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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
PROPUESTA PARA OPTIMIZAR EL MÓDULO DE
CIRCULACIÓN AUTOMATIZADA EN EL SISTEMA INTEGRAL
ALEPH, DE LA BIBLIOTECA “JESÚS REYES HEROLES” DE LA
ENEP ARAGÓN, UNAM
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N B I B L I O T E C O N O M Í A
P R E S E N T A :
F R A N C I S C O H E R N Á N D E Z C A M P O S
A S E S O R : L i c . A n g é l i c a M a r í a R o s a s G u t i é r r e z
M t r a . B r e n d a C a b r a l V a r g a s
MÉXICO, D. F. 2005
AGRADECIMIENTOS
A mi Dios
Por brindarme tantas cosas maravillosas, entre ellas la oportunidad de abrir los ojos y respirar,
por darme una Familia y amigos, simplemente por concederme llegar hasta aquí.
A mi Mamá Yolita
Por darme la vida y tantas cosas maravillosas que no tienen precio, pero principalmente
por su amor y apoyo incondicional, por su comprensión y confianza, por sus desvelos y
por mantenernos a todos juntos. Gracias ¡Ma! te amo con todo mi corazón.
A mi Papá Panchito Por darme la vida, por enseñarme hacer responsable, por tu ejemplo y sobre todo
por guiarnos en el tiempo que estuviste con nosotros. Gracias ¡Pa! te llevo en mi
corazón siempre.
A mis Hermanos, Hermanas
Siria, Matías, Irma, Mirna, Omar, y a mi cuñado y cuñada César y
Liliana. Por apoyarme en las buenas y en las malas, por brindarme su
cariño, pero sobre todo por formar esta linda familia. ¡Los quiero mucho!
A mis Sobrinos y Sobrinas
Yazmín, Caín, Alelí, Yolanda, Alejandro, Evelin, Cristina,
Gloria, Alejandra, César, Panchito, Xochitl y a ti Jorge Isaac. Por
llenar mi vida con su presencia. Éste trabajo va por ustedes.
¡Los Quiero, los Amo, Los Adoro....
A CHEMA
Por el apoyo brindado y por compartir tantas cosas maravillosas con
nosotros, pero sobre todo por ser ese ser humano sencillo y bondadoso.
T.Q.M
A una persona muy significativa. Por ser el maestro en mi vida. Gracias PACO te
extraño. Recuerda uno muere cuando olvida. Tu estás siempre en mí mente...
A mi Amiga de toda la vida María de Jesús Sánchez Alemán y toda su familia, por su
apoyo incondicional y por los momento dulces y amargos que hemos compartido. Por esa
grandiosa amistad que nos une. Te quiero mucho CHUY.
A ti Armando Amaya, por compartir momentos únicos de mi vida y por impulsarme a
terminar lo que ahora es una realidad. Nunca te olvidaré...
A mis grandiosos e incondicionales amigos y amigas: Eduardo, Ana Lilia, Chucho, Joel,
Yael, Bere, Gloria, Ingrid, Paco, Claudia, Sonia, Marco, Tino y por su puesto tu Carlitos.
Por su apoyo y por los momentos hermosos que hemos compartido ¡y los que nos faltan!
Mil gracias.
A mis amigos y amigas de Biblioteca Central: María de Jesús , Susana, Raymundo,
Juanita, Lulú y Raquelito. Por brindarme su linda amistad, como ustedes no hay dos.
A ti Jorge Barcenas, por enseñarme a elaborar manuales de procedimientos, por que sin ti
no hubiese podido realizar éste sueño, eres formidable...
A mis Amigos de ENEP Aragón: Anita, Beny, Orlando, Sonia, Sergio, Elvia,
Enrique, Lolita, Rosalía, Salomé, Socorro y Sarita, por aguantarme durante estos
años que he compartido con ustedes. ¡Se imaginan cuanto los aprecio!...
MUCHO.
A dos personas que Dios me puso en mi camino, por su apoyo
incondicional y por la confianza que me han dado en el trabajo, a ustedes
gracias. Raúl Ortega y Marco Alberto Soto.
A un ser humano que es pequeño pero de corazón enorme Guillermo Soto, por el
apoyo brindado durante tantos años y por ser parte de mi familia. Gracias.
A mis compañeros de generación. Por su ayuda y apoyo incondicional, por formar parta de esta
gran etapa, por brindarme su amistad. Pero sobre todo a mi AMIGA Beatriz Vargas, por
compartir juntos tantos momentos. Te quiero y eres única.
A mis Asesoras Angélica María y Brenda Cabral. Por el tiempo dedicado al desarrollo de este trabajo. Por
sus enseñanzas y profesionalismo. Gracias por todo.
A todos y cada uno de mis maestros. Por su paciencia, dedicación y tiempo brindado durante toda
la licenciatura. Gracias por todo.
Por último a mi Grandiosa y Querida
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
Que para mi es y será mi primera casa
Y a todas aquellas personas que de alguna manera contribuyeron en la realización de este trabajo,
si hay que culpar a alguien que sea a mi mente, por que en mi corazón están todos.
PACO
TABLA DE CONTENIDO
PREFACIO
INTRODUCCIÓN
1. ESCUELA NACIONAL DE ESTUDIOS PROFESIONALES ARAGÓN
Y SU BIBLIOTECA
1.1 Antecedentes de la ENEP Aragón
1.2 Situación actual de la ENEP Aragón
1.2.1 Misión
1.2.2 Objetivo
1.2.3 Estructura organizacional
1.3 Biblioteca Jesús Reyes Heroles 1.3.1 Antecedentes
1.3.2 Misión
1.3.3 Visión
1.3.4 Objetivo
1.3.5 Organización
1.3.6 Servicios
1.3.7 Colecciones
1.3.8 Usuarios
1.3.9 Personal
1.3.10 Material y equipo
2. CIRCULACIÓN
2.1 Áreas de la biblioteca
2.2 Circulación
2.2.1 Definición de circulación
2.2.2 Roles de circulación
2.2.3 Objetivos de circulación
2.3 Sistemas de control de circulación
2.3.1 Manuales
2.3.1.1 Sistema de préstamo Newark
2.3.1.2 Sistema Gaylord
2.3.2 Automatizados
2.3.2.1 Micro CDS/ISIS
2.3.2.2 Siabuc
2.3.2.3 Logicat
2.3.2.4 Aleph
2.3.2.4.1 Características generales
2.3.2.4.2 Estructura Aleph
3. PROPUESTA PARA OPTIMIZAR EL MÓDULO DE
CIRCULACIÓN AUTOMATIZADA EN EL SISTEMA
INTEGRAL ALEPH
3.1 Descripción del módulo 3.1.1 Acceso al sistema
3.1.2 Descripción de los Campos
3.1.3 Registro de usuarios
3.1.4 Préstamo
3.1.5 Devolución
3.1.6 Renovación
3.1.7 Cancelación de multas
3.1.8 Status del usuario
3.1.9 Status del libro
3.2 Diagnóstico
3.2.1 Políticas
3.2.2 Problemática en el módulo de circulación ALEPH
3.3 Propuesta
3.3.1 Diseño General
3.3.2 Manual de procedimientos
3.3.3 Definición de manual de procedimientos
3.3.4 Consideraciones generales
CONCLUSIONES
OBRAS CONSULTADAS
ANEXOS
PREFACIO
Las razones que me llevaron a realizar este trabajo es que como integrante que soy de la
Biblioteca Jesús Reyes Heroles, conozco las necesidades de la misma por lo cual se me
hizo necesario presentar modelos administrativos (manual de procedimientos) que
respondan con soluciones rápidas y precisas las cuales se tendrán que ir adaptando a los
recursos materiales y humanos con los que se cuenta, para mejorar la calidad de los
servicios que ofrece (Préstamo, devolución y resello); de esta forma el presente trabajo
tiene dos propósitos principales: el mostrar la importancia que tiene el departamento de
circulación en una biblioteca universitaria, por lo que la metodología aplicada fue la base
documental y el diagnostico del módulo de circulación del Sistema Integral ALEPH, para
el desarrollo de un manual de procedimientos.
El objetivo personal que persigo en la elaboración de este trabajo es, diseñar una
herramienta (manual de procedimientos) para el bibliotecario el cual ha sido elaborado
con base a las necesidades que presenta el módulo de circulación del Sistema Integral
ALEPH, pero sobre todo en él se reflejan los recursos con los que cuenta la biblioteca,
creando un doble compromiso ya que se deben presentar actividades organizadas en una
forma cronológica cuyo propósito principal es provocar el análisis, así como una futura
evaluación por la facilidad que presenta al mostrar la secuencia de las actividades que
dentro de la misma se desarrollan para mejorarlas en beneficio al bibliotecario, el usuario,
la biblioteca y la propia Institución.
Una de las dificultades que me enfrento al realizar este trabajo, es convencer al
bibliotecario que la sección de circulación es el punto de más frecuente contacto entre los
lectores y el personal de la biblioteca y que la imagen de la biblioteca depende de la
impresión que dicho servicio se formen los estudiantes y el profesorado. Ya que para
ellos esta sección se emplea como campo de capacitación para todo personal
subprofesional nuevo que entra al servicio de la institución, lo que reduce la calidad del
servicio al público, considerándose éste como el trabajo menos calificable del servicio
bibliotecario en general.
Por último, quiero dar gracias a la ENEP Aragón de la UNAM, a la Biblioteca Jesús
Reyes Heroles y su gente que en ella labora, sin olvidar a los usuarios, ya que trabajar
con seres humanos implica grandes responsabilidades, pero que reporta privilegios más
extraordinarios aún.
INTRODUCCIÓN
La biblioteca se enfrenta a la implementación de nuevos avances tecnológicos, los cuales
hacen que los servicios de la biblioteca sean cada vez mas especializados. La aplicación
de las tecnologías de la información han hecho posible que se cumpla en mayor parte,
con las necesidades informativas de los usuarios y de la propia institución.
El departamento de circulación es una parte fundamental en toda biblioteca, ya que es
ahí, donde se ven reflejados todos los beneficios que se otorgan en una unidad de
información, a través de sus servicios que brinda a su comunidad.
Los servicios que brinda el área de circulación por lo general son: el préstamo a
domicilio, refrendo del préstamo, el registro de la devolución del material, el control de
la multa que se hace acreedor el usuario, que no entrega a tiempo el material. También
registra y controla el total de los usuarios que ejercen este servicio.
Cualquier método de control, ya sea manual o automatizado del área de circulación, es
una parte medular de los servicios bibliotecarios, ya que supervisa los movimientos de las
colecciones y el control del material que se presta a domicilio, además de quien lo tiene
prestado y cuando lo tiene que entregar. Controlando el flujo de usuarios que utilizan la
colección, registra a cada integrante que puede hacer uso de estos servicios, realiza
estadísticas con la finalidad de establecer el movimiento que se da en las colecciones y
verifica que los acervos contenidos en su estantería sean los adecuados para apoyar los
planes y programas de estudio de las carreras que se imparten en la institución a la que
sirven.
Debido al surgimiento de la tecnología y al continuo desarrollo de los procedimientos de
control de préstamo, desde los sistemas manuales, los sistemas mecánicos, a los sistemas
automatizados modulares, hasta llegar a los sistemas integrales como es el caso de
ALEPH, las bibliotecas han automatizado sus servicios de circulación para agilizar sus
operaciones y procedimientos, y así tener un mejor control del servicio. Para ese control
es necesario establecer un manual de procedimientos que permita describir con claridad
la secuencia lógica y cronológica para iniciar, desarrollar y concluir las actividades u
operaciones relacionadas con el proceso productivo o el suministro de servicios en una
empresa u organización señalando el quién, cómo, cuándo, dónde y para qué.
En las bibliotecas como en cualquier otra organización existen pasos y operaciones que
deben seguirse para la realización de las actividades en cada uno de los departamentos
que la conforman. Si bien es cierto que existen procedimientos que se van enseñando de
forma oral, son pocas las bibliotecas que cuentan con sus manuales por escrito.
En el caso particular de la biblioteca Jesús Reyes Heroles de la ENEP Aragón, no cuenta
con un manual de procedimientos, el personal que trabaja en el departamento de
circulación tiene más de 14 años realizando el registro, préstamo, resello y devolución de
forma empírica, sin tener un documento que los guíe a realizar sus actividades. Sin
embargo, el arribo de las nuevas tecnologías a la biblioteca, provocaron cambios
significativos a partir de 1990 y 2001, principalmente en el departamento de circulación a
través del sistema integral ALEPH, que permite realizar los registros, préstamos, resellos
y devoluciones de manera automatizada. Al haber cambios en la realización de algunos
procesos, se hace necesario elaborar un manual de procedimientos, que permita
uniformar y documentar las acciones que realiza el personal en este departamento, así
como la ejecución de sus actividades.
El presente trabajo tiene como finalidad analizar el módulo de circulación del sistema
integral ALEPH, a fin de conocer sus diversas características y funciones, para saber si
cumple con las expectativas de los usuarios. Con base en este análisis, se presenta una
propuesta de un manual de procedimientos para el mismo módulo, como una solución
viable para optimizar el tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo que se lleva a cabo
en la circulación de manera automatizada.
Este trabajo esta conformado de tres capítulos, en el primero se presenta una descripción
de la organización académico administrativo de la ENEP Aragón y de la biblioteca Jesús
Reyes Heroles, biblioteca de donde se desprende todo este trabajo.
En el segundo capítulo se explican las áreas de la biblioteca y se dan algunas definiciones
de circulación así como los sistemas de control utilizados en las bibliotecas, partiendo de
los manuales hasta los automatizados.
Por último, en el tercer capítulo se desarrolla el análisis y descripción del módulo de
circulación del sistema integral ALEPH. Se explica a través de pantallas desde cómo
accesar al sistema hasta el proceso de realizar un préstamo a domicilio. Finalmente se
propone un manual de procedimientos que pretende dar una secuencia lógica de cada uno
de los pasos y aprovechar los recursos humanos y materiales para optimizar los tiempos
en el desarrollo de la actividad.
1. ESCUELA NACIONAL DE ESTUDIOS PROFESIONALES
ARAGÓN Y SU BIBLIOTECA
La Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), conocida como la máxima casa
de estudios es una de las instituciones de educación superior que tiene como función
principal atender la docencia en los ciclos de bachillerato, licenciatura y posgrado. La
UNAM es la única institución de educación superior del país y de Iberoamérica que tiene
más de 300 planes de estudio de posgrado. Cuenta con un sistema de 170 Bibliotecas y 4
millones 20 mil libros, distribuidos en facultades, escuelas, institutos, centros de
investigación, direcciones generales, programas universitarios, observatorios, granjas,
ranchos experimentales, barcos, estaciones y museos, calculándose que la suma de sus
acervos representa el 60 % del acervo bibliográfico nacional.1
1.1 ANTECEDENTES DE LA ENEP ARAGÓN
Durante la década de los setentas aumentó significativamente la demanda de educación
superior en el país, hecho que propició que la Universidad Nacional Autónoma de
México iniciara un Programa (presentado al Consejo Universitario en 1973)2de
Crecimiento y Descentralización, con le propósito de regular el desarrollo progresivo de
la población escolar, redistribuir la oferta educativa y contribuir a la expansión y
diversificación del sistema de educación, en los sitios en donde se encontraban
importantes núcleos de población.
Los estudios realizados en este Programa hizo evidente la necesidad de contar con nuevos
centros universitarios en las zonas noroeste y oriente de la ciudad, por lo cual, a lo largo
de dos años el Consejo Universitario aprobó la creación de cinco nuevas Escuelas
Nacionales de Estudios Profesionales denominadas ENEP.3
1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. Guía universitaria., 1992. p. 5-86.
2 Este órgano fue creado en 1945 y se integra por quince miembros de la comunidad académica elegidos
por el Consejo Universitario y en ocasiones por la propia Junta. Entre sus facultades está la de nombrar al
rector y a los directores de las facultades, escuelas e institutos, y designar a los miembros del Patronato de
la Universidad. 3 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. Op. cit., p. 38.
Cuadro 1. Cronología de creación de las ENEP, según fecha de sesión del Conejo Universitario.
ENEP
Ubicación
Fecha
Escuela Nacional de
Estudios Profesionales
Cuatitlán
Cuatlitlán Izcalli
19 de febrero de 1974
Escuela Nacional de
Estudios Profesionales
Acatlán
Las avenidas Alcanfores y San
Juan Totoltepec, en Naucalpan de
Juárez, Estado de México
13 de noviembre de
1974
Escuela Nacional de
Estudios Profesionales
Iztacala
Fraccionamiento Los reyes
Iztacala, en Tlanepantla estado de
México
13 de noviembre de
1974
Escuela Nacional de
Estudios Profesionales
Zaragoza
Situada en los limites del Distrito
Federal con el Estado de México,
en J.C Bonilla No. 66 Col.
Ejército de Oriente
7 de agosto de 1975
Escuela Nacional de
Estudios Profesionales
Aragón
Avenida Central y Rancho Seco,
En San Juan de Aragón, Estado de
México.
23 de septiembre de
1975
La ENEP Aragón, inicia sus labores el 1º de enero de 1976. Su función enfocada a la alta
densidad de población escolar concentrada en Ciudad Universitaria, que hizo necesario
un cuidadoso programa de descentralización, a partir de una ubicación cuidadosa en las
zonas de mayor demanda educativa.
La ENEP Aragón, quinta escuela de este programa, está planeada para atender de quince
a veinte mil alumnos, guardando proporciones adecuadas entre instalaciones, alumnos,
personal docente, administrativos y superficie de terreno. Respondiendo al propósito de
constituirse en un centro de sistemas independientes, tanto académico como
administrativo dirigidos por autoridades que se ajusten a la Ley Orgánica y al Estatuto
General de la UNAM.
