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eSOCIAL FÁCIL IMPLANTAÇÃO CONSCIENTE Inclui os quatro vértices do eSocial e as 13 Tarefas prévias

eSocial Fácil implantação conSciente Inclui os quatro vértices do

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eSocial Fácil implantação conSciente

Inclui os quatro vértices do eSocial e as 13 Tarefas prévias

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1ª edição — 2014

2ª edição — 2015

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Odair rOcha FantOni

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2ª edição

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Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

Índice para catálogo sistemático:

EDITORA LTDA.

Rua Jaguaribe, 571 CEP 01224-001 São Paulo, SP — Brasil Fone (11) 2167-1101 www.ltr.com.br Junho, 2015

Todos os direitos reservados

Versão impressa — LTr 5301.1 — ISBN 978-85-361-8428-9 Versão digital — LTr 8720.6 — ISBN 978-85-361- 8440-1

1. Direito do trabalho 34:331

Fantoni, Odair Rocha

eSocial fácil : implantação consciente / Odair Rocha Fantoni. — 2. ed. — São Paulo : LTr, 2015.

Bibliografia

1. Direito do trabalho 2. eSocial — Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas 3. Relações de trabalho I. Título.

15-04639 CDU-34:331

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Odair rOcha FantOni

Coach — Mentor — Holomentor® do sistema ISOR®. Especialista Pós-graduado em Direito do Trabalho. Executivo atuante a mais de 30 anos em RH e Sistemas de Gestão de RH nas seguintes empresas: Editora Abril, Círculo do Livro, IPL Informá-tica, Sênior Sistemas, Elenco Informática e Nydus Systems. Palestrante de temas diversos, entre eles: Danos Morais no Ambiente de Trabalho, Desoneração da Folha de Pagamento e eSocial.

Atual Diretor de Conteúdo de RH da Nydus Systems e Diretor Presidente do informativo virtual RHevista RH.

Como consultor assessorou centenas de empresas, entre elas: Grupo Estado de São Paulo, Tecnologia Bancária, Unilever, Grupo Itaú, Grupo CLC, CBPO, Bras-motor, Mahle Metal Leve.

Eventos eSocial:

Entre palestras e cursos, no período compreendido entre 12.9.2013 e 25.2.2015, desenvolveu mais de 3.000 profissionais na questão do eSocial. As correlações existentes entre as exigências apresentadas no manual do eSocial e as obrigações previstas, tanto na CLT como em outras normas trabalhistas, Pre-videnciárias, Fundiárias e do Imposto de Renda, são os diferenciais dos eventos desenvolvidos pelo autor.

e-mail: [email protected]

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Sumário

Considerações Iniciais .....................................................................................11

Ações Regressivas ...........................................................................................15

Conhecendo o eSocial .....................................................................................17

eSocial — Objeto, Objetivos e Conceito .........................................................18

Objeto do eSocial ........................................................................................18

Objetivos do eSocial ....................................................................................18

Conceito do eSocial .....................................................................................18

Composição do eSocial ...............................................................................19

a) Eventos iniciais ..................................................................................19

b) Eventos de tabelas ............................................................................19

c) Eventos não periódicos ......................................................................21

Prazo de envio .............................................................................................21

Registro de Eventos Trabalhistas — RET ........................................................22

d) Eventos periódicos .............................................................................23

Prazo de envio .............................................................................................23

Movimento e período de apuração para os eventos periódicos ....................23

Folha de Pagamento ....................................................................................24

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Situação “Sem Movimento” .........................................................................25

Relação dos Eventos .......................................................................................27

a) Eventos iniciais e de tabelas ...............................................................27

b) Eventos periódicos ............................................................................28

c) Eventos não periódicos .....................................................................28

d) Informações excluídas .......................................................................29

Análises dos Eventos ......................................................................................31

Considerações iniciais ..................................................................................31

Composição da Tabela de Resumo dos Registros .........................................32

Detalhamento dos indicadores da tabela de resumo dos registros ...............32

Composição da tabela dos registros ............................................................35

Detalhamento dos indicadores da Tabela dos Registros ...............................36

