GERENCIA DE GESTIÓN INTERNA - IUPSM-Miguel … · ... Tecnología e Innovación. 3. ... Garantizar la operatividad y vigencia de los procedimientos ... de Sistemas y Procedimientos

MANUAL NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS AREA: GERENCIA DE GESTIÓN INTERNA

Fecha: Mayo, 2004

GERENCIA DE GESTIÓN INTERNA

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Fecha: Mayo, 2004

2.1.- PROCEDIMIENTO: Planificación y control de las labores administrativas que se realizan en la Fundación.

OBJETIVO: Realizar una gestión adecuada de las labores administrativas que se llevan a cabo en la fundación, para cumplir con los objetivos planteados.

NORMA ESPECÍFICA:

- Se deben establecer los mecanismos de control que permitan evaluar las labores administrativas.

Responsable Acción

Gerencia de Gestión Interna

1. Evalúa cada una de las labores administrativas que se realizan en la fundación.

2. Analiza los mecanismos de control necesarios para que cada una de las labores administrativas se cumplan de forma eficiente.

3. Diseña los formatos necesarios, para realizar los mecanismos de control a cada una de las labores administrativas que lo requieran.

4. Determina la frecuencia con la que se requiere evaluar a cada una de las labores administrativas.

5. Ejecuta los mecanismos de control anteriormente planificados.

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Fecha: Mayo, 2004

2.2.- PROCEDIMIENTO: Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión.

OBJETIVO: Realizar una gestión adecuada de las labores administrativas que se llevan a cabo en la fundación, para cumplir con los objetivos planteados.

NORMA ESPECÍFICA:

- Se deben establecer los mecanismos de control necesarios para evaluar las actividades y funciones.

Responsable Acción


1. Evalúa cada una de las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a la Gerencia de Gestión Interna (Coordinación de Presupuestos, Unidad de Servicios Generales y la Coordinación de Finanzas y Contabilidad).

2. Analiza los mecanismos de control necesarios para que cada una de las actividades y funciones se cumplan de forma eficiente.

3. Diseña los formatos necesarios para realizar los mecanismos de control a cada una de las actividades y funciones que lo requieran.

4. Determina la frecuencia con la que se requiere evaluar a cada una de las actividades y funciones.

5. Ejecuta los mecanismos de control anteriormente planificados.

6. Si alguna Coordinación o Unidad presenta fallas, evaluar el origen de la falla.

7. Si la falla se originó por hechos fortuitos se pautan desarrollos estratégicos a seguir, si la falla se originó por falta de conocimientos se gestiona un curso de capacitación para la Coordinación o Unidad (Ver procedimiento: “Planificación y gerencia de los cursos de formación que han de tomar el personal de la fundación”.Pag. 41 ). Si la falla no se originó por ninguna de las anteriores, se evalúa el caso, y la Gerencia de Gestión Interna tomará las medidas que considere necesarias.

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Fecha: Mayo, 2004

2.3.- PROCEDIMIENTO: Consolidar el Plan Operativo Anual.

OBJETIVO: Consolidar toda la información levantada por los distintos coordinadores en un documento único.

NORMAS ESPECÍFICAS:

- Se debe establecer reunión entre los Gerentes de Gestión Interna y el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación.

- Determinar si el Plan Operativo Anual de cada Coordinación cumple con los lineamientos y directrices establecidos.

Responsable Acción

Coordinaciones 1. Recibe el Plan Operativo Anual de cada coordinación asignada a la Gerencia de Gestión Interna (Ver procedimiento: “Servir de conexión entre los entes de adscripción y la fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual” Pág. 356).

Gerencia de Gestión Interna y Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación

2. Se reúnen los Gerentes de Gestión Interna y el Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación.

3. Analiza el Plan Operativo Anual de cada Coordinación y determina si cumplen con los lineamientos y directrices anteriormente expuestos.

4. Si no presenta fallas se va consolidando el Plan Operativo Anual. si presenta fallas se envía a la Coordinación responsable para que corrija las fallas encontradas.

5. Estructura el Plan Operativo Anual preliminar con la información anteriormente recabada y analizada.

Gerencia de Gestión Interna y Gerencia de Planificación y Desarrollo en C. T. e Innovación.

