EskulapC

KORISNIČKE UPUTE

© by Information Systems – Zagreb

UVOD Aplikativno programsko rješenje ESKULAP.C objedinjava niz programskih modula koji omogućavaju upravljanje šifarskim sustavima, cijenama, zalihama, nabavom ljekarničke ustanove, razmjenu podataka o stanju zaliha svake ljekarničke jedinice i centralno izvještavanje o poslovanju svake ljekarničke jedinice i ustanove u cjelini. ESKULAP.C koristi ORACLE bazu podataka za podatkovni sustav. ORACLE se pokazao dovoljno pouzdanim i brzim za prihvat, pohranjivanje i pristup podacima. Svi podsustavi unutar ESKULAP.C-a komuniciraju i koriste istu podatkovnu strukturu, što omogućava direktan pristup i razmjenu podataka izmeñu modula bez dodatnih podatkovnih “interface”-a. Baza podataka (podatkovni sustav) kompatibilan je s različitim operativnim sustavima, a testiran je i validiran na Windows i Linux operativnim sustavima, što omogućava širi izbor SERVER-ske infrastrukture (računala). Programsko rješenje ESKULAP.C pisano je za Windows operativne sustave. ESKULAP.C provjeren je i pouzdan sustav za kvalitetno upravljanje i operativno praćenje poslovanja ljekarničke ustanove. Sustav podržava interface na različite knjigovodstvene i ERP sustave, od kojih izdvajamo SAP.

1.0 Struktura sustava Aplikativno programsko rješenje ESKULAP.C sastoji se od nekoliko integriranih sustava (programskih modula):

I ) Modul za centralno upravljanje: • šiframa – centralni šifarski sustav, • cijenama, • popustima, • zalihama i • listama lijekova.

II ) Izvještajni sustav:

• izvještaji o nabavi robe, lijekova i repromaterijal a • izvještaji o prodaji – realizaciji po razli čitim tipovima prodaje

o slobodna prodaja trgova čke robe, o receptna prodaja (izdavanje lijekova i pomagala) Za vodima za

Zdravstveno Osiguranje, o bezreceptna prodaja lijekova i pomo ćnih ljekovitih sredstava,

• pregled strukture nabave po dobavlja čima, • pregled strukture tipova prodaje, • pregled ostvarenih prihoda po razli čitim kriterijima od tipova prodaje,

definiranih grupa, proizvo ñača, do razine svakog artikla • izvještaj o ukupnom prihodu i prihodu po svakoj lje karni čkoj jedinici ..

III ) Sustav razmjene informacija o stanju zaliha i artiklima:

• sustav osigurava da se stanje zaliha svake ljekarni čke jedinice ažurira u centralnoj bazi, u realnom ili zadanom vremenu, i o mogu ćava dostupnost informacija svim ljekarnama ustanove,

• mogu ćnost upisa artikala u virtualno skladište, • pregled stanja zaliha virtualnog skladišta ustanove , • mogu ćnost upisa i pregleda dodatnih napomena uz svaki ar tikl, • mogu ćnost upisa na čina doziranja i uporabe lijekova

IV ) Sustav centralne nabave:

• automatizirano u čitavanje narudžbi, zahtjeva za dopunom zaliha, iz l jekarni, • mehanizmi provjere naru čenih koli čina prema kriterijima

o trenutno stanje zaliha u ljekarni, o prodaja artikla u zadanom periodu i sl.

• raspore ñivanje naru čenih artikala prema dobavlja čima, • elektroni čko naru čivanje, razmjena podataka s informacijskim sustavim a

dobavlja ča (podržani razli čiti elektroni čki “intefrace”-i), • obrada defektura, • automatizirano generiranje i slanje obavijesti ljek arnama o statusu narudžbe, • generiranje i prijenos podataka izme ñu ljekarni čkih jedinica (me ñuskladištenje

artikala) Struktura sustava koja se temelji na ESKULAP.C-u može se prikazati sljedećom shemom (slika dolje):

Kao što shema pokazuje, ESKULAP.C podrazumijeva postojanje stalne veze izmeñu ljekarničkih jedinica, računovodstva, službe kontrolinga i službe centralne nabave.

1.1 Modul za centralno upravljanje Pod pojmom centralnog upravljanja u ESKULAP.C-u podrazumijeva se unos i ažuriranje zajedničkih matičnih podataka (šifarski sustavi) radi jedinstvenog označavanja artikala, poslovnih partnera, kreditnih kartica, grupa artikala,proizvoñača i sl., a u svrhu jedinstvene identifikacije svih transakcija. Jedinstvena identifikacija transakcija omogućava uvide u kumulative različitih tipova transakcija (nabava, prodaja, izdavanje na recept i sl.) svih ljekarni, grupe ljekarni ili pojedinačne ljekarne ustanove. 1.1.1 Sustav za centralno upravljanje šiframa – cen tralni šifarski sustav Sustav za centralno upravljanje šiframa ESKULAP.C-a omogućava unos i ažuriranje podataka o:

• artiklima, • grupama artikala, • proizvoñačima, • tarifnim brojevima, • generičkim grupama, • poslovnim partnerima, • kreditnim karticama, • listama lijekova i • diferenciranim maržama.

Svaki od navedenih grupa podataka je nakon unosa ili ažiriranja dostupan svim ljekarnama u obliku u kojem je definiran. Na taj se način osigurava istovjetnost i jedinstvena osnova za sve transakcije koje će se evidentirati bez obzira u kojoj će se ljekarni ili dijelu sustava dogoditi. Na primjer, definicijom artikla, jedinstveno se odreñuju atributi koji opisuju odreñeni artikl: šifra artikla, naziv, mjerna jedinica, pakiranje, proizvoñač, tarifni broj i sl. te čime se postiže da je u svakoj ljekarničkoj jedinici ustanove bilo koja transakcija jednoznačno odreñena. Jadnoznačnost transakcije omogućava da se, na primjer, nabava ili prodaja ovako definiranog artikla može zbrojiti, jer je osigurano da su sve ljekarne koje su imale transakciju po ovako definiranom artiklu istovjetne. Na primjer, ako je definiran artikl:

tada je sigurno da će navedeni artikl biti u izvještaju kojeg generira izvještajni dio sustava ESKULAP.C-a, a u kojem se traži pregled prodaje ili nabave artikla u grupi: Lijekovi na Rp. HZZO-a iz svih ljekarni koje su imale transakciju po navedenom artiklu. U slučaju kada ne bi postojao sustav, moglo bi se desiti da dio ljekarni nije upisao podatak o grupi artikla ili nije upisao ispravan podatak o grupi artikla koji je nužan za generiranje prethodno spomenutog izvještaja, čime i podaci u izvještaju ne bi bili jednaki stvarnom stanju. Način funkcioniranja sustava za centralno upravljanje šiframa Sustav za centralno upravljanje šiframa je hijerarhijski. To znači da se podaci o šiframa definiraju i ažuriraju na jednom mjestu ( u jednoj bazi ), a drugi dijelovi sustava ( ljekarne, centralna nabava, centralno skladište ...) samo koriste definiranim šiframa. Tijek podataka o šiframa je jednosmjerni, što znači da podsustavi mogu samo preuzeti podatke iz centralne baze. Centralna baza sadrži skup svih podataka (šifri) koje se koriste u bilo kojem dijelu sustava, dok podsustavi imaju samo dio šifri koji je definiran u centralnoj bazi, a koji im je potreban za nesmetano izvršavanje transakcija. Postupak definicije i promjene podataka Podaci u sustavu za centralno upravljanje šiframa u ESKULAP.C-u unose se kroz izbor opcije na glavnom izborniku: Matični podaci U opciji Matični podaci mogu se unositi ili mijenjati podaci prikazani u izborniku na sljedećoj slici:

Pokretanjem opcije sa izabranog izbornika (Matični podaci) otvara se tablica s prikazom upisanih podataka. Na primjer, klikom na Artikli ljekarne otvara se prozor s prikazom svih definiranih artikala (slika dolje):

Opcije koje su omogućene nad prikazanim podacima prikazane su ikonama u liniji alata ( tool bar ) i pokreću se klikom lijeve miša na ikonu. Na primjer, ako se želi promijeniti podatak o nekom već upisanom artiklu, potrebno se pozicionirati na artikl i kliknuti na ikonu na kojoj piše Enter Promijeni. Kod svakog upisa ili promjene podataka mora se vodi ti računa da će se sve nove definicije automatizmom primjeniti na sve podsustave. 1.1.2 Modul za centralno upravljanje cijenama Modul za centralno upravljanje cijenama omogućava da se s jednog mjesta odreñuju (definiraju) uvjeti formiranja cijena ili sama maloprodajna cijena. Prema modelu za centralno upravljanje cijenama, za svaki artikl može se odrediti (zadati):

• da svaka ljekarna samostalno odreñuje maržu i slobodno formira maloprodajnu cijenu, • centralno se zadaje fiksna marža, čime se kalkulacija u ljekarni radi automatski nakon upisa

nabavne cijene, a prema marži koja je centralno odreñena • cijena u ljekarni će se formirati na temelju definiranih grupa marži (marža uvjetovana

nabavnom cijenom) i • centralno se može fiksirati maloprodajna cijena za cijelu ustanovu, a program će prilikom

promjene nabavne cijene automatski podešavati maržu. Ako je aktiviran modul za centralno upravljanje cijenama, tada se upravljanje cijenom (tip kalkulacije cijene) može zadati na jednom ili na grupi označenih artikala, tako što se artikl (artikl) označe i klikne na ikonu Ctrl U Form.cijena , nakon čega će se otvoriti prozor s izborom način formiranja cijene u ljekarnu (slika dolje):

Nakon izabora tipa i klikom na Prihvati , način formiranja cijene primjenit će se na sve izabrane artikle u svim ljekarničkim jedinicama ustanove koje imaju izabrane artikle. Diferencirane marže upisuju se u opciji: Matični podaci->Diferencirane marže Upravljanje cijenama – definicije u ESKULAP.C Za ljekarne koje se nalaze u sustavu centralnog upravljanja šiframa, Eskulap-C omogućava centralno upravljane cijenama, na način da je za svaki artikl moguće odredi način formiranja maloprodajne cijene artikla. Postoje četiri moguća načina formiranja cijene artikla:

• Slobodno formiranje cijene - cijena se odreñuje u ljekarni • Fiksna marža • Diferencirana marža i • Fiksna maloprodajna cijena

Način formiranja cijene artikla odreñuje se na kartici artikla, u opciji programa Matični podaci -> Artikli ljekarne

Inicijalno su svi artikli podešeni tako da «Cijenu artikla odreñuje ljekarna», što znači da se cijena artikla slobodno formira u ljekarni. Ukoliko se za artikl podesi da je formiranje cijene «Fiskna marža » ili «Fiksna maloprodajna cijena », potrebno je kliknuti na gumb «Kalkulacija » te ući u kalkulaciju cijene artikla kako bi se upisala željena fiksna marža ili maloprodajna cijena artikla. Za lakše odreñivanje cijene ili marže, u prozoru za kalkulaciju prikazane su kalkulativni elementi odabranog artikla za sve ljekarne u sustavu (slika dolje)

Ukoliko artikl u centrali nije imao upisane nikakve kalkulativne elemente, inicijalno su ponuñeni kalkulativni elementi koji su najčešći u većini ljekarni.

