Excel 2013 - 101 Porad i Sztuczek Ktore Oszczedza Twoj Czas [Walkenbach]

Tytu oryginau: 101 Excel 2013 Tips, Tricks and TimesaversTumaczenie: Adam Bk z wykorzystaniem fragmentw ksiki

Excel 2010 PL. Najlepsze sztuczki i chwyty. Vademecum Walkenbacha w tumaczeniu Piotra Pilcha

ISBN: 978-83-246-8165-5

Copyright 2013 by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New JerseyPublished by John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey

Translation copyright 2014 by Helion S.A.

All Rights Reserved. This translation published under license with the original publisher John Wiley & Sons, Inc.

No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system or transmitted in any means, electronic,mechanical, photocopying, recording, scanning or otherwise without the prior written permission of the Publisher.

Wiley and the Wiley logo are trademarks or registered trademarks of John Wiley & Sons, Inc. and/or its affiliatesin the United States and other countries, and may not be used without written permission. Excel is a registeredtrademark of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are the propertyof their respective owners. John Wiley & Sons, Inc., is not associated with any product or vendor mentionedin this book.

Wszelkie prawa zastrzeone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie caoci lub fragmentu niniejszej publikacjiw jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metod kserograficzn, fotograficzn, a take kopiowanieksiki na noniku filmowym, magnetycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji.

Wszystkie znaki wystpujce w tekcie s zastrzeonymi znakami firmowymi bd towarowymi ich wacicieli.

Autor oraz Wydawnictwo HELION dooyli wszelkich stara, by zawarte w tej ksice informacje byy kompletnei rzetelne. Nie bierze jednak adnej odpowiedzialnoci ani za ich wykorzystanie, ani za zwizane z tym ewentualnenaruszenie praw patentowych lub autorskich. Wydawnictwo HELION nie ponosi rwnie adnej odpowiedzialnociza ewentualne szkody wynike z wykorzystania informacji zawartych w ksice.

Wydawnictwo HELIONul. Kociuszki 1c, 44-100 GLIWICEtel. 32 231 22 19, 32 230 98 63e-mail: [email protected]: http://helion.pl (ksigarnia internetowa, katalog ksiek)

Pliki z przykadami omawianymi w ksice mona znale pod adresem: ftp://ftp.helion.pl/przyklady/ex231p.zip

Drogi Czytelniku!Jeeli chcesz oceni t ksik, zajrzyj pod adreshttp://helion.pl/user/opinie/ex231p_ebookMoesz tam wpisa swoje uwagi, spostrzeenia, recenzj.

Pole ksik na Facebook.com Kup w wersji papierowej Oce ksik

Ksigarnia internetowa Lubi to! Nasza spoeczno

Spis treciO autorze ......................................................................................... 9

Wstp ............................................................................................ 11Cz I Skoroszyty i pliki ............................................................................ 15

Spis sposobw ................................................................................................................ 16Sposb 1. Zmiana wygldu Excela ................................................................................. 17

Kosmetyka ............................................................................................................ 17Ukrywanie Wstki ............................................................................................... 18Opcje dostpne na karcie Widok ........................................................................... 18Ukrywanie innych elementw ............................................................................... 19Ukrywanie paska stanu .......................................................................................... 19

Sposb 2. Dostosowywanie paska narzdzi Szybki dostp ............................................ 20Pasek narzdzi Szybki dostp ................................................................................ 20Dodawanie nowych polece do paska narzdzi Szybki dostp ............................. 20Wykonywanie innych operacji zwizanych z paskiem narzdzi Szybki dostp .... 23

Sposb 3. Dostosowywanie Wstki .............................................................................. 24Metody dostosowywania Wstki ......................................................................... 24

Sposb 4. Widok chroniony ........................................................................................... 26Przyczyny stosowania Widoku chronionego ......................................................... 27Drukowanie i kopiowanie ..................................................................................... 28Jak wymusi otwarcie w normalnym widoku ....................................................... 28

Sposb 5. Funkcja Autoodzyskiwanie ............................................................................ 28Odzyskiwanie wersji aktualnie uywanego skoroszytu ......................................... 29Odzyskiwanie niezapisanych efektw pracy ......................................................... 30

Sposb 6. Wywietlanie skoroszytu w przegldarce internetowej .................................. 30Sposb 7. Zapisywanie w plikach tylko do odczytu ....................................................... 32

Wysyanie wydrukowanej kopii ............................................................................ 32Wysyanie pliku PDF ............................................................................................ 33Wysyanie plikw MHTML .................................................................................. 33

Sposb 8. Pobieranie listy nazw plikw ......................................................................... 34Sposb 9. Pobieranie listy nazw arkuszy ........................................................................ 37Sposb 10. Zastosowanie motyww dokumentw ......................................................... 39

Zastosowanie motywu ........................................................................................... 40Dostosowywanie motywu ..................................................................................... 41

4 Spis treci

Sposb 11. Zgodno plikw dla rnych wersji pakietu Office .................................... 43Formaty plikw w Excelu 2013 ............................................................................ 43Pakiet zgodnoci formatu plikw pakietu Microsoft Office .................................. 44Sprawdzanie zgodnoci ......................................................................................... 44

Sposb 12. Jak zmieni ustawienia wydruku .................................................................. 45Cz II Formatowanie ................................................................................ 49

Spis sposobw ................................................................................................................ 50Sposb 13. Scalanie komrek ......................................................................................... 51

Pozostae dziaania zwizane ze scalaniem ........................................................... 51Potencjalne problemy ze scalonymi komrkami ................................................... 52Odnajdowanie wszystkich scalonych komrek ..................................................... 53Rozdzielanie wszystkich scalonych komrek ....................................................... 53Scalanie komrek inne rozwizania ................................................................. 54

Sposb 14. Wcicie tekstu w komrkach ....................................................................... 55Sposb 15. Uywanie stylw nazwanych ....................................................................... 56

Zastosowanie galerii stylw .................................................................................. 58Modyfikowanie istniejcego stylu ......................................................................... 58Tworzenie nowych stylw ..................................................................................... 59Scalanie stylw z innych skoroszytw .................................................................. 60

Sposb 16. Tworzenie niestandardowych formatw liczbowych ................................... 61Czci cigu definiujcego format liczbowy ......................................................... 62Kody niestandardowych formatowa liczbowych ................................................. 63

Sposb 17. Uywanie niestandardowych formatowa liczb do skalowania wartoci ..... 65Sposb 18. Tworzenie list punktowanych ...................................................................... 67

Uywanie punktorw ............................................................................................ 67Wykorzystanie grafiki SmartArt ........................................................................... 68

Sposb 19. Naprzemienne cieniowanie wierszyza pomoc formatowania warunkowego .................................................................. 69Naprzemienne cieniowanie wierszy ...................................................................... 69Cieniowanie w ukadzie szachownicy ................................................................... 70Cieniowanie grup wierszy ..................................................................................... 70

Sposb 20. Formatowanie poszczeglnych znakw w komrce arkusza ....................... 71Sposb 21. Wykorzystanie Malarza formatw ............................................................... 72

Malarz formatw podstawy .............................................................................. 72Wariacje na temat Malarza formatw ................................................................... 73

Sposb 22. Wstawianie znaku wodnego ......................................................................... 74Sposb 23. Wywietlanie tekstw i wartoci liczbowych w jednej komrce ................. 76

Uywanie konkatenacji ......................................................................................... 76Uywanie funkcji TEKST ..................................................................................... 76Uywanie niestandardowego formatowania liczbowego ....................................... 77

Sposb 24. Zapobieganie podstawianiu czcionek maych rozmiarw ............................ 77Sposb 25. Aktualizowanie starych czcionek ................................................................. 79

Cz III Podstawowe formuy i funkcje ........................................................ 83Spis sposobw ................................................................................................................ 84Sposb 26. Zmiana rozmiaru paska formuy .................................................................. 85Sposb 27. Kontrolowanie komrek z formuami z dowolnego miejsca

arkusza kalkulacyjnego ......................................................................................... 86Okno czujki podstawowe informacje ............................................................... 86Dostosowywanie Okna czujki ............................................................................... 87Nawigowanie z wykorzystaniem Okna czujki ...................................................... 87

Sposb 28. Sztuczki z poleceniem Autosumowanie ....................................................... 88

Spis treci 5

Sposb 29. Kiedy uywa odwoa bezwzgldnych, a kiedy mieszanych ..................... 90Stosowanie odwoa bezwzgldnych .................................................................... 90Stosowanie odwoa mieszanych .......................................................................... 91

Sposb 30. Jak unikn wywietlania bdw w formuach ........................................... 92Stosowanie funkcji JEELI.BD ....................................................................... 93

Sposb 31. Tworzenie nazw na poziomie arkusza .......................................................... 94Sposb 32. Uywanie nazwanych staych ...................................................................... 96Sposb 33. Wysyanie spersonalizowanej poczty elektronicznej z Excela ..................... 97

O funkcji HIPERCZE ...................................................................................... 97Praktyczne przykady uycia funkcji HIPERCZE ............................................ 98

Sposb 34. Wyszukiwanie dokadnej wartoci ............................................................... 99Sposb 35. Wyszukiwanie dwuwymiarowe ................................................................. 102

Uycie formuy .................................................................................................... 102Uycie bezporedniego przecicia ...................................................................... 103

Sposb 36. Wyszukiwanie w dwch kolumnach .......................................................... 104Sposb 37. Wyznaczanie dat dni witecznych ............................................................ 106

Nowy Rok ........................................................................................................... 107Dzie Martina Luthera Kinga .............................................................................. 107Dzie Prezydenta ................................................................................................ 107Wielkanoc ........................................................................................................... 107wito Konstytucji 3 Maja .................................................................................. 107Dzie Pamici ..................................................................................................... 108wito Pracy ....................................................................................................... 108Dzie Krzysztofa Kolumba ................................................................................. 108wito Niepodlegoci ......................................................................................... 108wito Dzikczynienia ........................................................................................ 108Boe Narodzenie ................................................................................................. 109

Sposb 38. Obliczanie wieku osb ............................................................................... 109Metoda 1 ............................................................................................................. 109Metoda 2 ............................................................................................................. 109Metoda 3 ............................................................................................................. 109

Sposb 39. Obsuga dat sprzed roku 1900 .................................................................... 110Zastosowanie trzech kolumn ............................................................................... 111Wykorzystanie opcji niestandardowych .............................................................. 111Inne rozwizania ................................................................................................. 112

Sposb 40. Wywietlanie kalendarza w zakresie komrek arkusza .............................. 113Sposb 41. Pobieranie zawartoci ostatniej niepustej komrki w kolumnie lub wierszu .... 114

Metoda zliczania komrek .................................................................................. 115Metoda wykorzystujca formu tablicow ......................................................... 115Metoda wykorzystujca standardow formu .................................................... 116

Sposb 42. Rne metody zaokrglania liczb .............................................................. 116Zaokrglanie do najbliszej wielokrotnoci okrelonej liczby ............................ 117Zaokrglanie wartoci walutowych ..................................................................... 117Uywanie funkcji ZAOKR.DO.CAK i LICZBA.CAK .................................. 118Zaokrglanie do n cyfr znaczcych ..................................................................... 119

Sposb 43. Przeliczanie wartoci midzy rnymi systemami jednostek ..................... 119Sposb 44. Obliczanie liczby unikatowych wpisw w zakresie ................................... 120Sposb 45. Korzystanie z nowej funkcji AGREGUJ .................................................... 122Sposb 46. Tworzenie dokadnej kopii zakresu komrek przechowujcych formuy .. 125Sposb 47. Funkcja sprawdzania bdw w tle ............................................................ 126Sposb 48. Dodatek Inquire ......................................................................................... 128

