lu tr: lin quan n 2 yu t c bn l thit b lu tr v sao lu d phng c bit, doanh nghip cn quy nh r rng, c th i vi c nhn ng thi t chc k hoch v thi gian sao lu, phng php, trch nhim trong qu trnh sao lu

--- Trang 18 ---

Tun th quy trnh: ERP l mt h thng cn tun th quy trnh rt cao, mt chc nng s khng thc hin c nu chc nng trc khng c thc hin Khi thc hin ERP cn c h s quy trnh r rng, c th, chi tit v ph bin n ton doanh nghip km theo trch nhim lin quan Kim sot ng dng: Kim sot ngun d liu: cn thc hin nhiu th tc kim sot trong tng ng dng c th nh: hp l, gii hn, nhp trng, s tng, c thc, tun t, mc nh, thng bo li, vng d liu, s t ng, y , nh dng, du, dung lng Hin nay, nhiu h thng ERP s dng POS, d liu truyn in t gim bt nhng sai st c nhn v i chiu kim tra gia cc b phn vi nhau Kim sot x l: cn c nhiu yu cu bt buc n kim sot x l nh: rng buc tnh ton vn d liu, bo co cc yu t bt thng, kim sot v x l t ng, xem xt vic thc hin quy trnh x l theo quy nh. Kim sot kt qu x l: cn m bo kt qu x l n ng i tng v kt qu x l chnh xc iu ny cn ph thuc vo vic phn quyn khi s dng h thng, thit lp cc quy nh v tng cng gii php an ninh mng. 1.4.2. Nhng thay i v t chc b my k ton: 1.4.2.1 C cu nhn s: Nh trnh by trong phn 1 2 3 1, vic t chc c cu nhn s trong phng k ton ph thuc vo c cu t chc qun l ca ton cng ty, khi lng cng vic, c im v nh hng ng dng cng ngh thng tin trong cng tc qun l ca doanh nghip. Vic ng dng ERP c th a ra yu cu mi i vi nhn s trong b my k ton C 4 trng hp c th xy ra i vi vn ny: Th nht, doanh nghip vn gi ton b nhn vin c v khng tuyn nhn vin mi i vi trng hp ny, doanh nghip cho rng nhn vin c

--- Trang 19 ---

c th am hiu v hot ng ca t chc, tuy nhin, cn hun luyn v nng cao trnh ca nhn vin c th thch ng vi mi trng mi Th hai, doanh nghip vn gi ton b nhn vin c v tuyn thm nhn vin mi i vi trng hp ny, c th do tnh cht cng vic phc tp v khi lng cng vic nhiu nn doanh nghip phi gia tng s lng nhn vin p ng yu cu tun th v mt quy trnh, tin hon thnh cng vic t m bo tnh kp thi ca vic cung cp thng tin Th ba, doanh nghip s sa thi mt s nhn vin c v tuyn thm nhn vin mi Mi trng ERP i hi c nhn vin v ngi qun l cn c kin thc nht nh v t chc, k nng v trnh s dng cng ngh thng tin trong qu trnh lm vic. Th t, doanh nghip sa thi mt s nhn vin c v khng tuyn nhn vin mi Trng hp ny c th xy ra l do trong mi trng ERP, qu trnh thu thp d liu ban u ch yu lin quan n cc b phn khc, k ton ch tham gia vo qu trnh x l, cung cp thng tin v kim sot S thay i v cch thc lm vic, vn ha doanh nghip l vn ln m bt k doanh nghip no cng phi i mt Cho d nhn s c th thay i nhng trnh , kin thc v k nng ca h cn c nng cao y cng l thch thc v yu t con ngi m doanh nghip cn quan tm khi trin khai v ng dng ERP 1.4.2.2 Phn chia trch nhim: Vic phn chia trch nhim c thc hin trn cn c khi lng cng vic, c im hot ng ca t chc, yu cu qun l, mc phc tp ca nghip v Cc phn hnh k ton c th c xy dng theo cc chu trnh kinh doanh. Trong mi trng ERP, mt phn hnh c th do nhiu nhn vin k ton m nhim hoc mt nhn vin k ton c th chu trch nhim ng thi nhiu phn hnh k ton nhng vn m bo tnh kim sot, khng trng lp v khng b st nghip v Mi phn hnh cn c bng m t cng vic trnh

--- Trang 20 ---

by y cc ni dung sau: phm vi, trch nhim, cng vic (thng xuyn v nh k), quan h, tiu chun nh gi. 1.4.2.3 Phn quyn truy cp: Khi s dng ERP, c 3 nhm chc nng lin quan mt thit n phn hnh k ton l khai bo, nhp liu v cung cp thng tin. Khai bo: bao gm khai bo thng tin chung v khai bo danh mc cc i tng Danh mc i tng thng c cp nht thng xuyn trong qu trnh hot ng ca doanh nghip nh: nh cung cp, khch hng, hng ha, ngn hng Vic khai bo ny thng c phn quyn c th cho tng c nhn chu trch nhim, nh hng ca n c th lin quan n mt hoc nhiu phn hnh k ton v c cc phn h khc. Nhp liu: bao gm nhp s d v nhp s pht sinh Trong h thng ERP, cng vic nhp liu s pht sinh ca k ton c gim ng k do vic k tha d liu ca cc phn h khc Mt s d liu cn nhp liu nhng cng c mt s d liu c sn khng c quyn sa i Cung cp thng tin: i vi tng phn hnh k ton, phn quyn truy cp c kim sot cht ch trn cc quyn: xem, thm, sa, xa Chnh v th, ngay bn thn trong phn h k ton, nu khng c cp quyn th phn hnh k ton ny khng th xem c phn hnh k ton khc Tng t, phn h mua hng, bn hng c th khng th xem c thng tin ca phn h k ton v ngc li nu khng c cp quyn trn h thng S 1.5: S tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k tonERP Tc ng T chc AIS

Quy trnh - Thu thp d liu - X l d liu - Cung cp thng tin - Kim sot

B my k ton - C cu nhn s - Phn chia trch nhim - Phn quyn truy cp

--- Trang 21 ---

KT LUN CHNG 1------- -------

ERP ngy cng c vai tr to ln trong vic nng cao nng lc cnh tranh v mang li nhiu li ch cho doanh nghip nh kh nng tch hp thng tin v qu trnh kinh doanh hiu qu N bao gm nhiu phn h chc nng, lu tr trong c s d liu tp trung cho php doanh nghip hoch nh v qun l ngun lc, s dng thng tin theo nhiu chiu khc nhau Khi ng dng ERP, t chc h thng thng tin k ton l mt cng vic quan trng cn phi thc hin, y khng ch l cng vic ni b ca b phn k ton m lin quan v nh hng n ton doanh nghip Doanh nghip cn ch trng v c ni dung t chc (bao gm thu thp d liu, x l d liu, cung cp thng tin, kim sot, b my k ton) v quy trnh t chc ph hp t giai on phn tch h thng cho n giai on vn hnh h thng Trn c s tm hiu nhng vn c bn v ERP v t chc h thng thng tin k ton, tc gi cp n s tng tc gia ERP v h thng thng tin k ton trn 3 kha cnh l h thng qun l, h thng thng tin qun l, phn tch v kim sot d liu T cho thy: vic ng dng ERP c kh nng to ra mi lin kt cht ch trong doanh nghip, thng tin cung cp lin tc v kp thi, gii hn khng gian v thi gian khng cn l ro cn ln i vi doanh nghip Cui cng, tc gi tin hnh phn tch s tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton trn hai phng din ch yu l: thay i quy trnh v b my k ton Quy trnh k ton c nhiu thay i t khi thu thp, x l, lu tr d liu cho n cung cp thng tin v kim sot Vic t chc b my k ton trong mi trng ng dng ERP c nhiu iu cn quan tm trong vic xy dng nhn s v cc phn hnh k ton, quy nh r rng trch nhim, cng vic cng nh cc mi quan h trong b phn k ton ng thi, phn quyn truy cp h thng cn c kim sot cht ch m bo d liu ca ton doanh nghip

--- Trang 22 ---

CHNG 2 Tnh hnh ng dng ERP v s tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton ti cc doanh nghip Vit Nam2.1. Tnh hnh chung v vic ng dng ERP trn th gii v Vit Nam: 2.1.1.1 Kho st ca tp on t vn Panorama: T thng 12/2005 n thng 09/2008, tp on t vn Panorama thc hin bnh chn trc tuyn, kho st, phng vn i din ca 1 322 t chc vi quy m khc nhau ng dng ERP Cc t chc c kho st thuc nhiu ngnh ngh khc nhau trn khp th gii, trong a s c tr s Bc M (31%) v Chu Thi Bnh Dng (31%). Mc ch ca cuc nghin cu nhm xc nh hiu qu, hn ch, ri ro v bi hc kinh nghim trong qu trnh trin khai ERP Bo co nghin cu c chia thnh 3 phn: hin trng trin khai ERP (phn 1), s khc bit gia cc gii php (phn 2), trin khai ERP v quy m doanh nghip (phn 3) [16]. V hin trng trin khai ERP (phn 1), kt qu kho st cho thy: Biu 2.1: Thch thc ln nht khi trin khai ERP l thiu nhn s chim 38%, tip theo l thiu kin thc chuyn mn v ERP chim 33% Biu 2.2: Thi gian thc hin d n ERP ko di hn d kin l 93%, ch c 7 % hon thnh kp tin Biu 2.3: Thi gian cn thit trin khai ERP ko di t 4 n 60 thng, trong 71% d n hon thnh trong 6-18 thng. Biu 2.4: Chi ph thc hin d n ERP c 59% vt ngn sch cho php, trong vt ngn sch >50% chim 16% Biu 2.5: tha mn i vi h thng ERP t c l 57%, trong 13% rt tha mn, 44% tng i tha mn

2.1.1. ng dng ERP trn th gii:

--- Trang 23 ---

Biu 2.1: Thch thc khi trin khai ERP

Biu 2.2: Thi gian thc hin ERP d kin v thc t

Biu 2.3: Thi gian thc hin d n ERP

--- Trang 24 ---

Biu 2.4: Chi ph thc hin d n ERP

Biu 2.5: Mc tha mn i vi h thng ERP

Ngun: www.panorama-consulting.com V s khc bit gia cc gii php (phn 2), trn th trng ERP, ngoi 3 gii php ph bin dnh cho doanh nghip ln v va l SAP, Oracle v Microsoft (phn khc 1), cn c cc gii php dnh cho doanh nghip va v nh (phn khc II): Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro v nhiu gii php khc Kt qu kho st cho thy: SAP l gii php chim thi gian v chi ph nhiu nht nhng mang li nhiu li ch v tha mn cao Thi gian trung bnh thc hin cc gii php l 20 thng.