Diferencirane marže Za artikle kojima se cijena formira pomoću «Diferencirane marže» nije potrebno ulaziti u kalkulaciju cijene. Artikl će u tom slučaju imati maržu koja ovisi o netto nabavnoj cijeni artikla (nabavna cijena umanjena za rabat). Diferencirane marže se unose i mijenjaju u opciji programa:

Matični podaci -> Diferencirane marže na način da se definira do kojeg iznosa se primjenjuje koji % marže (slika dolje).

Pregled i filtriranje artikala prema na činu formiranja cijene Radi lakšeg upravljanja centralnim cijenama u opciji programa Matični podaci -> Artikli ljekarne dodana je kolona koja prikazuje način formiranja cijene svakog artikla. Radi preglednosti, za artikle kojima cijenu odreñuje ljekarna, način formiranja cijene je prikazan kao prazan.

Na dodatnim opcijama kojima se pristupa pomoću naredbe «F1», moguće je izdvojiti artikle prema načinu formirana cijene:

Podešavanje na čina formiranja cijene za skupinu artikala Način formiranja cijene za skupinu artikala moguće je podesiti tako da se prvo označi odreñena skupina artikala, te se naredbom CTRL-U otvara prozor za promjenu načina formiranja cijene za označene artikle:

Ako je označeno više od 10 artikala za promjenju načina formiranja cijene, program će postaviti pitanje jeste li sigurni da želite promijeniti način formiranja cijene za označene artikle. Ako se odabere «Fiksna marža» ili «Fiskna maloprodajna cijena», potrebno je istu upisati u dodatno polje (slika dolje).

Radi sigurnosti, skupna promjena «Fiksne maloprodajne cijene » dopuštena je za najviše 5 (pet) artikala odjednom.

Upravljanje cijenama – definicije i postupci ESKULA P 2000

Ljekarne koje se nalazi u sustavu centralnog upravljanja šiframa ne moraju raditi sa sustavom centralnog upravljanja cijenama. Za ljekarne koje se odluče za rad u sustavu centralnog upravljanja cijenama postoje četiri moguća načina formiranja cijene artikla:

- Slobodno formiranje cijene - Fiksna marža - Diferencirana marža - Fiksna maloprodajna cijena

«Slobodno formiranje cijene» , znači da se cijena artikla i dalje odreñuje u ljekarni. «Fiskna marža » znači da artikli imaju zadanu fiksnu maržu koja je odreñena u centrali i program će prilikom zaprimanja robe i lijekova novui cijenu izračunavati prema nabavnoj cijeni i definiranoj marži koja se ne može promijeniti u ljekarni. Samim tim će i maloprodajna cijena biti odreñena i neće se moći mijenjati u ljekarni. «Fiksna maloprodajna cijena » znači da artikli imaju zadanu maloprodajnu cijenu koja je odreñena u centrali i samo se u centrali može i promijeniti. «Diferencirana marža» znači da će artikl imati maržu koja ovisi o netto nabavnoj cijeni artikla (nabavna cijena umanjena za maloprodajni rabat). Diferencirane marže su definirane u centrali-centralnom rješenju. Ljekarne koje su u sustavu centralnog upravljanja cijenama, prilikom učitavanja podataka centralnog šifrarnika učitat će se i podaci o načinu odreñivanja maloprodajne cijene i podaci diferenciranim maržama, a cijene artikala u ljekarni uskladit će se prema načinu formiranja cijene koji je za taj artikl odreñen u centrali. Na slici dolje prikazan je dio koji pokazuje učitavanje i uskladi cijena s centralnom definicijom.

Za artikle kod kojih je došlo do promjene cijena , automatski će se kreirati i zapisnik o promjenama cijena, te će biti prikazana obavijest o broju zapisnika koji je iskreiran.

Iz opcije programa Cjenik -> Zapisnik o promjenama cijena treba ispisati naljepnice za artikle s novim cijenama. Za ljekarne koje se nalaze u sustavu s centralnim upravaljanjem cijenama, svakog novog radnog dana, prilikom prve prijave u program, automatski će se pokrenuti učitavanje centralnog šifrarnika kako bi se uskladile cijene artikala. Pregled i filtriranje artikala prema na činu formiranja cijene Radi lakšeg snalaženja, u opcijama programa: Matični podaci -> Artikli ljekarne, Matični podaci -> Artikli centrale i Cjenik -> Kalkulacija maloprodajnih cijena dodana je kolona koja prikazuje način formiranja cijene svakog artikla.

Za artikle kojima je cijenu može odreñivati ljekarna, način formiranja cijene je prikazan kao prazan. U opciji programa: Cjenik -> Kalkulacija maloprodajnih cijena na dodatnim opcijama kojima se pristupa pomoću naredbe «F1», moguće je izdvojiti artikle prema načinu formiranja cijene :

Kalkulacija nove cijene artikla U kalkulaciji nove cijene artikla dodan podatak o načinu na koji se formira cijena. Kod slobodnog formiranja cijene artikla u kalkulaciji cijene artikla je moguće mijenjati sve kalkulativne elemente.

Ako je cijena ili marža artikla odreñena u centrali, ili je cijena artikla odreñena preko diferencirnih marži tada će u kalkulaciji biti moguće mijenjati samo nabavnu cijenu artikla i maloprodajni rabat. U slučaju promjene nabavne cijene artikla i fiksne marže , automatski će se mijenjati maloprodajna cijena artikla, dok će maloprodajna marža ostati ista. U slučaju promjene nabavne cijene artikla i fiksne maloprodajne cijene artikla, automatski će se mijenjati maloprodajna marža, dok će maloprodajna cijena artikla ostati ista. U slučaju promjene nabavne cijene artikla i diferencirane marže, automatski će se primijenjivati diferencirana marža u ovisnosti o nabavnoj cijeni artikla, te će na osnovu toga izračunati i nova maloprodajna cijena.

Ovakva kalkulacija cijene artikla će takoñer biti i prilikom unosa ulaznih dokumenata (primki i kalkulacija).

1.1.3 Modul za centralno upravljanje popustima Slično modulu za upravljanje cijenama, ESKULAP.C ima i modul za upravljanje popustima. Modul za upravljanje popustima omogućava kontrolirano davanje popusta u pojedinim ljekarničkim jedinicama ili u svim ljekarničkim jedinicama ustanove, kao i pregled popusta po definiranim kategorijama. Kategorije (tipovi) popusta definiraju se u opciji: Matični podaci->Definicija popusta klikom na ikonu Insert Dodaj nakon čega će se otvoriti prozor za definiciju popusta (slika dolje)

Primjena popusta može biti na:

• ukupni iznos računa ili • po artiklima

Svaki popust se može i vremenski ograničiti. Vremensko ograničenje zada se klikom na izbor koji se nalazi u polju Razdoblje primjene (slika dolje):

1.1.4 Centralno upravljanje zalihama Centralno upravljanje zalihama ustanove i svake ljekarničke jedinice omogućeno je:

• stalnim uvidom u stanje zaliha pojedine ljekarničke jedinice i ustanove u cjelini, • stalnim uvidom u tokove nabave i prodaje pojedinih artikala ili grupe artikala, • stavljanjem dijela zaliha pojedinih artikala u tzv. virtualno skladište i • nalozima za premještaj dijela zaliha odreñenih artikala izmeñu ljekarničkih jedinica –

meñuskladištenje artikala. Pod pojmom virtualnog skladišta podrazumijeva se mogućnost da svaka ljekarnička jedinica, a nakon što utvrdi slab obrtaj pojedinog artikla ili grupe artikala ili nakon što utvrdi loše rokove na artiklima, “prebaci” artikl u virtualno skladište. Virtualno skladište sadrži popis zaliha svih artikala kojih se ljekarničke jedinice “žele riješiti”. Virtualno skladište možemo promatrati i kao oglasnu ploču suvišnih artikala. Stanje zaliha virtualnog skladišta dostupno je svim ljekarničkim jedinicama, ali i službi centralne nabave. Služba centralne nabave, bi prilikom rasporeñivanja narudžbi iz ljekarni, trebala prvo rasporediti, izraditi naloge za meñuskladištenje iz virtualnog skladištam potom iz centralnog skladišta i tek nakon toga naručiti od dobavljača. Pravilnom upotrebom podatak o asortimanu, zalihama i dinamici nabave i prodaje artikala u ljekarnama omogućeno je kvalitetno upravljanje zaliha na način da se čim više poveća asortiman, ponuda i smanji količina angažiranih sredstava u lager lejakrničkih jedinica i ustanove. Često korisnici postavljaju pitanja u kojoj opciji se nalazi ova optimizacija. Odgovor je, nema konkretne opcije, već postoje podaci koji se mogu koristiti, a opcije kroz koje će se optimizirati lager su Meñuskladišnice (preraspodjela zaliha) i Narudžbne prema dobavljačima (ne naručivati artikle s lošim obrtajem, artikle koji su u virtualnom skladištu i sl.). 1.1.3 Modul za centralno upravljanje listama lijeko va Modul za upravljanje listama lijekova omogućava da se podaci o listama lijekova unose i ažuriraju u centralnom rješenju (centrali) i da se nakon kontrole automatski proslijeñuju ljekarnama. Nakon što su podaci listi lijekova ažurni, upisuje se datum primjene liste. Upisom datuma primjene, podaci listi lijekova su dostupni u ljekarnama, nakon čega se aktivira kontrola koja ljekarne upozorava o početku primjene nove liste. Podaci novih listi se mogu:

• preuzimati u elektroničkom obliku (ako postoji standardizirani elektronički oblik) ili • ažurirati ručno.

