eSocial

2018

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INFORMAÇÕES E CONTATOS: Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Espí-rito Santo - SEBRAE/ES Rua Belmiro Rodrigues da Silva, nº. 170, Bairro Enseada do Sua, Vi-tória/ES, CEP. 29.050-435 Telefone: 0800 5700800 www.sebrae.com.br

Presidente do Conselho Deliberativo José Lino Sepulcri

Diretor Superintendente José Eugênio Vieira

Diretor Técnico Benildo Denadai

Diretor de Atendimento Ruy Dias de Souza

Gerente da Unidade de Acesso à Inovação e Sustentabilidade – UAIS Leonídio Maciel Pinheiro Filho

Gestora da Unidade de Acesso à Inovação e Sustentabilidade - UAIS Célia Perin

Gerente da Unidade de Capacitação Empresarial – UCE João Vicente Pedrosa Moreira

Analista da Unidade de Capacitação Empresarial - UCE Carla Ferreira Soares Figueiredo

Consultor Conteudista Aline Neumann Radaelli de Abreu.

Consultora Educacional Pedagógica Wanda Maria Caldas Avelar

Projeto gráfico, Diagramação e Ficha Catalográfica Janete Lima Thomes – CRB 12/289

ABREU, Aline Neumann Radaelli de ESocial / Aline Neumann Radaelli de Abreu. – Vitória, ES : SEBRAE/ES, 2018.

17 p.: il. Color.

1. Direito trabalhista. 2. Direito tributário. 3. Legislação previ-denciária. I. Título. CDU 65.017.3

Sumário

1. Introdução . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2. Você sabe o que é o eSocial? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3. Mas quais informações poderão ser unificadas? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

4. E quem está obrigado ao eSocial? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

5. Como enviar as informações?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

6. E quais são as maneiras de enviar esses arquivos? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

7. E quando essas informações serão lançadas por meio do eSocial? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

8. Pontos críticos: legislação vigente x prática comum que muitas empresas realizam. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

9. Quais as consequências, se as informações não forem lançadas, ou se forem lançadas em atraso e/ou estiverem divergentes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

10. Atenção! Muita atenção! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

11. Já sei... você deve estar se perguntando: mas quem tem a obrigatoriedade de cumprir com as normas de saúde e segurança do trabalho? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

12. Dicas finais... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Referências . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1. Introdução

O OBJETIVO DESTE E-BOOK, disponibilizado juntamente com a palestra e o curso do mesmo tema, é levar até o pequeno empre-sário e empreendedor informações pontuais e essenciais sobre o eSocial, seus impactos, as principais mudanças e como operacio-nalizá-lo.

Você já deve ter lido diversas notícias na Internet sobre o sistema. É o assunto do momento, porque todas as empresas terão que se adequar e serão obrigadas a utilizá-lo. Se você não conseguiu en-contrar informações que considere seguras sobre o impacto des-sas mudanças, não se preocupe!

Reunimos aqui tudo que você precisa para entender melhor o que é o eSocial, que benefícios ele trará a você, à sua empresa e ao país como um todo, e o que você precisará fazer para se preparar.

Vale ressaltar o aspecto inovador e, consequentemente, volátil das informações relacionadas ao eSocial, portanto não se limite somen-te aos recursos disponibilizados pelo SEBRAE. Procure se informar

com o seu contador, e acesse o portal http://portal.esocial.gov.br/.

Desejamos que essas informações sejam proveitosas e aplicáveis à sua realidade.

Boa leitura!

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eSocial2. Você sabe o que é o eSocial?

“O eSocial é um projeto do governo federal foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, armazenando-as em um Ambiente Nacional Virtual, a fim de possibilitar aos órgãos participantes do proje-to, na medida da pertinência temática de cada um, a utilização de tais informações para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e para a apuração de tributos e da contribuição para o FGTS.”1

RESUMINDO, o eSocial é a uma nova forma de registro dos eventos trabalhistas, fiscais e previdenciários, ou seja, ele não altera a legislação e nem regras especí-ficas. A sua função é apenas UNIFICAR o envio de documentos com uma metodo-logia on-line e que facilite a entrega dessas INFORMAÇÕES.

1 Manual de Orientação do eSocial, versão 2.4.02, de julho de 2018.

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eSocial3. Mas quais informações poderão ser unifi-cadas?

Com a unificação da transmissão das informações das obrigações acessórias pe-las empresas, um conjunto delas poderá ser substituído pelo eSocial, TAIS COMO: a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e Informações à Previdência Social (GFIP); o Manual Normativo de Arquivos Digi-tais (MANAD); Livro de Registro de Empregado; Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED); a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS); A Co-municação de Acidente de Trabalho (CAT), o Perfil Profissiográfico Previdenciário, entre outros.

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eSocial4. E quem está obrigado ao eSocial?