Analizowanie skoroszytu .................................................................................... 129Narzdzie do przygotowywania diagramw ....................................................... 129

6 Spis treci

Porwnywanie plikw ......................................................................................... 130Pozostae opcje .................................................................................................... 130

Sposb 49. Ukrywanie i blokowanie formu ................................................................ 131Ukrywanie i blokowanie komrek z formuami .................................................. 131Odblokowywanie komrek niezawierajcych formu ......................................... 132Ochrona arkusza .................................................................................................. 133

Sposb 50. Uywanie funkcji ADR.POR ................................................................... 134Okrelanie wierszy za pomoc funkcji ADR.POR ............................................ 134Okrelanie nazw arkuszy za pomoc funkcji ADR.POR .................................. 135Nadawanie niezmiennoci odwoaniu do komrki .............................................. 135

Sposb 51. Edytowanie formu w oknach dialogowych ............................................... 136Sposb 52. Konwertowanie zakresu pionowego na tabel ........................................... 137

Cze IV Praca z danymi ............................................................................ 139Spis sposobw .............................................................................................................. 140Sposb 53. Wydajne zaznaczanie komrek .................................................................. 141

Zaznaczanie zakresu za pomoc klawisza Shift i klawiszy strzaek .................... 141Zaznaczanie biecego regionu ........................................................................... 141Zaznaczanie zakresu z wykorzystaniem klawisza Shift i myszki ........................ 142Zaznaczanie niecigych zakresw komrek ....................................................... 142Zaznaczanie caych wierszy ................................................................................ 143Zaznaczanie caych kolumn ................................................................................ 143Zaznaczanie obszarw nienalecych do tego samego arkusza .......................... 143

Sposb 54. Automatyczne wypenianie zakresu komrek arkuszaz wykorzystaniem serii ........................................................................................ 145

Sposb 55. Usuwanie kocowego znaku minusa ......................................................... 148Sposb 56. Ograniczanie moliwoci przemieszczania kursora jedynie do komrek

wprowadzania danych ......................................................................................... 149Sposb 57. Przetwarzanie danych z wykorzystaniem formu

i bez ich wykorzystania ....................................................................................... 150Przetwarzanie danych bez wykorzystania formu ............................................... 150Przetwarzanie danych za pomoc tymczasowych formu .................................... 152

Sposb 58. Tworzenie listy rozwijanej w komrce arkusza ......................................... 153Sposb 59. Porwnywanie dwch zakresw za pomoc formatowania warunkowego ..... 155Sposb 60. Odnajdowanie powtrze przy uyciu formatowania warunkowego ......... 158Sposb 61. Obsuga numerw kart kredytowych ......................................................... 160

Wprowadzanie numerw kart kredytowych ........................................................ 160Importowanie numerw kart kredytowych .......................................................... 160

Sposb 62. Wyszukiwanie nadmiarowych spacji ......................................................... 161Sposb 63. Przeksztacanie zakresw ........................................................................... 163

Wykorzystanie funkcji Wklej specjalnie ............................................................. 163Stosowanie funkcji TRANSPONUJ .................................................................... 164

Sposb 64. Stosowanie funkcji Wypenianie byskawiczne do wyodrbniania danych ..... 165Zmiana wielkoci liter ......................................................................................... 166Wyodrbnianie nazwisk ...................................................................................... 166Wyodrbnianie imion .......................................................................................... 166Wyodrbnianie drugiego imienia ........................................................................ 167Wyodrbnianie domen z adresw URL ............................................................... 167Potencjalne problemy .......................................................................................... 168

Sposb 65. Stosowanie funkcji Wypenianie byskawiczne do czenia danych .......... 168Sposb 66. Pobieranie informacji o notowaniach giedowych ..................................... 170

Ukrywanie niepotrzebnych wierszy i kolumn ..................................................... 171Za kulisami .......................................................................................................... 171

Spis treci 7

Sposb 67. Pobieranie danych ze strony WWW .......................................................... 172Wklejanie statycznej kopii informacji ................................................................. 173Wklejanie dynamicznej kopii informacji ............................................................ 173Bezporednie otwieranie strony internetowej ...................................................... 176

Sposb 68. Importowanie pliku tekstowego do zakresu komrek arkusza ................... 176Sposb 69. Stosowanie funkcji Szybka analiza ............................................................ 177Sposb 70. Wypenianie pustych miejsc w raporcie ..................................................... 180Sposb 71. Przeprowadzanie niedokadnych wyszukiwa ........................................... 181Sposb 72. Odczytywanie danych za pomoc narzdzia Czytaj komrki .................... 184

Dodawanie polece czytania do Wstki ............................................................ 184Uycie polece czytania ...................................................................................... 185

Sposb 73. Pobieranie danych z plikw PDF ............................................................... 186Wykorzystanie metody kopiuj-wklej ................................................................... 186Wykorzystanie jako porednika programu Word 2013 ....................................... 187

Cz V Tabele i tabele przestawne ........................................................... 189Spis sposobw .............................................................................................................. 190Sposb 74. Tabele informacje podstawowe ............................................................. 191

Czym jest tabela? ................................................................................................ 191Porwnanie zakresu z tabel ............................................................................... 191Ograniczenia zwizane z uywaniem tabel ......................................................... 193

Sposb 75. Uywanie formu w przypadku tabeli ........................................................ 193Uywanie wiersza sumy ...................................................................................... 193Zastosowanie formu w obrbie tabeli ................................................................. 195Odwoywanie si do danych w tabeli .................................................................. 196

Sposb 76. Automatyczne numerowanie wierszy tabeli ............................................... 197Sposb 77. Okrelanie, ktre dane s odpowiednie do tabeli przestawnej ................... 199Sposb 78. Uywanie tabeli przestawnej zamiast formu ............................................. 202

Wstawianie sum czciowych ............................................................................. 202Zastosowanie formu ........................................................................................... 203Zastosowanie tabeli przestawnej ......................................................................... 204

Sposb 79. Nadzorowanie odwoa do komrek w tabeli przestawnej ........................ 206Sposb 80. Szybkie tworzenie tabeli liczby wystpie ................................................. 207Sposb 81. Grupowanie elementw w tabeli przestawnej wedug dat .......................... 209Sposb 82. Tworzenie tabel przestawnych z wielokrotnym grupowaniem .................. 213Sposb 83. Stosowanie fragmentatorw i osi czasu w tabelach przestawnych ............. 214

Stosowanie fragmentatorw ................................................................................ 215Stosowanie osi czasu ........................................................................................... 217

Cz VI Wykresy i elementy grafiki ........................................................... 219Spis sposobw .............................................................................................................. 220Sposb 84. Funkcja Polecane wykresy ......................................................................... 221Sposb 85. Dostosowywanie wykresw ....................................................................... 222

Dodawanie i usuwanie elementw wykresu ........................................................ 222Zmiana stylu lub koloru wykresu ........................................................................ 223Filtrowanie danych na wykresie .......................................................................... 224

Sposb 86. Ustalanie identycznych rozmiarw wykresw ........................................... 224Sposb 87. Tworzenie szablonu wykresw .................................................................. 226

Tworzenie szablonu ............................................................................................. 226Stosowanie szablonu ........................................................................................... 227

Sposb 88. Tworzenie wykresw zoonych ................................................................ 228Wstawianie wstpnie skonfigurowanych wykresw zoonych .......................... 229Dostosowywanie wykresu zoonego .................................................................. 230

Sposb 89. Obsuga brakujcych danych na wykresie ................................................. 230

8 Spis treci

Sposb 90. Uycie na wykresie linii maksimum-minimum .......................................... 232Sposb 91. Stosowanie wielopoziomowych etykiet kategorii ...................................... 233Sposb 92. czenie tekstu wykresu z komrkami ...................................................... 235Sposb 93. Zamraanie wykresu ............................................................................... 237

Zmiana wykresu na obraz graficzny .................................................................... 237Zmiana zakresu komrek przechowujcych dane wykresu na tablic ................. 238

Sposb 94. Tworzenie wykresw bezporednio w zakresie ......................................... 239Wykorzystywanie formatowania warunkowego za pomoc paskw danych ...... 240Uywanie formu do wywietlania powtarzajcych si znakw .......................... 241

Sposb 95. Tworzenie minimalistycznych wykresw .................................................. 243Prosty wykres kolumnowy .................................................................................. 243Prosty wykres koowy ......................................................................................... 244Proste wykresy liniowe ....................................................................................... 244Wykres wskanikowy ......................................................................................... 245

Sposb 96. Pobieranie etykiet danych z okrelonego zakresu ...................................... 247Sposb 97. Grupowanie wykresw i innych obiektw ................................................. 248

Grupowanie wykresw ........................................................................................ 248Grupowanie innych obiektw ............................................................................. 249

Sposb 98. Tworzenie obrazw zakresw .................................................................... 251Tworzenie statycznego obrazu zakresu ............................................................... 251Generowanie dynamicznego obrazu zakresu ....................................................... 252Zapisywanie zakresu jako pliku graficznego ....................................................... 253

Sposb 99. Zmiana wygldu komentarzy w komrkach .............................................. 254Konfigurowanie paska narzdzi Szybki dostp ................................................... 254Formatowanie komentarzy .................................................................................. 255Zmiana ksztatu komentarzy ............................................................................... 255Dodawanie obrazw do komentarzy ................................................................... 256

Sposb 100. Rozszerzanie obrazw .............................................................................. 256Sposb 101. Zapisywanie ksztatw, wykresw i zakresw jako obrazw .................. 258Skorowidz ..................................................................................... 261

O autorze

John Walkenbach to jeden z autorw najwaniejszych prac o arkuszach kalkulacyjnych. Jesttake szefem jednoosobowej firmy J-Walk and Associates Inc., dziaajcej na poudniu Arizony.Napisa ponad 50 ksiek o arkuszach kalkulacyjnych i przeszo 300 artykuw oraz recenzji,ktre publikowano m.in. w pismach PC World, Windows i PC/Computing. Zarzdza popu-larn stron internetow (The Spreadsheet Page, http://spreadsheetpage.com), jako programistajest autorem kilkunastu narzdzi dla Excela, cznie z nagrodzonym wieloma wyrnieniamiPower Utility Pak. John Walkenbach ukoczy studia na University of Missouri, tytu magistraoraz doktora uzyska na University of Montana.

Podzikowania wydawcy oryginauJestemy dumni z tej ksiki. Przelijcie nam swoje przemylenia na jej temat za porednictwemformularza rejestracyjnego znajdujcego si na stronie http://dummies.custhelp.com.Wrd osb, ktre pomogy nam sprawi, aby niniejsza ksika trafia na rynek, znajduj si:Acquisitions, Editorial, and MediaDevelopmentSenior Project Editor: Mark Enochs

Acquisitions Editor: Katie Mohr

Copy Editor: Melba Hopper

Technical Editor: Mike Talley

Editorial Manager: Leah Michael

Vertical Websites Project Manager:

Laura Moss-Hollister

Supervising Producer: Rich Graves

Vertical Websites Associate Producers:

Josh Frank, Marilyn Hummel, Douglas Kuhn,Shawn Patrick

Editorial Assistant: Annie Sullivan

Sr. Editorial Assistant: Cherie Case

Composition ServicesProject Coordinator: Katherine Crocker

Layout and Graphics: Melanee Habig

Proofreader: Melissa Cossell

Indexer: BIM Indexing & Proofreading Services

Publishing and Editorial for Technology DummiesRichard Swadley, Vice President and Executive Group Publisher

Andy Cummings, Vice President and Publisher

Mary Bednarek, Executive Acquisitions Director

Mary C. Corder, Editorial Director

Publishing for Consumer DummiesDiane Graves Steele, Vice President and Publisher

Composition ServicesDebbie Stailey, Director of Composition Services

WstpExcel jest bardzo popularnym programem. Miliony ludzi na caym wiecie uywajtej aplikacji regularnie, jednak id o zakad, e ogromna wikszo z nich nie odkryadotd niektrych niesamowitych moliwoci tego narzdzia. Jeli wykonaem swojezadanie naleycie, znajdziesz w tej ksice tak duo przydatnych informacji, e pozwoliCi to podnie swoje umiejtnoci korzystania z Excela na zupenie nowy poziom.