Informações comuns de Eventos eSocial ......................................................37

Sistema de alteração de informações dos eventos (arquivos) .......................38

Eventos — Conteúdo, Notas e Pontos de Atenção .......................................40

Rubricas — Códigos eSocial, Títulos, Observações e Incidências ...............146

Penalidades e Multas ....................................................................................184

Parâmetros de Multas ................................................................................184

a) Arquivos digitais conforme Manad (Manual de Arquivos Digitais) ....184

b) Decreto n. 3.048/1999 (aprova o Regulamento da Previdência Social

e dá outras providências) ................................................................185

c) Multas trabalhistas ..........................................................................186

Quadro Atual dos Treinamentos Obrigatórios ...........................................188

eSocial e os treinamentos obrigatórios ......................................................188

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Profissional Autorizado: Habilitado; Qualificado; e Capacitado ................190

Treinamentos e cuidados especiais por parte do RH e dos SESMTs ...........191

Relação de Treinamentos Obrigatórios .......................................................194

Relação das NRs — Normas Regulamentadoras de Segurança e Saúde no Trabalho ..............................................................................................212

Os Quatro Vértices do eSocial ......................................................................215

13 Tarefas Prévias .........................................................................................216

Gestão do eSocial ..........................................................................................218

Geração de Arquivos ....................................................................................219

Mensageria ....................................................................................................220

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Considerações Iniciais

Desde a criação da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) pelo Decreto-Lei n. 5.452, promulgado pelo então presidente Getúlio Vargas em 1º de maio de 1943, o eSocial é, sem dúvida, o instrumento mais importante criado quando pensamos nas relações entre empregadores, trabalhadores e governo.

Em razão da riqueza de detalhes existentes em nossas normas, principalmente nas trabalhistas e previdenciárias, a fiscalização acaba por ser prejudicada.

Diante deste fato, encontramos um alto índice de ações trabalhistas, além de ações regressivas propostas pela União (veja conteúdo a seguir sobre o assunto), que não deveriam existir, caso a legislação fosse rigorosamente cumprida pelos empregadores.

É muito comum verificar, por exemplo, e entre outros, em ações que envolvem indenizações por acidente de trabalho, a falta de treinamentos obrigatórios ou, ainda, descaso relacionado ao uso de EPIs.

Assim, percebe-se que existe uma necessidade premente de:

a) mais atenção aos detalhes de nossas normas, por parte dos empre-gadores;

b) melhorar sensivelmente a fiscalização, não apenas como forma de punição dos empregadores, mas, principalmente, buscando a conscien-tização dos empregadores e seus prepostos.

Neste aspecto, o eSocial, será fundamental, pois, antes mesmo do seu início de vigência, faz com que, empregadores, em geral, revisem seus processos e bus-quem a conformidade necessária em suas respectivas atividades. Dessa forma, além de propiciar melhores condições de trabalho aos empregados, aos empregadores, propicia relevante diminuição do passivo trabalhista e previdenciário.

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Portanto, o eSocial exige profissionais muito mais preparados e conhecedores, no detalhe, de nossas normas e requer um relacionamento maior entre os profis-sionais dos diversos subsetores de gestão de pessoas.

Não mais será possível um profissional da área de administração de pessoal ser o responsável por todas as questões trabalhistas e previdenciárias. O trabalho em conjunto, por exemplo, com os profissionais da área de saúde ocupacional e do jurídico, entre outros, será fundamental.

O eSocial, pela sua abrangência — 24 Tabelas do eSocial, 39 leiautes com mais de 2000 campos — não é uma ferramenta de fácil utilização e será necessário, para sua compreensão, primeiramente, um elevado conhecimento de nossas normas legais (trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e do imposto de renda).

