Номенклатура дел на 2013 год · «Тольяттинский государственный университет» на 2012 год Номенклатура

федеральное государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Тольяттинский государственный университет»

Номенклатура дел

на 2013 год

Тольятти 2012

1

ОГЛАВЛЕНИЕ

Индек

с

Наименование подразделений Стр.

Предисловие к номенклатуре 3

01 Управление делами (УД) 8

01-01 Архив 11

02 Учебно-методическое управление (УМУ) 13

03 Управление развития профессионального образования 15

03-01 Приемная комиссия 15

03-02 Центр профориентационной работы 17

04 Ученый Совет (УС) 19

05… 14 Институт 21

….-01 Совет института 23

02, 03… Кафедра 23

15 Управление по работе с персоналом (УпРП) 26

15-01 Отдел управления персоналом (ОУП) 27

15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП) 29

16 Отдел лицензирования и аккредитации 33

17 Управление по работе со студентами 35

17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС) 35

17-02 Социальный отдел 36

18 Центр мониторинга и контроля качества образования 39

19 Бухгалтерия 40

19-01 Расчетный отдел 41

19-02 Материальный отдел 41

19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и

отчетности 42

20 Научная библиотека 44

21 Мобилизационный отдел 46

22 Юридический отдел 48

23 Центр новых информационных технологий 50

23-01 Отдел разработки информационных программ 50

23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-

процессов 51

23-03 Технический отдел 53

23-04 Отдел сетевого администрирования 53

24 Управление по воспитательной и социальной работе 55

25 Физкультурно-спортивный комплекс 57

26 Дом ученых 58

27 Музей 59

28 Управление инновационного развития 60

28-01 Центр трансфера технологий 60

2

29 Управление по связям с общественностью и средствами

массовой информации 63

29-01 Отдел корпоративных СМИ 63

29-02 Издательство ТГУ 64

30 Центр экономического развития 66

31 Штаб гражданской обороны 69

32 Управление аспирантуры и докторантуры 71

32-01 Отдел организации научно-исследовательской работы

студентов 72

33 Управление дополнительного профессионального

образования 74

34 Институт военного обучения 76

34-01 Учебный военный центр 76

34-02 Военная кафедра 79

35 Отдел международных программ 82

36 Научно-исследовательская часть 84

36-01 Отдел тематического планирования и финансирования 85

37 Отдел собственной безопасности 87

38 Управление закупок и материально-технического

обеспечения 89

38-01 Отдел материально-технического обеспечения 90

39 Отдел по управлению имущественным комплексом 92

40 Отдел охраны труда и техники безопасности 94

41 Отдел автотранспортного обеспечения 96

42 Служба главного инженера 97

42-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного

обслуживания 97

42-02 Отдел электротехнического обслуживания 98

42-03 Ремонтно-строительный отдел 99

43 Хозяйственно-эксплуатационное управление 100

44 Профсоюзный комитет сотрудников 101

45 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов 104

3

ПРЕДИСЛОВИЕ

к номенклатуре дел

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения


«Тольяттинский государственный университет» на 2012 год

Номенклатура дел, составленная на 2006 год была согласована с ЭК

управления по делам архивов мэрии г.о. Тольятти протоколом № 02 от

14.02.2006. На согласование ЭПК номенклатура дел предоставлялась в 2003

году. Поскольку прошло более 5 лет и в структуре ТГУ произошли

изменения, была разработана новая номенклатура дел на 2012 год.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия

структурных подразделений Тольяттинского государственного

университета, расположенных согласно утвержденной структуре на 2012

год.

01 Управление делами (УД)

02 Учебно-методическое управление (УМУ)

03 Управление развития профессионального образования

03-01 Приемная комиссия

03-02 Центр профориентационной работы

04 Ученый Совет (УС)

05 Архитектурно-строительный институт

05-01 Совет архитектурно-строительного института

05-02 Кафедра «Водоснабжение и водоотведение»

05-03 Кафедра «Городское строительство и хозяйство»

05-04 Кафедра «Дизайн и инженерная графика»

05-06 Кафедра «Промышленное и гражданское строительство»

05-07 Кафедра «Теплогазоснабжение и вентиляция»

06 Гуманитарно-педагогический институт

06-01 Совет гуманитарно-педагогического института

06-02 Кафедра «Дошкольная педагогика и психология»

06-03 Кафедра «Журналистика и социология»

06-04 Кафедра «История и философия»

06-05 Кафедра «Педагогика и методики преподавания»

06-06 Кафедра «Русский язык и литература»

06-07 Кафедра «Теоретическая и прикладная психология»

06-08 Кафедра «Теория и методика преподавания иностранных языков и

культур»

06-09 Кафедра «Теория и практика перевода»

07 Институт изобразительного и декоративно-прикладного искусства

07-01 Совет института изобразительного и декоративно-прикладного

искусства

07-02 Кафедра «Декоративно-прикладное искусство»

07-03 Кафедра «Живопись»

4

07-04 Кафедра «Изобразительное искусство»

08 Институт математики, физики и информационных технологий

08-01 Совета института математики, физики и информационных технологий

08-02 Кафедра «Алгебра и геометрия»

08-03 Кафедра «Высшая математика и математическое моделирование»

08-04 Кафедра «Информатика и вычислительная техника»

08-05 Кафедра «Общая и теоретическая физика»

08-06 Кафедра «Прикладная математика и информатика»

09 Институт машиностроения

09-01 Совет института машиностроения

09-02 Кафедра «Проектирование и эксплуатация автомобилей»

09-03 Кафедра «Нанотехнологии, материаловедение и механика»

09-04 Кафедра «Сварка, обработка материалов давлением и родственные

процессы»

09-05 Кафедра «Управление промышленной и экологической

безопасностью»

09-06 Кафедра «Оборудование и технологии машиностроительного

производства»

10 Институт финансов, экономики и управления

10-01 Совет института финансов, экономики и управления

10-02 Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

10-03 Кафедра «Финансы и кредит»

10-04 Кафедра «Менеджмент организации»

10-05 Кафедра «Товароведение и организация управления торговыми

предприятиями»

11 Институт физической культуры и спорта

11-01 Совет института физической культуры и спорта

11-02 Кафедра «Адаптивная физическая культура»

11-03 Кафедра «Физическая культура и спорт»

12 Институт химии и инженерной экологии

12-01 Совет института химии и инженерной экологии

12-02 Кафедра «Инженерная защита окружающей среды»

12-03 Кафедра «Химия и химические технологии»

13 Институт энергетики и электротехники

13-01 Совет института энергетики и электротехники

13-02 Кафедра «Электрооборудование автомобилей и электромеханика»

13-03 Кафедра «Электроснабжение и электротехника»

13-04 Кафедра «Энергетические машины и системы управления»

13-05 Кафедра «Промышленная электроника»

13-06 Кафедра «Автоматизация технологических процессов и производств»

14 Институт права

14-01 Совет института права

14-02 Кафедра «Гражданское право и процесс»

14-03 Кафедра «История государства и права»

14-04 Кафедра «Правоведение»

14-05 Кафедра «Предпринимательское и трудовое право»

5

14-06 Кафедра «Теория государства и права»

14-07 Кафедра «Уголовное право и криминология»

14-08 Кафедра «Уголовный процесс и криминалистика»

15 Управление по работе с персоналом (УпРП)

15-01 Отдел управления персоналом (ОУП)

15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП)

16 Отдел лицензирования и аккредитации

17 Управление по работе со студентами

17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС)

17-02 Социальный отдел

18 Центр мониторинга и контроля качества образования

19 Бухгалтерия

19-01 Расчетный отдел

19-02 Материальный отдел

19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности

20 Научная библиотека

21 Мобилизационный отдел

22 Юридический отдел

23 Центр новых информационных технологий

23-01 Отдел разработки информационных программ

23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов

23-03 Технический отдел

23-04 Отдел сетевого и системного администрирования

24 Управление по воспитательной и социальной работе

25 Физкультурно-спортивный комплекс

26 Дом ученых

27 Музей

28 Управление инновационного развития

28-01 Центр трансфера технологий

29 Управление по связям с общественностью и средствами массовой

информации

29-01 Отдел корпоративных СМИ

29-02 Издательство ТГУ

30 Центр экономического развития

31 Штаб гражданской обороны

32 Управление аспирантуры и докторантуры

32-01 Отдел организации научно-исследовательской работы студентов

33 Управление дополнительного профессионального образования

34 Институт военного обучения

34-01 Учебный военный центр

34-02 Военная кафедра

35 Отдел международных программ

36 Научно-исследовательская часть

36-01 Отдел тематического планирования и финансирования

37 Отдел собственной безопасности

6

38 Управление закупок и материально-технического обеспечения

38-01 Отдел материально-технического обеспечения

39 Отдел по управлению имущественным комплексом

40 Отдел охраны труда и техники безопасности

41 Отдел автотранспортного обеспечения

42 Служба главного инженера

42-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного обслуживания

42-02 Отдел электротехнического обслуживания

42-03 Ремонтно-строительный отдел

43 Хозяйственно-эксплуатационное управление

44 Профсоюзный комитет сотрудников

45 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов

Включенным в номенклатуру делам присвоен цифровой индекс,

который включает в себя: индекс структурного подразделения и

порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Внутри

разделов дела расположены по значимости документов.

Для определения сроков хранения дел использовались:

1. «Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов

местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

(утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации

от 25 августа 2010 года № 558, согласованный Решением Центральной

экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года);

2. «Перечень документов со сроками хранения министерства

просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий

системы просвещения» (утвержденный приказом Минпроса СССР от

30.12.1980 № 176, одобренный Центральной экспертно-проверочной

комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 4

июля 1980 года) (статьи с буквенным индексом «Н»);

3. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения

утвержденная Министерством общего профессионального образования РФ

11.05.1999;

4. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в

научно-технической и производственной деятельности организаций, с

указанием сроков хранения» (Москва, 2008) (статьи с буквенным индексом

«Т»);

5. «Перечень документов со сроками хранения Министерства

здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий

системы здравоохранения» (Москва, 1974) (статьи с буквенным индексом

«ПЗ»).

6. Приложение к приказу Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030 «Об

утверждении форм первичной медицинской документации учреждений

здравоохранения» индекс «П»;

7. Приказ Минобороны РФ от 23 мая 1999 г. N 170 «Об утверждении

Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской

7

Федерации» (с изменениями от 27 мая 2004 г.) (статьи с буквенным

индексом ОБ). В соответствии с Наставлениями по архивному делу в

Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Минобороны РФ от 31

августа 2005 г. N 200, – документы УВЦ передаются в архив Приволжско-

Уральского военного округа (в военкоматы).

Бюджет университета и Отчет о его выполнении являются

приложениями к решениям Ученого совета - хранятся постоянно.

Для некоторых документов сроки хранения установлены исходя из

практической необходимости (отметка ЭК) (03-04; 03-05; 03-01-20; …-11;

…-12; 15-02-37; 17-01-08; 17-02-08; 17-02-13; 18-08; 18-09; 20-09; 20-12; 21-

07; 23-01-06; 23-01-07; 23-02-10; 23-02-20; 28-05; 28-06; 28-01-18; 29-01-02;

29-01-03; 29-01-04; 29-02-08; 32-11; 32-12; 34-07; 34-01-10; 34-01-14; 34-02-

15; 34-02-16; 34-02-26; 34-02-27; 35-07). Для некоторых дел применены

также сроки «До минования надобности» (ДМН) и «До замены новыми»

(ДЗН) (в основном для присланных из вышестоящих организаций, для

сведения, а также инструкций или копий документов).

В конце каждого раздела составлены резервные номера для дел,

которые могут быть заведены в текущем году.

Заместитель начальника

управления делами Н.В. Гладких

8

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ

И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное

образовательное учреждение


«Тольяттинский государственный университет»

(ТГУ)

г. Тольятти

Самарской области

Ректор ТГУ

__________________ М.М. Криштал

«____»_______________ 20___ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2013 ГОД

__________№ 01 – 51

Индекс

дела

Заголовок дела Кол-

во

дел

Срок

хранения

и №

статьи по

Перечню

Примеча

ние

1 2 3 4 5

01. УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

01-01. Законодательные и иные

нормативно-правовые акты

законодательных и исполнительных

органов государственной власти

Российской Федерации,

регламентирующие работу по

документационному обеспечению

управления и архивному делу.

Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки

РФ. Копии

ДМН

ст. 1 б

(1) Относящи

еся к

деятельности

организации

– постоянно

01-02. Утвержденный Устав ТГУ и

изменения к нему

Постоянно

ст. 50 а

01-03. Лицензии на право ведения

образовательной деятельности ТГУ

Постоянно

ст. 97

01-04. Свидетельства об аккредитации ТГУ Постоянно

ст. 105

01-05. Свидетельства о праве собственности на

недвижимое имущество, о праве

оперативного управления на недвижимое

имущество, свидетельства

Постоянно

ст. 125

9

1 2 3 4 5

государственного пожарного надзора

01-06. Положение об управлении делами.

Копия

3 года

ст.55 б, 56 б

Подлинник

является

приложением

к приказу

(01-08)

01-07. Должностные инструкции

сотрудников управления делами.

Копии

ДМН

ст. 77 а

Подлинники

в ОУП (15-

04)

01-08. Приказы руководства университета

по основной деятельности

Постоянно

ст. 19 а

01-09. Распоряжения руководства

университета по административно-

хозяйственным вопросам

5 лет

ст. 19 в


о командировках

75 лет

ЭПК

ст. 19 б

Для

краткосрочн

ых

внутрироссий

ских и

зарубежных 5

л.

01-11. Приказы ректора с грифом «ДСП»

75 лет

ЭПК

ст. 19 б


по личному составу студентов,

аспирантов, соискателей,

докторантов и слушателей курсов

ДПО

75 лет

ст. 650

«Н»

(1)

Документы к

приказам по

личному

составу

хранить 1

год. Приказы

и т.п. о

представлени

и отпусков,

наложении

взысканий,

командировк

ах,

назначении

дежурных и

т.п. хранить 3

года

01-13. Технические задания и проекты

создания АИСУ «Документооборот»

ТГУ

Постоянно

ст. 1813 а

«Т»

01-14. Годовой отчет о деятельности

университета

Постоянно

ст. 464 а

01-15. Санитарно-эпидемиологические

заключения

5 лет ЭПК

ст. 641

01-16. Договор с Министерством обороны

по обучению студентов на Военной

кафедре

5 лет

ст. 443

После

истечения

срока

действия

10

1 2 3 4 5 договора

01-17. Договоры, соглашения о

сотрудничестве с зарубежными

партнерами

Постоянно

ст. 492

01-18. Переписка с организациями и

учреждениями по основным

вопросам деятельности

5 лет ЭПК

ст. 33,34,35

01-19. Журнал регистрации приказов

руководства университета по

основной деятельности

Постоянно

ст. 258 а

Электронно -

в АИСУ

«Документоо

борот»

01-20. Журнал регистрации приказов


личному составу студентов,


докторантов и слушателей курсов

ДПО

75 лет

ст. 258 б


в АИСУ


борот»

01-21. Журналы регистрации

распоряжений руководства

университета по административно-


5 лет

ст. 258 в


в АИСУ


борот»

01-22. Журналы регистрации приказов

руководства университета о

командировках

75 лет

ст. 258 б


в АИСУ

«Документообо

рот».

Для

краткосрочных

внутрироссийски

х и зарубежных 5

л.

01-23. Журнал регистрации приказов с

грифом «ДСП»

75 лет

ст.258 б

01-24. Картотека регистрации писем и

приказов министерства образования

и науки РФ

5 лет

ст. 258 г


в АИСУ


борот»

01-25. Журнал регистрации писем и

приказов министерства образования

и науки РФ

5 лет

ст. 258 г


в АИСУ


борот»

01-26. Журналы регистрации

командировочных удостоверений

5 лет

ст. 695 к


в АИСУ


борот»

01-27. Журнал регистрации поступающих

документов

5 лет

ст. 258 г


в АИСУ


борот»

01-28. Журнал регистрации отправляемых


5 лет

ст. 258 г


в АИСУ


борот»

11

1 2 3 4 5

01-29. Журнал регистрации внутренних

документов (заявлений, служебных

и докладных записок)

5 лет

ст. 258 г

Документы в

Управлении

по работе с

персоналом

01-30. Журнал регистрации документов

лиц, участвующих в конкурсе на

замещение вакантных должностей

профессорско-преподавательского

состава

3 года

ст. 673

Документы в



персоналом

01-31. Журналы проведения

противопожарного инструктажа

3 года

ст. 870

01-32. Журналы проведения инструктажа

по охране труда с сотрудниками

управления

10 лет

ст. 626 б

01-33.

01-34.

01-01 Архив

01-01-01. Дело фонда (исторические и

тематические справки, сведения о

составе и объеме дел и документов,

листы, карточки фонда, паспорт

архива, акты проверки наличия и

состояния, приема и передачи,

выделения дел и документов к

уничтожению, утратах и

повреждениях документов)

Постоянно

ст. 246

На гос.,

муниципальн

ое хранение

передается

при

ликвидации


01-01-02. Описи на дела постоянного

хранения, утвержденные ЭПК.