Cuadro 2. Directivos de la ENEP Aragón desde 1976 a la fecha.
Administración
Período
Enfoque
Ing. Pablo Ortiz Macedo 1976-1978 “Organizar y fundar la
Escuela”
Maestro. Sergio Rosas
Romero
1978-1986 “Desarrollar y consolidar las
actividades de docencia y la
difusión de la cultura, así
como la construcción de la
mayor parte de los edificios
existentes”
Licenciado. Sergio
Guerrero Verdejo
1986-1990 “Buscar una mayor
vinculación con la
Administración Central, y
conformar la División de
Estudios de Posgrado”
Maestro. Claudio Carl
Merrifield Castro
1990-1998 “Impulsar en gran medida
los seminarios de titulación.
Así como incrementar las
Actividades de Apoyo a la
Comunidad Externa”
Maestro. Carlos E. Levy
Vázquez
1998-2001 “Estabilizar la vida
académica de los profesores
de carrera, técnicos
académicos y profesores de
asignatura”
Arquitecta. Lilia Turcott
González
2001- “Consolidar la vida
académica, en cuatro rubros:
Docencia, Investigación,
Extensión académica y
cultural y Apoyo
administrativo”
1.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA ENEP ARAGÓN
La Escuela Nacional de Estudios Profesionales Aragón está ubicada en Av. Rancho Seco
S/N y Av. Central, San Juan de Aragón, Estado de México. Ocupa una superficie
aproximada de 35 hectáreas, distribuida en 35,000 metros de instalaciones académicas,
16,000 metros de áreas verdes y 30,000 metros de zonas de estacionamiento. (para mayor
información Vid infra, anexo figura 1 y 2)
La infraestructura académica de la ENEP Aragón, permite que actualmente en ella se
ofrezcan doce licenciaturas (Arquitectura, Comunicación y Periodismo, Derecho, Diseño
Industrial, Economía, Ingeniería Civil, Ingeniería en Computación, Ingeniería Mecánica
Eléctrica, Pedagogía, Planificación para el Desarrollo Agropecuario, Relaciones
Internacionales y Sociología), con una duración de 8 a 10 semestres. Como parte de la
máxima Casa de Estudios ha logrado apoyar en la formación de Posgrado al establecer la
Maestría y Doctorado en Derecho, Economía y Pedagogía, y la Especialización en
Puentes. (Vid supra. p. 8)
En apoyo a la educación a distancia, a la actualización de las futuras profesiones y en el
dominio de otros idiomas la ENEP Aragón cuenta con:
La División de Sistema Universidad Abierta (SUA) donde se imparte la
licenciatura en Derecho.
En Educación Continua se imparten cursos de computación, seminarios y talleres
de apoyo a la titulación.
Un Centro de Lenguas Extranjeras (CELE), que participa en la formación integral
del estudiante brindando la enseñanza de siete idiomas (Inglés, Francés, Italiano,
Portugués, Japonés, Alemán y Ruso), distribuidos en lo niveles de comprensión y
posesión.
Académicamente la plantilla docente del 2004, está conformada por 2, 218 profesores, de
los cuales 1, 834 pertenecen a las 12 carreras de licenciatura, 165 se ubican en el
posgrado, 119 en el Centro de Lenguas Extranjeras, 35 en Extensión Universitaria, 15 en
el Centro Tecnológico Aragón, 21 en el Sistema de Universidad Abierta, 10 en el Centro
de Cómputo, 8 en Educación Continua y los 11 restantes se ubican en distintas áreas de
apoyo académico-administrativo. En el ámbito laboral, está conformada por 827
trabajadores que apoyan las labores administrativas de la Escuela entre ellos están:
Auxiliares de intendencia, Vigilantes, Jardineros, Oficiales de Transporte, Bibliotecarios,
Secretarias, Oficiales de Transporte, Oficiales administrativos, Analistas, Capturistas de
datos, Archivistas, Multicopistas, etc). Por último la comunidad estudiantil está
conformada aproximadamente por 14, 626 alumnos de las 12 licenciaturas; 328 en
Posgrado y 169 en el Sistema Universidad Abierta (SUA).4
4 TURCOTT GONZÁLEZ, Lilia. Informe ENEP Aragón: 2003-2004, 2004. p. 15.
En los siguientes cuadros, se presenta brevemente el proyecto académico de la Escuela
Nacional de Estudios Profesionales Aragón, el cual es estructurado en cuatro grandes
aspectos: Docencia, Investigación, Extensión académica y cultural y Apoyo
Administrativo.5
Cuadro 3. La docencia en el proyecto académico de la ENEP Aragón (2003-2004)
DOCENCIA
RUBRO ACCIONES
PERSONAL ACADÉMICO:
En los relativo al rubro de la docencia se
plantea la superación y estabilidad del personal
académico en forma integral, a fin de
responder a las demandas de la comunidad
académica y estudiantil, así como establecer la
evaluación que permita al docente su auto
transformación en busca de calidad, eficiencia
y competitividad, en los procesos de
enseñanza-aprendizaje.
Promover y apoyar la superación y
actualización del personal docente.
Elevar cuantitativamente y
cualitativamente las opciones de
formación de los profesores.
Promover la permanencia del personal
docente.
Contar con una planta académica de alto
nivel, incrementando el número de
maestros y docentes en cada carrera.
Promover y apoyar las acciones
encaminadas a la obtención de grados
académicos.
ALUMNOS:
La Escuela Nacional de Estudios Profesional
Aragón, se preocupa en ofrecer mayores y
mejores opciones académicas a los aspirantes
interesados en cursar una carrera universitaria
se ha propuesto:
Instituir acciones tendientes a
homologar el nivel académico de los
alumnos de primer ingreso.
Establecer programas para apoyar a los
alumnos en las materias con alto índice
de reprobación.
Realizar seguimientos de trayectoria
escolar.
Diseñar estrategias y programas de
orientación educativa.
Adecuar y mejorar las evaluaciones
sistemáticas del proceso enseñanza-
aprendizaje.
PLANES Y PROGRAMAS DE ESTUDIO:
La enseñanza requiere de un gran cuidado para
que conserve sus valores, tradiciones y, al
mismo tiempo, pueda estar acorde con las
tendencias modernas.
Concluir la revisión y actualización de
los planes de estudio de licenciatura.
En Posgrado, intensificar las acciones
para la consolidación de la propuesta
curricular.
Apoyar el trabajo de cuerpos colegiados.
5 TURCOTT GONZÁLEZ, Lilia. Op. cit., p. 15-100.
DOCENCIA
RUBRO ACCIONES
TITULACIÓN:
El proceso de titulación es la última fase por la
que atraviesa el alumno universitario al
culminar su carrera profesional. El título es un
documento que otorga la sociedad, a través de
la universidad, a los alumnos profesionistas.
Éste más que un trámite administrativo, es un
indicador de la calidad educativa con la que
egresan los alumnos de una escuela.
Elevar los índices de deficiencia
terminal.
Estudiar nuevas opciones de titulación.
Sistematizar los programas de apoyo a la
titulación.
Incrementar los índices de titulación por
carrera.
Simplificar los trámites administrativos.
POSGRADO:
Con el propósito de fortalecer la formación de
profesionistas de calidad de manera constante,
el programa de posgrado en la Escuela cuenta
con la Maestría y Doctorado en: Derecho,
Economía, Pedagogía y la especialización en
Puentes, de esta manera contribuye la Escuela
Nacional de Estudios Profesionales Aragón a
forjar docentes e investigadores de excelencia
capaces de enfrentar los retos que la sociedad
cada vez más demandante exige.
Consolidar los esquemas curriculares
actuales.
Organizar acciones conjuntas con las
licenciaturas.
Diversificar las maestrías.
Fortalecer el doctorado y crear nuevos
programas de posgrado.
Conformar una planta docente que
cumpla con los requisitos
interinstitucionales.
Fomentar la creación de Cuerpos
Colegiados interdisciplinarios.
Estudiar la factibilidad de impartir
programas a distancia.
Cuadro 4. La investigación en el Proyecto Académico de la ENEP Aragón (2003-2004).
INVESTIGACIÓN
OBJETIVO
ACCIONES
“Desarrollar permanentemente el programa de
seguimiento y fortalecimiento de los proyectos
de investigación”.
o Instituir un programa que determine las
líneas prioritarias de investigación.
o Impulsar un programa global que
articule y aproveche la potencialidad de
la Escuela.
o Ampliar cualitativa y cuantitativamente
la participación de los académicos en los
proyectos.
o Establecer programas de vinculación
escuela-industria.
o Reforzar al personal académico, los
proyectos y programas del Centro
Tecnológico.
o Promover y difundir los proyectos de
investigación.
Cuadro 5. La extensión académica y cultural, en el proyecto académico de la ENEP Aragón (2003-2004.
EXTENSIÓN ACADÉMICA Y CULTURAL
Para la escuela, uno de los aspectos de mayor importancia es el Programa de Extensión y
Difusión de la Cultura, ya que con ello se propicia la formación integral y se favorece un
crecimiento de excelencia en alumnos y profesores, así como de la comunidad circundante.
GRUPO ACCIONES
FORMACIÓN INTEGRAL DEL ALUMNO
Complementar y fortalecer los procesos
de formación teórica con las actividades
prácticas.
Fortalecer la formación con el
conocimiento de lenguas, computación y
cultura general.
Consolidar el Comité de Prácticas.
Promover los Sistemas de Universidad
Abierta y Educación a Distancia.
Impulsar el acercamiento a la cultura y
el deporte.
INTERCAMBIO ACADÉMICO
Crear un programa de convenios en
apoyo a las áreas académicas.
Continuar con la formación de Consejos
Asesores Externos.
Incrementar la participación y asistencia
de los académicos y alumnos en eventos
nacionales e internacionales.
PROGRAMA EDITORIAL
Aumentar cualitativa y
cuantitativamente la producción.
Estructurar el Comité Editorial.
EXTENSIÓN ACADÉMICA Y CULTURAL
GRUPO ACCIONES
SISTEMA DE UNIVERSIDAD ABIERTA Y
EDUCACIÓN A DISTANCIA
Impulsar el trabajo en esta modalidad e
incorporar nuevas disciplinas.
Definir las políticas de Educación
Continua y fortalecer sus actividades.
Analizar los requerimientos de
infraestructura, equipamiento y planta
docente de estas modalidades.
VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD
Continuar con los apoyos y servicios a
la comunidad circundante.
Impulsar a la ENEP Aragón como un eje
de desarrollo y promoción social en las
zonas aledañas de Ecatepec y
Nezahualcóyotl.
Hacer extensiva a la comunidad
circundante los beneficios del saber y de
la cultura.
Impulsar la vinculación con los
egresados.
Reforzar las asociaciones de egresados.
Cuadro 6. El apoyo administrativo en el proyecto académico de la ENEP Aragón (2003-2004).
APOYO ADMINISTRATIVO
Tiene como objetivo, “lograr la optimización de los recursos para que las actividades
administrativas y académicas en la escuela tengan la eficiencia requerida de una institución de
educación superior”.
GRUPO ACCIONES
RELACIONES LABORALES
Diálogo con la representación sindical.
Respeto a los compromisos
contractuales.
CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO
DE LA INFRAESTRUCTURA
Revisión y actualización del Plan de
Maestros.
Atención a las áreas prioritarias.
Racionalización de los recursos.
DIFUSIÓN DE LA IMAGEN
Generar una imagen institucional de la
Escuela Nacional de Estudios
Profesionales Aragón y difundirla tanto
a la comunidad interna como externa.
Difundir los valores universitarios a
través de los medios de comunicación,
tanto internos como externos.
Como toda dependencia perteneciente a la UNAM, la ENEP Aragón plantea su misión,
objetivos y estructura organizacional. Elementos necesarios que contribuyen a que la
Universidad juegue un papel preponderante en la docencia, la investigación y la difusión
del conocimiento y la cultura.
1.2.1 MISIÓN
La misión de la Escuela Nacional de Estudios Profesionales Aragón es:
“Formar profesionales capaces de resolver las problemáticas y necesidades que el país
requiere tanto en el contexto nacional como internacional, en el nivel de sus doce
Licenciaturas (Arquitectura, Comunicación y Periodismos, Derecho, Diseño Industrial,
Economía, Ingeniería Civil, Ingeniería en Computación, Ingeniería Mecánica Eléctrica,
Pedagogía, Planificación para el Desarrollo Agropecuario, Relaciones Internacionales y
Sociología, así como, en sus Maestrías y Doctorados en derecho, Economía, Pedagogía y
su Especialización en Puentes. Fomentando investigaciones que generen beneficios
directos a la sociedad preservando los valores e identidad nacional, compromiso
sustancial de la extensión y difusión de nuestra cultura”.6
1.2.2 OBJETIVO
Derivados de los fines universitarios, cuatro son los objetivos fundamentales hacia los
cuales tienden la organización académico-administrativa de la ENEP Argón:7
a) Objetivo Docente. Proporcionar a los estudiantes inscritos en la ENEP elementos
suficientes para su formación profesional, como profesores e investigadores, con
la pretensión de que los conocimientos adquiridos a través de la organización
académica, se convierta en la mejor herramienta de comprensión de la
problemática científica y tecnológica necesaria al desarrollo nacional.
b) Objetivo de Investigación. Proporcionar a estudiantes y graduados el apoyo
institucional suficiente para investigar los aspectos concretos de cada una de sus
carreras y coadyuvar con otros organismos e instituciones de investigación al
control y avance de las disciplinas de su especialidad a fin de superar la función
docente.
c) Objetivo de Difusión. Difundir y promover los resultados de los estudios de
investigación y cursos especiales que se realizan en apoyo a la docencia o en
función del impulso de las técnicas y disciplinas. Así como los perfiles de los
egresados en las diversas carreras, con el propósito de establecer la
retroalimentación deseable entre expectativas sociales y satisfacción profesional.
d) Objetivo de Servicios Profesionales. Ofrecer los servicios de interés social que los
recursos de la ENEP Aragón pueda satisfacer, tales como: asesoría, investigación
aplicada y eventos formativos.
6 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. ENEP Aragón [en línea]. ENEP Aragón.
México: UNAM, 2002, 2004. [Consulta: 27 julio 2004]. Disponible en: http://www.aragon.unam.mx 7 SARUKHAN KERMÉS, José. XV Aniversario ENEP Aragón, 1991. p. 4-5.
1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional de la ENEP Aragón, está conformada de una Dirección y de
ella se desprenden las siguientes áreas: Secretaría Particular y Secretaría General, Jefatura
de Sección académica División de Ciencias, División de Humanidades y Artes, División
de las Ciencias Físico Matemáticas y de las Ingenierías, División del Sistema de
Universidad Abierta, Unidad de Planeación, Unidad de Extensión Universitaria, Oficina
Jurídica, Secretaría Académica y Secretaría Administrativa. (Para mayor información
Vid infra, anexo figura 3).
1.3 BIBLIOTECA JESÚS REYES HEROLES
El sistema bibliotecario de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) juega
un papel muy importante en el desarrollo de la docencia, investigación y la difusión de la
cultura por que ofrece una amplia gama de alternativas, entre las cuales podemos
encontrar ejemplares del siglo XVI, incunables, libros raros, manuscritos, tesis sobre
temas diversos, libros especializados, publicaciones periódicas, fotografías, diapositivas,
carteles, juegos pedagógico, mapas y planos.
1.3.1 ANTECEDENTES8
La Escuela Nacional de Estudios Profesionales Aragón desde sus inicios (Vid supra, p.4)
contempló dentro de su estructura orgánica la creación de servicios bibliotecarios y de
información, como un apoyo a la formación académica de sus estudiantes así como a los
diferentes proyectos de investigación y difusión de la cultura. Por tal motivo la biblioteca
inició sus actividades el 19 de enero de 1976 en el salón 305 del edificio A3, con un
acervo de 120 libros para las carreras de Derecho y Economía a cargo de el Lic.
Alejandro Ramos Zúñiga y con 2 bibliotecarios por turno destinados para atender la
comunidad estudiantil de ese entonces.
En el mes de mayo de 1976 se inició la construcción del edificio que se destinaría a la
Dirección y Administración de la Escuela, y para el mes de octubre del mismo año se
realizó la mudanza de la biblioteca al edificio construido para la Dirección, quedando
situada en la planta baja en una área de 200 m2 para el acervo de la biblioteca, 600 m
2
para las salas de estudio y en un espacio de 4 por 4 para la hemeroteca, con un servicio de
estantería cerrada tanto para el material hemerográfico como bibliográfico, contando con
6 bibliotecario y 2 secretarias por turno.
8 SALAS RÍOS, Eduardo. (Entrevista). Historia de la Biblioteca Jesús Reyes Heroles. Bibliotecario.
México, Nov. 17, 2004.
En 1979 se construye el Edificio de Gobierno y las coordinaciones de la Escuela pasan a
ocupar ese inmueble. Pero debido al incremento del acervo bibliográfico le es otorgado a
la biblioteca los 600 m2 de la planta alta que ocupaban las coordinaciones, de tal forma
que se distribuye la colección; empezando a funcionar los servicios de consulta y
fotocopias.
Con el propósito de crear nuevos servicios en 1982 se inicia la construcción del anexo de
la biblioteca entregándose a la administración del Lic. Alberto Ibarra Rosas en 1986. En
ese año se cambia el servicio de estantería cerrada a abierta, contando con un acervo de
140, 000 ejemplares. Así mismo se crean las salas de reserva, mapoteca y las tesis se
integran a la sala de consulta.