Por outro lado, o auxílio de um excelente software para gestão de pessoas será fundamental, pois, além da geração correta dos arquivos (leiaute dos eventos), mensageria (controle de envios e retornos dos arquivos gerados), será extremamente importante o gerenciamento prévio das informações, tarefa esta que considero hu-manamente impossível de ser realizada no detalhe. Portanto, para as empresas que atualmente utilizam, tão somente, módulo “folha de pagamento”, aconselhamos a aquisição, pelo menos, dos módulos saúde ocupacional (medicina e segurança no trabalho), treinamento, benefícios e apuração do ponto, que serão fundamentais na gestão das informações para o eSocial. Acrescente-se, se possível, o módulo portal do colaborador e portal do gestor.

Ainda quanto aos softwares de gestão de pessoas, será extremamente impor-tante que estes sejam desenvolvidos permitindo acesso remoto, e ideal seria sua concepção fosse full web.

Após um estudo completo do manual do eSocial, que encontra-se disponível em: <http://www.esocial.gov.br>, desenvolvemos o conceito dos “4 Vértices do eSocial”, cuja finalidade é possibilitar uma visão das necessidades para bem atender ao conteúdo solicitado por esta nova obrigação acessória.

Os “4 Vértices”, cujo conteúdo veremos em detalhe mais adiante neste guia, são os seguintes:

a) 13 Tarefas Prévias

Trata-se das tarefas que todos os empregadores devem realizar antes do eSocial vigorar, cuja não realização pode resultar em penalizações já no início do eSocial.

b) Gestão do eSocial

Trata-se de todo o conteúdo que deve ser gerenciado, de preferência por um software de gestão de pessoal, a fim de minimizar a possibi-lidade de penalizações futuras.

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c) Geração de arquivos

Trata-se da rotina sistêmica necessária para a geração dos arquivos com os respectivos eventos exigidos pelo eSocial.

d) Mensageria

Trata-se da rotina sistêmica necessária para o envio, ao eSocial, dos arquivos gerados e, respectivos retornos, com os aceites ou informa-ções de erros de informações.

Além disso, entendemos que a rotina mensageria também deva ter como função avisar, aos usuários, os eventuais erros existentes nos arquivos e apontados pelo eSocial.

Por fim, também entendemos que o sistema de mensageria deva ter como missão, e talvez seja o mais importante, gerenciar o envio de arquivos simultâneos, que são gerados por uma única ação do usuário. Exemplo: ao admitir um empregado, muitas vezes, será necessário o envio, além do respectivo arquivo evento Admissão, de outros arquivos, por exemplo, evento Condições Ambientais do Trabalho — Fa-tores de Risco. Entretanto, estes “outros arquivos” só podem ser enviados, após o aceite do arquivo evento Admissão.

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Ações Regressivas

De acordo com art. 2º da Portaria Conjunta PGF/INSS n. 6/13 ações regressi-vas previdenciárias são aquelas que tenham por objeto o ressarcimento ao INSS de despesas previdenciárias determinadas pela ocorrência de atos ilícitos.

Por sua vez, o art. 4º da mesma portaria define como atos ilícitos suscetíveis ao ajuizamento de ações regressivas os seguintes:

I — o descumprimento de normas de saúde e segurança do trabalho que resultar em acidente de trabalho;

II — o cometimento de crimes de trânsito na forma do Código de Trânsito Brasileiro;

III — o cometimento de ilícitos penais dolosos que resultarem em lesão corporal, morte ou perturbação funcional;

Já o parágrafo único, do respectivo art. 4º diz: “Consideram-se normas de saúde e segurança do trabalho, dentre outras, aquelas assim definidas na Consolidação das Leis do Trabalho, as normas regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego, normas de segurança afetas à atividade econômica, normas de seguran-ça relativas à produção e utilização de máquinas, equipamentos e produtos, além de outras que forem determinadas por autoridades locais ou que decorrerem de acordos ou convenções coletivas de trabalho”.

Por fim, o art. 3º, também da mesma portaria, estabelece que: “Consideram--se despesas previdenciárias ressarcíveis as relativas ao pagamento, pelo INSS, de pensão por morte e de benefícios por incapacidade, bem como aquelas decorrentes do custeio do programa de reabilitação profissional”.