Постоянно

ст. 248 а

01-01-03. Описи личных дел

профессорскопреподавательского

состава, рабочих и служащих,

согласованные ЭПК.

Постоянно

ст. 248 б

01-01-04. Описи личных дел сотрудников,

студентов, аспирантов и по личному

составу, согласованные ЭПК

Постоянно

ст. 248 б

01-01-05. Аттестаты, дипломы, трудовые

книжки

До

востреб.

ст. 664

Не востреб.

75 лет

01-01-06. Акты, справки об итогах

обследования (проверок) архивными

учреждениями состояния и условий

хранения документов

5 лет ЭПК

ст. 173 б

01-01-07. Документы (докладные, служебные

записки, справки) о работе архива

5 лет ЭПК

ст. 87

12

1 2 3 4 5

01-01-08. Еженедельные отчеты о работе

архива

1 год

ст. 476

01-01-09. Заявления и разрешения на допуск к

ознакомлению с документами

архива

10 лет

ЭПК

ст. 250

01-01-10. Заявления и запросы о выдаче

архивных справок, копий

документов, выписок из документов,

переписка по их выдаче

5 лет

ст. 253

01-01-11. Требования структурных

подразделений на выдачу дел из

архива во временное пользование

3 года

ст.251

После

возвращения

документов в

архив

01-01-12. Переписка внутренняя по

организационным вопросам

(служебные записки)

5 лет ЭПК

ст. 84, 87,

88

01-01-13. Журнал выдачи документов из

архива во временное пользование

3 года

ст. 251

После

возвращения

всех дел по

журналу

01-01-14. Журнал регистрации выданных

архивных справок, копий

документов, выписок из документов

5 лет

ст.252

01-01-15. Сводная Номенклатура дел

университета, согласованная с ЭПК

при Управлении государственной

архивной службы Самарской

области

Постоянно

ст. 200 а

01-01-16.

01-01-17.

13

1 2 3 4 5

02. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ

02-01. Приказы и инструктивные письма


РФ по учебно-методическим

вопросам. Копии

ДМН

ст. 27 б

02-02. Федеральные государственные

образовательные стандарты высшего

профессионального образования.

Копии

3 года

ст. 25 б

После замены

новыми.

Электронно

на сайте

подразделени

я

02-03. Нормативные документы

университета по учебно-

методической работе. Копии

ДМН

02-04. Положение об учебно-методическом

управлении и отделах УМУ. Копии

3 года

ст.55 б,

56 б

ПЗН

Подлинник в

УД как

приложение к

приказу (01-

08)

02-05. Положение о научно-методическом

совете. Копия

3 года

ст.57 б


УС как


решению

ученого

совета


сотрудников управления. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

02-07. Протоколы заседаний научно-

методического совета и документы к

ним

Постоянно

ст. 18 д

02-08. Приказы ректора о закреплении

помещений. Копии

ДМН Подлинники

в УД (01-08)

02-09. Приказы ректора о направлении

студентов на практику. Копии


в УД (01-12)

02-10. Учебные планы по основным

образовательным программам,

Постоянно

ст. 711 а

14

1 2 3 4 5

разработанные в ТГУ

02-11. Графики учебного процесса,


1 год

ст. 728

02-12. Сводные отчеты о прохождении

студентами практики

Постоянно

ст. 470 «Н»

02-13. Документы о проведении проверок

учебных подразделений (протоколы,

отчеты, акты)

5 лет ЭПК

ст. 173 б

02-14. Документы о назначении именных

стипендий Президента РФ,

Правительства РФ и др. (письма,

приказы, положения, заявки на

участие). Копии

ДМН

ст. 92 б


в

организациях

учредителях

именных

стипендий

02-15. Расписания учебных занятий 3 года

ст. 453 «Н»

02-16. Расписание проведения экзаменов,

зачетов

1 год

ст. 501 «Н»

02-17. Реестр распределения учебных

помещений по назначению

ДЗН В базе

данных

«Аудиторный

фонд»

02-18. Заключения научно-методического

совета на рукописи,

рекомендованные к изданию. Копии


в

издательстве

ТГУ

02-19. Договоры с организациями о

проведении практик студентов

5 лет

ст. 436

После

истечения

срока

действия

договоров

02-20. Журнал регистрации договоров с

организациями о проведении

практик студентов

5 лет

ст. 459 г

После

окончания

срока

действия

договора



3 года

ст. 870




10 лет

ст. 626 б

02-23. Номенклатура дел учебно-

методического управления

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после

передачи дел

в архив или

уничтожения

учтенных по

номенклатуре

дел

02-24.

02-25.

15

1 2 3 4 5

03. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

03-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты РФ и Министерства

образования и науки РФ,

касающиеся работы управления.

Копии

ДМН

ст. 1 б

03-02. Годовые отчеты о деятельности

управления развития

профессионального образования

5 лет

ст. 475

03-03. Недельные отчеты о работе

управления развития


ДМН

ст. 474

Внутренние

03-04. Документы о трудоустройстве

выпускников (отчеты, прогнозы,

сведения)

5 лет ЭК

03-05. Документы (копии приказов

руководства ТГУ, копии смет,

служебные записки) о проведении

мероприятий по приемной кампании

ДМН

ЭК

Подлинники:

приказов в

УД (01-08),

смет в ЦЭР

(30-12)

03-06.

03-07.

03-01. Приемная комиссия

03-01-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования,

относящиеся к деятельности ВУЗа,

присланные для сведения. Копии

ДМН

ст. 1 б

03-01-02. Правила приема в ТГУ. Копия ДМН Подлинник в

УС как

16

1 2 3 4 5 приложение к

Решению УС

(04-06)

03-01-03. Положение о приемной комиссии.

Копия

3 года

ст.55 б,

56 б


УС как


Решению УС

(04-06)

03-01-04. Должностные инструкции

сотрудников приемной комиссии.

Копии.

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

03-01-05. Протоколы приемной комиссии о

зачислении абитуриентов в

университет.

5 лет

ст. 483 а

«Н»

После

окончания

ВУЗа

03-01-06. Протоколы заседаний

апелляционной комиссии. Копии

5 лет

ст. 483 а «Н»


в личных

делах

студентов

03-01-07. Протоколы заседаний приемной

комиссии о зачислении в

магистратуру. Копии

5 лет

ст. 483 а

«Н»


в личных

делах

студентов

03-01-08. Приказы ректора о зачислении

абитуриентов. Копии


в УД (01-15)

03-01-09. Годовой план приема абитуриентов

в университет. Копия

ДМН

ст. 450

«Н»


УС как

решение УС

(04-06)

03-01-10. Отчет приемной комиссии о приеме

абитуриентов в университет

Постоянно

ст. 450

«Н»

03-01-11. Годовой отчет по форме 76-КД

"Сведения о результатах приема

студентов в государственное высшее

учебное заведение на очную форму

обучения»

Постоянно

ст.467б

03-01-12. Годовой отчет N 76-КД

(оперативная) "Оперативная

информация о результатах

зачисления студентов очного

отделения на обучение в

образовательные учреждения

высшего профессионального

образования Рособразования»

Постоянно

ст.467б

03-01-13. Сведения по формам 2.1.1., 2.1.2, 5 лет 16-04 –

Годовой

17

1 2 3 4 5

2.3, 2.5., 2.6, 2.7 для годового

статистический отчет по форме

ВПО-1 «Сведения об

образовательном учреждении,

реализующем программы высшего

профессионального образования»

ст.473 статистическ

ий отчет по

форме ВПО-1

03-01-14. Недельный отчет о ходе приемной

кампании для ГЗГУ

ДМН

ст.474


на сайте

http://gzgu.ru/

03-01-15. Информация для ИАС

«Мониторинг» раздел 16.10

«Распределение баллов ЕГЭ»

5 лет

ст.469б

03-01-16. Личные дела абитуриентов не

принятых в университет

6 месяцев

ст. 491 «Н»

После

изъятия

личных


03-01-17. Личные документы (аттестаты,

дипломы) абитуриентов, не

поступивших в университет

До

востреб.

ст. 664

Не менее 75

лет в архиве

03-01-18. Экзаменационные ведомости о сдаче

вступительных экзаменов

абитуриентов по дисциплинам

5 лет

ст. 508

«Н»

03-01-19. Переписка по вопросам приема

учащихся в университет

5 лет

ст. 487 «Н»

03-01-20. Журнал регистрации абитуриентов,

поступающих в университет

ДМН

ЭК

Электронно.

В АИСУ

«Приемная

комиссия»

03-01-21. Журналы проведения


3 года

ст. 870

03-01-22. Журналы проведения инструктажа


подразделения

10 лет

ст. 626 б

03-01-23. Номенклатура дел приемной

комиссии

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

03-01-24.

03-01-25.

03-02. Центр профориентационной работы

03-02-01. Локальные нормативные акты

(положения, приказы руководства

университета, решения Учёного

совета), касающиеся работы центра.

Копии

ДМН

ст. 1 б


В АИСУ


борот»

http://gzgu.ru/

18

1 2 3 4 5

03-02-02. Положение о центре

профориентационной работы. Копия

3 года

ст. 55 б, 56

б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников отдела. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

03-02-04. Программы обучения по предметам

подготовительных курсов,


ДМН

ст. 457 а

«Н»

03-02-05. Программы по предпрофильной

подготовке, разработанные в ТГУ

ДМН

ст. 457 а

«Н»

03-02-06. Годовой план работы центра

профориентационной работы

5 лет

ст. 290

При

отсутствии

годовых

планов

работы

организации -

Постоянно

03-02-07. Годовой отчёт о работе центра 5 лет

ст. 475

При


годовых,

квартальных

отчетов о

работе


Постоянно

(01-17)

03-02-08. Расписание учебных занятий

подготовительных курсов

1 год

ст. 728

03-02-09. Расписание занятий по

предпрофильной подготовке

учащихся школ

1 год

ст. 728

03-02-10. Списки слушателей


5 лет

ст. 732

После

окончания

обучения

03-02-11. Списки учащихся 9-х классов

предпрофильной подготовки

5 лет

ст. 732

03-02-12. Договоры со слушателями


5 лет

ст. 436

03-02-13. Переписка с организациями по

основным профильным

направлениям деятельности

5 лет ЭПК

ст. 32, 33

03-02-14. Реестр договоров со слушателями


5 лет

ст. 459 г

03-02-15. Ведомости выдачи свидетельств о

прохождении школьниками курса

«Блок функциональной

грамотности»

5 лет

ст. 259 г

03-02-16. Журналы учета посещаемости и 5 лет

19

1 2 3 4 5

успеваемости слушателей


ст. 493

«Н»

03-02-17.

Журналы проведения инструктажа



10 лет

ст. 626 б

03-02-18.

Журналы проведения


3 года

ст. 870

03-02-19

Номенклатура дел центра

профориентационной работы

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

03-02-20

03-02-21

04. УЧЕНЫЙ СОВЕТ



РФ, нормативные документы

Высшей аттестационной комиссии о

деятельности ВУЗа. Копии

ДМН

ст. 1 б

04-02. Регламент Учёного совета. Копия 3 года

ст. 27 б

Приложение

к решению

УС (04-06)

04-03. Положение об Учёном совете. Копия 3 года

ст.55 б, 56

б


к решению

УС (04-06)

04-04. Положение об институте,

факультете, совете института,

факультета. Копия

3 года

ст.55 б,

56 б


к решению

УС (04-06)

04-05. 0 Должностные инструкции

сотрудников УС. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

04-06. 0 Протоколы заседаний Учёного

совета и документы к ним (явочные

Постоянно

ст. 18 д, б

20

1 2 3 4 5

листы, бюллетени, протоколы

счетных комиссий, решения)

04-07. Протоколы и стенограммы

заседаний Ученого совета по

конкурсному отбору на замещение

вакантных должностей


состава

Постоянно

ст. 670

04-08. Протоколы заседаний постоянных

комиссий Учёного совета и

материалы к ним

Постоянно

ст. 18 д

04-09. План заседаний Учёного совета и

график проведений постоянных

комиссий Учёного совета

5 лет

ст. 290

04-10. Аттестационные дела соискателей

учёных званий доцента и

профессора. Копии

75 лет

ст. 624

«Н»


в Москве в

ВАКе

04-11. Список членов ученого совета,

изменения и уточнения списка

75 лет

ст.635 «Н»

04-12. Переписка с Высшей

аттестационной комиссией по

вопросам представления к ученым

званиям

5 лет ЭПК

ст. 625

«Н»

04-13. Журнал регистрации

аттестационных дел

3 года

ст.258 д

04-14. Журнал регистрации уведомлений

приглашенных на Учёный совет

3 года

ст. 258 ж



3 года

ст. 870


по охране труда

10 лет

ст. 626 б

04-17. Номенклатура дел Учёного совета

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

04-18.

04-19.

21

1 2 3 4 5

05, 06, 07,….. 14. ИНСТИТУТ

…-01 Приказы и инструктивные письма


РФ по учебно-методическим

вопросам. Копии

ДМН

ст. 1 б

…-02 Положение об институте. Копия 3 года

ст. 55 б,

56 б


новыми.

Подлинник


решению УС

(04-06)

…-03 Должностные инструкции

сотрудников института. Копии.

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

…-04 Протоколы заседаний

стипендиальных комиссий по

назначению стипендий студентам,

документы к ним (представления,

5 лет

ст. 729

22

1 2 3 4 5

заявления, справки)

…-05 Приказы и распоряжения


основной деятельности. Копии

ДМН

ст. 19 а


в УД (01-08)

…-06 Приказы об установлении оплаты за

обучение успешно обучающимся

студентам. Копии

ДМН

ст. 19 б


в УД (01-12)

…-07 Распоряжения директора института

по административно-хозяйственным

вопросам

5 лет

ст. 19 в

…-08 Учебные планы по основным

образовательным программам.

Копии

ДМН

ст. 711 а

Оригиналы в

УМУ

…-09 Сведения об итогах

экзаменационных сессий за учебный

год

5 лет

ст. 507

«Н»

…-10 Отчеты об организации внеучебной

деятельности в институте

(проведение конкурсов, спортивных

и праздничных мероприятий и т.д.)

5 лет ЭПК

ст. 963

...-11 Учебные карточки студентов

75 лет ЭПК

ст. 489 а

«Н»


Распечатыва

ются и

прошиваются

в личное дело

студента при

отчислении.

…-12 Зачетные и экзаменационные

ведомости по учебным группам

5 лет

ст. 508 «Н»

…-13 Ведомости переаттестации

дисциплин по специальностям

5 лет

ст. 705

…-14 Списки студентов по учебным

группам

5 лет

ст. 732

После

окончания

обучения

…-15 Документы об организации итоговой

аттестации студентов (графики

проведения ГАК и ГЭК,

распоряжения по утверждению тем

и руководителей выпускных

квалификационных работ, приказы о

допуске к государственному

экзамену и защите выпускных

квалификационных работ). Копии


приказов в

УД (01-08)

…-16 Документы об оформлении

академических справок, дипломов о

неполном высшем образовании,

дубликатов приложений к дипломам

5 лет ЭПК

ст.183 б

23

1 2 3 4 5

(заявления, справки, копии учебных

планов)

…-17 Документы (заявления студентов,

объяснительные записки,

медицинские справки, справки с

места работы), не вошедшие в состав

личных дел студентов

3 года

ст. 489 б

«Н»

…-18 Переписка с организациями и

гражданами по вопросам работы

института

5 лет ЭПК

ст. 35

…-19 Журнал регистрации распоряжений

директора института по

административно-хозяйственным

вопросам

5 лет

ст. 258 в


В АИСУ


борот»

…-20 Журнал учета выдачи «Справок-

вызовов»

5 лет

ст. 258 г

…-21 Журнал учета выдачи

экзаменационных листов

5 лет

ст. 259 г

…-21 Журналы проведения


3 года

ст. 870

…-22 Журналы проведения инструктажа



10 лет

ст. 626 б

…-23 Номенклатура дел института

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

…-24

…-25

… – 01. Совет института

…01-01 Протоколы и стенограммы

заседаний совета по конкурсному

отбору

Постоянно

ст. 18 д,

ст. 621 «Н»

…01-02 Протоколы заседаний Совета и

документы к ним (явочные листы,

решения и др.) по организационным

вопросам работы факультета

(института)

Постоянно

ст. 18 б,

ст. 463 «Н»

…01-03 Протоколы заседаний Совета и

материалы к ним (явочные листы,

15 лет

ЭПК

24

1 2 3 4 5

бюллетени, и протоколы счетных

комиссий) по конкурсному отбору

на должности ППС

ст. 696

…01-04 План заседаний Совета 5 лет

ст. 290

…01-05 Список членов совета факультета

(института) изменения и уточнения

списка

75 лет

ст. 635

«Н»

…01-06 Журнал регистрации уведомлений

приглашенных на совет

3 года

ст. 258 ж

…01-07

…01-08

02, 03, 04 ….. КАФЕДРА

…-01 Положение о кафедре. Копия 3 года

ст. 55 б,

56 б


новыми.