Para 1983, la biblioteca recibe el nombre de Jesús Reyes Heroles, éste dado por el
consejo Directivo, Administrativo y Académico de la Escuela.
En 1990, la biblioteca cambia de administración, quedando a cargo de ella el Lic. Marco
Alberto Soto Velasco, y como en toda unidad de información de la UNAM, la
introducción de las tecnologías para el procesamiento y automatización de información,
no sólo para circulación, sino para selección y adquisición del material hace patente la
necesidad de integrar a la biblioteca dichas tecnologías. En el caso de la ENEP Aragón la
Dirección General de Bibliotecas introduce el sistema automatizado CIRCULA, que hace
que los servicios de la biblioteca sean cada vez más especializados.
Como una necesidad de crear un recinto en donde los alumnos realizaran los exámenes
profesionales, la administración de la Escuela inaugura en 1993 el Aula Magna dentro de
las instalaciones de la biblioteca.
Para que la biblioteca contribuya adecuadamente al propósito que la ENEP Aragón se ha
planteado (Vid supra p. 13), esta unidad de información trabaja en función de una misión
una visión y objetivos propios.
1.3.2 MISIÓN
La Biblioteca Jesús Reyes Heroles tiene como misión “Ofrecer a la comunidad de
académicos y alumnos, fuentes de información documental vigente y servicios que
coadyuven en su formación universitaria, así como en su vida profesional”.9
9 UNAM. ENEP ARAGON. Normas internas de la biblioteca Jesús Reyes Heroles, 2003. p. 1.
1.3.3 VISIÓN
La visión de la Biblioteca es “Establecer permanentemente estrategias que permitan
fortalecer la infraestructura de servicios, recursos humanos y documentales, afín de
continuar siendo una de las mejores bibliotecas de la UNAM”.10
1.3.4 OBJETIVO
El objetivo central de la Biblioteca Jesús Reyes Heroles es:
“Satisfacer las necesidades y demandas de acceso a la información y difusión a la
comunidad de profesores, investigadores y alumnos de la Escuela Nacional de Estudios
Profesionales Aragón en apoyo directo a los planes y programas de estudio y a las tareas
académicas de docencia e investigación que se realizan en la misma. Así como la
conservación, organización, disponibilidad, servicio y adquisición del material
bibliohemerográfico y videográfico de apoyo a la formación profesional del alumno en su
proceso de enseñanza aprendizaje”.11
1.3.5 ORGANIZACIÓN
La estructura organizacional de la Biblioteca Jesús Reyes Heroles, se encuentra
conformada (Vid infra, anexo figura 4) por una Jefatura de Biblioteca, que coordina cada
una de las actividades y funciones de la biblioteca, de ella se desprende la Oficina
Técnica, encargada de la recuperación de la información y los siguientes departamentos:
Departamento de adquisiciones: es el encargado de supervisar que la partida
destinada a la compra de material bibliográfico sea ejercida adecuadamente, en
ese departamento también se hacen las gestiones necesarias para que los
proveedores otorguen las mejores condiciones de compra y venta, así como la
preparación física de los materiales.
Departamento de servicios externos: es el departamento que pone en contacto
directo a las colecciones de la biblioteca con los usuarios a través del préstamo a
domicilio e interbibliotecario.
Departamento de servicios internos: son todas aquellas colecciones que ofrece la
biblioteca para sus usuarios, entre ellas están: consulta, hemeroteca, tesis,
mapoteca y videocasetes.
Departamento de servicios de apoyo: encargado de proporcionar asistencia a los
usuarios por medio de credenciales para hacer uso del préstamo a domicilio y de
cubículos para la realización de actividades académicas.
10
UNAM. ENEP ARAGÓN. Op. cit.., p. 1. 11
Ibíd. p. 1.
1.3.6 SERVICIOS
La Biblioteca Jesús Reyes Heroles de la ENEP Aragón, proporciona los siguientes
Servicios Bibliotecarios:
Cuadro 7. Descripción de los servicios de la biblioteca Jesús Reyes Heroles
Servicios de circulación
Servicios de apoyo
Préstamo interno en sala: es el
servicio por medio del cual el
usuario dispone de los materiales en
forma momentánea dentro de la
biblioteca.
Préstamo a domicilio ( a través del
Sistema Integral ALEPH): tiene
como objetivo, proporcionar los
materiales bibliográficos por un
tiempo determinado, para que el
usuario pueda consultarlos fuera de
la biblioteca en el momento y lugar
que desee.
Préstamo Intebibliotecario (con 50
instituciones): donde el usuario tiene
la opción de solicitar material que
pertenece a otra biblioteca.
Fotocopiado (autoservicio): la
biblioteca debe habilitar un medio
de reprografía para proporcionar
copias a las obra que no puedan
prestarse a domicilio. Se trata
especialmente de los materiales de
referencia, artículos de revistas,
entre otros.
Trámite de registro y actualización de
credenciales: es el lugar en donde el
usuario tramita la credencial de la
biblioteca para poder hacer uso del
material fuera de ella.12
Cubículos: es el lugar que proporciona
la biblioteca, para que el usuario realice
sus trabajos en grupo.
Catálogos electrónicos (en línea):es el
lugar en donde verás una serie de
computadoras que te proporcionan los
datos relativos a los materiales que tiene
la biblioteca.
A partir de 1986 la biblioteca cambió del servicio de estantería cerrada por el de
estantería abierta, sólo para su colección general constituida por libros que abarcan
conocimientos científicos y humanísticos, que apoyan la investigación y la docencia a
nivel superior.
12
La biblioteca cuenta con los recursos de: máquina elaboradora de códigos de barra, etiquetas para los
códigos de barra y los plásticos para las credenciales.
El catálogo electrónico disponible en línea, es una importante herramienta para que el
usuario pueda, y con los datos en mano, tiene la libertad para proceder a localizar el
material de su interés en la sala correspondiente.
La gran ventaja del servicio de estantería abierta, es que el usuario puede consultar otros
libros que pueden servirle para su investigación.
Horario de Servicio
De lunes a viernes de 9:00 a 20:00 hrs.
Sábados de 9:00 a 14 :00 hrs.
Cabe aclarar que aunque es una biblioteca universitaria no cuenta con todos los servicios
que en teoría se mencionan para este tipo de biblioteca.
1.3.7 COLECCIONES
La biblioteca Jesús Reyes Heroles organiza sus materiales en colecciones, de acuerdo con
sus características distintivas, entre ellas están:
a) Colección General.
Conformada principalmente por libros de carácter general que contienen información
sobre temas específicos: filosofía, psicología, ciencias sociales, arte, geografía, derecho
etc., su selección está en función a los planes y programas de estudios de la institución.
b) Colección de Consulta.
Está conformada por material bibliográfico que por su ordenamiento y presentación
proporcionan información concreta, rápida y precisa sobre las diferentes áreas del
conocimiento humano. Se compone de los siguientes materiales bibliográficos:
almanaques, anuarios, atlas, bibliografías, diccionarios, directorios, enciclopedias y
manuales.
c) Colección de Publicaciones Periódicas, ubicada en la denominada hemeroteca.
Esta conformada por 50,000 ejemplares, entre ellos están las revistas, periódicos y
boletines.
d) Colección de Tesis.
Conformada por 50,000 ejemplares de tesis de licenciatura, maestría y doctorado, de los
alumnos de la ENEP Aragón así como de donaciones de instituciones incorporadas a la
UNAM. Como por ejemplo: Centro Cultural Universitario Justo Cierra, Instituto
Politécnico Nacional y Universidad Autónoma Metropolitana.
e) Colección de Materiales Especiales
Esta colección está conformada por materiales no bibliográficos que complementan la
colección general y de consulta, ampliando de esta manera la capacidad de servicio de la
biblioteca.
El acervo bibliográfico de la Biblioteca se encuentra distribuido en diez salas
acondicionadas para su lectura y está integrada por 280, 000 obras multidisciplinarias.
(para mayor información Vid infra, anexo figuras 5 y 6)
1.3.8 USUARIOS
Actualmente la Biblioteca atiende un promedio aproximado de 6,500 usuarios reales y
500 potenciales por día.13
Los usuarios pueden ser clasificados en:
Cuadro 8. Usuarios asistentes a la biblioteca Jesús Reyes Heroles.
Estudiantes
Investigadores
Internos Docentes
Técnicos académicos
Trabajadores administrativos
Usuarios
Externos Público en general
Es importante mencionar que la Biblioteca Jesús Reyes Heroles de la ENEP Aragón, a
pesar de ser una institución de Nivel Superior, no se deslinda de su compromiso de
apoyar a la sociedad, ya sea por medio de actividades que le permitan un mayor
acercamiento con la comunidad en la que se encuentra inmersa, de ahí que facilite la
consulta de sus acervos bibliohemerográficos a todo aquel usuario que asista a la
biblioteca.
13
Cifras estadísticas extraídas de los conteos mensuales de los servicios de la biblioteca.
1.3.9 PERSONAL
La biblioteca atiende la demanda de usuarios con un personal distribuido en dos turnos
matutino y vespertino.
Cuadro 9. Personal que atiende los servicios de la biblioteca Jesús Reyes Heroles.
Personal Matutino Vespertino
No. Categoría Nivel de estudios No. Categoría Nivel de estudio
26 Bibliotecario 1 biblioteconomía
1 odontología
1 derecho
y el resto son
bibliotecarios
empíricos.
26 bibliotecario 2 biblioteconomía
1 economía
3 derecho
1 arquitectura
y el resto
bibliotecarios
empíricos.
2 Jefe de sección Empíricos 1 Jefe de sección Empírico
1 Jefe de
biblioteca
Lic. en
biblioteconomía
Los bibliotecarios de base administrativos son distribuidos de la siguiente manera: un
bibliotecario en cada sala, es decir seis en la planta baja y cuatro en la planta alta, cuatro
bibliotecarios en el mostrador de servicios, un bibliotecario para los servicios cerrados de
la biblioteca como son: sala de consulta, tesis, hemeroteca y mapoteca, así como un
bibliotecario que cubre los descansos de los servicios antes mencionados, el personal
restante de comodín. Esta forma de distribución varia considerando las cargas de trabajo
de acuerdo al turno.
1.3.10 MATERIAL Y EQUIPO
La biblioteca cuenta con 14 computadoras para el catálogo electrónico al público, 3
computadoras para el control de préstamo a domicilio, 2 computadoras para el control de
altas y bajas de credenciales, 3 computadoras en adquisiciones para el proceso de altas y
bajas del material bibliohemerográfico, y 2 computadoras en la oficina técnica para la
recuperación de la información.
Cuenta con un carro contenedor de libros en cada sala, así como en los servicios cerrados
como son: sala de consulta, tesis y mapoteca.
Para la consulta interna del material, la biblioteca cuenta con 374 lugares disponibles
para realizar lectura debidamente sentados.
Además tiene 420 estantes donde se encuentran la colección general de la biblioteca y
100 de las colecciones de: consulta, tesis y hemeroteca.
Cuenta además con un detector contra robo del material de la biblioteca, así como con 12
extintores y con una iluminación y decoración adecuada para que el usuario se sienta en
un ambiente propicio para concentrarse y comprender su lectura. (para mayor
información sobre las instalaciones de la biblioteca Vid infra, anexo figuras 7 y 8).
Es importante mencionar que la biblioteca es una institución creada con el objeto de
servir en las investigaciones de los lectores que acuden a ella. Por ello, debe contar con
adecuadas colecciones de material bibliográfico, desde libros, revistas y diccionarios
hasta modernas microformas y material audiovisual; personal preparado para orientar al
lector, y métodos diversos de localización de la información.
Su finalidad es brindar el servicio de poner a la mano de sus usuarios, la información con
la que cuentan, pero debido al aumento de la información y los lectores que la solicitan,
cada vez resulta más problemático prestar el servicio eficientemente. Es por ello que en el
siguiente capítulo se verá circulación y la importancia que tiene dentro de una biblioteca
para el servicio de su comunidad a la que atiende.
2. CIRCULACIÓN
La biblioteca es el lugar donde se organiza, conserva y difunde el conocimiento, a través
de un conjunto de acciones de tipo académico y administrativo, encaminadas a
seleccionar, adquirir y organizar el material bibliográfico, hemerográfico y audiovisual, y
en general todo aquel material que proporcione y genere información.
Garza Mercado señala que el objetivo de la biblioteca es “conservar, difundir y trasmitir
el conocimiento. Para ello selecciona, adquiere, organiza, almacena, promueve,
interpreta, presta, reproduce, controla e incluso descarta materiales bibliográficos y
audiovisuales”.14
2.1 ÁREAS DE LA BIBLIOTECA
La descripción de un biblioteca nos permitirá englobar de manera integral las actividades
que se realizan en ella.
Garza Mercado menciona las áreas de la biblioteca:15
a) Área organizativa
En cada biblioteca existe un apersona responsable de coordinar las diferentes actividades
que se realizan, de manera que se optimice su funcionamiento.
En relación con la naturaleza y la continuidad de las operaciones, la biblioteca tiende a
dividirse en dos áreas principales: procesos técnicos y servicios públicos. La primera
suele dividirse en secciones como las de adquisiciones, catalogación, clasificación y
preparación física de los materiales. La segunda suele dividirse por función en secciones
como las de circulación (préstamo interno, externo e interbibliotecario), consulta y
reprografía.
14
GARZA MERCADO, Ario. Función y forma de la biblioteca universitaria, 1977. p. 5. 15
Ibíd. p. 11-66.
En una biblioteca se realizan actividades tales como: seleccionar, adquirir, procesar,
intercalar, prestar, reproducir, descartar, etc.
Estructura organizacional de una biblioteca:16
BIBLIOTECA
b) Área de colecciones
La biblioteca depende de los materiales impresos para apoyar las labores de información,
instrucción, educación e investigación. En esta escala, las microformas y los
audiovisuales ejercen actualmente una función complementaria, a veces alternativa y en
otras insubstituible.
16
GARZA MERCADO, Ario. Op. cit., p. 11-13.
PROCESOS TÉCNICOS
Selección y Adquisición
Proceso Menor
Reprografía
Consulta
Préstamo Interno
SERVICIOS AL PÚBLICO
Préstamo Externo
Préstamo Interbibliotecario
Con el propósito de satisfacer las necesidades y demandas de información de los usuarios
de la biblioteca, esta se organiza en sus diferentes colecciones bibliográficas, las cuales se
componen de la siguiente manera:17
Colección general: se integra por la bibliografía básica y complementaria, que
apoyan los planes y programas académicos. En su mayoría son libros de carácter
general sin excluir las obras literarias.
Colección de consulta: está conformada por enciclopedias, diccionarios,
bibliografías, índices, directorios, compendios estadísticos y materiales similares,
que generalmente examina el lector rápidamente para averiguar hechos y datos.
La colección de consulta la utilizan con intensidad los lectores que preparan
bibliografías para completar sus proyectos de investigación. La emplean también
intensamente los bibliotecarios de servicios públicos, en funciones de consulta, y
los bibliotecarios de procesos técnicos para identificar, adquirir, catalogar y
clasificar las obras.
Colección de publicaciones periódicas: son aquellas que tienen un título propio,
destinadas a aparecer en números o partes sucesivas, a intervalos determinados o
regulares y generalmente por un tiempo indefinido como revistas, periódicos,
boletines, etc.
Colección especial: se integra por materiales no bibliográficos que complementan
la colección general y de consulta, ampliando de esta manera la capacidad de
servicio de la biblioteca. De acuerdo con sus características, la biblioteca puede
contar con algunas de las siguientes colecciones de material espacial: auditivos,
gráficos planos, libros raros y valiosos, tridimensionales o corpóreos y visuales.
c) Área de Servicios
Esta área pone en contacto directo a las colecciones de la biblioteca con los usuarios a
través de los diferentes servicios que proporciona.
Los servicios que ofrece una biblioteca son:
Préstamo Interno; que te permite usar los materiales bibliográficos de forma
inmediata dentro de la biblioteca.
Préstamo externo; por medio del cual el usuario podrá llevarse a casa por un
tiempo determinado los libros que necesite, cumpliendo previamente con los
requisitos de registro en la biblioteca.
Préstamo interbibliotecario; por medio de éste, un usuario puede consultar algún
material de la colección de otra biblioteca.
17
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. La Dirección General de Biblioteca y la
Biblioteca Central de la UNAM: historia, organización y servicios, 1993. p. 14.
Consulta; se ubica en una sección de la biblioteca en donde se realiza el préstamo
de la colección de consulta y asesora en la recuperación de información.
Reprografía; ésta abarca el fotocopiado, la microfilmación y microfotografía del
material que por alguna razón está restringido su préstamo a domicilio.
d) Área de lectores
La tendencia contemporánea a ofrecer cierta variedad de lugares para lectores se justifica
por la diversidad de tipos de lectura, hábitos de trabajo, niveles de estudio, fases del
proceso de la investigación y preferencias personales, entre los lugares que podemos
encontrar son:
La lectura concentrada, analítica y crítica, que debe estimular la biblioteca
universitaria, requiere generalmente de la mesa individual, en un lugar abierto o
cerrado, pero con cierta privacidad visual y auditiva.
Algunas personas prefieren trabajar en parejas o pequeños grupos que utilizan un
pizarrón para sus discusiones.
Las mesas rectangulares, para seis o más lectores, ahorran espacios pero
representan algunos inconvenientes en lugares abiertos. Estimulan la
conversación que molesta a otros lectores, y obligan al personal a ejercer una
irritante función de vigilancia.