--- Trang 25 ---

Bng 2.1: Bng so snh gii php ca SAP, Oracle, Microsoft v phn khc II SAP Thi gian (thng) Chi ph trin khai (triu USD) tha mn (%) Mc ri ro (%) Li ch thu c (%) 20 16,8 73,0 50,0 72,2 Oracle 18,6 12,6 62,0 56,9 58,0 Microsoft 18,0 2,6 69,0 57,7 68,0 Phn khc II 17,8 3,5 70,0 61,8 68,6

Ngun: www.panorama-consulting.com V th phn ERP, SAP ang nm gi cao nht chim n 35%, Oracle (28%), Microsoft (14%), 23% cn li thuc v cc gii php ca phn khc II V trin khai ERP v quy m doanh nghip (phn 3), cc nh cung cp gii php ni ting nh SAP, Oracle v Microsoft cng nh cc gii php phn khc II ngy cng ch trng hn n cc doanh nghip va v nh Theo nh ngha ca nghin cu ny, cc doanh nghip va v nh l nhng doanh nghip c t hn 500 nhn vin v doanh thu di 500 triu USD/nm Bng 2.2: Bng so snh cc gii php theo quy m doanh nghip SAP Doanh nghip va v nh Doanh nghip ln 30% 43% Oracle 24% 33% Microsoft 22% 6% Phn khc II 24% 17%

Ngun: www.panorama-consulting.com T bng 2 2, c th thy rng SAP v Oracle dn u trong phn khc doanh nghip ln cng nh doanh nghip c quy m va v nh ng ch l Mirosoft u t mnh vo doanh nghip va v nh (chim 22%)

--- Trang 26 ---

Bng 2.3: Bng so snh gia doanh nghip ln, doanh nghip va v nh Doanh nghip ln Doanh nghip va v nh Thi gian trin khai (Thng) Chi ph trin khai (triu USD) Thnh vin d n Mc ch nh sa 25,2 24,07 74 Cao 18,8 3,07 14 Thp

Ngun: www.panorama-consulting.com Cc t chc c quy m cng ln, phc tp cng cao th thi gian trin khai cng ko di Chi ph trin khai v s lng thnh vin d n cc doanh nghip cao hn nhiu ln so vi cc doanh nghip va v nh 2.1.1.2 Cc gii php ERP ph bin trn th gii: Gii php ca SAP: SAP c thnh lp nm 1972 Ngy nay, cng ty c hn 82 000 khch hng hn 120 nc trn th gii ang ng dng gii php ca SAP t nhng gii php ring bit p ng nhu cu ca nhng doanh nghip va v nh cho n cc gii php dnh cho nhng t chc c quy m ton cu SAP c nim yt vi tn SAP ti mt s th trng chng khon trong c th trng chng khon Frankfurt v th trng chng khon New York. Mt s sn phm ca SAP nh: SAP R/3, SAP All-In-One, SAP NetWeaver Gii thiu v gii php SAP R/3: gm cc phn h chnh-

Sales & Distribution (SD) Product Planning (PP) Materials Management (MM) Financial Accounting (FI) Controlling (CO) Advanced Business Application Programming (ABAP)

--- Trang 27 ---

Gii php ca Oracle: Oracle c Larry Ellision cng Bob Miner v Ed Oates thnh lp nm 1977, c tr s Redwood Shores, California (M) hot ng trn nhiu nc khc nhau. Hin nay, cng ty c vn phng hn 145 nc, 19 500 i tc, 74.000 nhn vin, 14 000 k s lp trnh v 7 000 k s h tr Sn phm chnh ca cng ty l h qun tr c s d liu, cng c pht trin ng dng c s d liu v phn mm hoch nh ngun lc doanh nghip cng vi cc dch v t vn, o to, h tr lin quan Gii thiu v gii php Oracle E-Business: Phin bn u tin - Oracle E-Business Suite Release 1 c a ra th trng vo thng 10/1987 vi 1 phn h duy nht l S ci tng hp (General Ledger) Thng 11/1988, Oracle b sung phn h K ton phi tr (Payables) v Mua sm (Purchasing) Vo khong 1995-1996, Oracle E-Business Suite Release 10 tr thnh mt gii php qun tr ton din gm nhiu phn h T n nay, Oracle tip tc nng cp, hon thin Release 11i v Release 12 Hin nay, Oracle c hn 26 000 khch hng s dng gii php Oracle E-Business Suite, trong 94% khch hng ang s dng Release 11i Cc phn h chnh ca Oracle E-Business Suite: - Oracle Financials - Procurement - Logistics - Order Fulfillment - Manufacturing - Human Resources - Projects - Planning & Scheduling - Intelligence : Qun l ti chnh : Qun l mua hng : Qun l cung ng : Qun l bn hng : Qun l sn xut : Qun l nhn s : Qun l d n : Lp k hoch : Bo co phn tch

- Maintenance Management : Qun l bo dng

--- Trang 28 ---

Gii php ca Microsoft: Cc phn h chnh ca Microsoft Dynamics Navision: Qun l ti chnh Bn hng v marketing Mua hng Kho hng Sn xut Lp k hoch ngun lc Dch v Nhn s Thanh ton lng Qun tr Chc nng khc

Nhn chung, xu hng ERP ngy cng pht trin mnh m nhiu nc trn th gii: khu vc Bc M chim 44%, chu u chim 39%, Chu chim 11%, chu M La Tinh chim 4%, khc chim 3% (AMR Research 2007). Theo kt qu d bo th trng ERP 2006-2011 ca AMR, trong nm 2011, bn cnh nhng li ch t c, cc doanh nghip ng dng ERP vn phi tip tc i mt vi nhiu thch thc v nhn s, kin thc, thi gian v chi ph trin khai cc mc khc nhau ty theo quy m doanh nghip (Ngun: www.amrresearch.com) 2.1.2 ng dng ERP ti Vit Nam: 2.1.2.1 Tnh hnh chung: Th trng ERP Vit Nam i sau khong 10-15 nm so vi th trng ERP Chu u v M Vo thi gian u, hu ht cc d n trin khai u ch tp trung vo chc nng: k ton, vt t v mua hng S lng chuyn vin t vn c kh nng trin khai nhng d n ERP quy m ln vn cn rt t,

--- Trang 29 ---

ch yu cn c s tr gip t cc chuyn vin t vn ca Singapore, n v cc quc gia khc Nm 2003, th trng ERP Vit Nam bt u pht trin vi vic ng dng ca mt s cng ty nh Bo Minh, Thp Min Nam, Vinatex Trong nm 2004, th trng ERP pht trin trn nhiu phn khc khc nhau: c doanh nghip ln ln doanh nghip va v nh Nhiu d n ERP quy m ln c trin khai ti cc cng ty nh Bibica, Tng Cng ty Lng Thc Min Nam, Vinamilk, Savimex (xem ph lc 1). Bn cnh , cc doanh nghip nh hn cng bt u trin khai vi cc gii php ph hp Nm 2005, s lng nh cung cp ERP ti Vit Nam gia tng vi s tham gia ca c nh cung cp trong v ngoi nc ERP nc ngoi nh sn phm Dynamics Navision ca Microsoft, sn phm ca SAP, Oracle, Solomon Nhng nh pht trin phn mm trong nc gp phn vo th trng bng nhng phn mm k ton t vit Mt s cng ty bt u a ra nhng gii php ERP ni a nh AZ, Diginet, Lc Vit, Pythis... Nm 2006, th trng ERP Vit Nam pht trin mnh cc doanh nghip va v nh i vi phn khc ny, cc d n trin khai s dng ch yu l phn mm ca Oracle nh: Prime Group, cng ty TNHH Minh Hiu, cng ty c kh Sn H Oracle c xem l nh cung cp chim nhiu u th trong nm 2006. Tuy nhin, bt u t nm 2007, nhiu nh cung cp gii php ERP u t mnh m hn vo th trng Vit Nam c bit, SAP c nhiu hot ng nhm thu ht khch hng thng qua: - K kt vi cc i tc chin lc l nhng nh t vn trin khai gii php ERP ca Oracle nh FPT, Pythis - Pht trin v phi hp o to vi nhiu t chc v trng i hc nhm cung cp ngun nhn lc lu di V s lng, cc doanh nghip p dng ERP cng gia tng rt mnh Nhiu thnh cng t c khi trin khai cc cng ty: Kinh , Phong Ph,