Подлинник


Решению УС

(04-06)

…-02 Должностные инструкции

сотрудников. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

…-03 Протоколы заседаний кафедры Постоянно

ст. 463

«Н»

…-04

Протоколы заседаний ГАК, ГЭК 75 лет

ЭПК

Примерная

номенклату

ра дел вуза

11-07

…-05 Приказы руководства университета

по основной деятельности и

распоряжения по административно-

хозяйственным вопросам. Копии


в УД (01-08;

01-09)

…-06 Приказы о составе государственной

экзаменационной комиссии и

государственной аттестационной

комиссии. Копии


в УД (01-08)

…-07 Приказы о направлении студентов

на практику. Копии


в УД (01-12)

…-08 Планы повышения квалификации


состава

5 лет

ст. 719 а

…-09 Учебные планы на учебный год и

графики учебного процесса,

разработанные в ТГУ. Копии

ДМН

ст. 711 б

Оригиналы в

УМУ (02-10)

…-10 Индивидуальные планы и отчеты о

работе преподавателей

1 год

ст. 476

25

1 2 3 4 5

…-11 Годовой отчет о работе кафедры Постоянно

ст. 465 «Н»

…-12 Отчеты руководителей о

прохождении производственной

практики студентов

5 лет ЭК

…-13 Отчеты студентов о практике 3 года ЭК

…-14 Документы учебно-методического

комплекса специальности (УМКС)

(рабочие программы дисциплин

специальностей по учебному плану,

учебные материалы по

специальности)

ДМН

ст. 711 б

…-15 Документы учебно-методического

комплекса дисциплины (УМКД)

(экзаменационные билеты и учебные

материалы по дисциплинам:

учебные пособия, методические

рекомендации и т.д.)

ДМН

ст. 712 б

…-16 Выпускные квалификационные

работы. Отзывы на них.

5 лет ЭПК

ст. 510 «Н»

ст. 23-32-13

ПН

Работы,

отмеченные

первыми

премиями –

постоянно.

Работы,

выполненные

на

творческих

кафедрах – 15

лет ЭПК.

…-17 Курсовые работы студентов 2 года

ст. 509 «Н»

…-18 Переписка со структурными

подразделениями университета по

учебно-методическим и


вопросам

3 года

ст. 717

…-19 Журналы проведения


3 года

ст. 870

…-20 Журналы проведения и инструктажа


отдела

10 лет

ст. 626 б

…-21 Номенклатура дел кафедры

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после



26

1 2 3 4 5 уничтожения



дел

…-22

…-24

15. УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ



РФ по вопросам работы с

персоналом. Копии

ДМН

ст. 1 б

15-02. Нормативные документы по

вакцинации студентов и

ДМН

ст. 1 б

27

1 2 3 4 5

сотрудников (приказы

Минсоцздравразвития, предписания

и акты Роспотребнадзора)

15-03. Положение об управлении по работе

с персоналом. Копия

3 года

ст.55 б, 56

б


новыми.


УД


приказу (01-

08)


сотрудников университета

Постоянно

ст. 77 а


сотрудников управления по работе с


ДМН

ст. 77 а


(15-04)

15-06. Организационная структура ТГУ и

документы (приказы, схемы,

таблицы) по ее изменению. Копии


приказов в

УД (01-08)

15-07. Утвержденное штатное расписание

ВУЗа и изменения к нему. Копии

ДМН


УД

приложения к

приказам (01-

08)

15-08. Коллективный договор

Постоянно

ст. 576

15-09. Документы (протоколы, решения,

стенограммы, явочные листы,

бюллетени) собраний трудовых

коллективов

Постоянно

ст. 18 ж

15-10. Информация о штатной численности

и распределении фонда заработной

платы

5 лет ЭПК

ст. 595

15-11. Месячные отчеты по контингенту

сотрудников

ДМН

ст.474

Для

внутреннего

пользования

15-12. Аналитические справки о состоянии

фонда оплаты труда

5 лет ЭПК

ст.595

Для



15-13. Документы (заявления, докладные

записки, протоколы) о разрешении

трудовых споров

5 лет ЭПК

ст. 584

15-14. Документы (служебные записки,

приказы) о проведении оптимизации

структурных подразделений. Копии

ДМН

ст. 88


приказов в

УД (01-08)

15-15. Служебные записки структурных

подразделений об изменении

штатного расписания

3 года

ст. 73

После

утверждения

15-16. Переписка о ходе заключения

коллективного договора

3 года

ст. 578

28

1 2 3 4 5

15-17. Переписка о ходе выполнения

условий коллективного договора

5 лет

ст. 580



3 года

ст. 870



управления по работе с персоналом

10 лет

ст. 626 б

15-20.

15-21.

15-01. Отдел управления персоналом

15-01-01. Положение об отделе управления


3 года

ст.55 б, 56 б


новыми

15-01-02. Положение о персональных данных.

Копия

ДМН Подлинник в

УД как


приказу (01-

08) -

постоянно

15-01-03. Протоколы заседаний конкурсных

комиссий по замещению вакантных

должностей профессорско-

преподавательского состава

Постоянно

ст. 670

15-01-04. Приказы ректора по личному

составу сотрудников

75 лет ЭПК

ст. 19 б

15-01-05. Приказы ректора о повышении

квалификации сотрудников. Копии

ДМН

ст. 19 б


в УД (01-08)

15-01-06. Отчеты о повышении квалификации

работников ТГУ (по

подразделениям)

5 лет

ст. 720

15-01-07. Личные дела профессорско-

преподавательского состава

Постоянно

ст.640 «Н»

Не имеющих

ученых

степеней и

званий или

опубликован

ных научных

работ

хранятся 75

лет ЭПК

15-01-08. Личные дела учебно-

вспомогательного,

административно-управленческого и

административно-хозяйственного

персонала

75 лет

ЭПК

ст. 656 б

15-01-09. Личные карточки рабочих и

служащих

75 лет ЭПК

ст. 658

15-01-10. Документы (заявления, списки 75 лет В составе

личных дел

29

1 2 3 4 5

трудов, копии документов об

образовании) соискателей

прошедших по конкурсу на


ЭПК

ст. 656 б

(15-01-07/08)

15-01-11. Трудовые книжки преподавателей,

рабочих и служащих ВУЗа

До востреб.

ст. 664

Не востр. не

менее 75 лет

15-01-12. Трудовые договоры, заключаемые с

сотрудниками

75 лет ЭПК

ст. 657

Находятся в

личном деле

(15-01-07/08)

15-01-13. Договоры гражданско-правового

характера, заключаемые с

физическими лицами (подряда)

75 лет

ст. 657

15-01-14. Документы (характеристики, списки

трудов, заключения) о

представлении профессорско-

преподавательского состава к

присвоению ученых степеней и

званий

75 лет

ЭПК

ст. 735 б



(15-01-07/08)

15-01-15. Документы (характеристики, списки

трудов) о представлении работников

ВУЗа к правительственным

наградам

75 лет

ЭПК

ст. 735 б



(15-01-07/08)

15-01-16. Документы (служебные записки,

юридические заключения, акты) о

привлечении сотрудников к

дисциплинарной ответственности

3 года

ст. 694

15-01-17. Ежегодные списки сотрудников, у

которых наступает пенсионный

возраст и документы (справки,

заявления) о назначении пенсий

5 лет

ст. 685 к

По льготным

пенсиям – 10

лет

15-01-18. Графики предоставления отпусков

сотрудникам

1 год

ст. 693

15-01-19. Документы (заявления,

представления, докладные и

служебные записки), не вошедшие в

состав личных дел

5 лет

ст. 665

15-01-20. Переписка с центром занятости по

вопросам трудоустройства граждан

5 лет

ст. 564

15-01-21. Переписка по вопросам

подтверждения трудового стажа

работников

5 лет ЭПК

ст. 675

15-01-22. Книга учета выдачи трудовых

книжек

75 лет

ст. 695 в

15-01-23. Книга учета выдачи удостоверений

личности сотрудникам

3 года

ст. 780

30

1 2 3 4 5

15-01-24. Журнал регистрации представлений

об объявлении конкурса на


3 года

ст. 672

15-01-25. Журнал регистрации приказов по

личному составу сотрудников

75 лет

ст. 258 б

15-01-26. Журнал регистрации трудовых

договоров и дополнительных

соглашений

75 лет

ст. 695 б

15-01-27. Журнал учета выдачи справок о

стаже и месте работы

5 лет

ст. 695 д

15-01-28. Журнал регистрации больничных

листов сотрудников

5 лет

ст. 897

15-01-29. Номенклатура дел отдела

управления персоналом

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

15-01-30.

15-01-31.

15-02. Отдел медицинской профилактики

15-02-01. Приказы Министерства

здравоохранения и социального

развития (нормативные документы,

регулирующие работу медицинской

службы), акты и предписания

Роспотребнадзора. Копии

ДМН

ст. 1 б

15-02-02. Положение об отделе медицинской

профилактики. Копия

3 года

ст. 55 б, 56 б


в УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

15-02-04. Приказы руководства университета

касающиеся работы отдела

медицинской профилактики. Копии


в УД (01-08)

15-02-05. Годовой план работы отдела

медицинской профилактики

5 лет

ст. 290

15-02-06. Ежемесячные и ежеквартальные

отчеты контролирующим

организациям

ДМН

ст. 474

По мере

поступления

запросов о

предоставлен

ии

информации/

отче-тов

15-02-07. Документы (акты, накладные, 5 лет

31

1 2 3 4 5

отчеты) о приходе-расходе

медикаментов

ст. 540, 545,

557 «ПЗ»

15-02-08. Договоры с медицинскими

учреждениями о проведении

медицинских осмотров,

обследований, иммунизации

студентов и сотрудников и акты о

выполнении работ к ним (Копии);


договоров в

юридическом

отделе (22-

14)

Оригиналы

актов в

материально

м отделе

бухгалтерии

15-02-09. Хозяйственные договоры

- с организациями о ремонте и

техобслуживании медицинской

аппаратуры и холодильного

оборудования (Копии);

- с аптекой на поставку

лекарственных препаратов,

инструментария и аппаратуры

(Копии);

и акты о выполнении работ к ним

(Копии)




отделе (22-

14)

Оригиналы

актов в


м отделе


15-02-10. Справки о состоянии здоровья

посетителей бассейна

1 год

ст. 294 ПЗ

15-02-11. Списки и контингент сотрудников,

работающих в неблагоприятных

условиях труда подлежащих

медосмотру.

Списки сотрудников

декретированных групп подлежащих

медосмотру.

Списки студентов подлежащих

прохождению медосмотра перед

практикой.

3 года

ст. 353 ПЗ

15-02-12. Внутренняя переписка (служебные

записки) по административно-


5 лет ЭПК

ст. 89

15-02-13. Переписка с медицинскими

учреждениями и организациями по

профильным вопросам

деятельности. Копии

5 лет ЭПК

ст. 35

15-02-14. Журнал учета амбулаторного

приема

3 года

ст. 286 «ПЗ»

15-02-15. Журнал учета инфекционных

больных

3 года

ст. 279 «ПЗ»

15-02-16. Журнал учета проведенных 1 год

32

1 2 3 4 5

медицинских процедур ст. 110 «ПЗ»

15-02-17. Журналы учета и проведения

иммунизации студентов /


3 года

ст. 277 «ПЗ»

15-02-18. Журнал учета постановки

электрокардиограмм

5 лет

ст. 333 «ПЗ»

15-02-19. Журнал учета проведения перевязок 1 год

ст. 110 «ПЗ»

15-02-20. Журнал регистрации больничных

листков нетрудоспособности

3 года

ст. 291 «ПЗ»

15-02-21. Журнал регистрации справок о

нетрудоспособности

3 года

ст. 293 «ПЗ»

15-02-22. Журнал проведения осмотра на

допуск студентов к участию в

соревнованиях

1 год

ст. 294 «ПЗ»

15-02-23. Журнал проведения осмотра на

допуск посещения бассейна

студентов и сотрудников

1 год

ст. 294 «ПЗ»

15-02-24. Журналы регистрации технического

осмотра медицинской техники,

технического осмотра холодильного

оборудования

2 года

ст. 630 «ПЗ»

15-02-25. Журнал учета проведения осмотра

студентов при заселении в

общежитие

1 год

ст. 294 «ПЗ»

15-02-26. Журнал регистрации показателей

качества воды в бассейне

3 года

ст.467 «ПЗ»

15-02-27. Журнал регистрации

температурного режима и анализа

воды в бассейне

3 года

ст.467 «ПЗ»

15-02-28. Журнал проверки санитарного

состояния бассейна

3 года

ст.467 «ПЗ»

15-02-29. Журнал регистрации посетителей

бассейна

3 года

ст. 259 а

15-02-30. Журнал оказания экстренной

помощи посетителям бассейна

3года

ст. 68 «П»

15-02-31. Журнал амбулаторного приема

студентов

5 лет

ст. 286 «ПЗ»

15-02-32. Журнал амбулаторного приема


5 лет

ст. 286 «ПЗ»

15-02-33. Журнал регистрации документов о

состоянии здоровья, наличии

прививок, флюорографии

3 года

ст. 278 «ПЗ»

33

1 2 3 4 5

15-02-34. Журнал регистрации посетителей

бассейна (по абонементам)

3 года

ст. 259 а

15-02-35. Журнал регистрации травм

произошедших на уроках

физической культуры и спортивных

соревнованиях

3 года

ст. 346, 347

«ПЗ»

15-02-36. Журнал оказания помощи при

дежурствах на соревнованиях

3 года

ст. 68 «П»

15-02-37. Журнал передачи смены дежурных в

бассейне

1 год

ст. 892



3 года

ст. 870

15-02-39. Журналы проведения и инструктажа


отдела

10 лет

ст. 626 б


медицинской профилактики

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3 лет

после передачи

дел в архив

или




дел

15-02-41.

15-02-42.

34

1 2 3 4 5

16. ОТДЕЛ ЛИЦЕНЗИРОВАНИЯ И АККРЕДИТАЦИИ



РФ (положения, порядки, правила,

инструкции, методические указания

и рекомендации),

регламентирующие работу отдела.

Копии

ДМН

ст. 27 б

16-02. Локальные нормативные акты ТГУ

(положения, порядки, правила,

инструкции, методические указания

и рекомендации),


Копии

ДМН

ст. 27 а


локальных

нормативных

актов


решениям УС

(04-06)

16-03. Положение об отделе

лицензирования и аккредитации.

Копия

3 года

ст.55 б, 56 б


УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

16-05. Годовой статистический отчет по

форме ВПО-1 «Сведения об

образовательном учреждении,

реализующем программы высшего


Постоянно

ст. 467 б


форме ВПО-2 «Сведения о

материально-технической и

информационной базе, финансово-

экономической деятельности

образовательного учреждения,

реализующего программы высшего


Постоянно

ст. 467 б

35

1 2 3 4 5

16-07. Отчёт об условиях реализации

отдельной образовательной

программы, проходящей

общественно-профессиональную

аккредитацию

5 лет ЭПК

ст. 104

Для


проводящей

аккредитаци

ю.

После

прекращения

аккредитации

. Протоколы

и решения -

Постоянно.

16-08. Отчет об условиях реализации

отдельных образовательных программ,

подлежащих государственной


5 лет ЭПК

ст. 104

Для

Минобрнауки

РФ

16-09. Отчет о показателях ВУЗа для

комплексной проверки сбора данных

по показателям ВУЗа

5 лет ЭПК

ст. 104

Для


РФ

16-10. Отчеты председателей о работе

государственных аттестационных

комиссий по отдельным

образовательным программам.

5 лет ЭПК

ст. 104

После

завершения


комиссии.

16-11. Отчет о результатах итоговой

государственной аттестации для

рассмотрения Учёным советом

5 лет ЭПК

ст. 104

После

прекращения


.

16-12. Годовой отчет по рейтингу ВУЗа и

рейтингу отдельных специальностей

Постоянно

ст. 468

Для


РФ

16-13. Документы (таблицы, расчеты,

диаграммы) для годового отчёта о

деятельности университета

5 лет

ст. 473

16-14. Состав председателей

государственных (итоговых)

аттестационных комиссий

5 лет

ст. 703

16-15. Документы об образовании

иностранных граждан поступающих

в университет (письма в

Рособрнадзор, заявление слушателя

в Рособрнадзор, документы об

образовании) для проведения

процедуры нострификации. Копии


в

Рособрнадзор

е РФ

16-16. Переписка с Министерством

образования и науки РФ по

вопросам работы отдела

5 лет ЭПК

ст. 32, 33

16-17. Переписка с организациями по

вопросам работы отдела

5 лет ЭПК

ст. 35

16-18. Журнал регистрации и выдачи

академических справок, дипломов о

75 лет

ст. 492

36

1 2 3 4 5

неполном высшем образовании «Н»

16-19. Журнал регистрации и выдачи

академических справок и справок

установленного ВУЗом образца

5 лет

ст. 695 д

16-20. Журналы инструктажа по охране

труда с сотрудниками отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года ст.

870

16-22. Номенклатура дел отдела

лицензирования и аккредитации

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

16-23.

17. УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ



по вопросам, относящимся к

компетенции управления

ДМН

ст. 27 б

17-02. Положение об управлении по работе

со студентами. Копия

3 года

Ст.55б,

56б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников управления по работе

со студентами. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

17-01. Отдел кадрово-учетной работы студентов

17-01-01.

Лицензия и свидетельство о

государственной аккредитации ТГУ.

Копии


в УД

(01-06; 01-07)

17-01-02. Положение об отделе кадрово-

учетной работы студентов. Копии.

3 года

ст.55 б, 56 б


в УД как


приказу (01-

08)


по основной деятельности. Копии


в УД (01-08)


составу студентов. Копии


в УД (01-15)

17-01-05. Сведения «Ведомость движения по

студентам», «Контингент

студентов» (таблицы)

1 год

ст. 469 е

Для



37

1 2 3 4 5

17-01-06. Личные дела студентов

75 лет ЭПК

ст. 489 а «Н»

17-01-07. Дипломы высшего

профессионального образования, не

полученные выпускниками

До

востреб.

ст. 664

Но не менее

75 лет

17-01-08. Списки студентов, обучающихся на

бюджетной основе

10 лет ЭК

17-01-09. Ведомости выдачи пенсионных

страховых свидетельств студентам.

Копии

ДМН В

Пенсионном

фонде


вопросам, относящимся к

компетенции отдела.

5 лет

ст. 84

17-01-11. Внутренняя переписка (служебные

записки) по административно-


5 лет ЭПК

ст. 89

17-01-12. Книга регистрации выдачи

дипломов

75 лет

ст.492 «Н»

17-01-13. Журнал регистрации договоров со

студентами о платном обучении

5 лет

ст. 459 к

С даты

последней

записи. При

условии

проведения

ревизии

17-01-14. Журнал регистрации выдачи

справок о факте обучения студентов

5 лет

ст. 258 г

17-01-15. Номенклатура дел отдела кадрово-

учетной работы студентов

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

17-01-16.

17-01-17.

17-02. Социальный отдел

17-02-01. Законодательные и

распорядительные документы


РФ и локальные нормативные акты,

ДМН

ст. 27 б

38

1 2 3 4 5

касающиеся основной работы

отдела. Копии

17-02-02. Положение о социальном отделе.

Копия

3 года

ст. 55 б, 56б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников социального отдела.

Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

17-02-04. Протоколы заседаний комиссий по

материальной поддержке студентов

и аспирантов

5 лет

ст. 18 з

17-02-05. План проверок состояния дел по

охране прав детей сирот и детей,

оставшихся без попечения родителей,

обучающихся и выпускников ТГУ,

присланный для сведения. Копия


Департаменте

по вопросам

семьи, опеки

и

попечительст

ва мэрии

г.о.Тольятти

17-02-06. График работы комиссии по

оказанию материальной поддержки

студентам и аспирантам

3 года

ст. 722

17-02-07. Квартальные отчеты о фактически

произведенных выплатах ТГУ в

рамках предоставления мер

социальной поддержки студентам

ВУЗов Самарской области по оплате

проезда на автомобильном

транспорте пригородного

междугородного (внутриобластного

сообщения) предоставляемые в

Министерство образования и науки

Самарской области. Копии


в


Сам. обл.

17-02-08. Справки Департамента по вопросам

семьи и демографического развития

мэрии г.о.Тольятти по итогам

проверок предоставления гарантий

по социальной поддержке детей

сирот и детей, оставшихся без

попечения родителей, обучающихся

в ТГУ

5 лет ЭПК

ст. 173 б

17-02-09. Информация (таблицы, сводки,

справки) о работе социального

отдела для годового отчета

5 лет

ст. 475

При


годовых,


39

1 2 3 4 5

университета отчетов о

работе


Постоянно

(01-17)

17-02-10. Документы (письма, заявления,

справки, копии приказов

руководства ТГУ) о работе со

студентами из числа детей-сирот и

детей, оставшихся без попечения

родителей(копии)


приказов в

УД (01-12)

17-02-11. Заявления студентов и аспирантов

на материальную помощь

5 лет

ст. 415

17-02-12. Заявления на компенсацию проезда

иногородним студентам

5 лет

ст. 415

17-02-13. Представления на поощрение

студентов и аспирантов

5 лет ЭК

17-02-14.

Журнал регистрации заявлений

иногородних студентов на

компенсацию транспортных

расходов

5 лет

ст. 258 г

17-02-15. Журналы инструктажа по охране

труда с сотрудниками отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года ст.

870

17-02-17. Номенклатура дел социального

отдела

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

17-02-18.

17-02-19.

40

1 2 3 4 5

18. ЦЕНТР МОНИТОРИНГА И КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ

18-01. Положение о центре мониторинга и

контроля качества образования.

Копия

3 года

ст.55 б,56б


новыми.


УД


приказу (01-

08)


сотрудников центра. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)


по основной деятельности и

распоряжения по административно-


ДМН

18-04. Расписание занятий 1 год

ст. 728

18-05. Зачетные и экзаменационные

ведомости

5 лет

ст. 508 «Н»

18-06. Тесты ДЗН

ст. 701 б

Электронно на

Образовательн

ом портале

ТГУ http://edu.tltsu.ru/

18-07. Договоры с организациями об

оказании услуг для работы центра.


в

41

1 2 3 4 5

Копии юридическом

отделе (22-

14)

18-08. Заявки на проведение тестирования 5 лет ЭК

18-09. Заявки на формирование и

включение теста на образовательном

портале

5 лет

ЭК

18-10. Переписка со структурными

подразделениями университета и

сторонними организациями по

профильным вопросам деятельности

центра

5 лет

ст. 84

18-11. Журнал регистрации входящих и

исходящих служебных записок

5 лет

ст. 258 г



центра

10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

18-14.

Номенклатура дел центра

мониторинга и контроля качества

образования

ДЗН

ст. 200 а



дел в архив или




дел

18-15.

18-16.

19. БУХГАЛТЕРИЯ


Министерства финансов и


(положения, правила инструкции,

методические указания и

рекомендации) по вопросам

бухгалтерского учета и отчетности.

Копии

ДМН

ст. 1 б

19-02. Положение о бухгалтерии. Копия 3 года

ст.55 б,56б


УД как


приказу (01-08)


сотрудников бухгалтерии. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

19-04. Годовой бухгалтерский отчет ВУЗа с

приложением к нему

Постоянно

ст. 351 б

19-05. Паспорта транспортных средств До

списания

42

1 2 3 4 5

транспорт

ных

средств

ст. 836

19-06. Документы (планы, отчеты,

протоколы, акты, справки,

докладные записки, переписка) о

проведении документальных

ревизий финансово-хозяйственной

деятельности, контрольно-

ревизионной работе, в том числе

проверке кассы, правильности

взимания налогов и др.)

5 лет

ст. 402

При условии


проверки

(ревизии)

19-07. Переписка с отделением

Федерального казначейства и

Министерством образования и науки

РФ по вопросам финансовой

деятельности вуза

5 лет ЭПК

ст. 326




10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

19-10. Номенклатура дел бухгалтерии.

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

19-11.

19-12.

19-01. Расчетный отдел


составу сотрудников. Копии


в ОУП




в УД (01-08)

19-01-03. Отчеты по перечислению денежных

сумм по государственному и

негосударственному страхованию

(пенсионному, медицинскому,

социальному)

Постоянно

ст. 391

19-01-04. Сведения об учете фондов, лимитов

заработной платы и контроле над их

распределением.

5 лет

ст. 364

43

1 2 3 4 5

19-01-05. Налоговая карточка учета

совокупного годового дохода

физических лиц и налога на доходы

физических лиц (форма 1-НДФЛ)

5 лет

ст. 394



проведении

проверки

19-01-06. Бухгалтерские учетные регистры

(главная книга, журналы-ордера).

5 лет

ст. 361



проверки

19-01-07. Лицевые счета сотрудников по

заработной плате

75 лет

ЭПК

ст. 413

19-01-08. Документы (копии отчетов, выписки

из протоколов, заключения) о

выплате пособий по листкам

нетрудоспособности, по

государственному социальному

страхованию

5 лет

ст. 904

19-01-09. Исполнительные листы работников ДМН

ст. 416

Не менее 5

лет




10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

19-01-12.

19-01-13.

19-02. Материальный отдел

19-02-01. Квартальный статистический отчет

по планируемому и фактическому

потреблению коммунальных услуг

(1-КФО). Копия

ДМН Для


РФ

19-02-02. Документы (акты, сведения,

переписка) о взаимных расчетах,

перерасчетах с контрагентами

5 лет

ст. 366

После


взаиморасчет

а

19-02-03. Документы (протоколы заседаний

инвентаризационной комиссий,

описи, акты, ведомости и др.) об

инвентаризации основных средств,

имущества и товарно-материальных

ценностей

5 лет

ст. 427

примечани

е

О товарно-

материальны

х ценностях

(движимом

имуществе) –

5 лет.



проверки

(ревизии).

19-02-04. Документы (накладные на

внутреннее перемещение и акты на

списание) о перемещении и выбытии

основных средств, товарно-

5 лет

ст. 362

44

1 2 3 4 5

материальных ценностей и

движимого имущества

19-02-05. Договоры, заключенные с

сотрудниками университета о

материальной ответственности

5 лет

ст. 457

После

увольнения


ответственно

го лица

19-02-06. Журнал регистрации договоров с

сотрудниками о материальной

ответственности

5 лет

ст. 459 г

После

окончания

срока

действия

договора




10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

19-02-09.

19-02-10.

19-03. Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности

19-03-01. Первичные бухгалтерские

документы (кассовые, банковские,

корешки банковских чековых

книжек, ордера, табели, акты о

приеме, сдаче, списания имущества

и материалов, квитанции, корешки к

ним, счета-фактуры, накладные и

авансовые отчеты и др.)

5 лет

ст. 362



проверки

(ревизии)

19-03-02. Документы (справки, сведения,

расчеты, расходные расписания,

бюджетные поручения, заявки,

переписка) о дополнительных

образовательных услугах, о

финансировании культурно-

массовой и физкультурно-

оздоровительной работы со

студентами

5 лет ЭПК

ст. 326

19-03-03. Документы (планы, отчеты,

протоколы, акты, справки,

докладные записки) о проверке

кассы

5 лет

ст. 402



проверки

19-03-04. Документы (вспомогательные и

контрольные книги, журналы,

карточки, кассовые книги,

оборотные ведомости) о финансовой

деятельности ВУЗа

5 лет

ст. 361,

362



проверки

45

1 2 3 4 5

19-03-05. Платежные ведомости на выдачу

заработной платы, пособий,

материальной помощи и др. выплат

5 лет

ст. 412



проверки




10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

19-03-08.

19-03-09.

20. НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА

20-01. Положение о Научной библиотеке.

Копия

3 года

ст.55 б,56б


УД как


приказу (01-

08)

20-02. Правила пользования библиотекой.

Копия.


УД


приказу (01-

46

1 2 3 4 5 08)


по основной деятельности. Копии.


в УД (01-08)

20-04. Годовой план работы библиотеки

5 лет

ст. 290

20-05. Годовой отчет о работе библиотеки

5 лет

ст. 475


сотрудников. Копия

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

20-07. Документы (списки, отчеты) по

оформлению годовой подписки на

литературу

1 год

ст. 529

После

получения

подписной

литературы

20-08. Документы (доклады, справки, акты,

заключения, представления,

предписания, докладные записки)

проверки структурного

подразделения.

5 лет

ст. 173



проверки

20-09. Акты и списки на передачу книг

другим организациям

3 года

ЭК

20-10. Акты списания книг

10 лет

ст. 531

После

проверки

библиотечног

о фонда

20-11. Документы (заявки, планы, акты,

справки, перечни, переписка) о

комплектовании и работе

библиотеки.

3 года

ст. 526

20-12. Переписка с читателями о

возвращении книг

1 год ЭК

20-13. Каталоги книг (систематические,

алфавитные)

До

ликвидаци

и

библиотек

и ст. 532

20-14. Книги суммарного учета

библиотечного фонда

До

ликвидаци

и

библиотек

и ст. 53

20-15.

Карточки формуляров читателей

1 год

ст. 746

«Н»

20-16. Журналы проведения инструктажа 10 лет

47

1 2 3 4 5

по охране труда с сотрудниками ст. 626 б



3 года

ст. 870

20-18. Номенклатура дел научной

библиотеки

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

20-19.

20-20.

21. МОБИЛИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ

21-01. Нормативно-правовые документы

(Законы РФ, инструкции, положения

и т. д.), регламентирующие работу

ДМН

ст. 27 б

48

1 2 3 4 5

мобилизационного отдела. Копии

21-02. Методические рекомендации по

служебному делопроизводству по

вопросам ведения воинского учета и

бронирования граждан,

пребывающих в запасе, в

организации (разработаны отделом

военного комиссариата по

г.Тольятти Самарской обл.). Копия

3 года

ст. 28 б


новыми.

21-03. Положение о мобилизационном

отделе. Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников мобилизационного


ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

21-05. Приказы ректора по личному

составу студентов, аспирантов и

сотрудников. Копии


приказов по

сотрудникам

в ОУП, - по

студентам и

аспирантам в

УД (01-15)

21-06. Планы работы по ведению

воинского учета и бронирования

граждан

5 лет

ст. 691

21-07. График сверки личных карточек

формы Т-2 с военными билетами

граждан пребывающих в запасе

(ГПЗ)

1 год ЭК

21-08. Картотека личных карточек формы

№ Т-2 на граждан, пребывающих в

запасе, и граждан, подлежащих

призыву на военную службу

3 года

ст. 695 е

После


21-09. Переписка по вопросам

деятельности отдела. Копии

5 лет

ст. 84

21-10. Журнал проверок состояния

воинского учета и бронирования

граждан, пребывающих в запасе

5 лет

ст. 692

21-11. Книга учета передачи бланков

специального учета, военных

билетов и личных карточек

студентов ТГУ

3 года

ст. 259 г

21-12. Журнал учета сверок данных

карточек формы Т-2 с учетными

данными военных комиссариатов г.

о. Тольятти

5 лет

ст. 692

49

1 2 3 4 5

21-13. Журнал учета сверок данных

карточек формы Т-2 с данными

военных билетов граждан

5 лет

ст. 692

21-14. Журнал регистрации выдачи

справок формы «Приложение-2» об

отсрочке от призыва студентов на

военную службу

3 года

ст. 695 е


по технике безопасности с

сотрудниками отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

21-17. Номенклатура дел

мобилизационного отдела

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

21-18.

21-19.

22. ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

22-01. Положение о юридическом отделе.

Копия

3 года

ст. 55 б, 56


новыми.


УД как

50

1 2 3 4 5

б приложение к

приказу (01-

08)

22-02. Проекты Устава, иных локальных

нормативных актов, документы по

их разработке

5 лет ЭПК

ст. 58


сотрудников юридического отдела.

Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

22-04. Документы (исковые заявления,

отзывы, акты, копии решений суда и

т.п.), предоставляемые в судебные

организации. Копии

5 лет ЭПК

ст. 189

После

вынесения

решения

22-05. Документы о служебных

расследованиях (акты

расследования, объяснительные

записки и т.п.)

5 лет ЭПК

ст. 193

22-06. Документы (акты, решения,

заявления, заключения) об

административных

правонарушениях

5 лет ЭПК

ст. 188

22-07. Претензионные дела (претензии,

ответы на претензии, обоснования

претензий и т.п.)

5 лет

ст. 189

После

вынесения

решения

22-08. Доверенности на совершение

различных действий от имени ТГУ

Постоянно

ст. 61

22-09. Заключения о соблюдении

действующего законодательства по



5 лет ЭПК

ст. 188

22-10. Заключения на проекты локальных

нормативных актов

5 лет ЭПК

ст. 188

22-11. Реестр учета претензий

5 лет

ст. 195

После

вынесения

последнего

решения

22-12. Обращения граждан (заявления,

жалобы и т.д.), документы по их

рассмотрению (переписка и т.п.) о

серьезных нарушениях,

злоупотреблениях.

Постоянно

ст. 183 а

22-13. Обращения граждан (заявления,

жалобы и т.д.), документы по их

рассмотрению (переписка и т.п.)

5 лет ЭПК

ст. 183 б

51

1 2 3 4 5

личного характера

22-14. Договоры и государственные

контракты о поставках, услугах,

работах с другими организациями

5 лет ЭПК

ст. 272

По крупным

поставкам и

наиболее

важным

работам,

услугам

постоянно

22-15. Договоры на оказание юридических

услуг

5 лет ЭПК

ст.191

После

истечения

срока

действия

22-16. Переписка с Министерством

образования и науки РФ. Копии

ДМН

22-17. Журнал регистрации договоров 5 лет

ст. 459 г


В АИСУ


борот».

После

окончания

срока

действия

договора

22-18. Журнал учета выданных

доверенностей

5 лет

ст. 459 т


проведении

проверки



отдела

10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

22-21. Номенклатура дел юридического

отдела.

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

22-22.

22-23.