Los estudiantes que preparan disertaciones, tesis y ensayos semestrales requieren
normalmente de una mesa más amplia que el resto de los lectores, para manejar
simultáneamente un mayor número de textos.
e) Otras áreas
Cuando la biblioteca dispone de espacios suficientes para sus funciones se justifica que se
le asignen otros espacios que permiten a traer a un mayor número de lectores. Es el caso
de galerías de exhibiciones, auditorios, zonas de descanso, etc. en todo caso, siempre es
conveniente disponer de un área de uso múltiple que, por su versatilidad, pueda ser
utilizada indistintamente como almacén temporal de donativos importantes pero
inesperados, sala de proyecciones, laboratorios de micropelículas, salón de juntas y
clases, etc. Otra área es el vestíbulo en la entrada de la biblioteca que sirve para filtrar el
ruido.
2.2 CIRCULACIÓN
De acuerdo a las políticas y procedimientos de trabajo, las bibliotecas establecen el área
de circulación como un departamento independiente. Pero la mayoría de las bibliotecas
universitarias separan el área de circulación como un solo departamento para lograr la
eficiencia del mismo.
El área de circulación, es una parte muy importante y representativa de toda biblioteca, ya
que de ésta se desprenden la mayoría de los servicios que son brindados a los usuarios,
los más usuales e importantes son: el préstamo de material a domicilio, el registro de
usuarios, las constancias de no adeudo, entre otros, finalmente lo que el usuario requiere
es que se le facilite el material fuera de la biblioteca y la biblioteca el poder controlar a
quienes y cuanto tiempo se les presta.
2.2.1 DEFINICIÓN DE CIRCULACIÓN
para Buonocore circulación “es el proceso de movimiento de los libros de la biblioteca,
que se facilitan a los usuarios de la misma con carácter de préstamo, para ser leídos en
sala o domicilio. Esta actividad recíproca entre biblioteca y usuario, presupone una
organización interna para asegurar la entrega y devolución de los volúmenes, esto es, un
sistema dado que registre las operaciones de cargo y descargo a fin de evitar extravíos y
demoras en plazos. Con la palabra circulación, se expresa también el índice de
movimientos de la biblioteca, es decir, el número total de libros prestados durante un
espacio de tiempo”.18
Por otra parte Evans define control de circulación como “aquella actividad de la
biblioteca, en la que a través de las relaciones personales y un sistema de registros
proporciona al lector los libros que quiere”.19
Por otro lado en el Glosario ALA define Servicios de circulación como “servicios de
préstamo actividades relacionadas con el préstamo y la devolución de documentos
prestados por una biblioteca para su utilización en el exterior. En este servicio se incluyen
el préstamo de documentos de colecciones especiales y reservadas, el mantenimiento de
los registros de préstamo, la reunión y revisión de los retrasados en la devolución de los
libros, la renovación de los préstamos, la colección de los libros devueltos, el
mantenimiento del deposito, el préstamo y alquiler del equipo para su empleo en lectura,
los servicios de copias que se proporcionan a los usuarios y la distribución de material
audiovisual por circuito cerrado de TV, por acceso marcando un número o por otra
técnica mediante la cual los documentos permanecen en el recinto de la biblioteca o del
centro de materiales audiovisuales en tanto que la imagen y/o el sonido se propaga por
medios mecánicos o electrónicos”.20
18
BUONOCORE, Domingo. Diccionario de bibliotecología: y materias afines, 1988. p. 126. 19
EVANS, G Edward. Introducction to library public services, 1992. p. 190. 20
Glosario ALA de bibliotecología y ciencias de la información, 1988. p. 65.
En las anteriores definiciones se observa que los autores utilizan diferentes términos al
hablar de circulación. Algunos se refieren como servicios al público, otros como servicios
de circulación o control de circulación. En la realidad todo nos lleva a un mismo servicios
que está dirigido a todo público, es decir hacia los usuarios de una biblioteca.
De acuerdo a las definiciones anteriores se dice que circulación es sinónimo de
movimiento; significa acción o efecto de circular los materiales dentro y fuera de la
biblioteca, siendo este un servicio que se brinda a sus usuarios.
Para tener una mejor claridad de lo que vamos hablar, en los siguientes rubros de este
trabajo se hará referencia únicamente al término circulación.
2.2.2 ROLES DE CIRCULACIÓN
Las dos funciones básicas de circulación se refiere en primer lugar al control de
circulación. A toda actividad donde el usuario llega a las bibliotecas a prescindir de un
servicio, hasta el préstamo del material.
El uso de herramientas de referencia modernas, la propia biblioteca y la guía en el uso de
la biblioteca y los bibliotecarios que asesoran al usuario, son de poca importancia si los
usuarios no tienen el material que necesitan.
Un segundo rol y también importantes son las relaciones humanas, casi siempre el primer
contacto que tienen los usuarios con la biblioteca se da a través del área de circulación,
por lo que es fundamental que reciban un trato amable y una orientación adecuada sobre
las colecciones y los servicios. De ello dependerá la impresión general que obtengan de la
biblioteca.
El personal de circulación debe capacitarse adecuadamente para que proporcione un
servicio efectivo y eficiente. Los miembros del personal deben estar conscientes de lo que
es el servicio ideal de la biblioteca y pensar en la filosofía más allá de las rutinas que
realizan. De esta forma ellos podrán tratar a cada usuario de forma individual.
2.2.3 OBJETIVOS DE CIRCULACIÓN
Los objetivos que persigue circulación son:
Cubrir las necesidades de información del usuario, a través de las diferentes
actividades que se realizan: préstamo en sala, préstamo a domicilio y reserva.
Mantener la actitud que requiere el prestar un servicio. (por métodos orales y
escritos de adiestramiento)
Esforzarse siempre por satisfacer el deseo de información del lector.
Proporcionar materiales al mayor número de personas con el costo más bajo y en
el menor tiempo posible.
Llevar el control de las entrada y salidas del material.
2.3 SISTEMAS DE CONTROL DE CIRCULACIÓN
Durante muchos años, uno de los problemas de mayor preocupación de la historia
bibliotecaria y del desarrollo del área de circulación, ha sido encontrar un sistema
eficiente y económico que permita el uso y control de la colección, para obtener
condiciones de préstamo favorables tanto para el usuario como para la biblioteca.
El avance y surgimiento de las nuevas tecnologías, ha llevado a las bibliotecas en contar
con un mejor control de circulación, con ello se ha desplazado el uso del control manual
que durante mucho tiempo se ha venido realizando en las bibliotecas, incluso todavía
algunas de ellas utilizan la forma manual, donde surgieron varios sistemas el más
conocido y utilizado por muchas fue el Newark.
La circulación de los materiales debe guardar un equilibrio entre el deseo de servir al
usuario y la tarea propia de conservar en buen estado las colecciones, por medio de la
aplicación correcta de las normas y procedimientos que rigen a cada biblioteca y cuyo
objetivo principal es poner al alcance del usuario la información que le sea necesaria.
En teoría un sistema de control de circulación permite al personal determinar la ubicación
de cada libro en la colección y adiestrar con éxito la política de circulación. Cada sistema
tiene características únicas que determinan el valor de cada biblioteca. cuando se estudia
un sistema, se debe considerar la importancia de cada característica de la biblioteca en
operación.21
Simplicidad y fácil de usar deberían ser las cualidades más importantes de cualquier
sistema de control de circulación.
Para Tedd citado por Thompson, un sistema de control debe ser capaz de:22
Determinar rápidamente y con facilidad que títulos hay en la biblioteca y donde
están ubicados.
Salida y devolución del material rápida y cuidadosamente.
Comprobar si un prestatario en potencia se le puede, o no, dar servicio.
Preparar los avisos de vencimiento y de reclamación.
21
EVANS G, Edward. Op cit., p. 194. 22
THOMPSON, James. La biblioteca universitaria: una introducción a su gestión, 1990. p. 217-218.
Preparar los documentos que tiene que reservarse y enviar los avisos necesarios
cuando se devuelve un documento reservado.
Indicar cuándo se devuelve un documento reservado.
Indicar cuándo un prestatario intenta llevarse en préstamo más documentos de los
permitidos.
Informar a los prestatarios sobre los documentos que tienen en préstamo.
Detectar el problema de los prestatarios en el momento del cargo.
Calcular las multas necesarias en el momento de la devolución.
Facilitar la reunión de las estadísticas sobre el sistema.
Ser fiable y económico.
Todas las características que menciona Thompson pueden ser o no, variaran según las
necesidades de cada biblioteca.
Enseguida se mencionan algunos sistemas de control de circulación manuales y
automatizados.
2.3.1 MANUALES
2.3.1.1 SISTEMA DE PRÉSTAMO NEWARK
Este sistema manual es el más usado en las bibliotecas pequeñas y medianas, lo
componen tres elementos básicos:
o Tarjetas de préstamo
o Esquinero
o Papeleta de fecha de devolución
Para Evans23
existen dos variaciones en el sistema: el primero es un autocargo, el cual
requiere la participación del usuario, la segunda variante es el cargo por el personal, sin
las participación del usuario. El método de autocargo es cuando los usuarios retiran la
tarjeta del libro y escriben su nombre y número de identificación así como otra
información requerida; el usuario entrega el libro y la tarjeta del libro al bibliotecario de
circulación, junto con la credencial de la biblioteca u otra identificación; el personal de la
biblioteca verifica la identidad del usuario y sella la fecha de devolución en el libro y en
la tarjeta del libro.
23
EVANS G. Edward. Op cit., p. 195.
En el método cargo por el personal, es cuando el bibliotecario, no el usuario registra la
información en la tarjeta del libro, los usuarios entregan al bibliotecario su credencial de
la biblioteca y el material para que lo registre. Los pasos faltantes son los mismos que en
el método de autocargo.24
El sistema mantiene un archivo de los usuarios con material en préstamo por nombre,
otro con las tarjetas de préstamo del libro en orden topográfico, esto ayuda a controlar y
saber que material esta prestado y quien lo tiene.
Este sistema fue el más usado cuando las bibliotecas empezaron a prestar el servicio de
circulación, incluso en las bibliotecas públicas de la SEP todavía lo utilizan como control
de su servicio de circulación.
2.3.1.2 SISTEMA GAYLORD
Este sistema es similar al sistema Newart, a excepción de que una máquina llena la
información en la tarjeta del libro. Esto ahorra tiempo al personal de la biblioteca y al
usuario.
Para cargar el material el usuario presta la tarjeta de identificación con su número de
identificación que previamente le asigno la biblioteca, el personal de la misma retira la
tarjeta del libro y la inserta en la máquina, de tal manera que la máquina automáticamente
imprime el nombre del usuario, el número de identificación y la fecha de devolución del
libro en la tarjeta del libro. A continuación el bibliotecario coloca una tarjeta con la fecha
de devolución en el libro y por último la tarjeta del libro está lista para archivarse por
fecha, por número de clasificación o por autor.25
En este sistema, una máquina es la encargada de anotar la información en la tarjeta del
libro, estos es, fecha de vencimiento y número de identificación, así como su nombre del
solicitante. Una vez hecho esto, se coloca en la bolsa del libro otra tarjeta pre-fechada
(vencimiento) y el material queda listo para su uso.
24
EVANS G. Edward. Op cit., p. 195-196. 25
Ibíd., p. 197-198.
2.3.2 AUTOMATIZADOS
Actualmente, la mayoría de las bibliotecas universitarias su control de circulación lo
hacen a través de un sistema automatizado.
La descripción que se da a continuación, abarca únicamente las características básicas y
comunes de algunos sistemas automatizados, que existen en el mercado.
La mayoría de estos sistemas automatizados realizan el control a través de códigos de
barra también llamado número de cebra o carácter de reconocimiento óptico de etiqueta
CRO. Estos códigos se anexan a los libros de acuerdo con el número que le corresponde a
cada obra.
El sistema automatizado requiere de poca o ninguna colaboración por parta del usuario. A
cada usuario de la biblioteca se asigna un número único de identificación en código de
barra y a cada título de la biblioteca se le da un código de barra. Para pedir prestado el
material el usuario presenta su identificación con respectivo código de barra, junto con el
material, el bibliotecario escanea o lee con un lector óptico ambos códigos, quedando así
almacenados automáticamente en la computadora.
Evans26
nos menciona algunas actividades que se pueden programar con un sistema de
circulación automatizado:
Identifica al usuario que tiene materiales vencidos o que debe multas,
Muestra la razón por la cual el usuario no está en condición de solicitar libros,
Alerta al personal de credenciales perdidas o robadas cuando alguien las presta,
Indica cuando hay reserva de un libro,
Muestra los ítems prestados a un usuario,
Permite la notificación de reservas,
Calcula el total de las multas de los libros vencidos,
Imprime los avisos de fechas de devolución,
Automáticamente imprime los vencimientos,
Indica si un ítem en particular esta prestado o temporalmente no está disponible,
por ejemplo. Que esta en encuadernación, y
Registra e imprime gran variedad de información estadística concerniente al uso
de la colección y las actividades de circulación.
Si se realizan todas estas actividades, la biblioteca puede mejorar el servicio y tal vez
ahorrar dinero.
26
EVANS G, Edward. Op. cit., p. 201.
2.3.2.1 MICRO CDS/ISIS
UNESCO citado por González, define a MICRO CDS/ISIS como “un sistema
generalizado de almacenamiento y recuperación de información, diseñado
específicamente para el manejo computacional de bases de datos no-numéricas”.27
MICRO CDS/ISIS fue desarrollado para fungir como una herramienta que facilitara el
manejo y recuperación de información documental.
Una de las características más sobresalientes de MICRO CDS/ISIS es su gran facilidad
para localizar y recuperar información. lo anterior se debe a que el sistema almacena
además de la información de los registros sus atributos en diferentes archivos índice,
facilitando así su localización desde diferentes puntos de acceso.28
Los programas de MICRO CDS/ISIS han sido escritos en pascal @, lo que facilita
sutransportabilidad futura a diversas instalaciones.
MICRO CDS/ISIS está compuesto por seis programas:29
Programas de usuario:
ISIS: Administración de la base de datos
ISIPRT: Producción de reportes
ISISINV: Administración del archivo invertido
Programas del sistema:
ISIDEF: Definición de base de datos
ISIUTL: Programas de utilería
ISIXCH: Comunicación con otras instalaciones de MICRO CDS/ISI
Este sistema trabaja a través de menús, en los cuales se puede seleccionar cualquiera de
las opciones que se presenta.
27
GONZÁLEZ MORENO, Fernando y DOMÍNGUEZ GALICIA, Javier. Automatización de bibliotecas:
sistemas disponibles en México, 1990. p. 18. 28
Ibíd.., p. 21. 29
GONZALEZ MORENO, Fernando. Op cit., p. 21-22.
2.3.2.2 SIABUC
En marzo de 1984 se inició la planeación para automatizar las funciones que desarrolla la
Dirección General de Desarrollo Bibliotecario, siendo el resultado de esta labor el
Sistema Integral Automatizado de Bibliotecas de la Universidad de Colima.30
En 1999 se libera la versión 7.0 titulado SIABUC XXI hecho en Visual Basic, utilizando
el motor de datos JET de MS-ACCESS, funciona bajo windows 95, 98 y NT.
Los módulos integrales de la versión Siglo XXI son: Adquisición, Análisis, Consulta,
Préstamo, Estadísticas, Indizado, Conversión, Publicaciones periódicas y Utilerías.
Este sistema se a modernizado a través de sus diferentes versiones, actualmente existe
una versión con protocolos de comunicación www y Z39.
2.3.2.3 LOGICAT
Brosolier citado por González. Nos dice que Logicat es un “sistema que está diseñado
para incrementar la eficiencia de las actividades relacionadas con el registro,
procesamiento y recuperación de la información que se maneja en bibliotecas y centros
de información”.31
Sistemas Lógicos diseño su sistema en seis partes:32
1. LogiCat: Catalogación
2. LogiPres: Préstamo
3. Periódicas: Control de publicaciones periódicas
4. LogiCom: Sistema de adquisiciones
5. LogiDir: Registro de clientes y usuarios
6. LogiTec: Catalogación de reportes técnicos
El sistema funciona como la mayoría de los sistemas, por medio de menús. El menú
principal cuenta con los siguientes comandos:33
CREA: Crea una nueva base
INSTALA: Instala otra base de datos
CAPTURA: Captura datos
30
GONZALEZ MORENO, Fernando. Op cit., p. 59-60. 31
Ibíd., p. 46. 32
GONZÁLEZ MORENO, Fernando. Op cit., p. 46. 33
Ibíd. p. 47.
MODIFICA: Cambios en la base de datos
ORGANIZA: Organiza los índices de recuperación
RECUPERA: Consulta a la base de datos
PANTALLA: Cambia los atributos de la pantalla
SERVICIO: Procesos administrativos
TERMINA: Fin de programa
2.3.2.4 ALEPH
ALEPH (Automated Library Expandable Program) es un software de automatización
integral de bibliotecas. Ha sido introducido al mercado mexicano en años recientes, se
utiliza en equipos DEC, IBM, HP y Sun en plataforma UNÍS. Su arquitectura abierta
permite la distribución de datos y/o funciones en diferentes servidores. A través de esta
capacidad, se soportan bibliotecas hasta con cinco millones de registros y mas de 1.000
usuarios en forma concurrente.34
2.3.2.4.1 CARACTERÍSTICAS GENERALES
Es un sistema global, comprensible y totalmente integrado, basado en tablas de
parámetros definidas por las propias instituciones usuarias para adecuar el sistema
a sus necesidades y aplicaciones específicas.
Es un sistema que trabaja en línea con tiempo real. Cualquier cambio actualiza la
base de datos inmediatamente.
Se ajusta a diferentes tipos de instituciones, tales como: bibliotecas, museos,
archivos, centros de investigación. Etc.
