Estructura Y Organización

Estructura

Y Organización

Capitulo III

Transport Acción, está conformada por siete departamentos más la

Dirección General. Cada departamento está orientado a la satisfacción de las

necesidades de nuestros clientes por arriba de lo que éstos esperan.

A continuación, enlistamos cada uno de los departamentos especificando sus

objetivos, así como la relación que tienen con los demás departamentos.

CAPITULO III

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• Definir e implementar planes de desarrollo y crecimiento de la empresa.

• Definir los objetivos estratégicos de cada una de las áreas conjuntamente

Con los gerentes de las mismas.

• Definir los indicadores de desarrollo por medio de los cuales se evaluará

mensualmente el progreso de cada departamento y el avance general de la

empresa.

• Desarrollar alianzas estratégicas con agentes consolidadores y operadores

De servicios conexos a nivel internacional.

• Detectar, evaluar y desarrollar alianzas estratégicas con proveedores de

servicios de transporte nacionales que incrementen la disponibilidad de

servicios para atender a los clientes e incrementar la rentabilidad de la

empresa.

• Monitorear los indicadores de productividad de la empresa y en base a su

desarrollo implementar las medidas necesarias para alcanzar los objetivos

de la misma.

• Evaluar los resultados mensuales de la empresa en relación a los

Presupuestos y objetivos definidos.

• Vigilar el sano desarrollo de la empresa.

Dirigir los esfuerzos de toda la organización, hacia la consecución de la Misión de

la misma.

Objetivos Específicos:

Objetivo General:

1. DIRECCIÓN GENERAL.

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CAPITULO III

Todas las áreas:

• Definir conjuntamente los objetivos a alcanzar por cada una de las

áreas.

• Evaluar periódicamente el logro de objetivos definidos.

• Monitorear los indicadores de desarrollo de cada una de las áreas.

Sistemas:

• Evaluar las novedades tecnológicas más actuales propuestas por el

área.

• Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para

aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al manejo del

Softcargo y otros sistemas.

Capital Humano:

• Participar como ponente en las prácticas de operación para

actualizar los conocimientos del personal en las distintas áreas de

servicio.

Relación con otras áreas:

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CAPITULO III

•Mantener actualizado diariamente el módulo comercial en el sistema

Softcargo para contar oportunamente con las tarifas aéreas y marítimas

para elaborar cotizaciones en un lapso de dos horas máximo.

•Mantener actualizado diariamente el módulo de seguimiento en el

sistema Softcargo para contar con los registros del primer contacto con

un cliente o agente nuevo y dar seguimiento telefónico o electrónico (e-

mail) con la finalidad de mantener vigentes las relaciones comerciales

con ellos.

•Al lograr la venta de un servicio, abrir el expediente y turnar al área de

tráfico aéreo o marítimo, según corresponda, el historial completo en

relación al embarque en cuestión.

•Asegurar el control de calidad en el servicio de embarques.

•Supervisar activamente las operaciones marítimas de las oficinas de la

Ciudad de México, Veracruz y Manzanillo a fin de crear sinergia en el

área Marítima en beneficio de los clientes y agentes.

•Negociar con líneas aéreas y navieras las mejores tarifas a fin de

brindar un servicio a precio competitivo.

2. COMERCIAL Y SERVICIOS MARÍTIMOS.

Recibir todas las solicitudes de posibles embarques aéreos y marítimos y

atender en un lapso de dos horas máximo los requerimientos del cliente

externo o agente en cuanto a cotizaciones, servicios de logística integral,

transporte terrestre, despacho aduanal, seguro, etc.; brindando a éstos

las mejores opciones y tarifas disponibles de acuerdo al mercado.

Supervisar la operación de servicios marítimos en las Ciudades de

México, Veracruz y Manzanillo a fin de lograr una sinergia entre las

oficinas foráneas en el logro de la satisfacción de los clientes.


2.1. COMERCIAL Y VENTAS INTERNAS

Objetivo General:

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CAPITULO III

Dirección General:

Definir las estrategias comerciales y de venta para impulsar

el negocio de la empresa.

Definir los objetivos semestrales del área para incrementar

el nivel de negocio y rentabilidad.

Evaluar los resultados del área para redefinir estrategias.

Contraloría:

Notificar y verificar cargos a cobrar; gestionar solicitudes de

pago.

Facturación y Cobranza en

Mostrador:

Solicitar la facturación oportuna de servicios relacionados a

embarques marítimos.

