практикума Презентация · маркетинг, pr», коммуникации Информирование сотрудников о планируемых изменениях,

«Структуризация компаний и групп. Анализ и оптимизация

организационной структуры»

Презентациясеминара-практикума

г. Москва, тел.: (095) 234-19-42, 103-95-15E-mail: [email protected], Internet: www.betec.ru

Copyright © 2004«Бизнес-инжиниринговые технологии»


2E-mail: [email protected], Internet: www.betec.ru

Стратегия -Какие цели нужно достичь?Как это сделать?Кто является потребителем?Какие потребности удовлетворять?Какие продукты производить?

Работы, бизнес-процессыи функции –Что нужно делать для того, что бы достичь стратегические цели?Что нужно сделать что быпроизвести продукты?Каким образом это нужно сделать?

Организационная структура –Кто же все это будет делать?

Раздел 1. Классика построения организационных структур



4 уровня взаимодействий в организационной структуре

2.Вертикальные взаимодействия

1.Горизонтальныевзаимодействия

4.Взаимодействияс Человеком

3.Взаимодействияс внешней средой

ДиректорДиректор

Отделзакупок

Отделзакупок Отдел

продаж

ОтделпродажПроиз-

водство

Произ-водство

Горизонтальное взаимодействие

Вертикальные взаимодействия

Горизонтальное разделение труда

Вертикальноеразделение труда



Главная формула оптимизации организации

Разработкамодели

«как есть»

Анализмодели

«как есть»Разработкамодели

«как надо»

Разработка иреализацияплана

перехода отсостояния«как есть»к состоянию«как надо»

Организация«как надо»

+ + + =

Моделированиеи анализпроцессов

СтратегияРезультаты

стратегическогоанализа

Внешняя среда

Внутренняя среда

СистемаМодельсистемы

О И И

И

О

ОИ

И И



4 шага описания организационной структуры

Шаг 1. Описание бизнес-направлений деятельности

Шаг 1. Описание бизнес-направлений деятельности

Шаг 2. Описание работ(функций, бизнес-процессов)

Шаг 2. Описание работ(функций, бизнес-процессов)

Шаг 3. Описаниеорганизационной структуры

Шаг 3. Описаниеорганизационной структуры

Шаг 4. Описание распределенияответственности

Шаг 4. Описание распределенияответственности

Вертикальноеописание – Что?

Горизонтальноеописание – Что? и Каким образом?

Раздел 2. Структуризация и описание организационной структуры

О И И

И

И

ОИ

О И



Построение граф-схемы организационной структуры

Коммерческийдиректор

Директор попроизводству

Финансовыйдиректор

Генеральныйдиректор

Бухгалтерия

Финансовыйотдел

Отделпродаж

Отделмаркетинга


Цех А

Цех В

Цех С

Должность Структурноеподразделение

Линейноеподчинение

Функциональноеподчинение



Обозначения:

О - ответственный

И - исполнитель

Разработка матрицы ответственности

О И И

И

О

ОИ

И И



Раздел 3. Структуризация и описание операционной деятельности (работ, функций, бизнес-процессов)

Вертикальное/Простое/Функциональное

Отвечает на вопрос:Что нужно делать?

Горизонтальное/Сложное/Процессное

Отвечает на вопросы:Что нужно делать?

и Каким образом это нужно делать?

Операция Операция Операция

Деятель-ность

ОперацияОперация Операция

Документ

Операция Операция Операция

Деятель-ность

ОперацияОперация Операция

Документ

Документ Документ



Миссия

Критические факторы успеха (КФУ)

Бизнес-процессы Ка к и м

о б р а з о м

?

За ч е м

?

Какие из бизнес-процессов должны быть выполнены особенно хорошо, чтобы бы мы были уверены в достижении конкретного критического фактора успеха?

Какие бизнес-процессы оказывают основное воздействие на конкретныйкритический фактор успеха?

Какие бизнес-процессы не только имеют отношение к конкретному критическому фактору успеха, но и важны для него?

Раздел 4. Технология анализа и оптимизации функций и бизнес-процессов. Реинжиниринг и постоянное

совершенствование



Типы изменений в организации

Революционные Эволюционные

Реинжиниринг – BPR и реструктуризация

Постоянное совершенствование – BPI, CPI и др.