Es un sistema multilingue, con capacidad de manejar diferentes alfabetos y
bidireccional, se puede usar en varios idiomas, definidos y cambiados por el
usuario a voluntad.
Tiene interfases con imágenes, texto, audio y sistemas de autoverificación.
Satisface aplicaciones que requieren pocas terminales y a instituciones grandes
con cientos de éstas. El rango de las bases de datos va desde 100 000 hasta
9 000 000 de registros.
34
SISTEMAS LÓGICOS. Aleph: Características generales. 2004. www.logicat.com.mx/aleframe.htm
Soporta redes de bibliotecas, residiendo en uno o varios servidores.
Integra tanto catálogos de acceso públicos (OPAC), como el commom command
lenguaje (CCL), logrando así un sistema único, integrado, completo y una base de
datos con recuperación de texto completo.
Soporta registros MARC USMARC y UNIMARC9 y no MARC (especiales).
Soporta protocolos de comunicación www y Z39.50.
Basado en una arquitectura cliente / servidor con interfases estándar.
Incluye cliente GUI (Interfase gráfica de usuarios) basado en MS-Windows (MR). Se
basa en manejadores de tablas, lo que permite que cada biblioteca individualmente lo
ajuste a sus necesidades a través de definiciones de campos bibliográficos, de acceso y de
índices, así como las definiciones de despliegue de pantallas, mensajes de ayuda o error,
diversos juegos de carácter, códigos de comandos, etc.35
2.3.2.4.2 ESTRUCTURA ALEPH
El sistema ALEPH esta integrado con seis módulos de aplicación, que cumplen con las
áreas mas representante de toda biblioteca.
Módulo de Catalogación
En módulo de catalogación, los registros se pueden capturar o importar de
medios magnéticos en formato MARC No MARC, los registros se validan
contra los catálogos de autoridad definidos por la biblioteca y actualiza
simultáneamente la base de datos para Opac.
Para el registro de los documentos, los códigos y campos que se usan para
catalogar son definidos por la aplicación misma y son registrados en las
tablas de parámetros.
Para las funciones de catalogador se requiere de una contraseña (password)
y no se permite el acceso a usuarios no autorizados.36
Módulo de Opac
El módulo de Opac es el acceso al catálogo público en línea, se puede
acceder al catálogo en forma gráfica (GUI) bajo Ms Windows o usando un
navegador de Internet como Netscape y soporta totalmente CCL (ISO DIS
8777 Idioma del Orden Común) en el módulo.
35
SISTEMAS LÓGICOS. Op cit. 36
Idem.
Los tipos de búsqueda son por búsqueda por lista, esta se construye
alrededor del concepto del modo “browse”, así el usuario busca en la base
de datos a través de listas de forma alfabética.
Búsqueda en modo de recuperación es un proceso por el cual ALEPH
busca las listas de documentos que tienen características comunes y que
coinciden con las condiciones específicas por el usuario.
Los resultados de las búsquedas pueden ser desplegados o impresos o
salvados en el disco.
Módulo de Publicaciones Periódicas
Para publicaciones periódicas funciona además de catalogación, Opac y
adquisiciones, un módulo de recepción (Check in) con predicción de
fascículos por recibir, elaborar reclamos de ejemplares y/o suscripciones
enteras faltantes.
Módulo de Adquisiciones
Para libros y publicaciones periódicas, maneja ordenes de compra,
contabilidad, recepciones parciales, reclamos y cancelaciones para libros y
publicaciones periódicas.
El procedimiento de adquisiciones maneja un proceso completo
incluyendo el material recibido y la facturación, así como demandas,
presupuestos y proveedores.
Módulo de Catálogo de Autoridad
ALEPH maneja los catálogos de autoridad que permiten establecer control
sobre las entradas, principalmente de autor y materia, asignadas a los
registros del catálogo, del tal manera que siempre es posible acceder a un
material buscando por múltiples formas. Un aventaja adicional es que
cualquier cambio que se produce en el catálogo de autoridad se ve
reflejado inmediatamente en el catálogo público.
Módulo de Circulación
Este módulo realiza con eficiencia los procesos para el control de
préstamos, maneja los requerimientos para el préstamo interbibliotecario
conforme a las especificaciones de las formas IFLA.
El módulo de circulación soporta diferentes periodos de circulación,
basándose en los estatus de las copias, así como de los lectores, también en formulas para la asignación de fechas y periodos de préstamo. Los
parámetros se fijan para satisfacer una aplicación específica cuando se
instala el sistema, pero se puede cambiar en cualquier momento.
A través de las funciones del Opac se puede visualizar la información
relacionada con la circulación de cada material, si esta prestado, la fecha
de devolución.
Transacciones de préstamo
Cuando se ejecuta una transacción de préstamo, se verifica el estatus del
material como el de el usuario, para determinar que la operación de
préstamo sea válida.
Si la fecha no es valida (por ejemplo, cuando el material no se presta a ese
tipo de usuario, si su registro en la biblioteca expiró o si tiene retraso o
multas, etc.) se bloquea la transacción y se despliega las razones.
Las transacciones de préstamo concluidas se pueden transferir a un archivo
histórico. Todas las estadísticas y los reportes de circulación corren en el
activo como en el histórico.37
ALEPH es un software de automatización de bibliotecas, comprensible y totalmente
integrado, desde la adquisición de materiales hasta la consulta en Web, basado en tablas
de parámetros definidos por las propias instituciones usuarias para adecuar el sistema a
sus necesidades y aplicaciones específicas.
El módulo de circulación, permite registrar y monitorear distintas actividades de
circulación (préstamos, devoluciones y resellos) de acuerdo a las políticas de cada
biblioteca. El sistema calcula diferentes periodos de circulación, basados en formulas que
combinan el estatus del ejemplar, el estatus del usuario y las fechas de vencimiento. Todo
esto para optimizar y agilizar la operación de los diferentes procedimientos que se llevan
a cabo en el préstamo de libros a domicilio.
Sin embargo, el éxito o fracaso de la circulación automatizada en una biblioteca depende
de que tan claros estén los procesos, las actividades y las responsabilidades de quienes
han de participar en dicha labor.
Por ello, en la biblioteca se ha propuesto que para optimizar los tiempos y esfuerzos
invertidos en el módulo de circulación del Sistema Integral ALEPH, se desarrolle un
manual de procedimientos, para tener pleno conocimiento de las actividades y funciones
a desarrollar.
37
SISTEMAS LÓGICOS. Op cit.
3. PROPUESTA PARA OPTIMIZAR EL MÓDULO DE
CIRCULACIÓN AUTOMATIZADA EN EL SISTEMA INTEGRAL
ALEPH
La Dirección General de Biblioteca diseñó su propio sistema automatizado del servicio
de circulación, que llamaron CIRCULA UNAM, el propósito de este sistema fue agilizar
las operaciones de los procedimientos que se llevan a cabo en el control de préstamo del
material a domicilio.
A partir del mes de febrero de 1990 se inicia el servicio de préstamo de libros por medios
automatizados, con el propósito de mejorar, optimizar y agilizar los servicios y recursos
con que cuenta la Biblioteca Jesús Reyes Heroles de la ENEP Aragón.
Sin embargo, aproximadamente en 1996, la Dirección General de Bibliotecas después de
evaluar varios sistemas de automatización para bibliotecas y debido a ala necesidad de
contar con un sistema que permitiera la disposición y transferencia de información en el
ámbito mundial, se hace necesario integrar toda la gran cantidad de información
almacenada en estas bases de datos (LIBRUNAM; SERIUNAM y TESIUNEM), además
de otras bases de datos, en una sola ventana de acceso. Esto se logra al emigrar a un
Sistema Administrador de Bibliotecas denominado Sistema Integral ALEPH, (Automated
Library Expandable Program) el cual permite relacionar los catálogos con módulos de
Circulación.
De esta manera la Biblioteca Jesús Reyes Heroles de la ENEP Aragón, inicia su segunda
fase de automatización en el 2000, realizando su control de circulación a través del
Sistema Integral ALEPH versión 300.
El Sistema Integral ALEPH se utiliza en varias bibliotecas de la UNAM en su versión
300, este sistema contempla varios módulos; catalogación, adquisición, publicaciones
periódicas, circulación, catálogo de acceso al público en línea (OPAC), préstamo
interbibliotecario, otras bases (LIBRUNAM, SERIEUNAM, TESIUNAM, etc.).
3.1 DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO
El módulo de circulación maneja tres niveles: (A), operatividad; medio (B), supervisión y
operatividad y avanzado (C), orientando a personal de informática y coordinadores de
bibliotecas (infraestructura del sistema) para fine de este trabajo se contemplará el nivel
A, relativo al control de préstamos, como parte de las actividades del personal
bibliotecario administrativo. Este módulo registra y verifica las actividades de:
Búsqueda de lectores (usuarios)
Préstamo
Devolución
Renovación (resello o refrendo)
Multas
Para llevarlas a cabo, se consideran el tamaño de la comunidad a la que sirve, el tipo de
usuarios, los diferentes períodos de préstamo y políticas internas de la biblioteca.
El módulo de circulación trabaja de manera similar al Sistema ALEPH, es decir, existe
interconectividad, lo que gráficamente se representa en la siguiente ilustración; cabe
aclarar que dentro de cada área se integró el comando que realiza dicha función:
Es importante recordar que para utilizar el sistema ALEPH y el módulo de circulación,
cada operador del sistema debe estar dado de alta en la lista del personal autorizado (en
donde se les asigna una contraseña personal e intransferible que esta diseñada de acuerdo
con el nivel de actividades a realizar por cada uno de ellos).
Registro de
Lectores
T
Cancelación de
multas
BR
Lista de préstamos:
LE/ # lector LE/ # cuenta
Lista de lectores:
L/ apellidos L/ # lector
L/ # cuenta
Renovación
REN
Devolución
DV
Préstamo
PT Menú
Principal CIRCULACIÓN
3.1.1 ACCESO AL SISTEMA
Una característica importante del sistema, es que para accesar al mismo el departamento
de informática mediante la solicitud del Departamento Circulación Bibliográfica, solicita
un password para cada uno de los trabajadores, de acuerdo al nivel de operatividad de
cada uno de ellos.
Al encender el equipo, aparece una ventana que se llenará de la siguiente manera:
PANTALLA 1
En el cuadro de texto Host Name se anota el número de telnet para conectarse; en el
segundo, User Name, se teclea el nombre del usuario, que en este caso es circula. En los
siguientes cuadros de texto, corresponden a Port Number y Authentication Method,
aparecen de forma automática el número 22 y el Password, respectivamente, enseguida se
oprime el botón Connect, con lo que inicia la conexión.
Se abre una ventana de diálogo, para anotar el número o nombre del password asignado y
oprimir el botón OK.
PANTALLA 2
El password es autorizado o habilitado por el personal de informática, en colaboración
con el coordinador de la biblioteca de la dependencia.
A continuación aparece la pantalla del catálogo en línea OPAC (Online Public Access
Cataloging) en donde se tecleará el comando pw y se oprime enter, como se muestra en
la pantalla.
PANTALLA 3
A través de este password o contraseña de entrada, se controla y se identifica cada
operación que realiza el personal y así detectar quien realiza tales operaciones. El cambio
de password se realiza cada vez que una persona toma el control del sistema. Se teclea
pw y se oprime enter.
Enseguida se despliega la pantalla con la información general de los módulos de ALEPH.
PANTALLA 4
En la línea Teclee usuario. Contraseña, se teclea la contraseña, en este caso
fransc.poseer, sin embargo, no aparece lo que está presionando; recordando que la
contraseña es confidencial, personal e intransferible (el mal uso que se haga de ella será
responsabilidad de quien este registrado para trabajar con ella). La contraseña debe
teclearse respetando mayúsculas, minúsculas, puntos o números, en caso de tenerlos.
Ingresada la contraseña, la pantalla sólo modifica la leyenda Teclee orden >>, teclear el
comando ci (corresponde al módulo de CIRCULACIÓN), y se oprime enter.
PANTALLA 5
Enseguida aparece la pantalla del menú principal del módulo de circulación.
PANTALLA 6
3.1.2 DESCRIPCIÓN DE LOS CAMPOS
En la pantalla 6 observamos el menú principal del módulo de circulación con cinco
campos de los cuales solo tres están habilitados para el nivel A:
El primer campo se refiere a Transacciones de circulación, con los comandos PT
para préstamos y DV para devoluciones.
El segundo se encuentra en blanco y solo mediante los comandos entregados al
responsable de la biblioteca se pueden accionar y están destinados al Registro de
Usuarios.
El tercero contiene información relacionada con Lista de lectores donde aparecen
los comandos L/nombre, L/ID= no. y L/BC= barcode no.
El cuarto está destinado a Libros en préstamo; permite conocer los materiales
prestados y quién los tiene, con los comandos LE/ID no. y LE BC= barcode no.
El quinto incluye Utilidades y ayuda, que también está en blanco y es similar al
campo número 2.
En la parte inferior aparece la leyenda Teclee orden >> , donde se debe teclear el
comando de acuerdo con la función por realizar.
También en la parte alta de la pantalla al lado derecho aparece el campo de Devoluciones,
en donde se registran los 10 últimos movimientos en cuanto a la devolución,
considerando para ello el tipo de material, lector, fecha y hora.
3.1.3 REGISTRO DE USUARIOS
Para darse de alta como usuario de la Biblioteca, el estudiante tiene que cubrir los
requisitos para tramitar su credencial de la biblioteca. Estando en el menú principal de
circulación para dar de alta a un nuevo usuario se teclea el comando t seguido de un enter
se abrirá un pequeño recuadro.
PANTALLA 7
Se abre una nueva pantalla que se llena con los datos del usuario:
PANTALLA 8
Para el llenado de la pantalla 8 (registro del lector), se presenta la siguiente tabla que
incluye información importante de algunos campos:
CAMPO INSTRUCCIONES
Biblioteca: Se deben anotar las siglas a la Dependencia que corresponde la
biblioteca, en este caso es Aragón las siglas deben ser: Ara
Facultad/Dep: Teclear las siglas de la facultad o dependencia
Dirección: No anotar nada; iniciar en el siguiente renglón
Teléfono: Pulsar los dígitos separados por guiones, para evitar confundir con
otros números: 57-69-20-05
Estatus: Se determina por el coordinador de la biblioteca según las políticas
internas (aparece automáticamente). Por ejemplo, el estatus 1,2,3 y 4,
que son Licenciatura, Pasantes, Posgrado y Administrativos, tienen
derecho a 3 préstamos por 8 días con derecho a 2 refrendos (resellos).
Y el estatus 5 que son los académicos y los de doble carrera tienen
derecho a 5 préstamos por 8 días con derecho a dos refrendos.
Vigencia: Deben teclearse año, mes y día, sin guiones ni diagonales: 040813.
La vigencia de la credencial también se determina de acuerdo a las
políticas internas
Tipo: Se sugiere presionar las dos primeras letras del tipo de lector, por
ejemplo: AL alumno, IN investigador... o dejarlo en blanco. Este
campo es opcional según las políticas de la biblioteca
Impr. Etiqueta
(P/N/B)
El sistema permite generar etiquetas de código de barras para las
credenciales de los lectores, por lo que en este campo se debe
especificar el tipo de impresión: si es directamente en línea (P), en
bloque (B) o no imprimir (N)
Retrasos: Este campo se utiliza para inhabilitar una credencial de lector; en los
dígitos marcados 00 00 se cambia el primer grupo de ceros por 99 00,
con lo cual el sistema automáticamente suspende el préstamo de
materiales y envía al lector a aclarar su situación
Nota: Este espacio se utiliza principalmente para notar algún dato, sanción
o comentario adicional para que el bibliotecario ponga atención a ese
lector. Por ejemplo: mutiló un libro, alteró el orden, etc.
Al terminar de captura todos los datos del usuario nuevo se teclea enter o la indicación
que nos da la pantalla tecleamos la letra c de continuar y enter, nos pasa a la siguiente
pantalla.
PANTALLA 9
La pantalla 9 nos muestra los atributos y restricciones que de acuerdo al tipo de usuario le
corresponde, recordando que esto se define previamente en la Tabla ALEPH. No es
necesario cambiar ni agregar datos en esta pantalla ya que modificaría información en la
base de datos, por lo que solo hay que bajar el cursos hasta donde dice Teclee orden y
darle en comando cf y enter, para concluir con la captura del registro.
Para finalizar, se debe recordar que el coordinador de la biblioteca designará al personal
que realizará el registro de los lectores, ya que él avisará al administrador del sistema
para que se anote en la lista de operador autorizado.
3.1.4 PRÉSTAMO
El propósito de esta operación es: registrar y controlar los prestamos.
El préstamo que es la primera función del módulo de circulación. Se activa tecleando
desde el menú principal, el comando pt y luego enter, así se visualiza en la pantalla 10.
PANTALLA 10
Aparece la pantalla que nos indica que ya estamos en el área de préstamo. En la línea
Teclee orden >> se deberá teclear el número de lector o bien, mediante el lector de
código de barras.
PANTALLA 11
El sistema lo reconocerá y en la parte superior de la pantalla, aparecerán los datos
generales del lector, mientras que en la parte inferior se presentará la leyenda: Teclee el
número de ejemplar.
PANTALLA 12
El número de ejemplar se lee con el lector de código de barras a la etiqueta
correspondiente. Inmediatamente el sistema otorga el préstamo solicitado, apareciendo en
la pantalla 13 la identificación del material y la fecha en que deberá ser devuelto.
PANTALLA 13
La pantalla 13 nos muestra todo el proceso de un libro prestado a domicilio a
determinado usuario, donde visualizamos los datos del usuario, su domicilio, status,
vigencia del registro, los datos del material prestado, la clasificación, seguido del autor y
título, por último la fecha de devolución.
