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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DIVISIÓN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS
ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORIA
EVALUACION DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO EN SOFIOCCIDENTE
BANCO DE INVERSIÓN, C.A.
Lic. Romero Villasmil, Francisco C.I. 7.831.710
Maracaibo, Junio de 2005
Romero, Francisco. Evaluación del Sistema de Información Contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión. C.A. La Universidad del Zulia. Maracaibo Junio 2005.
RESUMEN
Este estudio estuvo dirigido a evaluar el Sistema de Información Contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión. C.A. Se utilizó un tipo de investigación descriptiva y aplicada con diseño no experimental. Se fundamento en las teorías de Catacora (2000),Cepeda (2000) Informe COSO (2002), Montilva (1999), O’Brien (2001). Se tomo en consideración la población total conformada por 9 personas trabajadores del departamento de Crédito. Para la recolección de los datos se realizó con un cuestionario contentivo de 90 ítems, válido en su contenido y con un índice de confiabilidad de 0.98 calculado a través del estadístico alpha – Cronbach, el cual fue analizado con estadística descriptiva específicamente frecuencia absoluta, relativa y porcentajes. Entre los resultados se destacan la falta de una plataforma tecnológica integral que permita el desarrollo de los sistemas en conjunto, falta de capacitación y actualización del personal que labora en el área, los controles de acceso con garantiza al usuario el resguardo de la información. PALABRAS CLAVES: Sistema de Información, contable
INDICE GENERAL
APROBACION DEL TUTOR......................................................................... i RESUMEN………………………………………………………………………… ii DEDICATORIA…………………………………………………………………… iii AGRADECIMIENTO..................................................................................... iv ÍNDICE GENERAL……………………………………………………………….. v LISTA DE CUADROS…………………………………………………………… vi LISTA DE TABLAS………………………………………………………………. ix
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………….. 1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA………………………………………………………………
3
1. Reseña Histórica de Sofioccidente Banco de Inversión…………... 3 2. Planteamiento del Problema……………………………………… 4 2.1. Formulación del problema. ………………………………………. 8 3. Objetivos…………………………………………………………….. 9 3.1. Objetivo general…………………………………………………….. 9 3.2 Objetivos específicos……………………………………………….. 9 4. Justificación e Importancia………………………………………... 10 5. Delimitación de la Investigación………………………………..... 11 CAPITULO II. MARCO TEORICO…………………………………………………………….
12
1. Antecedentes De La Investigación…………………………………………. 12
2. Bases Teóricas………………………………………………………………… 15 2.1. Información………………………………………………………………….. 16 2. 1.1. Propiedades de la Información………………………………………….. 16 2.2. Sistemas……………………………………………………………………… 17 2.3. Sistemas De Información…………………………………………………… 18 2.4. Tipos De Sistemas De Información……………………………………….. 19 2.5. Características De Los Sistemas De Información………………………. 22 2.6. Componentes De Un Sistema De Información………………………….. 24 2.7. Componentes Del Departamento De Informática……………………….. 25 2.8. Sistemas De Información Contables…………………………………….. 26 2.9. La Tecnología En Los Sistema De Información Contable……………… 27 3. Análisis Y Descripción De Puestos…………………………………………. 30
3.1. Habilidades y Características Personales que necesitan los Ocupantes del Puesto…………………………………………………………….
32
4. Control Interno………………………………………………………………… 33 4.1. Objetivos del control interno…………………………………………….. 34 4.2. Importancia del Control Interno………………………………………….. 35 4.3. Componentes del Control Interno........................................................... 36 4.4. Tipos de Control Interno……………………………………………………. 37 5. Sistema De Variables………………………………………………………... 39 CAPITULO III. MARCO TEORICO…………………………………………………………. 42
1. Tipo De Investigación………………………………………………………… 42 2. Diseño De La Investigación……………………………………………….. 43 3. Población……………………………………………………………………….. 44 4. Técnicas E Instrumentos De Recolección De Datos………………………. 45 5. Validez Y Confiabilidad Del
Instrumento…………………………………… 47
6. Técnica De Análisis De Datos………………………………………………... 48 7. Procedimiento De La Investigación………………………………………….. 49 CAPITULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN…………………………………..
42
1. Análisis De Los Resultados…………………………………………………... 42
2. Discusión De Los Resultados………………………………………………… 83
CONCLUSIONES………………………………………………………………… 87
RECOMENDACIONES………………………………………………………….. 89
INDICE DE CUADROS
1. Indicador: Suministro de Información……………………………………………..52
2. Indicador: Seguridad…………………………………………………………….…53
3. Indicador: Mantenimiento………………………………………………………….54
4. Indicador: Entrada……….………………………………………………………55
5. Indicador: Procesamiento………………….……………………………………..56
6. Indicador: Salida…………………………………………………………………..57
7. Indicador: Monitoreo……………………………………………………………...58
8. Indicador: Control……………………………………………………………….59
9. Indicador: Desarrollo del sistema……………………………………………...60 10. Indicador: Consultoría Técnica………………………………………………..61
11. Indicador: Procesamiento electrónico de los datos…………………………62
12. Indicador: Integridad……………………………………………………………63
13. Indicador: Registro……………………………………………………………..64
14. Indicador: Confianza…………………………………………………………....65
15. Indicador: Oportunidad…………………………………………………………66
16. Indicador: Acceso a la Información……………………………………………67 17. Indicador: Procesamiento de los datos……………………………………….68 18. Indicador: Emisión de Informes………………………………………………..69
19. Indicador: Parámetros…………………………………………………………..70
20. Indicador: Transferencia…………...…………………………………………...71
21. Indicador: Tiempo de Transferencia…………………………………………...72 22. Indicador: Controles de transferencia…………………………………………73 23. Indicador: Habilidades Técnicas……………………………………………….74 24. Indicador: Habilidades Humanas……………………………………………....75 25. Indicador: Habilidades Conceptuales…………….……………………………76 26. Indicador: Seguridad………………………………………………………........77 27. Indicador: Soporte………………………………………………………............78 28. Indicador: Valoración de riesgo………………………………………………...79
29. Indicador: Actividades de control………………………………………………80 30. Indicador: Información y Comunicación……………………………………....81 31. Indicador: Finalidad…………………………………………………………......82 32. Indicador: Acceso……………………………………………………………….83
INDICE DE TABLAS
1. Operacionalización De La Variable Sistema De Información Contable………40
2. Distribución de la Población………………………………………………………44
INTRODUCCIÓN
En los últimos años la información se ha considerado uno de los
insumos fundamentales para el desarrollo de las empresas, debido a que los
responsables de tomar las decisiones reconocen que dependiendo del
manejo de este recurso puede determinarse el éxito o fracaso de un negocio
determinado.
En función de lo mencionado, en la actualidad los gerentes reconocen
que los sistemas de información automatizados representan una herramienta
fundamental para obtener suficiente conocimiento acerca de los procesos
que se ejecutan dentro de la empresa de acuerdo a criterios de desempeño.
Por otra parte, es relevante la actual tendencia de evaluar
continuamente el desempeño en cada una de las áreas o departamentos que
constituyen determinada empresa o compañía, todo con el fin de verificar si
la ejecución de las actividades está realizando de acuerdo a lo planificado,
manejándose los criterios de desempeño (estado actual y estado deseado)
que mejora la comunicación en que cualquier área o departamento.
El presente trabajo de investigación se basa en la evaluación del
Sistema de Información Contable del departamento de Crédito de
Sofioccidente Banco de Inversión C.A., lo cual implica múltiples capacidades
de análisis de los requerimientos de los departamentos objetos de estudio y
del entendimiento de sus usuarios.
Este trabajo se estructura en cuatro capítulos, el Capítulo I, abarca el
problema objeto de estudio, es decir el planteamiento y formulación del
mismo, los objetivos, la justificación y delimitación de la investigación. El
Capítulo II, expone el marco teórico del estudio, reseñando los antecedentes
relevantes, las bases teóricas y el sistema de variables.
El Capítulo III, analiza los lineamientos metodológicos, enfocando el
tipo de investigación, diseño, población, técnicas y recolección de datos,
procesamiento de la información y procedimiento del estudio.
Seguidamente el Capítulo IV que expresa los resultados obtenidos y
su discusión con las teorías que soportan el enfoque del tema así como las
conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigación.
CAPITULO I
. 1. Reseña Histórica de Sofioccidente Banco de Inversión.
Sofioccidente Banco de Inversión C.A., se constituyó como Sociedad
Financiera de Occidente, C.A. el 2 de noviembre de 1972 e inicia sus
operaciones en mayo de 1973, es la primera institución de esta categoría en
el Estado Zulia. Su objetivo se fundamentó en la promoción y desarrollo
económico y social a través de la emisión de préstamos a mediano y largo
plazo, así como otras formas de financiamiento para la región Zuliana.
Este conjunto de operaciones se inició con la emisión de 100.000
acciones comunes nominativas de cien (100) Bolívares cada una, la cual
representó un capital social de 10.000.000 Bolívares suscrito en un cuarenta
y ocho por ciento (48 %) por Corpozulia y cincuenta y dos por ciento (52 %)
por el sector privado, representado por 90 accionistas. Es importante
destacar que en enero de 1.994, la sociedad Financiera de Occidente C.A.,
cambió tanto su imagen como de nombre, convirtiéndose entonces
Sofioccidente Banco de Inversión, C.A.
Misión: presenta una amplitud en servicios en sus operaciones tanto activas
como pasivas, ofreciendo asesoría para cubrir las necesidades requeridas.
Visión: se centra en adaptarse a los cambios tecnológicos dentro del ámbito
económico, para estar a la vanguardia con los cambios futuros, y así ser la
Sociedad Financiera que proporcione a sus actuales y futuros cliente, mayor
eficiencia y seguridad en sus transacciones financieras.
Dentro del conjunto de actividades que realiza Sofioccidente Banco de
inversión, se encuentran las de:
§ Invertir en la colocación de capitales.
§ Financiar la producción, construcción y proyectos de inversión.
§ Participar en el financiamiento de operaciones en el mercado de
capitales y todo aquello previsto en la Ley General de Bancos.
§ Conceder préstamos comprometiendo la mayor parte de sus
recursos en los sectores de la economía, con los cuales le
corresponde actuar. Los créditos a mediano y largo plazo
constituyen las modalidades más frecuentes de operaciones que
utiliza Sofioccidente Banco de Inversión, C.A.
§ Movilizar una mesa de dinero, certificados de ahorro, certificados
de depósitos a plazo fijo, actúa como agente financiero a fin de
conseguir financiamiento en los montos y oportunidades
necesarias, en las condiciones más favorables.
En relación a la estructura organizacional de Sofioccidente Banco de
Inversión, la misma se caracteriza por ser vertical, integrada por: una Junta
Directiva, Presidente, Gerente General, Sub-Gerente General, Gerencia de
Unidad de Prevención y control de Legitimación de Capitales, Gerente de
crédito y Cobranzas, Gerencia de Informática, Gerencia de administración y
Gerencia de Finanzas y Valores.
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
A escala mundial, desde hace varias décadas, se viene impulsando
una serie de cambios que determinan el comportamiento de las empresas, a
través de la incorporación de nuevas tecnologías para adaptarse en forma
eficiente y eficaz a las exigencias del contexto. Los logros alcanzados por las
organizaciones en este sentido, les ha permitido ser más productivas,
generando mayores utilidades, convirtiéndolas cada día en empresas
competitivas.
Dentro del avanzado proceso de desarrollo tecnológico, la información
se ha convertido en un recurso potencial capaz de proporcionar a cualquier
organización grandes y múltiples beneficios, lo cual hace de ésta un recurso
motivador de innovaciones, brindándoles la oportunidad al hombre de crear
avanzadas herramientas para hacer aprovechamiento de ellas.
Al mismo tiempo, el desarrollo de este proceso obliga a las
organizaciones en cualquier área económica, social o política, a la
contratación de profesionales con conocimientos actualizados en sistemas
de información y tecnologías informáticas con un enfoque administrativo;
capaz de responder a la cambiante realidad de las organizaciones y sus
necesidades de información, de acuerdo a los procesos tecnológicos
existentes.
En el contexto de las nuevas tecnologías, las empresas han creado
varios sistemas los cuales operan en diferentes segmentos de los negocios.
Algunas veces estos sistemas se integran entre sí y en otras oportunidades
no. En el, primero de los casos; estos sistemas en su mayoría son
independientes y requieren de mantenimiento, el costo operativo y
administrativo de hacerlo, la mayoría de las veces en forma redundante, es
mayor que el implementar un sistema nuevo.
De acuerdo a lo expresado, en una investigación presentada en
www.uch.edu.ar.rrhh, gran parte de algunas organizaciones, implementan
sistemas de información integradores con aplicaciones informáticas
conocidos como ERP (Enterprise Resource Planning traducido al español
significa Planeamiento Del Recurso De la Empresa), con dicho sistema todas
las transacciones quedan registradas desde su origen en una sola base de
datos, en la cual se puede consultar en línea toda la información para
administrar la organización, aportando beneficios tales como; el control de
las operaciones, eficiencia administrativa, productividad, servicio a clientes,
ahorros en costos operativos y la toma de decisiones.
De acuerdo a lo expresado por Senn (1999, p 20) los sistemas de
información se consideran como “el medio del cual fluyen los datos de
cualquier naturaleza, de una persona, departamentos, que pueden ser desde
la comunicación interna entre los componentes de la organización, las
cuales comprenden desde líneas telefónicas hasta sistemas de cómputos
generadores de reportes para varios usuarios.”
Si embargo, el desarrollo de los diversos proyectos y aplicaciones de
sistemas de información en las organizaciones tienen como objeto
automatizar los procedimientos, logrando así un óptimo aprovechamiento de
los recursos de los cuales dispone, tales como el factor humano, la
disminución de los costos en relación al factor tiempo, entre otras. El
desarrollo de aplicaciones en las diversas áreas de las empresas permiten,
una amplia relación de comunicación en función a un objetivo determinado o
metas específicas de producción; es decir, de operatividad así como de
ventas o prestación de servicios.
Dentro de este marco de referencia, las instituciones financieras no
escapan de la aplicación de programas que le permiten automatizar sus
procedimientos en las diferentes áreas, en conjunto con la normativa
existente para el desarrollo de las actividades llevadas a cabo en estas
Instituciones. La necesidad de prestar cada día un mejor servicio a los
clientes conduce a la implementación de procesos automatizados facilitando
la obtención de resultados óptimos y precisos en la prestación de los
servicios y en el menor tiempo posible.
Puede observarse como en las áreas de Cartera de Crédito y
Cobranzas la dinámica del mercado en el sistema financiero nacional, se
registran variaciones en forma constante tanto en los productos como en los
servicios ofrecidos a los clientes, promoviendo en cada entidad la
actualización de los planes de negocios, lo cual obliga a la actualización de
su plataforma tecnológica, por lo tanto se hace necesario la revisión
periódica de las aplicaciones y la detección de las deficiencias a ser
corregidas, para con ello hacer eficaz los procesos automatizados del
negocio.
Por otra parte, los cambios en las tasas de interés manejadas en el
mercado, requiere de calculos, análisis de mercado, de riesgo, lo cual implica
la necesidad de ajustes periodicos y la verificación con herramientas de
auditoria y manejo de estadisticas, la continuidad del negocio, y su
rentabilidad.
Es siginifcarivo destacar, como la constante en los últimos años se
fundamenta en la creación de nuevos modelos económicos y
financieros,lineamientos, normas y leyes implementadas por los organismos
gubernamentales y de control, por lo cual es imperante la implementación de
nuevas tecnológias capaces de mantenerse a la vanguardia, ser competitivos
en el mercado y a la vez cumplir con la normativa; todo esto obliga a las
Instituciones financieras a rediseñar las aplicaciones manejadas en forma
automática, permitiendo la posibilidad de ciclos de funcionamiento óptimos,
que sean cada vez más cortos.
