GESTION DE PROGRAMAS AERONAUTICOS

Ignacio EguíaFernando Guerrero

Dpto. Organización Industrial y Gestión de Empresas

Índice

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS Conceptos Generales Modelos de Fases e Hitos de la Gestión de Proyectos Modelo de Procesos de la Gestión de Proyectos

MÉTODOS Y HERRAMIENTAS PARA LA PROGRAMACION, EL CONTROL Y EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

LA GESTION DE LA CADENA DE SUMINISTROS APLICACIÓN AL SECTOR AERONAUTICO

Conceptos generales

¿Qué es la gestión de proyectos? Disciplina de gestión empresarial para

la aplicación de conocimientos, métodos y herramientas en la realización de actividades para obtener un producto o servicio.

Responde a:¿Cómo las organizaciones gestionan sus actividades?

Conceptos generales Repaso histórico:

Taylor sienta las bases de los sistemas organizativos. Gantt desarrolla su sistema de planificación para el

aprovisionamiento de municiones durante la I Guerra Mundial. En los años 30 se aplican técnicas para coordinar proyectos

civiles y militares en EEUU. En los años 50 se ponen en práctica mediante la metodología

PERT y CPM en Oficinas de Proyectos de Fuerza Aérea y de Marina de EEUU.

En los años 60 surgen los conceptos de: Ciclo de Vida del Proyecto, Estructura Desagregada del Proyecto y Estructura Desagregada del Trabajo. Las empresas muestran interés en organizar sus actividades en proyectos.

En los años 80, el auge de los TI hace que se desarrollen nuevas técnicas de gestión de proyectos y metodologías como la Ingeniería Concurrente, Calidad Total, Gestión del Conocimiento, etc.

Hoy en día se buscan mejoras de competencias, de procesos y de sistemas de soporte a procesos.

¿Qué es un proyecto o programa? Es un proceso único, formado por actividades

con fechas de inicios y finalización, para lograr un objetivo, conforme a requisitos específicos como son las limitaciones de tiempo, coste y recursos (ISO 10006).

Actividades coordinadas y controladas; con carácter temporal y secuencia lógica.

El resultado será un Producto o un Servicio: aeronave, hotel, aplicación informática, tesis doctoral, sistema de gestión de la calidad,…

Conceptos generales

Conceptos generales Elementos de un proyecto.

Contexto y entorno tecnológico: normas, leyes, tendencias que influyan en el proyecto.

Organización: estructura de la empresa/s que ejecuta el proyecto (una parte, toda o varias)

Cliente: interno o externo a la organización. Entidades participantes: personas, empresas u

organizaciones afectadas por la marcha del proyecto (sociedad, socios, entidades financieras, trabajadores).

Limitaciones y restricciones: reglamentos y recomendaciones que regularán los procedimientos y los procesos de la gestión de proyectos.

Marco legal: bases jurídicas para la redacción de contratos, acuerdos y toma de decisiones.

Medio ambiente: impacto de algunos proyectos en el entorno.

¿Cómo se organiza un proyecto? Hay que definir una estructura de organización que se adapte al tipo

y a la complejidad del proyecto. Para ello se aprovecha las experiencias anteriores. La estructura debe servir para impulsar una efectiva comunicación y cooperación entre participantes.

La organización del proyecto se tiene que especificar a todos los niveles y fases que lo componen.

La organización puede cambiar a lo largo del proyecto (revisión periódica).

Se deben identificar los roles y responsabilidades de cada participante.

Tiene que existir un equipo liderado por el jefe de proyectos para gestionar el proyecto: Oficina de Gestión de Proyecto.

Hay un proceso de selección del personal en base a conocimientos y experiencia y a los trabajos a realizar.

La descripción de las tareas del proyecto deben ser claras y aceptadas por los responsables designados.

Son importantes las reuniones de trabajo de todo el equipo al inicio.