Co powiniene wiedzieKsika ta nie stanowi przewodnika dla pocztkujcych uytkownikw Excela. Jest toraczej pozycja dla osb posugujcych si programem ju od pewnego czasu, leczzdajcych sobie spraw, e istnieje jeszcze wiele rzeczy, jakich powinny si nauczy.Zamieciem w niej 101 sztuczek i sposobw, ktre poznawaem przez dugie lata,i jestem w 99 procentach przekonany, e wszyscy uytkownicy Excela znajd w niejco nowego i przydatnego w ich codziennej praktyce.Jeli nie masz absolutnie adnego dowiadczenia w korzystaniu z Excela, moe siokaza, e nie jest to najlepsza ksika dla Ciebie. Aby zyska dziki jej lekturze jak naj-wicej, powiniene zna podstawy uywania aplikacji. Zakadam zatem, e potrafiszporadzi sobie w szczeglnoci z takimi zadaniami, jak: tworzenie skoroszytw, wstawianie do nich arkuszy, zapisywanie plikw

i inne podstawowe czynnoci tego typu, poruszanie si po skoroszycie, uywanie Wstki Excela i okien dialogowych, korzystanie z podstawowych cech systemu Windows, takich jak sposoby

zarzdzania plikami i technika kopiuj-wklej.

12 Wstp

Co powiniene mieAby najlepiej wykorzysta informacje zawarte w tej ksice, powiniene mie, oczy-wicie, program Microsoft Excel 2013 dla systemu Windows. Jeli uywasz starszejwersji aplikacji, niektre ze sposobw nie bd dziaa.W celu zastosowania zaprezentowanych w ksice metod nie musisz korzysta z najno-woczeniejszego sprztu komputerowego, cho, oczywicie, im jest on szybszy, tymlepiej dla Ciebie, a im wicej pamici zainstalujesz w swoim systemie, tym bdzie onwydajniejszy.

Konwencje zapisustosowane w tej ksice

Powi chwil na przejrzenie tego punktu i zapoznaj si z konwencjami typograficz-nymi uytymi do zapisu rnego rodzaju informacji na kartkach tej ksiki.

Zapis formuWywoania formu pojawiaj si zwykle w osobnych liniach i korzystaj z odpowied-niego stylu. Przykadem moe by nastpujca formua:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(NumerMagazynowy;ListaCen;2;FASZ)

Excel umoliwia wprowadzanie szczeglnego rodzaju formu, znanych pod nazw for-mu tablicowych. Ich wpisanie wymaga uycia kombinacji klawiszy Ctrl+Shift+Enterzamiast zwykego nacinicia klawisza Enter. Formuy takie ujte s w nawiasy klam-rowe w celu przypomnienia Ci, e masz do czynienia z formu tablicow.

Wprowadzajc formu tablicow, nie powiniene wpisywa nawiasw klamrowych,gdy Excel wstawi je automatycznie.

Nazwy klawiszy

Nazwy pojedynczych klawiszy na klawiaturze s prezentowane w nastpujcy spo-sb: Alt, Home, PgDn czy Ctrl. Gdy naley jednoczenie wcisn dwa lub wicejklawiszy, ich nazwy s czone za pomoc znaku +. Oto przykad: w celu otwarcia oknadialogowego Przechodzenie do uyj kombinacji klawiszy Ctrl+G.

WstkaExcel 2013 oferuje interfejs uytkownika Wstka, ktry wprowadzono w Excelu 2007.

Wstp 13

Gdy musisz wywoa polecenie z poziomu Wstki, opisuj je za pomoc nazwykarty, nazwy grupy i nazwy polecenia (np.: Wykonaj polecenie Narzdzia gwne/Wyrwnanie/Zawijaj tekst.). Zdanie to oznacza: Uaktywnij kart Narzdzia gwne,zlokalizuj grup Wyrwnanie i kliknij przycisk Zawijaj tekst.Niektre polecenia wymagaj uycia rozwijanej kontrolki Wstki (np. polecenie Narz-dzia gwne/Style/Formatowanie warunkowe/Nowa regua). W tym przypadku musiszklikn strzak skierowan w d w obrbie kontrolki Formatowanie warunkowe, ebyuzyska dostp do przycisku Nowa regua.Wiele polece zaczyna si w ksice od sowa Plik. Kliknicie karty Plik spowodujewywietlenie nowego widoku Backstage.

Funkcje, procedury i zakresy nazwane

Nazwy funkcji arkusza kalkulacyjnego Excela wyrniane s w tekcie wielkimi lite-rami oraz zastosowaniem odpowiedniego rodzaju czcionki. Oto przykad: uyj funkcjiSUMA, aby zsumowa wartoci w kolumnie A.Jeli nie uywasz tekstu ujtego w znaki cudzysowu, Excel nie rozrnia wielkociliter. Inaczej mwic, obie nastpujce formuy zwrc taki sam wynik:

=SUMA(A1:A50)=suma(a1:a50)

Program zmieni jednak litery zawarte w drugiej formule na wielkie.

Konwencje zapisu dziaawykonywanych za pomoc myszki

W ksice tej korzystam ze znanych oglnie nazw dziaa, ktre mona przeprowa-dzi za pomoc myszki komputerowej. Pojawiaj si tu zatem kliknicia, podwjnelub dwukrotne kliknicia, kliknicia prawym przyciskiem myszki oraz przeciganieelementw w arkuszu. Myl, e niczego wicej tumaczy Ci tu nie musz.

Znaczenie ikonek

W ksice tej z pewnoci zauwaysz ikonki wskazujce fragmenty tekstu, na ktrepowiniene zwrci szczegln uwag.

Z ikonki takiej korzystam w sytuacji, gdy podana informacja jest z jakiego powoduistotna. Moe to by np. pewien pomys, ktry znacznie uatwi Ci wykonanie okre-lonego zadania, lub jakie bardzo wane dla zrozumienia danej kwestii zdanie.

14 Wstp

Ikonka taka znajduje zastosowanie, gdy niezbyt uwane wykonanie opisywanej operacjimoe spowodowa jakie problemy.

Z ikonki tego typu korzystam w celu poinformowania Ci, e w ksice tej znajdujsi take inne sposoby, w ktrych podano wicej szczegowych informacji na okre-lony temat.

Ikona identyfikuje funkcj, bdc nowoci w Excelu 2013.

Jaki ukad ma ta ksikaAby wprowadzi pewne pozory porzdku, podzieliem wszystkie sposoby i sztuczkina 6 rnych kategorii, z ktrych kad umieciem w osobnej czci: cz I: Skoroszyty i pliki, cz II: Formatowanie, cz III: Podstawowe formuy i funkcje, cz IV: Praca z danymi, cz V: Tabele i tabele przestawne, cz VI: Wykresy i elementy grafiki.

Jak korzysta z tej ksikiKsika ta nie zostaa napisana z myl o czytaniu jej od deski do deski w taki spo-sb, jak czyta si np. powie przygodow, cho jestem pewien, e niektrzy ludziewanie tak j potraktuj. Prawdziwym przeznaczeniem tej pozycji jest uywanie jejjako poradnika i siganie do niej w sytuacjach, gdy zachodzi taka konieczno. Jelistaniesz twarz w twarz z jakim trudnym zadaniem, dobrym pomysem bdzie przej-rzenie spisu treci w poszukiwaniu ewentualnego rozwizania Twojego problemu.Kolejno rozdziaw i sposobw jest do przypadkowa, a wikszo uytkownikwbdzie prawdopodobnie przeskakiwa poszczeglne strony ksiki, wybierajc jedynieinteresujce fragmenty.

Aby mc korzysta z Power Utility Pak w edycji 7, potrzebujesz Excela 2007 w wersjidla Windowsa.

Cz ISkoroszyty i pliki

W tej czci zamieszczono sposoby i triki dotyczce podstawowych aspektw dziaa-nia i funkcji Excela, takich jak Widok chroniony czy Autoodzyskiwanie, ale te korzy-stania z paska narzdzi Szybki dostp czy zmiany schematu kolorw Excela.

16 Cz I Skoroszyty i pliki

Spis sposobwSposb 1. Zmiana wygldu Excela 17Sposb 2. Dostosowywanie paska narzdzi Szybki dostp 20Sposb 3. Dostosowywanie Wstki 24Sposb 4. Widok chroniony 26

Sposb 5. Funkcja Autoodzyskiwanie 28

Sposb 6. Wywietlanie skoroszytu w przegldarce internetowej 30Sposb 7. Zapisywanie w plikach tylko do odczytu 32

Sposb 8. Pobieranie listy nazw plikw 34

Sposb 9. Pobieranie listy nazw arkuszy 37

Sposb 10. Zastosowanie motyww dokumentw 39

Sposb 11. Zgodno plikw dla rnych wersji pakietu Office 43Sposb 12. Jak zmieni ustawienia wydruku 45

Sposb 1. Zmiana wygldu Excela 17

Sposb 1. Zmiana wygldu ExcelaW Excelu 2013 nie jeste skazany na domylne ustawienia wygldu. Poniej opisano kilkasposobw umoliwiajcych wprowadzanie zmian w tym zakresie. Niektre z nich dotycztylko wygldu, inne z kolei pozwalaj ukry pewne elementy Excela, dziki czemu uzy-skujesz wicej przestrzeni do prezentacji danych czy te bardziej przejrzysty ukad.

Kosmetyka

Kiedy pojawia si wersja testowa pakietu Microsoft Office 2013, dao si sysze pomrukniezadowolenia dotyczcy jego wygldu. W porwnaniu z wczeniejszymi edycjamiaplikacje wydaway si paskie, a wiele osb narzekao na wszechobecny biay kolor.Gdy ukazaa si wersja ostateczna, Microsoft doda do pakietu Office dwa dodatkowemotywy: Jasnoszary i Ciemnoszary. Aby zmieni uywany motyw, wybierz Plik/Opcje;zostanie wwczas wywietlone okno dialogowe Opcje programu Excel. Nastpnekroki to kliknicie karty Oglne i wybranie odpowiedniej pozycji z listy Motyw pakietuOffice (rysunek 1.1). Zmiana motywu bdzie widoczna na pasku tytuu, w nagwkachkolumn i wierszy, okienku zada, na pasku zada i kilku innych elementach. Wybranytemat zostanie zastosowany do wszystkich aplikacji pakietu Office 2013.

Rysunek 1.1. Zmiana motywu pakietu Office


Na rysunku 1.1 widoczna jest jeszcze inna funkcja: To pakietu Office. Gdy rozwinieszlist, uka si ta, ktre mona wywietli na pasku tytuu. Na szczcie dostpna jestte opcja Bez ta.

Ukrywanie WstkiAby ukry Wstk, kliknij widoczny na pasku tytuu Excela przycisk Opcje wywie-tlania Wstki. Zostan wywietlone dostpne moliwoci (rysunek 1.2).