Todo aquele que contratar pessoa física, pessoa jurídica, prestador de serviço e que possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária e tributária. Isso engloba desde empresas optantes pelo MEI, simples nacional, lucro presumido, lucro real e órgãos públicos. Vale ressaltar que, no caso dos microempreendedores indivi-duais, o novo sistema vale apenas para os que possuem empregados. Os empre-gadores domésticos já têm a obrigação de usar o eSocial por meio do portal www.esocial.gov.br.

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eSocial5. Como enviar as informações?

Bem, como falamos, tudo agora será por meio do ambiente nacional chamado eSocial, e funcionará assim: a empresa enviará por um ÚNICO CANAL as infor-mações para o ambiente nacional. Esse ambiente encaminhará as informações às instituições participantes do projeto, que são: Secretaria da Receita Federal do Brasil – RFB, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e Ministério do Trabalho – MT.

Cada um desses órgãos participantes irá ANALISAR AS INFORMAÇÕES ENVIA-DAS E TRATÁ-LAS, assim espera-se que tenhamos os direitos dos trabalhadores garantidos, os processos simplificados, informações consistentes e transparência fiscal.

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eSocial6. E quais são as maneiras de enviar esses arquivos?

Esses arquivos podem ser gerados de duas formas:

• Pelo sistema de propriedade do empregador ou contratado de terceiros, assinado digitalmente (com utilização de certificado di-gital) e transmitido ao eSocial por meio de webservice, recebendo um recibo de entrega (comprovante);

• Diretamente no portal do eSocial na internet (http://www.eso-cial.gov.br/), cujo preenchimento e salvamento dos campos e telas já operam a geração e transmissão do evento.

Um lembrete! Para envio dos arquivos no eSocial é obrigatório o uso de certificados digitais. Dois, em especial, podem ser utiliza-dos para esse objetivo o tipo A1 que é gerado e armazenado no computador do titular, dispensando o uso de cartões inteligentes ou tokens, e tem validade de 1 (um) ano, e o tipo A3 que é igual ao A1, mas fica disponível em token ou cartão, podendo ser utilizado em qualquer computador e tem validade de 3 (três) anos.

É a certificação que garante autenticidade jurídica, então, se você já usa o certificado digital para outras finalidades, pode aprovei-

tá-lo. Se você ainda não o possui procure uma autoridade certifi-cadora autorizada pelo órgão de Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP-Brasil) e solicite assim o seu certificado.

Já o Código de Acesso só poderá ser utilizado por aqueles que irão acessar diretamente no portal do eSocial, ou seja: o Micro-empreendedor Individual – MEI com empregado, o segurado es-pecial, o empregador doméstico e as Microempresa – ME e a Em-presa de Pequeno Porte – EPP optantes pelo Simples Nacional que possuam até 1 (um) empregado, não incluídos os funcionários afastados em razão de aposentadoria por invalidez, além do con-tribuinte individual equiparado à empresa e o produtor rural pes-soa física que possua até 7 (sete) empregados, não incluídos os funcionários afastados em razão de aposentadoria por invalidez.

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eSocial7. E quando essas informações se-rão lançadas por meio do eSocial?

As empresas que faturaram mais de R$ 78.000,000 já começaram a lançar as informações por meio do eSocial, e esse lançamento está sendo realizado por fases.

As demais empresas, INCLUSIVE AS MICRO, PEQUENAS QUE TÊM EMPREGADOS começam a lançar suas informações em JU-LHO DE 2018, também em fases, o calendário está estabelecido assim:

JULHO de 2018 - Obrigação de comunicar apenas in-formações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas.

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Fase 5

SETEMBRO de 2018 - Nessa fase as empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos traba-lhadores e seus vínculos com a empresa.

NOVEMBRO de 2018 - Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.

JANEIRO DE 2019 – Substituição da GFIP (Guia de In-formações à Previdência Social) e compensação cruza-da.

JANEIRO DE 2019: Na última fase, deverão ser envia-dos os dados de segurança e saúde do trabalhador.

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eSocial8. Pontos críticos: legislação vigente x práti-ca comum que muitas empresas realizam.

Já sabemos que o eSocial NÃO ALTEROU A LEGISLAÇÃO, porém as mesmas de-vem ser cumpridas. Estar atento aos PONTOS CRÍTICOS, onde a legislação nem sempre é aplicada de forma correta irá ajudar a sua empresa a evitar multas, fisca-lizações, entre outras consequências. Dessa forma, fique atento e observe criterio-samente seus processos internos e as questões tais como: admissão, desligamen-to e pagamento de férias retroativas; cumprimento da lei 11.788/08 (estagiários); cotas de trabalhadores aprendizes e de pessoas com deficiência; fechamento do ponto e folha, cumprimento da legislação e saúde e segurança, entre outros.

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eSocial9. Quais as consequências, se as informa-ções não forem lançadas, ou se forem lança-das em atraso e/ou estiverem divergentes?