3.Взаимодействия с внешней средой

4.Взаимодействияс человеком

2.Вертикальные взаимодействия

Уровнивзаимодействия

Бюрократические/ механистические

Адаптивные / Органические

Корпоративные Индивидуалистические

Узкиймасштаб

управляемости

Широкиймасштаб

управляемости

Централизованные Децентрализованные

Ориентация на ресурсы, внутренние проблемы

Ориентация нарезультаты, потребителя

Направление эволюции оргструктур

1.Горизонтальные взаимодействия Линейные МатричныеФункциональные

ДивизиональныеПроцессныеПроектные

Уровниоптимизации

Раздел 5. Технология анализа и оптимизации организационной структуры. Реструктуризация






продаж




Горизонтальное разделение труда

Как правильнораспределитьответственностьпо горизонтали?

Раздел 6. Первый уровень оптимизации оргструктуры -оптимизация горизонтальных взаимодействий

Бизнес-направ-ление 3



Бизнес-направ-ления

Работа 1 Работа 2 Работа 3

Работы



Функциональные

Дивизиональные• по продукту• по потребителю

(рынку)ПроцессныеПроектные

Матричные

Линейные• по численности• по территории• по времени

Специализация вокруг ресурсов / функцийСлабая Сильная

Специализациявокруг

результатов /

процессов

Слабая

Сильная

Варианты распределения ответственности и соответствующие им виды организационных структур










Работы


Работы



Пример смешанной организационные структурыФункционально-продуктово-рыночно-линейная организационная структура компании, занимающейся торговлей сложного технологического оборудования. Вертикально-горизонтальный подход.

Компания

Отделзакупок Склад Отдел

продаж

Функциональная

Рыночно-продуктовая

Менеджерпо работе склиентами 1



Линейно-функциональная

Менеджерсклада 1

Менеджерсклада 2

Продуктово-функциональна

Менеджерпо закупкампродукта А

Менеджерпо закупкампродукта B

Менеджерпо закупкампродукта C

Менеджерпо продукту

А


B


C

Менеджерпо логистике

Водитель-экспедитор 1

Водитель-экспедитор 2

Бухгалтерия



Конструктор организационных структур

Цель

Задача 1 Задача 2 Задача 3

Линей-ные

Функци-ональ-ные

Продук-товые

Проект-ные

Рыноч-ные

Процес-сные

Матрич-ные

+ _

+ _

+ _

+ _ + _+ _+ _



Вертикальное

разделение труда

Как построитьвзаимодействиепо вертикали?

Как правильнораспределитьответственностьпо вертикали?




продаж




Раздел 7. Второй уровень оптимизации оргструктуры -оптимизация вертикальных взаимодействий






Работы



Стандартная норма управляемости:7 плюс/минус 3

Оптимизация масштаба управляемости

Подчиненный 2Подчиненный 1 Подчиненный 3 Подчиненный ... Подчиненный N

Руководитель

Масштаб управляемости - N



Связанные сРаботой и Внешней средой• Сложность работ • Схожесть работ• Территориальнаяудаленность работ

• Степень стабильности и частотаизменений внешней среды

Связанные сПерсоналом

• Уровень подготовкиподчиненных

• Уровеньпрофессионализмаруководителя

Связанные сСистемой управления• Степень ясностив постановке целей

• Степень ясности вделегировании прави ответственности

• Степень объективностив измерении результатовработы

• Степень формализациии типизации

• Наличие регламентов

ПродуктоваяСтратегия Внешняя

среда

Факторы, влияющие на оптимальныймасштаб управляемости

Менеджмент



Анализ распределения мощности управления в организационной структуре

Распределение управленческих звеньев

0

5

10

15

20

25

1 2 3 4 5 6номер уровня управления

количество

элементов

Ряд1



5555555555555554444444444444444

33333333333333333333333322222222222

1

Пример структуры организационной пирамиды компании «как есть» (67 звеньев)

44444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444443333333333333333

22221

Пример идеальной структуры организационной пирамиды компании аналогичного масштаба (85 звеньев)

Анализ организационной пирамиды компании



4317

3016

6915

1214

3713

1612

1511

3610

359

348

337

146

325

314

133

22

11

54321

Топология вертикальной иерархии оргструктуры



ИнструкцияИнструкция

Внешняя среда

Какую степень формализации ибюрократиивыбрать?

Раздел 8. Третий уровень оптимизации оргструктуры -оптимизация взаимодействия с внешней средой



Бюрократическая (механистическая) организация - это организация, характеризующаяся использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, высокой степенью разделения труда, жесткой иерархией власти, подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам.