U ljekarničkom programskom rješenju, ESKULAP 2000, ugrañena je kontrola koja prilikom svakog otvaranja blagajne (izdavačkog mjesta) provjerava aktualnost liste lijekova. Ukoliko je lista lijekova nova (datum primjene liste jednak tekućem datumu) program zahtijeva aktiviranje nove liste lijekova. Podaci liste lijekova mogu se i trebaju ažurirati prije početka primjene, kako bi se ljekarne pripremile na novu cijenu, odnosno kako bi optimizirale zalihe onih artikala na kojima se očekuje smanjenje cijene.

2. Izvještajni sustav Izvještaji susstav u ESKULAP.C programskom rješenju omogućava uvid u transakcijske podatke svake ljekarničke jedinice. Izvještaji sustav je podijeljen na tri skupine:

• pregled dokumenata , • pregled kumulativnih financijskih izvještaja i • pregled transakcija po artiklima .

Pregled dokumenata omogućava uvid u generirane dokumente svake ljekarničke jedinice. Pregled dokumenata dobije se pokretanje opcije glavnog izbornika: Dokumenti (slika dolje)

Dokumenti se mogu pregledavati za zadano vremensko razdoblje, za pojedinu ili za izabrane ljekarničke jedinice (slika dolje).

Popis svih izvještaja u ESKULAP.C izvještajnom sustavu prikazan je slikom:

Pregled kumulativnih financijskih izvještaja sastoji se od sljedećih izvješataja:

• Pregled knjige popisa (trgovačke knjige) koji sadrži podatke o financijskim transakcijama zaduženja i razduženja ljekarne,

• Pregeld knjige nabave i utroška repromaterijala sadrži izvještaj o zaduženju repromaterijala za proizvodnju magistralnih i galenskih pripravaka te vrijednost utroška repromaterijala u internoj proizvodnji (izrada magistralnih i galenskih pripravaka ljekarne)

• Pregled koeficijenta obrtaja sadrži podatke o koeficijentu obrataja nabave i prodaje robe i lijekova za zadano vremensko erazdoblje. Koeficijent obrtaja je pokazatelj uspješnosti poslovanja koji pokazuje koliko su se puta prosječne zalihe prodale tijekom zadanog vremenskog razdoblja

• Pregled prometa ljekarni prikazuje promete ljekarničkih jedinica u zadanim vremenskom razdoblju razvrstano po sredstvima plaćanja.

• Pregled poslovanja ljekarni prikazuje kumulativne vrijednosti nabave prvih pet najvećih dobavljača, prodaje po tipovima prodaje, ostvarene razlike u cijeni, ljekarničke usluge, ukupni prihod, prosječno stanje zaliha izabranih ljekarni i koeficijent obrataja

• Pregled prodaje po ljekarnama je specifičan izvještaj koji sadrži podatke o udjelima pojedinih tipova prodaje ukupnom prihodu ljekarne, broj izdanih računa, prosječan iznos računa, broj obrañenih recepata i prosječnu vrijednost recepta te dane vezivanja zaliha

• Rekapitulacija poreza – nabava sadrži izvještaj o vrijednosti nabavljene robe i lijekova i o ukalkuliranoj marži i PDV-u razvrstano po poreznim grupama (stopama)

• Rekapitulacija poreza – prodaja sadrži izvješaj o vrijednosti prodane (naplaćene) robe i lijekova po tipovima prodaje i ukupno, naplaćenoj vrijednosti PDV-a i o ostvarenoj razlici u cijeni

Pregled transakcija po artiklima omogućava pregled transakcija na razini svakog artikla, a sastoji se od sljedećih izvještaja:

• Pregled nabave artikala Prikazuje podatke o nabavi artikala prema sljedećim kriterijima:

i uvjetima:

Kombinacijom različitih kriterija i uvjeta može se dobiti čitav niz izvještaja pogodnih za analizu nabave pojedinih artikala ili skupine artikala.

• Pregled prodaje artikala

Prikazuje podatke o prodaji artikala prema sljedećim kriterijima

i uvjetima:

Kombinacijom različitih kriterija i uvjeta može se dobiti niz izvještaja pogodnih za analizu prodaje pojedinih artikala ili skupine artikala. U Pregledu prodaje artikala mjese čno može se dobiti prikaz prodane vrijednosti robe i lijekova promatrajući i usporeñujući različite vrijednosti kroz zadano razdoblje. Na slici dolje mogu se vidjeti vrijednsti i kriteriji koje se mogu pratiti u izvještajima po mjesecima:

Podaci koji će se prikazati izborom kao na gornjoj slici su:

Izvještaj o prodaji po mjesecima omogućava praćenje različitih trendova (rast ili pad prodaje, rast ili pad prihoda i sl.), a klikom na ikonu F8 Graf.prikaz prikazani podaci prikazat će se u odgovarajućem grafičkom prikazu.

• Pregled artikala bez izlaza prikazuje sve artikle koji su zadanom vremenskom razdoblju nisu imali izlaz, odnosno prodaju. U navedenom izvještaju mogu se zadati i dodatni kriteriji:

prikazani na gornjoj slici. Na primjer, osim prikaza artikala bez izalaza u zadanom razdoblju mogu se unutar tih artikala izdvojiti artikli koji nisu imali uzlaz, što znači da će program prikazati sve artikle bez ikakovih kretanja u zadanom razdoblju, što je dobar kriterij da se prikazana skupina artikala pokuša premjestiti u druge ljekarničke jedinice sa boljim prometom ovih artikala.

• Pregled stanja zaliha artikala prikazuje stanje zaliha artikala po sljedećim kriterijima:

• Pregled stanja zaliha ukupno prikazuje ukupnu financijsku vrijednost zaliha po sljedećim kriterijima:

• Stanje zaliha artikala s liste lijekova omogućava uvid u stanje zaliha artikala sa liste lijekova pojedinačno po artiklu i ljekarni ili ukupno po artiklu za sve izabrane ljekarne ustanove:

Pregled zaliha artikala s liste lijekova je koristan kod promjene na listama lijekova radi analize zaliha pojedinih artikala kojima će se novim listama promijeniti cijena.

• Pregled popusta po artiklima omogućava pregled odobrenih popusta po sljedećim kriterijima:

gdje će se u prikazanim podacima vidjeti ukupni iznos odobrenog popusta, storno ukalkulirane marže i ostvarena marža nakon odobrenog popusta po svakom artiklu unutar izabranih kriterija ( grupa atikla, proizvoñač ili zadana grupa). Ukoliko je aktivan modul upravljanja popustima, popusti će se moći analizirati po zadanoj grupi.

3. Sustav razmjene informacija o stanju zaliha i ar tiklima Razmjena informacija o stanju zaliha Sustav rezmjene informacija o stanju zaliha i artiklima omogućava da svaka ljekarnička jedinica aktivno razmjenjuje stanje zaliha s drugim ljekarničkim jedinicama. Na taj način svaka ljekarna, osim uvida u stanje zaliha svoje ljekarničke jedinice može vidjeti i stanje zaliha nekog artikla u drugim ljekarničkim jedinicama. Navedeno je vrlo korisno, jer se u slučaju defektura pojedinih artikala pacijenta može preusmjeriti u najbližu ljekarnu vlastite ustanove te na taj način pacijent dobiva sigurnost raspoloživosti traženog artikla. Sustav razmjene informacija o stanju zaliha, može poboljšati obrtaj aartikala unutar ljekarničke ustanove na način da se suvišni artikli (ne prodaje se dobro ili je prevelik lager i sl.) ili artikli s lošim rokovima mogu “oglasiti” i ponuditi na preuzimanje drugim ljekarnama korištenjem tzv. virtualnog skladišta. Pojam virtualno skladište koristi se za listu artikala koji se fizički nalaze na stanju zaliha u ljekarni, ali je dio količina ili cijela zaliha stavljena na raspolaganje za premještaj u druge ljekarničke jedinice. Uz svaki artikl koji se stavlja u virtualno skladište moguće je napisati i napomenu, tako da ljekarnička jedinica koja bi mogla preuzeti artikl vidi i razlog zašto se neka ljekarna želi “riješiti” dijela zaliha odreñenog artikla. Stanje zaliha odre ñenog artikla drugih ljekarni čkih jedinica vidljivo je u ESKULAP-u 2000 u opciji:

Blagajna->Rad na blagajni

kada se prilikom izdavanja artikla (nakon odabira artikla) izabere dodatna opcija: Stanje zaliha drugih ljek... ili pritisnu tipke Ctrl S

Stanja zaliha virtualnog skladišta od drugih ljekar ni može se pregledavati u opciji:

Narudžbe->Virtualno skladište ostale ljekarne

a pregled i upis artikla u virtualno skladište za vlastitu ljekarnu nalazi se u opciji: Narudžbe->Virtualno skladište vlastita ljekarna

Razmjena informacija o artiklima Sustav razmjene informacija o artiklima omogućava definiciju i pregled dodatnih informacija s :

• napomenama i • doziranju i na činu uporabe svakog artikla

U dijelu napomene uz odreñeni artikl mogu se upisati dodatne napomene vezano za odreñeni artikl. Na primjer, odreñene preporuke, upozorenja i sl. U dijelu doziranja i načina uporabe artikla, upsani podaci se mogu i ispisivati na specijalnim printerima za naljepnice, kao personalizirana terapija. Na primjer, prilikom izdavanja lijeka na liječnički recept, a ako postoje ispunjeni preduvjeti ( printer s naljepnicama i podaci o doziranju i načinu uporebe ) ljekarnički program – ESKULAP 2000 će pored računa ispisati i naljepnicu s uputama za izdane lijekove. Dodatne informacije o artiklima upisuju se u centralnom sustavu – ESKULAP.C i dostupne su svim ljekarnama od trenutka ažuriranja podataka.