Dentro del sector financiero, Sofioccidente Banco de Inversión, C.A.,
lleva a cabo una serie de actividades bancarias de servicios a cierto renglón
de la economía regional, para lo cual ha sido necesario desarrollar una
plataforma de sistema acorde a las necesidades de la Institución, que
responda a las exigencias tanto de los clientes como los usuarios de los
mismos. Para su desarrollo, Sofioccidente Banco de Inversión c.a.; cuenta
con un departamento el cual ha formulado un plan de trabajo capaz de
permitirle desarrollar el sistema de información contable mediante una red y
las diferentes aplicaciones de las áreas de la Institución.
Sin embargo, tanto en el desarrollo de las actividades manuales como
automatizadas en el sistema de información contable del departamento de
crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A., se ha observado una
inconsistencia en cuanto al suministro de información para satisfacer las
necesidades de los usuarios, relacionadas a las opciones que no permiten la
modificación o cambio de lo creado, aplicaciones vulnerables los cuales
llevan a violaciones o intervención manual de los registros de la base de
datos.
En vista de la situación actual en el sistema de información contable
del departamento de crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A., se
considera pertinente precisar la seguridad de la información, el
mantenimiento y actualización de la base de datos, desarrollar entrenamiento
a los usuarios dándoles a conocer las bondades de las aplicaciones, a fin de
garantizar la utilización de todas las herramientas con las cuales se cuenta,
los canales a ser utilizados en los casos de cambio o modificaciones de la
información de la base de datos, y de los programas de aplicación.
2.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
En virtud de lo antes expuesto se plantean las siguientes interrogantes
de investigación:
¿Cuál es la situación actual del Sistema de Información contable en el
Departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.?
¿ Como es la estructura del sistema de información contable del
departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.?
¿Cuál es el Perfil del personal que maneja el sistema de información
contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión
C.A.?
¿Cuáles son los parámetros de Control Interno del sistema de información
contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión
C.A.?
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Evaluar el Sistema de Información Contable del departamento de
Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Analizar la situación actual del Sistema de Información contable del
departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
Identificar la estructura actual del Sistema de Información contable del
departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
Describir el perfil del personal que maneja el Sistema de Información
contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión
C.A.
Identificar los parámetros del Control Interno del Sistema de Información del
departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
4. JUSTIFICACIÓN
Las organizaciones, en sus diferentes fines y objetivos bien sea
industriales o de servicios, sirven a la sociedad para suplir sus necesidades
específicas contribuyendo a desarrollar un mundo mejor, por lo cual es
importante realizar estudios que contribuyan a diagnosticar el desenvolvimiento
de los sistemas de información, para proponer mejoras que optimicen su
operatividad y funcionalidad.
Actualmente muchas organizaciones se están enfrentando al reto de
adaptarse a los altos niveles de competitividad producto de la globalización,
conscientes de que los procesos internos de las empresas deben ser óptimos
para lograr desarrollarse y mantenerse con buena posición en el mercado. Esto
justifica la realización de estudios enfocados a evaluar el funcionamiento y los
resultados de los sistemas de información, de manera tal se puedan introducir
mejoras en cuanto a los procesos tanto tecnológicos como contables,
financieros, administrativos y gerenciales; al contar con una plataforma
tecnológica capaz de servir de apoyo para la toma de decisiones y también
ayude a revitalizar los procesos empresariales.
La relevancia de este estudio se fundamentará en el desarrollo de los
de los sistemas de información gerenciales, de los controles internos,
fundamentados en el saber contable, pues permitirá aportar información para
detectar y diagnosticar tanto las debilidades como las fortalezas del sistema,
pudiendo así reforzar las aplicaciones actuales, mejorarlas; con el objeto de
lograr un conjunto de aplicaciones y opciones realmente satisfactorias a las
necesidades de los usuarios; estos obtendrán un conocimiento adicional en
el manejo de las opciones , las necesidades o cambios en las mismas o en
lo referente a la base de datos, logrando de esta manera una comunicación
permanente entre el departamento de sistema y los usuarios.
Por otra parte, la rapidez con la cual se procesa la información hoy en
día, los avances en el campo de la información, exigen tanto a los
profesionales como a las organizaciones, una constante renovación de los
conocimientos, adecuándolos al área sobre el cual se desarrollan,
permitiendo una gestión tanto eficaz como competitiva
Finalmente, la investigación representará un aporte que puede ser de
gran utilidad metodológica, pues crea un instrumento de medición capaz de
permitir la evaluación de todos los aspectos necesarios para lograr un
óptimo sistema de información, el cual será de gran utilidad para solucionar
el problema planteado, además puede servir de guía o antecedente para la
realización de investigaciones relacionadas con los sistemas de información
en las áreas contables, gerenciales y administrativas.
5. DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Este estudio estará dirigido a Sofioccidente Banco de Inversión, C.A.,
aplicado en el sistema de información del departamento de crédito, ubicado
en la avenida 3F con calle 73, en la ciudad de Maracaibo, estado Zulia. La
ejecución de la investigación se realizará en el periodo comprendido desde
Julio de 2002 hasta Julio de 2004
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Hoy en día los procesos de información se hacen cada vez más
dinámicos y complejos, surgen como producto de la necesidad de mejorar los
sistemas de comunicación, permitiendo la obtención de mayor y mejor
información, lo cual implica la importancia de estos en los procesos
gerenciales.
Por esta razón, toda institución con visión gerencial moderna, debe
priorizar dentro de su estructura organizacional la existencia de un sistema
de información dinamizador de los procesos a nivel interno, los cuales
vivifican la entidad y la proyectan hacia su área de influencia. El hecho de no
mantener un sistema de información confiable dentro de la organización, la
falta de capacidad y conocimiento de los procesos representa un riesgo en la
seguridad, credibilidad y confiabilidad de la información.
Atendiendo estas consideraciones, es indispensable la revisión de las
investigaciones relacionadas con el tema de los sistemas de información.
En este sentido, se puede señalar el trabajo de grado presentado
Chourio (1999), en la Universidad del Zulia, titulado Evaluación del Sistema
de Información Contable computarizado aplicados en el Instituto Nacional de
Cooperación Educativa Asociación Civil INCE ZULIA, menciona como
objetivo la comprobación del cumplimiento de las norma y procedimientos
del sistema de información contable, desarrollando una investigación de
campo, descriptiva, documental, no experimental, donde se partió de una
revisión bibliográfica, la aplicación de entrevistas al personal del
departamento administrativo, la misma se llevó a cabo con la técnica de
observación directa.
Por otra parte, el análisis de los datos, expresó la comprobación de la
violación de las normas y procedimientos pre establecidos para el
departamento de contabilidad. La pronta solución propuesta fue el control de
las actividades que se realicen, adiestramiento de personal para lograr un
correcto registro de las operaciones.
También es relevante el trabajo presentado por Díaz (1999), en la
Universidad del Zulia, denominado Control Interno de Sistemas de
Información Computarizados de LUZ, el mismo representa un diseño de un
modelo de control de sistemas de información computarizado, el cual servirá
de guía en materia de control interno, tanto a los niveles gerenciales como a
nivel de analistas de sistemas, programadores y encargados del control.
En esta investigación en particular la metodología se caracteriza por ser
descriptiva, aplicada. Para lograr la información requerida se elaboró un
formato de entrevista con preguntas abiertas para los integrantes del
departamento de informática, los cuales constituyen la población en estudio,
así mismo se realizó una revisión de documentos y textos relacionados con
el tema; todo ello con la intención de recabar la información necesaria, la
cual permitió realizar un análisis de la situación, concluyéndose entonces que
la alternativa más viable para contar con un sistema de información eficaz y
eficiente está en un sistema de información computarizado.
Con referencia a la investigación realizada por Rosales (1999), en la
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacin, denominada Diseño de un Sistema
de Información contable para Caja de Ahorros de los Empleados de URBE.
La investigación es de tipo descriptivo, no experimental, aplicada, de campo.
Se consideró como población la conformada por 7 empleados del
departamento de contabilidad, a quienes se les aplicó una entrevista con
preguntas abiertas, además se realizaron observaciones directas en la
revisión bibliográfica.
De las evidencias encontradas en el diagnóstico, los resultados
arrojaron como conclusión, la inexistencia de un sistema de información
capaz de responder a las exigencias de la Institución, diseñando entonces
un sistema de contabilidad computarizado, para registrar las operaciones
contables y de esta manera obtener la mayor confiabilidad y seguridad de los
datos, previendo que el mismo arrojará información clara, precisa y veraz
para la toma de decisiones de la organización.
Dentro del conjunto de investigaciones que aportan elementos a este,
se encuentra el trabajo presentado por Alvarado (2000), acerca de Los
Sistemas de Información como Herramientas de apoyo en la Gestión
Operativa Gerencial de LUZ, el mismo tuvo como propósito identificar las
ventajas que tiene un sistema de información como herramienta de apoyo en
el área mencionada. La investigación se identifica como descriptiva, aplicada,
con un diseño no experimental, la población estuvo representada por 120
personas, entre empleados y profesores de la Institución, quienes son los
usuarios de los sistemas de información administrativos, se realizó un
muestreo al azar de 40 sujetos.
Para la obtención de la información se elaboró un cuestionario, con
preguntas cerradas, los cuales fueron procesados a través de la estadística
descriptiva, el análisis de los resultados permitió la evaluación de los
sistemas de información, los cuales medianamente cumplen con las
exigencias para apoyar cabalmente con las responsabilidades de la gestión
gerencial, así mismo se consideró que los niveles de precisión, validez y
consistencia de los datos son medianamente satisfactorio.
Así mismo el trabajo presentado por Matheus y Sánchez (2000),en la
Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, referido a la Evaluación de los
Sistemas de Información Contable de las cuentas por cobrar de
Construcentro C.A.¨, se identifica como una investigación de tipo descriptiva,
la recolección de datos se realizó a través de una entrevista estructurada, la
cual fue aplicada a la población conformada por 5 empleados del
departamento de ventas externas.
En esta investigación los resultados obtenidos señalan que el sistema
de información utilizado por la empresa se adapta solo a algunas de sus
necesidades, ocasionando pérdidas de tiempo e información poco confiable,
por lo que se recomienda a la empresa adquirir un Sistema contable y
administrativo que permita reducir la duplicidad de trabajo, ahorrar el tiempo
y automatizar sus operaciones.
Las investigaciones anteriores resaltan la importancia que tiene los
sistemas de Información Computarizado para cualquier tipo de empresa bien
sea pública o privada, además, establecen la necesidad de recurrir a
manuales de normas, procedimientos y políticas, que cumplan con los
requerimientos internos y externos de las organizaciones para el adecuado
funcionamiento de los sistemas de información. Haciendo énfasis en los
beneficios que trae la aplicación de sistemas de información y la adecuada
adaptación de estos a la organización.
2. BASES TEÓRICAS.
Todo estudio debe estar enmarcado en el aporte de autores que va a
servir de soporte a la fundamentación teórica de la investigación, a fin de
establecer una correlación directa con cada uno de los aspectos
desarrollados en el trabajo de grado.
Por tal motivo, se hace referencia en las bases teóricas de los sistemas
de información como variable del estudio, los tipos de sistemas,
componentes, sus características, el control interno y su relación con los
sistemas de información, ante la situación planteada, a continuación se
describen los sistemas de información, partiendo de la definición de
información y sistema.
2.1. INFORMACIÓN
Según Montilva (1999); la información se define como los datos que
han sido procesados en una forma significativa para quienes lo utilizan,
conteniendo un valor real y perceptible en las decisiones tanto actuales como
futuras. De acuerdo a lo planteado por el autor, los datos son
representaciones abstractas de hechos u objetos, al ordenarlos en un
contexto adecuado a través de un procesamiento adquieren un significado,
proporcionando entonces un conocimiento sobre esos hechos u objetos,
transformándolos en una información.
2. 1.1. Propiedades de la Información.
Partiendo de las propiedades de la información, según Senn (1999),
las mismas deben poseer:
§ Exactitud: la información puede ser falsa o verdadera, precisa o
imprecisa. La exactitud de la información depende de varios factores,
pero fundamentalmente en la forma en que se capturan, registran y
procesan los datos que la originan.
§ Forma: Es una medida de tiempo la cual indica que tan frecuente es
necesaria la información bien sea; diaria, semanal, quincenal, mensual
semestral o anual.
§ Alcance: es la medida de la cobertura o amplitud de los eventos,
lugares, objetos o sujetos representados por la información.
§ Horizonte: la información puede referirse a situaciones o eventos
pasados (información histórica), presente (información actual) o futura
(información proyectada), entendiéndose que a partir de la información
histórica y actual se puede producir el uso de modelos de proyección,
por otra parte; la información proyectada es utilizada para predecir
eventos o destino o resultados de la organización.
§ Relevancia: esta referida al grado de utilidad o satisfacción que ella
proporcione al usuario durante la realización de evento en una
circunstancia determinada.
§ Entereza: se define como la utilidad de la información, la cual puede
ser suministrar el conocimiento que se quiere para una situación en
particular.
§ Oportunidad: la información puede estar disponible o no para el
momento en que se necesite, si se cuenta con ella, se puede decir
que es oportuna.
Dentro de las características que se le atribuyen a la información se
encuentra; la de agregar algo a la representación simbólica de hechos u
objetos, le aporta conocimiento a quien lo recibe, que tal vez no conocía,
así como la ampliación de la información ya manejada, y lo más
importante es que la información reduce la incertidumbre.
2.2. SISTEMAS
Stoner y Freeman (1999, p 24) definen como sistema “… a una serie
de funciones y actividades que operan juntos para alcanzar los propósitos de
la organización. “ Por lo tanto, todas las partes del sistema deben ser
coordinadas para apoyar a las otras, de esta manera la interdependencia
entre las diferentes unidades del sistema es prioritaria pues, busca optimizar
los procesos de la organización.
Por su parte Chiavenato (2000), conceptualiza al sistema como un
conjunto de elementos relacionados entre si para el logro de un objetivo, el
cual opera sobre información o energía o materia, para proveer de resultados
esperados por la organización.
A partir de las conceptualizaciones mencionadas se puede decir que
para una organización el sistema es una serie de partes interrelacionadas e
independientes, las cuales interactúan con el entorno, a fin de lograr las
metas en coherencia con los objetivos de la organización.
2.3. SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Son varios los autores que definen a los sistemas de información, sin
embargo para efectos de esta investigación se toman en consideración las
conceptualizaciones de los siguientes autores:
Por su parte, Senn (1999, p 20) define a los sistemas de información
como “el medio del cual fluyen los datos de cualquier naturaleza, de una
persona, departamentos, que pueden ser desde la comunicación interna
entre los componentes de la organización, desde líneas telefónicas hasta
sistemas de cómputos generadores de reportes para varios usuarios.”
De igual manera O´Brien (2001) define a los sistema de información
como una “…combinación organizada de personas, hardware, software,
redes comunicacionales y recursos de datos que reúnen, transforman y
diseminan información en una organización.
De acuerdo a estas definiciones se puede entender entonces a los
sistemas de información como todos aquellos canales que reciben, procesan
y transmiten la información necesaria para realizar algún tipo de tarea o
actividad, bien sea en el ámbito personal, profesional u organizacional, los
cuales facilitan la interrelación con el entorno tanto interno como externo.
En este orden de ideas, los sistemas de información son importantes
para las organizaciones en razón de ofrecer exactitud y confiabilidad de la
información, pues permite una toma de decisiones asertiva, satisfacer la
necesidades, así mismo pueden determinar el futuro de una organización.