Rysunek 1.2.Tryby korzystaniaz Wstki

Opcje dostpne na karcie WidokNa karcie Widok (rysunek 1.3) znajduj si trzy grupy polece dotyczce wywietlaniaelementw na ekranie:

Widoki skoroszytu. Dostpne tu opcje dotycz wywietlania skoroszytu. Przezwikszo czasu uytkownicy korzystaj z widoku o nazwie Normalny. Podgldpodziau stron rwnie wywietla podzia stron, ale w duo mniej przyjemnysposb. Ukad strony bywa przydatny, gdy potrzebna jest pena kontrola nadustawieniami strony. Na pasku stanu znajduj si ikony odpowiadajce kademuz tych trzech widokw. Widoki niestandardowe to narzdzie umoliwiajcestworzenie i zapisanie pod wasnymi nazwami sposobw wywietlania (np. takich,w ktrych okrelone kolumny czy wiersze s ukryte).

Pokazywanie. Cztery dostpne tu pola wyboru pozwalaj zdecydowao wywietlaniu lub ukryciu elementw takich jak Linijka (tylko w widokuUkad strony), Pasek formuy, Linie siatki i Nagwki (kolumn i wierszy).

Powikszenie. Polecenia z tej grupy umoliwiaj powikszanie i pomniejszaniewidoku arkusza. Innym sposobem zmiany stopnia powikszenia jest uyciesuwaka Powikszenie, ktry znajduje si na pasku stanu.

Rysunek 1.3. Formanty na karcie Widok

Sposb 1. Zmiana wygldu Excela 19

Ukrywanie innych elementw

Aby ukry inne elementy, konieczna bdzie wycieczka na kart Zaawansowane, dostpnw oknie dialogowym Opcje programu Excel (aby j wywietli, wybierz kolejnoPlik/Opcje). Na rysunku 1.4 widoczne s opcje wywietlania skoroszytu i arkusza. Opisyfunkcji jednoznacznie je wyjaniaj.

Rysunek 1.4. Opcje wywietlania dostpne na karcie Zaawansowane w oknie dialogowym Opcjeprogramu Excel

Ukrywanie paska stanu

Moesz rwnie ukry pasek stanu, ktry jest wywietlany w dolnej czci okna pro-gramu Excel. Wprowadzenie takiej zmiany wymaga jednak uycia kodu VBA.

1. Aby wywietli edytor Visual Basic, uyj kombinacji klawiszy Alt+F11. 2. Wywoaj za pomoc skrtu Ctrl+G okno Immediate. 3. Wpisz ponisz instrukcj i wcinij Enter.

Application.DisplayStatusBar = False

Pasek stanu zostanie usunity ze wszystkich otwartych okien skoroszytw. Aby go przy-wrci, ponownie wykonaj powysz procedur, zmieniajc tylko w instrukcji wartoFalse na True.


Sposb 2. Dostosowywaniepaska narzdzi Szybki dostp

Jeli stwierdzisz, e cigle musisz przecza si midzy kartami Wstki, poniewaczsto uywane polecenia nie s dostpne w akurat wywietlonej karcie, ten sposbjest dla Ciebie. Pasek narzdzi Szybki dostp jest zawsze widoczny, niezalenie od tego,jak kart Wstki uaktywniono. Po dostosowaniu tego paska czsto wykorzystywanepolecenia zawsze bd na wycignicie rki.

Jedyna sytuacja, w ktrej pasek narzdzi Szybki dostp nie jest widoczny, ma miej-sce w przypadku uycia trybu penoekranowego. Aby go uaktywni, uyj poleceniaWidok/ Widoki skoroszytu/Przecz widok penoekranowy. W celu wyczenia trybuprawym przyciskiem myszy kliknij dowoln komrk i z menu wybierz pozycj Zamknijpeny ekran bd wcinij klawisz Esc.

Pasek narzdzi Szybki dostpDomylnie pasek narzdzi Szybki dostp zlokalizowany jest po lewej stronie paskatytuu okna Excela i zawiera nastpujce trzy narzdzia: Zapisz zapisuje aktywny skoroszyt. Cofnij cofa efekt ostatniej operacji. Wykonaj ponownie cofa efekt ostatniego wywoania polecenia Cofnij.

Polecenia paska Szybki dostp zawsze s prezentowane jako niewielkie ikony pozba-wione tekstu. Gdy kursor myszy umiecisz na ikonie, pojawi si nazwa polecenia i jegokrtki opis.

O ile mi wiadomo, nie istnieje limit liczby polece, ktre mona doda do paska narzdziSzybki dostp. Jednak niezalenie od liczby ikon pasek ten zawsze wywietla je w jed-nym wierszu. Jeeli liczba ikon spowoduje, e szeroko okna Excela nie bdzie wystar-czajca do zaprezentowania ich wszystkich, na kocu paska aplikacja wywietli dodat-kow ikon o nazwie Wicej formantw. Kliknicie tej ikony sprawi, e w otwartymokienku pojawi si ukryte dotd ikony paska narzdzi Szybki dostp.

Dodawanie nowych polecedo paska narzdzi Szybki dostp

Nowe polecenie moesz doda do paska narzdzi Szybki dostp na trzy nastpujce sposoby: Kliknij kontrolk Dostosuj pasek narzdzi Szybki dostp w menu rozwijanym,

ktra znajduje si po prawej stronie paska Szybki dostp (rysunek 2.1). Listazawiera kilka czsto stosowanych polece. Po wybraniu polecenia z listy Exceldoda je do paska narzdzi Szybki dostp.

Sposb 2. Dostosowywanie paska narzdzi Szybki dostp 21

Rysunek 2.1.Uycie menurozwijanego kontrolkiDostosuj paseknarzdzi Szybki dostpto jedna z metoddodawania nowegopolecenia do paskanarzdzi Szybki dostp

Prawym przyciskiem myszy kliknij dowoln kontrolk Wstki i z menu wybierzpozycj Dodaj do paska narzdzi Szybki dostp. W efekcie kontrolka zostanieumieszczona za ostatni kontrolk paska Szybki dostp.

Skorzystaj z karty Pasek narzdzi Szybki dostp okna dialogowego Opcjeprogramu Excel. Szybkim sposobem otwarcia tego okna jest kliknicie prawymprzyciskiem myszy dowolnej kontrolki paska narzdzi Szybki dostp lub Wstkii wybranie z menu polecenia Dostosuj pasek narzdzi Szybki dostp.

Rysunek 2.2 przedstawia kart Pasek narzdzi Szybki dostp okna dialogowego Opcjeprogramu Excel. Z lewej strony okna jest widoczna lista polece Excela, a z prawejznajduj si polecenia, ktre aktualnie wchodz w skad paska narzdzi Szybki dostp.Powyej listy polece widnieje pole listy rozwijanej, ktre umoliwia filtrowanie listypolece. Po wybraniu pozycji listy rozwijanej lista polece bdzie prezentowa jedyniepolecenia powizane z okrelon pozycj.Oto opis niektrych pozycji pola listy rozwijanej:

Popularne polecenia wywietla polecenia czsto stosowaneprzez uytkownikw Excela.

Polecenia, ktrych nie ma na Wstce prezentuje list polece,ktre nie s dostpne z poziomu Wstki.

Wszystkie polecenia wywietla pen list polece Excela. Makra wywietla list wszystkich dostpnych makr. Karta Plik prezentuje polecenia dostpne w oknie widoku Backstage. Karta Narzdzia gwne wywietla wszystkie polecenia dostpne

po uaktywnieniu karty Narzdzia gwne.Ponadto lista rozwijana zawiera pozycj dla kadej innej karty.


Rysunek 2.2. Zastosowanie karty Pasek narzdzi Szybki dostp okna dialogowego Opcje programuExcel do dostosowania paska narzdzi Szybki dostp

Aby znale okrelone polecenie, czasami musisz troch zgadywa. Jeli np. chceszdoda polecenie wywietlajce okno dialogowe Opcje programu Excel, na licie bdzieono miao nazw Opcje, a nie Opcje programu Excel.

Niektre polecenia s po prostu niedostpne. Na przykad chciabym, aby na paskunarzdzi Szybki dostp znajdowao si polecenie, ktre umoliwia wywietlanie i ukry-wanie w obrbie arkusza linii kreskowej podziau strony. Jedynym sposobem wyko-nania tego polecenia jest wywietlenie karty Zaawansowane okna dialogowego Opcjeprogramu Excel, a nastpnie przewinicie jej w d do momentu znalezienia opcjiwyboru Poka podziay stron. Nie istnieje polecenie, ktre mona by doda do paskanarzdzi Szybki dostp.

Aby umieci w tym pasku jak pozycj, zaznacz j na licie widocznej z lewej stronyi kliknij przycisk Dodaj. Jeli dodasz do paska narzdzi Szybki dostp makro, bdzieszmg klikn przycisk Modyfikuj w celu zmiany tekstu i wybrania dla niego innej ikony.Zwr uwag na kontrolk listy rozwijanej powyej listy po prawej stronie. Umoliwiaona utworzenie paska narzdzi Szybki dostp specyficznego dla okrelonego skoro-szytu. Jest to najbardziej przydatne w przypadku dodawania do paska narzdzi Szybkidostp polece makr. Przewanie bdziesz jednak korzysta z ustawienia o nazwie Dlawszystkich dokumentw (domylnie).

Sposb 2. Dostosowywanie paska narzdzi Szybki dostp 23

Jedyna sytuacja, w ktrej w ogle trzeba uy karty Pasek narzdzi Szybki dostp oknadialogowego Opcje programu Excel, ma miejsce wtedy, gdy zamierza si doda pole-cenie niewchodzce w skad Wstki lub polecenie wywoujce makro. W pozostaychprzypadkach znacznie atwiejsze bdzie zlokalizowanie polecenia na Wstce, klik-nicie go prawym przyciskiem myszy i wybranie z menu pozycji Dodaj do paska narzdziSzybki dostp.Trzeba jedynie zdecydowa, ktre polecenia pojawi si na pasku Szybki dostp. Jeliuznasz, e czsto korzystasz z okrelonego polecenia, prawdopodobnie powinno onowchodzi w skad tego paska

Wykonywanie innych operacjizwizanych z paskiem narzdzi Szybki dostp

Oto kilka innych rzeczy, ktre moesz zrobi w przypadku wasnego paska narzdziSzybki dostp: Przestawianie ikon paska. Jeli chcesz zmieni kolejno ikon paska narzdzi

Szybki dostp, umoliwi to karta Dostosowywanie Wstki okna dialogowegoOpcje programu Excel. Wybierz polecenie, a nastpnie w celu przemieszczeniajego ikony posu si widocznymi z prawej strony przyciskami strzaekskierowanych w gr i w d.

Wywietlanie paska Szybki dostp poniej Wstki. Aby zmieni pooeniepaska Szybki dostp, kliknij strzak i rozwi list, a nastpnie wybierz z niejopcj Poka poniej Wstki.

Usuwanie ikon paska. Najprostszym sposobem usunicia ikony z paska narzdziSzybki dostp jest kliknicie ikony prawym przyciskiem myszy i wybranie z menupozycji Usu z paska narzdzi Szybki dostp. Moesz rwnie posuy si kartPasek narzdzi Szybki dostp okna dialogowego Opcje programu Excel.Wystarczy, e wybierzesz polecenie z listy znajdujcej si po prawej stroniei klikniesz przycisk Usu.

Wspuytkowanie paska. Przy uyciu przycisku Importuj/Eksportuj zapiszplik, ktry zawiera efekty dostosowywania paska narzdzi Szybki dostp.Plik ten moesz nastpnie wspuytkowa z innymi osobami. Niestety zawieraon rwnie wszelkie zmiany dokonane podczas dostosowywania Wstki(wicej informacji zawiera sposb 3.). Inaczej mwic, bez jednoczesnegowspuytkowania modyfikacji Wstki nie moesz wspuytkowa paskanarzdzi Szybki dostp.