52

1 2 3 4 5

23. ЦЕНТР НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

23-01. Положение о центре новых

информационных технологий

(ЦНИТ). Копия

3 года

ст. 55 б,

56б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников ЦНИТ. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)



центра

10 лет

ст. 626 б

23-04.



3 года

ст. 870

23-05.

Номенклатура дел Центра новых

информационных технологий

ДЗН

ст. 200 а


после

передачи дел в

архив или




дел

23-06.

23-07.

23-01. Отдел разработки информационных систем

23-01-01. Протоколы оперативных совещаний

разработчиков АИСУ ТГУ

5 лет

ст. 18 з

Электронно в

Redmine

23-01-02. Приказы руководства ТГУ по

семестровому планированию и

проведению курсов на портале.

Копии

ДМН Электронно в

АИСУ


борот»


в УД (01-08)

23-01-03. «Информатизация и автоматизация»

проект Программы развития ТГУ,

разработанный сотрудниками

ЦНИТ. Копия

ДМН Электронно.

Программа

развития ТГУ

утверждается

решением УС

(04-06) и

хранится

постоянно

(ст. 210)

23-01-04. Технические задания на разработку

автоматизированных

информационных систем

Постоянно

ст. 1813 а

«Т»

53

1 2 3 4 5

управления (АИСУ)

23-01-05. Акты приема выполненных работ по

внедрению в эксплуатацию АИСУ

ТГУ

5 лет ЭПК

ст. 456 а

23-01-06. Реестры тикетов (таблицы) АИСУ и

модулей портала

ДЗН

ЭК


23-01-07. Макеты интерфейса АИСУ и

модулей портала

ДЗН

ЭК


23-01-08.

23-01-09.

23-02. Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов

23-02-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты Министерства

образования и науки РФ, касающиеся

работы отдела в области качества.

Копии

ДМН

ст. 1 б

23-02-02. Государственные и международные

стандарты по качеству. Копии

3 года

ст. 25 б


новыми

23-02-03. Протоколы заседания комиссии по

качеству и документы к ним

Постоянно

ст. 18 д

23-02-04. Приказы ректора, решения Ученого

совета, относящиеся к деятельности


ДМН Подлинники:

приказов - в

УД (01-08)

Решений - в

УС (04-06)

23-02-05. Годовые планы работы отдела в

области качества

5 лет

ст. 290

При


годовых

планов

работы


Постоянно

23-02-06. Планы работы отдела (месячные,

недельные)

ДМН

ст. 288

23-02-07. План-карты выпуска релизов АИСУ

ДМН

ст. 288

23-02-08. Тест-планы по тестированию АИСУ

ДМН

ЭК


54

1 2 3 4 5

23-02-09. Годовые отчёты о работе отдела в

области качества

5 лет

ст. 475

При


годовых,


отчетов о

работе


Постоянно

(01-17)

23-02-10. Отчеты о работе отдела (месячные,

недельные)

ДМН

ст. 474

23-02-11. Отчеты о проведении мониторинга

деятельности структурных

подразделений ВУЗа в области

качества. Копии


УД как



08)

23-02-12. Отчет /Заключение об итогах

проведения внешнего аудита по

качеству

Постоянно

ст. 173 а

23-02-13. Технические задания и проекты

создания автоматизированы

информационных систем

управления (АИСУ) ТГУ. Копии


в отделе

разработки

информацион

ных

программ

23-02-14. Документы (распоряжения,

программа аудита, план аудита, чек-

листы) о проведении внутреннего

аудита по качеству

5 лет ЭПК

ст. 173 б

23-02-15. Документы об обучении персонала

(распоряжения, план обучения,

регистрационные листы, анкеты,

отчеты) в области качества

5 лет ЭПК

ст. 708

23-02-16. Акты о несоответствии и отчеты по

итогам проведения

внутреннего/внешнего аудита по

качеству

5 лет

ст. 402



проверки

23-02-17. Документы (акты, отчеты) о

внедрении в эксплуатацию АИСУ

5 лет ЭПК

ст. 212

23-02-18. Реестры тикетов АИСУ ДМН

55

1 2 3 4 5

ЭК


оперативным вопросам деятельности

5 лет

ст.84

23-02-20. Переписка с пользователями о

работе АИСУ

5 лет ЭПК

ст. 214

23-02-21.

23-02-22.

23-03. Технический отдел

23-03-01. Порядок выполнения

профилактических работ в ТГУ

5 лет

ст. 217


23-03-02. Порядок проведения

инвентаризации компьютерной и

оргтехники в ТГУ

5 лет

ст. 213

23-03-03. Планы (месячные, недельные)

работы отдела

ДМН

ст. 288


23-03-04. Инструкция по установке и

настройке требованиям

антивирусной безопасности ПО

«Касперский»

3 года

ст.219б


новыми

23-03-05. Отчеты (месячные, недельные) о

работе отдела

ДМН

ст. 474


23-03-06. Документы (акты, отчеты, заявки) об

обслуживании АТС

5 лет

ст. 217

23-03-07.

23-03-08.

23-04. Отдел сетевого и системного администрирования

23-04-01. Планы (недельные, месячные) работ

отдела

ДМН

ст. 288


Redmine

23-04-02. Отчеты (недельные, месячные) о

работе отдела

ДМН

ст. 474


Redmine

23-04-03. Документы (протоколы, 5 лет ЭПК Электронно

56

1 2 3 4 5

предложения, расчеты) о внедрении

новой технологии, разработанной в

ТГУ

ст. 1259 «Т»

23-04-04. Техническая документация на

сетевое оборудование 3 года

ст. 219 б


формате pdf.


новыми

23-04-05. Документы необходимые для

сервисного обслуживания сетевого

оборудования (сопроводительные

письма, реестр и инструкции)

3 года

ст. 219 б

23-04-06. Журнал мониторинга сетевого


5 лет

ст. 230



основной (профильной)

деятельности отдела

5 лет

ст. 35


23-04-08.

23-04-09.

57

1 2 3 4 5

24. УПРАВЛЕНИЕ ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ

24-01 Положение об управлении по

воспитательной и социальной

работе. Копии

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-

08)

24-02 Должностные инструкции

сотрудников управления по

воспитательной и социальной

работе. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

24-03 Годовые планы внеучебной работы

институтов

5 лет

Ст.285б


24-04 Годовой (за учебный год) план

воспитательной, внеучебной и

социальной работе университета

5 лет

Ст.285б

Внутренний

24-05 Годовые отчеты институтов по

внеучебной деятельности

5 лет

Ст.475


24-06 Годовой (за учебный год) отчет о

проделанной воспитательной,

внеучебной и социальной работе


5 лет

Ст.469б

Внутренний

24-07 Отчеты о проведении

университетских мероприятий

студенческих организаций

5 лет ЭПК

ст. 963

24-08 График заседаний органов

студенческого самоуправления

5 лет

ст. 290

24-09 Документы о мероприятиях,

проводимых в ВУЗе (приказы,

распоряжения, сметы и пр.). Копии


приказов и

распоряжени

й в УД (01-

08); смет в

ЦЭР (30-12)

58

1 2 3 4 5

24-10 Документы о работе творческих

коллективов: клубов, студий, секций

(положения, списки участников,

расписание занятий и пр.). Копии


в УД как



08)

24-11 Фото, видео-, аудио- материалы по

мероприятиям, проводимым в ВУЗе

5 лет ЭПК

ст. 90 а


24-12 Документы (решения и протоколы

заседаний; протоколы заседаний

комиссий) о работе органов

студенческого самоуправления

(копии)

ДМН

24-13 Документы о работе студенческих

организаций ТГУ (копии

положений, копии приказов о

проведении мероприятий, списки

участников)


приказов и

положений в

УД как



08)

24-14 Договоры с учреждениями,

организациями об оказании услуг и

работ. Копии


в


отделе (22-

14)

24-15 Переписка с организациями по

основной (профильной)

деятельности управления

5 лет ЭПК

ст. 35

24-16 Журнал учета материальных

ценностей, находящихся на балансе


5 лет

ст. 459 л



проверки

(ревизии)

24-17 Журналы проведения инструктажа


отдела

10 лет

ст. 626 б

24-18 Журналы проведения


3 года

ст. 870

24-19 Номенклатура дел управления по

воспитательной и социальной работе

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

24-20

24-21

59

1 2 3 4 5

25. ФИЗКУЛЬТУРНО-СПОРТИВНЫЙ КОМПЛЕКС

25-01. Распорядительная и

эксплуатационно-техническая

документация (инструкции,

руководства и др.) обслуживающему

персоналу. Копии

3 года

ст. 219 б


новыми

25-02. Положение о физкультурно-

спортивном комплексе (ФСК).

Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-08)


сотрудников ФСК. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

25-04. Приказы и распоряжения

руководства ТГУ,

регламентирующие деятельность

физкультурно-спортивного

комплекса. Копии


в УД (01-08;

01-09)

25-05. Отчеты о работе ФКС (недельные и

месячные)

ДМН

ст. 474

25-06. Расписание проведения спортивных

занятий в залах физкультурно-

спортивного комплекса.

1 год

ст. 728

25-07. Документы (заявки, наряды,

таблицы, накладные) о

материальных запасах

физкультурно-спортивного

5 лет

ст. 753,

754

60

1 2 3 4 5

комплекса.

25-08. Договоры об оказании услуг и

сотрудничестве. Копии

ДМН Подлинники в


отделе (22-14)

25-09. Акты выполненных работ к

договорам об оказании услуг

5 лет ЭПК

ст. 456 а



подразделениями по

организационным вопросам


5 лет

ст.84

25-11. Журнал выдачи спортивного

инвентаря

5 лет

ст. 459 л



проверки

(ревизии)



отдела

10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

25-14. Номенклатура дел физкультурно-

спортивного комплекса

ДЗН

ст. 200 а







дел

25-15.

25-16.

26. ДОМ УЧЁНЫХ

26-01. Положение о Доме учёных. Копия 3 года

ст. 55 б, 56

б


УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

26-03. Документы о деятельности Дома

ученых (образцы полиграфической

продукции, тексты выступлений,

презентационная документация), о

проведении мероприятий.

5 лет ЭПК

ст. 538,

541

26-04. Документы (договоры, акты приема

выполненных работ, счета) о

финансовых расходах. Копии




отделе (22-

14); актов и

счетов в


26-05. CD –диски с фото/видеозаписями. 5 лет ЭПК

61

1 2 3 4 5

Альбомы с фотографиями о

проведении мероприятий

ст. 536,

963



10 лет

ст. 626 б

26-07.



3 года

ст. 870

26-08.

Номенклатура дел Дома ученых

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

26-09.

26-10.

27. МУЗЕЙ

27-01. Положение о музее. Копия 3 года

ст. 55 б, 56

б


УД как


приказу (01-

08)

27-02. Годовой план работы музея 5 лет

ст. 290

27-03. Годовой отчёт о работе музея 5 лет

ст. 475


сотрудников музея. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

27-05. Информационные справки об

истории ТГУ

Постоянно

ст. 95

27-06. Акты приёма экспонатов на

постоянное и временное хранение

Постоянно

ст. 755

«Н»

27-07. Книга учёта поступлений

экспонатов основного фонда (КП)

Постоянно

ст. 755

«Н»

62

1 2 3 4 5

27-08. Книга учёта экспонатов

научно-вспомогательного фонда

(НВ)

Постоянно

ст. 755

«Н»

27-09. Книга учёта посетителей 3 года

ст. 259 а

27-10. Книга учёта актов приёма

и выдачи экспонатов

Постоянно

ст. 459 е

27-11.

Журналы проведения инструктажа


отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

27-13. Номенклатура дел музея

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3 л.

после






дел

27-14.

27-15.

28. УПРАВЛЕНИЕ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ


правовые акты РФ и Министерства

образования и науки РФ,

касающиеся работы управления.

Копии

ДМН

ст. 1 б

28-02. Годовые отчеты о деятельности

управления развития, инноваций и

маркетинга

5 лет

ст. 475

При


годовых,


отчетов о

работе


Постоянно

(01-17)

28-03. Годовые отчеты о реализации

Программы развития университета

Постоянно

ст. 464 б

28-04. Недельные отчеты ректору ДМН

ст. 474


28-05. Документы о трудоустройстве

выпускников (отчеты, прогнозы,

5 лет ЭК

63

1 2 3 4 5

сведения)

28-06. Документы (копии приказов

руководства ТГУ, сметы, служебные

записки) о проведении мероприятий

по приемной кампании

ДМН

ЭК

Подлинники:

приказов в

УД (01-08)

смет в ЦЭР

(30-12)

28-07. Номенклатура дел управления

инновационного развития

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

28-08.

28-09.

28-01. Центр трансфера технологий

28-01-01. Законодательные и нормативно-


образования и науки РФ об

инновационной, научно-

исследовательской работе и по

вопросам патентования. Копии

ДМН

ст. 27 б

28-01-02. Положения о центре трансфера

технологий. Копия

3 года

ст. 55 б, 56

б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников ЦТТ. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

28-01-04. Приказы и распоряжения

руководства университета о работе

ЦТТ. Копии


в УД (01-08;

01-09)

28-01-05. Приказы об организации в ТГУ

конференций. Копии


в УД (01-08)

28-01-06. Отчеты о проведенных в ТГУ

конференциях

Постоянно

ст. 94

28-01-07. Документы о проведении

конференций в ТГУ (положения,

сводные перечни для Министерства

образования и науки РФ).

Постоянно

ст. 94

28-01-08. Документы для составления годовых

отчетов (таблицы, сводки, отчеты

руководителей оргкомитетов о

проведенных в ТГУ конференциях)

5 лет с

т. 473

28-01-09. Патенты на объекты

интеллектуальной собственности и

Постоянно

ст. 584,


в Роспатенте

(Москва)

64

1 2 3 4 5

авторские заявки на них. 586, 590

«Т»

28-01-10. Информационные карты по

госбюджетным и хоздоговорным

научно-исследовательским работам,

зарегистрированные во

Всероссийской научно-техническом

информационном центре (ИК-карты)

Постоянно

ст. 26 «Т»

28-01-11. Приглашения для участия в

выставках, семинарах,

конференциях, форумах, конкурсах,

заседаниях, сборниках статей

ДМН

ст. 90 б

28-01-12. Сводный перечень научных статей

5 лет

ст. 525

28-01-13. Списки публикаций от кафедр

ДМН

ст. 527

28-01-14. Заявки на конкурсное

финансирование (гранты)

5 лет ЭПК

ст. 326

28-01-15. Переписка между ЦТТ с отделами

ТГУ по организационным вопросам


5 лет ст. 84

28-01-16. Журнал регистрации и учета

изобретений

До



ст. 683 «Т»

28-01-17. Журнал регистрации и учета заявок

на объекты интеллектуальной

собственности

ДМН

ст. 604,

605 «Т»

28-01-18. Журнал регистрации полученных

патентов

ДМН

ЭК

28-01-19. Журнал регистрации

поступающих/отправляемых


5 лет

ст. 258 г



отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

28-01-22. Номенклатура дел центра трансфера

технологий.

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

65

1 2 3 4 5

28-01-23.

28-01-24.

29. УПРАВЛЕНИЕ ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

И СРЕДСТВАМИ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ



образования и науки РФ. Копии

ДМН

ст. 27 б

29-02. Положение об Управлении по

связям с общественностью и

средствами массовой информации.

Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников УпСОиСМИ. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

29-04. Переписка с другими организациями 5 лет ЭПК

66

1 2 3 4 5

по основным вопросам деятельности

управления.

ст. 35

29-05. Переписка с подразделениями

отделами ТГУ по организационным


5 лет

ст. 84



10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

29-08. Номенклатура дел УпСОиСМИ

ДЗН

ст. 200 а




или




дел

29-09.

29-10.

29-11.

29-01. Отдел корпоративных СМИ

29-01-01. Положение об отделе

корпоративных СМИ. Копия

3 года

ст. 55 б, 56

б


УД как


приказу (01-

08)

29-01-02. Подшивки публикаций о ТГУ во

внешних СМИ

Пост.

ст.95

29-01-03. Макеты разметки номеров газеты

«Тольяттинский университет» и ее

приложений

ДМН

ЭК

29-01-04. Подшивка газеты «Тольяттинский

университет» и ее приложений за

год

ДМН

ЭК

29-01-05. Документы (накладные, акты

приема-передачи и др.) об учете

материальных ценностей

5 лет

ст. 362



проверки

(ревизии)

29-01-06. Счета-фактуры. Копии ДМН

ст. 368


в


29-01-07. Договоры о поставках и услугах с

другими организациями. Копии


в


отделе (22-

14)


основным вопросам деятельности

5 лет

ст. 84



отдела

10 лет

ст. 626 б

67

1 2 3 4 5



3 года ст.

870

29-01-11. Номенклатура отдела

корпоративных СМИ

ДЗН

ст. 200 а




или




дел

29-01-12.

29-01-13.

29-02. Издательство ТГУ

29-02-01. Положение об издательстве ТГУ.

Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-

08)

29-02-02. Годовой отчет о выполнении

издательского плана

5 лет

ст. 475

Внутренний -

для годового

отчета ТГУ

(01-17)

29-02-03. Отчеты в Российскую книжную

палату о присвоении ISBN

(международный стандартный

номер книги)

ДМН

ст. 474


29-02-04. Авторские и наборные с авторской

правкой рукописи опубликованных

научных работ и учебных пособий.

Дела по изданию рукописей

научных трудов (аннотаций,

рецензий, переписка и др.)

5 лет ЭПК

ст. 708,

711 «Н»

На рукописи,

отражающие

творческий

процесс

работы автора

над рукописью

и содержание

рецензий

известных лиц,

выдающихся

ученых -

постоянно

29-02-05. Заказ – наряды на изготовление

полиграфической продукции

3 года

ст. 552

29-02-06. Накладные требования, товарные

накладные, счета-фактуры (копии)

ДМН

29-02-07. Расчет стоимости учебно-

методических пособий издаваемых в

РИЦ ТГУ

5 лет

ст. 298

29-02-08. Реестры учебной литературы,

переданной в библиотеку

1 год ЭК После замены

новыми

29-02-09. Заключения научно-методического

совета на рукописи,

рекомендованные к изданию

5 лет ЭПК

ст. 713

68

1 2 3 4 5

29-02-10. Журнал выдачи заказов

изготовленной полиграфической

продукции

3 года

ст. 552



10 лет

ст. 626 б



3 года ст.

870

29-02-13. Номенклатура редакционно-

издательского центра

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

29-02-14.

29-02-15.

30. ЦЕНТР ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ


нормативно-правовые акты,

распоряжения органов власти РФ и

субъектов РФ, Министерства

образования и науки,

ДМН

ст. 27 б

69

1 2 3 4 5


ЦЭР

30-02. Распоряжения директора ЦЭР по


вопросам

5 лет

ст. 19 в

30-03. Положение о центре экономического

развития. Копия

3 года

ст. 55 б, 56

б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников ЦЭР. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)



вопросам планово-финансовой

работы. Копии.


в УД (01-08)

30-06. Годовой план финансово-

хозяйственной деятельности


Постоянно

ст. 314 б



проверки

(ревизии)

30-07. Соглашения с Министерством

образования и науки РФ о порядке и

условиях предоставления субсидий

5 лет ЭПК

ст. 436

30-08. Документы (сводки, расчеты,

таблицы) по формированию

бюджета университета на год

5 лет

ст. 315,

319

30-09. Сводные данные по персоналу (в

разрезе штатной численности и

фонду заработной платы) и видам

экономической деятельности

5 лет ЭПК

ст. 594

Заполняется

на сайте

Минобра

moni-

tor2012.nuot.r

u

30-10. Документы (таблицы, анализ,

расчеты) по составлению отчета об

исполнении годового бюджета

5 лет

ст. 473

30-11. Утвержденные годовые сметы

расходов по госбюджету,

спецсредствам, капвложениям и

другим расходам

Постоянно

ст. 309 а

30-12. Утвержденные годовые сметы

расходов средств от приносящей

доход деятельности

Постоянно

ст. 325 а

30-13. Сметы административно-

хозяйственных расходов на год

5 лет

ст. 325 а

30-14. Месячный статистический отчет по

форме П-4 «Сведения о

численности, заработной плате и

1 год

ст. 467 д

При


годовых,

полугодовых

70

1 2 3 4 5

движении работников»

и


- постоянно

30-15. Годовые статистические отчеты по

основным направлениям и видам

деятельности:

по форме 1-ТР «Сведения об

автотранспорте и протяженности

ведомственных и частных

автодорог»

по форме 1-Услуги «Об объемах

платных услуг населению»

по форме 1-Натура «Сведения о

производстве и отгрузке

продукции»

по форме 3-Информ «Сведения об

использовании информационных и

коммуникационных технологий и

производстве вычислительной

техники, программного обеспечения

и оказания услуг в этих сферах»

по форме П-2 «Сведения об

инвестициях»

по форме П-1 «Сведения о

производстве товаров и услуг»

по форме 11 (краткая) «Сведения о

наличии движения основных фондов

некоммерческих организаций»

по форме П-2 (Инвест) «Сведения

об инвестиционной деятельности»

Постоянно

ст. 467 б

30-16. Квартальные статистические отчеты

по основным направления и видам

деятельности:

по форме 22-ЖКХ «Сведения о

работе жилищно-коммунальных

организаций в условиях реформы»



5 лет

ст. 467 г

30-17. Месячные отчеты по основным 1 год

71

1 2 3 4 5

направления и видам деятельности:




производстве товаров и услуг»

ст. 467 д

30-18. Ежегодная справка о средней

заработной плате основного

персонала. Копия



РФ

30-19. Аналитические записки о состоянии

ФОТ по статьям, источникам

финансирования, структурным

подразделениям

5 лет ЭПК

ст. 594

Для



30-20. Калькуляции стоимости услуг,

оказываемых студентам,

сотрудникам и гражданам

5 лет

ст. 301,

303

30-21. Переписка с Минобрнауки РФ по

плановым, финансовым вопросам

5 лет

ст. 32



ЦЭР

10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

30-24. Номенклатура дел центра

экономического развития

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

30-25.

30-26.

72

1 2 3 4 5

31. ШТАБ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ


правовые акты органов власти РФ,


по вопросам гражданской обороны.

Копии

ДМН

ст. 27 б

31-02. Положение о штабе гражданской

обороны ТГУ. Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД (01-08)

31-03. Положение о комиссии по

чрезвычайным ситуациям,

разработанное в ТГУ

Постоянно

ст. 57 а

31-04. Положение об эвакуационной

комиссии, разработанное в ТГУ

Постоянно

ст. 57 а


сотрудников отдела Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

31-06. Приказы ректора о работе штаба

гражданской обороны. Копии


в УД (01-08)

31-07. План действий по предупреждению

и ликвидации чрезвычайных

ситуаций природного и

техногенного характера с

приложениями

5 лет ЭПК

ст. 862

31-08. План основных мероприятий по

вопросам гражданской обороны

5 лет ЭПК

ст. 862

31-09. Планы учений и тренировок по

эвакуации

5 лет ЭПК

ст. 862

31-10. Акты о проведении тренировочных

учений по эвакуации

5 лет ЭПК

ст. 862

31-11. Учебно-методическое пособие по

гражданской обороне

ДМН

ст. 712 б

31-12. Документы (планы, отчеты,

докладные записки, акты, справки,

переписка) об организации общей и

противопожарной охраны ВУЗа

5 лет ЭПК

ст. 861

31-13. Доклад ректора ТГУ «О состоянии

гражданской обороны» за текущий

год (ф. 2ДУ)1. Копия

5 лет ЭПК

ст. 21


в

Департаменте

государствен

ной службы,

мобилизацио

нной

подготовки и

специальных

программ

Министерств

31-14. Доклад ректора ТГУ «О состоянии

защиты населения и территорий

Российской Федерации от

чрезвычайных ситуаций и

5 лет ЭПК

ст. 21

1 С грифом «Секретно»

73

1 2 3 4 5

техногенного характера» за текущий

год. Копия

а образования

и науки РФ

31-15. Журналы учета проведения

инструктажа с персоналом в

структурных подразделениях

10 лет

ст. 626 б

31-16. Журнал учета повышения

квалификации руководителей

структурных подразделений.

5 лет

ст. 706




10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

31-19. Номенклатура дел штаба

гражданской обороны

ДЗН

ст. 200 а




или




дел

31-20.

31-21.

74

1 2 3 4 5

32. УПРАВЛЕНИЕ АСПИРАНТУРЫ И ДОКТОРАНТУРЫ



РФ, Высшей аттестационной

комиссии по вопросам работы

аспирантуры, докторантуры. Копии

ДМН

ст. 27 б

32-02. Основные образовательные

программы подготовки аспирантов

по специальностям, разработанные в

университете

Постоянно

ст. 710 а,

711 а

32-03. Положение об управлении

докторантуры и аспирантуры. Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников УДиА. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

32-05. Протоколы заседаний

экзаменационных комиссий по

приему кандидатских экзаменов

Постоянно

ст. 628

«Н»

32-06. Протоколы заседаний комиссий по

приему в аспирантуру

Постоянно

ст. 608

«Н»

32-07. Приказы ректора университета по

вопросам аспирантуры,

докторантуры, диссертационных

советов, журнала «Вектор науки

ТГУ». Копии

ДМН


форме 1-НК «О работе аспирантуры

и докторантуры»

Постоянно

ст. 467 б

32-09. Личные дела докторантов,


окончивших аспирантуру ТГУ

75 лет-В

ЭПК

ст. 489

«Н»

32-10. Аттестационные дела (заявления,

копии документов о высшем

образовании, копия паспорта, копия

свидетельств о браке/расторжении

брака/изменении фамилии, листки

по учету кадров, автобиография и

75 лет

ст. 624

«Н»

Первый

экземпляр в

ВАКе

75

1 2 3 4 5

т.д.) соискателей ученой степени

кандидата и доктора наук,

направляемые в ВАК (высшую

аттестационную комиссию). Вторые

экземпляры

32-11. Вступительные рефераты в

аспирантуру

3 года ЭК Хранится в

л/д аспиранта

(32-08)

32-12. Рефераты, предоставляемые в

аспирантуру для сдачи кандидатских

экзаменов

3 года

ЭК

32-13. Договоры об обучении докторантов,

аспирантов и соискателей

5 лет

ст.443

После

истечения

срока

действия

договора

32-14. Договоры о публикациях статей в

научном журнале «Вектор науки

ТГУ»

5 лет ЭПК

ст. 436

32-15. Оригиналы статей, опубликованных

в журнале «Вектор науки ТГУ»

ДМН

ст. 536

Фотофонодоку

менты,

видеодокумент

ы – 5 лет ЭПК

32-16. Журнал регистрации протоколов

заседаний комиссий по приему

вступительных экзаменов в

аспирантуру

Постоянно

ст. 608

«Н»

32-17. Журнал регистрации протоколов

заседаний комиссий по приему

кандидатских экзаменов

Постоянно

ст. 628

«Н»


удостоверений аспиранта

5 лет

ст. 706


справок об обучении в аспирантуре

3 года

ст. 258 г

32-20. Журнал регистрации договоров об

обучении с докторантами,

аспирантами и соискателями

5 лет

ст. 443

После

окончания

срока

действия

договора

32-21. Журнал регистрации договоров о

публикациях статей в научном

журнале «Вектор науки ТГУ»

5 лет

ст. 459 г

После

окончания

срока

действия

договора



отдела

10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

32-24. Номенклатура дел управления ДЗН Не ранее 3 лет


76

1 2 3 4 5

докторантуры и аспирантуры. ст. 200 а дел в архив

или




дел

32-25.

32-26.

32-01. Отдел организации научно-исследовательской работы студентов

32-01-01. Нормативно-правовые акты


РФ по научно-исследовательской

работе студентов. Копии

ДМН

ст. 27 б

32-01-02. Положение об отделе ОНИРС.

Копия

3 года

ст. 55 б, 56

б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников отдела ОНИРС. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)


по вопросам организации научно-

исследовательской работы

студентов. Копии


в УД (01-08)

32-01-05. Годовые отчеты о работе отдела

научно-исследовательской работы

студентов

5 лет

ст. 475

Внутренние.

Для

включения в

общий

годовой отчет


32-01-06. Документы (информационные

бюллетени, приглашения,

положения и пр.) об условиях

участия студентов в конференциях и

конкурсах, проводимых в других

организациях

ДМН

ст. 92

32-01-07. Копии дипломов, грамот студентов,

участвующих и победивших в

конференциях

ДМН

32-01-08. Переписка по вопросам организации

научно-исследовательской работы

студентов

5 лет

ст.84



отдела

10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

32-01-11. Номенклатура дел отдела ОНИРС

ДЗН

ст. 200 а




77

1 2 3 4 5 или




дел

32-01-12.

32-01-13.

33. УПРАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

ОБРАЗОВАНИЯ

33-01. Нормативно-правовые акты


РФ по профильным вопросам

деятельности. Копии

ДМН

ст. 27 б

33-02. Положение об управлении

дополнительного


(УДПО). Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-

08)


сотрудников УДПО. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

33-04. Выписки из протоколов заседаний

экспертного совета при

Минобразования Самарской

области, относящиеся к ТГУ

Постоянно

ст. 18 д

33-05. Протоколы заседаний ГАК по

профессиональной переподготовке

75 лет

ст. 697


о работе УДПО. Копии


в УД (01-08)


о зачислении/отчислении

слушателей курсов. Копии


в УД (01-12)


об организации курсов. Копии


в УД (01-08)

33-09. Программы курсов обучения

(учебный план, пояснительная

записка, учебно-тематический план

содержания курса, вопросы к

зачетам и экзаменам, список

ДМН

ст. 711 б

78

1 2 3 4 5

литературы)

33-10. Учебные планы, разработанные в

институте

Постоянно

ст. 711 а

33-11. Штатное расписание УДПО. Копия ДМН Подлинник в

УД (01-08)

33-12. Лицевые счета преподавателей-

почасовиков

75 лет ЭПК

ст. 413

33-13. Зачетные и экзаменационные

ведомости

5 лет

ст. 705

33-14. Ведомости учета часов работы

преподавателей-почасовиков

5 лет

ст. 726

33-15. Договоры об оказании услуг по

обучению со слушателями курсов

5 лет

ст. 721

После

истечения

срока

действия

договора

33-16. Журнал регистрации договоров об

обучении со слушателями курсов

5 лет

ст. 721

После

окончания

срока

действия

договора

33-17. Книга регистрации и выдачи

дипломов о профессиональной

подготовке и о дополнительном (к

высшему) образовании

5 лет

ст. 734

33-18. Книга регистрации и выдачи

свидетельств и удостоверений о

повышении квалификации

5 лет

ст. 734



10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

33-21. Номенклатура дел управления

дополнительного


ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

33-22.

33-23.

79

1 2 3 4 5

34. ИНСТИТУТ ВОЕННОГО ОБУЧЕНИЯ

34-01. Должностные обязанности

директора и УВП института

военного обучения. Копия


в ОУП (15-

04)


по личному составу офицеров и

студентов по институту военного

обучения. Копии


в УД

(15-01-04;

01-18)

34-03. Приказы директора института

военного обучения. Копии


в УД (01-08)

34-04. Графики несения дежурств

офицеров и студентов по институт

военного обучения

1 год

ст. 881

34-05. Переписка внутренняя по основным

вопросам деятельности ИВО

5 лет

ст. 84

34-06. Акты приема и сдачи должностей

5 лет

ст. 79

После смены

должностног

о,


ответственно

го лица

34-07. Командировочные предписания и

отпускные билеты

3 года

ЭК



10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

34-10. Номенклатура дел института ДЗН Не ранее 3

80

1 2 3 4 5

военного обучения ст. 200 а лет после






дел

34-11.

34-12.

34-01. Учебный военный центр

34-01-01. Приказы и директивы Министра

обороны, Главкома СВ и

командующего войсками ЦВО

(Центральный военный округ).

Копии

ДМН

ст. 27 б

34-01-02. Приказы начальника УВЦ по

основной деятельности

Постоянно

ст. 19 а

В управлении

делами 01-11


по личному составу офицеров и

студентов УВЦ. Копии


в УД (15-01-

04; 01-12)

34-01-04. Приказы начальника УВЦ по

суточному наряду офицеров УВЦ и

по строевой части

5 лет

ст. 19 в

34-01-05. Личные карточки студентов УВЦ 3 года

ст. 695 е

После

окончания

вуза

34-01-06. Личные дела студентов –

выпускников УВЦ (офицеров).

75 лет

ЭПК

ст. 656 б

В год

окончания

вуза

передаются в

военкомат

34-01-07. Сведения (соглашения о

расторжении договора, служебные

записки, копии договоров) о

гражданах, проходящих военную

подготовку в УВЦ

5 лет ЭПК

ст. 436

После

истечения

срока

действия

договора,

соглашения

34-01-08. Расписание занятий со студентами

УВЦ

1 год

ст. 728

34-01-09. Экзаменационные и зачетные

ведомости

5 лет

ст. 508 «Н»

34-01-10. Ведомость закрепления жетонов с

личными номерами за

аттестованными студентами.

3 года ЭК После


34-01-11. Рапорты, заявления преподавателей,

сотрудников и студентов УВЦ

5 лет ЭПК

ст. 183 б

34-01-12. Документы (отчеты, донесения и 5 лет ЭПК

81

1 2 3 4 5

сведения) о состоянии воинской

дисциплины

ст. 87

34-01-13. Документы (акты на списание,

сличительные ведомости, донесения

и т.д.) о ракетно-артиллерийском

вооружении

Постоянно

ст. 888

34-01-14. Документы (переписка, донесения,

списки) об учебных сборах

(стажировках) со студентами УВЦ

5 лет ЭПК

ст. 730

34-01-15. Донесения и акты: Постоянно

ст. 888

о наличии, движении и

потребности войск в вооружении и о

средствах радиационно-химико-

биологической защиты;

о потребности, наличии и

движении средств инженерного

вооружения;

о потребности, наличии и

движении средств связи.