--- Trang 30 ---

Ma ng Lam SnNhn thc ERP c nng cao hn so vi cc nm trc ng thi thch thc hi nhp v i mi phong cch qun l da trn nn tng cng ngh ang c nhiu doanh nghip quan tm Nhn chung, trong nm 2006 v 2007, th trng ERP Vit Nam pht trin vi s tham gia ca nhiu nh t vn, nh cung cp v doanh nghip p dng Bng 2.4: Thng tin v d n ERP Vit Nam nm 2006 v 2007 2006 Cng ty Tng s khch hng 40 27 8 8 Tng gi tr hp ng (ng) 25 625 t 5 4 t 2 5 t 1 2 t Tng s khch hng 66 43 13 2 2007 Tng gi tr hp ng (ng) 89 653 t 11 t 4 67 t 500 triu

Pythis Fast Effect Viami

Ngun : Tp ch vi tnh B PC World s 1/2008 [3] Nm 2008, s hp ng, m rng nng cp khng ngng gia tng l do th trng ERP tng pht trin mnh trong giai on 2006 2007 nn y l lc doanh nghip trin khai ERP giai on cm nhn c hiu qu m ERP mang li, c bit l nhng li ch m cng ty c c so vi cc i th cnh tranh Doanh nghip ln dnh nhiu ngn sch hng triu USD, doanh nghip va v nh cng dnh ngn sch tng xng cho vic trin khai ERP Nhiu nh trin khai cho bit mng dch v ERP ca h vn tng trng ng k so vi nm 2007 nh: FPT, HPT, Gimasys... Tuy nhin, cng trong nm 2008, tnh hnh kinh t kh khn do nh hng ca khng hong ti chnh ko theo s st gim ca th trng ERP trong nc Mt s nh cung cp gii php ERP trong nc phi ngng hot ng do khng sc cnh tranh vi cc cng ty nc ngoi Hng SAP

--- Trang 31 ---

lin tip cng b hng lot i tc mi Vit Nam vi nhng chin lc di hn v nhiu k hoch u t Cc nh cung cp gii php ERP ngoi khc nh: Oracle, Microsoft u a ra rt nhiu gi gii php nh, ph hp vi nhu cu ca cc doanh nghip va v nh Gi ca cc gii php ny cng ph hp: 30.000-50 000 USD (di 1 t VN) Yu t v gi c l mt trong nhng thch thc m ERP ni phi i mt trong nm 2008 c th cnh tranh vi ERP ngoi trong thi k khng hong ti chnh Trong nhng thng u nm 2009, cc nh cung cp gii php ERP tm c rt t d n, hp ng v b p lc v chi ph V pha doanh nghip d kin trin khai trong nm 2009 ng trc 2 s la chn: tm ngng trin khai vo thi im khc hoc khng trin khai T thng 9/2009, th trng ERP Vit Nam c nhiu du hiu tch cc Theo thng k nm 2009, t l cc cng ty bt ng sn trang b ERP chim cao hn so vi cc lnh vc ngnh ngh khc in hnh nh d n ca tp on NOVA vi tr gi gn 2 triu USD, d n ca cng ty Pht trin Nh Th c tr gi gn 1 triu USD, d n ca tp on REE tr gi khong 500 ngn USD, d n ca tp on Sonadezi khong hn 400 ngn USD Bn cnh nhiu tp on, cng ty cng u t ERP mnh m nh tp on Tn Hip Pht vi d n gn 3 triu USD (xem ph lc 2), cng ty Cho thu Ti chnh II, tp on Concordia, Phm Nguyn, Gtel, Dawaco, Nguyn Bnh, Diana, Tranximex, World Auto, Dt Thnh Cng c bit, vo cui nm 2009, ng ch nht l d n trin khai ERP c quy m v gi tr ln nht Vit Nam ca Petrolimex vi tr gi gn 13 triu USD. K hoch trin khai d n l 2 nm, n ngy 1/1/2012 s chnh thc vn hnh. D kin 5 phn h s c trin khai l: MM (Material Management), SD (Sales & Distributions), FI (Financial), CO (Controlling) v Oil & Gas phn h chuyn cho ngnh xng du

--- Trang 32 ---

Biu 2.6: S lng d n v gi tr d n nm 2009

Ngun: www.erpsolution.com.vn Nm 2010, nhiu d n ca nm 2009 c nghim thu nh d n ERP ca cng ty Tn Hip Pht, cng ty Thp Vit - Pomina Bn cnh , hng lot cc d n mi cng c k kt nh: d n trin khai SAP ca cng ty t vn xy dng Sino Pacific (SPCC) d kin s hon thnh trong 6 thng vi mc u t ban u hn 20 t ng, cng ty c phn thc phm Sa TH (TH Milk) k kt vi IBM v CSC khi ng d n 5 triu USD trin khai SAP ERP - phin bn ECC 6 0. Nhn xt: T nm 2003 n 2010, tnh hnh ng dng ERP pht trin mnh m ti Vit Nam: ngy cng nhiu doanh nghip trong cc ngnh ngh khc

--- Trang 33 ---

nhau ng dng h thng ny vo cng tc qun l, c bit c s cnh tranh gay gt gia cc gii php trong v ngoi nc Ban u, mt s doanh nghip thng l cc tp on ln p dng ERP, sau cc cng ty khc dn nhn ra li ch v theo ui p dng, mt s doanh nghip khc cha p dng ngay m ch quan st v cn nhc c nn trin khai hay khng v trin khai vo thi im no cho ph hp Nh mi ngnh kinh t khc, WTO tc ng n ngnh cng ngh thng tin, trong c th trng ERP Thc t nm 2007 cho thy, th trng ERP pht trin rt si ng Nhn thc v ERP cng cao hn so vi trc khi gia nhp WTO. Tuy nhin, cng trong nm ny, nhiu nh cung cp gii php ERP trong nc i mt vi rt nhiu kh khn trc sc p hi nhp Cuc khng hong ti chnh ton cu 2008 nh hng khng nh n nn kinh t Vit Nam v th trng ERP 2009 Nhiu cng ty thc hin chnh sch ct gim chi tiu v nhn s, c bit l cc khon mc u t khng mang li li nhun trc tip, do ch mt s t doanh nghip la chn thi k ny trin khai ERP V pha cc nh cung cp gii php cng chu p lc v chi ph Mt s gii php trong nc c cho gi thp hn tm kim thm cc d n mi song song vi vic trin khai cc d n k kt Tuy nhin khong thng 10/2009, khi nn kinh t th gii dn phc hi th cng l lc nn kinh t Vit Nam c nhiu du hiu tch cc Kt qu l th trng ERP pht trin nhanh chng vi hng lot hp ng u t vi tr gi ln cho h thng ERP cc doanh nghip. Bn cnh , xu hng ng dng ERP theo ngnh ngy cng th hin r nt. Nhiu doanh nghip p dng ERP trong ngnh ung nh: cng ty bia Hu, bia Carlsberg; trong ngnh bnh ko nh Kinh , Bibica, Phm Nguyn; trong ngnh dt may nh cng ty May 10, cng ty may Tin Tin, cng ty Savimex, cng ty TNHH Mai Phng Vy; trong ngnh bn l nh cng ty Th gii di ng, Vin Thng A, Trn Anh,S lng doanh nghip trong ngnh ng dng cng nhiu v cnh tranh cng ln s to iu kin cho ERP pht trin

--- Trang 34 ---

2.1.2.2 Mt s nh t vn trin khai gii php ERP ti Vit Nam: Nhm nh t vn trin khai sn phm ERP nc ngoi ti Vit Nam Cng ty TNHH Dch v ERP FPT: Thng 1/2007, Trung tm Dch v ERP FPT (vi hai tr s ti H Ni v TP H Ch Minh) hp nht vo cng ty H thng thng tin FPT (FIS) v tr thnh n v thnh vin ca FIS vi tn gi tt l FIS ERP Thng 7/2008, FIS ERP tr thnh cng ty thnh vin ca FIS ly tn l Cng ty TNHH Dch v ERP FPT Cng ty gm cc trung tm chc nng sau: Trung Tm Dch V SAP, Trung Tm Dch V Oracle, Trung Tm Dch V ERP Hnh Chnh Cng, Trung Tm Pht Trin Kinh Doanh, Trung Tm Ton Cu Ha, Phng Qun l Cht Lng, Trung tm Dch v GIS. Cng ty c nhiu kinh nghim trong vic cung cp cc gii php ERP nc ngoi: SAP v Oracle cho nhiu loi hnh doanh nghip khc nhau Cng ty c phn cng ngh mi Kim T Thp Vit Nam (Pythis): Thng 4 nm 2000, Pythis c thnh lp trn c s i ng t vn v trin khai ca hng Oracle ti Vit Nam Nm 2001, cng ty tr thnh i tc gii php c xc nhn duy nht ca Oracle ti Vit Nam (Oracle Certified Solution Partner). Pythis l i tc chin lc hng u ca SAP v Oracle vi 5 cng ty thnh vin l: cng ty c phn gii php Cng ngh Vnh Cu (PERP JSC), cng ty TNHH Phn mm tin hc GEN (Gensoft), cng ty C phn PTS-TriVision, cng ty C phn u t v Pht trin Pythis (PIDC), cng ty TNHH MTV ng dng h thng Thnh Vng (PSAP) Cng ty ang cung cp v chuyn giao cho khch hng cc gii php ERP sau: sn phm ERP ca Pythis (PERP), sn phm ERP ca Oracle: Oracle E-Business Suite (Oracle EBS), sn phm ERP ca SAP: SAP All-In-One (SAP A1). Pythis cung cp dch v v trin khai thnh cng ERP cho nhiu khch hng nhiu lnh vc ngnh ngh khc nhau c trong khi qun l nh nc v khi doanh nghip.