Conceptos generales

Tipos de organizaciones1. Organización funcional

La empresa se organiza por grupos de funciones similares, llevándose varios proyectos en paralelo

2. Organización por proyectoLa empresa organiza un equipo con dedicación exclusiva al proyecto

3. Organización matricialLa empresa se organiza por grupos de funciones similares, pero cada proyecto utiliza a personal en exclusiva de las áreas funcionales

Conceptos generales

Conceptos generales

DIRECTORGENERAL

Área Funcional 1(INGENIERIA)

Área Funcional 2 (CONSTRUCCION)

Área Funcional 3(MATERIALES)

ORGANIZACIÓNFUNCIONAL

DIRECTORPROYECTO

JEFEADMINISTRACION

JEFEINGENIERIA

JEFE MATERIALES

ORGANIZACIÓNPOR PROYECTO

DIRECTORGENERAL

ASESORES

DIRECTORGENERAL

Área Funcional 1(INGENIERIA)

Área Funcional 2 (CONSTRUCCION)

Área Funcional 3(MATERIALES)

ORGANIZACIÓNMATRICIAL

DIRECTORPROYECTO 1

(Obra Civil)

DIRECTORPROYECTO 2

(Ingeniería)

Conceptos generalesTIPO DE ORGANIZACION

VENTAJAS DESVENTAJAS ¿DONDE APLICARLO?

FUNCIONAL Flexibilidad RRHHEspecialistas en varios proyectosContinuidad técnica si hay fugas de especialistasPromoción normal del personal en área

Cliente y Proyecto pierden fuerzaAmbigüedad en responsabilidad: mal control y bajo tiempo de respuestaMotivación baja

Proyectos-empresaProyectos grandesProyectos de alta tecnologíaProyectos de gran inversión de la empresa

POR PROYECTO Toda responsabilidad en Dirección del ProyectoRápida comunicación: mayor control y rápido tiempo de respuestaAumenta eficiencia de especialistasMotivación alta

Necesidad de más recursos si hay varios proyectosCostes altos para evitar fugas de especialistasDivisión entre el equipo y el resto de la empresaIncertidumbre tras el proyecto

Proyectos complejosProyectos repetitivos (construcción)

MATRICIAL Toda responsabilidad en Dirección del ProyectoContinuidad técnica si hay fugas de especialistasNo hay incertidumbre tras el proyectoBuena comunicación: buen control y rápido tiempo de respuesta

División entre Dirección del Proyecto y Jefes FuncionalesDificultad al compartir responsabilidadesConfusión y desorden en el mando del proyecto

Proyectos menoresProyectos autónomos

Modelos de Fases e Hitos ¿Cómo se estructuran las actividades de un

proyecto?(i) Los proyectos se pueden representar de forma

estructurada a través de un modelo de fases.

Cada proyecto es un proceso formado por varios subprocesos agrupados en fases interdependientes.

En cada fase se definen los hitos o momentos de relevancia del proyecto.

Fase de Inicio(I)

Fase de Definición(II)

Fase de Ejecución(III)

Fase de Entrega(IV)

Fase de Soporte yMantenimiento (V)

Fase de Cierre(VI)

Fase de Inicio(I)

CAPTURA YANALISIS DE

REQUERIMIENTOSY ESPECTATIVAS

ANALISIS YVIABILIDAD

TECNICA

SELECCION DE LASOLUCIONTECNICA

ANALISIS YVIABILIDAD

ECONOMICA

H0

H1 H2 H3

H4

Inicio delProyecto

Objetivos delProyecto

DefiniciónSolucionesTécnicas

SoluciónTécnicaSeleccionada

Autorizaciónpara

Proseguir/OfertarRequerimientos,

Necesidades yExpectativas de los

Clientes

Requerimientos,Necesidades y

Expectativas de losParticipantes

Objetivos de Alto Nivel

Propuesta Comercial

Especificaciones Técnicas

Plan de Negocio

Plan de Proyecto

Cronograma Maestro

EDO, EDT, EDC

Presupuesto/Plan de Inversión

Plan de Contingencias

Plan de Recursos

Plan de Gestión Documental

Plan de Calidad

Plan de Gestión de la Configuración

Plan de Involucración de Clientes

Plan de Involucración de Participantes

Viabilidad

Impacto Medioambiental

Modelos de Fases e Hitos ¿Cómo se estructuran las actividades de un proyecto?

(ii) El jefe del proyecto debe definir qué modelo utilizará para

representar las actividades o procesos relacionados con el producto/servicio y los relacionados con la gestión del proyecto.

Hay distintas representaciones del ciclo de vida de los proyectos; por ejemplo en relación con los recursos necesarios:

Toda fase tiene la aportación de unos tangibles y como resultado unos entregables a revisar.

Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V Fase IVRecursosNecesarios

Tiempo

Proyecto 1

Proyecto 2

Modelos de Fases e Hitos Fase de Inicio, Conceptual o de Viabilidad:

Se transforman los requerimientos, necesidades y expectativas de los clientes y otros participantes en los objetivos de alto nivel que regularán el proyecto.

Fase de Inicio(I)

CAPTURA YANALISIS DE

REQUERIMIENTOSY ESPECTATIVAS

ANALISIS YVIABILIDAD

TECNICA

SELECCION DE LASOLUCIONTECNICA

ANALISIS YVIABILIDAD

ECONOMICA

H0

H1 H2 H3

H4

Inicio delProyecto

Objetivos delProyecto

DefiniciónSolucionesTécnicas

SoluciónTécnicaSeleccionada

Autorizaciónpara

Proseguir/OfertarRequerimientos,

Necesidades yExpectativas de los

Clientes

Requerimientos,Necesidades y

Expectativas de losParticipantes

Objetivos de Alto Nivel

Propuesta Comercial

Especificaciones Técnicas

Plan de Negocio

Plan de Proyecto

Cronograma Maestro

EDO, EDT, EDC

Presupuesto/Plan de Inversión

Plan de Contingencias

Plan de Recursos

Plan de Gestión Documental

Plan de Calidad

Plan de Gestión de la Configuración

Plan de Involucración de Clientes

Plan de Involucración de Participantes

Viabilidad

Impacto Medioambiental

Modelos de Fases e Hitos Fase de Definición:

Consiste en la planificación de los trabajos a realizar en siguientes fases considerando las variables en juego (costes, plazos, alcances, riesgos, personal, calidad, recursos, aprovisionamiento).

Fase de Definición(II)

DEFINICIONDETALLADA DE

LAS ACTIVIDADES

PROGRAMACIONDE ACTIVIDADES

DEFINICION DELPLAN DE

EJECUCION YPLANES

ASOCIADOS

H4

H5 H6

H7

Autorizaciónpara

EjecutarSoluciónTécnicaDefinida

Programacióndel Proyecto

Definida

Autorizaciónpara

Proseguir/Ofertar

Plan de Negocio

EDO, EDT, EDC

Cronograma Maestro

Presupuesto/Plan de Inversión

Plan de Gestión de la Configuración

Partición de Trabajo

Plan de Ejecución

Programas Industriales

Plan de Calidad

Especificaciones de Mantenibilidad

y Soporte

Plan de Formación

Plan de Gestión de la Información

Objetivos de Alto Nivel

Propuesta Comercial

Especificaciones Técnicas

Plan de Negocio

Plan de Proyecto

Cronograma Maestro

EDO, EDT, EDC

Presupuesto/Plan de Inversión

Plan de Contingencias

Plan de Recursos

Plan de Gestión Documental

Plan de Calidad

Plan de Gestión de la Configuración

Plan de Involucración de Clientes

Plan de Involucración de Participantes

Viabilidad

Impacto Medioambiental

Modelos de Fases e Hitos Fase de Ejecución:

Consiste en la realización del producto o servicio según lo establecido en fases anteriores. Esta fase depende del tipo de proyecto y de la naturaleza del producto o servicio.

Fase de Ejecución(III)

DESARROLLOAPROVISIONAMIENTO,

PRODUCCION EINTEGRACION

ENSAYOS YPRUEBAS

FUNCIONALES

H7

H8 H9

H10

Autorizaciónpara

EjecutarDesarrollo

Completado

Producto yServicio

Integrado

Autorizaciónpara laEntrega

Plan de Negocio

EDO, EDT, EDC

Cronograma Maestro

Presupuesto/Plan de Inversión

Plan de Gestión de la Configuración

Partición de Trabajo

Plan de Ejecución

Programas Industriales

Plan de Calidad

Especificaciones de Mantenibilidad

y Soporte

Plan de Formación

Plan de Gestión de la Información

Producto o Servicio preparado para

entrada en servicio

Productos y/o Servicios de Soporte

Documentación Técnica asociada

Plan de Revisión, Verificación y

Aceptación

Lecciones aprendidas

Modelos de Fases e Hitos Fase de Entrega:

Describe el proceso de entrega del producto o servicio al cliente. Esta fase en algunos proyectos puede ser un evento y en otros una labor larga que debe ser programada.