4. Sustav centralne nabave Sustav centralne nabave robe, lijekova i repromaterijala sastavni je dio aplikativne programske podrške ESKULAP.C-a Preduvjet za centralnu nabavu su je modul za centralno upravljanje šiframa, jer postupak naručivanja i rasporeñivanja naručenih količina može biti efikasan samo u sustavima koji svaki atikl u svakoj ljekarni imaju jedinstveno definiran. Detaljne upute za uspostavu i korištenje sustava centralne nabave, modele koji se mogu koristiti detaljno su opisani u uputaka: ESKULAP.C Sustav centralne nabave – Korisničke upute.

UPUTE ZA RAD U SUSTAVU SA CENTRALNIM UPRAVLJANJEM CIJENAMA

Eskulap-C Za ljekarne koje se nalaze u sustavu centralnog upravljanja šiframa, Eskulap-C omogućava i centralno upravljane cijenama, na način da je za svaki artikl moguće odredi način formiranja maloprodajne cijene artikla. Postoje četiri moguća načina formiranja cijene artikla:

- Slobodno formiranje cijene - cijena se odreñuje u ljekarni - Fiksna marža - Diferencirana marža i - Fiksna maloprodajna cijena

Način formiranja cijene artikla odreñuje se na kartici artikla, u opciji programa Mati čni podaci -> Artikli ljekarne.

Inicijalno su svi artikli podešeni tako da «Cijenu artikla odreñuje ljekarna», što znači da se cijena artikla slobodno formira u ljekarni. Ukoliko se za artikl podesi da je formiranje cijene «Fiskna marža» ili «Fiksna maloprodajna cijena», potrebno je kliknuti na gumb «Kalkulacija » te ući u kalkulaciju cijene artikla kako bi se upisala željena fiksna marža ili maloprodajna cijena artikla. Za lakše odreñivanje cijene ili marže, u prozoru za kalkulaciju prikazane su kalkulativni elementi odabranog artikla za sve ljekarne u sustavu (slika dolje)

Ukoliko artikl u centrali nije imao upisane nikakve kalkulativne elemente, inicijalno su ponuñeni kalkulativni elementi koji su najčešći u većini ljekarni.

Diferencirane marže Za artikle kojima se cijena formira pomoću «Diferencirane marže» nije potrebno ulaziti u kalkulaciju cijene. Artikl će u tom slučaju imati maržu koja ovisi o netto nabavnoj cijeni artikla (nabavna cijena umanjena za rabat). Diferencirane marže se unose i mijenjaju u opciji programa:

Mati čni podaci -> Diferencirane marže

Inicijalno su diferencirane marže podešene prema važećem Pravilniku::

Pregled i filtriranje artikala prema na činu formiranja cijene Radi lakšeg upravljanja centralnim cijenama u opciji programa Mati čni podaci -> Artikli ljekarne dodana je kolona koja prikazuje način formiranja cijene svakog artikla. Radi preglednosti, za artikle kojima cijenu odreñuje ljekarna, način formiranja cijene je prikazan kao prazan.

Na dodatnim opcijama kojima se pristupa pomoću naredbe «F1», moguće je izdvojiti artikle prema načinu formirana cijene:

Podešavanje na čina formiranja cijene za skupinu artikala Način formiranja cijene za skupinu artikala moguće je podesiti tako da se prvo označi odreñena skupina artikala, te se naredbom CTRL-U otvara prozor za promjenu načina formiranja cijene za označene artikle:

Ako je označeno više od 10 artikala za promjenju načina formiranja cijene, program će postaviti pitanje jeste li sigurni da želite promijeniti način formiranja cijene za označene artikle. Ako se odabere «Fiksna marža» ili «Fiskna maloprodajna cijena», potrebno je istu upisati u dodatno polje (slika dolje).

Radi sigurnosti, skupna promjena «Fiksne maloprodajne cijene» dopuštena je za najviše 5 (pet) artikala odjednom.

Eskulap 2000 Ljekarne koje se nalazi u sustavu centralnog upravljanja šiframa ne moraju raditi sa sustavom centralnog upravljanja cijenama. Za ljekarne koje se odluče za rad u sustavu centralnog upravljanja cijenama postoje četiri moguća načina formiranja cijene artikla:

- Slobodno formiranje cijene - Fiksna marža - Diferencirana marža - Fiksna maloprodajna cijena

«Slobodno formiranje cijene», znači da se cijena artikla i dalje odreñuje u ljekarni. «Fiskna marža» znači da artikli imaju zadanu fiksnu maržu koja je odreñena u centrali i program će prilikom zaprimanja robe i lijekova novui cijenu izračunavati prema nabavnoj cijeni i definiranoj marži koja se ne može promijeniti u ljekarni. Samim tim će i maloprodajna cijena biti odreñena i neće se moći mijenjati u ljekarni. «Fiksna maloprodajna cijena» znači da artikli imaju zadanu maloprodajnu cijenu koja je odreñena u centrali i samo se u centrali može i promijeniti. «Diferencirana marža» znači da će artikl imati maržu koja ovisi o netto nabavnoj cijeni artikla (nabavna cijena umanjena za maloprodajni rabat). Diferencirane marže su definirane u centrali, a inicijalno su podešene prema važećem Pravilniku:

Za ljekarne u sustavu centralnog upravljanja cijenama će se prilikom učitavanja podataka centralnog šifrarnika učitati i podaci o diferenciranim maržama, te će se cijene artikala u ljekarni uskladiti prema načinu formiranja cijene koji je za taj artikl odreñen u centrali.

Za artikle kod kojih je došlo do promjene cijena , automatski će se kreirati i zapisnik o promjenama cijena, te će biti prikazana obavijest o broju zapisnika koji je iskreiran.

Iz opcije programa Cjenik -> Zapisnik o promjenama cijena treba ispisati naljepnice za artikle s novim cijenama. Za ljekarne koje se nalaze u sustavu s centralnim upravaljanjem cijenama, svakog novog radnog dana, prilikom prve prijave u program, automatski će se pokrenuti učitavanje centralnog šifrarnika kako bi se uskladile cijene artikala.

Pregled i filtriranje artikala prema na činu formiranja cijene Radi lakšeg snalaženja sa centralnim cijenama u opcijama programa: Mati čni podaci -> Artikli ljekarne, Mati čni podaci -> Artikli centrale i Cjenik -> Kalkulacija maloprodajnih cijena dodana je kolona koja prikazuje način formiranja cijene svakog artikla.

Radi preglednosti, za artikle kojima je cijenu može odreñuje ljekarna, način formiranja cijene je prikazan kao prazan. U opciji programa: Cjenik -> Kalkulacija maloprodajnih cijena na dodatnim opcijama kojima se pristupa pomoću naredbe «F1», moguće je izdvojiti artikle prema načinu formiranja cijene :

Kalkulacija cijene artikla U kalkulaciji cijene artikla je takoñer dodan podatak o načinu na koji se formira cijena, artikla. Kod slobodnog formiranja cijene artikla u kalkulaciji cijene artikla je moguće mijenjati sve kalkulativne elemente.

Ako je cijena ili marža artikla odreñena u centrali, ili je cijena artikla odreñena preko diferencirnih marži tada će u kalkulaciji biti moguće mijenjati samo nabavnu cijenu artikla i maloprodajni rabat. U slučaju promjene nabavne cijene artikla i fiksne marže, automatski će se mijenjati maloprodajna cijena artikla, dok će maloprodajna marža ostati ista. U slučaju promjene nabavne cijene artikla i fiksne maloprodajne cijene artikla, automatski će se mijenjati maloprodajna marža, dok će maloprodajna cijena artikla ostati ista. U slučaju promjene nabavne cijene artikla i diferencirane marže, automatski će se primijenjivati diferencirana marža u ovisnosti o nabavnoj cijeni artikla, te će na osnovu toga izračunati i nova maloprodajna cijena.

Ovakva kalkulacija cijene artikla će takoñer biti i prilikom unosa ulaznih dokumenata (primki i kalkulacija). Kod učitavanja podataka ulaznih dokumenata sa interneta ili sa diskete, cijene artikala će automatski biti prilagoñene načinu formiranja cijene artikla koji je odreñen u centrali.