2.4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Dentro de esta perspectiva, es importante resaltar los tipos de
sistemas de información, los cuales se desarrollan de acuerdo a los
propósitos y las necesidades de cada organización, para mantener y
controlar sus actividades de trabajo.
Sistemas Administrativos.
De acuerdo a lo señalado por Senn (1999), los sistema de información
administrativos son aquellos que proporcionan a los administradores la
información necesaria para resolver situaciones y toma de decisiones,
observadas de manera cotidiana en la organización, facilitan las alternativas
ordinarias que requieren de respuestas inmediatas ante cualquier situación
presentada.
Sistemas de Apoyo a las Operaciones
Al discernir sobre este tipo de sistema O´Brien (2001), identifica a los
sistemas de Apoyo de Operaciones como los que permiten procesar en
forma eficiente las transacciones comerciales, del control de procesos
industriales, apoyando las comunicaciones tanto internas como externas, así
como colaborar con la actuación de la base de datos de la organización.
Sistemas de Procesamiento de Transacciones.
En relación a este tipo de sistemas O´Brien (2001) los define como
aquellos que registran y procesan los datos, resultante de las transacciones
de una organización comercial, siendo estos los sistemas de venta, compra y
cambio de inventario, cuyos resultados contribuyen en la actualización de la
base de datos de los mismos, por lo tanto, reajustan las transacciones
realizadas para poder llevar a cabo el control exacto de los pasivos y activos
con los que se cuenta.
Sistemas de Control de Procesos.
De acuerdo a lo expresado por O´Brien (2001) estos sistemas están
dirigidos a controlar procedimientos organizacionales rutinarios en los cuales,
las computadoras, toman decisiones automáticamente sobre ajustes de un
proceso de producción física.
Sistemas de Colaboración Empresarial.
En cuanto a los Sistemas de Colaboración Empresarial O´Brien
(2001), es del criterio que, las organizaciones emplean la variedad
tecnológica de información, con la finalidad de ayudar a las personas a
realizar sus labores en conjunto, contribuyendo con la comunicación de las
ideas, compartir recursos y coordinar esfuerzos de trabajo entre los
miembros de equipos y proyectos tanto formales como informales,
constituyen la parte esencial en las organizaciones actuales, lo cual propicia
la creatividad, así como el incremento en la productividad del grupo o equipo
de trabajo.
Sistema de Apoyo Gerencial.
De acuerdo al autor mencionado, este tipo de sistema se centra en el
suministro y respaldo de información para la toma de decisiones efectivas por
parte de los gerentes, a partir de la fusión entre la tecnología del computador
y la teoría del sistema de procesamiento de datos dentro de las
organizaciones.
Cabe resaltar, que esta categoría de sistema es muy utilizado
actualmente, pues con la ayuda de la tecnología, especialmente con los
equipos computarizados, se puede condensar y clasificar la información
permitiendo con ello tener un pleno conocimiento sobre determinadas
situaciones y tomar las decisiones más oportunas, agilizando los
procedimientos llevados a cabo de manera informal o manual impidiendo con
ello la facilidad en la solución de los problemas.
Es importante agregar que este sistema se encuentra integrado por
varios subsistemas denominados: subsistemas de información gerencial, de
Información Contable, de apoyo a las Decisiones y sistemas de información
ejecutiva.
Sistema de Información Gerencial.
De acuerdo a lo dicho por O´Brien (2001), los sistemas de información
suministran a los niveles gerenciales datos, cifras y los elementos necesarios
que en muchas oportunidades los respaldan para la toma de decisiones,
desde lo más rutinario hasta situaciones imprevistas que ameritan brevedad
en el logro de la solución.
Sistema de Apoyo a las Decisiones.
Este tipo de sistema de información interactivos fundamentados en el
computador, utilizan modelos de decisiones y bases de datos especializados
para apoyar los proceso de toma de decisiones de los usuarios finales a nivel
gerencial, es decir; son procedimientos gerenciales preestablecidos los
cuales presentan las alternativas de solución a una problemática
determinada.
Sistemas de Información Ejecutiva.
En este caso en particular, el propósito de los sistemas ejecutivos los
cuales se basan en el computador, proporcionan a la alta gerencia un
acceso directo e inmediato a la información requerida, información específica
que contribuye al logro de los objetivos estratégicos de la organización.
Sistemas de Expertos.
Para O´Brien (2001), este tipo de sistema se basa en el conocimiento,
es decir, utiliza el conocimiento de un área específica para actuar como
consultor especializado para los usuarios, el cual esta compuesto por una
base de conocimiento y por módulos de software que realizan inferencias
relacionadas con el conocimiento, ofrecen respuestas a las preguntas de los
usuarios. Este tipo de sistemas son comúnmente empleados en áreas como
la medicina, ingeniería, ciencias físicas y naturales, así como también en las
organizaciones.
Finalmente, es importante señalar que los sistemas de información,
cualquiera sea su naturaleza, son fundamentales en el desarrollo de las
organizaciones, pues no solamente contribuyen en aliviar el trabajo de los
gerentes sino también a los usuarios a nivel general.
2.5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Los sistemas de información poseen diversas características, pues su
diseño depende de las exigencias, las necesidades de una organización y las
áreas específicas donde se emplean. Al respecto O´Brien señala que los
sistemas de información se caracterizan por poseer: entrada, procesamiento,
salida, retroalimentación y control.
Entrada: comprende la captura y ordenamiento de los elementos que entran
al sistema para ser procesados, las cuales pueden ser: materia prima, datos
sobre las actuaciones del personal, datos de carácter económico, así como
información general de la organización, la cual es organizado por el esfuerzo
humano.
Para Catácora (2000, p. 56) son diversos los criterios acerca de cual
es la persona que debe manejar la seguridad para el acceso a la información
contable; considerando que la alta gerencia es la que determina quien debe
tener acceso y hasta que nivel dentro de la estructura organizativa, al igual
que cual debe ser el perfil de los empleados.
Existen controles para el acceso al sistema a través de claves que
identifican al usuario, los cuales deben estar protegidos de los cambios no
autorizados. El éxito en la utilización de claves de acceso depende
principalmente de la manera como se manejan.
Procesamiento: en esta fase los datos se convierten en información, es
decir, se desarrollan los pasos a seguir para el logro del resultado esperado.
Con respecto al procesamiento Pinilla (2001 p. 166) advierte que en el
procesamiento de los datos se deben diseñar procedimientos técnicamente
confiables para asegurar la oportuna corrección de las inconsistencias
ocurridas en el procesamiento de los datos, pues este es un punto critico de
control, por su complejidad técnica pues se debe contar con un sistema de
control que garantice la seguridad y reduzca el riesgo potencial de errores o
fraudes electrónicos.
El autor agrega que “deben establecerse procedimientos
estandarizados para atender los problemas originados por fallas de los
equipos, de manera que los operadores estén debidamente instruidos para
detener las maquinas y ordenar el reinicio oportunamente, además es
necesario un control estricto de las fallas de los equipos, lo mismo que los
correspondientes efectos.” (p168).
Salida: esta fase ocurre cuando la información es procesada, es decir, se
obtiene de los elementos que han sido generados por un proceso de
transformación hasta el destino final, el cual puede presentarse como
informes, en los casos de manufacturas, la cual es proporcionada a usuarios
finales, bien sea gerencial o comercial.
Retroalimentación: una vez cumplida la fase de salida, se debe evaluar el
desempeño del sistema, monitoreando el proceso para así determinar las
posibles fallas, y en caso de que existan pueden ser corregidas o evaluar los
procesos inmersos dentro del mismo.
Control: está representado por el seguimiento y evaluación de la
retroalimentación, consiste en determinar si el sistema va cumpliendo los
pasos para llegar a la meta trazada, se realizan los ajustes necesarios de los
componentes de la entrada, procesamiento de un sistema y así garantizar
que éste genere la salida apropiada.
2.6. COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.
Para la comprensión de los sistemas de información, es fundamental
identificar sus componentes.
De acuerdo con O´Brien (2001), los componentes de un sistema de
información son: el factor humano, el hardware, el software, datos y redes.
Factor Humano: está integrado por las personas que se requieren para
operar los sistemas conocidos como usuarios finales y especialistas en
sistemas de información. Es importante aclarar que los usuarios finales son
aquellos que utilizan un sistema de información, los especialistas son
aquellos sujetos que crean, desarrollan y operan los sistemas de
información.
Hardware: está conformado por los elementos físicos y materiales con que
se cuenta para procesar la información, estos recursos abarcan desde
máquinas computadoras hasta los medios de datos, entendidos estos como
los dispositivos tangibles en los cuales se graban los datos.
Software: estos incluyen todas las series de instrucciones de procesamiento
de la información, son una serie de disposiciones operacionales llamadas
programas, los cuales dirigen y controlan el hardware, así como las
instrucciones de procesamiento de información necesarias para los usuarios.
Datos: representan la materia prima de los sistemas de información,
constituyen todo tipo de información que se desee procesar y almacenar de
manera automatizada, los cuales pueden presentarse como datos
alfanuméricos hasta datos de imágenes.
Redes: es un componente importante para el éxito en las operaciones de
una organización, este tipo de componente incluyen a los medios
comunicacionales como la fibra óptica, los sistemas de microondas; el
soporte de redes considera de manera genérica, todos los recursos que
componen un sistema de información.
2.7. COMPONENTES DEL DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA.
Refiere Pinilla (2001, p 63), que dentro de una organización donde
existan sistemas de información automatizados, deben existir unidades de
carácter funcional, las mismas comprenden:
• Desarrollo de los Sistemas: esta unidad tiene como papel
fundamental; desarrollar los software o programas necesarios para
que los usuarios de la organización automaticen los sistemas de
información.
• Consultoría Técnica a Usuarios: la unidad funcional de consultoría
interna a usuarios, tiene la responsabilidad de asesorar a los
departamentos y secciones usuarios del sistema, durante el proceso
de la determinación del tipo y nivel de tecnología apropiados para el
estudio preliminar, diseño, implantación, operacionalización y
mantenimientos de los sistemas de información requeridos, esto con
el propósito de incorporar a los usuarios a los servicios de
procesamiento electrónico de datos.
• Servicios de Procesamiento Electrónico de Datos: Esta unidad tiene
como objetivo el mantenimiento y la disponibilidad permanente de
hardware (equipos), software (programas), así como los elementos de
apoyo informáticos necesarios en las condiciones adecuadas, para así
responder a la funcionabilidad constante de las operaciones
automatizadas.
Agrega el mencionado autor que, esta unidad le corresponde la
administración de los recursos informáticos para atender la recepción,
procesamiento de los datos, el control de calidad de los procesos, la
seguridad de todos los recursos informáticos y el soporte técnico.
• Investigación Científica: a la unidad e investigación informática, le
corresponde mantener actualizados los programas de acuerdo con
las necesidades de información de los departamentos, secciones y
usuarios en general, en el corto, mediano y largo plazo.
Lo planteado indica la importancia de contar con unidades informáticas
dentro de las organizaciones, pues permiten la actualización y confiabilidad
en los sistemas de información.
2.8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLES.
Las organizaciones de carácter financiero requieren de sistemas de
información confiables, seguros, que contengan información acerca de las
cifras de acuerdo con los principios contables de la organización, en base a
ello, es importante el análisis de los sistemas de información contable con el
cual cuentan las organizaciones en el campo financiero, dicho análisis
pretende según Catácora (2000):
• Asegurar la integridad de los datos: es decir que debe existir la
seguridad de que todos los datos contables sean introducidos en el
sistema.
• Adecuado registro y procesamiento de las operaciones: dichos
registros deben estar ajustados a la normativa y los procedimientos
establecidos por la organización.
• Presentar la información financiera en forma: en este sentido, debe
existir confiabilidad en la información financiera un mínimo grado de
confianza acerca de las cifras, debiéndose presentarl de acuerdo a los
parámetros contables de la organización.
• Garantizar la oportunidad en la presentación de la información; pues la
misma, es una herramienta fundamental para la toma de decisiones,
debe ser efectiva y eficaz, siendo soportada necesariamente por
información que llegue en la forma oportuna.
2.9. LA TECNOLOGÍA EN LOS SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE.
Hoy en día, la competitividad entre las organizaciones las obligadas a
la automatización de sus procesos, sin embargo, estos requieren del análisis
y la evaluación. En el caso de los sistemas de información contable dentro de
las instituciones financieras, el análisis de la tecnología se enmarca hacia la
evaluación y determinación de la plataforma electrónica, la cual debe estar
soportada de manera adecuada con los objetivos del procesamiento de la
información financiera.
Atendiendo a estas consideraciones Catácora (2000) plantea que al
hacerse un análisis de los ambientes de hardware, se debe cubrir los
siguientes objetivos:
• Acceso a la información: dentro de las organizaciones, la alta gerencia
debe determinar cual es el personal con acceso a los datos y
seguridad de los registros financieros. El uso de las computadoras no
siempre restringen la información, pues no traen incorporados
software que permiten el control y seguridad de la información por los
usuarios. En el caso de los equipos manejados por una sola persona;
se puede establecer un ambiente de seguridad mediante la
instalación de programas de seguridad. En cambio, en el caso de
computadoras en la modalidad de red; es imperante la implementación
de dispositivos de seguridad.
• Procesamiento de los datos: Este proceso en equipos automatizados
esta manejado bajo la responsabilidad del usuario del computador.
Para el análisis del procesamiento de la información la organización
debe establecer si el objetivo del procesamiento es llevado por el
usuario principal, o este es compartido entre varias personas con
acceso a la información. En el caso de los equipos en red; el
procesamiento esta centralizado en el servidor de la red de micros o
computadoras individuales y compartidas, en este caso el análisis de
la seguridad de los registros financieros debe estar fundamentado en
la verificación el nivel de seguridad del servidor, tanto desde el punto
de vista lógico como físico.
• Emisión de Informes: en todo sistema contable se capturan los datos,
se procesan y posteriormente en base a estos pueden emitirse los
respectivos informes; sin embargo es necesario contar con la
seguridad necesaria para evitar la producción de informes a personas
no autorizadas.
En la medida de las organizaciones crecen y se desarrollan, es necesaria
la parcelación de la información. En el caso especifico del área contable; los
estados financieros deben tener un mínimo de seguridad en el
procesamiento de la información así como en la emisión de los informes
respectivos.
Sistemas Integrados.
De acuerdo a lo citado por Catácora (2000), los Sistemas integrados
son aquellos que de alguna manera comparten la información entre dos o
más sistemas, lo cual trae como ventajas la eliminación de la redundancia de
la información entre uno o varios sistemas, evitando así la duplicidad en la
información, de esta manera se reduce el trabajo de registrar la misma
información, facilita el acceso a la información, así como también facilita la
elaboración y presentación de los informes requeridos.
Atendiendo a estas consideraciones es importante destacar las etapas
del funcionamiento de un sistema integrado, las mismas se identifican como:
• Definición de Parámetros: la cual consiste en la definición inicial que
debe dársele a un sistema para que sea tomado en cuenta en su
funcionamiento, esta determina varios elementos a considerar: grado
de integración entre módulos, niveles de seguridad, tipos de
operaciones, códigos de cuentas, entre otras.
Los parámetros de integración, se refieren a la forma como la
información de los registros se introduce al sistema contable, la
definición de los parámetros debe especificar en forma clara las
operaciones que serán tratadas de manera integral así como los
códigos contables en los cuales se registra las operaciones .
• Captura de Información: consiste en el momento de la transferencia
de la información de un sistema a otro.