Адаптивная (органическая) организация -это организация, характеризующаяся слабым или умеренным использованием формальных правил и процедур, децентрализацией и участием работников в принятии решений, широко определяемой ответственностью в работе, гибкостью структуры власти и небольшим количеством уровней иерархии.

Бюрократические и адаптивные организации



Персонал

Раздел 9. Четвертый уровень оптимизации оргструктуры -оптимизация взаимодействия с человеком



Корпоративная организация - это социальный тип организации, характеризующийся наличием особой системы связей между людьми в рамках осуществления ими совместной деятельности. Данный тип организации представляет собой замкнутые группы людей с ограниченным доступом, максимальной централизацией, и авторитарностью руководства, противопоставляющие себя другим социальным сообществам на основе своих узкокорпоративныхинтересов.

Индивидуалистическая организация –Объединение людей, осуществляющих совместную деятельность, но объединение свободное, открытое и добровольное.

Корпоративные и индивидуалистические организации



Процессные регламенты Структурные регламенты

Система регламентации

Положение оборганизационной

структуре

Положение оподразде-лении 1

Должно-стная

инструкция….


инструкция…..


инструкция1.1


инструкция1…

Положение оподразде-лении …

Положение обизнес-процессах

Положение обизнес-процессе 1

Положениео функции

…….


…….


1.1


1….

Положение обизнес-

процессе …

Раздел 10. Разработка организационно-управленческой регламентирующей документации

О И И

И

О

ОИ

И И



Разработка регламентов

Формирование координационнойрабочей группы проекта

Опытная эксплуатация

ПроектРабота 1

Работа 2

Работа 3

Работа 4


Работа 2

Работа 3

Работа 4


Работа 2

Работа 3

Работа 4

Разработка планов по описанию иоптимизации процессов и структуры

Выделениебизнес-процессов

Описание и оптимизация процессов и оргструктуры


Работа 2

Работа 3

Работа 4

Планирование проекта

Обучениесотрудникови техническоеобеспечениепроекта

Формированиерабочих групп по процессам

Раздел 11. Организация проекта по совершенствованию деятельности компании



«Внутренниймаркетинг, PR»,коммуникации

Информирование сотрудников о планируемых изменениях, обсуждениеидей и мероприятий, проведение разъяснительных бесед, построениеэффективных коммуникаций, осуществление «внутреннего маркетинга».Проведение обучения.

Вовлечениепотребителейв проект

Привлечение подчиненных к принятию решений о проводимых изменениях.Предоставление лицу, которое может оказать или оказываетсопротивление ведущей роли в принятии решении о проводимыхизменениях и их осуществлении.

Не материальнаяи материальнаямотивация

Переговоры с людьми, оказавшими сопротивление и «покупка» их спомощью нематериальных или материальных стимулов.Использование механизмов проектной мотивации.

МаневрированиеВыборочное использование информации или составление четкого графикадеятельности и мероприятий, чтобы оказать желаемое воздействие наподчиненных.

Принуждение Использование угрозы лишения работы, продвижения, повышенияпрофессиональной квалификации, заработной платы или назначения нановую должность с целью получения согласия на перемены.

Раздел 12. Практические приемы управления изменениями. Мероприятия по уменьшению сопротивлений

Формализация Формализация взаимоотношений с противниками изменений.



В рамках проведения семинара участники выполняют следующие индивидуальные и групповые практические задания, основная часть которых базируется на примерах деятельности компании-заказчика:

• Построение дерева бизнес-направлений компании

• Выделение и описание бизнес-процессов и функций компании

• Описание организационной структуры

• Разработка матрицы распределения ответственности структурных звеньевза бизнес-процессы верхнего уровня

• Разработка организационной структуры компании «ABC» «как надо»

• Расчет степени организационной фрагментарности – OFRAG

• Разработка плана проекта по описанию и оптимизации организационнойструктуры компании

Описание практических занятий семинара-практикума



(только в рамках проведения корпоративного семинара-практикума)

� Результаты работ по описанию и анализу организационной структуры вносятся в информационную систему бизнес-моделирования и предоставляются компании-заказчику в виде электронной бизнес-модели

� По окончании семинара участникам выдаются формы документов и информационно-методические материалы, необходимые для проведения работ по структуризации, анализу и оптимизации организационной структуры

Передаваемые компании-заказчику дополнительные материалы

Documents

практикума Презентация · маркетинг, pr», коммуникации Информирование сотрудников о планируемых изменениях,