6. Elabora el Plan Operativo Anual preliminar.

7. Envía al Presidente el Plan Operativo Anual preliminar.

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Fecha: Mayo, 2004

Responsable Acción

Presidencia 8. Analiza el Plan Operativo Anual.

Presidencia 9. Convoca a los Gerentes de Gestión Interna y al Gerente de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación.

Presidente, Gerencia de Gestión Interna y Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación

10. Discutir el Plan Operativo Anual.

Presidente, Gerencia de Gestión Interna y Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación.

11. Si no presenta fallas se envía a la Asistente de Presidencia para que lo transcriba y lo imprima.- Si presenta fallas se establecen cuáles son las modificaciones que se deben realizar al Plan Operativo Anual.

Presidencia 12. Envía a la Asistente de Presidencia.

Asistente de Presidencia 13. Transcribe

Asistente de Presidencia 14. Imprime

15. Envía a la Coordinación de Presupuestos, para la posterior elaboración del Presupuesto Anual de la fundación (Ver procedimiento: “Planificar el Presupuesto Anual de la fundación” Pág. 25 M. N. y P. P.)

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Fecha: Mayo, 2004

2.4.- PROCEDIMIENTO: Controlar el cumplimiento del Presupuesto Anual de la Fundación.

OBJETIVO: Realizar seguimiento continuo de la ejecución presupuestaria realizada por la coordinación de Presupuesto.


- Se debe recibir la Planificación Presupuestaria de cada mes.

- La Coordinación de Presupuestos y Servicios Generales deberá presentar puntos de Cuenta a la Gerencia de Gestión Interna cada mes.

Responsable Acción


1. Recibe la Planificación Presupuestaria de cada mes (Ver procedimiento: “Elaborar la ejecución financiera del presupuesto de gastos de la fundación” Pág.36 M. N. y P. P.)

Coordinación de Presupuestos

2. Presenta puntos de cuenta a la Gerencia de Gestión Interna mensuales.

Gerencia de Gestión Interna y Coordinación de Presupuestos

3. Discutir el alcance de la Planificación Presupuestaria.

4. Si se encuentran fallas o problemas se pautan desarrollos estratégicos a seguir.

5.-Si no es necesario se continua con la planificación anteriormente realizada.

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Fecha: Mayo, 2004

2.5.- PROCEDIMIENTO: Elaboración de informes sobre estudios económicos solicitados por las autoridades de la Fundación.

OBJETIVO: Dar repuesta a las solicitudes de información económica y administrativa solicitada por las autoridades de la institución o entes externos.


- Recibir la Solicitud de la elaboración del Informe por la autoridad respectiva.

Responsable Acción

Presidencia 1. Recibe la solicitud de la elaboración de un informe, con sus respectivas especificaciones.


2. Analiza los requerimientos.

3. Elabora el estudio económico (si es necesario se solicita asesoramiento externo).

4. Prepara el informe (dependiendo de los requerimientos).

5. Saca una (1) copia del informe elaborado.

6. Lleva el informe con la respectiva copia al solicitante.

Solicitante 7. Firma la copia.


8. Entrega la original al solicitante.

9. Archiva la copia del informe.

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Fecha: Mayo, 2004

2.6.- PROCEDIMIENTO: Realización de estudios continuos sobre los sistemas y procedimientos vigentes.

OBJETIVO: Garantizar la operatividad y vigencia de los procedimientos administrativos.

NORMA ESPECÍFICA:

- La Gerencia de Gestión Interna deberá evaluar periódicamente al personal en las actividades que esta desarrollando.

Responsable Acción


1. Evalúa periódicamente al personal, en las actividades que está desarrollando (Ver procedimiento:“ Planificación y control de las labores administrativas que se realizan en la fundación” Pág. 27)

2. Analiza las evaluaciones.

3. Compara las evaluaciones obtenidas con los Manuales de Sistemas y Procedimientos existentes en la fundación.

4. Si es necesario se realizan las respectivas actualizaciones.

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Fecha: Mayo, 2004

2.7.- PROCEDIMIENTO: Planificación y Gerencia de los cursos de Formación que han de tomar el personal de la Fundación.

OBJETIVO: Garantizar que se mantenga un adecuado nivel formativo del recurso humano que forma parte de la institución.


- Se debe establecer un Curso que cubra la necesidad.