Portanto, com previsão no art. 7º, XXVIII, da Constituição Federal de 1988 e no art. 120 da Lei n. 8.213/91 as ações regressivas tem como finalidade obter o ressarcimento das despesas com prestações sociais, entre outras, das concedidas

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aos trabalhadores, ou aos seus dependentes, em razão de acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais em que se constata a culpa dos empregadores, inclusive por negligência às normas de segurança e higiene do trabalho.

CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL DE 1988

Art. 7º São direitos dos trabalhadores urbanos e rurais, além de outros que visem à melhoria de sua condição social:

XXVIII — seguro contra acidentes de trabalho, a cargo do empregador, sem excluir a indenização a que este está obrigado, quando incorrer em dolo ou culpa;

LEI N. 8.213, DE 24 DE JULHO DE 1991

Art. 120. Nos casos de negligência quanto às normas padrão de segurança e higiene do trabalho indicados para a proteção individual e coletiva, a Previdência Social proporá ação regressiva contra os responsáveis.

Por fim, cabe destacar que, segundo a Advocacia Geral da União(*):

a) entre 2010 e 2014 foram abertos 2.236 novos processos de ações regressivas (crescimento em torno de 144% em relação ao período 2009 e 2005);

b) desde 1994, já são 3.621 processos de ressarcimento ao INSS pelos gastos com acidentes de trabalho;

c) neles, a Procuradoria pede a restituição de R$ 673 milhões, correspon-dentes aos gastos já efetuados e pelos que ainda serão realizados com trabalhadores e familiares que recebem benefícios como aposentadoria por invalidez ou pensão por morte, entre outros, após a ocorrência de acidentes que poderiam ter sido evitados se as empresas em que traba-lhavam cumprissem as normas de segurança; e,

d) somente nos últimos quatro anos, R$ 8,6 milhões foram ressarcidos ao INSS por empresas condenadas em ações regressivas.

(*) Disponível em: <http://www.brasil.gov.br/cidadania-e-justica/2014/12/empresas-devolvem-r-8-6-milhoes--ao-inss>.

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Conhecendo o eSocial

Este guia não tem o objetivo de detalhar as informações exigidas pelo eSocial em seus 39 arquivos. Buscamos, entretanto, de forma objetiva, fornecer subsídios para bem atender ao conteúdo total do eSocial.

Inicialmente, vamos dar algumas dicas para a leitura correta dos arquivos do eSocial. Em seguida, vamos falar, de forma geral, sobre cada um dos 39 arquivos e, quando julgarmos necessário, fazer alusão a um ou outro ponto de atenção e ou cuidado específico.

Por fim, também no que julgamos importante, vamos associar as informações previstas no eSocial com obrigações legais existentes em nossas normas, possibi-litando, desta forma, uma compreensão significativa do detalhamento existente nesta nova obrigação acessória.

Vejamos, a seguir.

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eSocial — Objeto, Objetivos e Conceito

Já na primeira versão do manual encontramos os seguintes conteúdos em relação ao Objeto, Objetivos e Conceito desta nova obrigação acessória, que tem como premissa eliminar outras obrigações acessórias, tais como: CAGED, RAIS, SEFIP, DIRF, CAT, etc.

ObjetO dO eSOcial

O eSocial tem por objeto estabelecer a forma única com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo emprega-tício e também de outras informações previdenciárias previstas na Lei n. 8.212, de 24 de julho de 1991, e de rendimentos pagos por si sujeitos à retenção na fonte.

ObjetivOS dO eSOcial

• Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas aos tra-balhadores brasileiros;

• simplificar o cumprimento de obrigações; e

• aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, pre-videnciárias e fiscais.

cOnceitO dO eSOcial

O eSocial é um projeto do governo federal que vai coletar as informações descritas no Objeto do eSocial, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial,

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possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS.

Nota: Entendemos, tratar-se de uma excelente ferramenta para fisca-lização das obrigações legais existentes na relação entre trabalhador e empregador e entre este e os órgãos governamentais.

cOmpOSiçãO dO eSOcial

O eSocial é composto de 39 arquivos (leiautes) com mais de 2000 campos. Cada arquivo contém diversas informações e estes agrupamentos de informações são intitulados, pelos gestores do eSocial, “Eventos”.