Resetowanie paska. Jeeli zamierzasz przywrci pasek narzdzi Szybki dostpdo domylnego stanu, wywietl kart Pasek narzdzi Szybki dostp oknadialogowego Opcje programu Excel, kliknij przycisk Resetuj i wybierz pozycjResetuj tylko pasek narzdzi Szybki dostp. W rezultacie znikn wszelkiedokonane modyfikacje i pasek Szybki dostp bdzie zawiera trzy domylnepolecenia.


Sposb 3. Dostosowywanie WstkiW sposobie 2. opisano, jak dostosowa pasek Szybki dostp poprzez dodanie do niegopolecenia z Wstki, jednak niektrzy uytkownicy mog preferowa dokonanie zmianw samej Wstce.Wstk moesz dostosowa, korzystajc z nastpujcych sposobw: dodanie nowej karty, dodanie do karty nowej grupy, dodanie polece do grupy, usunicie grup z karty, usunicie polece z grup niestandardowych, zmiana kolejnoci kart, zmiana kolejnoci grup w obrbie karty, zmiana nazwy karty, zmiana nazwy grupy, zresetowanie Wstki w celu usunicia wszystkich efektw dostosowywania.

Co prawda jest to do obszerna lista opcji, nie moesz jednak przeprowadzi kilkunastpujcych operacji: usun kart wbudowanych (moliwe jest natomiast ukrycie ich); doda komentarzy do grup wbudowanych; usun polece z grup wbudowanych; zmieni kolejnoci polece w grupie wbudowanej.

Niestety nie moesz dostosowa Wstki (ani paska narzdzi Szybki dostp) zapomoc makr VBA. Projektanci maj jednak moliwo napisania kodu RibbonXi zapisania go w plikach skoroszytw. Po otwarciu pliku Wstka jest modyfikowanaw celu wywietlenia nowych polece. Tworzenie kodu RibbonX jest stosunkowo zo-one. Zagadnieniu temu powicono kilka oddzielnych ksiek.

Metody dostosowywania WstkiWstk dostosowa mona na karcie Dostosowywanie Wstki okna dialogowego Opcjeprogramu Excel (rysunek 3.1). Najszybszym sposobem otwarcia go jest kliknicieprawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu Wstki i wybranie z menu opcjiDostosuj Wstk.

Sposb 3. Dostosowywanie Wstki 25

Rysunek 3.1. Karta Dostosowywanie Wstki okna dialogowego Opcje programu Excel

Dostosowywanie Wstki w duym stopniu przypomina proces dostosowywania paskanarzdzi Szybki dostp, ktry opisano w sposobie 11. Jedyn rnic jest koniecznozdecydowania, gdzie w obrbie Wstki zostanie umieszczone polecenie. Oto oglnaprocedura:

1. Kliknij prawym klawiszem myszy dowoln cz Wstki i wybierz z menupozycj Dostosuj Wstk. Zobaczysz okno dialogowe Opcje programu Exceli kart Dostosowywanie Wstki.

2. Za pomoc listy rozwijanej znajdujcej si po lewej stronie (o nazwie Wybierzpolecenia z) wywietl rne grupy polece.

3. W polu listy po lewej stronie znajd polecenie i zaznacz je. 4. Przy uyciu listy rozwijanej znajdujcej si po prawej stronie (o nazwie DostosujWstk) wybierz grup kart.Pozycja Karty gwne dotyczy zawsze widocznych kart, z kolei pozycjaKarty narzdzi odwouje si do kart kontekstowych, ktre s wywietlanepo zaznaczeniu konkretnego obiektu.

5. W polu listy po prawej stronie wybierz kart oraz grup, w ktrej ma zostaumieszczone polecenie.

W celu rozwinicia list hierarchicznych konieczne bdzie kliknicie kontrolekznaku plus. Pamitaj, e nie moesz doda polece do grup wbudowanych. Z tegopowodu do dodania karty lub grupy moe by niezbdne uycie przycisku Nowakarta lub Nowa grupa.


6. Kliknij przycisk Dodaj, aby doda polecenie wybrane w lewym polu do grupyznajdujcej si w polu prawym.

Po wprowadzeniu wszystkich zmian zatwierd je. W tym celu kliknij przycisk OKw oknie dialogowym Opcje programu Excel.

Poniewa nowym kartom i grupom s nadawane nazwy oglne, prawdopodobnie zde-cydujesz si na nazwanie ich w sposb bardziej opisowy. Aby zmieni nazw wybranejkarty lub grupy, uyj przycisku Zmie nazw. Moesz tego dokona rwnie w przy-padku kart i grup wbudowanych.

Cho nie moesz usun karty wbudowanej, moliwe jest ukrycie jej przez usuniciezaznaczenia pola wyboru znajdujcego si obok jej nazwy.Na rysunku 3.2 przedstawiono cz dostosowanej Wstki. W tym przypadku dodaemdo karty Widok jedn grup: Tekst na mow. Ma ona pi nowych polece. Umieciemj midzy grupami Powikszenie i Okno.

Rysunek 3.2.Karta Widok z dodannow grup

Sposb 4. Widok chronionyPrawdopodobnie miae ju do czynienia z Widokiem chronionym. Cho mona odniewraenie, e Excel prbuje zapobiec otwarciu wasnych plikw uytkownika, wspo-mniana funkcja ma jedynie za zadanie chroni go przed oprogramowaniem zoliwym.Oprogramowanie zoliwe oznacza co, co moe uszkodzi system. Hakerzy opracowalikilka sposobw modyfikacji plikw programu Excel tak, aby byli w stanie wykonaszkodliwy kod. Widok chroniony w zasadzie uniemoliwia tego typu ataki przezotwarcie pliku w rodowisku chronionym (czasami okrelanym mianem piaskownicy).Jeli do wywietlenia skoroszytu pobranego z serwisu WWW uyjesz Excela, nadpaskiem formuy pojawi si kolorowy komunikat (rysunek 4.1). Ponadto na pasku tytuuprogramu zobaczysz tekst [Widok chroniony].

Rysunek 4.1. Komunikat informujcy o otwarciu skoroszytu w widoku chronionym

Jeli masz pewno, e plik jest bezpieczny, kliknij przycisk Wcz edytowanie. Jeeliedytowanie nie zostanie wczone, moliwe bdzie wywietlenie zawartoci skoroszytu,lecz bez moliwoci wprowadzania w nim jakichkolwiek zmian.

Sposb 4. Widok chroniony 27

W przypadku gdy skoroszyt zawiera makra, po wczeniu edytowania zostanie wywie-tlony kolejny komunikat: Ostrzeenie o zabezpieczeniach. Makra zostay wyczone.Jeli masz pewno, e makra nie s szkodliwe, kliknij przycisk Wcz zawarto.

Przyczyny stosowania Widoku chronionego

Widok chroniony jest stosowany w nastpujcych przypadkach: pliki pobrane z internetu; zaczniki otwierane z programu Outlook; pliki otwierane z potencjalnie niebezpiecznych miejsc takich jak folder

Temporary Internet Files; pliki zablokowane przez ustawienia blokowania plikw (funkcj umoliwiajc

administratorom definiowanie plikw potencjalnie niebezpiecznych);

pliki cyfrowo podpisane, ktrych podpis utraci wano.Moesz w pewnym stopniu kontrolowa dziaanie widoku chronionego. W celu zmianyustawie wybierz pozycj Plik/Opcje i kliknij kart Centrum zaufania. Kliknij przyciskUstawienia Centrum zaufania, a nastpnie kart Widok chroniony w oknie dialogowymCentrum zaufania. Na rysunku 4.2 przedstawiono opcje. Domylnie s zaznaczonewszystkie trzy.

Rysunek 4.2. Zmiana ustawie widoku chronionego w oknie dialogowym Centrum zaufania


Aby jawnie otworzy plik w widoku chronionym, wybierz polecenie Plik/Otwrz w celuwywietlenia okna dialogowego Otwieranie. Wybierz plik, a nastpnie kliknij ikonstrzaki widoczn po prawej stronie przycisku Otwrz. Jedna z opcji widocznych nalicie nosi nazw Otwrz w widoku chronionym.Jeeli umoliwisz edycj skoroszytu otwartego w widoku chronionym, a nastpnie gozapiszesz, wwczas przy kolejnych otwarciach tego pliku wspomniany tryb nie bdzieju stosowany.

Drukowanie i kopiowanie

W niektrych sytuacjach nie zaley Ci na pracy z dokumentem, poniewa chcesz gojedynie wydrukowa. Niestety, dopki widok chroniony nie zostanie wyczony, nawetto nie jest moliwe. Aby wydrukowa dokument, wybierz Plik/Drukuj. Nastpnie klik-nij przycisk Wcz drukowanie, ktry znajduje si w tej ramce.Warto zauway, e z dokumentu wywietlonego w widoku chronionym mona skopio-wa dane, a nastpnie wklei je do innego skoroszytu. Formuy nie zostan powielone,ale rezultaty ich dziaania tak.

Jak wymusi otwarcie w normalnym widokuJeeli pobrae z internetu plik, co do ktrego masz absolutn pewno, e jest bez-pieczny, moesz wymusi otwarcie go w normalnym widoku. W tym celu:

1. Kliknij plik prawym klawiszem myszy i z menu podrcznego wybierzWaciwoci.Zostanie wywietlone okno dialogowe.

2. Przejd do karty Oglne (rysunek 4.3). 3. Kliknij przycisk Odblokuj.

4. Zamknij okno dialogowe, klikajc przycisk OK.Po wykonaniu powyszych czynnoci skoroszyt zostanie otwarty w widoku zwykym(niechronionym).

Sposb 5. Funkcja AutoodzyskiwanieZapewne kiedy utracie efekty swojej pracy z komputerem. By moe zapomniaezapisa plik albo doszo do awarii zasilania. W efekcie wszystkie niezapisane dokumentyprzepady. Niewykluczone, e nie zapisae pliku, zakadajc, e nie jest on wany, a pojakim czasie okazao si, e powiniene by to zrobi. Funkcja Autoodzyskiwania moejednak sprawi, e okrzyki o nie! bd w takich sytuacjach duo rzadsze.

Sposb 5. Funkcja Autoodzyskiwanie 29

Rysunek 4.3.Wymuszanie otwarciaw normalnym widoku

Podczas pracy z Excelem efekty pracy s automatycznie i regularnie zapisywane. Ponie-wa odbywa si to w tle, moesz nie zauway omawianego procesu. Dziki tej funk-cji uzyskasz dostp do zachowanych w taki sposb efektw swojej pracy, nawet jeeliskoroszyt nie by wcale zapisany.Skada si ona z dwch elementw: Kolejne wersje skoroszytu s automatycznie zapisywane i masz do nich dostp. Skoroszyty zamknite bez zapisywania program przechowuje jako wersje

robocze.

Odzyskiwanie wersjiaktualnie uywanego skoroszytu

Aby sprawdzi, czy s dostpne poprzednie wersje aktualnie uywanego skoroszytu,wybierz Plik/Informacje. W sekcji Wersje bdzie si znajdowa lista edycji (jeeli ta-kie s). Na rysunku 5.1 wida, e dostpne s dwie wersje uzyskane w wyniku dziaa-nia funkcji autozapisywania.

Rysunek 5.1.Dostpne s dwiewersje arkuszauzyskane w wynikudziaania funkcjiautozapisywania


Aby wywietli ktr z nich, kliknij jej nazw. Pamitaj o tym, e otwarcie automa-tycznie zapisanego skoroszytu nie spowoduje zastpienia biecej wersji. Sam zdecy-dujesz, ktra z nich jest waniejsza. Moesz te po prostu skopiowa przypadkowousunite informacje i zapisa je w aktualnie uywanym skoroszycie.Po zamkniciu pliku wersje zapisywane automatycznie zostan skasowane.

