Excel-guide

Introduktion

I denna laboration kommer ni få använda några grundfunktioner i Microsoft Excel.

Laborationen utgår ifrån Excel 2010 och Excel 2013, men om ni vill använda ett annat

program för att lösa uppgifterna så går detta bra (kontrollera första med din

laborationsassistent!).

Laboration Excel

Syfte Syftet med den här laborationen är att du ska lära dig använda några grundfunktioner i Microsoft Excel.

Viktig information Denna laboration innehåller obligatoriska inlämningsuppgifter som ska skickas till din laborationsassistent.

Laborationen är individuell och måste genomföras för att du ska få godkänt på denna kurs. Laborationen är

anpassad för Excel 2010 och Excel 2013, men du kan använda ett annat program så länge som kraven till

laborationen uppfylls. Kontakta en laborationsassistent om du är intresserad av detta.

Uppgifter Längre ner i dokumentet finns information om hur du kan lösa nedanstående uppgifter.

Uppgift 1

• Klistra in datan från ‘data.txt’ i ett Excel-blad med hjälp av textimportguiden. • Sortera tabellen efter kön. • Räkna ut medelvärden för kvinnor respektive män. • Klistra in värdena som en tabell i ditt Word-dokument (formatera tabellen på lämpligt sätt).

Uppgift 2

• Skapa ett stapeldiagram för vikt hos kvinnor (individer på x-axeln, vikt på y-axeln). • Skapa ett stapeldiagram för vikt för män. • Skapa ett linjediagram med två serier som visar ålder och längd för samtliga deltagare (både kvinnor och

män). • Lägg till lämpliga diagramrubriker till dina diagram. • Klistra in dina diagram i ditt Word-dokument under en ny rubrik.

Redovisning Skicka in ditt Word-dokument med tabeller och diagram till din laborationsassistent. Döp filen till ”729G01-Excel-<liu-id>.docx”. Märk mailet med ”729G01-Excel”.

Språkinställningar Laborationen till Excel kommer att utgå från den svenska versionen och således kommer

samtliga termer att vara på svenska. När du startar Excel för första gången kommer språket

automatiskt att vara inställt på engelska. Det är inga krav på att du ändrar språket, men om du

vill göra det så gör följande:

1. Tryck på ”File”, välj alternativet ”Options”.

2. I den ruta som du nu har framför dig på skärmen; tryck på alternativet ”Language” och

placera ”Swedish” högst upp i samtliga boxar (precis som bilden nedan visar). Tryck på

OK och starta om programmet.

Importera data

Vi föreställer oss att du har samlat in en mängd data i en textfil (kanske från ett program som

du själv har programmerat och använt i en studie) som du vill kopiera direkt från textfilen till

Excel. När du nu vill analysera dessa data inser du att detta inte är möjligt då all data har

hamnat i samma kolumn (cell) i programmet. Då Excels analysfunktioner är beroende av

kolumnuppdelning ställer detta till problem. I programmet finns det funktioner för

dataimportering som kan lösa sådana problem.

Funktionen heter ”Hämta externa data” och ligger

under fliken ”Data” (se bild) .

När du klickat på detta alternativ kan du

välja flera olika alternativ (exempelvis

filursprung och hur cellerna ska avgränsas)

som påverkar hur din importerade data

kommer att se ut. När du har gjort alla

inställningar klickar du på knappen

”Slutför”.

Tips: När du importerar data och ska välja språk (filursprung) finns det många alternativ och

några av dem kan inte hantera å, ä eller ö. Språket Latin 9 kan hantera det mesta.

Sortera celler

Det kan hända att du ibland behöver sortera i dina data och det är lätt att man råkar sortera på

fel sätt vilket gör att datan kan bli missvisande. För att underlätta sortering rekommenderas att

ha rubriker på de kolumner som ska sorteras.

I exemplet nedan har vi valt rubrikerna Observation, Kön, Mankhöjd, Längd och Vikt. För att

sortera på rubriker finns det två tillvägagångssätt:

1) Markera all data (inklusive rubriker),

högerklicka, välj alternativet ”Sortera” och

sedan klicka på

”Anpassad sortering”

2) Markera alls data (inklusive

rubriker), tryck på fliken ”Data”

och välj

”Sortera”.