--- Trang 35 ---

Cng ty C Phn Gii Php Qun l Quc T Hng Quang (SSG)Ngy 27/12/2007, SSG c thnh lp Lnh vc kinh doanh: t vn v trin khai phn mm hoch nh ngun lc doanh nghip, gii php Front & Back Office cho cng ty chng khon, cung cp dch v o to v bo tr h thng ERP, hoch nh chin lc pht trin cng ngh thng tin cho t chc v doanh nghip ln. Ngy 28/2/2008, SSG tr thnh i tc chin lc ca hng Oracle trong vic cung cp cc sn phm v dch v ca Oracle ti Vit Nam Khch hng tiu biu s dng gii php Oracle eBusiness Suite do cng ty SSG t vn v trin khai: Cng ty TNHH ADC, cng ty Masan, trung tm in thoi di ng CDMA S-Telecom (S-Fone), cng ty Vinagame. Nhm nh t vn trin khai gii php ERP trong nc: Cng ty c phn Phn mm Qun l Doanh nghip Fast: Ngy 11-6-1997, cng ty phn mm qun l doanh nghip Fast c thnh lp Lnh vc kinh doanh: pht trin, t vn v trin khai ng dng phn mm v gii php qun tr doanh nghip trn nn tng cng ngh thng tin Cng ty t 5 ln gii thng Sao Khu (2005 2010), c tr s v cc vn phng: ti H Ni, TPHCM v Nng Cc sn phm ca cng ty bao gm: - Fast Business : Hoch nh ngun lc doanh nghip (ERP) nghip va v ln - Fast Accounting: Phn mm k ton cho doanh nghip va v nh - Fast Book: Phn mm k ton cho doanh nghip nh/mi thnh lp - Fast Accounting for Education: Phn mm cho o to mn K ton my trong cc trng i hc, cao ng, trung cp - Fast HRM : Phn mm qun l nhn s, chm cng, tnh lng - Fast Financial : Phn mm qun tr ti chnh k ton cho doanh

--- Trang 36 ---

Gii thiu v sn phm Fast Business: Fast Business c pht trin t nm 2002 - 2003 v c a ra th trng t nm 2004 vi 25 phn h chnh nh sau: h thng, k ton tng hp, k ton tin mt v tin gi ngn hng, k ton cng n phi thu, k ton cng n phi tr, qun l bn hng, qun l mua hng, qun l hng tn kho, qun tr ph, gi thnh sn phm, gi thnh cng trnh, qun tr theo cc trng t do, qun l ti sn c nh, qun l cng c v dng c, k ton ch u t, bo co thu, bo co ti chnh, bo co qun tr, lp k hoch sn xut, hoch nh nhu cu vt t, hoch nh cng sut, qun l phn xng sn xut, qun l nhn s, qun l chm cng v tin lng, qun l quan h khch hng Ngy 14-7-2010, Fast Business Gii php ERP ca FAST c trao gii BIT CUP - Gii php cng ngh thng tin hay nht nm 2010 do 3 800 bn c Tp ch Th gii Vi tnh bnh chn Hin nay, cng ty c trn 200 khch hng ang s dng sn phm ny Cng ty c phn phn mm Effect: Thng 07/1999: Cng ty Phn Mm H Tr Doanh Nghip thnh lp Thng 04/2002: Cng ty Phn Mm Effect chnh thc c thnh lp tch ra t cng ty Phn mm H tr Doanh Nghip Thng 04/2008: Cng ty Phn Mm Effect chuyn i sang hnh thc cng ty c phn, i tn thnh Cng Ty C Phn Phn Mm Effect.

--- Trang 37 ---

Gii thiu v sn phn Effect-ERP: Nm 1999, cng ty bt u nghin cu Effect-ERP Cui nm 2001, sn phm c chuyn sang xy dng v pht trin trn nn tng ca ngn ng lp trnh chy ngay Sn phm Effect ERP bao gm 11 phn h sau: qun l khch hng, qun l n t hng, qun l nhn s, qun l sn xut, qun l trang thit b v ti sn, visual EFFECT SQL 3 0 m rng, h thng c s d liu bo co ReportBase, qun l cng vn v giy t, qun l bo hnh, qun tr dch v, kim tra trnh nhn vin qua thi trc nghim Theo kt qu cng b ngy 8/7/2009 ca Tp ch th gii vi tnh do 15 000 c gi trn khp c nc bnh chn v Gii php cng ngh thng tin hay nht 2009 cng ty Effect dn u trong gii php ERP vi 92% s phiu bnh chn tnh nng, kh nng thch ng v h tr ngi dng y l nm th 4 (k t nm 2005), cng ty Effect nhn c gii nht v sn phm ERP

Cng ty TNHH Gii Php Phn Mm Hn Quang (HQSOFT):Nm 2006, cng ty TNHH gii php phn mm Hn Quang thnh lp Lnh vc kinh doanh chnh: cung cp cc dch v v gii php v ng dng cng ngh thng tin trong qun l doanh nghip nh gii php phn mm ERP, gii php qun l tng th h thng phn phi (DMS), dch v bo tr h tr cc h thng cng ngh thng tin, dch v thit k phn mm v web, cung cp nhn s cho cc d n trin khai/pht trin phn mm, t vn thit k v cung cp phn cng, mng theo d n Cc sn phm do cng ty cung cp:

- HQ Solutions- eBiz4E: gii php hoch nh ngun lc doanh nghip - HQ Solutions - eBiz4D: gii php qun l h thng phn phi - HQ Solutions BI system : gii php h thng bo co thng minh - HQ Solutions - eBiz4H : gii php qun l khch sn - HQ Solutions - eBiz4R : gii php qun l nh hng

--- Trang 38 ---

Gii thiu v sn phm HQ Solutions - eBiz4E: HQ Solutions - eBiz4E c HQSOFT thit k v xy dng trn kinh nghim thc t trin khai ERP cho cc tp on ln ca nc ngoi. Quy trnh eBiz4E k tha cc u im ca chun ERP quc t v thay i linh hat ph hp vi iu kin Vit Nam HQ Solutions eBiz4E gm cc phn sau: h PO chnh (Mua

hng), OM (Bn hng), GL (Tng hp), AP (Phi tr), AR (Phi thu), IN (Hng ha v kho), CA (Qun l tin), CM (a tin t), FA (Ti sn c nh), HR (Nhn s), PR (Tin lng), BM (nh mc nguyn vt liu), PM (Qun l sn xut), IF (Tch hp v ng b s liu cho m hnh nhiu chi nhnh). Cng ty c phn nh Gia Nt (DIGINET Corporation): Thng 4/1996, cng ty TNHH Tin Hc nh Gia Nt c thnh lp vi s vn ban u 200 triu ng chuyn kinh doanh v thit b tin hc Thng 6/2004, cng ty chuyn sang hot ng di hnh thc cng ty c phn Cng ty c tr s chnh ti TPHCM v 1 vn phng ti H Ni Cc sn phm ch yu: - Lemon3 ERP - LemonFinance - LemonHR

--- Trang 39 ---

Gii thiu v sn phm Lemon3 ERP: Lemon3 ERP l sn phm ch lc ca cng ty c xy dng v pht trin t nm 1998 Vi phin bn 3 70 (3/2010) LEMON3-ERP c hn 60 modules c chia thnh 7 nhm: nhm ti chnh (Financials Group), nhm cung ng sn xut (Supply & Manufacturing Group), nhm kinh doanh phn phi (Sales and Distribution Group), nhm ngun nhn lc (Human Resources Group), nhm phi hp hot ng (Collaboration Group), nhm chuyn ngnh (Industry-Specific Group), nhm h thng (System Group). Ngy 20/7/2010, khi Nghin Cu Pht Trin hon tt vic ng gi v chnh thc ra mt phin bn mi Lemon3 ERP 3.80. Cng ty c phn gii php phn mm Phc Hng Thnh (SS4U): Ngy 13/10/2005, cng ty SS4U Corp. thnh lp vi gii php u tin B4U Sau hn 5 nm hnh thnh v pht trin, SS4U Corp hin l mt trong nhng doanh nghip hng u ca Vit Nam trong lnh vc cung cp v t vn trin khai cc gii php phn mm qun tr doanh nghip, c bit l gii php ERP cho doanh nghip sn xut y l doanh nghip duy nht xy dng trin khai ERP theo tng ngnh cng nghip: dc phm, thy sn, c kh ch to my, thc phm, phn bn - ha cht Cng ty cung cp nhiu gii php phn mm qun tr ph hp vi cc quy m doanh nghip: B4Ui (Gii php qun tr doanh nghip a cng ty ERP Online), B4U Process (Gii php qun tr doanh nghip ngnh sn xut lin tc - ERP Offline), B4U Discrete (Gii php qun tr doanh nghip ngnh sn xut ri rc - ERP Offline), A4U Enterprise (Gii php k ton m rng cho doanh nghip ln), A4U Standard (Gii php k ton m rng cho doanh nghip va v nh), HR4U (Gii php qun tr nhn s - tin lng). Tm li, sn phm ERP ti Vit Nam chia thnh hai nhm: mt l sn phm ERP nc ngoi (c nh gi cao l SAP v Oracle), hai l sn phm ERP trong nc (c nh gi cao l Fast v Effect) (xem thm ph lc 3).