En la misma pantalla nos indica como repetir la operación, en caso de requerir otro
préstamo el mismo usuario, con solo teclear rep o el comando F6. se podrán otorgar
tantos como este permitido. Al finalizar, en caso de no tener otro usuario que requiera
préstamo solo tecleando sal regresamos a la pantalla inicial. Si existiera otro usuario
solicitando préstamo solo se teclea su número de credencial o leyendo el código de su
credencial con el lector óptico aparecerá el nuevo usuario, continuando con los pasos
antes descritos.
PANTALLA 14
En caso que el material o el lector tengan alguna restricción o sanción aparecerá una
leyenda notificando que fue denegado y no procede el préstamo. Así como lo muestra en
la pantalla 14. En la parte intermedia de la pantalla se visualiza la leyenda por la cual no
es otorgado el préstamo, ya sea multas, sanciones, credencial caducada, etc. En este caso
vemos que el usuario tiene libros y debe multa, por ello no procede el préstamo. Para salir
de esta pantalla se debe teclear el comando can el cual anula la operación. Pasando a la
Jefatura para regularizar su situación. (para mayor información Vid infra anexo figura 9).
3.1.5 DEVOLUCIÓN
El objetivo de esta función es: registrar la devolución de los materiales, verificar si estos
fueron devueltos a tiempo, verificar si los materiales devueltos corresponden a los
prestados y bloquear cualquier movimiento en caso de haber algún retraso.
Desde la pantalla del menú principal se teclea el comando dv y se oprime enter.
PANTALLA 15
El sistema desplegará la siguiente pantalla, la cual indica que ya está dentro del área de
devoluciones.
PANTALLA 16
En ella, se anotará o se leerá con el lector de código de barras, el número de ejemplar o
adquisición del libro a devolver y enter.
PANTALLA 17
Devuelto el material, sino existió ninguna complicación, aparece la clasificación, el autor
y título del material, así como la indicación de ejemplar devuelto por lo que es eliminado
del status del lector pasando a su ficha histórica.
En caso de que el material presente algún problema el sistema enviará diversos mensajes
como: el ejemplar no está prestado, libro devuelto, debe multa, o no pertence a la
biblioteca.
Si el lector se retraso en la entrega del material, el sistema bloqueará cualquier
movimiento hasta que no sea cancelada o pagada la multa.
Existen otros casos en que el libro es devuelto sin cubrir la multa y después de mucho
tiempo el usuario quiere hacer uso del servicio, cuando se realiza la solicitud, el sistema
no permite realizarlo, hasta que no regularice su situación su situación.
El comando ulti nos muestra a los últimos lectores que devolvieron el material por
número de lector y número de adquisición. También estando en esta pantalla, podemos
remitirnos al registro del lector tecleando el comando le aunque no aparezca en la
pantalla, esto, siempre y cuando tenga multa o sanción.
PANTALLA 18
En la pantalla 18 se puede observar, el mensaje que envía el sistema cuando un usuario
entrega un libro fuera de tiempo, el sistema manda un mensaje, hasta la parte inferior de
la pantalla, que dice Libro devuelto, DEBE MULTA, de esta manera el bibliotecario y
el usuario se percatan de que debe multa.
3.1.6 RENOVACIÓN
El propósito de esta operación es:
Otorgar a los usuarios un período similar al tiempo de préstamo.
Evitar sanciones o multas al usuario por el retraso.
Cancelar las multas generadas por el retraso.
Identificar por medio del comando XP quien otorgó el préstamo.
Es importante recordar que la renovación (resello o refrendo) se utiliza cuando un usuario
tiene fecha de devolución x, sin embargo no ha terminado de utilizar el material, por lo
que debe solicitar al personal de la biblioteca que se lo presten nuevamente.
Estando en la pantalla del menú principal de circulación, se teclea el comando le, seguido
por el número de lector mediante el lector óptico, el sistema desplegara la siguiente
pantalla, la cual corresponde al status del usuario.
PANTALLA 19
Para realizar la renovación del material el usuario muestra el material que tiene en
préstamo, se verifican los datos con los que aparecen en la pantalla 19, se procede a
realizar la renovación, este se realiza tecleando el comando ren y el número de línea del
material solicitado.
PANTALLA 20
En la pantalla 20, se puede visualizar que se le ha otorgado al usuario un periodo similar
al préstamo, posteriormente aparece la nueva fecha de vencimiento.
El comando brd nos indica si el usuario se encuentra en regla con la biblioteca,
permitiendo con esto seguir utilizando los servicios de préstamo. El comando xp y el
número de línea nos muestra una nueva pantalla a la derecha de la actual en donde
muestra el número de matriz, clasificación, autor y título del material, así como también,
cuando, a que hora y que persona de acuerdo a las claves asignadas, prestó el o los
materiales que aparecen en el registro del usuario.
PANTALLA 21
3.1.7 CANCELACIÓN DE MULTAS
El propósito de esta operación es:
Cancelar las multas generadas por el retraso.
Identificar por medio del comando xp quién otorgó el préstamo.
Es importante destacar que se pueden presentar lectores con multa, en dos situaciones:
1. Que un usuario devuelva un libro y no pague la multa, lo cual indica que la multa
sigue registrada en el sistema. (y que el lector no podrá hacer uso del servicio
hasta que no cancele su deuda)
2. Que el sistema contenga el registro de un lector con multa, lo cual indica que no
se ha devuelto el libro y que su multa sigue acumulándose.
Para realizar esta cancelación, primero se visualiza los préstamos que tiene el lector
moroso, por lo que desde la pantalla del menú principal se teclea el comando le y el
número de lector.
PANTALLA 22
PANTALLA 23
En la pantalla 23 se aprecia el monto de la multa que se hizo acreedor el usuario, para la
cancelación de la misma se activa tecleando el comando br y el número de línea en la
que se encuentre el libro que se entrego con retraso esta multa desaparece, quedando en
memoria para el reporte de lectores con adeudo, permitiendo al usuario activar su registro
para préstamo.
3.1.8 STATUS DEL USUARIO
El propósito de este servicio es saber si el usuario tiene libros prestados, si tiene alguna
multa, o libros con fecha de vencimiento y su vigencia de la credencial.
La búsqueda para esta operación puede ser por tres opciones (por nombre, número de
lector y por número de cuenta).
Para la primera opción, Desde la pantalla del menú principal, en la línea Teclee orden >>
se debe anotar la letra l espacio y los apellidos del lector (ROSAS LAZCANO), y oprimir
la tecla enter.
PANTALLA 24
Se genera un listado, ordenado alfabéticamente por apellidos. En donde aparecen 5
columnas que incluyen el número de línea (No), número de lector, clave de la biblioteca,
nombre completo del usuario y su número de cuenta.
PANTALLA 25
Para visualizar los préstamos del lector, en la línea Teclee orden >> se debe anotar le y
el número de línea correspondiente al lector solicitado (1).
Como respuesta el sistema muestra la siguiente pantalla.
PANTALLA 26
De esta manera podemos ver si el usuario esta vigente, si tiene material en préstamo o si
tiene alguna multa, y además para el mismo usuario que no recuerda su status.
3.1.9 STATUS DEL LIBRO
Esta operación es un servicio muy importante para los usuarios, porque a través de este
proceso, pueden saber si un libro esta prestado, quien lo tiene y cuando se vence el
período del préstamo, además nos ayuda a conocer cuantos ejemplares existen en la
biblioteca de un determinado título.
Para esta operación tenemos que accesar a el módulo del catálogo (OPAC), estando en el
menú principal del módulo de circulación tecleamos Opac y enter.
PANTALLA 27
En la siguiente pantalla podemos observar el menú principal de el Opac de la Biblioteca
de la ENEP Aragón que no es otra cosa que el catálogo en línea o catálogo electrónico, en
la pantalla se ven las diferentes opciones de búsqueda para que el usuario tenga una idea
de cómo buscar el material que necesita.
El usuario se presenta a el área indicada, donde se le busca su título, par saber si esta en
calidad de préstamo, este proceso se realiza en el mostrador de servicios o en el
departamento de circulación bibliográfica (Oficina Técnica). Para saber, si el material
que busca se encuentra prestado, en este caso él proporciona la clasificación, título o
autor y enseguida se teclea el dato que presenta del material (en este caso la
clasificación) como se visualiza en la pantalla 28 y tecleamos enter.
PANTALLA 28
En la siguiente pantalla nos aparece una lista de clasificaciones ordenadas de acuerdo a su
orden topográfico, se teclea el número de línea donde se encuentra la clasificación que se
busca, en este caso es la número 3 y enseguida se da un enter.
PANTALLA 29
Enseguida nos aparece el registro bibliográfico del material solicitado.
PANTALLA 30
Aunque en la pantalla no aparece el comando ej se procede a teclear ej y enter.
El comando ej significa ejemplares, entonces cuando se teclea ej se despliega el número
de ejemplares que existen de ese título.
PANTALLA 31
La pantalla 31 muestra los datos del material que se busca, en este caso clasificación,
autor y título y en la segunda línea al final se visualiza la fecha de devolución del
material, lo que indica que efectivamente el material está prestado. O bien, para saber
quien lo tiene prestado se teclea el comando xp mas el número de línea (3) y aparece la
siguiente pantalla.
PANTALLA 32
La pantalla 32 presenta un recuadro dividido en tres partes, en la primera aparece el
número del código de barra que le corresponde a ese material, el número de ejemplar y la
fecha de devolución; en la segunda aparece el nombre del lector, su domicilio y teléfono
y en la y tercera la fecha de grabación en que fue dado de alta el material al catálogo. De
esta manera los usuarios pueden visualizar quien tiene libro en préstamo y la fecha de
cuando lo tiene que entregar, por lo que el usuario se va satisfecho de saber si está en
préstamo y cuantos ejemplares se tiene sobre determinado título.
Por último para salir del sistema estando en cualquier actividad (préstamo, devolución,
resello, etc.) al teclear las veces que sea necesario el comando sal no remite a la pantalla
principal, en donde con tan solo teclear la palabra “adios” se cierra la sesión.
PANTALLA 33
3.2 DIAGNÓSTICO
En la actualidad el acervo de la biblioteca Jesús Reyes Heroles asciende
aproximadamente a 300 000 volúmenes, compuestos de 90 000 títulos diferentes y
funcionan con el sistema de estantería abierta; la colección se incrementa en un 10 %
anual con la tendencia de aumentar sus adquisiciones en un futuro quizás muy cercano.
Cualquier persona puede tener acceso al préstamo interno, ya que pueden obtenerlo tanto
miembros de la ENEP Aragón (estudiantes, maestros, investigadores, trabajadores), como
los que no pertenecen a ella. El número de usuarios registrados para poder utilizar el
préstamo a domicilio es aproximadamente de 45 000.
Se tiene un asistencia promedio de 6 000 a 7000 usuarios por día, a quienes se les debe
dar atención de una manera u otra.
El préstamo de libros se ha incrementado hasta 2 500 libros por día, para ser usados fuera
de la biblioteca y que en forma paralela se requiere realizar las siguientes operaciones:
recepción de material, multas cuando devuelven los libros que sobrepasan la fecha de
entrega, recordatorios a usuarios morosos, expedición de credenciales nuevas, resellos y
duplicados de otras, y recepción de tesis de alumnos por recibirse y por último colocación
en los estantes de los libros devueltos.
3.2.1 POLÍTICAS
De acuerdo a las Normas Internas de la Biblioteca Jesús Reyes Heroles el usuario tiene
derechos y obligaciones hacer uso de los materiales bibliográficos, cartográficos,
hemerográficos y videográficos, así como de los servicios e instalaciones de la
biblioteca:38
CAPÍTULO VI
REGISTRO DE USUARIOS
Artículo 1º
“Tiene derecho al acceso a la biblioteca todos los estudiantes, personal académico y
administrativo de la escuela (ENEP Aragón), así como usuarios externos que requieren
de los servicios y materiales existentes en la biblioteca”.
38
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. Normas internas de la biblioteca Jesús
Reyes Heroles. México: ENEP Aragón: UNAM, 2003.
Artículo 2º
“Tiene derecho a la credencial de préstamo a domicilio todos los alumnos inscritos y
pasantes de la licenciatura y posgrado de la escuela, así como todo personal académico y
administrativo de la misma, siempre que cumpla con los requisitos establecidos”.
a) Alumnos de licenciatura y posgrado de primer ingreso.
- Registro de asignaturas del semestre vigente.
- Comprobante de domicilio.
- Una fotografía tamaño infantil.
- Pago de $ 10.00
b) Alumnos inscritos de licenciatura y posgrado.
- Registro de asignatura/ comprobante de inscripción del posgrado.
- Comprobante de domicilio.
- Una fotografía tamaño infantil.
- Pago de $ 10.00
c) Alumnos pasantes (tesistas).
- Constancia de 100 % de créditos.
- Comprobante de domicilio.
- Una fotografía tamaño infantil.
- Pago de $ 10.00
- Pago semestral de $ 75.00
d) Personal académico y administrativo.
- Último talón de pago.
- Comprobante de domicilio.
- Una fotografía tamaño infantil.
- Pago de $ 10.00
Artículo 4º
Resello de credencial
“El resello de la credencial es semestral y se deberá cubrir los siguientes requisitos y
documentos”:
I. Alumnos de nivel licenciatura, registro de asignaturas del semestre vigente.
II. Pasantes de licenciatura, posgrado, académicos y administrativos deberán
presentar una identificación oficial vigente y con fotografía.
Artículo 5º
Vigencia
“Todas las credenciales tienen como vigencia hasta un día hábil antes del inicio de cada
semestre”.
CAPÍTULO VII
PRÉSTAMO Y CONSULTA DE MATERIALES
Artículo 8º
Préstamo en salas de lectura general
“La biblioteca cuenta con el sistema de estantería abierta, por tal motivos los usuarios
podrán hacer uso del servicio, utilizando un máximo de tres libros a la vez”.
Artículo 9º
Préstamo a domicilio
“El préstamo a domicilio se proporcionará únicamente a los usuarios que presenten su
credencial de préstamo a domicilio vigente de la biblioteca, y se aplicará exclusivamente
a los libros del acervo general. Se pueden solicitar tres libros que no sean la misma obra y
el préstamo será por cinco días hábiles”.
Artículo 10º
Devolución de libros
“Los libros deberán ser devueltos en la fecha indicada en la papeleta o después del tercer
día hábil de su préstamo, regresando el material en buen estado”.
Artículo 11º
Resello de libros
“El préstamo a domicilio será prorrogable hasta por dos ocasiones más por el mismo
lapso. Para ello, el usuario deberá presentar el libro en la fecha de devolución”.
Artículo 12º
Sección de consulta
“Los materiales de esta sección sólo se prestan para su consulta en sala. Para obtener el
servicio se necesita presentar una identificación oficial vigente con fotografía. Para el
fotocopiado del material de esta sala se requiere llenar una solicitud, permitiéndose tres
abras para tal fin”.
Artículo 13º
Sección de hemeroteca
“La consulta en esta sección es solo interna. Para tener derecho a este servicio se necesita
presentar una identificación oficial vigente con fotografía. Para fotocopiado del material
de esta sala se requiere llenar una solicitud, permitiéndose tres obras para tal fin”.
Artículo 14º
Sección de tesis
“Los usuarios que requieran consultar los materiales de la sección de tesis tendrán que
presentar una identificación oficial vigente con fotografía, utilizando únicamente el
material dentro de la biblioteca, solo se prestan dos obras a la vez. Para el fotocopiado del
material de esta sala se requiere llenar una solicitud, permitiéndose tres obras para tal
fin”.
Artículo 15º
Sección de mapoteca
“Para hacer uso de este servicio se requiere presentar la credencial de UNAM-ENEP
Aragón o en su defecto, una identificación oficial vigente con fotografía. El material solo
se presta para su consulta en la sala. Los mapas se pueden prestar para clases, siempre y
cuando dejen en depósito la credencial vigente de la UNAM-ENEP Aragón”.
Artículo 16º
Sala de videocasetes
“Para tener acceso a este servicio se tiene que solicitar la proyección de la película con un
día de anticipación, especificando el tiempo que será utilizado y número de videos que se
proyectarán, para un máximo de 30 usuarios. El requisito es una identificación vigente
con fotografía. El material videográfico NO se presta a domicilio”.
Artículo 17º
Préstamo interbibliotecario
a) Préstamo interbibliotecario para usuario de la Escuela.
Mediante el convenio de préstamo interbibliotecario con otra institución, los usuarios
registrados en la biblioteca tienen derecho a solicitar este servicio en la administración
“Para poder hacer uso de este servicio los usuarios no deberán adeudar libros y podrán
sacar los libros que autorice la respectiva biblioteca. Asimismo, los usuarios serán
responsables de recoger y devolver las obras en los tiempos establecidos por la
institución prestataria. Una vez concluido el trámite, es obligatorio la presentación de la
forma de préstamo debidamente cancelada por la respectiva biblioteca en la oficina donde
se realizó el trámite”.
b) Préstamo interbibliotecario para otras instituciones.
“A las instituciones con las que se tiene convenio sólo se permitirá un máximo de tres
obras por usuario, por un plazo de cinco días hábiles. Los usuarios que requieran este
servicio deberán localizar previamente el material bibliográfico en el acervo general y
presentarlo junto con su forma, para préstamo interbibliotecario debidamente llenada, en
la administración”.
CAPÍTULO IX
MULTAS Y SUSPENSIONES
Artículo 20º
“Los usuarios se harán acreedores a una multa de $ 2.00 por cada día de atraso de los
libros en préstamo. Asimismo se aplicará la suspensión del servicio de préstamo a
domicilio de una semana, después del tercer atraso consecutivo”.