ESKULAP.C Sustav centralne nabave KORISNIČKO UPUTE

© by Information Systems – Zagreb

Korisničke upute za sustav centralne nabave

SADRŽAJ

1. UVOD 2. Lista artikala za naručivanje u ljekarni

2.1 Dodavanje artikala kod izdavanja (Rad na blagajni) 2.2. Dodavanje artikala za narudžbu izborom artikala

3. Spremanje i slanje liste za narudžbu iz ljekarne 4. Obrada narudžbi u službi centralne nabave

4.1 Preuzimanje narudžbi iz ljekarni 4.2 Ureñivanje i rasporeñivanje narudžbe prema dobavljačima 4.3 Modeli listi za dobavljače 4.4 Optimizacija zaliha u ljekarnama kroz sustav centralne nabave

4.4.1 Virtualno skladište 4.4.2 Nalozi za meñuskaldištenje

4.5 Izrada listi prema dobavljačima 4.5.1 Upis primarng dobavljača 4.5.2 Promjena dobavljača 4.5.3 Naknadno dodavanje artikala u listu za narudžbu 4.5.4 Odgoda naručivanja

4.6 Dodatni funkcionali 5. Planovi naručivanja

5.1 Kontrola ispunjenja ugovornih obveza 5.2 Uvid u mogućnost ostvarivanja trenutnih pogodnosti (akcija)

6. Provjera ostvarenja planova naručivanja 7. Kreiranje listi za dobavljače

7.1 Slanje i zaključivanje narudžbi dobavljačima 7.2 Generiranje nove liste za narudžbu iz listi narudžbi s defekturama

8. Zaključivanje narudžbi 9. Završetak centralne narudžbe 10. Pregled naloga za meñuskladištenje u ljekarnama 11. Pregled defektura u ljekarnama


SUSTAV CENTRALNE NABAVE 1. UVOD Sustav centralne nabave robe i lijekova:

• pojednostavljuje i ubrzava proces nadopune zaliha u ljekarnama, • omogućava efikasniju kontrolu nabave prema veledrogerijama, • omogućava optimizaciju vrijednosti i asortimana zaliha u ljekarnama, • omogućava preraspodjelu zaliha izmeñu ljekarničkih jedinica na način da se on odreñuje

(uvjetuje) centralno ili da se inicira iz ljekarničke jedinice, • pojednostavljuje i ubrzava proces analize ostvarivanja akcija (akcijskih prodaja) veledrogerija.

Sustav centralne nabave podrazumijeva istovjetnost šifri artikala u svim ljekarničkim jedinica, te stalnu vezu izmeñu ljekarni. Shema funkcioniranja sustava može se prikazati sljedećom slikom: Centralna nabava funkcionira na sljedeći način:

• lista za (nabavu) nadopuno zaliha generira se u ljekarni, • generirana lista šalje se u službu centralne nabave, • služba centralne nabave prema zadanim uvjetima (ugovoreni uvjeti, najpovoljnija cijana i sl.)

razvrstava artikle prema dobavljačima, • razvrstane liste prema dobavljačima se elektroničkim putem šalju kao upit (narudžbenica)

dobavljaču, • dobavljač, elektroničkim putem, vraća odgovor s podacima koje artikle i koju količinu je u

mogućnosti isporučiti, • program provjerava je li količina koja je naručena jednaka količini koja će biti isporučena i ako

nije sprema podatke o narudžbi u listu defektura, • po završetku razmjene podataka sa dobavljačima, liste artikala koja će se isporučiti i liste

defektura se šalju u ljekarne Navedene funkcionalnosti su općenite, te ćemo ih u nastavku dodatno pojasniti.


2. Lista artikala za naru čivanje u ljekarni Lista artikala za narudžbu generira se u ljekarni u opciji: Narudžbe->Izrada narudžbi za dobavljače Pokretanjem ove opcije na ekranu će se prikazati lista s artiklima koji su već dodani u narudžbu (kao na slici).

Artikli se, u listu za narudžbu, mogu dodati:

• kod izdavanja robe i lijekova (Rad na blagajni) ili • izborom artikala koji su zadovoljili kriterije za narudžbu.

2.1 Dodavanje artikala kod izdavanja (Rad na blagaj ni) Za dodavanje artikla u listu za narudžbu dovoljno je kliknuti na ikonu F7 Narudžba i upisati količinu koju želite naručiti (kao na slici). Izbor artikla koji se stavlja u listu za naružbu je proizvoljan ne ovisi o prethodnim transakcijama, već isključivo o želji (potrebi) odgovore osobe za narudžbom, odnosno dopunom stanja zaliha, odreñenog artikla.


2.2. Dodavanje artikala za narudžbu izborom artikal a Artikli se u listu artikala za narudžbu mogu dodati i uvjetno. Uvjetno dodavanje artikala u listu za narudžbi znači da, prije nego se artikli dodaju u listui, moraju zadovoljiti odreñene kriterije. Kriteriji za dodavanje u listu priokazani su na sljedećoj slici:


Smisao uvjetnog dodavanja artikala u listu za narudžbu (nadopunu zaliha) jest da se osim ubrzavanja procesa narudžbe, ugrade mehenizmi kontrole kojima će se onemogućiti neselektivno naručivanje, a samim tim i nekontrolirano povećanje stanja zaliha ljekarne. Nakon odabira kriterija za selekciju artikala (tip artikla, uvjet Izlaza-prodaje za zadani broja dana, minimalna zaliha i sl.) potrebno je definirati hoće li se artikli koji su zadovoljili kriterije odmah upisati u listu ili će se samo prikazati. Ako je postavljeno da se Omogući selekcija, tada je potrebno napraviti još jedan korak do prijenosa artikala u listu za narudžbu, a to je dodatni izbor artikala (označavaje artikala). Osim odabira automatskog ili selektivnog dodavanja artikala, moguće je automatizirati i unos količine koja će se naručiti (odnosno za koju će se nadopuniti zaliha). Postoje 3 mogućnosti automatskog unosa količine: Prema optimalnim zalihama (koristite ako ste uz sve artikle upisali koju optimalnu zalihu želite) Prema količini izlaza (znači da će narudžba biti jednaka prodaji u zadanom broju dana) ili Prema količini izlaza + ponovljivi recepti (na količinu izlaza će se dodati količina koja se nalazi na papirnatim ponovljivim receptima) Ako se izabere (stavi točkica na) Upiši 0 tada će se za svaki artikl u listi morati upisati količina koje se hoće naručiti.


3. Spremanje i slanje liste za narudžbu iz ljekarne Nakon upisa artikala u listu za narudžbu, listu je potrebno spremiti (zapamtiti) i poslati u službu centralne nabave. Lista se sprema klikom na ikonu Spremi. Nakon što je narudžba spremljena mora se poslati u službu centralne nabave. Lista se šalje pokretanjem opcije: Narudžbe->Pregled narudžbi za dobavlja če tako da se pozicionirate na listu koja još nije poslana i kliknete na F8 Pošalji nar . Ovime je proces generiranja i slanja liste artikala za narudžbu iz ljekarni završen. Nastavak procesa naručivanja odvija se dalje u centrali od koje će ljekarne, a kada se zaključi proces naručivanja, dobiti obavijest o količinama i dobavljačima koji će isporučiti tražene artikle (artikli koji su poslani u listi za narudžbu). Svaka ustanova pojedinačno odreñuje vrijeme trajanja centralne narudžbe. Klikom na Ctrl F8 Stanje nar. ljekarna može provjeriti status poslane narudžbe ( je li obrañena, postoji li defektura i sl.)


4. Obrada narudžbi u službi centralne nabave Služba centralne nabave zaprima pojedinačne narudžbe iz ljekarni i rasporeñuje narudžbe prema dobavljačima. Prilikom rasporeñivanja narudžbi prema dobavljačima služba centralne nabave vodi računa o:

• nabavci artikala prema najpovoljnijim uvjetima na tržištu, • ispunjenju ugovornih obveza prema dobavljačima i • ispunjenju zadanih planova.

Služba centralne nabave takoñer:

• kontrolira količine koje je naručila ljekarna za pojedine artikle, odnosno kontrolira jesu li naručene količine realne, u skladu sa stanjem zaliha i prodajom u ljekarni,

• po potrebi preraspodjeljuje zalihe izmeñu ljekarničkih jedinica u svrhu optimizacije stanja zaliha u svakoj ljekarničkoj jedinici,

• prerasporeñuje stanje zaliha u skladu sa zahtjevima ljekarni o viškovima pojedinih artikala na stanju ili viškovima artikala s kratikim rokom valjanosti.

4.1 Preuzimanje narudžbi iz ljekarni Narudžbe iz ljekarni se preuzimaju pokretanjem opcije programa: Narudžbe->Izrada narudžbi za dobavlja če klikom na ikonu F3 Prihvat nar. nakon čega će se otvoriti popis svih poslanih narudžbi iz ljekarni (slika dolje)

Za preuzimanje narudžbe iz svih ljekarni dovoljno je staviti kvačicu ispred Preuzmi sve neobrañene narudžbe i nakon toga kliknuti na Prihvati . Ako se preuzimaju narudžbe samo odre ñenih ljekarn i, tada treba:

• maknuti kvačicu ispred Preuzmi sve neobrañene narudžbe, • izabrati narudžbe iz odreñene (odreñenih) ljekarni i • kliknuti na Prihvati.


4.2 Ureñivanje i raspore ñivanje narudžbi prema dobavlja čima Izborom listi narudžbi iz ljekarni program će sve artikle za narudžbu prenijeti u jedinstvenu listu artikala za naručivanje. Jedinstvena lista artikala za naručivanje (slika dolje)

sadrži sve podatke o artiklima koje su ljekarne naručile. Da bi se lakše snalazilo u jedinstvenoj listi na ekranu će se prikazati tablica s podacima:

• oznaka ljekarne, • artikli (naziv artikla) koji se naručuje iz odreñene ljekarne, • stanje artikla u ljekarni u trenutku izrade narudžbe, • ukupni izlaz artikla u zadanom broju dana, • količinu koju ljekarna želi naručiti (nadopuniti zalihe) , • nabavna vrijednost, • primarni dobavljač i • količina artikla koja je raspoloživa iz drugih ljekarni (Količina meñuskl.)

Na temelju podataka iz ljekarni, služba centralne nabave:

• provjerava jesu li naručene količine u granicama prihvatljivih (na primjer, ako je na stanju zaliha 100 kutija, ljekarna nije prodala u zadnjih 7 dana niti jednu kutiju, a u listi za narudžbu stoji da ljekarna želi još 10 kutija, tada bi služba centračne nabave trebala količinu u narudžbi upisatio 0, tj. odbiti naručivanje tog artikla za ljekarnu)

• provjerava mogućnost preraspodjele artikala iz drugih ljekarni (ovo se primjenjuje u ljekarničkim ustanovama koje imaju vlastiti dostavu) koje tog artikla imaju u višku ili sa lošim rokom valjanosti,

• odreñuje dobavljača od kojeg će naručiti artikle i • provjerava jesu li ostvareni definirani (zadani) planovi naručivanja.