--- Trang 40 ---

Bng 2.5: Bng tm tt cc gii php v nh t vn trin khai ti Vit Nam Nh cung cp Cng ty TNHH Dch v ERP FPT Cng ty c phn cng ngh mi Kim T Thp (Pythis) Cng ty c phn gii php qun l Quc T Hng Quang (SSG) Cng ty TNHH Phn mm Nam Vit (Vietsoft) Cng ty TNHH Cng ngh Bnh Minh Website www.fis.com.vn www.pythis.com.vn Gii php ERP SAP Oracle SAP Oracle PERP Oracle SAP BFO (M) SAP Oracle Fast Business Effect-ERP HQ Solutions eBiz4E Lemon3 ERP B4Ui B4U Process B4U Discrete 3S ERP

www.ssg.vn www.vietsoft.com.vn www.bmi.vn

Cng ty TNHH Gii php Phn www.cmcsoft.com mm CMC Cng ty c phn phn mm qun l www.fast.com.vn doanh nghip Fast Cng ty c phn phn mm Effect www.effect.com.vn Cng ty TNHH gii php phn mm www.hqsoft.com.vn Hn Quang (HQsoft) Cng ty c phn nh Gia Nt (Diginet Corporation) Cng ty c phn gii php phn mm Phc Hng Thnh (SS4U) Cng ty gii php phn mm ITG Vit Nam www.diginet.com.vn www.ss4u-vn.com

www.itgvietnam.com

Cng ty c phn phn mm VIAMI www.viamisoftware.com VIP Enterprise Cng ty TNHH Gii Php Hp Nht www.hns.vn Cng ty c phn tin hc Lc Vit Cng ty C phn gii php phn mm N H T (ASOFT) www.lacviet.com.vn www.asoft.com.vn ZestOne Business AccNet ERP 2004 Asoft-ERP

--- Trang 41 ---

2.2

Kho st thc t ti cc doanh nghip ng dng ERP thnh cng: Phm vi nghin cu ca ti l cc doanh nghip ng dng thnh

2.2.1 Phm vi kho st v phng php kho st: cng ERP thuc nhiu loi hnh doanh nghip trn a bn TPHCM, Bnh Dng, ng Nai Cuc kho st c tc gi tin hnh trong thi gian t 2/2011 n 4/2011 bng cch gi ngu nhin bng cu hi (ph lc 4) n 300 doanh nghip v nhn c s phn hi t 204 doanh nghip (t t l 68%) Trong , c 185 doanh nghip cha ng dng ERP vi mc ng dng cng ngh thng tin khc nhau: th cng (1%), excel (33%) v phn mm k ton (66%) S lng doanh nghip ng dng ERP thnh cng l 19 doanh nghip bao gm 8 doanh nghip TNHH, 6 doanh nghip c phn, 4 doanh nghip c 100% vn nc ngoi v 1 doanh nghip lin doanh (tham kho ph lc 5). 2.2.2 Tnh hnh ng dng ERP ti cc doanh nghip kho st: Phn ln cc doanh nghip trin khai vo giai on 2003-2005 (chim 37%) v 2009-2011 (chim 37%), thi gian trin khai ERP t 1-2 nm chim nhiu nht: c 7 doanh nghip Gii php ERP s dng ph bin l SAP (chim n 37%) c ng dng cc doanh nghip nh: cng ty c phn xy dng kin trc AA, cng ty TNHH TM&SX Thp Vit, cng ty DKSH Vietnam Co., Ltd, cng ty Global Cybersoft, cng ty TNHH TMDV Tn Hip Pht, cng ty TNHH SXHTD Bnh Tin, cng ty lin doanh BAT Vinataba Tip theo l gii php Oracle (chim 26%) c ng dng 5 doanh nghip l: tp on FPT, cng ty c phn cng nghip Masan, cng ty c phn bnh ko Phm Nguyn, cng ty Pepsico Vit Nam, cng ty c phn hp tc kinh t v xut nhp khu Savimex. Doanh nghip ng dng gii php Microsoft Dynamics Navision gm: cng ty TNHH Sonion Vietnam v cng ty c phn Sanofi-Synthelabo Vit Nam Gii php Lemon3 ERP c ng dng ti cng ty TNHH Luki

--- Trang 42 ---

Vit Nam v mt s gii php khc nhau c ng dng ti 4 doanh nghip cn li (xem thm bng 2.6 v ph lc 6). Bng 2.6: Bng tng hp cc gii php ERP ng dng ti 19 doanh nghip kho st Gii php SAP Oracle Microsoft Dynamics Navision Lemon3 ERP Khc S lng 7 5 2 1 4 T l phn trm 37% 26% 11% 5% 21%

Phn h c trin khai tt c cc doanh nghip l phn h k ton ti chnh Tip theo l phn h bn hng, phn h mua hng, phn h lp bo co, phn h sn xut, phn h nhn s (xem biu 2.7) Biu 2.7: Cc phn h chc nng m doanh nghip trin khai v s dng

Mc hi lng ca cc doanh nghip ng dng l cao: 15 doanh nghip hi lng (79%) v 4 doanh nghip rt hi lng (21%) vi cc gii php ERP ang s dng

--- Trang 43 ---

L do doanh nghip ng dng ERP nhn c nhiu kin ng tnh nht l do tm nhn ca ngi lnh o (74%), tip theo l nhu cu thng tin ca doanh nghip gia tng (63%) Ngoi ra, h thng c khng p ng yu cu qun l v vic m rng phm vi hot ng cng ng vai tr quan trng trong vic dn n nh ng dng ca doanh nghip (xem bng 2.7) Bng 2.7: Nhng l do dn n quyt nh ng dng ERP ti doanh nghip Nhng l do dn n quyt nh ng dng ERP ti doanh nghip H thng c c nhiu sai st H thng c khng p ng yu cu qun l Nhu cu thng tin ca doanh nghip gia tng Gia tng quy m hot ng (m thm cng ty/ chi nhnh) M rng phm vi hot ng (nhiu mt hng/ngnh ngh) p lc cnh tranh trong ngnh Ch nh ca cng ty m nc ngoi/tp on Tm nhn ca ngi lnh o Nhn thc tm quan trng ca ERP thng qua t vn/hi tho S lng 2 8 12 6 8 6 4 14 8 T l phn trm 11% 42% 63% 32% 42% 32% 21% 74% 42%

V li ch t c t h thng ERP: do c im ca ERP l qun l bng quy trnh nn nhiu kin u cho rng n c kh nng gip doanh nghip kim sot qu trnh hot ng cht ch (chim 95%), quy trnh kinh doanh thng nht v r rng (chim 68%) Ngoi ra, do kh nng lin kt v chia s t h thng nn vic cung cp thng tin mang tnh kp thi v ng tin cy (chim 79%) (xem bng 2.8). Bng 2.8: Nhng li ch m ERP mang li sau khi trin khai doanh nghip Nhng li ch t c ca doanh nghip Cung cp thng tin kp thi v ng tin cy H tr qu trnh ra quyt nh v lp k hoch hiu qu Quy trnh kinh doanh thng nht v r rng Tit kim thi gian v chi ph Kim sot qu trnh hot ng cht ch Thay i thi quen v cch thc lm vic hiu qu S T l lng phn trm 15 79% 12 63% 13 68% 8 42% 18 95% 7 37%

--- Trang 44 ---

2.2.3 Cc yu t nh hng n kh nng ng dng ERP thnh cng: Theo kt qu kho st, tt c cc doanh nghip u cho rng cc yu t c a ra trong bng cu hi kho st u c nh hng n kh nng ng dng ERP thnh cng c bit, yu t nng lc ca nh t vn trin khai, vai tr ca ngi lnh o, vai tr ca ban d n c nh gi cao v rt cao vi t l phn trm ln V yu t mc ti cu trc doanh nghip, c 11% doanh nghip nh gi thp, 47% nh gi trung bnh, 26% nh gi cao, 16% nh gi rt cao Cc yu t khc u c nh hng cc mc khc nhau Biu 2.8: Mc nh hng ca cc yu t n kh nng ng dng ERP thnh cng

Cc yu t nh hng Nng lc ca nh t vn-trin khai La chn sn phm ph hp Tnh hnh ti chnh ca doanh nghip Phm vi hot ng ca doanh nghip c im kinh doanh ca doanh nghip Vai tr ca ngi lnh o Mc ti cu trc ca doanh nghip Truyn thng v o to Vai tr ca ban d n

(Khng) 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Mc nh hng (Thp) (Trung bnh) (Cao) 0% 0% 11% 5% 5% 5% 11% 0% 5% 21% 21% 26% 16% 21% 5% 47% 31% 11% 63% 74% 58% 53% 53% 63% 26% 58% 68%

(Rt cao) 16% 5% 5% 26% 21% 27% 16% 11% 16%

--- Trang 45 ---

2.2.4 S tc ng ca ERP n t chc h thng thng tin k ton: Nh trnh by trong mc 2 2 2 lin quan n cc phn h th 100% doanh nghip u trin khai phn h k ton ti chnh iu ny minh chng cho vai tr rt quan trng ca n trong h thng ERP Biu 2.9: Mc nh hng ca cc yu t i vi t chc h thng thng tin k ton sau khi doanh nghip ng dng ERP

