FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2A2-1 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2 Approfondimento 2 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE

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FONDAMENTI DI INFORMATICA III

CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE

DEL LAVORO D’UFFICIOArgomento 2

Approfondimento 2

CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE

DEL LAVORO D’UFFICIOArgomento 2

Approfondimento 2L’analisi ed il disegno dei

ruoliAlcuni strumenti

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Caratteristiche e modellizzazione del lavoro d’ufficioL’analisi ed il disegno dei ruoli

Ambiti di analisi e progettazione: riprogettazione dei ruoli misurazione della produttività del lavoro

Criteri: congruenza tra ambiente esterno, sistema tecnico

e sistema sociale esame dell’efficacia e dell’efficienza complessiva

del sistema ed esame della qualità del lavoro

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L’analisi e il disegno dei ruoli (Job design)Tradizionalmente attenzione focalizzata su aspetti del campo tecnico o del campo socialeNuovo approccio, visione globale

Riprogettazione di un sistema: analisi del sistema in tutte le componenti tecniche e sociali e nella complessa rete di relazioni che le lega

Disegnare confini, verifica tecnologia e meccanismi operativi (norme, procedure, sistemi informativi)

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Non solo recupero dell’efficienza locale, ma dell’efficacia complessiva del sistema

Analisi dei ruoli lavorativi deve mirare a definire: il tipo di pratiche professionali

e i contenuti di professionalità presenti le caratteristiche dei ruoli

in ordine alla dimensione della qualità del lavoro

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Il processo di analisi e valutazione del modello di divisione del lavoro in una specifica realtà organizzativa può essere articolato nelle fasi di:

individuazione attività svolte da ogni singola posizione lavorativa

analisi e descrizione dei ruoli lavorativi valutazione del grado di flessibilità

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Individuazione delle attività svolte da ogni singola posizione lavorativa

Tre classi fondamentali di attività: Coordinamento (programmazione dei flussi di lavoro,

definizione norme e tecniche per lo svolgimento del lavoro, modalità di esercizio del controllo, ecc.)

Trasformazioni (esecuzione delle unit operation che compongono il processo di trasformazione)

Mantenimento (riproduzione e reintegrazione delle risorse che costituiscono il sistema)

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Individuazione delle attività svolte da ogni singola posizione lavorativa

Rilevazione tramite una matrice attività/posizione per cogliere le singole mansioni aziendali in una prospettiva d’insieme

Sulle righe vengono descritte le attività, sulle colonne le posizioni,negli incroci viene descritta l’attività svolta dall’addetto in termini sintetici

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Matrice attività/posizione

Posizioni interne

Attività del sistema

Capoufficio

Istruttoreformale

Istruttoretecnico

Segret.

Coordinamento Definisce tipo pratica RAssegna la pratica R PStabilisce tempi R

Trasformazione Verifica formale RControlla documenti ESRequisiti tecnici R, ES

Mantenimento Gestionecorrispondenza

ES

Protocolla R

P= partecipa R=è responsabile ES=esegue

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Analisi e descrizione dei ruoli lavorativi

Interazione di ruolo (role-set)Possono essere rilevati con una matrice di interazioneEvidenzia le aspettative di ruolo Consente di rilevare complessità e grado di strutturazione delle aspettative

Differenza tra: ruolo con insieme di aspettative semplice e definito ruolo con rete aspettative non facilmente gestibili o

conflittuali

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Matrice di interazione

Ruolipresenti inazienda

Capo ufficio Istruttore formale Istruttore tecnico Segret.

Capo ufficio * * *I. formale * * *I. tecnico * *Segret. * *

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Conoscenze ed abilità richieste ad ogni ruoloDescrivere le caratteristiche professionali, in termini di conoscenze ed abilità, richieste dal ruoloConoscenze professionali

teoriche, fanno riferimento ad ambiti disciplinari (elettronica, marketing, ecc.)

pratiche, specifiche capacità raggiungibili attraverso un congruo periodo di esperienza

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Conoscenze ed abilità richieste ad ogni ruoloDescrivere le caratteristiche professionali, in termini di conoscenze ed abilità, richieste dal ruolo

Valutazione delle conoscenze professionali non solo in riferimento alle attività ricorrenti (routine)ma anche al controllo delle situazioni anomale che il titolare del ruolo deve gestire