- La gerencia de Gestión Interna y la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación deberá discutir el contenido del curso programado.

- Se debe elaborar un Taller al Personal de la Fundación que no asistió una vez finalizado el Curso.

Responsable Acción

Gerencias o Coordinaciones

1. Recibe las necesidades determinadas en las distintas Coordinaciones o Unidades de la fundación (Ver procedimiento: “Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión” Pág. 29)


2. Analiza la necesidad.


3. Solicita o busca un curso que cubra la necesidad determinada. (En la base de datos de la Gerencia de Gestión Interna, o se solicita asesoramiento externo).


4. Discute el contenido programático con el Gerente de Planificación y Desarrollo de Ciencias Tecnologías e Innovación.


5. Gestiona el pago

Gerencia, Coordinación o Unidad que asistió al curso.

6. Terminado el curso el personal que asistió al mismo

deberá presentar un taller, para transmitir los conocimientos adquiridos al personal restante de la fundación

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Fecha: Mayo, 2004

2.8.- PROCEDIMIENTO: Elaboración y actualización de los expedientes del personal.

OBJETIVO: Garantizar un exacto control del historial de cada miembro del personal de Fundacite Mérida.


- Se debe actualizar periódicamente el expediente con los soportes necesarios.

- Solicitar anualmente una síntesis curricular para actualizar los expedientes.

Responsable Acción

Secretaria Ejecutiva 1. Recibe el contrato de la persona que va a ingresar a la fundación (Ver procedimiento: “Elaboración de contratos de personal” Páginas 68,69)


2. Habilita una carpeta.

3. Divide la carpeta en varias secciones (datos personales, estudios realizados, movimiento de personal, permisos y amonestaciones, evaluaciones y varios).

4. Actualiza la carpeta con los soportes necesarios periódicamente (vacaciones, permisos, entre otros).

5. Solicita anualmente al personal una síntesis curricular para actualizar los expedientes.

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Fecha: Mayo, 2004

2.9.- PROCEDIMIENTO: Llevar el control del disfrute de las vacaciones del personal.

OBJETIVO: Realizar un control adecuado en la gestión del recurso humano de la institución.


- La Gerencia de Gestión Interna será la encargada de elaborar un Cronograma de fechas de salidas para cada Trabajador.

Responsable

Acción


1. Elabora un cronograma de fechas de ingresos del personal.

2. Calcula el período en el que a cada trabajador le corresponde las vacaciones, esto dependerá de lo que indique la ley vigente en ese momento.

3. Establece posibles fechas de salidas para cada trabajador.

4. Elabora un cronograma de las posibles fechas.

5. Comunica a cada trabajador las posibles fechas de salidas.

6. Selecciona fecha de salida.

Beneficiario. 7. Elabora el cronograma final.


8. Envía a la Coordinación de Finanzas y Contabilidad para que elabore los tramites respectivos (Ver procedimiento “Calcular las vacaciones y bonos vacacional” Pág. M. S. y P. C. )

9.- Archiva todos los soportes en el expediente de la persona que va a disfrutar el beneficio (Ver procedimiento: “Elaboración y actualización de los expedientes del personal” Pág. 43 )

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Fecha: Mayo, 2004

2.10.- PROCEDIMIENTO: Llevar el control de los permisos del personal.

OBJETIVO: Realizar un control adecuado en la gestión del recurso humano de la institución.


- Se debe analizar la solicitud de permiso la cual dependerá del motivo y de las veces que el solicitante haya pedido permiso durante el mes.

Responsable Acción

Solicitante 1. Recibe la solicitud para ausentarse de la fundación (Ver procedimientos: “Solicitud de Permiso” Páginas 330,332,334,336 ).


2. Analiza la solicitud, esta dependerá del motivo y de las veces que el solicitante haya pedido permiso en el mes (según lo que indique la ley vigente en ese momento).

3. Autoriza si cumple con todas las normativas existentes.

4. Firma.

5. Recibe la original de la solicitud de permiso.

6. Archiva la original en el expediente de la persona solicitante (Ver procedimiento: “Elaboración y actualización de los expedientes de personal” Pág.43)

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Fecha: Mayo, 2004

2.11.- PROCEDIMIENTO: Solicitud para ingresar a la Fundación los fines de semana (ingresos especiales).