Artículo 21º
“Se suspenderá el servicio de préstamo a domicilio a los usuarios que acumulen 10
devoluciones extemporáneas en el período de un semestre, quedando inhabilitada a partir
de la última devolución hasta el inicio del siguiente semestre”.
Artículo 22º
“Los usuarios que no regresen el material solicitado de los servicios de consulta y
hemeroteca, en el turno respectivo, se harán acreedores a una multa de $ 5.00 por
material prestado”.
3.2.2 PROBLEMÁTICA EN EL MÓDULO DE CIRCULACIÓN ALEPH
Se realizó un estudio del módulo de circulación así como de las políticas de decisión que
se tienen actualmente en la Biblioteca Jesús Reyes Heroles, y entre los problemas que se
que se detectaron al manipular el módulo por parte del bibliotecario son:
1. Falta de información del bibliotecario con respecto a la manipulación del módulo
de circulación ALEPH, ocasionando pérdida de tiempo al atender al usuario, para
el préstamo devolución y resello del material bibliográfico.
2. No se tiene el control rápido de un libro físicamente, es decir, que no se tiene
conocimiento en un momento dado por el bibliotecario para saber si un libro está
disponible, prestado o en encuadernación.
3. Existe la posibilidad de que un lector mal intencionado se posesiones de un libro
indefinidamente, debido al desconocimiento por parte del bibliotecario en el uso
del módulo de circulación.
4. Resulta muy complicado hacer recopilaciones de información, como son
recordatorios y multas, debido al desconocimiento del mismo y por las cargas de
trabajo que se presentan a diario.
5. Por el desconocimiento que se tiene del módulo de circulación, es difícil realizar
periódicamente un inventario del acervo, por lo cual no se tiene seguridad del
material con que se cuenta.
6. Se realizan actividades duplicadas y/o innecesarias.
7. No se cuenta con un manual de procedimiento que guíe al bibliotecario, para el
manejo del módulo de circulación.
En resumen, los aspectos mencionados así como la falta de un diagrama de flujo que
oriente y guíe al bibliotecario a realizar sus actividades ante el módulo de circulación,
impiden dar un buen servicio ante la biblioteca.
3.3 PROPUESTA
Los objetivos generales del Sistema Integral ALEPH son brindar un servicio eficiente a
los usuarios, obtener registros precisos de todos los movimientos que se realicen y contar
con toda la información estadística de los mismos.
A continuación, se presenta un diseño general sobre cada uno de los subsistemas
(préstamo, devolución y registro) que conforman el módulo de circulación así como un
manual de procedimientos que oriente y guíe al bibliotecario para que identifique cual es
su objetivo del subsistema, procedimiento y descripción.
3.3.1 DISEÑO GENERAL
1. Préstamo. Ofrecer la información del usuario que desea un servicio, con el fin de
decidir si se le puede prestar un libro o no.
Ofrecer la información referente al material que solicita el usuario con el fin
de informarle si está disponible o no. en este último caso, informarle por que
no se encuentra y cuando estará disponible.
En el caso de que un libro no esté disponible, dar la opción al usuario de poder
reservarlo. Una vez que se tenga el libro, avisar al mismo que está a su
disposición. Poder poner en manos del usuario el libro lo más raídamente
posible.
Registrar el préstamo del libro en función al status del usuario y del tipo de
material que se presta sin perdida de tiempo.
2. Devolución. Registrar la devolución del libro e identificar si se realizó en
condiciones normales, o sea, dentro del plazo acordado.
En caso de haber algún inconveniente, realizar el calculo de la multa.
Registrar el pago de la multa y permitir al usuario obtener el servicio
nuevamente.
Mandar periódicamente recordatorios a todos los usuarios con libros no
devueltos dentro del plazo.
Ofrecer información del usuario de cuántos recordatorios le han sido
enviados.
3. Registro. Ofrecer información del usuario que se quiere dar de alta. Si es nuevo,
darlo de alta con todos sus datos.
Emitir su identificación automáticamente.
Si no es usuario moroso, emitir cartas de no adeudo y duplicados de
credencial así como resello de la misma.
Registro automático de usuarios morosos para no prestarles servicios y
proteger de esta manera el servicio para el resto de la comunidad.
Permitir incrementos fuertes de usuarios, sin poner inconvenientes en el
sistema.
Dar de baja a usuarios que lo ameriten.
3.3.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Una de las principales tareas de la administración es brindar una adecuada organización
para de esta forma simplificar las tareas y presentar en forma sistematizada todo el
proceso que se llevará para que de esta forma se puedan realizar evaluaciones y así
detectar errores dentro de sus aplicación permitiendo realizar las labores con mayor
eficacia.
Es por ello que en la actualidad la utilización de modelos administrativos permite un
ahorro en recursos humanos y materiales para lo cual se ha realizado una investigación
que permite identificar de acuerdo a las características dar seguimiento a los procesos y
por consiguiente identificar las fallas y de esta manera dar soluciones y mejorarlas.
3.3.3 DEFINICIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Un manual de procedimientos es un documento que contiene en forma ordenada y
sistemática información y/o instrucciones sobre historia, organización, políticas y/o
procedimientos de una institución, que se consideran necesarias para la mejor ejecución
del trabajo, es un instrumento importante en la administración ya que nos permite la
mejor eficiencia en la ejecución del trabajo que es asignado al personal para que de esta
forma se alcancen los objetivos de la institución, además de que la necesidad de contar
con manuales administrativos en todas las unidades se ha convertido en una obligación
no solamente por un decreto legal, sino que la causa del aumento de las operaciones y del
personal, así como la introducción de técnicas modernas y la complejidad que presenta la
estructura administrativa, volviendo de esta forma imprescindible el uso de estas
herramientas administrativas que nos permitirán la ejecución de las acciones, la falta de
atención hacia las actividades y motivando la participación correcta de los recursos
humanos para de esta forma lograr el cumplimiento de los objetivos de las entidades
públicas.39
A continuación, se presenta el manual de procedimientos, documento que describe las
actividades e instrucciones que en forma ordenada y sistemática, llevarán a cabo los
miembros dela biblioteca Jesús Reyes Heroles de la ENEP Aragón para el mejor
desempeño de sus trabajo.
39
DUHALT KRAUSS, Miguel. Los manuales de procedimiento en las oficinas públicas. México: UNAM.
Facultad de Contaduría y Administración. Fondo editorial, 1990. p. 4-6.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL
MÓDULO DE CIRCULACIÓN
DEL
SISTEMA INTEGRAL
ALEPH
DE LA BIBLIOTECA
“JESÚS REYES HEROLES”
DE LA
ENEP ARAGÓN
Objetivos Generales
Proporcionar al personal del departamento de circulación un documento que los
apoye en la realización de sus labores.
Organizar cada uno de los pasos, de tal manera que se integren en una secuencia
lógica.
Optimizar tiempos y esfuerzos en la ejecución de los procesos.
Poner en circulación los materiales bibliográficos en un menor tiempo posible.
Aprovechar óptimamente los recursos materiales y humanos.
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ÍNDICE
Procedimiento del servicio de préstamo
Objetivo
Descripción
Diagrama de flujo
Procedimiento del servicio de devolución
Objetivo
Descripción
Diagrama de flujo
Procedimiento del servicio de renovación
Objetivo
Descripción
Diagrama de flujo
Procedimiento de cancelación de multas
Objetivo
Descripción
Diagrama de flujo
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PROCEDIMIENTO
DE
PRÉSTAMO
OBJETIVO
Registrar y controlar los préstamos del material bibliográfico salientes a domicilio.
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PROCEDIMIENTO
DE
PRÉSTAMO
Descripción
Responsable Actividad
Usuario
1. Busca en el catálogo la información, signatura topográfica,
autor y/o título.
2. Localiza y toma el material de la estantería.
3. Entrega en el área de préstamo el material y su credencial al
bibliotecario.
Bibliotecario
4. Teclea desde el menú principal el comando PT (Préstamo).
5. Lee el número de credencial y verifica que sea el usuario
que aparece en sistema con el de la credencial.
6. Lee el número de adquisición del material y revisa los
privilegios del usuario, si tiene alguna restricción, bloquea la
operación, con una señal de alerta, avisando que no procede
el préstamo y devuelve el material al usuario. En caso
contrario confronta los datos del material con los
presentados en el sistema.
7. Marca la fecha de devolución en la papeleta.
8. Teclea el comando REP o F6 para otorgar otro préstamo
(en caso que el mismo usuario desee otro préstamo).
9. Entrega material y credencial al usuario.
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PROCEDIMIENTO
DE
PRÉSTAMO
Diagrama de flujo
Usuario Bibliotecario
INICIO
A
Busca
información
Localiza y
toma el
material en
estantería
Entrega
material y
credencial
Lee credencial
y verifica al
usuario
Teclea
comando PT
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Usuario Bibliotecario
NO
SI
NO
SI
FIN
Tiene
derecho a
préstamo
?
A
Desea
otro
préstamo?
Lee número
de adquisición
Teclea F6
Confronta
datos en
sistema
Entrega
material y
credencial
Marca fecha de
devolución
Devuelve el
material al
usuario
1
1
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PROCEDIMIENTO
DE
DEVOLUCIÓN
OBJETIVO
Registrar la devolución de los materiales, verificar si estos fueron devueltos a tiempo y
verificar si los materiales devueltos corresponden a los prestados.
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PROCEDIMIENTO
DE
DEVOLUCIÓN
Descripción
Responsable Actividad
Usuario
1. Entrega el material al bibliotecario en el área de préstamo.
Bibliotecario
2. Corrobora la vigencia en la papeleta, si el material tiene
fecha de entrega lo recibe, si no lo regresa al usuario. Pero
además revisa si el usuario tiene algún retraso con el
material, si es el caso, lo recibe y si no lo regresa al mismo.
3. Revisa el estado físico del material, en caso de que el
usuario lo entregue en mal estado, lo canaliza a la
administración de la biblioteca.
4. Teclea desde menú principal el comando DV.
5. Lee con el lector de código de barras el número de
adquisición y confronta los datos obtenidos en el sistema
con los del material (Signatura Topográfica, Autor, Título).
6. Coloca el sello de ENTREGADO en la papeleta.
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PROCEDIMIENTO
DE
DEVOLUCIÓN
Diagrama de flujo Usuario Bibliotecario
NO NO
SI SI
Entrega el
material al
bibliotecario
Revisa estado
físico del
material
Devuelve el
material al
usuario
Corrobora la
vigencia de
entrega
La fecha de
entrega es la
adecuada?
A
INICIO
1
Se paso de
la fecha
indicada?
B
B
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Usuario Bibliotecario
NO
SI
Teclea el
comando DV
Lee el número
de adquisición
del material
Coloca sello de
DEVUELTO
Lo canaliza a la
administración
Confronta los
datos en
sistema con los
del material
Está en buenas
condiciones el
material?
A
FIN
1
1
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PROCEDIMIENTO
DE
RENOVACIÓN
OBJETIVO
El objetivo de esta operación es:
Otorgar a los préstamos un periodo similar al tiempo de préstamo.
Evitar sanciones o multas al usuario por el retraso.
Cancelar las multas generadas por el retraso.
Identificar por medio del comando XP quién otorgó el préstamo.
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PROCEDIMIENTO
DE
RENOVACIÓN
Descripción
Responsable Actividad
Usuario
1. Entrega material y credencial al bibliotecario en el área de
préstamo.
Bibliotecario
2. Verifica la vigencia en la papeleta del material, si en la
papeleta aparece la fecha indicada realiza el trámite, si no lo
regresa al usuario. Pero en el caso que se haya pasado de la
fecha, recibe el material, y se cancela cualquier actividad
que quiera hacer el usuario.
3. Teclea desde menú principal el comando LE y el número de
lector.
4. Teclea el comando REN y el número de línea del material a
renovar.
5. Verifica en sistema la fecha de renovación del material.
6. Marca la nueva fecha de préstamo en la papeleta.
7. Entrega material y credencial al usuario.
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PROCEDIMIENTO
DE
RENOVACIÓN
Diagrama de flujo
Usuario Bibliotecario
NO NO
SI SI
INICIO
Entrega
credencial y
material al
bibliotecario
Verifica la
vigencia del
material
Teclea
comando LE
Devuelve el
material al
usuario
Es la
fecha
indicada?
A
1
Se paso
de la
fecha?
B
B
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ARAGÓN
Teclea el
número de
lector
Corrobora la
fecha de
renovación en
sistema
Teclea el
comando REN
y el número de
línea del
material
A
Marca la nueva
fecha de
préstamo
Entrega
credencial y
material al
usuario
FIN
1
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PROCEDIMIENTO
DE
CANCELACIÓN DE MULTA
OBJETIVO
El objetivo de esta operación es:
Cancelar las multas generadas por el retaso del material.
Identificar por medio del comando XP quién otorgó el préstamo.
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PROCEDIMIENTO
DE
CANCELACIÓN DE MULTA
Descripción
Responsable Actividad
Usuario
1. Realiza el pago de la multa en la caja de la escuela.
2. Entrega credencial y nota de adeudo al bibliotecario en el
área de préstamo.
Bibliotecario
1. Teclea desde menú principal el comando LE y el número de
lector.
2. Confronta la cantidad de la multa que aparece en sistema
con el de la nota de adeudo. En caso que presente otra
cantidad diferente a la que aparece en sistema, reporta la
cantidad precisa.
3. Teclea el comando BR y el número de línea del material.
4. Coloca el sello de TRAMITADO en el recibo de la multa.
5. Entrega credencial y recibo al usuario.
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PROCEDIMIENTO
DE
CANCELACIÓN DE MULTA
Diagrama de flujo
Usuario Bibliotecario
INICIO
Entrega
credencial y
nota de adeudo
al bibliotecario
Teclea
comando LE y
número de
lector
A
Confronta la
multa en
sistema con el
de la nota de
adeudo
Realiza el pago
en caja
B
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ARAGÓN
NO
SI
Reporta al
usuario la
cantidad
precisa
Es la
cantidad
correcta?
Teclea
comando BR y
el número de
línea del
material
Entrega al
usuario nota de
adeudo y
credencial
A
Coloca sello de
TRAMITADO
en la nota de
adeudo
FIN
B
3.3.4 CONSIDERACIONES GENERALES
Dentro del departamento de circulación se consideraron tres aspectos fundamentales que
complementan esta propuesta:
Personal: El número de bibliotecarios (Vid supra. p. 21) que labora en la
biblioteca Jesús Reyes Heroles de la ENEP Aragón es el indicado para atender los
servicios que ella proporciona. Lo que se recomienda es:
Actualizar al bibliotecario con cursos de Servicios bibliotecarios y Uso y Manejo del
Sistema Integral ALEPH, con el objeto de permitir a éstos tener un amplio conocimiento
de los servicios de una biblioteca y de ALEPH y así poder realizar sus actividades con
una mejor calidad y en un menor tiempo. Recomendando que éstos cursos se den en los
períodos intersemestrales, ya que el número de usuarios que asisten a la biblioteca es
mínimo, dividiéndose al personal en dos grupos, para no descuidar los servicios de la
biblioteca.
Equipo: El número de computadoras (Vid supra. p. 21) que se tiene para atender
el servicio de préstamo a domicilio en la biblioteca es el adecuado. Si acaso en un
futuro de pretendiera cambiar de equipo, se recomienda:
Adquirir terminales de trabajo INTEL Pentium IV a 1.2 Ghz, con 300 Mb en memoria
RAM y 40 Gb en Disco duro, ya que estas máquinas permiten trabajar en un ambiente
gráfico, considerando que en un futuro la biblioteca cambie ALEPH 300 a 500 y este
último su función es totalmente gráfico. Pero además que estén bien conectadas a un
servidor que trabaje y controle los procedimientos de éstas y de él mismo.
Espacio: el espacio que tiene la biblioteca para cada una de sus áreas (Vid supra.
p. 23) es el indicado para proporcionar los servicios que ella brinda. Lo que se
recomienda es:
Realizar una depuración del material bibliohemerográfico, considerando las políticas de
la biblioteca y las políticas de depuración y descarte, entre las que podemos mencionar
por: uso del material, edad, actualidad de la información, material duplicados, mutilados
e idioma. Garantizando la existencia de éstos en las colecciones y en el catálogo, todo
esto con la finalidad de actualizar las colecciones y proporcionar información reciente al
usuario y claro esta haciendo espacio para la adquisición de los nuevos títulos a la
biblioteca.
CONCLUSIONES
Al finalizar el trabajo se puede deducir que para llevar a cabo una adecuada
administración de las Unidades Bibliográficas se debe tomar en cuenta tres principales
recursos para realizar una adecuada planeación:
Los recursos materiales y humanos con los que contamos
El acervo con el que manejamos
La comunidad para la que trabajamos
La descripción de las diversas funciones y características del módulo de circulación del
Sistema Integral ALEPH versión 300 que se utiliza en la biblioteca Jesús Reyes Heroles
de la ENEP Argón, servirá para el control del registro del usuario y la determinación del
status que guardan los materiales bibliográficos que la biblioteca tiene para el préstamo.
La biblioteca como una dependencia universitaria dedica el apoyo de la docencia,
investigación y divulgación de la cultura, no tan solo a la comunidad universitaria, sino a
la población en general del Distrito Federal y Estado de México (Nezahualcoyotl y
Ecatepec), tiene como principal objetivo satisfacer las necesidades y demandas de acceso
a la información y difusión a la comunidad de profesores, investigadores y alumnos de la
Escuela Nacional de Estudios Profesionales Aragón en apoyo directo a los planes y
programas de estudio y a las tareas académicas de docencia e investigación que se
realizan en la misma.