Fase de Entrega(IV)

ENTREGA DELPRODUCTO O

SERVICIO

H10 H11

Entrada enservicio/

operación

Autorizaciónpara laEntrega

Acta de Entrega

Resultado de Pruebas Funcionales

Resultado de Demostración Operativa

Producto o Servicio

Productos y/o Servicios de Soporte

Documentación Técnica Asociada

Plan de Soporte Productos/Servicios

Programa de Mantenimiento

Formación

Lecciones aprendidas

Producto o Servicio preparado para

entrada en servicio

Productos y/o Servicios de Soporte

Documentación Técnica asociada

Plan de Revisión, Verificación y

Aceptación

Lecciones aprendidas

Modelos de Fases e Hitos Fase de Soporte y Mantenimiento:

No es común para todos los proyectos. Se aplican en aquéllos en donde los productos o servicios entregados requieran un servicio de soporte y mantenimiento posterior.

Fase de Soporte y Mantenimiento(V)

DESARROLLOS DEPRODUCTOS YSERVICIOS DE

SOPORTE

H11 H12

Entrada enservicio

Entrada enservicio/

operaciónActa de Entrega

Resultado de Pruebas Funcionales

Resultado de Demostración Operativa

Producto o Servicio

Productos y/o Servicios de Soporte

Documentación Técnica Asociada

Plan de Soporte Productos/Servicios

Programa de Mantenimiento

Formación

Lecciones aprendidas

Producto o Servicio

Productos y/o Servicios de Soporte

Documentación Técnica asociada

Lecciones aprendidasSOPORTE Y TOMADE DATOS EN

SERVICIO

Modelos de Fases e Hitos Fase de Cierre:

Describe el proceso de cierre del proyecto. Se tiene que formalizar toda la experiencia adquirida para una mejora continua de los procesos de gestión.

Fase de Cierre(VI)

CIERRE DELPROYECTO

H12 H13

Cierre delproyecto

Entrada enservicio

Producto o Servicio

Productos y/o Servicios de Soporte

Documentación Técnica asociada

Lecciones aprendidas

Evaluación de Objetivos,

Requerimientos y Resultados

Medida Satisfacción de Clientes

Captación y almacenamiento de la

experiencia adquirida

Personal y recursos desmovilizados

Lecciones aprendidas

Modelo de procesos

¿Qué actividades forman parte de la gestión de un proyecto? (i)

Las actividades que forman un proyecto se agrupan en procesos según los objetivos funcionales:

1. Procesos Estratégicos: definidos por la dirección del proyecto.

2. Procesos de Soporte: facilitan la realización de las actividades.

3. Procesos Operacionales: facilitan la consecución de los objetivos del proyecto.

Modelo de procesos ¿Qué actividades forman parte de la gestión de

un proyecto?(ii) Cada uno de los procesos se desarrollan a lo largo del

modelo de fases, facilitando su interpretación y garantizando consistencia.

EXTERIORCLIENTES

EXTERIORCLIENTES

Inicio Definición Ejecución Entrega Mantenim. Cierre

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS OPERACIONALES

PROCESOS DE SOPORTE

Modelo de procesos

Procesos Estratégicos: Procesos relacionados con los

participantes. Procesos relacionados con clientes. Procesos relacionados con la

interdependencia de los procesos. Procesos relacionados con la mejora

continua.

Modelo de procesos

Procesos de Soporte: Procesos relacionados con el Establecimiento

y la Integración del proyecto. Procesos relacionados con la Gestión

Interactiva del Proyecto. Procesos relacionados con la Gestión de

cambios en el proyecto: Gestión de Cambios. Procesos relacionados con el Cierre del

Proyecto.

Modelo de procesos Procesos Operacionales:

Procesos relacionados con el Alcance: Gestión del Alcance. Procesos relacionados con el Tiempo: Gestión del Tiempo. Procesos relacionados con el Coste: Gestión de Costes. Procesos relacionados con los Recursos: Gestión de los Recursos. Procesos relacionados con el Personal: Gestión de Personal. Procesos relacionados con la Documentación: Gestión de la

Documentación. Procesos relacionados con la Comunicación: Gestión de la

Comunicación. Procesos relacionados con el Riesgo: Gestión de Riesgos. Procesos relacionados con las Compras: Gestión de Suministros. Procesos relacionados con la Calidad: Gestión de Calidad. Procesos relacionados con la actividad comercial: Gestión Comercial. Procesos relacionados con la Configuración: Gestión de la

Configuración. Procesos relacionados con los Riesgos Laborales: Gestión de Riesgos

Laborales.