OBJETIVO: Implementar mecanismos de control en resguardo de los bienes de la institución y para garantizar una adecuada gestión del personal de la Fundación.

NORMA ESPECÍFICA:

- La solicitud se recibirá en la Gerencia de Gestión Interna hasta las 5:00 PM o en el horario que este indique.

Responsable Acción

Coordinación o Unidad solicitante

1. Recibe la solicitud de las personas que requieren ingresar a la fundación.


2. Analiza la solicitud.

3. Informa al solicitante de la decisión tomada.

4. Elabora una lista con los nombre y demás datos que se consideren importantes de las persona que se les autorizó el ingreso.

5. Imprime

6. Firma la lista

7. Sella la lista

8. Saca tres (3) copias de la lista.

9. Archiva la original en la Gerencia de Gestión Interna.

10. Entrega una (1) copia a la Secretaria Ejecutiva para que la archive, una (1) copia al vigilante, para infórmale de los datos de las personas que están autorizadas para ingresar a la fundación y la última copia va en el expediente de la persona solicitante (Ver procedimiento: “Elaboración y actualización de los expedientes del personal” Pág.43)

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Fecha: Mayo, 2004

2.12.- PROCEDIMIENTO: Solicitud para ingresar a la fundación los fines de semana (ingresos mensuales).

OBJETIVO: Implementar mecanismos de control en resguardo de los bienes de la institución y para garantizar una adecuada gestión del personal de la Fundación.

NORMA ESPECÍFICA:

- La Gerencia de Gestión Interna deberá solicitar la autorización a Presidencia.

Responsable Acción


1. Detecta la necesidad de ingreso de personal a la fundación.

2. Solicita la autorización al Presidente.

3. Elabora una lista con los nombres y demás datos que se consideren importantes de las personas que se les autorizó el ingreso.

4. Imprime.

5. Firma.

6. Sella.

7. Envía a Presidencia para la firma.

8. Saca tres (3) copias de la lista.

9. Archiva la original en la Gerencia de Gestión Interna.

10.- Entrega una (1) copia a la Secretaria Ejecutiva para que la archive, una (1) copia al vigilante, para infórmale de los datos de las personas que están autorizadas para ingresar a la fundación y la última copia va en el expediente de la persona solicitante (Ver procedimiento: “Elaboración y actualización de los expedientes del personal” Pág.43)

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Fecha: Mayo, 2004

2.13.- PROCEDIMIENTO: Solicitud y canalización de pasantes para la Fundación (cuando se solicitan pasantes). OBJETIVO: Ofertar al mercado cupos para pasantias cuando exista tal necesidad, garantizando solventar esta necesidad de diversas instituciones. NORMAS ESPECÍFICAS:

- Se debe elaborar un Plan de Trabajo para el pasante o pasantes por la Coordinación o Unidad solicitante.

- Se considerara a la persona que cumpla con el perfil exigido de acuerdo a la normativa existente en la Fundación.

Responsable Acción


1. Detecta la necesidad de pasante(s) en cualquier Coordinación o Unidad.

Coordinación o unidad 2. Solicita a la Coordinación la elaboración de un Plan de Trabajo para el pasante o los pasantes.


3. Analiza el Plan de Trabajo.

4. Elabora una correspondencia a los diferentes entes de educación profesional, solicitando pasantes, esta solicitud debe contener el perfil del pasante o de los pasantes que se están solicitando, el Plan de Trabajo del mismo y demás especificaciones que se consideren necesarias.

5. Recibe de los entes de educación profesional los currículo de los estudiantes que se están ofertando.

6. Analiza cada uno de los currículos.

7. Escoge a la persona que cumpla con el perfil exigido, esto dependerá de las normativas sobre pasantes existentes en la fundación.


8. Envía al ente de educación profesional una correspondencia indicando la selección del bachiller (esta correspondencia debe indicar todas las especificaciones necesarias).


9. Recibe al pasante seleccionado.

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Fecha: Mayo, 2004

Responsable Acción


10. Remite a la Gerencia, Coordinación o Unidad solicitante.


11. Suministra el Plan de Trabajo que debe realizar o cumplir y todas las especificaciones necesarias.

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Fecha: Mayo, 2004

2.14.- PROCEDIMIENTO: Solicitud y Canalización de pasantes para la fundación (cuando se solicitan pasantías).