Um bom exemplo que caracteriza o termo “Evento” é a admissão de trabalha-dor, que será enviada ao ambiente do eSocial por meio de um arquivo contendo várias informações relacionadas aos dados cadastrais e contratuais do trabalhador (nome, endereço, sexo, data de nascimento, cargo, salário, horário, local de traba-lho, etc.). Portanto, este conjunto de informações, que será enviado em um único arquivo (S-2200 — Admissão de Trabalhador), é tratado pelos gestores do eSocial como “EVENTO DE ADMISSÃO”.

Também no manual do eSocial encontramos a seguinte classificação para as informações que serão enviadas ao eSocial mediante arquivos específicos: Vejamos:

a) EvEntos iniciais

É o primeiro grupo de eventos a ser transmitido ao Ambiente Nacional do eSocial. São eventos que identificam o empregador/contribuinte, contendo dados básicos de sua classificação fiscal e de sua estrutura administrativa. Também pode ser incluído neste grupo o cadastramento inicial dos vínculos dos empregados ativos, mesmo que afastados, no momento da implantação do eSocial. O cadastramento inicial dos vínculos somente deve ser enviado após o grupo de eventos de Tabelas.

b) EvEntos dE tabElas

Estes eventos complementam os iniciais, são responsáveis por uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos, e buscam otimi-zação na geração dos arquivos e no armazenamento das informações no Ambiente Nacional do eSocial, por serem utilizadas em mais de um evento do sistema ou por se repetirem em diversas partes do leiaute.

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Considerando que grande parte dos eventos utiliza as informações constantes nas tabelas, que representam um conjunto de regras específicas necessárias para a validação dos eventos do eSocial, é obrigatório transmiti-las logo após o envio do evento de Informações do Empregador/Contribuinte e antes dos eventos de cadastramento inicial, e dos eventos periódicos e não periódicos.

A perfeita manutenção dessas tabelas é fundamental para a recepção dos eventos periódicos e não periódicos e à adequada apuração das bases de cálculo e dos valores devidos.

A administração do período de validade das informações é muito importante devendo-se observar o seu período de vigência. Quando da primeira informação dos itens que compõem uma tabela, devem ser preenchidos os campos com a data de início da validade. A informação da data final deve ser enviada apenas no momento em que ocorrer a desativação do item.

As informações constantes do Evento de Tabelas são mantidas no eSocial de forma histórica, não sendo permitidas informações conflitantes para um mesmo item dentro da mesma Tabela e período de validade.

Havendo alteração nos dados de uma tabela, faz-se necessário informar a data do fim de validade da informação anterior e enviar novo evento com a data de início de validade da nova informação.

Esta transmissão deve ser efetuada, preferencialmente, assim que ocorrer a alteração da informação armazenada naquela tabela, evitando-se inconsistências entre este e os eventos de folha de pagamento.

Nota: Atente para o fato de que a data final da informação deve ser enviada apenas quando ocorrer a desativação do item, que pode se dar em duas situações distintas, a saber:

1) tomamos, por exemplo, um cargo utilizado na empresa. Quando do envio do evento cargo, devemos indicar a data de início de validade, deixando em branco a data final. Quando este cargo deixar de existir, enviamos as mesmas informações, acrescentando a data final;

2) em outra situação, por exemplo, se mudarmos o título do cargo de Assistente de RH para Assistente de Gestão de Pessoas, devemos, primeiramente, enviar as mesmas informações anteriores, acrescen-tando, apenas, a data final. Na sequência, devemos enviar um novo arquivo (EVENTO) com as mesmas informações, obviamente, com o novo título do cargo Assistente de Gestão de Pessoas, com a data final em branco. Desta forma, junto ao eSocial, mantemos a “Tem-poralidade dos Fatos” (veja capítulo específico sobre o assunto neste

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guia). Assim, o sistema eSocial entenderá que até uma determinada data o cargo teve como título a descrição Assistente de RH e, a partir de um segundo momento, passou a ter descrição de Assistente de gestão de pessoas.