• Transferencia de la Información: esta etapa dentro del sistema se
puede llevar a cabo de dos formas: (a) cuando la transferencia de la
información es realizada en forma automática, previamente deben ser
transferidos los parámetros identificados en la primera fase, (b) esta
otra forma de transferencia de la información es cuando la realiza un
usuario, quien la transfiere en un periodo de tiempo determinado; bien
sea al finalizar la jornada, de forma semanal, quincenal o mensual.
Antes de esta transferencia es importante realizar una relación de los
datos actualizados, lo cual garantiza la transferencia solamente de los
datos validos.
• Controles sobre la Transferencia: Estos controles se clasifican de
acuerdo al momento de realizar la transferencia, bien sea
inmediatamente de ocurrir la operación; los controles de ingreso de
datos deben ser lo suficientemente fuertes, de tal forma que no se
permita el ingreso de datos inconsistentes, incompletos o no validos.
Si la transferencia se realiza en un periodo de tiempo determinado;
los datos se controlan y se validan en el momento de la transferencia.
3. ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS.
Dessler (1999, p. 77) sostiene que el análisis de puesto es el
procedimiento por el cual se determinan los deberes, la naturaleza de los
puestos y los tipos de personas que deben ser contratados para ocuparlos,
proporcionando datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se
utilizarán para desarrollar las descripciones y las especificaciones del mismo.
El mismo autor afirma que el análisis y descripción del perfil del puesto
consiste en una lista de las tareas, responsabilidad, relaciones de informes,
condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisión de una
determinación producto de un análisis de puesto.
Dentro de este marco, Wether y Davis (2000, p. 67) exponen que el
análisis del perfil de cargo consiste en primer lugar, en la obtención,
identificación, evaluación y organización de información sobre los datos
generales de los puestos que configuran la estructura de una organización,
como nombre del puesto, nombre del ocupante, unidad de ubicación,
supervisor inmediato, a quien reporta, entre otros.
Al comparar estas evidencias, es necesario expresar que el análisis
del puesto permitirá obtener detalles claros acerca de cada cargo
preestablecido en la estructura operativa de la organización, este tipo de
análisis se utiliza como base para realizar la descripción del perfil del
personal.
En el mismo orden de ideas, Sherman y Bohlander (1999, p. 69), lo
definen como el proceso que consiste en tener información acerca de los
puestos determinantes sobre los cuales descansan los deberes, tareas y
actividades de la organización.
Es importante destacar que la información sobre el análisis del perfil
del personal es indispensable porque comunica a los especialistas en
personal qué deberes y responsabilidades se asocian a cada puesto, Sólo
cuando se logran los objetivos de cada puesto la organización alcanza sus
metas.
3.1. Habilidades y Características Personales que necesitan los
Ocupantes del Puesto.
La importancia relativa de estas actividades varía de acuerdo con el
nivel de la organización. Estas habilidades administrativas y la jerarquía
organizacional, Koontz (1999, p.182) las identificó en tres tipos de
habilidades de los administradores:
Este conjunto de habilidades son características claves para
determinar el potencial de cualquier recurso humano, y estas a su vez, están
implícitas en la terminología de competencias, sean técnicas o genéricas,
dependiendo de su naturaleza.
• Habilidades Técnicas: Son conocimiento y el dominio en actividades
que impliquen métodos, procesos y procedimientos.
• Habilidades Humanas: Son la habilidad de trabajar con gente; es
esfuerzo cooperativo, es trabajo en equipo, es la creación de un ambiente en
el cual un empleado se sienta seguro y libre para expresar sus opiniones.
• Habilidades Conceptuales: Se refieren a la habilidad de ver el
panorama general, reconocer los elementos significativos en una situación, y
comprender la relación entre los elementos.
Sin duda las habilidades representan una herramienta que permite
medir y marcar la diferencia entre el personal que desarrolla un desempeño
excelente de aquellos que trabajen en forma ineficaz o ineficiente.
5. CONTROL INTERNO.
El control Interno tiene varias significaciones, dependiendo de la
temática que lo enfoque, en el caso particular del área contable promueven
la eficiencia, reducen los riesgos de pérdidas de activos y ayudan a asegurar
la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y
otras regulaciones.
Según Cepeda (2000), el control interno corresponde a un conjunto
de planes, métodos y procedimientos adoptados para una organización, con
el fin de asegurar que los activos estén debidamente protegidos, los registros
contables son indiscutibles y la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente de acuerdo con las políticas trazadas por la gerencia, en
atención a las metas y los objetivos previstos, proporcionando un grado de
seguridad razonable en el cumplimiento de leyes, normas y la realización de
las operaciones financieras.
Así mismo Defliese, Jaenicke y otros (1999), expresa que el control
interno está comprendido por el plan de la organización, todos los métodos y
las medidas coordinadas, adoptadas dentro de una empresa para de esta
forma salvaguardar los activos, de igual manera permite verificar la exactitud
y confiabilidad de sus datos contables y fomentar la eficiencia de las
operaciones.
Por su parte, Pinilla (2001, p 29) plantea que el control interno no solo
corresponde a las finanzas y la contabilidad, comprende tanto el plan, los
métodos como los procedimientos que lleva a cabo la organización, con el
objeto de proteger sus activos, asegurar la confiabilidad de la información,
incentivar la eficiencia de las operaciones, así como también generar en los
empleados la aceptación e implementación de manera adecuada, las
políticas establecidas.
De acuerdo al Informe COSO (2002) el Control Interno es en proceso
llevado a cabo por los directivos de una organización y su administración,
cuyo propósito consiste en proporcionar la seguridad razonable para llevar a
cabo los objetivos trazados.
A partir de estas consideraciones, se puede inferir que el control
interno permite guiar el proceso tanto administrativo como contable de una
empresa, verificando la efectividad y eficiencia en la ejecución de las
acciones y el desempeño del recurso humano en la organización con el fin
de constatar el logro de los objetivos trazados.
4.1. Objetivos del control interno.
De acuerdo a lo planteado por Cepeda (2000), el control interno debe
desarrollar los siguientes objetivos:
§ Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y
oportuna.
§ Proteger y salvaguardar bienes, valores, propiedades y demás activos
de la empresa
§ Promover la eficiencia del personal
§ Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis,
comprobación y estimaciones de las cuentas sujetas a auditoria.
§ Detectar desperdicios tanto de material como de tiempo.
§ Localizar errores administrativos y financieros.
§ Prevenir fraudes y descubrir irregularidades.
Como puede observarse, el control interno dentro de una organización
acondiciona el funcionamiento de todas las unidades que la integran,
previendo desviaciones al custodiar, verificar y comprobar la exactitud y la
existencia de los hechos. Manteniendo disponible la información necesaria
acerca de la ejecución de las operaciones administrativas que permitan la
toma de decisiones.
4.2. Importancia del Control Interno.
Para Catácora (2000), un sistema de Control Interno es importante por
cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las
cifras, que son reflejadas en los estados financieros, sino también evaluar el
nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.
Así mismo, Pinilla (2001, p 34), expresa que para el adecuado
funcionamiento de cada organización es indispensable contar con sistemas
de información eficientes, completos y ágiles, pues ello facilita el proceso de
toma de decisiones. La información varía de acuerdo al nivel jerárquico y se
requiere de un sistema de información capaz de generar informes de
acuerdo a las exigencias, para ello es necesario cumplan con requisitos
tales como:
• Utilidad para la toma de decisiones.
• Deben ser oportunos.
• De fácil comprensión.
• Uniformes, lo cual facilita la comparación entre ellos.
• Completos y exactos.
• Que contengan la información más importante.
Dentro de esta perspectiva, el control interno ayuda a salvaguardar el
cumplimiento de las políticas de la organización, proporciona la seguridad de
que las responsabilidades se estén cumpliendo, constituyendo un soporte
indispensable para una eficiente administración.
4.3. Componentes del Control Interno.
Tal y como lo plantea el Informe COSO (2002), el Control Interno
esta integrado por cinco (5) componentes que se interrelacionan entre sí
para llevar a cabo los objetivos específicos, los cuales se identifican como:
• Ambiente de Control: el elemento fundamental de toda organización
son las personas que en ella laboran, (destacándose sus atributos
individuales, su integridad, valores éticos y la competencia) además
del ambiente donde operan.
• Valoración de Riesgo: La organización debe asumir los posibles
riesgos, señalar claramente los objetivos a seguir, integrados con lo
relacionado con las ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras
actividades de tal manera que operen adecuadamente. Es
importante también establecer los mecanismos para identificar,
analizar y administrar los riesgos relacionados.
• Actividades de Control: Es imprescindible establecer y ejecutar tanto
políticas como los procedimientos para garantizar la aplicación
efectiva de las acciones identificadas por la administración como las
necesarias para manejar los riesgos posibles en la ejecución de los
objetivos establecidos dentro de la organización.
• Información y Comunicación: Los sistemas de información y
comunicación se interrelacionan, contribuyendo con el personal de la
organización a capturar e intercambiar la información requerida para
conducir, administrar y controlar sus operaciones.
• Monitoreo: Es importante el monitoreo integral del proceso, ello
permite las modificaciones que sean necesarias.
Estos componentes del Control Interno se relacionan de forma sinérgica
para llevar a cabo el proceso de control, es decir que el ambiente de control
genera una atmósfera en el cual las personas llevan a cabo sus tareas y
cumplen con las responsabilidades de control, dentro de este ambiente la
gerencia valora los riesgos para el cumplimiento de los objetivos trazados,
así mismo las actividades de control se llevan a efecto para asegurar la
ejecución de las directrices de la gerencia para el manejo del riesgo,
mientras se obtienen y se comunica la información relevante, debe
monitorearse el proceso para así corregir de manera inmediata lo que sea
necesario modificar.
4.4. Tipos de Control Interno.
Tal como lo plantea Cepeda, G ( 200). En torno a los tipos de control
interno, estos son clasificados como:
Control Interno Administrativo: esta ligado al plan de la organización, a los
procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de toma de
decisiones, los cuales conducen a la autorización de transacciones por la
administración. Esa autorización es una función administrativa relacionada
directamente con la responsabilidad de alcanzar los objetivos de la
organización. Tiene como objetivos básicos establecer:
§ Plan de la organización.
§ Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las
operaciones.
§ Adhesión a las políticas gerenciales.
Control Interno Contable: Según Cepeda, G ( 2000), el plan de la
organización, los procedimientos y los registros necesarios para salvaguardar
los activos y la confiabilidad de los estados financieros, en consecuencia
tiene la finalidad de proporcionar una seguridad razonable en que:
§ Las transacciones se llevan a cabo con la autorización general o
especifica de la gerencia.
§ Las transacciones se registran según se requiere, para permitir la
preparación de los estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados o cualquier otro
criterio aplicable a dichos estados, así como para mantener el
registro contable para los activos.
§ El acceso de los activos, se permite solamente de acuerdo con la
autorización de la gerencia.
§ El registro contable para los activos. Se compara con los activos
que existen a intervalos adecuados con respecto a cualquier
diferencia.
Dentro de la evaluación del sistema de información es relevante el
factor humano para llevar a cabo los procesos dentro de las organizaciones,
por lo tanto es importante determinar si las personas cuentan con los
recursos, habilidades y conocimiento que requieren los cargos, para ello es
necesario entonces determinar lo relacionado con los perfiles de los cargos.
5. SISTEMA DE VARIABLES
Definición Nominal:
Sistema de Información Contable Definición Conceptual:
Las organizaciones de carácter financiero requieren de sistemas de
información confiables, seguros, que contengan información acerca de las
cifras de acuerdo con los principios contables de la organización, en base a
ello, es importante el análisis de los sistemas de información contable con el
cual cuentan las organizaciones en el campo financiero, dicho análisis
pretende según Catácora (2000).
Definición Operacional:
Es el sistema que contiene la información contable con el cual cuenta
Sofioccidente Banco de Inversión C.A. en el campo financiero, el cual fue
medido a través de un cuestionario, Romero (2005) con escala tipo likert,
desarrollando las dimensiones e indicadores. (Ver tabla 1)
Tabla 1
Operacionalización de la Variable Sistema de Información Contable
Objetivo General: Evaluar el Sistema de Información Contable del departamento de crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
Variable Dimensiones Indicadores Ítems Suministro de información
1,2,3,4,5
Seguridad 6,7,8,9,10,11
Situación Actual
Mantenimiento 12,13,14,
Entrada 15,16,17,18,19
Procesamiento 20,21,22,23
Salida 24,25,26,27
Monitoreo 28,29,30
Características del Sistema Control 31,32,33,34,35
Desarrollo de sistema
36,37,38
Consultoria técnica 39,40,41
Componentes del departamento de Informática Procesamiento
electrónico de datos 42,43,44,45
Integridad
46,47,48
Registro
49,50,51,52,
Confianza
53,54,
Análisis del sistema
Oportunidad
55,56
Acceso a la información
57,58,59
Procesamiento de los datos
60,61,62
Ambiente de hardware
Emisión de informes 63 Parámetros 64,65 Transferencia 66,67,68
Sistema de Información Contable
Sistemas integrados
Controles de transferencia
69,70
Fuente: Romero (2005)
(Cont.)
Operacionalización de la Variable Sistema de Información Contable Variable Dimensiones Indicadores Ítems
Técnicas
71,72
Humanas
73,74,75
Perfil del
personal
Habilidades requeridas
Conceptuales
76,77
Seguridad
78,79 Soporte 80
Valoración del riesgo
81,82
Actividades de control
83,84
Funciones
Información y
Comunicación
85,86
Finalidad
87,88,89
Control Interno
Finalidad
Acceso
90
Fuente: Romero (2005)
CAPITULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Durante el desarrollo de la presente investigación se realizó un estudio
sobre el sistema de Información, a fin de evaluar la variable objeto de
estudio. En este capitulo se presentan los lineamientos metodológicos que la
respaldan, tales como: tipo, diseño, población, validez y confiabilidad,
técnicas e instrumentos de recolección de datos, tabulación de la información
recabada y el tipo de tratamiento estadístico.
3. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Considerando los parámetros a los cuales está sujeta la variable,
puede catalogarse como una investigación aplicada, de tipo descriptivo, y de
campo. Es aplicada, pues su fin principal es primeramente evaluar el
Sistema de Información aplicado en el departamento de Crédito de
Sofioccidente Banco de Inversión. C.A. Al respecto Sabino (2000, 37)
refiere:”...una investigación es aplicada cuando persigue la utilización
inmediata y directa de los conocimientos obtenidos”.
En este orden de ideas, la investigación es descriptiva pues el interés
del investigador será precisamente, describir el fenómeno mediante su
estudio en circunstancias temporales y espaciales, al determinar esta
perspectiva permitirá la medición de la variable objeto de investigación. Así
mismo, el problema planteado y sus manifestaciones se observaran en la
realidad, sin que ello implique la manipulación de la variable en
consideración.
Según Hernández, Fernández y Baptista (2000), los estudios
descriptivos miden de manera más bien independiente los conceptos o
variables a los que se refieren aunque, desde luego, pueden integrar las
mediciones de cada una para decir como es y de que manera se manifiesta
el fenómeno de interés.
Dentro de estas consideraciones Sabino (2000) plantea, los estudios
descriptivos, relatan algunas características fundamentales de conjuntos
homogéneos de fenómenos, utilizando criterios sistemáticos para destacar
los elementos esenciales de su naturaleza. Bajo estos lineamientos se puede
obtener la información que caracteriza la realidad estudiada.
Asimismo la investigación que se llevó a cabo es de campo, sobre el
problema en estudio directamente de la realidad. Según Tamayo y Tamayo
(2000, p. 26) “...la investigación de campo es la que se realiza con la
presencia del investigador en el lugar de ocurrencia del fenómeno”.
4. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
El diseño utilizado en esta investigación es no experimental debido a
que no se manipuló la variable Sistema de Información, observando el
fenómeno tal y como se da en su contexto natural, para después analizarla.