Båda dessa sätt leder dig

till en sorteringsmeny där

du kan välja exakt hur du

vill sortera dina data.

Formatera celler I de flesta fall formaterar Excel automatiskt dina celler. Detta innebär att Excel

automatiskt identifierar om du skriver in exempelvis valuta, datum eller text. Tyvärr

fungerar inte denna automatiska identifiering perfekt och ibland vill du ändra cellens

format.

För att ändra en cells (eller cellers) format markerar du

cellen/cellerna, högerklickar och väljer alternativet ”Formatera

celler”.

Förutom att du kan välja datatyp kan du även ge cellen olika färg och du kan till exempel ge

cellerna olika kantlinjer och på så sätt skapa ett flödesschema, en tabell eller liknande.

Formler

Excel ger tillgång till ett flertal inbyggda formler som du kan behöva använda dig av i

framtiden. Två av dessa formler är SUMMA och MEDEL som räknar ut summan respektive

medelvärde för de celler som du har valt.

För att använda dig av formler skriver du, i

formelfältet, exempelvis =MEDEL(H2:H4),

detta kommer räkna ut medelvärdet på

cellerna H2 till H4.

Tips 1: När du har skrivit den första halvan av en formel (t.ex. =MEDEL( ) i formelfältet kan

du markera celler genom att klicka och dra med muspekaren. Du behöver alltså inte skriva

allting själv!

Om du vill använda samma formel på flera kolumner kan du

markera cellen och dra i den lilla fyrkanten som visas i

markeringens nedre högra hörn. Formeln dupliceras då och

cellreferenserna ändras i förhållande till de nya cellerna. På

bilden visas formeln =MEDEL(H2:H4). Om vi drar i fyrkanten

ett steg åt höger att formeln duplicerats till =MEDEL(I2:I4)

Tips 2: Excel har väldigt många formler

som du kan använda dig av under din

studietid. Excels standardformler hittar du

under fliken ”Formler”, men du kan även

lägga till fler formler (t.ex. Statistiska

formler som du kan komma att använda i

en annan kurs)!

För att lägga till fler formler till Excel;

Tryck på ”Arkiv”->”Alternativ”->”Tillägg”

och tryck sedan på ”Gå…” när du har

markerat ”Excel-tillägg” i boxen. Rutan som

kommer upp visar alla Excel-tillägg som du

kan lägga till just nu.

Diagram

Word och Excel kompletterar varandra på flera sätt och de fungerar dessutom relativt bra

tillsammans. Kopierar man exempelvis några celler ur ett Excel-ark skapas automatiskt en

tabell över data i Word (dock utan stödlinjer som standard). Även diagram kan enkelt kopieras

från Excel till Word.

För att skapa ett diagram klickar vi på ”Infoga” och väljer sedan en

lämplig diagramtyp under ”Diagram”.

Om inga data är markerad så öppnas en vit

ruta i ditt dokument. Om du högerklickar i

denna ruta och väljer alternativet ”Markera

data” så öppnas en till ruta där du får välja

vilken data som ska markeras. Om vi har

gjort ett stapeldiagram och har tryckt på

”Markera data” så visas rutan som är

visualiserad till höger. Om du ställer dig i

fältet

”Diagramdataintervall” kan du markera all

data som ska finnas med i diagrammet och

Excel kommer automatiskt att placera datan

på rätt plats. Om du har rubriker kommer

även dessa med i diagrammet.

”Förklaringsposter (serie)” är din Y-axel och ”Vågräta (kategori) axeletiketter) är din X-axel

och du kan i dessa fält manipulera ditt diagram för hand om något skulle vara fel.

Tips: Om du markerar data innan du väljer diagram så slipper du göra detta extra steg, men

det är större risk att det blir fel då Excel kan ha svårt att skilja på rubriker och liknande.

För att lägga till rubriker på diagrammets X- och Y-axel markerar du diagrammet och klickar på

plus-tecknet, därefter klickar du i ”Axelrubriker”.