Odzyskiwanie niezapisanych efektw pracy

Podczas zamykania niezapisanego skoroszytu Excel wywietli komunikat z pytaniemo to, czy zapisa zmiany. Jeeli taki niezapisany skoroszyt ma wersje utworzonew wyniku dziaania funkcji Autozapisu, wwczas zostaniesz o tym poinformowany(rysunek 5.2).

Rysunek 5.2.Jeeli zamknieszskoroszyt bezzapisywania, Excelwywietli informacj,czy bd dostpnewersje zapisaneautomatycznie

Aby odzyska skoroszyt zamknity bez zapisania, wybierz kolejno Plik/Informacje/Zarzdzaj wersjami, a nastpnie Odzyskaj niezapisane skoroszyty. Zostanie wwczaswywietlona lista wszystkich niezapisanych wersji danego skoroszytu. Takie plikimoesz otwiera i odzyskiwa z nich (miejmy nadziej) potrzebne informacje. Wersjerobocze dostpne s te na licie plikw. Aby j wywietli, wybierz z menu Plik/Otwrz/Ostatnio uywane skoroszyty, a nastpnie wska cze Odzyskaj niezapisane skoroszyty.Wersje robocze niezapisanych skoroszytw s usuwane po czterech dniach lub wwczas,gdy dany plik bdzie edytowany.

Opcje dziaania funkcji Autoodzyskiwania okrelisz na karcie Zapisywanie w okniedialogowym Opcje programu Excel. Moesz tam zmieni czstotliwo zapisywania(domylnie 10 minut), wyczy funkcj dla wybranego skoroszytu lub wszystkich sko-roszytw.

Sposb 6. Wywietlanie skoroszytuw przegldarce internetowej

Pakiet Microsoft Office Web Apps pozwala na tworzenie, przegldanie i edycj sko-roszytw bezporednio w przegldarce internetowej. Moliwoci nie s identycznejak w przypadku wersji instalowanej na komputerze, jednak bardzo podobne. Najwa-

Sposb 6. Wywietlanie skoroszytu w przegldarce internetowej 31

niejsz korzyci takiego rozwizania jest fakt, e dostp do skoroszytw moeszuzyska z dowolnej lokalizacji. Ponadto program Excel nie musi by zainstalowany nakomputerze.

W przypadku niniejszego sposobu zaoono, e posiadasz konto Microsoft SkyDrive(dostpne bezpatnie) i jeste na nim zalogowany. Moesz te wykorzysta SharePointa.

Po utworzeniu skoroszytu wybierz z menu Plik/Zapisz jako i wska jako lokalizacjSkyDrive. Plik zostanie zapisany w chmurze, a dodatkowa kopia trafi do folderu SkyDriveprzechowywanego na lokalnym dysku. Obie wersje s zsynchronizowane.Nastpnie uruchom przegldark internetow, przejd do witryny skydrive.com, odszu-kaj dany skoroszyt i kliknij jego ikon. Plik zostanie otwarty za pomoc Excel Web App.Na rysunku 6.1 znajduje si skoroszyt wywietlony w przegldarce Google Chrome.Jak wida, jest on bardzo podobny do wersji dostpnej za pomoc zainstalowanej kopiiprogramu Excel.

Rysunek 6.1. Przegldanie skoroszytu za pomoc przegldarki internetowej

W porwnaniu z wersj zainstalowan na komputerze Excel Web App pozbawionajest kilku elementw. Oto lista funkcji nieobsugiwanych w edycji internetowej: makra, dodatki,


sprawdzanie poprawnoci danych, komentarze, wstawianie ksztatw i innych obiektw.

Dostpne s funkcje zabezpieczajce dostp do arkusza, takie jak ochrona arkusza.Przetwarzanie w chmurze to doskonae rozwizanie, ktre zapewne stanie si w przy-szoci znaczc czci technologii informatycznych. Ale moe te by frustrujce,poniewa pozostajesz na asce dostawcy internetu oraz Microsoftu. Co w sytuacji, gdymusisz dokoczy pewn prac, a potrzebny plik znajduje si gdzie w chmurze?Komunikat widoczny na rysunku 6.2 moe by denerwujcy.

Rysunek 6.2. Minusy przechowywania plikw w chmurze

Sposb 7. Zapisywaniew plikach tylko do odczytu

Jeeli zaistnieje potrzeba udostpnienia informacji innym uytkownikom, a jednocze-nie nie powinny one zosta zmienione, masz do wyboru kilka moliwoci.

Wysyanie wydrukowanej kopiiWydrukowanie skoroszytu na papierze to niezbyt zaawansowana metoda. Jeeliw dodatku odbiorcy nie ma w pobliu, konieczne moe by zorganizowanie przesyki.

Sposb 7. Zapisywanie w plikach tylko do odczytu 33

Wysyanie pliku PDFPDF (skrt od Portable Document Format) to powszechnie uywany format. W dodatkuniemal wszyscy maj oprogramowanie umoliwiajce otwieranie utworzonych w tensposb dokumentw.

Aby zapisa plik w formacie PDF, wybierz z menu Plik/Eksportuj/Utwrz dokumentPDF/XPS i kliknij przycisk Utwrz plik PDF/XPS. Zostanie wwczas otwarte oknodialogowe Publikowanie jako pliku XPS/PDF. Aby wywietli dodatkowe ustawienia,kliknij przycisk Opcje. Pojawi si nastpujce pozycje: Zakres stron, Co opublikowa (Zaznaczenie, Aktywne arkusze, Cay skoroszyt, Tabela, Ignoruj

obszary wydruku), Docz informacje niedrukowalne (Waciwoci dokumentu, Tagi struktury

dokumentu dla uatwie dostpu), Opcje formatu PDF (zgodny ze standardem ISO 19005-1 PDF/A).

Aby osign najlepsze rezultaty, przed zapisaniem pliku sprawd, jak dokadnie wygldapodzia stron. W tym celu wybierz Widok/Widoki skoroszytu/Ukad strony. Na rysunku 7.1wida plik Excela zapisany w formacie PDF i wywietlony w programie Adobe Reader.

Excel oferuje rwnie inn moliwo zapisu, czyli XPS (XML Paper Specification).To format Microsoftu. Taki plik ogranicza si do jednego arkusza i nie mona uywaw nim obrazkw. Przegldarka plikw XPS jest domylnie instalowana w systemachWindows. Format ten nie naley do powszechnie uywanych.

Wysyanie plikw MHTMLWielu uytkownikw nie wie nic na temat tego formatu. Pozwala on na zapisanie sko-roszytu Excela w pojedynczym pliku, ktry moe by otwierany w wielu przegldarkachinternetowych, m.in. Internet Explorerze, Operze i Mozilli Firefox. W tym ostatnimprzypadku potrzebne jest odpowiednie rozszerzenie. Aby zapisa plik w formacieMHTML, wybierz Plik/Zapisz jako. Zostanie wwczas wywietlony ekran Zapiszjako. Nastpnie wska lokalizacj i z listy Zapisz jako typ wybierz Jednoplikowastrona sieci Web.

Na rysunku 7.2 widoczny jest skoroszyt zapisany jako plik MHTML i wywietlonyw Internet Explorerze. Zwr uwag, e dostpne s wszystkie arkusze tego pliku.Jeeli musisz wysa plik, ktry ma by tylko do wgldu, bez moliwoci wprowadza-nia zmian, uycie formatu MHTML bdzie prawdopodobnie najlepszym rozwiza-niem (przy zaoeniu, e odbiorca dysponuje otwierajc go przegldark).


Rysunek 7.1. Plik w formacie PDF utworzony w Excelu i wywietlony w programie Adobe Reader

Sposb 8. Pobieranie listy nazw plikwW niniejszym sposobie opisano, jak pobra list plikw przechowywanych w wybranymfolderze, a nastpnie wywietli j w arkuszu.Technika ta wykorzystuje mechanizm Excel 4 macro (w skrcie XLM). Jest ona o tyleuyteczna, e umoliwia pobranie do arkusza listy plikw w normalnych warunkachwykonanie takiej operacji wymagaoby napisania zoonego makra w VBA.Na pocztek otwrz nowy skoroszyt, a nastpnie zdefiniuj nazw dla formuy:

1. Wybierz Formuy/Definiuj nazw; zostanie wwczas wywietlone oknodialogowe Nowa nazwa.

2. W polu Nazwa wpisz: ListaPlikw.

3. W polu Odwouje si do wprowad nastpujc formu (rysunek 8.1):=PLIKI(Arkusz1!$A$1)

4. Zamknij okno dialogowe Nowa nazwa, klikajc przycisk OK.

Sposb 8. Pobieranie listy nazw plikw 35

Rysunek 7.2. Skoroszyt Excela zapisany jako plik MHTML i wywietlony w przegldarce internetowej

Rysunek 8.1.Definiowanienazwy formuy

Formua ta, w ktrej wykorzystano funkcj PLIKI, nie jest zwyk funkcj arkusza. Toraczej makro w starym, XML-owym stylu, przeznaczonym do uywania w specjal-nych arkuszach. Funkcja pobiera jeden argument (ciek do katalogu i waciwocipliku), po czym zwraca tablic zawierajc list plikw speniajcych kryteria i znajdu-jcych si w okrelonej lokalizacji.W zwykej formule arkusza nie mgby zastosowa starej funkcji XML, jednak w przy-padku tych o zdefiniowanych nazwach jest to moliwe.


Po wpisaniu nazwy formuy okrel w komrce A1 ciek do katalogu i specyfikacjpliku. I tak np.:

E:\KopiaZapasowa\Excel\*.xl*

Nastpnie w komrce A2 wprowad formu, ktra zwrci nazw pierwszego plikuz okrelonej w komrce A1 lokalizacji:

=INDEKS(ListaPlikw; 1)

Jeeli zmienisz drugi argument na 2, wwczas wywietlona zostanie nazwa drugiegoznalezionego pliku itd.

Przykad takiego rozwizania widoczny jest na rysunku 8.2. cieka i specyfikacjapliku okrelone s w komrce A1. W komrce A2 znajduje si formua, ktra zostaanastpnie skopiowana do nastpnych wierszy w kolumnie.

=INDEKS(ListaPlikw;WIERSZ()-1)

Rysunek 8.2.Dziki zastosowaniumakra XLMw zdefiniowanejformule moeszutworzy w arkuszulist plikw

Funkcja WIERSZ generuje seri liczb cakowitych: 1,2,3 itd. Zostan one uyte jakodrugi argument dla funkcji INDEKS. W komrce A21 wywietlany jest komunikat bdu.Dzieje si tak dlatego, e w katalogu znajduje si tylko 19 plikw, a formua prezentujeinformacje o nieistniejcych plikach.Jeli zmienisz ciek lub specyfikacj plikw w komrce A1, formua wywietli ichnowe nazwy.

Korzystajc z tej techniki, pamitaj o tym, by zapisa skoroszyt jako plik o rozszerze-niu *.xlsm lub *.xls, czyli umoliwiajcy obsug makr.

Sposb 9. Pobieranie listy nazw arkuszy 37

Sposb 9. Pobieranielisty nazw arkuszy

Co dziwne, Excel nie oferuje bezporedniej moliwoci utworzenia listy arkuszy znaj-dujcych si w danym skoroszycie. Poniej opisano, w jaki sposb przygotujesz taki spis.Podobnie jak w przypadku opisanego wczeniej sposobu (Pobieranie listy nazw pli-kw), wykorzystasz funkcj makr XLM do utworzenia i nazwania formuy.Potrzebujesz skoroszytu zawierajcego duo arkuszy. Aby utworzy list ich nazw,wykonaj ponisz procedur.