Tráfico Marítimo y Aéreo:

Turnar los expedientes de nuevos embarques según

corresponda.

Dar seguimiento estrecho a la operación de los embarques.

Atender con prontitud y profesionalismo las quejas de

clientes y agentes.


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CAPITULO III

Oficinas de Veracruz y Manzanillo:

Dar estrecho seguimiento a la operación de embarques

marítimos.

Sistemas:

Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir

las necesidades del área.

Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para

aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al

manejo del Softcargo y otros sistemas.

Capital Humano:

Entregar información relacionada al personal.

Participar en las prácticas de operación para mantener

actualizado el conocimiento del personal a su cargo y del que

interactúe con el departamento.

Brindar apoyo logístico en cuanto a la ejecución

de los planes y programas de capacitación.

Todas las áreas:

Mantener al día el funcionamiento del sistema del reloj

chocador.

Elaborar la nómina.

Generar el reporte de Puntualidad y Asistencia para facilitar

la toma de decisiones.

Garantizar el control de las vacaciones del personal.


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CAPITULO III

•Generar respuestas rápidas y precisas a cualquier solicitud de

transporte marítimo.

•Solucionar de manera eficiente toda situación propia de los

embarques marítimos ya sea por legislaciones internacionales,

reglamentos de navieras o cualquier otra causa motivada por la

documentación.

•Obtener tarifas y condiciones de crédito preferenciales con los

proveedores, forwarders, co-loaders, navieras, agentes aduanales,

transportistas, etc.

•Incrementar el nivel de embarques marítimos de importación y

exportación, en base a la implementación de estrategias de ventas

y una alta calidad en el servicio.

•Garantizar la rentabilidad de la empresa a través del manejo

eficiente de los recursos y la satisfacción total de los clientes.

Brindar una respuesta lo más pronta y económica posible de

acuerdo a las necesidades de transporte marítimo de cualquier tipo

de mercancía y bienes, desde cualquier punto del país hacia

cualquier parte del mundo y viceversa.


2.2. TRÁFICO MARÍTIMO.

Objetivo General:

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2. COMERCIAL Y SERVICIOS MARÍTIMOS.

CAPITULO III

Dirección General:

Dar cumplimiento a los objetivos estratégicos definidos por

la Dirección General, para alcanzar la Misión de la empresa.

Comercial y Ventas Internas:

Solicitar cotizaciones para realizar embarques marítimos y/o

servicios de logística integral.

Recibir el expediente nuevo con toda la información

necesaria para proceder a realizar un embarque.

Dar seguimiento a la atención al cliente para determinar nivel

de satisfacción de éste.

Atender quejas de clientes y dar seguimiento a la solución del

caso.

Contabilidad:

Capturar con toda precisión la información necesaria en el

sistema para facturar oportuna y eficientemente y que de

esta manera el área Contable cuente con la

información en el tiempo estipulado.

Contraloría:

Solicitar la tramitación de pagos y entregar con oportunidad

la facturación para llevar a cabo la cobranza oportunamente.

Sistemas:




aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al manejo

del Softcargo y otros sistemas.


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CAPITULO III

•Efectuar los procesos de importación y exportación aérea con

prontitud y amabilidad, en el menor tiempo posible, para mantener

la satisfacción de los clientes.

•Mantener la facturación de embarques aéreos de importación y

exportación al día, para garantizar la cobranza oportuna y precisa.

•Elaborar cotizaciones para la tramitación de embarques de

acuerdo a la solicitud de clientes, en un plazo no mayor de dos

horas.

•Proveer con información precisa a clientes sobre requerimientos,

aclaraciones o quejas.

•Como el resto de las áreas, es responsable de contribuir además

con la información veraz y oportuna en sistema, de donde se

obtienen las estadísticas, reportes y resultados de su actuación y

de la empresa en general.

Atender el negocio de la importación y exportación aérea de embarques

tanto de clientes propios como de los de agentes extranjeros asociados

en todo el mundo, con el compromiso de ofrecer la mejor tarifa, tiempo

de tránsito, costo de servicios adicionales y óptima atención.

La correcta cotización, oportuna facturación y esmerado servicio, son

indispensables para asegurar un ingreso rentable y constante, conservar

a sus clientes y, garantizar el crecimiento y su destacada presencia en

el mercado.


3.1. TRÁFICO AÉREO.

Objetivo General:

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3. SERVICIOS (TRÁFICO AÉREO) Y CONTRALORÍA.