Nakon provjere liste artikala za naručivanje i preraspodjele liste prema dobavljačima ili generiranjem listi za preraspodjelu zaliha (meñuskladišnice) liste za narudžbu se spremaju klikom na ikonu F5 Spremi.


4.3 Modeli listi za dobavlja če ESKULAP.C podržava dva modela generiranja listi za dobavljače:

• Model A , po kojem se liste za dobavljače generiraju po pojedinačno po ljekarnama, što je ujedno i nalog dobaljaču za isporuku ili

• Model B , po kojem se liste za dobavljače generiraju po artiklu (za odeñeni artikl se sumiraju količine iz svih ljekarni).

Ako se koristi Model B generiranja listi, tada se nakon potvrde dobavljača o količinama koje će isporučiti, pokreće proces generiranja i slanja naloga dobavljačima za isporuku po ljekarnama. Razlika izme ñu modela A i modela B Prema modelu A se troši manje vremena za obradu narudžbi, jer se u jednoj razmjeni podataka izmeñu centralnog sustava nabave i dobavljačkog sustava, narudžba završava i odmah se znaju količine koje se trebaju isoporučiti i gdje će se isporučiti (odmah su generirani i nalozi za isporuku). Prema modelu B se troši više vremena , jer su potrebne dvije razmjene podataka. U prvoj razmjeni podataka od dobavljača se dobivaju količine koje dobavljač može isporučiti, nakon čega se u centralnom sustavu nabave pokreće generiranje naloga za isporuku po ljekarnama, i tek nakon toga se nalozi šalju dobavljaču. Mode B se može prikazati sljedećom shemom:

Model B se koristi u sustavima podložnim čestim defekturama na tržištu i u sustavima gdje izmeñu dobavljača i ljekarne (lejkarničke ustanove) ne postoje jasno definirani ugovori s cijenama. U tom slučaju se nakon dobivanja odgovora od dobavljača o mogućim isporukama traženih količina i cijenama po kojima se roba i lijekovi mogu isporučiti, rade dodatna procesiranja koja će optimalno rasporediti količine koje dobavljač može isporučiti u lejkarne koje su taj artikl tražile. Na primjer, ako su 3 ljekarne naručile 12 kutija nekog lijeka, ( Ljekarna 1 - 5 kutija, Ljekarna 2 - 5 kutija i Ljekarna 3 - 2 kutije, a dobavljač može isporučiti 5 kutija ), tada će u procesu generiranja naloga za isporuku dobivenih 5 kutija rasporediti na sve ljekarne po principu da će Ljekarna 1 dobiti 2 kutije, Ljekarna 2 - dvije kutije i Ljekarna 3 - jednu kutiju, što će osigurati veću raspoloživost u ljekarnama ustanove.


Kod biranja po kojem će modelu raditi služba centralne nabave o navedenom treba voditi računa. Bez obzira na model, korištenjem mogućnosti generiranja naloga za meñuskladištenje (prijenos zaliha izmeñu ljekarni) moguće je u slučajevima defektura osigurati ravnomjernu raspoloživost zaliha u ljekarnama. 4.4 Optimizacija zaliha u ljekarnama kroz sustav ce ntralne nabave U prethodnom poglavlju opisan je sustav naručivanja robe i lijekova (nadopuna zaliha) preko službe za centralnu nabavu. Korištenjem sustava za centralnu nabavu, značajno se olakšava nadopuna zaliha u ljekarnama i puno efikasnije se prate promjene uvjeta i cijena na tržištu, kako i ispunjenje ugovornih obveza. Svako stanje zaliha u ljekarni su angažirana sredstva o kojima je potrebno voditi računa da se što je moguće više puta koriste (obrću). Dugo zadržavanje nekog artikla na zalihama usporava obrtaj sredstava što direktno utječe na profit ljekarne, a može utjecati i na itek roka valjanosti, što zahtijeva nepotrebne otpise. Vodeći računa da se artikli neprestano obrću i da nema otpisa zog isteka roka valjanosti optimizira se stanje zaliha u ljekarnama. Optimizacija stanja zaliha u ljekarničkim ustanovama s više ljekarničkih jedinica može se provesti korištenjem preraspodjele dijela zaliha izmeñu ljekarničkih jedinica, odnosno meñuskladištenjem. Meñuskladištenje se može provesti korištenjem mehanizama:

• virtualnog skladišta (lista suvišnih artikala) i • nalozima za me ñuskladištenje.

4.4.1 Virtualno skladište Virtualno skladište (lista suvišnih artikala, lista artikala s lošim obrtajem ...) su termini koji se koriste u sustavima s centralnom nabavom, a označavaju popis artikala kojih se ljekarna želi “riješiti” odnoso koje stavlja na raspolaganje drugim ljekarnama koje bi taj artikl (te artikle) mogla prodati ili izdati. U virtualno skladište se ubacuju artikli:

• s lošim rokom valjanosti, • artikli s lošim obrtajom ili • artikli koji se izbacuju iz asortimana ljekarne.

Virtulano skladište (lista suvišnih artikala po ljekarnama) je u svakom trenutku vidljivo svim ljekarnama i službi centralne nabave, tako da ljekarne prilikom kreiranja liste za narudžbu (nadopunu zaliha) mogu vidjeti što je na listi i ako se artikl kojeg želi naručiti nalazi na listi, može zatražiti dostavu tog artikla iz druge ljekarne. Ako se ljekarna prilikom kreiranja liste za naružbu ne koristi informacijama o stanju zaliha u virtualnom skladištu, njime se može koristiti služba centralne nabave. Služba centalne nabave u procesu generiranja (rasporeñivanja) narudžbi prema dobavljačima, može (treba, mora) provjeriti stanje zaliha virtualnog skladišta i umjesto slanja zahtjeva dobavljaču, može generirati zahtjev za prijenos (meñuskladištenje) zaliha iz ljekarne koja je stanje zaliha poslala u virtualno skladište u ljekarnu (ljekarne) koje taj artikl naručuju (zahtijevaju) . Pregled stanja zaliha virtualnog skladišta Stanje zaliha virtualnog skladišta prikazuje se klikom na ikonu Ctrl L. Stanje se može pregledavati:

• bezuvjetno (za sve artikle i sve ljekarne) ili • uvjetno (samo za one artikle koji se nalaze u virtualnom skladištu, a nalaze se i u listama za

narudžbu iz zadanih ljekarni)


Prikaz stanja zaliha virtualnog skladišta za sve artikle dobit će se ako u uvjetima za pregled, ispred Usporedi naručene artikle Iz svih ljekarni stoji “kvačica” i ako “kvačica” stoji ispred Sa listom artikla iz svih ljekarni, kao na slici dolje.

Ako se želi vidjeti mogućnost preraspodjele (meñuskladištenje) stanja zaliha iz jedne ljekarne u točno odreñenu ljekarnu tada se u pregledu stanja zaliha virtualnog skladišta moraju isključiti obje kvačice (kao na slici) i izabrati ljekarnu iz koje se želi vidjeti mogućnost preraspodjele i ljekarnu u koju se želi stanje zaliha prenijeti (kao na slici dolje).

gdje je postavljen zahtjev da se prikaže mogućnost preraspodjele stanja zaliha u Ljekarnu 1 iz Ljekarne 3.


Ako se želi vidjeti mogućnost preraspodjele artikala iz svih ljekarni u točno odreñenu ljekaranu tada se kvačice moraju postaviti kao na slici dolje

gdje je postavljno da se prikaže mogućnost preraspodjele svh artikala iz svih ljekarni (cjelokupno virtualno skladište ) u Ljekarnu 1. 4.4.2 Nalozi za me ñuskaldištenje Za razliku od naloga koji se kreiraju korištenjem virtualnog skladišta, gdje je pojedina ljekarnička jedinica, označila da ima viška (da se želi riješiti odreñene količine zaliha) nalozi za meñuskladištenje se generiraju u službui centralne nabave kada i ako to odredi odgovorna osoba u centralnoj nabavi. Nalozi za meñuskladištenje će se najčešće generirati:

• u slučaju nestašice (defektura) pojedinih atikala na tržištu, • utvrñivanja nezadovoljavajućeg obrtaja odreñenog artikla u ljekarni, • ostvarivanja dodatnih rabata u nabavi (na primjer, ako dobavljač kao uvjet za dodatni rabat

postavi da se mora naručiti više od 15 kutija nekog lijeka po jednom mjestu isporuke-ljekarni, tada će se sve količine takovog artikla moći prebaciti za isporuku u jednoj ljekarni, a nalozima za meñuskladištenje će se iz te ljekarne preraspodijeliti u ostale koje su taj artikl naručile) ili

• drugim razlozima koji bi doveli do optimalnog stanja zaliha u ljekarnama. Nalog za meñuskladištenje se zadaje klikom na ikonu Ctrl M Meñusklad. kada se nalazite na odreñenom artiklu u listi za naručivanje. Otvorit će se prozor kako na slici dolje:


U prikazanom primjeru odgovorna osoba u službi centralne nabave zadaje nalog Ljekarni 8 da 7 kutija Daktarin kerme 30 g pošalje ( napravi nalog meñuskladišnica otprema ) u Ljekarnu 1. Ova metoda se koristi kada je sigurno da Ljekarna 8 ima dovoljnu količinu artikala Daktarin kreme koju može meñuskladištiti u Ljekarnu 1. Nalog za meñuskladištenje se može zadati i klikom na ikonu Ctrl S Zaliha ljek. gdje će se za odreñeni artikl prvo prikazati stanje zaliha zadanog artikla u ostalim ljekarnama, te će se na temelju prikazanog raditi raspodjela u odreñenu ljekarnu. Na slici dolje,


prikazano je stanje zaliha zaliha DABROSTON TBL 30X MG BELUPO s podatkom o stanju zaliha u svim ljekarnama. U prikazu je takoñer vidljivo da Ljekarna 3 treba5 kutija lijeka. Tražena količina se može meñuskladišnicama premjestiti iz jedne ili više ljekarni na način da se pozicionira na ljekarnu koja ima dovoljnu količinu na zalihama i klikne na ikonu Meñus. te postupak ponavlja do ispunjenja količine koju odreñena ljekarna potražuje. Meñuskladištenje radi ostvarivanja boljih uvjeta nabav e U slučaju kad dobavljač rabat uvjetuje odreñenom količinom naručenih artikala na jedno mjesto isporuke, nalozi za meñuskladištenje se generiraju na sljedeći način. Pozicionira se na odreñeni artikl i klikne na ikonu za meñuskladištenje (kao u prethodnom primjeru),

stim da se mora postaviti “kvačica” ispred Naručiti od dobavljača. Ovako upisan podatak znači, Naruči od dobavljača 12 kutija DALACIN C 150 CAPS 16X150 MG PFIZER. Tih 12 kutija će se naručiti u Ljekarnu 8, koja će tih 12 kutija meñuskladišnicom poslati u Ljekarnu 3.