El manejo de las diferentes funciones que integra el módulo de circulación han permitido
el dar a conocer las bondades y restricciones del sistema, en esta versión 300, la cual se
opera mediante comandos dificultando el manejo del mismo, sino se cuenta con una
capacitación previa para su aplicación.
Es recomendable que al utilizar este sistema exista un manual de procedimientos sobre el
uso y manejo del programa del módulo de circulación.
Como resultado de la descripción de las operaciones del módulo de circulación ALEPH
descritas en el presente trabajo servirán de guía para orientar y apoyar a las actividades
del bibliotecario, sirviendo además para instruir a los nuevos empleados que ingresen a la
biblioteca, dándoles a conocer las actividades que se siguen para llevarlas a cabo.
El estudio también pretende servir de base, para continuar y/o apoyarse en la descripción
de este programa, considerando que actualmente ya existe en el mercado la versión
ALEPH 500 para ambiente Windows.
Con los resultados expuestos en este trabajo, se puede afirmar que en general el módulo
de circulación funciona de manera aceptable en todas sus operaciones y servicios, sin
embargo el potencial que tiene el sistema ALEPH es muy vasto y debe aprovecharse al
máximo, con los reportes y estadísticas que el administrador puede recuperar para la
evaluación de los servicios.
Otro punto a destacar en esta investigación, es la importancia que tiene que los
biblioteconomos sepamos realizar manuales de procedimientos, porque nos permitirá en
algún momento elaborar procesos administrativos, los cuales trataran de resolver la
problemática laboral, que permitan en poco tiempo al personal bibliotecario
correspondiente, familiarizarse en el proceso, al mostrar los lineamientos que se deben
incluir en los trabajos destinados a la organización departamental, para comprobar se
llevó a cabo el cumplimiento del proceso de una forma satisfactoria y verificar que las
actividades se realizaron en la forma que se planearon contando con los diagramas de
flujo, que nos ayudaran a que el personal entienda en forma más clara lo que se describe
con palabras, utilizando para ello, figuras o símbolos que representan más claramente lo
que se desea dar a entender, ya que esto nos facilitará detectar errores u omisiones,
representando una ventaja par la futura realización de un diagnóstico en un período corto
a su aplicación, permitiendo de esta forma el rápido avance de las actividades laborales.
Finalmente cabe mencionar que el presente manual es el primero en elaborarse dentro de
la biblioteca Jesús Reyes Heroles de la ENEP Aragón, teniendo como propósito atacar
con uno de los principales rezagos con los que cuenta, que es la falta de organización en
la planeación del manejo de una de las principales áreas, ya que la labor realizada dentro
de circulación es fundamental para el desarrollo de las actividades y servicios que en ella
se proporcionan, al ser pieza fundamental para una adecuada distribución de la
información, siendo de gran utilidad para que así cada uno de los departamentos que la
conforman desarrollen el suyo y poder integrar un Manual de Organización, que ayude a
precisar las funciones, así como las relaciones que deban guardase entre sí. Lo anterior no
solo beneficiará a la Coordinación de la biblioteca, sino a la Escuela con respecto a las
actividades de docencia, investigación y difusión de la cultura.
OBRAS CONSULTADAS
BUONOCORE, Domingo. Diccionario de bibliotecología: y materias afines. 2ª ed.
Buenos Aires: Marymar, 1976. 452 p.
EVANS, G. Edward. Introduction to library public services. 5ª ed. Englewod Colorado:
Libraries Unlimited, 1992. 374 p.
GARZA MERCADO, Ario. Función y forma de la biblioteca universitaria. México: El
Colegio de México, 1977. 76 p.
Glosario ALA de bibliotecología y ciencias de la información. Madrid: Ediciones Díaz de
Santos, 1988. 473 p.
GONZÁLEZ MORENO, Fernando y DOMÍNGUEZ GALICIA, Javier. Automatización
de bibliotecas: sistemas disponibles en México. México: UNAM. Centro Universitario de
Investigaciones Bibliotecológicas, 1990. 145 p.
MATTHEWS, Joseph R. Circulación automatizada: un examen de las posibilidades de
elección. Madrid: Díaz de Santos, 1989. 177 p.
ORTEGA MUÑOZ, Raúl. Aplicación de los sistemas automatizados: curso de
promoción para bibliotecarios. México: UNAM. DGB, 2000.
SARUKHAN KERMÉS, José. XV Aniversario ENEP Aragón. México: UNAM, 1991.
397 p.
SISTEMAS LÓGICOS. Aleph: características generales [en línea]. Sistemas Lógicos.
México, 2004. [Consulta: 6 de septiembre 2004]. Disponible en:
http://www.logicat.com.mx/aleframe.htm
THOMPSON, James. La biblioteca universitaria: una introducción a su gestión. Madrid:
Fundación German Sánchez Ruipérez, 1990. 344 p.
TURCOTT GONZÁLEZ, Lilia. Informe ENEP Aragón: 2003-2004. México: UNAM,
2004. 127 p.
UINIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO..DGB. a tu alcance la
riqueza informativa de las bibliotecas de la UNAM. México: el autor. Folleto, 2004.
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO. DGB. La Dirección
General de Bibliotecas y la Biblioteca Central de la UNAM: historia, organización y
servicios. México: el autor, 1993. 37 p.
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. ENEP Aragón [en llínea].
ENEP Aragón. México: UNAM, 2002, 2004. [Consulta: 27 julio 2004]. Disponible en:
http://wwwinfomatica.aragon.unam.mx
UINERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MÉXICO. ENEP ARAGON. Normas
internas de la biblioteca Jesús Reyes Heroles. México: el autor. 8 p.
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO. Guía universitaria. México:
UNAM, 1992. 232 p.
---------------. Tríptico informativo de servicios y normas generales de la biblioteca Jesús
Reyes Heroles. México. El autor.
ANEXOS
Localización de la ENEP Aragón
Figura 1
Mapa del Campus Aragón
Figura 2
Bienvenido a nuestro Campus, en este mapa podrás ver nuestras instalaciones oprimiendo
el botón izquierdo de tu ratón sobre el edificio que desees visualizar. Puedes accesar a
todos los edificios, no sólo a los que tienen un número encerrado en un círculo.
1 -- Salón Usos
Múltiples
2 -- Gimnasio
3 -- Pesas y
Regaderas.
4 -- Adquisiciones.
5 -- Inst. Académicas
y Equipo Audiovisual.
6 -- Centro de
Cómputo.
7 -- Centro de
Lenguas Extranjeras
(CELE).
8 -- Centro
Tecnológico.
9 -- Biblioteca.
10 -- Servicio Médico
y Comedor.
11 -- Módulo de
Extensión
Universitaria.
12 -- Estacionamiento
Techado.
13 -- Clínica Iztacala.
14 -- Esculturas.
15 -- Edificio de
Gobierno.
16 -- Torres del
Campus.
17 -- La Plaza del
Estudiante.
Edificios: A-1, A-2, A-3, A-4, A-5, A-6, A-7, A-8, A-9, A-10, A-11, A-12.
Laboratorios: L-1, L-2, L-3, L-4.
Canchas: Basquetbol, Fútbol, Beisbol, Fútbol Rápido y Voleibol Playero.
DISTRIBUCIÓN DEL ACERVO
PLANTA BAJA
CONSULTA
Diccionarios, enciclopedias, manuales,
Anuarios, atlas, etc.
SALA 5 SALA6 SALA 7 SALA 8
JX84 G38 a KGF440 C74 a P37 B75 a QA90
B46 a
KGF409 S87 NX688 G73 QA76.9518 K4518 TA190
L17
K Derecho K Derecho P Literatura QA
DISTRIBUCIÓN
L DISTRIBUC Q Ciencia QA
Matemáticas
M Música QB
Astronomía
N Bellas Artes QC
Física
QD
Química
R
Medicina
S
Zoología
SALA 9 SALA 10
TA194 A5718 a TK5 I43 a
TJ1480 G57 Z4375 H33
La sala 8, 9 y 10 su colección está conformada por libros de: T Tecnología, U Ciencia Militar y Z
Bibliotecología.
Figura 5
DISTRIBUCIÓN DEL ACERVO
PLANTA ALTA
HEMEROTECA
Publicaciones Periódicas
Revistas de investigación:
Científicas, humanísticas,
Técnicas y de divulgación,
Series, etc.
SALA 1 SALA 2 SALA 3 SALA 4
A – GN470 D792 GN470.3 D36 a HC240 K338 a HG662 G37 a
HC240 D372 HG 660.5 U7 JV8251 L5
A Obras Generales H-HB Ciencias HD Administración HJ Finanzas Públicas
B Filosofía t religión Sociales HF Comercio HM Sociología
C Ciencias Auxiliares HC Economía HG Finanzas HQ Familia
de la Historia HV Patología social
D Historia Universal y J Ciencia Política
Antigua
E Historia de Norte
América
F Historia de México y
América Latina
G Geografía
Figura 6
CROQUIS DE LA BIBLIOTECA
PLANTA BAJA
1. ACCESO/SALIDA
2. FICHEROS
3ª. SALA 5
3b. SALA 6
3c. SALA 7
3d. SALA 8
4. PRÉSTAMO A DOMICILIO
5. RESERVA
6. SALA DE LECTURA
7. SALA DE LECTURA Y DIBUJO
8. SALA DE EXPOSICIONES
9. PROCESOS TÉCNICOS
10. ADQUISICIONES
11. CONSULTA
12. FOTOCOPIADO
13. MAPOTECA
14. CUBÍCULOS
15. SEMINARIOS DE DERECHO
16. BAÑOS DE HOMBRES
17. BAÑOS DE MUJERES Figura 7
PLANTA ALTA
1ª. SALA 1
1b. SALA 2
1c. SALA 3
1d. SALA 4
2. HEMEROTECA
3. OFICINA DE CREDENCIALES
4. PRÉSTAMO DE MÁQUINAS
5. SALA DE VIDEOCASSETT
6. CUBÍCULOS
7. AULA MAGNA “JAVIER BARROS SIERRA”
8. SALA DE MÁQUNAS
9. ADMINISTRACIÓN
10. OFICINA TÉCNICA
11. SALA BIBLIOTECARIOS
12. SALA DE LECTURA
13. BAÑOS DE HOMBRES
14. BAÑOS DE MUJERES
15. SALA DE MULTIMEDIA
16. CENTRO DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL Y ECONÓMICA (SIDEC)
Figura 8
Papeleta de préstamo a domicilio de la Biblioteca Jesús Reyes Heroles.
ENEP ARAGÓN
BIBLIOTECA
JESÚS REYES HEROLES
Figura 9
Papeleta utilizada en los servicios cerrados (consulta, hemeroteca, tesis, videoteca y
Mapoteca).
Figura 10
Nota: Los anexos 1 y 2 se encuentran en otro archivo dentro de éste mismo disco nada
mas que en Power Point
UNAM ENEP ARAGON
BIBLIOTECA
LECTOR____________________________
____________________________________
CARRERA___________________________
FIRMA __________________________
FECHA SOLIC_______________________
FECHA ENTR________________________
AUTOR ________________________
____________________________________
TITULO ________________________
____________________________________
CLASIFICACIÓN NO. DE ADQ.
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICOESCUELA NACIONAL DE ESTUDIOS PROFESIONALES ARAGÓN.
DIRECCIÓN
SECRETARÍA
PARTICULAR
SECRETARÍA GRAL.
JEFATURA DE
SECCIÓN ACADÉMICA
DIVISIÓN DE CIENCIAS
JEFACTURA DE
SECCIÓN ACADÉMICA
JEFATURA DE SECCIÓN
ACADÉMICA
SRÍA. TÉCNICA DE LA
CARRERA DE DERECHO
JEFATURA DE LA
CARRERA DE DERECHO
SRIA. TÉCNICA DE LA
CARRERA DE DERECHO
SRIA. TÉCNICA DE LA
CARRERA DE DERECHO
JEFATURA DE LA CARRERA
DE COMUNICACIÓN Y
PERIODISMO
SRIA. TECNICA DE LA CARR.
DE COM. Y PERIODISMO
JEFATURA DE LA CARRERA
DE SOCIOLOGÍA
SRIA. TÉCNICA DE LA
CARRERA DE SOCIOLOGÍA
JEFATURA DE LA CARRERA
DE ECONOMÍA
SRIA. TÉCNICA DE LA
CARRERA DE ECONOMÍA
JEFATURA DE LA CARRERA DE PLANIFICACIÓN
PARA EL DESARROLLO AGROPECUARIO
SRIA. TÉCNICA DE LA
CARRERA DE ECONOMÍA
JEFATURA DE LA CARRERA DE RELACIONES
INTERNACIONALES
SRIA. TÉCNICA DE LA
CARRERA DE RELACIONES
INTERNACIONALES
DIVISIÓN DE
HUMANIDADES Y ARTES
JEFATURA DE SECCIÓN
ACADÉMICA
JEFATURA DE LA CARRERA DE
ARQUITECTURA
SRIA. TÉCNICA DE
LA CARRERA DE
ARQUITECTURA
JEFATURA DE LA CARRERA
DE DISEÑO INDUSTRIAL
SRÍA. TÉCNICA DE LA
CARRERA DE DISEÑO
INDUSTRIAL
JEFATURA DE LA CARRERA DE
PEDAGOGÍA
SRIA. TECNICA DE LA
CARRERA DE PEDAGOGÍA
DIVISIÓN DE LAS CIENCIAS
FÍSICO MATEMÁTICAS Y DE
LAS INGENIERÍAS
JEFATURA DE SECCIÓN
ACADÉMICA
JEFATURA DE LA CARRERA
DE ING. MEC. ELECTRICA
SRÍA. TÉCNICA DE LA CARRERA
DE ING. MEC. ELETRICA
JEFATURA DE LA CARRERA DE
ING. EN COMPUTACIÓN
SRIA. TECNICA DE LA CARRERA
DE ING. EN COMPUTACIÓN
JEFATURA DE MANT.
DE DISEÑO Y
MANUFATURA
JEFATURA DE MANT.
DE ELECTRÍCA Y
ELECTRONICA
SRIA. TÉCNICA DE LA CARRERA
DE ING. MEC. ELÉCTRICA
JEFATURA DE LA CARRERA DE
INGENIERÍA CIVIL
SRIA. TECNICA DE LA CARRERA
DE INGENIERÍA CIVIL
DIVISIÓN DEL SISTEMA DE
UNIVERSIDAD ABIERTA
JEFATURA DE
UNIDAD
SECRETARÍA
ACADÉMICA
JEFATURA DEL DEPTO.
DE EDUCACIÓN
CONTINUA
UNIDAD DE
PLANEACIÓN
JEFATURA DE
UNIDAD
JEFATURA DE
SECCIÓN
ACADÉMICA
UNIDAD DE
EXTENSIÓN
UNIVERSITARIA
JEFATURA DEL
DEPTO DE
ACTIVIDADES
CULTURALES
JEFATURA DEL
DEPTO DE
ACTIVIDADES
DEPORTIVAS
JEFATURA DEL
DEPTO DE
INTERCAMBIO
ACADÉMICO Y
VINCULACIÓN
JEFATURA DEL
DEPTO DE
DIFUSIÓN
JEFATURA
DEL ÁREA DE
APOYOS
GRÁFICOS
JEFATURA DEL DEPTO
DE PUBLICACIONES
JEFATURA DEL DEPTO
DE SERVICIOS A LA
COMUNIDAD
UNIDAD DE
PLANEACIÓN
JEFATURA DE
UNIDAD
JEFATURA DE
SECCIÓN
ACADÉMICA
OFICINA
JURIDICA
SECRETARÍA
ACADÉMICA
JEFATURA
DEL DEPTO
DE
SERVICIOS
ESCOLARES
JEFATURA DE
SECCIÓN
ACADÉMICA
JEFATURA
DEL DEPTO
DE LA
BIBLIOTECA
COORDINACI
ÓN DEL
CENTRO DE
LENGUAS
SERVICIO
SOCIAL
SECRETARÍA
ADMINISTRATIVA
JEFATURA DEL DEPTO DE
PERSONAL
JEFATURA DEL ÁREA
DE PERSONAL
JEFATURA DEL DEPTO
DE PRESUPUESTOS
JEFATURA DEL ÁREA
DE EGRESOS
SUPERINTENDENCIA DE
OBRAS
JEFATURA DEL DEPTO DE
PROYECTO Y OBRA CIVIL
JEFATURA DEL DEPTO
DE MANT. Y TALLERES
JEFATURA DEL DEPTO DE
INSTALACIONES ACADÉMICAS
JEFATURA DEL DEPTO DE
ADQUISICIONES
JEFATURA DEL DEPTO DE
SERVICIOS GENERALES
JEFATURA DEL DEPTO DE
INTENDECIA Y JARDINERÍA
JEFATURA DEL DEPTO DE
FOMENTO EDITORIAL
JEFATURA DEL DEPTO DE
LIBRERÍA
Figura 1
Organigrama administrativo de la Biblioteca
“Jesús Reyes Heroles”
SECRETARÍA ACADÉMICA
JEFE DE BIBLIOTECA
OFICINA TÉCNICA
RECUPERACIÓN DE
INFORMACIÓN
ADQUISICIONES SERVICIOS EXTERNOS SERVICIOS INTERNOS SERVICIOS DE APOYO
PROCESOS
TÉCNICOS
PRÉSTAMO A
DOMICILIOCONSULTA CREDENCIALES
PRÉSTAMO
INTERBLIO-
TECARIO
HEMEROTECA
TESIS
MAPOTECA
SALA DE
VIDEOCASSETTES
CUBÍCULOS
Figura 4