CAPITULO III

Dirección General:

Dar cumplimiento a los objetivos estratégicos definidos por la

Dirección General, para alcanzar la Misión de la empresa.


Solicitar cotizaciones para realizar embarques aéreos y/o

servicios de logística integral.

Recibir el expediente nuevo con toda la información

necesaria para proceder a realizar un embarque.



Atender quejas de clientes y dar seguimiento a la solución

del caso.

Sistemas:

Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para

cubrir las necesidades del área.

Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas

para aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al



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CAPITULO III

•Cuidar el patrimonio de la empresa, alertando a la Dirección General

sobre cualquier desviación de manera inmediata.

•Administrar los recursos de la empresa.

•Custodiar y controlar los valores de la empresa conforme a los

lineamientos y procedimientos legales.

•Cumplir con el pago de nominas oportunamente.

•Pagar oportunamente a proveedores de servicio.

•Supervisar las cuentas por cobrar y por pagar nacionales e

internacionales.

•Informar a Dirección General sobre los movimientos de la empresa.

•Anualmente elaborar los presupuestos de operación de la empresa.

Administrar adecuadamente los recursos de la empresa mediante el

control estricto de los fondos cobrados, manejo de cheques, pagos,

ingresos, cuentas bancarias y de inversión a fin de garantizar la custodia

y control de los valores eficientemente.


3.2. CONTRALORÍA

Objetivo General:

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3. SERVICIOS (TRÁFICO AÉREO) Y CONTRALORÍA.

CAPITULO III

Dirección General:

•Informar a la Dirección General del resultado de las operaciones

y la evaluación económica de la empresa.

Cobranza:

•Revisar y coordinar el cobro de cuentas a agentes extranjeros.

Contabilidad:

•Realizar el pago oportuno de los impuestos.

•Atender los requerimientos gubernamentales.

•Cumplir con Estados Financieros.

Sistemas:

•Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir


• Solicitar el apoyo necesario de Capacitación de Sistemas para



Ventas:

•Atención de cotizaciones y tarifas promocionales para el

desarrollo de proyectos.

Capital Humano:

•Brindar apoyo logístico en cuanto a la ejecución de los planes y

programas de capacitación.

•Elaborar y dar seguimiento al presupuesto anual de capacitación.

•Participar en las prácticas de operación para mantener



• Elaborar y dar seguimiento al presupuesto anual de

capacitación, desarrollo y administración de personal.

Mensajería: Coordinar y cumplir con trabajos fuera de oficina.


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CAPITULO III

•Incrementar el volumen de negocio tanto en embarques aéreos como marítimos en

un 30% anual.

•Visitar un promedio de 20 clientes semanales (potenciales y actuales).

•Proporcionar información completa sobre las características de los embarques de

clientes que solicitan cotizaciones a fin de que las áreas involucradas puedan

elaborar la cotización correspondiente en el menor tiempo posible.

•Entregar oportunamente a los clientes, las cotizaciones solicitadas.

•Dar seguimiento a las cotizaciones presentadas a clientes en base a sus

requerimientos y cerrar la venta.

•Mantener actualizada la información sobre los clientes visitados, para que los

listados de la empresa, permanezcan al día.

•Una vez logrado un cierre de ventas, informar a las áreas involucradas para dar

inicio a la atención eficiente del embarque correspondiente.

•Contar con información actualizada y oportuna que le permita cerrar ventas con

facilidad.

•Coordinar la difusión de herramientas de venta para promoción, comunicación

comercial, telemarketing, servicio al cliente y publicidad.

•Dar seguimiento oportuno de estrategias creadas por dirección general mediante el

contacto con clientes para la difusión de los servicios de exportación e importación

aérea y Marítima.

•Mantener actualizado el CRM de clientes en Sistema ACT a fin de contar con

listados confiables para el manejo de estrategias de Marketing.

•Verificar la calidad del servicio semestralmente a fin de mantener la satisfacción de

los clientes.

Ampliar el nivel de negocio en el mercado a través de la identificación y

captación de clientes nuevos y potenciales, así como de la promoción

telefónica de los servicios y visitas a clientes leales, dando seguimiento a la

presentación de cotizaciones específicas de acuerdo a los requerimientos de

éstos.


Objetivo General:

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4. VENTAS.

CAPITULO III

Dirección General:

Dar cumplimiento a los objetivos estratégicos de ventas

definidos por la Dirección General, para alcanzar la Misión de la

empresa.