1. Wstaw nowy arkusz, w ktrym przechowywana bdzie lista nazw arkuszy. 2. Wybierz Formuy/Definiuj nazw; zostanie wwczas wywietlone oknodialogowe Nowa nazwa.

3. W polu Nazwa wpisz: ListaArkuszy.

4. W polu Odwouje si do wprowad nastpujc formu (rysunek 9.1):=ZASTP(O.SKOROSZYCIE(1);1;ZNAJD("]";O.SKOROSZYCIE(1));"")

Rysunek 9.1.Definiowanienazwy formuy

5. Zamknij okno dialogowe Nowa nazwa, klikajc przycisk OK.Formua ta, w ktrej wykorzystano funkcj O.SKOROSZYCIE, nie jest zwyk funkcjarkusza. To raczej makro w starym, XML-owym stylu, przeznaczone do uywaniaw specjalnych arkuszach. Zastosowanie argumentu 1 zwrci tablic z list nazw arkuszy.Kada poprzedzona jest nazw skoroszytu. Nazwy skoroszytw s usuwane za pomocfunkcji ZASTP i ZNAJD. Aby utworzy list nazw arkuszy, wprowad ponisz formudo komrki A1, a nastpnie skopiuj j do pozostaych komrek w kolumnie:

=INDEKS(ListaArkuszy;WIERSZ())

Na rysunku 9.2 wida formu wprowadzon do zakresu A1:A10. W skoroszycie znaj-duje si tylko siedem arkuszy, dlatego w trzech ostatnich komrkach zwracany jestkomunikat bdu #ADR!. Aby wyeliminowa ten bd, zmodyfikuj formu w nastpu-jcy sposb:

=JEELI.BD(INDEKS(ListaArkuszy;WIERSZ());"")


Rysunek 9.2.Wykorzystanieformuydo wywietlanialisty nazw

Po dodaniu, usuniciu lub zmianie nazwy arkusza lista bdzie aktualizowana, cho niestanie si to automatycznie. Aby wymusi aktualizacj formu, uyj kombinacji kla-wiszy Ctrl+Alt+F9. Jeeli chcesz, aby nazwy arkuszy byy automatycznie dostosowy-wane podczas przeliczania arkusza, musisz zmieni formu w taki sposb, aby uczynij bardziej tymczasow.

=ZASTP(O.SKOROSZYCIE(1);1;ZNAJD("]";O.SKOROSZYCIE(1));"")&T(TERAZ())

Do czego moe si przyda taka lista arkuszy? Na rysunku 9.3 wida spis treci utwo-rzony z wykorzystaniem funkcji HIPERCZE. Formua w komrce B1 jest nastpujca:

=HIPERCZE("#"&A1&"!A1";"Przejd do arkusza")

Rysunek 9.3.Tworzenielisty hiperczy

Kliknicie hipercza spowoduje wywietlenie wskazanego arkusza i zaznaczeniekomrki A1. Niestety, Excel nie obsuguje hiperczy do arkuszy wykresw; w takimprzypadku zwrcony zostanie komunikat bdu.

Korzystajc z tej techniki, pamitaj o tym, by zapisa skoroszyt jako plik o rozszerze-niu *.xlsm lub *.xls, czyli umoliwiajcy obsug makr.


Sposb 10. Zastosowaniemotyww dokumentw

Przez lata widziaem setki skoroszytw Excela utworzonych przez inne osoby. Znaczcacz tych skoroszytw cechowaa jedna wsplna rzecz nie byy zbyt pikne!W celu uatwienia uytkownikom tworzenia dokumentw wygldajcych bardziej pro-fesjonalnie projektanci z Microsoftu (poczwszy od pakietu Office 2007) zastosowalinowe rozwizanie, czyli motywy dokumentw. Korzystanie z motyww jest prost(i prawie niezawodn) metod okrelania dla dokumentu kolorw i czcionek, a takernych efektw graficznych. Najlepsze jest to, e cakowita zmiana wygldu doku-mentu to nic trudnego. Wystarczy tylko kilka klikni, eby zastosowa inny motywi zmieni wygld skoroszytu.Godne uwagi jest, e motywy s te obecne w innych aplikacjach pakietu Office.A zatem firma moe z atwoci zdefiniowa standardowy wygld dla wszystkich swo-ich dokumentw.

Oto elementy w obrbie programu Excel, ktre s kontrolowane przez motywy: komrki i zakresy uywajce kolorw motywu (zamiast standardowych kolorw), tabele, wykresy, formatowanie warunkowe, wykresy przebiegu w czasie, tabele przestawne, fragmentatory tabel przestawnych i osie czasu, ksztaty, obiekty SmartArt, obiekty WordArt, kolory zakadek arkuszy.

Rysunek 10.1 przedstawia arkusz z rnymi elementami programu Excel. Wszystkie oneuywaj domylnego motywu o nazwie Pakiet Office.Rysunek 10.2 prezentuje ten sam arkusz po zastosowaniu innego motywu dokumentu,ktry zmienia czcionki, kolory (mog nie by widoczne na rysunku) i efekty graficznedla diagramu SmartArt.


Rysunek 10.1. Elementy tego arkusza uywaj domylnego formatowania

Rysunek 10.2. Arkusz po uyciu innego motywu

Zastosowanie motywu

Rysunek 10.3 przedstawia rne motywy, ktre staj si widoczne po wybraniu pozycjiUkad strony/Motywy/Motywy. W tym przypadku ma si do czynienia z podgldem naywo. Gdy kursor umiecisz na wybranej ikonie motywu, aktywny arkusz uwzgldni


Rysunek 10.3.Wbudowane motywyprogramu Excel

ten motyw. Po znalezieniu motywu, ktry przypadnie Ci do gustu, kliknij go, ebyzosta zastosowany dla wszystkich arkuszy skoroszytu.Motyw obowizuje dla caego skoroszytu. Nie moesz uy rnych motyww dlaposzczeglnych arkuszy jednego skoroszytu.

Gdy okrelisz konkretny motyw, zauwaysz, e pozycje galerii dla rnych elementwodzwierciedlaj zastosowanie nowego motywu. Przykadowo style wykresw dostpnedo wyboru bd zmienia si w zalenoci od tego, jaki uaktywniono motyw.

Poniewa motywy uywaj rnych czcionek i ich wielkoci, inny motyw moe wpynna ukad arkusza. Przykadowo po zastosowaniu nowego motywu arkusz wydruko-wany wczeniej na jednej stronie moe ju wymaga drugiej strony. A zatem po okre-leniu nowego motywu mog by konieczne drobne modyfikacje. W celu uzyskanianajlepszych rezultatw decyzj dotyczc motywu podejmij jeszcze przed wykona-niem w pliku sporej iloci pracy.

Dostosowywanie motywu

Pakiet Office 2013 zawiera cakiem sporo motyww. Jeli to za mao, moesz je mody-fikowa, a nawet tworzy wasne.Zauwa, e grupa Ukad strony/Motywy dysponuje trzema innymi kontrolkami Kolory,Czcionki i Efekty. Za pomoc tych kontrolek moesz zmodyfikowa tylko jeden z trzechskadnikw motywu. Jeli na przykad spodoba Ci si motyw Miejski, lecz wolabyinne czcionki, uyj tego motywu, po czym posugujc si kontrolk Ukad strony/Motywy/Czcionki, okrel preferowany zestaw czcionek.


Kady motyw uywa dwch czcionek (po jednej dla nagwkw i treci arkusza).W okrelonych sytuacjach te dwie czcionki s takie same. Jeeli aden z dostpnychmotyww nie jest odpowiedni, wywoaj polecenie Ukad strony/Motywy/Czcionki/Dostosujczcionki, eby ustawi dwie dane czcionki (rysunek 10.4). Gdy zastosuje si kon-trolk Narzdzia gwne/Czcionka/Czcionka, na pocztku listy rozwijanej pojawi sidwie czcionki biecego motywu.

Rysunek 10.4.Za pomoc tego oknadialogowego moeszokreli dwieczcionki motywu

Kontrolka Ukad strony/Motywy/Kolory pozwala wybra inny zestaw kolorw. Jelijeste naprawd zdesperowany, moesz nawet utworzy wasny zestaw kolorw. Umo-liwia to polecenie Ukad strony/Motywy/Kolory/Dostosuj kolory, ktre wywietlaokno dialogowe widoczne na rysunku 10.5. Zwr uwag na to, e kady motyw skadasi z 12 kolorw. Cztery z nich s przeznaczone dla tekstu i ta, sze dla akcentw, a dwadla hiperczy. Pierwszych dziesi barw jest wywietlanych w kontrolkach sucychdo wyboru kolorw motywu. Okrelenie innych kolorw powoduje zaktualizowaniezawartoci panelu Przykad w oknie dialogowym.

Rysunek 10.5.W przypywietwrczej wenymoesz zdefiniowadla motywu wasnyzestaw kolorw

Efekty motyww dotycz elementw graficznych, takich jak obiekty SmartArt, ksztatyi wykresy. Nie jest moliwe dostosowywanie efektw motywu.Jeeli motyw dostosujesz z wykorzystaniem innych czcionek lub kolorw, moesz gozapisa jako nowy motyw. Umoliwia to polecenie Ukad strony/Motywy/Zapisz biecy

Sposb 11. Zgodno plikw dla rnych wersji pakietu Office 43

motyw. Dostosowane motywy pojawiaj si na licie w kategorii Niestandardowy. Inneaplikacje pakietu Office, takie jak Word i PowerPoint mog uywa plikw tychmotyww.

Sposb 11. Zgodno plikwdla rnych wersji pakietu Office

Najnowsza znana wersja Excela to 2013, ktrej kolejny numer to 15. Sposb nume-rowania uywany przez Microsoft moe by nieco mylcy, poniewa dotychczas wydanotylko 12 edycji wspomnianego programu przeznaczonego dla systemw Windows. Pierw-sz wersj bya ta oznaczona numerem 2. Pominito te edycje nr 6 i 13.Oprcz Excela 2013 w powszechnym uyciu s jeszcze inne wersje tego programu:Excel 2003, Excel 2007 i Excel 2010.

Jeli przygotowujesz skoroszyty tylko dla uytkownikw Excela 2013, moesz pominniniejszy sposb. Nie musisz bowiem zawraca sobie gowy zagadnieniami zgodnoci.Zamy jednak, e tworzysz skoroszyty, ktre bd otwierane rwnie we wczeniej-szych wersjach programu. W takiej sytuacji powiniene zapozna si z zagadnieniamidotyczcymi zgodnoci.

Formaty plikw w Excelu 2013

W biecej wersji programu dostpne s nastpujce formaty plikw (wszystkie zostaywprowadzone w Excelu 2007):

.xlsx plik skoroszytu, ktry nie zawiera makr, .xlsm plik skoroszytu przechowujcy makra, .xltx plik szablonu skoroszytu, ktry nie zawiera makr, .xltm plik szablonu skoroszytu przechowujcy makra, .xlsa plik dodatku, .xlsb plik binarny podobny do starszego formatu XLS, lecz bdcy w stanie

obsuy nowe funkcje, .xlsk plik kopii zapasowej.

Z wyjtkiem formatu .xlsb s to otwarte formaty plikw XML; oznacza to, e inneaplikacje mog odczytywa i zapisywa tego typu pliki.


Pliki XML s waciwie plikami tekstowymi skompresowanymi za pomoc narzdziaZIP. Jeli zmienisz nazw jednego z tych nich w taki sposb, e bdzie mia roz-szerzenie .zip, jego zawarto sprawdzisz przy uyciu dowolnego z kilku programwkompresujcych dane (wcznie z tego typu narzdziem wbudowanym w systemWindows). Rzut oka do wntrza skoroszytu Excela moe by interesujcym wicze-niem dla umysw dnych wiedzy.