Obs.: Esta regra, em geral, deve ser observada para todos os EVENTOS do eSocial, exceto quando existir arquivo (EVENTO) específico para altera-ção, como no caso de alteração contratual do colaborador, por exemplo.

Atenção: Se, por acaso, for enviado um determinado evento com uma infor-mação errada, por exemplo, se invés de Assistente de RH, foi enviado Assistente de HR, pode-se enviar o mesmo arquivo (EVENTO) com a informação correta (As-sistente de RH) em substituição à anterior. Neste caso, deve-se manter a data final em branco. Desse modo, o sistema eSocial, entenderá que houve, apenas, uma simples substituição (retificação) de conteúdo. Entretanto, o envio desta alteração não poderá ocorrer após uma alteração já realizada, por exemplo, após o envio da alteração do título cargo para Assistente de Gestão de Pessoas. Neste caso, será necessário, primeiramente, excluir o evento com o título do cargo Assistente de Gestão de Pessoal. Em seguida, enviar a retificação do cargo Assistente de RH e, por fim, enviar um novo evento com o ajuste do título para Assistente de Gestão de Pessoal.

c) EvEntos não pEriódicos

É um fato jurídico-trabalhista entre empregador e trabalhador que não tem uma data prefixada para ocorrer. Vai depender dos acontecimentos na relação trabalhista na vida da empresa e do trabalhador como contratação, afastamentos, demissões, entre outras. Estes fatos influenciam na concessão de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais como a admissão de um empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, desligamento, etc. Após confirmada a sua ocorrência, estes fatos/eventos passam a ter prazo específico de transmissão ao eSocial.

São aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre a empresa e o trabalhador que influenciam no re-conhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais como, por exemplo, a admissão de um empregado, a alteração de salário, a exposição do trabalhador a agentes nocivos e o desligamento, dentre outros.

prazO de enviO

Como regra geral, a definição dos prazos de envio dos eventos não periódicos respeita regras que asseguram os direitos dos trabalhadores, caso da admissão e

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do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, caso do desligamento.

Como estes fatos/eventos passam a ter prazo específico para sua transmissão ao eSocial, vinculados a sua efetiva ocorrência, o manual apresenta em cada des-crição dos eventos não periódicos seu respectivo prazo de envio.

Os eventos não periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviados, quando ocorrerem, antes dos eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de se evitar inconsistências entre a folha de pagamento e os eventos de tabelas e os não periódicos.

O melhor momento para se transmitir os eventos não periódicos e os de tabela é imediatamente após a sua ocorrência. Este procedimento além de impedir possí-veis inconsistências, evita tanto o represamento desnecessário de eventos a serem transmitidos quanto o congestionamento de redes pela transmissão de última hora.

regiStrO de eventOS trabalhiStaS — ret

As informações dos eventos não periódicos alimentam a base de dados no Ambiente Nacional do eSocial, denominada Registro de Eventos Trabalhistas — RET.

Todos os arquivos de eventos não periódicos, ao serem transmitidos ao eSo-cial, são submetidos às regras de validação e somente são aceitos se estiverem consistentes com o RET.

Exemplo 1: o evento de desligamento de empregado somente é aceito se, para aquele empregado, tiver sido enviado anteriormente, o evento de admissão.

Exemplo 2: um evento de reintegração somente é aceito se o empregado já estiver desligado.

O RET também é utilizado para validação da folha de pagamento, composta pelos eventos de remuneração e pagamento dos trabalhadores, que fazem parte dos eventos periódicos.

Além dos empregados, outras categorias de trabalhadores também constituem objeto de informações que alimentarão o RET, são os Trabalhadores Sem Vínculo — TSV, que incluem obrigatoriamente os trabalhadores avulsos, os dirigentes sindicais, os estagiários, e algumas categorias de contribuintes individuais, como diretores não empregados e cooperados. Porém todos os contribuintes individuais, mesmos os não abrangidos pelas atividades específicas obrigatórias supracitadas, podem ser incluídos como TSV, de forma opcional.

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