OBJETIVO: Tramitar las distintas solicitudes de cupos para Pasantias cuando exista tal necesidad, garantizando solventar esta necesidad de diversas instituciones de la región.

NORMA ESPECÍFICA:

- Se debe elaborar un Plan de Trabajo para el Pasante o Pasantes por la Coordinación o Unidad solicitante.

Responsable Acción

Solicitante 1. Recibe una solicitud de los institutos respectivos, ofertando a la fundación la realización de pasantías, esta solicitud debe complementarse con el currículo vitae de la persona solicitante.



3. Si la solicitud cumple con los requisitos mínimos y existe disponibilidad para la realización de las pasantías se prosigue, si no se le informa al solicitante que no cumple con los requisitos exigidos o no hay disponibilidad.

Gerencia de Gestión Interna o Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología e Innovación.

4. Evalúa las condiciones de cada una de las Coordinaciones para determinar si hacen falta pasantes (Ver procedimiento: “Planificación,, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión” Pág. 29)


5. Informa al pasante solicitante de que existe cargo vacante y se le convoca a una reunión.

6. Solicita a la Coordinación o Unidad solicitante la elaboración de un Plan de Trabajo para el pasante o los pasantes.

7. Informa al pasante del Plan de Trabajo a realizar y del posible tiempo de estadía en la fundación.

8. Si el solicitante acepta, recibe al pasante seleccionado. 9. Indica las demás especificaciones necesarias.

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Fecha: Mayo, 2004

2.15.- PROCEDIMIENTO: Elaboración de expedientes administrativos.

OBJETIVO: Realizar el proceso de levantamiento de información y condensarla en expedientes administrativos, cuando sea requerido.


- Se debe recibir la solicitud del presidente de la Fundación.

- La consultaría Jurídica será la encargada de analizar el caso y dar una recomendación.

- Se le debe dar los días que indique la ley para aclarar situación

Responsable Acción

Presidente 1. Recibe del Presidente la solicitud para la apertura de una averiguación o se detecta la necesidad por los continuos controles realizados (Ver procedimiento: “Planificación, desarrollo y seguimiento a los mecanismos de control sobre las actividades y funciones asignadas en las unidades adscritas a su área de gestión”, tanto de la Gerencia de Gestión Interna como de la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia Tecnología e Innovación” Pág. 29 y 13.)



3. Envía a Consultoría Jurídica una solicitud para que analice el caso y recomiende (Ver procedimiento: “Asesoramiento y/o control de las actividades legales de la fundación” Pág. 66)

4. Recibe las recomendaciones de la Consultoría Jurídica, dependiendo de esto, se procede (esto dependerá de lo que la ley vigente indique en ese momento).

5. Levanta información.

6. Evalúa la información.

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Fecha: Mayo, 2004

Responsable Acción


7. Solicita a la persona a la que se le abre la averiguación un informe donde justifique las faltas.

8. Si no se justifican las faltas se prosigue con la investigación.

9. Informa la persona que tiene abierta la averiguación que tiene el expediente abierto, que el informe no satisface y se le da los días que la ley indique para aclarar la situación.

10. Elabora un informe final con las recomendaciones definitivas

11. Envía a Presidencia, quien decide sobre el caso.

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Fecha: Mayo, 2004

2.16.- PROCEDIMIENTO: Convocar a la Comisión de Compras y Servicios Generales, Seguro y Cóctel.

OBJETIVO: Convocar a reunión de la comisión para la revisión de ofertas varias.

NORMA ESPECÍFICA:

- El presidente deberá comunicar a la Gerencia de Gestión Interna la necesidad de convocar a la Comisión.

Responsable Acción

Presidente 1. Recibe del Presidente la solicitud para convocar a la Comisión de Compras y Servicios Generales, Seguro y Cóctel, junto con los sobres que contienen las cotizaciones si es el caso o con cualquier otro requerimiento.

Gerencia de Gestión Interna 2. Propone una fecha tentativa.

3. Discute con los miembros de la comisión y se establece una fecha tentativa.

4. Prepara la reunión. (Ver procedimiento: “Organización de las reuniones en la fundación” Pág. 349).

5. Reúne la comisión.

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