Según Kerlinger (1999, p 333), “...en la investigación no experimental,
uno no puede manipular variables o asignar sujetos o tratamientos al azar,
porque la naturaleza de las variables es tal, que excluye la manipulación. Los
sujetos llegan con sus características intactas.”
En este caso, la investigación es de tipo transeccional descriptivo
porque la medición se realizó una sola vez en un período de tiempo único, la
variable no fue manipulada.
Para Hernández, Fernández y Baptista (2000), el diseño transeccional
descriptivo tiene como objeto indagar la incidencia y los valores en que se
manifiestan una o mas variables; el proceso consiste en medir en un grupo
de personas u objetos una o generalmente mas variables y proporcionar su
descripción.
3. POBLACIÓN
La población está definida por Balestrini (2001) como un conjunto de
elementos de los cuales se pretende indagar y conocer sus características o
una de ellas, para lo cual son claras las conclusiones obtenidas en la
investigación.
En este caso, la población estuvo conformada por los nueve (9)
integrantes del departamento de crédito de Sofioccidente Banco de
Inversión, para lo cual se utilizó un censo poblacional, según Tamayo y
Tamayo (2000, p.64), es la muestra en la cual entran todos los miembros de
la población; es el tipo de muestra mas representativo, al cual se le aplicó un
test validado para evaluar el Sistema de Información aplicado a este
departamento. (Ver Tabla 2)
Tabla 2
Distribución de la Población
Descripción de la Población Cantidad
Gerente de Operaciones Jefe de Crédito
Supervisor de Crédito Jefe de Cobranza
1 1 1 1 3 1 1
Analistas Cajera Transcriptor de datos Total
9
Fuente: Sofioccidente Banco de Inversión C.A. (2005)
4.- TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Las técnicas e instrumentos de recolección de datos, son medios que se
utilizan para medir el comportamiento y atributos de la variable. Para tal
efecto, en esta investigación se aplicó la técnica de la observación por
encuesta realizados a través del cuestionario.
En este sentido, Tamayo y Tamayo (2000 p 122), señala que la
“...observación es la percepción visual y se emplea para indicar todas las
formas de percepción utilizadas para el registro de respuestas tal y como se
presentan a nuestros sentidos.”
En torno al cuestionario como instrumento Blanco (2000, p 33), lo define
como “...la información primaria que contiene un conjunto de preguntas bien
organizadas, presentadas todas en el mismo orden y con los mismos
términos tal como en el formato de la entrevista, para ser aplicado por todos
los sujetos de la investigación.”
Según, Méndez (2002, p. 143) la información de la materia prima por la
cual puede llegarse a explorar, describir y explicar hechos o fenómenos que
definen un problema de investigación.
Además, se elaboró un (1) instrumento de recolección de información
utilizando la técnica de la encuesta de opinión por medio del cuestionario,
aplicado a la población objeto de la investigación con 90 preguntas cerradas
uní escogencia, las cuales se formularon sobre la base de los aspectos
técnicos a investigar con una escala descendente de mayor a menor. Dicha
escala se dividió en cinco categorías de respuestas: totalmente de acuerdo,
de acuerdo, neutral, en desacuerdo y totalmente en desacuerdo.
Para efectos de la codificación de las respuestas, se asignó una
puntuación para cada opción, la misma esta comprendida en una escala de 5
a 1 puntos. A tal efecto, la opción totalmente de acuerdo recibe un puntaje
de cinco (5) puntos, de acuerdo con cuatro (4) puntos, neutral con tres (3)
puntos, en desacuerdo con dos (2) puntos y totalmente en desacuerdo un
(1) punto.
En virtud de esto, se le da la siguiente explicación conceptual a las
ponderaciones escogidas:
Totalmente de acuerdo: Significa que el fenómeno o circunstancia
planteada en la afirmación se da en todo momento dentro de la institución
objeto de estudio.
De acuerdo: Esta categoría indica que el fenómeno o circunstancia
planteada en la afirmación se da en frecuentes oportunidades dentro de la
institución objeto de estudio.
Neutral: Indica que no se toma posición con el fenómeno o circunstancia
planteada en la afirmación.
En desacuerdo: Esta alternativa de respuesta indica que el fenómeno o
circunstancia planteada en la afirmación, se da en pocas oportunidades
dentro de la institución objeto de estudio.
Totalmente en desacuerdo: Esta alternativa de respuesta significa que se
esta en total desacuerdo con el fenómeno planteado en la afirmación.
Tomando en consideración lo expuesto Hernández y otros (2000), para la
elaboración del instrumento se siguieron los pasos siguientes:
§ Listar las variables, revisar su definición y comprender su significado.
§ Efectuar la matriz de operacionalización de variables.
§ Indicar el nivel de medición de cada ítem y el de las variables. § Diseñar los instrumentos de acuerdo al contenido del estudio.
6. VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DEL INSTRUMENTO
Para Blanco (2000, p. 74) “...un instrumento es válido cuando mide el
concepto o la variable que se planifica…tiene que ver básicamente con la
teoría o con los conceptos en los que se apoya la investigación.”
Dentro de estas consideraciones, los ítems del instrumento de
investigación, se derivaron del contenido del universo teórico de la variable
en estudio, en este sentido Kerlinger (1999, p. 472) afirma que “cualquier
propiedad tiene un universo teórico de contenido consistente en todos los
aspectos que pueden quizás ser dichos u observados respecto a la
propiedad. Los miembros de este universo, pueden denominarse reactivos.”
A los efectos de esta investigación la validez se determinó utilizando
procedimientos a priori, es decir, a través de juicio de expertos. Según Ruiz
(1998.) es el procedimiento más adecuado para determinar el tipo de
validez.
Este instrumento, que en su versión preliminar constaba de 78 ítems,
fueron validados por tres (3) expertos en el área de auditoria y de
investigación, ellos realizaron las observaciones consideraron pertinente la
corrección en la redacción, además de la inclusión de doce (12) ítems
necesarios para garantizar que el instrumento midiera los aspectos
relacionados con la variable, dimensiones e indicadores objeto de estudio y
su relación con los objetivos de la presente investigación a través de un
instrumento de validación, los cambios fueron acatados por el investigador.
(Ver anexo A)
Para determinar la confiabilidad del instrumento se aplicó una prueba
piloto a 10 trabajadores de una organización con características similares a
la población en estudio. De acuerdo a lo planteado por Blanco (2000) un
instrumento es confiable cuando al aplicarlo en repetidas ocasiones a una
misma muestra de sujetos ofrezca similares resultados. Es la consistencia, la
seguridad, el equilibrio del instrumento.
Una vez recopilada la información, se sometió a la formula de
confiabilidad Alfa de Cronbach, debido a que el mismo esta conformado por
ítems, de varias alternativas, utilizando para ello la siguiente formula: (Ver
anexo B)
rkk _K 1- SSi² K-1 St² =__10__ = 1- 101 = 0.89
9 955
rkk = 1,01 * 0,89 = 0,98
Donde:
rkk : Confiabilidad
K: numero de ítems
Si2 : Varianza de los puntaje de cada ítems
St2 : Varianza de los puntajes totales
Lo cual significa que el instrumento es altamente confiable, de acuerdo
a lo planteado por Ruiz (1998), quien señala que los rangos entre 0,81 y 1
es de alta confiabilidad.
6. TÉCNICA DE ANÁLISIS DE DATOS
Al finalizar la aplicación de los instrumentos de recolección de datos, se
prosiguió con el análisis cuantitativo, sin embargo para llegar a este
procedimiento fue necesario tabular los datos recogidos.
Al respecto, Chávez (2001) sostiene que la tabulación es una
”...técnica empleada por el investigador para procesar la información
recolectada, permitiendo la organización de los datos relativo a la variable
objeto de estudio”.
Para tal efecto, se utilizó una tabla de doble entrada, colocándose en el
margen izquierdo el número de sujetos encuestados, y en el margen superior
el número de ítems del instrumento. (ver anexo C).
Asimismo, dentro de esta tabla se incluyeron los datos de cada sujeto
según la codificación asignada a cada alternativa de respuesta,
posteriormente se realizó el conteo de cada alternativa con el fin de
determinar el total de cada categoría.
Por otra parte, los resultados estadísticos permitieron el análisis de
los datos, lo cual conllevó a la interpretación de los resultados, luego se
contrastarlos con la teoría, respondiendo así a los objetivos planteados al
inicio de la investigación, luego presentaron las conclusiones y las
recomendaciones pertinentes. Para Tamayo y Tamayo, (2000) es la
expresión de valores, magnitudes y conceptos representados por medio de
tablas.
Con respecto, al tratamiento estadístico se utilizó el paquete
computarizado SPSS versión 10.0 (en español), y el programa Excel
Microsoft, para realizar la estadística descriptiva, utilizando el análisis de la
distribución de frecuencia absoluta y porcentual de los datos en
consideración.
7. PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACION.
Para la realización de esta investigación se llevaron a cabo los
siguientes pasos:
Se obtuvo el listado de los trabajadores y se les informó sobre los
objetivos del estudio para motivar su participación en el mismo.
Se solicitó validar el instrumento de estudio presentándolo a los jueces
expertos para su consideración.
Se ejecutó la prueba piloto para el cálculo de la confiabilidad del
cuestionario.
Se aplicó el instrumento a la población de estudio y se realizó la
tabulación y tratamiento estadístico de los datos.
Se llevó a cabo la interpretación de los resultados, procediendo a y
posteriormente se emitieron las conclusiones y recomendaciones del estudio.
CAPITULO IV
RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
En el análisis presentado a continuación se hace referencia a una serie
de resultados, producto de una minuciosa investigación llevada a cabo desde
la idea impulsora hasta la ejecución del mismo, centrada en dos aspectos
fundamentales como son el análisis y la discusión de los resultados. Es
importante destacar que los análisis presentados sirven de punto de partida
para evaluar el sistema de información contable del departamento de crédito
de Sofioccidente Banco de Inversión C.A. Es importante destacar que para
obtener la información se elaboró un (1) cuestionario con escala de tipo
Likert con 5 alternativas de respuestas uniescogencia, el cual consta de 90
ítems.
Asimismo, los resultados obtenidos se organizaron en
cuadros por indicador, mostrando las alternativas de respuestas
para cada ítem, en frecuencias absolutas y porcentajes, en
consecuencia, se hizo necesario determinar los procedimientos de
codificación y tabulación de la información el cual consiste en el
recuento, clasificación y ordenación en tablas y cuadros de la
información recopilada por la muestra en estudio tal como lo
expresa Méndez (2002).
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
El análisis que a continuación se describe, se apoyó en la identificación
de las principales tendencias observadas una vez aplicado el instrumento a
los integrantes del departamento de crédito de Sofioccidente Banco de
Inversión C.A., objetos de este estudio, de acuerdo a la relación existente
entre la variable, dimensiones e indicadores, así como cada uno de los ítems
formulados para los mismos.
Dimensión: Situación Actual
Dentro de la dimensión situación actual se ubican los indicadores;
suministro de información, seguridad y mantenimiento, que a continuación se
presentan.
Cuadro 1
Indicador: Suministro de Información
Coherencia Con las Normas
(1)
Coherencia Con los Procedimientos
(2)
Modificar la Información
(3)
Intervención manual
(4)
satisfacción necesidades
(5)
Ítems Alternativas
Fa %
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 0
0
0
0
0
0
0
0
7
77.8
Neutral 0
0
0
0
0
0
0
0
1
11.1
De acuerdo 8
88.8
8
88.8
7
77.8
8
88.8
1
11.1
Totalmente de acuerdo
1
11.1
1
11.1
3
22.2
1
11.1
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero 2005
Iniciando el análisis de la discusión: Situación actual en el cuadro 1,
referente al indicador suministro de información la distribución porcentual en
la gran mayoría se ubicó en la alternativa de acuerdo al observarse el 88.8%
en los ítems 1,2 y 4, el 77.8% en el ítems 3, en el ítems 5 el 77.8% esta en
desacuerdo, estos resultados permiten inferir que aun cuando el sistema de
información del departamento de crédito es coherente con las normas y
procedimientos, ofrece al usuario opciones para modificar la información a
través de la intervención manual en el sistema, el mismo no satisface las
necesidades de los usuarios.
Cuadro2
Indicador: Seguridad
Seguridad
de los datos
(6)
Archivos De
respaldo (7)
Registro
(8)
Técnicas para
corrección (9)
Posibles Fallas
(10)
Proteger las salidas (11)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
1
11.1
1
11.1
0
0
En desacuerdo
5
55.6
0
0
0
0
5
55.6
5
55.6
7
77.8
Neutral 3
33.3
2
22.2
0
0
1
11.1
1
11.1
2
22.2
De acuerdo 1
11.1
7
77.8
9
100
2
22.2
2
22.2
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero 2005
Los resultados del cuadro 2 muestran; como los entrevistados esta el
77.8% en desacuerdo con la afirmación que en Sofioccidente se cuenta con
procedimientos tendientes a proteger las salidas del sistema de información
contable, igualmente el 55.6% de los entrevistados esta en desacuerdo con
la seguridad que ofrece el sistema de información contable, asimismo en las
técnicas para asegurar la oportuna corrección de las inconsistencias que
pueda presentar el procesamiento de los datos y en los procedimientos que
pueden corregir oportunamente las posibles fallas de los equipos.
Sin embargo, el 100% esta de acuerdo con que todas las transacciones
se registran en el sistema de información, al igual que el 77.8% en que, se
cuenta con archivos que respaldan la información del sistema.
Los resultados permiten inferir que se registran todas las transacciones
y que las mismas cuentan con archivos que respaldan la información, sin
embargo no existen procedimientos que protejan la salida, lo cual no
garantiza la seguridad de la información, aunado a la falta de corrección de
las inconsistencias que se presenten en el procesamiento de los datos
Cuadro 3
Indicador: Mantenimiento
Actualizada (12)
Entrenamiento
(13)
Utilización
De Herramientas
(14)
Ítems
Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
2
22.2
2
22.2
En desacuerdo 0
0
6
66.7
6
66.7
Neutral 2
22.2
1
11.1
1
11.1
De acuerdo 7
77.8
0
0
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) En el cuadro 3 los resultados muestran que, el 77.8% esta de
acuerdo con que la base de datos del sistema de información contable esta
actualizada, sin embargo el 66.7% esta en desacuerdo con que los usuarios
del sistema reciben entrenamiento para actualizarlos en las aplicaciones, por
lo tanto les limita la utilización de las herramientas ofrecidas por el sistema.
Dimensión: Características del Sistema
Dentro del marco de referencia de la dimensión característica del
sistema; se evidencian los indicadores: entrada, procesamiento, salida,
monitoreo, control
Cuadro 4
Indicador: Entrada
Captura de
los Datos (15)
Ordenar (16)
Uso de Claves
(17)
Jerarquización (18)
Cambios no
autorizados (19)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 5
55.6
6
66.7
0
0
0
0
6
66.7
Neutral 3
33.3
2
22.2
0
0
0
0
3
33.
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
6
66.7
5
55.6
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
3
33.3
4
44.4
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero 2005
Como se observa en el cuadro 4, el 66.7% de los entrevistados esta
en desacuerdo con las afirmaciones; que el sistema de información contable
del departamento de crédito de Sofioccidente Banco de Inversión, esta
protegido de cambios no autorizados, en igual porcentaje; en el
ordenamiento de los elementos que permiten facilidad en el procesamiento
de los datos y el 55.6% en la facilidad para la captura de los datos. En
cambio están de acuerdo; el 66.7% con que el acceso a la información del
sistema contable esta restringida con el uso de claves, mientras que un
55.6% con la existencia de una jerarquización de los usuarios del sistema de
información.