Caso não sejam enviadas as informações, ou essas informações forem enviadas fora do prazo e/ou estiverem divergentes, as consequências são muitas e podem desencadear multas, fiscalizações, bloqueio das CNDs (Certidões Negativas de Débitos) entre outras. Fique atento, porque não basta somente enviar os dados ao eSocial, é preciso enviar os dados corretamente.

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eSocial10. Atenção! Muita atenção!

Precisamos falar de outro assunto muito importante. Segundo especialistas, a área mais afetada pelo eSocial é a da Saúde e Segurança do Trabalho. Sabe por quê?

Porque, atualmente, grande parte das informações relativas à saúde e seguran-ça do trabalhador é registrada em papel, muitos documentos são engavetados e algumas empresas não cumprem com a legislação, não elaboram, por exemplo, os programas: PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais –; PCMSO – Programas de Controle Médico de Saúde Ocupacional –; Laudos de insalubrida-de, periculosidade e aposentadoria especial; não realizam os ASOS – Atestados de Saúde Ocupacional –, entre outros documentos.

As documentações relativas à saúde e segurança do trabalho continuarão a exis-tir, mas várias informações que estão presentes nesses programas e documentos deverão ser lançadas para o governo por meio do eSocial em leiautes (eventos) específicos. Dessa forma, será evidenciado o cumprimento das legislações e au-mentará em quase 100% as fiscalizações, já que elas passarão a ser em meio ele-trônico.

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eSocial11. Já sei... você deve estar se perguntando: mas quem tem a obrigatoriedade de cumprir com as normas de saúde e segurança do tra-balho?

Todas as empresas (ou empregadores equiparados, pela CLT) que tenham a partir de 1 (um) empregado devem cumprir com as normas de Saúde e Segurança. A Norma Regulamentadora NR 1 item 1.1 diz:

“1.1 As Normas Regulamentadoras - NR, relativas à segurança e medicina do tra-

balho, são de observância obrigatória pelas empresas privadas e públicas e pelos

órgãos públicos da administração direta e indireta, bem como pelos órgãos dos Po-

deres Legislativo e Judiciário, que possuam empregados regidos pela Consolidação

das Leis do Trabalho - CLT.”2

Importante: De acordo com a Lei 11.788/2008 – Art.14, aplica-se ao estagiário a le-gislação relacionada à saúde e segurança no trabalho, sendo sua implementação de responsabilidade da parte concedente do estágio.

2 Norma Regulamentadora – NR 1. Portaria GM n.º 3.214, de 08 de junho de 1978.

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eSocial12. Dicas finais...

Agora que você já entendeu como funciona o eSocial, é muito im-portante seguir algumas das nossas dicas:

1º - Identifique as possíveis falhas nos processos internos da sua empresa: O mais indicado nesse caso é contratar um especialis-ta para realizar um diagnóstico das rotinas internas da empresa. Caso isso não seja possível você mesmo poderá listar as suas rotinas comparando-as com as obrigações do cumprimento das legislações trabalhistas, tributárias e fiscais.

2º - Depois de identificar os seus processos e possíveis falhas, adeque-os à legislação vigente e ao eSocial: identificadas as roti-nas que estão em possível desacordo com a legislação vigente e ao eSocial, faça as devidas correções.

3º - Realize a consulta da qualificação cadastral dos empregados: Uma das premissas para o envio de informações ao eSocial é a consistência dos dados cadastrais enviados pelo empregador a respeito dos trabalhadores. O empregador deve zelar pela consis-tência dos dados cadastrais dos trabalhadores e, se necessário, proceder à sua atualização antes da data de entrada em vigor

do eSocial. Para realizar a consulta cadastral acesse: http://portal.esocial.gov.br/institucional/consulta-qualificacao-cadastral.

4º - Realize a gestão de Saúde e Segurança do Trabalho: Como vimos, várias informações referentes à saúde e segurança do tra-balhador serão enviadas para o eSocial, desta forma é de suma importância uma assessoria de um profissional e/ou empresa es-pecialista nesse assunto.

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eSocial

Finalizamos este e-book,

porém não esgotamos o assunto. Se você quiser saber mais a respeito, procure o SEBRAE mais perto de você!

0800 5700800 /sebraees@sebrae.eswww.es.sebrae.com.br

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eSocialReferências

- Manual de Orientação do eSocial – Versão 2.4.02, 2018. Disponível em: <http://portal.esocial.gov.br/manuais/mos-manual-de-orientacao--do-esocial-2-4-publicada.pdf>. Acesso em: 2 julho 2018.

- CARVALHO, Zenaide. eSocial nas empresas escritórios contábeis – Guia Prático para a implantação. 2 ed. 2017.

- Lei 11.788/2008. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2008/lei/l11788.htm>. Acesso em: 25 junho 2018.

- Norma Regulamentadora NR 1 do MTE. Disponível em:< http://trabalho.gov.br/images/Documentos/SST/NR/NR1.pdf>. Acesso em: 25 junho 2018.

- Imagens retiradas do site Pixabay. Acessos em: junho de 2018.