4.5 Izrada listi prema dobavlja čima Sve pristigle narudžbe iz ljekarni, bez obzira na model naručivanja, spajaju se u jednu listu artikala za narudžbu. Prilikom zaprimanja narudžbi iz ljekarni, program inicijalno razvrstava artikle prema kriteriju primarnog dobavljača. Dobavljač, kojemu će se poslati narudžba, ispisan je u koloni Dobavlja č (kao na slici dolje)

Sustav centralne nabave podrazumijeva elektroničku razmjenu podataka izmeñu sustava centralne nabave i dobavljača, što znači da mora postojati jedinstvena veza izmeñu šifr artikla ljekarne i šifre artikla kod dobavljača. Zbog toga program pored svakog artikla, osm što prikazuje kojem dobavljaču će se proslijediti narudžba, prikazuje i postoji li veza izmeñu šifri, AKo veza izmeñu šifri ne postoji, naziv dobavljača obojen je crvenom pozadinom, a u donjem lijevom uglu ekrana ispisan je tekst Ne postoji veza na artikl kod dobavljača. Za artikle gdje ne postoji veza, ona se mora upisati, jer se artikli jkoji nemaju vezu, neće upisati u listu za naručivanje od nazbnačenog dobaljača. Upis veze izme ñu šifre ljekarne i šifre kod dobavlja ča Za upis veze izmeñu šifri potrebno se pozicionirati na odreñeni artikl i kliknuti na ikonu F6 Dobavlja č nakon čega će se otvoriti prozor za upis šifre (slika dolje):


Kod upisa šifre može se odrediti hoće li izabrani dobavljač ujedno biti i primarni (staviti kvačicu ispred teksta Odabrani dobavljač je i primarni dobavljač). 4.5.1 Odreñivanje primarnog dobavlja ča Pod pojmom primarni dobavljač podrazumijeva se dobavljač koji će se inicijalo (automatski) dodijeliti artiklu prilikom učitavanja liste artikala za narudžbu od dobavljača. Primarni dobavljač može se odrediti unaprijed, pokretanjem opcije: Narudžbe->Upis primarnog dobavljača za artikle 4.5.2 Promjena dobavlja ča Prilikom učitavanja narudžbi iz ljekarni, program će raditi automatsko razvrstavanje prema primarnom dobavljaču. Ako se odreñeni artikli trebaju (žele) rasporediti nekom drugom dobavljaču mogu se označiti ( pritiskom na razmaknucu) i klikom na ikonu F6 Dobavlja č promijeniti dobavljača. Bitno je znati da će ovako napravljen raspored vrijediti samo za tekuću, trenutnu listu. Ako se izbor dobavljača veže uz financijske uvjete, tada se pritiskom na ikonu Ctrl C Nab.cijene može zatražiti prikaz nabavnih cijene izabranog artikla, te na temelju uvjeta nabeve odrediti kojem će se artiklu poslati narudžba. 4.5.3 Naknadno dodavanje artikala u listu za narudž bu Lista artikala za narudžbu generira se učitavanjem listi iz ljekarni. Meñutim, postoje slučajevi kada će ljekarna nazvati i zatražiti dodavanje novih artikala na listu ili slučajevi kada će se radi ostvarivanja dodatnih pogodnosti nabave, na listu koju je poslala ljekarna dodati još neki od artikala. Artikli se mogu dodati klikom na ikonu Insert Dodaj Otvorit će se prozor kao na slici

gdje se mogu upisati podaci za koju ljekarnu, koji artikl i u kojoj količini će se naručiti.


4.5.4 Odgodi naru čivanje Uobičajena je praksa dnevne (dvodnevne) nadopune zaliha. Tako i liste za naručivanje dolaze na dnevnoj razini. Takoñer, postoje artikli koji se od odreñenih dobavljača naručuju samo jednom ili dva puta mjesečno. Ti artikli, skupina artikala, mogu se prenijeti u posebnu listu, odnosno može se odgoditi narudžba. Označavanjem artikala i izborom dodatne funkcije: Ctrl V Dodaci->Odgodi naručivanje za označene artikle označeni artikliće se prenijeti iz liste za narudžbu u listu artikala s odgodom. Svi artikli s liste za odgoñeno naručivanje mogu se bilo kada prenijeti u listu za naručivanje klikom na ikonu Ctrl V Dodaci izborom dodatne funkcije: Preuzmi odgoñene artikle u narudžbu. 4.6 Dodatni funkcionali Kada se iz svih ljekarni preuzmu liste za naručivanje, tada je broj artikala u jedinstveno listi centralne nabave prilično velik. Da bi se olakšao rad s velikim listama i olakšalo rasporeñivanje narudžbi prema dobavljačima (uvela kontrola nabave prema dobavljačima) dodan je niz funkcionalnosti koji u tome mogu pomoći. Dodatni fukncionali pozivaju se klikom na ikonu Ctrl V Dodaci.

Prikaz nepovezanih artikala otvara tablicu s artiklima gdje ne postoji veza izmeñu šifre artikla ljekarne i šifre artikla dobavljača kojem se liste za narudžbu šalju elektroničkim putem. Prikaz artikala koih nema u katalogu otvara tablicu s listom artikala kojih nema u katalogu dobavljača. Prikaz artikala prema dobavlja ču prikazuje financijski iznos trenutne narudžbe sumirano po dobavljačima. Prikaz artikala prema ljekarni prikazuje ukupnu vrijednost narudžbe za svaku lejkarničku jedinicu, sortirano po ukupnoj vrijednosti, od najveće do financijski najmanje narudžbe Prikaz artikala prema proizvo ñaču prikazuje ukupnu vrijednost nabave po proizvoñačima. Prikaz artikala prema ljekarni i dobavlja ču prikazuje ukupnu vrijednost narudžbe svake ljekarne razvrstano po dobavljačima.


Ponekad je potrebno skupnu (zajedničku) listu za narudžbu sortirati po različitim kriterijima iz razloga usporedbe količina odreñenog artikla koji je naručen iz više ljekarni, provjere nabavne vrijednosti pojedinih artikala itd. Za brzo sortiranje liste koristi se opcija: Redosljed artikala u listi za narudžbu. Popis redosljeda koji se može izabrati je:

Prikaz artikala za me ñuskladišnice prikazuje popis artikala koji će se umjesto od dobavljača isporučiti, premjestiti, iz odreñene ljekarničke jedinice u drugu (druge). Prikaz izlaza za zadani broj dana. Ukoliko služba centralne nabave ocijeni da je količina naručenog artikla iz ljekarne veća od količine koja neće opteretiti skladište (lager) ljekarne ili ako želi povećati količine u narudžbi radi ostvarenja dodatnog rabata, a nije sigurna u ispravost odluke, može konačnu odluku donijeti prikazom izlaza odreñenog artika za zadani broj dana. Na primjer, ako se želi povećati količina u narudžbi (akcijski rabat) tada bi, umjesto podatka o izlazu za 7 dana, bio kvalitetniji prikaz izlaza artikla u 20 dana. Odgodi naru čivanja za ozna čene artikle najčešće se koristi u slučajevima kada se u narudžbi nalaze artikli koji se ne naručuju u velikim količinama, odnosno koji se naručuju od “manjih” dobavljača koji isporuku imaju na nivou 15 dana ili jednom mjesečno. Tada se označeni artikli prihvate i kao valjani zahtjev za nadopunom zaliha i “stave se na stranu”, odnosno odgodi se dnevna narudžba, te kada se odluči poslati narudžba dobavljaču se pokrene opcija Preuzmi odgo ñene artikle u narudžbu kojim se svi artikli ubace u listu za narudžbu.


5. Planovi naru čivanja Planovi naručivanja koriste se u svhu:

• kontrole ispunjenja ugovornih obveza prema dobavljačima (veledrogerijama) i • uvida u mogućnost ostvarivanja trenutnih pogodnosti (akcija).

5.1 Kontrola ispunjenja ugovornih obveza Da bi se ostvarila kontrola ispunjenja ugovornih obveza prema dobavljačima potrebno je definirati ugovornu obvezu. Ugovorna obveza definira se kroz opciju:

Narudžbe->Definicija planova naru čivanja tako da se klinke na ikonu Insert Dodaj nakon čega će se otvoriti prozor za upis plana (slika dolje)

Kod definicije planova pomoću kojih se kontrolira ispunjenje ugovornih obveza, “točkica” treba stajati ispred Dugoročni plan Nakon upisa naziva kontrole (plana) kliknike na Dalje , nakon čega će se pojaviti prozor za upis razdoblja (slika dolje)


Kliknite na Dalje. U sljedećem ekranu možete dodatno odrediti:

Kada se upiše na koji set artikala ili proizvoñača se ugovorna obveza odnosi, kliknite na Dalje za upis uvjeta koji odreñuju ugovornu obvezu (slika dolje)


Osim uvjeta koji se odnose na artikle i ukupni iznos koji se mora ostvariti, mogu se unijeti i dodatni uvjeti (slika dolje)

kojim se zadaje da se kontrola naručivanja za ispunjenje ugovora odnosi na sve ili samo na odreñene ljekarne, te ograničenje da se artikli koji su definirani ugovorom smiju naručivati samo od zadanog dobavljača.