Cuadro 5
Indicador: Procesamiento
Ítems
Información
Útil (20)
Pasos a
seguir (21)
Niveles de
seguridad (22)
Controles de
confidencialidad (23)
Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 0
0
0
0
5
55.6
2
22.2
Neutral 1
11.1
1
11.1
2
22.2
3
33.3
De acuerdo 8
88.9
8
88.9
2
22.2
4
44.4
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
Total
9
100
9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) Los resultados presentados en el cuadro 6 expresan claramente,
como el 88.9% esta de acuerdo con que el procesamiento de los datos
permite que los mismos se conviertan en información útil para los usuarios,
para el procesamiento hay pasos que permiten lograr los resultados
esperados y el 44.4% en la existencia de controles de confidencialidad;
mientras que el 55.6% esta en desacuerdo con que existen niveles de
seguridad para el procesamiento de los datos. Estos resultados permiten
inferir que a pesar de que existen controles de confidencialidad, los mismos
no garantizan niveles de seguridad para el procesamiento de los datos
Cuadro 6
Indicador: Salida
Ítems
Elaboración de
informes (24)
Requerimientos de los
usuarios (25)
Toma de
decisiones gerenciales
(26)
Toma de
decisiones usuarios
(27)
Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 0
0
0
0
0
0
1
11.1
Neutral 1
11.1
2
22.2
2
22.2
7
77.8
De acuerdo 8
88.9
7
77.8
7
77.8
1
11.1
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
Total
9
100
9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) En el análisis de los datos presentados en el cuadro 6, se observa que
el 88.9% esta de acuerdo con que los elementos generados en el sistema de
información contable, permite la elaboración de informes requeridos por la
gerencia y un 77.8% que contribuye con una acertada toma de decisiones
en ese nivel. Por otra parte el 77.8% estima que la información aportada por
el sistema satisface los requerimientos de los usuarios, igualmente el 77.8%
asume una posición neutral en torno a que el sistema contribuye con una
acertada toma de decisiones para los usuarios.
Con relación a los resultados del indicador salida, los mismos permiten
inferir que el sistema de información contable genera la información
requerida para la elaboración de informes exigidos por la gerencia, sin
embargo una cantidad significativa de los usuarios prefirió no emitir opinión al
respecto
Cuadro7
Indicador: Monitoreo
Evaluación (28)
Detectar Fallas (29)
Corrigen Fallas (30)
Ítems Alternativas
Fa %
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 7
77.8
7
77.8
0
0
Neutral 1
11.1
1
11.1
4
44.4
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
5
55.6
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
Según los datos del cuadro 7, el 77.8% esta en desacuerdo con que
se realiza la evaluación del desempeño y el monitoreo del sistema de
información contable, y solo un 55.6% esta de acuerdo con que se corrigen
las fallas presentadas, en contraste con un 44.4% que asumió una posición
neutra al respecto, lo cual hace presumir que desconocen que las
correcciones se realizan.
Cuadro 8
Indicador: Control
Seguimiento
(31)
Pasos
(32)
Ajustes
(33)
Información Fidedigna
(34)
Actualización
periódica (35)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
1
11.1
0
0
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 6
66.7
4
44.4
6
66.7
6
66.7
7
77.8
Neutral 1
11.1
4
44.4
2
22.2
2
22.2
2
22.2
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
1
11.1
1
11.1
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Total
9
100
9
100
9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero 2005
Las cifras presentadas en el cuadro 8, reflejan que el 66.7% esta en
desacuerdo con que se realiza seguimiento a la retroalimentación del
sistema de información contable, igualmente el 44.4% con que cumple con
los pasos para llegar a las metas trazadas por el departamento de crédito, es
significativo que en igual porcentaje de los entrevistados no opinaron al
respecto al asumir una posición neutral. 66.7% también en desacuerdo con
que se realizan los ajustes necesarios en la captura y ordenamiento de los
datos para garantizar una información fidedigna, aunado al 77.8% que se
hacen las actualizaciones periódicas al sistema de información.
Estos resultados proyectan escasa seguimiento y evaluación del
sistema de información, lo cual no garantiza la adecuada salida de la
información.
Dimensión: Componentes del departamento de Informática
En cuanto a la dimensión componentes del departamento de
informática; si las organizaciones cuentan con un sistema de información
automatizado los mismos deben contar con indicadores tales como: unidad
de desarrollo del sistema, consultoría técnica, servicio de procesamiento
electrónico de los dato
Cuadro 9
Indicador: Desarrollo del sistema
desarrollo del
sistema (36)
Desarrollo De
Software (37)
Automatización (38)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 1
11.1
1
11.1
6
66.7
Neutral 2
22.2
2
22.2
3
33.3
De acuerdo 6
66.7
6
66.7
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) Los datos presentados en el cuadro 9 indican que el 66.7% esta de
acuerdo con que Sofioccidente cuenta con una unidad de desarrollo del
sistema de información contable y que desarrolla el software que requiere,
sin embargo el mismo porcentaje esta en desacuerdo con que los programas
implementados por dicha Unidad permite la automatización adecuada del
sistema de información contable.
Cuadro 10
Indicador: Consultoría Técnica
Unidad De
Consultoría (39)
Asesoría
(40)
Acceso
(41)
Ítems Alternativas
Fa %
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
1
11.1
1
11.1
0
0
En desacuerdo 6
66.7
7
77.8
8
88.9
Neutral 2
22.2
1
11.1
1
11.1
De acuerdo 0
0
0
0
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) Como se observa en el cuadro 10; el 66.7% esta en desacuerdo con
que Sofioccidente cuenta con una unidad de consultaría técnica para los
usuarios del sistema de información, aunado a un 77.8% que reciban tipo de
asesoria en este sentido y el 88.9% que de existir orientación alguna que
permita a los usuarios del sistema de información contable el acceso al
servicio de procesamiento electrónico de los datos.
Cuadro 11
Indicador: Procesamiento electrónico de los datos
Ítems Alternativas
Unidad de servicios
(42)
Mantenimiento
de los equipos
(43)
Apoyo
Informático (44)
Soporte Técnico
(45)
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
2
22.2
0
0
En desacuerdo 0
0
0
0
6
66.7
2
22.2
Neutral 3
33.3
0
0
1
11.1
6
66.7
De acuerdo 6
66.7
8
88.9
0
0
1
11.1
Totalmente de acuerdo
0
0
1
11.1
0
0
0
0
Total
9
100
9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
Los resultados presentados en el cuadro 11, reflejan que el 66.7% de
los entrevistados esta de acuerdo con que existe en Sofioccidente la unidad
de servicios de procesamiento de los datos, 88.9% que dicha unidad realiza
el mantenimiento de los equipos, sin embargo el 66.7% esta en desacuerdo
con que el departamento de crédito cuenta con el apoyo informático
necesario para responder a sus operaciones.
Dimensión: Análisis del sistema
Con relación a la dimensión análisis del sistema, la misma esta
constituida por indicadores integridad, registro, confianza y oportunidad, se
observa en cada uno de ellos lo siguiente:
Cuadro 12
Indicador: Integridad
Confianza
(46)
Introducción
de los datos (47)
Controles
(48)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 1
11.1
0
0
0
0
Neutral 4
44.4
0
0
2
22.2
De acuerdo 4
44.4
7
77.8
7
77.8
Totalmente de acuerdo
0
0
2
22.2
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) En el cuadro 12 se presentan los resultados del indicador integridad
los cuales expresan que; existen opiniones divididas en torno a la confianza
de que el sistema de información contable contiene todos los datos
contables, pues el 44.4% no emitió criterio alguno, en tanto que el mismo
porcentaje si esta de acuerdo en ello, asimismo el 77.8% esta de acuerdo
con que los datos se introducen en su totalidad y que existen controles que
garantiza la integridad de los mismos.
Cuadro 13
Indicador: Registro Ítems
Registro de Operaciones
(49)
Garantía
(50)
Ajuste
A la Norma
(51)
Ajuste a los
Procedimientos (52)
Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 6
66.7
6
66.7
3
33.3
3
33.3
Neutral 3
33.3
3
33.3
2
22.2
2
22.2
De acuerdo 0
0
0
0
4
44.4
4
44.4
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
0
0
Total
9
100
9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
El cuadro 13 exhiben los siguientes resultados; el 66.7% de los
entrevistados esta en desacuerdo con que el sistema de información
contable garantiza un adecuado registro y procesamiento de las operaciones
del departamento de crédito, sin embargo el 44.4% esta de acuerdo con que
los registro se ajustan a la normativa y procedimientos de la organización.
Cuadro 14
Indicador: Confianza
Presentación
De Informes
(53)
Parámetros Contables
(54)
Ítems Alternativas
Fa % Fa %
Totalmente en desacuerdo 0
0
0
0
En desacuerdo 1
11.1
1
11.1
Neutral 3
33.3
2
22.2
De acuerdo 5
55.6
6
66.7
Totalmente de acuerdo 0
0
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
En el cuadro 14 se aprecia como el 55.6% de los entrevistados están
de acuerdo con que el sistema de información contable genera confianza en
la presentación de la información de carácter financiero, igualmente el 66.7%
también esta de acuerdo con que la información que aporta el sistema
contable se presenta de acuerdo a los parámetros contables de la
organización.
Cuadro 15
Indicador: Oportunidad
Herramienta Básica
(55)
Manera Oportuna
(56)
Ítems Alternativas
Fa % Fa % Totalmente en desacuerdo
0 0
0
0
En desacuerdo 0
0
6
66.7
Neutral 0
0
1
11.1
De acuerdo 6
66.7
2
22.2
Totalmente de acuerdo 3
33.3
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) El análisis de los resultados del cuadro 15 indican que el 66.7% de los
entrevistados esta de acuerdo con que el sistema de información contable es
una herramienta básica para la toma de decisiones, mientras que el 66.7%
en desacuerdo con que la información arrojada por el sistema se presenta en
forma oportuna.
Dimensión: Ambiente de Hardware
Dentro de la dimensión ambiente de hardware se ubica los
indicadores acceso a la información, procesamiento de los datos y emisión
de informes
Cuadro 16
Indicador: Acceso a la Información
Ítems
Acceso y seguridad
(57)
Programas de
seguridad (58)
Restricción a otras
secciones (59)
Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 4
44.4
5
55.6
2
22.2
Neutral 3
33.3
2
22.2
7
77.8
De acuerdo 2
22.2
1
11.1
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) Se observa en el cuadro 16 los resultados del indicador acceso a la
información, en la cual el 44.4% esta en desacuerdo con la afirmación de que
la alta gerencia determina cual es el personal con acceso a los datos y la
seguridad de los registros financieros, por otra parte; el 55.6% en
desacuerdo con que el sistema de información contable cuenta con
programas de seguridad para los equipos que contienen la información
financiera y finalmente el 77.8% asumió una actitud neutral ante la afirmación
que la información del sistema contable esta restringida para otras secciones
de Sofioccidente, lo cual hace suponer desconocimiento por parte de los
entrevistados.
Cuadro 17 Indicador: Procesamiento de los datos
Procesamiento compartido
(60)
Análisis Seguridad
lógico (61)
Análisis seguridad
físico (62)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
0
0
En desacuerdo 5
55.6
1
11.1
0
0
Neutral 2
22.2
8
88.9
9
100
De acuerdo 2
22.2
0
0
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) Se observa en el cuadro 17 que los entrevistados; el 55.6% esta en
desacuerdo con la afirmación que el objetivo del procesamiento de la
información es compartido entre varias personas con acceso a la
información, mientras que el 88.9% asume una posición neutral en torno al
conocimiento del análisis de la seguridad de los registros financieros
fundamentado en la verificación del nivel de seguridad del servidor desde el
punto de vista lógico, igualmente el 100% neutral ante la afirmación de el
análisis de la seguridad de los registros financieros, se fundamenta en la
verificación del nivel de seguridad del servidor desde el punto de vista físico,
lo cual permite inferir desconocimiento por parte de los entrevistados de
estos aspectos.
Cuadro 18
Indicador: Emisión de Informes
Informes Emitidos
(63)
Ítem
Alternativas
Fa
%
Totalmente en desacuerdo 0
0
En desacuerdo 5
55.6
Neutral 2
22.2
De acuerdo 2
22.2
Totalmente de acuerdo 0
0
Total 9
100
Fuente: Romero (2005) Al analizar los resultados del cuadro 18 se observa que el
55.6% de los entrevistados están en desacuerdo con que los informes
emitidos, cuentan con la seguridad necesaria para ser enviados solo a las
personas autorizadas para manejar la información
Dimensión: Sistemas Integrados
Dentro del marco de referencia de la dimensión sistemas integrados
se encuentran los indicadores; parámetros, transferencia, controles de
transferencia.
Cuadro 19
Indicador: Parámetros
Compartir
Información (64)
Códigos Contables
(65)
Ítems Alternativas Fa % Fa % Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
En desacuerdo
0
0
0
0
Neutral
0
0
0
0
De acuerdo
9
100
8
88.9
Totalmente de acuerdo
0
0
1
11.1
Total
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
En los resultados presentados en el cuadro 19, se refleja que el 100 %
de los entrevistados esta de acuerdo con que el sistema de información
contable, comparte información con otros sistemas dentro de la organización,
igualmente el 88.9% con que se cuenta con códigos contables para registrar
las operaciones de los sistemas integrados
Cuadro 20
Indicador: Transferencia
Transferencia automática (66)
Relación de
datos (67)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
En desacuerdo 0
0
0
0
Neutral 0
0
0
0
De acuerdo 9
100
7
77.8
Totalmente de acuerdo
0
0
2
22.2
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) Con respecto a los resultados del cuadro 20, el 100% esta de acuerdo
con que la información que se transfiere a otro sistema se realiza en forma
automática, y el 88.9% también de acuerdo en que, antes de la transferencia
de la información, se realiza una relación con los datos actualizados.
Cuadro 21 Indicador: Tiempo de Transferencia
Tiempo de
Transferencia (68)
Ítem
Alternativas
Fa
%
Al finalizar La jornada
0
0
Semanal
4
44.4
Quincenal
2
22.2
Mensual
3
33.3
Total
9
100
Fuente: Romero (2005) En cuanto a cada cuanto tiempo se realiza la transferencia de la
información de los usuarios al sistema; existen diversos criterios pues el
44.4% considera que es cada semana, sin embargo el 33.3% que es
mensual y el 22.2% quincenal, se infiere entonces que no existe uniformidad
de criterio con relación a este aspecto de tiempo.
Cuadro 22
Indicador: Controles de transferencia
Controles De ingreso (69)
Periodo de
tiempo (70)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
En desacuerdo 1
11.1
1
11.1
Neutral 2
22.2
2
22.2
De acuerdo 6
66.7
6
66.7
Totalmente de acuerdo 0
0
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) Los resultados del cuadro 22, expresan que el 66.7% de los
entrevistados están de acuerdo con que se llevan a cabo controles de
ingreso sobre las transferencia de información y que se realiza en un
determinado periodo de tiempo. Variable: Perfil del personal Dimensión: Habilidades requeridas
En cuanto a la dimensión habilidades requeridas; la misma está
conformada por los indicadores: habilidades técnicas, habilidades humanas y
habilidades conceptuales.
Cuadro 23
Indicador: Habilidades Técnicas
Conocimientos
(71)
Dominio De las
Actividades (72)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo 0
0
0
0
En desacuerdo 5
55.6
5
55.6
Neutral 3
33.3
3
33.3
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
Totalmente de acuerdo 0
0
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) Tal y como se presenta los resultados en el cuadro 23, el 55.6% de los
entrevistados están en desacuerdo con que todo el personal que maneja el
sistema de información contable cuenta con los conocimientos sobre los
métodos, procesos y procedimientos del sistema, y con el dominio de las
actividades que en el sistema se realizan.