Coordinar el Plan de Trabajo anual respecto a las

estrategias corporativas de ventas, definidas por la

Dirección General


Solicitar cotizaciones aéreas o marítimas y/o servicios de

logística integral en base a la solicitud de clientes.



Atender quejas de clientes y dar seguimiento a la solución del

caso.

Mantener estrecha relación para obtener retroalimentación

por parte de los clientes en cuanto al servicio y determinar

medidas de acción pertinentes.

Capital Humano:

Dar seguimiento a los planes y programas anuales de

capacitación y desarrollo humano, de la organización, así como

lo referente a aspectos de administración de personal y clima

laboral.


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CAPITULO III

Tráfico Aéreo y Marítimo:

Informar oportuna y constantemente sobre el cambio de tarifas

y de información relevante que afecte la labor de

ventas.

Informar sobre el seguimiento y resultado de embarques

contratados por los clientes desarrollados, hasta su entrega

final.

Proporcionar información sobre cambios de datos de los

clientes a fin de mantener actualizadas las bases de datos de

clientes.

Brindar apoyo en las estrategias de mercadeo definidas por

la Dirección General y coordinadas por esta área.

Coordinar visitas a clientes potenciales detectados por esta

área.

Sistemas:




aclarar dudas y/o renovar conocimientos en cuanto al



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CAPITULO III

•Establecer las políticas y procedimientos contables de las

diferentes áreas que intervienen en el proceso contable, con el fin

de generar información financiera oportuna y confiable.

•Entregar información contable y financiera oportunamente

conforme a los lineamientos y la normatividad vigentes en la

empresa.

•Establecer procedimientos contables claros y precisos para evitar

perdidas financieras y malos manejos a fin de mantener una

contabilidad sana y confiable.

•Mantener actualizada a la empresa en materia fiscal, contable y

financiera.

•Cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.

Generar información oportuna y confiable para la toma de

decisiones de la Dirección General


Objetivo General:

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5. CONTABILIDAD.

CAPITULO III

Dirección General:

Entregar oportunamente información financiera para la toma de

decisiones.

Atender requerimientos específicos.

Entregar indicadores financieros para la toma de decisiones.

Contraloría:

Recibir información contable oportunamente.

Entrega de información para realizar pago de impuestos,

nómina, seguros etc.

Elaborar la confronta de saldos e información general.

Entregar información requerida para obtener las fianzas

requeridas.

Cobranza:

Recibir pagos al extranjero y cobranza.

Elaborar confronta de saldos.

Facturación y cobranza en mostrador:

Recibir la información en cuanto a facturación y cobranza para

revisión y control.

Tráfico Marítimo y Aéreo:

Recibir facturas, BL’S, solicitudes de pagos a navieras y

proveedores para su aprobación.

Son las que inician y procesan la operación, por lo que el área

contable depende de ellas para la generación oportuna de la

información financiera correspondiente.

Supervisar las cuentas por cobrar y por pagar nacionales y

extranjeras.

Revisar las cuentas y vigilar que no excedan los limites de crédito


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CAPITULO III

Oficinas Foráneas:

Recibir información: facturación, comprobantes, recibos de

nómina y aclaración de pagos de Manzanillo, Veracruz y

Monterrey.

Sistemas:

Solicitar soporte técnico y desarrollo de programas para cubrir las

necesidades del área.




Capital Humano:

Entregar información relacionada al personal.

Participar en las prácticas de operación para mantener



Brindar apoyo logístico en cuanto a la ejecución

de los planes y programas de capacitación.

Todas las áreas:

Mantener al día el funcionamiento del sistema del reloj chocador.

Elaborar la nómina.

Generar el reporte de Puntualidad y Asistencia para facilitar la

toma de decisiones.

Garantizar el control de las vacaciones del personal.


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CAPITULO III

•Establecer programas de desarrollo y actualización de hardware y

software.

•Sugerir a la Dirección, programas de superación y mejoramiento en el

área a su cargo.

•Definir e implementar programas de capacitación de personal, para el

adecuado uso de equipos y programas.

•Asistir en el desarrollo de habilidades del personal y administración del

mismo.

•Brindar el soporte necesario a los usuarios desde su capacitación, uso

diario y atención a fallas en relación a los sistemas de la empresa.

•Desarrollar una cultura del uso de la información y de los sistemas,

que resulte en el aprovechamiento óptimo de los recursos.

•Brindar mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de

información, a fin de mantenerlos en óptimas condiciones.