34-01-16. Акты проверок и инвентаризации

УВЦ директором ИВО и

комиссиями Минобороны РФ

5 лет ЭПК

ст. 173 б



проверки

ревизии

34-01-17. Акты на списание литературы с

грифом «Для служебного

пользования» и служебных


10 лет

ст. 531

После

проверки

справочно-

информационн

ых служб


34-01-18. Телеграммы и телефонограммы

ЦВО по вопросам ведения

5 лет ЭПК

ст. 84

34-01-19. Переписка со штабом ЦВО округа и

вышестоящими организациями по

основным направлениям деятельности

5 лет ЭПК

ст. 32, 33

34-01-20. Переписка с автомобильной

службой и службой ГСМ по

вопросам снабжения и списания

ГСМ

5 лет ЭПК

ст. 822

34-01-21. Внутренняя переписка с ТГУ по


5 лет

ст. 84



5 лет

ст. 84

34-01-23. Инвентарный журнал учета дел,

книг и журналов, находящихся в

УВЦ ТГУ

5 лет

ст. 427

О товарно-

материальных

ценностях

(движимом

имуществе) - 5

82

1 2 3 4 5 лет. При

условии


ревизии

34-01-24. Журнал регистрации рапортов

офицеров УВЦ

5 лет

ст. 258 е

34-01-25. Книга учета справок выдаваемых

военнослужащим (о работе/о составе

семьи/отпускные билеты) и

студентам (об обучении/о нарядах)

УВЦ

5 лет

ст. 595 д

34-01-26. Журналы учета поступаемых и

отправляемых документов УВЦ

3 года

ст. 258 д

34-01-27. Книга учета приказов, издаваемых

начальником УВЦ

5 лет

ст. 258 в

34-01-28. Книга алфавитного учета граждан,

проходящих военную подготовку в

учебном военном центре при ТГУ

75 лет

ОБ

34-01-29. Книга алфавитного учета офицеров 3 года

ст. 695 е

После


34-01-30. Журнал контроля учебных занятий

УВЦ

1 год

ст. 725

34-01-31. Номенклатура дел УВЦ

ДЗН

ст. 200 а






номен-ре дел

34-01-32.

34-01-33.

34-02. Военная кафедра

34-02-01. Приказы и директивы Министра

обороны, Главкома СВ и

командующего войсками ЦВО.

Копии

ДМН

ст. 27 б

34-02-02. Выписки из приказов МО РФ по

личному составу о присвоении

первого воинского звания офицера

5 лет ЭПК

ст. 19 б

34-02-03. Приказы начальника военной

кафедры по основной деятельности

Постоянно

ст. 19 а

34-02-04. Приказы ректора ТГУ по личному

составу офицеров и студентов

военной кафедры. Копии


в УД

(15-01-04; 01-

12)

34-02-05. График-календарь учебного

процесса на год

3 года

ст. 722

34-02-06. План методической работы на 5 лет

83

1 2 3 4 5

учебный год ст. 290

34-02-07. Годовой план работы военной

кафедры

5 лет

ст. 290

34-02-08. Индивидуальные планы работы

преподавателей на учебный год,

разработанные на ВК

1 год

ст. 291

34-02-09. Отчет о результатах итоговой

аттестации по военной подготовке и

выпуске граждан

5 лет

ст. 705

34-02-10. Отчет о работе кафедры за учебный

год

5 лет

ст. 475

34-02-11. Личные дела студентов –

выпускников (офицеров)

75 лет

ЭПК

ст. 656 б

В год

окончания

вуза

передаются в

военнкомат

34-02-12. Личные карточки студентов

Военной кафедры

3 года

ст. 695 е

После

окончания

вуза

34-02-13. Документы (акты о проверке, планы

устранения недостатков) о проверке

работы Военной кафедры

5 лет ЭПК

ст. 173 б

34-02-14. Документы (отчет о результатах

итоговой аттестации граждан по

военной подготовке, протоколы

результатов аттестации, списки

личного состава) об учебном сборе

студентов

5 лет ЭК

34-02-15. Документы (заявления, справки,

копии паспортов) о конкурсном

отборе граждан для зачисления на

военную кафедру

5 лет ЭК

34-02-16. Ведомость закрепления жетонов с

личными номерами за

аттестованными студентами

3 года

ЭК

После

увольнения.

34-02-17. Сведения о количестве граждан,

проходящих военную подготовку

5 лет

ст. 732

После

окончания

обучения

34-02-18. Экзаменационные и зачетные

ведомости

5 лет

ст. 508

«Н»

34-02-19. Расписания занятий со студентами

по военной подготовке

1 год

ст. 728

34-02-20. Переписка со штабом ЦВО, и ДМН

84

1 2 3 4 5

вышестоящими организациями.

Копии

34-02-21. Внутренняя переписка с ТГУ по


5 лет

ст. 84



5 лет

ст. 84

34-02-23. Инвентарный журнал учета дел, книг

и журналов, находящихся на военной

кафедре ТГУ

5 лет

ст. 427

О товарно-

материальны

х ценностях

(движимом

имуществе) -

5 лет. При

условии


ревизии

34-02-24. Книга алфавитного учета граждан,

привлекаемых к обучению на ВК

ТГУ

75 лет

ОБ

34-02-25. Книга учета приказов, издаваемых

начальником военной кафедры

5 лет

ст. 258 в

34-02-26. Книга учета жетонов с личными

номерами ВК



34-02-27. Книга закрепления жетонов с

личными номерами ВК



34-02-28. Журналы учета отправляемых и

поступаемых документов военной

кафедры

3 года

ст. 258 д

34-02-29. Журналы учета учебных занятий по

военной подготовке на каждую

группу по циклам

1 год

ст. 723

34-02-30. Журнал учета работы предметно-

методической комиссии

5 лет

ст. 726

34-02-31. Журнал контроля учебных занятий

на ВК

1 год

ст. 725

34-02-32. Номенклатура дел военной кафедры

ДЗН

ст. 200 а




или




дел

34-02-33.

34-02-34.

85

1 2 3 4 5

35. ОТДЕЛ МЕЖДУНАРОДНЫХ ПРОГРАММ


правовые акты Российской

Федерации, регламентирующие

пребывание иностранных граждан

на территории РФ. Копии

ДМН

ст. 27 б

35-02. Локальные нормативные акты,


отдела (положения, порядки,

решения Учёного совета). Копии


в УД как


приказам и в

УС как


решениям УС

(01-08; 04-06)

35-03. Положение об отделе 3 года После замены

86

1 2 3 4 5

международных программ. Копия ст. 55 б,

56 б

новыми.


УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

35-05. Годовой отчет о международной

деятельности университета

5 лет

ст. 475

При


годовых,


отчетов о

работе


– постоянно

(01-17)

35-06. Годовой отчет «Статистические

сведения о численности

иностранных граждан»

Постоянно

ст. 465 б

Составляется

в виде

таблицы.

Определенно

й формы нет.

35-07. Списки иностранных граждан –

студентов ТГУ

5 лет ЭК

35-08. Программы пребывания

иностранных граждан

5 лет ЭПК

ст. 487

35-09. Документы (база данных,

информация о грантах, конкурсах,

стипендиях) о грантообразующих

фондах и программах, присылаемые

для сведения. Копии

ДМН

35-10. Документы (приказы, нормы

возмещения расходов работникам,

сметы) по оформлению зарубежных

командировок. Копии


приказов в

УД (01-08),

смет в ЦЭР

(30-12)

35-11. Договоры, соглашения о

сотрудничестве с зарубежными

партнерами. Копии

ДМН

ст. 492


в УД 01-20

35-12. Переписка с другими организациями

по основной деятельности отдела

5 лет

ст. 84


подразделениями университета по


вопросам

5 лет ЭПК

ст. 498



отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года ст.

870

87

1 2 3 4 5


международных программ

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

35-17.

35-18.

36. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ЧАСТЬ

36-01 Нормативно-правовые акты


РФ. Копии

ДМН

ст. 27 б

36-02 Положение о Научно-

исследовательской части. Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


новыми.


УД как


приказу (01-

08)

36-03 Должностные инструкции ДМН Подлинники

88

1 2 3 4 5

сотрудников НИЧ. Копии ст. 77 а в ОУП (15-

04)

36-04 Протоколы заседаний научно-

технического совета

Постоянно

ст. 245 «Т»

36-05 Протоколы рабочих совещаний

начальника НИЧ

5 лет

ст. 18 з

36-06 Протоколы заседаний комиссии по

экспортному контролю

Постоянно

ст. 18 б

36-07 Распоряжения проректора по НИР

по административно-хозяйственным

вопросам

5 лет

ст. 19 в

36-08 Приказы руководства университета



в УД (01-08)

36-09 Приказы руководства университета

о научной работе. Копии.


в УД (01-08)

36-10 Приказы руководства и решения

ученого совета университета об

организации системы менеджмента

качества в научной деятельности.

Копии

ДМН Подлинник:

приказов в

УД (01-08),

решений УС

(04-06)

36-11 Сведения (таблицы, диаграммы,

справки) для сводного годового

отчета о деятельности ТГУ за

минувший год и об исполнении

раздела «Наука» Программы

развития университета

5 лет

ст. 473

Годовой отчет

о деятельности

университета в

УД.

Программа

развития

утверждается

решением УС

(04-06)

36-12 Документы (письма, служебные

записки, информационные

сообщения) о проведении научной

работы

5 лет ЭПК

ст. 48 «Т»

36-13 Предложения для совместной

работы с ОАО «АВТОВАЗ»

10 лет ЭПК

ст. 497

36-14 Письма-приглашения к участию в

выставках, семинарах,

конференциях, форумах, конкурсах,

заседаниях, сборниках статей,

присланные для сведения

ДМН

ст. 90 б

36-15 Переписка с Минобрнауки РФ,

учреждениями и организациями о

научно-исследовательской работе

5 лет ЭПК

ст. 45, 110

«Т»

36-16 Журнал регистрации распоряжений

проректора по НИЧ по


вопросам

5 лет

ст. 258 в


АИСУ


борот»

89

1 2 3 4 5

36-17 Журнал регистрации поступающих и

отправляемых документов

5 лет

ст. 258 г

36-18 Журналы проведения инструктажа


НИЧ

10 лет

ст. 626 б

36-19 Журналы проведения

противопожарного инструктажа с

сотрудниками НИЧ

3 года

ст. 870

36-20 Номенклатура дел научно-

исследовательской части

ДЗН

ст. 200 а


после


архив или




дел

36-21

36-22

36-01. Отдел тематического планирования и финансирования

36-01-01. Приказы ректора университета об

утверждении/изменении штатного

расписания НИЧ. Копии


в УД (01-08)

36-01-02. Годовой план научно-исследова-

тельских работ ТГУ

Постоянно

ст. 20 «Т»

36-01-03. Утвержденные годовые сметы

расходов по госбюджету,

спецсредствам

Постоянно

ст. 325 а

Администрат

ивно-

хозяйственны

х расходов– 5

лет

36-01-04. Годовой отчет ТГУ о выполнении

научно-исследовательских работ

Постоянно

ст. 50 «Т»

36-01-05. Годовые статистические отчеты по

форме Наука-2 «Сведения о

выполнении научных исследований»

Постоянно

ст. 13 «Т»

36-01-06. Годовой отчет по форме П-4

«Сведения о численности,

заработной плате и движении

работников»

Постоянно

ст. 467 б

36-01-07. Квартальный статистический отчет

по форме Наука-2 «Сведения о

выполнении научных исследований»

5 лет

ст. 467 г

При


годовых -

постоянно

36-01-08. Квартальные, полугодовые отчеты




5 лет

ст. 467 в, г

90

1 2 3 4 5

36-01-09. Месячные статистические отчеты

формы П-4 «Сведения о



1 год

ст. 467 д

36-01-10. Регистрация НИР в ЦИТИСе (РК-

карты)

Постоянно

ст. 26 «Т»

36-01-11. Договоры с учреждениями,

организациями и предприятиями на

выполнение НИР. Копии

ДМН

После

окончания

срока

действия

договора.


в


отделе (22-

14)


тематического планирования и

финансирования

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

36-01-13.

36-01-14.

37. ОТДЕЛ СОБСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

37-01. Положение об отделе собственной 3 года После замены

новыми.

91

1 2 3 4 5

безопасности. Копия ст. 55 б,

56 б

Подлинник у

УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)




в УД (01-08)

37-04. Документы (докладные и

объяснительны записки, акты и др.)

о хищениях материальных

ценностей в отношении ТГУ

5 лет ЭПК

ст. 410

37-05. Документы (акты выполненных

работ и счета-фактуры) об оплате

работы операторов связи. Копии


в


м отделе


37-06. Акты о нарушении правил

внутреннего режима ТГУ. Копии


в

подразделени

ях

37-07. Документы (приказы руководства

университета, положения, порядки),

регламентирующие работу по

защите информации. Копии

3 года

ст. 219 б


новыми


АИСУ


борот»

37-08. Паспорта на измерительные

приборы и средства связи.

5 лет ЭПК

ст. 803

После

списания


37-09. Исполнительные схемы линейно-

кабельных коммуникаций

ДЗН

ст. 853

37-10. Акты списания средств связи. Копии ДМН Подлинники

в


м отделе


37-11. Договоры об оказании охранных,

пожароохранных услуг и о

сопровождении материальных

ценностей. Копии


в


отделе (22-

14)

37-12.

Договоры, соглашения с

операторами связи. Копии


в


отделе (22-

14)

37-13. Служебные записки абонентов на

устранение линейных повреждений.

5 лет ЭПК

ст. 88

37-14. Заявки абонентов на приобретение

телефонных аппаратов. Копии


в УЗиМТО

37-15. Журнал распределений абонентов по

коммутационному распределению

5 лет ЭПК

ст. 846

92

1 2 3 4 5

оборудования станционной связи

37-16. Книга учета заявок абонентов 2 года

ст. 857


основной деятельности отдела.

Копии

ДМН

37-18. Переписка с операторами связи 5 лет

ст. 850



отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870


собственной безопасности

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

37-22.

37-23.

93

1 2 3 4 5

38. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПОК И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО

ОБЕСПЕЧЕНИЯ


нормативно- правовые акты,

распоряжения органов власти РФ,


отдела

ДМН

ст. 27 б

38-02. Положение об управлении закупок и

материально-технического

обеспечения (УЗиМТО). Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-

08)

38-03. Положение о размещении заказов на

поставки товаров, выполнение

работ, оказание услуг для

государственных нужд ТГУ. Копия

ДМН


УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

38-05. Протоколы заседаний конкурсной

комиссии по государственным

закупкам и документы к ним

5 лет ЭПК

ст. 273 а

38-06. Сведения о заключенных

государственных контрактах (их

изменении, исполнении,

прекращении действия)

Постоянно

ст. 330

38-07. Документы (аудиозаписи, запросы,

извещения, уведомления, заявки,

сводные заявки, технические

задания, графики - календарные

планы, доверенности,

информационные карты, копии

договоров (контрактов) и др.) о

проведении открытых конкурсов,

конкурсов котировочных заявок

(котировок), аукционов на поставку

товаров, выполнение работ, оказание

услуг для нужд ТГУ.

5 лет ЭПК

ст. 273 а

По крупным

поставкам и

наиболее

важным

работам,

услугам -

постоянно

38-08. Документы (извещения, проект

гос.контракта, документация о

5 лет ЭПК

ст. 273а

94

1 2 3 4 5

проведении открытого аукциона в

электронном виде, конкурсная

документация, сл.записки

структурных подразделений ТГУ на

закупку, протоколы) о

несостоявшиеся торгах и запросах

котировок

38-09. Государственные контракты,

заключенные по результатам торгов

и дополнительные соглашения к

ним. Копии


в


отделе (22-

14)


подразделениями ТГУ по вопросам

деятельности отдела

5 лет

ст. 84

38-11. Журнал регистрации заявок на

участие в конкурсе, аукционе,

запросах котировок цен

5 лет

ст.278



10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

38-14. Номенклатура дел УЗиМТО

ДЗН

ст. 200 а


после


архив или




дел

38-15.

38-16.

38-17.

38-01. Отдел материально-технического обеспечения

38-01-01. Положение об отделе материально-

технического обеспечения. Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

38-01-03. Документы (уведомления, карточки

учета материально-имущественных

ценностей (движимого имущества),

кладовые и амбарные книги,

складские свидетельства,

требования, наряды, погрузочные

ордера, лимитно-заборные карты)

об учете прихода, расхода, наличия

5 лет

ст. 765

После

списания

материально-

имущественн

ых

ценностей.



проверки

(ревизии).

95

1 2 3 4 5

остатков материала (сырья),

продукции, оборудования на

складах, базах.

38-01-04. Государственные контракты и

дополнительные соглашения к ним.

Копии


в


отделе (22-

14)

38-01-05. Документы об оплате, поступлении и

выдаче материальных запасов (счета-

фактуры, товарных накладных и пр.)

5 лет

ст. 362 При условии


ревизии


вопросам материально-технического

обеспечения

5 лет

ст.84



отдела

10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870


материально-технического

обеспечения

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

38-01-10.

38-01-11.