Cc yu t nh hng C cu nhn s Phn chia trch nhim Phn quyn truy cp trn h thng Quy trnh lm vic Ni dung nhp liu Ni dung thng tin cung cp S lng i tng s dng thng tin S dng chng t v lun chuyn H thng ti khon Kim sot Ri ro i vi h thng k ton 5% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 5%

Mc nh hng i vi t chc h thng thng tin k ton (Khng) (Thp) 5% 5% 0% 0% 0% 0% 0% 11% 5% 0% 37% (TB) 42% 16% 21% 5% 26% 21% 21% 21% 21% 5% 37% (Cao) 47% 53% 37% 84% 53% 58% 68% 53% 63% 63% 16% (Rt cao) 0% 26% 42% 11% 21% 21% 11% 16% 11% 32% 5%

--- Trang 46 ---

Kt qu kho st cho thy quy trnh lm vic nh hng n t chc h thng thng tin k ton trong iu kin ng dng ERP vi mc cao v rt cao (chim n 95%) Do c im lin kt trong ERP nn vic phn quyn trn h thng c nh gi rt cao (chim 42%), phn chia trch nhim (chim 26% mc rt cao) v tnh kim sot i vi h thng thng tin k ton chim 95% mc cao v rt cao (xem biu 2.9). S tc ng ca ERP n vic t chc h thng thng tin k ton l rt ln d n ERP thnh cng rt cn s tham gia ca b phn k ton Cc doanh nghip kho st c nhiu kin khc nhau v cc hot ng m k ton tham gia Tuy nhin, cc hot ng nh hun luyn v o to (chim 84%), thit k h thng k ton (chim 63%), xc nh yu cu thng tin (chim 63%) l cc hot ng c s tham gia nhiu nht (xem biu 2.10) Biu 2.10: Cc hot ng m k ton tham gia trong qu trnh trin khai ERP

C th thy, trong mi trng ERP, h thng thng tin k ton gp phn quan trng trong vic cung cp cc thng tin cho doanh nghip: 84% doanh nghip cho rng thng tin k ton cung cp kp thi, va mang tnh tng hp v mang tnh chi tit Khi ng dng ERP, c n 79% doanh nghip cho rng k ton cn b sung kin thc v ngoi ng, 58% doanh nghip cho rng k ton cn b sung

--- Trang 47 ---

kin thc v cng ngh thng tin v 42% doanh nghip cho rng k ton cn b sung kin thc v qu trnh kinh doanh Bn cnh , k ton cng cn trang b nhng k nng cn thit: k nng quan trng nht l k nng s dng phn mm (chim 95%), tip n l k nng phn tch v ci tin quy trnh Tm li, thng qua vic kho st thc t cho thy: mt d n ERP thnh cng i hi s n lc t c pha nh t vn-trin khai v doanh nghip Phn h k ton-ti chnh l phn h c bn khng th thiu trong h thng ERP v c s tc ng mnh m ca ERP n t chc h thng thng k ton 2.3 Nhng kh khn, hn ch v nguyn nhn lin quan ng dng ERP cc doanh nghip Vit Nam: 2.3.1 Kh khn v hn ch: Qua tm hiu v tnh hnh ng dng ti cc doanh nghip trin khai ERP cho thy: phn ln doanh nghip u gp kh khn v hn ch khi trin khai gii php Trin khai ERP l mt qu trnh phc tp v tn nhiu thi gian, chi ph v cng sc, th nn, nu mt doanh nghip mun ng dng ERP cn lng trc nhng kh khn m doanh nghip mnh c th gp phi Ngay c nhng doanh nghip p dng thnh cng ERP cng cn xem xt v nh gi t rt kinh nghim cho qu trnh pht trin h thng sau ny Mi doanh nghip tn ti nhng vn cn gii quyt khc nhau, tuy nhin, sau qu trnh tng hp, tc gi c th a 6 kh khn v hn ch ph bin m cc doanh nghip cn lu nh sau: Th nht, thiu ht v nhn s: ERP l gii php i hi s phi hp gia nhiu c nhn trong doanh nghip Mt s quan nim sai lm cho rng trin khai ERP ch xy ra b phn cng ngh thng tin hay phng k ton Kt qu l khi trin khai thc t, doanh nghip b thiu ht nhn s v s lng thnh vin khng m bo, cng vic qu ti v thm ch l khng nng lc gii quyt nhiu vn pht sinh thc t

--- Trang 48 ---

Th hai, tin trin khai chm tr v chi ph vt ngn sch: Phn ln cc doanh nghip u c thi gian v chi ph trin khai thc t vt so vi k hoch ban u Nguyn nhn ca iu ny din ra thng thng xut pht t pha nh trin khai (trin khai qu nhiu d n, nng lc khng m bo ) nhng cng c th l do t pha doanh nghip cha tnh ton, lng trc ht cc chi ph n c th pht sinh v d tr kinh ph cha hp l Kh nng ca ngi lnh o v ban d n c nh hng rt ln n vic xc nh mc tiu, k hoch v phm vi d n Th ba, s phn i ca nhn vin, nh qun l v n v c s: Trin khai ERP gn lin vi nhiu thay i trong doanh nghip: cch thc lm vic, tun th quy trnh, chu s gim st ca nhiu chc nng trn h thng Th nn, tm l chung khi trin khai ERP l khng ng h v h s thay i thi quen lm vic c iu ny to nn nhng phn ng tiu cc ca cc cp trong doanh nghip i vi vic ng dng ERP Tuy nhin, cng vi s quyt tm ca ngi lnh o v cng tc truyn thng, o to hiu qu c th gii quyt c kh khn ny Th t, la chn sai nh t vn trin khai v gii php: Th trng ERP hin nay rt a dng v gii php v c s tham gia ca nhiu nh cung cp trong v ngoi nc Do thiu hiu bit v khng dnh thi gian hp l nh gi nh t vn trin khai v gii php nn sn phm c th khng ph hp vi doanh nghip Mt thc t din ra ph bin hin nay khi tm hiu v sn phm ERP cc doanh nghip l trch nhim ny c giao cho phng cng ngh thng tin. Sau khi la chn xong, h s bo co ln ban gim c v tip theo l mi nh cung cp n trnh by, tha thun v k kt hp ng Kt qu ca vic lm ny l lng ph v thi gian v tin bc, tiu ch a ra nh gi ch yu ch mi quan tm n gi c ca sn phm Th nm, thiu kin thc chuyn mn, hiu bit v ERP: Mc d ERP pht trin nhiu nm trn th gii, nhng ti Vit Nam khng phi doanh nghip no cng c hiu bit ng v ERP Nhiu doanh

--- Trang 49 ---

nghip trin khai tht bi v hiu sai kin thc v ERP Nguyn nhn ca vn ny l do hn ch v trnh v cng tc truyn thng, o to cha hiu qu Mun ng dng thnh cng ERP, s hiu bit ny khng ch c ngha i vi ngi lnh o m ngay c cc nhn vin trong doanh nghip cng phi tht s hiu r Th su, thiu quy trnh thng nht chung: Hu ht cc doanh nghip u gp rt nhiu kh khn khi thit lp quy trnh thng nht chung cho c doanh nghip v trc khi trin khai n v khng c quy trnh chun, cc b phn li khng lin kt c vi nhau Mi phng ban lm vic theo cch ring v c khi mu thun vi phng ban khc ERP l gii php qun l theo quy trnh, do , mun d n thnh cng th doanh nghip cn phi xy dng quy trnh chun cho tng b phn v ton b h thng 2.3.2 Nguyn nhn: Nguyn nhn khch quan t pha nh t vn trin khai: Nguyn nhn tht bi ca cc d n ERP phn ln nm khu t vn Do nh t vn thiu kinh nghim, thiu kin thc v v mc ch kinh doanh nn c th h a ra nhng t vn khng hiu qu dn n doanh nghip la chn sai sn phm Ti Vit Nam, cha c nhiu doanh nghip chuyn v t vn ERP m ch yu l nh trin khai thc hin lun c cng vic t vn Th nn, nhng cng ty ny c khuynh hng thuyt phc khch hng mua sn phm ca chnh h m cha quan tm n li ch v s ph hp ca ERP i vi doanh nghip ng dng Cc nh t vn thng a ra nhng gii php mang tnh khun mu cng nh cha ch trng n tm hiu c im, lnh vc hot ng ring ca doanh nghip Trin khai ERP l mt qu trnh phc tp v nhiu d n ng dng tht bi Mt phn l v cch thc lm vic ca n v trin khai: mt s nh cung cp mun bn c gii php, h thuyt phc k kt hp ng, sau khch hng chuyn tin t cc cho n v trin khai v k kt hon thnh d