Nakon upisa dodatnih kriterija kliknite na Dalje , otvara se dodatni prozor (kao na slici dolje)

Budući da se radi o planu kojim se kontrolira ispunjenje ugovornih obveza kliknite na Dalje. Zadavanjem svih kriterija i uvjeta definicija plana naručivanja za odreñenog dobavljača je završila. Program će opisati plan (slika dolje)

Nakon toga treba kliknuti na Završi


5.2 Uvid u mogu ćnost ostvarivanja trenutnih pogodnosti (akcija) Korištenjem mogućnosti postavljanja različitih kriterija provjere, planom naručivanja može se definirati i provjera (uvid) u mogućnost ostvarivanja pogodnosti nabave odreñenog asortimana koji se nalazi na akcijskim ponudama dobavljača. Na primjer, ako je dobavljač, Phoenix farmacia, oglasio akcijsku prodaju dijela asortimana VICHY-jevih proizvoda tada se može definirati plan na sljedeći način:

Za datum primjene upisujete tekući (trenutni) datum


Postavite da se plan odnosi na točno odreñene artikle (slika dolje)

Izaberete artikle (slika dolje)

Upišete uvjete za ostvarenje akcije (na primjer, ako je uvjet za ostvarenje akcije narudžba veća od 1.500,00 kn, tada upišete uvjeta kao na slici dolje:


Označite da se akcija primjenjuje na sve ljekarne. Upišete dobavljača, te postavite da se svi artikli koji su u akciji moraju naručiti od točno odreñenog dobavljača (u ovom slučaju Phoenix farmacia koja ima akciju), slika dolje:

i nakon što ste kliknuli na Dalje kliknete na Završi.


6. Provjera ostvarenja planova naru čivanja U prethodnom poglavlju opisan je princip definicije različitih planova naručivanja. Planovi naručivanja se koriste u tijeku izrade centralne narudžbe kako bi se čim jednostavnije, brže i efikasnije rasporedila lista artikala za nadopunu zaliha u ljekarnama, a istovremeno ostvarili najpovoljniji uvjeti i kontrolirano ispunjavale ugovorne obveze. Planovi se jednostavno provjeravaju u skupnoj (centralnoj) listi za narudžbu, tako da se klikne na ikonu Ctrl P Planovi, nakon čega će program na postojeću listu artikala primjeniti i provjeriti sve tranutne planove, te na postojeću listu i prethodne narudžbe primjeniti i provjeriti sve dugoročne planove. Rezultat analize se prikazuje u prozoru (slika dolje):

Popis planova naručivanja se nalazi s lijeve strane i ima oznake zelena kvačica, ako je plan ostvaren ili crveni x ako plan nije ostvaren. Klikom na naziv plana, s desne strane ekrana će se pojaviti popis razloga za neispunjenje plana.


7. Kreiranje listi za dobavlja če Nakon:

• prihvata svih narudžbi ljekarni, • obrade i optimizacije narudžbi korištenjem naloga za meñuskladištenje i stanja zaliha

virtualnog skladišta, • provjere planova naručivanja, • rasporeñivanja narudžbi prema primarnom dobavljaču itd..

skupna lista za narudžbi je obrañena, kreirane su narudžbenice koje su spremne za slanje dobavljačima. Da bi se mogle pratiti defekture dobavljača, svaka narudžbenica se mora spremiti (zapamtiti). Pojedinačne narudžbenice se spremaju klikom na ikonu F5 Spremi (kada ste u opciji: Narudžbe->Izrada narudžbi za dobavlja če) 7.1 Slanje i zaklju čivanja narudžbi dobavlja čima Nakon to su iz skupne narudžbe kreirane pojedinačne narudžbenice za dobavljače, pokretanjem opcije: Narudžbe->Slanje i zaklju čivanje narudžbi pokreće se proces slanja narudžbi prema pojedinim dobavljačima. Standardni način slanja podataka je elektroniči, tj. da se direktno iz programskog rješenja šalje upit informacijskom sustavu dobavljača, gdje se i odgovor o raspoloživosti naručenog artikla ili količina očekuje odmah. Programsko rješenje ESKULAP 2000 podržava različite standarde razmjene podataka o narudžbama:

• telefonska razmjena podataka, gdje odgovorna osoba iz službe centralne nabave u razgovoru s odgovornom osobom od dobavljača u narudžbenici prema dobavljaču ručno popunjava količine koje će dobavljač isporučiti i ručno zaključuje narudžbenicu,

• razmjena podataka eMail-om, gdje se na zadani eMail dobavljača u definiranom formatu (najčešće Excel) šalje upit i na eMail dobiva odgovor,

• razmjena podataka slanjem narudžbe na FTP Server dobavljača i sa FTP servera učitava odgovor o raspoloživosti naručenih artikala i

• razmjena podataka putem HTTP, HTTS-a gdje se na upit od odbavljača odmah dobiva odgovor o raspoloživosti naručenih količina.

Prema tipu koji se koristi za razmjenu podataka narudžbe prema dobavljačima ovisi hoće li generirana narudžba biti automatski obrañena i zaključena ili će se narudžba morati dodatno obrañivati i zaključivati. Pod pojmom “narudžba obrañena” podrazumijeva se jesu li pored naručenih količina upisane i količine koje će dobavljač isporučiti. Nakon obrade narudžbe slijedi zaključivanje narudžbe. Zaključivanjem narudžbe potvrñuju se količine koje će dobavljač isporučiti, te se na temelju razlike naručeno-isporučeno računaju i pamte defekture po svim artiklima i svim dobavljačima. Kada su sve narudžbe prema svim dobavljačima zaključene, tada se iz različitih narudžbenica, a na kojima postoje defekture, može kreirati nova lista koja se može proslijediti dobavljačima koji mogu isporučiti tražene artikle. 7.2 Generiranje nove liste za narudžbu iz listi nar udžbi s defekturama Automatsko generiranje liste za narudžbu iz listi narudžbi s defekturama radi se na način da se sve narudžbe na kojima postoje defekture označe (razmaknicom) i klikne na ikonu Alt Insert Nova iz def. Nakon toga ulaskom u opciju: Narudžbe->Izrada narudžbi za dobavlja če prikazat će se svi artikli koji su označeni kao defektura. Artikli s oznakom defekture su svi artikli koje će dobavljač isporučiti u manjoj količini od tražene.


Postupak generiranje nove narudžbe za dobavljače od kojih će se naručiti artikli iz defekturnih lista isti je kao i postupak generiranja narudžbi prema dobavljačima iz narudžbi koje su stigle iz ljekarni. 8. Zaklju čivanje narudžbi prema dobavlja čima Nakon što je završen proces slanja narudžbe dobavljaču i nakon što su razrješene sve defekture narudžba prema dobavljaču se zaklju čuje. Zaklju čivanje narudžbi kod dobavljača koji imaju omogućavaju elektroničku razmjenu podataka je automatsko, tj. zaključivanje narudžbe radi program, a kod dobavljača koji nemaju elektroničku razmjenu podataka zaključivanje narudžbe radi odgovorna osoba centralne nabave, na način da nakon upisa količina koje će dobavljač isporučiti klikne na ikonu F7 Zaklju či. Kod zaključivanja narudžbi ili kod već zaključenih narudžbi program omogućava upis razloga defekture kod svih artikala gdje je označena defektura. Navedeni (upisani) razlog će se prenijeti kao dodatna informacija u ljekarnu. 9. Završetak centralne narudžbe Kada su poslane i zakljuene sve pojedinačne narudžbe prema dobavljačima, mora se označiti završetak centralne narudžbe. Završetak centralne narudžbe označava se u opciji: Narudžbe->Slanje i zaklju čivanje narudžbi klikom na ikonu Ctrl+G Završi nar. Završetak centralne narudžbe pokreće procese:

• generiranja i slanja obavijesti svim ljekarnama o isporukama od dobavljača, • generiranja i slanja zahtjeva za meñuskladištenje artikala (otprema u druge ljekarne), • generiranje i slanje izvještaja o defekturama pojedinih artikala narudžbe za:

o ljekarne koje su naručile odreñeni artikl ili o za sve ljekarne kao obavijest o generalnoj defekturi artikla na tržištu.

10. Pregled naloga za me ñuskladištenje u ljekarnama Nakon što je završio proces centralne nabave, programsko rješenje u centralnom sustavu automatski generira naloge za preraspodjelu zaliha izmeñu ljekarni (meñuskladišnice) i obaviještava ljekarne. Za svaku ljekarnu se mogu generirati dva tipa naloga:

• nalog za otpremu (meñuskladišnica – otprema) i • nalog za zaprimanje (meñuskladišnica – zaprimanje)

artikala (dijela zaliha) iz / u druge ljekarne. Nalozi za otpremu dijela zaliha u drugu (druge) ljekarne prikazuju se u opciji: Dokumenti->Nalozi za me ñuskladišnice Nalozi za zaprimanje dijela zaliha iz drugih ljekarni prikazuju se u opciji: Narudžbe->Pregled naloga za meñuskladišnice 11. Pregled defektura u ljekarnama Osim naloga za preraspodjelu dijela zaliha, završetkom centralne nabave u ljekarne se automatski šalju i podaci o defekturama artikala. Podaci o defekturama naručenih artikala mogu se pregledavati u opciji: Narudžbe->Pregled i obrada defektura


za narudžbe koje je ljekarna poslala centralnoj nabavi, odnosno u opciji: Narudžbe->Pregled defektura za ljekarne mogu se vidjeti defekture na svim naručenim artiklima iz svih ljekarni.

Documents

EskulapC