Cuadro 24
Indicador: Habilidades Humanas
Habilidad de trabajar
con la gente (73)
Trabajo en equipo
(74)
Compromiso Con el
Esfuerzo Corporativo
/75)
Ítems Alternativas
Fa %
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
1
11.1
1
11.1
En desacuerdo 6
66.7
1
11.1
4
44.4
Neutral 2
22.2
6
66.7
3
33.3
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
1
11.1
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) En el cuadro 24 se observa que el 66.7% de los entrevistados están
en desacuerdo con que el personal que se relaciona con el sistema de
información contable, cuenta con la habilidad de trabajar con la gente, 66.7%
asumen una posición neutral en torno a que las personas que laboran con
este sistema, reúne las condiciones para realizar el trabajo en equipo, en
tanto el 44.4% esta en desacuerdo con que todas las personas que manejan
el sistema están comprometidos con el esfuerzo corporativo.
Cuadro 25
Indicador: Habilidades Conceptuales
Visualizar panorama
general (76)
Reconocer
(77)
Ítems Alternativas
Fa %
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
En desacuerdo 5
55.6
6
66.7
Neutral 3
33.3
2
22.2
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
En los resultados presentados en el cuadro 25 se observa que, el
55.6% de los entrevistados están en desacuerdo con las afirmaciones; todas
las personas que manejan el sistema de información contable, tienen la
habilidad de visualizar el panorama general del departamento de crédito y el
66.7% con que reconocen el significado que es para la organización el buen
funcionamiento del sistema.
Variable: Control Interno
Dimensión: Funciones Dentro de la dimensión funciones, se ubican los indicadores:
seguridad, soporte, valoración del riesgo, actividades de control, información
y comunicación.
Cuadro 26
Indicador: Seguridad
Salvaguarda
cumplimiento de las políticas
(78)
Cumplir Responsabilidades
(79)
Ítems Alternativas
Fa %
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
1
11.1
En desacuerdo 6
66.7
4
44.4
Neutral 2
22.2
3
33.3
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
Totalmente de acuerdo 0
0
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
En cuanto a la variable control interno, en la dimensión funciones, para el
indicador seguridad; el 66.7% esta en desacuerdo con que el control interno
del sistema de información contable salvaguarda, el cumplimiento de las
políticas de la organización, y el 44.4% en que el control interno proporciona
la seguridad de que las responsabilidades se están cumpliendo.
Cuadro 27 Indicador: Soporte
Administración
Eficiente (80)
Ítem Alternativas
Fa
% Totalmente en desacuerdo
0 0
En desacuerdo 5
55.6
Neutral 3
33.3
De acuerdo 1
11.1
Totalmente de acuerdo 0
0
Total 9
100
Fuente: Romero (2005) Al analizar los porcentajes presentados en el cuadro 27, se observa
que el 55.6% esta en desacuerdo con que el control interno como soporte,
permite llevar a cabo una administración eficiente, en tanto el 33.3% prefirió
no emitir opinión al respecto.
Cuadro 28
Indicador: Valoración de riesgo
Objetivos a
seguir (81)
Mecanismos
(82)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
En desacuerdo 5
55.6
5
55.6
Neutral 3
33.3
3
33.3
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
Totalmente de acuerdo 0
0
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) En el cuadro 28, los resultados indican que el 55.6% esta en
desacuerdo en las afirmaciones que el control interno señala en forma clara
los objetivos a seguir para llevar a cabo adecuadamente el sistema de
información contable y, que el mismo establece los mecanismos para
identificar, analizar y administrarlos riesgos relacionados
Cuadro 29
Indicador: Actividades de control
Acciones necesarias
(83)
Ejecución de
procedimientos (84)
Ítems Alternativas
Fa %
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
En desacuerdo 5
55.6
5
55.6
Neutral 3
33.3
3
33.3
De acuerdo 1
11.1
1
11.1
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
Los resultados del cuadro 29, indican que el 55.6% esta en
desacuerdo con las afirmaciones que; el control interno del sistema de
información contable, cuenta con actividades de control capaces de ejecutar
las políticas, los procedimientos identificados con la aplicación efectiva en
las acciones necesarias para manejar el riesgo y controlar las operaciones.
Cuadro 30
Indicador: Información y Comunicación
Control de las
operaciones (85)
Administrar Las operaciones
(86)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
En desacuerdo 5
55.6
4
44.4
Neutral 4
44.4
4
44.4
De acuerdo 0
0
1
11.1
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
Fuente: Romero (2005) En el cuadro 30 se observa que el 55.6% de los entrevistados están
en desacuerdo con la afirmación de que, el sistema de información contable
contribuye con el personal, en el intercambio de información requerida para
controlar las operaciones y para administrar sus operaciones el 44.4%.
Dimensión: Finalidad Dentro de la dimensión finalidad se ubica los indicadores finalidad y
acceso
Cuadro 31
Indicador: Finalidad
Proporcionar
Seguridad (87)
Preparación de los
estados financieros
(88)
Seguridad registros contables
activos (89)
Ítems Alternativas
Fa
%
Fa
%
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
0
0
4
44.4
En desacuerdo 1
11.1
5
55.6
4
44.4
Neutral 3
33.3
3
33.3
1
11.1
De acuerdo 5
55.6
1
11.1
0
0
Totalmente de acuerdo
0
0
0
0
0
0
Total 9
100
9
100
9
100
Fuente: Romero (2005)
Como se observa en el indicador finalidad el 55.6% de los
entrevistados están en de acuerdo con que el control interno del sistema de
información contable tiene como finalidad proporcionar seguridad para las
transacciones que se llevan a cabo sin la autorización de la gerencia, sin
embargo el 55.6% y el 44.4% están en desacuerdo con que el control interno
permite la preparación de los estados financieros de acuerdo a los principios
de contabilidad general, y permite la seguridad de los registros contables
para los activos.
Cuadro 32 Indicador: Acceso
Autorización De la gerencia
(90)
Ítem
Alternativas
Fa
%
Totalmente en desacuerdo
0
0
En desacuerdo 5
55.6
Neutral 3
33.3
De acuerdo 1
11.1
Totalmente de acuerdo
0
0
Total 9
100
Fuente: Romero (2005) Finalmente, en el cuadro 32 los entrevistados en un 55.6% están en
desacuerdo con que el control interno del sistema de información contable,
garantiza que el acceso de los activos se permita solamente de acuerdo con
la autorización de la gerencia.
DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS
Dentro del contexto de esta investigación se pudo abordar los
elementos que integran el sistema de información contable del departamento
de crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.; los cuales después de
su análisis, permiten llegar a la evaluación de dicho proceso:
Sobre la base de los resultados para analizar la situación actual del
sistema de información contable del departamento de crédito de
Sofioccidente Banco de Inversión C.A., se observa que aun cuando el
sistema de información del departamento de crédito es coherente con las
normas y procedimientos, ofrece opciones para modificar la información a
través de la intervención manual en el sistema, el mismo no satisface las
necesidades de los usuarios, quienes además no cuentan con
entrenamiento que les garantice el adecuado uso del mismo .
Analizando la situación actual del sistema de información del
departamento de crédito Sofioccidente C.A, Banco de Inversión, los
resultados del procesamiento de la información evidencia que; es coherente
con las normas y procedimientos de registra todas las transacciones la base
de datos esta actualizada, cuenta con archivos que respaldan la información,
ofreciendo al usuario opciones para modificar la información a través de la
intervención manual en el sistema.
Sin embargo manifiestan no sentirse satisfechos pues; no reciben
entrenamiento para actualizarlos en las aplicaciones, por lo tanto les limita la
utilización de las herramientas ofrecidas por el sistema. Además, no existen
procedimientos que protejan la salida, lo cual no garantiza la seguridad de la
información, aunado a la falta de corrección de las inconsistencias que se
presenten en el procesamiento de los datos.
Las organizaciones de carácter financiero requieren de sistemas de
información confiables, seguros, que contengan información acerca de las
cifras de acuerdo con los principios contables de la organización, en base a
ello, es importante el análisis de los sistemas de información contable con el
cual cuentan las organizaciones en el campo financiero. (Catacora 2000).
Identificando la estructura actual del sistema de información contable
del departamento de crédito; se caracteriza por el acceso a la información del
sistema contable esta restringida con el uso de claves, a partir de una
jerarquización de los usuarios del sistema de información. Aun cuando,
existen controles de confidencialidad, los mismos no garantizan niveles de
seguridad para el procesamiento de los datos, pues no esta protegido de
cambios no autorizados, no se realiza la evaluación del desempeño y el
monitoreo del sistema de información contable asimismo el ordenamiento de
los elementos no permite facilidad en la captura y procesamiento de los
datos, no se corrigen las fallas presentadas. Estos resultados proyectan
escasa seguimiento y evaluación del sistema de información, lo cual no
garantiza la adecuada salida de la información.
Con relación a los componentes del departamento de informática;
Sofioccidente Banco de Inversión C.A., cuenta con una unidad de desarrollo
del sistema de información contable que desarrolla el software requerido, sin
embargo; los programas implementados por dicha Unidad limitan la
automatización adecuada del sistema de información contable.
Por otro lado; los usuarios del sistema de información no cuenta con
una unidad de consultaría técnica con la cual pudiesen recibir asesoria en
este sentido de existir orientación alguna; apoyar a los usuarios del sistema
de información contable el acceso al servicio de procesamiento electrónico
de los datos. Con respecto a la unidad de servicios de procesamiento de los
datos; ésta realiza el mantenimiento de los equipos, a pesar de ello el
departamento de crédito no cuenta con el apoyo informático necesario para
responder a sus operaciones.
Con relación a la Dimensión Análisis del sistema; existen opiniones
divididas en torno a la confianza de que el sistema de información contable
contiene todos los datos contables, pues en el mismo porcentaje parte de los
entrevistados no emitieron opinión alguna, lo cual hace presumir su
desconocimiento, mientras que otros son del criterio que los datos se
introducen en su totalidad, existen controles que garantiza la integridad de
los mismos.
Por otra parte, el sistema de información contable no garantiza un
adecuado registro y procesamiento de las operaciones del departamento de
crédito, sin embargo los registro se ajustan a la normativa y procedimientos
de la organización, generando mediana confianza en la presentación de la
información de carácter financiero, pues la información que aporta el sistema
contable se presenta de acuerdo a los parámetros contables de la
organización, ya que es una herramienta básica para la toma de decisiones.
Al respecto O’Brien (2001) considera que los Sistemas de
Información son creados para proporcionar una jerarquización de la
información, que permita suministrar de forma oportuna, reportes en cuya
estructura se contemple una clasificación de la data adecuada al nivel
organizacional al cual pertenece, facilitando a sus usuarios un conocimiento
acertado de los procesos cuya ejecución es clave para el logro de los
objetivos de la organización.
Asimismo; a esta Unidad le corresponde la administración de los
recursos informáticos para atender la recepción, procesamiento de los datos,
el control de calidad de los procesos, la seguridad de todos los recursos
informáticos y el soporte técnico. (Pinilla 2001).
En cuanto a la Dimensión ambiente de hardware; no siempre la alta
gerencia determina cual es el personal con acceso a los datos y la seguridad
de los registros financieros, igualmente el sistema de información contable no
cuenta con suficientes programas de seguridad para los equipos que
contienen la información financiera y con respecto a las restricciones para
otras secciones de Sofioccidente, los entrevistados asumieron una actitud
neutral ante este aspecto lo cual hace suponer desconocimiento por parte de
los entrevistados.
Igualmente estiman los entrevistados que el objetivo del
procesamiento de la información no es compartido entre varias personas con
acceso a la información, los informes emitidos, no cuentan con la seguridad
necesaria para ser enviados solo a las personas autorizadas para manejar la
información, asumen una posición neutral en torno al conocimiento del
análisis de la seguridad de los registros financieros fundamentado en la
verificación del nivel de seguridad del servidor desde el punto de vista lógico
y físico, lo cual permite inferir desconocimiento por parte de los entrevistados
de estos aspectos.
Hoy en día, la competitividad entre las organizaciones las obligadas a la
automatización de sus procesos, sin embargo, estos requieren del análisis y
la evaluación. En el caso de los sistemas de información contable dentro de
las instituciones financieras, el análisis de la tecnología se enmarca hacia la
evaluación y determinación de la plataforma electrónica, la cual debe estar
soportada de manera adecuada con los objetivos del procesamiento de la
información financiera. (Catacora 2000).
Sobre la Dimensión Sistemas Integrados; el sistema de información
contable comparte información con otros sistemas dentro de la organización,
con códigos contables para registrar las operaciones de los sistemas
integrados. Asimismo la transferencia a otro sistema se lleva a cabo en
forma automática, antes de iniciarla, se realiza una relación con los datos
actualizados. Sin embargo no hay uniformidad en los criterios del tiempo en
el cual se realiza la transferencia de la información la cual oscila entre
semanal, quincenal y mensual.
Al respecto Catacora (2000), estima que los Sistemas integrados son
aquellos que de alguna manera comparten la información entre dos o más
sistemas, lo cual trae como ventajas la eliminación de la redundancia de la
información entre uno o varios sistemas, evitando así la duplicidad en la
información, de esta manera se reduce el trabajo de registrar la misma
información, facilita el acceso a la información, así como también facilita la
elaboración y presentación de los informes requeridos.
Describiendo el perfil del personal que maneja el sistema de
información contable; se observa que no todo el personal que maneja el
sistema de información contable cuenta con los conocimientos sobre los
métodos, procesos y procedimientos del sistema, y con el dominio de las
actividades que en el sistema se realizan, tampoco han demostrado la
habilidad de trabajar con la gente, las condiciones para realizar el trabajo en
equipo, no están comprometidos con el esfuerzo corporativo, no cuentan
con la habilidad de visualizar el panorama general del departamento de
crédito ni reconocen el significado que es para la organización el buen
funcionamiento del sistema.
Para Koontz (1999, p.182) las habilidades son características claves
para determinar el potencial de cualquier recurso humano, y estas a su vez,
están implícitas en la terminología de competencias, sean técnicas o
genéricas, dependiendo de su naturaleza. las habilidades representan una
herramienta que permite medir y marcar la diferencia entre el personal que
desarrolla un desempeño excelente de aquellos que trabajen en forma
ineficaz o ineficiente.
Identificando los parámetros del Control Interno del Sistema de
Información del departamento de crédito; se observa en la Dimensión
Funciones que; el control interno del sistema de información contable en su
totalidad no salvaguarda el cumplimiento de las políticas de la organización,
no proporciona de manera adecuada la seguridad de que las
responsabilidades se están cumpliendo, tampoco representa un soporte para
llevar a cabo una administración eficiente, no señala en forma clara los
objetivos a seguir para llevar a cabo adecuadamente el sistema de
información contable, los mecanismos para identificar, analizar y
administrarlos riesgos relacionados.
Además, no cuenta con actividades de control capaces de ejecutar las
políticas, los procedimientos identificados con la aplicación efectiva en las
acciones necesarias para manejar el riesgo y controlar las operaciones.
Tampoco contribuye con el personal, en el intercambio de información
requerida para controlar las operaciones y para administrar sus operaciones.
En cuanto a la importancia de los parámetros del control interno en el
Informe COSO (2002) señala que, se relacionan de forma sinérgica para
llevar a cabo el proceso de control, es decir que el ambiente de control
genera una atmósfera en el cual las personas llevan a cabo sus tareas y
cumplen con las responsabilidades de control, dentro de este ambiente la
gerencia valora los riesgos para el cumplimiento de los objetivos trazados,
así mismo las actividades de control se llevan a efecto para asegurar la
ejecución de las directrices de la gerencia para el manejo del riesgo,
mientras se obtienen y se comunica la información relevante, debe
monitorearse el proceso para así corregir de manera inmediata lo que sea
necesario modificar.