Pakiet zgodnoci formatu plikwpakietu Microsoft Office

W normalnej sytuacji osoby, ktre uywaj starszej ni 2007 wersji Excela, nie bdw stanie otworzy skoroszytw zapisanych z wykorzystaniem nowych formatw plikwExcela. Jednak na szczcie Microsoft udostpni darmowe oprogramowanie Compa-tibility Pack dla pakietw Office 2003 i Office XP.

Jeeli uytkownicy pakietw Office 2003 lub XP zainstaluj Pakiet zgodnoci, bdmogli otwiera pliki utworzone w MS Office 2007 i pniejszych, a take zapisywapliki w nowych formatach. Dotyczy to takich aplikacji, jak Excel, Word i PowerPoint.Pakiet zgodnoci nie dodaje do starszych wersji Officea adnych nowych funkcji umoliwia jedynie otwieranie i zapisywanie plikw w nowszych formatach.W celu pobrania tego narzdzia w polu wyszukiwarki internetowej wprowad sowaPakiet zgodnoci Microsoft Office.Wane jest, aby pamita o ograniczeniach zwizanych z uywaniem rnych wersjioprogramowania. Nawet jeeli Twj kolega z pracy jest w stanie otworzy wysany muplik, to nie ma gwarancji, e wszystkie funkcje bd dziaa poprawnie czy te e zawar-to pliku bdzie wyglda dokadnie tak samo.

Sprawdzanie zgodnociJeeli zapiszesz skoroszyt w starszym formacie pliku (takim jak .xls dla wersji wcze-niejszych od Excela 2007), arkusz kalkulacyjny automatycznie uruchomi Narzdziesprawdzania zgodnoci. Identyfikuje ono elementy skoroszytu, ktre mog straci swojfunkcjonalno czy w niewielkim zakresie wierno.Na rysunku 11.1 widoczne jest okno dialogowe Program Microsoft Excel spraw-dzanie zgodnoci. Aby ograniczy sprawdzanie zgodnoci do wybranej wersji Excela,kliknij przycisk Wybierz wersje do pokazania.

W dolnej czci okna widoczna jest lista potencjalnych problemw ze zgodnoci plikw.Aby wywietli j w bardziej czytelnej formie, kliknij przycisk Kopiuj do nowegoarkusza.

Pamitaj, e problemy ze zgodnoci mog wystpi nawet w przypadku Excela 2007czy Excela 2010, mimo e oba programy uywaj tego samego formatu plikw, co

Sposb 12. Jak zmieni ustawienia wydruku 45

Rysunek 11.1.Narzdziesprawdzaniazgodnocijest przydatne,gdy chceszudostpnia plikiinnym osobom

Excel 2013. Nie mona oczekiwa, e funkcje wprowadzone w najnowszej edycji apli-kacji bd dziaa we wczeniejszych wersjach. I tak jeeli dodasz fragmentator dotabeli (funkcja wprowadzona w Excelu 2013) i udostpnisz taki plik kolegom uywa-jcym Excela 2010, fragmentator stanie si dla nich niewidoczny. W dodatku formuywykorzystujce nowe funkcje arkusza bd zwracay komunikaty bdu. Narzdziesprawdzania zgodnoci pomoe zidentyfikowa takie potencjalne problemy.

Sposb 12. Jak zmieniustawienia wydruku

Aby wydrukowa arkusz bez zbdnych zabiegw, naley po prostu uy opcji szybkiegowydruku. Jednym ze sposobw jej uruchomienia jest wybranie kolejno Plik/Drukuj(zostanie wwczas wywietlony panel Drukuj w widoku Backstage) i kliknicie przy-cisku Drukuj.

Jeeli jednak domylne ustawienia drukowania nie s odpowiednie, wwczas naleyje dostosowa. Drobne poprawki w ustawieniach drukowania czsto mog znaczcopoprawi wygld drukowanych raportw.Niestety w Excelu nie ma jednej lokalizacji, w ktrej mona by ustawi wszystkie para-metry drukowania. I tak opcje drukowania rozmieszczone s w trzech miejscach:


Panel Ustawienia dostpny w widoku Backstage, ktry mona wywietliwybierajc z menu Plik/Drukuj.

Karta Ukad strony znajdujca si na Wstce. Okno dialogowe Ustawienia strony widoczne po rozwiniciu grupy Ukad

strony/Ustawienia strony znajdujcej si na Wstce (aby j rozwin, naleyklikn w dolnym prawym rogu). Okno to mona te wywietli z paneluDrukuj w widoku Backstage.

W tabeli 12.1 znajduje si zestawienie opcji zwizanych z drukowaniem dostpnychw poszczeglnych lokalizacjach programu Excel 2013.

Tabela 12.1. Gdzie zmieni ustawienia drukowania

Ustawienie PanelDrukuj/UstawieniaKarta Ukadstrony na Wstce

Okno dialogoweUstawienia strony

Liczba kopii XWybr drukarki XWybr elementwdo drukowania

X

Zaznaczanie obszaru wydruku X XDruk 1- lub 2-stronny XSortowanie XOrientacja X X XRozmiar papieru X X XUstawienia marginesw X X XRczny podzia strony X XPowtarzanie wierszyi/lub kolumnPowikszenie X XUkrywanie linii siatki X XUkrywanie nagwkwwierszy i kolumn

X X

Numerowanie pierwszejstrony

X

Wyrodkowywanie wydruku XDefiniowanie nagwkwi stopek wrazz dodatkowymi opcjami

X

Sposb drukowaniakomentarzy

X

Kolejno wydruku stron XTryb czarno-biay X

Sposb 12. Jak zmieni ustawienia wydruku 47

Tabela 12.1. Gdzie zmieni ustawienia drukowania cig dalszy

Ustawienie PanelDrukuj/Ustawienia

Karta Ukad stronyna Wstce

Okno dialogoweUstawienia strony

Drukowanie bdww komrkach

X

Wywietlanie oknadialogowego dlawaciwoci drukarki

X X

Powysza tabela moe sprawia wraenie, e drukowanie w Excelu jest trudniejsze niw rzeczywistoci. Najwaniejsze, aby pamita, e jeeli nie moesz znale jakiejopcji drukowania, to zapewne bdzie ona w oknie dialogowym Ustawienia strony.

Cz IIFormatowanie

Excel oferuje mnstwo opcji dotyczcych formatowania. Pozwalaj one na atrakcyjnezaprezentowanie efektw Twojej pracy. W tym rozdziale znajdziesz wskazwki, ktrepomog Ci w odpowiednim sformatowaniu liczb, tekstw, wartoci daty i czasu orazw dostosowaniu wielu innych aspektw wygldu arkusza Excela.

50 Cz II Formatowanie

Spis sposobwSposb 13. Scalanie komrek 51

Sposb 14. Wcicie tekstu w komrkach 55Sposb 15. Uywanie stylw nazwanych 56Sposb 16. Tworzenie niestandardowych formatw liczbowych 61

Sposb 17. Uywanie niestandardowych formatowa liczb do skalowania wartoci 65Sposb 18. Tworzenie list punktowanych 67

Sposb 19. Naprzemienne cieniowanie wierszy za pomoc formatowania warunkowego 69Sposb 20. Formatowanie poszczeglnych znakw w komrce arkusza 71

Sposb 21. Wykorzystanie Malarza formatw 72

Sposb 22. Wstawianie znaku wodnego 74

Sposb 23. Wywietlanie tekstw i wartoci liczbowych w jednej komrce 76Sposb 24. Zapobieganie podstawianiu czcionek maych rozmiarw 77Sposb 25. Aktualizowanie starych czcionek 79

Sposb 13. Scalanie komrek 51

Sposb 13. Scalanie komrekScalanie komrek to prosta koncepcja: dwie lub wicej komrek czy si ze sob,tworzc jedn wiksz. Aby scali komrki, zaznacz je, a nastpnie wybierz ze Wstkikolejno Narzdzia gwne/Wyrwnywanie/Scal i wyrodkuj. Excel scali zaznaczonekomrki i wywietli zawarto grnej lewej komrki, umieszczajc j w rodku nowoutworzonej.

Funkcj t stosuje si zwykle po to, aby poprawi wygld arkusza. Na rysunku 13.1widoczny jest przykadowy arkusz, w ktrym scalono cztery zestawy komrek: C2:I2,J2:P2, B4:B8 i B9:B13. Dodatkowo w scalonych komrkach w kolumnie B tekst zostazorientowany pionowo.

Rysunek 13.1.W arkuszu znajdujsi cztery zestawyscalonych komrek

Pamitaj, e scalone komrki mog zawiera tylko jeden rodzaj informacji: wartoci,tekst lub formu. W przypadku scalania zakresu komrek, w ktrym jest wicej nijedna niepusta komrka, Excel wywietli ostrzeenie, e zachowane zostan dane tylkoz grnej lewej komrki.

Aby cofn operacj scalania, zaznacz dan komrk i kliknij przycisk Scal i wyrodkuj.

Pozostae dziaania zwizane ze scalaniemPrzycisk Scal i wyrodkuj moesz rozwin w menu. Gdy klikniesz strzak po prawejstronie, dodatkowo wywietlone zostan nastpujce opcje: Scal wszystkie pozwala wybra zakres, a nastpnie utworzy wiele scalonych

komrek po jednej w kadym wierszu danego zakresu. Scal komrki dziaa tak jak przycisk Scal i wyrodkuj, tyle e zawarto

komrki nie jest wyrodkowywana. Pozostaje rdowe, poziome wyrwnanie. Rozdziel komrki rozdziela zaznaczone komrki.

52 Cz II Formatowanie

Prost metod na odpowiednie wywietlanie tekstu w scalonych komrkach jest jegozawijanie. Aby zawin go w scalonej komrce, zaznacz j, a nastpnie wybierz Narz-dzia gwne/Wyrwnanie/Zawijaj tekst. Jeli chcesz dostosowa pooenie tekstuw komrce, uyj kontrolek wyrwnywania znajdujcych si na karcie Narzdziagwne/Wyrwnywanie.Na rysunku 13.2 widoczny jest arkusz, w ktrym scalono 171 komrek (w 19 wierszachi 9 kolumnach). Ich zawarto zostaa sformatowana za pomoc opcji Zawijaj tekst.

Rysunek 13.2. Oto 171 komrek scalonych w jedn

Potencjalne problemy ze scalonymi komrkami

Uytkownicy Excela nierzadko maj gboko zakorzenion niech do scalonych komrek.Nie stosuj tej funkcji i namawiaj innych, aby rwnie jej unikali. Jeeli jednak bdzieszzna ograniczenia i potencjalne komplikacje, nie ma powodw, by rezygnowa ze scala-nia komrek.

Oto kilka rzeczy, o ktrych powiniene pamita: Nie moesz stosowa scalonych komrek w tabelach (Wstawianie/Tabele/Tabela).

To zrozumiae, poniewa znajdujce si tam dane musz uwzgldnia ukadkolumn i wierszy. Scalenie komrek w tabeli zniszczy jej spjno.

Zwykle aby dopasowa szeroko wiersza czy kolumny do znajdujcegosi tam tekstu, musisz tylko klikn dwukrotnie nagwek. Jeeli jednakumieszczono w nich scalone komrki, ta metoda si nie sprawdzi. PozostajeCi samodzielnie dostosowa szeroko kolumn czy wysoko wierszy.

Sposb 13. Scalanie komrek 53

Scalone komrki mog rwnie wpywa na wyniki sortowania i filtrowania.Z tego powodu nie powiniene uywa i

Documents

Excel 2013 - 101 Porad i Sztuczek Ktore Oszczedza Twoj Czas [Walkenbach]