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Prerogative decisionaliRiguardano gli ambiti di autonomia nel definire obiettivi lavorativi e la complessità connessa con le decisioni necessarie al loro raggiungimentoValutazione del contesto delle decisioni (esigenze di negoziare le scelte, livelli di rischio personale, ...)Valutazione decisioni di tipo “strumentale” (scelta delle alternative più idonee per conseguire risultati prestazionali determinati) per i ruoli tecnici (a livello decisionale inferiore rispetto ai ruoli manageriali)

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Dimensioni della qualità del lavoro Ergonomica (integrità fisica e psichica del lavoratore) Complessità (numerosità delle variabili da trattare,

complessità delle decisioni da prendere, ampiezza del role-set)

Autonomia (esplorazione di diverse alternative di azione, formulazione del quadro decisionale)

Controllo (intervento nella determinazione degli obiettivi)

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Dimensioni della qualità del lavoro Ergonomica (integrità fisica e psichica del lavoratore)

il lavoro deve avere uno scopo definito e se non conseguito deve essere osservabile dal lavoratore

le informazioni di ritorno devono essere fornite nel più breve tempo possibile

il lavoratore deve esercitare il controllo sul suo “territorio” il lavoratore deve compiere operazioni in autonomia

controllandone il ritmo e con possibilità di scelta nella utilizzazione degli strumenti e delle modalità operative

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Dimensioni della qualità del lavoro Complessità (numerosità delle variabili da trattare,

complessità delle decisioni da prendere, ampiezza del role-set)

scelta razionale dei mezzi e delle alternative di azione apprendimento di nuove conoscenze e tecniche possibilità di prendere decisioni a fronte di criticità del sistema comunicazione e cooperazione con gli altri ruoli gestione di conflitti di ruolo

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Dimensioni della qualità del lavoro Autonomia (esplorazione di diverse alternative di

azione, formulazione del quadro decisionale) definizione delle modalità del lavoro (tempi, risorse, ecc.) controllo degli obiettivi del lavoro

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Dimensioni della qualità del lavoro Controllo (intervento nella determinazione degli

obiettivi) rapportare il proprio ruolo alle scelte aziendali

con possibilità di esercitare qualche influenza

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Valutazione del grado di flessibilità Due piani:

quantitativo (attività) qualitativo (professionalità)

Grado di flessibilità dei ruoli verifica del grado di adeguatezza delle persone

(conoscenze, informazioni) alla copertura dei ruoli complementarietà o rigidità tra ruoli conoscenza e controllo dell’ambiente

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Valutazione del grado di flessibilità Due piani:

quantitativo (attività) qualitativo (professionalità)

Grado di flessibilità dei ruoli verifica del grado di adeguatezza delle persone

(conoscenze, informazioni) alla copertura dei ruoli complementarietà o rigidità tra ruoli conoscenza e controllo dell’ambiente tecnico

complessivo da parte dei diversi ruoli pratiche professionali informali

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Considerazioni sui risultati dell’analisi

Il job design presenta difficoltà di naturaconcettuale e pratica

Un modello organizzativo rappresenta un mezzo per il raggiungimento di obiettivi aziendali e quindi non può essere stabilito a priori

Accuratezza dell’analisi (sistemi con elevato grado di complessità, compresenza di elementi di rigidità ed elementi di flessibilità)

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Utilità di costruzione di una check-list di domande per la ridefinizione dei ruoli

La divisione dei ruoli è corretta? Vi è necessità di allocare nuovi compiti di coordinamento e controllo? Quali criteri stanno alla base dell’attuale definizione dei ruoli?

Chi li aveva decisi? Esistono esigenze funzionali non adeguatamente presidiate? Esistono criteri di fondo alternativi agli attuali? Quali vincoli si possono presentare nel modificare i criteri? Quale è l’incidenza delle possibili applicazioni informatiche al modello? ...

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Considerazioni sui risultati dell’analisi

L’esito dell’analisi deve indicare: alternative di soluzioni organizzative aree critiche e professionalità richieste gradi di libertà del sistema aziendale e dell’ambiente esterno vincoli presenti valutazione dei costi/benefici delle alternative in relazione a

efficienza efficacia qualità del lavoro immagine esterna

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