--- Trang 50 ---

n Nhiu doanh nghip khng nhn c s h tr t i tc sau khi nghim thu d n V kt qu l, doanh nghip ng dng ERP phi t gii quyt vn ca mnh. V d nh ti cng ty Mai Phng Vy, t khi thnh lp nm 2002 trin khai ERP nhng d n tht bi v pha i tc lm vic theo kiu na vi thm ch em con b ch b Phm Th Loan gim c cng ty cho bit Mt s d n b gin on do thiu ht ngun nhn lc, thiu kin thc qun tr ca nh trin khai B Trng Th Hong Ngc gim c cng ngh thng tin cng ty chia s: Savimex ln lt mi 4 n v trong v ngoi nc trin khai ERP t 1997 n 2003 vi chi ph tng cng 1 t ng nhng u tht bi v lc lng trin khai qu mng, s c n chiu theo ca doanh nghip, thi gian kho st doanh nghip qu ngn Bn cnh , mt s nh trin khai ERP thiu kinh nghim x l nhng vn kh khn pht sinh trong qu trnh trin khai. i vi cc sn phm ERP nc ngoi, ch yu c trin khai qua cc i tc Khuynh hng cc doanh nghip va v ln Vit Nam thng la chn cc i tc ln, gn b lu di vi doanh nghip nh FPT, Pythis Sn phm la chn thng thng l SAP, Oracle, PERP S khc bit ln nht gia cc sn phm ERP nc ngoi v ca Vit Nam l quy trnh ERP nc ngoi cha ng nhng quy trnh chun quc t tch ly qua nhiu nm trin khai cho nhiu cng ty Do , n i hi nh trin khai ERP cn c nhim kinh nghim v am hiu v doanh nghip, c th tng ngnh ngh v c im doanh nghip t vn sn phm ERP ph hp Trc khi nh cung cp gii php c th gip doanh nghip ci tin cht lng qun l th h phi ghi nhn li ton b cc quy trnh nghip v m doanh nghip ang p dng V vy, nu nh cung cp cng chuyn nghip, nhiu kinh nghim th h cng c nhiu cch c th tm hiu nhiu thng tin thu thp t cc cp ca doanh nghip a phn cc cng ty phn mm Vit Nam va vit sn phm ERP va t trin khai sn phm ca cng ty mnh nh Fast, Effect, Lc Vit, AZ, Mt mnh ca cc doanh nghip ny l hiu r v k ton v c nhiu kinh nghim v qun l

--- Trang 51 ---

sau nhiu nm lm vic Cc sn phm ERP ch yu c pht trin t phn mm k ton v m rng thm cc phn h khc Nhm khch hng m cc cng ty ny quan tm thng l nhng doanh nghip c quy m va v nh Tm li, nng lc ca nh t vn trin khai ERP ng vai tr quan trng dn n s thnh cng ca d n Nng lc ny c th hin qua: kinh nghim, kin thc, sn phm ph hp v s h tr khch hng. Nguyn nhn ch quan t pha doanh nghip: Thiu s quyt tm, cam kt t ban lnh o: Vai tr ca ngi lnh o l rt quan trng trong vic gip cho doanh nghip ng dng thnh cng ERP. Ngi lnh o cng vi ban d n cn xc nh mc tiu v lp k hoch, phm vi d n r rng Trong sut qu trnh doanh nghip ng dng ERP, nu ngi lnh o khng th hin c quyt tm theo ui d n, kim sot tin trin khai, gii quyt mu thun v cam kt h tr th d n d i n tht bi Doanh nghip mun p dng ERP cn c s quyt tm v sn sng thay i nhng g khng ph hp Mun vy, trc tin, ngi lnh o phi l ngi dm chp nhn thay i Khi trin khai ERP, doanh nghip thng phi i u vi rt nhiu kh khn, c bit l con ngi v quy trnh: Thay i quy trnh l cn thit khi p dng ERP Thay i c th mang li kh khn v ri ro nhng ngi lnh o phi quyt tm v nhng li ch m h thng ERP mang li - ng Nguyn Thanh Sn Tng gim c cng ty Huetronics cho bit Sau 4 nm trin khai ERP ti cng ty Vinasoy, c kt quan trng rt ra l: Mun dng nc trong th u ngun phi chy Lnh o phi l ngi lun thu hiu, chia s, to iu kin v ng vin. Thiu nng lc ca ban d n: Nng lc ca ban d n l mt trong nhng yu t quan trng nh hng n cht lng ca vic trin khai ERP Thng thng, cng tc tuyn chn ai l thnh vin ca ban d n c xem xt trc tin Mt s d n tht bi cng v khng nh gi cao vn ny, thng ch c s tham gia ca cp

--- Trang 52 ---

lnh o v phng cng ngh thng tin, trong khi , ERP li l gii php tng th cho ton doanh nghip mt s doanh nghip cha c s tham gia ca phng k ton trong thnh vin ban d n hoc k ton c tham gia nhng cha c s tc ng tch cc i vi h thng thng tin k ton trong mi trng ERP Bi hc kinh nghim t cc cng ty trin khai thnh cng cho thy: la chn thnh vin ban d n l cng vic quan trng trong giai on u nhng c nh hng n ton b qu trnh trin khai ng dng h thng ERP. Vi cng ty Xi Mng Cm Ph, ban ch o d n gm nhiu phng ban chc nng tham d v bo co trc tip ln ban lnh o cng ty Nhn s cho d n l mt vn nh hng n cht lng ca d n thi im trin khai, Tn Hip Pht c 36 d n cng ngh thng tin ang trin khai song song Tuy nhin, tt c u dnh u tin cho d n ERP Gn 100 ngi tham gia d n ERP l nhng nhn s ch cht t cp trng phng tr ln Cn i vi d n trin khai ERP ti cng ty FPT s dng 20 ngi chnh thc v 40 ngi h tr theo thi im vi i ng nhiu kinh nghim tng trin khai nhiu doanh nghip Nng lc ca ban d n s nh hng trc tip n qu trnh xy dng mc tiu v lp k hoch c th v cch thc lm vic Ti Prime Group, tt c cc cp d n t gim c d n, qun tr d n cho ti cc nhm nghip v u thng bo lch lm vic vi nhau mt cch cht ch, ch ng thng tin cho nhau khi c vn ny sinh nh hng n tin v cht lng d n Cch thc lm vic ca i d n l tm cch gii quyt vn thay v ch trch Bn cnh , nng lc ca ban d n c vai tr quan trng khi la chn nh t vn trin khai v gii php Ban d n cn xy dng tiu ch nh gi v tuyn chn nhm nh gi hiu qu v th trng sn phm ERP Vit Nam rt a dng bao gm c sn phm nc ngoi v trong nc, gia cc sn phm li c nhiu s khc bit Truyn thng v o to cha c ch trng: S hiu bit ca cc cp trong cng ty v qu trnh trin khai ERP gp phn quan trng n thnh cng ca d n Khuynh hng chung cc doanh

--- Trang 53 ---

nghip ng dng ERP u gp s phn i t cc cp in hnh nh ti cng ty Trn Anh, trong nhng ngy u trin khai c n 90% cp qun l khng ng tnh Chnh v th, ngay t u, nhng kh khn gp phi cng nh li ch m h thng mang li cn c ch trng ph bin mt cch hiu qu Ti cng ty May 10, bui trao i vi n v trin khai c thc hin nhm to ra ci nhn tng qut, li ch v kh khn khi trin khai Cc lnh o, cc trng ph phng v ban nghip v c c hi t nhiu cu hi lng trc nhng kh khn xy ra Nh cc bui ni chuyn nh th nn khi c kh khn qu trnh trin khai, b phn cng ngh thng tin khng cn phi gii trnh cho cc phng ban. Mt s doanh nghip c trnh v cng ngh thng tin cn yu, mt s khc c quan nim sai lm v ERP l tin hc ha: m t quy trnh hin c v tin hc lp trnh theo m hnh ang p dng. Bn cnh cng tc truyn thng, qu trnh o to cng cn c coi trng v xt cho cng mt ng dng mun thnh cng vn nm yu t con ngi Vn ha s dng my tnh, thi quen lm vic, hiu bit v cng ngh thng tin, k nng vn hnh h thng, x l s c cn c o to t khi bt u trin khai cho n khi ng dng ERP vo doanh nghip chnh thc Theo kinh nghim ng dng ERP thnh cng, qu trnh o to c xem xt v c ni dung v hnh thc cng nh cn nhc n s lng, cht lng v thi gian o to Ti cng ty may Tin Tin, gim c Phm Th D cho bit: trc khi trin khai, cng ty phi hp vi Vietsoft t chc bui ni chuyn, tuyn truyn v li ch ca phn mm Ngoi ra, do trnh ca nhn vin cn thp nn cng ty t chc cc kha o to qun l ng thi k hp ng vi trung tm o to tin hc v huy ng trng ph phng i hc Theo ng Mai Ngc Nam - trng b phn qun l cung ng Xi mng Cm Ph: Cn b ch cht ca cc phng ban phi tham gia ngay t qu trnh o to u tin th mi hnh dung c cc vn cn gii quyt sau ny C th ni, s ng lng ca ton th nhn vin ca cng ty s gp phn tch cc trong vic trin khai thnh cng ERP