Finalmente, en cuanto a la dimensión Finalidad; los resultados permiten
considerar que para los entrevistados que el control interno del sistema de
información contable tiene como finalidad proporcionar seguridad para las
transacciones que se llevan a cabo sin la autorización de la gerencia, sin en
la realidad los estados financieros no se están preparando de acuerdo a los
principios de contabilidad general, lo cual le resta seguridad de los registros
contables para los activos.
CONCLUSIONES
Después de haber analizados los resultados de la presente investigación, se
elaboran las siguientes conclusiones, las cuales abarcan los hallazgos más
significativos en función de los objetivos planteados.
El área de sistema no cuenta con una plataforma tecnológica que le
permita el desarrollo de los sistemas en conjunto, considerando todas las
áreas del negocio.
Las aplicaciones se desarrollan por departamentos de acuerdo a sus
necesidades, en lagunas ocasiones requieren ajustes permanentes, pues no
se consideran los cambios que puedan ocurrir tanto por parte del usuario, así
como por entes externos, lo cual trae como consecuencia constantes
modificaciones que pueden producir la pérdida de información.
El personal que maneja el sistema de información contable, carece de
la capacitación sobre herramientas y nuevas tecnologías que se introducen
en las aplicaciones.
No existe una unidad que concentre los requerimientos de los
usuarios, canalizar sus necesidades y crear instrumentos o reportes finales
tomando en consideración toda la información.
Se observa un deficiente monitoreo de las aplicaciones que se
desarrollan, lo cual limita la ejecución de los ajustes requeridos.
Las aplicaciones son desarrolladas de acuerdo a las necesidades de
cada usuario, sin un análisis previo de la situación y con criterios
homogéneos.
Aún cuando se realizan los respaldos de la información contenida en
el sistema, los mismos no se llevan a cabo de manera oportuna y en losd
plazos establecidos.
No existe un departamento que en forma continua realice las
revisiones de los reportes finales de manera tal, que se vayan ajustando a
las necesidades de la información.
La organización no cuenta con actividades de control capaces de
ejecutar las políticas, los procedimientos identificados con la aplicación
efectiva en las acciones necesarias para manejar el riesgo y controlar las
operaciones. Tampoco contribuye con el personal, en el intercambio de
información requerida para controlar las operaciones y para administrar sus
operaciones.
Los resultados permiten considerar que para los entrevistados que el
control interno del sistema de información contable tiene como finalidad
proporcionar seguridad para las transacciones que se llevan a cabo sin la
autorización de la gerencia, sin en la realidad los estados financieros no se
están preparando de acuerdo a los principios de contabilidad general, lo cual
le resta seguridad de los registros contables para los activos.
RECOMENDACIONES Considerando los resultados y las conclusiones de la presente
investigación, se cree pertinente tanto para Sofioccidente Banco de Inversión
C.A., como para posteriores investigación lo siguiente:
Establecer parámetros para el suministro de la información por parte del
departamento de crédito.
Efectuar las modificaciones o ajustes necesarios al sistema de
información que recoge todos los datos relacionados al movimiento del área
de crédito con la cual se alimenta la base de datos.
Entrenamiento continuo a los usuarios en el área de crédito y además a las
personas que lleven a cabo el desarrollo de las aplicaciones de las áreas en
función de sus necesidades.
Desarrollar la aplicación donde se relacione el sistema contable, es
decir; proporcionar una mayor información final y una simplificación de
actividades, lo cual contribuye en la toma de decisiones.
Evaluar la seguridad de los sistemas como son las claves de acceso,
realizar los cambios en periodos de tiempo determinados.
Realizar auditorias al sistema, pues así se determinará la situación del
sistema, las posibles nuevas aplicaciones y los controles de seguridad
requeridos.
Elaboración de un manual de normas y procedimientos, así el usuarios
contará con una guía para la recolección, registro de los datos.
Reforzamiento de los controles existentes con la finalidad de lograr un
mejor rendimiento y aprovechamiento del recurso humano y tecnológico, al
mismo tiempo permitirá contar con una evaluación de la información de
entrada, productos, para los ajuste necesarios.
Finalmente; es conveniente que el departamento de sistemas cree un
área de soporte técnico que se dedique exclusivamente a esta actividad, lo
cual le permitirá estar actualizado con relación a las debilidades que puedan
presentarse tanto en las aplicaciones existentes como en el área tecnológica.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
TEXTOS
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URBE.
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DIVISIÓN DE ESTUDIOS PARA GRADUADOS
ESPECIALIZACIÓN EN AUDITORIA
EVALUACION DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO DE SOFIOCCIDENTE
BANCO DE INVERSIÓN, C.A.
Lic. Romero Villasmil, Francisco C.I. 7.831.710
Maracaibo, 2005
Maracaibo; Febrero de 2005
Estimado (a) Señor (a) :
Sirva la presente para hacer de su conocimiento que ha sido
seleccionado como juez evaluador de un instrumento (cuestionario), el cual
tiene como finalidad recabar información para realizar el trabajo de grado
titulado: “EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DEL
DEPARTAMENTO DE CRÉDITO EN SOFIOCCIDENTE BANCO DE
INVERSIÓN, C.A.”
Su selección como juez experto se fundamenta en su experiencia y
conocimientos relacionados con el tema de investigación, donde sin lugar a
dudas su colaboración, representa un aporte valioso y significativo para el
desarrollo de esta Investigación.
En este sentido, agradezco se sirva revisar la validez de contenido del
presente instrumento de medición, en lo referente a pertinencia con los
objetivos, variable, dimensiones e indicadores, tipos de preguntas y
redacción. Para mayor facilidad se anexan las diferentes definiciones de la
variable a medir y la respectiva tabla de construcción. En espera de su
valiosa cooperación y anticipándole mis expresivas gracias.
Se Suscribe
Atentamente.
Lic. Francisco Romero Villasmil.
1. IDENTIFICACIÓN DEL EXPERTO
Nombres y Apellidos:__________________________________________
CI:________________Profesión(es)______________________________
PostGrado:__________________________________________________
Institución donde trabaja:_______________________________________
Cargo que Desempeña________________________________________
Antigüedad en el Cargo: _______________________________________
Fecha de Revisión_____________________
2.- INFORMACIÓN SOBRE LA INVESTIGACIÓN
TITULO.
Evaluación del Sistema de Información Contable del Departamento de
Crédito de Sofioccidente Banco De Inversión, C.A.”
3.- Objetivos de la Investigación
3.1.- Objetivo General.
Evaluar el Sistema de Información Contable del departamento de
Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
3.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Analizar la situación actual del Sistema de Información contable del
departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
Identificar la estructura actual del Sistema de Información contable del
departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
Describir el perfil del personal que maneja el Sistema de Información
contable del departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión
C.A.
Identificar los parámetros del Control Interno del Sistema de Información del
departamento de Crédito de Sofioccidente Banco de Inversión C.A.
4.-Sistema de Variables Definición Nominal: Sistema de Información Contable
Definición Conceptual: Las organizaciones requieren de sistemas de
información confiables, seguros, que contengan información acerca de las
cifras, control interno y toma de decisiones ajustadas a los normas y
procedimientos establecidos, en base a ello, es importante el análisis de los
sistemas de información contable con el cual cuentan las organizaciones.
Catacora (2000):
Definición Operacional: El Sistema de Información Contable se caracteriza
por la captura y orden de los datos para luego procesarlos y convertirlos en
información necesaria para los usuarios del sistema, asimismo esta
información debe ser evaluada para así corregir las posibles fallas, y de esta
manera se ejerce control sobre el mismo. El sistema de Información Contable
contribuye con una acertada toma de decisiones tanto para los niveles
gerenciales como para los usuarios del sistema.
5.- Definición Conceptual de Dimensiones e Indicadores.
Entrada: comprende la captura y ordenamiento de los elementos que entran
al sistema para ser procesados, las cuales pueden ser: materia prima, datos
sobre las actuaciones del personal, datos de carácter económico, así como
información general de la organización, el cual es organizado por el esfuerzo
humano.
Procesamiento: en esta fase los datos se convierten en información, es
decir, se desarrollan los pasos a seguir para el logro del resultado esperado.
Salida: esta fase ocurre cuando la información es procesada, es decir, se
obtiene de los elementos que han sido generados por un proceso de
transformación hasta el destino final, el cual puede presentarse como
informes, en los casos de manufacturas, la cual es proporcionada a usuarios
finales, bien sea gerencial o comercial.
Retroalimentación: una vez cumplida la fase de salida, se debe evaluar el
desempeño del sistema, monitoreando el proceso para así determinar las
posibles fallas, y en caso de que existan pueden ser corregidas o evaluar los
procesos inmersos dentro del mismo.
Control: está representado por el seguimiento y evaluación de la
retroalimentación, consiste en determinar si el sistema va cumpliendo los
pasos para llegar a la meta trazada, se realizan los ajustes necesarios de los
componentes de la entrada, procesamiento de un sistema y así garantizar
que éste genere la salida apropiada.
Desarrollo de los Sistemas: esta unidad tiene como papel fundamental;
desarrollar los softwares o programas necesarios para que los usuarios de la
organización automaticen los sistemas de información.
Consultoría Técnica a Usuarios: la unidad funcional de consultoría interna
a usuarios, tiene la responsabilidad de asesorar a los departamentos y
secciones usuarios del sistema, durante el proceso de la determinación del
tipo y nivel de tecnología apropiados para el estudio preliminar, diseño,
implantación, operacionalización y mantenimientos de los sistemas de
información requeridos, esto con el propósito de incorporar a los usuarios a
los servicios de procesamiento electrónico de datos.
Servicios de Procesamiento Electrónico de Datos: Esta unidad tiene
como objetivo el mantenimiento y la disponibilidad permanente de hardware
(equipos), software (programas), así como los elementos de apoyo
informáticos necesarios en las condiciones adecuadas, para así responder a
la funcionabilidad constante de las operaciones automatizadas.
A esta unidad le corresponde la administración de los recursos
informáticos para atender la recepción, procesamiento de los datos, el control
de calidad de los procesos, la seguridad de todos los recursos informáticos y
el soporte técnico.
Investigación Técnica: a la unidad funcional de investigación informática, le
corresponde mantener actualizados los programas de acuerdo con las
necesidades de información de los departamentos, secciones y usuarios en
general, en el corto, mediano y largo plazo.
Lo planteado indica la importancia de contar con unidades informáticas
dentro de las organizaciones, pues permiten la actualización y confiabilidad
en los sistemas de información.
La integridad de los datos: es decir que debe existir la seguridad de que
todos los datos contables sean introducidos en el sistema.
Registro y procesamiento de las operaciones: dichos registros deben
estar ajustados a la normativa y los procedimientos establecidos por la
organización.
Confiabilidad: debe existir confiabilidad en la información financiera un
mínimo grado de confianza acerca de las cifras, debiéndose presentarlos de
acuerdo a los parámetros contables de la organización.
La oportunidad en la presentación de la información; pues la misma, es
una herramienta fundamental para la toma de decisiones, pues la misma
debe ser efectiva y eficaz, siendo soportada necesariamente por información
que llegue en la forma oportuna.
Definición de Parámetros: la cual consiste en la definición inicial que debe
dársele a un sistema para que sea tomado en cuenta en su funcionamiento,
esta determina varios elementos a considerar: grado de integración entre
módulos, niveles de seguridad, tipos de operaciones, códigos de cuentas,
entre otras.
Los parámetros de integración, se refieren a la forma como la información de
los registros se introduce al sistema contable, la definición de los parámetros
debe especificar en forma clara las operaciones que serán tratadas de
manera integral Ali como los códigos contables en los cuales se registra las
operaciones .
Captura de Información: consiste en el momento de la transferencia de la
información de un sistema a otro.
Transferencia de la Información: esta etapa dentro del sistema se puede
llevar a cabo de dos formas: (a) cuando la transferencia de la información es
realizada en forma automática, previamente deben ser transferidos los
parámetros identificados en la primera fase, (b) esta otra forma de
transferencia de la información es cuando la realiza un usuario, quien la
transfiere en un periodo de tiempo determinado; bien sea al finalizar la
jornada, de forma semanal, quincenal o mensual. Antes de esta transferencia
es importante realizar una relación de los datos actualizados, lo cual
garantiza la transferencia solamente de los datos validos.
Controles sobre la Transferencia: Estos controles se clasifican de acuerdo
al momento de realizar la transferencia, bien sea inmediatamente de ocurrir
la operación; los controles de ingreso de datos deben ser lo suficientemente
fuertes, de tal forma que no se permita el ingreso de datos inconsistentes,
incompletos o no validos. Si la transferencia se realiza en un periodo de
tiempo determinado; los datos se controlan y se validan en el momento de la
transferencia.
Habilidades Técnicas: Son conocimientos y el dominio en actividades que
impliquen métodos, procesos y procedimientos.
Habilidades Humanas: Son la habilidad de trabajar con gente; es esfuerzo
cooperativo, es trabajo en equipo, es la creación de un ambiente en el cual
un empleado se sienta seguro y libre para expresar sus opiniones.
Habilidades Conceptuales: Se refieren a la habilidad de ver el panorama
general, reconocer los elementos significativos en una situación, y
comprender la relación entre los elementos.
Sin duda las habilidades representan una herramienta que permite medir y
marcar la diferencia entre el personal que desarrolla un desempeño
excelente de aquellos que trabajen en forma ineficaz o ineficiente.
Seguridad y Soporte: el control interno ayuda a salvaguardar el
cumplimiento de las políticas de la organización, proporciona la seguridad de
que las responsabilidades se estén cumpliendo, constituyendo un soporte
indispensable para una eficiente administración.
Ambiente de Control: el elemento fundamental de toda organización son las
personas que en ella laboran, (destacándose sus atributos individuales, su
integridad, valores éticos y la competencia) además del ambiente donde
operan.
Valoración de Riesgo: La organización debe asumir los posibles riesgos,
señalar claramente los objetivos a seguir, integrados con lo relacionado con
las ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de tal
manera que operen adecuadamente. Es importante también establecer los
mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.
Actividades de Control: Es imprescindible establecer y ejecutar tanto
políticas como los procedimientos para garantizar la aplicación efectiva de las
acciones identificadas por la administración como l las necesarias para
manejar los riesgos posibles en la ejecución de los objetivos establecidos
dentro de la organización.
Información y Comunicación: Los sistemas de información y comunicación
se interrelacionan, contribuyendo con el personal de la organización a
capturar e intercambiar la información requerida para conducir, administrar y
controlar sus operaciones.
Monitoreo: Es importante el monitoreo integral del proceso, ello permite las
modificaciones que sean necesarias.
Transacciones: Las transacciones se llevan a cabo con la autorización
general o especifica de la gerencia, se registran según se requiere, para
permitir la preparación de los estados financieros de conformidad con los
principios de contabilidad generalmente aceptados o cualquier otro criterio
aplicable a dichos estados, así como para mantener el registro contable para
los activos.
Acceso a los activos: El acceso de los activos, se permite solamente de
acuerdo con la autorización de la gerencia. En los registros contables para
los activos, se compara con los activos que existen a intervalos adecuados
con respecto a cualquier diferencia.
JUICIO DEL EXPERTO SOBRE EL INSTRUMENTO DE VALIDACION
1.- En líneas generales ¿considera usted que los ítems miden el objetivo?
Explique:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2.- ¿Según su criterio los ítems miden la variable, dimensiones e indicadores?
Explique:______________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
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_______________________________________________
3.- ¿Considera valido el instrumento?
SI____ NO____ Hacer correcciones _____
Explique:______________________________________________________
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Anexo