•Mantener actualizado el inventario de los componentes de hardware y

software de los sistemas de información.

•Realizar la evaluación y el despliegue de proyectos específicos.

•Evaluar tecnologías y selección previa a la compra o elección de

proveedores de bienes y servicios inherentes al área.

•Mantener comunicación estrecha con proveedores sobre la gestión y

manejo de recursos adquiridos a estos.

•Instalar, configurar e implementar componentes de hardware y

software de los sistemas de información.

•Monitorear el buen uso de los sistemas.

•Mantener actualizados los sistemas de comunicación que la Dirección

General establezca a fin de transmitir información veraz y oportuna a

todos los colaboradores.

Proveer a la empresa con los sistemas y programas tecnológicos más

avanzados con la finalidad de agilizar las funciones de cada uno de los

colaboradores, facilitando el flujo de información con y a clientes internos y

externos, y desarrollar las páginas Web necesarias para fortalecer los

esfuerzos de mercadeo y ventas de la empresa.


Objetivo General:

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6. SISTEMAS.

CAPITULO III

Dirección General:

Proponer e implementar las novedades tecnológicas más

actuales para favorecer el flujo de información y el esfuerzo

de ventas de la empresa, a fin de lograr la Misión de la

misma.

Capital Humano:

Definir y mantener actualizadas las políticas sobre el uso de

los sistemas de comunicación de acuerdo a las mejoras

tecnológicas implementadas por la Dirección General.

Aplicar las medidas pertinentes con el personal que no se

apegue a las políticas de uso y mantenimiento de los

sistemas de la empresa.

Otras áreas:

Brindar soporte técnico y dar seguimiento a las políticas de

seguridad y buen manejo de los sistemas.

Llevar a cabo las reparaciones necesarias en los sistemas a

fin de que las fallas en éstos no entorpezcan la operación

cotidiana de la empresa.

Brindar el apoyo necesario por parte de Capacitación de

Sistemas para aclarar dudas y/o renovar conocimientos en

cuanto al manejo del Softcargo y otros sistemas en toda la

empresa.


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CAPITULO III

•Implementar y supervisar los programas de inducción y re-inducción

general a la organización.

•Implementar y supervisar los programas de inducción específica al

puesto para cada colaborador de nuevo ingreso.

•Elaborar diagnósticos de necesidades de capacitación conjuntamente

con los gerentes.

•Desarrollar y coordinar cursos de capacitación de acuerdo al

diagnostico de necesidades

•Implementar programas para evaluar periódicamente el desempeño de

todos los colaboradores.

•Realizar encuestas de satisfacción laboral.

•Apoyar a los gerentes de área en el manejo de toda clase de

situaciones relacionadas con la administración del capital humano bajo

su responsabilidad.

•Atender inquietudes, quejas y sugerencias de todos los colaboradores.

•Brindar apoyo al área de Sistemas en la aplicación de las medidas

pertinentes a fin de salvaguardar la integridad y el funcionamiento de

todos los equipos y sistemas propiedad de la empresa.

•Observar el cumplimiento de la normatividad de la organización.

•Implementar actividades que favorezcan la sana convivencia entre los

colaboradores.

Proveer a la organización con el capital humano que cualitativa y

cuantitativamente se requiere para alcanzar la Misión de la empresa.

Asimismo, brindar asesoría en cuanto a la administración y optimización del

capital humano dentro de la misma.


Objetivo General:

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7. CAPITAL HUMANO.

CAPITULO III

Dirección General:

Definir las estrategias corporativas del capital humano de la

empresa.

Todas las Áreas:

Dar seguimiento a los planes y programas de capacitación y

desarrollo.

Brindar apoyo a los gerentes en la administración del capital

humano.

Implementar los sistemas de comunicación interna que

faciliten el logro de la Misión de la organización y lograr el

desempeño de todos los colaboradores de acuerdo a la

Filosofía de la misma.

Coordinar las prácticas de operación por cada

departamento.

Apoyar a gerentes en cuanto la aplicación de la

normatividad.

Garantizar la confidencialidad del manejo de la información.

Sistemas:

Garantizar la confidencialidad en cuanto al manejo de los

sistemas.




reforzar conocimientos o impartir nuevo en base a

necesidades generales y específicas detectadas.

Solicitar a Capacitación de Sistemas la elaboración de flujos

de operación y actualización de procedimientos.


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CAPITULO III

Documents

Estructura Y Organización