--- Trang 54 ---

Mun vy, cng tc tuyn truyn cn c thc hin thng xuyn, tng cng s hp tc gia cc phng ban cng nh quy trnh o to cn c chun b r rng, c th Cng tc ti cu trc doanh nghip cha hiu qu: ERP khng ch n gin l mt phn mm m cn l ci tin quy trnh qun l Nu khng thc hin ti cu trc doanh nghip th n v khng th p dng ERP v gii php ny i hi tun th theo quy trnh Mt s doanh nghip do thi quen lm vic nn khng dm chp nhn thay i, mt s khc do cha phn tch v kt ni c cc quy trnh kinh doanh ca doanh nghip Kinh nghim t cng ty May 10 v vn ny l: khi ng dng ERP doanh nghip c dm chp nhn thay i n 80% quy trnh hin ti hay khng? Doanh nghip cn phn tch c im doanh nghip v n l mt trong nhng yu t quan trng c tc ng n ton b qu trnh trin khai ERP khi xy dng nhu cu thng tin, yu cu qun l doanh nghip cng nh la chn sn phm ph hp Theo kin ca mt s doanh nghip ng dng ERP thnh cng nh cng ty May Tin Tin, Giy Si Gn, CAVICO th mun c quy trnh thng nht chung th doanh nghip cn ti cu trc. Nhng doanh nghip thc hin ti cu trc thnh cng trc khi ng dng ERP c nhiu li th hn Trc khi trin khai ERP, nu doanh nghip c sn mt quy trnh qun l v nghip v theo tiu chun ISO, nhn lc c trnh , c truyn thng p dng cng ngh thng tin trong sn xut kinh doanh, c bit l trong qun l chnh l mt thun li cng ty trin khai thnh cng ERP. Nhng doanh nghip thc hin ti cu trc thnh cng trc khi ng dng ERP c nhiu li th hn v sp xp li b my, phn cp, phn quyn v gim thiu chng cho qun l Tuy nhin, nu doanh nghip cha thc hin trc khi trin khai ERP th ti cu trc doanh nghip theo quy trnh qun l hin i l mt vic lm cn thit m bo thnh cng ca d n

--- Trang 55 ---

KT LUN CHNG 2------- -------

Nhn chung, xu hng ERP ngy cng pht trin mnh m nhiu nc trn th gii. Bn cnh nhng li ch t c, cc doanh nghip ng dng ERP i mt vi nhiu thch thc v nhn s, kin thc chuyn mn, phn ln thi gian v chi ph trin khai thc t vt hn so vi d kin. Cc gii php ERP ph bin l SAP, Oracle, Microsoft Dynamics Navision, trong gii php SAP c thi gian v chi ph cao nht nhng mang li tha mn nhiu nht Thi gian trin khai, chi ph trin khai, thnh vin tham gia d n v mc ch nh sa cc doanh nghip c quy m ln u cao hn nhng doanh nghip c quy m va v nh Ti Vit Nam, th trng ERP pht trin mnh m vi s tham gia ca nhiu doanh nghip trin khai, nhiu nh cung cp sn phm trong v ngoi nc (FPT, Pythis, Fast) Nhiu d n c u t vi gi tr hng triu USD nh tp on Tn Hip Pht, Petrolimex. Sn phm ERP ca Fast v Effect l nhng gii php trong nc c nh gi cao Xu hng ng dng ERP theo ngnh ngy cng th hin r nt nh ngnh may mc, bn l, ung c bit, nhn thc v tm quan trng ca ERP c nng cao nhiu doanh nghip Vit Nam Tc gi cng tin hnh kho st thc t ti 19 doanh nghip ng dng thnh cng ERP trn a bn TPHCM, Bnh Dng v ng Nai Kt qu cho thy cc doanh nghip u cm thy hi lng vi gii php ERP ang s dng v gii php SAP c ng dng nhiu nht C nhiu l do khin doanh nghip cn phi trin khai ERP, trong tm nhn ca ngi lnh o l nguyn nhn ch yu nhn c nhiu kin ng tnh Gii php ERP mang li rt nhiu li ch cho doanh nghip v ERP c tc ng ln n t chc h thng thng tin k ton ng dng thnh cng, doanh nghip nn quan tm n nhiu yu t v lng trc nhng kh khn c th gp phi khi trin khai ERP.

--- Trang 56 ---

CHNG 3Mt s gii php tng cng kh nng ng dng ERP thnh cng v to ra s tc ng tch cc ca ERP n t chc h thng thng tin k ton cho cc doanh nghip Vit Nam 3.1. Mt s nh hng cn bn: doanh nghip: Khi ng dng h thng ERP cn phi ti cu trc h thng qun l v y l mt gii php cng ngh i hi qun l doanh nghip bng quy trnh Ti cu trc mt doanh nghip l qu trnh kho st, nh gi li cu trc hin ti v xut m hnh cu trc mi nhm gip cho doanh nghip t c mc tiu ca mnh Cng vic ti cu trc bao gm 4 ni dung sau y: - iu ch nh c cu hot ng: mc tiu chin lc, ngnh ngh kinh doanh, chng loi sn phm, a bn hot ng i vi h thng ERP, vic xc nh v iu ch nh r rng nhng yu t ny s gip cho qu trnh phn tch v ng dng hiu qu - iu ch nh c cu t chc: ti t chc v c cu b my, ti b tr chc nng, nhim v, quyn hn ca cc b phn, cp qun l y l cng vic cn thc hin nhm ph hp vi iu kin ca mi trng my tnh - iu ch nh c cu quy nh, chnh sch: thay i cc quy trnh lm vic v ti cu trc quy trnh kinh doanh l cng vic c ngha quan trng khi ng dng h thng ERP. - iu ch nh c cu ngun lc: iu ch nh phn b v s dng ngun lc ph hp iu kin ca mi trng my tnh H thng ERP cho php doanh nghip hoch nh cc ngun lc hiu qu trn c s phn tch cc hot ng theo chu trnh kinh doanh, da trn nhu cu v yu cu qun l ca nhiu b phn khc nhau

3.1.1 Vic ng dng ERP phi gn lin vi ti cu trc h thng qun l

--- Trang 57 ---

3.1.2 ng dng ERP phi gn lin vi trch nhim v hiu qu qun l: Ngy nay, ERP l mt gii php cng ngh qun l mi c nhiu doanh nghip quan tm Trn c s ng dng cng ngh thng tin vo cng tc iu hnh v qun l, n cho php nh qun l c th khai thc thng tin t nhiu b phn khc nhau mt cch kp thi v ng tin cy, t a ra cc quyt nh ph hp v hiu qu Tuy nhin, ty theo iu kin v kh nng ca doanh nghip m c th cng mt gii php ERP nhng khi ng dng vo doanh nghip mang li nhng li ch khc nhau iu ny ph thuc vo s thay i t duy trong qun l nhm thch ng vi mi trng ca h thng mi d n ERP thnh cng, d giai on no ca qu trnh pht trin h thng, t giai on trin khai cho n khi ng dng, trch nhim ca cc c nhn phi c phn chia r rng trong cc hot ng phn tch, thit k, thc hin v vn hnh Vic phn chia ny gip ch cho c ngi thc hin v ngi qun l Qua , h hiu r cng vic mnh lm l g, c vai tr nh th no v nh hng n cc i tng khc ra sao Do c im ca ERP lin quan n ton b doanh nghip, th nn, mi tc ng ca c nhn u nh hng n tt c h thng V vy, m bo tnh kim sot cng nh mc an ton ca d liu, trch nhim ca tng ngi cn c quy nh bng vn bn c th Trn c s quy nh v trch nhim, hiu qu v mt qun l c nh gi thng xuyn hoc nh k 3.1.3 T chc h thng thng tin k ton phi l mt trong nhng u tin khi ng dng ERP qua tc ng tch cc n vai tr ca h thng thng tin k ton phc v iu hnh qun l doanh nghip: ng dng cng ngh thng tin trong cng tc qun l l xu hng ngy cng ph bin V ERP l mt gii php gip cho doanh nghip t c nhiu li ch trong xu th cnh tranh v hi nhp quc t Khi ng dng ERP, t chc h thng thng tin k ton phi l mt trong nhng u tin cn ch trng bi v hai l do ch yu sau y:

--- Trang 58 ---

Trc tin, h thng thng tin k ton ngy cng ng mt vai tr to ln trong h thng thng tin ca doanh nghip N cung cp phn ln cc thng tin quan trng gip cho cc nh qun l iu hnh, kim sot v ra quyt nh Th nn, vic ch trng n t chc h thng thng tin k ton trong qu trnh trin khai gip p ng cc yu cu v nghip v v qun l, gp phn quan trng d n ERP thnh cng Th hai, h thng thng tin k ton c mt mi quan h cht ch vi cc h thng thng tin khc c im ca h thng ERP l tnh tch hp rt cao, do , t chc h thng thng tin k ton hiu qu khng ch nh hng tch cc i vi nhng ngi lm cng tc k ton m ngay c i vi cc b phn khc v ban lnh o Nhm tng cng vai tr ca n trong vic phc v iu hnh qun l, khi t chc ng dng ERP doanh nghip cn quan tm n mc tiu, cc yu t chi phi n cng tc t chc h thng thng tin k ton Ni dung t chc cn c thc hin y v ph hp vi c im kinh doanh, nhu cu thng tin, yu cu qun l, kim sot ca doanh nghip Nhng ni dung c t chc bao gm xc nh yu cu thng tin, xy dng danh mc i tng k ton, xy dng h thng chng t, t chc vn dng h thng ti khon, t chc vn dng hnh thc k ton, t chc h thng bo co, t chc b my k ton v t chc la chn ERP ph hp 3.2. Gii php tng cng kh nng ng dng ERP thnh cng: thng qun l doanh nghip: Thc t v ng dng ERP cho thy: mt s doanh nghip tin hnh ti cu trc trc khi trin khai ERP, mt s khc thc hin ti cu trc trong qu trnh trin khai ERP D thi im ti cu trc khc nhau ty theo mi doanh nghip nhng iu cn thit l vic ng dng ERP phi gn lin vi ti cu trc h thng qun l doanh nghip 3.2.1 Gii php v cu trc ERP trong mi quan h vi ti cu