96

1 2 3 4 5

39. ОТДЕЛ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИМУЩЕСТВЕННЫМ КОМПЛЕКСОМ

39-01. Распорядительные, инструктивные и

номативно-методические документы

Министерства образования и науки,


Копии

ДМН

ст. 27 б

39-02. Документы (решения и распоряжения

органов исполнительной власти, акты в

соответствии с ФЗ-122 от 21.07.1997)

устанавливающие право оперативного

управления на недвижимое имущество и

право постоянного (бессрочного)

пользования на земельные участки.

Копии

ДМН

ст. 124


в органах

исполнительн

ой власти

39-03. Положение об отделе по

управлению имущественным

комплексом. Копия

3 года

ст. 55 б, 56

б


новыми.


УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

39-05. Карты учета федерального

имущества, находящегося у ТГУ

Постоянно

ст. 423

Состав

документов и

вседений,

содержащихс

я в реестрах,

определяется

законами

инормативны

ми

правовыми

актами РФ.

Хранятся в

организации,

исполняющей

функцию

ведения

реестра,

передаются

на

97

1 2 3 4 5 постоянное

хранение

после


ведения.

39-06. Документы (схемы/планы границ

земельных участков, межевые

планы) по оформлению земельных

участков в собственность

Постоянно

ст. 133

39-07. Документы (договоры, письма-

разрешения Минобрнауки РФ и

Росимущества) о приватизации

жилых помещений

Постоянно

ст. 140

Полный

состав видов


указан в

соответствую

щем

законодатель

стве

39-08. Копии судебных документов (акты,

иски, отзывы, возражения,

ходатайства, заявления и т.п.) и

техническая документация по

перепланировкам жилых помещений

5 лет

ст. 189

После

вынесения

решения.


в суде.


технической

документаци

и - у

собственнико

в жилых

помещений

39-09. Технические паспорта на объекты

недвижимости. Копии

5 лет ЭПК

ст. 802

После


объекта

недвижимост

и

39-10. Договоры об аренде помещений с

другими организациями

Постоянно

ст. 791

39-11. Договоры найма жилых помещений

5 лет ЭПК

ст. 932

После

истечения

срока

действия

договора



отдела

10 лет

ст. 626 б.



3 года

ст. 870

39-14. Номенклатура дел отдела по

управлению имущественным

комплексом

ДЗН

ст. 200 а






номен-туре дел

39-15.

39-16.

98

1 2 3 4 5

40. ОТДЕЛ ОХРАНЫ ТРУДА И ТЕХНИКИ БЕЗОПАСНОСТИ

40-01. Положение об отделе труда и

техники безопасности. Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


новыми.

Подлинник у

УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

40-03. Приказы ректора, касающиеся

работы отдела. Копии

ДМН

40-04. Планы мероприятий по устранению

замечаний по охране труда и

пожарной безопасности

представителей инспектирующих

органов

5 лет

ст. 608

40-05. План – схема по эвакуации людей и

материальных ценностей в случае

чрезвычайных ситуаций

ДМН

ст. 619

40-06. Отчеты об улучшении условий

труда, льготах и компенсациях за

работу во вредных условиях труда

Постоянно

ст. 606

40-07. Акты расследования несчастных

случаев на производстве (пакет

75 лет

ЭПК

99

1 2 3 4 5

документов по расследованию

каждого случая травматизма)

ст. 632 а

40-08. Акты, предписания по охране труда

и пожарной безопасности

5 лет ЭПК

ст. 603

40-09. Документы (карты аттестации,

протоколы, ведомости) по

аттестации рабочих мест по

условиям труда

45 лет

ЭПК

ст. 602

При тяжелых,

вредных и

опасных

условиях

труда-75 лет

40-10. Инструкции по охране труда 3 года

ст. 27 б

40-11. Переписка о состоянии и мерах по

улучшению условий труда и техники

безопасности

5 лет ЭПК

ст. 607

40-12. Журнал регистрации несчастных

случаев на производстве

Постоянно

ст. 630



отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

40-15.

Номенклатура дел отдела труда и

техники безопасности.

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

40-16.

40-17.

100

1 2 3 4 5

41. ОТДЕЛ АВТОТРАНСПОРТНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

41-01. Положение об отделе. Копия 3 года

ст. 55 б,

56 б


новыми



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)




в УД (01-08)

41-04. Документы (заявки, акты, сведения,

переписка) о ремонте и техосмотре

транспортных средств

3 года

ст. 838

41-05. Путевые листы 5 лет

ст. 842



проверки.

При


других

документов,

подтверждаю

щих тяжелые,

вредные и

опасные

условия

труда – 75

лет.

41-06. Журнал выдачи путевых листов 5 лет

ст. 844

41-07. Журнал регистрации заявок на

проведение ремонта и

1 год

ст. 839

101

1 2 3 4 5

профилактического осмотра

транспортного средства

41-08. Журнал прохождения стажировок

принятых сотрудников (водителей)

5 лет ЭПК

ст. 730



отдела

10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870


автотранспортного обеспечения

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

41-12.

41-13.

42. СЛУЖБА ГЛАВНОГО ИНЖЕНЕРА

42-01. Положения об отделах службы

главного инженера. Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


новыми.


в УД как



08)


сотрудников службы главного

инженера. Копии

ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

42-03. Протоколы совещаний АХЧ 5 лет

ст. 18 з


руководства ТГУ, связанные с

деятельностью отдела. Копии


в УД (01-08;

01-09)

42-05. Графики отпусков сотрудников.

Копии

ДМН Оригинал в

ОУП



10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

42-08. Номенклатура дел службы главного

инженера.

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после




102

1 2 3 4 5 учтенных по


дел

42-09.

42-10.

42-01. Отдел санитарно-технического и вентиляционного обслуживания

42-01-01. Схемы тепловых узлов До

окончания

эксплуатац

ии сетей

ст. 429 «Т»

42-01-02. Документы (графики, планы, заявки)

о проведении санитарно-

технических и вентиляционных

ремонтных и профилактических

работ

5 лет

ст. 217

42-01-03. Паспорта приборов учета тепла 5 лет ЭПК

ст. 803

После

списания


42-01-04. Сметно-договорная документация.

Копии

ДМН


в ремонтно-

строительном

отделе

42-01-05. Заявки на текущий ремонт и на

приобретение запасных частей и

инструментов.

3 года

ст. 1417

«Т»

42-01-06. Акты показаний приборов учета

тепла и воды

1 год

ст. 259 ж

42-01-07. Техническая документация по

установке приборов учета тепла и

воды

3 года

ст. 1865

«Т»

42-01-08. Переписка с контролирующими

органами по вопросам эксплуатации

и содержания санитарно-

технического оборудования

5 лет

ст. 217



отдела

5 лет

ст. 84

42-01-10.

42-01-11.

42-02. Отдел электротехнического обслуживания

42-02-01. Протоколы испытаний защитных

средств, выданных

энергоснабжающими организациями

10 лет

ЭПК

ст. 1399,

1523 «Т»

103

1 2 3 4 5

42-02-02. Отчеты о проведении испытаний

сопротивления изоляции

электрических кабелей в корпусах

ТГУ

10 лет

ЭПК

ст. 1406

«Т»

42-02-03. Графики отпусков сотрудников



в ОУП

42-02-04. Акты-предписания

энергоснабжающих организаций на

установку, проверку, контроль

приборов учета (эл. счетчиков,

трансформаторов тока)

5 лет ЭПК

ст. 603

После

истечения

срока

действия

договора

42-02-05. Акты раздела границ

ответственности между ТГУ и

энергоснабжающей организацией.

Копии


в ЗАО

«КВАНТ»,

ОАО «ПО

КХ», ОАО

«ТЭК», ОАО

«Электоросет

ь»

42-02-06. Договоры на выполнение

электромонтажных работ и сметы к

ним. Копии


в


отделе (22-

14)

42-02-07. Схемы электросетей 0,4 кВт

корпусов ТГУ

До

окончания

эксплуатаци

и сетей

ст. 429 «Т»

42-02-08. Заявки на текущий ремонт и на

приобретение запасных частей и

инструментов.

3 года

ст. 1417

«Т»




1 год

ст. 818

42-02-10.

42-02-11.

42-03. Ремонтно-строительный отдел

42-03-01. Проектная документация (эскизные

и рабочие проекты, сметы,

дефектные ведомости) на

выполнение строительно-

монтажных, ремонтных работ и

работ по реконструкции помещений

и объектов недвижимости


ДМН

ст. 812

«Н»

42-03-02. Документы (государственные ДМН Подлинники:


104

1 2 3 4 5

контракты, договоры, сметы, акты,

счета-фактуры, дефектные

ведомости) о проведении ремонтно-

строительных работ. Копии


отделе (22-

14)

актов и

счетов-

фактур в


м отделе


42-03-03. Договоры об аренде и

дополнительные соглашения к ним.

Копии


в


отделе (22-

14)



вопросам

5 лет

ст. 84

42-03-05.

42-03-06.

43. ХОЗЯЙСТВЕННО-ЭКСПЛУАТАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ

43-01. Положение о хозяйственно-

эксплуатационном управлении.

Копия

3 года

ст. 55 б,

56 б


новыми.


УД как


приказу (01-

08)



ДМН

ст. 77 а


в ОУП (15-

04)

43-03. Договоры с предприятиями и

организациями по коммунальному

обслуживанию. Копии


в


отделе (22-

14)

43-04. Договоры по оплате коммунальных

услуг и по хозяйственной


в


отделе (22-

105

1 2 3 4 5

деятельности. Копии 14)

43-05. Документы (списки, графики и др.)

об уборке зданий

3 года

ст. 814

43-06. Перечень имущества закрепленного

за комендантами корпусов

5 лет

ст. 427




10 лет

ст. 626 б



3 года

ст. 870

43-09. Номенклатура дел хозяйственно-

эксплуатационного управления.

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

43-10.

43-11.

44. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СОТРУДНИКОВ

44-01. Приказы, постановления, решения,

инструктивные письма высших

профсоюзных органов, касающихся

деятельности профсоюзной

организации ВУЗа. Копии

ДМН

44-02. Положение о Первичной

профсоюзной организации

сотрудников ТГУ Профсоюза

работников образования и науки РФ

Постоянно

ст. 55 б,

56 б


новыми

44-03. Свидетельства о регистрации Постоянно

106

1 2 3 4 5

профсоюзной организации ст. 39

44-04. Протоколы общих отчетно-

выборных профсоюзных собраний и

конференций и документы к ним

Постоянно

ст. 973

44-05. Протоколы заседаний профсоюзного

комитета

Постоянно

ст. 18 ж

44-06. Протоколы заседаний комиссии по

социальному страхованию ТГУ

5 лет ЭПК

ст. 903

44-07. Распоряжения председателя

Профкома по основной деятельности

Постоянно

ст. 19 а

44-08. Распоряжения председателя

Профкома по личному составу

профсоюзного комитета

75 лет

ЭПК

ст. 19 б

44-09. Годовой план работы профсоюзного

комитета

Постоянно

ст. 285 а

44-10. Сметы расходов профсоюзного

комитета на год

Постоянно

ст. 325 а

44-11. Годовой финансовый отчет

профсоюзного комитета по бюджету

и соцстраху

Постоянно

ст. 391

44-12. Годовой отчёт по форме 3СП

«Статистический отчет


работников ТГУ»

Постоянно

ст. 467 б

В областной

комитет

профсоюза

Сам. Обл.

44-13. Коллективный договор с ТГУ с

изменениями и дополнениями

Постоянно

ст. 576

В 2-х

экземплярах.

Один в



персоналом.

44-14. Личные карточки штатных

работников профсоюзного комитета

75 лет

ЭПК

ст. 658

44-15. Анкеты кандидатов на замещение

должностей в профсоюзном

комитете

5 лет ЭПК

ст. 652

44-16. Учетные карточки членов

профсоюзного комитета

До снятия

с учета

ст. 982

44-17. Лицевые счета штатных работников

профсоюзного комитета на выдачу

зарплаты

75 лет

ЭПК

ст. 413

44-18. Списки уволенных сотрудников ТГУ 5 лет ЭПК

ст. 562

44-19. Акты ревизий и проверок 5 лет

107

1 2 3 4 5

финансовой деятельности ст. 402

44-20. Списки удержаний профсоюзных

взносов бухгалтерией ТГУ

3 года

ст. 977

44-21. Банковские документы (платежные

поручения, мемориальные ордера,

банковские выписки)

5 лет

ст. 362



проверки

44-22. Бухгалтерские документы кассового

порядка со всеми приложениями

(кассовая книга, приходные и

расходные ордера, платежные

ведомости)

5 лет

ст. 362



проверки

44-23. Заявления сотрудников о

вступлении (о выходе) в Профсоюз

3 года

ст. 977

44-24. Заявления сотрудников о взимании

(не взимании) профсоюзных взносов

3 года

ст. 977

44-25. Главная книга 5 лет

ст. 361



ревизии

44-26. Трудовые договора со штатными

работниками профсоюзного

комитета и дополнительные

соглашения к ним

75 лет

ЭПК

ст. 657

44-27. Договоры по административно-


5 лет ЭПК

ст. 436

После

истечения

срока

действия

договора

44-28. Переписка с организациями о

финансово-хозяйственной

деятельности Профсоюза

5 лет

ст. 1000

44-29. Журнал регистрации распоряжений

председателя Профкома по личному

составу профсоюзного комитета

75 лет

ст. 258 б

44-30. Журнал регистрации распоряжений

председателя Профкома по

административно-хозяйственной


5 лет

ст. 258 в

44-31. Журнал регистрации договоров по

административно-хозяйственной


5 лет

ст. 459 г

После

окончания

срока

действия

договора



10 лет

ст. 626 б.


противопожарного инструктажа со

штатными сотрудниками профкома

3 года

ст. 870

44-34. Номенклатура дел профсоюзного ДЗН Не ранее 3

108

1 2 3 4 5

комитета сотрудников ст. 200 а лет после






дел

44-35.

44-36.

45. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СТУДЕНТОВ И АСПИРАНТОВ

45-01. Приказы, постановления, решения

высших профсоюзных органов,

касающихся деятельности

профсоюзной организации ВУЗа.

ДМН

109

1 2 3 4 5

Копии

45-02. Положение о Первичной


студентов и аспирантов ТГУ

Профсоюза работников народного

образования и науки РФ

Постоянно

ст. 55 б,

56 б


новыми

45-03. Свидетельства о регистрации


Постоянно

ст. 39

45-04. Протоколы общих отчетно-

выборных профсоюзных собраний,

конференций и документы к ним.

Постоянно

ст. 973

45-05. Протоколы заседания профсоюзного

комитета

Постоянно

ст. 18 ж

45-06. Годовые сметы расходов

профсоюзной организации за год

Постоянно

ст. 325 а

45-07. Годовой финансовый отчет

профсоюзной организации по

бюджету

Постоянно

ст. 327 б

45-08. Годовой отчёт по форме 3СП

«Статистический отчет


студентов и аспирантов ТГУ»

Постоянно

ст. 467 б

В областной

комитет

профсоюза

Сам. Обл.

45-09. Личные карточки штатных


75 лет

ЭПК

ст. 658

45-10. Документы (заявления, списки,

учетные карточки) о вступлении (о

выходе) в профсоюз

3 года

ст. 977

45-11. Документы (акты, сведения, справки

и т.д.) об осуществлении основных

направлений деятельности профкома

Постоянно

ст. 83

45-12. Трудовые договоры штатных


и дополнительные соглашения к ним

75 лет

ЭПК

ст. 657

45-13. Договоры по административно-


5 лет

ст. 436

После

истечения

срока

действия

договора

45-14. Договоры с организациями о

сотрудничестве на безвозмездной

основе

5 лет

ст. 436

45-15. Банковские документы (платежные

поручения, банковские выписки)

5 лет

ст. 362



проверки

110

1 2 3 4 5

45-16. Бухгалтерские документы (кассовая

книга, приходные и расходные

ордера, платежные ведомости)

5 лет

ст. 362



проверки

45-17. Главная книга 5 лет

ст. 361



ревизии



5 лет

ст. 84

45-19. Журнал регистрации договоров по

административной хозяйственной


5 лет

ст. 459 г

После

окончания

срока

действия

договора

45-20. Номенклатура дел профсоюзного

комитета студентов и аспирантов

ТГУ

ДЗН

ст. 200 а

Не ранее 3

лет после






дел

45-21.

45-22.


управлении делами Н.В. Гладких

СОГЛАСОВАНО

Протоколом ЭК

Тольяттинского государственного


«____»____________ № ____

СОГЛАСОВАНО

Протоколом ЭПК при Управлении

государственной архивной службы

Самарской области

от_______________ № _______

111

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в

Тольяттинском государственному университете

По срокам хранения Всего В том числе:

Переходящих С пометкой «ЭПК»

1 2 3 4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет)

ИТОГО:

Начальник управления делами ТГУ Е.В. Даценко

Итоговые сведения переданы в архив


управлении делами Н.В. Гладких

Documents

Номенклатура дел на 2013 год · «Тольяттинский государственный университет» на 2012 год Номенклатура